PAPER I MANAJEMEN PROYEK

Kelompok 4

Immanuel Wicaksono

(1101131351)

Hamdan Mubarokah

(1101130241)

I Gede Agus Surya Negara

(1101130240)

Andy Sastrawinata

(1101130337)

Muhammad Afiq

(1101130339)

Reza Abdul Rozaq

(1101130340)

TT-37-GAB 1
Telkom University
2015

DAFTAR ISI
BAB I.................................................................................................................................3
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT..................................................................3
1.1 Develop Project Charter...........................................................................................3
Input...........................................................................................................................3
Tools and Techniques.................................................................................................4
Output........................................................................................................................5
1.2 Develop Project Management Plan..........................................................................5
Input...........................................................................................................................5
Tools and Techniques.................................................................................................6
Output........................................................................................................................6
1.3 Direct and Manage Project Work..............................................................................7
Input...........................................................................................................................7
Tools and Techniques.................................................................................................8
Output........................................................................................................................8
1.4 Monitor and Control Project Work.........................................................................10
Inputs.......................................................................................................................10
Tools and Techniques...............................................................................................11
Outputs.....................................................................................................................11
1.5 Integrated Change Control.....................................................................................12
Input.........................................................................................................................13
Tools and Techniques...............................................................................................13
Outputs.....................................................................................................................13
1.6

Close Project Phase..........................................................................................14

Inputs.......................................................................................................................14
Tools and Techniques...............................................................................................14

Outputs.....................................................................................................................15
BAB II.............................................................................................................................15
Pendahuluan.................................................................................................................15
Plan Scope Management..............................................................................................16
Inputs.......................................................................................................................17
Tools and Techniques...............................................................................................17
Outputs.....................................................................................................................18
Create WBS..................................................................................................................18
Inputs.......................................................................................................................18
Tools & Technique...................................................................................................19
Outputs.....................................................................................................................21
Control Scope...............................................................................................................22
Input.........................................................................................................................23
Tools and Techniques...............................................................................................23
Output......................................................................................................................24
BAB III............................................................................................................................24
Definisi Kegiatan.........................................................................................................26
Kegiatan Sequencing................................................................................................27
Kegiatan Durasi Estimasi.........................................................................................28
Jadwal Pembangunan...............................................................................................29
Diagram Jaringan Proyek.........................................................................................29
Jadwal Kontrol.........................................................................................................31
Kesimpulan..............................................................................................................33

BAB I
PROJECT INTEGRATION MANAGEMENT

Project Integration Management adalah proses dan kegiatan untuk

mendifinisikan, menyatukan, dan mengkoordinasikan seluruh area pengetahuan
manajemen proyek pada siklus hidup proyek. Integrasi meliputi penyatuan,
komunikasi, dan tindakan integratif untuk mengontrol eksekusi proyek, memenuhi
ekspektasi dari stakeholder, dan memenuhi persyaratan yang ada.

1.1 Develop Project Charter

Adalah sebuah proses membuat sebuah dokumen yang menyatakan secara
formal keberadaan suatu proyek dan menyediakan otoritas kepada project
manager untuk mengaplikasikan sumber daya organisasi pada aktivitas proyek.
Berikut adalah tahapan membuat sebuah project charter

Input

Project Statement of Work (SOW)

Adalah deskripsi naratif tentang suatu produk, layanan, atau hasil
pada suatu proyek yang akan dikerjakan. Dasar dari penentuan SOW
sendiri mempunyai beberapa referensi yaitu kebutuhan bisnis, deskripsi
ruang lingkup suatu produk, dan rencana strategi dari suatu proyek.

Business Case
Sebuah dokumen yang berisi informasi yang diperlukan dari sudut
pandang bisnis untuk memutuskan apakah proyek tersebut layak untuk

mendapat investasi atau tidak. Dasarnya adalah kebutuhan bisnis

dan analisis cost-benefit.

Agreements
Sebuah perjanjian biasanya digunakan untuk mendefinisikan tujuan
awal dari sebuah proyek. Perjanjian tersebut bisa berupa kontrak, MOU,
SLA, surat perjanjian, perjanjian verbal, email, ataupun perjanjian tertulis.
Biasanya sebuah kontrak dipakai saat suatu proyek akan dikerjakan oleh
pihak luar.

Enterprise Environmental Factors

Faktor lingkungan perusahaan dapat mempengaruhi pembuatan
project charter, namun tidak terbatas pada standar pemerintah, standar
perindustrian, regulasi, struktur dan kultur ornganisasi dan kondisi pasar.

Organizational Process Assets

Faktor proses asset organisasi dapat mempengaruhi pembuatan
project charter, namun tidak terbatas pada standar proses organisasi,
contoh, dan historical information.

Tools and Techniques

Expert Judgment
Penilaian para ahli terkadang digunakan untuk menilai input yang
digunakan saat membuat project charter.Beberapa ahli yang terlibat antara
lain adalah konsultam, stakeholder, professional, grup perindustrian, SME,
dan PMO.

Facilitation Techniques
Teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses
manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik
yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam

mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan

masalah, dan pertemuan manajemen.

Output

Project Charter
Dari seluruh rangkaian tersebut, didapatlah sebuah project charter
yang berisi dokumen (kebutuhan bisnis, asumsi, kendala, pemahaman
keinginan klien dan persyaratan tingkat tinggi) yang dimaksudkan untuk
mencapai tujuan.

