Struni ispit za zatitu i obradu arhivskog gradiva - Prirunik

Drugo izdanje

STRUNI ISPIT ZA
ZATITU I OBRADU ARHIVSKOG GRADIVA
Prirunik
Drugo izdanje

Zagreb 2010.

Nakladnik
HRVATSKI DRAVNI ARHIV
10000 Zagreb, Maruliev trg 21, Potanski pretinac 3
tel.: 385 1 4801-999, fax: 4829-000
http://www.arhiv.hr, e-mail: hda@arhiv.hr
Za nakladnika
dr. sc. Stjepan osi
Urednica
Silvija Babi
Lektura i korektura
Nikolina Krtali
Priprema teksta i tisak
Mikrorad d.o.o. Zagreb
Naklada
1 000 primjeraka
Redakcija zakljuena u travnju 2010.
CIP zapis dostupan u raunalnom katalogu Nacionalne i sveuiline
knjinice u Zagrebu pod brojem 738158
ISBN 978-953-6005-99-4

Sadraj
Predgovor ....................................................................................................... 7
Pravni okvir zatite i obveze stvaratelja i imatelja arhivskog gradiva
(Pavica Antolovi - Vlatka Lemi)........................................................ 9
Osnove uredskog poslovanja (Elizabet Kuk) ............................................... 25
Osnove upravljanja spisima (Jozo Ivanovi)................................................ 45
Klasifikacija i organizacija dokumentacije (Jozo Ivanovi)......................... 81
Informatizacija uredskog poslovanja (Jozo Ivanovi).................................. 99
Sreivanje i opis arhivskog gradiva (Melina Lui) .................................. 105
Vrednovanje gradiva (Silvija Babi) .......................................................... 113
Odabiranje i izluivanje gradiva (Sinia Lajnert)....................................... 127
Predaja arhivskog gradiva arhivima (Borut Guli) .................................... 135
Zakonodavni okvir prava pristupa informacijama (Mirjana Hurem) ......... 145
Zatita arhivskog gradiva (Tatjana Munjak)............................................. 157
Preporuke za ureenje spremita arhiva i pismohrana
(Tatjana Munjak).............................................................................. 185
Snimanje arhivskog i registraturnog gradiva (Zvonimir Barievi)........... 195
Nove smjernice u zatiti audiovizualnog gradiva
(Mato Kukuljica - Carmen Lhotka)................................................... 203
Izbor iz pitanja za struni ispit djelatnika u pismohranama ....................... 215
ARHiNET - nacionalni arhivski informacijski sustav (Vlatka Lemi) ...... 219
Prodajni katalog izdanja HDA ................................................................... 233

Predgovor
Prirunik, ije je drugo dopunjeno izdanje pred itateljima, nastao je
kao rezultat potrebe za svojevrsnim udbenikom koji bi na jednom mjestu
okupio najvanije teme o problematici koju pojmovno moemo svesti pod
nazivnik upravljanje zapisima/gradivom/dokumentacijom. On je namijenjen
djelatnicima zaposlenima kod javnih i privatnih stvaratelja i imatelja arhivskog gradiva, koji su na svojim radnim mjestima zadueni i odgovorni za
rukovanje i/ili upravljanje dokumentacijom, kao i za njenu pohranu i zatitu.
Jednako se to odnosi i na tijela dravne uprave, dravnih upravnih organizacija, agencija, fondova, ustanova u kulturi, kao i na pravne subjekte u zdravstvu, prosvjeti, trgovakim drutvima i dr. Kod privatnih stvaratelja, principi
i postupci opisani u tekstovima mogu se, osim u trgovakim drutvima, primijeniti i na poslovanje udruga graana, politikih stranaka, sindikata i sl.
Izdanje je najveim dijelom temeljeno na programu ispita propisanog
Pravilnikom o strunom usavravanju i provjeri strune osposobljenosti
djelatnika u pismohranama, ali sadri i tekstove koji detaljnije obrauju
problematiku cjelovitog upravljanja gradivom neke ustanove. Pritom nam
nije bila iskljuiva namjera ralanjivati postojee zakonske i podzakonske
akte, ve pristupiti odreenoj problematici koja se dotie ove djelatnosti na
sveobuhvatniji i temeljitiji nain, koji bi omoguio povezivanje raznih aspekata bavljenja organizacijom dokumentacije.
Razlika izmeu prvog i ovog drugog izdanja sastoji se najveim dijelom
u uvrtavanju i prikazu u meuvremenu verificiranih i objavljenih zakonskih
i podzakonskih propisa odnosno, iz njih proisteklih slubenih i strunih postupanja.
Prirunik stoga moe posluiti kao uvod u organizaciju zapisa svakome
tko pokree neku poslovnu aktivnost, ali i onima koji ve postojee poslovanje pokuavaju podii na viu razinu. Redoslijed tekstova nastoji pratiti ivotni ciklus gradiva (dokumentacije) i postupanje s njime: od zakonodavnoga okvira, ralambe principa zasnivanja sustava te osnovnih postavki
upravljanja zapisima, moguim nainima strukturiranja zapisa, postupaka s
gradivom nakon proteka odreenog vremena te osnovnih postupaka i metoda
koje e u najveoj mjeri omoguiti zatitu i dugotrajno uvanje pojedinih
vrsta medija na kojima je gradivo zabiljeeno.

Na kraju izdanja, kao pomo kandidatima za polaganje navedenog ispita, nalazi se i izbor od stotinjak pitanja kao pomo pri usvajanju osnovnih
znanja, uz naglasak da je rije samo o izboru, stoga mogua pitanja time nisu
iscrpljena.
Urednica

PRAVNI OKVIR ZATITE I OBVEZE

STVARATELJA I IMATELJA
ARHIVSKOG GRADIVA
Arhivsko zakonodavstvo
Arhivsku djelatnost u Republici Hrvatskoj ureuje Zakon o arhivskom
gradivu i arhivima (NN 105/97) kojeg dopunjuju Zakoni o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima (NN 64/00. i 65/09). Njime
je arhivska sluba utvrena kao obvezna javna sluba, a arhivsko gradivo
stavljeno je pod osobitu zatitu drave. Na zatitu arhivskog gradiva primjenjuju se i propisi o zatiti kulturnih dobara. Sve su javne slube obvezne
skrbiti za gradivo koje nastaje njihovim radom ili se nalazi u njihovu posjedu
te ga po isteku odreenih rokova predati mjerodavnom dravnom odnosno
javnom arhivu. Polazei od naela cjelovitosti arhivskoga gradiva, kao sastavnog dijela hrvatske kulturne batine, Zakon ureuje i pitanje zatite, dostupnosti i prometa privatnim arhivskim gradivom. Pojedina podruja rada
arhiva poput vrednovanja i preuzimanja gradiva u arhiv, dostupnosti i koritenja te zatite i obrade gradiva, kao i druga struna pitanja, uz Zakon dodatno ureuju i posebni propisi:
Pravilnik o koritenju arhivskoga gradiva (NN 67/99)
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskog gradiva (NN 90/02)
Pravilnik o evidencijama u arhivima (NN 90/02)
Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima (NN 90/02)
Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan
arhiva (NN 63/04)
Pravilnik o uvjetima smjetaja, opreme, zatite i obrade arhivskog
gradiva, broju i strukturi strunog osoblja arhiva (NN 65/04)
Pravilnik o polaganju strunih ispita u arhivskoj struci (NN 93/04)
Pravilnik o strunom usavravanju i provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/04)
Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o zatiti i uvanju
arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 106/07)
Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o evidencijama u
arhivima (NN 106/07).

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ureuje zatitu i uvjete koritenja, uvanja, uporabe i obrade arhivskoga gradiva, ustroj i djelovanje javne
arhivske slube te nadlenosti i zadae arhiva.
U uvodnom dijelu (Ope odredbe) odreeni su predmet zakona, definicije i osnovni pojmovi. Najvanija se odredba odnosi na sveobuhvatnost
zatite, pa propisuje zatienost arhivskog i registraturnog gradivo bez obzira
u ijem se vlasnitvu ili posjedu nalazi te da li je registrirano i evidentirano.
U drugom dijelu (Javno arhivsko i registraturno gradivo) definirani su
javno arhivsko gradivo i obveze njegovih stvaratelja i imatelja, odabiranje,
predaja arhivskoga gradiva arhivu te koritenje javnog arhivskog gradiva u
arhivima
U treem dijelu zakona (Privatno arhivsko gradivo) definira se privatno
arhivsko gradivo i obveze njegovih imatelja te promet privatnim arhivskim
gradivom, kojim je ureeno pravo prvokupa za arhive te obveza traenja
dozvole Ministarstva kulture za izvoz gradiva izvan zemlje.
etvrti dio Zakona (Arhivska sluba) ureuje organizaciju i ustroj arhivske slube, poslove i zadae arhiv te Hrvatskog dravnog arhiva kao
sredinjeg nacionalnog arhiva. Posebno se definiraju uvjeti osnivanja i sredstva za rad arhiv, upravljanje arhivima i nadzor nad njihovim radom.
Peti dio Zakona (Hrvatsko arhivsko vijee) ureuje aktivnosti i organizaciju Hrvatskog arhivskog vijea kao savjetodavnog tijela ministra za strune poslove u arhivskoj djelatnosti.
esti dio Zakona (Struno osoblje u arhivima) ureuje uvjete i nain
stjecanja strunih zvanja djelatnika koji obavljaju strune arhivske poslove u
arhivima.
Sedmi dio Zakona (Kaznene odredbe) donosi popis prekraja i kaznenih
mjera za ustanove i odgovorne osobe - prekritelje Zakona te posebno predvia zatvorsku kaznu do pet godina za unitavanje, prikrivanje ili neupotrebljivost arhivskoga gradiva ili njegova neovlatenog iznoenja u inozemstvo.
Osmi dio Zakona (Prijelazne i zavrne odredbe) ureuje donoenje odgovarajuih provedbenih propisa te donosi popis onih koji prestaju vrijediti.
Posebno je znaajno da je arhivsko gradivo - u smislu Zakona o zatiti arhivske grae i arhivima (NN 25/78. i 47/86), nastalo do 31. prosinca 1990, za
koje je po navedenom Zakonu postojala obveza predaje arhivima, kao i gradivo bivih drutvenopolitikih organizacija - dravno vlasnitvo i smatra se
javnim arhivskim gradivom.
Zakonom o izmjenama i dopunama Zakona o arhivskom gradivu i arhivima iz 2009. dopunjeni su propisani podaci u Upisniku vlasnika privatnog
arhiva te proirena mogunost za osnivanje specijalnih arhiva.
10

Pojam arhivskoga gradiva i druge propisima obuhvaene

definicije
Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti nastali djelovanjem pravnih ili
fizikih osoba u obavljanju njihove djelatnosti koji su od trajnog znaenja za
kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova
nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosau na kojem su sauvani. To su
poglavito spisi, isprave, pomone uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte,
nacrti, crtei, plakati, tiskovine, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvuni zapisi, mikrooblici, strojno itljivi zapisi, datoteke, ukljuujui i
programe i pomagala za njihovo koritenje i dr.
Zakon razlikuje dvije kategorije arhivskog gradiva: javno i privatno.
Javnim arhivskim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom
tijela dravne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzea, trgovakih drutava koja su nastala iz bivih javnih
poduzea, javnih biljenika i drugih osoba koje obavljaju javnu slubu ili
imaju javne ovlasti. Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizikih osoba, ukoliko nije
nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili javne slube i ako nije u dravnom
vlasnitvu.
Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva koje se
smatra arhivskim gradivom u nastajanju te se na njegovu zatitu primjenjuju
sve zakonske odredbe koje se odnose na arhivsko gradivo. Registraturno
gradivo je cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i
radom pojedine pravne ili fizike osobe odnosno sva dokumentacija u posjedu pojedinog stvaratelja, od koje ona trajne vrijednosti predstavlja arhivsko
gradivo.
Arhivsko gradivo koje se uva kod stvaratelja najee se organizira u
dokumentacijske zbirke ili cjeline. Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu ini
arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja, zbirka dokumentacije
odreene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem odreene
djelatnosti. Arhivski fond predstavlja cjelinu gradiva nastalog djelovanjem i
radom pojedine pravne ili fizike i u naelu se ne moe dijeliti.
Imatelji arhivskog i registraturnog gradiva su pravne i fizike osobe
koje su vlasnici ili posjednici gradiva, koje njime upravljaju ili ga dre s bilo
kojeg naslova, a stvaratelji arhivskog i registraturnog gradiva su pravne ili
fizike osobe ijim djelovanjem i radom ono nastaje.
Arhivi su ustanove za uvanje, zatitu, obradu i koritenje arhivskog
gradiva koje mogu biti javne i privatne, a pismohrana je ustrojstvena jedinica
u kojoj se odlae i uva arhivsko odnosno registraturno gradivo do predaje
nadlenom arhivu.
11

Arhivsko gradivo kao kulturno dobro

Arhivsko gradivo kategoriziranih stvaratelja je ujedno i kulturno dobro
u smislu Zakona o zatiti i ouvanju kulturnih dobara (NN 69/99, 151/103,
157/03. i 87/09), to znai da se na arhivsko gradivo odnose i primjenjuju
sve odredbe ovog Zakona.1
Znaenje odnosno operativna primjena ove injenice ogleda se u obvezi
stvaratelj i imatelj da dobro uvaju, odravaju u primjerenim uvjetima,
zatiuju od oteivanja, unitenja ili gubitka i provode druge obvezne mjere
zatite2 kulturnog dobra. Radove na sreivanju, obradi, restauraciji i
konzervaciji odreenog kulturnog dobra ili nekog njegovog dijela, kao i sve
druge radove3 mogu obavljati samo osobe ili institucije koje su struno osposobljene za obavljanje tih poslova i imaju ovlatenje za rad nadlenog tijela
(Ministarstva kulture i Hrvatskog dravnog arhiva).
Imatelj je duan o svim promjenama na kulturnom dobru, oteenju ili
unitenju te o nestanku ili krai tog kulturnog dobra ili njegova dijela odmah
obavijestiti nadleno tijelo (Hrvatski dravni arhiv). Arhivsko gradivo kao
kulturno dobro ili njegovi dijelovi, sukladno odredbi lanka 38 Zakona o
arhivskom gradivu i arhivima, ne moe se iznijeti iz zemlje, osim uz rjeenje
o odobrenju ministra kulture. Prije iznoenja iz zemlje, arhivsko gradivo
koje se iznosi obvezno je zatitno snimiti.
Predmetno kulturno dobro ili njegovi dijelovi moe se prodati ili na
drugi nain predati u vlasnitvo ili posjed druge osobe samo u sluajevima i
na nain utvren Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, a ukoliko je od
interesa za Republiku Hrvatsku, upisuje se u Registar kulturnih dobara Republike Hrvatske - Listu zatienih kulturnih dobara. Upis se objavljuje u
Narodnim novinama, a evidencije o arhivskom gradivo koje je upisano Registar kulturnih dobara vode se u Hrvatskom dravnom arhivu.

Organizacija arhivske slube i rad dravnih arhiva

Sustav arhivske slube u Hrvatskoj ine dravni arhivi, druge batinske
ustanove u kojima se uva arhivsko gradivo (arhivi izvan mree dravnih
arhiva), stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva te segment upravljanja slubom.
1

2
3

Da je arhivsko gradivo kulturno dobro navodi se i u l. 2, st. 3 Zakona o arhivskom gradivu

i arhivima: "Na zatitu arhivskoga gradiva primjenjuju se i propisi o zatiti kulturnih dobara".
Mjere su odreene Zakonom o arhivskome gradivu i arhivima.
Npr. uvanje.

12

Za rad arhivske slube mjerodavno je Ministarstvo kulture, gdje u okviru Uprave za arhivsku djelatnost i arheoloku batinu djeluje Odjel za arhivsku djelatnost. Kao savjetodavno tijelo ministra kulture za strune arhivske poslove, pri Ministarstvu djeluje Hrvatsko arhivsko vijee koje se uz
opa pitanja bavi unapreenjem i razvitkom slube: razmatra godinje programe i izvjea o radu dravnih arhiva, daje miljenje o osnivanju novih arhiva, usmjerava meunarodnu arhivsku suradnju, potie donoenje i promjene zakona i provedbenih propisa, predlae dodjeljivanje viih zvanja u
arhivskoj struci i dr. Svi struni i administrativni poslovi Vijea kao i njegove odluke provode se preko Hrvatskog dravnog arhiva (HDA), koji je
ujedno zaduen za sve matine i razvojne poslove nacionalne arhivske slube. Kao sredinja ustanova arhivske slube, HDA skrbi o evidencijama
arhivskog gradiva na nacionalnoj razini te planira i usklauje struni rad
arhiva. Ti poslovi podrazumijevaju prikupljanje podataka i rad na Registru
fondova i zbirki Republike Hrvatske, evidencijama o arhivskim izvorima
vanim za hrvatsku povijest to se uvaju izvan Hrvatske, upisnicima arhiva
i vlasnika arhivskog gradiva u privatnom vlasnitvu, evidencijama o arhivskim djelatnicima kao i brigu o njihovoj strunoj izobrazbi te organiziranje
informativno-dokumentacijske slube o cjelokupnom arhivskom gradivu.
Zadae arhivske slube na osiguranju zatite i informacijske cjelovitosti
provode se putem mree dravnih arhiva. Sadanju mreu dravnih arhiva
ine HDA kao sredinja i matina arhivska ustanova i 18 podrunih dravnih
arhiva u sastavu kojih djeluje i 8 sabirnih arhivskih centara. HDA je nadlean za gradivo sredinjih dravnih tijela i ostalo gradivo od znaaja za Republiku Hrvatsku u cjelini, a podruni dravni arhivi skrbe za gradivo jedinica lokalne samouprave (gradovi, opine, upanije), dravnih tijela na lokalnoj razini i drugih stvaratelja na podruju njihova djelovanja. U zakonom
propisane zadae dravnih arhiva spadaju evidentiranje, zatita, obrada i
omoguavanje koritenja arhivskog gradiva.
Dravni arhivi preuzimaju javno i prikupljaju privatno arhivsko gradivo, struno nadziru stvaratelje i imatelje arhivskog gradiva i brinu o zatiti
gradiva u njihovu posjedu. Radi zatite i nadzora nad gradivom izvan arhiva,
izrauju kategorizaciju stvaratelja u svojoj nadlenosti te vode evidencije
stvaratelja i imatelja arhivskog i registraturnog gradiva. Nadzorni pregledi
obavljaju se kako bi se dobio uvid u stanje gradiva, evidencije o gradivu i
mjere zatite te prikupile informacije. Kroz redovite i izvanredne nadzorne
preglede odobravaju se i donose pravilnici o zatiti i uvanju gradiva, popisi
s rokovima uvanja, izdaju odobrenja za izluivanje te dogovara preuzimanje gradiva u arhive.
Struni nadzor arhiva nad uvanjem gradiva kod kategoriziranih stvaratelja odnosi se na kontrolu provoenja njihovih propisanih obveza vezanih

13

uz osiguranje primjerenog prostora i opreme za smjetaj i zatitu gradiva,

redovito dostavljanje popisa gradiva arhivu, javljanje svih promjena i pribavljanje miljenja prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo te
procedure predaje gradiva arhivu. Struni poslovi arhiva vezani za zatitu i
obradu gradiva, u novije se vrijeme dopunjuju i razliitim oblicima suradnje
sa stvarateljima gradiva, ponajvie primjenom strunih znanja koja se odnose na pruanje usluga na sljedeim podrujima:

pomo u upravljanju dokumentacijom,

savjetovanje i nadzor nad obradom gradiva,
sreivanje obrada i popisivanje dokumentacije,
vrednovanje i izluivanje gradiva,
struno usavravanje za uredsko poslovanje i obradu dokumentacije,
tematska istraivanja, izrada projekata i elaborata,
mikrofilmiranje, skeniranje, restauriranje i konzerviranje gradiva.

Obveze stvaratelja i imatelja sukladno zakonskim propisima

Polazei od naela da svo arhivsko gradivo ini dio ukupne kulturne batine u Hrvatskoj, propisana je sveobuhvatnost zatite, sukladno emu su
ureene obveze imatelja javnog i privatnog arhivskog gradiva kao i arhiv u
obavljanju nadzora nad provoenjem tih obveza.
Obveze stvaratelja i imatelja javnog arhivskog gradiva podrazumijevaju
njegovo savjesno uvanje4 do predaje nadlenom arhivu te osiguranje
primjerenog prostora i opreme za njegov smjetaj i zatitu. To ukljuuje
dostavljanje popisa gradiva arhivu, javljanje svih promjena i pribavljanje
miljenja prije poduzimanja mjera koje se odnose na gradivo, kao i omoguavanje djelatnicima arhiva obavljanje strunog nadzora nad uvanjem gradiva.
Imatelji privatnog arhivskog gradiva5 obvezni su obavijestiti nadleni
dravni arhiv o posjedovanju gradiva, osigurati njegovo sigurno uvanje i
zatitu, srediti ga i popisati te dopustiti arhivu njegov pregled i po potrebi
sigurnosno snimanje. Ukoliko ga nisu u mogunosti srediti i popisati gradivo, duni su dopustiti arhivu da to uini, a ako nemaju uvjete za pravilno
uvanje i struno odravanje gradiva, arhiv ga moe preuzeti na uvanje do
osiguranja potrebnih uvjeta.
4
5

U sreenom stanju i sigurno od oteenja.

Imatelji koji po bilo kojoj osnovi uvaju arhivsko gradivo ili pojedinane dokumente trajne
vrijednosti.

14

Uvjeti uvanja i zatite javnog arhivskog gradiva izvan arhiva i privatnog arhivskog gradiva za koje je utvreno da ima svojstva kulturnog dobra,
ureeni su Pravilnikom o zatiti i uvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva.6 To podrazumijeva sve zapise i dokumente, slubene i
poslovne evidencije i dokumentaciju nastalu, prikupljenu ili koritenu u radu
pravnih ili fizikih osoba, bez obzira na oblik, vrstu, izvor i nain stjecanja.
Ovim su Pravilnikom propisani organizacija i evidentiranje, tehniko opremanje i odlaganje te smjetaj gradiva, struni radnici i interni pravilnik o
zatiti arhivskog gradiva. Pravilnik ureuje da se arhivsko gradivo organizira
u dokumentacijske zbirke/cjeline koje ini gradivo nastalo djelovanjem istog
stvaratelja, zbirka dokumentacije odreene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem odreene djelatnosti. One se, zbog koliine i raznovrsnosti ili lakeg uvanja i zatite gradiva, mogu organizirati u vie manjih
dokumentacijskih skupina. Dokumentacijska zbirka/cjelina se u pravilu oblikuje sukladno izvornoj organizaciji odnosno klasifikaciji dokumentacije koju
sadri ili na nain koji uklanja postojee nedostatke i pogreke.
Pravilnik propisuje odlaganje i uvanje gradiva u sreenom stanju, tehniki opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice, a imatelji su duni osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zatitu arhivskog gradiva te
imati struno osposobljene radnike na poslovima zatite i obrade arhivskog
gradiva.

Fizika zatita i smjetaj gradiva

Sukladno Pravilniku o zatiti i uvanju arhivskoga i registraturnog
gradiva izvan arhiva, arhivsko gradivo treba odlagati i uvati u sreenom
stanju, tehniki opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice. One se ulau u
omot ili drugu prikladnu ambalau i trebaju biti sloene po primjerenom
redu. Na omotu arhivske jedinice trebaju biti ispisani odgovarajui podaci,7 a
odlau se u tehnike jedinice (mapa, fascikl, arhivska kutija i dr.) koje takoer trebaju biti propisno oznaene. Na tehnikim jedinicama na vidnom
mjestu treba navesti: naziv dokumentacijske zbirke ili cjeline, naziv stvaratelja, redni broj tehnike jedinice, godinu ili raspon godina nastanka gradiva
6

Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN 63/2004)
odnosi se na arhivsko gradivo u posjedu fizikih i pravnih osoba koje nisu osnovane za
obavljanje arhivske djelatnosti u smislu l. 49 i 50 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima,
odnosno nisu upisane u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj.
Redni broj u popisu arhivskog gradiva, oznaka i naziv jedinice, naziv dokumentacijske
zbirke i stvaratelja. Na unutarnjoj strani omota navode se podaci o zapisima i dokumentima
u jedinici, sukladno propisima o uredskom poslovanju te podaci o dokumentima koji nedostaju u jedinici.

15

i oznake ili raspon oznaka arhivskih jedinica koje se nalaze u tehnikoj jedinici.
Dunost je imatelja arhivskog gradiva osigurati primjeren prostor i opremu za njegovu pohranu i zatitu. Primjerenim se prostorom za pohranu i
zatitu arhivskog gradiva smatraju prostorije:
koje su suhe, zrane i zatiene od prodora nadzemnih i podzemnih
voda,
koje su udaljene od mjesta otvorenoga plamena, od prostorija u kojima se uvaju lako zapaljive tvari, od izvora praenja i oneienja
zraka,
koje su propisno udaljene od proizvodnih i energetskih postrojenja,
instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacijskih),
u kojima ne boravi i kroz koje se ne kree drugo osoblje osim osoba
zaduenih za uvanje i zatitu arhivskog gradiva,
kojima je zaprijeen pristup neovlatenim osobama, u radno i izvan
radnog vremena.
Imatelji arhivskog gradiva mogu njegovu pohranu i uvanje povjeriti i
drugoj osobi pod uvjetom da prostor u koji e se to gradivo smjestiti udovoljava uvjetima za smjetaj i uvanje utvrenima spomenutim Pravilnikom.
Utvrivanje postojanja uvjeta za uvanje javnog arhivskog gradiva kategoriziranih stvaratelja i imatelja, kao i gradiva privatnih imatelja koji su upisani
u Upisnik vlasnika arhivskog gradiva RH u privatnom vlasnitvu, a koje je
smjeteno izvan njihovih prostora, provodi HDA sukladno Pravilniku o
izmjenama i dopunama Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskoga i registraturnoga gradiva izvan arhiva donesenim 2007. Ova se aktivnost temelji na
Zakonu o zatiti i ouvanju kulturnih dobara8 koji propisuje da sva postupanja s gradivom kategoriziranih stvaratelja mogu obavljati iskljuivo fizike i
pravne osobe koje za to posjeduju verifikaciju Ministarstva kulture, a sukladno arhivskom Zakonu cjelokupno arhivsko gradivo RH je kulturno dobro.
Zadovoljavanje uvjeta za uvanje gradiva utvruje se izdavanjem dopusnice
od strane HDA. Procedura izdavanja dopusnice obuhvaa zaprimanje zahtjeva s popratnom dokumentacijom, pregled spreminih prostora i provjeru
zakonom propisanih uvjeta (uvjeti zgrade, uvjeti arhivskog prostora, voenje
propisanih evidencija, kvalitativno praenje stanja arhivskog gradiva, opremljenost arhivskog gradiva, strunost osoblja) te njihovo periodino praenje u razdoblju za koje je dopusnica izdana.

l. 77, st. 3 Zakona o zatiti i ouvanju kulturnih dobara (NN 69/99).

16

Zatita elektronikih zapisa

Elektroniki se zapisi spominju u dva provedbena propisa. Pravilnik o
zatiti i uvanju arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva u l. 10
propisuje da se gradivo u elektronikom obliku pohranjuje tako da se podaci
izdvoje iz izvornog sustava odnosno sustava koji omoguuje brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka te pohrane u sustavu koji onemoguuje brisanje,
mijenjanje i dodavanje podataka ili tako, da se u sustavu u kojem se nalaze
onemogui brisanje, mijenjanje i dodavanje podataka. Elektroniki se podaci
pohranjuju u najmanje dvije kopije, od kojih jedna treba biti u sustavu koji
omoguuje pristup, pretraivanje i prikazivanje podataka koji se predaju na
pohranu, a jedna izvan tog sustava. Prije pohrane gradiva u elektronikom
obliku u pisanom se obliku opisuje format i struktura zapisa, nain na koji e
se osigurati njegovo uvanje i zatita od neovlatenog pristupa ili mijenjanja
podataka, nain na koji e se provoditi izluivanje te oblik i nain predaje
nadlenom arhivu. Pri pohrani gradiva u elektronikom obliku obvezno se
provjerava itljivost i cjelovitost svih kopija predanih elektronikih zapisa.
Pravilnik o predaji arhivskoga gradiva arhivima u l. 6 uz definiciju
izvornika propisuje da javnopravne osobe pri predaji arhivskog gradiva arhivu ne mogu izvornike nadomjestiti preslikama. Elektroniki se zapisi predaju u obliku i na nosau koji dogovore nadleni arhiv i predavatelj, zajedno
s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za itanje i razumijevanje
zapisa, tako da su kompatibilni s postojeom informacijskom tehnologijom i
da sauvaju izvornu razinu sigurnosti, autentinosti i vjerodostojnosti. Prije
preuzimanja elektronikih zapisa nadleni arhiv obvezan je predavatelju
dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s
postojeom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojem e se
elektroniki zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede ouvanja sigurnosti,
autentinosti i vjerodostojnosti zapisa.
Elektroniki bi zapisi koji se uvaju u raunalnim informacijskim sustavima trebali udovoljavati sljedeim praktinim zahtjevima da bi bili prihvaeni kao arhivsko gradivo:
biti dostupni u itljivom i razumljivom obliku,
biti pohranjeni u takvom obliku i pomou takve tehnologije i postupaka koji onemoguavaju njihove neovlatene izmjene i brisanje,
biti pohranjeni u takvom obliku i pomou takve tehnologije i postupaka koji jame njihovu vjerodostojnost i autentinost,
da je za svaki dokument mogue vjerodostojno utvrditi porijeklo,
autorstvo, vrijeme, nain i oblik u kojem je zaprimljen u sustav,

17

 da pristup evidenciji o dokumentaciji imaju samo za to ovlatene

osobe i da samo ovlatene osobe mogu obavljati upis, brisanje i
izmjenu upisa u evidenciju dokumentacije,
da su tajni podaci koji se uvaju u sustavu dovoljno zatieni od
neovlatenog pristupa i koritenja,
da samo ovlatene osobe mogu obavljati radnje prijema dokumentacije u sustav, slanje ili brisanje dokumentacije iz sustava i ostale
spisovodstvene funkcije,
da se uvaju podaci o elektronikom potpisu, podaci za provjeru
elektronikog potpisa i da je omogueno potpisivanje podataka
elektronikim potpisom,
da postupak osvjeavanja i konverzije elektronikih zapisa bude
kontroliran i vjerodostojno dokumentiran, a zamjena medija za pohranu bez opasnosti od naruavanja integriteta dokumenata,
da se automatski vodi evidencija svih postupaka koji su u sustavu
obavljeni nad jedinicama dokumentacije, koja treba biti zatiena
od naknadnih izmjena,
da se obavlja automatsko sigurnosno kopiranje i obnova podataka.

Dostavljanje popisa arhivskog i registraturnog gradiva arhivu

Obveza dostave popisa gradiva dravnim arhivima propisana je l. 7
Zakona, a detaljnije razraena l. 5 i 6 spomenutog Pravilnika o zatiti i
uvanju arhivskog i registraturnog gradiva.
Sukladno Pravilniku, svaki je imatelj duan nadlenom arhivu dostaviti
popis svih dokumentacijskih zbirki/cjelina koje posjeduje. Takav popis obvezno mora sadravati naziv, stvaratelja, vrijeme nastanka i koliinu gradiva,
medij i vrstu zapisa, opis sadraja te popis manjih skupina na koje je dokumentacijska zbirka/cjelina podijeljena. O svim je promjenama9 imatelj duan
izvijestiti nadleni arhiv u roku od petnaest dana.
Za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku/cjelinu imatelji su obvezni
voditi popis arhivskog gradiva. Taj popis sadri podatke o dokumentacijskim
skupinama na koje je zbirka/cjelina podijeljena i arhivskim jedinicama u
svakoj pojedinoj dokumentacijskoj skupini. Opis dokumentacijske skupine u
popisu arhivskog gradiva obuhvaa redni broj, identifikacijsku oznaku cjeline, naziv, sadraj (opis dokumentacije u cjelini, predmeta ili djelatnosti na

Osnivanje nove, ukinue postojee dokumentacijske zbirke/cjeline ili pridruivanje gradiva

iz jedne drugoj dokumentacijskoj zbirci/cjelini.

18

koji se odnosi), medij, vrstu i koliinu zapisa10, tehnike jedinice, vrijeme

nastanka i dodatne napomene.
Popis arhivskih jedinica11 u dokumentacijskoj skupini sadri podatke o
rednom broju, oznaci, nazivu, vrsti, vremenu nastanka, roku uvanja i tehnikim jedinicama. Propisani se popis12 moe zamijeniti drugom evidencijom imatelja koja sadri navedene podatke, pod uvjetom da ta sadri sve
skupine i jedinice dokumentacijske zbirke/cjeline, a ne sadri niti jednu skupinu ili jedinicu koja joj ne pripada. Obveza je imatelja jednom godinje
dostaviti nadlenom arhivu popise arhivskog gradiva dokumentacijskih
zbirki ili cjelina sa stanjem na posljednji dan prethodne godine.
Dopunom Pravilnika13 iz listopada 2007. godine izmijenjen je nain
dostave popisa dokumentacijskih zbirki i gradiva koje one sadre, tako da ih
imatelji sada dostavljaju nadlenom arhivu u elektronikom obliku. Ovakav
je nain dostave podataka uveden radi aurnijeg voenja evidencija gradiva
te boljih mogunosti pretraivanja i iskoristivosti podataka.
Pravilnik predvia dva naina dostave navedenih popisa u elektronikom obliku: izravnim upisom u bazu podataka nadlenog arhiva ili u obliku
elektronikog obrasca (xml datoteke sa strukturiranim podacima popisa), to
ga utvruje Hrvatski dravni arhiv.
Imatelji gradiva koji se odlue za izravni upis u bazu podataka na mreno dostupnom posluitelju arhiva, nisu duni voditi i vlastite popise, bilo u
elektronikom, bilo u klasinom obliku, budui da u tom sluaju baza podataka ima i funkciju evidencije njihova gradiva. Baza podataka u kojoj dravni arhivi u Hrvatskoj vode evidencije o gradivu imatelja u nadlenosti
arhiva sastavni je dio nacionalnog arhivskog informacijskog sustava ARHiNET. Za koritenje aplikacije za unos i pretraivanje podataka potrebno je
prethodno se registrirati preko nadlenog arhiva.
Imatelji koji se odlue za dostavu putem elektronikog obrasca, popise
dostavljaju u obliku xml datoteke kroz xml sheme koje se nalaze na mrenim
stranicama ARHiNET-a. Oni koji popise gradiva dostavljaju putem ovakvog
elektronikog obrasca i nadalje su duni voditi vlastite popise iz l. 5 i 6
Pravilnika.

10

Broj jedinica, duni metri, veliina zapisa ili drugo.

Dokumenata, predmeta, dosjea, svezaka i dr.
12
Mogu se voditi u obliku uredske knjige ili raunalne evidencije odnosno baze podataka.
13
Pravilnik o dopunama Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan
arhiva (NN 106/2007).
11

19

Izrada pravilnika o zatititi gradiva i posebnog popisa s rokovima

uvanja
Sva pitanja organizacije, obrade, odlaganja i uvanja, odabiranja i izluivanja arhivskog gradiva imatelji ureuju internim pravilnikom o zatiti i
obradi arhivskog gradiva te propisanim Pravilnikom o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva. Primjenu pravilnika pojedine
ustanove treba odobriti nadleni dravni arhiv, a njime se odreuju:
nain voenja uredskog poslovanja,
nain izrade, obrade i rukovanja predmetima i dokumentacijom u
obradi,
nain i rokovi interne primopredaje,
nain voenja uredskih evidencija i drugih evidencija o gradivu,
tehniko opremanje, oznaavanje i odlaganje gradiva,
mjesto, uvjeti i nain uvanja arhivskog gradiva,
nain koritenja arhivskog gradiva,
rokovi i postupak vrednovanja i izluivanja gradiva,
postupak unitavanja izluenog gradiva i predaje gradiva nadlenom
arhivu, zaduenja i odgovornosti u rukovanju, obradi i zatiti gradiva.
Rokovi uvanja pojedinih vrsta i jedinica gradiva definiraju se putem
popisa gradiva s rokovima uvanja, a utvruju se radi provedbe postupka
odabiranja i izluivanja. Popis s rokovima uvanja je popis jedinica neke
cjeline gradiva ili funkcija obavljanjem kojih je gradivo nastalo, s oznaenim
rokom uvanja za svaku jedinicu popisa i postupkom s jedinicom gradiva po
isteku roka uvanja. lancima 12-14 Pravilnika o vrednovanju te postupku
odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva definirane su tri vrste popisa:
opi, granski i posebni popis. Opi i granske popise donosi Hrvatsko arhivsko vijee na prijedlog HDA, a posebne popise koji sadre sve vrste gradiva
nastalog djelovanjem odreenog stvaratelja svaki pojedini stvaratelj. Opi se
popis odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih
odnosno opih poslova, a granski na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti.
Posebni popis sadrava sve vrste gradiva koje je nastalo djelovanjem
odreenog stvaratelja, a treba biti u skladu s razredbenim nacrtom i sadravati sve njegove upravne i poslovne funkcije. Izrada posebnog popisa s rokovima uvanja koji se temelje na opem i granskim popisima obveza je
svih stvaratelja arhivskoga gradiva i sastavni je dio njihova pravilnika, a
odobrava ih nadleni dravni arhiv. Uz arhivske propise, posebni popisi s
20

rokovima uvanja trebaju biti usklaeni i s odgovarajuim zakonskim propisima za pojedine djelatnosti i internim propisima stvaratelja.

Vrednovanje i kategorizacija
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva, uz imenovane postupke, procedure i njihovu praktinu provedbu propisuje i kriterije vrednovanja te kategorizaciju stvaratelja.
Vrednovanje je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvruje rok do kojeg e se uvati odreena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te
se odreuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka uvanja. Kriteriji vrednovanja prema kojima se odreuje obveza,
potreba i interesi te pojedinana ili ira drutvena korist od uvanja gradiva
prema odreenim rokovima su:
znaenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja,
pravni propisi i standardi koji utvruju obveze i rokove uvanja gradiva,
potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,
zatita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,
interes javnosti za uvid u injenice koje gradivo dokumentira,
evidencijska i informacijska vrijednost gradiva,
znaenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti,
vrijednost gradiva kao kulturnog dobra.
Vrednovanje gradiva vezano je uz kategorizaciju stvaratelja koja
predstavlja osnovu nadzorne i akvizicijske politike arhiva. Kategorizacija je
postupak kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u skupine ovisno o znaenju cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem. Svrha kategorizacije je
utvrditi znaenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja
za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja. Kategorizaciju stvaratelja javnog i privatnog gradiva utvruje Hrvatsko arhivsko vijee
na prijedlog dravnih arhiva za podruje njihovih nadlenosti, a stvaratelji se
razvrstavaju u tri kategorije. Nakon objave kategorizacije u slubenim glasilima, arhivi stvarateljima izdaju rjeenje o kategorizaciji.
Definirajui primjenu procedure kategorizacije, hrvatski dravni arhivi
usuglasili su osnovna naela koja, sukladno strunim aktivnostima, praktino
primjenjuju:

21

 Rjeenja o kategorizaciji i uvjerenja o upisu u evidenciju stvaratelja

arhivskog gradiva jedinstvena su za cijelu arhivsku slubu.
Sva sredinja dravna tijela i gospodarski subjekti kategoriziraju se
na temelju prijedloga Hrvatskog dravnog arhiva.
Kategoriziranim stvarateljima nadleni dravni arhivi izdaju rjeenja
o kategorizaciji.
Dislociranim ustrojbenim jedinicama koje djeluju u sastavu
kategoriziranih stvaratelja, teritorijalno nadleni dravni arhiv izdaje
uvjerenje o upisu u evidenciju stvaratelja, na temelju kategorizacije i
ovlasti dobivene od arhiva koji je tog stvaratelja kategorizirao.

Odabiranje i izluivanje gradiva

Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog
gradiva na temelju utvrenih propisa odabire arhivsko gradivo, dok je izluivanje postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice iji je
utvreni rok uvanja istekao.
Obveza odabiranja propisana je l. 11-13 Zakona o arhivskom gradivu i
arhivima, a postupak odabiranja i izluivanja l. 12-17 Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva, a provodi se
na temelju posebnog popisa gradiva. Stvaratelji gradiva obvezni su redovito
provoditi izluivanje gradiva iji je rok uvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka te obvezno prije predavanja gradiva arhivu.
Za svako izluivanje stvaratelji i imatelji moraju ishoditi pismeno odobrenje nadlenog dravnog arhiva te sastaviti zapisnik o provedbi izluivanja
s popisom izluenog gradiva koji trebaju dostaviti arhivu. Dokumentacija o
postupku izluivanja i unitavanja uva se trajno.

Predaja arhivskog gradiva arhivu

Predaja arhivskog gradiva arhivu propisana je l. 14-17 Zakona, a nain, postupak i rokovi predaje gradiva ureeni su l. 14-17 Pravilnikom o
predaji arhivskoga gradiva arhivima. Stvaratelji i imatelji arhivskog gradiva
obvezni su ga nakon provedenog odabiranja i izluivanja predati nadlenom
arhivu u izvorniku, sreeno, tehniki opremljeno, oznaeno, popisano i cjelovito za odreeno vremensko razdoblje. O predaji arhivskog gradiva sastavlja se zapisnik iji se primjerci trebaju uvati i u arhivu i kod predavatelja.

22

Izvornik je svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i vrstu zapisa,

koji ima znaajke vjerodostojnosti i pouzdanosti. Sreenim se smatra ono
gradivo u sklopu kojeg se pojedinani zapisi ili osnovne jedinice udruivanja
zapisa nastale u procesu poslovanja nalaze na mjestu odreenom nainom
upravljanja spisa te njihova odlaganja, a oznaenim ono ije tehnike jedinice imaju propisane natpise.14 Arhivsko se gradivo smatra popisanim ukoliko je stvaratelj/imatelj, nakon odabira gradiva, sastavio popis koji sadri:
naziv stvaratelja gradiva, vrijeme nastanka i ukupnu koliinu popisom obuhvaena gradiva, podatke o osobi koja je izradila popis te datum njegove izrade. Za svaku jedinicu popisa potrebno je navesti i redni broj te podatke
koji opisuju njezin naziv/sadraj, vrijeme nastanka i koliinu. Tehniki opremljenim smatra se gradivo iji su zapisi, ovisno o mediju na kojem su nastali, smjeteni u odgovarajuu zatitnu ambalau. Cjelovitim se smatra ukupno arhivsko gradivo nastalo radom stvaratelja u razdoblju za koje se predaje
arhivu.

Koritenje arhivskog gradiva

Koritenje arhivskoga gradiva podrazumijeva uporabu obavijesnih pomagala o gradivu i samog gradiva bez obzira na kojem je nosau zapisa sauvano. U koritenje spada pregled, prepisivanje, objavljivanje i izlaganje
gradiva, izrada preslika te posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa ili
preslika. Arhivsko gradivo daje se na koritenje u slubene svrhe, za znanstvena istraivanja, u publicistike svrhe, za potrebe nastave, za izlobe i
objavljivanje, radi ostvarivanja ili zatite osobnih prava i u druge opravdane
svrhe. Pravo na koritenje arhivskog gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima, a bez ogranienja ga mogu koristiti stvaratelji ijom je djelatnou i radom nastalo, u svrhe radi kojih je nastalo odnosno kojima je sluilo.
Postupak, nain i uvjeti koritenja, posudba, izrada preslika, obveze korisnika, ovjerovljeni prijepisi i preslike te naknade, utvreni su l. 18-28
Zakona o arhivskom gradivu i arhivima, Pravilnikom o koritenju arhivskoga gradiva i pravilnicima o radu itaonica pojedinih dravnih arhiva. Na
koritenje gradiva se uz arhivske propise primjenjuju i propisi o pravu na
pristup informacijama15, tajnosti podataka16 i zatiti osobnih podataka.
14

Natpisi trebaju sadravati: naziv stvaratelja, redni broj tehnike jedinice u popisu,
oznaku/sadraj jedinice gradiva te vremenski raspon gradiva u tehnikoj jedinici.
15
Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 172/2003) ureuje pravo na pristup
informacijama koje posjeduju, raspolau ili nadziru tijela javne vlasti, propisuje naela i
izuzetke od prava na pristup informacijama te postupak za ostvarivanje i zatitu prava na
pristup informacijama.

23

Struni djelatnici
lankom 16 Pravilnika o zatiti arhivskoga i registraturnog gradiva izvan arhiva utvreno je da poslove na zatiti i obradi arhivskog gradiva
obavljaju struni radnici odnosno osobe struno osposobljene za te poslove.
Struni radnik mora imati najmanje srednju strunu spremu te poloen struni ispit iz arhivske struke ili za zatitu i obradu arhivskog gradiva, sukladno
propisima koji ureuju polaganje strunih ispita. Program polaganja ispita
propisan je Pravilnikom o strunom usavravanju i provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohranama, a ispit se polae u Hrvatskom dravnom arhivu, pred Povjerenstvom za struni ispit za zatitu i obradu arhivskog i registraturnog gradiva.
Dravni arhivi redovito organiziraju teajeve za pripremu ispita na kojima polaznici uz strunu edukaciju mogu dobiti i potrebnu ispitnu literaturu.
Ovi teajevi, kao i drugi oblici strunog usavravanja namijenjeni djelatnicima u pismohranama, otvoreni su za sve strune djelatnike na poslovima
zatite i upravljanja dokumentacijom.

Sankcije za nepridravanje propisa

Sankcije za nepridravanje propisa svrstane su u kaznena (krivina
djela) i u prekraje, a mogu se izrei i po Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima i po Zakonu o zatiti i ouvanju kulturnih dobara.
Kazneno djelo utvreno l. 65 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima
predvia da svaka osoba koja uniti, prikriva ili uini neupotrebljivim arhivsko gradivo ili ga bez prethodnog odobrenja nadlenog dravnog tijela iznese u inozemstvo, moe biti kanjena zatvorom do 5 godina.
Prekraji su utvreni l. 66 Zakona o arhivskom gradivu i arhivima koji
u 11 stavaka sankcionira svako postupanje protivno propisima te l. 115-118
Zakona o zatiti i ouvanju kulturnih dobara u stavcima koje se mogu primijeniti na arhivsko gradivo. Za prekraj odgovaraju i institucija i odgovorna
osoba.

16

Zakon o tajnosti podataka (NN 79/2007).

24

OSNOVE UREDSKOG POSLOVANJA

1. Znaenje pojma uredsko poslovanje i svrha
1.1. Uredsko poslovanje "je skup pravila, mjera u postupanju s pismenima1, njihovu primanju i izdavanju pismena, njihovoj evidenciji i dostavi u
rad, obradi, koritenju, otpremanju, uvanju, izluivanju i predaji nadlenom
arhivu ili drugom nadlenom tijelu."2
Saetije reeno, uredsko poslovanje ine poslovi na organizaciji dokumenata (pismena) u sklopu slubenog komuniciranja s drugim pravnim subjektima. Iz navedene definicije proizlazi razlika izmeu pojma uredsko poslovanje, koje se odnosi na formalnu obradu dokumenata koju obavljaju ope
slube i uredski poslovi, koji se odnose na sadrajnu obradu dokumenata
koju obavljaju strune slube.
Uredsko poslovanje nema veze sa sadrajnom obradom dokumenata i
nema pravni, poslovni ili drugi uinak. Radi se o opim poslovima koji se
sastoje od evidentiranja, razvrstavanja, praenja kretanja i odlaganja.
Voenje strune dokumentacije (npr. upis u matine knjige, razne registre, dosjee i sl.) ne ubrajamo u uredsko poslovanje, jer se ne odnosi na formalnu nego strunu obradu (najee s pravnim uinkom).
Dokumentacija na koju se odnosi uredsko poslovanje samo je dio ukupne dokumentacije koja nastaje u obavljanju uredskih poslova neke institucije i to onaj dio koji se odnosi na slubeno komuniciranje s drugim pravnim
subjektima.
1.2. Svrha uredskog poslovanja je lake pretraivanje odnosno uredsko
poslovanje je sustav koji mora sluiti pretraivanju. Vanost odnosno znaaj
uredskog poslovanja za ustanovu i jest u tome to kvalitetan sustav uredskog
poslovanja znai jednostavan informacijski sustav za pretraivanje: dokumenti se evidentiraju i razvrstavaju kako bi se mogli pretraivati.

U ovom tekstu istoznanice za pojam "pismeno" su "dokument, spis, zapis" (koriste se kao
istoznanice i u Uredbi o uredskom poslovanju). Dokument je "svaki podatak, odnosno
svaki napisani, umnoeni, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optiki, elektroniki ili bilo koji drugi zapis podatka, fiziki predmet, priopenje ili informacija, koji sadrajem i strukturom ini raspoznatljivu i jednoznano odreenu cjelinu povezanih podataka." (Uredba o uredskom poslovanju, l. 4, NN 7/2009).
Uredba o uredskom poslovanju, l. 3 (NN 7/2009).

25

Jedno od temeljnih arhivistikih naela, naelo prvobitnog reda, nalae

da se arhivisti upoznaju sa sustavom uredskog poslovanja kod nekog stvaratelja te da ga na temelju sauvanog gradiva rekonstruiraju. Arhivski propisi
dozvoljavaju, da ukoliko je sustav neodgovarajui, arhivisti konstruiraju
novi sustav i otklone pogreke (l. 3, st. 5 Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, NN 63/2004).

2. Propisani postupci u uredskom poslovanju

Uredsko poslovanje obuhvaa:

primanje i pregled pismena,

razvrstavanje,
upisivanje/evidentiranje pismena,
dostava u rad,
administrativno-tehnika obrada,
otprema, odnosno razvoenje pismena i njihovo stavljanje u pismohranu i uvanje (zatita).

Postupanje s pismenima u elektronikom obliku obavlja se sukladno

propisima kojima se ureuje elektroniko poslovanje i postupanje s elektronikim ispravama.

3. Naela uredskog poslovanja

Naela uredskog poslovanja su: jednostavnost, preglednost, ekspeditivnost, jednoobraznost i ekonominost odnosno svi postupci moraju se obaviti
tono i nedvojbeno, a injenice utvrditi sigurno i objektivno.
U cilju ostvarenja tih naela nuno je provoditi stalno usavravanje slubenika (oni konkretno primjenjuju pravila, a o njihovom odnosu i osposobljenosti ovisi i urednost u izvrenju) te donijeti kvalitetne propise.

4. Propisi koji definiraju uredsko poslovanje i obveznici

4.1. Iako je kvalitetan sustav uredskog poslovanja potreba svih institucija, propisi o uredskom poslovanju obvezuju samo neke:

26

a) Uredba o uredskom poslovanju (NN 7/2009)

- obvezuje tijela dravne uprave, ali navodi se i podredna primjena
Uredbe "Odredbe ove uredbe primjenjuju se i na uredsko poslovanje strunih slubi Hrvatskoga sabora i Vlade Republike Hrvatske, Ureda predsjednika Republike Hrvatske i drugih dravnih tijela, tijela i slubi jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave te pravnih osoba koje imaju
javne ovlasti, ako za uredsko poslovanje nisu doneseni posebni propisi." 3
b) Sudski poslovnik (NN 158/2009)
- obvezuje sve vrste i razine sudova (opinski sudovi, upanijski sudovi,
prekrajni sudovi, Visoki prekrajni sud RH, trgovaki sudovi, Visoki trgovaki sud RH, Upravni sud RH, Vrhovni sud RH): "Sudskim poslovnikom
propisuju se osnove ustroja i poslovanja u sudovima, a njegovom primjenom
osigurava se uredno i pravodobno obavljanje poslova sudske uprave, uredskog poslovanja i drugih poslova vanih za unutarnje poslovanje sudova i
stalnih slubi." 4
c) Uredsko poslovanje Ustavnog suda RH, Dravnog odvjetnitva RH,
Ureda za suzbijanje korupcije i organiziranog kriminaliteta (USKOK), kao
posebnog dravnog odvjetnitva koje se ustanovljuje za podruje RH, Dravnog sudbenog vijea RH, Dravnog odvjetnikog vijea RH, Pukog
pravobranitelja RH, Pravobraniteljice za djecu RH, Pravobraniteljice za ravnopravnost spolova, te odvjetnika i javnih biljenika ureuje se posebnim
zakonima te poslovnikom ili pravilnikom o radu svakog od navedenih tijela.
Iz navedenog proizlazi da niz institucija, vanih arhivima i stoga kategoriziranih stvaratelja i imatelja arhivskog gradiva, ne obvezuju propisi o
uredskom poslovanju (zavodi i agencije koje nemaju javne ovlasti, javne
slube ako nemaju javne ovlasti, muzeji, znanstveni instituti koji nemaju
javne ovlasti, gospodarski subjekti, banke i osiguravajui zavodi, udruge,
vjerske institucije, politike stranke, sindikati itd.).
4.2. Osim propisa o uredskom poslovanju, institucije su dune primjenjivati i druge propise o postupanju s dokumentacijom.
Budui da tijela dravne uprave i druga dravna tijela, tijela jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave te pravne osobe koje imaju javne
ovlasti, u okviru djelokruga utvrenog na temelju zakona, postupaju i rjeavaju u upravnim stvarima, u upravnom postupku duni su primjenjivati od3
4

Uredba o uredskom poslovanju, l. 2 (NN 7/2009).

Sudski poslovnik, l. 1 (NN 158/2009).

27

redbe Zakona o opem upravnom postupku (NN 47/2009). Takoer, "navedena tijela u provedbi Zakona o opem upravnom postupku u postupanju s
podnescima, izdavanju, obradi, otpremi, uvanju te izluivanju donesenih
akata primjenjuju propise o uredskom poslovanju."5
Dravna tijela, tijela jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave, pravne osobe s javnim ovlastima i druge osobe na koje su prenesene
javne ovlasti, duni su takoer primjenjivati propise o postupanju s dokumentacijom odnosno informacijama koje ona sadri sukladno Zakonu o
pravu na pristup informacijama (NN 172/2003). Ovim Zakonom ureuje se
pravo na pristup informacijama koje posjeduju, raspolau ili nadziru tijela
javne vlasti (u skladu s l. 3 ovog Zakona Vlada RH svake godine, poevi
od 2004. godine u Narodnim novinama objavljuje popis tijela javne vlasti),
propisuju naela prava na pristup informacijama, izuzeci od prava na pristup
informacijama i postupak za ostvarivanje i zatitu prava na pristup informacijama.
Odredbe Zakona o zatiti osobnih podataka (NN 41/2008, 118/2006,
103/2003) primjenjuju se na obradu osobnih podataka od strane dravnih
tijela, tijela lokalne i podrune (regionalne) samouprave te pravnih i fizikih
osoba koje obrauju osobne podatke.
Zakon o tajnosti podataka (NN 79/2007) primjenjuje se na dravna tijela, tijela jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave, pravne
osobe s javnim ovlastima te pravne i fizike osobe koje ostvaruju pristup ili
postupaju s klasificiranim i neklasificiranim podacima. Njime se utvruje
pojam klasificiranih i neklasificiranih podataka, stupnjevi tajnosti, postupak
klasifikacije i deklasifikacije, pristup klasificiranim i neklasificiranim podacima, njihova zatita i nadzor nad provedbom ovoga Zakona.
Zakon o informacijskoj sigurnosti (NN 79/2007) primjenjuje se na dravna tijela, tijela jedinica lokalne i podrune (regionalne) samouprave,
pravne osobe s javnim ovlastima koje u svom djelokrugu koriste klasificirane i neklasificirane podatke te na pravne i fizike osobe koje ostvaruju
pristup ili postupaju s klasificiranim i neklasificiranim podacima. Ovim se
Zakonom utvruje pojam informacijske sigurnosti, mjere i standardi informacijske sigurnosti, podruja informacijske sigurnosti te nadlena tijela za
donoenje, provoenje i nadzor mjera i standarda informacijske sigurnosti.
Propisi se mogu odnositi i na cjelokupnu uu djelatnost ili slubu, npr.
Zakon o raunovodstvu, razni pravilnici o evidencijama ili nainu voenja
odreenih vrsta dokumentacije i sl.

Zakon o opem upravnom postupku, l. 164 ( NN 47/2009).

28

Arhivski propisi6, kao i propisi o zatiti dokumentacije kao kulturnog

dobra7, obvezuju sve evidentirane i kategorizirane stvaratelje i imatelje
arhivskog i registraturnog gradiva, kao i one upisane u Upisnik vlasnika i
imatelja privatnog arhivskog gradiva.
4.3. Osim propisa koje donose nadlena dravna tijela (tzv. eksterni
propisi), mogu postojati i interni propisi (koje donose same institucije, a
mogu predstavljati dopunu i razradu eksternih propisa ili njihovu potpunu
zamjenu ukoliko ne postoje za odreenu vrstu institucija).
Donoenje internog propisa je i zakonska obveza za sve kategorizirane
stvaratelje i imatelje arhivskog i registraturnog gradiva na temelju Pravilnika
o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva.8

5. Sadrajne jedinice u uredskom poslovanju

5.1. Osnovna sadrajna jedinica u uredskom poslovanju tijela dravne
uprave, koja slui kao sredstvo slubenog komuniciranja, je pismeno (svaki
pisani sastav kojim se pokree dopunjuje, mijenja, prekida ili zavrava neka
slubena radnja i ima jedan sadraj, jednog poiljatelja, jedan datum i jednu
formu).9
Pismeno moe biti podnesak ili akt:

podnesak je pismeno kojim stranka pokree postupak, dopunjuje,

mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traenje ili od toga odustaje;

akt je pismeno kojim tijelo odluuje o predmetu postupka, odgovara

na podnesak stranke, odreuje, prekida ili zavrava neku slubenu
radnju te obavlja slubeno dopisivanje s drugim tijelima odnosno
pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.

7
8
9

Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/1997) i njemu pripadajui provedbeni

propisi: Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva (NN
63/2004; 106/2007), Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskog
gradiva (NN 90/2002); Pravilnik o evidencijama u arhivima (90/2002; 106/2007); Pravilnik
o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN 90/2002); Pravilnik o strunom usavravanju i
provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/2004).
Zakon o zatiti i ouvanju kulturnih dobara (NN 69/1999).
Pravilnik o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, l. 17 i 18 (NN
63/2004; 106/2007).
Uredba o uredskom poslovanju, l. 4 - Temeljni pojmovi uredskog poslovanja.

29

Pismena moemo dijeliti:

prema smjeru komuniciranja na ulazne i izlazne,

prema redoslijedu u predmetu na inicijalne i odgovore,

prema vrsti postupka na neupravne i upravne (neupravni su dopisi

koji bi trebali biti kratki, jasni i pregledni, a upravne tzv. autoritarne
akte donose tijela koja imaju javne ovlasti i njima utvruju prava i
obveze pojedinaca i pojedinih institucija - npr. rjeenja, odobrenja,
dozvole i sl.),

prema fazi nastanka na koncepte i istopise,

prema dokaznoj vrijednosti na izvornike i kopije (izvornik ne mora

biti samo jedan primjerak, nego ih je onoliko koliko je primatelja;
primjerci za primatelje odnosno otpremu ovjeravaju se potpisom i
peatom, a primjerak za pismohranu samo potpisom),

prema dostupnosti na neklasificirane i klasificirane (stupnjevi tajnosti klasificiranih podataka su ogranieno, povjerljivo, tajno, vrlo
tajno; stupanj tajnosti uvjetuje nain obrade, rukovanja i koritenja
pismena).10

10

Zakon o tajnosti podataka (NN 79/2007).

30

Prikaz 1 - Oblik i sadraj neupravnog akta

Zaglavlje
Podaci o poiljatelju
Klasa/Razredbena oznaka:
Urbroj:
Datum:
Naziv i adresa primatelja
Predmet: (bit sadraja dopisa)
Tekst
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
________________________________________________________
Potpis i peat
Obavijest o prilozima:
Obavijest o dostavljanju:
Navesti sve ostale primatelje kojima se dostavlja isti tekst

Akt u neupravnom postupku obavezno sadri zaglavlje, naziv i adresu

primatelja, kratku naznaku predmeta, tekst akta, peat i potpis slubene
osobe. Tekst mora biti to jasniji i pregledan, bez ponavljanja. Uvod je najvaniji dio u kojem se saima sadraj-problem, u razradi slijedi objanjenje,
a zatim slijede upute za rjeavanje i sl. (l. 45 Uredbe)

31

Prikaz 2 - Oblik i sadraj akta u upravnom postupku

Zaglavlje
Uvodni dio (preambula)
Naziv: (npr. rjeenje)
Izrijeka (dispozitiv)

Obrazloenje

Pouka o pravu na albu

Prilozi:
Dostavljanje:
Potpis i peat

Akt u upravnom postupku (rjeenje, odobrenje, dozvola i sl.) sadri zaglavlje, uvod ili preambulu u kojoj se poziva na propis na temelju kojeg se
izdaje. Slijedi naziv akta: rjeenje, dozvola ili sl. U izreci (dispozitivu) se u
kratkim crtama iznosi sadraj akta, zatim slijedi obrazloenje dispozitiva. Na
kraju slijedi pouka o pravnom lijeku koja sadri rok u kojem se alba podnosi i naziv tijela kojem se podnosi, ukoliko je mogua, te potpis slubene
osobe i otisak slubenog peata javnopravnog tijela.11
11

Sadraj rjeenja propisan je l. 98 Zakona o opem upravnom postupku (NN 47/2009).

32

Pismeno moe sadravati jedan ili vie priloga (sastavnih dijelova kojima se objanjava, dopunjuje ili dokazuje njegov sadraj)12. Budui su pismeno i prilog cjelina, ne smiju se dijeliti, osim ako je pismeno "dostavnog
karaktera".
5.2. Pismena se udruuju u vie jedinice: predmete i dosjee.
Predmet je osnovna jedinica evidentiranja iji se sadraj odnosi na
temu prvog pismena.13 Predmeti se dijele na neupravne i upravne, a upravni
na prvostupanjske i drugostupanjske.
Dosjei su hijerarhijski najvie sadrajne jedinice i ujedno osnovne jedinice razvrstavanja i odlaganja, a ine ih objedinjeni predmeti o jednom subjektu, fizikom ili pravnom ili jednoj vrsti posla.14 Prema kriteriju odlaganja
predmeta u dosjee razlikujemo:

osobne dosjee,

sadrajne,

lokalitetne,

prema korespondentu itd.

Raspored dosjea odreuje se klasifikacijskim planom.

6. Tehnike jedinice dokumentacije

Osim sadrajnih, postoje i tehnike jedinice dokumentacije koje su iskljuivo organizacijske prirode (sveanj, kutija, knjiga, fascikl, mapa, mikrofilmska rola, magnetska traka, CD i dr.), a u funkciji su prvenstveno fizike
zatite te preglednosti i lakeg pretraivanja.

