AHMAD BIN YUSUP

PENOLONG PPD KLUANG

( PENGURUSAN KUALITI)
Email :
ahmad.yusup@moe.gov.my
1

PEKELILING
PERKHIDMATAN BIL. 5
TAHUN 2007
BERKUATKUASA 30 April, 2007

PANDUAN
PENGURUSAN PEJABAT
2

10 BAHAGIAN
PANDUAN PENGURUSAN PEJABAT
BHG. I
BHG. II
BHG. III
BHG. IV
BHG. V
BHG. VI
BHG. VII
BHG. VIII
BHG. IX
BHG. X

- Pengurusan Am Pejabat
- Pentadbiran Sumber Manusia
- Keperbadian Dan Keterampilan
- Pengurusan Perhubungan Pelanggan
- Sistem Penyampaian Perkhidmatan
- Urusan Surat Kerajaan
- Pengurusan Fail
- Penyelenggaraan, Pemuliharaan dan
Pelupusan Rekod Awam.
- Pengurusan Komunikasi Dan Teknologi
Maklumat
- Inventori dan Bekalan Pejabat.
3

BAHAGIAN VII
PENGURUSAN FAIL

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM

SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN

SUPAYA TIDAK TERCICIR.

SATU FOLDER DI MANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN

DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,

NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN

MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK
MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATUSATU PERKARA ATAU SUBJEK.

TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT

TERSEBUT.

DEFINISI SISTEM FAIL

Proses menyimpan segala rekod dan

dokumen untuk simpan selamat atau

satu rantaian aktiviti yang bermula
dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod
supaya mudah diperolehi dengan
cepat bila dikehendaki;
6

DEFINISI

FAIL

SPF

Mengandungi dokumen,
surat dan catatan minit
Meliputi pembukaan,
pendaftaran, pergerakan,
penyimpanan,
pemindahan dan
pelupusan
7

TUJUAN
Membantu agensi awam

melaksanakan urusan pentadbiran

pejabat dengan lebih cekap,
teratur dan berkesan
Memperkemaskan Arahan
Perkhidmatan sedia ada supaya
ianya sentiasa relevan dan dapat
dijadikan panduan kepada agensi
awam
8

TUJUAN
Mewujudkan sistem pengurusan
rekod yang sistematik, cekap dan
berkesan di jabatan
Membantu pegawai atau staff
yang terlibat dengan fail dan
surat dalam kerja-kerja mereka
Mendapat pengiktirafan kerajaan
dalam Anugerah MS ISO
9

Digubal berasaskan Arahan

Perkhidmatan dan ditambah
baik dengan mengambil kira
kemajuan teknologi maklumat
dan multimedia di samping
mengekalkan kaedah
pelaksanaan tugas secara
tradisional terutamanya di
jabatan / agensi yang kecil
10

Rujukan hendaklah dibuat

pada pekeliling, surat
pekeliling atau peraturan
lain yang berkuat kuasa
dari semasa ke semasa
berkaitan dengan Panduan
Pengurusan Pejabat
11

KENAPA FAIL DIPERLUKAN

ALAT PERHUBUNGAN
MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI
MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN
MENGAMBIL TINDAKAN
MENGEKALKAN INGATAN
BAHAN RUJUKAN UTAMA
BAHAN BUKTI
BAHAN PENYELIDIKAN

12

REKA BENTUK KULIT FAIL

TERBUKA (Am 435 Pin. 1/80)

SAMPUL KECIL (Am 435A Pin.
1/82)

TERHAD (TANDA TERHAD)

SULIT (Am 436) HIJAU

RAHSIA (Am 437)

RAHSIA BESAR (Am 438)

13

Sistem yang mempunyai

protokolnya tersendiri dan
beberapa pengawal
Peruntukan Undang-Undang Bhg. A

(PU.A)
Akta Arkib Negara
Akta Rahsia Rasmi 1972
Peraturan Pentadbiran
Arahan Perkhidmatan BAB 4
-Sistem Fail
Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun
2007 PPP Bhg. VII
14

Kepentingan Pengurusan
Fail

Penggunaan fail ini membolehkan

maklumat yang terkandung di

dalamnya dikawal dan dicapai
dengan cepat dan tepat apabila
diperlukan.
Fail mesti diuruskan dengan
sistematik mengikut piawaian dan
prosedur pengurusan rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib
Negara.