1.2 Develop Project Management Plan

Adalah

sebuah

proses

mendefinisikan,

mempersiapkan,

dan

mengkoordinasikan seluruh rencana anak perusahaan untuk selanjutnya

diintegrasikan ke dalam sebuah project management plant yang komprehensif.

Input

Project charter
Outputs from Planning Processes, diintegrasikan untuk membentuk
project management plan.
Enterprise Environmental Factors, termasuk:
o Standar Pemerintah atau perusahaan
o Sistem Informai manajemen proyek
o Struktur organisasi dan kulturnya
o Infrastruktur, dan Personil administrasi
Organizational Process Assets, termasuk:
o Petunjuk dasar, instruksi kerja, kriteria evaluasi proposal dan
pekerjaan
5

o Template dari perencanaan manajemen proyek (yang akan

diupdate)
o Prosedur apabila ada perubahan
o File proyek pada proyek masa lalu, serta informasi sejarah, dll

Tools and Techniques

Expert Judgement
Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk merangkai
proses-proses hingga mencapai kebutuhan proyek, merinci aspek teknis
dan manajemen, menentukan SDM dan tingkatan keahlian yang
dibutuhkan, dan membuat skala prioritas pekerjaan agar proyek dapat
berjalan sesuai alokasi waktu.

Facilitation Techniques
Teknik fasilitasi memiliki aplikasi yang luas dalam proses
manajemen proyek dan memandu pembuatan dari project charter. Teknik
yang biasa digunakan oleh fasilitator untuk membantu tim dalam
mencapai aktivitas proyek antara lain dengan bertukar pikiran, pemecahan
masalah, dan pertemuan manajemen.

Output

Project Management Plan

Dokumen ini mendeskripsikan bagaimana proyek akan dieksekusi,
dipantau, dan dikendalikan. Project Management Plan juga terintegrasi
dan terkonsolidasi dengan seluruh rencana anak perusahaan dan garis
depan dari proses perencanaan.

1.3 Direct and Manage Project Work

Adalah proses untuk memimpin dan melakukan pekerjaan yang telah
dijelaskan dalam project management plan dan menerapkan perubahan yang telah
disetujui untuk menjapai tujuan dari suatu proyek

Input

Project Management Plan

Berisi rencana dari tiap anak perusahaan dan seluruh aspek dari
sebuah proyek. Mencakup scope, requirements, schedule, cost, dan
stakeholder management.

Approved Change Request

Adalah hasil dari proses perform integrated change control. Dapat
berisi tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, atau perbaikan kerusakan
yang telah disetujui. Serta perubahan ini dapat berpengaruh pada
kebijakan, prosedur, rencana, pendanaan, ataupun jadwal.

Enterprise Environmental Factors

Arahan dan pengelolaan suatu project work terpengaruh oleh
lingkungan perusahaan, yaitu organisasi perusahaan, infrastruktur,
administrasi karyawan, toleransi resiko stakeholder, serta project
management information system.

Organizational Process Assets

Kegunaan proses organisasi meliputi panduan kerja, persyaratan
komunikasi, perbaikan prosedur manajemen, proses pengukuran database,
berkas dari proyek terdahulu.

Tools and Techniques

Expert Judgment
Pada proses ini pendapat para ahli digunakan untuk menilai input
yang dibutuhkan dan kemudian diarahkan agar dapat mengatur eksekusi
dari project management plan. Keahlian ini berasal dari project manager,

tim proyek, konsultan, stakeholder, professional dengan menggunakan

keahlian khususnya.

Project Management Information System

Sebagai alat bagi penjadwalan, sistem otorisasi, manajemen
konfigurasi, pengumpulan informasi, dan elemen lain agar dapat
terkumpul dan dapat dijadikan indicator utama kinerja yang telah
dilakukan.

Meetings
Pertemuan antara project manager, tim proyek, dan stakeholder
untuk membahas sesuatu. Biasanya berbentuk pertukaran informasi,
bertukar pikiran, atau pengambilan keputusan.

Output

Deliverables
Adalah sebuah komponen nyata yang dapat diperiksa, sebuah hasil
atau kapabilitas untuk melakukan sesuatu yang dihasilkan untuk
melengkapi sebuah proses.

Work Performance Data

Adalah observasi mentah dan pengukuran selama berjalannya
aktivitas selama pelaksanaan pekerjaan proyek. Data-data tersebut
dikumpulkan selama eksekusi kerja dan telah melewati proses kontrol
untuk kemudian dijadikan analisis lebih lanjut. Contohnya adalah
pekerjaan yang telah dilaksanakan, indikator kinerja, langkah-langkah
kinerja secara teknis, jadwal mulai dan berakhir tiap aktivitas, jumlah
permintaan

perubahan,

jumlah

perbaikan,

actual

cost,

durasi

digunakan

untuk

sesungguhnya, dll

Change Request
Adalah sebuah

proposal

formal

yang

memodifikasi dokumen, penyampaian, ataupun dasar. Dan memungkinkan

untuk berpengaruh pada perubahan bagian-bagian dalam project
management plan. Permintaan perubahan dapat dilakukan secara langsung
8

ataupun tidak, dimulai dari dalam ataupun luar, serta dapat berada di
bawah pengawasan kontrak. Berisi antara lain tindakan perbaikan,
tindakan pencegahan, perbaikan kerusakan, dan penambahan.