7. Evidencije
Evidencije pismena mogu biti konvencionalne (u obliku uredskih
knjiga) ili u elektronikom obliku (baze podataka).
Uredske knjige su centar uredskog poslovanja kao informacijskog sustava. U funkciji su evidencije o pismenima, predmetima i dosjeima. Preko
12

- prilog je svaki pisani sastavak ili slikovni prikaz (tablica, slika, crte ili slino) kao i fiziki predmet koji se prilae uz podnesak ili akt radi nadopune, pojanjenja ili dokazivanja
njegovog sadraja (l. 4 Uredbe).
13
- predmet je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili
zadau ili koji na drugi nain ine posebnu cjelinu (l. 4 Uredbe).
14
- dosje je skup predmeta koji se odnose na istu cjelinu, istu osobu, tijelo ili zadau (l. 4
Uredbe).

33

njih se evidentira ulaz i izlaz dokumenata, obavlja identifikacija, prati kretanje i slue kao inventar odloenog gradiva.
Osnovna knjiga za voenje evidencije o pismenima neupravnog postupka je urudbeni zapisnik (djelovodnik), a za pismena upravnog postupka
upisnici. Za pojedine vrste pismena mogu postojati i posebno propisane evidencije. U sudstvu postoje upisnici prema vrstama postupaka.
Pomonu evidenciju ine kazala ili imenici, dostavne knjige te knjige
pismohrane (arhivske knjige). Ona ne slui evidentiranju nego kao pomo
kod pretraivanja, za praenje kretanja odnosno knjiga pismohrane, kao popis odloenog gradiva.
Podaci koji se upisuju u urudbeni zapisnik i upisnike upravnog postupka prvog i drugog stupnja vidljivi su iz obrazaca (prikaz 3).

Prikaz 3 - Obrasci
URUDBENI ZAPISNIK
Klasifikacijska
oznaka
1

Prijenos

Prijenos

34

Predmet
2

Urudbeni
broj

Datum
primitka

Datum nastanka
pismena

Ustrojstvena
jedinica

Razvoenje
Datum Oznaka
7

UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA PRVOG STUPNJA

Klasifikacijska
oznaka

Urudbeni
broj

Datum primitka
zahtjeva

Ime i prezime odnosno naziv i mjesto

podnositelja zahtjeva

Kratak sadraj
zahtjeva

Rad prvostupanjskog tijela po albi i datum

odluke

Odluka o zahtjevu i datum odluke

Zahtjev Zahtjev Zahtjev Postupak
odbaen odbijen usvojen obustavljen
6

U roku
Da Ne
10 11

alba
odbaena

Rjeenje
zamijenjeno
novim

12

13

Razvoenje
alba dostavljena ili napomena
drugostupanjskom
tijelu
14

15

35

UPISNIK PREDMETA UPRAVNOG POSTUPKA DRUGOG STUPNJA

Klasifikacijska
oznaka

Urudbeni
broj

Datum
primitka
albe

Ime i prezime odnosno naziv i mjesto

podnositelja albe

Naziv tijela koje je donijelo

ili nije donijelo prvostupanjsko rjeenje

Revizija

Razvoenje ili
napomena

alba
Odluka o albi i datum odluke

alba
odbaena

alba Rjeenje Rjeenje

odbije- izmijenje- ponitena
no
no

10

U roku

Razlozi usvajanja albe

Pogreno
Pogrena
Rjeenje ObuPovreda ili nepotprimjena
progla- stava
pravila
puno
Da Ne
materijaleno
postupostu- utvreno
nog
nitavim
pka
pka
injenino
prava
stanje
11

12

13 14

15

16

Prema funkciji uredske knjige dijelimo na:

evidencijske knjige (urudbeni zapisnik, upisnik, registar),

knjige za pretraivanje (vode se prema abecednom redoslijedu poiljatelja uz uputu o registracijskom broju),

knjige za praenje kretanja (tzv. dostavne knjige kojima se prati

ukupno kretanje do dovrenja predmeta - ulazne pote, interne dostavne knjige, otpremne knjige),

knjiga pismohrane (vodi se kao evidencija ukupnog gradiva u

pismohrani).

36

Ako se uredske knjige vode u elektronikom obliku, kao baza podataka,

tada najee objedinjuju sve navedene funkcije.
Pretraivanje poinje pregledavanjem uredskih knjiga u pisarnici i utvrivanjem evidencijskog, tj. identifikacijskog broja predmeta preko urudbenog zapisnika ili upisnika odnosno kazala. Utvruje se status predmeta odnosno da li je u obradi ili u mirovanju. U prvom sluaju pregledavaju se interne dostavne knjige, a u drugom knjiga pismohrane (arhivska knjiga).
Pretraivanje je obrnut postupak od evidentiranja: kod evidentiranja poinjemo od najmanjih jedinica (pismena) koje udruujemo u vee, a kod
pretraivanja poinjemo s najviom jedinicom - dokumentacijskom cjelinom
(najee je obiljeava jedna evidencija, npr. raunovodstvo, kadrovska dokumentacija, razni registri, upravni predmeti, neupravni predmeti), prema
niim razinama - dosjeima odnosno predmetima sve do traenog pismena.
Kod dobrog sustava uredskog poslovanja razine se ne mijeaju.

8. Osnovna razdoblja i sustavi uredskog poslovanja u tijelima

dravne uprave RH
Poslovi koje obuhvaa uredsko poslovanje te njihova naela i svrha
malo su se mijenjali od prvih propisa o uredskom poslovanju u 19. st. do
danas. Mijenjala se razina i nain evidentiranja sadrajnih jedinica, od jednostavnijih i openitih k sloenijim i razraenijim, vierazinskim oznakama.
Takoer, klasino uredsko poslovanje postepeno se zamjenjuje elektronikim odnosno dobiva tehnoloku informatiku podrku.
8.1. Sustavi pravila odreuju podjelu po razdobljima sustava uredskog
poslovanja nakon 1945.
a) do zakljuno 1957. (evidentiraju se samo pismena-spisi po rednom
broju)
b) od 1958. do 1987. (evidentiraju se predmeti; uvode se arhivski znakovi)
c) od 1988. do danas (evidentiraju se dosjei; uvode se klasifikacijske
oznake)
d) od 2010, odnosno 2011. i dalje (utvruje se postupanje s pismenima
u elektronikom obliku).
Do zakljuno 1957. godine ne postoje propisi koji bi na jedinstven nain regulirali uredsko poslovanje upravnih tijela, nego su se preutno primjenjivali ranije vaei propisi iz doba Kraljevine Jugoslavije i NDH. Za ovo

37

razdoblje karakteristino je da se evidentiraju samo pismena-spisi i to kronoloki.

Od 1958. do 1987. godine traje razdoblje koje poinje donoenjem i
primjenom savezne Uredbe o kancelarijskom poslovanju (Sl. l. 50/1957) i
propisa koji su je slijedili: Uputstva za izvrenje Uredbe o kancelarijskom
poslovanju (Sl. l. 50/1957) i Naredbe o planu jedinstvenih arhivskih znakova
za sve organe uprave na podruju NRH (NN 7/58) te kasnijih propisa na
republikoj razini. Evidentiraju se i formiraju predmeti odnosno objedinjuju
se pismena-spisi koji se odnose na jedan postupak i oznaavaju se podbrojevima.
Od 1988. godine do danas traje razdoblje koje karakterizira sadrajno ili
subjektno zdruivanje predmeta u dosjee (sadrajno zdruivanje znai objedinjavanje predmeta istovrsnog postupka, a subjektno objedinjavanje predmeta o jednom subjektu, fizikom ili pravnom). Evidentira se razina dosjea
koji dobiva klasifikacijsku oznaku, predmeti unutar dosjea broj na kraju klasifikacijske oznake, a pismeno-spis posljednji broj unutar urudbenog broja.
Temelj navedenog sustava su sljedei propisi: Uredba o uredskom poslovanju (NN 38/1987 i 42/1988), Uputstvo za izvrenje uredbe o uredskom poslovanju (NN 49/1987 i 38/1988) Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim
oznakama i brojanim oznakama stvaralaca i primalaca akata (NN 38/1988).
Od 1. sijenja 2009. godine na snazi je Uredba o uredskom poslovanju
(NN 7/2009), a od 1. sijenja 2011. i Naputak o klasifikacijskim oznakama i
brojanim oznakama stvaratelja i primatelja akata.
Novi propisi doneseni su zbog potrebe preciznijeg odreivanja postupanja s pismenima u elektronikom obliku te preciznijeg utvrivanja naina
koritenja klasifikacijskih oznaka. Uvoenje elektronike isprave donosi
velike novine u komunikaciju izmeu graana i dravnih tijela. To znai da
je od 1. sijenja 2010. godine formalno mogue slati zahtjeve dravnim tijelima e-potom i dobivati rjeenja u elektronikom obliku.
8.2. Propisi navedeni pod tokom d) detaljno propisuju postupke u
uredskom poslovanju:
a) Primitak, otvaranje i pregled poiljki propisani su l. 8-19 Uredbe.
Zaprimljena pismena razvrstavaju se na pismena predmeta upravnog postupka i pismena predmeta neupravnog postupka. Primljena pismena (podnesci) oznaavaju se u prijemnom tambilju (na njih se stavlja otisak prijemnog tambilja), a vlastita pismena u zaglavlju akta. Ako se pismena oznaena
odreenim stupnjem tajnosti primaju elektronikim putem, postupa se prema
propisima o zatiti tajnosti podataka i informacijskoj sigurnosti.
b) Glavne uredske knjige vode se po sustavu brojanih oznaka koji se
sastoji od klasifikacijske oznake i urudbenog broja. Klasifikacijska oznaka
38

oznaava predmet prema sadraju, godini nastanka, obliku i rednom broju

predmeta; urudbeni broj oznaava stvaratelja pismena, godinu nastanka i
redni broj pismena unutar predmeta.
c) Klasifikacijska oznaka se odreuje u trenutku zaprimanja prvog podneska odnosno akta kojim se osniva predmet, prema Planu klasifikacijskih
oznaka odreenog tijela, a u skladu s Naputkom o klasifikacijskim oznakama
i brojanim oznakama stvaratelja i primatelja akata.
d) Nakon upisivanja prvog pismena u odgovarajuu uredsku knjigu, otvara se predmet, a upisano pismeno-spis ulae se u omot spisa (predmeta) u
koji se poslije ulau i ostala pismena-spisi istog predmeta, tako da je gornje
pismeno-spis uvijek ono novijeg datuma. Na omot se upisuje klasifikacijska
oznaka predmeta i kratka naznaka sadraja predmeta. Time nastaje predmet
odreene klasifikacijske oznake koja se ne mijenja obavljanjem pojedinih
radnji u tom predmetu. Na unutarnju stranu omota spisa upisuju se kronoloki sva pismena-spisi u jednom predmetu.
Za razliku od klasifikacijske oznake, urudbeni broj svakog pismenaspisa u predmetu je drugaiji odnosno mijenja se sa svakom pisanom radnjom u predmetu.
e) Ako se isti predmet vodi pod dvije ili vie klasifikacijskih oznaka,
obavit e se povezivanje tih klasifikacijskih oznaka u odgovarajuoj evidenciji (oevidniku), tako da e se predmet dalje voditi pod klasifikacijskom
oznakom pod kojom je predmet prvi put upisan, a kod upisa ostalih predmeta
oznait e se u odgovarajuoj rubrici veze, pod kojom e se klasifikacijskom
oznakom dalje voditi.
Na odgovarajui nain postupit e se i kad neupravni predmet postane
upravni ili obratno, s tim da e slubenik koji rjeava predmet staviti slubenu biljeku u omot spisa predmeta s naznakom da je predmet potrebno
vratiti pisarnici radi upisa u odgovarajuu evidenciju, kako bi slubenik pisarnice u rubrici evidencije Razvoenje ili napomena" upisao prijenos.
f) Nakon upisivanja pismena u uredske knjige, oni se dostavljaju u rad
(l. 43 i 44).
g) Rijeeni predmeti vraaju se bez odgode pisarnici, s uputom za otpremu i arhiviranje. Slubenik u pisarnici duan je provjeravati formalnu
ispravnost predmeta dostavljenih u pisarnicu nakon strune obrade i vratiti ih
slubenicima ako nedostaju dijelovi akta ili ako predmet nije kompletan,
sloen kronolokim redom itd. U protivnom snosi odgovornost za nepravilnosti.
Omot spisa ostaje u tijelu i kad se predmet dostavlja drugom tijelu na
nadleno postupanje, sve do izluivanja ili predaje nadlenom arhivu.

39

h) Nakon otpreme obavlja se razvoenje spisa predmeta u uredskim

knjigama prema uputi pisarnici. Uputu o razvoenju spisa predmeta odreuje
slubenik koji po spisu postupa.
Razvoenje dovrenih predmeta obavlja se tako, da se u upisnik predmeta upravnog postupka odnosno urudbeni zapisnik upisuje datum razvoenja i stavlja oznaka: "a/a" i rok uvanja, sukladno propisima o arhivskoj
djelatnosti.
Spise koji se stavljaju u rokovnik predmeta s odreenim datumom odreuje slubenik koji radi na predmetu. Na omote spisa predmeta koji se
odlau u rokovnik predmeta stavlja se oznaka "R" (rok) i datum kad nastupa
rok. Slubenik pisarnice poslije obavljenog razvoenja, spis predmeta odlae
u rokovnik predmeta ili u pismohranu.
i) Predmeti u pisarnici moraju se nakon administrativne obrade i tehniki opremiti: rijeeni predmeti stavljaju se u registratore, fascikle, svenjeve, arhivske kutije, uveze ili arhivske mape.
j) Stavljanje predmeta u pismohranu i uvanje odreuju l. 67-72.
Rijeeni predmeti stavljaju se u pismohranu i u njoj uvaju sukladno
propisima o zatiti arhivskog gradiva.
Ako se pismena obrauju elektronikim putem, rijeeni predmeti snimaju se na elektroniki medij i uvaju na drugom mjestu.
Predmeti odreenog stupnja tajnosti uvaju se odvojeno od ostalih predmeta i to na nain koji osigurava uvanje njihove tajnosti na primjeren nain sukladno propisima o tajnosti podataka.
U pismohrani se posebno odlau predmeti upravnog postupka, a posebno predmeti neupravnog postupka.
Dovreni predmeti odlau se u pismohranu unutar klasifikacijskih oznaka, po rednim brojevima predmeta. Na svaki posebni omot (arhivsku kutiju, sveanj) stavlja se naziv tijela, klasifikacijska oznaka i oznaka a/a.
Predmetima odloenim u pismohranu rukuje slubenik pisarnice ovlaten za rad u pismohrani.
Spisi predmeta izdaju se iz pismohrane samo uz potvrdu i to ovlatenoj
slubenoj osobi nadlene unutarnje ustrojstvene jedinice. Predmeti stavljeni
u pismohranu mogu se izdavati i osobama izvan ustanove samo uz pisano
odobrenje elnika tijela.
Pisarnica je duna voditi knjigu pismohrane, kao pomonu evidenciju
gradiva odloenog u pismohranu, ukoliko se elektronikim putem ne vidi
koji su predmeti u pismohrani.

40

k) Uredske knjige poinju se voditi na poetku godine. Na kraju godine

uredske knjige zakljuuju se biljekom o ukupnom broju upisanih predmeta
prema klasifikacijskim oznakama te popisom nerijeenih predmeta.

9. Ustrojstvene jedinice koje obavljaju poslove uredskog

poslovanja - pisarnica i pismohrana
9.1. Pisarnica (prijemni ured, urudbeni zapisnik, kancelarija) je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda
dokumenata, njihovog razvrstavanja, upisivanja u odgovarajue evidencije
(oevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvoenja te njihova uvanja u
pismohrani.
Unutar pisarnice obavlja se ukupna organizacija uredskog poslovanja
odnosno kontrola kretanja dokumenata u ustanovi. Neuvaavanje takve
uloge pisarnice dovodi do problema ne samo pri poslovanju stvaratelja, nego
i u pismohrani stvaratelja.
Uredsko poslovanje moe se osim u pisarnici iznimno obavljati i u drugim ustrojstvenim jedinicama, najee zbog funkcionalnih razloga. Takoer, ukoliko je opseg poslova vei, pisarnica se moe ustrojiti u nekoliko
samostalnih odjeljaka od kojih svaki obavlja jedan segment uredskog poslovanja.
9.2. Pismohrana je u organizacijskom smislu sastavni dio pisarnice,
koja obavlja poslove uvanja i izluivanja dokumenata.
Dokumenti odnosno arhivsko i registraturno gradivo, predaju se u pismohranu u sreenom stanju, u tehniki oblikovanim i oznaenim jedinicama
te uz popis jedinica gradiva obuhvaenog primopredajnim zapisnikom.

41

Prikaz 4 - Organizacija uredskog poslovanja

ULAZNI
SPISI
jedinica
strune
obrade

PISARNICA

jedinica
strune
obrade
jedinica
strune
obrade

Izlazni
Spisi

administrativno-tehnika obrada

primjerak za
pismohranu

9.3. Organizacija rada u pismohrani

Ukoliko gradivo u pismohranu stigne u potpuno ili djelomino nesreenom stanju, mora se obaviti njegovo sreivanje. Prije sreivanja potrebno je
napraviti uvid u knjige evidencije ime se stjee uvid u osnovne dokumentacijske cjeline. Ako su izmijeane cjeline dokumentacije nekoliko stvaratelja,
podaci o njima mogu se nai u propisima.
Sreivanje je jedan od postupaka zatite kojim se sadrajne jedinice sistematiziraju, razgraniavaju i popisuju, ime se postie preglednost i pretraivost. Prva faza sreivanja sastoji se u razdvajanju na cjeline prema stvarateljima (prema porijeklu ili provenijenciji). Slijedi razdvajanje na manje
evidencijske cjeline (npr. upravni i neupravni predmeti, dokumentacija po
registrima i sl.), a unutar njih na godita. Zatim se formiraju podserije dosjea
odnosno predmeta te pismena-spisa. Na kraju se izrauje popis koji treba
42

slijediti raspored tehnikih jedinica (fascikala, svenjeva odnosno arhivskih

kutija).
Kao to pisarnica moe biti decentralizirana, tako niti sredinja pismohrana ne mora biti jedino mjesto odlaganja: pismohrane su najee sredinje
kod upravnih i pravosudnih tijela, kod gospodarskih subjekata mogu biti po
upravama/direkcijama, a kod znanstvenih institucija po odsjecima.
U pismohrani se provodi i postupak vrednovanja odnosno odabiranja
arhivskog i izluivanje registraturnog gradiva kojemu su protekli rokovi
uvanja, u skladu s arhivskim propisima i odgovarajuim internim Pravilnikom o zatiti arhivskog i registraturnog gradiva s posebnim popisom s rokovima uvanja. U skladu s arhivskim propisima i u dogovoru s nadlenim
arhivom dokumentacija trajne vanosti predaje se u arhiv.
U pismohrani se obvezno vodi i knjiga pismohrane, kao evidencija ukupnog gradiva u pismohrani te evidencija o koritenju gradiva.

10. Zakljuak
Kvalitetan sustav uredskog poslovanja potreban je svim institucijama.
Meutim, donoenjem nove Uredbe nemali broj institucija ostao je izvan
propisanog sustava uredskog poslovanja, to jest propisi o uredskom poslovanju ih ne obvezuju. Stoga je za takve institucije donoenje i potivanje internih propisa o uredskom poslovanju nunost, a sve u cilju stvaranja kvalitetnog informacijskog sustava.
Donoenje internog propisa je i zakonska obveza za sve kategorizirane
stvaratelje i imatelje na temelju Pravilnika o zatiti i uvanju arhivskog i
registraturnog gradiva izvan arhiva (l. 17 i 18).
Takoer, propisi o uredskom poslovanju odnose se samo na dio dokumentacije nastale u institucijama (dokumentacija nastala u sklopu slubenog
komuniciranja s drugim pravnim subjektima). Budui da su itave vrlo znaajne dokumentacijske cjeline izvan sustava uredskog poslovanja (npr. zapisnici poslovodnih ili strunih tijela, struna dokumentacija bilo koje vrste,
raunovodstvena dokumentacija itd.), Pravilnikom o zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva propisano je voenje Zbirne evidencije gradiva (radi se o popisu sveukupne dokumentacije koju stvaratelj
posjeduje).
I drugi propisi nastoje obuhvatiti cjelinu informacija i dokumenata neke
institucije, npr. Zakon o pravu na pristup informacijama (NN 172/2003) u
l. 22 propisuje voenje Kataloga informacija kao sistematiziranog pregleda
svih informacija koje institucija posjeduje, s opisom sadraja, namjenom,
nainom osiguravanja i vremenom ostvarivanja prava na pristup.
43

Pismohrana ima jednu razinu evidencije (knjigu pismohrane kao popis

ukupne dokumentacije u pismohrani), a pisarnica drugu, obuhvatniju razinu evidenciju o ukupnoj slubenoj komunikaciji, ali tek sustav upravljanju dokumentacijom odnosno spisovodstva trebao bi osigurati informaciju o ukupnoj dokumentaciji u instituciji, od nastanka spisa do vrednovanja za trajno ili
ogranieno uvanje.
Budui da u Republici Hrvatskoj ne postoje propisi o spisovodstvu, arhivistiki propisi nastojali su dijelom prevladati taj nedostatak uvoenjem
obveze izrade Zbirnog popisa dokumentacije. Zbirni popis moe biti temelj
za izradu adekvatnog plana klasifikacijskih oznaka te provoenje vrednovanja.

44

OSNOVE UPRAVLJANJA SPISIMA

Upravljanje spisima je poslovna funkcija koja je u nekom obliku prisutna u svakoj ustanovi, poduzeu ili bilo kojoj drugoj vrsti organizacije. Osnovni razlog za sveprisutnost, pa onda i za ureeno upravljanje spisima lei
u njihovoj funkciji i razlozima radi kojih su nastali odnosno radi kojih netko
smatra da su mu potrebni.
Spisi sadre informacije koje su vrijedan resurs i vana poslovna imovina. Oni omoguuju da se posao obavlja na dosljedan i uredan nain, da se
dokumentiraju i zatite prava i interesi organizacije, zaposlenika i stranaka,
podupiru obavljanje aktivnosti unutar organizacije, osiguravaju zaposlenicima pristup informacijama koje su im potrebne u obavljanju posla, osiguravaju kontinuitet poslovanja i tite organizaciju od rizika kojima bi mogla biti
izloena.
I privatne osobe i obitelji stvaraju i barem neko vrijeme uvaju odreenu dokumentaciju. Na neki je nain i organiziraju, manje ili vie sustavno
i uspjeno, to opet moe predstavljati manji ili vei rizik, ovisno o koliini i
vrstama dokumentacije o kojoj je rije i znaaju koji ona ima za onoga komu
pripada.
Pojedinci i izrazito jednostavne organizacije vjerojatno nee biti izloeni osobitim rizicima od loeg upravljanja dokumentacijom i rizici koji
odatle mogu proistei moda e biti prihvatljivi ili nee biti uoeni. to je
organizacija vea i sloenija, to je vie pravila koja mora primjenjivati i vie
rizika od oslanjanja na implicitno znanje i zapamene informacije, to je vanije dobro dokumentiranje i sposobnost da se vlastita dokumentacija iskoristi
kao poslovni resurs, pomo u poslovanju i sredstvo kojim se osiguravaju
poslovni interesi. Tu dobro upravljanje dokumentacijom postaje vaan segment poslovne infrastrukture.

1. Predmet upravljanja spisima

1.1. Pojmovi i izrazi
Osim izraza spisi u uporabi je i vie drugih pojmova i izraza koji oznaavaju predmete upravljanja spisima, a i za samo upravljanje spisima moe
se nai vie razliitih izraza. U novije se vrijeme, zahvaljujui utjecaju informacijskih tehnologija, meunarodnih normi i smjernica i upoznavanju
modela upravljanja spisima u drugim zemljama, iji se koncepti i terminolo45

gija poneto razlikuju od u nas uvrijeenih, pojavljuju i drugi pojmovi ili

druga znaenja u odnosu na uobiajena. esto se isti izraz koristi u razliitim
znaenjima, a razliiti se izrazi manje ili vie podudaraju u onome to oznauju, to oteava komunikaciju i razumijevanje. Stoga je dosta vano razumjeti kontekst uporabe pojedinih izraza o znaenje koje u njemu dobivaju.
Za predmet upravljanja spisima, kako se taj izraz ovdje koristi, nai
emo i druge uobiajene izraze: dokumentacija, gradivo, graa, zapisi i dr.
Ponekad se tim izrazima oznaava cjelina zapisa kojima se upravlja, a ponekad s namjerom ili implicitno dio takve cjeline. Na primjer, izrazi spisi ili
dokumentacija mogu u nekom kontekstu oznaavati ba sve zapise kojima se
upravlja, a u drugom samo one cjeline koje ine dokumenti i vie jedinice
udruivanja dokumenata (predmeti, dosjei, serije dokumenata), iskljuujui
tako evidencije, baze podataka, ponekad i (slubene) publikacije i polupublikacije i jedinice posebne vrste ili oblika (npr. zvuni i videozapisi).
Spisima se znaju nazivati i samo predmetni spisi ili predmetni spisi i
dosjei. U uredskom se poslovanju predmetni spis najee naziva predmetom, no ovitak u kojem se nalaze dokumenti koji pripadaju istom predmetu
naziva se omotom spisa.
Pod utjecajem engleskog izraza record u naoj se terminologiji pojavljuje i izraz zapis i to u dvojaku znaenju. S jedne strane oznaava bilo to
zapisano (biljeka, dokument, zvuni zapis, videozapis, slog u bazi podataka), a s druge strane, u znaenju koje obino ima u records managementu,
dokument ili zapis s dokumentacijskim svojstvom (ima obiljeja vjerodostojnosti i autentinosti koja mu daju dokaznu snagu sukladno zahtjevima
pravnog sustava). Rije document pak oznaava bilo kakav zapis (moe ali
ne mora imati dokumentacijsko svojstvo), a record je document koji ima
dokumentacijsko svojstvo. Izraz dokument u hrvatskom jeziku semantiki i
asocijativno vie odgovara engleskom izrazu record kada se koristi u uredskom poslovanju, a izraz zapis engleskom izrazu document, no esto se zbog
leksike analogije prevodi drukije.

Znaenje pojmova u ovom tekstu:

Dokument
Svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crte,
slika, zvuni zapis, filmski i videozapis, elektroniki zapis i dr.), koji sadrajem i strukturom ini raspoznatljivu i jednoznano odreenu cjelinu povezanih podataka.

46

Dokumentacija
Cjelina koju ine svi dokumentacijski i informacijski resursi koji nastaju ili
se koriste u poslovanju ili se nalaze u istom sustavu upravljanja.
Spis
Jedinica dokumentacije sastavljena od jednog ili vie dokumenata koji se
odnose na isti postupak ili predmet odnosno proistekli su iz obavljanja istog
postupka ili predmeta.
Spisi
1. Cjelina dokumentacijskih i informacijskih resursa koji nastaju ili se koriste u poslovanju ili se nalaze u istom sustavu upravljanja (vidi Dokumentacija).
2. Vie jedinica dokumentacije sastavljenih od dokumenata.
3. Vie spisa.
Predmet
Skup radnji koje se obavljaju u okviru istoga postupka ili aktivnosti.
Dosje
Jedinica dokumentacije koju ine spisi (predmetni dosje) ili dokumenti (dosje dokumenata) koji se odnose na istu osobu, stvar, dogaaj ili pojavu.
Serija
Cjelina dokumentacije koja se sastoji od istovrsnih dokumenata, spisa ili
dosjea, poredanih po nekom rastuem nizu (npr. abecedno ili kronoloki) ili
ureenih u tematske cjeline.
Razredbeni plan dokumentacije
Hijerarhijski ureen plan organizacije dokumentacije.
Dokumentacijska zbirka
Dokumenti, spisi, evidencije, baze podataka, pomona, poslovna i tehnika
dokumentacija, koji su ureeni i kojima se rukuje kao cjelinom.
Uredsko poslovanje
Skup mjera, postupaka, pravila i sustava u rukovanju, organizaciji, koritenju, obradi, uvanju, zatiti, vrednovanju, izluivanju i predaji spisa i dokumentacije.

47

1.2. to su spisi?
esto nije posve jasno odreeno to se u nekoj organizaciji ima smatrati
spisima, odnosno ime sve treba upravljati kao spisima. Ovo je pitanje potrebno neto podrobnije razjasniti, jer razliita odreenja spisa mogu dovesti i
do razliitih koncepata upravljanja spisima.
Meunarodna norma ISO 15489 Upravljanje spisima, definira spis kao
"informacije koje, kao dokazno sredstvo i informaciju, stvara, zaprima i uva
neka organizacija ili osoba u izvrenju svojih pravnih zadaa ili u obavljanju
posla." Dakle, svaka zapisana informacija, dokumenti bilo koje vrste i oblika, evidencije i baze podataka koji nastaju ili se koriste u poslovanju, mogu
se smatrati spisima.
Da bi se neto prema ovoj definiciji smatralo spisom dovoljno je da su
ispunjena dva uvjeta: 1. da su informacije zapisane u nekom stalnom i postojanom obliku tako da se opaaju kao cjelina, i 2. da je taj zapis povezan s
poslovanjem.
Spis, dakle, podrazumijeva:

da su informacije zapisane,

da je taj zapis stalan i postojan,

da se zapis opaa i da se s njime postupa kao s cjelinom,

da je izraena veza zapisa s poslovanjem.

Ne zapisuju se sve informacije koje nastaju u poslovanju. esto je to
sluaj i s informacijama koje su izuzetno vane za poslovanje i na temelju
kojih se donose poslovne odluke. To mogu biti, na primjer, informacije izreene usmeno na sastanku ili u telefonskom razgovoru ili tzv. implicitno znanje: znanje i informacije koje posjeduju pojedinci u organizaciji, najee
steeni iskustvom i radom u organizaciji. Zbog vanosti koje implicitno znanje ima za poslovanje, neke ga organizacije nastoje zapisati i usustaviti. No,
ako ne postoji ili nije uoen razlog zato bi se neto zapisivalo, a naroito
ako ne postoji takva obveza, vjerojatno je da zapisi nee nastati, barem ne
sustavno i u odreenom obliku. Moda i najvei izazov u upravljanju spisima i jest upravo u tome kako znati to i u kojem obliku treba zapisati i
kako osigurati da se to desi, a to s druge strane ne treba i nije dobro ukljuivati u sustav upravljanja spisima i ako bude zapisano.
Da bi bio spis ili dokument, zapis mora biti u odreenom stalnom i prepoznatljivom obliku koji se kao takav prikazuje svaki put kada mu se pristupa. Sadraj i struktura informacija u zapisu trebaju biti nepromjenljivi. Na
primjer, izvjee iz baze podataka prikazano na zaslonu neemo smatrati
dokumentom iako se radi o ureenom zapisu koji zadovoljava odreenu
informacijsku potrebu u poslovanju, jer se sadraj izvjea moe promijeniti

48

ako se promijene podaci u bazi. Ako se isto izvjee ispie ili na drugi nain
uini neovisnim o izmjenama u bazi podataka, tako da dokumentira stanje u
odreenom trenutku, moe se smatrati dokumentom.
Spis ili dokument moe biti samo onaj zapis koji se opaa i s kojim se
postupa kao sa zasebnom cjelinom odnosno diskretnom jedinicom. Cjelina je
odreena komunikacijskim inom odnosno ostvarenom namjerom autora da
odreene informacije oblikuje u jedan dokument ili poruku. Isti ili gotovo
isti informacijski sadraj moe se zapisati i proslijediti u obliku samo jednog
ili i vie dokumenata ili poruka, no sama mogunost analize odreenog informacijskog sadraja kao cjeline nije dovoljna.
Za svaki se zapis, ukljuujui npr. i knjievna djela, moe rei da je na
neki nain povezan s poslovanjem ili radom onoga kod koga se nalazi. Da
bismo spise ipak razlikovali od drugih kategorija zapisa potrebno je ovu
povezanost odrediti neto ue i konkretnije, polazei od svrhe i konteksta
nastanka zapisa ili pak razloga zato se nalazi u odreenoj dokumentacijskoj
cjelini. Ako je zapis nastao, zaprimljen ili se nalazi u dokumentacijskoj cjelini zato da prui podrku u poslovanju, fiksira i/ili proslijedi informaciju ili
dokumentira neku aktivnost, smatrat emo ga spisom.
1.3. Razlozi nastajanja dokumenata i spisa
Dokumenti i spisi nastaju kada ima razloga za to. O razlogu nastanka
ovisit e sadraj i oblik dokumenta, nain na koji e spisi biti organizirani i
nain na koji e se s njima postupati. U nekim e sluajevima ocjena razloga
za nastanak dokumenta biti presudna za odluku o tome da li e se dokument
ili zapis ukljuiti u sustav upravljanja spisima i da li e mu se uope posvetiti
kakva pozornost.
Dokumenti i spisi mogu nastati radi:

priopivanja obavijesti,

organizacije i izvoenja poslovnih procesa,

informacijske potpore poslovanju,

dokumentiranja i praenja poslovanja,

zatite od gubitka informacija i zaborava.

Nastanak zapisa i dokumenata esto nije plod samo jednog razloga. Neto se, na primjer, moe zapisati i proslijediti radi obavijesti, ali ujedno i zato
da ostane trag o tome da je priopeno i da informacija koja je priopena ne
bude zaboravljena. O namjeri autora i o tome to se od njega oekivalo ovisit
e to se ima smatrati glavnim razlogom za nastanak i prosljeivanje zapisa.

49

A. Priopivanje obavijesti
Razloga zato se neto priopuje u pisanom obliku ima vie i samo se
djelomino mogu obrazloiti nemogunou sinkrone komunikacije.
U najjednostavnijem sluaju naprosto se prosljeuje obavijest, bez ikakva dodatnog razloga ili obveze. Takve su esto obavijesti o dogaajima,
promidbene poruke i sl. Cilj poruke je iscrpljen time to je primljena ili ak
samo poslana. Ovakvi zapisi i poruke, bili privatni, poslovni ili slubeni, ne
podrazumijevaju nastavak procesa, iako se i to moe desiti ili se ak i eli
izazvati. Autor zapisa i poiljatelj poruke nisu u nekoj obvezi prema primatelju slijedom koje bi se oekivalo da poruka bude poslana. Ako postoji prikladna mogunost sinkrone komunikacije, zapis vjerojatno nee niti nastati.
Kada i nastane, vjerojatno nee biti ukljuen u sustav upravljanja spisima.
U mnogim sluajevima, meutim, postoji obveza da se obavijest priopi. Zapis e nastati iz te obveze i da bi se njeno izvrenje dokumentiralo, ali
e njegov sadraj i oblik biti uvjetovani makar formalno prisutnom nakanom
priopivanja. Izvjea nadreenom tijelu tipian su primjer ove vrste dokumenata. Raskorak do kojeg tu moe doi izmeu sadraja i stvarnog razloga
za nastanak zapisa bit e vaan za razumijevanje sadraja, pa i za ocjenu
njegove vjerodostojnosti.
Obavijest koja se priopuje moe sadravati miljenje ili stav autora zapisa. Za postupanje s ovakvim zapisima bit e odluujue koliko su relevantni za stvar o kojoj ili u kojoj se miljenje izraava.
Obavijesti esto sadre molbu, zahtjev ili pitanje, ime impliciraju nastavak komunikacije odnosno nastanak predmeta u vezi sa stvari na koju se
molba, zahtjev ili pitanje odnose. Ako ne postoji razlog da se sam in slanja
ovakve obavijesti dokumentira, ona e vjerojatno, ako mogunosti to doputaju, ostati u podruju usmene komunikacije. Ako unato tomu zapis nastane i bude ukljuen u sustav upravljanja spisima, vjerojatnije je da je stvarni
razlog nastanka dokumentiranje aktivnosti.
Nije uvijek lako razlikovati iste obavijesti od zapisa koji su nastali iz
drugog razloga, jer je svaki proslijeeni zapis obavijest.
B. Organizacija i izvoenje poslovnih procesa
Radi organizacije poslovanja nastaju i prikupljaju se propisi, norme,
pravila i postupkovnici, donose se odluke o organizaciji i nainu obavljanja
posla, a nastaje i dokumentacija koja slui kao potpora organizaciji rada.
Ovisno o tome koliko je organizacija poslovanja sloena i koliko joj se sustavno pristupa, moe se oekivati nastanak odgovarajuih dokumentacijskih
cjelina, naroito ako je izraena raspodjela odgovornosti.

50

Organizacija poslovanja dobrim dijelom poiva na ustaljenim obrascima ponaanja, korporativnoj kulturi, osobnom pristupu i vjetinama te
implicitnom znanju, navikama i iskustvu zaposlenika, koji se rijetko i teko
formaliziraju u obliku zapisa.
Dobar dio dokumenata i spisa nastaje radi izvoenja poslovnih procesa.
To su dokumenti koji pokreu ili izvode odreenu radnju, stvaraju obvezu da
se pokrene neka druga radnja ili ispunjavaju takvu obvezu. Tipian primjer
su dokumenti predmetnih spisa koji su i organizirani kao dokumentacijski
surogat samoga predmetnog postupka. Stvaranje ovakvih spisa je najee
obvezujue i ureeno podrobnim pravilima te se odvija kao rutinska svakodnevna aktivnost. Nije sluajno da se uredsko poslovanje u Hrvatskoj usredotouje upravo na upravljanje ovakvim spisima, a esto i poistovjeuje s
njim. To otkriva i prirodu takvog modela uredskog poslovanja kao sustava
za praenje nastalih obveza i poslovnih procesa kojima se te obveze izvravaju.
C. Informacijska potpora poslovanju
Radi potpore poslovanju esto se stvaraju posebne dokumentacijske
zbirke i baze podataka. One mogu sadravati informacije i jedinice dokumentacije kojih nema drugdje, ali i jedinice koje se ve nalaze u dokumentaciji organizacije kojoj pripadaju, organizirane na nain koji bolje udovoljava
specifinim informacijskim potrebama (na primjer osobni ili tematski dosjei,
serije isprava, ugovora i slinih dokumenata koji pripadaju i nekom predmetnom postupku i sl.).
Cjeline dokumentacije koje su oblikovane radi informacijske potpore
poslovanju esto trae specifian nain obrade i rukovanja, a i svojom se
strukturom i vrstama dokumentacije koju sadre znaju dosta razlikovati od
klasine uredske dokumentacije. Zbog toga se esto nalaze u vlastitom sustavu upravljanja, izvan sustava za upravljanje spisima koji se primjenjuje u
organizaciji.
Da bi organizacija stvarala ovakve cjeline dokumentacije, mora imati
jak razlog za to. Ovakve e cjeline stoga vjerojatno imati dosta veliku poslovnu i informacijsku vrijednost.
Postoji jo jedan, gotovo sveprisutan oblik izgradnje dokumentacijskih
cjelina radi potpore poslovanju. Pojedinci, grupe ili odjeli u organizaciji,
obavljajui poslove iz svoje nadlenosti, stvaraju vlastitu prirunu potpornu
dokumentaciju, uglavnom spontano i izvan sustava za upravljanje spisima u
organizaciji. Sadraj takve prirune dokumentacije vjerojatno e biti pokriven slubenom dokumentacijom organizacije, no to oito nije bilo dovoljno
da se ne pojavi potreba za informacijskom i dokumentacijskom potporom iz
drugog izvora.

51

Ovakve su dokumentacijske cjeline najee privremenog znaaja, no

mogu se razviti u dokumentacijsku cjelinu dosta velike vrijednosti, naroito
ako nastaju pri upravnim ili poslovodnim tijelima. Takve cjeline dobivaju na
znaenju i kao dokumentacija o postupku donoenja poslovnih odluka i poslovnoj politici openito.
Na slian nain mogu nastati i dokumentacijske cjeline koje sadre tehniku i pomonu poslovnu dokumentaciju.
D. Dokumentiranje i praenje poslovanja
Odluka o tome da li e neki zapis ili dokument biti ukljuen u sustav
upravljanja spisima u pravilu e ovisiti o procjeni da li je potrebno dokumentirati postupak o kojem svjedoe i o procjeni rizika kojem organizacija
ili pojedinac mogu biti izloeni ako taj postupak ne bude primjereno dokumentiran.
Za neke vrste dokumentacije i za odreena podruja poslovanja postoje
propisi koji trae da takva dokumentacija nastaje i utvruju obvezni sadraj i
oblik te rok uvanja. I sama organizacija moe utvrditi vlastita pravila, na
temelju vlastite procjene i potreba, naroito s obzirom na poslove i dokumentaciju gdje nema drugih odgovarajuih propisa.
Neki dokumenti nastaju ili se stvaraju posebno organizirane dokumentacijske cjeline i zato da se omogui ili olaka analiza poslovanja, praenje
izvrenja obveza, stanje u odreenom podruju poslovanja i sl.
injenica je da e dokumentacija urednije i sustavnije nastajati ako postoji vanjski obvezujui zahtjev (u obliku propisa, odluke ili zahtjeva vieg
ili nadzornog tijela). Tipian primjer je podrobno razraena i propisana raunovodstvena dokumentacija. Takva e dokumentacija u pravilu biti sustavnija i bolje ureena od ostale, koja moe imati i veu i trajniju poslovnu i
informacijsku vrijednost.
E. Zatita od gubitka informacija i zaborava
Zapisi esto nastaju i samo zato da se neka informacija ne bi zaboravila.
Takvi su zapisi namijenjeni u prvom redu za osobnu uporabu onoga tko ih je
zapisao: osobne biljeke sa sastanka ili o razgovoru, biljeke izraene radi
pripreme za neki dogaaj ili aktivnost, pomoni zapisi u obradi podataka,
rokovnici i popisi obveza, adresari, prijepisi i izvaci iz dokumenata, esto i
preslici dokumenata o nekoj stvari. Kod pravnih osoba ovakvi se zapisi u
pravilu nee smatrati vanima za organizaciju u cjelini, niti e biti obuhvaeni njihovim uredskim poslovanjem, iako bi u nekim sluajevima mogli biti
znaajni za razumijevanje postupka donoenja odluka. Za razliku od toga, u
dokumentaciji privatnih osoba imat e veu teinu.

52

Znatno drukiji status imaju zapisi kojima se titi od gubitka ili zaborava informacija o pravima i obvezama. Ako se dvije strane dogovore o neemu, mogu o tome sklopiti ugovor, odnosno izraditi dokument koji postaje
vjerodostojan jamac o tome to je dogovoreno. U mnogim sluajevima
pravni sustav namee takvu obvezu, ak i kad strane same to ne smatraju
nunim, pa ovakvi dokumenti nastaju prije radi vanjskog praenja poslovanja, negoli radi zatite od gubitka informacija.
Ovamo spadaju i druge isprave, odluke, rjeenja, propisi, zapisnici kolegijalnih tijela, zapisnici o slubenim radnjama i slino. Osnovna razlika u
odnosu na iste osobne biljeke je u tome da se vie ne radi o zapisima za
osobnu uporabu autora, nego o zapisima od kojih se trai i kojima se priznaje da imaju isto obvezujue znaenje za sve zainteresirane strane.

2. Sustav upravljanja spisima

2.1. Predmet i obuhvat
Jedan od osnovnih zahtjeva za svaki sustav upravljanja spisima jest onaj
koji trai da obuhvati svu dokumentaciju koju treba obuhvatiti i da s druge
strane, ne sadri neto to ne treba sadravati. Ako sadri necjelovitu ili nejasnu, loe ureenu dokumentaciju, sustav e izgubiti na pouzdanosti i vrijednosti, makar inae bio ustrojen i djelovao u skladu s dobrim pravilima.
Kako, meutim, znamo to je u odreenom sluaju cjelovita dokumentacija? Na temelju ega znamo ili odreujemo koje sve spise ili zapise treba
imati i obuhvatiti ih sustavom za upravljanje spisima? Ako se u sustavu nalaze sve jedinice dokumentacije koje su registrirane u osnovnim uredskim i
slinim evidencijama, dakle ako nita nije izgubljeno, znai li to da je dokumentacija cjelovita?
Kao to sve informacije koje nastanu u poslovanju nisu i zapisane, tako
niti svi zapisi ili sva dokumentacija ne mora biti ukljuena u sustav upravljanja spisima. Gore izloeno shvaanje pojma spisa ili dokumenta ne podudara
se uvijek s pristupima u razliitim sustavima upravljanja spisima, ukljuujui
i uredsko poslovanje u javnim slubama. Uredsko poslovanje najee ne
ukljuuje sve to bi se prema definiciji navedene norme moglo ili trebalo
smatrati spisima koje treba ukljuiti u sustav.
Norma ISO 15489 Upravljanje spisima, cjelovitost dokumentacije izvodi iz poslovnih funkcija i aktivnosti onoga ijim radom dokumentacija
nastaje. Da bismo mogli procijeniti da li je neija dokumentacija cjelovita
odnosno to bi sve trebala sadravati da to bude, potrebno je identificirati sve
poslovne funkcije stvaratelja, analizirati aktivnosti i radnje koje se izvode ili
mogu izvoditi u okviru obavljanja pojedine poslovne funkcije te paljivo
53

ispitati koji dokumenti i spisi mogu ili trebaju nastati tijekom pojedine aktivnosti i radnje, u kojem obliku, koje informacije trebaju sadravati, te kakvi
rizici mogu nastati ako neke jedinice dokumentacije ne nastanu ili ako neke
informacije ne budu zapisane u odreenom obliku. Isto tako, valja ispitati
koje informacije i spise pojedina poslovna funkcija ili aktivnost treba imati
na raspolaganju da bi se nesmetano odvijala, barem to se tie informacijske
i dokumentacijske potpore.
Na taj se nain utvruje dokumentacijski profil odnosno zahtjevi za dokumentacijom svih poslovnih funkcija i aktivnosti. Dokumentacijski je profil
poslovnih funkcija i aktivnosti potrebno formalno iskazati, otprilike na nain
na koji se to radi u sustavima za upravljanje kakvoom poslovnih procesa,
jer se inae zateeno stanje ne bi imalo s ime usporediti da bi se procijenila
cjelovitost. Ako nastaje sva dokumentacija koja je potrebna da se "ispuni"
utvreni dokumentacijski profil i ako je ukljuena i postoji u sustavu za upravljanje spisima, dokumentacija se moe smatrati cjelovitom.
Dokumentacijski profil treba biti razraen do razine pojedinanih dokumenata ili osnovnih jedinica udruivanja (predmetni spis i dosje), pod
uvjetom da je utvren njihov sadraj (koje dokumente trebaju sadravati).
Tek na toj razini moemo biti sigurni da e biti jasan i da nee biti nedoumica u primjeni.
U veini organizacija koje imaju imalo sloeniju ili raznovrsniju dokumentaciju moi e se identificirati razliiti sustavi ili reimi upravljanja odreenim dijelom dokumentacije. Tako se dio dokumentacije moe nai u
formalno ustrojenom sustavu uredskog poslovanja, dio u zasebnim dokumentacijskim cjelinama ili zbirkama, dio u poslovnim informacijskim sustavima, a moe biti i vrijednih dokumentacijskih cjelina za koje se smatra da
imaju priruni karakter, pa i nisu podvrgnute nekom ureenom sustavu upravljanja.
Upravljanje informacijskim i dokumentacijskim resursima u organizaciji tako se moe razloiti na nekoliko vie ili manje povezanih ili potpuno
neovisnih segmenata. Pri tome se esto jedan od njih onaj koji se naziva
uredskim poslovanjem uzima i kao jedini spisovodstveni sustav, dok se
drugi ostavljaju izvan interesnog podruja upravljanja spisima.
Nepodudarnosti slinih onima u odreivanju pojma spisa ima i u uporabi izraza kojima se oznaavaju sustavi za upravljanje spisima i dokumentacijom kao to su: uredsko poslovanje, upravljanje spisima, upravljanje
dokumentacijom i sl. Vanije od samih izraza jest ono na to se oni odnose
te stoga treba obratiti pozornost na to se u odreenom kontekstu zapravo
misli.
U Hrvatskoj se u novije vrijeme mogu uoiti tri razliita znaenja izraza
uredsko poslovanje.
54

U jednoj se interpretaciji, svojstvenoj za gospodarstvo, radi o nadlenostima i organizaciji rada poslovnog ureda. Tu uredsko poslovanje ukljuuje
poslove i vjetine kao to su: izrada poslovnih planova, izvjea i analiza,
upravljanje ljudskim resursima u uredu, upravljanje vremenom, komunikacijske i pregovarake vjetine i postupci, suradnja s poslovnim partnerima i
sl. Postupci u rukovanju dokumentima i spisima (zaprimanje, evidentiranje,
organizacija, vrednovanje i izluivanje i dr.) u ovom su konceptu samo jedan
skup u osnovi pomonih poslova u uredskom poslovanju.
Zahvaljujui tradiciji i vaeim propisima o uredskom poslovanju u
javnim slubama (osim sudstva), ovdje se pod uredskim poslovanjem uglavnom podrazumijeva rukovanje dokumentacijom u obradi predmetnih postupaka te postupanje s njom po okonanju postupka. Stoga u propisima o
uredskom poslovanju u javnim slubama neemo nai mnoge poslove koji se
u prethodno opisanom modelu smatraju vanim dijelom uredskog poslovanja, nego prije svega podrobna pravila rukovanja predmetnim spisima (zaprimanje, razvrstavanje, evidentiranje, dostava dokumenata u obradu, otprema
izlaznih dokumenata, razvoenje i odlaganje spisa u pismohranu). Usmjerenost na predmetni postupak i predmetne spise uoljiva je i u obliku i sadraju
evidencija i u pretpostavci o tome kako dokumentacija moe biti organizirana. Na primjer, dokument se evidentira kao dio predmeta, dosje moe biti
samo dosje predmeta, ne i dosje dokumenata, evidentiranje serija pojedinanih dokumenata nije predvieno i sl.
U novije se vrijeme izraz uredsko poslovanje koristi i kao istoznanica
za upravljanje spisima prema modelu koji je izveden ili blizak konceptu upravljanja spisima kako ga donosi norma ISO 15489 Upravljanje spisima.
Ovaj se koncept uredskog poslovanja moe opisati kao cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskom resursima i procesima u poslovanju. Izraz upravljanje spisima ovdje se koristi u tom znaenju, a izrazi
spis i spisi odnosno dokument i dokumentacija, ako nije drukije naznaeno,
odnose se na bilo kakvu jedinicu odnosno cjelinu informacijskih i dokumentacijskih resursa u organizaciji.
Prema razlogu nastanka i odnosu prema poslovnom procesu u osnovi se
mogu razlikovati tri vrste dokumentacijskih cjelina: spisi i dokumentacija
koji nastaju radi dokumentiranja, izvoenja i praenja poslovnih aktivnosti,
dokumentacija koja se prikuplja ili organizira radi informacijske potpore, te
pomona priruna dokumentacija. S obzirom na to, mogu se razlikovati i
poslovna i dokumentacijska pravila koja e biti primjerena pojedinoj dokumentacijskoj cjelini, to je samo po sebi dovoljan razlog za oblikovanje zasebnog sustava. Pored toga, spisovodstveni i dokumentacijski sustav moe se
dalje segmentirati i prema dijelu organizacije ili poslovanja kojem slui,

55

prema tehnologiji koja se koristi i neposrednoj odgovornosti za dokumentaciju.

Stoga je za program upravljanja spisima i dokumentacijom u cjelini
dosta vano na vrijeme uoiti pojavljivanje izdvojenih dokumentacijskih
cjelina i omoguiti jedinstveno izvoenje onih spisovodstvenih funkcija koje
se esto ne mogu primjereno izvesti bez zahvaanja cjeline dokumentacije
(odreivanje koji spisi trebaju nastati, organizacija i klasifikacija, utvrivanje rokova uvanja, pristup i koritenje). Osnovi preduvjet za to je jedinstveni evidencijski obuhvat.
2.2. Svojstva
Da bi dobro dokumentirao i podrao poslovanje organizacije, sustav za
upravljanje spisima prema normi ISO 15489 Upravljanje spisima treba imati
nekoliko osnovnih svojstava.
a) Pouzdanost
Pouzdanim se smatra onaj sustav za upravljanje spisima koji:

djeluje prema utvrenim procedurama i pravilima,

rutinski prihvaa sve spise u podruju poslovnih aktivnosti koje

pokriva,

spise rasporeuje na nain koji odraava poslovne procese stvaratelja spisa,

spise titi od neovlatena mijenjanja ili stavljanja na raspolaganje,

rutinski djeluje kao primarni izvor informacija o aktivnostima koje

su dokumentirane u spisima,

osigurava pristup svim relevantnim spisima i metapodacima koji se

na njih odnose.
Pouzdanost sustava treba biti mogue provjeravati, to e u prvom redu
ovisiti o tome da li su i kako dokumentirane radnje u njemu i da li su ugraena pravila i kontrole koji pruaju razumno jamstvo da sustav djeluje na
predvieni nain.
Valja uoiti da se osobito vanom za pouzdanost sustava smatra njegova povezanost s poslovnim aktivnostima: on treba rutinski prihvaati spise
koji nastaju u poslovanju i sluiti kao glavni izvor informacija. Iz toga slijedi
da postojanje i koritenje alternativnog sustava, na primjer prirune dokumentacije koja nije obuhvaena sustavom, moe dovesti u pitanje njegovu
pouzdanost.

56

b) Integritet
Integritet sustava ovisi o skupu pravila i kontrola koji odreuju mogunost i nain izvoenja pojedinih spisovodstvenih funkcija. Ova pravila mogu
biti implementirana u samome sustavu na nain da radnje u sustavu mogu
biti izvedene samo na predvieni nain i u predvienim uvjetima ili pak izvan sustava oslanjanjem na druga pravila, organizaciju poslovanja i korporativnu kulturu.
c) Sukladnost
Upravljanje spisima i dokumentacijom treba biti sukladno propisima i
normama koji se odnose kako na same spise, tako i na poslovanje (na primjer ako se trai mogunost provjere i praenja poslovanja), potrebama tekueg poslovanja i oekivanjima zajednice u kojoj organizacija djeluje. Zahtjeve propisa i normi razmjerno je lako uoiti, dok utvrivanje potreba poslovanja i oekivanja zajednice trae vie analize i razumijevanja poslovanja i
okruenja u kojem organizacija djeluje i ne vode uvijek jednoznanim zakljucima.
d) Cjelovitost
Sustav za upravljanje spisima trebao bi obuhvatiti cjelinu dokumentacije koja nastaje i koristi se u poslovanju. Ima dosta imbenika koji mogu
ugroziti cjelovitost: od poslovnih pravila i navika koji u pojedinim poslovnim aktivnostima doputaju nesustavno ili sporadino nastajanje spisa, do
tehnoloki uvjetovanih izdvajanja dijelova dokumentacije i drugih informacijskih sadraja.
e) Sustavnost
Sustav za upravljanje spisima treba djelovati kontinuirano i rutinski,
prema utvrenim i postojanim pravilima i postupcima.

3. Spisovodstvene funkcije
Sustav upravljanja spisima u cjelini treba obuhvatiti sljedee spisovodstvene funkcije odnosno vrste poslova koji se obavljaju u upravljanju spisima:
1. Utvrivanje politike i programa upravljanja spisima
2. Oblikovanje, uvoenje i odravanje spisovodstvenog sustava
3. Odreivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju
4. Odreivanje rokova uvanja

57

5. Utvrivanje evidencijskog sustava, odnosno metapodataka o spisima i spisovodstvenim funkcijama

6. Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima
7. Evidentiranje i opis
8. Organizaciju i klasifikaciju spisa
9. Upravljanje dokumentacijskim ciklusom
10. Pohranu i uvanje spisa
11. Pristup i koritenje spisa
12. Odluku i postupak sa spisima po isteku roka uvanja
13. Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima
14. Nadzor i praenje sustava za upravljanje spisima.
Treba uoiti da su obuhvaene sve radnje i postupci koji se obavljaju ili
se mogu obavljati u vezi sa spisima i dokumentacijom, neovisno o tome da li
se radi o tzv. aktivnim ili neaktivnim spisima, gdje se nalaze i tko je neposredno odgovoran za njih. Ponekad se, meutim, ne samo sustav, nego i sam
koncept upravljanja spisima postavlja i drukije: prema fazi ivotnog ciklusa
dokumenata, neposrednoj odgovornosti za spise ili vrsti i obliku zapisa, tj.
posebnim zahtjevima koji iz toga proizlaze.
Funkcijama u upravljanju spisima ne smatraju se samo one koje su
usmjerene na jedinice dokumentacije i uglavnom se obavljaju rutinski i uestalo (zaprimanje, evidentiranje, obrada i sl.), nego i one koje su usmjerene
na sam sustav i njegove komponente.
Dva su sluaja u kojima moe doi do manjeg ili veeg suavanja spisovodstvenih funkcija. U prvom se radi o razgranienju upravljanja aktivnim
spisima od upravljanja poluaktivnim i neaktivnim spisima. Dokumentacija
koja nastaje i koristi se u poslovnim procesima koji su u tijeku nalazi se u
jednom reimu upravljanja, a dokumentacija nastala u poslovnim procesima
koji su zavreni u drugom reimu. U naoj je praksi ovo razgranienje uoljivo u razlikama u zahtjevima i postupcima u upravljanju spisima preko
pisarnice i pismohrane, no nije izraena kao u nekim drugim zemljama. I
pisarnica i pismohrana ukljuene su u sustav uredskog poslovanja kao naelno jedinstven sustav. S druge strane, tamo gdje je ovo razgranienje izraenije, moe se govoriti i o dva razliita sustava, odakle potjeu na primjer i
izrazi i koncepti poznati kao document management i records management.
Kako se ovi koncepti, zahvaljujui uvoenju elektronikih sustava za upravljanje dokumentima i spisima koji su oblikovani prema njima, sve vie uvlae u praksu upravljanja spisima i kod nas, nije suvino napomenuti da se
veina funkcija naeg klasinog uredskog poslovanja podudara s document
management funkcijama, dok su records management funkcije uglavnom

58

one koje poznajemo kao poslove pismohrane, to dovodi do nesporazuma

ako se records management izjednaava s uredskim poslovanjem.
Druga osnova za ogranienje spisovodstvenih funkcija jest njihovo svoenje i primjena samo na dijelu dokumentacije koja postoji u organizaciji.
Tako se u istoj organizaciji moe pojaviti vie razmjerno neovisnih spisovodstvenih ili dokumentacijskih podsustava, na primjer u naim javnim slubama: sustav uredskog poslovanja u uem smislu (pisarnica i pismohrana),
posebne cjeline poslovne dokumentacije pri pojedinim odjelima i slubama
vezane uz njihovu djelatnost, dokumentacijske zbirke ili centri koji prikupljaju odreenu vrstu dokumentacije i drugih informacijskih izvora i dr. Potekoe mogu nastati kada nema instrumenta koji bi osigurao cjelovito upravljanje informacijskim i dokumentacijskim resursima u organizaciji. Pojedini
od ovakvih podsustava vjerojatno e biti prilagoeni svome sadraju i specifinim zahtjevima te nee moi preuzeti tu funkciju bez veih prilagodbi i
izmjena.
3.1. Utvrivanje politike i programa upravljanja spisima
est je sluaj da organizacije smatraju kako nije potrebno baviti se politikom i osmiljavanjem programa upravljanja spisima, podrazumijevajui
da je to ve negdje rijeeno, na primjer samim propisima ili injenicom da se
dokumentima i spisima ve nekako rukuje. Ovakav e stav, prije ili kasnije,
dovesti do nejasnoa oko raspodjele i utvrivanja odgovornosti, definiranja i
osiguranja resursa, ciljeva i obuhvata samoga sustava za upravljanje spisima.
Cilj je politike upravljanja spisima utvrditi njegovu ulogu i mjesto u
ukupnom poslovanju i organizaciji rada, utvrditi odgovornosti i resurse te
osigurati da program upravljanja spisima bude poznat, podran i primijenjen
na svim razinama u organizaciji. Ova je politika na neki nain oitovanje
namjere organizacije i njezine uprave u vezi s time to eli postii programom upravljanja spisima i kako e i kojim sredstvima to postii. Sama spisovodstvena politika ne jami dobro upravljanje spisima, ali moe biti korisno sredstvo za osiguranje djelatne i vidljive podrke vie uprave, osiguranje
potrebnih sredstava i organizacijskih mehanizama za podrku i provedbu
programa upravljanja spisima.
U okviru politike i programa upravljanja spisima svakako bi trebalo
utvrditi, odnosno raspodijeliti odgovornosti: to je zadaa i to se oekuje od
same uprave, tko je odgovoran za sustav u cjelini, za njegovo stanje i uinke,
u emu se ta odgovornost neposredno oituje, tko, ime i kako obavlja pojedine spisovodstvene poslove i funkcije, kako zaposlenici trebaju postupati
pri izradi i rukovanju jedinicama dokumentacije, tko je odgovoran za izradu
i osposobljavanje za primjenu normi i postupkovnika i sl.

59

Da bi se poluile oekivane koristi od politike upravljanja spisima, nije

dovoljno da ona bude samo usvojena i zapisana u obliku pravilnika ili kakvog drugog dokumenta iza kojeg stoji uprava. Vano je da s njome budu
upoznati svi zaposlenici koji imaju neku odgovornost u vezi sa spisima ili
sustavima i postupcima u upravljanju njima, da ih se potie da u svakodnevnom radu postupaju u skladu s naelima i pravilima koja su usvojena te da
postoji sustav podrke, osposobljavanja i praenja spisovodstvenog programa.
3.2. Oblikovanje, uvoenje i odravanje spisovodstvenog sustava
Norma ISO 15489 Upravljanje spisima poklanja veliku pozornost oblikovanju i uvoenju sustava za upravljanje spisima. Taj sustav ine norme i
pravila, alati, osoblje, mjere i postupci u upravljanju spisima i dokumentacijom. Treba biti cjelovito osmiljen i uspostavljen da bi se rutinske i ostale
procedure u rukovanju spisima odvijale na utvreni nain i s predvienim
uinkom.
Glavna je svrha ovakvog isticanja samog oblikovanja spisovodstvenog
sustava upozoriti na to koliko je vano imati u vidu sustav kao cjelinu i njegove ukupne uinke, a ne tek ili prvenstveno pojedine njegove segmente ili
postupke u upravljanju spisima. Oblikovanje sustava za upravljanje spisima
ne moe se svesti naprosto na primjenu odreenog propisa, kao to je
Uredba o uredskom poslovanju i osiguranje nune razine usklaenosti s njegovim odredbama. Njime treba uspostaviti infrastrukturu za obavljanje poslova u upravljanju spisima, utvrditi organizaciju i resurse, definirati i implementirati spisovodstvene alate, oblikovati poslovna pravila sustava i sl. To
najee podrazumijeva i razmatranje razliitih mogunosti i donoenje odluka o tome kako e se konkretno odvijati dokumentacijski ciklus i po kojim
pravilima, to su ija zaduenja, kakav treba biti ishod pojedinog spisovodstvenog procesa, koji e se sustavi ili sredstva koristiti za evidentiranje, prosljeivanje i pohranu dokumentacije i dr.
Spomenuta norma dosta podrobno opisuje i jedan mogui postupak ili
metodologiju za oblikovanje i uvoenje spisovodstvenog sustava. Tu se predviaju sljedee aktivnosti:
a) Prethodno istraivanje
b) Analiza poslovnih aktivnosti
c) Identifikacija zahtjeva za spisima
d) Analiza postojeih sustava
e) Identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima
f) Oblikovanje spisovodstvenog sustava
g) Uvoenje spisovodstvenog sustava
h) Provjera nakon uvoenja.

