FAIL

PENGURUSAN
PT3

CONTOH FAIL PUTIH YANG BIASA DIGUNAKAN

JABATAN KERAJAAN (Am 435 Pin. 1/80)

FOKUS UTAMA :
Semua dokumen dalam fail Am 435 Pin. 1/80 perlu diminitkan menggunakan
kertas minit yang sesuai.

Cara perekodan kertas minit :

1. Surat diterima dari luar guna dakwat merah
-. Nomborkan surat/ bahan kandungan pada sudut atas kanan dan
dibulatkan
Bil. Surat/ memo : ...
Perkara :.
Dari :.
Tarikh dikandung : .
2. Surat dikeluarkan dari dalam ke pihak luar guna dakwat biru
atau hitam
Bil Surat/ memo :. ..
Perkara :....
Kepada :..
Tarikh dikandung :

Fail 1 Perlu disediakan sekolah masing-masing

PPDT (AKAD) 600- 1 / 3 / 3

PERKARA

FAIL PENGURUSAN PT3

( Kod : PPDT = Nama agensi/ sekolah; 600 = Akademik; 3 = PBS ; 3 = Pengurusan PT3
* KOD Sekolah adalah singkatan nama sekolah mengikut sekolah masing-masing

FAIL PUTIH (FAIL Am 435 Pin. 1/80)

DIKATEGORIKAN SEBAGAI FAIL TERHAD

Disimpan oleh pihak pentadbiran di bawah

pengawasan Ketua Jabatan
Keluar masuk fail berkenaan perlu
direkodkan oleh kerani pendaftaran
Tajuk fail Induk (termasuk fail-fail rasmi lain)
hendaklah ditulis hidup menggunakan
tangan (tidak boleh dicetak dan digamkan)
Kertas minit juga mesti yang standard dan
tidak digamkan (Kertas am 6)
Prosedur penyusunan dokumen/ surat dalam
fail induk ada di slide no. 13 dan no. 14)

SENARAI DOKUMEN/ MAKLUMAT YANG

PERLU ADA DALAM FAIL PENGURUSAN PT3.

Semua salinan Surat Pekeliling Iktisas(SPI) /

Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksanaan
berkaitan PT3 daripada KPM/ LP/ JPN/ PPD
yang dihantar ke sekolah bagi tahun semasa.
1. Surat Arahan Penyediaan Instrumen dan Arahan
Pelaksanaan Tugasan surat siaran LP
2. Takwim PT3 surat siaran LP
3. Jadual kerja PT3 surat siaran LP
4. Jadual waktu ujian bertulis surat siaran LP

Salinan SPI/ Surat Siaran/ Surat Arahan Pelaksaan yang sebelumnya juga perlu
ada dalam Fail Pengurusan PT3

2 Surat-surat berkaitan PBS yang

dikeluarkan oleh pihak sekolah untuk
dihantar keluar kepada pihak-pihak lain
seperti KPM/ LP/ JPN/ PPD/ PIBG/
IBUBAPA/ WARIS MURID dan lain-lain
pihak yang berkaitan.
1. Surat makluman pelaksanaan PS dan PT3 kepada
waris bagi tahun semasa

2
SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH
PETI SURAT 2020
MALAYSIA
Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan
PENGURUSAN DOKUMEN-DOKUMEN PBS
Senarai manual/ panduan rujukan asal berkaitan PT3
telah dimasukkan ke dalam fail khas (fail kulit keras).
2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan
kepada panitia/ unit yang berkenaan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..
Cap pengetua

( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

SURAT LANTIKAN SEBAGAI AHLI JAWATANKUASA VERIFIKASI

SKOR, PENCETAK, PENYIMPAN INSTRUMEN/SKRIP & PENTAKSIR
MATA PELAJARAN PT3 BAGI TAHUN SEMASA

- Dalam fail pengurusan PT3 dicadangkan dalam

bentuk senarai nama bagi semua kakitangan
sokongan/ guru yang dilantik sebagai jawatankuasa
verifikasi skor, pencetak, penyimpan instrumens/skrip,
pentaksir mata pelajaran peringkat sekolah dan lainlain jawatan berkaitan PT3.
- Surat asal lantikan sebagai (PS dan PT3)
jawatankuasa verifikasi skor, pencetak, penyimpan
instrumens/skrip, pentaksir mata pelajaran peringkat
sekolah dan lain-lain jawatan berkaitan PT3
diserahkan kepada personalia berkenaan untuk
disimpan beliau.