Project Management Plan Updates

Elemen project management plan antara lain scope, requirement,
schedule,

cost,

quality, process

improvement,

human

recources,

communication, risk, procurement, stakeholder, and project baseline.

Project Documents Updates

Dokumen proyek tersebut antara lain persyaratan dokumentasi,
catatan proyek, daftar resiko, daftar stakeholder, dll

1.4 Monitor and Control Project Work

Adalah proses melacak, meninjau dan melaporkan perkembangan untuk
menyesuaikan dengan objektif dalam project management plan. Tujuan utama dali
proses ini adalah untuk melaporkan pada para stakeholder kondisi proyek,
evaluasi, dan perencanaan proyek kedepannya.

Monitoring adalah aspek yang dilakukan selama proyek berlangsung.

Proses kontrol dan monitor memperhatikan beberapa hal berikut ini:

Membandingkan performa proyek dengan perencanaan

Menilai apakah diperlukan adanya tindakan preventif atau korektif
9

Mengidentifikasi resiko yang telah terjadi dan yang mungkin akan terjadi
Membandingkan keakuratan waktu dengan perencanaan
Memberikan informasi untuk status laporan
Memberikan perkiraan jika ada kebutuhan biaya diluar perencanaan
Memonitor perubahan diluar perencanaan yang telah terjadi
Memberikan laporan sesuai perkembangan proyek

Inputs
Schedule

forecast:

Membandingkan

progress

pekerjaan

dengan

perencanaan. Dapat digunakan untuk apakah proyek masih dalam batasan

toleransi keterlambatan dan dapat mengantisipasi dengan perubahan yang
diperlukan.
Cost forecast: Didapatkan dari perbandingan jumlah yang sudah keluar dengan
cost keseluruhan. Untuk menentukan apakah masih didalam batasan toleransi
biaya.
Validated changes: Validasi diperlukan untuk memastikan bahwa kerja dan
perubahan sudah dilaksanakan.
Work performance information: adalah informasi performa kerja . Data performa
kerja dapat digunakan untuk proses pengambilan keputusan.
Enterprise enviromental factors: Termasuk dari standar pemerintahan, Sistem
otoritas organisasi, toleransi risiko dari stakeholder, sistem informasi manajemen
proyek.
Organizational process enviroment: Termasuk persyaratan komunikasi organisasi,
prosedur kontrol finansial, prosedur manajemen masalah dan cacat, prosedur
kontrol perubahan, prosedur kontrol risiko, dll

Tools and Techniques

1. Penilaian para ahli (expert judgement)
2. Teknik analitis: Analisa regresi, metode group, analisa kausal, Root cause
analysis, Forecasting methods, Failure mode and effect analysis, Fault tree
analysis, Reserve analysis, trend analysis, earned value management, dan
variance analysis.
10

3. Project management information system menyediakan akses ke jadwal,

cost, dll
4. Meetings (rapat) dapat berbentuk face to face, virtual, etc

Outputs
Permintaan perubahan (Change request)
Setelah

dilakukan

perbandingan

antara

pekerjaan

di

lapangan

dengan

perencanaan, maka dilakukan permintaan perubahan yang termasuk dibawah ini:

Corrective action mengoreksi tindakan pekerjaan untuk menyesuaikan

dengan perencanaan
Preventive action mencegah suatu kesalahan terjadi dengan melakukan

perubahan pada kerja

Defect repair memperbaiki suatu kesalahan pada pekerjaan

Work performance report adalah laporan dari performa pekerjaan suatu proyek.
Termasuk status report, memo, information notes, justification dll
Project management plan updates: perubahan yang terjadi dalam proses
monitoring and controling dapat mempengaruhi banyak hal dalam suatu proyek
seperti:

Scope management plan

Requirements management plan
Schedule management plan
Cost management plan
Quality management plan
Scope baseline
Schedule baseline
Cost baseline

1.5 Integrated Change Control

Adalah proses meninjau ulang semua permintaan perubahan; Menyetujui
perubahan dan mengelola segala aspek yang dibutuhkan. Tujuan utama proses ini
adalah untuk mengatur perubahan agar terintegrasi dengan risiko pekerjaan
minimal.
11

Meskipun perubahan terjadi secara verbal, namun harus didokumentasikan dalam

bentuk tulisan. Setiap perubahan harus disetujui dengan otoritas yang berwenang
dalam proyek tersebut.
Konfigurasi kontrol adalah spesifikasi dari pelaksanaan dan proses. Pengelolaan
konfigurasi adalah sebagai berikut:

Configuration identification
Configuration status accounting
Configuration verification and audit

Input
1. Project Management Plan termasuk scope management plan, scope
2.
3.
4.
5.

baseline, change management plan

Work Performance Report
Change Requests
Enterprise Enviromental Factors
Organizational Process Assets yang dapat mempengaruhi proses
perubahan terintegrasi adalah: prosedur kontrol perubahan, prosedur untuk
menyetujui otoritas, proses pengukuran database, dokumen proyek

Tools and Techniques

1. Penilaian Ahli (Expert Judgement), Stakeholder diminta masukannya
dalam perubahan terintegrasi. Stakeholder yang dimaksud dapat berupa:
konsultan, sponsor, grup industri dll
2. Meetings (Rapat) biasanya disebut rapat kontrol perubahan
3. Alat kontrol perubahan (Change Control Tools)

12

Outputs
1.
2.
3.
4.