60

a) Prethodno istraivanje
Svrha je ovog koraka uoiti i razumjeti ulogu i cilj organizacije, njezino
poslovanje, administrativni, poslovni i drutveni kontekst u kojem djeluje,
procijeniti njezinu ovisnost o odreenim informacijskim i dokumentacijskim
resursima i uoiti osnovne zahtjeve i probleme u vezi s time. To e pomoi
da se bolje i sigurnije utvrde opseg i priroda sustava za upravljanje spisima
koji je primjeren potrebama organizacije i njezina poslovanja.
b) Analiza poslovnih aktivnosti
Dosta podrobno poznavanje poslovnih funkcija i procesa jedna je od
osnovnih pretpostavki za dobro upravljanje spisima. Analizom poslovnih
aktivnosti kao korakom u oblikovanju sustava za upravljanje spisima valja
utvrditi koje se sve aktivnosti odvijaju ili mogu odvijati u organizaciji, kako
su povezane i koji su radni procesi i postupci vezani uz pojedinu aktivnost.
Tako se dolazi do pouzdane procjene koje sve aktivnosti i postupke treba
dokumentirati i podrati sustavom za upravljanje spisima.
Glavni proizvod analize poslovnih aktivnosti bit e vjerojatno klasifikacijska shema, odnosno hijerarhijski prikaz poslovnih funkcija, aktivnosti i
transakcija. Ova je shema potrebna kako bi se potom utvrdilo koje jedinice
dokumentacije trebaju nastati ili biti raspoloive za pojedinu funkciju, aktivnost ili transakciju. Iz toga slijedi da je klasifikacijska shema poslovnih aktivnosti jedan od osnovnih spisovodstvenih alata jer, naime, omoguuje da se
definira cjelovitost dokumentacije i spisovodstvenog sustava, a spisi jasno
poveu s odgovarajuim poslovnim aktivnostima. Ova klasifikacijska shema
moe posluiti i kao alat za organizaciju i indeksiranje dokumentacije te
odreivanje rokova uvanja spisa.
Identifikacija poslovnih funkcija i aktivnosti nije uvijek jednostavna.
Ista se djelatnost moe ralaniti i obavljati na vie razliitih naina, stvarni
radni postupci i organizacija rada openito mijenjaju se tijekom vremena i ne
moraju dobro prikazivati i upuivati na poslovne funkcije. Negdje e podrobna ralamba biti vana i organizacija e inzistirati na njoj, dok bi drugdje
to bilo suvino i optereujue.
Pored klasifikacije poslovnih funkcija korisno je prikupiti i/ili izraditi
dokumentaciju koja podrobnije opisuje djelatnost i poslovne procese organizacije. Ova e dokumentacija pomoi da se preciznije utvrde potrebe za dokumentiranjem i uoi vanost odreenih jedinica dokumentacije i informacija koje sadre.
c) Identifikacija zahtjeva za spisima
Identifikaciju zahtjeva za spisima najbolje je obaviti kada se sustav oblikuje, a ne naknadno. Na temelju klasifikacije i opisa poslovnih aktivnosti te
61

analize postojee dokumentacije moe se pouzdano utvrditi dokumentacijski

profil pojedine aktivnosti (usp. toku 2.2.3).
Za poslovnu funkciju i djelatnost stvaratelja u cjelini moe se postaviti
vie razliitih struktura dokumentacije koje udovoljavaju zahtjevu cjelovitosti. Stoga esto valja odluiti koje od moguih struktura i jedinica dokumentacije predvidjeti kao mogue ili obvezne.
d) Procjena postojeih sustava
Prethodni su koraci dobra podloga za procjenu postojeih sustava. Ako
smo dobro upoznali podruje i nain poslovanja organizacije, utvrdili zahtjeve za spisima za pojedine poslovne funkcije i aktivnosti i znamo koju bi
dokumentaciju organizacija trebala stvarati, moi emo pouzdanije procijeniti u kojoj mjeri postojei sustavi udovoljavaju tim zahtjevima. Bit e lake
identificirati i razumjeti nedostatke i ocijeniti mogunosti postojeih sustava
u cjelini.
Proizvod ovog koraka moe biti opis postojeih poslovnih i spisovodstvenih sustava u organizaciji te analiza ili izvjee o tome u emu i u kojoj
mjeri ti sustavi udovoljavaju utvrenim zahtjevima. Ova e analiza pomoi
da se utvrde potrebe za poboljanjem ili izmjenom sustava i odabere primjerena strategija ili plan aktivnosti.
e) Identifikacija strategija za udovoljenje zahtjevima za spisima
Ovaj korak odgovara na pitanje na koji nain postii da upravljanje spisima i dokumentacijom u cjelini odgovara zahtjevima poslovanja i normativnog okruenja. Vjerojatno e se moi razmotriti vie razliitih pristupa i
taktika koji naelno mogu biti primjenljivi.
Na odabir strategije dosta e utjecati procjena o unutarnjim i vanjskim
ogranienjima zbog kojih organizacija moda nee moi uspjeno primijeniti
odreeni pristup ili alate, o naporu i sredstvima koja bi trebala biti uloena, o
tehnolokom okruenju koje podupire poslovanje, o rizicima koji mogu biti
povezani s odreenom strategijom i slino. Odabir strategije dosta ovisi i o
raskoraku izmeu postojeeg stanja sustava za upravljanje spisima i utvrenih zahtjeva koji opisuju kako bi taj sustav trebao djelovati.
Strategijom za udovoljenje zahtjevima za spisima utvruje se nain
provedbe usvojene spisovodstvene politike i programa upravljanja spisima,
mehanizmi i sredstva koji podravaju i omoguuju taj program te norme i
postupci koji e se primjenjivati. Ona treba biti dovoljno jasna i odreena
tako da se iz nje moe oblikovati model sustava, njegova organizacijska i
tehnika infrastruktura i poslovna pravila.
Ovaj je korak mjesto za donoenje odluka o tome kako e se konkretno
organizirati upravljanje spisima, da li e se i to mijenjati u zateenom sus62

tavu, kakve e se tehnologije i alati primjenjivati i slino. Zato je dosta vano da u njemu neposredno sudjeluje uprava organizacije koja treba razumjeti razloge za usvajanje ba te strategije, podrati strategiju te uoiti i osigurati ono to je potrebno za njezinu primjenu.
f) Oblikovanje spisovodstvenog sustava
Ovaj korak podrazumijeva podrobnu specifikaciju sustava, to ukljuuje
modele i opise procesa, sredstva, tehnologiju, osoblje i neposredna zaduenja, pravila i pomagala za rad u sustavu. U pravilu e se raditi o projektu
manje ili vee sloenosti, ovisno i o mjeri u kojoj sustav i nain rada odstupaju od zateenih.
Oblikovanje sustava moe ukljuivati:

izradu plana projekta,

dokumentaciju korisnikih zahtjeva odnosno zahtjeva kojima sustav

treba udovoljiti,

specifikaciju sustava, njegove arhitekture, komponenti i pravila,

oblikovanje modela podataka,

odabir i nabavu tehnolokih komponenti i druge potrebne opreme,

plan migracije ili integracije s postojeim sustavima,

plan poetnog osposobljavanja i ispitivanja,

plan uvoenja sustava.

g) Primjena spisovodstvenog sustava
Uvoenje novog sustava ili poboljanje postojeeg moe biti dosta zahtjevno, pa i rizino. Taj se rizik moe smanjiti dobrom pripremom i planom
uvoenja u kojem su uoeni imbenici koji mogu utjecati na primjenu.
Zaposlenike treba na vrijeme upoznati s izmjenama i pomoi im da razumiju njihovu svrhu i koristi koje e donijeti organizaciji. Treba ih pripremiti i obuiti za rad s novim alatima i primjenu novih pravila, to e u pravilu zahtijevati i izradu materijala za osposobljavanje, tj. potporne dokumentacije kao to su prirunici i upute. Korisnicima e vjerojatno neko vrijeme biti potrebna i pojaana pomo i podrka u radu.
Uvoenje sustava ili izmjena valja pratiti i dokumentirati, za to je dobro pripremiti plan praenja i utvrditi oblik dokumentacije o uvoenju. Ova
dokumentacija moe biti vana za utvrivanje pouzdanosti sustava i za njegovo budue odravanje i razvoj.
h) Provjera nakon uvoenja
Nakon uvoenja ili izmjena sustava valja provjeriti da li se izmjenama
postiglo ono to se htjelo, omoguuje li sustav primjereno obavljanje radnji i

63

postupaka u upravljanju spisima, ima li kakvih nedostataka i da li bi to trebalo poboljati. Uvijek je korisno ispitati i da li su korisnici sustava i uprava
zadovoljni nainom rada i mogunostima sustava.
Ova e provjera biti korisna i za utvrivanje plana odravanja i daljnjeg
unapreenja sustava, koji trebaju slijediti po uvoenju. Sustav za upravljanje
spisima nije statian. Ako nema primjerenog praenja i odravanja, ako se
sustav ne razvija i ne prilagoava promjenama u nainu poslovanja, potrebama i oekivanjima korisnika sustava i okruenja u kojem organizacija
djeluje, organizacija se izlae riziku da njezin spisovodstveni sustav s vremenom sve manje udovoljava potrebama poslovanja i zahtjevima korisnika i
da se dovedu u pitanje neka njegova bitna svojstva i funkcionalnosti. Metodologija praenja i odravanja sustava moe biti vrlo slina ovdje izloenom
postupku njegova oblikovanja.
3.3. Odreivanje koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju
Ve je vie puta naglaeno koliko je vano utvrditi koji spisi i dokumentacija trebaju nastati u poslovanju i osigurati da oni doista i nastanu i
budu raspoloivi koliko je potrebno. To je vjerojatno i glavni cilj upravljanja
spisima u cjelini. Kakav god sustav bio, ako spisa nema, ako je teko snai
se u njima i ako nisu raspoloivi kada su potrebni, a uvaju se i kada nisu
potrebni, teko emo ga moi smatrati zadovoljavajuim.
Ako je dakle cilj upravljanja spisima uvijek imati raspoloivu i iskoristivu svu dokumentaciju koja je potrebna u poslovanju, prvi korak jest utvrditi koji spisi trebaju nastati. Odgovor na ovo pitanje nije jednostavan: trai
dobro poznavanje poslovanja i okruenja u kojem organizacija djeluje, praenje promjena u zahtjevima za dokumentacijom i poznavanje vrsta i struktura dokumentacije koja nastaje ili moe nastati radom organizacije. Pored
toga, esto se ista poslovna funkcija moe pokriti razliitim vrstama i strukturama dokumentacije, to moe ovisiti o navikama i praksi, zahtjevima
normativnog okruenja ili tehnologijom i alatima koji se koriste za izradu i
prosljeivanje dokumenata i voenje evidencija.
U okviru ove funkcije organizacija treba utvrditi:

koje jedinice dokumentacije trebaju ili mogu nastati u pojedinom

poslovnom procesu,

u kojem obliku te jedinice dokumentacije trebaju nastati i koje

informacije trebaju sadravati,

koje jedinice dokumentacije i informacije trebaju biti dostupne poslovnom procesu,

koji rizici mogu nastati ako poslovni proces nije primjereno dokumentiran,

64

koliko su dugo pojedine informacije i jedinice dokumentacije potrebne u poslovanju,

kakva je organizacija dokumentacije primjerena potrebama

organizacije i njezinih poslovnih procesa.
Prema odgovorima na ova pitanja moe se izraditi klasifikacijska shema
za samu dokumentaciju odnosno spise, kojom e se utvrditi cjelokupna
struktura dokumentacije i iskazati povezanost poslovnih procesa s odgovarajuim jedinicama dokumentacije. Pored toga, poeljni su i podrobniji opisi
iz kojih su razvidni izvori zahtjeva (na primjer: propisi, potrebe poslovanja i
mogui rizici slijedom kojih treba raspolagati odreenom dokumentacijom)
te oblik i sadraj jedinica dokumentacije.
Odluka o tome koji spisi trebaju nastati je odluka organizacije, koja se
ne tie samo upravljanja spisima i osoblja koje tu radi, nego svih poslovnih
procesa i osoblja u organizaciji. Nije dovoljno izraditi klasifikacijski plan
dokumentacije u kojem e se popisati jedinice i vrste dokumenata i spisa
koje se oekuju: treba osigurati da oni koji obavljaju odreene poslove znaju
koje dokumente i spise trebaju izraditi, na koji nain i u kojem obliku, te
donijeti pravila, a moda i osigurati alate koji e to podupirati.

3.4. Odreivanje rokova uvanja

Kao to nije dobro nemati dokumentaciju koja je potrebna i koristi u
poslovanju, tako nije preporuljivo uvati dokumentaciju koja vie nije potrebna. Da bismo odredili rokove uvanja valja poznavati razloge za uvanje i
nakon zavretka posla radi kojeg je jedinica dokumentacije nastala. Moe se
identificirati nekoliko izvora ili kriterija za odreivanje tih rokova:
a) Poslovne potrebe same organizacije. I po okonanju posla tijekom
ili radi kojeg je jedinica dokumentacije nastala, organizacija eli imati uvid u
to kako je posao obavljen. Ponekad e to biti radi praenja i nadzora, odnosno osiguranja odgovornosti za izvrenje posla, a ponekad radi osiguranja
kontinuiteta poslovanja, podrke u drugim slinim postupcima i ujednaenosti u obavljanju istih ili slinih poslova. Mnoge su organizacije svjesne da
dokumentirano iskustvo steeno u ranijem poslovanju moe postati vrijedan
poslovni resurs koji se moe iskoristiti kao svojevrsna baza znanja i potpora
odluivanju u buduem poslovanju. Ova naknadna ili sekundarna vrijednost
spisa ne mora biti odmah uoena, pa niti izvjesna. Ako predvia da neki spisi
imaju ili e imati takvu vrijednost, organizacija moe u svome klasifikacijskom planu dokumentacije i kroz definiciju zahtjeva za spisima predvidjeti
da nastaju i da se oblikuju jedinice dokumentacije koje inae ne bi nastale ili
ne bi bile tako oblikovane, da se ne predmnijeva ovakva korist za budue
poslovanje. Mogunost da se kroz strukturu dokumentacije odnosno odre-

65

ene stavke klasifikacijskog plana u dovoljnoj mjeri osigura ova vrsta podrke poslovanju, olakat e u budunosti pravovremeno i razmjerno jednostavno izluivanje ostale dokumentacije, bez veeg rizika od pogrenih odluka. Ako pak struktura dokumentacije ne prua tu mogunost - to je esto
sluaj kod linearno kronoloki ili tematski ureenih cjelina koje se strukturiraju preko tekue uredske evidencije ili djelovodnika - vrednovanje po ovom
kriteriju moe biti mukotrpno i neizvjesno, jednako kao i mogunost da se
postojea dokumentacija iskoristi na ovaj nain kao potpora u buduem poslovanju i donoenju odluka. Iskustvo koje moda i jest nekako dokumentirano, bit e nedostupno i zaboravljeno.
b) Zatita prava i interesa organizacije ili drugih osoba. Najvea je
vjerojatnost da e organizacija dobro skrbiti za one dokumente na kojima se
temelje i koji dokumentiraju njezina prava i obveze (ugovori, sporazumi,
odobrenja, dokumentacija o izvrenju obveza i sl.). Dok god je ova dokumentacija raspoloiva i u valjanom obliku, organizacija se moe zatititi u
sluaju neslaganja i sporova i izbjei poslovne rizike i tete koji bi mogli
nastati ako ne bi bilo vjerodostojnog zapisa. to se tie dokumentacije koja
je vana za zatitu prava i interesa drugih osoba (na primjer zaposlenika),
obveza da takvi dokumenti nastaju i da se uvaju odreeno vrijeme najee
je ureena propisima.
c) Informacijska potpora poslovanju. Dokumentacija ija je svrha prvenstveno informacijska potpora poslovanju, esto nije obuhvaena organiziranim sustavom za upravljanje spisima, naroito ako se nain prikupljanja i
obrade razlikuje od uobiajenih postupaka u upravljanju spisima ili uredskom poslovanju i ako je za nju nadlena druga sluba. Ako su u nekom podruju poslovanja u obavljanju poslovnih aktivnosti potrebne odreene informacije, organizacija treba odrediti koje e dokumentacijske cjeline ili jedinice pri tome sluiti kao informacijska potpora te pod kojim uvjetima takve
cjeline i jedinice gube to svojstvo (na primjer zastarijevanjem informacija,
oblikovanjem drugog sustava informacijske potpore ili prestankom obavljanja te djelatnosti).
Ovoj vrijednosti pridonose, ak je dobrim dijelom i odreuju, lakoa i
brzina dohvata informacija onda kada su potrebne, zatim njihova cjelovitost i
primjerenost onoj poslovnoj potrebi radi koje se informacije uope trae. Ista
dokumentacija moe imati razliitu vrijednost kao informacijska potpora
poslovanju: ta e vrijednost to vie padati to vie truda i vremena korisnik
treba potroiti da bi doao do informacija koje su mu potrebne te ih preradio
u znanje i zakljuke odnosno odluke u poslovanju.

66

d) Evidencijska vrijednost. Pod evidencijskom vrijednou podrazumijeva se sposobnost jedinice dokumentacije da poslui kao vjerodostojno
svjedoanstvo o prolim aktivnostima i dogaajima. Evidencijska vrijednost
ovisi o odnosu dogaaja i dokumenata, formalnim svojstvima dokumenata i
cjelovitosti dokumentacije. Zapisnik koji je sastavljen tijekom ili odmah
nakon dogaaja i potpisali su ga sami sudionici, bit e u pravilu vjerodostojniji od naknadnog izvjea, mada ne nuno i istinitiji i jasniji. Formalna
svojstva koja su ovdje relevantna su ona koja dokument povezuju s kontekstom u kojem je nastao i mogu posluiti za verifikaciju toga konteksta
(npr. tko je i kada izradio dokument, na temelju ega i sl.). Nadalje, evidencijska e vrijednost inae vjerodostojnog dokumenta biti umanjena ako samo
djelomino dokumentira predmetni dogaaj, a ne postoji druga dokumentacija koja to omoguuje u cjelini.
Obvezu uvanja jedinica dokumentacije radi njihove evidencijske vrijednosti esto nameu propisi, poglavito radi vanjskog nadzora nad poslovanjem. Ovaj izvor vrijednosti moe biti vaan i za samu organizaciju te za
istraivae i druge koji mogu biti zainteresirani za mogunost uvida u poslovanje ili provjeru navoda i injenica putem dokumentacije koja ima odreena svojstva koja se mogu iskoristiti za provjeru i utvrivanje vjerodostojnosti. Pri odreivanju rokova uvanja organizacija treba imati u vidu tko sve
ima pravo ili moe raunati na ouvanje evidencijske vrijednosti te znati ili
odrediti koje jedinice dokumentacije sadre evidencijsku vrijednost o odreenoj aktivnosti ili dogaaju i koje treba uvati da bi ta vrijednost bila ouvana u dovoljnoj mjeri (na primjer, ako treba sauvati evidencijsku vrijednost dokumentacije o svakoj radnji i pojedinosti u nekom postupku, vjerojatno e se uvati predmetni spis, a ako je dovoljno sauvati vjerodostojan trag
samo o uinku te aktivnosti, moda e biti dovoljno dalje uvati samo onaj
dokument koji proizvodi ili dokumentira taj uinak).
e) Informacijska vrijednost neovisno o potrebama poslovanja. Dokumentacija koja je nastala radom neke organizacije moe sadravati informacije korisne i za nekog drugog, a ne ili ne samo za organizaciju ijim je
radom nastala. To mogu biti sadanji ili budui istraivai, organizacije kojima su te informacije korisne i potrebne u njihovu poslovanju, organizacije
koje iz tih informacija ele oblikovati novu informacijsku uslugu, stvoriti
dodanu vrijednost i sl. Javni arhivi u naelu predstavljaju interes sadanjih i
buduih istraivaa i zajednice u cjelini za ouvanjem informacijske vrijednosti i iskoristivosti dokumentacije te im pravni sustav doputa da odrede i
dulje rokove uvanja, ukljuujui i trajno uvanje dokumentacije za koju
stvaratelj i druga nadlena tijela vie nisu zainteresirani.
Informacijska vrijednost moe se izraziti kao potencijalna (koje podatke
i informacije dokumentacija sadri) ili kao oekivana (koje relevantne po67

datke i informacije e korisnik vjerojatno pronai i iskoristiti uz odreeni

trud i utroak vremena).
f) Simbolika vrijednost. Neke jedinice dokumentacije s vremenom
mogu dobiti odreenu simboliku vrijednost. Organizacije koje dugo djeluju,
poinju na svoje stare spise gledati ne kao na poslovnu dokumentaciju ili
izvor informacija, nego kao na neto to svjedoi o tradiciji i kontinuitetu
poslovanja i o ulozi koju su imale u zajednici u kojoj djeluju.
I ira zajednica razvija takav odnos prema dokumentima vezujui ih za
ouvanje svoga identiteta, kulture, tradicije ili nekih temeljnih drutvenih
vrijednosti. Kada se to desi, dokument postaje kulturno dobro i tako se
prema njemu poinjemo odnositi. Ovakva vrijednost, uz odreene izuzetke,
u velikoj mjeri ovisi i o ukupnoj sauvanosti dokumentacije koja se vee za
pojave, dogaaje i vrijednosti koje neka sredina smatra vanima za svoju
kulturu, tradiciju i identitet: ako je sauvana tek oskudna dokumentacija, i
inae manje znaajni i efemerni dokumenti mogu postati kljuni nositelji
simbolike vrijednosti. Stoga u tekuoj produkciji dokumentacije nije jednostavno identificirati vjerojatne budue nositelje simbolike vrijednosti. Tu
moe pomoi analiza dokumentacije koja je tek u novije vrijeme ili u uvjetima sline produkcije dokumentacije u prolosti, nedvojbeno poprimila takvu vrijednost. S druge strane, valja obratiti pozornost na to da isti dokumenti mogu imati razliitu simboliku vrijednost za razliite zajednice i
grupe u drutvu: neki e dokumenti imati veliku simboliku vrijednost za
pojedino mjesto ili organizaciju, dok za druge zajednice nee imati takav
znaaj.
g) Umjetnika vrijednost i reprezentativnost. Jedinice dokumentacije
ponekad imaju i odreenu umjetniku vrijednost ili ih se pak doivljava kao
neto to moe biti reprezentativno. U nekim se sluajevima i izrauju dokumenti ili verzije dokumenata s namjerom da budu reprezentativni. Ova je
vrijednost najee sadrana u vanjskim obiljejima dokumenata.
h) Materijalna vrijednost. Dokumentacija moe imati i materijalnu
vrijednost: neposrednu ili posrednu. Ova se vrijednost moe iskazivati i procjenjivati na vie naina: kao vrijednost koja se moe dobiti prodajom ili
ustupanjem prava na koritenje dokumentacije i njezina sadraja, kao vrijednost koja je uloena u izradu i prikupljanje informacija sadranih u dokumentaciji, kao visina tete koja bi nastala gubitkom dokumentacije ili gubitkom iskljuivog nadzora i mogunosti njezina koritenja ili kao kompetitivna prednost temeljena na dokumentaciji i sadranim informacijama.
Neki od navedenih aspekata vrijednosti dokumentacije mogu biti poduprti zakonskim i drugim pravnim odredbama. To je sluaj ponajvie s uva68

njem evidencijske vrijednosti radi vanjskog nadzora te s vrijednou dokumentacije u zatiti prava i interesa drugih osoba. Propisi koji odreuju rokove uvanja obino imaju u vidu ova dva aspekta, dok drugi u pravilu nisu
relevantni za predmet i svrhu radi koje se donose. Najee se radi o propisima iz podruja financijskog poslovanja i radnog zakonodavstva, pa su odgovarajue cjeline dokumentacije i najbolje pokrivene propisima utvrenim
rokovima uvanja. Treba se, meutim, uvati toga da se ti rokovi automatski
uzmu kao konani rokovi uvanja: oni se temelje samo na nekim, ali ne i na
svim aspektima vrijednosti dokumentacije.
U vezi s rokovima uvanja postoji jo jedan, vie tehniki i organizacijski aspekt: naime, koliko e se dugo gdje u organizaciji uvati pojedine jedinice dokumentacije. Openito se primjenjuje pravilo da se dokumentacija
koja vie nije potrebna u tekuem poslovanju u razmjerno kratkom roku
pohranjuje u pismohranu, meuarhiv ili na drugo mjesto koje je namijenjeno
uvanju takve dokumentacije.
Ovo pravilo ima izrazito zatitnu funkciju: inae se jedinice dokumentacije lako zagube ili nestanu. Dosta je vano da je postupak predaje dokumentacije meu osobama i slubama stvaratelja ureen i s obzirom na rokove i s obzirom na proceduru te evidencijski praen.
3.5. Oblikovanje metapodataka o spisima i spisovodstvenim funkcijama
Da bi dokumentacija bila iskoristiva i sigurna i da bi se njome moglo
pouzdano upravljati, potrebno je razviti i dosljedno primjenjivati primjeren
evidencijski sustav odnosno strukture metapodataka. Strukture metapodataka
mogu biti oblikovane kao jedna ili (u pravilu) vie klasinih evidencija, kao
baza ili baze podataka ili druge strukturirane elektronike evidencije.
Pri oblikovanju struktura metapodataka u spisovodstvu valja poi od
njihove funkcije ili svrhe. Funkcije struktura metapodataka u spisovodstvu
su u pravilu sljedee:
- Identifikacija jedinice dokumentacije. U evidencijskom sustavu
mora postojati podatak ili podaci koji jednoznano identificiraju jedinicu
dokumentacije. U evidencijama koje su propisane vaeim propisima o
uredskom poslovanju, tu funkciju imaju klasifikacijska oznaka i urudbeni
broj, pri emu klasifikacijska oznaka identificira predmet i vie jedinice udruivanja spisa (dosje, predmetna cjelina kojoj dosje pripada), a klasifikacijska oznaka i urudbeni broj (zapravo njegova zadnja numerika sekvenca)
zajedno identificiraju dokument. esto se pored toga koriste i drugi identifikatori, bilo za cjelinu, bilo za dio dokumentacije koja nastaje u uredskom
poslovanju, npr. jedinstveni brojevi predmeta i dokumenata, dodatno numeriranje ili drugo oznaavanje predmeta i dokumenata odreene vrste i sl.

69

Treba svakako obratiti pozornost da svaka organizacija ima i druge dokumentacije koje nisu obuhvaene evidencijskim sustavom uredskog poslovanja (jedinice nepredmetnog tipa, raunovodstvena dokumentacija, slubene i poslovne evidencije i pomona dokumentacija, baze podataka i sl.).
Svaka ovakva cjelina moe imati vlastiti sustav jednoznanog oznaavanja
jedinica. Svaki je pak jedinstveni identifikator funkcionalan kao takav u domeni u kojoj se primjenjuje, odnosno za koju vrijede pravila koja mu osiguravaju jedinstvenost. Izvan te domene mora sadravati drugi podatak, npr.
jednoznaan identifikator domene ili drugi metapodatak koji je kao identifikator funkcionalan u iroj domeni.
Identifikatori jedinica dokumentacije esto se oblikuju tako, da osim te
osnovne funkcije u sebi sadre kodirane i druge podatke (takva je klasifikacijska oznaka koja se koristi u uredskom poslovanju). Takav je identifikator
informacijski bogatiji, no treba voditi rauna da elja za takvim obogaivanjem identifikatora ne dovede u pitanje njegovu osnovnu funkciju.
- Identifikacija mjesta jedinice u strukturi dokumentacije. Uobiajeni nain za informacijski prikaz mjesta jedinice u strukturi dokumentacije
su hijerarhijski klasifikacijski planovi. Ponekad se iste jedinice ele prikazati
i pronalaziti u vie razliitih struktura ili na vie mjesta u strukturi, poglavito
imajui u vidu informacijske potrebe korisnika. Za to se mogu koristiti razliiti tezaurusi ili klasifikacijski planovi ili pak mogunost viestrukog indeksiranja. U takvim sluajevima valja znati koja je struktura relevantna, ne tek
za pretraivanje i prikaz, nego i za postupke koji se provode u upravljanju
dokumentacijom.
- Identifikacija mjesta smjetaja. Prema metapodacima odnosno podacima u evidencijama, uvijek bi trebalo biti mogue identificirati mjesto na
kojem se jedinica dokumentacije nalazi.
- Predstavljanje jedinice dokumentacije. Metapodaci trebaju biti takvi da dovoljno predstavljaju jedinicu dokumentacije i omoguuju njezino
razumijevanje i bez uvida u nju. Ako korisniku iz samog opisa nije jasno o
emu se tu radi i to jedinica dokumentacije sadri, pa je mora naruiti i pogledati da bi utvrdio da li mu je relevantna, metapodaci oito tu jedinicu ne
predstavljaju dobro. Funkciju predstavljanja obino imaju podaci kao to su
naziv, vrijeme nastanka, oblik, sadraj jedinice te podaci o kontekstu nastanka (autor, poiljatelj, primatelj, poslovna funkcija tijekom koje ili radi
koje je jedinica nastala).
- Pretraivanje i pronalaenje. Metapodaci o jedinicama dokumentacije mogu podravati vie tehnika pretraivanja: pretraivanje postavljanjem

70

upita, navigacijom odnosno kretanjem kroz strukturu dokumentacije, skeniranjem popisa ili asocijativnim upuivanjem. Svaka od ovih tehnika pretraivanja postavlja odreene zahtjeve za oblikovanje podataka i njihova prikaza.
Da bi pretraivanje postavljanjem upita bilo pouzdano, valja normirati
oblik podatka, a ponekad i odrediti doputene vrijednosti (liste vrijednosti,
tezaurusi, datoteke normiranih podataka) ili postaviti pravila koja onemoguuju upis podatka u neispravnom obliku. Pretraivanje na ovaj nain nee
biti pouzdano ako dio jedinica dokumentacije koje se pretrauju nije analiziran i opisan po obiljeju koje podatak opisuje.
Pretraivanje kretanjem kroz strukturu dokumentacije (navigacijom)
podrazumijeva da u shemi metapodataka postoje podaci koji definiraju
strukturu (npr. klasifikacijski plan), da je ta struktura korisniku jasno predoena (korisnik vidi i razumije stavke klasifikacijskog plana i odnose meu
njima) te da postoje podaci koji korisniku omoguuju da donosi odluke na
koje dijelove strukture da usredotoi daljnje pretraivanje (jedinice dokumentacije su dovoljno dobro predstavljene i razumljive, korisnik nema osobitih dvojbi oko toga to da oekuje u kojoj stavci klasifikacijskog plana i ne
mora traiti dodatne informacije da bi odluio gdje e nastaviti pretraivanje).
Pretraivanje skeniranjem popisa najee se koristi pri pronalaenju
odreene jedinice u skupu istovrsnih ili slinih jedinica. Korisnik zna koje je
relevantno razlikovno obiljeje jedinica na popisu i brzim pregledom uoava
da li se na popisu nalazi traena jedinica. Za uspjenost ove tehnike pretraivanja vane su tri stvari: da korisnik razumije cjelinu ije se jedinice nalaze
na popisu, da su jedinice na popisu poredane u jasnoj sekvenci po vrijednosti
relevantnog razlikovnog obiljeja i da je popis prikazan pregledno i kompaktno.
Za pretraivanje asocijativnim upuivanjem valja dobro analizirati sadrajne i kontekstualne odnose meu jedinicama dokumentacije, razliite od
jednostavne hijerarhijske pripadnosti i prikazati ih odreenim diskretnim
podacima.
- Upravljanje. Metapodaci u spisovodstvu ne sadre samo podatke o
jedinicama dokumentacije. U ureenim spisovodstvenim sustavima nai e
se vjerojatno vie elemenata metapodataka koji su potrebni za upravljanje
dokumentacijom ili nastaju u pojedinim postupcima, negoli podataka o samim jedinicama dokumentacije. U elektronikim sustavima za upravljanje
dokumentacijom ovakvih e podataka u pravilu biti vie, jer ih je potrebno
eksplicitno zapisati kako bi se neki postupak s jedinicom mogao izvesti na
predvieni nain. Ovamo spadaju dvije osnovne kategorije podataka po fun-

71

kciji: oni prema kojima se odreuju uvjeti izvrenja odreene spisovodstvene

radnje (npr. tko, kada i na koji nain moe ili treba izvriti neku radnju) ili
potpomau izvrenje te radnje (npr. popisi s rokovima uvanja, tezaurusi) te
oni koji dokumentiraju izvrenje radnje nad jedinicom dokumentacije (esto
oblikovani kao pomone spisovodstvene evidencije).
Pri oblikovanju sustava metapodataka za spisovodstvo treba odluiti o
vie pitanja:
koje objekte, svojstva, postupke i pravila treba informacijski prikazati,
kojim e diskretnim elementima podataka oni biti prikazani i kako e
se ti elementi odnositi jedni prema drugima (svojstva istog objekta
mogu se prikazati razliito ureenim skupovima podataka) - definicija strukture podataka,
koja e se vrsta evidencijskog sustava primjenjivati (klasine uredske
knjige, baza podataka i dr.), kako e se strukture metapodataka prilagoditi specifinostima i mogunostima odabranog evidencijskog sustava - definicija evidencijskog sustava,
koji oblik trebaju imati pojedini podaci - definicija oblika podataka,
koji sadraj pojedini elementi podataka mogu primiti i to njihov
sadraj zapravo znai - definicija sadraja podataka,
postoje li kakva ogranienja s obzirom na vrijednosti koje podaci
mogu poprimiti - definicija vrijednosti podataka,
na koji nain i kada e se podaci upisivati, da li e upis biti podran
kakvim pomonim sredstvom.
Odluke o ovim pitanjima trebaju uvijek imati u vidu funkcije koje se
oekuju od pojedinog podatka ili grupe elemenata podataka.
Oblikovanje struktura metapodataka trai odreene kompetencije koje
inae nisu nune za rutinski rad u ve ureenom sustavu za upravljanje dokumentacijom. U prvom redu, potrebne su analitike kompetencije koje
omoguuju da se spisovodstveni sustav i njegov sadraj ralane na objekte,
njihova svojstva i odnose te pravila koja treba informacijski prikazati, te da
se identificiraju zahtjevi pojedinih postupaka u spisovodstvu s obzirom na
podatke. S druge strane, vie je nego poeljno poznavati naela i barem neku
od tehnika oblikovanja podataka
3.6. Zaprimanje spisa u sustav za upravljanje spisima
Jedno od najvanijih pravila u upravljanju dokumentacijom jest ono
koje trai da se evidentira svaki ulazak jedinice dokumentacije u sustav i to
odmah im se to desi. Tek nakon formalnog zaprimanja trebale bi uslijediti
ostale radnje: drukiji pristup moe dovesti u pitanje integritet sustava i same
dokumentacije kao cjeline.
72

Jedinice dokumentacije mogu biti zaprimljene iz razliitih izvora i na

razliite naine: kao klasina ili elektronika ulazna ili izlazna pota, dostavom, internom komunikacijom, kreiranjem i pohranom dokumenata ili zapisa unutar organizacije ili u njezinim informacijskim sustavima. Pravila
koja ureuju pravovremeno zaprimanje i registraciju jedinica esto bolje
funkcioniraju na nekim komunikacijskim kanalima nego na drugima, naroito ako su izvedena iz specifinosti kojega od njih.
S obzirom na navike i propise u uredskom poslovanju u Hrvatskoj,
moe se oekivati da e ulazna i izlazna klasina pota kod veine stvaratelja
u pravilu biti formalno zaprimljena i pravovremeno registrirana, za razliku
od dokumentacije koja se prosljeuje drugim komunikacijskim kanalima ili
tehnikama.
Kako osigurati da jedinice dokumentacije budu na vrijeme zaprimljene i
registrirane u sustavu, bez obzira na to kako se izrauju i prosljeuju? Osnovni je preduvjet znati odnosno odrediti koje jedinice, gdje i u kojem obliku
trebaju nastati ili se mogu zaprimiti (vidi toku 3.3). Ako to znamo, znamo i
gdje moemo oekivati ulazak jedinica dokumentacije u sustav i u kojem
obliku to moe biti, pa emo lake i utvrditi pravila za zaprimanje i registraciju.
3.7. Evidentiranje i opis
Evidentiranje i opis jedinica dokumentacije esto se obavljaju pri zaprimanju u sustav istovremeno s registriranjem. To je i najracionalnije, jer se
izbjegava potreba za ponovnom analizom sadraja, konteksta i drugih svojstava jedinice.
Neki relevantni opisni i naroito transakcijski metapodaci nastaju nakon
registriranja, u postupku obrade predmeta ili same dokumentacije, tako da se
koncept opisa moe proiriti s poetnog zahvaanja i biljeenja osnovnih
podataka na kontinuirano zahvaanje i biljeenje metapodataka, kako nastaju
ili postaju potrebni. Za svaku bi radnju u vezi s jedinicama dokumentacije
trebalo znati koje podatke treba ili moe proizvesti i kako e oni biti zabiljeeni.
Evidentiranje i opis nije preporuljivo odgaati za kasnije faze ivotnog
ciklusa, npr. kada cjelina dokumentacije bude zakljuena i odloena u pismohranu ili neku dokumentacijsku slubu. Vrijeme kada dokumentacija
nastaje ili se zaprima, vrijeme njezine aktivne uporabe je ono u kojem joj se,
i bez dodatnog poticaja ili dodatnih resursa posveuje najvie panje, tada u
pravilu imamo najvie pouzdanih podataka i najlake dolazimo do njih. Naknadni je opis uvijek zahtjevniji i trai praktiki nedohvatljivo vrijeme i resurse ako se eli postii ista razina informativnosti i pouzdanosti opisa.

73

3.8. Organizacija i klasifikacija spisa

Jedna od najvanijih zadaa u upravljanju dokumentacijom jest osigurati
da ona bude pregledno, jasno i dosljedno strukturirana. Greke i nedoreenosti
u organizaciji spisa oteavaju pronalaenje jedinica koje su korisniku potrebne
i smanjuju iskoristivost dokumentacije u cjelini. Pored toga, oteavaju i
obavljanje drugih spisovodstvenih funkcija, naroito vrednovanje i izluivanje.
Osnovni alat za to je klasifikacijski plan dokumentacije. Njime se predvia koje jedinice dokumentacije trebaju ili mogu nastati u poslovanju i gdje
je njihovo mjesto u ukupnoj strukturi dokumentacije. Ovaj plan treba pokriti
cjelokupno poslovanje organizacije i svu dokumentaciju koja pri tome moe
nastati. Treba biti dovoljno razraen tako da je iz naziva i poloaja stavke u
strukturi jasno to ona sadri i koji je osnovni kriterij za odluku da se neka
jedinica dokumentacije pridrui jednoj, a ne nekoj drugoj stavci klasifikacijskog plana. Ako to nije sluaj, valja uoiti gdje moe doi do nejasnoa u
tumaenju i primjeni te utvrditi pravila ili dodatno opisati sporne stavke tako
da oni koji klasificiraju spise znaju kako postupiti u takvim situacijama.
Klasifikacijski plan dokumentacije treba kontinuirano odravati i skrbiti
se za njegovu primjenu. Nije dovoljno samo nadopunjavati ga novim stavkama koje se pokau potrebnima: pri tome treba skrbiti i za odranje njegove
konzistentnosti te za ujednaenost u primjeni.
Struktura dokumentacije trebala bi biti dobro razraena, poznata i utvrena unaprijed, tako da se dokumenti svrstaju na svoje mjesto odmah pri
nastanku. Ako nije tako, dokumenti i spisi e pri nastanku biti rasporeivani
ad hoc, onako kako se u tom trenutku uini prikladnim ili jednostavnijim.
Tako uspostavljene jedinice i strukture dokumentacije kasnije e biti teko
ispravljati.
Stvaranje dokumentacije nije jednolino. Organizacija i ljudi u njoj tijekom vremena esto mijenjaju navike, pa i pravila za dokumentiranje poslovnih aktivnosti. Ako se promijeni poslovni proces ili nain organizacije poslovanja, treba oekivati da e doi do odreenih promjena i u vrstama i
strukturi dokumentacije koja e nastajati. Vano je da osoba odgovorna za
organizaciju dokumentacije na vrijeme uoi takve pojave, proui njihov utjecaj na strukturiranje dokumentacije u cjelini te po potrebi prilagodi klasifikacijski plan.
Izrada klasifikacijskog plana dokumentacije podrazumijeva temeljito
poznavanje nadlenosti i poslovnih funkcija stvaratelja dokumentacije, organizacije poslovanja i tijeka pojedinih poslovnih procesa i aktivnosti. Osoba
koja izrauje i odrava klasifikacijski plan trebala bi znati kada i gdje u pojedinom poslovnom procesu treba ili moe nastati odreeni dokument ili
druga jedinica dokumentacije te koji informacijski i dokumentacijski resursi
trebaju biti na raspolaganju pojedinoj poslovnoj aktivnosti.
74

3.9. Upravljanje dokumentacijskim ciklusom

Dokumentacijski ciklus obuhvaa niz radnji koje se obavljaju s jedinicama dokumentacije, od njihova nastanka do konane odluke o unitenju ili
predaji drugoj ustanovi. Uobiajeni poslovi u dokumentacijskom ciklusu su:
oblikovanje i izrada jedinice dokumentacije,
zaprimanje i registriranje jedinice (prijem, provjera, razvrstavanje,
upis u osnovnu evidenciju, klasifikacija),
upravljanje kretanjem jedinice u obradi (dostava u obradu,
prosljeivanje sukladno tijeku poslovnog procesa, otprema),
arhiviranje (odlaganje),
pregled i provjera pohranjene dokumentacije,
kopiranje, preoblikovanje, migracija (dokumentacija u digitalnom
obliku koja se uva na dulji rok),
koritenje,
vrednovanje,
izluivanje, unitenje ili predaja drugoj ustanovi.
Navedeni postupci podjednako se odnose na pojedinane dokumente i
na sloene jedinice dokumentacije (predmetne spise, dosjee, svenjeve serijskih spisa, evidencije i njihove sveske, baze podataka i dr.).
Nije nuno da sve jedinice dokumentacije prolaze dokumentacijski ciklus na isti nain. Na primjer, jedinice koje pripadaju raunovodstvenoj dokumentaciji ili interna pomona poslovna dokumentacija vjerojatno e prolaziti neto drukiji dokumentacijski ciklus negoli predmetni spisi u upravnom postupku. Zato je potrebno identificirati sve takve razliite sluajeve i
opisati tijek pripadajueg dokumentacijskog ciklusa.
Svaki dokumentacijski ciklus sastoji se od slijeda radnji (obveznog i
doputenog) i pravila koja odreuju nain ili naine na koji se odreena radnja moe izvriti.
Za veinu postupaka u dokumentacijskom ciklusu potrebni su odgovarajui alati: evidencije (elektronike ili klasine), sustav za prosljeivanje
dokumenata, pomoni alati za opis i organizaciju (klasifikacijski plan, tezaurusi, liste vrijednosti), popisi s rokovima uvanja i sl.
3.10. Pohrana i uvanje spisa
Sustav uvanja spisa u cjelini treba odgovoriti na tri zahtjeva:
kako zatititi spise od oteenja, gubitka i nestanka,
kako sprijeiti neovlaten pristup i koritenje,
kako osigurati da vitalna poslovna dokumentacija i informacije preive nepogode, nesree i katastrofe koje se mogu desiti.
75

Spise treba primjereno zatititi i u aktivnom dijelu dokumentacijskog

ciklusa, dok su jo u obradi i koriste se u tekuem poslovanju i nakon toga.
Za zatitu spisa koji se koriste u tekuem poslovanju vano je da su od
poetka evidentirani, da se evidencijski prati njihovo kretanje tijekom obrade
te da su utvrena i primjenjuju se pravila rukovanja. Tako znamo koji su sve
spisi u obradi, gdje se nalaze i to se s njima moe uiniti. Takoer je izuzetno vano da osobe koje dolaze u dodir sa spisima poznaju i razumiju svoje
obveze i pravila rukovanja spisima. Ta pravila trebaju biti jasna i odreena
tako da se mogu primjenjivati jednostavno i na ujednaen nain. Osobe kod
kojih se nalaze spisi u obradi, trebaju znati koje konkretne mjere zatite od
neovlatenog pristupa treba poduzeti, to e ovisiti i o procijenjenom stupnju
opasnosti da do toga doe i procjeni tetnih posljedica ako do toga doe.
Spisi u obradi u pravilu su izloeniji sigurnosnim rizicima. Stoga je
uvijek preporuljivo po zavretku obrade pohraniti ih na odreeno mjesto
uvanja (pismohrana, arhiv) im prije. Postupak predaje u pismohranu treba
biti ureen odgovarajuim pravilima i uvijek dokumentiran i evidentiran.
Pismohrana je posebno usredotoena na zatitu i dugotrajnije uvanje
spisa, pa su tome prilagoeni i zahtjevi u vezi s prostorom, opremom i minimalnim uvjetima smjetaja. Pismohrana se ne bi smjela koristiti i za druge
poslovne potrebe, u njoj se ne bi smjelo nalaziti nita drugo osim dokumentacije koja je primljena na uvanje, trebala bi biti osigurana od pristupa neovlatenih osoba, te organizacijom prostora i opremom za odlaganje spisa
omoguiti uredno odlaganje i rukovanje spisima. Uvjeti u pismohrani trebaju
biti prilagoeni zahtjevima dugotrajnijeg uvanja dokumentacije (odgovarajua temperatura i relativna vlaga, poveana razina sigurnosti odnosno
zatite od poara, poplave, provale i drugih incidenata usp. Pravilnik o
zatiti i uvanju arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva).
Zadaa pismohrane nije, meutim, samo uvati pohranjenu dokumentaciju. Pismohrana treba omoguiti i njezinu dostupnost i koritenje. To praktiki znai da dokumentaciju treba preuzimati i urediti tako, da je uvijek
mogue odgovoriti na zahtjev za koritenjem onoliko pouzdano i kvalitetno
koliko je to bilo mogue i prije preuzimanja. Pismohrana ne preuzima samo
dokumentaciju, nego i sposobnost njezina koritenja te zadau i sposobnost
upravljanja do konane odluke o izluivanju i unitenju odnosno predaji
drugoj ustanovi. Stoga s dokumentacijom treba preuzeti i pripadajue evidencije odnosno podatke koji omoguavaju pretraivanje i pronalaenje jedinica dokumentacije.
Valja imati na umu da je ova zadaa sloenija i zahtjevnija u pismohrani
negoli u aktivnom dijelu ivotnog ciklusa dokumenata. Uzroka tomu je vie.
Organizacija bolje poznaje svoje tekue poslovne procese i pripadajue
spise, ak i ako uope nisu evidentirani. Kada su oni zakljueni, to znanje s

76

vremenom slabi i postaje nepouzdano, ako nije zapisano. Drugo, tekuu dokumentaciju najee pretraujemo i pronalazimo prema jednom pomagalu
odnosno evidenciji i to u razmjerno ogranienoj cjelini: u pismohrani je cjelina dokumentacije koja se pretrauje u pravilu znatno vea i raznolikija,
moda e biti potrebno pretraivati prema veem broju evidencija razliite
strukture, podrobnosti i pouzdanosti, a esto i nee biti primjerenih pomagala. Zato je jedna od osnovnih zadaa pismohrane integrirati i konsolidirati
sustav koji se koristi za pretraivanje i identifikaciju pohranjenih jedinica
dokumentacije.
3.11. Pristup i koritenje spisa
Ova spisovodstvena funkcija obuhvaa dva razliita aspekta koritenja
spisa: a) upravljanje pravima pristupa, b) mogunost pronalaenja i dohvata
spisa koji odgovaraju odreenom korisnikom zahtjevu.
U upravljanju pravima pristupa spisima sueljavaju se dva osnovna naela u koritenju spisa. S jedne strane, potie se to ira dostupnost i koritenje, jer se time ostvaruje svrha uvanja, a esto i nastanka spisa, vrednuje
njihov informacijski potencijal i poveava korist koju organizacija ima od
uvanja spisa. U javnom sektoru osobitu vanost ima pravo javnosti na slobodan pristup informacijama o radu javne uprave koje se u demokratskim
sustavima smatra vanim mehanizmom nadzora nad radom uprave od strane
javnosti. Tu vrijedi ope pravilo: sve to nije izriito nedostupno temeljem
odredbi zakona ili propisa donesenih na temelju zakona, trebalo bi biti dostupno svima i pod jednakim uvjetima.
S druge strane, mnogi spisi sadre podatke ija bi dostupnost neovlatenim osobama mogla nanijeti tetu organizaciji iji su to spisi, drugim osobama ili javnim probicima. Takvi se podaci odnosno spisi koji ih sadre
smatraju tajnima ili povjerljivima te se njihova zatita obino ureuje posebnim propisima. Kategorije tajnih ili povjerljivih podatka su: osobni podaci
(podaci o osobama i njihovu privatnom ivotu, npr. o vjerskoj i nacionalnoj
pripadnosti, zdravstvenom i imovinskom stanju, obiteljskom ivotu, odnosima s drugim osobama i sl, ije bi objavljivanje moglo nakoditi zatiti privatnosti i osobnih interesa pojedinca), poslovna tajna (podaci u vezi s poslovanjem ije bi objavljivanje moglo nakoditi zakonitim poslovnim interesima organizacije, njezinih poslovnih partnera ili drugih osoba na koje se
odnose), slubena tajna (podaci ije bi objavljivanje moglo ugroziti odvijanje slubene radnje ili postupka i drugi povjerljivi podaci do kojih se dolo u
obavljanju slubenog postupka), profesionalna tajna (podaci, najee osobni, do kojih dolaze lanovi odreene struke za koje etiki kodeks struke
prijei objavljivanje) te dravna i vojna tajna (podaci ije bi objavljivanje
ugrozilo javne probitke ili sigurnost drave ili odreene zajednice).

77

Nije uvijek jednostavno odrediti kada se koji podatak i spis koji ga sadri treba smatrati tajnim i nedostupnim, naroito kod osobnih podataka i
poslovne tajne. Organizacije su esto sklone vrlo ekstenzivno tumaiti pojam
poslovne tajne i time filtrirati pristup gotovo svim informacijama o svome
tekuem i nedavnom poslovanju, objavljujui tek ono za to procjenjuju da
im odgovara. Ekstenzivno tumaenje bilo koje kategorije tajnosti i povjerljivosti moe zapravo staviti van snage spomenuto ope pravilo da su sve informacije i spisi dostupni, ako ne postoji dobar razlog za ogranienje dostupnosti.
Imajui to u vidu, u upravljanju spisima vie je nego poeljno za svaku
vrstu spisa ili dokumenta po mogunosti unaprijed odrediti da li se i po kojoj
osnovi smatra tajnim i nedostupnim i do kada. Norma ISO 15489 Upravljanje spisima preporuuje i tzv. klasifikaciju dostupnosti. Pristup spisima treba
ograniiti samo ondje gdje je to tono odreeno poslovnim potrebama i propisima i to na odreeno vrijeme, do roka u kojem razlog za ogranienje prestane. Potrebno je predvidjeti i postupak za provjeru i produljivanje ili ukidanje ogranienja i odrediti odgovornost za taj postupak.
Drugi aspekt dostupnosti i koritenja spisa jest sama mogunost pronalaenja i dohvata spisa koji odgovaraju odreenom korisnikom zahtjevu.
Ako zaposlenik ili drugi korisnik treba i trai spis o odreenoj temi, postupku, osobi i sl., vano je da moe, u razmjerno kratkom roku, identificirati
i pronai sve relevantne jedinice dokumentacije, a ne samo neke od njih.
Slabosti i nepravilnosti u spisovodstvenim sustavima esto dovode do zamorne ili neizvjesne potrage za pojedinim spisima ili dokumentima ili pak
trae opsenije provjere veih cjelina dokumentacije. to je dokumentacija
slabije ili tee pretraiva, to je manja njezina iskoristivost, a trokovi osiguranja dostupnosti vei.
Mogunosti i pouzdanost pretraivanja ovise o postupku i kakvoi evidentiranja i opisa jedinica dokumentacije, nainu na koji se vode evidencije
dokumentacije te o njezinoj sreenosti i nainu na koji je organizirana. Kod
oblikovanja kako evidencija o dokumentaciji, tako i nje same, valja uvijek
imati u vidu zahtjeve za koritenje na koje treba odgovoriti. Ako je neki od
tih zahtjeva osobito vaan i uestao, moda e se upravo radi toga oblikovati
posebna jedinica ili cjelina dokumentacije koja objedinjuje spise i dokumente koji odgovaraju na tu vrstu zahtjeva.
3.12. Postupak sa spisima po isteku roka uvanja
Po isteku roka uvanja (vidi poglavlje 3.4 Odreivanje rokova uvanja)
spise treba ili izluiti i unititi ili predati nekom drugom na daljnje uvanje.
U nekim spisovodstvenim sustavima utvruju se samo rokovi uvanja u
organizaciji u cjelini, pa se postupak provodi samo na kraju ivotnog ciklusa
78

spisa (npr. u uredskom poslovanju u javnim slubama u Hrvatskoj). Ima,

meutim, i takvih sustava gdje se utvruju i rokovi uvanja na odreenom
mjestu ili u odreenoj slubi unutar organizacije i postupak sa spisima po
isteku roka uvanja na tom mjestu. Tako se, na primjer, moe utvrditi rok
uvanja u slubi ijim radom spisi nastaju, odrediti da se po isteku toga roka
neki od njih tu i izlue i unite (bez predaje pismohrani) ili pak predaju drugoj slubi ili pismohrani, gdje je opet utvren rok do kojeg e se ti spisi tu
uvati. Ovaj pristup u praksi najee omoguuje bre i pravovremenije izluivanje nepotrebnih spisa i rastereuje pismohranu, ali je neto zahtjevniji i
moe dovesti do prijevremenog gubitka dokumentacije ako utvreni rokovi
nisu posve sigurni, a postupak do kraja jasan i primjereno proveden.
Postupak izluivanja i unitenja dokumentacije kojoj je istekao rok uvanja odnosno predaje drugoj slubi unutar organizacije ili drugoj organizaciji ili ustanovi, treba biti ureen pravilima i dokumentiran. U osnovnoj evidenciji dokumentacije valja zabiljeiti koje su jedinice izluene i unitene
odnosno predane nekom drugom na daljnje uvanje.
3.13. Dokumentiranje postupaka u upravljanju spisima
Radnje koje su obavljene nad jedinicama dokumentacije i druge postupke u upravljanju spisima dokumentiramo da bismo mogli provjeriti i
utvrditi integritet i vjerodostojnost kako samih jedinica dokumentacije, tako i
spisovodstvenog sustava u cjelini, te pratiti i osigurati odgovornost korisnika
spisovodstvenog sustava.
Treba dokumentirati i sauvati sve odluke koje su utjecale na obuhvat i
organizaciju spisovodstvenog sustava, kao i one kojima su ureena pravila,
postupci i odgovornosti. Iz dokumentacije o spisovodstvenom sustavu i pojedinim postupcima treba biti razvidno kakvi su trebali biti i kako su se odvijali.
Dokumentacija o spisovodstvenom sustavu i radnjama koje su u njemu
izvrene te podaci u spisovodstvenim evidencijama trebali bi biti takvi, da je
pomou njih mogue pouzdano zakljuivati o integritetu, cjelovitosti i vjerodostojnosti dokumentacije i razumjeti njezino trenutno stanje.
3.14. Nadzor i praenje sustava za upravljanje spisima
Svrha je nadzora i praenja spisovodstvenog sustava osigurati da se upravljanje spisima odvija u skladu s politikom i zahtjevima organizacije i da
ostvaruje pretpostavljene ciljeve, te poduprijeti njegovo odravanje i daljnji
razvoj.
Provjere usklaenosti i prijedlozi za unapreenje sustava trebali bi biti
sustavni, redoviti i obavljeni prema usvojenoj metodologiji.

79

KLASIFIKACIJA I ORGANIZACIJA
DOKUMENTACIJE
Organizacija dokumentacije nije unaprijed jednoznano zadana, niti postoji samo jedan dobar nain na koji bi spise odreene ustanove trebalo urediti. Struktura dokumentacije, dodue, jest bitno uvjetovana djelatnou i
organizacijom rada njezina stvaratelja - to je i jedno od osnovnih naela upravljanja spisima - ali se iz njih moe izvesti vie razliitih, prihvatljivih
sustava po kojima dokumentacija moe biti organizirana. Te razliite mogunosti treba uoiti i znati ocijeniti svojstva i prednosti pojedine od njih, kako
bi se donijela ispravna i utemeljena odluka o tome kako e dokumentacija
biti doista organizirana.
Da bi se razvio primjeren klasifikacijski plan odnosno sustav po kojem
e se dokumentacija organizirati, treba temeljito prouiti i znati:

koje jedinice dokumentacije moraju ili mogu nastati u obavljanju

odreene djelatnosti, poslovne aktivnosti ili radnog zadatka ili, drugim rijeima, treba znati koju sve dokumentaciju treba obuhvatiti
klasifikacijskim planom. U protivnom on lako moe ostati djelomian ili neprimjeren dokumentaciji koja doista nastaje.
kakve su stvarne potrebe za dokumentacijom i informacijskom
podrkom pojedinih poslovnih funkcija i aktivnosti. Neke od tih
potreba mogu uvjetovati da se u strukturi dokumentacije predvide
odreene jedinice i cjeline kojih inae ne bi bilo.
kako je oblikovan i omeen dokumentacijski ciklus kroz koji pojedine jedinice prolaze. Jedinice koje prolaze kroz isti dokumentacijski ciklus i u istom segmentu organizacije ili ustanove, esto se time
gotovo spontano udruuju u vee zasebne cjeline u ukupnoj strukturi dokumentacije.
kako je raspodijeljena odgovornost za dokumentaciju. Ako je za jedan dio dokumentacije odgovorna posebna sluba ili odjel, vjerojatno e ta dokumentacija initi zasebnu cjelinu.
kako organizacija dokumentacije utjee na obavljanje drugih spisovodstvenih funkcija (pretraivanje i koritenje, vrednovanje i dr.).

81

1. Oblikovanje jedinica dokumentacije

Da bismo mogli organizirati dokumentaciju, treba poznavati vrste i oblike njezinih jedinica, naine na koji se pojedine vrste udruuju u vie jedinice ili cjeline dokumentacije te odnose koji se mogu uspostaviti meu tako
nastalim jedinicama.
Dvije su osnovne vrste zapisa koji nastaju tijekom ili u vezi s poslovnom aktivnou, na kojima se grade osnovne jedinice i potom vie strukture
dokumentacije: dokument i upis u evidenciju ili bazu podataka.
Dokument je svaki zapis, bilo koje vrste, oblika i tehnike izrade (rukopis, tisak, crte, slika, zvuni zapis, filmski i videozapis, elektroniki zapis i
dr.), koji sadrajem i strukturom ini raspoznatljivu i jednoznano odreenu
cjelinu povezanih podataka, koja se kao takva moe prosljeivati i interpretirati.
Upis u evidenciju ili bazu je strukturirani zapis kojim se dokumentira ili
utvruje odreeno stanje ili postupak u vezi s predmetom na koji se taj zapis
odnosi. Za razliku od dokumenta, ovi su upisi nedjeljivi od evidencije ili
baze u koju su upisani odnosno ne mogu imati svojstva samostalne jedinice
dokumentacije.
Dokumenti se udruuju u vie jedinice: predmete (predmetne spise), dosjee i serije. Ove se pak mogu ralaniti u segmente, svenjeve ili volumene.
Da li e se i koji dokumenti udruiti u predmetni spis, dosje ili seriju, ovisi o
prirodi i strukturi poslovne aktivnosti tijekom koje su nastali, potrebama za
dokumentiranjem i praenjem poslovanja, zahtjevima za pretraivanjem i
dohvatom te pravilima rukovanja s dokumentacijom.
1.1. Predmetni spisi i serije predmetnih spisa
Predmetni spis (predmet) je skup dokumenata koji se odnose na isti
postupak ili predmet odnosno proistekli su iz obavljanja istog postupka ili
predmeta. U pravilu postoji inicijalni dokument koji pokree postupak (zahtjev, molba, prijedlog i sl.) i dokument kojim se postupak zakljuuje (rjeenje, odluka, odgovor na zahtjev i sl.), a moe nastati i vie dokumenata o
radnjama koje su poduzete tijekom postupka (prepiska sa strankom, pojanjenja, miljenja i prijedlozi u vezi s predmetom).
Predmetni spis je zatvorena jedinica dokumentacije. Kriterij udruivanja
dokumenata je, naime, takav da mu se dokumenti ne mogu slobodno pridruivati i jednom kada je zakljuen ne moe primiti nove dokumente (osim ako
ne bude ponovo otvoren).
Koja je svrha udruivanja dokumenata u predmetni spis? Dva su osnovna razloga za oblikovanje predmetnog spisa: podrka postupku rjeava-

82

nja odnosno obrade predmeta i dokumentiranje i mogunost provjere tijeka

predmeta i rjeenja po predmetu. Osobi koja rjeava predmet potrebni su
dokumenti koji se odnose na njegovo pokretanje i tijek i vrlo je praktino da
su zajedno na jednom mjestu. Isto vrijedi i za kasniju provjeru predmeta.
Na to treba paziti pri oblikovanju predmetnog spisa? Najvanije je da
predmetni spis sadri sve dokumente koje treba sadravati i da u njemu
nema drugih dokumenata ili zapisa. Dokumenti se u predmetni spis ulau u
jednom primjerku, osim moda u sluajevima kada radna verzija sadri podatke koji su bitni za razumijevanje tijeka postupka i odluke koja je donesena, pa je i nju potrebno uvrstiti. Tijekom obrade predmeta mogu nastati
razni pomoni zapisi (biljeke kojima je zaduena osoba nastojala olakati
tijek obrade predmeta, obavijesti koje nisu vane za tijek predmeta i sl.).
Takvi se zapisi ponekad nau u spisu, no u pravilu tu ne bi trebali biti, osim
u dva sluaja: ako su vani za razumijevanje tijeka i rjeenja po predmetu ili
ako su uvedeni u uredsku evidenciju.
Nadalje, dokumenti u predmetnom spisu trebaju biti poredani odreenim jasnim i uoljivim slijedom i takvim koji je prikladan za koritenje
spisa. Kod predmeta u obradi uvrijeeno je da osoba koja koristi spis (u pravilu ona koja obrauje predmet) najprije uoi i ima pred sobom posljednji
dokument. Raniji tijek predmeta je, naime, njoj dobro poznat i obino nema
potrebe za rekonstrukcijom tijeka predmeta da bi se razumio posljednji dokument. Kod rijeenih predmeta obino je primjereniji obrnuti redoslijed.
Unutar predmetnog spisa listovi i prilozi dokumentima ne smiju biti izmijeani, nego ispravno redom sloeni i grupirani. Ako neki dokument ili
prilog nije na svom mjestu, to u spisu treba biti oznaeno. Osoba koja dobije
u ruke predmetni spisi i inae bi tu trebala nai podatke o tome koji sve dokumenti pripadaju spisu (popis dokumenata na omotu spisa i sl.).
Predmetni se spis moe razdijeliti na svenjeve ili volumene, u pravilu
kada je preobiman da bi se njime fiziki rukovalo kao jednom jedinicom.
Da li se svrha oblikovanja predmetnog spisa moe postii i na neki
drugi nain? Ima sluajeva, naroito u nekim jednostavnijim i slabije ureenim spisovodstvenim sustavima, da iz predmetnog postupka ne nastaje i
predmetni spis. Kod jednostavnijih postupaka, gdje u pravilu nastaju samo
inicijalni i zakljuni dokumenti, ti se dokumenti mogu nai odloeni u seriju
(manje ili vie ureenu) ulaznih odnosno izlaznih dokumenata, a meusobno
se povezuju upisom oznake drugog dokumenta ili preko podataka u evidenciji dokumentacije. Ako u postupku nastaje vie dokumenata, a ne oblikuje
se predmetni spis, nego se dokumenti odlau u vee serije, npr. redom zaprimanja ili nastanka, ovakva "rekonstrukcija" predmetnog spisa bit e oteana, a ponekad i praktino nemogua.

