Tatacara Pengurusan Perakaunan

TATACARA PENGURUSAN
PERAKAUNAN KUMPULAN
WANG SEKOLAH
BAHAGIAN AKAUN,
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
2012
_____________________________________________________________________________________
HAK CETAK TERPELIHARA
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam 1 Malaysia.
engetua/Guru Besar selaku Pengurus
engurus Sekolah bukan
sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan
tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,
khususnya pengurusan kewangan sekolah.
Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM),
(PPPM)
2013 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan
yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana
salah
alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang
cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan
dibelanjakan.
Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM,, sekolah perlu memastikan segala sumber
s
pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan
kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima
menerim
pelbagai jenis peruntukan dan bantuan
antuan daripada Kerajaan.
Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini
diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
yang mengendalikan pengurusan kkewangan
ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran
audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan
peraturan-peraturan
peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan
buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
berkesan di peringkat sekolah.
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa
Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
berjaya
rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini.
kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan
tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
secara berterusan.
Sekian, terima kasih.
Dato' Dr. Rosli bin Mohamed

Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
abarakatuh dan
Salam Sejahtera,
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana
dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,
daripadaNya
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah Tahun 2012.
Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus
di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G
Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah
perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh
Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis
panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan
kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan
peraturan-peraturan
peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa.. Pentadbir Sekolah adalah juga
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaita
berkaitan
n dengan kewangan, perolehan,
aset,
set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapa
dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan
peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping
meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat me
membantu
mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa
watankuasa Penerbitan Buku
Tatacara
cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
Bahagian Akaun
aun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Sekian, terima kasih. Wassalam
Wassalam.
Hj. Senin Bin Yusof

Ketua Akauntan
Kementerian Pelajaran Malaysia
KANDUNGAN
BAB
TAJUK
MUKASURAT
PENGENALAN
1.1
Pendahuluan
1.2
Tujuan
1.3
Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
1.4
Kesimpulan
1
2
2
AKAUNTABILITI
2.1
Pendahuluan
2.2
Penurunan Kuasa
2.3
Serahan Tugas
2.4
Penyata Kewangan Sekolah
2.5
Melantik Juruaudit Dalam
2.6
Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah
2.7
Mengadakan Pemeriksaan Mengejut
2.8
Penyediaan
Rekod/Dokumen
Kewangan
Pengauditan
2.9
Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit
2.10
Kehilangan dan Hapuskira
2.11
Surcaj dan Penalti
Lampiran
Untuk
KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1
Pendahuluan
3.2
Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah
3.3
Kumpulan Wang Kerajaan
3.4
Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam)
3.5
Kumpulan Wang Asrama
4
4
5
6
6
7
8
9
9
9
10
11 - 12
13
13
13
14
16
PERAKAUNAN
4
TERIMAAN
4.1
Pendahuluan
4.2
Tatacara Mengakaunkan Terimaan
4.3
Kawalan Terimaan dan Pungutan
4.4
Kutipan Melalui Bank
Lampiran
Carta Aliran
17
17
19
22
27 - 40
41 - 43
KANDUNGAN
BAB
TAJUK
PEMBAYARAN
5.1
Pendahuluan
5.2
Tanggungjawab Pengurus Sekolah
5.3
Daftar Bil
5.4
Baucar Bayaran
5.5
Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran
5.6
Pulangan Balik Kutipan
5.7
Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi
Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan
5.8
Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank
5.9
Pengeluaran Cek
5.10
Kuasa Menandatangan Cek
5.11
Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak
5.12
Penggantian Cek Hilang
5.13
Stok Buku Cek
5.14
Caj Bank
Lampiran
Carta Aliran
MUKASURAT
BUKU TUNAI
6.1
Pendahuluan
6.2
Jenis Buku Tunai
6.3
Penyelenggaraan Buku Tunai
6.4
Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai
6.5
Akaun Subsidiari
6.6
Akaun Bank
6.7
Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank
6.8
Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang
Tamat Operasi
Lampiran
PANJAR WANG RUNCIT
7.1
Pendahuluan
7.2
Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit
7.3
Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit
7.4
Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit
7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR
ii
44
44
45
46
46
48
49
49
50
51
52
53
53
54
56 - 63
64
65
65
66
67
69
69
70
73
75-86
87
87
88
88
88
88
KANDUNGAN
BAB
10
TAJUK
MUKASURAT
7.4.3 Pembayaran PWR

7.4.4 Rekupmen
7.5
Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada
Akhir Tahun
7.6
Penutupan Panjar Wang Runcit
Lampiran
Carta Aliran
89
90
90
PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN

8.1
Pendahuluan
8.2
Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
8.3
Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
8.4
Penyata Penerimaan dan Pembayaran
8.5
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
8.6
Kunci Kira-kira
8.7
Nota Kepada Akaun
8.8
Penyata Lain
8.9
Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
Lampiran
AKAUN BELUM BAYAR (ABB)
9.1
Pendahuluan
9.2
Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Bayar (ABB)
9.3
Daftar ABB
9.4
Kelulusan Ketua PTJ
9.5
Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB
9.6
Syarat Permohonan Pelarasan ABB
9.7
Permohonan Pelarasan ABB
9.8
Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB
Lampiran
AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
10.1
Pendahuluan
10.2
Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun
Belum Terima (ABT)
10.3
Daftar ABT
10.4
Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT
10.5
Tindakan Untuk Hapuskira
iii
91
92 - 102
103
104
104
105
105
105
106
108
109
109
110 -112
113
113
113
114
114
114
115
115
117 - 118
119
119
119
119
120
KANDUNGAN
BAB
TAJUK
MUKASURAT
10.6
Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi
Lampiran
120
121 - 123
PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

11
12
13
PEROLEHAN
11.1
Pendahuluan
11.2
Jenis-jenis Perolehan
11.3
Kaedah Perolehan
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
11.3.3 Pembelian Terus
11.3.4 Sebut Harga
11.4
Tatacara Perolehan
11.5
Proses Kerja Perolehan Di Sekolah
11.5.2 Sebut Harga
11.5.3 Tender
11.6
Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah
11.7
Permohonan Perolehan ICT
11.8
Perolehan Harta Modal
Lampiran
Carta Aliran
PENGURUSAN ASET ALIH
12.1
Pendahuluan
12.2
Definisi
Aset
Aset Alih
12.3
Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan
12.4
Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan
PENGURUSAN STOR
13.1
Pendahuluan
13.2
Definisi
Stor
Stok
Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)
Pengurusan Kawalan Stok
13.3
Kategori Stor Sekolah
iv
124
124
125
125
126
127
128
130
131
131
134
146
146
147
147
148 - 158
159 - 165
166
166
166
167
168
168
169
KANDUNGAN
BAB
TAJUK
13.4
MUKASURAT
Pelaksanaan Pengurusan Stor
169
PENGURUSAN AM
170
14
BANTUAN PERSEKOLAHAN
15
MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.1
Pendahuluan
15.2
Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia
Sekolah
15.3
Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan
Multimedia Sekolah
16
17
172
172
173
PINDAH PERUNTUKAN
16.1
Pendahuluan
16.2
Bidang Kuasa
16.3
Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan
16.4
Tatacara Pindah Peruntukan
16.5
Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan
Lampiran
174
175
175
176
177
180 - 183
TAKRIFAN
184 - 186
Bab 1
1.1
PENGENALAN
PENDAHULUAN
1.1.1
Sekolah
merupakan
sebuah
institusi
pendidikan
yang
mana
pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang

terdapat
dalam
Akta
Tatacara
Kewangan
1957,
Arahan
Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)

2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturanperaturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.
1.1.2
Di
bawah
peruntukan
tersebut,
pihak
sekolah
dikehendaki
menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan

dengan sempurna.
1.1.3
Seksyen
130(m), Akta
Pendidikan
1996
Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

(a)
menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun

berakhir
31
Disember
tiap-tiap
tahun
mengikut
prinsip
perakaunan yang diterima umum;

(b)
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada

Ketua
Pusat
Tanggungjawab
(PTJ)
yang
Peraturan 6,
PeraturanPeraturan
Pendidikan
(Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996
kemudiannya
dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari

31 Mac tahun berikutnya.
Walau
bagaimanapun,
pihak
sekolah
dikehendaki
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)
SPK
Bil 4/88
bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun

berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk
membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan
tahunan tersebut jika didapati perlu; dan
(c)
memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak

lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.
AP 306
Bab 1
1.1.4
PENGENALAN
Ketua
Pusat
Tanggungjawab
(PTJ)
bertanggungjawab
untuk
memastikan:
(a)
Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada

Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya;
dan
(b)
Sekolah
mengambil
apa-apa
tindakan,
jika
Peraturan 7,
PeraturanPeraturan
Pendidikan
(Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
Pendidikan
1996
keadaan
memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang

berhubungan dengan sekolah tersebut.
1.2
TUJUAN
1.2.1
Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang
Sekolah
dikeluarkan
bertujuan
untuk
memberi
panduan
mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah
dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat
Tahun 2005, berdasarkan:
(a)
Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,

Akauntan
Negara
Malaysia,
dan
Kementerian
Pelajaran
Malaysia sehingga November 2011; dan

(b)
maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara

Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
Edisi Keempat Tahun 2005.
1.3
PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
1.3.1
Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di

dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan
surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa.
Peraturan 12,
PeraturanPeraturan
Pendidikan
(Akaun
Dan
Audit)
2002
Akta
Pendidikan
1996
Bab 1
1.3.2
PENGENALAN
Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.
1.4
KESIMPULAN
1.4.1
Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah

bagi
mempertingkatkan
akauntabiliti
dan
kecekapan
dalam
menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
Bab 2
AKAUNTABILITI
2.1 PENDAHULUAN
Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang
ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.
Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai
tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan
tersebut.
Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu
yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam
melalui
perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak
yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang
berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.
Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:
(a)
mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan
Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahanarahan dari KPM; dan
(b)
mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem

kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.
2.2
PENURUNAN KUASA
2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa
Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai
Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk
menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang
menjadi tanggungjawab kepadanya.
Bab 2
AKAUNTABILITI
2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada
pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan
sekolah (Lampiran 2-1).
2.2.3 Sumber rujukan kuasa:
(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang
(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi
(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar
(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)
(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.
Contoh:
- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen
kewangan
- menyelenggara Panjar Wang Runcit
2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah
(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa
kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa
ketiadaannya.
(b) Sekiranya
Pengurus
Sekolah
bersara
atau
bertukar
dan
menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi

tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk
memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat
perwakilan kuasa.
2.3
SERAHAN TUGAS
2.3.1
Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
Bab 2
AKAUNTABILITI
kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota
Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan
Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

2.4
PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

2.4.1
Penyediaan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan
Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut
Peraturanperaturan
Pendidikan
(Akaun dan
Audit) 2002
prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan
Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan
Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan
penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah
Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada
Ketua PTJ.
2.5
MELANTIK JURUAUDIT DALAM

2.5.1
Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang

tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan
perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud
kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan
sekolah.
Pekeliling
SPK
Bil
4/1988
Bab 2
AKAUNTABILITI
2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

(a) menyemak rekod kewangan;
(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan
(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan
kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat
JPKA.
2.6
PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

2.6.1
JAWATANKUASA
PENGURUSAN
KEWANGAN
DAN
AKAUN
(JPKA)
(a)
Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:Pengerusi
Pengurus Sekolah
Setiausaha
KPT/PT yang mentadbir kewangan
Ahli
Semua Guru Penolong Kanan

Ketua Bidang/Ketua Panitia
Juruaudit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai
(b)
Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus

Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan
SPK Bil.
6/2009
kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati

kehendak
Akta
Tatacara
Kewangan
1957,
Arahan
Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang

berkuat kuasa.
(c)
Bidang
tugas
jawatankuasa
meliputi
pengurusan
bajet,
perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset

dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan
PP
10/2008
Bab 2
AKAUNTABILITI
dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu
meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan
Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang
mengurus hal-hal pengurusan kewangan.
(d)
Kekerapan mesyuarat
Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurangkurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku
PP 10/2008
& SPK6/2009
tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan
perakaunan dengan lebih berkesan.
2.6.2
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk

Bab 12)
2.6.3
2.7
JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)
MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

2.7.1
Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam
penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang
berharga.
2.7.2
Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam

enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku
Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-
(a) tarikh dan masa pemeriksaan;

(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan
setem;
AP 309
Bab 2
AKAUNTABILITI
(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;
(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku
resit dan cek yang belum digunakan;
(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/
SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;
dan
(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.

2.8
PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN

Pengurus Sekolah bertanggungjawab:
(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan
kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;
(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan
(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau
pemeriksaan.
2.9
MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT

Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau
pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau
pertanyaan audit.
2.10
KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA

Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah
hendaklah bertanggungjawab
untuk
mengambil tindakan seperti
yang
digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.
AP 306
Bab 2
2.11
AKAUNTABILITI
SURCAJ DAN PENALTI

2.11.1Surcaj
Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan
ke atasnya;
Seksyen
18
AAK
1957
(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang

tidak disahkan dengan sempurna;
(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang
awam atau harta benda kerajaan;
(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna
dan teratur; atau
(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apaapa kelewatan dalam pembayaran wang awam.
2.11.2 Penalti
Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun
Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996
adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila
disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia
(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)
bulan atau kedua-duanya.
10
Akta
Pendidikan
1996
Peraturanperaturan
(Akaun dan
Audit) 2002
Lampiran 2-1
SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK .

dengan ini memberi kebenaran kepada
no. Kad Pengenalan . Jawatan ...
untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:
1.
Menerima wang awam
2.
Menandatangan Resit Rasmi Pejabat
3.
Menyelenggara Buku Tunai
4.
Menyelenggara Panjar Wang Runcit
5.
Menandatangan Pesanan Sekolah
6.
Memperaku Baucar Bayaran
7.
Memasukkan wang ke bank
8.
Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.
Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.
Dengan ini surat kebenaran (no.rujukan)

bertarikh adalah terbatal.
..
t.t Pengetua/ Guru Besar
Tarikh:
Saya . No. Kad Pengenalan .

dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di
atas.
Tandatangan
Tarikh:..
Lampiran 2-2
BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN
Nama Pegawai Bertukar
Jawatan
Nama Pegawai Terima Tugas
Jawatan
Perihal, Siri dan

No. Borang
:
:
:
:
Nombor Siri
Borang yang
digunakan
sehingga tarikh
Nombor Siri
Borang Belum
Guna
Mula
Mula
Akhir
Catatan
Akhir
Resit Rasmi
Pejabat
No. Siri:
Borang Pesanan
Sekolah
No. Siri :
Cek KWK
No. Siri :
Cek KWS
No. Siri :
Cek KWA
No. Siri :
Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam

jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul.
..............(t.t Penyerah).......................
Nama :
Tarikh :
..............(t.t Penerima)......................
Nama :
Tarikh :
Bab 3
3.1
PENDAHULUAN
Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang
dipertanggungjawabkan
kepada
Pengurus
Sekolah
untuk
diurus
dan
diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.
3.2
JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.2.1
3.2.2
Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:(a)
Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);
(b)
Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan
(c)
Kumpulan Wang Asrama (KWA).
Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun

bank
dibuka
bagi
setiap
kumpulan
wang
tersebut.
Walau
bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150

orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu
akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.
3.2.3
Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik

yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik
utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan
Wang Sekolah.
3.3
KUMPULAN WANG KERAJAAN

3.3.1
Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada
lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut
maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.
13
Bab 3
3.3.2
Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:

(a)
Bantuan Persekolahan daripada KPM
(b)
Bantuan Biasiswa ;
(c)
Faedah bank; dan
(d)
Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran

Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.
3.3.3
Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk

kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa.
3.4
KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)

3.4.1
Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan

bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/
pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta
dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan
dengan asrama.
3.4.2
Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:

(a)
Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang

telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaranbayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan
1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran
berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa
kecuali yuran PIBG.
(b)
Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;
(c)
Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;
(d)
Sumbangan daripada orang awam;
(e)
Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan

sekolah;
(f)
Deposit diterima;
14
SPI
11/2011
Bab 3
3.4.3
(g)
Faedah bank; dan
(h)
Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.
Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:
(a)
Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan

Apabila
pihak
sekolah
membuat
kutipan
daripada
murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:

(i)
Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan

Kerajaan (SABK);
(b)
(ii)
Penerbitan Majalah Sekolah; dan
(iii)
Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.
Wang Yang Dikutip Secara Am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada
kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan
harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai
merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.
Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh
pihak sekolah untuk:
(i)
Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;
(ii)
Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan

kecemasan;
(iii)
Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung

kepada murid.
(c)
Kegunaan Lain Wang SUWA

Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan
mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang
perolehan dibuat.
15
Bab 3
3.5
KUMPULAN WANG ASRAMA

3.5.1
Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan
awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi
bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud
setiap terimaan.
3.5.2
Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:

(a)
Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang

Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);
(b)
Bantuan Makanan Asrama (BMA);
(c)
Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);
(d)
Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan

Berkanun
(g)
Faedah bank; dan
(h)
Pelbagai
pemberian/kutipan
diluluskan
oleh
Pendaftar
dibenarkan
mengikut
Peraturan-Peraturan
lain
dan
peruntukan
Pendidikan
berkaitan
asrama
yang
bayaran-bayaran
yang
Akta
dan
Pendidikan
surat-surat
1996,
siaran
berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.