15

Prinsip-prinsip Sistem Fail

Fail manila kad tidak banyak

menggunakan ruang;
Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
Rekod mudah dicari bila diperlukan;
Cross reference maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
16

KATEGORI FAIL

Housekeeping

Functional

Pentadbiran dalaman sesebuah

Jabatan/Agensi Kerajaan yang
meliputi perkara-perkara
seperti pentadbiran,
perkhidmatan, kewangan,
perolehan dan pembangunan
Diwujudkan oleh sesebuah
Jabatan / Agensi Kerajaan
untuk melaksanakan fungsi
dan tanggungjawabnya
17

PENGKELASAN FAIL
Fail Urusan Am
(house keeping file )
mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan hal
pentadbiran, bangunan dan harta,
kelengkapan dan bekalan,
kewangan dan personel.
18

PENGKELASAN FAIL
Kategori 1:

- Fail Urusan Am (house keeping files)

- Pentadbiran Am
: 100
- Bangunan & Harta (Aset Tetap) : 200
- Kelengkapan & Bekalan (Aset Alih) :
300
- Kewangan
: 400
- Personel
: 500
19

PENGKELASAN FAIL .
Kategori 2

- Fail Urusan Fungsian (function file)

- Pengurusan Kurikulum

: 600

- Pengurusan Kokurikulum : 700

20

PENGKELASAN FAIL .

Fail Urusan Fungsian (function

file )
- mengandungi surat dan dokumen
lampiran berkaitan fungsi dan
aktiviti asas jabatan.

21

KLASIFIKASI FAIL
Taraf Keselamatan
1. Terbuka
2. Terperingkat:
Dikelaskan mengikut peringkat
keselamatan selaras dengan
Keselamatan
- Rahsia Besar
- Rahsia
- Sulit
- Terhad

Arahan

22

Fail Terperingkat
Rahsia Besar:
Boleh menyebabkan kerosakan besar
kepada negara

Rahsia:
Boleh membahayakan keselamatan negara

Sulit:
Boleh memudaratkan kepentingan atau
martabat negara

Terhad:
Boleh menghalang kelicinan proses
pentadbiran
23

Pengenalan Fail
Rahsia Besar

- Kuning dan Berpalang

Merah
serta tercatat RAHSIA BESAR
Rahsia - Merah Jambu Berpalang
Merah dan tercatat RAHSIA
Sulit
- Hijau tercatat perkataan
SULIT
Terhad - Putih tercatat perkataan
TERHAD
Terbuka
- Putih
24

MAKSUD CIRI -CIRI

KESELAMATAN
TERBUKA

Tiada had
TERHAD Pegawai yang
menjalankan tugas
SULIT
Individu
RAHSIA
Maruah Negara
RAHSIA BESAR
Keselamatan
Negara

25

26

PENGKELASAN FAIL
1. Rahsia Besar:
Maklumat tentang urusan kerajaan

yang masih dalam proses

perancangan adalah merupakan
antara rahsia besar kerajaan.
Maklumat ini dimuatkan di dalam fail
berwarna kuning dan berpalang (X)
merah memenuhi kulit hadapan fail

27

53(a): RAHSIA BESAR

Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeridan dimaksudkan
bagi makluman.sendiri dan lainlain pegawai yang perlu mengetahui
kandunganya dalam masa
menjalankan tugas-tugas rasmi
mereka. Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak boleh
diberitahu secara langsung atau
tidak langsung kepada akhbar atau
sesiapa yang tidak dibenarkan.

29

PENGKELASAN FAIL
2. Rahsia:
Urusan berkaitan dengan program

pembangunan kerajaan dianggap

sebagai maklumat berkelas
Rahsia.
Fail yang menyimpan maklumat
pengelasan rahsia berwarna merah
jambu dan berpalang (X) merah
memenuhi kulit hadapan fail
30

Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit

Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri.dan dimaksudkan
bagi makluman orang-orang yang
perlu mengetahui kandungannya
dalam masa menjalankan tugas-tugas
rasmi mereka. Maklumat yang
terkandung dalam dokumen ini tidak
boleh diberitahu secara lansung atau
tidak kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan

32

PENGKELASAN FAIL
3. Sulit:
Urusan yang berkaitan dengan

sesuatu keputusan kerajaan

dianggap sulit walaupun telah
diumumkan oleh Menteri begitu juga
urusan tatakelakuan pegawai awam.
Maklumat berkenaan disimpan dalam
fail warna hijau muda dan dicatat
sebagai SULIT
33