83

Kako se predmetni spisi organiziraju u vee cjeline dokumentacije? Radom pojedinog stvaratelja nastaje u pravilu mnotvo razliitih predmetnih
spisa. Oni se razlikuju po podruju djelatnosti i poslovnoj funkciji kojoj pripadaju, po vrsti predmeta i po tome na koga ili to se odnose.
Predmetne je spise primjerenije razvrstati prema podrujima djelatnosti
i poslovnim funkcijama kojima pripadaju, za to je potrebno imati odgovarajui klasifikacijski plan. esto u okviru odreene poslovne funkcije nastaju
i drugi spisi i jedinice dokumentacije (npr. akti i odluke o nainu na koji se ti
poslovi trebaju obavljati, zaduenja, izvjea i pregledi, pomona dokumentacija koja slui kao potpora u obavljanju posla i dr.). U takvim sluajevima
treba voditi rauna da se predmetni spisi ne mijeaju s drugom dokumentacijom.
Unutar tako oblikovanih skupina predmetnih spisa treba odrediti prema
kojim e se kriterijima spisi grupirati i poredati. Pri tome je vano da se na
istoj razini grupiranja uvijek primjenjuje isti kriterij. Dakle, ako smo npr.
odluili da emo predmetne spise odreene poslovne funkcije grupirati u
dosjee prema mjestima, a potom prema objektima na koje se odnose, ne bismo smjeli tako uiniti za jedan dio spisa, a drugi organizirati najprije prema
vrsti objekta, a potom prema mjestu.
Kriterij po kojem grupiramo i meusobno redamo predmetne spise treba
biti relevantan za vrstu predmeta ili stvari na koje se odnose, po njemu se
spisi trebaju jasno meusobno razlikovati, lako odabrati i pretraivati. Bez
toga unutarnja struktura serija predmetnih spisa nee biti pregledna.
U mnogim e sluajevima postojati odreena "konkurencija" meu moguim kriterijima za unutarnju organizaciju i redanje spisa unutar serije predmetnih spisa odreene vrste. Na primjer, spise u vezi s utvrivanjem i izvrenjem poreznih obveza moemo grupirati kronoloki po godinama, a potom
abecedno prema nazivu obveznika. Moda emo obveznike zbog velikog
broja predmeta grupirati prema sjeditu ili jo dodatno i prema pravnom
poloaju. Moda emo razmiljati i o tome da u strukturu ukljuimo i status
predmeta i odgovornost za rjeavanje.
Moemo izraditi takvu strukturu koja e uzeti u obzir sve takve kriterije,
no tada se moe desiti da ona bitno izgubi na preglednosti i brzini identifikacije predmeta koji se trai, a da se zauzvrat dobije malo ili nita. Kod odabira
kriterija za grupiranje kljune su dvije stvari: koja e unutarnja struktura
najpreglednije i najjasnije predstaviti sadraj ovakve serije i koliko e se
brzo i pouzdano moi identificirati i dohvatiti predmeti koji odgovaraju najeim tipovima zahtjeva za pronalaenjem. Dodatno treba uzeti u obzir i
koliinu dokumentacije i logiku dokumentacijskog ciklusa koja moe davati
prednost i olakavati uspostavu odreene strukture. Ako pretpostavimo da je
u navedenom primjeru najei zahtjev tipa "Pronai predmet ili predmete

84

koji se odnose na osobu X", to se tie brzine i pouzdanosti identifikacije i

dohvata svih relevantnih predmeta, najbolje bi bilo seriju organizirati plono
(bez dubljeg strukturiranja) abecedno: jedan upit (prema samo jednom kriteriju) i jedna radnja dohvata pouzdano ispunjavaju zahtjev. U praksi e u
ovakvim sluajevima spisi vjerojatno biti grupirani najprije kronoloki, jer
zbog periodinosti postupka i mnotva predmeta tako izgleda preglednije, a i
sam dokumentacijski ciklus vodi u tom smjeru.
Strukturiranje dokumentacije dobrim je dijelom umijee podeavanja i
procjene koristi i primjerenosti razliitih moguih opcija. Za one opcije i
zahtjeve koje ipak nismo ugradili u strukturu dokumentacije, treba procijeniti koliko je taj gubitak prihvatljiv te da li emo ga i kako nadoknaditi drugim sredstvima. Postoje dvije vrste sredstava kojima to moemo uiniti:
oblikovanje dodatne jedinice dokumentacije (npr. zadrali smo kronoloko
naelo redanja predmetnih spisa, ali smo za osobe na koje se ti predmeti
odnose osnovali abecedno organiziranu seriju dosjea s rjeenjima), te opis i
indeksiranje spisa po kriterijima koji nisu uli u strukturu dokumentacije.
Nastaju li u predmetnom postupku osim predmetnih spisa i druge jedinice dokumentacije i kako se predmetni spisi povezuju s njima? Predmetni
postupak ponekad mora, a ponekad moe proizvesti i drugi zapis ili jedinicu
dokumentacije, osim samog predmetnog spisa. Ponekad postupak nee uope biti dokumentiran predmetnim spisom, nego samo kroz te druge jedinice
dokumentacije.
Neki predmetni postupci imaju za cilj upis u odreenu slubenu evidenciju, pa se i taj upis moe smatrati neim to je nastalo i to dokumentira taj
postupak. esto se uz takve evidencije vode i zbirke isprava ili dosjei kojima
e se pridruiti odreeni dokument iji je primjerak i u predmetnom spisu.
Primjerci dokumenata iz predmetnog spisa esto se odlau i u odreene
serije dokumenata ili dosjee dokumenata. Ima i sluajeva kada se izdvajaju
pojedini prilozi i odlau u specifine zbirke dokumentacije. U pravilu se radi
o takvim jedinicama koje su nastale u predmetnom postupku, ali dalje slue
kao informacijska potpora drugim aktivnostima.
1.2. Dosjei i serije dosjea
Dosje je jedinica dokumentacije koju ine predmetni spisi ili dokumenti
to se odnose na istu osobu, stvar, dogaaj ili pojavu. Za razliku od predmetnih spisa oni u naelu nisu zatvorene jedinice odnosno, novi spisi ili dokumenti mogu im se dodavati dok god postoji interes za stvar, osobu ili dogaaj na koji se dosje odnosi.
Dosjee koji sadre predmetne spise obino nazivamo predmetnim dosjeima. Oni su najee zapravo jedan od dva naina organizacije serija pre-

85

dmetnih spisa: predmetne spise odreene vrste moemo organizirati u nizu,

prema rastuoj ili padajuoj vrijednosti nekog relevantnog obiljeja ili tako
da ih razdijelimo u skupine prema tome na to ili na koga se odnose.
Ima i takvih predmetnih dosjea u kojima su raznovrsni, a ne istovrsni
spisi u vezi s onim na to se dosje odnosi. Slijedom toga ovakvi dosjei sadre
raznovrsnu dokumentaciju (za ulaganje spisa u dosje nije vano kakvi su to
spisi, nego na koga se odnose). U takvim sluajevima bez analize sadraja
dosjea ne moemo pouzdano pretpostavljati to bi on mogao sadravati. Trebalo bi voditi rauna da u klasifikacijskom planu dokumentacije iznad razine
ovakvih dosjea bude tematski dovoljno odreena stavka koja e upuivati na
to o kakvim se dosjeima radi.
Dosjei dokumenata su oni dosjei koji sadre pojedinane dokumente, a
ne cjelovite predmetne spise. Nije preporuljivo imati takve dosjee koji e
sadravati i predmetne spise i pojedinane dokumente (s time da treba imati
u vidu da predmetni spis ponekad sadri samo jedan dokument). Ipak, ako je
predmetni postupak takav da proizvodi samo jedan dokument koji se neposredno odnosi na osobu ili stvar za koju se vodi dosje dokumenata, u takvim
se sluajevima ne bi trebalo smatrati grekom ako se taj dokument uloi u
dosje (inae bi dolo do nepotrebnog udvajanja jedinica dokumentacije).
Dosjei dokumenata obino nastaju radi informacijske potpore poslovanju. Tako, na primjer, nastaju sveprisutni osobni dosjei zaposlenika, kako bi
se na jednom mjestu nalazili svi dokumenti relevantni za odnos poslodavca i
zaposlenika.
Dokumenti koji se ulau u dosjee dokumenata mogu nastati tijekom ili
kao rezultat odreenih predmetnih postupaka ili biti namjenski prikupljeni ili
izraeni radi upotpunjavanja dosjea za svrhu kojoj slui.
Kada oblikovati dosje predmeta, a kada dosje dokumenata? To ovisi o
svrsi dosjea i o sloenosti i opsegu predmetnih spisa u kojima nastaju dokumenti koji se ulau u dosjee. Ako se dosje oblikuje da bi dodatno strukturirao seriju predmetnih spisa, on i ne moe biti nita drugo nego predmetni
dosje. Ako je pak osnovna svrha dosjea pruiti informacijsku potporu odreenoj poslovnoj funkciji, vjerojatno emo imati dosje dokumenata. Staviti u
takav dosje cjelovite predmete, naroito ako su oni obimni ili ako sadre
dokumente koji nemaju onaj sadraj ili informacijsku vrijednost o kojima
ovisi svrha dosjea, stvorilo bi nepotreban balast i otealo koritenje dosjea. U
dosjeu poslovnog partnera vjerojatno neemo drati ba svu dokumentaciju o
svim poslovima koje smo imali s njim, nego samo onu koja nam je vana za
voenje i pregled poslovne suradnje.
Na to treba paziti pri oblikovanju dosjea? Dosjei koji se nalaze unutar
iste neposredno vie jedinice ili cjeline dokumentacije, trebali bi biti iste
vrste i sadravati istovrsnu dokumentaciju. Tada se meusobno razlikuju
86

samo po tome na koga ili na to se odnose, pa razumjeti svrhu i sadraj jednoga od njih, znai ujedno razumjeti sadraj i svrhu svakog dosjea koji se
moe pojaviti u toj cjelini. Serije koje su sastavljene od takvih dosjea bit e
lako pretraivati.
Trebalo bi biti poznato koje dokumente treba, a koje ne treba uloiti u
dosje odreene vrste. U naelu se moe odrediti minimalni sadraj dosjea:
koje dokumente i podatke bi trebao sadravati da svrha njegova nastanka
bude ispunjena. Pri tome je kljuno uoiti zbog ega zaposlenici trebaju i
trae dosje odnosno koji su im podaci i dokumenti o stvari za koju se dosje
vodi potrebni u poslovanju.
Predmetni spisi u dosjeu rasporeuju se obino redom zakljuenja ili
otvaranja predmeta. Ako se meu drugima pojavljuje vie istovrsnih predmetnih spisa, moe se pokazati preglednijim takve spise posebno grupirati.
Ako se to u pravilu dogaa sa svim ili veinom dosjea odreene vrste, moe
se pokazati primjerenijim za takve spise oblikovati posebne dosjee.
Dokumente u dosjeu treba grupirati i poredati vodei rauna o vrsti dokumenta i o odnosu sadraja dokumenta prema razlogu nastanka i voenja
dosjea. Primjereno je da osoba koja se prvi put susree s dosjeom najprije
uoava dokumente s osnovnim podacima o stvari za koju se dosje vodi. Ti e
joj podaci pomoi u razumijevanju cjeline dosjea i drugih specifinijih dokumenata.
Kada i kako velike dosjee ralaniti na svenjeve ili volumene, kada
objediniti male dosjee? Ponekad se desi da pojedini dosje naraste, postane
znatno obimniji u odnosu na druge istovrsne dosjee i sadri dokumentaciju
koja inae nije prisutna u dosjeima te vrste. Ima i takvih dosjea za koje se
moe od poetka oekivati da e s vremenom narasti toliko, da e njima biti
teko rukovati kao jednom cjelinom ili pak da e postati preobimni s obzirom na svrhu koritenja. Takve se dosjee moe ralaniti na svenjeve ili
volumene. Openito je poeljno primjenjivati pravilo koje doputa da je otvoren samo jedan sveanj ili volumen dosjea. Ako se njih vie ostavi otvorenima, tako da se novi dokumenti mogu ulagati u razliite dijelove dosjea,
ovisno npr. o vrsti dokumenta, ne radi se o iskljuivo fizikim segmentima
dosjea, nego o logikim ili sadrajnim cjelinama dokumentacije, "poddosjeima", kojima se moe pristupati gotovo kao samostalnim dosjeima. Ima,
meutim, smjernica za upravljanje spisima koje ne doputaju da istovremeno
bude otvoreno vie svenjeva ili volumena istog dosjea.
esto se deava da vei broj dosjea odreene vrste sadri vrlo malo dokumenata, dok su drugi takvi dosjei znatno vei. U takvim se sluajevima
(naroito kod klasine dokumentacije) manji dosjei fiziki grupiraju u vee
zbirne. Time se olakava fiziko rukovanje dokumentacijom i ona, kako je
fiziki odloena, izgleda urednije. Moe se, meutim, izgubiti na informacij-

87

skoj preglednosti, pa o tome treba voditi rauna kako u oblikovanju evidencija o dokumentaciji, tako i u oznaavanju fizikih jedinica (kutija, omota,
registratora i sl.) koji sadre takve dosjee.
Kako organizirati dosjee u veoj cjelini? Kod istovrsnih dosjea osnovni
je kriterij za njihovu organizaciju ono razlikovno obiljeje koje je bitno za
stvari za koje se dosjei vode (osobne emo dosjee vjerojatno organizirati
abecedno prema prezimenu i imenu onoga na koga se odnose). Ako se dosjei
u odreenoj cjelini i tematski razlikuju - to uvijek treba nastojati izbjei klasifikacijskim planom dokumentacije treba predvidjeti odgovarajuu
strukturu. U takvim se sluajevima zapravo radi o vie, a ne o samo jednoj
seriji dosjea.
Velike serije istovrsnih dosjea najee se ralanjuju u segmente i to ili
prema vrijednosti osnovnog razlikovnog obiljeja (npr. prema segmentima
abecednog niza), prema drugom relevantnom obiljeju prema kojem se
stvari na koje se dosjei odnose mogu grupirati (npr. prema sjeditu, mjesnoj
nadlenosti, vrsti pravnog subjekta), prema vremenskom razdoblju ili pak
prema statusu stvari ili osobe na koju se dosje odnosi (npr. odvojene serije
dosjea aktivnih i bivih zaposlenika ili vaeih i nevaeih normativnih
akata).
1.3. Serije pojedinanih dokumenata
Pojedinani dokumenti ne moraju se uvijek udruivati u predmetne
spise ili dosjee dokumenata, kao osnovne jedinice udruivanja dokumenata.
Ponekad se dokumenti naprosto niu u seriji istovrsnih ili na neki drugi nain povezanih dokumenata.
Kada nastaju serije pojedinanih dokumenata? Najee nastaju serije
istovrsnih dokumenata odnosno takvih koji dokumentiraju postupke iste
vrste. Takve su na primjer zbirke isprava koje je stvaratelj izdao, zbirke ugovora, normativnih akata, zbirke zahtjeva ili molbi odreene vrste i sl. Ovakve serije nastaju radi podrke poslovanju, radi uvida i praenja poslovanja
ili nastanka i izvrenja obveza, radi lakeg koritenja i upravljanja dokumentacijom, a u pojedinim sluajevima mogu biti alternativni nain za organizaciju dokumentacije koja nastaje u predmetnim postupcima. Da bismo
procijenili potrebu za nastankom neke ovakve serije, treba uoiti i razmotriti
nain na koji se odvijaju aktivnosti unutar poslovne funkcije kojoj e one
koristiti, ali valja imati na umu da jedna serija moe podravati vie poslovnih funkcija.
Kada oblikovati seriju pojedinanih dokumenata radi podrke poslovanju? Dobar primjer za ovaj sluaj su serije ugovora, normativnih akata, odluka koje ureuju nain rada, serije uputstava i specifikacija i sl. One na jednom mjestu okupljaju sve i samo one dokumente za koje treba znati i koje
88

treba imati u vidu pri obavljanju poslovne funkcije koju podupiru. Iako se
primjerci tih dokumenata moda nalaze i u odgovarajuim predmetnim spisima ili dosjeima, ovdje e pristup svim relevantnim dokumentima te dohvat
i analiza potrebnih informacija biti laki i bri, a ako smo sigurni da je serija
cjelovita - i pouzdaniji. Ako u organizaciji postoji sluba ili osoba ija je
zadaa da prati i planira izvrenje obveza, koristit e joj da pri ruci uvijek
ima ugovore i odluke kojima su te obveze i nastale i to moda samo one koji
su na snazi (tako e imati ne samo laki i bri pristup relevantnim dokumentima, nego e lake i pouzdanije imati i pregled nad cjelinom obveza).
Kada oblikovati seriju pojedinanih dokumenata radi praenja poslovanja? Ima sluajeva kada je, pored serije predmetnih spisa, korisno imati i
serije dokumenata koji pokreu i zavravaju postupak, na primjer seriju zahtjeva i seriju rjeenja i odluka o tim zahtjevima, naroito kada je rije o mnotvu istovrsnih predmeta koji obrauje vie izvritelja. U ovakvim sluajevima obino emo imati "prolaznu" seriju zahtjeva, u kojoj se oni zadravaju
do poetka obrade, seriju predmetnih spisa i seriju rjeenja ili odluka (moda
samo onih koji nisu izvreni). Potreba za oblikovanjem ovakvih serija bit e
vea ako evidencija dokumentacije ne sadri podatke i mogunosti pregleda
dokumentacije koji su materijalizirani serijom. Ako evidencija dokumentacije omoguuje selekciju i dohvat relevantnih dokumenata, vjerojatno nee
biti potrebno oblikovati seriju pojedinanih dokumenata samo iz ovog razloga.
Gotovo svugdje e se nai serije dokumenata koji su namijenjeni praenju poslovanja (izvjea o radu, planovi rada, statistiki pregledi i izvjea,
poslovne analize i sl.). Iako se u veini sluajeva i ovdje moe govoriti o
predmetnom postupku, svrha ovakvih dokumenata je takva, da ih je primjerenije izdvojiti u zasebnu seriju, odvojeno od popratne dokumentacije koja
dokumentira postupak njihove izrade (zaduenja, prijedlozi, radne verzije,
miljenja, pomoni materijali i sl.). Ponekad uope nije potrebno dokumentirati predmetni postupak (npr. kod izrade statistikih pregleda i izvjea), jer
je isti dovoljno razvidan iz opih poslovnih pravila, samoga dokumenta i
podataka koji se o njemu vode u evidenciji dokumentacije.
Kada oblikovati seriju pojedinanih dokumenata radi lakeg koritenja i
upravljanja dokumentacijom? Ako je predmetni postupak takav, da razmjerno brzo prestaje potreba za uvidom u njegovo odvijanje, ali je i nadalje
potrebno imati dokumentiranu odluku koja je donesena, moemo se odluiti
da pored serije predmetnih spisa osnujemo i seriju pojedinanih dokumenata.
Kada prestane potreba za uvidom u tijek postupka, moemo jednostavno
izluiti i ukloniti predmetne spise. Isto tako, ako u predmetnom postupku
nastaju dokumenti odreene vrste ili sadraja, a u nekom se poslovnom procesu uestalo pojavljuje potreba samo za tim dokumentima, a ne i za cjelo-

89

vitim spisima, moe biti korisno takve dokumente organizirati i u zasebnu

seriju. Pri tome treba paziti da se ne dovede u pitanje integritet predmetnog
spisa: ako je koji dokument izdvojen, to treba biti razvidno u samome spisu.
Kada predmetni postupak umjesto predmetnim spisom dokumentirati
serijama pojedinanih dokumenata? Kod nekih, najee masovnih i tipinih, postupovno podrobno ureenih postupaka, kod kojih je tono utvreno
dokumenti kojih vrsta trebaju nastati, umjesto predmetnih spisa mogu se
organizirati serije pojedinanih dokumenata prema vrsti i ulozi dokumenta u
postupku. Ovaj je pristup uobiajen kod dokumentacije u vezi s financijskim
i materijalnim poslovanjem i u odreenim vrstama upravnog postupka (ako
je postupak takav da ga je dovoljno dokumentirati inicijalnim i zakljunim
dokumentom, ne gubi se nita bitno ako se umjesto predmetnih spisa osnuju
dvije serije pojedinanih dokumenata). Ovako se ee postupalo u starijim
spisovodstvenim sustavima.
Kada ne oblikovati serije pojedinanih dokumenata? Serija ne bi smjela
sadravati raznovrsne dokumente koji se odnose na razliite stvari. Ako je to
sluaj, dokumentacija zapravo nije sreena i u njoj se teko snalaziti, to tee
to je dokumenata vie i to su raznolikiji. Do ove pogreke najee dolazi
kada se dokumenti ulau u seriju po nekom iskljuivo formalnom kriteriju.
Meu eim primjerima su (kronoloke) serije ulaznih i izlaznih dokumenata, serije dokumenata zaprimljenih ili poslanih istoj organizaciji ili osobi,
neovisno o tome koji su to dokumenti i na to se odnose, serije prema nainu
dostave (npr. izdvojene serije fax poruka ili poruka proslijeenih elektronikom potom), serije pojedinanih dokumenata prema redu upisa u osnovnu
evidenciju dokumentacije (prema "urudbenom broju") i serije gdje se propustilo oblikovati predmetne spise ili dosjee.
Ovakve se serije lako pojavljuju ako nema ureenog sustava uredskog
poslovanja ili ako se pri nastanku dokumenata i u aktivnoj fazi dokumentacijskog ciklusa ne vodi rauna o oblikovanju jedinica dokumentacije. Greke
koje tako nastaju teko je kasnije ispraviti.
Serije pojedinanih dokumenata iz predmetnih postupaka ne treba oblikovati ako nismo u stanju jasno uoiti neku znaajnu potrebu za informiranjem ili dokumentiranjem, kojoj ne bismo mogli primjereno udovoljiti samim predmetnim spisima ili mogunostima pregleda koje nudi evidencija
dokumentacije ili neka druga poslovna evidencija.
Kako organizirati dokumente u seriji pojedinanih dokumenata? Dokumenti unutar serija istovrsnih dokumenata organiziraju se u nekom rastuem
ili padajuem nizu, prema vrijednosti relevantnog razlikovnog obiljeja.
Najee su to kronoloki ili abecedni red prema nazivu onoga na koga se
dokument odnosi.

90

Ako je svrha nastanka serije praenje statusa aktivnosti ili obveze, serija
se moe podijeliti na dio koji sadri vaee i na dio koji sadri zakljuene ili
nevaee dokumente. Prva je podserija u ovakvim sluajevima samo "prolazna" odnosno dokumenti joj pripadaju samo do odreenog trenutka, kada se
premjetaju u drugu podseriju.
1.4. Specifine dokumentacijske zbirke
Pored klasinih spisa koji nastaju u uredskom poslovanju, u mnogim
organizacijama postoje i specifine dokumentacijske zbirke. Njihova je
svrha u pravilu na sustavan nain prikupiti i organizirati dokumentaciju i
informacije potrebne u poslovanju, a ne nastaju nuno u obavljanju redovnih
poslovnih aktivnosti.
Prikupljanje i obrada ovakve dokumentacije najee je izdvojena iz
spisovodstvenog sustava u posebne dokumentacijske slube ili u odjele kojima je takva dokumentacija potrebna. Struktura ovakvih zbirki ovisi o prirodi dokumentacije koju sadre i o svrsi nastanka pojedine zbirke.
Ovakve e zbirke u pravilu imati vlastiti sustav i metodologiju obrade,
no vano je da ih se na neki nain integrira u cjelinu dokumentacije, jer i one
sadre poslovno relevantnu dokumentaciju, esto vrlo velike vrijednosti.
1.5. Slubene i poslovne evidencije
Slubene i poslovne evidencije takoer treba smatrati dijelom poslovne
dokumentacije i uklopiti ih u cjelinu. Zbog razlike u fizikom obliku i u samome dokumentacijskom ciklusu, evidencije se esto izdvajaju u zasebnu
skupinu u strukturi dokumentacije u cjelini. Ako se evidencija odnosi na
jednu poslovnu funkciju, primjerenije ju je u klasifikacijskom planu dokumentacije ipak vezati uz tu funkciju.
Uz evidencije se obino pojavljuju i druge jedinice dokumentacije (dosjei, zbirke isprava, predmetni spisi). Te veze u strukturi dokumentacije trebaju biti jasno prikazane i ouvane.

2. Klasifikacija dokumentacije
Klasifikacijski plan dokumentacije je osnovni alat kojim se uspostavlja
struktura cjeline dokumentacije. On pokazuje koje jedinice dokumentacije
mogu nastati i kako se pojedine jedinice udruuju u cjeline na vioj razini.
Klasifikacijski plan pokazuje hijerarhijske odnose meu jedinicama i
viim cjelinama dokumentacije. Hijerarhijski odnosi nisu, meutim, jedini
koji postoje. Meu jedinicama dokumentacije postoje i razliite asocijativne

91

i procesne veze. Spisovodstveni klasifikacijski planovi obino nisu tako razraeni da prikazuju i te veze. Asocijativne i sline veze mogu se prikazati
uporabom tezaurusa, odgovarajuim opisnim podacima u osnovnoj evidenciji dokumentacije ili kazalima. Postoje i druge, sloenije tehnike prikaza
odnosa meu jedinicama dokumentacije.
U novije se vrijeme moe susresti miljenje da klasina klasifikacija
dokumentacije danas vie i nije potrebna i da ju je bolje zamijeniti naprednijim i izraajnijim sustavima, tezaurusima, facetnim klasifikacijskim sustavima i ureenim pojmovnicima za indeksiranje. Pri tome se kao glavna prednost navode preciznije i potpunije izraavanje i indeksiranje sadraja, naprednije mogunosti povezivanja, pretraivanja i navigacije kroz sadraj dokumentacije i sl. Treba, meutim, imati u vidu da to nije niti jedina niti prvenstvena svrha klasifikacije dokumentacije: minimalna zadaa klasifikacije
u spisovodstvu jest definirati strukturu dokumentacije na razinama iznad
osnovnih jedinica udruivanja dokumenata i spisa, identificirati i deklarirati
te vie jedinice ne samo da bi nie jedinice dokumentacije bile pretraive po
odreenom kriteriju, nego i da bi se moglo upravljati viim jedinicama kao
omeenim dokumentacijskim entitetima.
Dokumentacija se u naelu organizira prema jednom klasifikacijskom
planu. Moe se, meutim, ukazati potreba za prikazom vie razliitih struktura zadanih za istu dokumentaciju (reklasifikacija, potreba za razliitim
pregledima i sl.). Stoga je dobro da evidencija dokumentacije podrava
primjenu vie od jednog klasifikacijskog plana ili tezaurusa.
Nisu svi klasifikacijski planovi jednako primjereni za organizaciju i klasifikaciju dokumentacije. Na primjer, planovi koji se koriste za klasifikaciju
i organizaciju znanja openito ili najee koritene bibliotene klasifikacije,
dali bi bitno drugaiju sliku o sadraju, strukturi i svrsi odreene dokumentacije, u usporedbi s uvrijeenim spisovodstvenim klasifikacijama.
2.1. Izrada klasifikacijskog plana dokumentacije
U prethodnom smo poglavlju neto podrobnije razmotrili vrste i oblike
jedinica dokumentacije. To znanje nam je potrebno i pri izradi klasifikacijskog plana, jer on treba biti primjeren dokumentaciji koja e stvarno nastajati. Klasifikacijski plan u spisovodstvu ne slui tek organizaciji i pronalaenju znanja ili informacija o nekom podruju, on ujedno uspostavlja i dokumentacijske jedinice na razini vioj od osnovnih jedinica udruivanja spisa.
Prije no to pristupimo oblikovanju klasifikacijskog plana dokumentacije, valja utvrditi domenu nad kojom e se on primjenjivati. Klasifikacijski
plan treba obuhvatiti sva podruja djelatnosti i sve vrste poslovnih aktivnosti
stvaratelja za kojeg se izrauje odnosno dokumentaciju koja pri tome moe
nastati ili biti prikupljena. Ako to nije tako, plan nee biti cjelovit i pojavlji92

vat e se dokumentacija za koju neemo moi nai primjereno mjesto u ukupnoj strukturi dokumentacije.
Klasifikacijski plan treba biti primjeren dokumentaciji koja e se po
njemu organizirati. On treba dati mogunost ralambe tamo gdje e to biti
potrebno radi preglednosti i bolje iskoristivosti, prema kriterijima koji su
relevantni za vrste dokumentacije koje nastaju i za potrebe za informacijskom i dokumentacijskom podrkom u poslovanju. Ralamba cjeline dokumentacije treba biti jasna, logina i jednoznana, voena ujednaenim
kriterijima kroz cjelokupnu strukturu klasifikacijskog plana.
Klasifikacijski plan treba podravati spisovodstvene radnje (upravljanje
pravima pristupa, pretraivanje i dohvat, vrednovanje i izluivanje) i olakavati njihovo izvoenje.
Izrada klasifikacijskog plana dokumentacije ukljuuje vie postupaka:
a) Analiza djelatnosti, poslovnih funkcija i procesa stvaratelja dokumentacije. Svrha je ove analize pouzdano utvrditi to sve klasifikacijski
plan treba obuhvatiti. Korisno je izraditi popis ili dijagram poslovnih funkcija i aktivnosti i opisati njihov tijek, vodei rauna o tome gdje treba ili
moe nastati kakva jedinica dokumentacije. Takoer valja uoiti kako e se
pripadajue jedinice dokumentacije kretati kroz proces te procijeniti koje e
informacije ili dokumenti biti potrebni sudionicima u procesu.
b) Odluka o tome koje e jedinice dokumentacije biti oblikovane.
Kada smo upoznali poslovnu funkciju, pripadajue procese i njihove potrebe
za dokumentacijom i informacijama, moemo utemeljeno razmotriti mogunosti za oblikovanje jedinica dokumentacije: hoemo li proces dokumentirati
i podrati samo predmetnim spisom odreene vrste ili emo predvidjeti i
koju drugu jedinicu, kakvim resursom udovoljiti drugim informacijskim
potrebama koje se javljaju u toj poslovnoj funkciji, kako grupirati i rasporediti jedinice dokumentacije, tako da pristup i pregled budu to laki, koja bi
organizacija dokumentacije mogla smanjiti vrijeme potrebno za prikupljanje
i obradu podataka, koje je rjeenje openito jednostavnije i primjerenije s
obzirom na rukovanje i upravljanje dokumentacijom itd. Ponekad nee biti
jednostavno odluiti se za odreenu opciju, jer e jedni razlozi govoriti u
prilog jednoj, a drugi u prilog drugoj opciji.
Odluivanje o jedinicama dokumentacije koje e se oblikovati ne treba
smatrati zatvorenom fazom pri izradi klasifikacijskog plana. esto emo biti
u prilici da naknadno, kada razraujemo klasifikacijski plan, iznova procjenjujemo jesu li jedinice koje smo predvidjeli primjerene logici strukturiranja
dokumentacije u cjelini, razmatramo druge opcije i po potrebi revidiramo
ranije odluke.
93

c) Odluka o kriteriju prema kojem e se cjeline dokumentacije ralanjivati na cjeline nie razine. Klasifikacijskim se planom osnovne jedinice udruivanja (predmetni spisi, dosjei, serije pojedinanih dokumenata,
evidencije) organiziraju u hijerarhijsku strukturu. Elementi te strukture nisu
sami po sebi zadani: za iste je spise u naelu mogue izraditi vie prihvatljivih struktura odnosno klasifikacijskih planova. Prije razrade strukture klasifikacijskog plana treba odluiti prema kojem e se kriteriju pojedine stavke
dalje ralanjivati. Kao kriteriji najee se uzimaju tema (vrsta predmeta ili
stvari) na koju se jedinica dokumentacije odnosi ili poslovna funkcija u kojoj
ili radi koje je jedinica nastala. U prvom sluaju radi se o predmetnoj, a u
drugom o funkcionalnoj klasifikaciji. Danas se openito primjerenijima za
spisovodstvo smatraju funkcionalne klasifikacije. One, naime, vie uvaavaju kontekst i nain nastanka i koritenja dokumentacije u poslovanju, za
razliku od predmetnih klasifikacijskih sustava koji u osnovi tematski sistematiziraju odreeno podruje ljudske djelatnosti ili znanja.
d) Razrada strukture klasifikacijskog plana. O umijeu onoga tko
radi klasifikacijski plan, njegovu poznavanju dokumentacije i poslovnih
procesa ovisi kakav e klasifikacijski plan biti izraen. Ako smo se odluili
za klasifikaciju po temi, razraujemo odreeno podruje tema, a ako smo se
odluili za funkcionalni pristup, odreeno podruje djelatnosti ili poslovanja,
predstavljajui ga hijerarhijski ureenim skupom pojmova. Nekoliko je osnovnih formalnih pravila kojih se pri tome treba drati.
1. Domena klasifikacije treba biti jasno utvrena. Ako nam nije jasno
koje sve teme ili poslovne funkcije mogu, a koje ne mogu ui u klasifikacijski plan, oito je da domenu klasifikacije nismo dovoljno precizno odredili.
Domena klasifikacijskog sustava u uredskom poslovanju kod nas, kako je
utvren Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojanim
oznakama stvaralaca i primalaca akata, jest cjelina tema i vrsta stvari kojima
se moe baviti javna uprava u cjelini. Domena univerzalnih klasifikacijskih
sustava koji se koriste npr. u knjiniarstvu jest u naelu cjelokupno ljudsko
znanje, vieno iz odreene perspektive. I kada se deklariraju kao univerzalni,
klasifikacijski su sustavi uvijek obojeni predodbama svoga autora i odreenim podrujem primjene kojem su prvenstveno namijenjeni.
2. Stavke klasifikacijskog plana na nioj razini trebaju u potpunosti iscrpiti opseg neposredno nadreenog pojma i ne smiju podrazumijevati neto
to ne podrazumijeva i nadreeni im pojam. Nije dobro da se nekoj takvoj
stavci moe pridruiti sadraj koji teko da pripada i nadreenome pojmu.
Isto tako, nije dobro ako ima sadraja koji oito pripadaju nadreenom
pojmu, ali nema pojma nie razine kojem bi bili pridrueni.

94

3. Pojmovi na istoj razini klasifikacijskog plana, unutar istog vieg

pojma, trebaju biti jasno i jednoznano razgranieni. Isti se sadraj ne bi
smio moi pridruiti dvama koordiniranim pojmovima, jer bi tako postala
upitnom i sama svrha klasifikacije. Ovakve dvojbe ipak nee uvijek biti lako
zaobii, pa je klasifikacijski plan preporuljivo popratiti uputama za primjenu i postupanje u ovakvim dvojbenim sluajevima.
4. Kriterij za ralambu pojmova u klasifikacijskom planu na pojmove
nie razine treba biti relevantan za vrste sadraja koje se mogu pridruiti tom
pojmu. Pri ralambi se najprije trebamo upitati koje je to obiljeje sadraja
koji pripada pojmu prema kojem ga je najkorisnije ralaniti. Ako ralamba
nije relevantna ili je ak zbunjujua, vjerojatno e vie tetiti nego koristiti.
5. Klasifikacijski plan treba razraditi do one razine ili onoliko podrobno
koliko je potrebno da se iz definicija pojmova na najnioj razini jasno razabire koju i kakvu dokumentaciju im treba pridruiti. U naelu bi za svaku
jedinicu dokumentacije, prema njezinoj vrsti, obliku, poslovnom procesu ili
stvari na koju se odnosi, u klasifikacijskom planu trebao postojati jedan takav pojam.
6. Struktura klasifikacijskog plana trebala bi biti u cjelini pregledna i
lako razumljiva. Osoba koja ga ita, pregledava ili po njemu trai neki sadraj, ne bi smjela osjeati znaajan nedostatak informacija potrebnih za razumijevanje sadraja stavke koju trenutno uoava i donoenje trenutne ili skoro
trenutne odluke o tome kamo dalje usmjeriti svoju pozornost. Ovo svojstvo
klasifikacijskog plana nije lako unaprijed definirati, ali ga se moe razmjerno
lako i brzo provjeriti.
e) Optimiziranje strukture klasifikacijskog plana. esto neemo
odmah biti potpuno zadovoljni klasifikacijskim planom koji smo izradili.
Tijekom njegova oblikovanja pojavit e se stvari koje u poetku nismo dovoljno dobro uoavali, a moda e i neke odluke traiti reviziju prethodnih.
Ponekad e strukturu, koja je inae dobro i logino postavljena, valjati prilagoditi oblicima dokumentacije, nainu na koji se njome upravlja ili odreenim organizacijski ili tehniki uvjetovanim zahtjevima.
f) Izrada uputa. Sam klasifikacijski plan trebala bi pratiti objanjenja i
upute namijenjene prvenstveno osobama koje e ga primjenjivati.
Za izradu klasifikacijskih planova esto se koriste ogledni ili orijentacijski planovi (npr. onaj utvren Pravilnikom o jedinstvenim klasifikacijskim
oznakama). Da bi izraeni klasifikacijski plan bio primjeren i relevantan,
potrebno ga je lokalizirati odnosno utvrditi gdje u odnosu na stvarno oekivanu dokumentaciju postoji potreba za intervencijama, isputanjem ili podrobnijom razradom pojedinih stavki.

95

2.2. Primjena klasifikacijskog plana

Jedinice dokumentacije pridruuju se stavkama klasifikacijskog plana
(klasama) u pravilu prilikom registriranja odnosno upisa u osnovnu evidenciju. Osoba koja obavlja upis, dakle, na temelju klasifikacijskog plana gradi
stvarnu strukturu dokumentacije. Da bi taj posao obavila kako treba, ona
mora iznimno dobro poznavati ne samo klasifikacijski plan, nego i podruja
i nain poslovanja stvaratelja, vrste dokumentacije koje nastaju ili se zaprimaju te naela i pravila za oblikovanje jedinica dokumentacije.
Registriranje i klasifikacija su tekui svakodnevni posao koji treba obaviti u kratkom roku, pouzdano i ujednaeno. Za ispravljanje greaka i promjene u pristupu rijetko ima mogunosti. Ono to je ovdje uinjeno prati dokumente i spise kroz itav dokumentacijski ciklus, pa je osposobljenost za
ovaj posao izuzetno znaajna za cjelokupni spisovodstveni sustav.
Kada dobije novi dokument, osoba koja obavlja klasifikaciju treba:
1. uoiti ono njegovo svojstvo koje je relevantno za klasifikaciju (tema
ili predmet na koji se odnosi, poslovna funkcija i proces kojima pripada, u
nekim sluajevima i sluba ili tijelo uz iju je djelatnost dokument vezan,
ovisno o tome po kojem je naelu oblikovan klasifikacijski plan),
2. utvrditi postoji li ve jedinica dokumentacije kojoj dokument treba
pripasti te treba li ga pridruiti veem broju jedinica (npr. jedan primjerak
predmetnom spisu, a drugi nekom dosjeu ili seriji pojedinanih dokumenata),
3. ako se dokument pridruuje veem broju jedinica, ustanoviti u kojim
sluajevima to treba uiniti prilikom registracije, a u kojima je to moda
ostavljeno drugoj osobi (npr. dokument se prilikom registracije pridruuje
predmetnom spisu, a primjerak se dostavlja slubi koja vodi zbirku isprava i
vlastitu evidenciju za tu zbirku),
4. utvrditi treba li primjerak (ili primjerke) dokumenta dostaviti na uvid
nekoj slubi ili osobi, ali tako da se taj primjerak ne evidentira i da ne nastaje
niti se nadopunjava neka evidentirana jedinica dokumentacije odnosno jedinica predviena klasifikacijskim planom,
5. kreirati i klasificirati jedinicu dokumentacije kojoj e pridruiti dokument, ako takva ve ne postoji,
6. odrediti i oznaiti mjesto dokumenta u jedinici dokumentacije kojoj
je pridruen.
Radei na klasifikaciji spisa s vremenom emo vjerojatno uoiti neke
tipove situacija u kojima se pojavljuje dvojba kako klasificirati spis i usvojiti
odreeni pristup, koji emo potom manje ili vie dosljedno primjenjivati u
sluajevima koje prepoznamo kao sline. Usvojeni pristup ne mora biti i

96

najprimjereniji, a k tomu i razliite osobe, ako ih je vie istovremeno ili tijekom vremena radilo ovaj posao, mogu dati prednost razliitim rjeenjima.
Tako i pored dobrog klasifikacijskog plana, nastaju anomalije u organizaciji
dokumentacije kojih neko vrijeme moda neemo biti svjesni. Zato je poeljno izraditi uputstva za klasifikaciju u kojima e se posebna pozornost
posvetiti sluajevima koji su podloni tumaenju i gdje se mogu oekivati
dvojbe o tome kako klasificirati spis. Ove bi upute trebalo dopunjavati iskustvima koja se razvijaju primjenom klasifikacijskog plana te u njima zabiljeiti odluke odnosno pravila po kojima je postupano u spornim situacijama.
Ima spisovodstvenih sustava u kojima se klasifikacija dijelom ili u cjelini obavlja naknadno, ne prilikom registriranja jedinica dokumentacije, nego
kasnije kada je odreena dokumentacijska cjelina zatvorena. Radi se zapravo
o naknadnom sreivanju i uspostavi strukture dokumentacije.

3. Najee i najznaajnije nepravilnosti u strukturiranju

dokumentacije
I kada je utvren primjeren klasifikacijski plan odnosno struktura dokumentacije koju treba uspostaviti, deava se da su jedinice dokumentacije
nesreene ili neujednaeno oblikovane i sreene, da su raznoliko omeene ili
pak tek formalno sreene (npr. redom zaprimanja ili odlaganja). Svrha klasifikacije, koja je inae primjereno izraena i provedena, na taj se nain kompromitira onime to je zateeno u pojedinom segmentu dokumentacije. Zato
je vano na klasifikaciju i oblikovanje osnovnih jedinica udruivanja spisa
gledati kao na dvije usko povezane stvari.
Mogu se pojaviti "konstrukcijske" greke u klasifikacijskom planu (vidi
gore navedena pravila). Njegove stavke tada nisu dovoljno distinktivne ili se
preklapaju, a to dovodi do razlika u tumaenju to gdje treba pridruiti i do
neujednaenog razvrstavanja dokumentacije. U izraenijim sluajevima tako
nastale dokumentacijske cjeline mogu postati nejasne i nerazvidne, a pronalaenje spisa oteano.
Jedan od uzroka nepreglednosti i oteanog snalaenja u strukturi dokumentacije jesu i izmjene klasifikacijskog plana ili kriterija za oblikovanje
osnovnih jedinica udruivanja spisa. Do ovoga e ee dolaziti ako je prvotni klasifikacijski plan bio necjelovit, nedovoljno primjeren dokumentaciji
koja stvarno nastaje ili je zasnovan na nepouzdanom kriteriju (npr. pretpostavilo se da neki odjel obavlja odreenu skupinu poslova i da njegova dokumentacija treba initi cjelinu, no on je ukljuen i u druge radne procese i
njegova dokumentacija sadri i druge stvari). Promjena organizacije i reklasifikacija dokumentacije u pravilu su dosta zahtjevni i osjetljivi postupci, pa

97

stoga pri izradi klasifikacijskog plana treba voditi rauna da on bude dovoljno obuhvatan i utemeljen na postojanim kriterijima, kako bi se potreba
za tim postupcima svela na najmanju moguu mjeru.
Nije uvijek jednostavno procijeniti koliko podrobno treba razraditi klasifikacijski plan. Predimenzionirana struktura e oteati primjenu plana i
smanjiti preglednost strukture dokumentacije. Posljedica turo razraene
strukture bit e pak nedovoljna razgranienost dokumentacijskih cjelina ili
nejasan sadraj pojedinih od njih.
Napokon, dokumentacijske su strukture esto neprimjereno uspostavljene, zbog neujednaene primjene klasifikacijskog plana ili pravila za oblikovanje osnovnih jedinica udruivanja spisa odnosno izostanka potpore u
primjeni i analizi nastalih dokumentacijskih cjelina.

4. Zakljuak
Osobit znaaj organizacije i klasifikacije dokumentacije jest u tome, to
izravno uvjetuju druge spisovodstvene funkcije, iskoristivost dokumentacije
i ostvarenje svrhe njezina uvanja. Loe organizirana dokumentacija je slab
informacijski resurs i slabo e se koristiti bez obzira na vrijednost sadraja.
Loe organiziranom dokumentacijom bit e tee upravljati, a vrednovanje e
biti ili nepouzdano ili e morati ukljuiti odreenu razinu sreivanja.
Klasifikacija i organizacija dokumentacije nisu tek procesni zadaci koje
je dovoljno rutinski obavljati u odreenoj toki dokumentacijskog ciklusa,
niti je kvaliteta klasifikacijskog plana zajamena formalnim pravilima. Kao
to je ve reeno, predmnijeva se temeljito poznavanje djelatnosti i organizacije rada stvaratelja i vrst i struktur dokumentacije koje tu mogu nastati.
Izrada klasifikacijskog plana trai razmjerno znatan analitiki napor, procjenu opcija i podeavanje strukture te se stoga moe smatrati jednim od zahtjevnijih poslova u spisovodstvu.

98

INFORMATIZACIJA UREDSKOG POSLOVANJA

1. Informatika podrka uredskom poslovanju
Kao i u drugim segmentima poslovanja u kojima se primjenjuju informacijske tehnologije, i u uredskom poslovanju pojavljuju se razliiti pristupi,
mogunosti i razine informatike podrke. Uredsko poslovanje jest jedan od
segmenata u kojem su koristi od informatizacije jasne i lako uoljive.
Stanje i razvoj tehnologije u proteklih dvadesetak godina, informatika
opremljenost organizacija i sposobnost za primjenu i koritenje raunalnih
sustava i aplikacija, ukljuujui i ponudu na informatikom tritu, uvjetovali su razmjerno predvidljiv slijed u informatizaciji pojedinih postupaka u
uredskom poslovanju ili uredskog poslovanja odnosno upravljanju informacijskim i dokumentacijskim resursima i procesima u organizaciji u cjelini. U
naelu mogu se razlikovati sljedee razine ili podruja informatike podrke
uredskom poslovanju:
1. Uredsko se poslovanje odvija bez informatike podrke
2. Elektroniki se vode samo osnovne evidencije, po uzoru na klasine
(esto i elektroniki i klasino)
3. Elektronika se evidencija proiruje tako, da zahvaa podatke iz
svih ili veine uredskih evidencija te dodatne podatke koji poveavaju iskoristivost evidencije i mogunosti pretraivanja
4. Elektroniki se prati itav ili vei dio dokumentacijskog ciklusa
5. Poslovna se komunikacija i dokumentacijski ciklus u svim bitnim
segmentima odvijaju elektroniki.
Postignute razine informatike podrke u pravilu slijede od jednostavnijih do sloenijih, osim ponekad u dinaminim ili novim organizacijama.
Organizacija koja eli sustavno upravljati procesom informatizacije i iskoristiti mogunosti koje tehnologija nudi, treba razumjeti prirodu i trenutno
dostignutu razinu informatizacije svoga uredskog poslovanja te identificirati
i razumjeti zahtjeve to ih postavljaju koncepti i tehnologije koji se namjeravaju uvesti. Podizanje informatike potpore uredskom poslovanju na viu
razinu esto, meutim, nije nadogradnja na prethodnu: uvoenje novog sustava ne mora podrazumijevati glatki prijelaz s postojeeg. Ozbiljniji zahvati esto podrazumijevaju i redizajn postupaka kako u uredskom poslovanju, tako i u nainu odvijanja poslovnog procesa, jer uredsko poslovanje,

99

izmeu ostalog, gledano iz perspektive organizacije i jest jedan od infrastrukturnih mehanizama poslovanja u cjelini.
Informatizacija uredskog poslovanja u naelu ovisi o ukupnoj informatikoj podranosti poslovanja: ne samo ili prvenstveno o razini opremljenosti, nego i o sposobnosti organizacije da tehnologije integrira u svoje poslovanje i nainu na koji ih primjenjuje.
Informatizacija bilo kojeg segmenta poslovanja utjee na uredsko poslovanje ako proizvodi ili prosljeuje sadraje relevantne za poslovanje, to bi
trebao biti sluaj. Stoga je vano imati na umu da svaka poslovna aplikacija
koja se uvodi ili koristi jest na neki nain zadiranje u barem neki segment
uredskog poslovanja. Organizacije obino uvode raunalne sustave i aplikacije postupno za odreena podruja djelatnosti. Vremenom e se tako pojaviti vei broj aplikacija zasnovanih na razliitim tehnologijama i konceptima, u pravilu razmjerno autonomnih. Time se i komuniciranje i dokumentiranje poslovanja segmentira po naelu aplikativne podrke, to dovodi do
fragmentacije u upravljanju dokumentacijom i dokumentacije same. Ova se
injenica, vrlo vana za integritet i cjelovitost uredskog poslovanja u irem
smislu, naalost esto previa, tako da se iz formalno ustrojenog uredskog
poslovanja (gotovo neprimjetno) izdvajaju pojedini segmenti poslovanja i
dokumentacije. Organizirano uredsko poslovanje trebalo bi, nasuprot tome,
imati integrirajui uinak, to nije lako postii ako su poslovne aplikacije s
pripadajuom (elektronikom) dokumentacijom izdvojene i izvan interesnog
podruja uredskog poslovanja.
Jedna od kljunih stvari u informatizaciji uredskog poslovanja jest umreavanje unutar organizacije, a potom i otvaranje i koritenje elektronikih
komunikacijskih kanala prema poslovnoj okolini. Umreavanje omoguuje
komunikaciju i prosljeivanje sadraja koji nastaje ili se koristi tijekom poslovnog procesa, a to je ujedno i glavna operativna funkcija uredskog poslovanja. Sustavi koji omoguuju komuniciranje i prosljeivanje sadraja tijekom i radi poslovanja, stvaranje zajednikog sadraja, informacijskih i dokumentacijskih servisa koji stoje na raspolaganju organizaciji, jesu u nekom
smislu alternativni sustavi uredskog poslovanja, jer u osnovi slue istoj svrsi.
Svaku novu poslovnu aplikaciju i mreni komunikacijski sustav treba stoga
smatrati zahvatom u uredsko poslovanje. Uredsko poslovanje treba uvijek
nastojati integrirati sadraje i aplikativno izdvojene segmente poslovanja.
Umreavanje u koje nije ugraena logika uredskog poslovanja, s druge
strane, lako dovodi do predureenog stanja ili uredskog poslovanja bez
inae razvijenih i usvojenih pravila. Mrene komunikacije i sadraji koji nisu
integrirani u uredsko poslovanje suavaju i domenu deklariranog uredskog
poslovanja.

100

Uredsko poslovanje ne smije kasniti za opom razinom informatiziranosti organizacije. Uspjena informatizacija uredskog poslovanja ne zasniva
se na preslikavanju postojeih evidencija i modela, nego na koritenju onih
mogunosti koje su primjerene raspoloivoj tehnologiji, to ponekad trai
rekonceptualizaciju uredskog poslovanja te blisku suradnju i razvoj zajednikih koncepata spisovoditelja, informatiara i uprave.
Posljednjih se godina u javne slube u Hrvatskoj sve vie uvode razliite aplikacije i sustavi namijenjeni upravljanju dokumentacijom u irem
smislu. Baze podataka i aplikacije koje su sluile prvenstveno evidentiranju
jedinica dokumentacije (karakteristine za 1990-e godine) zamjenjuju se
sustavima koji pokrivaju itav ili vei dio dokumentacijskog ciklusa i radnog
procesa u kojem dokumentacija nastaje: sustavi za upravljanje elektronikim
dokumentima (EDMS), aplikacije za upravljanje radnim procesom
(Workflow), elektroniki records management sustavi (iji je obuhvat dosta
blizak poslovima koji se u naem uredskom poslovanju obino odvijaju u
pismohranama i u vezi s neaktivnom ili poluaktivnom dokumentacijom),
razliiti sustavi za podrku elektronikom poslovanju i dr. U tom je kontekstu za uredsko poslovanje, shvaeno kao cjelovit sustav upravljanja informacijskim i dokumentacijskim resursima i procesima u organizaciji, vano voditi rauna o integraciji procesa i podataka i implementaciji tzv. spisovodstvenih zahtjeva (kao to su npr. oni definirani u specifikaciji MoReq Model zahtjeva za upravljanje elektronikim zapisima).

2. Elektroniki dokumenti
Elektronike dokumente (i druge oblike elektronikih informacija koje
nastaju ili se koriste u poslovanju) najjednostavnije je definirati kao dokumente nastale ili proslijeene u elektronikom obliku. Po razlogu nastanka,
funkciji i uinku koji imaju, ne razlikuju se od drugih dokumenata te nema
osobita razloga da se izdvajaju iz cjeline dokumentacije. Ipak, tehniki razlozi i injenica da se nalaze u vlastitom upravljakom sustavu sa specifinim
alatima i procedurama, uzrokovali su da se u nekim sluajevima formiraju
prvenstveno tehniki uvjetovane cjeline unutar dokumentacije stvaratelja,
esto i u nadlenosti razliitih slubi.
Osim ovisnosti o odreenoj tehnologiji koja je nuna za izradu, itanje,
prosljeivanje i uvanje elektronikih dokumenata, i nekoliko drugih, moda
manje uoljivih svojstava utjee na pristup i postupke u upravljanju elektronikim dokumentima.
Elektroniki je dokument definiran svojom logikom strukturom i sadrajem. Ta struktura i sadraj naelno su odvojeni od fizikog zapisa na me-

101

diju. Stoga identifikacija elektronikog dokumenta, njegov integritet, valjanost i postojanost u vremenu ne ovise tek o stabilnosti zapisa na mediju i
samoga medija, nego o sposobnosti da se oita sadraj i logika struktura i
da pri tome postoji razumno jamstvo da su neizmijenjeni i pouzdani.
Dokumenti i drugi informacijski objekti u elektronikom obliku u pravilu su ovisniji o podacima o njima (metapodaci) koji postoje u upravljakom sustavu ili su na drugi nain dohvatljivi. Ovisni su takoer o pouzdanosti kojom ti podaci opisuju i dokumentiraju informacijski objekt na koji se
odnose, njegov kontekst, povijest i prethodne radnje uslijed kojih je onakav
kakvim se prikazuje.
Nisu svi elektroniki zapisi koji se mogu nai u odreenom raunalnom
sustavu ujedno i dokumenti ili zapisi koji jesu ili trebaju biti dijelom slubene ili poslovne dokumentacije za koju se skrbi uredsko poslovanje. Gledano iz perspektive uredskog poslovanja, moe se postaviti nekoliko pravila
ili smjernica koje mogu pomoi u identifikaciji relevantnih elektronikih
zapisa i utvrivanju politike i postupaka u vezi s njima. Stoga e biti korisno:
1. Utvrditi koje elektronike zapise treba smatrati elektronikim dokumentima i ukljuiti ih u sustav upravljanja dokumentacijom (npr. razluiti
privatne od javnih sadraja, ustanoviti da li su predmetni poslovni postupci
pokriveni i klasinom dokumentacijom, u kakvom je odnosu klasina i elektronika dokumentacija o istoj stvari i sl.). Organizacije koje smatraju da jo
nisu sposobne za pouzdano dugorono upravljanje elektronikim dokumentima mogu uvesti i pravila koja e traiti i izradu klasine dokumentacije dok
se ne izgradi ta sposobnost.
2. Utvrditi gdje se elektroniki dokumenti nalaze, tko je odgovoran za
njihov nastanak i za raunalni sustav u kojem se nalaze. I ako sustav uredskog poslovanja nije osposobljen za upravljanje elektronikim dokumentima,
bit e korisno, a u nekim sluajevima i dovoljno, locirati mjesto gdje se takvi
dokumenti nalaze ili mogu nalaziti, identificirati tko je u organizaciji odgovoran za takve zapise te djelovati prema tim osobama kako bi se osiguralo
primjereno upravljanje. Vano je osigurati da onaj tko skrbi za elektronike
dokumente i sustave u kojima se nalaze zna da su to dokumenti koji podlijeu odreenim pravilima i reimu upravljanja.
3. Analizirati stanje i odrivost, rizike i iskoristivost postojeih elektronikih zapisa. Ako se npr. utvrdi da postoje neprihvatljivi rizici u vezi sa
zapisima u elektronikom obliku, moe se uvesti alternativni oblik dokumentiranja predmetnih poslovnih procesa.
4. Stei evidencijski nadzor i redovito pratiti stanje. Ukljuivanjem
elektronikih sadraja npr. u klasifikacijski plan dokumentacije stvaratelja i
popise dokumentacije u posjedu organizacije, na posredan se nain obnavlja

102

cjelovitost sustava uredskog poslovanja i omoguuje uredno i pouzdano

izvrenje odreenih spisovodstvenih postupaka (vrednovanje i izluivanje).
5. Ukljuiti elektronike dokumente u spisovodstvene postupke. Bez
obzira na to to elektroniki dokumenti mogu biti u nadlenosti drugih slubi, odgovarajuom suradnjom moe se postii da se spisovodstveni postupci podjednako primjenjuju na sve segmente poslovne dokumentacije,
neovisno o obliku i tehnologiji izrade ili neposrednoj odgovornosti za uvanje i upravljanje.
6. Definirati spisovodstvene zahtjeve za aplikacije ili elektronike komunikacijske i poslovne sustave, nastojati da se od poetka definira status
podataka koje proizvode ili kojima upravljaju. Na taj e se nain najbolje
osigurati da elektroniki zapisi od nastanka budu pod primjerenim reimom
upravljanja.
7. Raditi na upoznavanju, prijenosu i usklaivanju koncepata spisovodstva i koncepata zastupljenih u elektronikim sustavima koji proizvode ili
upravljaju elektronikim dokumentima.
8. Poticati kretanje prema vioj razini informatike podrke, naroito
ako takva tendencija postoji u pojedinim segmentima poslovanja. Niska razina informatizacije uredskog poslovanja onemoguit e mu da integrira one
segmente dokumentacije koji su podrani naprednijim sustavima.

3. Dugotrajno uvanje elektronikih zapisa

Arhiviranje i dugotrajno uvanje elektronikih zapisa zasnivaju se na
strategiji dosta razliitoj od one koja se uspjeno primjenjuje kod klasinih
dokumenata. Dugorono uvanje klasinih dokumenata zasniva se na stabilnosti zapisa na mediju i uvjetima uvanja medija. Ova strategija ne moe biti
dugorono uspjena kod elektronikih zapisa, kako zbog zastarijevanja tehnologije (zapis i medij su sauvani, ali ih je teko ili nemogue pouzdano
proitati raspoloivom tehnologijom), tako i zbog razdvojenosti logike od
fizike strukture elektronikog zapisa.
Dugotrajno uvanje elektronikih zapisa najbolje se opisuje kao kontinuirana mogunost pristupa, razumijevanja i koritenja zapisa i to u odreeno vrijeme raspoloivom ili uobiajeno dostupnom tehnologijom. Elektroniki je zapis sauvan sve dok je dostupan, razumljiv i pouzdan, ako je neko
od tih svojstava izgubljeno ili kompromitirano, pa makar sam fiziki zapis
na mediju ostao neoteen, zapis se ne moe smatrati sauvanim.
Arhiviranje elektronikih zapisa moe se opisati kao izdvajanje elektronikog sadraja, pripadajuih metapodataka i relevantnih funkcionalnosti

103

iz izvornog u drugi (arhivski) sustav u utvrenom obliku i prema utvrenoj

proceduri.
Preuzimanje elektronikih zapisa (npr. u pismohranu radi daljnjeg uvanja) ne moe se svesti na preuzimanje medija sa zapisima. Da bi elektroniki zapis bio preuzet, nuno je preuzeti zapis (i provjeriti mogunost
uvida), metapodatke koji ga identificiraju, opisuju, omoguuju pronalaenje i
razumijevanje konteksta i sadraja te dokumentiraju relevantne dogaaje u
povijesti zapisa (npr. migracija, konverzija) te, to je osobito vano, mogunosti pristupa, koritenja i upravljanja.