3.5.3
Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama

Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus
serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan
KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran
makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan
asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.
16
Bab 4
4.1
TERIMAAN
PENDAHULUAN
Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan
dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan
dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan
betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin
berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan
penyelewengan.
4.2
TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN

4.2.1
Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi

memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah
adalah seperti berikut:
(a) Resit
Rasmi
Pejabat
(RP.01)
hendaklah
dikeluarkan
oleh
Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.

(i)
Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.
(ii)
Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.
(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/

penyelia asrama kepada murid.
4.2.2
(i)
Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.
(ii)
Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.
Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi

setiap kumpulan wang.
4.2.3
Sekolah
hanya
dibenarkan
memperolehi
buku
resit
daripada
Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).
17
Bab 4
TERIMAAN
4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh
guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus
Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya
direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.
4.2.5
Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di
Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan
bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah
seperti di Lampiran 4-3A.
4.2.6
Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar

Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk
terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.
Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya
direkodkan di dalam Buku Tunai.
4.2.7
Berpandukan
resit
yang
telah
dikeluarkan,
Pengurus
Sekolah
hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut

untuk direkod dalam Buku Tunai.
4.2.8
Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan

hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.
4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki

jika:
Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan
(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan
oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke
dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah
dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,
18
Bab 4
TERIMAAN
tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam

tempoh seminggu selepas diterima.
4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang
akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.
4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan
wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun
bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun
sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank
adalah betul sebelum pungutan dibankkan.
4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan
ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis
kumpulan wang.
4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit
Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya
hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah
dan difailkan dengan sempurna.
4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

4.3.1
Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
4.3.2
Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara

bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi
pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai
kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang
Awam seperti di Lampiran 4-5.
19
Bab 4
4.3.3
TERIMAAN
Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran

bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah
hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
4.3.4
Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,
pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:
(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan
catatan kontra-cek tak laku.
(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di
Lampiran 4-6.
(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.
(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah
dipatuhi semula.
4.3.5
Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh

dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima
wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua
muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.
4.3.6
Pengeluaran
Resit
Rasmi
Murid
(RM.01)
boleh
ditulis
dan
ditandatangan oleh pegawai yang sama.

4.3.7
Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan

semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersamasama salinannya untuk tujuan pengauditan.
4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh
pegawai yang menandatangan resit.
20
Bab 4
TERIMAAN
4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak
bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.
Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang
helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan
perakuan berikut:Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............
helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
.................. hingga nombor ...........................
Tandatangan Pemungut ....
Nama Penuh Pemungut.
Tarikh :
4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit
seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang
diterima dan dikeluarkan.
4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar
Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.
4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah
menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.
4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga
akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian
Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya
dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok
Buku Resit.
21
Bab 4
TERIMAAN
4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat

(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam
Daftar Stok Buku Resit.
4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500
atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah
disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung
berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang
menjaga.
4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih
dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.
4.4 KUTIPAN MELALUI BANK

4.4.1
Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke

akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:
(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk
memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai
format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;
(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi
keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan
dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:
(i)
Dicetak terus atas borang.
No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K

(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).
Nama dan alamat sekolah.
Nombor Akaun Bank.
Tujuan bayaran (Jenis kutipan)
22
Bab 4
TERIMAAN
(ii) Diisi oleh murid.
Nama.
Nombor Kad Pengenalan.
Tingkatan.
Amaun.
(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM

dengan mengemukakan:
(i) Persetujuan bertulis dari bank.
-
persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:

Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima
pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank
selain daripada yang telah dipersetujui.
(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.

(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk
tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar
Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar
Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah
(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan
(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.
(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa
sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.
(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar
Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan
diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti
kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat
dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.
23
Bab 4
4.4.2
TERIMAAN
Tatacara Kutipan Melalui Bank

(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan
Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar
Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat
pada ruang Tunai/Cek di resit. Nombor resit tersebut hendaklah
direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama
berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank
diterima.
(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan
kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewatlewatnya hari kerja berikutnya.
(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada
guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan
sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.
(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit
Rasmi Pejabat dikeluarkan.
(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah
berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.
(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,
pihak sekolah hendaklah:
(i)
Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam

Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan
(ii)
Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang

di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.
24
Bab 4
4.4.3
TERIMAAN
Deposit Diterima
(a)
Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur
Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.
(b)
Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada

pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada
tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan
bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.
Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan
pemulangan deposit.
4.4.4
Sewaan
(a)
Sewa
kantin
hendaklah
diakaunkan
dalam
Buku
Tunai
Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.

(b)
Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku

tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lainlain.
(c)
Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi

setiap jenis sewaan.
4.4.5
Terimaan Bantuan Persekolahan

(a)
Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/

Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak
yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada
bank.
(b)
Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah

lajur yang telah ditetapkan.
25
Lampiran
14
Buku
PPKS m/s
77 dan 78
Bab 4
TERIMAAN
(c)
Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan

di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.
4.4.6
Faedah Bank
Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu
dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh
dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan
wang berkenaan.
26
Lampiran 4-1
RESIT RASMI PEJABAT

A
RP.01(Pin.09)
ASAL

SEKOLAH: .
TAHUN:
Diterima daripada: .
Bil.
1.
2.
Perihal Penerimaan
RM
Sen
Peruntukan PCG
Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
...
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT
(Potong yang tidak berkenaan)
*No.: ..
Tarikh: ..
.
(Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20)
JD108638 - PNMB., K.L.
Lampiran 4-1A
RESIT RASMI PEJABAT

A
RP.01(Pin.09)
ASAL

SEKOLAH: .
1
TAHUN:
2
Diterima daripada: .
Bil.
1.
2.
Perihal Penerimaan
RM
Sen
Peruntukan PCG
Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
...
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT
*No.: ..
Tarikh: ..
10
11
.
Pengetua / Guru Besar
JD108638 - PNMB., K.L.
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Perihal penerimaan
5. Amaun yang diterima
6. Jumlah amaun yang diterima
7. Jumlah terimaan dalam perkataan
8. Kaedah pembayaran
9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT
10. Tarikh terima wang
11. Tandatangan Pengurus Sekolah
Lampiran 4-2
RESIT RASMI MURID

B
RM.01(Pin.09)
ASAL

SEKOLAH:
TAHUN: .
Diterima daripada: ...
Kelas: ...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama
Bil.
1
2
3
4
5
6
7
Perihal Penerimaan
Kokurikulum
RM
Sen
Kertas Ujian Dalaman

Sukan Tahunan Sekolah
Skim Perlindungan Diri
MSSM
Majalah Sekolah
Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
Pelbagai
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
. ...
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang
*No. : ..
Tarikh: ..
.
Pengetua/Guru Besar
JD108638 - PNMB., K.L.
Lampiran 4-2A
RESIT RASMI MURID

B
RM.01(Pin.09)
ASAL
SEKOLAH:
2
TAHUN: .
Diterima daripada: ...
3
Kelas: ...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama 4
Bil.
1
2
3
4
5
6
7
Perihal Penerimaan
Kokurikulum
RM
Kertas Ujian Dalaman

MSSM
Majalah Sekolah
Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
Pelbagai
Sen
JUMLAH
Ringgit Malaysia:
. ...
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang
*No. : ..10
11
Tarikh: ..
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
JD108638 - PNMB., K.L.
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Kumpulan Wang yang dikenakan
5. Perihal penerimaan
6. Amaun yang diterima
7. Jumlah amaun yang diterima
8. Jumlah terimaan dalam perkataan
9. Kaedah pembayaran
10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang
11. Tarikh terima wang
12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa
12
.
Pengetua/Guru Besar
JENIS KUTIPAN
dan satu salinan disimpan oleh pejabat).
Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru
JUMLAH KUTIPAN HARIAN

JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL
JUMLAH SEPATUTNYA
JUMLAH BELUM TERIMA
No. Siri Resit

Bil.Murid
Murid
Tandatangan
(Nama : )
Tarikh:
Tandatangan Guru
(Nama : )
Tarikh:
Tarikh
Pegawai yang menerima wang
Nombor
Resit Rasmi Pejabat
Guru/Pegawai yang menyerahkan wang;
Jumlah Bayaran
Melalui
Jumlah
Tunai/Cek
Bank
Besar
Bilangan Murid :
DARJAH / TINGKATAN :
Tarikh
Tahun :
NAMA GURU :
BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT
Lampiran 4-3
Kertas Ujian
100
100
120
120
Majalah
10
13
12
120
360
11
240
100
300
200
120
360
240
Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru
dan satu salinan disimpan oleh pejabat).
JUMLAH BELUM TERIMA
JUMLAH SEPATUTNYA
Yuran
Khas
120
120
15
15
Insurans
JENIS KUTIPAN
MSSD/
MSSM
40
40
14
15
45
30
Tandatangan
(Nama : )
Tarikh:
395
1185
790
15
Tandatangan Guru
(Nama : )
Tarikh:
395
3.1.2005
3.1.2005
Tarikh
Pegawai yang menerima wang
395
A 001
A 002
Nombor
16
Resit Rasmi Pejabat
Guru/Pegawai yang menyerahkan wang;
40
120
80
Panduan mengisi borang:

1. Nama Guru kelas
2. Nama darjah/tingkatan
3. Tahun kewangan
4. Jumlah murid dalam kelas
5. Tarikh terimaan tunai atau Slip Bayar Masuk Bank
6. Nombor siri resit murid (dari - hingga)
7. Bilangan murid membayar yuran (rujuk resit)
8. Amaun mengikut analisa peruntukan yang diterima
9. Jumlah bayaran melalui tunai dan melalui bank
10. Jumlah kutipan harian yang diterima
11. Jumlah kutipan yang telah diterima (jika ada) ditambah jumlah kutipan harian
12. Jumlah sepatutnya diterima mengikut jumlah murid dalam kelas
13. Jumlah belum terima
14. Tandatangan dan tarikh Guru Kelas yang menyerahkan wang ke pajabat
15. Tandatangan dan tarikh pegawai yang diberi kuasa menerima wang diperingkat pejabat
16. Nombor resit pejabat dan tarikh dikeluarkan resit.
JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL
JUMLAH KUTIPAN HARIAN
10
10
6
7
No. Siri Resit
Bil.Murid
Murid
3.1.2005 051-060
3.1.2005 061-070
5
Tarikh
4
30
9
Jumlah Bayaran
Jumlah
Melalui
Tunai
Bank
Besar
395
395
395
395
Bilangan Murid :
DARJAH / TINGKATAN : 2A
Tahun :
2005
BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT
NAMA GURU : Puan Norlaila bt. Ali
Lampiran 4-3A
BIL
TARIKH
TERIMA
NAMA
PENGIRIM
NO.
RUJUKAN
MEL
NO.
CEK/WANG
POS
AMAUN
(RM)
PERIHAL
NAMA DAN JAWATAN

PENERIMA
DAFTAR PENERIMAAN WANG MELALUI POS
T.T.
PENERIMA
NO. RESIT
PEJABAT
CATATAN
Lampiran 4-4
Lampiran 4-5
SURAT KEBENARAN
MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT
(AP 69 dan AP 70(a)(iv))
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK
dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan
Resit Rasmi Murid kepada:
Nama : _________________________________________________________
Kad Pengenalan : _________________________________________________
Jawatan :________________________________
2.
Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :i)
_______________________________________________
ii) _______________________________________________
iii) _______________________________________________
3.
Kebenaran ini diberi mulai sehingga .

atau kebenaran ini ditarik balik.
..
t.t PENGETUA / GURU BESAR
TARIKH
COP NAMA DAN JAWATAN
Saya..
yang telah diberi seperti di atas.
dengan ini menerima kebenaran
.
TANDATANGAN
..
TARIKH
Nota :
i.
ii.
iii.
iv.
Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah

Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon
Asal disimpan oleh penerima kuasa
Pendua disimpan dalam fail sekolah
Bil
Tarikh Cek Tak Laku

Diterima Dari Bank
Nama Pengirim
No. Cek
Tarikh
Amaun (RM)
Perihal Cek Tak Laku
DAFTAR CEK TAK LAKU
Sebab Cek Tak Laku
Catatan
Lampiran 4-6
Tarikh
Jumlah
Naskah
Dari
Hingga
TERIMAAN
Nombor Siri
Oleh (Nama & Jawatan)
Tarikh
Jumlah
Naskah
KELUARAN
Nombor Siri
Kepada (Nama & Jawatan)
Dari
Hingga
DAFTAR STOK BUKU RESIT

Tanda
Baki
tangan
(Naskah)
Penerima
Catatan
Lampiran 4-7
Jumlah
Naskah
10
Tarikh
3.01.10
Hingga
Oleh (Nama & Jawatan)
1
6
4.01.10
5
Tarikh
Jumlah
Naskah
Hingga
7
8
sad
ahmad
KWK
11
10
9
10
Catatan
Lampiran 4-7A
Tanda
Baki
tangan
(Naskah)
Kepada (Nama & Jawatan)
Penerima
AB251001 AB251050 Siti Azrina Daud (PT)
Dari
KELUARAN
Nombor Siri
Panduan mengisi :
1. Tarikh terima stok buku resit
2. Jumlah buku resit yang diterima
3. Nombor siri pertama buku pertama hingga nombor siri terakhir buku terakhir
4. Nama Pegawai Pemungut dan jawatan
5. Tarikh buku resit dikeluarkan
6. Jumlah buku resit yang dikeluarkan
7. Nombor siri buku resit yang dikeluarkan
8. Nama Pegawai yang mengendalikan buku resit dan jawatan
9. Tandatangan penerima buku resit
10. Baki stok buku resit yang belum digunakan
AB251001 AB251500 Hj. Ahmad Karim (GB)
Dari
TERIMAAN
Nombor Siri
DAFTAR STOK BUKU RESIT
Lampiran 4-8
Contoh Slip Bayar Masuk Bank
Nama & alamat Sekolah:.
...
Logo
Sekolah
Nama & alamat bank:

...
...
Logo
Bank
TUNAI
NO. SIRI: ..
BORANG MASUK
KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: .

BUKAN TUNAI
NAMA PENERIMA:
No. Akaun:
ALAMAT PENERIMA:
Nama:
Tingkatan:
No. KP
Bank Pembayar
No. Cek:
Tempat:
Amaun
Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)
Sah apabila ada cetakan komputer
PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN
NOTICE TO CUSTOMERS
Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau
This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of
ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini.
an authorized officer.
Peringatan:
1
2
3
4
Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.

Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.
Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.
Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
BIL.
NAMA MURID
SERAHAN SLIP
KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : .
BANK
BAYAR MASUK
NO. SIRI SLIP

(RM)
AMAUN
NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ..
RASMI MURID
NO. RESIT
RESIT
TARIKH
TERIMAAN SLIP
DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)
CATATAN
Lampiran 4-9
Dania Aisyah Binti Iskandar
Nurul Ain Binti Mohd Amin
Siti Fatimah Binti Ahmad
2.
3.
4.
2113
2112
2111
2110
BANK
BAYAR MASUK
NO. SIRI SLIP
200.00
200.00
600.00
200.00
(RM)
AMAUN
AK 913412
AK 913411
AK 913410
AK 913413
RASMI MURID
16.01.2010
16.01.2010
16.01.2010
16.01.2010
RESIT
TARIKH
TERIMAAN SLIP
NO. RESIT
Panduan mengisi :
1. Nama Pegawai yang diberi kuasa membuat kutipan
2. Nama kelas/blok/dorm asrama
3. Bilangan murid/penghuni asrama
4. Nama murid/penghuni asrama
5. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank mengikut setiap murid/penghuni asrama
6. Jumlah kutipan yang perlu dijelaskan oleh murid/penghuni asrama
7. Nombor rujukan Resit Rasmi Murid yang dikeluarkan
8. Tarikh Resit Rasmi Murid dikeluarkan kepada murid/penghuni asrama
Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar
1.
NAMA MURID
BIL.
SERAHAN SLIP
Asrama Kenanga
KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : .
1
Hjh. Ramlah bt Ismail
NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ..
DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)
CATATAN
Lampiran 4-9A
BAB 4 - TERIMAAN
TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
Murid /
Pembayar
1.
Terima kutipan daripada

murid / pembayar.
Guru Kelas
Terima Kutipan
2.
Tulis dan tandatangan Resit

Rasmi Murid (RM01)
Guru Kelas
Sedia Resit Rasmi Murid

(RM01)
3.
Serahkan kepada murid /

pembayar
Guru Kelas
Resit Rasmi
Murid (RM01)
4.
Rekod dalam Daftar Slip

Bayar Masuk Bank (sekiranya
kutipan terus ke dalam bank)
Guru Kelas
5.
Rekod dalam Buku

Kedatangan Murid
Guru Kelas
6.
Catat dalam Borang Kutipan

Dan Serahan Guru Ke
Pejabat
Guru Kelas
Serah kutipan bersama-sama

Borang Kutipan Dan Serahan
Guru Ke Pejabat (Lampiran
5-5) dan buku Resit Murid
(RM01) berkaitan ke pejabat.
Guru Kelas
Dapatkan Resit Pejabat untuk

dikepil dan dicatat pada
Borang Kutipan dan Serahan
Guru Ke Pejabat.
Guru Kelas
Kutipan terus
ke bank?
Ya
Tidak
7.
8.
Rekod Dalam Buku

Kedatangan Murid
Catat Dalam Borang

Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
1. Wang Kutipan
2. Buku Resit Murid
3. Borang (Lampiran 5-5)
Tamat
Rekod Dalam
Daftar Slip Bayar
Masuk Bank
Dapatkan Resit Pejabat
Serah Ke
Pejabat
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
Murid /
Pembayar
1.
Terima kutipan dari murid /

pembayar.
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
Terima Kutipan
2.
Tulis dan tandatangan Resit

Rasmi Murid (RM01)
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
Sedia Resit Rasmi Murid

(RM01)
3.
Serahkan kepada murid /

pembayar
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
Resit Rasmi
Murid (RM01)
4.
Rekod dalam Daftar Slip

Bayar Masuk Bank
(sekiranya kutipan terus ke
dalam bank)
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
5.
Rekod dalam Buku

Kedatangan Murid
6.
Catat dalam Borang Kutipan

Dan Serahan Guru Ke
Pejabat
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
Serah kutipan bersamasama Borang Kutipan Dan

Serahan Guru Ke Pejabat
(Lampiran 5-5) dan buku
Resit Murid (RM01) berkaitan
ke pejabat.
8.
untuk dikepil dan dicatat
pada Borang Kutipan dan
Serahan Guru Ke Pejabat.
Ya
Tidak
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
7.
Kutipan terus
ke bank?
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
Warden/Pegawai
yang diberi
kuasa
Rekod Dalam Buku

Kedatangan Murid
Rekod Dalam
Daftar Slip Bayar
Masuk Bank
No Resit Pejabat
Catat Dalam Borang

Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
4. Wang Kutipan
5. Buku Resit Murid
6. Borang (Lampiran 5-5)
Tamat
Serah Ke
Pejabat
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
1.
Terima wang tunai/ cek/

kiriman wang / terimaan atas
talian (EFT).
PT / Penyelia
Asrama
2.
Rekod terimaan melalui pos

ke dalam Daftar Penerimaan
Wang Melalui Pos (sekiranya
menerima kiriman wang/cek
melalui pos)
PT / Penyelia
Asrama
3.
Tulis Resit Rasmi Pejabat

(RP01) dan dapatkan
tandatangan Pengurus
Sekolah
PT / Penyelia
Asrama &
Pengurus
Sekolah
4.
Serahkan Resit Pejabat

kepada pembayar. Bagi
pungutan melalui pos, Resit
Pejabat hendaklah dikirimkan
melalui pos.
PT / Penyelia
Asrama
5.
Rekod dalam Buku Tunai di

bahagian Terimaan setiap
Resit Pejabat yang
dikeluarkan termasuk yang
dibatalkan pada hari yang
sama.
PT / Penyelia
Asrama
Rekod Dalam Buku

Tunai (Terimaan)
6.
Sediakan Slip Bayar Masuk

Bank untuk memasukkan
kutipan (tunai/cek/kiriman
wang) ke bank pada hari yang
sama.
PT / Penyelia
Asrama
Sediakan Slip Bayar

Masuk Bank
Terima Kutipan
Melalui Pos
Tunai/ Cek/
EFT
Sedia Resit Pejabat

(RP01)
Resit Pejabat
(RP01)
Tamat
Rekod Daftar
Mel
Serah Kutipan
Pembayar
Bank
Bab 5
5.1
PEMBAYARAN
PENDAHULUAN
Pembayaran
merupakan
proses
menyelesaikan
tanggungan
sekolah.
Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk

melicinkan
lagi
pengurusan
pentadbiran
kewangan.
Selaku
Pegawai
Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957,

Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan
AP3 & AP9

Sek.3 Akta
Tatacara
Kewangan
1957
(Akta61)
yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di

sekolah.
5.2
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

5.2.1
Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan

bahawa:
(a)
Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi

dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.
(b)
Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari

tarikh
bil/invois/tuntutan
diterima
dengan
lengkap
dan
sempurna.
(c)
Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah

serta
disokong
dengan
Baucar
Bayaran
dan
dokumen
sokongan.
(d)
Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.
(e)
Sekiranya
perbelanjaan
membenarkan
tanpa
atau
kuasa
mengarahkan
sesuatu
sepatutnya,
akan
dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.
44
AP 92b
Bab 5
5.3
PEMBAYARAN
DAFTAR BIL
5.3.1
Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah
seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di
Lampiran
5-1A.
Tujuan
daftar
ini
diselenggara
adalah
bagi
memastikan:(a)
Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)

direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh
AP 103(a)
ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini

semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh
terima.
(b)
Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir

tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum
Bayar.
5.3.2
Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik
sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.
Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan
dan cek bayaran dikeluarkan.
5.3.3
Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh

Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah
ditandatangan beserta tarikh.
5.3.4
Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak

diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,
hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat
pembayaran.
45
AP 103(b)
Bab 5
5.4
PEMBAYARAN
BAUCAR BAYARAN
5.4.1
Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan

sesuatu pembayaran dibuat.
5.4.2
5.4.3
Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:(a)
Baucar Bayaran ( DKS 006 )
(b)
Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
Baucar Bayaran
(a)
Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan

yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.
5.4.4
(b)
Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.
(c)
Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.
Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)

Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui
Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar
Wang Runcit).
5.5
TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

5.5.1
Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang

lengkap diterima.
5.5.2
Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal

hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan
salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
46
Bab 5
5.5.3
PEMBAYARAN
Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah

diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.
(a)
perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) penyemak dan pengesah.
(b)
5.5.4
perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus
Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan

oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.
(a)
perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) penyemak dan pengesah
5.5.5
(b)
perakuan II (Penolong Kanan)
(c)
perakuan III (Pengurus Sekolah)
Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan

yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu
penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.
5.5.6
Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang
AP 99(a)
lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja

seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak
tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,
baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
tersebut.
5.5.7
Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali

berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian yang lain.
5.5.8
Sekiranya
bil/invois/Pesanan
Sekolah
asal
hilang,
pembayaran
hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan

peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah
seperti berikut :
47
AP 99(b)
Bab 5
PEMBAYARAN
Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal
tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran.
5.5.9
Sebelum
meluluskan
baucar,
Pengurus
Sekolah
hendaklah
memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi

dibuat dengan menyemak Daftar Bil.
5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di
dalam Buku Tunai.
5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua
dokumen
sokongan
hendaklah
dicop
TELAH
BAYAR
bagi
mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.

5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan
mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.
5.6
PULANGAN BALIK KUTIPAN

5.6.1
Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat

pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:
(a)
Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak

dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan
(b)
Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan

kepada butiran peruntukan berkenaan.
48
Bab 5
5.7
PEMBAYARAN
MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/

PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN
5.7.1
Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang
AP 96(a)
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima
wang tersebut.
5.7.2
Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk
AP 96(b)
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan

Pengurus Sekolah.
5.7.3
Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai
nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah
diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama
Baucar Bayaran.
5.7.4
Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam

peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas
nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama
Baucar Bayaran.
5.8
PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK

5.8.1
Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun
bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang
tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.
5.8.2
Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama

jawatan
Pengurus
Sekolah
dan
juga
dicatatkan
nombor
kad
pengenalan penerima.
49
AP 97(b)
Bab 5
5.9
PEMBAYARAN
PENGELUARAN CEK
5.9.1
Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek
yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat
kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di
para 5.7.2 sahaja.
5.9.2
Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran
agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua
Sekolah atau Guru Besar Sekolah. Nama dan nombor kad
pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh
salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4
borang Kuasa Tetap (borang AK 52).
Contoh:
Saya dengan ini membenarkan .(nama)...................... No.
Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai
RM....................... ini.
Tandatangan: ..
5.9.3
Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah
dibuat atas nama penerima.
5.9.4
Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan

dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat
seperti yang terdapat di cek.
5.9.5
Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan

dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang
baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.
5.9.6
Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga

bulan.
50
AP 117
Bab 5
5.9.7
PEMBAYARAN
Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post

Dated Cheque).
5.9.8
Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk

menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan
sempurna.
5.9.9
Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima

pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek TUNAI adalah dilarang.
5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam
Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.
5.10
KUASA MENANDATANGAN CEK

5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui
Kuasa Tetap (Borang AK 52).
5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada
dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
seorang daripada pegawai berikut:(a)
Penolong Kanan (Pentadbiran)
(b)
Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c)
Penolong Kanan (Kokurikulum)
5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi

kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
dua orang daripada pegawai berikut:(a)
Penolong Kanan (Pentadbiran)
(b)
Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c)
Penolong Kanan (Kokurikulum)
51
SPK Bil
3/1999
Bab 5
PEMBAYARAN
5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang

seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan
oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan
Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.
5.11
PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK

5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku
Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :(a)
Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas

nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek
berkenaan dengan keterangan pada resit Untuk Pembatalan
Cek
Nombor
bertarikh
..serta No Baucar Asal...

(b)
Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal

seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal
(c)
Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur

peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.
(d)
Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran

yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek
perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.
(e)
Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.
(f)
Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun

hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.
(g)
Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira

sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan Cek Gantian Tidak
Diperlukan hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.
52
Bab 5
PEMBAYARAN
5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan
dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek
Batal.
5.12
PENGGANTIAN CEK HILANG

5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus
Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-
(a)
Mendapatkan
surat
pengesahan
tentang
kehilangan
cek
daripada penerima.
(b)
Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan

pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak
bank secara bertulis.
(c)
Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan,

maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang
diterangkan dalam para 5.11.1.
(d)
Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan

berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan
sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.
5.13
STOK BUKU CEK

5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh
Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik
dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau
tidak sempurna, buku cek tersebut
hendaklah dipulangkan kepada
pihak bank.
53
Bab 5
PEMBAYARAN
5.13.2 Pengurus
Sekolah
hendaklah
membuat
perakuan
dengan
AP 115
menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan

catatan seperti berikut :
Diperakui cek bernomborhinggaadalah betul.
Tandatangan :
Nama
Tarikh
5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod
dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di
Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti
di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada
tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku
Cek.
5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala
bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah
disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di
premis sekolah.
5.14
CAJ BANK
5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang
akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya
merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.
5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek
untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran
Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.
5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang
tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada
peruntukan/butiran
seperti berikut:
54
AP 116
Bab 5
PEMBAYARAN
Bil.
Jenis Kumpulan Wang
Peruntukan/Butiran
i.
Kerajaan
LPBT
ii.
Asrama
LPBT
iii.
SUWA
Pelbagai (Kantin) atau
Sumbangan
5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata

Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.
55
TARIKH
BIL/INVOIS
DITERIMA
NAMA
PEMBEKAL /
KONTRAKTOR
BIL
JENIS KUMPULAN WANG :
TARIKH
NOMBOR
BIL/INVOIS
AMAUN
(RM)
PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN
PERUNTUKAN
DAFTAR BIL
NO.
PESANAN
SEKOLAH /
KONTRAK
TARIKH
NOMBOR
BAUCAR
TARIKH
NOMBOR
CEK
BAYARAN
CATATAN
(DKS 008)
Lampiran 5-1
TARIKH
BIL/INVOIS
DITERIMA
NAMA
PEMBEKAL /
KONTRAKTOR
BIL
AMAUN
(RM)
8
PERUNTUKAN
Panduan mengisi :
1. Jenis Kumpulan Wang
2. Bilangan bil
3. Tarikh bil/invois diterima
4. Nama Pembekal/kontraktor
5. Tarikh bil/invois dikeluarkan oleh pembekal
6. No. rujukan bil/invois
7. Amaun yang tercatat di bil/invois
8. Peruntukan yang akan dikenakan
9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrak
10. Tarikh baucar bayaran disediakan
11. No. rujukan baucar bayaran
12. Tarikh cek disediakan
13. Nombor cek
14. Sebarang catatan berkaitan bil/baucar/cek
NOMBOR
TARIKH
BIL/INVOIS
PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN
DAFTAR BIL
NO.
PESANAN
SEKOLAH /
KONTRAK
10
TARIKH
11
NOMBOR
BAUCAR
12
TARIKH
NOMBOR
CEK
BAYARAN
CATATAN
(DKS 008)
Lampiran 5-1A
Lampiran 5-2
( DKS 006 )

Tahun Kewangan ...................
BAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya
Bayaran Tahun Hadapan
Nombor Baucar
Tarikh Baucar
Nama Sekolah :
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :
Alamat/Nama Bank :
Perihal :
Pesanan/Kebenaran
Invois Pembekal
Amaun
Tarikh
Amaun
No. Rujukan
Tarikh
RM
No. Rujukan
Sen
RM
Jumlah
Sen
Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek
Amaun
Peruntukan
Tarikh
Akaun Subsidiari
Nombor
RM
Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :
Disediakan oleh :
Perakuan I :
Tandatangan dan Tarikh
Cop Sekolah :
Tandatangan, Nama dan Jawatan

Perakuan II :

Perakuan III:
* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
Sen
Lampiran 5-2A
( DKS 006 )

Tahun Kewangan ...................1
BAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya
Bayaran Tahun Hadapan
Nombor Baucar
Tarikh Baucar
Nama Sekolah :
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :
Alamat/Nama Bank :
8
Perihal :
Pesanan/Kebenaran
Invois Pembekal
11
Amaun
Tarikh
No. Rujukan
10
RM
Sen
Amaun
Tarikh
No. Rujukan
13
14
RM
15
Sen
16
12
Jumlah
Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH

Butiran Cek
Tarikh
Peruntukan
Nombor
17
Akaun Subsidiari
19
Amaun
RM
20
18
Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :
Disediakan oleh :
24
22
23
Perakuan I :
Tandatangan dan Tarikh

Cop Sekolah :
25

Perakuan II :
25
Perakuan III:
25
* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
21
Sen
Panduan Pengisian:
1.
Tahun kewangan semasa
2.
Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang
3.
Tarikh Baucar Bayaran disediakan
4.
Nama Sekolah
5.
Nama penerima bayaran/pembekal
6.
Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)
7.
Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat
8.
Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan
9.
Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal
10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal

11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.
12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.
14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.
15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.
16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
17. Tarikh cek disediakan.
18. Nombor siri cek.
19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.
20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).
21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.
22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.
23. Amaun bayaran dalam perkataan.
24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia
25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
Bil.
Nombor
Tarikh
Cek Yang Dibatalkan
Nombor
Tarikh
Resit Rasmi Pejabat

Penerima Cek
Amaun (RM)
Sebab-sebab Cek
Dibatalkan
DAFTAR CEK BATAL
T.T. Pengurus
Sekolah
Nombor
Tarikh
No. Baucar
Cek Gantian
Catatan
Lampiran 5-3
1.
Bil.
Tarikh
251622 3.05.2011
Nombor
Cek Yang Dibatalkan
AC234781
Nombor
23.05.2011
Tarikh
Resit Rasmi Pejabat
Sykt. Seri Melur
Penerima Cek
Sebab-sebab Cek Dibatalkan
300.00 Kesilapan ejaan nama penerima
Amaun
(RM)
DAFTAR CEK BATAL

T.T.
Pengurus
Sekolah
Tarikh
AC234790 24.05.2011
Nombor
Cek Gantian
K53/11
No. Baucar
Catatan
Lampiran 5-3A
Jenis
Jumlah
Tarikh
Kumpulan
Naskah
Wang
Dari
Hingga
Nombor Siri
Oleh
(Nama & Jawatan)
TERIMAAN
Dari
Hingga
Nombor Siri
(Nama & Jawatan)
Kepada
KELUARAN
DAFTAR STOK BUKU CEK
T.T
Baki
Penerima Naskah
Catatan
Lampiran 5-4
5.2.2010
KWK
Jenis
Jumlah
Tarikh
Kumpulan
Naskah
Wang
265101
Dari
265200
Hingga
Nombor Siri
Oleh
En. Yazid b Dollah (GB)
(Nama & Jawatan)
TERIMAAN
265101
Dari
265200
Hingga
Nombor Siri
En. Yazid b Dollah (GB)
(Nama & Jawatan)
Kepada
KELUARAN
DAFTAR STOK BUKU CEK
Yazid
Yazid
T.T Penerima
1
0
Baki
Naskah
Catatan
Lampiran 5-4A
BAB 5 - PEMBAYARAN
TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
1.
Terima bil / invois / tuntutan

dan
dokumen yang tidak
lengkap
hendaklah
dikembalikan
kepada
Pembekal / Penerima.
Pembantu
Tadbir
Pembekal /
Penerima
Terima Bil /
Invois/ Tuntutan
Tidak
Lengkap?
Ya
Cop tarikh terima pada bil /

invois / tuntutan yang
lengkap dan rekod dalam
Daftar Bil.
Pembantu
Tadbir
3.
Sediakan Baucar bayaran

dalam dua (2) salinan.
Dapatkan 2 tandatangan
peraku baucar bagi amaun
<RM 10,000 dan 3
tandatangan peraku bagi
amaun >RM10,000. Rekod
no. Baucar serta tarikh dalam
Daftar Bil.
Pembantu
Tadbir /
Pengurus
Sekolah dan
Pegawai yang
diberi kuasa
untuk
tandatangan
baucar
Sedia Baucar
Bayaran dan
dapatkan
tandatangan
4.
Rekod dalam Buku Tunai di

bahagian Bayaran mengikut
Kumpulan Wang masingmasing.
Pembantu
Tadbir
Rekod dalam Buku