34

PENGKELASAN FAIL
4. Terhad:
Biasanya sesebuah jabatan

mempunyai fail yang

edarannya terhad disebabkan
maklumat yang terkandong di
dalamnya. Maklumat seperti
butiran peribadi staf dianggap
sebagai maklumat terhad.
Fail jenis ini berwarna putih.
35

TERHAD

TERHAD

36

PENGKELASAN FAIL
5. Terbuka:
Kebanyakan fail di sesebuah

jabatan adalah jenis terbuka,

iaitu fail-fail berkaitan dengan
pengurusan harian sesebuah
jabatan. Fail-fail pentadbiran
adalah tergulung dalam kategori
ini.
Fail jenis ini berwarna putih.
37

Perkara 53 :FAIL
TERBUKA- PUTIH
Maklumat yang terkandung
dalam dokumen ini tidak
boleh diberitahu secara
lansung atau tidak lansung
atau tidak kepada akhbar
atau sesiapa yang tidak
dibenarkan

39

PENGKELASAN FAIL
6. Sampul Kecil:
Sampul kecil ialah fail

sementara diwujudkan
berlandaskan fail utamanya.
Warna fail ialah kuning atau
coklat.

40

41

PENGKELASAN FAIL
7. Fail Timbul:
Fail timbul mengandungi
bahan-bahan yang belum
diedarkan kepada pegawaipegawai atau untuk
perhatian pegawai atasan.
42

PEMBUKAAN FAIL
LANGKAH-LANGKAH SEBELUM
MEMBUKA FAIL
Semak setiap memo yang diterima
Semak perkara utama dalam surat
Semak panduan-panduan/doket
abjad/senarai fail/buku daftar
Pastikan fail belum dibuka atas
perkara tersebut
43

PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

TINDAKAN UNTUK MEMBUKA FAIL
PASTIKAN SURAT / LAPORAN /
PERMOHONAN ATAU LAIN-LAIN DOKUMEN
MEMPUNYAI NOMBOR RUJUKAN FAIL
JIKA TIDAK ADA SEMAK DOKET FAHARASAT

BILANGAN UNTUK PASTIKAN FAIL-FAIL

MENGENAI PERKARA SAMA TELAH
DIDAFTARKAN

JIKA ADA KANDUNGAN SURAT. JIKA BELUM

ADA BUKA FAIL DAN DAFTARKAN DENGAN

MEMBERI NOMBOR RUJUKAN

44


ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI

BPR,
ANM,PPR , MNI, BMW DLL.

ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA

YANG MEMPUNYAI MAKNA
BERLAINAN
(OMOGRAPHS) CONTOHNYA
KABINET,
BAHAGIAN KABINET DLL.

BERDASARKAN FUNGSI JABATAN /

45

MEMBUKA FAIL BARU.

KECUAIAN BOLEH
MENYEBABKAN:
Wujud dua fail dengan tajuk dan
nombor yang sama
Wujud dua fail dengan tajuk yang
sama tetapi nombor yang
berlainan
Wujud dua fail degan tajuk yang
berlainan tetapi nombor yang
46

MEMBUKA
FAIL
BARU.
MEMBUKA
FAIL
BARU
Tajuk, nombor rujukan dan tarikh
pembukaan dicatat di atas kulit
fail
Tajuk:
- Jelas
- Ringkas
- Padat
- Menggambarkan kandungan

47

MEMBUKA
FAILFAIL
BARU.
MEMBUKA
BARU
Daftarkan fail baru ke dalam

rekod pendaftaran fail.

Setelah menerima surat,
hendaklah dikandungkan ke dalam
fail berkenaan
Kandungkan surat mengikut taraf
terperingkat
48

PENDAFTARAN FAIL BARU

Sediakan Kertas Doket:
Doket Faharasat Nombor ( Am
89 )
Doket Faharasat Abjad ( Am 89
a)
Taipkan Butiran:
Kod huruf dan nombor
Rujukan fail
49

SUSUN DOKET DALAM BINDER

1 . Faharasat Nombor / Bilangan
Untuk mencatatkan
pergerakan
fail
Masukkan tarikh fail dibuka