104

SREIVANJE I OPIS ARHIVSKOG GRADIVA

Sreivanje arhivskog gradiva i njegov opis dva su tipina posla koja se
obavljaju u arhivima. Prva asocijacija vezana uz posao arhivista upravo je
rad na sreivanju i opisu gradiva odnosno izradi obavijesnih pomagala, kao
konanog proizvoda tog posla, ime se mjeri njegova kvaliteta.
Iako je Zakonom o arhivskome gradivu i arhivima propisana obveza
stvaratelja da se gradivo u arhiv predaje sreeno i popisano, to u praksi ba i
nije uvijek tako. U protivnom, ta primarna funkcija arhivista - sreivati gradivo, ve bi se davno izgubila. Naelno, sreivanje je zadaa djelatnika u
pismohranama, posao spisovoditelja i ako se prvo sreivanje (ve u pisarnici, a onda i u pismohrani) uredno vodi, u arhivu ne bi trebalo biti veih
problema sa sreivanjem gradiva.
Gradivo se moe srediti i opisati na razliite naine - ovisno o zadanom
cilju i sukladno pravilima koja pomau pri sreivanju, a najee se nazivaju
naelima sreivanja ili openito arhivistikim naelima.
Gradivo treba biti sreeno tako, da korisniku struktura bude pregledna i
razumljiva, a da se gradivom lako upravlja. Opis pak treba biti takav, da u
obavijesnom pomagalu korisnik lako identificira ono to trai i brzo narui
traenu jedinicu.

Sreivanje gradiva
Sreivanje se moe definirati kao postupak identifikacije jedinica u
strukturi i definiranja veza meu tim jedinicama. Kod arhivistikog sreivanja najbitnije su hijerarhijske veze iskazane kroz strukturu cjeline. Ostale
veze izraavaju se kroz opis pojedinih jedinica.
Bitno je razlikovati fiziko sreivanje od arhivistikog (intelektualnog,
loginog) odnosno strukturiranja fonda i njegova loginoga oblikovanja.
Fiziko je sreivanje u stvari raspored i oblikovanje fizikih jedinica i njihovo tehniko opremanje. Fizike se jedinice mogu, ali i ne moraju podudarati s arhivskim jedinicama, kojima se izraava struktura cjeline gradiva.
U praksi sreivanja, pa onda i pri opisu odnosno izradi obavijesnih pomagala, vrlo se esto fizike jedinice (kutije i knjige) uzimaju kao osnovne
arhivske (sadrajne i logine) te glavne opisne jedinice, to nije i ne moe
biti dobro. Rukovanje takav pristup moe uiniti jednostavnijim, no on dovodi do neprimjerenog strukturiranja fonda i bitno osiromauje opis. Nizanje
105

fizikih jedinica kao osnovnih opisnih jedinica u obavijesnom pomagalu,

moe prikriti strukturu fonda i uiniti je korisniku nedovoljno jasnom.
Kao to kutije i knjige nisu elementi strukture fonda, tako ne bi trebale
biti ni predmetom arhivistikoga opisa. Struktura fonda sastavljena je od
arhivskih jedinica (serija, podserija, dokumenata), a ne tehnikih (kutije,
knjige, fascikli, svenjevi, registratori), pa njih treba opisivati tako da struktura bude pregledna i jasna.
Fizikim sreivanjem stvaraju se fizike jedinice, kojima se manipulira
i koje su zatita od gubitka ili oteenja dokumenata (najee je rije o arhivskim kutijama).
Arhivistiko se sreivanje mora temeljiti na pouzdanoj analizi djelovanja stvaratelja i na strukturi dokumentacije nastale njegovim radom. Tu je
temelj za strukturiranje i organizaciju gradiva - u djelatnostima stvaratelja,
konkretnim aktivnostima tijekom kojih su dokumenti nastajali. Dakako, i
obrnuto. Iz organizacije gradiva koja se sreivanjem uspostavi, trebalo bi biti
razvidno koje je djelatnosti stvaratelj obavljao, kako su mu aktivnosti bile
organizirane i kako su se reflektirale kroz dokumentaciju proizalu iz njih.
Dakle, arhivistiko sreivanje treba rezultirati strukturom koja e:
1. predoiti djelatnost stvaratelja cjelovito i jasno,
2. preglednom cjelinom gradiva korisniku olakati pretraivanje i
snalaenje,
3. olakati manipuliranje gradivom.
Iz tih zahtjeva proizlazi nekoliko pravila koja se esto nazivaju naelima arhivistikog sreivanja.

Provenijencija
U prvotnoj, uoj i jednostavnijoj interpretaciji naela provenijencije,
gradivo nastalo radom jednog stvaratelja treba biti organizirano i uvati se u
jednoj cjelini koja se naziva arhivski fond. Ono se ne smije mijeati s gradivom drugog porijekla (provenijencije); u praksi esto pomijeano gradivo
razliitih stvaratelja uvijek valja razdvojiti na pojedinane fondove, po stvarateljima.
U irem tumaenju naelo provenijencije se odnosi i na pojedine cjeline
unutar arhivskog fonda. Gradivo unutar fonda nastalo obavljanjem jedne
djelatnosti stvaratelja jest cjelina, koja u strukturi fonda mora biti jasno razgraniena od gradiva nastalog u obavljanju neke druge djelatnosti toga stvaratelja. Svaki je dokument smjeten u svoj poslovni kontekst i korisnik pretrauje sadraj kretanjem po strukturi fonda.
106

Prvobitni red
Gradivo prilikom nastajanja dobiva neki izvorni red. U njemu bi se trebalo najbolje zrcaliti poslovanje stvaratelja, veze meu dokumentima i njihovo grupiranje. Dakako, pod pretpostavkom da je stvaratelj uistinu gradivo
prikladno organizirao i ako je takva organizacija barem donekle sauvana.
Pritom treba voditi rauna odgovara li zateeno stanje prvobitnom redu. Ako
ne, prvobitni red treba rekonstruirati na temelju saznanja o uredskom poslovanju stvaratelja odnosno izvornoj organizaciji dokumentacije (klasifikacijskoj shemi odnosno razredbenom sustavu). Nerijetko prvobitni red nije najbolja opcija za plan arhivistikog sreivanja: moda klasifikacijski sustav
nije izraen, moda nije primjenjivan ili je to stvaratelj inio nedosljedno i
pogreno. Zato treba voditi rauna o razlikovanju stvarnog (fizikog) prvobitnog reda od organizacije koja bi bila uspostavljena da je gradivo stvaratelja bilo od poetka primjereno klasificirano i organizirano. esta je podjela
na povjerljive spise i one koji to nisu (tzv. opi spisi). Takav "prvobitni" red
posljedica je reima rukovanja spisima, a ne klasifikacije djelatnosti. Pritom
je glavni razlog za oblikovanje serije opih spisa taj, da oni nisu bili izdvojeni u neki poseban reim upravljanja. A najee se tu nalaze spisi koji se ni
po sadraju niti po djelatnosti iz koje su proizali ne mogu odnositi na ono
to obino nazivamo opi poslovi.
Zakljuno, dobra struktura fonda temelji se na djelatnostima i poslovnim aktivnostima stvaratelja. Podjele ne smiju biti nejasne i nedovoljno definirane. Uvijek se treba propitivati koliko uvoenje nove razine u strukturu
(podserije, potpodserije, potpotpodserije itd.) pridonosi preciziranju poslovnoga konteksta odnosno koliko usmjerava korisnika na dio fonda u kojem je
odgovor na njegovo pitanje.

Dubina sreivanja
U praksi su najee etiri razine na kojima se obavlja sreivanje: fond,
serija, predmet (dosje) i pojedinani dokument.
Fond moe biti i sloeniji, no vei broj razina obino funkcionira tako,
da su odreene razine ire od toga okvira prikazane vie kao naznaka strukture, negoli kao arhivske jedinice. Intenzivno opisivanje svih razina, koliko
god izgledalo logino i dosljedno, moe smanjiti preglednost strukture i korisniku ju prikriti. Koju razinu odabrati kao osnovnu opisnu razinu ovisi o
strukturi fonda te koliko je ta razina podesna za kvalitetan i informativan
opis i indeksiranje. Moe se smatrati da je prikladnija ona razina (serija,
podserija i sl.) u kojoj sljedeu niu razinu ine jedinice koje se redaju u

107

nekom slijedu - abecednom, kronolokom ili po nekom drugom istoznanom

kriteriju koji vie nije odreeno poslovno podruje.
Dakle, via razina izvodi se prema podruju djelatnosti, a nia prema
vrsti gradiva, statusu dokumenata i sl. Kada se u sreivanju i opisu doe do
razine u kojoj se jedinice organiziraju u nizu prema nekom jednoznanom
kriteriju, moe se smatrati da je fond sreen.
Sreivanje na razini osnovnih jedinica udruivanja spisa - dosjea/predmeta - zapravo je provjera sadraja predmeta: pripadaju li svi dokumenti koji su u njemu toj jedinici odnosno, nedostaju li neki dokumenti.
Problematino je gradivo u kojem nisu formirane osnovne jedinice udruivanja, to se odnosi na situacije kada je gradivo odloeno primjerice prema
urudbenom broju, vremenu nastanka ili zaprimanja, korespondentu i sl.
Ako dokumenti koji se odnose na istu poslovnu aktivnost odnosno na isti
predmet, nisu tako i iskazani, ve su sreeni kronoloki i prema urudbenom
broju (makar je takvo stanje zateeno kao nekakav prvobitni red) - gradivo
nije sreeno do razine osnovnih jedinica udruivanja.
Sreivanje na razini pojedinoga dokumenta u stvari je provjera njegove
cjelovitosti i smjetaja unutar neke vie razine. Ukoliko ta via razina ne
postoji, pojedinani je spis osnovna jedinica udruivanja. To je u arhivima
najee sluaj kod arhivskih zbirki (kod aktualnih stvaratelja pak, takve su
situacije uglavnom posljedica loeg koncepta uredskog poslovanja).

Postupak sreivanja
Na poetku postupka sreivanja treba obaviti osnovni uvid u gradivo njegov sadraj, porijeklo i stanje. Osim uvidom u samo gradivo, treba prouiti popise, primopredajne zapisnike i drugu dokumentaciju koja sadri informacije o gradivu. Trei izvor iz kojega se crpe spoznaje su dokumenti
koji opisuju djelatnost stvaratelja i nain njegova postupanja s gradivom.
Treba vidjeti i odakle potjee gradivo koje se sreuje, koliko ga ima, je
li cjelovito, kakva je zateena struktura, kakve su oznake na gradivu, omotu,
kutijama, u popisu, na kojim je razinama sreeno - postoje li serije, kako su
organizirane, kako se pojedinani dokumenti redaju unutar pojedinih serija
itd. Cilj je toga posla to konkretnije utvrditi i opisati stanje gradiva, to e
olakati donoenje odluke o nainu i planu sreivanja.
Nadalje, potrebno je istraiti djelatnost i nain poslovanja stvaratelja
gradiva, kako bi se prikupili podaci za organizaciju i sreivanje gradiva u
fondu. Cilj je stvoriti provizornu strukturu (klasifikaciju) djelatnosti odnosno
poslovnih aktivnosti stvaratelja.

108

Analiza povijesti fonda potrebna je pak da bi se utvrdilo kako je gradivo

dolo u zateeno stanje odnosno kako je bilo izvorno organizirano. Utvruje
se uredsko poslovanje stvaratelja, ali ne tako da se samo utvrde propisi i
pravila kojima je bilo ureeno, nego stvarni sustav udruivanja i odlaganja
spisa (da li se dosljedno i uvijek primjenjivao, da li se mijenjao i sl.).
Kada se na taj nain prikupilo dovoljno podataka o djelatnosti stvaratelja, izvornom i zateenom stanju gradiva, treba definirati poeljnu strukturu
fonda. U idealnoj bi situaciji ona trebala odgovarati izvornoj organizaciji
gradiva, no to esto nee biti sluaj. Na viim razinama treba iskazati podruja djelatnosti stvaratelja, a na niim razinama navesti serije osnovnih jedinica udruivanja spisa ili pojedinanih dokumenata unutar odreene poslovne aktivnosti. Svakako, ne treba strukturu uiniti previe sloenom.
Bitno je da je u odabranoj strukturi djelatnost stvaratelja dobro predstavljena, da je struktura logina i pregledna, da korisnik kreui se po toj
strukturi razumije sadraj i da moe identificirati gradivo koje mu je zanimljivo.
Plan sreivanja treba izraditi u pisanom obliku. Tako e se lake organizirati posao na sreivanju, posebno ako je rije o veim i sloenijim fondovima na kojima radi vei broj djelatnika. Plan sreivanja mora sadravati i
opis zateenog stanja i povijest fonda, opis djelatnosti stvaratelja, opis
uredskog poslovanja stvaratelja (kako je udruivao i odlagao spise), kao i
strukturu fonda koja se eli postii.

Podaci kojima se iskazuje sreenost

Kada se iskazuje struktura fonda odnosno kada se prikazuje red koji je
uspostavljen u fondu, sluimo se jedinstvenom oznakom arhivske jedinice
odnosno podatkom koji e upuivati i na viu razinu kojoj svaka jedinica
pripada. To su signature - oznake koje su strukturirane tako da oznaavaju i
tu specifinu arhivsku jedinicu, ali i viu razinu kojoj pripada.
Struktura fonda esto se predstavlja i grafikom organizacijom opisa, iz
koje je vidljivo gdje koja jedinica pripada odnosno koji je njezin poloaj u
strukturi.
Najposlije, potrebno je iskazati i vezu izmeu arhivskih jedinica i pripadajuih fizikih jedinica koje su oblikovane tijekom fizikog sreivanja
gradiva.
Sve navedeno ini minimalan broj podataka kojima se iskazuje sreenost gradiva, no u pravilu se koristi i naziv jedinice (signatura korisniku nita
ne govori), podatak o vremenu nastanka te podatak o koliini.

109

Opis gradiva
Opis arhivskog gradiva ima nekoliko funkcija.
Identifikacija
Identifikacija je neophodna kako bi se svaku arhivsku jedinicu jednoznano identificiralo. Opa meunarodna norma za opis arhivskog gradiva ISAD(G) obvezuje na pet podataka u podruju identifikacije: identifikacijska
oznaka, naziv, vrijeme nastanka, razina opisa, koliina i nosa zapisa.
Postoji i poseban standard razvijen za izradu arhivistikih normiranih
zapisa koji opisuju pravne i fizike osobe te obitelji odnosno stvaratelje.
Rije je o Meunarodnoj normi arhivistikog normiranog zapisa za pravne i
fizike osobe te obitelji - ISAAR(CPF), koji kroz nekoliko obavijesnih podruja potanko opisuje stvaratelja: od naziva te mjesta i vremena djelovanja,
nadlenosti i funkcija koje obnaa, njegova administrativnog ustroja dalje.
Predstavljanje
Jedinica treba biti opisana tako, da korisnik iz opisa moe pouzdano zakljuiti to ona jest i to moe oekivati da e u gradivu te jedinice pronai.
Ako je korisniku i bez uvida u samo gradivo iz opisa jasno koje se vrste dokumenata nalaze u opisanoj jedinici, kakve informacije sadravaju i koja je
koliina gradiva, moe se rei da je opis zadovoljavajui. Opisom se predstavljaju sadraj, kontekst, oblik, opseg, fizika svojstva i povijest jedinice.
Svrha mu je predstavljanje jedinice bez uvida u samo gradivo. Ne treba teiti
tomu da se dade potpun i detaljan prikaz, jer svrha opisa i obavijesnih pomagala nije u tome da zamijene gradivo ili da ga analiziraju, nego da korisniku
omogue da arhivsku jedinicu pronae i razumije to je njezin sadraj. Korisnika ne treba zamarati preopirnim opisom odnosno traiti od njega da predugo iitava obavijesno pomagalo.
Pronalaenje
Osnovna je svrha opisa i obavijesnoga pomagala da omogui pronalaenje jedinice gradiva koja korisniku treba. Opis za koji korisniku treba pomo arhivista da ga razumije, nije dobar. Treba imati na umu da korisnik
esto na poetku istraivanja i nema jasno preciziran zahtjev koji e ga odmah dovesti do traene jedinice gradiva, ve kroz pregled pomagala postupno precizira svoj upit.
Kod pretraivanja i pronalaenja jedinica gradiva koriste se kljune rijei, pojmovi iz indeksa, kretanje po strukturi gradiva, upuivanje na jedinice
gradiva koje su u odreenoj vezi.

110

Upravljanje
Podaci o dostupnosti, nainu koritenja, smjetaju i fizikom stanju jedinica gradiva prvenstveno slue osoblju arhiva odnosno pismohrane, koje
rukuje gradivom. Takve podatke nije nuno uiniti dostupnima korisniku, tj.
prikazivati ih u obavijesnom pomagalu. Na alost, mnogi sumarni inventari
u arhivima po sadraju i strukturi vie odgovaraju toj funkciji, negoli potrebama korisnika u pretraivanju gradiva.

Obavijesna pomagala
Obavijesna pomagala nastaju kao rezultat sreivanja i opisa arhivskog
gradiva i omoguuju njegovo koritenje. Ovisno o dubini opisa (do koje se
razine u opisu spustio), intenzitetu i namjeni opisa, u uobiajenoj arhivistikoj terminologiji razlikuju se:
Pregled arhivskih fondova i zbirki sadrava ope podatke o svim arhivskim fondovima i zbirkama jedne zemlje.
Arhivski vodi je opis svih fondova i zbirki jednog arhiva. U uvodnome
dijelu sadri i historijat arhiva, podatke o koritenju gradiva i bibliografiju.
Tematski arhivski vodi je popis arhivskih jedinica nekog gradiva znaajnog
za odreenu temu, neko podruje ili vremensko razdoblje.
Arhivski inventar/naastar je opis arhivskih jedinica jednog fonda ili
zbirke koji omoguuje pretraivanje, pronalaenje i razumijevanje sadraja i
konteksta arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaenje pripadajuih tehnikih jedinica. Moe biti sumarni ili analitiki.
Regesta opisuje pojedinani dokument s naznakom vremena i mjesta
nastanka, sadraja te vanjskih karakteristika dokumenta.
Arhivski popis, bez obzira na razinu opisa, obvezno sadrava signaturu,
naziv odnosno sadraj, vrijeme nastanka i koliinu popisne jedinice (u pismohranama najee sumarni popis).

111

VREDNOVANJE GRADIVA
1. Pojam vrednovanja
Pod pojmom vrednovanja gradiva podrazumijevamo cjelokupni proces
utvrivanja te odabiranja onih zapisa koji imaju trajnu vrijednost1 odnosno
zapisa koji su odraz vremena u kojem su nastali i koji najbolje o tom vremenu svjedoe. To moe biti vrijednost prije svega u smislu svjedoenja o
pojedinim drutvenim funkcijama, ali i pojedinanim institucijama, pokretima, dogaajima i linostima, potom vrijednosti s gledita povijesnih, ali i
drugih znanstvenih istraivanja, a moe se raditi i o vrijednost gradiva u
smislu osiguravanja prava pojedinaca, raznih drutvenih skupina ili same
drave. Jednako tako, rije moe biti i openito o vrijednosti gradiva unutar
cjeline kulturne batine nekoga naroda i/ili geopolitikoga podruja.

2. Svrha vrednovanja
Iako se danas vrednovanje u strunoj literaturi najee tumai kao jedan od najznaajnijih arhivistikih postupaka, kao takvo se ne javlja od poetaka pojave arhivistike kao struke, pa ak ni kasnije u vrijeme kad se ona
ve konstituirala kao znanost. Ono se poetno javlja kao nuan proces zbog
posve pragmatinog razloga: masovne produkcije gradiva, napose zapisa
tiskanih na papiru, to vremenski smjetamo otprilike na prijelaz 19. u 20.
stoljee. To je vrijeme kad se unutar struke javlja teza uvajui sve, ne
uvamo nita, budui je postalo jasno da se cjelokupno gradivo niti moe,
niti ga je potrebno trajno pohranjivati. To nisu dozvoljavali ni prostorni ni
struni (kadrovski) kapaciteti arhiva kao ustanova, a osim tih materijalnih
razloga, postalo je razvidno da svo gradivo ionako nema vrijednost za trajno
uvanje. Stoga postepeno dolazi do osmiljavanja metoda i postupaka koji e
omoguiti da se od cjelokupnoga gradiva odabere ono to e se u za to specijaliziranim ustanovama - arhivima, trajno uvati.
1

Trajna vrijednost je pojam koji se unutar arhivske zajednice (napose u anglosaksonskoj

tradiciji) sve ee zamjenjuje izrazom permanentna vrijednost, koji ima tonije odnosno
preciznije znaenje. Naime, i kad gradivo dospije u arhiv - namijenjeno dakle trajnoj pohrani - ipak je povremeno podlono revalorizaciji. Mogue je, dakle, gradivo i prevrednovati i ukoliko test vremena pokae kako ipak nije rije o gradivu koje bi bilo trajnoga roka
uvanja, gradivo se izluuje. Trajno je dakle jedna konana odrednica, dok izraz permanentan rok doputa veu slobodu u tumaenju konane sudbine zapisa, a opet je u svakom
sluaju rije o uvanju na neki vrlo dugi rok.

113

Ovdje je zanimljivo navesti i razliite procjene arhivistikih strunjaka

raznih tradicija, koje pokazuju razliite stavove: od procjene da od cjelokupne produkcije gradiva trajno valja sauvati svega 1-5% (to je, primjerice, zakljuak australske arhivistice Barbare Reed2, a ujedno i stav veine
pripadnika australske arhivistike zajednice), pa do neto viih postotaka
koji dosiu vrijednosti 5-8% (procjena arhivista kanadskog dravnog arhiva). Ukoliko u sustavu pohrane postoji institucija tzv. meuarhiva3, u njega
bi za uvanje na dulje vremensko razdoblje ulo oko 50-60% gradiva.

3. Vrednovanje u prolosti
Razlog kasnoj uspostavi sustavne teorije, metodologije, pa ponegdje i
samog principa operativnog postupka, nalazimo dijelom i u injenici to su
se arhivisti dugo opirali postupku vrednovanja ve u konceptualnome smislu, zauzimajui stajalite da im je kao struci jedina dunost primjereno skrbiti o gradivu koje je preuzeto u arhiv. U tom smislu ni upliv arhivista u
odabir onoga to e se pohraniti, kao ni u stanje gradiva prije toga, nije potreban. Ipak, rije je zapravo o odbijanju odgovornosti za osobito vaan postupak koji odreuje to e od gradiva ostati sauvano za budunost. Ta se
odgovornost u mnogim sredinama nastojala (a ponegdje se nastoji jo i danas) ostaviti samim stvarateljima gradiva.
Povijesno promatrano, prvo razdoblje uvanja gradiva jo od razdoblja
staroga vijeka, nazivamo trezorskim ili kustodijalnim razdobljem. Pojam
uvanja gradiva tada je znaio uvanje pojedinanih dokumenata koji su u
sebi sadravali neka posebna prava (sporazumi, povlastice, politika vlast i
uprava, vlasnitvo i sl.). Takav je pristup rezultirao time da je do dananjega
vremena sauvano vrlo vrijedno gradivo, ali identinog karaktera, dok se
mnotvo drugovrsnoga gradiva nije sauvalo (gradivo vano za ekonomsku
povijest, zatim ono koje bi svjedoilo o svakodnevnome ivotu, kulturnoj
povijesti i sl.).
Meutim, arhivistima je vano znanje o ukupnome gradivu koje je nastajalo, bez obzira na sauvanost, jer bez tih podataka nema vjerodostojne
rekonstrukcije onoga to je bilo. Naravno, ponekad je gradivo sauvano iskljuivo zahvaljujui sluajnosti, no to je situacija koju bi upravo ureenim
postupcima valjalo izbjei.
2
3

Reed, B., Keeping Archives, Melbourne 1993.

U pojedinim zemljama to su ustanove koje pohranjuju registraturno gradivo duljih rokova
uvanja, u kojima se uvaju poluaktivni spisi. U hrvatskom sluaju to su zapravo pismohrane samih stvaratelja, budui aktualni arhivski zakon propisuje predaju gradiva nadlenim dravnim arhivima tek po isteku 30 godina od nastanka.

114

Od poetka razvoja uredskoga sustava u operativnom politikom ivotu

Europe, otprilike od sredine 16. stoljea, zapoinje tzv. razdoblje upravnoga
uvanja - vrijeme u kojem kancelarije pojedinih vladara bilo koje razine
(moemo ih nazvati stvarateljima u dananjemu smislu) apsolutno upravljaju
gradivom u svakom smislu i same odluuju hoe li i to e predavati arhivu.
Praktiki, taj period u kojem stvaratelji sami odreuju to e zavritii u arhivu
odnosno, to e ostati za trajno uvanje, traje sve do 19. st., pa je razumljivo da
je naglasak bio na onim zapisima koji imaju dokaznu snagu u ouvanju prava
drave i pojedinaca. Naravno, tadanjih povlatenih pojedinaca.
Nakon Francuske revolucije dolazi do dubokih drutvenih promjena,
posljedice kojih su i prve zakonske odredbe na dravnoj razini o uvanju
cjelokupnog gradiva pojedinih vladarskih kancelarija odnosno gradiva dravnih ustanova u arhivima.4 Time se eljela postii demokratizacija prava
pojedinaca (ne vie samo povlatenih, ve svih), a ve spomenutim rastom
koliine dokumentacije na prijelazu 19. u 20. st. zapoinju razmiljanja o
vrednovanju gradiva kao objektivnoj osnovi za odabir gradiva koje e se
uvati u arhivima.
Ve iz navedenoga moemo zakljuiti da vrednovanje u praksi rezultira
konkretnim postupkom odabiranja gradiva za trajno uvanje odnosno, postupkom izluivanja gradiva koje e u konanici biti uniteno.
Razliite teorije vrednovanja zapravo su se posljedino logiki razvile
iz razliitih pogleda prema pitanju vritelja vrednovanja odnosno subjekta
vrednovanja, pri emu su se iskristalizirala tri dominantna stajalita5:
a) Stvaratelji (uprava) odreuju to e se uvati
- od arhivista se oekuje iskljuivo uloga uvara gradiva
- naglasak je na primarnoj vrijednosti gradiva
- karakteristino za anglosaksonsku arhivsku teoriju i praksu
b) Arhivisti utvruju vrijednost zapisa nastalih radom nekog stvaratelja
4

Nacionalni arhivi kao samostalne institucije u modernom smislu javljaju se upravo nakon
Francuske revolucije, kada je 1790. dekretom objavljeno osnivanje sredinjeg nacionalnog
arhiva (zakon je donesen 1794), no veina ostalih arhivskih nacionalnih kua osnovana je
tek u prvoj polovici 20. stoljea. Meu prvima sljedeima osnovan je 1919. godine u Potsdamu njemaki Reichsarchiv, kao sredinji dravni arhiv koji je uvao cjelokupnu dokumentaciju dravne provenijencije od 1867. godine; zatim austrijski arhivi Haus-, Hof- und
Staatsarchiv te Archiv der Republik, ujedinjeni u jedan zajedniki Austrijski dravni arhiv
tek nakon Drugog svjetskog rata 1945. godine; u Velikoj Britaniji je 1838. godine osnovan
Public Record Office, no tek od 1959. godine on prerasta u suvremenu arhivsku instituciju,
a 2003. godine ujedinjuju se Public Record Office i Historical Manuscripts Commission u
Britanski nacionalni arhiv.
Kolanovi, Josip, Vrednovanje arhivskoga gradiva u teoriji i praksi, Arhivski vjesnik (Zagreb), 38/1995, str. 11.

115

- pretpostavlja se aktivna uloga arhivista

- polazi se prvenstveno od sekundarne vrijednosti gradiva
- tipian za germansku arhivsku teoriju i praksu
c) Suradnja uprave i arhivista - jednakomjerni utjecaj stvaratelja i
arhivista
- razliiti modeli suradnje
a) Prvi pristup karakteristian je za englesku, tonije anglosaksonsku
arhivsku teoriju i praksu. Teorijske je zasade vrednovanju takvoga tipa prvi
dao sir Hillary Jenkinson u svom radu "Prirunik arhivske uprave", pri emu
mu je osnovno polazite da stvaratelj sam obavlja odabir gradiva koje e se
trajno uvati, dok je arhivist samo uvar gradiva. Sukladno tome, arhivist je
samo spona izmeu arhivskoga gradiva i istraivaa.
b) Za razliku od takvih gledita, njemaka praksa prednost daje ulozi
arhivista, to je dijelom rezultat tradicije i povijesnog razvoja. U tom je smislu povijesno znaajan primjer Prusija u kojoj ve od 1833. pojedina dravna
ministarstva sastavljaju svoje popise gradiva s rokovima uvanja, a 1858.
carskim je dekretom nareeno da sva tijela dravne uprave o izluivanju
moraju obavjetavati arhivsku upravu.
Izrazita uloga arhivske struke te u jednakoj mjeri arhivske slube unutar
dravne uprave njemakih zemalja, na tom je podruju rezultirala i brojnim
teorijskim djelima i raspravama.
Tako 1926. Otto Mller razvija teoriju vrednovanja koja polazi od primarne nadlenosti upravnih tijela te u tom smislu razlikuje tri razine nadlenosti: sredinja tijela uprave, upravna meutijela, te lokalna samouprava,
dodjeljujui konzekventno i njihovu gradivu odgovarajuu vrijednost.
Godine 1937. na dravnoj je razini Njemakoga carstva donijet propis
da se izluivanje kod javnih tijela obavezno provodi svakih 5 godina, ali
takoer da konanu odluku o sadraju izluivanja donose arhivisti.
Temelj za konano odluivanje o gradivu koje se izluuje bili su kriteriji koje je postavio Otto Meisner, a to su:
starost gradiva
sadraj gradiva
hijerarhijski poloaj tijela koje je gradivo proizvelo (stvaratelja gradiva).
Arhivist Hans Booms uvodi pak novinu, traei da se u raspravu o vrijednosti zapisa uvedu i predstavnici raznih drugih podruja drutvenoga ivota (uprava, znanost, kultura, gospodarstvo) kako bi dali svoje miljenje o
gradivu. Time se na neki nain ve u prvoj polovici 20. st. u raspravu o vre116

dnovanju gradiva uvodi interdisciplinarnost. Bitna Boomsova reenica,

koja je postala svojevrsnim postulatom vrednovanja novijeg doba, glasi: "S
minimumom dokumenata osigurati maksimum dokumentarnosti".
c) Trei pristup problematici subjekta vrednovanja temelji se na suradnji arhivista i uprave. Ovaj je pristup zapravo rezultat suvremenog stajalita
glede upravljanja arhivskim zapisima uope. Navedena suradnja moe imati
najraznovrsnije formalne oblike. Primjerice, u dravnim arhivima u Hrvatskoj rije je o posebnim ustrojbenim jedinicama koje obavljaju nadzor nad
stvarateljima/imateljima gradiva, ali uz zakonski definiranu obvezu i savjetodavne djelatnosti, to je nemogue bez uspostave tjenje suradnje.
U Francuskoj je suradnja ureena kroz tzv. misije arhivista - ekipe odnosno cijele odjele koji su pod nadzorom Uprave za arhive odnosno strune
osobe koja je formalno zaposlenik Uprave za arhive. Misije vode brigu o
cjelokupnom postupanju i upravljanju dokumentacijom odreenog stvaratelja/imatelja, procjenjujui izmeu ostalog i vrijednost njegova gradiva.
U nekim se pak zemljama suradnja ostvaruje u vidu integriranog obrazovnoga sustava koji koluje budue strunjake: jednako arhiviste kao i
osobe odgovorne za upravljanje dokumentacijom kod pojedinanih stvaratelja/imatelja. Takav je sluaj, primjerice, u Kanadi, a dijelom i u Italiji te New
South Walesu u Australiji. To je moda i najprimjereniji pristup, jer u eksploziji koliina dokumentacije, ali takoer i zbog svojstava elektronikih
medija koji sve vie postaju nositeljima poslovanja, nemogue je odrati
potpuni nadzor ukoliko odnos prema zapisu ne zapone ve u fazi njegova
nastanka.
Ako teoriju suradnje postavimo na iroke osnove, u nju moemo svrstati
i razmatranja i teoretske postavke amerikog arhivista T.R. Schellenberga,
koji se u arhivistikim krugovima druge polovice 20. st. smatrao "ocem teorije vrednovanja". Schellenberg sa svojim djelom Vrednovanje suvremenih
javnih spisa iz 1956. godine, uvodi novinu koju u svome radu elaborira kao
pojmove:
primarna vrijednost zapisa
sekundarna vrijednost zapisa.
Primarna vrijednost zapisa jest ona vrijednost koju zapis ima za ustanovu ijim je radom nastao.
Sekundarna vrijednost zapisa jest ona koju ovaj ima kao povijesni izvor, tj. izvor za razna znanstvena, ali i publicistika, popularna, osobna i
druga istraivanja, kao i za ostvarenje nekih osobnih prava pravnih ili privatnih osoba.
117

Prema tome, Schellenberg svoju teoriju izvodi iz dihotomnog shvaanja

ivota dokumenta, a engleski jezik upravo u tom smislu za zapise ima dva
razliita jezina pojma, ovisno o njihovu statusu: records - zapisi/dokumenti
koji nastaju, zaprimaju se ili kreiraju te koriste kod stvaratelja (aktivni zapisi) i archives - zapisi trajnoga znaaja koji su zavrili u arhivu (pasivni
zapisi).
Daljnja specifikacija koju uvodi Schellenberg jest posljedica gledita da
zapis ima vrijednost "sam po sebi" te upravo po toj njegovoj unutarnjoj vrijednosti razlikujemo:
evidencijsku vrijednost (zapisa)
informacijsku vrijednost.
Evidencijsku vrijednost ine one obavijesti koje zapis sadrava, a koje
omoguavaju pouzdan, cjelovit i autentian uvid u nain odvijanja djelatnosti tijekom koje je gradivo nastalo u jasnom i preglednom obliku. Najee su to implicitne obavijesti koje zapis sadrava o svome stvaratelju, npr. o
povijesti institucije, njenom ustroju, njenoj djelatnosti i sl. te nekom konkretnom poslovnom procesu. Evidencijska vrijednost zapisa ne iitava se
eksplicitno, ve najee iz formalnih karakteristika zapisa (zaglavlje, potpis,
peat, kontrolni paraf, signatura, navodi o prilozima, otpravcima i dr.).
Informacijsku vrijednost ine eksplicitne obavijesti koje zapis sadri
o osobama, mjestima, dogaajima, predmetima, drutvenim prilikama, pokretima.
S obzirom na veliku koliinu gradiva koje nastaje, danas zapravo govorimo o ekologiji ne samo gradiva, ve uope informacija kao takvih. Stoga je
pitanje to od cjelokupne dokumentacije nekog stvaratelja preuzeti u arhiv,
tj. trajno sauvati, jo znaajnije. U tom smislu se i Meunarodno arhivsko
vijee6 ve dulje vrijeme intenzivno bavi ovim segmentom arhivske problematike, pa je tako ustanovljen i poseban Odbor za vrednovanje, koji je izdao
nekoliko dokumenata u cilju ustanovljavanja bolje teoretske podloge, kao
pomoi za praktino djelovanje. Neki od tih tekstova su Vrednovanje i odabiranje zapisa: Meunarodni pregled stanja, nastao 20037, potom Odluke
nastale kao rezultat sastanka istoga Odbora za vrijeme odravanja 14. meunarodnog arhivistikog kongresa u Beu 20048, a kao operativno najpraktiniji rad s toga polja smatra se Mannual on Appraisal9, jo uvijek u formi
nacrta, kojega su sastavili vrsni teoretiari, ali i praktini strunjaci, redom
lanovi spomenutog Odbora.
6
7
8
9

International coouncil on archives - ICA (v. www.ica.org).

http://www.ica.org/en/node/639.
http://www.ica.org/sites/default/files/CAPviennaDecisionsENG_2.pdf
http://www.ica.org/en/node/30417

118

4. Predmet vrednovanja
Cilj je svakog arhivistikog vrednovanja prema ranije navedenom naelu "s minimumom dokumenata osigurati maksimum dokumentarnosti",
stoga da bismo taj cilj dosegli, postupak vrednovanja provodimo s obzirom
na predmet, tj. objekt na kojega je vrednovanje usmjereno, na dvije razine:
vrednovanje stvaratelja gradiva
vrednovanje gradiva.
a) Vrednovanje stvaratelja gradiva
Dva su osnovna kriterija na koja prilikom vrednovanja stvaratelja valja
obratiti panju:
1. Akvizicijska politika arhiva - najjednostavnije reeno, ta politika
uglavnom odgovara na izazov stalnog dopunjavanja fondova koji se ve
nalaze u arhivu, kako bi se postigao njihov kontinuitet i cjelovitost. Prioritet
meu njima odreuje se pak kategorizacijom samih stvaratelja gradiva.
Zato je tome tako?
injenica jest da arhivisti kontinuiranim radom i djelovanjem kroz generacije ve prepoznaju stvaratelje odnosno ustrojbenu razinu one funkcije u
drutvu koji/a potencijalno proizvode najznaajnije gradivo te ih svrstavaju u
prvu ili drugu kategoriju stvaratelja10.
2. Hijerarhijski poloaj, ustrojbena struktura i funkcijska analiza
stvaratelja gradiva - ovaj kriterij znai da je potrebno obaviti ralambu
funkcija djelatnosti i nadlenosti stvaratelja, kao i njegovih hijerarhijskih
veza s nadreenim ili podreenim tijelima/pravnim subjektima (vertikalne
veze), ali i s drugim tijelima i ustanovama jednake razine (horizontalne
10

Pravilnik o vrednovanju, te postupku odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva (NN

90/02), definira u l. 5, st. 2 stvaratelje prve kategorije kao "nadlene za utvrivanje politike, ciljeva i naina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji ije gradivo prua uvid u
nain, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti. Imaju visok ili
nadreen poloaj na podruju svoje nadlenosti. Donose ili provode strategije razvoja gospodarskih, drutvenih i kulturnih djelatnosti te imaju veliki utjecaj na drutvena zbivanja
na podruju svoje nadlenosti." Druga se kategorija definira kao "stvaratelji koji su na podruju odreene djelatnosti nadleni za provoenje utvrene politike i obavljanje tekuih i
operativnih poslova, a iji nain i opseg djelovanja nisu dostatno dokumentirani gradivom
stvaratelja prve kategorije. To su ustanove manjeg opsega ili nieg ranga, ogranienijeg podruja i funkcionalnog opsega od onih u prvoj kategoriji, ali reprezentativne za pojedina
vana podruja gospodarskoga, drutvenog i kulturnog ivota. U drugoj kategoriji su i stvaratelji ije gradivo se uva po naelu reprezentativnog uzorka za stvaratelje jednakoga djelokruga. Izbor se obavlja po naelu podjednake zastupljenosti stvaratelja javnoga gradiva
razliitih sredina i krajeva."

119

veze), to e nas konano dovesti do odreivanja stupnja znaenja gradiva

koje pri nekom stvaratelju nastaje.
Zbog ega je kategorizacija vana i je li uope vana za stvaratelje?
Formalno i donekle povrno promatrano moe se odgovoriti negativno, budui da Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ne poznaje izuzee od odredbi Zakona. No, rjeenjima koja propisuje Pravilnik o vrednovanju, te postupku odabiranja i izluivanja gradiva11 u prvostupanjskom upravnom postupku o svrstavanju stvaratelja u odreenu kategoriju, dodatno se naglaava
obveza stvaratelja/imatelja prema gradivu koje posjeduju, a ujedno ih se i
dodatno senzibilizira za vrijednosti koje stvaraju, posjeduju i njima rukuju.
Kategorizacijom se ostvaruje prethodni izbor fondova za budue vrednovanje gradiva, jer se gradivo I. i II. kategorije stvaratelja obavezno po
slubenoj dunosti preuzima u arhivske ustanove.
b) Vrednovanje gradiva
Kad govorimo o vrednovanju gradiva - kao to je rezultat vrednovanja
stvaratelja gradiva njihova kategorizacija, tako e rezultat vrednovanja gradiva biti popisi vrsta gradiva (zapisa) s rokovima uvanja.
Vrednovanje stvaratelja - rezultat: kategorizacija stvaratelja
Vrednovanje gradiva - rezultat: popis gradiva s rokovima uvanja.
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja definira tri
vrste ovih popisa:
a) opi popis - popis s rokovima uvanja onih vrsta zapisa koji svjedoe
o administrativnim poslovima svakoga stvaratelja; rije je o podrujima koja
dokumentiraju procese potpore poslovanju, kao to su organizacijska funkcija, normativno podruje, rad i radni odnosi, financije, imovina, oprema,
sigurnosni poslovi i sl.;
b) granski popis - popis dokumentacije s rokovima uvanja specifine
za neko podruje djelatnosti (bankarstvo, pravosue, znanost, obrazovanje predkolsko, kolsko, fakultetsko, zdravstvo), ali se radi samo o zapisima
specifinima za pojedinu konkretnu djelatnost;
c) poseban popis gradiva s rokovima uvanja - popis to ga pojedinano
donosi svaki pravni subjekt/stvaratelj/imatelj gradiva, a obuhvaa sve vrste
gradiva koje pohranjuje/posjeduje (vlastitim stvaranjem ili zaprimanjem);
poseban se popis treba temeljiti i obuhvaati takoer stavke opega i granskoga popisa koje stvaratelj posjeduje.

11

l. 6, st. 1 navedenog Pravilnika (NN 90/2002).

120

Sve tri vrste popisa mogu po svom karakteru biti:

a) pozitivne - one koje utvruju samo trajno gradivo;
b) negativne - one koje utvruju samo gradivo namijenjeno izluivanju
te mu dodjeljuju neki rok;
c) mjeovite - koje utvruju i trajno i gradivo ogranienih rokova uvanja.

5. Izrada i primjena popisa gradiva s rokovima uvanja

a) Metodoloki pristup
Opeprihvaeno naelo u suvremenome postupanju s dokumentacijom
govori da je gradivo nemogue vrednovati dokument po dokument, to je u
povijesti arhivske struke bila poetna metoda odabiranja i izluivanja, ve se
vrednovanje provodi na razini odreene skupine. Nekad je vrednovanje
mogue provesti na dosta visokoj razini, nekad na nioj, ali pojedinanog
vrednovanja uglavnom nema, osim u iznimnim sluajevima i gotovo iskljuivo u arhivskim ustanovama. To znai da se vrijednost, dakle procjena duljine roka uvanja, ne pridaje pojedinanom zapisu, ve nekoj uoj ili iroj
skupini dokumentacije. Primjerice, seriji zapisnika strunih tijela i tijela upravljanja, godinjim planovima rada, godinjim izvjeima, personalnim
dosjeima, predmetima katastarske izmjere, dodjelama graevinskih dozvola,
zbirci graevinskih nacrta.
Kad bi postojei propisani klasifikacijski sustav12 bio primjereniji potrebama drutvenog i upravnog sustava, poseban bi se popis s rokovima uvanja sastavljao upravo na toj osnovi - temeljem rastueg broja klasifikacijske
oznake13 i njenih dosjea, jer upravo bi oni trebali definirati takve izdvojene
dokumentacijske segmente, tj. najnie mogue jedinice kojima bi se dodao
broj godina potrebnoga uvanja. U tom su smjeru ila i razmiljanja zakonodavca prilikom izrade Pravilnika o vrednovanju, te postupku odabiranja i
izluivanja, no praksa je pokazala da se ve prilikom sastavljanja godinjih
klasifikacijskih planova pojedinih pravnih subjekata klasificiranje kod stvaratelja provodi na vrlo niskoj strunoj razini, a napose je postupak klasificiranja subjektivan prilikom dodjeljivanja pojedinane klasifikacijske oznake.
Stoga struni djelatnici Hrvatskog dravnog arhiva predlau nain izrade
12

U Republici Hrvatskoj na snazi su jo uvijek propisi iz prethodnoga drutveno-politikoga

sustava, te je ve samim time njihova primjena dvojbena. Rije je o sljedeim propisima:
Uredba o uredskom poslovanju (NN 38 /87, 42/88); podzakonski akti: Uputstvo za izvrenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 49/87, 38/88) te Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim i brojanim oznakama stvaraoca i primalaca akata (NN 38/88). Sama Uredba i
postupci koje ona definira manje je upitna od generalnoga klasifikacijeskoga plana, koji ne
odgovara niti konceptom, niti ju je vie mogue sadrajno primjenjivati bez veih zahvata.
13
l. 7, st. 2 Pravilnika o vrednovanju te posatupku odabiranja i izluivanja.

121

popisa tek nakon promiljanja ili potrebne ralambe i ocjenjivanja stanja u

svakom pojedinom sluaju, tj. kod svakog pojedinoga stvaratelja.
U posljednje vrijeme, kako bi se izbjegle kobne pogreke koje tako
mogu nastati, Hrvatski dravni arhiv uglavnom trai od stvaratelja pod svojim nadzorom izradu popisa prema razraenim poslovnim podrujima (funkcijama), u kojima e podgrupe opet biti razliiti postupci nekog poslovnog
podruja (zadae), a unutar njih bit e definirane pojedinane akcije (transakcije) koje se tiu neke grupe poslova.
Mogui primjer razrade administrativnih podruja te pojedinih vrsta poslova unutar njih, moe izgledati na nain prikazan u sljedeoj shemi:
ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE
- osnivanje, djelatnost i prestanak s radom
- organizacija
- upravljanje
- nadzor nad poslovanjem
- poslovna suradnja
- planovi i programi
- izvrenje i izvjeivanje
- struna tijela
OPI I PRAVNI POSLOVI
- propisi i normativni akti
- zahtjevi, predstavke i pritube
- informiranje i odnosi s javnou
- nagrade, priznanja i darovi
- struni i znanstveni skupovi
- igovi i potpisi
- izumi i autorska prava
- sigurnost i zatita
- komunikacijski sustav
- prijevoz, putovanja
INFORMACIJSKE SLUBE I DOKUMENTACIJA
- dostupnost i koritenje podataka
- propisi i normativni akti
- informacijska i komunikacijska tehnologija
- uredsko poslovanje
- dokumentacijska sluba
- knjige i publikacije

122

NEKRETNINE, POSTROJENJA I OPREMA

- identificiranje resursa
- zemljite
- zgrade
- stambeni objekti
- postrojenja i oprema
- infrastruktura i opskrba
- zalihe, sitni inventar i potroni materijal
FINANCIJSKO POSLOVANJE I RAUNOVODSTVO
- planiranje
- financijska izvjea i statistika
- raunovodstvo i knjigovodstvo
- platni promet i novano poslovanje
- kreditna dokumentacija
- financijska inspekcija
LJUDSKI RESURSI
- planiranje
- rad i radni odnosi
- zdravstveno i mirovinsko osiguranje
- zatita na radu
- struno obrazovanje
- disciplinska i materijalna odgovornost
Unutar svake vrste postupaka potrebno je razraditi i pojedine akcije koje
odreeno postupanje prate, primjerice:
ORGANIZACIJA I UPRAVLJANJE
- osnivanje, djelatnost i prestanak s radom
openito
politika i postupci
rjeenja i odluke
predmetni spisi
- organizacija
openito
politika i postupci
rjeenja i odluke
predmetni spisi
Naravno da unutar pojedine vrste postupaka nije nuno razraditi dokumentaciju upravo na nain predstavljen u gornjoj shemi, ve dokumentacija
mora biti strukturirana na onaj nain kako se i producira, bolje rei na onaj
123

nain kako bi se unutar pojedinih funkcija pravnoga subjekta, tj. unutar pojedinanih zadataka odreene funkcije, trebala producirati. Kreiranje dokumentarnog sustava svakako se preporua im su poznati poslovi u nekoj
propisanoj nadlenosti te nain njihova ostvarivanja.
b) Kriteriji
Pri izradi posebnih popisa, prije dodjele roka uvanja, tj. odluivanja o
konanom zbivanju sa zapisom, valja se rukovoditi sljedeim kriterijima
odnosno, valja provesti sljedee prethodne korake:
Funkcijska analiza stvaratelja - odreivanje znaenja svake funkcije
koja se odvija kod stvaratelja, ime dolazimo do obrisa znaenja
gradiva; ta e analiza odraziti zapravo najvie evidencijsku, ali donekle i informacijsku vrijednost gradiva.
Utvrivanje ve postojeih rokova temeljem drugih pravnih propisa.
Utvrivanje potrebe za gradivom u poslovanju stvaratelja, a takoer
i potrebe za gradivom u postupcima nadzora nad stvarateljevim poslovanjem.
Osiguranje zatite prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se
gradivo odnosi.
Utvrivanje evidencijske vrijednosti gradiva - koliko jasno, pregledno i cjelovito svjedoi o radu stvaratelja (drugim rijeima, da li je
gradivo reprezentativno za stvaratelja).
Provoenje sadrajne ralambe gradiva (dokumentacije) - ime se u
potpunosti utvruje informacijska vrijednost dokumentacije.
Provoenje analize konteksta gradiva - koliko je gradivo vertikalno
ili horizontalno povezano s drugim zapisima istoga stvaratelja, koliko je po tome unikatno, a koliko do odreene mjere duplicirano
odnosno sadrano u nekoj vioj evidenciji, izvjeu. Isto to treba
utvrditi i u odnosu na druge stvaratelje (nadreena ili podreena tijela, srodna tijela iste razine i sl.).
Ralamba upotrebljivosti i dostupnosti zapisa - otprilike utvrditi
ima li potencijalnih korisnika za to gradivo i tko su oni, nosi li ono
rezervatnu oznaku (pov., strogo pov., tajno), pa stoga nee moi biti
skoro koriteno, a troak smjetaja, obrade i zatite mora se snositi.
Odreivanje dostupnosti i mogunost koritenja vano je posebno
kod gradiva na nekonvencionalnim nosaima.
Provoenje ralambe stupnja sauvanosti gradiva.
Utvrivanje postojanja posebnog interesa javnosti za uvid u podatke
koje gradivo sadri.
Utvrivanje znaenja gradiva za kulturu, povijest ili druge znanosti dakle, utvrivanje vrijednosti gradiva kao kulturnoga dobra.
124

Utvrivanje posebne vrijednosti gradiva - npr. umjetnike, biografsko-faktografske; zatim potencijalne atraktivnosti gradiva za izlobene aktivnosti i dr.

6. Svrha, oblik i sadraj popisa s rokovima uvanja

Sve navedeno u prethodnom poglavlju zapravo su teoretske postavke
koje odreuju praktian postupak, a to je dodjela roka uvanja svakom pojedinom zapisu14, kojega mora nainiti svaki stvaratelj za zapise koji nastaju u
obavljanju njegovih svakodnevnih radnih postupaka. Konani produkt, tj.
tako izraen popis, zovemo Poseban popis gradiva s rokovima uvanja, a
izrauje ga (i odnosi se na) svaki pojedinani pravni subjekt. O vanosti toga
posla poneto nam govori i injenica da posebne popise u pojedinim zemljama odobravaju iskljuivo resorni ministri.
Svrha
Dobro nainjeni popisi predstavljaju temelj za politiku rada sa spisima,
jer omoguuju da se definira i racionalizira rad na uvanju i upravljanju dokumentacijskom masom. Vano je naglasiti da taj popis ne slui samo za
postupak izluivanja gradiva, ve predstavlja i odreeno mjerilo za administrativno, zakonsko i povijesno vrednovanje spisa, pa osim za izluivanje
slui i za ukupno bolje stanje zatite i smanjenje trokova pohrane gradiva,
poveanje administrativne djelotvornosti ustanove, i dr.
Oblik
Kao to je ranije navedeno, oblik posebnog popisa takav je, da slijedi
(ili bi trebao slijediti) osnovna poslovna podruja stvaratelja - moemo ih
nazvati i funkcijama - unutar kojih se definiraju pojedine zadae (npr. openito, politika i postupci, normativni akti, predmetno gradivo odreenoga
postupka, rjeenja i odobrenja), a na jo nioj razini popis mora zahvatiti
pojedine konkretne poslovne transakcije unutar neke zadae.

7. Postupak izrade i odobrenje

Izrada posebnih popisa s rokovima uvanja jo uvijek najee zapoinje na upit nadzorne slube nadlenog dravnog arhiva i tada se pristupa
14

Izraz "svakom pojedinom zapisu" je svojevrsna metafora, jer zapravo se na najnioj razini
radi o definiranju pojedinih poslovnih transakcija koje mogu sadravati vie tipova zapisa.
No, vano je da ti zapisi, iako ne zasebno identificirani i opisani, budu jednoznano prepoznati kao dio specifino definirane transakcije.

125

konkretnoj izradi. U nekim sluajevima novoosnovani stvaratelji javljaju se

sami neposredno nakon osnutka ili pak u trenutku potrebe za izmjenama i
dopunama pravilnika i/ili posebnoga popisa gradiva s rokovima uvanja.
Dosadanja je praksa pokazala da je najee poetan pristup pogrean,
jer se slijepo prepisuje obrazac tzv. opega popisa koji obuhvaa administrative funkcije, to jest one koje su zajednike svim stvarateljima i predstavljaju
zapise koji svjedoe potpori poslovanju. Taj obrazac koji krui meu stvarateljima/imateljima, prije svega je zastario (razraen je vie po principu
pojedinanih dokumenta negoli predmeta koji svjedoe o pojedinim transakcijama), a ujedno je razraen na nain da najire mogue predvia sve sluajeve unutar nekog administrativnog polja djelatnosti. No, posebni popis
nije dobro optereivati vrstama gradiva koje stvaratelj ne producira i ne susree u svom radu.
Kako olako stvaratelji pristupaju izradi posebnih popisa, najee se
vidi po tome to je popis administrativnih poslova znatno dulji i razraeniji
od popisa specifinoga gradiva odreenoga stvaratelja, kao da je svrha postojanja nekog pravnog subjekta u tome, da ima zaposlenike, neku imovinu,
opremu i da prima neku potu!
Stvaratelji sami najbolje poznaju podruje svoga rada, pa ga najlake
mogu iitati iz matinog zakona o svojoj djelatnosti, zakona o osnutku pojedinog tijela, pravilnika o unutarnjem ustrojstvu i nainu rada, pravilnika o
voenju dokumentacije u svojoj djelatnosti te iz drugih normativnih akata.
Za oekivati je stoga, da prijedlog koji doe od pojedinog tijela/ustanove,
upravo u specifinom dijelu bude najbolje i najpreciznije razraen.
Takoer valja nastojati da popis sadri i lokacijske (u smislu ustrojbene)
odrednice, tj. sva administrativna mjesta gdje se pojedina vrsta gradiva moe
nai u nekom razdoblju svoga postojanja. Za svako takvo administrativno
mjesto valja odrediti poseban rok uvanja. Vano je takoer navesti uva li
se gradivo (zapisi) u izvorniku, na kojem je mediju taj izvornik i postoje li
inaice na alternativnom nosau. Dobro je navesti i naine unitenja za pojedine vrste gradiva, napose one koji sadravaju posebno osjetljive podatke
osobne naravi ili kad se radi o klasificiranom gradivu odreenog stupnja
tajnosti.
Kako utvrditi rokove uvanja? Prije svega voditi brigu o svim gore navedenim kriterijima, ali i moguim posebnostima. Primjerice, osim to pri
utvrivanju rokova valja brinuti o pozitivnim zakonskim propisima, potrebama poslovanja stvaratelja, pravne zatite interesa ustanove ili zaposlenika i
dr., odreeno gradivo valja sauvati i zbog drugih, moemo ih nazvati sekundarnih razloga, npr. promidbenih, edukacijskih, simbolikih, tradicijskih, reprezentativnih.

126

ODABIRANJE I IZLUIVANJE GRADIVA

Postupak odabiranja i izluivanja usko je vezan uz problem vrednovanja, koji se poinje javljati krajem 19. stoljea s razvojem moderne administracije odnosno s pojavom masovne produkcije dokumenata. S vremenom je
postalo jasno da se sve ne moe uvati. uvati sve, znailo bi potrebu osiguranja velikog prostora za tu namjenu, osoblje koje bi se snalazilo u toj dokumentaciji, a takoer velike i u biti nepotrebne trokove. Takoer, masovna
produkcija dokumenata donosi i problem sve teeg i sporijeg pretraivanja
gradiva, to nije zanemarivo. Prema tome, uvati se treba samo ono to je
uistinu vrijedno. Ono to nije vrijedno niti potrebno, moe se izluiti odnosno unititi. Zbog svega toga u arhivistici vrijede dvije izreke:
uvati sve, znai ne uvati nita (radi se o tome da se u velikim
koliinama gradiva sve tee snalaziti)
uvati, znai pravilno izluiti.
Odabiranje arhivskoga gradiva je prema definiciji postupak kojim se iz
registraturnoga gradiva temeljem utvrenih propisa odabire arhivsko gradivo
za trajno uvanje. Izluivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva
izdvajaju jedinice iji je utvreni rok uvanja istekao.
Postupak odabiranja i izluivanja obavlja se temeljem Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja arhivskoga gradiva (NN
90/2002), kao i popisa gradiva s rokovima uvanja. Postoje tri vrste popisa i
to:
opi popis
granski popis
posebni popis.
Opi popis s rokovima uvanja je popis vrsta gradiva s rokovima uvanja koji se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno obavljanjem administrativnih odnosno opih poslova. Opi popis donosi Hrvatsko arhivsko vijee
na prijedlog Hrvatskog dravnog arhiva. U ovom kontekstu opi popis znai
da se odnosi na sve pravne subjekte (stvaratelje) i dosljedno tome odnosi se
na one vrste gradiva koje je zajedniko svim stvarateljima (npr. raunovodstvena, personalna dokumentacija i dr.).
Granski popis je popis s rokovima uvanja koji se odnosi na gradivo
nastalo ili zaprimljeno obavljanjem pojedine vrste djelatnosti. Granske po-

127

pise donosi Hrvatsko arhivsko vijee na prijedlog Hrvatskog dravnog arhiva. Granski popis slui kao uputa za sastavljanje posebnih popisa obuhvaajui sve to je zajedniko za taj djelokrug.
Posebni popis je popis gradiva s rokovima uvanja koji sadrava sve
vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelovanjem odreenoga stvaratelja, a
izrauje se sukladno razredbenom nacrtu. Izrada posebnog popisa obveza je
svakog stvaratelja gradiva. Posebni popisi sadravaju sve upravne i poslovne
funkcije koje obavlja pojedini stvaratelj. Takoer, dobro je da sadre vrstu
nosaa na kojem se zapis uva te naznaku o postupku s gradivom po isteku
roka uvanja. Posebni popis je od svih popisa najoperativniji.
Osim navedene podjele, postoji i podjela na pozitivne, negativne i mjeovite popise. Pozitivni popisi sadre onu vrstu dokumenata za koje se predvia trajno uvanje i oni su uglavnom orijentacijski. U njima se radi orijentacije navode one vrste gradiva koje se moraju uvati.
Negativni popisi sadre samo vrste dokumenata za koje nije predvieno
trajno uvanje, nego su ogranienih rokova uvanja. Negativni popisi uglavnom imaju opi karakter, jer se odnose na opu odnosno administrativnu
dokumentaciju (raunovodstvo, personalna dokumentacija i sl.). Izraeni su
na temelju opih propisa, kako bi kao orijentacija mogli posluiti u pitanju
odreivanja pojedinih rokova.
Mjeoviti popisi kombinacija su jednih i drugih popisa. U praksi se najvie primjenjuju i u pravilu najbolje odgovaraju strukturi jedne pismohrane.
Posebni popisi pojedinih ustanova uglavnom su mjeoviti popisi.
U praksi se koriste dva naina izrade posebnog popisa. One institucije
koje su obvezne svoje uredsko poslovanje voditi u skladu s Uredbom o
uredskom poslovanju (NN 7/2009), izrauju popis sukladno klasifikacijskom/razredbenom nacrtu, a za svaku stavku odreuju i rok uvanja. U drugom sluaju stavke ine vrste dokumenata (u pravilu osnovne), gdje se za
svaku od njih takoer odreuju rokovi uvanja.

128

Primjeri naina izrade u oba navedena sluaja

Primjer 1.
Redni Klasifikacijska
broj
oznaka

Broj dosjea

Rok uvanja
godina

SINDIKAT
1.

006-04

01 Sindikat

UDRUENJE GRAANA
2.

01 Openito

007-01

02 ZATOENI I NESTALI Udruenja obitelji zatoenih i

nestalih (openito)

007-02

01 Udruge na lokalnoj razini

trajno

5.

01 Republike udruge - skupno (zahtjevi i izvjea)

trajno

6.

007-03

02 Republike udruge, savezi ili zajednice (pojedinani

dopisi)

7.

03 Sastanci koordinacije udruga

8.

04 Zajedniki tematski okrugli stolovi

9.

01 Povjerenstvo za programe udruga (pozivi i zapisnici)

trajno

02 Odluke Povjerenstva

trajno

03 Ugovori o financijskoj potpori za odobrene programe

trajno

3.
4.

10.

007-04

11.

DRUTVENO INFORMIRANJE
12.
13.
14.

008-01
008-02

01 Openito

01 Javno informiranje

02 ZATOENI I NESTALI Javno informiranje

DONOENJE I OBJAVLJIVANJE PROPISA

15.

011-01

16.
17.
18.

011-02

19.

01 Openito

01 Postupak donoenja propisa

trajno

02 Donoenje pravilnika

trajno

03 Donoenje naredbe

trajno

04 Donoenje naputka

trajno

20.

011-03

01 Objavljivanje propisa

21.

011-04

01 Ostalo

itd

129

Primjer 2.
Redni
broj

Poslovno podruje - vrsta gradiva

Rok uvanja

I. OSNIVANJE
1.

Rjeenja o osnivanju

trajno

2.

Prijava poetka poslovanja nadlenim tijelima (registracija drutva)

trajno

3.

Zahtjev i prijava za otvaranje iro-rauna

trajno

4.

Predmeti u svezi s promjenom naziva, promjene i dopune djelatnosti,

upisa u registar Trgovakog suda i nadlenih tijela, promjene podataka
u registru

trajno

5.

Udruivanje i dioba

trajno

6.

Prijedlozi i rjeenja o imenovanju poslovodnih tijela

trajno

7.

Ostali predmeti koji se odnose na osnivanje

trajno

II. NORMATIVNI AKTI

8.

Statuti

trajno

9.

Ostali normativni akti

trajno

III. TIJELA UPRAVLJANJA

10.

Zapisnici o izboru i konstituiranju tijela upravljanja

trajno

11.

Poslovnici o radu tijela upravljanja

trajno

12.

Programi rada i projekti

trajno

13.

Izvjetaji tijela upravljanja

trajno

14.

Zapisnici sa sjednica tijela upravljanja

trajno

15.