Tunai (Bayaran)
5.
Sediakan Cek serta rekod

dalam Buku Tunai dan
Daftar Bil
Pembantu
Tadbir /
Pengurus
Sekolah dan
Pegawai yang
diberi kuasa
untuk
tandatangan
cek
Sedia Cek & Rekod

dalam Buku Tunai
2.
6.
Cop Sudah Bayar pada

baucar
serta
semua
dokumen sokongan setelah
cek
ditandatangan
oleh
Pengurus Sekolah.
Cop tarikh terima
Cop Sudah
Bayar
Pembantu
Tadbir
Tamat
Rekod Dalam
Daftar Bil
Bab 6
6.1
BUKU TUNAI
PENDAHULUAN
Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua
urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut
peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan
dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan
Sekolah.
6.2
JENIS BUKU TUNAI

6.2.1
Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009
Merekod
semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan
Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di

Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.
(b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) DKS 010
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3
dan Lampiran 6-4.
(c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) DKS 011
Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5
dan Lampiran 6-6.
6.2.2
Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan

panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 62A.
65
SPK Bil
1/2003
dan SPK
Bil 9/2004
Bab 6
6.3
BUKU TUNAI
PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI

6.3.1
Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap

kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang
mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)
akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang
Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata
Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.
6.3.2
Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan.
6.3.3
Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat
AP 144
mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan

bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan
nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.
6.3.4
Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan

dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan
tandatangan di Buku Tunai.
6.3.5
Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul.
Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,
tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang
betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta
ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.
6.3.6
Sekiranya
catatan
terimaan
atau
bayaran
dalam
Buku
Tunai
memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua

terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada
muka surat yang berikutnya.
66
AP 147
Bab 6
6.3.7
BUKU TUNAI
Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa

perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan
menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.
6.3.8
Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir

dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan
dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau
Bahagian Bayaran Buku Tunai.
6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh
oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).
4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat.
6.4
MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI

6.4.1
Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:
Lajur
Maksud/Fungsi
Bantuan Perkapita - Mata
Mengakaunkan semua bantuan PCG
Pelajaran
Mata Pelajaran.
Bantuan Perkapita -
Mengakaunkan semua bantuan PCG
Bukan Mata Pelajaran
Bukan Mata Pelajaran.
Pra Sekolah
Mengakaunkan
Bil
1
semua
bantuan
berkaitan Pra Sekolah.

4
Pendidikan Khas Integrasi
Mengakaunkan
semua
bantuan
berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.

5
Biasiswa
Mengakaunkan
semua
Bantuan
Biasiswa kepada pelajar/murid.

6
Bantuan Persekolahan
Mengakaunkan semua bantuan yang
Lain
diterima oleh semua sekolah secara

berterusan.
67
Bab 6
BUKU TUNAI
Bil
7
Lajur
Pelbagai
Maksud/Fungsi
Mengakaunkan semua bantuan yang
diterima oleh sekolah tertentu dan
terimaan lain.
6.4.2
Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:
Bil
Lajur
Ko-Kurikulum
Kertas Ujian
MSSM
Caj/Sewaan
Maksud/Fungsi
Mengakaunkan
kutipan
bayaran
tambahan yang diluluskan.
Mengakaunkan kutipan sewaan dan

caj kemudahan sekolah.
Sumbangan
Mengakaunkan semua sumbangan

untuk sekolah.
6.4.3
Pelbagai
Mengakaunkan terimaan lain.
Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:
Bil
Lajur
Maksud/Fungsi
LPBT/LPK
Mengakaunkan
Bantuan Makanan Asrama
yang terlibat.
Makanan
Pendaftaran
Dobi
Pelbagai
Mengakaunkan
bantuan
kutipan
asrama
yang
berkaitan.
Mengakaunkan terimaan lain.
68
Bab 6
6.5
BUKU TUNAI
AKAUN SUBSIDIARI
6.5.1
Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .
6.5.2
Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang

digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun
yang sedang berkuat kuasa.
6.5.3
Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan

berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.
6.6
AKAUN BANK
6.6.1
Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank

tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih
hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan
yang terbaik.
6.6.2
Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang
diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.
Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan
adalah tidak dibenarkan.
6.6.3
Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan

menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua
PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat
Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima
(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8
dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank
yang berkenaan perlu dilengkapkan.
6.6.4
Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
69
SPK
Bil
3/1999
Bab 6
6.7
BUKU TUNAI
PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK

6.7.1
Penyata Bank
(a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah
daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak
diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah
hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya.
(b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut
kumpulan wang masing-masing.

6.7.2
Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh
sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata
Bank.
(b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun
bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang
mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada
satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1)
Penyata Penyesuaian Bank.
(c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada
tarikh Penyata Bank diterima.
6.7.3
Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank

(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti
perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank
supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan
atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah
seperti berikut:
70
Bab 6
BUKU TUNAI
(i)
Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke

akaun sekolah yang berkaitan.
(ii)
Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku

Tunai.
(iii)
Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di

Penyata Bank.
(iv)
Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke

dalam akaun bank sekolah.
(v)
Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.
(vi)
Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.
(vii)
Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang

belum diambilkira dalam Buku Tunai.
(viii)
Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.
(ix)
Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke

dalam Buku Tunai.
(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai
dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.
Senaraikan amaun yang tidak sama:
Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di

Penyata Bank, contoh faedah bank.
Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada

di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum
diambilkira oleh bank.
(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai

dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.
Senaraikan amaun yang tidak sama:
Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di

Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.
Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada

di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.
71
Bab 6
BUKU TUNAI
(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka

pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya
pembetulan dapat dibuat.
(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak
sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.
Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau
penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi
kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab
C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).
(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di
dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan
hendaklah dibuat dengan segera antaranya:
(i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.
(ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5
para 5.11.
(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan
perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.
Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format
Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.
6.7.4
Faedah Bank
Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku
Tunai kumpulan wang yang berkaitan.
72
Bab 6
6.8
BUKU TUNAI
TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT

OPERASI
Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi
diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan:
(a)
Sekolah
perlu
mengemukakan
permohonan
kepada
Pejabat
Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan.

(b)
Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran
yang dikeluarkan telah ditunaikan.
(c)
Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.
(d)
Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan
sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.
(e)
Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan

kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit
Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.
Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:
(f)
(i)
Kunci Kira-Kira;
(ii)
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(iii)
Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(iv)
Nota Kepada Akaun; dan
(v)
Penyata lain yang berkaitan (jika ada).
Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan

audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun
Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.
(g)
Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat
Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 Peraturan

Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.
73
SPKA
Bil.
5/1979
dan
SPK
Bil.
3/1999
Bab 6
(h)
BUKU TUNAI
Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank
untuk menutup Akaun Bank
dengan menyertakan surat penutupan
rasmi dan cek-cek yang belum digunakan.
(i)
Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat

Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.
74
Perihal
No.
Resit
Pejabat
Tarikh
TERIMAAN
Wajib
RM
Teras
RM
RM
Tambahan/
Bahasa
Asing
RM
Elektif I
Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran
RM
Elektif II
BUKU TUNAI
RM
Elektif III
RM
LPBT
RM
Bimbingan
Kaunseling
PERUNTUKAN
Bantuan Perkapita Bukan Mata Pelajaran
RM
Pusat
Sumber
Sekolah
Bagi Bulan Tahun..
RM
Pra
Sekolah
RM
Pendidikan
Khas
Integrasi
RM
Biasiswa
RM
Bantuan
Persekolahan
Lain
RM
Pelbagai
RM
Jumlah
Terimaan
RM
Jumlah
Tarikh T.T
Masuk
Masuk Bank
(DKS 009)
Lampiran 6-1
Tarikh
Perihal
No.
Baucar
No.
Cek
Teras
Elektif
Bimbingan
Elektif Elektif LPBT
Kaunseling
Pusat
Sumber
Sekolah
PERUNTUKAN
Pra
Sekolah
Bagi Bulan Tahun ..
Tambahan/
Wajib T.Bahasa
Asing
BUKU TUNAI
Peperiksaan
Kerajaan
Pendidikan
Khas
Integrasi
Biasiswa
Pelbagai
Jumlah
Bayaran
T.T
Bayaran
DKS 009
Lampiran 6-2
Perihal
No.
Resit
Pejabat
Tarikh
TERIMAAN
Kertas
Ujian
RM
Ko-kurikulum
RM
RM
Sukan
Tahunan
Sekolah
BUKU TUNAI
RM
Skim
Perlindungan
Diri
RM
MSSM
PERUNTUKAN
RM
Kantin
RM
Lain-lain
Caj/Sewaan
Bagi Bulan Tahun ..
Kumpulan Wang SUWA
RM
Sumbangan
RM
Pelbagai
RM
Jumlah
Terimaan
RM
Jumlah
Tarikh
Masuk Bank
T.T
(DKS 010)
Lampiran 6-3
Tarikh
Perihal
Nombor
Baucar
Nombor
Cek
BUKU TUNAI
Kertas
Ujian
RM
Ko-kurikulum
RM
RM
RM
Skim
Sukan Tahunan
Perlindungan
Sekolah
Diri
RM
MSSM
PERUNTUKAN
Bagi Bulan Tahun ..
Kumpulan Wang SUWA
RM
Kantin
RM
Lain-lain
Caj/Sewaan
RM
Sumbangan
RM
Pelbagai
RM
Jumlah
Bayaran
T.T
(DKS 010)
BAYARAN
Lampiran 6-4
Perihal
No.
Resit
Pejabat
Tarikh
TERIMAAN
BUKU TUNAI
Makanan
RM
Bantuan
Makanan
RM
LPBT/LPK
RM
RM
Pendaftaran
PERUNTUKAN
RM
Dobi
Bagi Bulan Tahun..
RM
Pelbagai
RM
Jumlah
Terimaan
RM
Jumlah
Tarikh
Masuk Bank
T.T
(DKS 011)
Lampiran 6-5
Tarikh
Perihal
No.
Baucar
No. Cek
BUKU TUNAI
Bantuan
Makanan
RM
LPBT/LPK
RM
RM
Makanan
RM
Pendaftaran
PERUNTUKAN
Bagi Bulan Tahun..
RM
Dobi
RM
Pelbagai
RM
Jumlah
Bayaran
T.T
BAYARAN
(DKS 011)
Lampiran 6-6
No.
Resit
Pejabat
Perihal
Tarikh
TERIMAAN
RM
Teras
RM
Wajib
RM
RM
Elektif I
RM
Elektif II
RM
Elektif III
RM
RM
Bimbingan
Kaunseling
RM
Pusat
Sumber
Sekolah
6
PERUNTUKAN
LPBT
Panduan mengisi :
1. Bulan kewangan
2. Tahun kewangan
3. Tarikh urusniaga
4. Nama Pembayar
5. No. Resit Pejabat
6. Peruntukan yang dikenakan
7. Jumlah terimaan (rujuk resit)
8. Amaun yang dimasukkan ke bank (berdasarkan slip masuk bank)
9. Tarikh masuk bank
10. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah
Tambahan/
Bahasa
Asing
2
1
Bagi Bulan Tahun..
BUKU TUNAI
RM
Pra
Sekolah
RM
Pendidikan
Khas
Integrasi
RM
Biasiswa
RM
Bantuan
Persekolahan
Lain
RM
Pelbagai
RM
Jumlah
Terimaan
RM
Jumlah
10
Tarikh T.T
Masuk
Masuk Bank
(DKS 009)
Lampiran 6-1A
No.
Baucar
Perihal
Tarikh
No.
Cek
Teras
Panduan mengisi :
1. Bulan kewangan
2. Tahun kewangan
3. Tarikh baucar
4. Nama Pembekal/penerima cek
5. No. Baucar
6. No. cek
7. Peruntukan yang dikenakan
8. Jumlah bayaran (rujuk baucar)
9. Tandatangan Pengurus Sekolah
Elektif
Bimbingan
Elektif Elektif LPBT
Kaunseling
Pusat
Sumber
Sekolah
PERUNTUKAN
Pra
Sekolah
2
1
Bagi Bulan Tahun ..
Tambahan/
Wajib T.Bahasa
Asing
BUKU TUNAI
Peperiksaan
Kerajaan
Pendidikan
Khas
Integrasi
Biasiswa
Pelbagai
Jumlah
Bayaran
T.T
Bayaran
DKS 009
Lampiran 6-2A
Tarikh
Perihal
SUBSIDIARI: .
PERUNTUKAN : ..
JENIS KUMPULAN WANG : .
No. Br /
No. Resit
RM
Terimaan
BAGI TAHUN .
AKAUN SUBSIDIARI
Jumlah
Terimaan
Sehingga
Tarikh
RM
RM
Bayaran
Jumlah
Bayaran
Sehingga
Tarikh
RM
RM
Baki
T.T
(DKS007)
Lampiran 6-7
Perihal
RM
Terimaan
Panduan mengisi :
1. Tahun kewangan
3. Peruntukan yang dikenakan (rujuk Buku Tunai)
4. Akaun Subsidiari yang dikenakan
5. Tarikh urusniaga
6. Nama pembayar/penerima cek
7. No. Resit Rasmi Pejabat/ No. Baucar
8. Amaun yang diterima(berdasarkan Resit Rasmi Pejabat)
9. Jumlah terimaan terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir
10. Amaun yang dibayar (berdasarkan Baucar Bayaran)
11. Jumlah bayaran terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir
12. Baki Akaun Subsidiari
13. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah.
No. Br /
No. Resit
7
2
JENIS KUMPULAN WANG : .
3
PERUNTUKAN : ..
4
SUBSIDIARI: .
Tarikh
Jumlah
Terimaan
Sehingga
Tarikh
RM
BAGI TAHUN .
AKAUN SUBSIDIARI
RM
Bayaran
10
Jumlah
Bayaran
Sehingga
Tarikh
RM
RM
Baki
12
T.T
13
(DKS007)
Lampiran 6-7A
Lampiran 6-8
Rujukan :
Bertarikh :
( AK 52)
KUASA TETAP
Kepada Bank :
............................................................................
Alamat Bank :
.........................................................................
Tarikh :..........................................
.........................................................................
(1)
Nama Akaun Bank :
.......................................................................................
(2)
Jenis Kumpulan Wang :
(Kerajaan, SUWA dan Asrama)
(3)
Nombor Akaun :
(4)
Kebenaran diberi kepada :-
.......................................................................................
Nama Penuh
Jawatan
Contoh Tandatangan
(a)
(b)
(c)
(d)
Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :i)
Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.
ii)
Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas
iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)
Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas
iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)
Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.
iii)
iv)
(5)
Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :

Nama Penuh
Jawatan
Contoh Tandatangan
(a)
(b)
Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.
(6)
Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan
cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran
pada atau selepas tarikh ini.
(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)
Pegawai Yang Mengesahkan :

Tandatangan :
Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab
Disokong :
...........................................................
Jawatan:
Nama Pengurus Sekolah :...........................................................