Permintaan perubahan yang disetujui

Daftar perubahan
Pembaharuan rencana manajemen proyek
Pembaharuan dokumen proyek

1.6 Close Project Phase

Adalah proses finalisasi seluruh aktifitas proses manajemen proyek.

Tujuannya adalah untuk secara formal menutup proyek dan membuat lesson
learned yang kelak dapat dipelajari.
Pada proses ini juga terdapat rencana aktifitas yang dibutuhkan untuk penutupan
secara administratif, termasuk metodologi yang menyatakan:

Aktifitas yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek

Aktifitas yang dibutuhkan untuk mentransfer produk yang dihasilkan ke

fase selanjutnya
Aktifitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan dokumentasi proyek dan
segala rekord proyek.

Inputs
1. Project Management

Plan sesuai dengan persetujuan apa yang

menandakan selesainya proyek

2. Accepted Deliverables seperti spesifikasi produk yang disetujui, struk
pengantaran dll
3. Organizational Process Assets termasuk informasi historis dari proyek dan
lesson learned

Tools and Techniques

1. Expert Judgement memastikan penutupan proyek sesuai standar, termasuk
Manajer proyek, PMO dan asosiasi teknis dan profesional
13

2. Analytical techniques termasuk regression analysis dan trend analysis

3. Meetings bisa secara langsung, virtual, formal atau informal.

Outputs
1. Final product, service, or result transition adalah transisi produk akhir dari
proyek
2. Organizational process assets update adalah output dari penutupan proyek
yang termasuk arsip proyek, dokumen penutupan proyek dan informasi
historis.

14

15

BAB II
PROJECT SCOPE MANAGEMENT
Pendahuluan
Project Scope Management meliputi proses yang diperlukan untuk
memastikan bahwa proyek meliputi semua pekerjaan yang diperlukan, dan hanya
pekerjaan yang diperlukan, menyelesaikannya secara sukses. Hal ini terutama
yang terkait dengan penjelasan dan pengendalian dari apa yang termasuk atau apa
yang tidak termasuk didalam proyek.
Beberapa hal penting mengenai Project Scope Management :
A.Plan Scope Management
Proses membuat sebuah lingkup rencana manajemen tentang bagaimana suatu proyek
didefinisikan, divalidasikan dan diatur sedemikan rupa.
A. Collect Requirements
Proses menentukan, mendokumentasikan dan mengatur keinginan dan
kebutuhan para stakeholder untuk sesuai dengan tujuan proyek.
B. Define Scope
Proses mengembangkan deskripsi secara rinci akan suatu proyek atau produk.
C. Create WBS
Proses membagi suatu proyek agar dapat disampaikan dan ruang kerja suatu
proyek menjadi lebih sempit dan lebih dapat diatur.
D. Validate Scope
Proses untuk membuat formal penerimaan dari suatu proyek yang telah
selesai.
E. Control Scope
Proses mengawasi status dari suatu proyek dan lingkupan suatu produk.

Plan Scope Management

Merupakan proses membuat sebuah berkas yang disebut Scope
Management Plan. Dokumen ini nantinya akan digunakan untuk mendefinisikan,
memvalidasi dan mengontrol spesifikasi pada proyek. Keuntungan utama dari
16

proses ini yaitu untuk memudahkan dalam mengatur spesifikasi selama proyek
dilaksanakan.Hal-hal yang dibutuhkan serta alat bantu yang digunakan selama
proses ini adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1 Plan Scope Management: Inputs, Tools & Techniques, and
Outputs

Inputs
Project Management Plan
Merupakan dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dilaksanakan, dipantau
dan dikendalikan. Project management plan yang telah disetujui biasanya digunakan
untuk membuat Scope Management Plan dan dijadikan acuan dalam merencanakan dan
mengatur spesifikasi suatu proyek
a. Project Charter
Merupakan dokumen yang dibuat oleh pengelola proyek dan telah mendapat
persetujuan tertulis dari para stakeholder. Dokumen ini digunakan untuk
menjelaskan kebutuhan proyek untuk merencanakan proses membuat scope
management.
b. Enterprise Environmental Factors
Merupakan beberapa faktor yang berasal dari luar proyek yang dapat
mempengaruhi dan terpengaruh oleh proyek.
c. Organizational Process Assets
Merupakan faktor yang berasal dari dalam proyek atau organisasi yang dapat
mempengaruhi jalannya proyek, seperti kebijakan, proses, pengetahuan,
informasi sebelumnya dan lain lain.

Tools and Techniques

d. Expert Judgements
17

Berdasarkan pada beberapa masukan dari pihak-pihak yang lebih tahu dan
lebih berpengalaman. Pemberi masukan merupakan orang yang memiliki
pengetahuan, kemampuan atau pengalaman khusus.
e.

Meetings
Pertemuan sangat dibutuhkan untuk mengembangkan scope management
plan. Dalam pertemuan ini, manajer suatu proyek bertemu langsung dengan
tim sponsor proyek, anggota tim, dan stakeholder lainnya untuk membahas
scope management.