Odluke i rjeenja

trajno

itd

Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima

uvanja, kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa dostaviti nadlenom dravnom arhivu na odobrenje. Nadleni dravni arhiv obvezan je izdati rjeenje o
odobrenju posebnoga popisa najkasnije u roku od 60 dana od dana zaprimanja prijedloga popisa. Rokovi uvanja gradiva u odobrenom posebnom popisu primjenjuju se ukoliko drugim propisom, odlukom ili rjeenjem nadlenoga tijela nije utvren dulji rok uvanja.
Prema Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izluivanja
arhivskoga gradiva, stvaratelji gradiva bili su obvezni izraditi posebne po-

130

pise u roku od godine dana od njegova stupanja na snagu. Odredbe navedenog Pravilnika odnose se na sve stvaratelje i imatelje javnog arhivskog gradiva, kao i na stvaratelje i imatelje privatnog arhivskog gradiva upisane u
Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva. Podsjetimo da se
javnim arhivskim gradivom smatra gradivo nastalo djelovanjem i radom
tijela dravne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i poduzea, trgovakih drutava koja su nastala iz bivih javnih poduzea, javnih biljenika i drugih osoba koje obavljaju javnu slubu ili imaju
javne ovlasti.
Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizikih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju
javnih ovlasti ili u obavljanju javne slube i ako nije u dravnom vlasnitvu.
Redovito, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedenog postupka,
stvaratelj gradiva obvezan je provoditi izluivanje onog dijela gradiva kojem
je prema utvrenim propisima proao rok uvanja. Time se u pismohrani
pravovremeno oslobaa prostor za prirast novoga gradiva.
Za postupak izluivanja vano je spomenuti i tzv. makrovrednovanje
kojim se stvaratelji gradiva razvrstavaju u tri kategorije.
Prvu kategoriju ine stvaratelji nadleni za utvrivanje politike, ciljeva i
naina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji ije gradivo prua uvid u
nain, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste djelatnosti.
Ovi stvaratelji imaju visok ili nadreen poloaj na podruju svoje nadlenosti. Donose ili provode strategije razvoja gospodarskih, drutvenih i kulturnih djelatnosti te imaju veliki utjecaj na drutvena zbivanja na podruju
svoje nadlenosti.
Drugu kategoriju ine stvaratelji koji su na podruju odreene djelatnosti nadleni za provoenje utvrene politike i obavljanje tekuih i operativnih poslova, a iji nain i opseg djelovanja nisu dostatno dokumentirani
gradivom stvaratelja prve kategorije. To su ustanove manjeg opsega ili nieg
ranga, ogranienijeg podruja i funkcionalnog opsega od onih u prvoj kategoriji, ali reprezentativne za pojedina vana podruja gospodarskog, drutvenog i kulturnog ivota. U drugoj kategoriji su i stvaratelji ije gradivo se
uva po naelu reprezentativnog uzorka za stvaratelje jednakog djelokruga.
Izbor se obavlja po naelu podjednake zastupljenosti stvaratelja javnoga
gradiva razliitih sredina i krajeva.
Treu kategoriju ine stvaratelji iji su nain i opseg djelovanja dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategorije. To su manje ustanove
ogranienog opsega i nieg ranga koje podupiru, a ne utvruju ili nadziru
funkcije stvaratelja prve i druge kategorije. Informacije o njima u pravilu se
nalaze u gradivu veih, nadreenih odnosno matinih ustanova prve ili druge
kategorije.
131

Stvaratelji gradiva prve i druge kategorije obvezni su za svako izluivanje odnosno odabiranje ishoditi prethodno pismeno odobrenje nadlenog
dravnog arhiva. Stvarateljima gradiva tree kategorije nadleni dravni
arhiv moe izdati odobrenje za izluivanje odreenih dijelova gradiva na
odreeno vrijeme prema odobrenom popisu, bez obveze da ishodi odobrenje
za svako pojedino izluivanje.
Prilikom izluivanja vano je upozoriti i na nain odreivanja isteka rokova uvanja:
kod uredskih knjiga i evidencija - od kraja godine posljednjeg upisa,
kod voenja postupaka i akcija - od kraja godine u kojoj su postupak
odnosno akcija dovreni,
kod rjeenja, dozvola, odobrenja, potvrda s ogranienim trajanjem od kraja godine u kojoj su rjeenja, dozvole ili odobrenja prestali
vrijediti ili su se prestali primjenjivati,
kod raunovodstvene i knjigovodstvene dokumentacije i prepiske od dana prihvaanja zavrnog rauna za godinu na koju se ta dokumentacija i prepiska odnosi,
kod personalnih dosjea - od godine otvaranja personalnog dosjea,
kod ostalog gradiva - od kraja godine u kojoj je gradivo nastalo.
Postupak odabiranja i izluivanja gradiva obavlja se samo ukoliko je
cjelokupno gradivo sreeno i popisano. Takoer, postupak se obvezno provodi prije predaje gradiva nadlenom dravnom arhivu.
Postupak izluivanja gradiva pokree odgovorna osoba stvaratelja.
Stvaratelji gradiva prigodom izluivanja obvezni su nadlenom dravnom
arhivu dostaviti na odobrenje prijedlog za izluivanje potpisan od odgovorne
osobe stvaratelja. Prijedlog sadri navode o nainu, vremenu i mjestu izluivanja i unitavanja izluenoga gradiva te obrazloenje s pravnom osnovom
postupka. Prijedlogu se obvezno prilae popis gradiva za izluivanje.
Popis gradiva za izluivanje treba sadravati naziv stvaratelja gradiva,
ustrojstvenu jedinicu u kojoj je gradivo nastalo, redni broj iz posebnog popisa gradiva/razredbenu (klasifikacijsku) oznaku, jasan i toan naziv vrste
gradiva koje e se izluivati, starost gradiva (vrijeme nastanka) i koliinu
izraenu brojem tehnikih jedinica (svenjevi, registratori, knjige i sl.). Na
kraju popisa potrebno je navesti ukupnu koliinu gradiva predloenog za
izluivanje u tehnikim jedinicama i u dunim metrima (d/m). Objanjenja
radi, 10 registratora jednako je otprilike 1 d/m. Takoer, potrebno je navesti i
krajnji raspon godina cjelokupnoga gradiva predloenog za izluivanje.
Za svaku vrstu gradiva potrebno je ukratko obrazloiti zato se predlae
za izluivanje i unitenje (npr. istekao rok uvanja sukladno posebnom popisu gradiva, nepotrebno za daljnje poslovanje, statistiki obraeno i sl.).
132

Primjeri naina izrade popisa gradiva za izluivanje u kojemu su

namjerno izostavljeni nazivi stvaratelja i ustrojstvene jedinice u
kojima je gradivo nastalo.
Primjer 1.
Redni
broj

Vrsta gradiva

Redni broj u
posebnom
popisu

Klasa

Godina
nastanka

Koliina
2 knjige

Razlog
izluivanja

1.

Glavna financijska
knjiga

4.

401-02

1993.

Istek roka
od 11
godina

2.

Nalozi za knjienje
(temeljnice)

23.

401-02

1994-1996. 26 registratora

Istek roka
od 7 godina

3.

Izvjetaji banke o
kretanju prometa
(izvadci)

28.

401-02

1991-1995. 255 registratora

Istek roka
od 7 godina

itd

Primjer 2.
Redni
broj

Vrsta gradiva

Redni broj u
posebnom
popisu

Godina
nastanka

Koliina

Razlog
izluivanja

1.

Knjige primljenih
vrijednosti

449.

1980-1995.

9 knjiga

Istek roka od 10
godina

2.

Knjige poslanih
vrijednosti

450.

1960-1994.

4 knjige

Istek roka od 10
godina

3.

Nalozi za izdavanje
vrijednosti

451.

1979-1995.

23 registratora

Istek roka od 10
godina

itd

Prema potrebi, u pripremi izluivanja moe sudjelovati i struni djelatnik nadlenog dravnog arhiva.
Nadleni dravni arhiv izdaje rjeenje kojim moe predloeno gradivo
za izluivanje u cijelosti odobriti ili djelomino ili u cijelosti odbiti. Rjeenje
o odobrenju izluivanja nadleni dravni arhiv obvezan je izdati najkasnije u
roku od 30 dana od dana zaprimanja prijedloga za izluivanje. Ako se ovim
rjeenjem odbija odobrenje za izluivanje, ono obvezno mora sadravati
obrazloenje odnosno uputu za ispravljanje nedostataka radi kojih je prijedlog odbijen.

133

Vano je napomenuti, da nadleni dravni arhiv ima diskrecijsko pravo

(slobodna ocjena) da u svakom pojedinom sluaju izluivanja gradiva kod
stvaratelja odredi i dulje rokove uvanja od onih navedenih u posebnom
popisu. Razlog tome moe biti npr. naknadno vrednovanje zbog malobrojnosti sauvanih dokumenata i sl.
Po primitku rjeenja o odobrenju izluivanja, odgovorna osoba stvaratelja donosi odluku o izluivanju kojom se utvruje nain, vrijeme, mjesto i
izvritelj izluivanja i unitavanja dotinoga gradiva. Odluci se prilae popis
gradiva za izluivanje koji je odobrio nadleni dravni arhiv.
O svakom provedenom postupku unitavanja izluenoga gradiva stvaratelj sastavlja zapisnik s popisom izluenoga gradiva. Jedan primjerak zapisnika dostavlja se nadlenom dravnom arhivu zbog voenja slubene evidencije o tome koje gradivo je uistinu uniteno. Dokumentacija o postupku
izluivanja i unitavanja gradiva uva se trajno.
Ukoliko gradivo sadri povjerljive podatke koji bi mogli povrijediti
javni interes ili interes graana, unitavanje se obvezno provodi na nain koji
osigurava da ti podaci ne budu dostupni osobama koje nemaju pravo uvida u
njih.
Unitavanje gradiva moe provesti ili sam stvaratelj gradiva u svojoj reiji ili specijalizirano trgovako drutvo u iju nadlenost spadaju ti poslovi.
Za unitavanje gore navedenog gradiva koje sadri povjerljive podatke, poduzea za recikliranje provode poseban postupak.
Izluivanje gradiva biljei se u Knjizi pismohrane odnosno u Zbirnoj
evidenciji gradiva u pismohrani, s naznakom broja i datuma rjeenja nadlenog dravnog arhiva o odobrenju izluivanja.

134

PREDAJA ARHIVSKOG GRADIVA ARHIVIMA

Predaja gradiva kao zavrni in zajednikog djelovanja i suradnje
na relaciji stvaratelj - arhiv
Klasian pristup predaji arhivskog gradiva predmnijeva da je to trenutak
kad se stvaratelj odnosno imatelj gradiva rjeava dokumentacije koja mu
ne koristi, a daljnju odgovornost za nju predaje nadlenom arhivu. Uobiajeno, to je trenutak kad bi arhiv trebao, utemeljenom metodom vrednovanja,
odabrati ono to smatra vrijednim za trajno uvanje. Suprotno tome, predavatelji najee nastoje predati to veu koliinu dokumentacije, kako bi
izbjegli potrebne postupke odabiranja i izluivanja koje je nemogue provesti na nesreenomu gradivu, a ujedno oslobodili prostor svoje pismohrane
ili se pak oslobodili odgovornosti i troka odravanja elektronikih zapisa.
U ovakvom scenariju stvaratelji na budue zahtjeve graana ili pravnih
tijela za podacima elegantno odgovaraju da je gradivo predano arhivu, a na
njegovim je djelatnicima da se snau kako znaju i umiju.
Ako se promatra cjelovit put dokumenta - od njegova oblikovanja i
stvaranja, upravljanja njime, do odabiranja poradi njegove konane uporabe
u kontekstu pravne, povijesne, administrativne ili informacijske koristi, uoljivo je da krajnja funkcija dokumenta mora biti jasna ve i prije nastanka
zapisa. To znai, da je teite odgovornosti za zapise na mjestu gdje nastaju kod stvaratelja i da se jedino u najblioj suradnji s institucijom arhiva moe
ostvariti ouvanje i mogunost pretraivanja podataka i konteksta u kojima
su nastali. Fiziki je smjetaj gradiva naposljetku najmanje bitan, osobito u
doba sveopih komunikacija. Ono moe biti iz vie razloga smjeteno kod
stvaratelja, u arhivskoj ustanovi ili kod nekog od imatelja. Vana je njegova
intelektualna dostupnost odnosno evidencija kod stvaratelja/imatelja ili pak u
arhivu.
Vano je, dakle, da se istodobno s nastankom zapisa promilja nain
njegove identifikacije, evidentiranja, logike klasifikacije, da se zatim pretpostavi vrijednost za mogue odabiranje ili izluivanje, odrede uvjeti postojanosti i dostupnosti te dobro osmisli organizacija pohrane. To je jedina mogunost da se podaci optimalno sauvaju. Svaki drugi oblik razmiljanja i
nedjelotvornosti zahtijeva kasnije ogroman trud na sreivanju gradiva, s
neizbjeno slabijim ishodom.
Pismovoditelji i arhivisti bi trebali prihvatiti injenicu da upravljanje informacijama bitno utjee na poslovnu politiku i ostvarivanje drutvenih pot135

reba. Identina metodologija rada ne smije biti samo formalnom pravnom

obvezom, ve i zajednikim interesom.
Razlika izmeu smjetaja kod stvaratelja ili u arhivima trebala bi biti
samo u tome, to stvaratelj ima izravni kontakt s gradivom u nastajanju te
oblicima njegova manifestiranja i slijedom toga najbolje ga poznaje. Arhivi,
s druge strane, kao referalne institucije koje saimaju rad brojnih stvaratelja,
integriraju informacije o gradivu na vioj razini, povezujui ih meusobno te
se tako trude odgovoriti potrebi ouvanja memorije drutva za sadanjost i za
daleku budunost.

Osnovni preduvjeti ostvarivanja odgovarajue strukture gradiva i

bezbolne primopredaje!
Predaja gradiva arhivu esto je nona mora za predavatelja, koji u elji
da ga se to prije oslobodi, ini sve kako bi ga nadlena arhivska ustanova
preuzela. Djelatnici arhiva, pak, koji rade s gradivom, jedva mogu rei da su
ikad bili zadovoljni stanjem primljenog gradiva.
Jedan od problema jest fiziko stanje gradiva. Sluajevi preuzimanja
dokumentacije iz podruma poplavljenih kanalizacijskim vodama, garaa u
kojima je papir napadnut nametnicima, a spajalice rom, kad dio papira ostaje zalijepljen na podu, a dio ispada iz svenjeva - do nekoliko godina unatrag nisu bili tako rijetki.
Drugi je problem stupanj sreenosti ili strukture gradiva. Najee je
gradivo strukturirano samo po jednoj od moguih odrednica: kronoloki,
organizacijski, a u najboljem sluaju sadrajno. No, zapravo ni jedan od ovih
iskljuivih oblika nije opravdan.
Budui je stanje gradiva koje se predaje propisano Pravilnikom o predaji arhivskog gradiva arhivima, arhivske ustanove odbijaju preuzeti gradivo
prije njegova sreivanja odnosno dovoenja u stanje traene strukture. Vlasnik gradiva tada se izlae velikom troku kako bi se gradivo koliko-toliko
dovelo u red, umjesto da to, spoznajom o vlastitu interesu, uini unaprijed s
puno vie uspjenosti, ali i vlastite poslovne koristi te s mnogo manje izdataka. To je najbolje i najbezbolnije postii u poslovnoj suradnji s nadlenim
arhivom.
Uvjet je uspjenosti tehnika upravljanja spisima odnosno spisovodstvo - poslovni i informacijski sustav koji e udovoljavati funkcionalnim zahtjevima institucije stvaratelja, ali i kasnijih korisnika.

136

Jasno i cjelovito, logino i fiziko klasificiranje cjelokupnih poslovnih funkcija i aktivnosti, kontekstualno popraeno, omoguava lako
pretraivu hijerarhijsku i relacijsku strukturu.
Imperativ unaprijed ustanovljenih kategorija i elemenata opisa vidljiv je kod konvencionalnih medija, a kod elektronikih je jedini
mogu.
Akt koji mora regulirati ovo postupanje interni je pravilnik svakoga
stvaratelja, koji definira zatitu gradiva, a u privitku mu je posebni
popis gradiva s rokovima uvanja i razredbena shema.
Postupak vrednovanja je pravi primjer zajednike odgovornosti
stvaratelja gradiva i nadlenog arhiva.
Unaprijed ustanovljeni funkcionalni kriteriji vrednovanja, to udovoljavaju poslovnim potrebama, zakonskim odredbama i opem drutvenom interesu - racionaliziraju potrebne radne osobne i materijalne
resurse, tj. omoguuju izluivanje nepotrebnog gradiva i usmjeravaju snage i sredstva na ono koje e vjeno sluiti.
Osnove su ovoga postupka opi, granski i posebni popisi gradiva s
rokovima uvanja.
Dakako, prije svega mora biti zadovoljen uvjet da je opom politikom preuzimanja nadleni arhiv kategorizirao stvaratelja kao subjekta, ije je gradivo vano za povijest i kulturu ire drutvene zajednice, tj. kao subjekta koji dokumentira stanovitu drutvenu djelatnost ili omoguuje njezinu provedbu.
Ni spisovodstveni, a ni vrijednosni sustav nikad nisu idealni, pa ih je
potrebno stalno prilagoavati stvarnim potrebama i promjenama organizacije
poslovanja.
Ako je udovoljeno ovim kriterijima, primopredaja gradiva postaje
samo formalno-pravnom transakcijom prijenosa intelektualne i fizike
skrbi o gradivu, u svojstvu kulturnoga dobra, sa stvaratelja na nadleni arhiv.

Opi uvjeti primopredaje

Vlasnitvo
Predajom gradiva u nadleni arhiv dolazi do promjene nositelja vlasnitva i nadlenosti. Time gradivo postaje predmetom na koji se odnose sve
relevantne arhivske zakonske odredbe. Suprotno je jedino u sluaju deponiranja gradiva, u kojem vlasnikom gradiva ostaje deponent.

137

Naini primopredaje:
prijenos nadlenosti poslova na drugu ustanovu
ukidanje, steaj, likvidacija javnopravnih osoba (samo kategoriziranih)
promjene vlasnike strukture stvaratelja (npr. privatizacija)
predaja nadlenome arhivu po slubenoj dunosti - nakon isteka zakonskoga roka uvanja
prisilno preuzimanje radi zatite gradiva
prisilno preuzimanje od nelegitimnih imatelja gradiva
eventualni prijenos u meuarhiv
razgranienje gradiva s arhivskim institucijama i razmjena s drugim
srodnim institucijama
dobivanje gradiva na temelju meunarodnih sporazuma (restitucija,
sukcesija).
Vano je zakljuiti, da predaja gradiva ne ometa poslovanje predavatelja gradiva odnosno njegova sljednika, tj. da je gradivo upravno i poslovno
zavreno.
No, nije cjelokupna dokumentacija odabrana za trajno uvanje arhivsko
gradivo. Arhivi npr. u naelu nisu zainteresirani za spise o ljudskim resursima ustanove ije gradivo preuzimaju. Smatra se da takvo gradivo ima
trajno znaenje za tijelo pri kojem je nastalo i zato je ono duno trajno ga
uvati.
U pravilu se sve primopredaje, radi osiguranja uvjeta i odreivanja prioriteta, planiraju. Prioriteti se dobivaju odabirom kategoriziranih stvaratelja
odnosno funkcionalnim vrednovanjem gradiva to su ga oni stvorili.
Pravni oblici preuzimanja gradiva:
po slubenoj dunosti (u pravilu najkasnije 30 godina od nastanka
gradiva)
otkupom (arhiv ima pravo prvokupa)
darovanjem
pohranom (depozitom).
Po slubenoj se dunosti preuzima javno arhivsko gradivo, a kupnjom,
darovanjem i pohranom privatno arhivsko gradivo. Vlasnik koji pohranjuje
gradivo zadrava pravo vlasnitva, ako ugovorom nije drugaije odreeno.

138

Ako je javno arhivsko gradivo i nakon proteka roka od 30 godina potrebno stvaratelju/imatelju, mora se nainiti njegov popis te odrediti naknadni
rok predaje nadlenom arhivu.
Pod javnim arhivskim gradivom podrazumijeva se i dokumentacija koja
je nakon uspostave Republike Hrvatske i promjene drutveno-politikog
sustava postala privatno arhivsko gradivo i to zakljuno s 31. prosincem
1990. Nakon toga, ako su se pravni subjekti privatizirali, duni su skrbiti se
o gradivu te ga predati najkasnije 10 godina nakon isteka kalendarske godine
u kojoj je nastala pretvorba. Iznimka je mogua ukoliko je gradivo i nadalje
potrebno novom vlasniku za obavljanje djelatnosti, ali ga je u tom sluaju
duan popisati te popis predati nadlenomu arhivu. Ukoliko arhiv nije u mogunosti preuzeti dospjelo gradivo (30 godina od njegova nastanka), pravna
ga je osoba duna i nadalje uvati u sreenom stanju.
Mjesta primopredaje
Gradivo se predaje:
prema teritorijalnoj nadlenosti - podrunim dravnim arhivima
prema stvarnoj nadlenosti - sredinjemu dravnom arhivu ili
specijaliziranim arhivima (sveuilini, gospodarski, stranaki, arhivi
vjerskih zajednica i dr.).
Rokovi predaje/preuzimanja gradiva:
za javno arhivsko gradivo u pravilu 30 godina nakon nastanka zapisa
prije zakonskoga roka u sluaju
- izvanrednih okolnosti sa svrhom njegove zatite
- sporazumom izmeu imatelja i nadlenoga arhiva.
Vano je napomenuti da se primopredajom preuzima odgovornost za
zapise, ali ne i za medij pohrane kod elektronikoga gradiva. Konverzijom i
migracijom podataka moe doi do njegove promjene.

Postupovnik primopredaje
Zakonske odredbe
Predaja je pravovaljana ako je udovoljeno:
Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/1997)
Pravilniku o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN 90/2002).

139

Najnovijim je Pravilnikom, osim koncepta javnog gradiva, naglaen i

pojam privatnog arhivskog gradiva pravnih i fizikih osoba.
Temeljni uvjeti primopredaje
Gradivo se predaje:
ako je administrativno dovreno, tj. ako se nad njim nee provoditi
nikakva poslovna aktivnost kojom bi se mijenjao sadrajni kontekst
ili redoslijed dokumentacije,
u izvorniku, tj. prvotnom zapisu s oznakama pravne valjanosti, bez
obzira na podlogu i vrstu zapisa,
nakon obavljenog postupka izluivanja,
sreeno - sreenim se smatra gradivo u kojemu se pojedinani zapisi
ili osnovne jedinice udruivanja nalaze na mjestu odreenom nainom upravljanja spisima te njihova odlaganja,
popisano,
tehniki opremljeno (separatorima - papirnim ovicima i tehnikim
jedinicama - arhivskim kutijama, mapama, bez metalnih i plastinih
dijelova),
jasno obiljeenih tehnikih jedinica - nazivom stvaratelja, ustrojbenom jedinicom, oznakom i opisom sadraja, vremenskim rasponom i
rednim brojem tehnike jedinice,
u naelu, u zaokruenim vremenskim ili nekim drugim logikim
cjelinama (jedan sustav odlaganja, jedna zakonska regulativa postupanja).
Popis
Osim osnovnih podataka o nazivu stvaratelja, vremenu nastanka gradiva
obuhvaenog popisom, ukupnoj koliini gradiva, sastavljau i vremenu izrade popisa, predavatelj gradiva duan je predati i popis sreenog konvencionalnog i nekonvencionalnog gradiva. Popis mora biti logiki strukturiran.
Minimalna struktura popisa mora sadravati:
redni broj,
naziv popisne jedinice,
sadraj gradiva u jedinici,
vrijeme nastanka gradiva,
koliinu gradiva.
Registraturna se pomagala takoer smatraju arhivskim gradivom.

140

U sluaju da je gradivo oznaavano sustavom stvarateljevih internih oznaka (zaporki), potrebno je predati i klju za njihovo razumijevanje.
U pravilu se gradivo preuzima cjelovito, a ukoliko to nije sluaj, valja
naglasiti koji dio gradiva ostaje kod stvaratelja te izraditi i njegov popis.
U sluaju da je predmet primopredaje dokumentacija veeg broja stvaratelja, potrebno je izraditi i odgovarajui broj popisa.
Primopredajna dokumentacija
Primopredajni dokumenti, ovisno o pravnoj transakciji, jesu:
primopredajni zapisnik, ako je gradivo preuzeto po slubenoj dunosti,
kupoprodajni ugovor, ako je otkupljeno,
darovni ugovor, ako je darovano,
ugovor o pohrani, ako je deponirano.
Primopredajni zapisnik sadri podatke o:
vremenu primopredaje,
subjektu predaje,
subjektu primanja,
osobama koje su obavile primopredaju,
zakonskoj osnovi primopredaje,
nazivu, sjeditu i vremenu djelovanja stvaratelja,
sadraju gradiva,
vremenu nastanka gradiva,
koliini gradiva (tehnike jedinice ili duni metri),
sauvanosti gradiva odnosno biljeku o gradivu koje nije preuzeto,
dostupnosti gradiva,
stanju gradiva,
priloenome popisu gradiva,
priloenome popisu gradiva koje privremeno ostaje kod imatelja, s
odreenim naknadnim rokom predaje arhivu.
Zapisnik se sastavlja u pet primjeraka, dva za predavatelja, tri za arhiv.
Potpisuju ga odgovorne osobe predavatelja i primatelja, tj. ravnatelji ili drugi
elnici ustanova. Primjerak zapisnika dostavlja se Hrvatskom dravnom
arhivu, kao sredinjem informacijskom sustavu za arhivsko gradivo u Republici Hrvatskoj.
Nakon prestanka djelatnosti stvaratelja, ukoliko pravni sljednik ne postoji ili nije poznat, pravna osoba koja provodi statusnu promjenu mora o
141

tome prije poetka postupka obavijestiti nadleni arhiv, izluiti gradivo i

predati ga sukladno Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima te Pravilniku o
vrednovanju arhivskog gradiva.
U sluaju naputenoga gradiva, zapisnik supotpisuju vlasnici objekta u
kojem je ono naeno. Ako takvih osoba nema, sastavlja se samo slubena
biljeka o preuzetom gradivu.
U kupoprodajnome i darovnome ugovoru te u ugovoru o pohrani, takoer se moraju navesti ugovorne strane, predmet ugovora izraen sadrajem
gradiva, vremenskom odrednicom i koliinom gradiva, kao i podatak o vlasnitvu, autorskim pravima, sjeditu arhiva u kojem e se gradivo uvati, uvjetima dostupnosti te obvezama ugovornih strana prema treim osobama.
Kao i kod primopredajnoga zapisnika, dijelom je ugovora i popis preuzetoga
gradiva (sadraj, razdoblje nastanka, koliina gradiva). Kod kupoprodaje i
darovanja ugovori sadre i navod o prijenosu vlasnitva, a kupoprodajni
ugovor i utvrenu cijenu.
Uvjeti i rokovi deponiranja gradiva te mogunost obnove ugovora vrlo
su vane odrednice pri preuzimanju gradiva otkupom i deponiranjem.
Poseban sluaj predaje gradiva jest iznoenje arhivskog gradiva u inozemstvo u svrhu izlaganja, strune procjene ili zatite, za to je potrebno
odobrenje ministra kulture. Osim drugih uvjeta, obvezno se navodi rok vraanja u zemlju, a preduvjet iznoenja je obvezatno zatitno snimanje gradiva.
Dostupnost gradiva
Prigodom preuzimanja gradivo treba zatititi od zloporabe, tj. mora se
ustanoviti pravni aspekt pristupa podacima - kako graanstvu tako i javnim
tijelima.
Posebna se pozornost mora obratiti povjerljivim spisima u vezi sa zatitom tajnosti - od osobnih podataka, slubene dokumentacije koja je ve kod
stvaratelja klasificirana u nekom stupnju tajnosti, pa do podataka vezanih za
nacionalnu sigurnost. Treba predvidjeti i mogui postupak skidanja oznake
tajnosti - deklasifikacije.
U sluaju privatnoga arhivskog gradiva posebno se moraju potivati
autorska, izdavaka, izvoaka i druga vlasnika prava definirana odgovarajuim zakonskim aktima. Ona se mogu ustupiti, djelomino ustupiti ili
zadrati s jasnim vremenskim i teritorijalnim ogranienjima.
Vano je razlikovati vlasnika i eventualna autorska prava predavatelja
od autorskih prava treih osoba ije se gradivo predaje.
Uvjeti dostupnosti moraju se posebno naglasiti prigodom preuzimanja
gradiva u pohranu (depozit).

142

Ako ne postoji ugovor o preuzimanju, gradivo je npr. naputeno, arhiv

temeljem vaeih pozitivnih propisa odreuje rok dostupnosti.
Elektroniki dokumenti (tehnologija viega rizika)
Osobitu pozornost prigodom predaje elektronikih dokumenata treba
obratiti na cjelokupno informacijsko okruenje - kontekstualne informacije,
kontrolni trag, standardiziranost aplikacija i strukturu pohranjenih podataka.
Sve to treba biti osigurano sukladno minimalnim zahtjevima koje e arhivska institucija ustanoviti prije primopredaje.
Naime, prilikom predavanja takvoga gradiva potrebno je zajamiti itljivost, autentinost i mogunost sigurnosne zatite podataka. Samo je tako
mogue osigurati njihovu vjerodostojnost i pravnu valjanost. Dakako, radi
sigurnosti je nuno uvati i zatitne kopije predanoga gradiva.
U sluaju elektronikih podataka, zbog lake mogunosti preslikavanja i
prijenosa - naglaena je mogunost razdvajanja dviju vrsta preuzimanja:
fizikoga preuzimanja
preuzimanja odgovornosti.
To bi omoguilo pristup gradivu u arhivu, dok bi njegov fiziki smjetaj
bio kod stvaratelja. Arhiv bi u tom sluaju trebao biti jamcem autentinosti.
Trokovi primopredaje
Trokove predaje i prijevoza gradiva te, ako je potrebno, njegova odabiranja, sreivanja, opisivanja i tehnikog opremanja snosi imatelj arhivskog
gradiva.
Na kraju, nije naodmet spomenuti da stvaratelji/imatelji, ali i arhiv, koji
ne postupaju po zakonskoj proceduri primopredaje, mogu biti prekrajno
novano kanjeni iznosom od 5.000,00 do 20.000,00 kuna (l. 66 Zakona o
arhivskome gradivu i arhivima, NN 105/97).

143

ZAKONODAVNI OKVIR PRAVA PRISTUPA

INFORMACIJAMA
Uvod
Zakon o pravu na pristup informacijama1 usvojen je na sjednici Hrvatskog sabora 15. listopada 2003. godine i objavljen u Narodnim novinama
172/2003. Ovim zakonom se ureuje pristup graana informacijama od javnog znaaja odnosno informacijama koje je prikupila, obradila i sada posjeduje, njima raspolae ili ih nadzire javna vlast.
Zakon o pravu pristupa informacijama nije jedini izvor u hrvatskom
pravnom sustavu koji se bavi dostupnou informacija. Ve Ustav Republike
Hrvatske zabranjuje cenzuru i novinarima daje pravo na slobodu izvjetavanja i pristupa informaciji. Takoer, pitanja javnosti rada uprave nalaze se u
odredbama raznih zakona, kao i provedbenih podzakonskih akata kojima se
odredbe zakona ostvaruju. To se odnosi na ureenje sudskih postupaka, opeg upravnog postupka, upravnog spora i slino te na ureenje sustava dravne uprave, odvjetnitva, rada sudova, rada pukog pravobranitelja, rada
istranih povjerenstava, skupine medijskih zakona, a ureenje postoji i u
zakonima koji pokrivaju odreene djelatnosti. Sve ove uredbe, ukljuujui i

I u arhivskoj slubi je zakonski regulirano pravo na dostupnost informacija u arhivskom

gradivu Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima (NN 105/1997) i Pravilnikom o koritenju arhivskoga gradiva (NN 67/1999). Prema Zakonu, pravo na koritenje javnog arhivskoga gradiva imaju svi korisnici pod jednakim uvjetima. Zakon utvruje i rokove dostupnosti. U pravilu je javno arhivsko gradivo dostupno za koritenje 30 godina od svoga
nastanka. Iznimno moe biti dostupno i ranije, ako je od nastanka namijenjeno javnosti ili
ako to odobri stvaratelj.
Arhivsko i registraturno gradivo koje sadri podatke to se odnose na obranu, meunarodne
odnose i poslove nacionalne sigurnosti te na gospodarske interese drave, a ijim bi objavljivanjem nastupile tetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni interes Republike Hrvatske, dostupno je u pravilu 50 godina od nastanka. Javno arhivsko gradivo koje
sadri osobne podatke dostupno je za koritenje 70 godina od svog nastanka odnosno 100
godina od roenja osobe na koju se odnosi.
Zakon takoer utvruje koritenje arhivskog gradiva prije isteka utvrenog roka za znanstvena istraivanja. Odobrenje za prijevremeno koritenje (i za svako koritenje) izdaje ravnatelj arhiva, uz prethodno pribavljeno miljenje Hrvatskog arhivskog vijea, dok stvaratelji mogu arhivsko gradivo koristiti bez ogranienja u svrhe radi kojih je nastalo odnosno
kojima je sluilo. Vano je napomenuti da je koritenje arhivskoga gradiva besplatno, dok
se za izradu preslika i druge usluge plaa naknada.

145

uredbe o zatiti tajnosti podataka i zatiti privatnosti, ine cjelinu standarda o

javnosti postupanja tijela u sve tri grane vlasti.
Prvo, vano je naglasiti da su ovim Zakonom ogranienja prava na pristup informacijama (kao to su na primjer zatita tajnih podataka ili privatnosti drugih osoba) iznimke koje moraju biti utvrene iskljuivo zakonski i
drugo, da pravo na pristup informacijama predstavlja ope pravo i da se
njime mogu koristiti svi bez ikakvog ogranienja, a ne kao dosada kad je
pristup informacijama bio ogranien na poseban krug ovlatenika, kao to su
novinari i predstavnici medija.

Zakon o pravu na pristup informacijama

Zakon o pravu na pristup informacijama ima samo 30 lanaka, to je i
razumljivo, jer se radi o opem aktu koji je lex specialis na podruju dostupnosti informacija, uz predvienu drugostupanjsku primjenu Zakona o opem
upravnom postupku i Zakona o upravnim sporovima.
Osnovno naelo zakona lei u pretpostavci o javnosti informacija koje
posjeduju, kojima raspolau ili koje nadziru tijela javne vlasti, dok su ogranienja dostupnosti izuzetna i strogo propisana.
Zakon o pravu na pristup informacijama sadri sljedea poglavlja:
1. Ope odredbe
2. Naela prava na pristup informacijama
3. Izuzeci od prava na pristup informacijama
4. Postupovne odredbe
5. Posebne odredbe o tijelima javne vlasti
6. Kaznene odredbe
7. Prijelazne i zavrne odredbe

1. Ope odredbe
U uvodnom dijelu Zakona ureuje se pravo na pristup informacijama,
definira sadraj koji se pravno ureuje, utvruje njegov cilj te definiraju
pojedini pojmovi koji se u njemu koriste.
Cilj Zakona o pravu na pristup informacijama utvren je u lanku 2:
"Cilj ovog Zakona je omoguiti i osigurati ostvarivanje prava na pristup
informacijama fizikim i pravnim osobama putem otvorenosti i javnosti
djelovanja tijela javne vlasti, sukladno ovim i drugima zakonima."

146

Ovakvom formulacijom ukazuje se na potrebu i pravo javnosti da sazna

informacije tijela javne vlasti, sve u svrhu ostvarivanja slobodnog i demokratskog drutva te jasnog i otvorenog sustava vlasti.
S pravne toke gledita, pravo na pristup informacijama sastavni je dio
opeg pravnog odnosa izmeu subjekata koji imaju pravo uvida u informacije (ovlatenici prava na informacije) te subjekata koji imaju obvezu dati
informacije na uvid (tijela javne vlasti).
1.1. Ovlatenici prava na informaciju
U Zakonu o pravu na pristup informacijama "Ovlatenik prava na informaciju" je svaka domaa ili strana fizika osoba koja zahtijeva pristup
informaciji" (l. 3, stavak 1, to. 1).
Smatra se da ovakvo rjeenje uzima u obzir sve potencijalne interese za
ostvarenje prava na pristup informacijama, a takoer da je dobro i zbog nunog usklaivanja domaega zakonodavstva u procesima udruivanja u europske integracije za koje je Republika Hrvatska istaknula kandidaturu.
1.2. Obveznici prava na informaciju (tijela javne vlasti)
Na drugoj strani su tijela javne vlasti koja su obvezna davati i od kojih
se moe traiti informacija na uvid temeljem pojedinanog zahtjeva ili bez
njega, tj. putem redovitog objavljivanja informacija.
Kao obveznici prava na informaciju, Zakonom su obuhvaene sve tri
grane vlasti u dravi (zakonodavna, izvrna i sudska), kao i sva tijela jedinica lokalne i podrune samouprave te ostale osobe na koje su prenesene
javne ovlasti (l. 3, stavak 1, toka 2): "Tijela javne vlasti su tijela dravne
vlasti, tijela jedinica lokalne i podrune samouprave, pravne osobe s javnim
ovlastima i druge osobe na koje su te ovlasti prenesene".
Vlada Republike Hrvatske je obvezna svake godine do 31. sijenja objaviti u Narodnim novinama popis tijela javne vlasti.
1.3. Pojam informacije
Pojam informacije je u Zakonu definiran u l. 3, stavak 1, toka 3: "Informacija je podatak, fotografija, crte, film, izvjee, akt, tablica, grafikon,
nacrt ili drugi prilog koje posjeduju, raspolau ili nadziru tijela javne vlasti,
bez obzira na to je li pohranjena na nekom dokumentu ili nije, te bez obzira
na izvor, vrijeme nastanka, mjesto pohranjivanja, na nain saznavanja, na to
po ijem nalogu, u ije ime i za iji raun je informacija pohranjena ili drugo
svojstvo informacije".
Definicija informacije u ovom Zakonu postavljena je vrlo iroko kako
bi se izbjegle sve vrste tumaenja koje bi ograniavale pristup informaci147

jama. Ovaj Zakon ne vezuje postojanje informacije uz postojanje odreenog

dokumenta na kojem bi ona morala biti pohranjena. Takoer su u pojam
informacije ukljuene i one informacije koje su nastale usmenim putem, kao
i one koje nisu nastale djelovanjem javne vlasti, ali su u njihovom posjedu ili
ih tijela javne vlasti nadziru.
1.4. Pravo na pristup informacijama
Zakon u l. 3, stavak 1, toka 5, jasno definira to konkretno znai imati
pravo na pristup informacijama: "Pravo na pristup informacijama obuhvaa
pravo ovlatenika na traenje i dobivanje informacije, kao i obvezu tijela
javne vlasti da omogui pristup zatraenoj informaciji, odnosno da objavljuje informacije kada za to i ne postoji poseban zahtjev ve takvo objavljivanje predstavlja njihovu obvezu odreenu zakonom ili drugim opim propisom" (u daljem tekstu: redovito objavljivanje informacija).
Iz definicije "pravo na pristup informacijama" proizlazi da tijela javne
vlasti imaju dvostruku obvezu: rjeavati konkretno postavljene zahtjeve koje
im molitelj uputi, ali i objavljivati odreene informacije ak i kada konkretan
zahtjev ne postoji.

2. Naela prava na pristup informacijama

Naela prava na pristup informacijama nadopunjuju uvodno naveden
cilj zakona da omogui i osigura ostvarivanje prava na pristup informacijama fizikim i pravnim osobama putem otvorenosti i javnosti djelovanja
javne vlasti. Drugo, naela predstavljaju bitne smjernice u tumaenjima odredbi Zakona te imaju dalekoseno praktino znaenje. U Zakonu se navode
ova naela:
2.1. Naelo javnosti, slobodnog pristupa i ogranienja
Bitna pretpostavka uinkovitog ureenja prava na pristup informacijama jest pretpostavka javnosti i slobodnog pristupa odnosno stajalite da su
sve informacije koje posjeduju, nadziru ili kojima raspolau tijela javne
vlasti u biti objekt opeg interesa te kao takve trebaju biti javne, a ovlatenik
ima pravo saznati sve o njima. Zbog toga se samo iznimno moe ograniiti
pravo na pristup informacijama na nain propisan zakonom (l. 5).
2.2. Naelo potpunosti i tonost
"Informacija koju tijela javne vlasti daju odnosno objavljuju, mora biti
potpuna i tona" (l. 5). Ovo naelo dopunjuje samu definiciju informacije te

148

kao takvo slui u konkretnim sluajevima rjeavanja pojedinih zahtjeva za

ostvarenje prava na pristup informacijama.
2.3. Naelo jednakosti
Zakon naglaava da su svi ovlatenici prava na pristup informacijama
ravnopravni u ostvarivanju tog prava (l. 6), za razliku od Ustava RH, prema
kojem su novinari u povlatenijem poloaju.
2.4. Naelo raspolaganja informacijom
Ovlatenik koji raspolae informacijom ima pravo dobivenu informaciju javno iznositi (l. 7). Posebno uvrtavanje ovog naela namee se stoga,
to injenica da je svaka informacija kojom raspolau tijela javne vlasti ope
dobro, ukazuje i na mogunost njenog daljnjeg iznoenja.

3. Izuzeci od prava na pristup informacijama

Tijela javne vlasti u okviru svoje djelatnosti raspolau znaajnim brojem informacija koje zbog razliitih razloga ne smiju biti dostupne javnosti.
U l. 8 Zakona navode se izuzeci ili ogranienja prava na pristup informacijama i njihovo trajanje.
3.1. Zatita tajnih i osobnih podataka
Prvoj skupini izuzetaka pripadaju informacije koje su zakonom ili na
osnovi kriterija utvrenih zakonom proglaene dravnom, vojnom, slubenom ili poslovnom tajnom te informacije koje sadre osobne podatke. Ova
dva podruja ureena su Zakonom o zatiti tajnosti podataka (NN 108/96) i
Zakonom o zatiti osobnih podataka (NN 103/03).
Ukoliko informacija koja se trai spada u neku od kategorija navedenih
u ovim zakonima, tijelo javne vlasti mora uskratiti pristup informaciji (l. 8,
stavak 1).
3.2. Ostali izuzeci
U drugoj skupini izuzetaka nalaze se sve one informacije ije bi objavljivanje u odreenim situacijama moglo dovesti do povrede drugih legitimnih interesa, stoga tijelo javne vlasti koje bi ih trebalo objaviti ima pravo
odluiti o tome postoje li takve situacije ili ne. Zakon koristi formulacije
koje su uobiajene u usporednom pravu, pa ih taksativno navodi (l. 8, stavak 2):

149

"Tijela javne vlasti mogu uskratiti pravo na pristup informaciji ako postoje osnovane sumnje da bi njezino objavljivanje:
onemoguilo poduzimanje mjera i radnji radi spreavanja i otkrivanja kanjivih djela ili radi progona poinitelja kanjivih djela,
onemoguilo uinkovito, neovisno i nepristrano voenje sudskog,
upravnog ili drugog pravno ureenog postupka, izvrenje sudske
odluke ili kazne,
onemoguilo rad tijela koja vre upravni nadzor, odnosno nadzor zakonitosti,
izazvalo tetu za ivot, zdravlje, sigurnost ljudi ili za okoli,
onemoguilo provoenje gospodarske ili monetarne politike,
ugrozilo pravo intelektualnog vlasnitva, osim u sluaju izriitog
pisanog pristanka autora ili vlasnika."
3.3. Obveza djelominog objavljivanja informacije
U l. 4, stavak 4 Zakona navodi se da e tijela javne vlasti odobriti pristup u one dijelove informacije koji se s obzirom na prirodu svog sadraja
mogu objaviti. Smisao postojanja ove odredbe je u postizanju to vee jasnoe, tj. u izbjegavanju prohibitivnih rjeenja koja bi u krajnjim sluajevima
mogla onemoguiti objavu informacije uz opravdanje da se titi neka kategorija izuzetka.

4. Postupovne odredbe
Postupak ostvarivanja prava na informaciju kakav je uveden Zakonom,
odreen je ponajprije bitnom injenicom da je Zakon po svojoj pravnoj prirodi specijalni zakon, to znai da posebno ureuje samo postupovna pitanja
koja nisu ureena odredbama Zakona o upravnom postupku.
Zakon o pravu na pristup informacijama ureuje:
naine ostvarivanja prava na informaciju,
formu zahtjeva,
odreene rokove i pitanje njihovog produenja,
ustupanje zahtjeva,
donoenje posebnog rjeenja,
popunu i ispravak informacije,
pravnu zatitu,
evidenciju,
pitanje naknade.

150

4.1. Mogui naini ostvarivanja prava na informaciju

U ovom se poglavlju objanjavaju mogui naini pristupa informacijama kao i sam postupak za podnoenje zahtjeva. Zakon navodi sljedee
mogunosti pristupa informacijama koje posjeduju tijela javne vlasti: redovito objavljivanje odreenih informacija, neposredno pruanje informacije
osobi koja je podnijela zahtjev, uvid u dokumente ili izrada preslika dokumenata, dostavljanje preslika dokumenata koji sadre traenu informaciju
(l. 10).
4.2. Forma zahtjeva za pristup i nepostojanje obveze iskazivanja pravnog
interesa
Zakon prua mogunost da se zahtjev podnese usmeno ili pismeno, pri
emu nema razlike u postupanju prema jednoj ili drugoj formi zahtjeva.
Pisani zahtjev sadri: naziv i sjedite tijela javne vlasti kojem se zahtjev
podnosi, podatke koji su vani za prepoznavanje traene informacije, ime i
prezime te adresa fizike osobe podnositelja zahtjeva, tvrtka odnosno naziv
pravne osobe i njezino sjedite.
Podnositelj nije duan navesti razloge zbog kojih trai pristup informaciji. Ova odredba sadri jedno od temeljnih jamstava legitimnosti i demokratinosti Zakona (l. 11).
4.3. Posebni rokovi i pitanje njihova produenja
Tijelo javne vlasti obvezno je rijeiti zahtjev najkasnije u roku od 15
dana od dana podnoenja zahtjeva. U sluaju da se radi o nerazumljivom ili
nepotpunom zahtjevu, tijelo javne vlasti pozvat e u roku od 3 dana podnositelja da ga ispravi. Ukoliko zahtjev ostane neispravljen, tijelo javne vlasti
e ga rjeenjem odbaciti. Rok od 15 dana moe se produiti do 30 dana ukoliko se informacija mora traiti izvan sjedita javne vlasti ili ako se jednim
zahtjevom trai vei broj razliitih informacija, o emu e podnositelj biti
obavijeten najkasnije u roku od 8 dana (l. 12 i 14 Zakona).
4.4. Ustupanje zahtjeva
U sluaju da tijelo javne vlasti ne posjeduje traenu informaciju, a ima
saznanja o nadlenom tijelu, bez odgode e, a najkasnije u roku 8 dana od
zaprimanja zahtjeva, ustupiti zahtjev drugom tijelu o emu e obavijestiti
podnositelja.
Ovim se rjeenjem izbjegava mogunost odbacivanja zahtjeva zbog nenadlenosti te pomae podnositelju da ostvari svoje pravo (l. 13).

151

4.5. Donoenje posebnog rjeenja

Tijelo javne vlasti ne donosi posebno rjeenje o prihvaanju zahtjeva,
ve e o tom sluaju sastaviti biljeku. Tijelo javne vlasti obvezno je donijeti
rjeenje o odbijanju zahtjeva ako se radi o ogranienjima pristupa informacijama utvrenim u Zakonu, ukoliko tijelo javne vlasti ne raspolae, ne nadzire, niti ima saznanja o traenoj informaciji i ukoliko je istom podnositelju
zahtjeva omoguen pristup toj informaciji u roku od 60 dana od podnoenja
zahtjeva.
Ako je traena informacija ve objavljena, tijelo javne vlasti obvezno je
bez odgode obavijestiti podnositelja zahtjeva o tome gdje je, kada i kako ta
informacija objavljena (l. 15).
4.6. Dopuna i ispravak informacije
Ukoliko podnositelj zahtjeva na osnovi dokaza kojima raspolae smatra
da informacija koju je dobio nije tona ili potpuna, moe traiti njen ispravak
odnosno dopunu. Tijelo javne vlasti obvezno je donijeti posebno rjeenje o
odbijanju zahtjeva, ukoliko smatra da nema osnove za dopunu ili ispravak te
informacije (l. 16).
4.7. Pravna zatita
Zakon o pravu na pristup informacijama predvia redovitu pravnu zatitu putem albe elniku nadlenog tijela javne vlasti i to u roku od 8 dana od
dana dostavljanja rjeenja.
Drugostupanjska odluka po albi mora se donijeti i dostaviti bez odgode, a najkasnije u roku od 15 dana od dana podnoenja albe.
Protiv drugostupanjske odluke odnosno konanog prvostupanjskog rjeenja tijela javne vlasti kojim se zahtjev odbija, podnositelj zahtjeva moe
tubom pokrenuti upravni spor pred Upravnim sudom, u skladu s odredbama
Zakona o upravnim sporovima. Postupak po tubi je hitan (l. 17).
Pored toga, pravo na pristup informacijama moi e se tititi i kroz instituciju pukog pravobranitelja (l. 5 Zakona o pukom pravobranitelju), ali
i putem ustavne tube kod Ustavnog suda Republike Hrvatske.
4.8. Evidencije
Zakon u l. 18 predvia obvezu tijela javne vlasti da vode "poseban slubeni upisnik o zahtjevima, postupcima i odlukama o ostvarivanju prava na
pristup informacijama", dok su ustroj, sadraj i nain voenja upisnika utvreni Pravilnikom o ustroju, sadraju i nainu voenja slubenog upisnika o
ostvarivanju prava na pristup informacijama (NN 137/2004).

152

4.9. Naknada
Pitanje naknade je vrlo vano radi jamstva slobodnog i jednakog ostvarenja prava na pristup informacijama. lankom 19 ovoga Zakona propisuje
se da naknada mora odgovarati stvarnim materijalnim trokovima, kao to je
npr. izrada preslika nekih dokumenata, pribavljanje prijepisa, utroeno vrijeme za obradu zahtjeva i slino. Zakonom se, meutim, ne propisuje tko e
utvrditi kriterije za odreivanje visine naknade, to moe dovesti do neujednaenosti naknada.

5. Posebne odredbe
5.1. Objavljivanje informacija
U ovom poglavlju navode se neke dopunske obveze tijela javne vlasti
vezane uz objavljivanje njihovih informacija. Navodi se da su neovisno o
pojedinanim zahtjevima za informacijama, duna na prikladan nain objaviti svoje:
odluke i mjere kojima se utjee na javnost, s razlozima za njihovo
donoenje,
informacije o svom radu, ukljuujui podatke o aktivnostima,
organizaciji, trokovima rada i izvorima financiranja,
informacije o podnesenim zahtjevima, predstavkama i slino koje su
korisnici poduzeli prema tijelu javne vlasti,
informacije o natjeaju i natjeajnoj dokumentaciji za javne nabave.
Tijela javne vlasti u ijoj je nadlenosti izrada zakonskih nacrta i podzakonskih akata duna su objavljivati nacrte tih akata te omoguiti javnosti
da se u primjerenom roku o njima oituje.
5.2. Javnost rada tijela javne vlasti
Kako bi se osigurala javnost rada, Zakon obvezuje tijela javne vlasti da
u svojim opim aktima utvrde uvjete pod kojima se omoguava neposredan
uvid javnosti u njihov rad.
Pored toga, Zakonom se utvruje da su tijela javne vlasti duna informirati javnost o dnevnom redu zasjedanja ili sastanaka i vremenu njihova odravanja, nainu rada i mogunostima neposrednog uvida u njihov rad te o
broju osoba kojima se istovremeno moe osigurati taj uvid.
Meutim, tijela javne vlasti nisu duna osigurati neposredan uvid u svoj
rad ako je rije o pitanjima o kojima se po zakonu javnost mora iskljuiti

153

odnosno ako se radi o informacijama izuzetim od prava na pristup informacijama (l. 21).
5.3. Slubenik za informiranje
Zakon (l. 22) uvodi i posebnu instituciju slubenika za informiranje,
ija je zadaa tehnika provedba Zakona. Slubenik za informiranje je osoba
mjerodavna za rjeavanje ostvarivanja prava na pristup informacijama na
nain, da e osobno pribavljati informacije ili e uputiti stranku na relevantna mjesta na kojima moe traiti i dobiti informacije.
U zadae slubenika za informiranje spada i uredno voenje kataloga
informacija, to ga je tijelo javne vlasti duno ustrojiti.
U vezi sa slubenikom za informiranje vana je i odredba o iskljuivanju njegove odgovornosti ako "u dobroj vjeri, a radi tonog i potpunog
obavjeivanja javnosti, izvan granica svojih ovlasti omogui pristup odreenoj informaciji".
5.4. Nadzor nad provoenjem zakona
Nadzor nad provoenjem Zakona obavlja ministarstvo nadleno za poslove ope uprave odnosno Sredinji dravni ured Vlade Republike Hrvatske, kao tijelo nadleno za opu upravu. Tijela javne vlasti duna su dostavljati izvjea o provedbi Zakona na temelju podataka sadranih u katalogu
informacija iz l. 22, stavka 4 za prethodnu godinu najkasnije do 31. sijenja. Ministarstvo pak podnosi objedinjeno izvjee Vladi RH najkasnije do
28. veljae za prethodnu godinu. Nadalje, Vlada Republike Hrvatske duna
je podnijeti izvjee o provedbi Zakona Saboru RH radi prihvaanja do 31.
oujka za prethodnu godinu, koje se nakon prihvaanja objavljuje u Narodnim novinama (l. 24 i 25).

6. Kaznene odredbe
U ovom dijelu Zakon utvruje prekrajnu odgovornost ne samo za
pravne osobe s javnim ovlastima, ve i za odgovorne osobe u tijelima javne
vlasti te za svaku fiziku osobu koja "oteti, uniti, sakrije ili na drugi nain
uini nedostupnim dokument koji sadri informaciju u namjeri da onemogui ostvarivanje prava na pristup informacijama" (l. 26).
Ono to je jo vanije, jest odredba po kojoj tijela javne vlasti u svakom
sluaju utvrene neopravdane uskrate ili ogranienja ostvarivanja prava na
pristup informaciji, imaju obvezu omoguiti ostvarivanje tog prava te potpuno ispunjenje obveze (l. 27).

154

7. Prijelazne i zavrne odredbe

Zavrne odredbe Zakona obvezuju tijela javne vlasti da osiguraju organizacijske, materijalne, tehnike i druge uvjete za provoenje u roku od 90
dana od dana njegova stupanja na snagu (l. 28).
Takoer se navodi da e podzakonske propise glede voenja slubenog
upisnika nadleni ministar donijeti najkasnije u roku od 6 mjeseci od dana
stupanja na snagu ovog Zakona (l. 29).

8. Zakljuak
Zakon o pravu na pristup informacijama donesen je 2003. godine. Pri
njegovoj izradi koriteni su meunarodni standardi, a pravni strunjaci ga
smatraju relativno dobrim zakonom. Meutim, tek e njegova primjena pokazati i njegove kvalitete i nedostatke. Za sada je sudska praksa primjene
ovog Zakona vrlo skromna.

155

ZATITA ARHIVSKOG GRADIVA

Zatita je osmiljena politika koja se temelji na okupljanju, organizaciji
i razdiobi resursa - ljudskih, tehnikih i financijskih, sa svrhom optimalnoga
uvanja i produljenja trajnosti ukupnoga fundusa kulturnih informacija svakog naroda, a ire i itavog ovjeanstva, koje imaju trajnu vrijednost.
Prva je zadaa arhivista sauvati arhivsko gradivo od propadanja, a njegova je druga zadaa uiniti ga dostupnim korisnicima i istraivaima. Na
prvi pogled izgleda da bi redoslijed morao biti obrnut te da bi arhivist trebao
posvetiti veu pozornost osiguravanju boljih uvjeta rada istraivaima i izradi to iscrpnijih obavijesnih pomagala. Ovo jest djelomice tako ... "tamo"
... gdje vea koliina srednjovjekovnih i starijih dokumenata trai posebna
pomagala za njihovo prouavanje. Dobro ouvani dokumenti nee biti dostupni ako nema popisa i kazala to su ih izradili kolovani i iskusni arhivisti.
Meutim, takva se pomagala ne mogu niti izraditi, a niti koristiti ako dokumenti uope ne postoje ili su u takvom stanju da se njima ne moe rukovati.
Prema tome, arhivist snosi odgovornost za provoenje odgovarajuih mjera
zatite i fiziku ouvanost arhivskog gradiva koje mu je povjereno na uvanje.1
Arhivsko se gradivo mora uvati u optimalnim uvjetima, koji znae iskljuivanje svih tetnih utjecaja, pravilan odabir zatitne ambalae, pravilno
rukovanje gradivom, zatitu tijekom uporabe u itaonici, prijevoza izvan
arhiva i izloaba, zatitu izvornog arhivskog gradiva kopiranjem na druge
medije, konzerviranje i restauriranje ve oteenog arhivskog gradiva te
posebno, poduzimanje odgovarajuih preventivnih mjera za sluaj katastrofa.
Optimalni uvjeti uvanja i pohrane razliiti su za razliite vrste arhivskog gradiva, a da bi se mogli odrediti, treba dobro poznavati materijale od
kojih se gradivo sastoji, uzroke oteenja te kako svaki pojedini uzrok oteenja djeluje na materijal koji ulazi u sastav gradiva. Preporuke za zatitu
arhivskog gradiva moraju uzeti u obzir sve specifinosti i svojstva materijala
na kojima je gradivo pisano te osobine sredstava kojima je pisano.

Ellis, R.H., The Archivist as a Technician, Journal of the Society of Archivists 5 (1957), str.
146-147.

157

1. Materijali na kojima je pisano arhivsko gradivo

Dokumenti su u prolosti pisani na razliitim podlogama: kamenu, glini,
kovinama, vosku, palminu liu, kori drveta, papirusu, pergameni, svili, papiru i dr. Materijal na kojem je pisana veina arhivskog gradiva su razliite
vrste papira i pergamene.
1.1. Papir
Papir je tanak sloj isprepletenih biljnih vlakanaca koja su prethodnim
postupcima na odreen nain usitnjena i slijepljena; tkivo sastavljeno od
isprepletenih vlakanaca biljnoga podrijetla, u manjoj ili veoj mjeri osloboenih od neceluloznih sastojaka.
Povijest papira usko je povezana s razvojem pisma. Ime je dobio prema
papirusu, iako nije rije o istoj vrsti materijala.
Toan datum pronalaska papira nije poznat, ali se najee navodi da ga
je prvi izradio 105. godine n.e. kineski ministar poljoprivrede mandarin Ts,ai
Lun (Sai Lin). Meutim, neka novija istraivanja vrijeme pronalaska papira
pomiu neto unatrag, u 12. godinu n.e., jer su pronaene knjige pisane na
papiru 76. godine n.e. u kojima su navedeni takvi podaci.
Kinezi su stoljeima uspjeno uvali tajnu proizvodnje papira. Tek u 7.
stoljeu tu tajnu otkrivaju te poinju s proizvodnjom papira u Koreji, potom
u Japanu, a Arapi ga tijekom svojih osvajanja ire svijetom. U Europu je
papir stigao preko panjolske 950. godine n.e. U naim se krajevima poeo
rabiti u 13. st., a proizvoditi polovicom 16. stoljea.
Taj najstariji papir nazivamo papirom rune izrade, jer se proizvodio
runo iz starih krpa2. Prva se promjena dogodila u 13. stoljeu kad je u proizvodnju papira uveden vodeni znak, a za usitnjavanje starih krpa se poela
koristiti vodena energija. Ovaj se nain proizvodnje zadrao praktiki sve do
19. stoljea.
Od konca 15. stoljea kad je otkrivena tiskarska prea, potranja za papirom poinje naglo rasti. No, nain proizvodnje se bitno ne mijenja. U 17.
stoljeu se za usitnjavanje starih krpa poinju rabiti holenderi, strojevi koji
su znatno ubrzali tu fazu postupka. Koncem 18. stoljea konstruiran je stroj
2

Stare lanene, pamune i konopljane krpe usitnjavale su se i kuhale u vapnenom lugu uz

stalno mijeanje. Razvlaknjivale su se potom u drvenim muarima dok ne bi nastala homogena masa koja se razrjeivala vodom do eljene gustoe. Dobivena papirna masa nalijevala se potom na sita s drvenim okvirom o ijoj je visini ovisila debljina lista. Protresanjem
sita ispreplitala su se vlakanca papira i cijedila se voda. Tako nastali sirovi list papira suio
se najprije na pustu, a potom na zraku. Slijedilo je preanje i premazivanje ljepilom, a na
kraju i poliranje s drvom ili kosti.

158

za prozvodnju papira u traci, ali se povrinsko lijepljenje papira zadralo sve

do 1807. godine, kad je otkriven postupak lijepljenja papira u masi. Tad su
prirodna ljepila kojima se papir do tada povrinski premazivao zamijenjena
stipsom i kolofonijem. Od tog trenutka poinju opadati kakvoa i trajnost
papira.
Stare su krpe zbog sve vee potranje za papirom postale ograniavajui
imbenik u proizvodnji papira. Preokret se dogodio 1840. godine kad je konstruiran prvi stroj za fino usitnjavanje drveta. Tako dobivena drvna masa drvenjaa, poela se odmah upotrebljavati u proizvodnji papira.
Osnovne sirovine koje rabi suvremena industrija papira su drvenjaa3,
celuloza drvnoga podrijetla, stare krpe, stari papir, a u nekim sluajevima i
neka sintetska i mineralna vlakna koja se dodaju nekim vrstama papira kako
bi im se poveala trajnost.4 Osim toga, papiru se dodaju ljepila i punila te jo
neki dodaci koji mu osiguravaju specifina svojstva.
Uvoenjem drvenjae u proizvodnju papira dolazi do naglog pogoranja
njegovih svojstava, a time i trajnosti. Stari papiri rune izrade koji su izraivani iz lanenih i pamunih krpa i praktiki bez dodavanja kemikalija bili su
izuzetno kvalitetni i trajni.5 Iako je utvreno da drvenjaa ima izrazito loa
svojstva, ona se zbog svoje niske cijene i dalje rabi u industriji papira i dodaje se razliitim vrstama papira u odreenim postocima. Npr. novinski papir sadri 80-85% drvenjae, dok se papir za novanice u cijelosti izrauje
od lana i pamuka6. Od sredine 19. stoljea milijuni su knjiga i milijarde
dokumenata napisani i/ili tiskani na papiru izraenom od drvenjae ili s visokim postotkom drvenjae. Kako se takvi dokumenti u vrlo kratkom vremenu (oko 50 godina), doslovce mogu pretvoriti u prainu, osobito ako se
uvaju u loim mikroklimatskim uvjetima, to ovaj problem ini toliko ozbiljnim. Naalost, ni optimalni uvjeti uvanja ne mogu bitno produljiti trajnost ovoga papira.