50

SUSUN
DOKET
DALAM
BINDER

SUSUN
DOKET
DALAM
BINDER
2 . Faharasat Abjad /Alphabetical
Susun dalam binder ikut
perkataan yang dipilih
Untuk rekod dan pengesanan
fail
51

Doket Faharasat Bilangan

(Borang Am 89)
Nombor-nombor Fail

No. Fail : JBA:8011/100-09/09

yang berkaitan

Faharasat di bawah
Pengisian Jawatan Perkeranian

Perkara
Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian

52

Doket Faharasat Abjad

(Borang Am 89A)
Nombor-nombor Fail

No. Fail : JBA:8011/100-09/09

yang berkaitan

Faharasat di bawah
Pengisian Jawatan
Perkeranian
Perkara

Pengisian Kekosongan Jawatan Perkeranian

53

JBA8011 (S) / 100-09 / 09 / 003

Taraf
keselamatan
Kod
sekolah

Sub-sub Tajuk
Utama (Sub-Aktiviti)
-L4
Tajuk
Utama (L 2 )

Kumpulan
Utama (L 1)

Sub Tajuk
Utama (Aktiviti)
(L 3)

NAMA FAIL: TINDAKAN TATATERTIB (SULIT)

54

JBA8011 / 100-09 / 10 / 004

Kod
sekolah

Tajuk
Kumpulan
Utama (L 1) Utama
(L 2)

Sub-sub Tajuk
Utama (Sub-Aktiviti)
-L4
Sub Tajuk
Utama (Aktiviti)
-L3

55

Contoh fail peribadi

JBA8011/FP: A-42644
Kod Sekolah

Nama Ringkas
Bagi Fail Peribadi

Nombor Fail
Peribadi Di
Jabatan

56

l
u
K

l
i
a
it f

Perkara dan Nombor fail

Isi surat menentukan perkara/tajuk

Jelas, ringkas dan padat
Tidak guna singkatan
Elak guna perkataan/ejaan sama yang

mempunyai makna berlainan

Berdasarkan fungsi jabatan/unit
Nombor fail ikut sistem fail sedia ada
Didaftarkan di bawah perkara

57

l
u
K

il
a
f
it

Kertas-kertas Yang Berhubung

Fail yang berkaitan. Sekiranya fail

baru dibuka, catatkan nombor fail

sebelumnya
Jika sistem klasifikasi baru diamalkan,
catatkan sistem klasifikasi sebelumnya
Kandungan diasingkan ke folder lain
Rujukan silang (cross reference)
58

Rujukan agensi / klasifikasi

Rujukan daftar nombor

Tajuk / daftar abjad

59

100-1 / 01

JBA8011 / 100-1 / 01

No. Rujukan Fail

150

NO. PENDAFTAR FAIL

PEKELILING IKHTISAS
02/10/2008

Tajuk Fail

60

Fail Peribadi

No. Pendaftaran

61

l
Ku

l
i
a
it f

Tarikh kandungan pertama

Tarikh kandungan akhir

Pertama:

Tarikh kandungan pertama yang

dimasukkan ke dalam fail
Akhir:

Tarikh lampiran/surat terakhir dicatat

sebelum fail ditutup
# Bukan tarikh terima surat atau tarikh
surat atau tarikh tutup fail
62

KERTAS MINIT
Setiap fail perlu ada kertas minit
Kertas minit digunakan untuk
mencatat
semua surat-surat masuk dan keluar
serta
tindakan atau catatan berkaitan
dengan
Surat-surat
isi masuk dicatat dengan
dakwat
merah
kandungan
surat-surat berkenaan.
Surat-surat keluar dicatat dengan
dakwat biru/hitam
63

CONTOH MINIT
Surat Masuk
Surat bertarikh . daripada ..

dikandung pada ..
Surat Keluar
Surat bertarikh . kepada ....

dihantar pada ..