Outputs
f.

Scope Management Plan

Dokumen yang
akan digunakan untuk mendefinisikan, validasi dan
mengontrol spesifikasi pada proyek. Dokumen ini merupakan salah satu input
untuk proses berikutnya, yaitu Collect Requirement.

g. Requirements Management Plan

Salah satu komponen dari project management plan yang menjelaskan
bagaimana permintaan akan dianalisis, didokumentasi dan diatur.

Create WBS
Membuat WBS (Work Breakdown Structure) merupakan suatu proses
membagi penyampaian dan pekerjaan dalam proyek agar lebih mudah dalam
mengaturnya. Keuntungan utama dari proses ini adalah memberikan tujuan yang
harus dicapai lebih terstruktur.Hal-hal yang dibutuhkan serta alat bantu yang
digunakan selama proses ini adalah sebagai berikut:

Gambar 3.1 Create WBS: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs.

Inputs
a. Scope Management Plan

18

Berkas ini akan membantu dalam membuat WBS dari beberapa scope
secara rinci pada proses sebelumnya. Serta membantu pengawasan dan
persetujuan WBS.
b. Project Scope Statement
Dokumen ini menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan. Selain itu,
dokumen ini juga memberikan batasan serta aturan dalam yang mungkin dapat
mempengaruhi proyek.
c. Requirements documentation
Dokumen ini digunakan untuk memudahkan dalam memahami
kebutuhan yang harus dihasilkan sebagai hasil dari pelaksanaan proyek.
d.Enterprise Environmental Factors
Menyajikan beberapa sumber referensi dari luar proyek untuk menyusun
WBS, seperti ISO/IEC 15288 pada Systems Engineering.
e. Organizational Process Assets
Beberapa factor dari dalam proyek yang dapat mempengaruhi
penyusunanWBS, tetapi tidak terbatas pada:
Kebijakan, prosedurdan template WBS;
Dokumendariproyeksebelumnya; dan
Beberapapelajaranpentingdariproyeksebelumnya.

Tools & Technique

a. Decompositions
Merupakansebuahteknik yang digunakan untuk membagi spesifikasi
dan tujuan proyek kedalam bentuk yang lebih kecil agar lebih mudah
mengaturnya. Work Packages merupakan bagian terbawah dari WBS
yang mendefinisikan setiap pekerjaan dengan lebih rinci dan lebih mudah
diatur dari segi biaya dan waktu.Setiap tingkatan dari teknik ini diatur
berdasarkan kebutuhan dalam mengontrol pekerjaan dalam proyek.
Proses penguraian pekerjaan proyek menjadi work packages biasanya
melibatkan aktivitas berikut:
Mengidentifikasidanmenganalisistujuandanpekerjaan

terkait;
Membuatstrukturdanmengatur WBS;
Menguraikanhal-halpada

WBS

beradapadatingkatatasmenjadikomponen-komponen

yang

yang
yang

lebihrincipadatingkatdibawahnya;
Memberikankode-kodetertentupadakomponen WBS;dan
19

Memastikantingkatanpenguraianpekerjaansudahtepat.

Gambar 3.2 Proses penyusunan WBS

WBS berdasarkan work

Gambar 3.3 Contoh WBS
packages

Gambar 3.1 WBS berdasarkan fasa

b. Expert Judgement
Sering digunakan untuk menganalisis informasi yang dibutuhkan
dalam menguraikan penyampaian proyek menjadi bagian yang lebih
kecil untuk menyusun WBS yang efektif. Penilaian para ahli diterapkan
dalam teknis pelaksanaan proyek yang paling rinci. Selain itu, dapat
digunakan juga untuk mempertimbangkan perbedaan pendapat yang
terjadi.

Outputs
a. Scope Baseline
20

Merupakan kumpulan dari scope statement, WBS dan WBS

dictionary yang telah disetujui. Perubahan hanya dapat terjadi apabila
terdapat perubahan prosedur yang terkontrol. Ini merupakan komponen
dari project management plan. Adapun komponen dari scope baseline
antara lain:
Project Scope Statement
Didalamnya terdapat deskripsi dari spesifikasi proyek,

tujuan utama, asumsi-asumsi dan kendala.

WBS
Merupakan penguraian yang bersifat hierarki dari
seluruh scope dalam proyek dan tujuan yang ingin dicapai.
Semakin bawah, semakin banyak informasi rinci dari sebuah
pekerjaan. Pada tahap akhir penyusunan WBS biasanya
disisipkan kode unik pada setiap work packages untuk

memudahkan pengontrolannya.
WBS Dictionary
Dokumen yang memberikan informasi penyampaian,
aktivitas dan jadwal yang lebih rinci dari setiap komponenpada
WBS. Merupakan salah satu dokumen yang mendukung WBS.

b. Project Documents Updates

Didalam project document updates, terdapat beberapa hal yang
diperbarui tetapi tidak terbatas pada requirement documents yang harus
diperbarui termasuk kesepakatan adanya perubahan. Jika terdapat
permintaan perubahan dan telah disetujui, maka requirement document
juga harusdiperbarui.

Control Scope
Control Scope adalah proses untuk memonitor status dari suatu
proyek dan lingkup produk dan mengatur perubahan dari ruang lingkup
tersebut.