Cop Rasmi Sekolah :
...........................................................
Pegawai Yang Meluluskan :
..
Tandatangan :
Nama :
(..)
Jawatan Rasmi:
(.................)
Tarikh : (.....)
Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja
2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun
Lampiran 6-9
Sekolah :
Penyata Penyesuaian Bank Pada ...
1. Nama Bank
2. No. Akaun
RM
Baki seperti di Penyata Bank pada
RM
XXX
CAMPUR :
1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a)
Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank :

Tarikh
No. Resit
Amaun
XXX
XXX
2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai

a)
Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai
No. Cek
Tarikh
Amaun
XXX
XXX
b)
Caj perkhidmatan, caj bank
XXX
XXX
XXX
TOLAK :
1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a)
Cek-cek yang belum ditunaikan

Tarikh
Nama
Penerima
No. Cek
Peruntukan
Amaun
XXX
XXX
2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :

a)
Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh
No. Rujukan
Amaun
XXX
XXX
b)
Faedah bank
Baki seperti di Buku Tunai pada .....
XXX
......
Disediakan oleh
.......................................................
Tandatangan Penyedia
Tarikh..
(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)
.....
......
.......
.......
......
XXX
XXX
Disahkan Oleh
..........................................
Tandatangan Pengesah
Tarikh..
Bab 7
7.1
PANJAR WANG RUNCIT
PENDAHULUAN
7.1.1
Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan
AP 3(e)
Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan

perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu
kepada butiran peruntukan.
7.1.2
Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan

Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.
Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau
sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh
dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.
7.1.3
PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan

wang yang diselenggarakan oleh sekolah.
7.2
PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

7.2.1
Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah
dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.
7.2.2
Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.
7.2.3
Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh
Ketua PTJ adalah seperti berikut:(a) Sekolah Menengah - RM 700.00; dan
(b) Sekolah Rendah - RM 500.00.
87
SPK
Bil 2/03
Bab 7
7.3
PANJAR WANG RUNCIT
PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT

7.3.1
Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan
menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan
kelulusan PWR terdahulu.
7.3.2
Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.
7.4
TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT

7.4.1
Buku Tunai Panjar Wang Runcit

Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai
PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku
Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian
Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.
7.4.2
Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR

Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di
bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:(a) Tarikh cek ditunaikan.
(b) Permulaan PWR/Rekupmen PWR
(c) Nombor baucar
(d) Nombor cek
(e) Amaun
88
Bab 7
7.4.3
PANJAR WANG RUNCIT
Pembayaran PWR
(a) Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi
sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat
dibuat.
(b) Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada
PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya
dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah.
(c) Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar
kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah
disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh
Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh
Pengurus Sekolah.
Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.
Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran
7-3A.
(d) Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku
Tunai PWR seperti berikut:-
Bil
Perkara
Penjelasan
i.
Tarikh
Tarikh bayaran dibuat
ii.
Perihal
Nama pegawai yang menuntut
iii.
No. Baucar
Kecil
Nombor siri baucar kecil
iv
Peruntukan
Amaun mengikut jenis peruntukan
Jumlah
Jumlah Baucar Kecil
vi
Amaun
Rekupmen
Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan

Kerajaan/SUWA/Asrama
vii
Jumlah
Besar
Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan

jumlah kelulusan permulaan PWR)
89
Bab 7
PANJAR WANG RUNCIT
Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur

pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh
pengisian di Lampiran 7-4A.
7.4.4
Rekupmen
(a) Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah
dibelanjakan.
(b)
Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses

rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan.
Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan.
(c) Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran

peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan
melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen
perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi
setiap kumpulan wang.
(d) Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong
dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen
sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara
berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.
(e) Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai
PWR direkod seperti di para 7.4.2.
7.5
TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PADA

AKHIR TAHUN
7.5.1
Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun
serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan
semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR
yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam
90
Bab 7
PANJAR WANG RUNCIT
Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan

wang yang berkenaan.
7.5.2
Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di

Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan
kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.
Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A.
7.6
PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT

7.6.1
Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua

PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6.
7.6.2
Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil

tindakan seperti berikut:
(a)
mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan Pengurus

Sekolah;
(b)
merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan kumpulan

wang yang diluluskan;
(c)
memasukkan amaun ke dalam bank mengikut kumpulan wang

yang berkaitan; dan
(d)
resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan penutupan PWR

dan difailkan.
91
Lampiran 7-1
PERMOHONAN PENGENDALIAN
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH
Rujukan :
Tarikh :
Ketua PTJ
Tuan,
PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT
Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar
Wang Runcit sejumlah RM daripada peruntukan
untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang
berharga kurang daripada RM100.00.
2.
(i)
(ii)
(iii)
(iv)
(v)
(vi)
Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :Setem, telefon, telegram
Minyak mesin rumput
Tambang untuk murid ke sekolah
Alat tulis
Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip,
mesin pendua dan mesin potong rumput)
Lain-lain
.
.
.
.....
...
...
------------------------------
JUMLAH
=================
3.
Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yang
berkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.
BERKHIDMAT UNTUK NEGARA
Saya yang menurut perintah,
(Tandatangan Pengetua/Guru Besar)

(Cop Rasmi Sekolah)
131
Lampiran 7-1A
PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA

PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.
Ketua PTJ
Tuan,
PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT
Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.
2.
Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana Panjar
Wang
Runcit
sebanyak
RM
daripada
peruntukan
menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM
yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan
.. bertarikh .
3. Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan
senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan.
Bil.
Tarikh
No. Baucar
Jumlah
Rekupmen
(RM)
Baki Dalam
Tangan
(RM)
No. Cek
4.
Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan
baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu.
5.
Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.


(Tandatangan Pengurus Sekolah)
No.
Baucar
Jumlah Besar
Perihal
No.
Cek
Jumlah
(RM)
Nota * Lajur perlu diisi oleh pihak sekolah
Tarikh
TERIMAAN
Jumlah Bayaran
Baki
Jumlah Besar
Tarikh
Perihal
No. Br.
Kecil
BAYARAN
BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
*
Jumlah
(RM)
Kerajaan
SUWA
Asrama
Amaun rekupmen
daripada Kumpulan Wang (RM)
Lampiran 7-2
K035/12
S030/12
No.
Baucar
Jumlah Besar
Baki b/h
Rekupmen
Rekupmen
Perihal
Nota * Lajur perlu diisi oleh sekolah
16/07/12
17/07/12
17/07/12
Tarikh
TERIMAAN
123456
654321
No.
Cek
500.00
10.00
350.00
140.00
Jumlah
(RM)
Encik A
Encik B
Encik C
Encik D
Encik E
Encik F
Encik G
Jumlah Besar
Baki
Jumlah Bayaran
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
Tarikh
Perihal
PWR 21/12
PWR 22/12
PWR 23/12
PWR 24/12
PWR 25/12
PWR 26/12
PWR 27/12
No.
Br. Kecil
50.00
50.00
Teras
BAYARAN
30.00
30.00
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
*
Wajib
BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
170.00
328.00
125.00
65.00
138.00
KW
SUWA
.
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
500.00
2.00
498.00
50.00
40.00
50.00
30.00
KW Kerajaan
368.00
40.00
125.00
65.00
138.00
50.00
30.00
138.00
50.00
40.00
125.00
65.00
Jumlah
Besar (RM)
Disahkan oleh:
50.00
50.00
*
Pelbagai
Disediakan oleh:
*
LPBT
Lampiran 7 - 2A
KW Asrama
Amaun Rekupmen
No. Baucar :
Lampiran 7-3
Sekolah : ........................................................................
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahagian A
Bayar kepada :
.............................................................................
No. Baucar Kecil
.............................................................................
...........................
Tarikh Bekalan /
Perkhidmatan
Peruntukan
Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Jumlah
RM
Jumlah
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan
betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................
.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.
Tarikh : ........................................
Tandatangan
Pengetua/Guru Besar : ..............................................
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahagian B
Perakuan Penerima
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................
(RM .............................................)
Tarikh : ...................................
Tandatangan Penerima : .........................................

(Nama Penuh : ........................................................)
Lampiran 7-3A
SK Sri Lanang
Sekolah : ........................................................................
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahagian A
Bayar kepada :
En. Ismail b Sabri

.............................................................................
No. Baucar Kecil

PWR 001/11
...........................
.............................................................................
Tarikh Bekalan /
Perkhidmatan
12.07.2011
Peruntukan
Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Jumlah
RM
Sivik Kewarganegaraan
70.00
Pembelian Poster Kemerdekaan
Jumlah
70.00
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan

tujuh puluh
betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................
70.00
.............................................. (RM ...................................................)
adalah betul.
16.07.2011
Tarikh : ........................................
Tandatangan
Ibrahim
Pengetua/Guru Besar : ..............................................
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahagian B
Perakuan Penerima
tujuh puluh
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................
70.00
(RM .............................................)
16.07.2011
Tarikh : ...................................
Ismail
Tandatangan Penerima : .........................................
Ismail b Sabri
(Nama Penuh : ........................................................)
Nota *
**
Jumlah Besar
Tarikh
No.
Br. Kecil
Salinan Asal untuk dikepilkan bersama baucar rekupmen

Salinan Pejabat perlu dikepilkan di dalam buku PWR
Lajur perlu diisi oleh sekolah

Lampiran ini perlu disediakan dalam dua (2) salinan (salinan Asal dan Pejabat)
Perihal
BAYARAN PELBAGAI
*
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Disediakan oleh:
LAMPIRAN KEPADA LAJUR PELBAGAI BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Jumlah
Besar (RM)
Lampiran 7 - 4
KW
SUWA
Disahkan oleh:
KW
Kerajaan
KW
Asrama
Amaun Rekupmen
No. Baucar :
Nota *
**
Jumlah Besar
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
18/07/2012
Tarikh
PWR 23/12
PWR 25/12
PWR 26/12
PWR 27/12
No.
Br. Kecil
138.00
40.00
125.00
65.00
*
*
*
*
*
Sumbangan
Sewa
Pusat
Faedah
Kantin
Sumber
Bank
138.00
40.00
125.00
65.00
Salinan Asal untuk dikepilkan bersama baucar rekupmen

Salinan Pejabat perlu dikepilkan di dalam buku PWR
Lajur perlu diisi oleh sekolah

Lampiran ini perlu disediakan dalam dua (2) salinan (salinan Asal dan Pejabat)
Encik C
Encik E
Encik F
Encik G
Perihal
BAYARAN PELBAGAI
*
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
Disediakan oleh:
LAMPIRAN KEPADA LAJUR PELBAGAI BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
Nama:
Jawatan:
Tarikh:
368.00
138.00
40.00
125.00
65.00
Jumlah
Besar (RM)
Lampiran 7 - 4A
328.00
125.00
65.00
138.00
KW
SUWA
Disahkan oleh:
40.00
40.00
KW
Kerajaan
KW
Asrama
Amaun Rekupmen
No. Baucar :
Lampiran 7-5
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT
SEPERTI PADA 31 DISEMBER
RM
a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember
RM
XXXX
b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit

yang belum direkup mengikut
jenis kumpulan wang:-
XXXX
Kumpulan Wang SUWA
XXXX
XXXX
Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember..

(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
XXXX
XXXX
Disediakan oleh,
Disahkan oleh,
Tandatangan
Nama :
Jawatan:
Tarikh:
Tandatangan
Pengetua/Guru Besar
Cop Sekolah
Tarikh:
Lampiran 7-5A
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT
2010
SEPERTI PADA 31 DISEMBER
RM
2010
a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember
RM
300.00
b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit

yang belum direkup mengikut
jenis kumpulan wang:-
Kumpulan Wang SUWA
2010
Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember..
(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
Disediakan oleh,
Idayu
Tandatangan
Nama : Nurul Idayu bt Husin
Jawatan: Pembantu Tadbir
31.12.2010
Tarikh:
300.00
Disahkan oleh,
Ramlah
Tandatangan
Pengetua/Guru Besar
Cop Sekolah
Tarikh: 31.12.2010
Lampiran 7-6
PERMOHONAN PENUTUPAN
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.
Ketua PTJ
Tuan,
PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT
Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.
2.
Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcit
sedia ada sebanyak RM yang telah diluluskan oleh pihak tuan
seperti
surat
rujukan
tuan
..
bertarikh
.
2.
Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar
rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat
kelulusan terdahulu.
3.
Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.

..
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
BAB 7 - PANJAR WANG RUNCIT

TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
1.
Sedia surat permohonan

kelulusan
pengendalian
PWR.
Sedia surat permohonan

kelulusan pengendalian PWR
Hantar surat permohonan

kepada Ketua PTJ masingmasing.
Hantar surat permohonan

kepada Ketua PTJ
Tidak
Lulus?
Ya
2.
3.
Sedia baucar bayaran untuk

mengeluarkan
wang
pendahuluan
PWR
dan
rekod dalam Buku Tunai
Sedia Cek atas nama
jawatan Pengetua Sekolah
atau Guru Besar Sekolah
dan
rekod
dalam
BukuTunai.
Cek tersebut hendaklah
dibatalkan palang dengan
mencatat nama, nombor
Kad Pengenalan pembawa
cek serta disahkan oleh
salah seorang pegawai
pengesah yang dinyatakan
di perenggan 4 borang
Kuasa Tetap (AK52) di
belakang cek tersebut.
4.
Tunaikan cek dan simpan

wang tunai dalam Peti Wang
Tunai (cash box)
5.
Rekod wang pendahuluan

PWR dalam Buku Tunai
PWR di sebelah Terimaan.
Sedia Baucar Bayaran

Rekod Buku
Tunai
Sedia Cek
Tunaikan Cek dan simpan

wang tunai
Rekod Dalam Buku Tunai

PWR
Tamat
Bab 8
8.1
PENYEDIAAN
TAHUNAN
PENYATA
KEWANGAN
PENDAHULUAN
8.1.1
Penyata
Kewangan
Tahunan
Sekolah
adalah
penyata
yang
menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada

31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang
yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan
(Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996.
8.1.2
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut:

(a) Kunci Kira-Kira;
(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(c) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(d) Nota Kepada Akaun; dan
(e) Penyata-penyata lain.
8.2
DOKUMEN-DOKUMEN
YANG
DIPERLUKAN
UNTUK
MENYEDIAKAN
PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan
kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan
tahunan:
(a)
Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama
(b)
Buku Tunai Panjar Wang Runcit
(c)
Rekod Akaun Subsidiari
(d)
Daftar Bil
(e)
Daftar Penghuni Asrama
(f)
Jadual Kedatangan Pelajar
(g)
Senarai Akaun Belum Terima
(h)
Senarai Akaun Belum Bayar
(i)
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang telah

diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan (kecuali
sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama).
(j)
Penyata Penyesuaian Bank
104
Bab 8
8.3
PENYEDIAAN
TAHUNAN
PENYATA
KEWANGAN
FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan
adalah seperti berikut :
8.4
(a)
Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1)
(b)
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2)
(c)
Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3)
(d)
Nota Kepada Akaun
(e)
Penyata lain yang berkaitan (jika ada)
PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

8.4.1
Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah

diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam
tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang
yang ada dalam bank pada akhir tahun.
8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran

daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank
pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah
bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.
Baki wang di bank pada 31
Disember
8.5
Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah

terimaan jumlah bayaran
PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

8.5.1
Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya

diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada
tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan
lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.
105
Bab 8
8.5.2
PENYEDIAAN
TAHUNAN
PENYATA
KEWANGAN
Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:(a) penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi masih
belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum Terima); dan
(b) semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar tetapi
masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum Bayar) .
8.5.3
Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan

sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember.
8.6
KUNCI KIRA-KIRA
Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah
sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan
Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan
Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor.
8.6.1 Aset
(a) Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah sekolah.
Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan aktiviti
sekolah pada masa hadapan.
(b) Perkara yang diambil kira sebagai aset adalah:(i) Wang Tunai Dalam Tangan
Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan
belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki
PWR.
106
Bab 8
PENYEDIAAN
TAHUNAN
PENYATA
KEWANGAN
(ii) Wang Tunai Dalam Bank

Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai
pada 31 Disember.
(iii) Deposit Dibayar
Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah
tercapai.
(iv) Bayaran Terdahulu
Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun
kewangan semasa.
(v) Akaun Belum Terima
Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima
sehingga berakhir tahun kewangan semasa.
8.6.2
Liabiliti
(a) Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini wujud
kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima/disempurnakan
tetapi bayarannya belum dijelaskan.
(b) Perkara berikut diambil kira sebagai liabiliti:(i) Deposit Diterima
Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu
maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
107
Bab 8
PENYEDIAAN
TAHUNAN
PENYATA
KEWANGAN
dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah

tercapai.
(ii) Terimaan Terdahulu
Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun
kewangan semasa.
(iii) Akaun Belum Bayar
Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum
dijelaskan
oleh
pihak
sekolah
sehingga
berakhir
tahun
kewangan semasa.
8.6.3
Kumpulan Wang Terkumpul

Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah
perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap
peruntukan.
Kumpulan Wang Terkumpul
8.7
Baki awal + Pendapatan semasa

Perbelanjaan semasa
NOTA KEPADA AKAUN

8.7.1
Nota Kepada Akaun mengandungi maklumat berikut:(a) Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai
(b) Penerangan mengenai akaun yang diselenggara
(i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira
dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.
108
Bab 8
PENYEDIAAN
TAHUNAN
PENYATA
KEWANGAN
(ii) Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah.
(iii) Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira seperti
Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran Terdahulu,
Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan Terdahulu.
(iv) Memberi
maklumat
terperinci
mengenai
sesuatu
butiran
peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan

seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas Integrasi dan
Pelbagai.
8.8
PENYATA LAIN
Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:-
8.9
(a)
Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan
(b)
Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember.
PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan
kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan
tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31
Mac tahun berikutnya.
Walau
bagaimanapun,
sekolah
dikehendaki
mengemukakan
Penyata
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua

PTJ.
109
Pekeliling
SPK
Bil
4/1988
Lampiran 8-1
Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran
SEKOLAH..
PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER.
(Kumpulan Wang..)
Nota
BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI
PENERIMAAN
JUMLAH PENERIMAAN
Tolak :
PEMBAYARAN
JUMLAH PEMBAYARAN
BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER
20xx
RM
20xx
RM
Lampiran 8-2
Format Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan
SEKOLAH..
PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER
(Kumpulan Wang..)
Nota
PENDAPATAN
JUMLAH PENDAPATAN
Tolak :
PERBELANJAAN
JUMLAH PERBELANJAAN
LEBIHAN/(KURANGAN)
PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN
20xx
RM
20xx
RM
Lampiran 8-3
Format Kunci Kira-kira
Sekolah .
KUNCI KIRA-KIRA
PADA 31 DISEMBER
(Kumpulan Wang )
Nota
ASET
Akaun Belum Terima
Bayaran Terdahulu
Deposit Dibayar
Baki wang di bank
Wang Dalam Tangan
JUMLAH ASET
Tolak :
LIABILITI
Akaun Belum Bayar
Deposit Diterima
Terimaan Terdahulu
JUMLAH LIABILITI
ASET/(LIABILITI) BERSIH
Dibiayai Oleh:
KUMPULAN WANG TERKUMPUL
BAKI PADA 1 JANUARI
Pelarasan
Lebihan/(Kurangan) Pendapatan
Atas Perbelanjaan
BAKI PADA 31 DISEMBER
20xx
RM
20xx
RM
Bab 9
9.1
AKAUN BELUM BAYAR
PENDAHULUAN
Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar
tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Ia
hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan.
9.2
PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM BAYAR (ABB)
(a)
Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke atas

pembelian/perolehan yang telah dibuat.
(b)
Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat perolehan

tanpa perancangan.
(c)
Pembekal tidak dapat dikesan.
(d)
Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti.
(e)
Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada tahun

kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim pinjaman
buku teks, Insuran dan Biasiswa.
(f)
9.3
Daftar Bil tidak dikemaskini.
DAFTAR ABB
Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan
hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.
113
Bab 9
9.4
AKAUN BELUM BAYAR
KELULUSAN KETUA PTJ

Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan
hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran.
9.5
LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB

(a)
Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan segera dan

menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh diterima.
(b)
Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan kadar

segera dalam tahun kewangan semasa.
(c)
Mengelakkan pembelian pada akhir tahun.
(d)
Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan tiada bil

yang belum dijelaskan.
(e)
Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tempoh.
(f)
Menghubungi
Suruhanjaya
Syarikat
Malaysia
(SSM)/Jabatan
Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan pembekal.
9.6
SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB

Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat
berikut:
(a)
Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun.
(b)
Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada penerima tetapi

gagal.
(c)
Tiada unsur-unsur penyelewengan.
114
AP 130 (a)
Bab 9
9.7
AKAUN BELUM BAYAR
PERMOHONAN PELARASAN ABB

9.7.1
Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM.
9.7.2
Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan

Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh
pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada
Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun,
KPM iaitu:
9.7.3
(a)
salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan
(b)
satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ.
Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan

Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah
diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau
bukti pos.
12.8
TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB

9.8.1
Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:(a) Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan Dan
Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.
(b) Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira.
9.8.2
Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus

Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan
boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut.
Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.
115
Bab 9
9.8.3
AKAUN BELUM BAYAR
Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas:

(a) tuntutan bayaran ABB dijelaskan.
(b) kelulusan pelarasan ABB diperolehi.
116
BIL
NAMA
PEMBEKAL/INDIVIDU
TARIKH
NOMBOR
INVOIS/BIL/BAUCAR
AMAUN
(RM)
PERUNTUKAN
JENIS KUMPULAN WANG : ..
CEK
NO.RUJUKAN
KELULUSAN HAPUSKIRA
TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR TARIKH
BAUCAR
MAKLUMAT BAYARAN
DAFTAR AKAUN BELUM BAYAR (ABB)
CATATAN
Lampiran 9-1
Lampiran 9-2
PERMOHONAN PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR
(1)
Nama dan alamat pemiutang:

.............................................................................................................................
(2)
Maklumat Perbelanjaan:
Peruntukan/Subsidiari
(3)
Amaun (RM)
Tarikh Urusniaga
Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan (jika ruang

tidak mencukupi sila sertakan lampiran).
(4)
Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran:
(5)
Tandakan ( ) dokumen sokongan yang disertakan:Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini
Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang
Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan
Pendaftaran Negara (jika berkenaan)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan):
..
(6)
Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan tatatertib; jika
tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan)
(7)
Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar.
Tarikh:
...
Tandatangan dan cop
Pengetua/Guru Besar
118
Bab 10
10.1
AKAUN BELUM TERIMA
PENDAHULUAN
Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima
tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan
hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan.
10.2
PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM TERIMA (ABT)
Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT)
adalah seperti berikut:
(a)
Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip sehingga

berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran balik atas
kehilangan buku teks.
(b)
Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan semasa.

Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah.
10.3
DAFTAR ABT
Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah
didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1.
10.4
LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT

Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan
seperti berikut:(a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit
Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan
tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.
119
Bab 10
(b)
AKAUN BELUM TERIMA

Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/ sewaan kantin/
lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi
memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip.
(c)
Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan setiap

terimaan telah direkod.
(d)
Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut tarikh yang

telah ditetapkan.
(e)
Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya satu (1)

Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada penghutang
seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa Kedai Buku
Sekolah dan lain-lain penghutang.
(f)
Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa Kewangan

dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan.
10.5
TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA

10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah
dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2.
10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI

10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan
dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:(a) Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata Pendapatan
Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.
(b) Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira.
10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT
diperolehi.
120
BIL
NAMA PENGHUTANG
AMAUN
(RM)
JENIS TERIMAAN

TAHUN
KEWANGAN
MAKLUMAT TERIMAAN
RESIT
TARIKH
NOMBOR
DAFTAR AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
TARIKH
NO.RUJUKAN
KELULUSAN HAPUSKIRA
CATATAN
Lampiran 10-1
Lampiran 10-2
LAMPIRAN L
[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]
LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM

TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN
1. Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;
2. Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-mula
dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;
3. Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya
untuk didapatkan balik wang itu;
4. Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil
dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan.
Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam
undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;
5. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;
6. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;
7. Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi
sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;
8. Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika
tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;
9. Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan
sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam
jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.
(i)
(ii)
Pegawai Persekutuan
Jawatan Tetap
Tarikh :
...
Tandatangan Pengetua
/Guru Besar
Nama
:
Jawatan
:
Cop Sekolah :
122
Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal
Tarikh:
Tandatangan Pegawai Pengawal
( Ketua Setiausaha Kementerian )
Nama
Jawatan
Cop Jabatan :
123
Bab 11
11.1
PEROLEHAN
PENDAHULUAN
11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua
perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang
Sekolah.
Pengurus Sekolah hendaklah:(a) mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa;
(b) membuat perancangan perolehan dengan bijak;
(c) melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan
(d) membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan yang
hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan di
samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal
tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.
11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada
perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja.
11.2
JENIS-JENIS PEROLEHAN
Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut:
11.2.1 Perolehan bekalan
Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi
sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar,
perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.
124
Bab 11
PEROLEHAN
11.2.2 Perolehan perkhidmatan

Perkhidmatan
bermaksud
khidmat
tenaga
manusia
atau
kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu

kerja
tertentu.
Bidang
perkhidmatan
yang
dimaksudkan
adalah
perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan,

penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan
bangunan dan pengendalian makanan.
11.2.3 Perolehan kerja
Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, ia
juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
11.3
KAEDAH PEROLEHAN
Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut:
a)
Perolehan Melalui Kontrak Pusat
b)
Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
c)
Pembelian Terus
d)
Sebut Harga
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat

Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah
dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.
Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada
kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan
minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi
barangan berkenaan.
125
Bab 11
PEROLEHAN
Bekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,

pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga
yang
berpatutan
dan
berkualiti
tertakluk
kepada
nilai
bekalan/perkhidmatan tersebut.
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
(a)
Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel

hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan
syarikat panel pembekal yang dilantik.
(b)
Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut:

(i) Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau dalam
satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan perolehan
secara pembelian terus di kalangan mana-mana syarikat
panel pembekal yang dilantik;
(ii) Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00
setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah diuruskan melalui
kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel pembekal yang
dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal yang berjaya
hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga;
(iii) Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam satu
kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ;
(iv) Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang
bernilai
melebihi
RM50,000.00
selaras
dengan
Arahan
Perbendaharaan (AP)176.1; dan
126
Bab 11
PEROLEHAN
(v) Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya

perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling
sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira
aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang
berkaitan.
(c)
Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti
item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel.

(a) Bekalan dan Perkhidmatan
Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan
tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus
dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar
dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau
bukan bumiputera.
Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi
semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item.
(b) Kerja-kerja
Rujuk Jadual 11.3.4 (b) : Perolehan Kerja-kerja Kecil
127
SPP
12/2007
Bab 11
PEROLEHAN
11.3.4 Sebut Harga

Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan
(a) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
Had Nilai Perolehan
(i)
Cara
Sebut Harga
Melebihi
Pembekal
Perolehan
Lima (5) syarikat/pembekal
RM50,000.00 hingga
bertaraf
bumiputra
yang
RM100,000.00
berdaftar
setahun bagi setiap
Kementerian Kewangan.
dengan
jenis item.
(ii) Melebihi RM100,000 Sebut Harga

hingga
RM500,000
Lima (5) pembekal/syarikat

yang
setahun bagi setiap
berdaftar
dengan
Kementerian Kewangan.
jenis item.
(iii) Melebihi RM500,000 Tender

setahun.
(Peringkat
Kementerian)
Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
128
SPP
5/2009
AP
170.1
Bab 11
PEROLEHAN
(b) Perolehan Kerja-kerja Kecil
Had bagi setiap jenis
Cara
kerja
Perolehan
(i) tidak
melebihi Lantikan
RM20,000.
Terus
Pembekal
Kontraktor Kelas F yang

berdaftar
dengan
Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK)

di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.
(ii) RM20,000 hingga
RM100,000
Secara
Kontraktor
Kelas
pusingan/
daerah/daerah
di
terdekat
Perolehan kerja-kerja undian/Sebut
yang berdaftar dengan PKK
kecil/
di bawah kepala dan sub
pembaikan Harga
yang tidak mengubah

struktur
asal
SPP
2/2001
kepala yang berkaitan.
yang
berdasarkan
Jadual
Kadar
Harga
Kejuruteraan Awam.
(iii) RM20,000
hingga Sebut Harga
Kontraktor di daerah/daerah
RM200,000
terdekat
Perolehan kerja-kerja
dengan PKK dalam kelas,
kecil
kepala dan sub kepala yang
yang
mengubah
dan
yang
mempunyai
Kadar
tidak
struktur
yang
berdaftar
berkaitan.
tidak
Jadual
Kerja
Kejuruteraan Awam.
Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil
129
SPP
12/2007
Bab 11
PEROLEHAN
(c) Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan, ubah

suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta
kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk kepada
Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan
Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182.
11.4
TATACARA PEROLEHAN
11.4.1 PERANCANGAN
Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan
dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi
perkara-perkara berikut:
(a) perancangan
perolehan
dibincangkan
dalam
Mesyuarat
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun;

(b) peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira Bil/Pesanan
Sekolah yang belum dijelaskan.
11.4.2 PELAKSANAAN
(a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:(i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling
kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali
dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan
(PP)
dan
Surat
Pekeliling
Perbendaharaan
(SPP)
yang
berkuatkuasa;
130
Bab 11
PEROLEHAN
(ii) kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan melebihi
RM20,000 setahun bagi setiap jenis item;
(iii) permohonan
perolehan
bekalan/perkhidmatan
untuk
setiap
matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua Bidang/Panitia

masing-masing;
(iv) bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi yang
ditetapkan; dan
(v) bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam dokumen
berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis panduan yang
sedang berkuatkuasa.
(b) Sekiranya
peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi, pihak
sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ.
(c) Pengurus
Sekolah
bertanggungjawab
hendaklah
untuk
mengambil
memastikan
pembekal
tindakan
mengganti/
menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh

jaminan/penyelenggaraan berjadual.
11.5
PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH

(a) Permohonan
untuk
mendapatkan
bekalan
dan
perkhidmatan
termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah

menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1.
Nota minta
disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/
131
Bab 11
PEROLEHAN
Penyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus

Sekolah.
(b) Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan
Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih.
(c) Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak
perlu menggunakan
Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan bermasak dan RMT.

(d) Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku Pesanan
Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan menggunakan
baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya tanpa perlu
merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.
(e) Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani Pesanan
Sekolah.
(f) Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan.
Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua (merah
jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada pembekal.
Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila
bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan
pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran 11-5) pula ditinggalkan
dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan.
(g) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah yang
dikembalikan
telah
dilengkapkan
oleh
pembekal
di
ruangan
Perakuan Mengenai Mutu dengan tandatangan dan cop pembekal

beserta tarikh.
(h) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui
bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah diterima. Bekalan/
132
Bab 11
PEROLEHAN
perkhidmatan/kerja
yang
diterima
hendaklah
didaftarkan
dan
disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan

mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui
penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah
sebagai langkah kawalan dalaman.
(i) Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan melebihi
ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan boleh
digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah. Contoh
format adalah seperti Lampiran 11-6.
(j) Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus Sekolah
boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi
menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah diperaku ini
hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan
hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar
sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:
Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah
didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan
Sekolah tersebut dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan
pembayaran.
(k) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga Pesanan
Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan Sekolah dicop
TELAH BAYAR sebaik sahaja pembayaran dibuat.
133
Bab 11
PEROLEHAN
11.5.2 Sebut Harga

(Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga
SPP Bil. 5 Tahun 2009)
A. Pengurusan Sebut Harga
(a) Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000 hingga
RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang-kurangnya lima
(5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) /CIDB hendaklah
menggunakan borang Lampiran Q seperti di Lampiran 11-7.
(b) Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai bekalan
bagi mengelakkan pelawaan sebut harga.
(c) Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan pemberitahuan
sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam
sekolah masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga
kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.
(d) Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari
berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa
dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.
(e) Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada
melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
(f) Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan
senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor
yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.
134
Bab 11
PEROLEHAN
(g) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk
pengawalan.
(h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu
tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak
dibenarkan.
(i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut
harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran
teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri
bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai
tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.
(j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah
menyatakan:
(i)
Sekolah yang memanggil sebut harga;
(ii)
Tajuk sebut harga;
(iii)
Syarat kelayakan penyebut harga;
(iv)
Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran;
(v)
Tempat sebut harga perlu dihantar,
(vi)
Tarikh dan waktu tutup.
(k) Sebut
harga
hendaklah
diterima,
dibuka
dan
dijadualkan
sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195,

196 dan 197.
B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga
Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90
hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga
yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh
dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan
135
Bab 11
PEROLEHAN
tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah
dipelawa semula.
C. Penerimaan Sebut Harga
(a) Peti Tawaran
(i)
Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan

tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.
(ii)
Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang

berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara
berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah.
(iii)
Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga bagi

setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti
tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.
(iv)
Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan
pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi tawaran
yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu tutup,
sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke dalam
peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari
waktu
dan
tarikh
yang
ditetapkan
tidak
boleh
dipertimbangkan.
(b) Pembukaan Peti Tawaran
(i)
Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas

sebut harga ditutup.
136
SPP Bil
5/2009
Bab 11
PEROLEHAN
(ii)
Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus
Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah
terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang
mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi
sekolah
yang
tidak
mempunyai
Pengurusan dan Profesional,
pegawai
Kumpulan
sekolah boleh melantik
seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di

PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga.
D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(i)
Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan;
(ii)
Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut

harga;
(iii)
Menandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan

harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih
dalam tawaran sebut harga;
(iv)
Merekod
pada
borang
jadual
sebut
harga
dengan
mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga,

harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan
dan menandatangan borang tersebut;
137
Bab 11
PEROLEHAN
(v)
Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal

telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang
berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.
Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan
dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan
(vi)
Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua

dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.
(b) Penilaian Sebut Harga

(i)
Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan

dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut
Harga. Sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan
hendaklah disyorkan.
(ii)
Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka

masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan
perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu
dan sebagainya perlu diambil kira.
(iii)
Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada

Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang
seumpamanya hendaklah diperoleh.
(iv)
Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh

empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus
Setia.
138
Bab 11
PEROLEHAN
E. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas

Jawatankuasa
Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah
dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.
(1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan
Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat
oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal
(i)
Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang
pengerusi dan dua (2) orang ahli.
(ii)
Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan
berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.
Sekiranya
Sekolah
tidak
mempunyai
kemahiran
dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan

lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia,
Jabatan
Perkhidmatan
Haiwan,
MAMPU
dan
sebagainya.
(iii)
Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat

penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan
dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat
berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan,
pernyataan
pematuhan
(statement
of
compliance)
dan/atau penilaian fizikal.
139
Bab 11
PEROLEHAN
Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa
mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.
(iv)
Penilaian
teknikal
hendaklah
dilaksanakan
secara
bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah

tidak dibenarkan.
(b) Jawatankuasa Penilaian Harga

(i)
Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada

dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.
(ii)
Penilaian
harga
sesuatu
sebut
harga
hendaklah
mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,

kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran
terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.
Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga
dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah
dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing).
(iii)
Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan,

jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah
berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh
(total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga
barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,
jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.
140
Bab 11
PEROLEHAN
(iv)
Penilaian
harga
hendaklah
dilaksanakan
secara
bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah

tidak dibenarkan.
(c) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak
kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot,
ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis,
peralatan
pejabat
dan
sebagainya,
memadai
sekolah
menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.