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH

PETI SURAT 2020
MALAYSIA

Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan
SENARAI PENTAKSIR PT3 PERINGKAT SEKOLAH
LANTIKAN SEKOLAH BAGI TAHUN PERSEKOLAHAN 2015
BIL

NAMA

PERLANTIKAN SEBAGAI

01

AHMAD BIN ABU

AJK JVS, PENTAKSIR &

PENYIMPAN SKRIP (B. MELAYU )

02

SALMAH BT A. KADIR

PENTASKIR & PENYIMPAN SKRIP

(SEJARAH, BAHASA MELAYU)

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,
..
Cap Pengetua

TANDATANGAN
PENERIMAAN

SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH

PETI SURAT 2020
MALAYSIA

Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan
MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA VERIFIKASI SKOR 2015
Dilampirkan minit mesyuarat verifikasi skor peringkat sekolah
bagi tahun persekolahan 2015.
2. Salinan minit mesyuarat berkenaan telah diserahkan
Kepada ahli jawatankuasa verifikasi untuk makluman/
tindakan.
Sekian, terima kasih.
Yang menurut perintah,
..
Cap Pengetua

5
SEKOLAH KEBANGSAAN DAERAH TENGAH
PETI SURAT 2020
MALAYSIA
Ruj Kami :
Ruj Tuan :
Tarikh:
Pihak yang berkenaan
ANALISIS PENCAPAIAN PENTAKSIRAN PT3 2015
Analisis PT3 telah dimasukkan ke dalam fail kulit
keras bagi komponen yang berkenaan (Fail kulit
keras).
2. Salinan dokumen berkenaan telah diserahkan
kepada panitia/ unit yang berkenaan untuk tindakan.

Sekian, terima kasih.

Yang menurut perintah,

..
Cap pengetua

( Sediakan fail kulit keras untuk simpanan dokumen-dokumen PBS )

CARA SUSUNAN SURAT / DOKUMEN DALAM FAIL INDUK PBS

Lembaga Peperiksaan Malaysia

Kementerian Pelajaran Malaysia
Kertas minit No. 2

Helai No. 1

PUTRJAYA
________________________________________

Bil surat/ memo LP SPM 150/2/Jld. 2

Perkara Siaran Pelaksanaan PT3
Dari Lembaga Peperiksaan
Tarikh dikandung 13 Januari 2015

Bil.Surat/ memo PPDT (PENT) 100-3/8/(3)

Perkara Makluman Pelaksanaan PT3

Kepada Ibubapa dan waris murid
Tarikh dikandung 22 Februari 2015

Ruj Tuan :
Ruj Kami : LP.SPM.150/2/jld 2
Tarikh : 12 Januari 2015
Pejabat Pelajaran Daerah
Seberang Perai Tengah

13500 Permatang Pauh

_________________________________________________
Ruj Tuan :
Ruj Kami : PPDT (PENT)100-3/8/(3)
Ibu bapa / Waris / Penjaga
MAKLUMAN PELAKSANAAN PBS

SURAT/ DOKUMEN PERTAMA PALING BAWAH DAN

SEMAKIN KE ATAS SEMAKIN TERKINI

1
Kertas minit No. 2

Helai No. 1

Tarikh surat diterima 12 Januri 2015 daripada

Lembaga Peperiksaan Malaysia KPM. Perkara
.. dikandungkan pada 12 Januari
2015 oleh ............................