64

PROSEDUR PENGURUSAN
FAIL
1. PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN
SURAT
2. PENDAFTARAN DAN PEMBUKAAN FAIL
3. PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN
FAIL
4. PEMINDAHAN DAN PELUPUSAN
65

1.PENERIMAAN DAN
PENDAFTARAN SURAT
1.1 SURAT-SURAT
TERPERINGKAT
1.2 SURAT UMUM KEPADA
KETUA JABATAN
1.3 SURAT UNTUK
PERHATIAN
1.4 SURAT DIMINITKAN
1.5 PINDAH SURAT

66

1.2 SURAT UMUM YANG DIALAMATKAN

KEPADA KETUA JABATAN

Semua surat yang

dialamatkan kepada Ketua
Pengarah, Timbalan Ketua
Pengarah, Pengarah Negeri,
PPD, Ketua Institusi dan
tidak ada untuk perhatian
mana-mana pegawai
67

1.3

SURAT UNTUK PERHATIAN

Semua surat yang

dialamatkan kepada
Ketua Jabatan dan
dicatatkan untuk
perhatian pegawai
berkenaan

68

1.4 SURAT DIMINITKAN

Semua surat yang diterima

dan surat keluar perlu

diminitkan
Surat masuk diminitkan
dakwat merah
Surat keluar diminitkan dakwat
biru @ hitam
Surat hendaklah diminitkan
dalam kertas minit Am 6
69

1.5 Pindah Surat

Surat-surat tersalah masuk fail
Pindaan surat mengandungi

Tajuk Surat, No.Rujukan Surat,

Daripada, Dipindah ke Dalam
Fail, Dipindah Oleh dan Tarikh

70

KERTAS PINDAAN SURAT

Tajuk Surat: .................

..

No.Rujukan Surat: .......

Daripada: ..

.....

Dipindah ke dalam Fail: .

Dipindah oleh: .
Tarikh: .....
71

1.6 SURAT-SURAT UNTUK

TINDAKAN SEGERA / SERTAMERTA
Masukkan surat-surat yang diterima ke dalam fail sebelum
diedarkan
Tindakan serta merta dan Fail tidak dapat dikesan, Sampul
Kecil (Am 435 pin 1/82) digunakan sebagai langkah sementara
Jika Fail asal dijumpai, masukkan Sampul Kecil ke dalam Fail
asal dan minitkan sebagai satu kandungan
Surat juga boleh diambil tanpa fail jika ianya memerlu
tindakan segera, tapi pastikan dapat no. rujukan yang betul
Perkara-perkara mustahak dan tindakan serta merta, Pegawai
boleh menyampai keputusan melalui telefon dan disusuli
surat rasmi
72

1.7

TINDAKAN YANG
PERLU DIAMBIL

Buka surat dan capkan tarikh terima

Daftar surat dalam Buku Daftar Penerimaan
Surat (Am 10)
Serah surat kepada Ketua Jabatan untuk
diminitkan kecuali surat untuk perhatian
Serah surat kepada pegawai berkenaan untuk
tindakan
Dapatkan fail dan kandungkan surat dalam
fail berkenaan
73

CARA MENGKANDUNGKAN
SURAT DALAM FAIL
CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI

SUDUT KANAN ATAS SURAT

NOMBOR KANDUNGAN DILETAKKAN
DALAM BULATAN
SURAT DITERIMA, NOMBOR DAN BULATAN
PERLU DITANDA DENGAN WARNA MERAH
SURAT DIHANTAR KELUAR, NOMBOR DAN
BULATAN PERLU DITANDA WARNA BIRU
ATAU HITAM
74

Minit tindakan
Minit yang panjang hendaklah ditaip

ke dalam kertas berasingan sebagai

minit bebas dan hendaklah
dimasukkan sebagai satu kandungan
atau lampiran ke dalam fail
Pegawai perlu menulis ringkasan
jawatan dan tanda tangan penuh

75

Kertas Minit
No: Fail: JBA8011/100-01/01/002
20

m.s.

Surat
Pengesahan dalam Perkhidmatan PPP
J. Pend. Pk.(AM)4220/2/Jld2/(45)
Memo
Pekelling
dimasukkan
22.8.2008
30.8.2008
bertarikh
pada

Pen.Kanan Tadbiran,
Kandungan (20) di atas untuk makluman dan tindaka
2. Sila berbincang dan maklumkan kepada saya keputusa
Terima kasih.
t.t. Ringkas
tarikh
76

Minit tindakan
Semua perenggan dalam

sesuatu minit, melainkan

perenggan pertama
hendaklah diberi nombor

Minit dengan tulisan tangan

hendaklah ditulis dengan jelas

77

Kertas Minit
No: Fail: JBA8011/100-01/01/002

m.s.