(d) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan
dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat
belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan
kepada Jawatankuasa Penilaian.
(e) Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh semua ahli
Jawatankuasa.
2. Penilaian Sebut Harga Kerja

(a) Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1)
Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli Jawatankuasa
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.
(b) Penilaian
sebut
harga
hendaklah
dibuat
oleh
satu
Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga

(3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa
hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja
tersebut.
141
Bab 11
PEROLEHAN
(c) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam
tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga
diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.
(d) Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli
Jawatankuasa.
3. Asas Penilaian Sebut Harga
(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara
berikut:
(i)
Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang

dinyatakan dalam dokumen sebut harga.
(ii)
Keupayaan/kemampuan
penyebut
harga
seperti
pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak

semasa,
projek
yang
sedang
dilaksanakan/dalam
tangan.
(iii)
Analisa
harga
dengan
mengambil
kira
tempoh
siap/penghantaran.
(iv)
Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut

harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000
dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5%
daripada anggaran harga sekolah. Modal minimum
hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran
nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata
bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk
deposit tetap, baki nilai kemudahan
kredit
dan
nilai
kemudahan kredit
142
Bab 11
PEROLEHAN
tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut
harga daripada bank atau institusi kewangan.
F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga
1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia
Sebut
Harga,
kertas
taklimat
sebut
harga
hendaklah
disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :(a) Salinan borang/notis sebut harga;
(b) Salinan spesifikasi sebut harga;
(c) Jadual sebut harga;
(d) Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang
menjawab/tidak menjawab;
(e) Salinan
sijil
pendaftaran
dengan
Kementerian
Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;
(f) Laporan Penilaian Sebut Harga;
(g) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan
(h) Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang
disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.
G. Jawatankuasa Sebut Harga
1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga
(a) Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik
secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di Bawah
Arahan Perbendaharaan 11.
(b) Keahlian
jawatankuasa
hendaklah
terdiri
daripada
sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana
143
Bab 11
PEROLEHAN
seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan
Pengurusan dan Profesional.
(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah
dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun
sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli
Jawatankuasa
Sebut
Harga
pula
hendaklah
terdiri
daripada:
(i)
Sekolah Menengah Ahli Jawatankuasa terdiri

daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
kanan sekolah.
(ii)
Sekolah
Rendah
Ahli
Jawatankuasa
terdiri
daripada seorang pegawai kanan sekolah dan

seorang wakil JPN/PPD Kumpulan Pengurusan dan
Profesional.
(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat
mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.
Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah
bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian
dibuat.
(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai
Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana
Jawatankuasa Penilaian.
2. Pertimbangan Sebut Harga
(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut
harga
dan
memilih
sebut
harga
yang
paling
menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga
144
Bab 11
PEROLEHAN
hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi
peluang yang saksama.
(b) Jawatankuasa
Sebut
Harga
hendaklah
bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

Pertimbangan
sebut
harga
secara
edaran
tidak
dibenarkan.
(c) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh
pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas
pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.
(d) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat
suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau
melebihi
had
Lembaga
nilai
hendaklah
Perolehan Agensi
dikemukakan
yang
kepada
berkenaan
untuk
keputusan.
(e) Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati kriteria,
Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut harga.
3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
(a) Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,
pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan segera
kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.
(b) Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi
perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan
kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras
dengan AP 176.1(c).
145
Bab 11
PEROLEHAN
(c) Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal
tidak sesuai, memadai pesanan sekolah dikeluarkan.
Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah
disertakan bersama pesanan sekolah supaya kontraktor
jelas mengenai obligasinya.
(d) Keputusan
muktamad
Jawatankuasa
Sebut
Harga
hendaklah dipamerkan di papan kenyataan sekolah

dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga
tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin
selepas pesanan sekolah dikeluarkan.
11.5.3 Tender.
Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.
11.6
TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH

11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada
Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk
peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT
dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.
11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:
(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat
input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti
pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan
kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna
(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.
146
SPK
8/2010
Bab 11
PEROLEHAN
(b) Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -theshelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh : Sistem
Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori).
(c) Talian internet seperti talian streamyx dan talian broadband.
11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi

untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat
kelulusan Ketua PTJ.
11.7
PERMOHONAN PEROLEHAN ICT

Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan
mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.
11.8
PEROLEHAN HARTA MODAL

Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan
Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk
membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang
berkuatkuasa.
Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,
Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.
147
Lampiran 11-1
NOTA MINTA
Rujukan:
Tarikh : _________
Kepada : Pengetua/Guru Besar
Sekolah:____________________________________________________
Daripada :___________________________________________________________
Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ________
Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan
permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-
Bil
Perihal
Barang
Kuantiti
Peruntukan dikenakan
Harga/Unit Anggaran
Harga
Tarikh
Diperlukan
Catatan oleh
Pengetua/Guru
Besar
:.
Baki Peruntukan Semasa : RM..

Sekian, Terima kasih
Yang Benar
Permohonan di atas
Diluluskan/tidak diluluskan
T.T Pemohon
.
( Nama
)
T.T Pengetua/Guru Besar
( Nama
)
Tarikh:
Tarikh .
148
Tarikh
Jumlah
Naskah
TERIMAAN
Nombor Siri
Dari
Hingga
Oleh
(Nama dan Jawatan)
Tarikh
Jumlah
Naskah
KELUARAN
Nombor Siri
Dari
Hingga
Kepada
(Nama dan Jawatan)
......................................................................................
DAFTAR STOK BUKU PESANAN SEKOLAH
SEKOLAH :
Tanda
Baki
tangan
(Naskah)
Penerima
Catatan
Lampiran 11-2
(DKS 005)
PESANAN SEKOLAH
ASAL
Hendaklah dikembalikan dengan invois

tuan kepada
Pesanan ini akan dibatalkan jika barang

-barang tidak diterima sebelum tarikh
yang tersebut
No.
(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Nama Sekolah :
Kepada
Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
laksanakan kerja
untuk
pada atau sebelum
No.
Perihal
Kuantiti
Harga Seunit Dan

Diskaun
RM
Sen
Harga Bersih
RM
Sen
BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR

Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________
Jumlah
___________________________________________________
Jenis Peruntukan dikenakan :
Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan
Rujukan Nota Minta :
Tandatangan : ___________________
Jawatan
: ___________________
Tarikh
: ___________________
Rujukan Kontrak Perbendaharaan :
PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________
bertarikh
____________________
Tarikh ________________________
Tandatangan dan Cop Pembekal
___________________________
PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh : ___________________
Tandatangan penerima : _________________________
*Potong mana yang tidak berkenaan
Jawatan
: _________________________
(DKS 005)
PESANAN SEKOLAH
PENDUA
Hendaklah disimpan oleh Pembekal

yang tersebut
No.

Nama Sekolah :
Kepada
laksanakan kerja
untuk
pada atau sebelum
No.
Perihal
Kuantiti
Harga Seunit Dan

Diskaun
RM
Sen
Harga Bersih
RM
Sen

Jumlah
___________________________________________________
Tandatangan : ___________________
Jawatan
: ___________________
Tarikh
: ___________________
PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________
bertarikh
____________________
Tarikh ________________________
Tandatangan dan Cop Pembekal
___________________________
PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh : ___________________
Tandatangan penerima : _________________________
*Potong mana yang tidak berkenaan
Jawatan
: _________________________
(DKS 005)
PESANAN SEKOLAH
PENIGA
Ditinggalkan dalam Buku Pesanan

yang tersebut
No.

Nama Sekolah :
Kepada
laksanakan kerja
untuk
pada atau sebelum
No.
Perihal
Kuantiti
Harga Seunit Dan

Diskaun
RM
Sen
Harga Bersih
RM
Sen

Jumlah
___________________________________________________
Tandatangan : ___________________
Jawatan
: ___________________
Tarikh
: ___________________
Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima.
Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir dalam salinan peniga.
_____________________________
Pegawai yang menyediakan baucar
LAMPIRAN 11-6
PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)
Tarikh
: ..
No. Pesanan
: ..
Pembekal
No.
Perihal
Kuantiti
Harga Seunit
Dan Diskaun
RM
JUMLAH
Disahkan oleh,
..
(t.t Pengurus Sekolah)
Sen
Harga Bersih
RM
Sen
Lampiran 11-7
LAMPIRAN Q
(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)
Bila menjawab sila
nyatakan nombor ini
No. Sebut Harga..
(Kew. 284 - Pin. 5/94)

KERAJAAN MALAYSIA
NEGERI...............................................
SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN
Kepada (Nama Syarikat) ........................
...................................................................
Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh

Kementerian/Jabatan (Alamat lengkap)
..............................................................
No. Telefon : ..........................................
..............................................................
No. Pendaftaran dengan Kementerian

Kewangan ................................................
No. Telefon: ........................................
Kod Bidang Pendaftaran yang relevan

dengan pembelian ini .............................
Tarikh: ...............................................
1.
Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan

disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-
yang
1.1
Syarat Penyerahan/Penyempurnaan......................................................
1.2
Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki.................................
1.3
Arahan Pengiriman...................................................................................
1.4
Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan

bertanda No. Sebut Harga..............................................................
1.5
Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan

di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari .................................
hb. .........................................
1.6
Tempoh sah laku sebut harga hendaklah .........................................hari

selepas tarikh tutup.
Tarikh : ...................................
Tandatangan : .....................................
Nama Pegawai : .................................
Jawatan : .............................................
154
Bil.
Perihal bekalan/ perkhidmatan

dan Syarat-syarat Khas
Unit
Ukuran
Kuantiti/
Kelekapan
Untuk Diisi oleh Jabatan
Kadar
(RM)
Harga
(RM)
Untuk diisi oleh

Penyebut Harga
Tarikh Penyerahan/
Penyempurnaan ditawarkan
..............................................
Sila sertakan sesalinan
Sijil Pendaftaran dengan
Kementerian Kewangan
(i)
JUMLAH
_______
Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan
(ii) Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah...............................................

Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas
dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakluk kepada
syarat-syarat di atas dan di belakang ini.
Tandatangan
Penyebut Harga : ................................
Nama dan K/P : ..................................
Alamat Syarikat : .................................
...............................................................
Tarikh : ......................................................
Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang
155
SYARAT-SYARAT AM
Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan
ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syaratsyarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga.
1.
KEADAAN BARANG
Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.
2.
HARGA
Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos
tambahan yang berkaitan.
3.
SEBUT HARGA SEBAHAGIAN

Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian
bilangan item.
4.
BARANG SETARA
Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat
butir-butir penuh diberi.
5.
6.
7.
PENYETUJUAN
(i)
Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau
mana-mana sebut harga.
(ii)
Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang

berasingan.
PEMERIKSAAN
(i)
Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji

bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain
sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan
(ii)
Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau

pengujian apabila dikehendaki.
PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI

Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan yang
dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang
dinyatakan di dalam pelawaan ini.
8.
PENOLAKAN
(i)
Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang
telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;
156
9.
(ii)
Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang

yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri,
dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan
yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan
(iii)
Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak
Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi
obligasi kontrak.
PENGIKLANAN
Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga
boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan
tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan
Negeri terlebih dahulu.
10. TAFSIRAN
Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan
mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga
bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja
dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul
mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.
11. INSURANS
Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal
atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.
BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN
MALAYSIA
12. CUKAI
Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.
13. PEMBUNGKUSAN
(i)
Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja

bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
(ii)
Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan

yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.
14. PENGENALAN
Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri
tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.
BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA
15. CUKAI
157
Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsurunsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.
16. MATA WANG
Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).
17. PEMBUNGKUSAN
(i)
Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia

melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan
tidak membungkus;
(ii)
Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja

bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
(iii)
Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan

yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.
158
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
1.
Tentukan bekalan /
perkhidmatan yang hendak
diperolehi.
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir
2.
Tetapkan spesifikasi (kuantiti,

kualiti, dll).
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir
3.
Tentukan jenis bekalan yang

hendak diperolehi.
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir
Tentukan bekalan /
perkhidmatan yang
hendak diperolehi
Tetapkan spesifikasi
Ya
Peralatan Harta
Modal?
Peralatan Harta
Modal ICT?
Tidak
Ya
4.
5.
Dapatkan kelulusan perolehan

daripada pihak yang
berkenaan. (melibatkan
perolehan harta modal dan
harta modal ICT sahaja)
Terus kepada proses

seterusnya. (sekiranya
kelulusan diperolehi)
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir &
Pengurus
Sekolah
Dapatkan kelulusan
Pegawai Pengawal
Tidak
Dapatkan kelulusan
JPICT JPN
Ya
Lulus?
Tidak
Tamat
BAB 11 - PEROLEHAN
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
6.
Pastikan had nilai

bekalan/perkhidmatan yang
hendak diperolehi.
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir
Pastikan had nilai

perolehan
Ya
Amaun
RM20,000
7.
Mohon kelulusan daripada

Ketua PTJ bagi perolehan
melebih RM20,000
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir &
Pengurus
Sekolah
Mohon kelulusan
Ketua PTJ
Tidak
Ya
8.
Pinda perolehan dengan

mengulangi proses kedua atau
batalkan perolehan. (sekiranya
kelulusan tidak diperolehi)
Lulus?
Guru Panitia /
Pembantu
Tadbir
9.
Sediakan Pesanan Sekolah.

(sekiranya kelulusan
diperolehi)
Pembantu
Tadbir
10.
Tentukan samada item

bekalan/perkhidmatan dibawah
kontrak pusat atau tidak.
Pembantu
Tadbir
Tidak
Sediakan Pesanan
Sekolah
Kontrak Pusat?
Pinda/Batal perolehan
Ya
Tidak
11.
Keluarkan Pesanan Sekolah

kepada pembekal terpilih atau
pembekal yang telah
ditentukan dalam kontrak
pusat.
Pengurus
Sekolah
Pembelian melalui
kontrak pusat
Keluarkan Pesanan
Sekolah kepada
pembekal
BAB 11 - PEROLEHAN
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
12.
Semak bekalan/perkhidmatan
yang telah diterima.
Pegawai yang
memesan
13.
Kembalikan bekalan kepada

pembekal / minta pembekal
sempurnakan perkhidmatan.
(sekiranya bekalan tidak
mengikut spesifikasi)
Pegawai yang
memesan
Semak bekalan /
perkhidmatan yang
diterima
Mengikut
spesifikasi?
Ya
14.
Pastikan pembekal
menandatangan perakuan
mengenai mutu dalam ruang
salinan asal Pesanan Sekolah
yang dikembalikan.
Pegawai yang
memesan
15.
Sahkan pesanan yang diterima

dengan menandatangan pada
ruang perakuan terima barang.
Pegawai yang
memesan
16.
Daftar dan simpan barangbarang yang diterima

melainkan barang-barang
untuk kegunaan terus seperti
bahan mentah masakan
Pegawai yang
memesan
Pastikan pembekal
mengemukakan bil/invois
untuk tujuan bayaran.
Pegawai yang
memesan
17.
Pastikan pembekal
menandatangan
perakuan mutu
Sahkan pesanan yang

diterima
Daftar dan simpan

bekalan/aset
Pastikan pembekal
mengemukakan
bil/invois
Tamat
Tidak
Pembekal
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Mula
1.
Pamerkan pemberitahuan
sebut harga (Notis Sebut
Harga) di papan kenyataan
awam sekolah masing-masing.
Pengurus
Sekolah
Pamer Notis Sebut Harga
2.
Pelawa sebut harga kepada

penyebut harga yang telah
dikenal pasti.
Pengurus
Sekolah
Pelawa Sebut Harga
3.
Catat senarai edaran sebut

harga atau pembuat /
pembekal / kontraktor yang
telah mengambil sendiri
dokumen sebut harga di dalam
satu (1) daftar.
Urusetia Sebut
harga
Sediakan peti tawaran dengan

dilabelkan tajuk/rujukan sebut
harga, tarikh dan waktu
tawaran ditutup dan dikunci
dengan dua (2) kunci yang
berbeza dan anak kuncinya
hendaklah dipegang secara
berasingan oleh dua (2) orang
pegawai kanan sekolah
Urusetia Sebut
Harga
5.
Sediakan anggaran harga bagi

setiap sebut harga
Pengurus
Sekolah
6.
Masukkan anggaran harga ke

dalam peti tawaran sebelum
tarikh tutup sebut harga.
Urusetia Sebut
Harga
7.
Tutup peti tawaran pada tarikh

dan waktu yang ditetapkan.
Waktu sebut harga ditutup
hendaklah ditetapkan pada jam
12.00 tengah hari pada hari
bekerja.
Urusetia Sebut
Harga
4.
Catat senarai edaran sebut

harga
Sedia peti tawaran sebut

harga
Sedia anggaran harga
Masukkan anggaran harga

ke dalam peti tawaran sebut
harga
Tutup peti tawaran sebut

harga
BAB 11 - PEROLEHAN
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
Buka peti tawaran sebut

harga
8.
Buka peti tawaran secepat

mungkin pada tarikh dan waktu
yang ditetapkan.
Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
9.
Beri nombor kod untuk setiap

dokumen tawaran sebut harga
yang diterima.
Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
Beri nombor kod
Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
Tandatangan ringkas
10.
11.
12.
13.
Tandatangan ringkas pada

lembaran yang menyatakan
harga dan pada apa-apa
pindaan tulisan atau ditaip
bertindih dalam tawaran sebut
harga
Rekod nama penyebut harga,
kod penyebut harga, harga
yang ditawarkan, tempoh
siap/tempoh penyerahan
dalam borang jadual sebut
harga dan tandatangan borang
tersebut.
Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
Rekod maklumat dalam