Tarikh surat bertarikh..kepada..

Perkara.dihantar pada

Fail ini ditutup apabila catatan surat masuk dan

surat keluar di kertas minit mencapai nombor 100 /
1 inci. Fail baru jilid 2 akan dibuka

Ditulis bermula di sebelah belakang dulu, di kertas minit no. 1

PENUTUPAN
FAIL

3. Fail PT3 Fail kulit keras rujukan pentadbir

Manual Panduan Pentadbiran PT3 - Pelbagai
instrumen, ujian lisan BMBI, ujian bertulis
Panduan Penjaminan Kualiti PT3
Garis panduan Pengurusan Keselamatan Pentadbiran
PT3
Jadual Percetakan instrumens
Jadual kerja/ senarai semak Pelbagai Instrumens
(Dokumen sekolah)
Jadual sidang ujian lisan mendengar dan bertutur

3. Fail PT3 Fail kulit keras rujukan pentadbir

Peraturan penyediaan dan penyimpanan instrumens
pentaksiran ( Bahan rujukan: Peraturan Pentadbiran Ujian
Bertulis PT3 2015 )
Senarai pentaksir kawasan bagi sekolah berkenaan untuk
semua subjek PT3
Contoh borang-borang penskoran/ pemarkahan bagi semua
subjek PT3 (Borang selain daripada yang sedia ada dalam
dokumen penjaminan kualiti PT3)
Analisis pencapian murid PT3 yang dicetak daripada
aplikasi PT3/ analisis pencapaian PT3 yang dibuat sekolah
Contoh sijil-sijil PT3 yang dikeluarkan sekolah kepada murid

Fail 2 Sudah sedia ada di sekolah masing-masing

PPDT (AKAD) 600 1 / 3 / 2

PERKARA

FAIL KES-KES KHAS

Fail ini akan mengandungi

- Salinan Minit mesyuarat PBS sekolah (mesti ada bagi
setiap tahun )
- Salinan JK PBS peringkat sekolah (mesti ada bagi setiap
tahun)
- Dokumen-dokumen berkaitan kes-kes kategori khas murid
yang berkenaan sebagai bahan bukti (sekiranya ada murid
berkes khas) bagi PS dan PT3

4. Fail Penjaminan Kualiti PBS Peringkat

Sekolah ( Pementoran, Pemantauan,
Penyelarasan dan Pengesanan ) Fail Kulit
Kertas

Laporan pelaksanaan penjaminan kualiti yang telah

dibuat berdasarkan jadual pengoperasian yang telah
dirancang oleh pihak pengurusan sekolah (Laporan
yang dikemukakan oleh personel penjaminan kualiti
yang dilantik oleh JK PBS sekolah berdasarkan
laporan pelaksanaan pada peringkat pengurusan
atasan atau panitia).

Borang-borang/ dokumen-dokumen yang telah

digunakan pada peringkat pengurusan untuk
melaksanakan proses penjaminan kualiti sepanjang
tahun.

Sebarang masalah & persoalan sila hubungi:

1. USTAZ MOHD HUSNI B. ABD. MANAP
( Ketua Unit PBS SPPJPPP - 0194665335
2. EN. MOHD NURAZRI BIN KAMARUDIN
( Pegawai Meja PT3 - 0125164510
3. EN MUHAMAD SABRI HARON
( Pegawai PBS PPDT 016 4914834).
4. EN. YUSRI B. MUHAMMAD
(Pegawai PBS PPDS 018 - 4616846)
5. PN NOORHASLIZA MOHD ALI
(Pegawai PBS PPDBD 019 - 4730223)
6. EN. MOHD ASRI B. SALLEH
( Pegawai PBS PPDU 0194003916 )
7. EN. AHMAD NAWAWI B. ISMAIL@ ABDULLAH
( Pegawai Pep. Dalaman PPDTL - 0125699918