Telah berbincang dan keputusan

telah dibuat dan dipersetujui.
Dimaklumkan kepada Pengetua
untuk tindakan selanjutnya pada
Dipersetujui.
22.9.2008.
t.t. Ringkas
tarikh
t.t.
21

Dikirim pada

28 SEP 2008

78

SAMPUL KECIL (AM35A Pin.1/82)

Membuka Sampul Kecil sebagai
Tindakan Fail Sementara
- Fail Induk tidak dapat dikesan perlu buka
sampul kecil
- Jadikan sampul kecil sebagai kandungan
apabila fail berkenaan dijumpai
- Nombor/tajuk fail sama dengan fail asal
- Jika fail asal tidak dapat dikesan fail baru
perlu dibuka
79

Digunakan sebagai fail sementara

Untuk tindakan segera apabila
fail induk tidak diperolehi dan ia
dimasukkan ke dalam fail induk
sebagai satu kandungan.

80

PROSEDUR TUTUP/BUKA FAIL

Fail perlu ditutup sekiranya

telah mengandungi 100
kandungan atau
ketebalannya 4 sentimeter,
mana yang terdahulu.

81

PROSEDUR
TUTUP/BUKA
PROSEDUR
TUTUP/BUKA
FAIL FAIL
Di atas kulit fail yang telah

ditutup itu hendaklah dipalang

dengan dakwat merah dan
dicatatkan perkataan DITUTUP
JILID 2 DIBUKA dengan
dakwat biru atau hitam
menggunakan dakwat kekal.
82

JBA8011 / 100-1 / 01

P
U
T
U
T
I
D

D
I
IJ L

B
I
D

A
K
U

83

PROSEDUR
PROSEDURTUTUP/BUKA
TUTUP/BUKAFAIL
FAIL

Di atas kulit fail yang

baru pula hendaklah

dicatatkan tajuk dan
nombor rujukan yang
sama beserta dengan
catatan Jilid 2 (Jld. 2).
84

PERGERAKAN FAIL
FAIL KELUAR MASUK MELALUI

KERANI PENDAFTARAN
PENGHANTARAN ANTARA
PEGAWAI PERLU ADA SLIP
TRANSAKSI
PERLU ADA SISTEM SIMPAN
DALAM PERHATIAN
85

SLIP TRANSAKSI
Kepada:
Unit Fail dan Rekod
Fail No. :
Telah saya serahkan
Kepada ............................

Nama Pagawai
Unit / Bahagian : .....................................
Hari Ini
Sekian.
Tandatangan
: ........................................
Nama
: ........................................
Unit : ........................................
86

PENGEDARAN FAIL-FAIL
1. Catatan Pengedaran Fail-Fail
- Bahagian pendafaran fail hendaklah

merekodkan dalam rekod nombor

- Tuliskan ringkasan gelaran jawatan
pegawai dan tarikh
- Tindakan yang sama oleh pegawai kepada
pegawai
- Memudahkan pergerakan fail
- Tindakan yang sama apabila fail dipindah
ke Arkib
87

DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

DISIMPAN/
MINIT.

DIKELUARKAN
DAN
NAMA
PEMINJAM,
TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI

ALAT UNTUK MENGESAN.

BUKTI

DIKEPIL

BERSAMA

KERTAS

88

PENGEDARAN FAIL-FAIL
2. Tanggungjawab Pegawai Dalam
Pergerakan Fail:
Mengelakan daripada fail hilang
Pergerakan fail dari seorang pegawai
kepada pegawai lain hendaklah
melalui pendaftaran fail, atau
Bahagian pendaftaran hendaklah
menyediakan borang perjalanan fail.
Borang akan dihantar kepada Bahagian
Pendaftaran
89

SIMPANAN DALAM PERHATIAN

Buku SDP (Simpan Dalam Perhatian)
- Fail-fail yang memerlukan maklumat lanjut
- Tindakan akan diambil dalam jangka masa

tertentu
- Susun ditempat atau di rak-rak khas
- Susun ikut tarikh kalender 1 hingga 31 hari.
- Rekod dalam doket/pendaftaran fail
Buku SDP diperiksa Setiap Hari
- Buku SDP hendaklah diperiksa setiap hari bekerja
- Hantar fail tersebut apabila tarikh tersebut sampai
90