21

Gambar 1.1 Control Scope: Inputs, Tools and Techniques dan Outputs

Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk

dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa
bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user
requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi
yang terus berubah.Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi
factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan
yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai
bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur
perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk
mengidentifikasikan,

mengevaluasi,

dan

mengimplementasikan

perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

1.

Input
a. Project Management Plan
Project Management Plan merupakan dokumen yang menjelaskan
bagaimana proyek akan dilaksanakan, dipantau dan dikendalikan.
Project management plan yang telah disetujui biasanya digunakan
untuk membuat Scope Management Plan dan dijadikan acuan dalam
merencanakan dan mengatur cakupan proyek.
b. Enterprise Environmental Factors
Enterprise Environmental Factors merupakan beberapa faktor yang
berasal dari luar proyek yang dapat mempengaruhi dan terpengaruh
oleh proyek.
c. Organizational Process Assets

22

Organizational Process Assets merupakan faktor yang berasal dari

dalam proyek atau organisasi yang dapat mempengaruhi jalannya
proyek, seperti kebijakan, proses, pengetahuan, informasi sebelumnya
dan lain lain.

Tools and Techniques

1.

Expert Judgements
Mengacu pada beberapa masukan dari pihak-pihak yang lebih tahu

dan lebih berpengalaman. Pemberi masukan merupakan orang yang

memiliki pengetahuan, kemampuan atau pengalaman khusus.
2.

Meetings
Pertemuan

ini

dibutuhkan

untuk

mengembangkan

scope

management plan. Dalam pertemuan ini, project manager bertemu

langsung dengan project sponsor, anggota tim, dan stakeholder lainnya
untuk membahas scope management.

Output
1. Scope Management Plan
Dokumen yang akan digunakan untuk mendefinisikan, validasi
dan mengontrol cakupan pada proyek. Dokumen ini merupakan salah
satu input untuk proses berikutnya, yaitu Collect Requirement.
2.

Requirements Management Plan

Salah satu komponen dari

project management plan yang

menjelaskan bagaimana permintaan akan dianalisis, didokumentasi dan

diatur.

23

BAB III
PROJECT TIME MANAGEMENT
Pengertian Project Time Management
Proyek Manajemen Waktu mencakup proses-proses yang diperlukan untuk
memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Gambar dibawah memberikan
gambaran proses utama berikut dalam mengembangkan jadwal waktu proyek:
1. Kegiatan-Definisi mengidentifikasi kegiatan khusus yang harus dilakukan
menghasilkan deliverable proyek berbagai.
2. Kegiatan-Sequencing mengidentifikasi dan mendokumentasikan dependensi
interaktivitas.
3. Durasi Kegiatan Memperkirakan-memperkirakan jumlah periode kerja yang
akan diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan individu.
4. Jadwal urutan kegiatan Pengembangan-analisis, jangka waktu kegiatan, dan
kebutuhan sumber daya untuk membuat jadwal proyek.
5. Jadwal Pengendalian-pengendalian perubahan pada jadwal proyek.

24

Proses ini berinteraksi satu sama lain dan dengan proses di bidang
pengetahuan lain juga. Setiap proses mungkin melibatkan usaha dari satu atau
lebih individu atau kelompok individu, berdasarkan kebutuhan proyek. Setiap
proses umumnya terjadi setidaknya sekali dalam setiap tahapan proyek.
Meskipun proses yang disajikan di sini sebagai elemen diskrit dengan antarmuka
welldefined, dalam praktiknya mereka mungkin tumpang tindih dan berinteraksi
dengan cara yang tidak rinci di sini.
Pada beberapa proyek, terutama yang kecil, urutan aktivitas, durasi kegiatan
memperkirakan, dan pengembangan jadwal yang begitu erat terkait bahwa mereka
dipandang sebagai suatu proses tunggal (misalnya, mereka mungkin dilakukan
oleh satu individu selama periode yang relatif singkat). Mereka disajikan di sini
sebagai proses yang berbeda karena alat dan teknik untuk masing-masing berbeda.

Gambar 3.0 Project Time Management Overview

25

Definisi Kegiatan
Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas
atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini
dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun
sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek
dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain
untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk
keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya,
waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

Gambar 3.1 Define Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Kegiatan Sequencing
Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah
membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk,
asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas.
Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk
ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan
aktvitas. Misalnya apakah mulainya satu aktivitas harus menunggu aktivitas lain
selesai ? Apakah beberapa aktivitas dapat berjalan bersamaan ? apakah beberapa
aktivitas saling overlap ? Ketergantungan atau hubungan antar aktivitas
merupakan bahan dasar dalam menyusun penjadwalan proyek. Terdapat 3 (tiga)
aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas.

Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies) ; ketergantungan

yang tidak dapat dipisahkan antar aktivitas/pekerjaan. Misalnya, pengujian
program tidak dapat dilakukan sebelum pembuatan program telah
diselesaikan.
26

Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies) ; ketergantungan

yang ditentukan oleh tim proyek. Sebagai contoh, dalam rangka
mendapatkan hasil desai yang baik, tim proyek mungkin belum akan
memulai pekerjaan desain selama pekerjaan analisis sistem belum selesai
sepenuhnya walaupun sebenarnya desain sistem sudah dapat dimulai tanpa
harus menunggu pekerjaan analisis sistem diselesaikan semuanya.