5
6

Najee se dobiva mehanikim usitnjavanjem etinjaa. Dobivene se strugotine iste od

neistoa iskuhavanjem u vodi. Nakon to se filtriranjem uklone vei komadi, slijedi suenje. Tako dobivena drvenjaa ima utu do svjetlosmeu boju. Po potrebi se izbjeljuje razliitim, uglavnom, klornim preparatima.
Papir iz umjetnih vlakanaca - papir izraen ili iskljuivo iz umjetnih vlakanaca ili uz dodatak umjetnih vlakanaca (najlona, dakrona ili orlona) na uobiajenom stroju za izradu papira.
Slui za izradu zemljovida, katastarskih karata, specijalnih crtaih papira i dr.
Tajna razliite kakvoe starih i suvremenih papira lei u duljini celulozne makromolekule,
temeljnog sastojka papira.
U najnovije vrijeme poelo se s izradom novanica od sintetskih vlakana i u nekim su
zemljama takve novanice ve u uporabi.

159

Drvenjaa u sebi sadri 50% celuloze, 30% lignina, 16% hemiceluloza,

te 4% smola, masti, voska i pepela. Lignin7 koji u ivom stablu uvruje
stanine stijenke, a time i ojaava samo drvo, u drvenjai je glavni uzrok
nestabilnosti. Na njegovu razgradnju ne utjeu samo vanjski imbenici (kisik, svjetlo, vlaga i toplina), ve i kemijske reakcije s ljepilima, punilima,
sredstvima za izbjeljivanje i drugim sastojcima papira. Proces razgradnje
tee neto sporije u tami i bez prisutnosti kisika. Papir proizveden od iste
drvenjae ima vlo malu vrstou, kiseo je i vrlo nepostojan na svjetlu i
zraku, osobito kod poveane vlage i topline.
Tijekom same proizvodnje papira unose se tvari koje e biti sastavnim
dijelom konanoga proizvoda - lista papira, a ujedno e biti uzrokom njegove brze razgradnje i propadanja.
Mnogi su dokumenti pisani, a i danas se naalost piu na papiru najloije kakvoe, pa se njihovo uvanje i zatita postavljaju kao izuzetan problem. Zbog toga u mnogim zemljama nastoje da se dokumenti za koje se
pretpostavlja da su namijenjeni trajnom uvanju, piu/tiskaju na papiru dobre
kakvoe izraenom prema ISO standardu 9706.8
1.2. Pergamena
Dokumenata pisanih na pergameni u usporedbi s onima na papiru ima
relativno malo, no to su najstariji i esto najvredniji dokumenti.
Pergamena je materijal ivotinjskoga podrijetla. Izrauje9 se od koa
raznih ivotinja koje se obrauju na poseban nain kako bi mogle biti dobra
podloga za pisanje.
Sve do 14. stoljea veina je dokumenata pisana na pergameni. I kasnije, sve do naih dana, svi se vaniji dokumenti piu na pergameni (diplome, povelje, grbovnice i dr.).

8
9

Lignin (C10H13O3)n je u strukturi drveta isprepleten s celulozom, nije ugljikohidrat i ne

moe se mehaniki odijeliti od celuloze. U sastav molekule ulaze metoksil-, acetil- i formilskupine.
ISO 9706:1994 - Information and Documentation - Paper for Documents - Requirements
for Permanence.
O pronalasku i izradi pergamene u literaturi se mogu nai razliiti podaci. Jedan od najee spominjanih povezan je s Aleksandrijskom knjinicom koju je utemeljio faraon Ptolemej II. Filadelf (284-246. godine pr. n. e.), a smatrana je najveom na svijetu. Kad se proirio glas da je carska knjinica u Pergamu (Mala Azija) u vrijeme cara Eumena II. vea, faraon Ptolemej je zabranio izvoz papirusa u Malu Aziju. Traei novu podlogu za pisanje, u
gradu Pergamu su doli do otkria da i koe ivotinja obraene na poseban nain, mogu posluiti kao podloga za pisanje. Po gradu Pergamu ta je nova podloga za pisanje nazvana
pergamenom.

160

Pergamena je bila skupa, a potranja za njom sve vea, pa su neki pisari, posebno poetkom srednjeg vijeka, poeli strugati stare tekstove na
pergameni i ponovno na njoj pisati.10
Postoji vie vrsta pergamene, a njihova kakvoa ovisi o vrsti i starosti
ivotinje od ije su koe izraene. Najkvalitetnije su pergamene izraene od
koe ivotinjskih fetusa. Danas se pergamena izrauje industrijski, ali kvalitetnu pergamenu jo uvijek izrauju obrtnici prema starim receptima.
Pergamena je netavljena koa, a bjelanevina kolagen je njezin osnovni sastojak. On u hladnoj vodi bubri i u tom je stanju odlina podloga za
razvoj mikrobiolokih uzronika oteenja. U toploj vodi kolagen prelazi u
elatinu i taj je proces ireverzibilan. Do prijelaza kolagena u elatinu moe
doi i djelovanjem enzima nekih bakterija i plijesni. tavljenjem sirove koe
sprjeava se razgradnja kolagena do elatine, ali valja imati na umu da je
pergamena netavljena koa.
Pergamena je vrlo higroskopna. Izuzetno je kvalitetna i trajna podloga
za pisanje ukoliko se uva u optimalnim uvjetima. U prevlanim se uvjetima
lako upljesnivi, a presuhi zrak izaziva krtost i lomljivost pergamene.

2. Sredstva kojima je pisano arhivsko gradivo

Tekst je integralni dio arhivskog dokumenta. Moe biti pisan, crtan ili
tiskan. Idealno sredstvo za pisanje do danas nije pronaeno. Sva sredstva za
pisanje koja su koritena u prolosti ili koja se danas koriste, imaju uz dobra
svojstva i nedostatke koji mogu stvarati odreene probleme u zatiti.
Sredstva kojima je pisano arhivsko gradivo razliite su vrste tueva, crnila, olovaka te organskih i anorganskih pigmenata kojima su iluminirane
stare rukopisne i tiskane knjige. Mnogo je arhivskog gradiva tipkano strojem
ili tiskano tiskarskim bojama, a u najnovije se vrijeme ispisuje iz raunala u
razliitim vrstama pisaa, alje telefaksom ili kopira u fotokopirnim ureajima.
Kineski i indijski tuevi najstarije su poznate vrste crnila. Izraivali su
se od ae, vode te ljepila. Kao ljepila rabljene su prirodne gume i riblje
ljepilo. aa je vrlo trajan materijal, otporan na svjetlo. estice ae suspendirane su u otopini ljepila i vode i samo se povrinski dre za podlogu. S
obzirom na vodotopljivost ljepila, tuevi su neotporni prema vlazi i vodi,
razlijevaju se i mogu se potpuno isprati s podloge.

10

Takvi se dokumenti nazivaju palimpsestima. Stari, ostrugani tekst moe se, iako nevidljiv
golim okom, identificirati s pomou UV svjetla.

161

eljezno-galna crnila poela su se koristiti poetkom 12. stoljea. Izraivao ih je svaki pisar za svoje potrebe iz ekstrakta hrastovih iki i eljeznih
strugotina koje su drane u octu, kvasu ili vinu. Otopine su se mijeale u
odreenom omjeru i dodavala im se biljna guma. Prireena u pravilnim omjerima svojih sastojaka, eljezno-galna su crnila vrlo stabilna i trajna. No,
kad su kisela, izazivaju teka oteenja podloge na kojoj je ispisan tekst takvim crnilom. Netopljiva su u vodi, a u sluaju da izblijede do neitljivosti
golim okom, mogue ih je raspoznati optiko-fizikalnim metodama. Zadrala su se u uporabi sve do prve etvrtine 20. stoljea kad su ih potpuno istisnula anilinska crnila.
Alizarinska crnila i indigo crnila poela su se rabiti oko 1855. godine.
Crnila prireena na bazi alizarinskih pigmenata izraivana su na slian nain
kao i eljezno-galna crnila. Prednost pred eljezno-galnim crnilima im je u
tome, to su im boje ljepe i neto postojanije.
Anilinska crnila poela su se upotrebljavati 1870. godine. Uglavnom su
neutralna, pa zato ne oteuju papir ni pera. Lagano teku s pera, jeftina su i
vrlo lijepih boja. Nedostatak ovih crnila jest izuzetna nestabilnost na svjetlu ona pritom blijede, a ako su dulje izloena svjetlu i vlazi potpuno nestaju s
papira. Osim toga, anilinska su crnila topiva u vodi i organskim otapalima,
alkoholu posebno, a neka su osjetljiva na djelovanje klora ak i u tragovima,
koji moe zaostati u papiru jer se klorni preparati rabe za bijeljenje papira u
samom postupku izrade.
Grafitna olovka ima minu od grafita koji je vrlo stabilan prema djelovanju svjetla, topline i razliitih kemikalija. Meutim, nedostatak tekstova pisanih grafitnom olovkom jest u tome, to se lagano briu, ne samo gumicom,
ve i kad se preko njih prelazi prstima. Ukoliko su takvi zapisi oneieni
prainom, potrebno je izuzetno strpljenje i mnogo vremena za njihovo ienje. Uspjeh ienja je to skromniji to je naslaga praine na zapisu vea.
Olovke u boji imaju mekanu minu koja je izraena od smjese kaolina i
nekog mineralnog pigmenta. Trag olovaka u boji lagano se brie, razlijeva se
u vlanoj sredini, a u doticaju s veim koliinama vode moe se u potpunosti
isprati s papira. Isto se dogaa u prisutnosti alkohola i acetona.
Kopirna olovka (tintana olovka) ima minu koja uz grafit i glinu sadri i
neko bojilo, najee ljubiaste boje. Trag kopirne olovke vrlo se teko brie,
za razliku od traga grafitne olovke. Meutim, tekstovi pisani kopirnom olovkom izuzetno su osjetljivi na djelovanje vlage. U vlanoj se sredini bojilo
razlijeva, to znatno pogorava estetski izgled zapisa, a u sluaju dugotrajnog djelovanja vlage ili vode bojilo probija na suprotnu stranu lista i istodobno oboji susjedne listove.
Kemijska olovka u svojem punjenju sadri organska bojila, organske
smole kao vezivo i otapalo. Trag kemijskih olovaka osjetljiv je prema djelo162

vanju svjetla i organskih otapala (alkohol, aceton i dr.). Prema vodi je manje
osjetljiv.
Suvremeni tuevi su tinte prireene od fine ae kojoj se kao vezivo dodaju razliita ljepila. Netopivi su u vodi zato to se kao vezivo rabe sredstva
netopiva u vodi. Stabilni su na djelovanje svjetla.
Vrpce pisaih strojeva - brojni su arhivski dokumenti tipkani pisaim
strojem. Tijekom tipkanja uz izvornik istodobno nastaje jedna ili vie kopija.
Trajnost, boja i osobine izvornika tipkanog strojem ovise prvenstveno o pigmentu kojim je impregnirana vrpca pisaeg stroja. Prema svjetlu su najstabilniji tekstovi pisani crnim vrpcama koje sadre au. Vrpce ostalih boja
sadre uglavnom organske pigmente, pa stoga imaju sve nedostatke opisane
kod anilinskih tinta.
Kakvoa i trajnost kopija puno je manja od izvornika tipkanih strojem,
a ovisna je takoer o pigmentima i vezivima koje sadre kopirni papiri. Osim
toga, kopije su, za razliku od izvornika tipkanih na papirima bolje kakvoe i
boljih mehanikih svojstava (bank-post, bond papir i dr.), tipkane na papiru
loijih mehanikih svojstava (pelir papir i sl.), pa su ve i zbog toga mnogo
osjetljivije.
Tiskarske boje - boje koje su zbog svoga sastava te fizikalnih i kemijskih svojstava prikladne za odreeni tiskovni postupak. Sastavljene su uglavnom od dviju komponenata, pigmenta i veziva, kojima se dodaju jo i
suila. Dijele se na crne i arene tiskarske boje. Najei su pigmenti aa, a
od obojenih spojevi kroma i eljeza. Organski se pigmenti rabe iskljuivo u
viebojnom tisku.
Tekstovi tiskani tiskarskim bojama vrlo su stabilni, ali i meu tiskarskim bojama najstabilnije su one nainjene na bazi ae.
Anorganski i organski pigmenti - osim tueva i crnila za pisanje, a osobito za ukraavanje srednjovjekovnih rukopisa, upotrebljavani su i neki drugi
pigmenti. Najee su to bili crveni pigmenti (cinober, minij, karmin, alizarin), plavi pigmenti (ultramarin, azurit, indigo), zeleni pigmenti (malahit,
kromov oksid, sokovi raznih biljaka, bazini bakreni karbonat), bijeli pigmenti (kreda, olovno bjelilo) te srebro i zlato.
Od navedenih se pigmenata istiu cinober i minij kojima su naee pisani inicijali te zeleni pigmenti na bazi bakrenog acetata koji su se mnogo
koristili, a nanijeli su velike tete dokumentima i knjigama, kao i kisela eljezno-galna crnila.

163

3. Uzroci oteivanja arhivskog gradiva

Oteivanje arhivskog gradiva mogu izazvati vanjski imbenici, nepovoljni uvjeti uvanja i uporabe te unutarnji uzroci, prvenstveno loa kakvoa
materijala od kojih je nainjeno.
Pod uvjetom da su dokumenti i knjige pisani ili tiskani na materijalu
dobre ili barem prosjene kakvoe, uvjeti uvanja i uporabe mogu bitno utjecati na njihovu trajnost. Meutim, dokumentima izraenim od materijala
loe i vrlo loe kakvoe obino ni optimalni uvjeti pohrane i uvanja ne
mogu osigurati veu trajnost. Najbolji su primjer novine, potom veliki broj
knjiga tiskanih u drugoj polovici 19. stoljea i neposredno nakon Drugog
svjetskog rata.
3.1. Unutarnji uzroci oteenja
Tijekom vremena svi materijali u prirodi, pa tako i arhivsko gradivo,
podlijeu promjenama. Rije je zapravo o brojnim i razliitim fizikalno-kemijskim reakcijama koje se odvijaju u svakom materijalu i nazivaju se prirodnim starenjem. Brzina odvijanja tih reakcija odreuje kakvou i trajnost
nekog materijala. to su one sporije, kakvoa i trajnost su mu vei i obratno.
Starenje je, dakle, prirodan proces. Njegova je brzina razliita za svaki
materijal, a ovisi o njegovim svojstvima i strukturi, svojstvima sirovina od
kojih je nainjen te o uvjetima u kojima se uva.
Loa ili nepropisna izrada i uporaba sirovina slabe kakvoe izaziva najtee vrste oteenja koja se teko mogu sprijeiti, jer lee u biti samog materijala. Meutim, loi uvjeti pohrane, uvanja i uporabe pisanog gradiva mogu
ubrzati proces prirodnog starenja, osobito ako je ono izraeno od nekvalitetnih sirovina.
Primjer jednog od najteih unutarnjih uzroka oteivanja arhivskog gradiva zabiljeenoga na papiru jest onaj, kad se za pisanje ili tiskanje dokumenata i knjiga upotrebljavao papir od drvenjae ili s visokim sadrajem drvenjae.
3.2. Vanjski uzroci oteenja
3.2.1. Fizikalno-kemijski uzroci oteenja
3.2.1.1. Vlaga
Voda se u prirodi nalazi u tri agregatna stanja: plinovitom, tekuem i
krutom. Pod pojmom vlage podrazumijeva se voda u plinovitom stanju odnosno vodena para koja se nalazi u zraku.
Da bi se shvatilo djelovanje vlage, moraju se poznavati dva temeljna
pojma: apsolutna i relativna vlaga.
164

Apsolutna vlaga je koliina vodene pare sadrana u zraku, a izraava se

u gramima po prostornom metru zraka (g/m3).
Meutim, koliina vodene pare u zraku ovisna je o temperaturi. to je
zrak topliji, to vie vodene pare moe primiti i obrnuto. Pri odreenoj temperaturi zrak moe biti zasien ili nezasien vodenom parom. Hlaenjem zraka
koji nije zasien vodenom parom postupno se dolazi do temperature kad on
postaje zasien. Ta se temperatura naziva rositem. Sniavanjem temperature
ispod toke rosita dolazi do kondenzacije - vodena para iz plinovitog stanja
prelazi u tekue.
Relativna vlaga je omjer apsolutne vlage u zraku kod odreene temperature i koliine vodene pare koja je potrebna da se kod te iste temperature
postigne rosite, izraen u postocima.
Vlaga i temperatura se ne mogu promatrati odvojeno. Obje imaju vrlo
znaajan utjecaj na veinu materijala koji ulaze u sastav arhivskog gradiva.
Pod utjecajem vlage na materijalu se dogaaju tri razliite vrste promjena:
promjene veliine i oblika,
kemijske reakcije,
biorazgradnja.
Papir kojega ima najvie u spremitima djelovanjem vlage bubri, poveavajui svoje dimenzije vie u okomitom smjeru negoli usporednom na
smjer vlakanaca11. Rezultat su deformacije listova. Kod uvezanih knjiga vie
se deformiraju uvezi zato to koa, drvo odnosno ljepenka i ljepilo iz korica
jae upijaju vlagu. Prodiranjem veih koliina vode meu listove nastaju
tea oteenja zbog poputanja veza meu vlakancima papira, pa on uslijed
toga gubi mehaniku vrstou. Bubrenje papira ovisno je o koliini apsorbirane vode. U sluajevima jako namoenog gradiva kojim su pretrpane police, papir moe poveati svoj obujam u tolikoj mjeri da deformira ak i
metalnu konstrukciju polica.
Biljna i ivotinjska ljepila u vodi bubre i postupno se otapaju gubei
ljepljivost. Uslijed toga smanjuje se mehanika vrstoa papira, a uvezi na
knjigama poinju poputati. Nabubreno ljepilo moe slijepiti listove dokumenata i knjiga u homogeni blok.
Suvremene se tinte najveim dijelom takoer otapaju u vodi. Isto se dogaa s razliitim organskim i anorganskim pigmentima kojima su iluminirani
stari rukopisi.

11

Tijekom oblikovanja papirne trake na stroju za izradu papira, vlakanca se preteno orijentiraju u smjeru usporednom na smjer kretanja sita. U smjeru vlakanaca papir je manje otporan prema savijanju i kidanju.

165

Zajedno s vlagom meu vlakanca papira prodiru i estice praine te

drugih neistoa s njegove povrine, ime nastaju nepopravljive tete.
Kod povienih vrijednosti relativne vlage i temperature zraka te u prisutnosti kisika odvijaju se razliite kemijske reakcije koje kod uobiajenih
vrijednosti nisu mogue. Metalne zakovice kojima su spajane neke arhivske
kutije korodiraju, dodatno oteujui gradivo. Zato se od metala koji se upotrebljavaju u arhivima zahtijeva da budu dobro pasivizirani. Neka crnila i
pigmenti kojima je gradivo pisano blijede i mogu potpuno nestati s dokumenata.
Na mokrom se materijalu pri odgovarajuoj temperaturi razvijaju i bioloki uzronici oteenja.
3.2.1.2. Toplina
Pojmovi topline i temperature esto se mijeaju, pa je stoga korisno definirati oba pojma.
Toplina je oblik energije vezan za posebno, kaotino gibanje molekula
nekoga tijela, a temperatura je veliina koja karakterizira njegovo toplinsko
stanje. Za objektivno mjerenje i usporeivanje toplinskoga stanja dvaju razliitih tijela upotrebljavaju se posebni ureaji - termometri.
U prirodi postoji stalna tenja za uspostavom ravnotee, koja se u sluaju topline sastoji u tenji za izjednaavanjem temperature, pa tako postoji
neprestana izmjena topline od mjesta vie prema mjestu nie temperature.
Toplina vrlo raznoliko djeluje na arhivsko gradivo:
promjene temperature izazivaju irenje i skupljanje materijala to
moe dovesti do privremenih ili stalnih deformacija, a konano i do
pucanja;
djelovanjem topline isparava voda iz materijala. Do odreenih granica to je vrlo korisno, jer se grijanjem moe osuiti vlaan prostor
ili vlaan materijal, ali pretjeranim isuivanjem gubi se vlastita voda
i razni plastifikatori iz materijala na kojima je zabiljeeno gradivo (u
naem sluaju papir, koa, pergamena i dr.), pa oni postaju tvrdi,
kruti i na kraju lomljivi;
toplina ubrzava veinu kemijskih reakcija u materijalu i takve se
promjene obino nazivaju prirodnim i ubrzanim starenjem materijala;
toplina ubrzava i pogoduje razvoju bakterija, plijesni, kukaca i
glodavaca, osobito ako se to sve dogaa u vlanoj sredini.

166

3.2.1.3. Svjetlo
esto se istie kako je svjetlo jedan od bitnih uzroka oteivanja dokumenata i knjiga. Njegovim djelovanjem papir uti, postaje krhak i lomljiv,
pergamena i koa postaju tvrde i pucaju, a tekst blijedi u veoj ili manjoj
mjeri. Razlikujemo prirodne i umjetne izvore svjetla.
Sunce je prirodni izvor svjetla. Ono to se podrazumijeva pod izrazom
sunevo svjetlo zapravo je elektromagnetno sunevo zraenje koje se sastoji
od vidljivog, toplinskog (IC) i ultraljubiastog (UV) zraenja. Ta se zraenja
razlikuju prema valnim duinama.
O oteenjima koja nanosi toplinsko zraenje bilo je govora u prethodnom odjeljku. Valja, meutim, naglasiti da se predmeti ili dijelovi predmeta
koji su due izloeni sunevoj toplini bre oteuju (stare) od onih koji su
zatieni, npr. hrptovi knjiga na policama, nezatieni dokumenti na izlobama i sl. Toplina od izravna suneva zraenja manje pogoduje razvoju plijesni i kukaca negoli toplina iz nekog drugog izvora, jer se njegovo zraenje
sastoji i od ultraljubiastog dijela koji u odreenoj mjeri djeluje baktericidno
odnosno insekticidno.
Vidljiva svjetlost, pogotovo dulje valne duine (od crvene do zelene) ne
izaziva natprosjena oteenja (starenje) dokumenata i knjiga. No, ona kraih valnih duina (od modre do ljubiaste) ve ubrzava starenje.
Osobito tetno djeluje ultraljubiasti dio ne samo suneva spektra, ve i
onoga koji dolazi iz umjetnih izvora i to jae to mu je kraa valna duina.
Posljedice su vrlo teke, iako u prvi trenutak nevidljive golim okom - razgradnja celuloznih vlakana, izbljeivanje (djelomino ili potpuno) crnila i
pigmenata na zapisima i dr. Fotokemijskim reakcijama, primarnim i sekundarnim, izloeni su svi materijali koji ulaze u sastav arhivskog gradiva.
Valja upozoriti da su danas oteenja od svjetla daleko uestalija i tea
zbog ozonskih rupa u Zemljinoj atmosferi, uslijed ega je omogueno jae
prodiranje zraka kraih valnih duina.
Neki od umjetnih izvora svjetla - obine arulje, halogene arulje, fluorescentne arulje, HID arulje, optika vlakna i arulje bez elektroda, koje
proizvode svjetlo na drugaijem principu od arulja s volframovom arnom
niti12, takoer emitiraju UV i toplinske zrake. Zbog toga moraju biti obloeni
folijama s UV i IC filtrima.
12

Obine arulje najpoznatija su vrsta elektrine rasvjete. Svjetlost nastaje prolaskom elektrine struje kroz tanku volframovu arnu nit. Zrae manje UV zraka od fluorescentnih
svjetiljki, ali jae griju zbog veeg IC zraenja. U novije se vrijeme sve vie izbacuju iz
uporabe zbog tednje elektrine energije.
Halogene volframove arulje (poznate kao kvarc halogene ili samo halogene arulje) takoer proizvode svjetlo prolaskom elektrine struje kroz tanku volframovu arnu nit, ali uz

167

3.2.1.4. Oneieni zrak

Zrak je po svojem sastavu smjesa plinova. U prirodi on obvezno sadri i
odreeni postotak vodene pare, a sastav mu se mijenja ovisno o zemljopisnom poloaju. U veim mjestima, a osobito u industrijskim sreditima, uz
uobiajene plinove zrak moe sadravati jo i neke druge plinovite i krute
tvari koje nazivamo zajednikim imenom atmosferska oneienja. Zrak
moe biti zagaen plinovima kao to su sumporni i duikovi oksidi, ugljini
monoksid i dioksid, klor i neki drugi. Moe takoer sadravati vee koliine
vodene pare, dim razliita podrijetla te prainu. Dim u zraku moe potjecati
od nepotpunog sagorijevanja drveta, zemnoga plina i naftnih derivata ili
ugljena. On sadri katranske tvari koje se tijekom vremena taloe na povrini
razliitih predmeta tvorei ljepljivu masu smeecrne boje.
Djelovanje oneienoga zraka na arhivsko gradivo oituje se kao kemijska i bioloka oteenja koja za konanu posljedicu mogu imati izbljeivanje pigmenata kojima su dokumenti napisani ili iluminirani te mehanikim
oteenjima. Treba naglasiti da sve tetne tvari iz zraka nisu jednako tetne
za arhivsko gradivo. Npr. ugljini monoksid i dioksid, kojih takoer moe
biti u veim koliinama, vie tete ovjeku i drugim ivim biima negoli
arhivskom gradivu.
S druge strane, kisik koji je ovjeku koristan, za gradivo moe biti tetan. Posebno je tetna njegova alotropska modifikacija ozon13. Kao jaki oksidans ozon izuzetno tetno djeluje na sve organske materijale. Nastaje djelovanjem suneva svjetla i duikova dioksida iz ispunih cijevi automobila.
dodatak halogenog plina, to omoguava da nit radi na viim temperaturama i daje jae
svjetlo. Halogene su arulje 3 do 5 puta trajnije i emitiraju isto toliko puta vie UV zraka od
obinih arulja.
Fluorescentne arulje su niskotlane ivom punjene cijevi koje proizvode UV zraenje koje
ima sposobnost pobuivanja fosforescentnog premaza na emitiranje vidljivog svjetla. Iako
fluorescentna rasvjeta sadri visoku razinu UV zraenja, esto se postavlja u spremita s
pisanom batinom, jer je ekonominija i proizvodi manje topline.
HID (High intensity discharge) arulje, kao i fluorescentne arulje sadre ivine pare unutar staklenih cijevi presvuenih fluorescentnim slojem, samo to je intenzitet njihova sjaja
mnogo vei.
Optika vlakna su s energetske strane vrlo uinkovit nain osvjetljavanja izloenih materijala. U sustavu optikih vlakana svjetlost se prenosi od svjetlosnog izvora kroz staklene ili
akrilne niti koje ne provode IC I UV zrake i ne uzrokuju dodatno zagrijavanje unutar optikoga vlakna.
arulje bez elektroda su najnoviji izvori svjetla. Svjetlo proizvode sasvim drugaijim nainom od arulja s volframovom arnom niti. Princip se zasniva na uporabi radiofrekvencija
za pobuivanje zavojnice ili usmjeravanja mikrovalova na sumporni element koji nakon
toga emitira vidljivo svjetlo s niskim udjelom UV i IC zraenja. No, prejake su i zasada se
upotrebljavaju samo za rasvjetljavanje velikih prostora.
13
Molekula ozona sastoji se od tri atoma kisika. Jaki je oksidans koji se lako raspada. U
prirodi nastaje pri elektrinom pranjenju i djelovanjem UV zraka na kisik.

168

Moe nastati i u elektrostatikim sustavima za filtriranje koje imaju neki

klima-ureaji, kao i u elektrostatskim ureajima za kopiranje.
Kad se govori o tetnim tvarima u zraku, onda se u sluaju arhivskog
gradiva prvotno misli na sumporne i duikove okside, klor, vodikov peroksid i
sumporovodik. U industrijskim se zonama mogu nai jo i neki drugi plinovi.
Atmosferska oneienja ne djeluju samo na nositelje zapisa, ve i na
sam tekst. Posebno su prema njihovu utjecaju osjetljivi zapisi pisani suvremenim crnilima na bazi organskih pigmenata, ali i stariji zapisi iluminirani
pigmentima na bazi organskih spojeva.
U papiru postoji mrea kapilara kroz koje u njega prodiru zrak, vodena
para te u njoj otopljene krute estice koje se lagano prenose zrakom, a nazivaju se zajednikim imenom praina. Njezin je sastav vrlo raznolik - od
estica ae, pepela, zemlje, ugljena, graevnog materijala, raznih drugih
estica organskog i anorganskog podrijetla, zatim spora bakterija i plijesni,
pa do raznih sitnih kukaca i njihovih jajaca. Praina u spremitima moe
nastati ljutenjem buke i boje sa stropova i zidova, zatim od samoga gradiva, a moe je unijeti i osoblje na svojoj obui i odjei.
Bez obzira na koji je nain unesena, praina se s vremenom taloi na
gradivu, a potom svaka od estica praine djeluje u odreenim okolnostima
na svoj specifian nain. Papir, pergamena, knjige i drugi materijali pokriveni prainom, koja se dijelom uklapa i u samu njihovu strukturu, s vremenom dobivaju sivkastu prevlaku. Ona ne kvari samo estetski izgled gradiva,
nego mu s vremenom smanjuje i elastinost. Treba istaknuti osjetljivost
tekstova i crtea grafitnom olovkom prema praini.
Praina je posebno tetna u prisutnosti vlage, jer se mreom kapilara iri
zajedno s vodom kroz papir stvarajui mrlje koje je kasnije vrlo teko, a
ponekad i nemogue oistiti.
Spore plijesni i bakterija, manji kukci i njihova jajaca vrlo su lagani, pa
se zbog toga jednostavno i brzo prenose zrakom na velike udaljenosti. Spore
i jajaca mogu godinama ouvati svoju ivotnu aktivnost, ak i u vrlo nepovoljnim uvjetima. U za njih povoljnim mikroklimatskim uvjetima (optimalna
relativna vlaga i temperatura zraka), iz njih se ponovno poinju razvijati novi
organizmi.
3.2.2. Bioloki uzroci oteenja
3.2.2.1. Bakterije
Bakterije pripadaju najniim organizmima biljnoga podrijetla. Njihova
se veliina kree od jednog do nekolikom mikrona14. U povoljnim uvjetima
14

Mikron () - tisuiti dio milimetra.

169

iz jedne bakterije u roku od 24 sata moe nastati potomstvo od 1 cm3 bakterijske mase. U nepovoljnim uvjetima bakterije stvaraju posebne, vrlo otporne
tvorbe - spore, s pomou kojih se takoer mogu razmnaati. Spore su vrlo
otporne, podnose dugotrajnu suu, razne kemikalije te visoke i niske temperature.
Bakterije s pomou enzima razgrauju ili samo cijepaju odreene organske tvari koje im slue kao hrana. Za arhivsko su gradivo najopasnije one
bakterije koje za hranu koriste materijale koji ulaze u njegov sastav. Proces
razgradnje moe biti vrlo intenzivan, pa tako bakterije mogu manji list filtar
papira razgraditi u roku tri dana.
Osim bakterija koje oteuju dokumente i knjige, na gradivu se mogu
odrati i neke vrste koje su opasne po zdravlje i ivot ovjeka. To su patogene bakterije, pa ako sumnjamo da je nekim materijalom rukovao bolestan
ovjek, dobro ga je dezinficirati.
3.2.2.2. Plijesni
Plijesni su viestanini mikroorganizmi biljnoga podrijetla na viem
stupnju razvoja od bakterija. Tijelo plijesni - micelij sastavljeno je od tankih
niti koje se nazivaju hifama, ija debljina varira od 1 do 10 , a duljina im
moe biti i preko 10 cm. Hife mogu prorasti podlogu na kojoj se razvijaju, a
mogu se dizati i iznad podloge kao pauina. Micelij je obino bijele boje, ali
kod nekih vrsta plijesni moe biti i obojen. Plijesni se razmnaaju fragmentacijom micelija ili s pomou spora koje se stvaraju u posebnim sporonosnim
organima na hifama. Spore plijesni stvaraju se brzo - jedan sporonosni organ
daje nekoliko tisua spora, a sporonosnih organa na 1 cm2 povrine micelija
moe biti nekoliko tisua. Iz spora se u povoljnim uvjetima mogu razviti
novi organizmi u roku od 4 do 7 dana, naravno i s jednakim sporonosnim
organima.
Spore plijesni (kao i bakterija) vrlo su lagane i mogu se prenositi zrakom na vrlo velike udaljenosti. Svoju aktivnost zadravaju godinama i u vrlo
nepovoljnim uvjetima, a u povoljnim se uvjetima vrlo brzo aktiviraju. Za
razliku od micelija plijesni (ili tijela bakterije) koji u nepovoljnim uvjetima
vrlo brzo ugibaju, spore preivljavaju. Za njihovo su unitavanje potrebne
vrlo visoke temperature ili vrlo snana dezinfekcijska sredstva.
Plijesni s pomou enzima mogu cijepati i razgraivati visokomolekularne spojeve (krob, celulozu, bjelanevine i dr.) od kojih se sastoji gradivo,
do jednostavnih spojeva (eera i kiselina) koje mogu koristiti za hranu, nanosei pritom dokumentima i knjigama ogromne tete.
Ispitivanja su pokazala da u spremitima u kojima se uva arhivsko gradivo ima oko 200 razliitih vrsta plijesni i bakterija. Meutim, taj je broj u
jednom spremitu sveden na oko 60-80 vrsta.
170

Plijesni u spremita mogu dospjeti na dva naina:

primarnom infekcijom - kad je inficiran sam materijal na kojem e
kasnije nastati dokumenti i knjige,
sekundarnom infekcijom - putem zraka.
Plijesni za hranu mogu koristiti papir, ljepila, tkanine, konac, pergamenu, kou, drvo, pa ak i neistoe na povrini dokumenata. Najveu opasnost predstavljaju plijesni koje za hranu koriste celulozu. Ispitivanja su pokazala da te vrste plijesni mogu u razdoblju od tri mjeseca unititi 10-60%
vlakana u papiru. Konani rezultat djelovanja plijesni moe biti pretvaranje
podloge na kojoj su se razvile u prainu. Pri tome naglo raste i kiselost podloge. Plijesni mogu dovesti i do sljepljivanja listova, a pojava plijesni na
gradivu gotovo je uvijek praena i pojavom mrlja razliitih boja.
3.2.2.3. Kukci
U dananje vrijeme kad se posveuje mnogo vea panja urednosti
spremita, pojava kukaca mnogo je rjea negoli u prolosti. No, oni se i danas pojavljuju, osobito u toplijim krajevima. Ispitivanja su pokazala da tete
koje oni nanose ne ovise toliko o njihovoj raznolikosti u nekom spremitu,
ve o rasprostranjenosti jedne jedine vrste koja u tom spremitu pronae
optimalne uvjete za svoj razvoj i irenje.
Ima kukaca koji se mogu namnoiti u spremitima s gradivom i ne nanose mu nikakvu tetu, ali mogu biti vrlo neugodni za ljude koji rade u
spremitu (buhe, mravi). Ima i kukaca koji nisu karakteristini za spremita s
dokumentima i knjigama, no ako se namnoe u velikom broju, mogu nanijeti
znatne tete (ohari). Kao i kod ostalih biolokih uzroka oteenja i u ovom
su sluaju najopasniji oni kukci koji se hrane materijalima od kojih je nainjeno arhivsko gradivo.
Razvoju kukaca pogoduju temperature iznad 20C (iako ima vrsta koje
se mogu razvijati i pri niim temperaturama), vlaga iznad 60-70% RV, mir i
mrak. Upravo takve uvjete nalaze u mranim, neprovjetravanim i vlanim
spremitima u koja se rijetko ulazi, a gradivo ne pregledava.
Kukci dolaze u spremia na razliite naine: ljeti kroz otvorene prozore,
potom na odjei i obui osoblja koje radi u spremitu ili putem novih akvizicija gradiva koje moe biti zaraeno kukcima. Zato svo gradivo koje se preuzima u arhiv treba biti pregledano, a po potrebi i dezinficirano.
Jajaca kukaca vrlo su lagana, pa se lako prenose zrakom na velike
udaljenosti, a mogu preivjeti i loije uvjete, pa se razviti kad se nau u uvjetima optimalnim za svoj razvoj.

171

3.2.2.4. Glodavci
Za razliku od ve opisanih biolokih uzronika oteenja, mievi i takori obino ne koriste papir i pergamenu za hranu, ali ih nagrizaju i od otpadaka prave svoja gnijezda. Uz to, na dokumentima i knjigama ostavljaju vrlo
neugodne mrlje od urina koje se teko ili nikako ne mogu oistiti, a koji je uz
to i kiseo, pa dodatno oteuje gradivo.
U urednim i odravanim spremitima obino ne nailazimo niti na mieve niti na takore, ali u podrumskim i suterenskim spremitima moemo i
njih sresti. Meutim, u odreenim okolnostima i u uredna spremita mogu
doi glodavci. Borba s glodavcima je teka, jer se skrivaju na tamnim i teko
dostupnim mjestima i esto se tee zapaze. Osim toga, vrlo se brzo razmnaaju.
Protiv glodavaca, kao i protiv ostalih uzroka oteenja, najvanije je
poduzimati pravodobne preventivne mjere. Manje najezde glodavaca moe
rijeiti osoblje arhiva, no pojave li se u velikom broju, njihovo unitavanje
valja prepustiti specijaliziranim slubama.
3.2.3. Mehanika oteenja
Mehanika oteenja nastaju najee zbog nepaljivog rukovanja i
uporabe (pad, udarac, guvanje, zaderavanje, viekratno presavijanje dokumenata velikih dimenzija - nacrti, karte, plakati i dr.) ili uvanja dokumenata
u kutijama neodgovarajue veliine (nisu dobre premalene, ali ni prevelike
kutije).
Mehanika se oteenja mogu uglavnom pripisati ovjeku, a valja istaknuti da djelovanje ostalih uzroka oteenja slabi otpornost dokumenata i
knjiga prema mehanikim utjecajima.
3.2.4. ovjek
Iako spada u skupinu biolokih uzronika oteenja, ovjek se uvijek
istie zasebno, jer od svih ivih bia koja oteuju i unitavaju dokumente i
knjige najvee im tete nanosi upravo on koji bi ih zapravo trebao tititi od
propadanja. U povijesti nalazimo niz primjera manje-vie masovnog unitavanja knjiga iz vjerskih, fanatikih ili politikih razloga.
Osim masovnih unitavanja ima i sluajeva oteivanja i unitavanja
knjiga izazvanih nemarom i nepanjom onih koji njima rukuju ili ih koriste.
esto se nailazi i na primjere namjernog oteivanja: izrezivanje pojedinih
listova, slika ili minijatura, podcrtavanje teksta i sl.
ovjek, dakle, moe svjesno ako ne poduzima nita po pitanju zatite
arhivskog gradiva ili nesvjesno, iz neznanja, nanijeti najvee tete.

172

U dananje vrijeme kad se provode odgovarajue preventivne mjere zatite u spremitima, oteenja zbog nemarnog i nepaljivog rukovanja ili
preeste uporabe izbijaju u prvi plan. Stoga su skupovi arhivista esto bili i
jesu posveeni zatiti od mehanikih oteenja odnosno od ovjeka. Zakljuci tih sastanaka bili su: smjetanje gradiva u prikladne kutije te uporaba
mikrofilma i/ili digitalnih kopija umjesto izvornika. Kako gradiva koje treba
zatitu ima daleko vie nego ljudi koji na tim poslovima rade, treba izraditi
prioritete za zatitu u kojima prednost valja dati najvrednijim dokumentima i
knjigama te gradivu koje se najvie trai u itaonici.
3.2.5. Katastrofe
Prirodne

Izazvane od strane ovjeka

Orkani
Poplave
Poari
Potresi
Vulkanske erupcije
Pjeane oluje

Rat i terorizam
Poari
Voda (puknue instalacija, krovovi koji prokinjavaju itd.)
Eksplozije
Vandalizam

S konzervatorsko-restauratorskoga stajalita katastrofe nisu neka posebna vrsta oteenja, no istiu se posebno zato to u tim situacijama dolazi do
masovnih oteenja ogromnih koliina gradiva djelovanjem iznimno visokih
temperatura (poari), vode (poplave) i mehanikih utjecaja (potresi), koja
treba sanirati u izuzetno kratkom roku, a za to je potrebno jako puno ljudi,
prostora i novaca. Za razliku od uobiajenih oteenja s kojima se susreemo
svakodnevno, ova nastala u katastrofama osim koliine, karakterizira i puno
vei stupanj oteenja.
Za ratove vrijedi isto, no u ratnim se situacijama uz masovna i teka
oteenja susreemo jo i s namjernim otuivanjima gradiva. Kod ove vrste
oteenja, preventivna zatita, a u okviru nje preformatiranje, posebno je
vana za arhivsko gradivo, ne samo zato to se na taj nain mogu izbjei ili
ublaiti posljedice, ve i u sluaju kad gradivo nestane, informacije koje su u
njemu zabiljeene sauvane su na nekom drugom mediju.

173

4. Preventivna zatita (preventivna ili pasivna konzervacija)

Preventivna zatita ili pasivna konzervacija pretpostavlja mjere koje se
poduzimaju sa svrhom sprjeavanja ili usporavanja oteivanja zbirki u budunosti, npr. kroz zdravo okruenje i sigurnu pohranu, postavljanje dojavnih ureaja za razliite tetne utjecaje te izuzee, zabranu uporabe ili kopiranja osjetljivoga gradiva. Ove se mjere nazivaju jo i makro-konzervacijom.
Temeljnu svrhu zatite arhivskog gradiva, a to znai produljenje trajnosti kako bi moglo biti sauvano i za budue narataje, nemogue je ispuniti bez poduzimanja pravodobnih preventivnih mjera. Preventivnim se mjerama osiguravaju optimalni uvjeti uvanja koji usporavaju procese prirodnoga starenja materijala od kojih je gradivo sastavljeno.
Optimalne je uvjete pohrane mogue postii samo u odgovarajuoj
zgradi koja treba osiguravati:
uvanje gradiva u potpunoj sigurnosti,
njegovu dostupnost kako korisnicima, tako i djelatnicima.
Zgrada ne smije biti:
na poplavnim podrujima i klizitima,
seizmiki nestabilnim podrujima,
na podrujima zaraenima kukcima, glodavcima i drugim tetoinama,
u podrujima s oneienim zrakom (blizina industrijskih zona, prometnih vorita i cesta optereenih prometom),
u blizini objekata koji mogu biti uzrokom poara ili eksplozija te u
blizini stratekih objekata (vojarne, zrane luke, kolodvori i dr.) koji
mogu biti ciljevi napada u ratnim okolnostima.
Najvaniji prostori u svakoj zgradi su spremita. Ona nisu stalna mjesta
rada i trebaju biti:
posebne zgrade graene s namjenom pohrane arhivskog gradiva ili
samostalne cjeline unutar zgrade arhiva odijeljene od drugih prostorija i meusobno vatrootpornim i vodonepropusnim zidovima i vratima,
sigurna od provale i krae te s mogunou kontroliranog
ulaza/izlaza,
propisno udaljena od plinskih, vodovodnih i kanalizacijskih instalacija te glavnih elektrinih vodova i vodova centralnog grijanja,
opremljena odgovarajuim elektrinim instalacijama s glavnom
sklopkom koja omoguava iskapanje struje izvan spremita,

174

zatiena od groma, vlage, topline, tetnih plinova, UV zraenja i

ostalih tetnih utjecaja,
konstruirana tako da osiguravaju stabilnu mikroklimu u svojoj
unutranjosti, to manje ovisnu o razliitim ureajima,
imati odgovarajuu statiku.
Instalacije koje prolaze kroz spremita moraju biti posebno osigurane, a
police tako rasporeene da se ne nalaze ispod instalacija. Sve instalacije i
ureaji moraju se redovito odravati i kontrolirati u zakonom propisanim
rokovima.
Zidovi i stropovi spremita trebaju biti obojeni svijetlim, vatrootpornim,
bojama. Podovi trebaju biti zatieni vatrootpornim premazima koji imaju i
antistatika svojstva. Na podovima ne smiju biti nikakve prostirke ni pragovi. Vrata spremita trebaju se otvarati samo iznutra, a izvana samo kljuem. Poeljno je da se automatski zatvaraju kod izlaska. Za grijanje arhivskih spremita ne smiju se koristiti izvori topline koji mogu izazvati poar
niti oni koji zagauju zrak aom, duikovim ili sumpornim oksidima.
Ovisno o veliini ustanove te vrijednosti i koliini gradiva, treba osigurati trezorski prostor za najvredniji materijal. Manje ustanove mogu upotrebljavati trezorske ormare s mogunou provjetravanja.

Spremita trebaju biti opremljena tako da osiguravaju:

optimalne uvjete uvanja arhivskog gradiva,
zatitu od nepovoljnih vanjskih utjecaja,
klimatizaciju (kao poseban ureaj) ili mogunost valjanog
provjetravanja,
kontrolirani dovod zraka.

Oprema spremita sastoji se od:

ureaja za kontrolu mikroklime - termohigrometri, u najnovije vrijeme higrolozi,

ureaja za odravanje mikroklime - klima-ureaji, odvlaivai i
ovlaivai,
ureaja za filtriranje zraka,
rasvjetnih tijela,
senzora za vlagu i vodu,
protuprovalnih ureaja,
vatrodojavnih ureaja,
odgovarajuih ureaja za gaenje poara,

175

odgovarajue opreme za pohranu gradiva (police, trezorski ormari,

druge vrste ormara i namjetaja).

Umjetna rasvjeta u spremitima ne smije biti odvie jaka, dovoljno je

50-200 luksa. Izmeu svaka dva reda polica treba staviti po jednu arulju, a
u hodnike izmeu polica po jednu arulju na svakih 4-5 m. Fluorescentna
rasvjetna tijela koja emitiraju vie UV zraka od obinih arulja trebaju biti
omotana folijama s UV filtrima. Rasvjetna tijela ne smiju biti postavljena
iznad polica s gradivom i trebaju biti zatiena odgovarajuim kuitem.
Jaina rasvjete u itaonicama treba biti izmeu 200 i 300 luksa. Gradivo
za vrijeme izlobe smije biti izloeno rasvjeti maksimalne jaine 50-70 luksa
tijekom 8 sati dnevno u razdoblju 60-90 dana. Posebno osjetljivi dokumenti i
knjige, poput onih oslikanih organskim pigmentima, zahtijevaju rasvjetnu
jainu i manju od 50 luksa.
Rasvjeta u muzejima, galerijama i izlobenim dvoranama najee se
preputa strunjacima. Tako bi trebalo biti i s itaonicama i spremitima u
arhivima. Dok je 200-300 luksa prihvatljivo za itaonice, postizanje vrijednosti koje e zadovoljiti namjetenike i istraivae teko je provesti kombiniranjem prirodne i umjetne rasvjete.
Police i ormari trebaju biti izraeni od metala koji je dobro zatien od
korozije. Zatitni premazi ne smiju biti izraeni na bazi nitro spojeva ili
spojeva klora. Police trebaju imati odgovarajuu nosivost te biti odmaknute
od zidova i to vie od vanjskih negoli unutarnjih. Pregrade na policama trebaju biti pomine, a najnia pregrada na polici treba biti udaljena od poda
najmanje 0,15 m. Optimalan broj pregrada na policama je pet. Police trebaju
biti pravilno rasporeene. Razmak izmeu dviju polica treba biti najmanje
0,80 m, a hodnici izmeu nizova polica trebaju biti iroki najmanje 1,20 m.
Sa svim vrstama arhivskog gradiva mora se paljivo rukovati. Samoljepljive i gumene vrpce te metalne spojnice ne smiju se upotrebljavati za bilo
koju vrstu gradiva. Za paginiranje izvornika mogu se koristiti samo mekane
grafitne olovke. Arhivsko gradivo na tradicionalnim medijima uva se odvojeno od gradiva na novim medijima.
Sve vrste arhivskog gradiva uvaju se u optimalnim mikroklimatskim
uvjetima ili to blie njima. Znatnije i nagle promjene relativne vlage i temperature zraka treba izbjegavati. Optimalni mikroklimatski uvjeti za gradivo
na papiru i pergameni su prema britanskim standardima iz 1989. bili 55-65%

176

RV pri temperaturi od 13-18C15. U meuvremenu su se vrijednosti mijenjale, pa su tako optimalni mikroklimatski uvjeti prema ISO standardu
11799 iz 2003. (prihvaenom 2004. i kao hrvatska norma), 30-45 3% RV
pri temperaturi od 2-18 1C.
Sve vrste arhivskog gradiva trebaju biti tehniki opremljene odgovarajuom zatitnom ambalaom: kutijama, fasciklima, mapama, kouljicama i
omotnicama. Pojedinani dokumenti na papiru uvaju se u kutijama ije su
veliine i izgled standardizirani i prilagoeni veliini dokumenata. Pojedine
cjeline unutar kutija uvaju se uloene u zatitne kouljice.
Knjige se u pravilu uvaju u okomitom poloaju. Velike i teke knjige
stavljaju se na police u vodoravnom poloaju s time da najvie tri knjige
smiju biti poloene jedna na drugu. Gradivo nestandardnih veliina - zemljovidi, nacrti i drugo, uva se izravnano i zatieno u mapama od neutralnih
15

Navedene vrijednosti preuzete su iz BS 5454 (1989) Recommendations for Storage and

Exhibition of Archival Documents (BSI, British Standards Institution, London).
Kako se u strunoj literaturi mogu nai razliiti podaci o optimalnim vrijednostima relativne vlage i temperature, potrebno je objanjenje zbog ega su te razlike. Svaki materijal u
prirodi posjeduje optimalna svojstva kad u sebi sadri optimalni postotak svoje vlastite, prirodne vode. Tako je i s papirom, ija su optimalna svojstva kad u sebi sadri 6-8% svoje
vlastite vode, to u stanju ravnotee odgovara vanjskim uvjetima relativne vlage od 30%
(najnia granica) do 65% (najvia granica) pri temperaturi od 2C (najnia granica) do
20C (najvia granica).
Primjeri optimalnih vrijednosti /Hanus, J. (1996) "Environmental Problems", International
School for Archival Buildings Studies (Radenci)/:
1978: Thompson
1981: Baynes-Cop
1984: Alkasrig
1989: BS 5454
1994: Riksarivet
1995: ISO

Temperatura (C)
niska
13-18
15-20
13-18
16-20
14-20

Relativna vlaga (%)

45-65
55-65
45-55
55-65
30-50
45-55

Optimalne vrijednosti (ISO standard 11799 iz 2003):

Optimalni uvjeti 2-18 1 30-45 3
Spremita u kojima se radi 14-18 1 30-45 3
IFLA u svojim Temeljnim pravilima za skrb i rukovanje knjininom graom /Adcock, E.P.
et al. ed. (1998) Principles for the Care and Handling of Library Materials (IFLA-PAC and
CPA, Paris-Washington)/ kae: "Odreivanje optimalne vrijednosti relativne vlage uvijek je
kompromis pri emu velik utjecaj ima nekoliko imbenika:
- svojstva zbirki
- lokalni klimatski uvjeti, i
- sredstva kojima se raspolae za odravanje mikroklimatskih uvjeta."
Kad se sve navedene vrijednosti provjere preko tablica relativne vlage i temperature koja
sadri i podatke o apsolutnoj vlazi, vidi se da se one uglavnom kreu u granicama od 6-8%
vlage u papiru.

177

materijala u metalnim ormarima s ladicama do veliina koje odgovaraju

veliini ormara. Iznimno veliki formati mogu se uvati presavijeni ili smotani, no rukovanje nacrtima pohranjenima na taj nain mora biti izuzetno
paljivo. Optimalno je uvanje takvih velikih formata u ovjeenom poloaju.
Sve pojedinane dokumente, koji se svojim nestandardnim dimenzijama
izdvajaju iz fonda/zbirke, treba uvati odvojeno, na isti nain kao i ostale
dokumente velikih dimenzija. U ovakvim sluajevima treba valjano oznaiti
izdvojeni dokument i mjesto u fondu/zbirci otkuda je izdvojen.
Grafike, crtei i slike na papiru izraeni razliitim tehnikama uvaju se
zatieni u omotnicama ili paspartuima od neutralnih materijala.
Zatitna ambalaa za sve vrste pisanoga gradiva treba biti izraena od
neutralnih papira i ljepenki ili propisanih sintetskih materijala na bazi polietilena, poliestera ili polipropilena. Za izradu zatitne ambalae smiju se koristiti samo materijali propisani meunarodnim standardima. Papiri i ljepenke
koji sadre lignin te sintetski materijali na bazi nitro spojeva i spojeva klora,
ne smiju se rabiti za izradu zatitne ambalae.
Tijekom koritenja u itaonici gradivo se zatiuje od krae i drugih
vrsta oteenja posebnim nadzorom te davanjem kratkih pisanih uputa istraivaima o nainu rukovanja gradivom. Gradivo u itaonici treba zatititi od
svjetla isto kao i u spremitu. Vrste gradiva koje se uvaju kod niih temperatura, moraju prije dolaska u itaonicu proi postupak aklimatizacije. U
itaonici treba osigurati odgovarajui prostor za koritenje dokumenata velikih dimenzija. itaonica treba biti opremljena posebnim stalcima za itanje
starih knjiga te velikih i tekih knjiga koje se ne smiju otvarati pod kutem
veim od 120, a veoma vrsti uvezi ne smiju se otvarati pod kutem veim
od 90.
Za prijevoz izvan ustanove gradivo treba biti propisno zapakirano, osigurano i opskrbljeno potrebnom dokumentacijom. Tijekom izlaganja gradiva
na izlobama vrijede potpuno jednaki zahtjevi u pogledu sigurnosti i zatite
kao i u spremitima. Jedino se moraju pootriti kriteriji glede jaine rasvjete,
budui da je gradivo osvijetljeno kroz dulje vremensko razdoblje. Za osjetljivo gradivo, posebno ono na pergameni i ono koje je iluminirano osjetljivim pigmentima, preporua se rasvjeta jaine manje od 50 luksa te izlaganje
od jednog do nekoliko dana na poetku izlobe, a potom ga valja zamijeniti
replikom ili kopijom na nekom drugom mediju.
Gradivo se prije transporta i/ili posudbe za izlobu mora obvezno preformatirati (mikrofilmiranje, skeniranje). Posebno vrijedno gradivo treba
iscrpno opisati i snimiti na nain koji omoguava izradu vjernih replika u
sluaju nestanka izvornika.

178

Za sluaj krae i katastrofa poduzimaju se takoer preventivne mjere.

Svaki je imatelj/vlasnik gradiva duan izraditi plan preventivnih mjera i postupaka spaavanja u tim sluajevima, koji treba sadravati:
procjenu ugroenosti,
preventivne mjere zatite,
mjere pripravnosti,
naine spaavanja,
naine saniranja posljedica, konzerviranja i restauriranja nakon prestanka opasnosti.
Topografski inventar s oznaenim prioritetima za evakuiranje ne samo
gradiva ve i vrijedne opreme, sastavni je dio plana mjera za sluaj katastrofa. Ovaj se inventar redovito aurira.
Izvorno se gradivo daje na uporabu u izvornom obliku samo u odreenim okolnostima i pod odreenim uvjetima. U svrhu sigurnosti i/ili zatite
mikrofilmira se i skenira sukladno meunarodnim standardima na tom podruju. Tako nastale kopije uvaju se odvojeno od izvornika.
Pohrana, uvanje, koritenje i dostupnost arhivskog gradiva u optimalnim uvjetima koji se postiu poduzimanjem mjera preventivne zatite, ine
takvu zatitu bitnim dijelom etike zatite, zato to je gradivo tim mjerama na
neizravan nain konzervirano. Procesi starenja materijala bitno se usporavaju
u optimalnim uvjetima, to sprjeava oteivanje zdravog materijala i zaustavlja razgradnju u ve oteenom materijalu. Pregledom novije strune literature moe se vidjeti da se pojam preventivne zatite sve ee zamjenjuje
izrazima neizravno konzerviranje, makro konzerviranje, konzerviranje mikroklimom i sl.

5. Uloga restauriranja u zatiti pisane batine

Mjesto i uloga restauriranja u zatiti pisane batine izravno su povezani
s konzervatorima-restauratorima, a tek potom i s arhivistima/bibliotekarima/kustosima, financijerima i drugim strukama zaduenima za zatitu pisane
batine. Konzervator-restaurator najvaniji je u pravilnom postavljanju restauriranja unutar zatite pisane batine, zato to on svojom strunou, profesionalnou i autoritetom mora jamiti da je restauriranje neophodno odnosno da poduzimanje drugih mjera zatite, poput inkapsulacije ili prefomatiranja npr., dugorono nee dati zadovoljavajue rezultate. Ponekad je uvjeravanje arhivista/knjiniara/kustosa i drugih, da gradivo koje su odabrali za
restauriranje ne treba restaurirati vrlo teko i zato je konzervator-restaurator

179

posljednja karika u lancu odluivanja o kojoj ovisi donoenje konane odluke - restaurirati ili ne restaurirati.
Za razliku od do sada uvrijeenoga miljenja, restauriranje mora postati
posljednji korak u zatiti. Restauratorski su zahvati izuzetno sloeni, delikatni, dugotrajni i skupi. Zato restauratorsku slubu treba organizirati krajnje
racionalno, a svu prednost dati preventivnoj zatiti. Tom se obliku zatite
danas posveuje izuzetna pozornost, jer je neusporedivo djelotvornije provoenjem potrebnih preventivnih mjera sprijeiti oteivanje, negoli ve oteeno gradivo restaurirati. Pored toga, uinkovitim se preventivnim mjerama
moe zatititi cjelokupno gradivo/fundus jedne ustanove istodobno, dok se
restauriranjem mogu obuhvatiti samo pojedinani predmeti. Treba znati da
ni najstrunije izveden restauratorski zahvat ne moe pomoi ako restaurirani dokument ili knjigu vratimo u spremite u kojemu nisu osigurani optimalni uvjeti pohrane i zatite ili ako restaurirano izvorno gradivo ponovno
dajemo korisnicima umjesto mikrofilma ili zatitne kopije na nekom drugom
mediju.
No, bez obzira na to to moramo nastojati da restauriranje postane posljednji korak u zatiti, teko oteeno gradivo mora se restaurirati, a moramo
biti svjesni i injenice da je rije o najosjetljivijem podruju zatite. Tijekom
konzerviranja i restauriranja koriste se razliite fizikalno-kemijske metode,
razliiti materijali i kemikalije koji mogu biti uzrokom tekih i/ili nepopravljivih oteenja ukoliko prethodno nisu valjano ispitani kako bi se dokazalo
da ne djeluju tetno na gradivo koje se konzervira i restaurira. Stoga je etika
konzerviranja i restauriranja pisane batine posebno vana i mora ju dobro
poznavati svaki konzervator-restaurator koji se bavi ovim poslom. No, ne
moe samo konzervator-restaurator biti vezan etikim naelima, ve to moraju biti i druge osobe koje stalno ili povremeno, izravno ili neizravno dolaze
u doticaj s gradivom ili na njega utjeu. Etikom, osim strunjaka, mora biti
obavezan menadment, administrativno osoblje te pomono osoblje koje je
zadueno samo za manipulativne poslove. Zato se podruje etike konzerviranja i restauriranja mora proiriti na etiku zatite openito, a preko nje biti
ugraeno u moralna naela itave drutvene zajednice, jer je to jedini ispravan pristup.

6. Odabir gradiva za konzerviranje i restauriranje

Odabir gradiva za konzerviranje i restauriranje jedan je od najvanijih i
najosjetljivijih poslova koji bi trebao spadati u nadlenost arhivista. No, taj
bi posao morao biti obavljen u suradnji s konzervatorom-restauratorom u
iju nadlenost najveim dijelom spada i odluka treba li neko gradivo biti
samo konzervirano ili i restaurirano. Konzervator-restaurator trebao bi kod
180

odluivanja o tome hoe li neko gradivo biti samo konzervirano i/ili restaurirano suraivati s vlasnikom odnosno imateljem gradiva. Na alost, naa iskustva iz prakse pokazuju da vrlo rijetki vlasnici/imatelji posjeduju znanja
koja im omoguavaju suodluivanje.
Planiranje rada na restauriranju osobito je aktualno u ustanovama koje
uvaju vee koliine oteenog gradiva, a iz objektivnih se razloga ne mogu
sve restaurirati istodobno.
Planovi restauriranja izrauju se tako, da se na temelju dobro razraene
metode uzimanja reprezentativnih uzoraka gradiva procijene ne samo koliine oteenoga gradiva, ve i priroda te stupanj oteenja. Uz to, treba iskoristiti svaku prigodu koja omoguava temeljitiji uvid u gradivo, npr. arhivistiku obradu i sreivanje fondova/zbirki, a u invenar upisati:
a) pribline koliine oteenoga materijala, npr. u postocima od ukupne
koliine u dunim metrima, te broj knjiga ili listova kod manjih fondova ili
kod posebno vrijednog materijala,
b) osnovni uzrok oteenja, npr. vlaga, plijesni, kukci, oteenja od kiselog crnila, nagorjelost, mehanika oteenja, tekst izblijedio djelomice ili
potpuno, slijepljeni listovi, oteenja nastala zbog toga to je dokument/knjiga pisan na papiru loe kakvoe i sl.
c) stupanj oteenja, npr. oteeni su samo rubovi, oteeni manji ili
vei dijelovi lista, oteena cijela povrina lista; kod knjiga, oteen poetak
ili kraj knjige, oteena cijela knjiga, oteeni ispali listovi, naroito oteen
uvez - ovo je osobito vano kod knjiga iji uvez sam po sebi predstavlja
odreenu vrijednost.
Na temelju ovakvih procjena/opisa moe se stei slika stanja cjelokupnoga fonda u nekoj ustanovi. Pregled i opis stanja samo je dio posla na izradi
prioritetnih lista ili redoslijeda davanja gradiva na restauriranje. Suradnja
arhivista s konzervatorom-restauratorom u ovom je dijelu vrlo vana. Vrsta i
stupanj oteenja te koliine oteenoga materijala samo su jedan od elemenata na temelju kojih se donosi odluka treba li on biti konzerviran i/ili restauriran.
Sljedei vaan element na temelju kojeg se izrauju prioritetne liste restauriranja jest vrednovanje i kategorizacija gradiva. Ovaj je dio posla u
cijelosti u nadlenosti arhivista, a po svojoj je vanosti najstruniji i najosjetljiviji dio njihova rada. Kao i kod svih vrsta kulturnih dobara, tako su i kod
arhivskog gradiva njegovo vrednovanje i kategorizacija jedan od bitnih instrumenata sustava zatite uope.
Vrednovanje i kategorizacija nisu predmet ovoga rada, pa se stoga o
njima nee opirnije govoriti. Bitno je ovdje spomenuti da konzervator-res-

181

taurator mora znati neto i o toj problematici, jer e se u svojem radu esto
susretati s neevidentiranim batinskim materijalom, pa mora biti osposobljen
za prepoznavanje njegove vrijednosti. Kad je rije o ve vrednovanom i kategoriziranom gradivu, to e biti jedan od elemenata na temelju kojeg e
konzervator-restaurator utvrditi svoj odnos prema gradivu koje je preuzeo u
postupak te odabrati metode konzerviranja i restauriranja. Ima i situacija kad
su dokumenti i knjige oteeni u takvoj mjeri da bez nekih prethodnih konzervatorsko-restauratorskih zahvata nije mogue utvrditi o kakvom je materijalu uope rije. Ovdje e biti istaknut samo primjer vrijednih dokumenata
pronaenih u koricama knjiga koje same po sebi ne predstavljaju neku posebnu vrijednost. I kod vrednovanja i kategorizacije konzervator-restaurator
treba biti u nekim sluajevima nezaobilazan dio tima koji e utjecati na donoenje zakljuaka i odluka.
Prigodom sastavljanja prioritetnih lista restauriranja postoji vie kriterija temeljem kojih se nekoj vrsti dokumenata ili knjiga daje prednost pred
drugima. U nekim se zemljama prednost daje starijem gradivu, u nekima
novijem, negdje se daje prednost jae oteenim dokumentima bez obzira na
vrijeme iz kojega potjeu.
Na temelju opisanih kriterija, prioritetne bi liste mogle biti nainjene
prema sljedeem redoslijedu:
teko oteeno gradivo najvie kategorije bez obzira iz kojega je razdoblja,
gradivo koje se priprema za preformatiranje, izlobu, posudbu i dr.
gradivo koje moda ne predstavlja vrijednost na nacionalnoj razini,
ali je od posebnog znaenja za ustanovu ili kraj u kojem se uva.
Nekada je uestalost koritenja gradiva bio jedan od vrlo bitnih kriterija
prigodom donoenja odluke hoe li neko gradivo biti restaurirano ili nee.
Danas to ne smije biti kriterij, budui da se umjesto izvornika moe koristiti
mikrofilm ili kopija na nekom drugom mediju ija je izrada daleko jeftinija
od restauriranja.
Na temelju popisa izraenih tijekom pregledavanja gradiva i prioritetnih
lista, bit e vidljivo stanje sauvanosti fondova i zbirki i opravdani razlozi za
traenje sredstava potrebnih za restauriranje, a odabir gradiva za konzerviranje i restauriranje bit e olakan i pojednostavljen.
Svaka ustanova mora izraditi prioritete za restauriranje gradiva koje se u
njoj uva, no uvijek mora imati na umu da se gradivo ne uva samo kod njih
ve i u drugim ustanovama te mora biti sposobna realno sagledati svoje prioritete u okviru drugih prioriteta na lokalnoj, regionalnoj i nacionalnoj razini.