Borang Jadual Sebut Harga
Asingkan sampul tawaran

harga dan tawaran teknikal.
Bagi sebut harga kerja,
tawaran dikemukakan dalam
satu (1) sampul surat berlakri
sahaja.
Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
Asing sampul tawaran

harga dan tawaran teknikal.
Sahkan penyebut harga telah

mengemukakan semua
dokumen yang diperlukan
seperti dalam Senarai
Semakan.
Jawatankuasa
Pembuka Sebut
Harga
Sahkan dokumen yang

dikemukakan oleh penyebut
harga.
BAB 11 - PEROLEHAN
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
14.
Buat penilaian harga dan

teknikal ke atas semua sebut
harga yang diterima.
15.
Sedia dan tandatangan

laporan penilaian harga dan
teknikal.
Ahli
Jawatankuasa
Penilaian Sebut
Harga
Ahli
Jawatankuasa
Penilaian Sebut
Harga
Buat penilaian sebut harga
Kerja
Bekalan /
perkhidmat
Bekalan
/perkhidmatan atau
kerja?
Sedia dan
tandatangan laporan
penilaian sebut harga
Sedia dan tandatangan

laporan penilaian harga
dan teknikal
Sedia dan tandatangan kertas

taklimat sebut harga setelah
laporan penilaian sebut harga
diterima.
Urusetia Sebut
Harga
17.
Adakan mesyuarat bagi

menimbang sebut harga yang
dikemukakan oleh penyebut
harga.
Jawatankuasa
Sebut Harga
Adakan mesyuarat
pemilihan
18.
Pilih sebut harga yang paling

menguntungkan sekolah.
Jawatankuasa
Sebut Harga
Pilih sebut harga paling

menguntungkan
19.
Catat perbincangan dan

keputusan Jawatankuasa
Sebut Harga dalam minit dan
ditandatangani. Asas-asas
pemilihan sebut harga
hendaklah dicatatkan dengan
jelas
Jawatankuasa
Sebut Harga
16.
Sedia kertas taklimat sebut

harga
Catat dan tandatangan minit

mesyuarat
BAB 11 - PEROLEHAN
Bil.
Tindakan
Tanggungjawab
Carta Aliran
20.
Keluarkan Pesanan Sekolah

kepada penyebut harga terpilih
Pengurus
Sekolah
Keluarkan Pesanan
Sekolah kepada
pembekal
21.
Semak bekalan/perkhidmatan
yang telah diterima.
Pegawai yang
memesan
Semak bekalan /
perkhidmatan yang
diterima
22.
Kembalikan bekalan kepada

pembekal / minta pembekal
sempurnakan perkhidmatan.
(sekiranya bekalan tidak
mengikut spesifikasi)
Pegawai yang
memesan
Pastikan pembekal
menandatangan perakuan
mengenai mutu dalam ruang
salinan asal Pesanan Sekolah
yang dikembalikan.
Pegawai yang
memesan
24.
Sahkan pesanan yang diterima

dengan menandatangan pada
ruang perakuan terima barang.
Pegawai yang
memesan
25.
Daftar dan simpan barangbarang yang diterima

melainkan barang-barang
untuk kegunaan terus seperti
bahan mentah masakan
Pegawai yang
memesan
Pastikan pembekal
mengemukakan bil/invois
untuk tujuan bayaran.
Pegawai yang
memesan
Mengikut
spesifikasi?
Ya
23.
26.
Pastikan pembekal
menandatangan
perakuan mutu
Sahkan pesanan yang

diterima
Daftar dan simpan

bekalan/aset
Pastikan pembekal
menngemukakan
bil/invois
Tamat
Tidak
Pembekal
Bab12
12.1
PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
PENDAHULUAN
Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana ia adalah
aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah
memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
12.2
DEFINISI
12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah
kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi
melalui proses perundangan.
12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke
satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
12.3
JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah
untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.
12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali
dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.
Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:
166
Bab12
PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
(a) Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan

(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset
(c) Laporan Tindakan Pelupusan
(d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan
(e) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.
12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai
yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan
seterusnya kepada Kementerian:
(a) Seorang Pegawai Aset
(b) Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa
(c) Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)
12.4
PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.
167
Bab13
13.1
PENGURUSAN STOR
PENDAHULUAN
Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan
pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah
teratur dan selamat.
13.2
DEFINISI
13.2.1 STOR
Stor
ialah
tempat
bagi
melaksanakan
penerimaan,
perekodan,
penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

13.2.2 STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk
tujuan
operasi
atau
penyelenggaraan
termasuk
bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,

dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.
13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS)
Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap
satunya
bernilai
rendah
dan
tidak
ekonomik
untuk
dikesan
penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat

adalah :(a) alat tulis cth: kertas, pen, pensil
(b) peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki
(c) peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar
(d) alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,
(e) testpen, sudu, garpu
(f) buku rujukan guru
168
Pekeliling
Perkhidmatan
Bil 5/2007
Bab13
PENGURUSAN STOR
13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK

Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan
yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan
pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,
kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah
diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.
13.3
KATEGORI STOR SEKOLAH
Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal
barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan
operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.
13.4
PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.
169
Bab 14
14.1
PENDAHULUAN
14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang diperuntuk
dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung keperluan
pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau
bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama serta
membiayai persekolahan murid.
14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:
(a)
Bantuan Persekolahan berdasarkan Per Kapita Murid adalah

wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada
sekolah yang mana penerima manfaatnya merupakan semua
murid warganegara Malaysia yang bersekolah di Sekolah
Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan.
Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran
dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan
makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya
Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan
Makanan Prasekolah.
(b)
Bantuan Persekolahan berdasarkan kriteria/kelayakan ibu

bapa/penjaga adalah bantuan yang diberi bagi membantu
menampung keperluan murid serta membiayai persekolahan.
Bantuan yang diberikan kepada murid sekolah termasuklah
Rancangan Makanan Tambahan (RMT), Bantuan Kumpulan
Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan lain-lain bantuan
yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan

dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan, KPM.
170
Bab 14
14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah
lajur yang telah ditetapkan.
171
Bab 15
15.1
PENDAHULUAN
15.1.1 Majalah Sekolah
Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa
yang
mengandungi
berita,
risikan,
laporan
kejadian,
ulasan,
pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan

guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau
tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis
tentang aktiviti rutin sekolah.
15.1.2 Bahan Multimedia
Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media
elektronik.
15.2
PELAKSANAAN
PROJEK
MAJALAH
DAN
BAHAN
MULTIMEDIA
SEKOLAH
15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.
15.2.2 Pihak
sekolah
hendaklah
mengikut
peraturan
yang
sedang
berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan

majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah
SP Pentadbiran
BPSG Bil.2/92
kuasa
memungut
yuran
hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk

buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian.
15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan
dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia
hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di
bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari
butiran Majalah.
172
Perenggan 8(2)
(c) Peraturan
Pendidikan
(Majalah Sekolah
dan Bahan
Multimedia)SPK
1/2003
Bab 15
15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah

menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan
multimedia sahaja.
15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah
dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah
diluluskan.
15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat
kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada
Pendaftar.
15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah
dikenakan ke atas murid.
15.3
PANDUAN
PELAKSANAAN
PROJEK
MAJALAH
DAN
BAHAN
MULTIMEDIA SEKOLAH
Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah
seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah
Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.
173
Bab 16
16.1
PINDAH PERUNTUKAN
PENDAHULUAN
Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran
dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan
yang tidak dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu
peruntukan yang hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.
16.2
BIDANG KUASA
Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/
butiran dan borang yang digunakan adalah seperti berikut:
BIDANG
BIL
PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN
KUASA
BORANG
MELULUS
1.
Kumpulan Wang Kerajaan :

Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
mata pelajaran - Teras, Wajib,
Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.
Nota: Pindah Peruntukan di antara mata
pelajaran
Sains,
Matematik
dan
Bahasa
Pengurus
Sekolah
Borang VPCG
SPK 8/2010
Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah

mendapat
persetujuan
daripada
Ketua
Bidang/Panitia
bukan mata pelajaran - LPBT/LPK, Bimbingan
Ketua PTJ
dan Kaunseling dan Pusat Sumber.

mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
Di antara elaun / bantuan di bawah Program
Ketua PTJ
Pengurus
Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan
Sekolah/
(KEDAP) kecuali Elaun Guru
PPD
SPK 7/2008
174
Bab 16
BIL
2.
3.
4.
PINDAH PERUNTUKAN
PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN

Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
SUWA
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
Asrama
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Kerajaan
BIDANG
KUASA
MELULUS
BORANG
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
Ketua PTJ
Lampiran 16-2
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang

5.
16.3
Asrama
PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN

Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:
BIL.
PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
1.
Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA
2.
Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama
3.
Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan
4.
Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA
175
Bab 16
16.4
PINDAH PERUNTUKAN
TATACARA PINDAH PERUNTUKAN

16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah
hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:
(a) Buku Tunai hendaklah dikemaskini.

(b) Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi bagi
membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.
(c) Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi menampung
perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak.
16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak
dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun
kewangan semasa.
16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang
permohonan yang berkaitan.
16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus
Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di
mana:-
(a) Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.

(b) Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.
(c) Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri yang
berkenaan.
176
Bab 16
PINDAH PERUNTUKAN
16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua

PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam
empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ
untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas
permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:(a) Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.
(b) Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri yang
berkenaan.
(c) Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.
16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,

tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:(a) Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan
Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi.
(b) Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan Kumpulan
Wang yang ditambah.
16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN

16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan
pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.
Contoh:
Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat
pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke
Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos
20xx.
177
Bab 16
PINDAH PERUNTUKAN
Berikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-
BUTIRAN
PERUNTUKAN
Teras
BAYARAN
TERIMAAN
Jumlah Dikurangkan
Jumlah Ditambah
(RM)
(RM)
1,000.00
Wajib
1,000.00
16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira

dalam
Penyata
Penerimaan
dan
Pembayaran
serta
Penyata
Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti

berikut :(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00
dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai
pembayaran di lajur Teras.
Penyata Penerimaan dan Pembayaran
Baki awal
xxxx
Penerimaan
Wajib
1,000.00
Pembayaran
Teras
Baki Akhir
1,000.00
xxxx
178
Bab 16
PINDAH PERUNTUKAN
(b) Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah hendaklah
diambilkira sebagai pendapatan.
(c) Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang hendaklah
diambilkira sebagai perbelanjaan.
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
Pendapatan
Wajib
1,000.00
Perbelanjaan
Teras
1,000.00
Jumlah
xxxx
179
Lampiran 16-1
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN
BANTUAN PER KAPITA (PCG)
Nama Sekolah
: .
Kod Sekolah
: ...
BUTIRAN PERUNTUKAN
JUMLAH
DIKURANGKAN
(RM)
JUMLAH DITAMBAH
(RM)
JUMLAH
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)
(a) Baki pada 1 Januari
RM ______________
(b) Peruntukan semasa
RM ______________
(c) Tambah (pindah peruntukan)
RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c)
RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini
RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai
RM ______________
(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan
RM ______________
(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g)
RM ______________
(i) Sebab sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan

jumlahnya:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN
RM ______________
(b) Peruntukan Semasa
RM ______________
(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan)
RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c)
RM ______________
RM ______________
RM ______________
(g) Baki (d-e-f)
RM ______________
(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.
Tarikh : ................................
................................................................
Tandatangan Ketua Bidang / Panitia
(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS SEKOLAH)

PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
....................................................................
Guru Besar / Pengetua
Lampiran 16-2
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN
Nama Sekolah
: .
Kod Sekolah
: ...
KUMPULAN WANG
SEKOLAH
BUTIRAN
PERUNTUKAN
JUMLAH
DIKURANGKAN
(RM)
JUMLAH
DITAMBAH
(RM)
JUMLAH
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

RM ______________
(b) Peruntukan semasa
RM ______________
(c) Tambah (pindah peruntukan)
RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c)
RM ______________
RM ______________
RM ______________
(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan
RM ______________
(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g)
RM ______________
(i) Sebab sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan

jumlahnya:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN
RM ______________
(b) Peruntukan Semasa
RM ______________
(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan)
RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c)
RM ______________
RM ______________
RM ______________
(g) Baki (d-e-f)
RM ______________
(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.
Tarikh : ................................
................................................................
Tandatangan Pengurus sekolah
(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB)

PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
....................................................................
Pegawai Yang Meluluskan
Bab 17
TAKRIFAN
Berikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini:
Bil
Perkara
Takrifan
1.
AP
Arahan Perbendaharaan
2.
ABT
Akaun Belum Terima
3.
ABB
Akaun Belum Bayar
Baki b/h
Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan

atau ke mukasurat berikutnya.
5.
Baki b/b
Baki bawa ke bawah

mukasurat sebelumnya.
6.
Cek
Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank bagi

membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan
daripada pemegang akaun semasa
7.
Cek Tamat Tempoh
Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada

tarikh cek dikeluarkan
8.
Deposit diterima
Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan dibayar balik apabila maksud
tersebut telah dicapai.
9.
Deposit dibayar
Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan diterima semula apabila maksud
tersebut telah dicapai
10.
DKS
Dokumen Kewangan Sekolah
11.
Ketua PTJ
Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah
dari
tahun/bulan
atau
(i) Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah

Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan
bagi Sekolah Berasrama Penuh.
(ii) Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan
(iii) Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian
184
bagi Sekolah Seni

(iv) Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan
Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan
Sekolah Menengah Vokasional
(v) Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi
Sekolah Pendidikan Khas; dan
(vi) Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah,
Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan
Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah
Rendah dan Menengah harian.
(vii) Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi
Sekolah Agama Bantuan Kerajaan
12.
KPT
Ketua Pembantu Tadbir
13.
MAMPU
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

Pengurusan Malaysia
14.
Pejabat Perakaunan
Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.
15.
PIBG
Persatuan Ibu Bapa dan Guru
16.
PKK
Pusat
Khidmat
Kontraktor,
Pembangunan Usahawan.
17.
Pegawai Pengawal
Ketua Setiausaha , KPM
18.
Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi

memungut, menerima atau mengakaun wang
awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang
awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar,
melupus atau mengakaun aset awam.
19.
Pendaftar
Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri
20.
Penghutang
Pihak yang berhutang dengan sekolah
21.
Pengurus Sekolah
Pengetua/Guru Besar; atau

Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk
menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar
semasa ketiadaannya
Kementerian
185
22.
Pemungut
Pengetua/Guru Besar
23.
Pemiutang
Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang

kepada sekolah.
24.
PP
Pekeliling Perbendaharaan
25.
PT
Pembantu Tadbir
26.
PTJ
Pusat Tanggungjawab
27.
Resit
Dokumen
terimaan.
28.
Sekolah Kurang
Murid (SKM)
Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada

150 murid
29.
SPBPP & B
Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran

Sekolah Dan Guru, KPM.
(Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)
30.
SPI
Surat Pekeliling Ikhtisas
31.
SPK
Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh

Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran
Malaysia
32.
SPKA
Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, Kementerian

Pelajaran Malaysia
33.
SPP
Surat Pekeliling Perbendaharaan
34.
Tahun Kewangan
Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari

dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama
35.
Vot
Sejumlah peruntukan
akaun PTJ
rasmi
bagi
memperakukan
yang
diakaunkan
setiap
dalam
186

Tatacara Pengurusan Perakaunan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Tatacara Pengurusan Perakaunan

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tatacara Pengurusan Perakaunan

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TATACARA PENGURUSAN

Dato' Dr. Rosli bin Mohamed

Hj. Senin Bin Yusof

KUMPULAN WANG SEKOLAH

7.4.3 Pembayaran PWR

PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

Pelaksanaan Pengurusan Stor

MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang

Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)

menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan

Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun

perakaunan yang diterima umum;

mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada

dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari

mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)

bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun

memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak

Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada

memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang

Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,

Malaysia sehingga November 2011; dan

maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara

PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di

Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah

menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.

mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,

mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem

2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi

Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

Penyediaan Penyata Kewangan

prinsip perakaunan yang diterima umum; dan

MELANTIK JURUAUDIT DALAM

Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang

2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:

PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH

Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:Pengerusi

KPT/PT yang mentadbir kewangan

Semua Guru Penolong Kanan

Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus

kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati

Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang

perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset

tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk

JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)

MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT

Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam

(a) tarikh dan masa pemeriksaan;