Ketergantungan Eksternal (External Dependencies) ; ketergantungan

antara aktivitas proyek dengan aktivitas non proyek. Sebagai contoh,
pekerjaan instalasi sistem operasi dan program aplikasi mungkin akan
tergantung pada ketersediaan hardware baru yang dipasok oleh suplier.

Berdasarkan identifikasi (definisi) aktivitas, dan saling ketergantungannya ini,

maka akan memudahkan tim proyek dalam menyusun urutan pekerjaan pada
proyek yang pada akhirnya diwujudkan dalam bentuk penjadwalan proyek. Alat
bantu yang biasanya digunakan dalam menyusun urutan aktivitas salah satunya
adalah : Diagram Jaringan Proyek (Project Network Diagrams) dan Precedence
Diagramming Method (PDM).

Gambar 3.2 Sequence Activities: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Kegiatan Durasi Estimasi

Setelah aktivitas didefinisikan dan dibuat urutan pekerjaannya, proses
berikutnya pada manajemen waktu proyek adalah membuat estimasi durasi
aktivitas. Estimasi durasi aktivitas sangat penting untuk mengetahui berapa lama
waktu aktual (riil) yang sebenarnya dibutuhkan oleh proyek. Berdasarkan urutan
aktivitas dan saling keterkaitan antar aktivitas, dimungkinkan terdapat beberapa

27

aktivitas yang dapat berjalan simultan. Sehingga umur suatu proyek tidak serta
merta merupakan total waktu semua aktivitas akan tetapi hasil dari manajemen
waktu atau durasi aktivitas yang optimal. Batasan-batasan, asumsi-asumsi
aktivitas dan ketersediaan sumberdaya proyek perlu dipertimbangkan untuk
memperkirakan durasi aktivitas. Pengalaman manajer proyek atau pengalaman
dari aktivitas yang serupa pada proyek lain merupakan salah satu masukan penting
untuk memperkirakan durasi aktivitas.

Gambar 3.3 Estimate Activity Durations: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Jadwal Pembangunan
Jadwal pembangunan berarti menentukan mulai dan selesai tanggal untuk
proyek-activ
ities. Jika tanggal awal dan akhir yang tidak realistis, maka proyek tidak mungkin
selesai sesuai jadwal. Proses pengembangan jadwal seringkali harus diciptakan
(bersama

dengan

proses

yang

memberikan

masukan,

terutama

durasi

memperkirakan
dan biaya estimasi) sebelum penentuan jadwal proyek.

Diagram Jaringan Proyek

Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-aktivitas
proyek menggunakan metode AOA (activity-on-arrow) atau ADM (arrow
diagramming mehod). Suatu aktivitas disimbolkan dengan anak panah (arrow)
sekaligus menunjukkan aliran kerja dan dihubungkan pada suatu titik yang disebut
node untuk menggambarkan urutan aktivitas. Node ini sekaligus menunjukkan
28

titik mulai dan titik selesainya suatu aktivitas. Setiap node di beri nomor secara
urut, nomor node pertama (no. 1) menunjukkan awal proyek dan nomor node
terakhir menunjukkan akhir proyek.
Langkah-langkah membuat Diagram Jaringan Proyek :

Tentukan semua aktivitas awal proyek dan tempatkan awal semua aktivitas
ini pada node 1. Buat node-node baru sebagai akhir aktivitas dari node 1
dan hubungkan dengan anak panah masing-masing ke node 1. Beri nama
atau simbol aktivitas pada anak panah. Estimasi waktu juga dapat
dituliskan pada anak panah. Misalnya A = 3 artinya aktivitas A dengan
alokasi waktu 3 hari (jika satuan waktunya hari).

Lanjutkan menggambar diagram network, bekerja mengalir dari kiri ke

kanan. Perhatikan apakah ada aktivitas yang mengumpul (merger) atau
menyebar (burst). Suatu node disebut burst jika dari node ini
menghasilkan satu atau lebih aktivitas (sekaligus node) baru. Dan suatu
node disebut merger jika dari beberapa aktivitas yang berasal dari
beberapa node mengumpul pada satu node sebagai akhir aktivitas.

Lanjutkan menggambar diagram jaringan proyek sampai seluruh aktivitas

tergambarkan pada diagram.

Sebagai acuan lainnya, semua anak panah sedapat mungkin digambarkan

mengalir ke depan atau ke arah kanan, dan hindari anak panah yang saling
menyilang antar node. Jika mendapatkan gambar diagram jaringan dengan
anak panah saling menyilang, susun ulang gambar diagram jaringan
sedemikian sehingga aliran dan urutan pekerjaan mudah dibaca dan
dipahami.