KETUA JABATAN
Bertanggungjawab
- PENGWUJUDAN
- PEMELIHARAAN dan
- PELUPUSAN

91

92

BAHAGIAN VIII
Penyelenggaraan,
Pemuliharaan
dan
Pelupusan Rekod
Awam.
93

PEMELIHARAAN
- mematuhi dan melaksanakan
semua Piawaian dan Prosedur
- Pengurusan Rekod Awam yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib
Negara;
- mengadakan bilik rekod jabatan
dengan kelengkapan dan
- peralatan yang bersesuaian;
- melaksanakan pelupusan rekod
awam
94

MEMELIHARA DAN MENYIMPAN

REKOD KERAJAAN
* Rekod-rekod Kerajaan :
surat, dokumen, rekod, daftar bahan
bercetak, buku, peta,pelan, lukisan,
gambar, mikrofilem, filem wayang
gambar dan rakaman suara yang
diterima atau dikeluarkan oleh
mana-mana Jabatan Kerajaan dalam
apa jua bentuk untuk tujuan
menjalankan dan menunaikan
urusan rasmi mereka.
95

* Rekod-rekod boleh digunakan:

-

sebagai bahan sejarah

proses pentadbiran
sebagai bukti
sebagai rujukan
membuat penyelidikan / kajian
96

PEMELIHARAAN REKOD-REKOD
- Hendaklah dijaga dan disimpan dengan

baik
- Bilik simpan rekod mestilah sesuai,
tidak lembab, atap tidak bocor,dinding
tidak berlubang dan cukup pusingan
udara.
- Disimpan atas rak-rak
- Rekod-rekod yang basah dianginkan
supaya kering dan dibersihkan dari
lapuk/abuk.
97

- Terhindar dari bahaya banjir dan

bahang matahari
- Awasi dari anai-anai, semut dan lainlain seranga.
- Rekod-rekod yang koyak hendaklah
dibaiki/ditampal
- Sediakan alat pemadam api, dan
- Jangan digunakan sebagai tempat
makan minum, merokok atau
menyimpan asid, cat, dakwat dan
minyak spirit.
98

PELUPUSAN
- melaksanakan pelupusan rekod

awam,secara pemusnahan/
pemindahan
- mengikut tatacara dari Akta
Arkib Negara Malaysia 2003.
(Jadual Pelupusan Rekod Am)
99

FAIL-FAIL YANG TELAH

DITUTUP/MENUNGGU
KELULUSAN ARKIB NEGARA
HENDAKLAH DISIMPAN
BERASINGAN DENGAN
FAIL-FAIL LAIN

100

PENYIMPANAN
Bilik Rekod
digunakan untuk penyimpanan
rekod awam sahaja dan dilarang
digunakan sebagai stor
penyimpanan barang-barang ain.
-

- hendaklah sentiasa bersih, tidak

berhabuk, mempunyai
peredaran
udara yang baik.
101

Bilik Rekod
-

Hanya pegawai dan kakitangan

yang mengendalikan rekod
dibenarkan keluar masuk bilik rekod.

- Makan dan minum, serta merokok

adalah dilarang sama sekali di bilik
rekod.

102

Program Rekod
Penting

- Kenal pasti Rekod Penting (Vital

Records)
- rancang untuk memelihara rekod
tersebut.
- Salinan keselamatan (backup copies)
dan disimpan di lokasi berasingan.
- Pelan Tindakan Bencana
- menyediakan aspek-aspek
menghadapi
bencana dan
- tindakan pemulihan rekod akibat
bencana..
103

PENYIMPANAN FAIL
BAGI :
-

Fail-Fail TEBUKA disimpan di rakrak fail

Fail-Fail TERHAD disimpan di

kabinet keluli atau kabinet keluli yg
berkunci dan berasingan dari fail
bukan terperingkat

104

BAGI :
Fail-Fail
RAHSIA BESAR
RAHSIA dan
SULIT
Sediakan BUKU pendaftaran
berasingan / indeks berasingan
bagi pengawalan pergerakan
fail
105

Disimpan di dalam kabinet

keluli atau almari keluli

yang berkunci dan
berasingan dari tempat fail
tidak terperingkat.

106

107

SABDA NABI :
ILMU ITU MILIK ALLAH, BARANG
SIAPA MENYEBARKAN ILMU DEMI
KEBAIKAN, INSYAALLAH DIA
AKAN MENGGANDAKAN 10 KALI
KEPADA HAMBANYA

108

SEKIANTERIMA KASIH
SEMOGA DALAM
MAKLUMAN DAN
BERSEDIA UNTUK
BERTINDAK
ahmad.yusup@moe.gov.my