Contoh :
Diketahui pekerjaan-pekerjaan proyek sebagai berikut :
Nama

Kode

Aktivitas

Aktivitas

Aktivitas

Yang

Durasi (hari)

Mendahului
29

Analisis Kebutuhan Software

Pemodelan Sistem
Analisis Kebutuhan Hardware
Pengadaan & Instalasi SO & DBMS
Desain Input, Output, Database
Persiapan & Pelatihan User
Pengadaan Hardware
Programming
Instalasi Hardware
Implementasi

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J

A
B
B
C
D, E
G
F, H, I

1
2
3
1
5
1
6
6
2
3

Diagram jaringan proyek menggunakan metode AOA atau ADM dari tabel
pekerjaan tersebut adalah sebagai berikut :

Pada contoh tersebut, proyek memiliki 10 aktivitas yaitu A, B, C, D, E, F, G, H, I,

J. Node 1 sebagai awal mulainya proyek dan node 8 sebagai akhir selesainya
proyek. Aktivitas A, B, C adalah aktivitas yang mulainya secara bersamaan
sebagai aktivitas awal proyek. Masing-masing berdurasi 1, 2, dan 3 hari. Aktivitas
D berdurasi 1 hari baru dapat dikerjakan setelah aktivitas A selesai. Aktivitas F
berdurasi 5 hari dan aktivitas F berdurasi 1 hari baru dapat dikerjakan setelah
aktivitas B selesai. Aktivitas G yang berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah
aktivitas C selesai. Aktivitas H berdurasi 6 hari baru dapat dikerjakan setelah
aktivitas D dan E selesai semua. Aktivitas I berdurasi 2 hari baru dapat dikerjakan
setelah aktivitas G selesai. Aktivtas J yang berdurasi 3 hari merupakan aktivitas
akhir proyek dan baru dapat dikerjakan setelah aktivitas H, F dan I selesai. Dalam
ADM juga dikenal istilah aktivitas Dummy, yaitu suatu aktivitas prasyarat dari

30

aktivitas lain dengan durasi 0. Pada contoh gambar di atas tidak terdapat aktivitas
Dummy.

Jadwal Kontrol
Kontrol Perubahan Terhadap Jadwal Proyek
Jadwal proyek yang sudah disusun, kadangkala tidak selalu mulus dalam
pelaksanaannya. Perubahan-perubahan ataupun penyimpangan pelaksanaan
jadwal proyek sering terjadi di lapangan. Perubahan-perubahan yang terkait
dengan pelaksanaan jadawal proyek dapat terjadi karena :

Kurangnya kemampuan dalam mendefinisikan aktivitas-aktivitas proyek

termasuk urutan pelaksanaannya. Hal ini mengakibatkan terjadinya
penambahan atau pengurangan aktivitas yang pada akhirnya akan
mengakibatkan perubahan waktu pelaksanaan proyek.

Kurang akurasinya dalam menentukan durasi/waktu aktivitas, sehingga

setelah proyek dikerjakan maka akan terjadi keterlambatan penyelesaian
proyek. Atau sebaliknya, suatu proyek dapat diselesaikan lebih cepat dari
yang dijadwalkan. Hal ini akan berdampak pada pengelolaan sumber daya
yang lain (biaya, tenaga kerja, dan sebagainya).

Lemahnya kinerja SDM pelaksana proyek. Seringkali dijumpai banyak

proyek-proyek yang tidak selesai tepat waktu bukan karena kurang
akurasinya penjadwalan proyek tetapi dikarenakan lemahnya kinerja SDM
pelaksana proyek. Rendahnya kinerja SDM pelaksana proyek ini bisa
dikarenakan oleh karena rendahnya insentif/upah, rendahnya disiplin
pekerja, kurangnya komunikasi antar elemen tim proyek, rendahnya skill
pekerja dan sebagainya.
Manajer proyek harus memiliki kepekaan dan kemampuan dalam

merespon perubahan-perubahan yang mungkin terjadi pada penjadwalan aktivitasaktivitas pada proyek. Atas perubahan-perubahan tersebut, mungkin manajer
proyek harus melakukan penjadwalan ulang atau merevisi jadwal proyek yang
telah direncanakan. Kemampuan dalam manajemen, kepemimpinan, komunikasi,

31

negosiasi, kematangan, pengalaman maupun kemampuan dalam menerapkan tool

dan teknik manajemen proyek merupakan kemampuan-kemampuan mendasar
yang harus disiapkan oleh para manajer proyek.

Gambar 3.5 Control Schedule: Inputs, Tools & Techniques, and Outputs

Kesimpulan

Setiap usaha/proyek yang berjalan membutuhkan suatu proses karenanya

memiliki rentang waktu dari usaha tersebut dimulai sampai diakhiri, hal
tersebut biasa disebut siklus kehidupan proyek (project life cycle)
Project Integration Management adalah suatu proses yang mengintegrasikan
seluruh kegiatan proyek yang dimulai dari proses inisiasi, perencanaan,
pelaksanaan, pengendalian, sampai pada proses penutupan.
Project Integration Management mempengaruhi seluruh fase proyek
sehingga biasanya digunakan dalam hal mengoorginisir seluruh kegiatan proyek.
Proses dalam project integration sendiri yaitu membuat project charter (fase
inisiasi), membuat project management plan (fase perencanaan), direct manage
project executing (fase pelaksanaan), monitoring and control work (fase
pengendalian), and closing (fase penutupan).
Dalam manajemen integrasi proyek, tentunya ada proses yang menjadikan
proyek yang dihasilkan sesuai tujuan, namun setiap proses memiliki input, tools
and technique (dimana diperhatikan hal-hal yang dibutuhkan serta teknik
pencapaian), serta output (hasil dari proses yang telah dijalankan).

32