182

7. Kriteriji za odabir metode konzerviranja i restauriranja

Nain na koji e neka knjiga, karta, rukopis i dr. biti konzervirani i/ili
restaurirani ovisit e iskljuivo o konzervatoru-restauratoru, a mora se temeljiti na sljedeim imbenicima:
starost i vrijednost gradiva,
materijal na kojem je pisano (papir, pergamena, platno, druge vrste
materijala),
sredstva kojima je pisano/tiskano/crtano,
vrsta i stupanj oteenja,
mjesto na kojem se oteenje nalazi,
format,
da li je rije o pojedinanim dokumentima, knjigama, dokumentima
ispisanima samo s jedne ili s obje strane.
U prolosti se meu kriterijima za odabir metode restauriranja navodila
uestalost koritenja, pa su se listovi jako ojaavali kako bi mogli podnijeti
preestu uporabu. Danas se taj kriterij vie ne primjenjuje, budui da se arhivsko gradivo moe zatititi od preestog i nepravilnog koritenja kopiranjem na druge medije.
Uspjenost restauriranja ovisi ne samo o pravilno odabranoj metodi
konzerviranja i restauriranja, ve i o vjetini samoga konzervatora-restauratora. Prije se smatralo kako je dovoljna samo vjetina, a odreena tradicija i
iskustvo kazuju koji su materijali optimalni za restauriranje nekog gradiva.
Tako se restauriranje oteenih predmeta, a osobito knjiga nije smatralo odvojenom djelatnou, nego je ulazilo u djelokrug rada vjetih knjigovea.
Danas prevladava miljenje da sama vjetina, iako nuna, nije dovoljna,
jer se na temelju prethodno steenog teoretskog obrazovanja mora znati kakav e biti utjecaj odreene vrste pomonog materijala na gradivo ne samo
tijekom restauriranja ve i u budunosti. To je bilo vano i prije, a osobito
danas kad se na tritu pojavljuje mnogo novih materijala, osobito sintetskih.
Poznavajui sastav gradiva i materijale koji bi se mogli upotrijebiti za njegovo restauriranje, strunjak moe na temelju istraivanja utvrditi kakvi e
biti njihovi meusobni odnosi i ponaanje u budunosti.
Upravo je zbog toga u prolosti najee dolazilo do nesporazuma izmeu prvorazrednih i nenadomjestivih praktiara s jedne, te znanstvenika s
druge strane. Praktiar bi ponekad upotrijebio za restauriranje neki materijal
koji u prvom trenutku daje odline rezultate, ali koji e moda u budunosti
nanijeti nepopravljive tete. S druge strane, znanstvenik, takoer prvorazredni strunjak u svojem poslu, a kojemu moda nisu bliski konkretni problemi praktine izvedbe restauriranja, preporua izvrsna rjeenja, no teko
183

primjenjiva u praksi. Danas je stanje na ovom podruju bitno drugaije zbog

interdisciplinarnog pristupa radu na zatiti, konzerviranju i restauriranju.
Kao bitan imbenik etike konzerviranja i restauriranja pisane batine,
odabir gradiva za konzerviranje i restauriranje, dijelom i metode konzerviranja i restauriranja, kao i odabir pomonih materijala i kemikalija, u cijelosti
spadaju u nadlenost konzervatora-restauratora. Tu lei njegova i njegova
posebna odgovornost za pisanu batinu koja se preuzme u restauratorski
laboratorij/radionicu.

184

Prilog:

PREPORUKE
za ureenje spremita arhiva i pismohrana1
Arhivsko se gradivo mora uvati u optimalnim uvjetima, to podrazumijeva iskljuivanje svih tetnih utjecaja, pravilno rukovanje gradivom, zatitu tijekom koritenja u itaonici, prijevoza izvan ustanove i izlobi, zatitu
izvornog arhivskog gradiva kopiranjem na druge medije, konzerviranje i
restauriranje ve oteenoga gradiva te posebno, poduzimanje preventivnih
mjera za sluaj katastrofa.
Za zgrade i spremita s arhivskim gradivom vrijede sljedea pravila:
1. Arhivska zgrada kao temeljni preduvjet za postizanje optimalnih uvjeta uvanja, treba osiguravati:
uvanje arhivskoga gradiva u potpunoj sigurnosti,
dostupnost arhivskoga gradiva kako korisnicima, tako i djelatnicima.
2. Arhivske zgrade ne smiju biti:
na poplavnim podrujima i klizitima,
seizmiki nestabilnim podrujima,
na podrujima zaraenima kukcima, glodavcima i drugim tetoinama,
u podrujima s oneienim zrakom (blizina industrijskih zona, prometnih vorita i cesta optereenih prometom),
u blizini objekata koji mogu biti uzrokom poara ili eksplozija,
u blizini stratekih objekata (vojarne, zrane luke, kolodvori i dr.)
koji mogu biti ciljevi napada u ratnim okolnostima.
3. Arhivska spremita trebaju biti:
posebne zgrade graene s namjenom pohrane arhivskoga gradiva ili
samostalne cjeline unutar zgrade arhiva odijeljene od drugih prostorija
i meusobno vatrootpornim i vodonepropusnim zidovima i vratima,
sigurna od provale i krae s mogunou kontroliranog ulaza/izlaza,

Preporuke su zamiljene kao pomo i polazite od kojeg treba krenuti pri ureivanju spremita arhiva i pismohrana. Za iscrpnije informacije treba konzultirati standard HRN ISO
11799:2003 koji je prihvaen i kao hrvatska norma 2004. godine.

185

 propisno udaljena od plinskih, vodovodnih i kanalizacijskih instalacija te glavnih elektrinih vodova i vodova centralnoga grijanja,
opremljena odgovarajuim elektrinim instalacijama s glavnom
sklopkom koja omoguava iskapanje struje izvan spremita,
zatiena od groma, vlage, topline, tetnih plinova, UV-zraenja i
ostalih tetnih utjecaja,
konstruirana tako da osiguravaju stabilnu mikroklimu u svojoj
unutranjosti to manje ovisnu o razliitim ureajima,
imati odgovarajuu statiku.
Za spremite treba odabrati suhe i zrane prostorije. Sve instalacije i
ureaji u spremitu moraju se redovito odravati i kontrolirati u zakonom
propisanim rokovima.
Nakon to je prostor odabran, valja ga urediti i opremiti kako bi arhivsko gradivo koje e se u njemu uvati bilo dobro zatieno.
Spremite nije radni prostor. Za spremite treba biti zaduena jedna
osoba i njezin zamjenik koji e je mijenjati u sluaju odsutnosti. Svaki ulazak/izlazak u spremite treba biti pismeno evidentiran u dnevniku spremita,
a isto tako i iznoenje/vraanje gradiva u spremite. Pristup spremitu mogu
imati samo osobe s doputenjem.
U spremitima je najstroe zabranjeno puenje te unoenje hrane i pia.

1. Mikroklima u spremitima
Optimalni mikroklimatski uvjeti razliiti su za razliite vrste arhivskoga
gradiva i to:2
arhivsko gradivo na papiru 30-45 3% RV, temperatura 2-18 1C
arhivsko gradivo na pergameni 50-60 3% RV, temperatura 2-18
1C
c/b fotodokumente (srebrno elatinska emulzija na acetatceluloznoj
podlozi) 20-50 5% RV, temperatura 2 2C
c/b fotodokumente (srebrno elatinska emulzija na poliesterskoj
podlozi) 20-50 5% RV, temperatura 21 2C
film u boji na acetatceluloznoj podlozi 20-50 5% RV, temperatura
-10 2C

ISO 11799:2003 - Informacije i dokumentacija - Zahtjevi za pohranu dokumenata, arhivske

i knjinine grae; Adcock, E.P. et al. ed. Principles for the care and Handling of Library
Materials. IFLA-PAC and CPA. Paris - Washington, 1998.

186

 gramofonske ploe (acetat, elak, vinil) 30-40 5% RV, temperatura 16-20 2C

audiovizualno gradivo na magnetnim medijima, poliesterska podloga 15-50 5% RV, temperatura 8-11 2C
optiki diskovi 20-50 10% RV, temperatura -10-23C
c/b srebrno elatinske mikrofilmove na acetatceluloznim podlogama: 20-50 5% RV, temperatura 2 2C uz mogunost izmjene
zraka
c/b srebrno elatinske mikrofilmove na poliesterskim podlogama:
20-50 5% RV, temperatura 21 2C
izvorno mikrofilmsko, filmsko i fotografsko gradivo 30 % RV,
temperatura 2-5C; odvojeno uvanje c/b gradiva od onoga u boji;
kopije mikrofilmskog, filmskog i fotografskog gradiva 30-40% RV,
temperatura 10-15C
filmove s pokretnim slikama na podlogama od acetatne celuloze i
poliestera primjenjuju se iste vrijednosti kao za c/b i fotodokumente
u boji
filmove s pokretnim slikama na podlogama od nitroceluloze treba
uvati u specijaliziranim spremitima sa 5-25% RV.
Velike oscilacije relativne vlage i temperature u spremitima nisu poeljne, pa zato treba paziti na otvaranje vrata i prozora, naroito u dane kada
su velike razlike u temperaturi i vlazi unutar i izvan spremita.

2. Podovi i zidovi
Zidovi spremita trebaju biti obojeni svijetlim bojama, najbolje bijelom,
kako bi se na vrijeme zamijetili problemi s vlagom ili statikom same zgrade.
Boje kojima se lie zidovi moraju biti vatrootporne i ne smiju se lako guliti
sa zidova.
Podovi mogu biti od razliitih materijala. Drvene podove ili parket valja
zatititi lakom kako bi se lake odravali. Na betonske podove treba nanijeti
zatitni premaz kako bi se sprijeilo stvaranje praine. Zatitni premazi ne
smiju biti lako zapaljivi i dobro je da imaju antistatika svojstva kako ne bi
privlaili prainu.
Na podovima ne smije biti nikakvih prostirki. Nepoeljni su i pragovi
koji mogu biti smetnja ukoliko nastane potreba za brzim evakuiranjem gradiva.

187

3. Vrata i prozori
Vrata spremita, osim to trebaju biti vatrootporna i vodonepropusna,
moraju biti iroka najmanje 0,90 m. Trebaju se otvarati samo iznutra, a izvana samo s kljuem. Poeljno je da se automatski zatvaraju kod izlaska, za
sluaj da ih se zaboravi zakljuati.
U svrhu zatite od svjetla poeljno je da spremita nemaju prozore.
Ukoliko prozori postoje, a nema kapaka, roleta i sl., treba ih zatititi folijama
s UV filtrima. One e iskljuiti ne samo UV zraenje, ve i smanjiti toplinsko zraenje koje dolazi izvana, ali pod uvjetom da su prozori zatvoreni.

4. Umjetna rasvjeta
U spremita se mogu postaviti i obine i fluorescentne arulje. Sa stajalita zatite bolje su obine arulje zato to emitiraju manje UV zraka, ali
vie griju i troe vie energije, pa se u novije vrijeme sve vie povlae iz
uporabe. Zato prednost treba dati fluorescentnim aruljama. Rasvjetna tijela
valja rasporediti izmeu polica i du hodnika dobivenih rasporeivanjem
polica u nizove.
Umjetna rasvjeta u spremitima ne smije biti prejaka. Izmeu svaka dva
reda polica treba staviti po jednu arulju, a u hodnike izmeu polica po jednu
arulju na svakih 4-5 m. Fluorescentna rasvjetna tijela koja emitiraju vie
UV zraka od obinih arulja treba omotati folijama s UV filtrima. Rasvjetna
tijela trebaju biti zatiena odgovarajuim kuitem.
U spremitima je dovoljna rasvjeta jaine 200-300 luksa. Meutim, da
bi se to postiglo, bilo bi potrebno iskljuiti prirodno svjetlo i u potpunosti se
osloniti na umjetne izvore svjetla. Izvori svjetla koji emitiraju vie od 75
mw/lumena UV zraenja zahtijevaju filtriranje.
Jaina umjetne rasvjete u itaonicama u kojima se koristi arhivsko gradivo treba biti izmeu 200 i 300 luksa.
Arhivsko gradivo za vrijeme izlobe smije biti izloeno rasvjeti maksimalne jaine 50-70 luksa tijekom 8 sati dnevno u razdoblju 60-90 dana.
Mjerenje i biljeenje podataka o rasvjetnoj jaini i razini UV zraenja
neophodno je obaviti nekoliko puta godinje, budui da se vrijednosti mijenjaju s godinjim dobima.

188

5. Oprema spremita
Arhivska spremita trebaju biti opremljena tako da osiguravaju:
optimalne uvjete uvanja arhivskoga gradiva,
zatitu od nepovoljnih vanjskih utjecaja,
klimatizaciju (kao poseban ureaj) ili mogunost valjanog provjetravanja,
kontrolirani dovod zraka.
Oprema arhivskih spremita sastoji se od:
ureaja za kontrolu mikroklime - termohigrometri, higrolozi,
ureaja za odravanje mikroklime - klima ureaji, odvlaivai i
ovlaivai,
rasvjetnih tijela,
ureaja za filtriranje zraka,
senzora za vlagu i vodu,
protuprovalnih ureaja,
vatrodojavnih ureaja,
odgovarajuih ureaja za gaenje poara,
odgovarajue opreme za pohranu arhivskog gradiva (police, trezorski ormari, druge vrste ormara i namjetaja).
a) Police i ormari
Gradivo se pohranjuje na metalne police i/ili u ormare s odgovarajuim
ladicama. Na police se pohranjuje gradivo standardnih veliina do formata
A3. Gradivo nestandardnih veliina, vee od formata A3, pohranjuje se u
ormare s ladicama, tzv. ladiare.
Police dubine 0,30-0,40 m zadovoljavaju potrebe smjetanja ove vrste
gradiva. Dvije se police slau zajedno okrenute leima jedna drugoj. Tako
dobivene cjeline rasporeuju se s razmakom od najmanje 0,80 m. Nizovi
polica slau se s razmakom od najmanje 1,00-1,20 m.
Kad se na police stavljaju vee arhivske kutije koje ulaze u slobodan
prostor izmeu polica, police treba vie razmaknuti tako da irina slobodnog
prostora ostane 0,80 m.
Neophodno je da postoji mogunost podeavanja razmaka meu pregradama na policama kako bi se mogao prilagoditi razliitim veliinama gradiva. Kad je rije o dokumentaciji standardnih veliina, pregrade na policama mogu, a ne moraju biti fiksne. Optimalne su police s pet pregrada, s
time da prva pregrada mora biti odmaknuta najmanje 0,15 m od poda (ovo je
zatita za sluaj manjih poplava u spremitu, a omoguava i jednostavnije
ienje). Razmak izmeu pregrada odreuje se prema veliini dokumenta189

cije koja e biti pohranjena na police, vodei pri tome rauna da treba biti
neto vei radi lakeg rukovanja gradivom.
Osim standardnih polica mogu se koristiti i kompakt police koje omoguavaju bolju iskoristivost prostora odnosno pohranjivanje veih koliina
gradiva. No, kad se ustanova odlui za ove police, u spremitu moraju biti
osigurati optimalni mikroklimatski uvjeti i odgovarajua statika.
Police moraju biti odmaknute od zidova i to vie od vanjskih negoli od
unutarnjih. Ukoliko police imaju punu poleinu, gradivo mora biti odmaknuto najmanje 5 cm od poleine police.
Arhivske police i ormari moraju biti izraeni od metala koji je valjano
zatien od korozije. Police za gradivo na magnetnim medijima moraju biti
zatiene antimagnetnim premazima. Zatitni premazi ne smiju biti izraeni
na bazi nitro spojeva ili spojeva klora.
Pravila o rasporedu valja primijeniti i na ormare s ladicama. Razmak u
tom sluaju treba prilagoditi dimenzijama ormara, vodei rauna o jednostavnom i laganom rukovanju gradivom kad su ladice otvorene.
b) Higrometri
Za kontrolu mikroklime u spremitu treba nabaviti higrometar s termometrom.
Mjerenja relativne vlage i temperature zraka u spremitima s arhivskim
gradivom obavljaju se redovito. Mjerenja se obavljaju u svakom spremitu
odnosno na svakih 300 m2 spreminog prostora u veim spremitima, a posebno na mjestima za koja se utvrdi da su vlana ili presuha. Oitane vrijednosti upisuju se u dnevnik koji se sastoji od sljedeih rubrika:
- datum,
- vrijeme oitavanja (sat, minute),
- relativna vlaga (%),
- temperatura (C),
- ime osobe koja je obavila oitavanje,
- napomena (vremenski uvjeti izvan spremita, prethodno provjetravanje i sl.).
Uestalost mjerenja ovisi o mikroklimatskim uvjetima u spremitu. Ako
je mikroklima stabilna i nema veih oscilacija, dovoljna su mjerenja jedanput tjedno. Ako je rije o vlanim prostorima ili velikim oscilacijama vlage i
temperature, mjerenja treba provoditi i vie puta dnevno.
Danas postoje digitalni higrolozi koji mjere i biljee podatke o relativnoj vlazi i temperaturi kontinuirano u zadanim intervalima. Podaci se mogu
prenijeti u raunalo, a i sami ureaji mogu biti povezani s raunalom, pa se
podaci mogu oitavati iz sredinje jedinice za sva spremita.
190

c) Ureaji za odravanje mikroklime

Mikroklima se moe regulirati ureajem za klimatizaciju, odvlaivaima i ovlaivaima i samo iznimno pravilnim provjetravanjem, ukoliko
stvarno ne postoji nikakva mogunost za nabavu neophodnih ureaja.
Ukoliko je sama zgrada vlana, za rjeavanje ovoga problema treba angairati strunjake izvan ustanove.
d) Vatrodojavni ureaji i ureaji za gaenje poara
Sva spremita moraju biti opskrbljena vatrodojavnim ureajima. Poeljno je da ti ureaji budu povezani sa sredinjom jedinicom za nadzor svih
parametara u spremitima odnosno cijeloj zgradi.
Optimalno rjeenje za gaenje poara u arhivima su automatski sustavi
za gaenje - sprinkleri punjeni vodom koja se raspruje u obliku magle ili
plinom, koji tijekom gaenja stvaraju najmanju tetu na gradivu.
Za gaenje poetnih poara u prostorima gdje nema ljudi mogu se koristiti i runi ureaji za gaenje punjeni ugljikovim dioksidom ili prahom. Pri
uporabi ugljikova dioksida treba paziti i na osobu koja gasi, jer prekomjerna
koncentracija toga plina moe imati kobne posljedice za gasitelja. Ureaji za
gaenje punjeni prahom mogu se koristiti samo kad je graa pohranjena u
zatvorenim kutijama.

6. Odravanje urednosti i istoe

Spremita moraju biti uredna i ista. Za ienje valja upotrebljavati
usisivae s filtrima koji ne proputaju usisanu prainu. Kod pranja spremita
treba biti vrlo oprezan, jer se nepravilnim pranjem moe poveati vlaga u
spremitu.
Svo novo gradivo koje se unosi u spremite treba prethodno dobro ispraiti i pregledati. Ako postoji ikakva sumnja da je inficirano, potrebna je
dezinfekcija i/ili dezinsekcija.

7. Grijanje spremita
Za grijanje spremita nisu dozvoljene pei s otvorenim plamenom ili
one koje sagorijevanjem stvaraju tetne plinove.
Centralno grijanje je dozvoljeno, no pritom treba paziti na probleme
presuhoga zraka u sezoni grijanja.

191

8. Zatitna ambalaa za arhivsko gradivo

Sve vrste gradiva trebaju biti tehniki opremljene odgovarajuom zatitnom ambalaom: kutijama, fasciklima, mapama, kouljicama i omotnicama od neutralnih materijala arhivske kakvoe. Pojedinani dokumenti na
papiru uvaju se u arhivskim kutijama ije su veliine i izgled standardizirani i prilagoeni veliini dokumenata. Pojedine cjeline unutar arhivskih
kutija uvaju se uloene u zatitne kouljice.
Knjige se u pravilu uvaju u okomitom poloaju. Velike i teke knjige
mogu se postaviti na police i u vodoravnom poloaju, s time da najvie 3
knjige smiju biti poloene jedna na drugu. Gradivo nestandardnih veliina zemljovidi, nacrti i sl. uva se izravnano i zatieno u mapama od neutralnih
materijala u metalnim ormarima s ladicama, do veliine koja odgovara veliini ladica. Iznimno, veliki formati mogu se uvati presavijeni ili smotani, no
rukovanje nacrtima pohranjenim na ovaj nain mora biti posebno paljivo.
uvanje dokumentacije u zatitnim mapama s metalnim mehanizmom,
osobito ako metal nije dobro zatien od korozije, ne preporuuje se.
Zatitna ambalaa treba biti valjano oznaena. Za oznaavanje treba rabiti naljepnice, ljepila i sredstva za pisanje arhivske kakvoe koja nee izblijedjeti ili se otopiti u sluaju poplave.

9. Zatita od svjetla
Ukoliko u spremitu postoje prozori koji nisu opremljeni zatitnim kapcima, roletama ili folijama s UV filtrima, potrebno je u svrhu zatite od svjetla postaviti lanene zastore, zato to oni zaustavljaju 60% ultraljubiastih
zraka.

10. Sigurnost u spremitu

Arhivsko gradivo u spremitu treba uvati u potpunoj sigurnosti. To podrazumijeva i nadzor nad ulascima u spremite te koritenju samoga gradiva.
Stoga je poeljno da za spremite bude zaduena jedna osoba. Za sluaj njezine odsutnosti iz bilo kojeg razloga potrebna je i zamjena.
Ovisno o veliini ustanove te vrijednosti i koliini gradiva, treba osigurati trezorski prostor za najvredniji materijal. Manje ustanove mogu imati
trezorske ormare s mogunou provjetravanja, a one vee i posebne trezorske prostorije.

192

11. Rukovanje arhivskim gradivom

Sa svim vrstama arhivskoga gradiva mora se paljivo rukovati i u tu
svrhu rabiti bijele pamune rukavice. Samoljepljive i gumene vrpce te metalne spajalice ne smiju se nikako upotrebljavati za bilo koju vrstu arhivskoga gradiva. Za paginiranje izvornika mogu se rabiti samo mekane grafitne olovke.
Arhivsko gradivo na tradicionalnim medijima - papiru i pergameni,
uva se odvojeno od gradiva na novim medijima.

193

SNIMANJE ARHIVSKOG I
REGISTRATURNOG GRADIVA
Umnaanje arhivskoga gradiva, koje pridonosi njegovoj trajnosti, sigurnosti i dostupnosti, zapoelo je prepisivanjem. Otkriem fotografije krajem
prve polovice 19. stoljea, otvaraju se nove mogunosti u izradi preslika
izvornog arhivskog gradiva i stalno se unapreuju.
Mikrofilmiranje na visokoosjetljivim fotomaterijalima s velikom moi
razluivanja, uz uporabu koranih i protonih kamera s kvalitetnom optikom
i mehanikom, koja automatski transportira predloke, ubrzalo je postupak
snimanja i izrade kopija.
Digitalna tehnika, koja je kao potpuno novi nain biljeenja i upravljanja informacijama oznaila kraj 20. stoljea, nametnula se mnotvom pozitivnih osobina i na podruju snimanja i izrade kopija arhivskog i registraturnog gradiva.

Svrha snimanja
Registraturno, a osobito arhivsko gradivo snima se prvenstveno u sigurnosne i zatitne svrhe, no mogui su i drugi razlozi, kao to je izrada dopunskih i zamjenskih snimaka.
Zatitno snimanje se provodi u svrhu zatite izvornika ija se sigurnost
estom uporabom ugroava, zbog moguih opasnosti poput otuenja ili oteenja nastalih neodgovarajuim rukovanjem gradivom. esta uporaba izvornog gradiva takoer nepovoljno djeluje na njegovu dugovjenost zbog habanja, razlika u temperaturi i vlazi sredine u kojoj se uva i one u kojoj se koristi te nepotrebnog izlaganja nekontroliranoj rasvjeti.
Sigurnosna funkcija zatitnog snimka postie se izradom kopije matinog snimka, ime se osigurava rekonstrukcija sadraja izvornika u sluaju
potpunog unitenja ili nestanka, koje moe biti uzrokovano prirodnim nepogodama, ratnim djelovanjem ili otuenjem. Uz sigurnosnu, set snimaka sadri i korisniku kopiju koja se daje na uporabu korisnicima arhivskog gradiva.
Dopunsko snimanje obavlja se i na gradivu drugog imatelja, kad je predmet interesa naruitelja snimanja. Prije izrade dopunskih snimaka osobito
je vano pravno rijeiti pitanje koritenja preslika.

195

Planiranje snimanja
Pravilno planiranje temelj je uspjenosti cjelokupnog postupka snimanja
arhivskog i registraturnog gradiva. Pri izradi srednjoronih i dugoronih
planova nuno je utvrditi svrhu i utemeljenost potreba snimanja, prioritete,
odgovarajuu tehniku, izvoae i nain financiranja.
Ovisno o vrsti pismohrane ili arhiva te znaaju gradiva, utvruje se
svrha snimanja kao i njezina utemeljenost, a potreba snimanja utemeljena je
u onim sluajevima kada to potvruju i financijski pokazatelji. Kod sigurnosnog i zatitnog snimanja to znai da je cijena snimanja manja od vrijednosti
gradiva, to je u arhivima redovit sluaj. Kod zamjenskog snimanja se uteda
prostora i poveana pretraivost gradiva takoer usporeuju s cijenom snimanja. Troak dopunskog snimanja mora biti manji od cijene istraivakog
rada na terenu ili vrijednosti snimljenog gradiva odnosno njegovog znaenja
za naruitelja snimanja.
Prioritetne liste stvaraju se na temelju kategorizacije gradiva i procjene
stupnja njegove ugroenosti te uestalosti koritenja.
Tehnika snimanja odabire se sukladno fizikim osobitostima gradiva.
Ovisno o veliini, obliku i vrsti uveza primjenjuje se snimanje protonom ili
koranom kamerom.
Rokovi uvanja i uestalost koritenja bit e presudni za odabir analogne, digitalne ili jedne od hibridnih tehnika snimanja.
Ovisno o tehnici snimanja izrauje se trokovnik snimanja te se odabire
izvoa koji moe biti sam imatelj gradiva, ukoliko posjeduje vlastiti laboratorij s odgovarajuom opremom ili vanjski davatelj usluge specijaliziran za
obradu, snimanje i pohranjivanje informacija. Osim proraunskih sredstava
koja se izdvajaju za financiranje snimanja gradiva dravnih organa i institucija, izvor financiranja mogu biti i sredstva ostvarena utedom poslovnog
prostora ili smanjenjem broja zaposlenika na poslovima pretraivanja i rukovanja arhivskim ili registraturnim gradivom.

Priprema gradiva za snimanje

Prije samog snimanja gradivo je nuno arhivistiki srediti te izraditi arhivska pomagala. Unutarnji redoslijed dokumenata mora odgovarati onom u
evidencijama. Gradivo unutar tehnikih jedinica mora biti sloeno onim
redoslijedom kojim se i ita. Manje tehnike jedinice unutar veih tehnikih
jedinica (omoti unutar kutije i sl.) takoer moraju biti dovedeni u logian
slijed koji omoguuje itanje gradiva u kontinuitetu. Prigodom postavljanja
predloaka u pravilan redoslijed i poloaj potrebno je izluiti sve multipli-

196

kate, ako postoje. Priprema za snimanje obuhvaa postavljanje napomena ili

grafikih simbola (kriptograma) koji oznaavaju:

poetak i kraj snimanja,

nedostajui listovi (brojem se moe oznaiti koliina),

ponovljeni snimci nakon utvrene pogreke kod snimanja,

gubitak informacije zbog loeg uveza ili oteenja predloka,

predloci u boji (ako je snimanje u c/b tehnici),

nastavak snimanja s prethodnog svitka.

Svrha je ovih oznaka omoguiti kontinuirano itanje snimaka sa to vie
informacija o izvornom gradivu.
Tehniko sreivanje nastavlja se na arhivistiku pripremu gradiva, s ciljem da omogui neometano snimanje na koranoj ili protonoj kameri. Ono
obuhvaa uklanjanje metalnih, plastinih i drugih predmeta, kao to su spajalice i sl., izravnavanje predloaka koji su presavijeni ili zguvani, ispraivanje ili drugi nain ienja gradiva.
Kod snimanja protonom kamerom od osobite je vanosti stanje rubova
predloka, pa ukoliko ono nije zadovoljavajue, potrebno je poduzeti mjere
koje e sprijeiti trganje predloka. Orijentacija predloka u odnosu na ulaz u
stroj ima uinak na kvalitetu i brzinu skeniranja, stoga je i nju potrebno optimalno podesiti.

Tehnike snimanja
Najee koriteni oblik zatitnog snimanja arhivskoga gradiva jest mikrofilmiranje, postupak kojim se uz uporabu optikih sredstava na fotoosjetljivu filmsku podlogu biljei slika nekog predloka uz smanjivanje njegove
veliine.
Ovim postupkom dobivamo kopiju visoke kakvoe na poliesterskoj podlozi koja omoguuje koritenje arhivskoga gradiva bez uporabe izvornika.
Uz primjenu propisanih pravila o uvanju mikrofilmskih oblika, informacije
na poliesterskoj ili acetatnoj podlozi mogue je sauvati sto i vie godina.
Pregled sadraja s mikrofilma mogu je uz uporabu specijalnih ureaja (mikroitaa i mikroitaa-tampaa), ali u krajnjoj nudi dovoljno je i najobinije povealo, to znatno poveava dostupnost snimljenog gradiva. Mikrofilm takoer posjeduje i veliku mo reproduciranja. No, uz sve prednosti,
mikrofilm kao nosa informacije ima nedostatak u ogranienoj mogunosti
povezivanja slike i podataka o slici.
Snimanje arhivskog i registraturnog gradiva obavlja se koranim i protonim kamerama ovisno o fizikim osobinama predloka.
197

Starije arhivsko gradivo veih dimenzija, esto na posebnim podlogama, kao i svo uvezano gradivo, mikrofilmira se koranim 35 mm kamerama sa simetrinom rasvjetom.
Uz korane kamere koriste se i mehaniki stolovi s vagom, to omoguava dovoenje u istu ravninu svih uvezanih stranica bez obzira na opseg
sveska.
Za tvrde i posebno vrijedne uveze kod kojih bi potpuno otvaranje
knjige, uobiajeno kod snimanja standardnih predloaka (do 180), otetilo
uvez, koriste se korane kamere s prizmom koje omoguavaju snimanje pod
kutom.
Novije i suvremeno arhivsko gradivo koje nije uvezano mogue je snimati protonim kamerama s automatskim ulagaem predloaka, to im omoguava mnogo vei kapacitet od koranih kamera. Protone kamere uz dobru
pripremu gradiva mogu tijekom osmosatnog radnog vremena snimiti vie
desetaka tisua predloaka veliine do formata A3.

Analogna i digitalna slika

Dobre osobine analognog snimka na suvremenom srebrnohalogenidnom mikrofilmu s poliesterskom podlogom su:

postojanost nosaa, iji je vijek trajanja u uvjetima propisane

mikroklime preko sto godina,

standardizirani uvjeti za snimanje, obradu i uvanje, koji olakavaju

postupak snimanja i izrade reprodukcija te daljnje kopiranje predloaka,

ekonominost postupaka snimanja i dubliranja,

mogunost kvalitetnog prelaska u digitalni oblik, uz uvjet da su filmovi snimljeni po vaeim standardima,

mogunost oitavanja zapisa uz primjenu najjednostavnijih pomagala,

visoka razluivost snimka koja omoguuje oitavanje i najsitnijih

detalja,

vjerodostojnost preslika koje se prihvaaju kao sudski dokaz.

Zbog svih navedenih osobina mikrofilm se smatra tehnologijom niskog
rizika, pa i danas predstavlja poeljnu tehniku za reproduciranje arhivskog
gradiva. No, uza sve svoje prednosti mikrofilm ima i nedostataka kao to su:

iskljuivo manualni pristup traenim snimcima koji se moe odvijati samo na mjestu na kojem se film nalazi,

198

oekivani gubitak itljivosti od oko 10% kod svake sljedee generacije kopiranog mikrooblika,
osjetljivost na mehanika i kemijska oteenja,
kontrola kakvoe snimka tek nakon zavrene kemijske obrade, to
zahtijeva naknadne intervencije i montau ispravaka,
jednom postignuta kakvoa snimka teko se moe poboljati.

Digitalna pak tehnika, koja je kao potpuno nov nain biljeenja i upravljanja informacijama oznaila kraj ovog stoljea, namee se mnotvom pozitivnih osobina koje nadomjetaju nedostatke mikrofilma na podruju zatitnog snimanja i izrade sigurnosnih kopija arhivskog gradiva.
Prednosti digitalne tehnike su:

brzo pretraivanje baza,

mogunost primjene OCR-a,

mogunost poboljavanja itljivosti,

mogunost izrade kvalitetnih kopija na razliitim podlogama,

mogunost viekratnog kopiranja bez gubitka kakvoe kopije.

Ipak, digitalna je reprografija tehnika s visokim stupnjem rizika, u prvom redu zbog estih promjena softvera i hardvera. U odnosu na analogni
zapis, kod kojeg je panja bila usmjerena na uvanje nosaa informacije
(pergamene, papira, stakla ili filma), kod digitalnog zapisa neprestanim konverzijama moramo osigurati kontinuitet itljivosti i razumljivosti informacije.
Paralelno snimanje u digitalnom i analognom obliku mogue je provoditi s koranim ili protonim hibridnim kamerama. Ono se primjenjuje kod
gradiva s posebnim zahtjevima, a osobito je pogodno za reproduciranje suvremenog registraturnog gradiva, primjerice bankovne dokumentacije koja je
standardnih veliina, producira se u velikim koliinama, pa je njezino pretraivanje vrlo zahtjevno, a potreba za sudskim dokazivanjem vjerodostojnosti
esta. Zbog tih je razloga primjena protone hibridne kamere najuinkovitija
u navedenom primjeru.
Izrada primarnih digitalnih snimaka iz kojih se uz pomo COM sustava
izrauje kopija na mikrofilmu nije preporuljiva, jer mikrofilm izraen pomou COM sustava zbog svojih osobina ne omoguava ponovnu digitalnu
obradu koja bi zadovoljila kakvoom snimka. Jedini sluaj u kojem primjena
ovog oblika hibridne reprografije ima opravdanje, jest izrada mikrofilma od
izvornih digitalnih predloaka.
Naknadna digitalna obrada mikrooblika najee je primjenjivana hibridna tehnika reproduciranja arhivskoga gradiva. Ona po cijeni i kakvoi
omoguuje vrlo prihvatljivu digitalizaciju ve snimljenog gradiva, ime se
199

izbjegava ugroavanje izvornika ponavljanjem snimanja. I ne samo to, ona

omoguuje digitalizaciju i onih predloaka koji iz nekog razloga vie nisu
dostupni ili je njihovo ponovno prikupljanje, kao to je to sluaj s dopunskim
snimcima, gotovo nemogue.
Ovakav nain primjene hibridnog sustava reprografije moe se koristiti
za ve snimljeno gradivo, kao i za ono koje se tek planira snimati.
Da bi digitalizacija snimljenog mikrooblika bila uspjena, potrebno je
obavljati je na negativu to nie generacije, najbolje posrednom negativu II.
generacije ija je razluivost 120 ili vie lp/mm. Oscilacije u gustoi i kontrastu snimaka nisu dobrodole, jer one poveavaju vrijeme, a time i troak
pripreme mikrooblika za skeniranje. Zbog automatskog navoenja skenera
vaan je i poloaj predloka, koji mora biti horizontalan i centralno smjeten.
pica mikrofilmskog svitka mora sadravati itljiv naslov, oznaku, informacije o instituciji ili vlasniku, popis snimljenog gradiva, podatke o tehnici
snimanja i redukciji te test snimak uz pomo kojeg se odreuje gustoa i
razluivost filma.
Posebnu vanost u obradi mikrofilma imaju oznake, bilo da se radi o
brojevima ili tzv. blipovima, kako bi se identificirala pojedinana ili skupina
slika.

Kontrola snimaka
Sustavna kontrola snimaka sastavni je dio procesa snimanja. Ona obuhvaa kontrolu cjelovitosti snimanja te kakvoe snimaka.
Kontrolom cjelovitosti snimanja provjerava se da li je snimanjem obuhvaen svaki predloak predvien za snimanje. Kod snimaka u analognom
obliku kontrola se ostvaruje brojanjem i sravnjivanjem s izvornikom, dok je
u digitalnom obliku mogua usporedba koliine zauzete memorije s veliinom pojedinog snimka. Uoeni nedostaci ispravljaju se naknadnim snimanjem.
Kakvoa snimka propisana je meunarodnim standardima koji osiguravaju itljivost i mogunost kopiranja i dubliranja snimaka. Radi provjere
njihove kakvoe, na poetku snimanja snima se test ploa s poljima za
provjeru gustoe i razluivosti snimaka.
Kakvoa mikrofilmskih snimaka provjerava se na kontrolnom stolu uz
primjenu denzitometra kojim se utvruje gustoa i mikroskopa kojim se
provjerava razluivost snimka. Uz fizike provjeravaju se i kemijske osobine
filma bitne za njegovu dugotrajnost.

200

Koritenje snimaka
Snimci arhivskog i registraturnog gradiva, kao i drugog nekonvencionalnog gradiva, koriste se uz primjenu namjenskih ureaja. Ovisno o tome
da li je slika zabiljeena u analognom obliku, na nekom od mikrooblika ili u
digitalnom obliku na nekom od elektronskih medija, za itanje slike koristi
se mikroita ili mikroita-tampa odnosno raunalo s ekranom. Mikroitai-tampai koriste se osim za itanje mikrooblika i za izradu kopija na
papiru.
Veliina mikrooblika kao i stupanj redukcije utjeu na izbor arine
udaljenosti objektiva koji omoguava projekciju slike na ekran ili papir u
optimalnoj veliini.
Za pretraivanje mikrofilmskih svitaka, aperturnih kartica ili mikrofieva nisu potrebna dodatna pomagala, osim onih koja su nastala prigodom
pripreme gradiva za snimanje.
Digitalne slike pretrauju se uz uporabu raunala i odgovarajueg raunalnog programa. Ovisno o nainu indeksiranja i stupnju obraenosti snimljenog gradiva, digitalni snimak omoguuje lak i precizan pristup traenoj
slici.
Za razliku od mikrofilmiranja, kod kojeg se postupak snimanja dovrava izradom korisnike kopije, spremanjem u zatitne omote i odlaganjem u
spremite, nakon ega je mogue koritenje snimaka, snimanje u digitalnoj
tehnici iziskuje i dodatno preindeksiranje koje onda omoguava bolji pristup
traenom gradivu.
Izrada kopija na papiru iz digitalnih zapisa mogua je na bilo kojem
tampau koji se povezuje s raunalom.

uvanje snimaka
Zatitni, zamjenski i dopunski snimci arhivskog i registraturnog gradiva, kao i njihove sigurnosne kopije, uvaju se u mikroklimatskim uvjetima
zbog osiguranja njihove dugovjenosti. Temperatura od 17C i relativna
vlaga 30-40%, uz ogranienje dnevnih oscilacija do najvie 10%, osiguravaju zapisima na poliesterskoj podlozi dugorono uvanje.
Zbog opasnosti od potpunog unitenja to ga mogu izazvati prirodne
nepogode, ratna djelovanja ili otuenja izvornika ili kopije arhivskog gradiva, sigurnosna kopija se uva u mikroklimatskim uvjetima na drugoj lokaciji u odnosu na korisniku kopiju i izvorno gradivo. Ovo pravilo vrijedi
kako za analogne snimke tako i za digitalne zapise.

201

Literatura
Bergstein, A., Kapusti, S., Mikrografija, RO Zagreb za grafiku djelatnost, Samobor 1989.
Barievi, Z., Prikaz sustava hibridne reprografije - stanje i mogunosti,
Arhivski vjesnik 44/2001, Hrvatski dravni arhiv, Zagreb 2001.
Rubi, D., aban, J., Ivanovi, J. i dr., Vodi za arhiviranje dokumentacije u trgovakim drutvima i ustanovama, Informator, Zagreb 1999.
Paver, J., Erinik, D., Arhivistika za djelatnike u pismohranama, Arhiv
Hrvatske, Zagreb 1992.

202

NOVE SMJERNICE U ZATITI

AUDIOVIZUALNOG GRADIVA
Povjesniari filma prihvatili su injenicu da prva filmska projekcija
brae Lumire, koja je odrana 28. prosinca 1895. u Parizu1, oznaava poetak kinematografskog medija u svijetu. Ve 1898. poljski fotograf i filmski
snimatelj Bolesaw Matuszewski2 u svojoj brouri "Novi povijesni izvor"
upozorava na injenicu da je potrebno prikupljati, uvati i zatiivati filmsko
gradivo te istodobno vizionarski sagledava i utvruje temeljne zadatke
filmskog arhiva.

Temeljni dokument u zatiti filmskog gradiva UNESCO-ove

Preporuke o uvanju i zatiti pokretnih slika3
Tek 1980. godine UNESCO na Generalnoj skuptini odranoj u Beogradu, donosi Preporuku o uvanju i zatiti pokretnih slika.4 Europska
konvencija za zatitu audiovizualnog nasljea donesena je tek 2001. godine5
u Strasbourgu, a u Republici Hrvatskoj je nakon ratifikacije (2007) stupila na
snagu 1. sijenja 2008. godine. Pored zatite filmskog gradiva, predvia
provoenje mjera zatite specijaliziranih audiovizualnih arhiva i dokumentacija pri televizijskim kuama. Naalost, u naoj zemlji ovaj se dio Konvencije jo uvijek ne provodi u praksi i nalazimo se u situaciji da nam ubrzano
propadaju antologijske televizijske serije, jer Hrvatska televizija, iako je
javna ustanova, preferira komercijalne programe i ne obavlja vrednovanje i
zatitu vlastitog programa snimljenog na filmskoj vrpci.
Godine 2003. UNESCO donosi smjernice za izradu zajednikih principa i strategije u zatiti digitalne batine, u emu su posebno korisne upute
1
2
3
4

Prva projekcija "ivuih fotografija" u Zagrebu odrana je u prostorijama Kola (dananje

Akademije dramske umjetnosti), 8. listopada 1896.
Matuszewski, Bolesaw, Novi povijesni izvor, Film i historija, Institut za film, Beograd
1987.
Recommendation for the Safeguarding and Preservation of Moving Images, General Conference of UNESCO, Beograd 1980.
Ovim osnovnim dokumentom koji obvezuje sve zemlje lanice na osiguranje potrebnih
financijskih sredstava za nesmetan rad filmskih arhiva i potie se njihovo osnivanje u svrhu
zatite audiovizualnih medija. Pojam "pokretne slike" iri je pojam od filmske vrpce i podruje zatite proiruje i na druge nosae i formate na kojima nastaju pokretne slike.
Konvencija o zatiti europskog audiovizualnog nasljea, Vijee Europe 2001.

203

koje je izradila Nacionalna knjinica Australije u okviru projekta Memory of

the World u oujku 2003. godine.6 Izmeu ostalog, otvoreno je pitanje kako
sauvati informacije na Internetu kao ogledalu drutvenog ivota u odreenom trenutku (pitanje prioriteta gradiva za trajnu pohranu, dobivanja odobrenja za koritenje digitalnih zapisa i sl.).
Na svojoj 33. generalnoj konferenciji odranoj 2006. godine, UNESCO
je 27. listopada proglasio Svjetskim danom audiovizualne batine. Svrha
obiljeavanja tog dana je podizanje svijesti o vanosti audiovizualnih dokumenata, kao sastavnog dijela nacionalnog identiteta svake zemlje i upozoravanje na hitnu potrebu njihove zatite.

Ugroenost i unitenje svjetske filmske batine

Najvei filmski arhivi osnovani su tek tridesetih godina 20. st. (Pariz,
London, Berlin, Moskva, New York i drugi), zatim u drugom valu pedesetih
godina, pa nije udno to je preko 90% svjetske batine iz pionirskog razdoblja kinematografskog medija zauvijek uniteno.
Kljuni trenuci u povijesti kinematografskog medija, "pogubni" za uvanje filmskog gradiva su, osim pionirskog razdoblja do 1910. godine, otkrivanje zvuka 1927. godine, kojom prilikom je uniteno 50% filmskog nasljea iz nijemog razdoblja kinematografskog medija. Slijedi pojava acetatne
filmske vrpce, kao tzv. sigurnosnog filma 1951. godine (u hrvatskoj kinematografskoj praksi 1954. godine), kada dolazi do masovnog unitavanja
filmskog gradiva na nitratnoj filmskoj vrpci. Ta se filmska vrpca koristi i u
zatitne svrhe sve do 2000. godine.
Istraivanje Nacionalnog centra za kinematografiju u Francuskoj iz
1996. godine, predstavljeno na Kongresu Meunarodnog udruenja filmskih
arhiva (FIAF), utvruje da je od 100.000 snimljenih filmova u Francuskoj,
sauvano samo 20.000 naslova.

Projekti zatite Nacionalne filmske zbirke (1904-1980)

Hrvatska kinoteka, kao nacionalni filmski arhiv utemeljena je tek 1979.
kad su se ve dogodile mnoge devastacije filmske batine i ostavile "crnu"

Guidelines for the Preservation of Digital Heritage, National Library of Australia, Canberra
2003.

204

rupu u hrvatskoj filmskoj batini, tj. nestalo je ili uniteno svih 25 dugometranih igranih filmova snimljenih u razdoblju 1917-19257.
Presnimavanje filmskog gradiva (snimljenog do 1954. godine) s nitratne na
sigurnosnu filmsku vrpcu
Prva zadaa pred kojom se nala Hrvatska kinoteka, kao nacionalni
filmski arhiv, bila je zatita i presnimavanje s nitratne na sigurnosnu filmsku
vrpcu filmskog gradiva koje je bilo u depozitu u Jugoslavenskoj kinoteci.
Nakon preuzimanja i smjetanja u Hrvatskom dravnom arhivu, izraen je
detaljan projekt zatite u suradnji s Laboratorijem Jadran filma u kojem je
oformljena i posebna tehnika jedinica za realizaciju ovog projekta. Projekt
zatitnog presnimavanja filmskog gradiva s nitratne vrpce na sigurnosnu
vrpcu8 obuhvaao je filmsko gradivo nastalo u razdoblju od 1904. do 1941.
te od 1945. do 1954.
U razdoblju 1983-1987. godine, izradbom zamjenskog izvornog
filmskog gradiva na nezapaljivoj filmskoj vrpci, trajno je zatieno 9 dugometranih igranih filmova te 467 naslova kratkometranih filmova i to najvei dio iz vrijedne Filmske zbirke kole narodnog zdravlja "Andrija tampar", koja je sustavno stvarana od 1927. do 1960. godine.
Izradba zamjenskog izvornog filmskog gradiva
Druga metoda zatite filmskog gradiva jest izradba zamjenskog izvornog filmskog gradiva (interpozitivi ili dublpozitivi) te sigurnosnih kopija.
Prilikom preuzimanja filmskog gradiva iz spremita producenata, ustanovljeno je da producenti u posljednjih 50 godina nisu izraivali zamjenske izvorne materijale zbog utede od oko 25.000 eura, ve su sve kopije radili
izravno iz originalnog negativa koji je bio u kameri. U projektu zatite Nacionalne filmske zbirke, novo zamjensko izvorno filmsko gradivo izraeno je
za one filmove koji nisu imali niti jedan zamjenski izvorni materijal, a niti
sigurnosnu kopiju.
Rije je o gradivu koje je uglavnom nastalo u razdoblju od 1954. do
2000. godine. Tek Projektom cjelovite zatite i restauracije Nacionalne
filmske zbirke iz 1995. godine, Hrvatska kinoteka nastoji ispraviti pogreke
7

Postoje samo usmene informacije pojedinih sudionika iz tog vremena, da su 1945. godine
kao ostaci iz malograanskog drutva, unitavani navedeni igrani filmovi uz drugo filmsko
gradivo, to je neprocjenjiva teta za hrvatski film i kulturu u cjelini.
Jedna od najveih zabluda u povijesti nastanka kinematografskog medija, posebno na
podruju zatite filmskog gradiva, jest uvjerenje o konanom pronalaenju sigurnosne filmske vrpce s acetatnom podlogom. Zabluda je ustanovljena tek pojavom sindroma vinskog
octa (vinegar syndroma), tekih oteenja filmske vrpce zbog poveane kiselosti, koja je
zahvatila spremita pojedinih europskih filmskih arhiva.

205

neprimjerenog uvanja filmskog gradiva u spremitima producenata te nepravodobne izrade zamjenskog izvornog filmskog gradiva.
Zatita filmskog gradiva na supstandardnim formatima (9,5 mm i 8 mm)
Posebni projekt predstavlja zatita vrijednog filmskog gradiva na supstandardnim formatima 9,5 i 8 mm standard (od 1927. do 1970). Jedna od
tradicija hrvatskog filma, pored sustavne proizvodnje nastavnog filma od
dvadesetih godina do polovice osamdesetih godina, jest ustrajan rad na
amaterskom ili neprofesijskom filmu9, kako danas nazivamo tu vrstu filmova. Zahvaljujui zalaganju pionir hrvatskog filma Maksimilijana Paspe i
Oktavijana Miletia, 1928. godine osnovan je Kinoklub Zagreb i to usmjerenje nazono je i danas u produkciji eksperimentalnog, avangardnog i djejeg
filma, to Hrvatsku stavlja na visoko mjesto u europskoj i svjetskoj tradiciji
ove vrste filmova.
Inovacijskim postupkom snimatelja i redatelja Hrvoja Saria, uspjeno
su poveani ovi "uski" formati (9,5 mm i 8 mm) na 35 mm filmsku vrpcu,
koja je do danas ostala profesionalni format. Filmsko gradivo, posebno ono
iz razdoblja do 1940. godine, prebaeno je na 35 mm filmsku vrpcu i tako
postalo dostupno javnosti, istraivaima, studentima, povjesniarima filma.
Na taj nain postali su dostupni javnosti vrijedni filmovi Oktavijana Miletia, Maksimilijana Paspe i drugih filmskih amatera koji su snimali pedesetih
i ezdesetih godina. Ovim projektom zatieno je ukupno 208 naslova.10
Projekt pune zatite i restauracije originalnih negativa
Godine 1995. pokrenut je Projekt zatite i restauracije Nacionalne
filmske zbirke - pune restauracije fotokemijskim postupkom originalnih negativa slike (koji su bili u kameri), kao i zvunih zapisa, jer je utvreno da e
dotadanjim nainom zatiivanja i brojem zatienih filmova, jednostavno
nestati pojedini dugometrani i kratkometrani filmovi. Zahvaljujui razumijevanju Ministarstva kulture bitno su poveana financijska sredstva za
zatitu i restauraciju hrvatske filmske batine.
U razdoblju 1995-2008. izraeni su zamjenski izvorni materijali za:
- 90 dugometranih igranih filmova,
- 5 srednjometranih igranih filmova
- 136 animiranih filmova
- 213 dokumentarnih filmova.
9

Osamdesetih godina pojedini teoretiari i povjesniari filma (dr. sc.V. Majcen i dr. sc. H.
Turkovi) koriste pojam neprofesijski film za ve prihvaeni termin amaterski film. Ja koristim obadva pojma. Posebno amaterski film za filmove nastale do 1945. godine, jer su ih
stvarali zaljubljenici u film.
10
Kukuljica, Mato, Zatita i restauracija filmskog gradiva, Hrvatski dravni arhiv - Hrvatska
kinoteka, Zagreb 2004, str. 222- 226.

206

U realizaciji ovog projekta, pored djelatnika Hrvatske kinoteke, sudjelovali su i vanjski suradnici - filmski tehnolozi Ernest Gregl i ing. Emilija
Gutin Miler. Najsloenija zadaa u pripremi filmskog gradiva za laboratorijske postupke kopiranja jest pregled svakog kvadrata svih sauvanih materijala jednog filma.11 Nakon toga se na temelju ekspertize obavlja popravljanje filmske vrpce, ienje i pranje.
esto je zbog unitenja ili nestanka pojedinih dijelova potrebno raditi i
rekonstrukcije slikovnog i zvunog zapisa svakog filmskog djela. Nakon niza
oitanja svjetla i nainjenih proba, izrauju se nulta i korekcijska kopija i tek
tada se utvruje potreba izrade novih zamjenskih izvornih materijala za
svaki pojedini film. Svoj doprinos u zatiti i restauraciji filmskog gradiva
ovih tridesetak godina dale su generacije strunjaka Laboratorija Jadran
filma.
Ovaj odgovoran i sloen posao raen je samozatajno, daleko od oiju
javnosti, kao i svi drugi ve realizirani projekti, sa svijeu da ukoliko to ne
uinimo u pravom trenutku, mnogi e filmovi ili izblijediti ili e kao kod
filmova H-8 iz 1958. (N. Tanhofer) i Rondo iz 1966. (Z. Berkovi), doi do
odvajanja emulzije od baze filma, to je moglo dovesti do njihovog potpunog unitenja.12

Neprimjerena pohrana filmskog gradiva

Sva temeljna oteenja filmske vrpce koja moemo pratiti u posljednjih
30 godina rezultat su neadekvatne pohrane u spremitima producenata u
kojima je vlaga esto bila 90%, a temperatura je imala oscilacije od 5C zimi
do 30C u ljetnim mjesecima. Znanstvenim istraivanjima o trajnosti i ponaanju filmske vrpce u odreenim uvjetima posljednjih 20 godina intenzivno
se bave znanstvenici u tri ugledna znanstvena instituta za plastine mase u
Rochesteru, Manchesteru i Madridu.13

11

Treba naglasiti da 10 minuta jednog filma ima 14.440 kvadrata, a ako je prosjena duina
jednog dugometranog igranog filma oko 90 minuta, tada je lako izraunati da za struni
pregled samo originalnog negativa jednog dugometranog igranog filma treba pregledati
129.600 kvadrata. Jedan film najee ima originalni negativ, ton-negativ, interpozititv, internegativ te tonsku kopiju, pa ovu brojku treba pomnoiti s brojem etiri.
12
Ovaj gotovo nerjeiv problem uspjeno je obavio filmski tehnolog Ernest Gregl, koji je
milimetar po milimetar emulzije originalnog negativa lijepio na bazu filmske vrpce da bi
mogao proi kroz stroj za kopiranje. Na kraju je to uspjelo. Izraen je novi dublpozitiv, a iz
njega dublnegativ iz kojeg se moe izraditi preko dvadeset novih kopija.
13
Kukuljica, Mato, Zatita i restauracija filmskog gradiva, Hrvatski dravni arhiv - Hrvatska
kinoteka, Zagreb 2004.

207

Filmski arhivisti dobili su precizne zadatke od znanstvenih institucija

to initi s trajnom pohranom filmskog gradiva: ako uvate filmsku vrpcu na
2C i 30% vlage, filmsko gradivo sauvat ete sljedeih 900 godina. Ako
istu vrpcu uvate na 90% vlage i 21C, onda e se njen vijek trajanja smanjiti na 17 godina.
Posljednjih 8 godina veliki europski filmski arhivi zapoeli su ili izgradili nova filmska spremita (Lisabon, Madrid, Bologna, Helsinski) i uvaju
filmsko gradivo na temperaturama od 2 do 5C i 30% vlage.
Prema njihovim znanstvenim rezultatima filmovi Breza (A. Babaja) iz
1967. godine, Tko pjeva zlo ne misli (K. Golik) iz 1970. i drugi filmovi iz
pedesetih, ezdesetih i sedamdesetih godina nisu mogli "preivjeti" ni na koji
nain i ostati sauvani u obliku u kojem su pronaeni. Naime, trebali su u
potpunosti izgubiti boju, gustou slike, kontrast, trebalo je doi do deformiranja filmske vrpce, suenja perforacija na filmskoj vrpci i sl.
Vrsnom strunom pripremom, popravcima vrpce originalnih negativa i
ton-negativa, koritenjem metode "mokrog" kopiranja uz niz oitanja svjetla
i proba, na kraju su dobiveni rezultati i do 30% poboljanih boja, bolje gustoe i kontrasta uz bitno smanjenje mehanikih oteenja. Nova poliesterska
filmska vrpca Eastman Kodak omoguuje ovim filmovima u uvjetima od
10C i 35% vlage trajanje i preko 300 godina.
Filmska vrpca s acetatnom podlogom
Svi filmovi snimljeni u razdoblju od 1954. do 2000. snimani su na acetatnoj - kiseloj podlozi i podloni su utjecaju visoke vlage i temperature. Ako
ih uvamo na 21C i 50% vlage samo 21 mjesec, kiselost e narasti do razine
koju ocjenjujemo brojkom 3 (maksimalna kiselost filmske vrpce oznaava se
brojkom 4 i znai teka i nepopravljiva oteenja filmske vrpce). To znai
dosizanje stupnja razgradnje filmske vrpce bez mogunosti popravka, osim
hitnog presnimavanja kako bi se sauvao slikovni zapis i sprijeilo kontaminiranje filmskog gradiva u spremitu. Navodim primjer filma Samo jednom
se ljubi iz 1980. godine (R. Grli). Proces razgradnje i poveane kiselosti
otkriven je redovitim pregledom izvornog filmskog gradiva 2003. godine na
samo jednoj roli negativa. Odmah je izraen zamjenski izvorni materijal, a
kontaminirana rola negativa je unitena.
- mehanika oteenja originalnih negativa
Mehanika oteenja originalnih negativa nastala su, jer se nisu pravodobno izraivali zamjenski izvorni materijali i sve su kopije raene izravno
iz originalnog negativa, to je nedopustivo. Prema iskustvu djelatnika Hrvatske kinoteke, mehanika oteenja morala su se dogoditi, jer je originalni
negativ koriten vie od 20 ili 30 puta, iako je po svim svjetskim standar-

208

dima dozvoljeno koritenje samo 4-5 puta.14 Ono to nas i nadalje zabrinjava
u pohrani novosnimljenih filmova je injenica da se nita nije promijenilo u
radu producenata.
Ukupan napor djelatnika Hrvatske kinoteke, Laboratorija Jadran filma i
svesrdna pomo Ministarstva kulture, a od sijenja 2008. godine i Hrvatskog
audiovizualnog centra, rezultirali su injenicom da smo od 1995. godine do
danas restaurirali preko 40% dugometranih igranih filmova, 30% dokumentarnih filmova te 70% animiranih filmova. Vano je u budunosti nastaviti ovaj provjereni postupak zatite, restauracije i rekonstrukcije filmskog
gradiva istim tempom, kako bi se hrvatska batina sauvala u cijelosti.
Novi mediji uveli su metodu digitalne restauracije te popravljanja stanja
velikog broja (posebno crtanih) filmova, koje je zbog poliranja i matiranja
vrlo teko restaurirati fotokemijskim postupkom - jedino se mogu konzervirati u postojeem stanju.
Poseban problem bit e digitalna restauracija pojedinih filmova za koje
nemamo izvorne materijale, kao npr. dugometranog igranog filma Kad uje zvona (A. Vrdoljak, 1969), iji je originalni negativ izgubljen, jer je protuzakonito u vrijeme nastanka poslan u inozemstvo radi kopiranja, pa je zatitu ovog filma bilo mogue provesti samo iz postojeih kopija, ime je film
izgubio 50% informacija kad je rije o gustoi slike, otrini slike te ukupnom
slikovnom zapisu.
Svi ovi zatieni filmovi posljednjih 13 godina restaurirani su fotokemijskim postupkom uz uporabu wet gate metode kopiranja na vrlo kvalitetnoj Eastman Kodakovoj poliesterskoj filmskoj vrpci, to im jami vijek trajanja najmanje 300 godina ovisno o uvjetima uvanja.

Zatita "neprofesijskih filmova" iz ezdesetih i sedamdesetih

godina
Vrlo bogata produkcija neprofesijskih filmova splitskog, zagrebakog,
rijekog i osjekog kruga, obogatila ja hrvatsku filmsku batinu djelima od
neprocjenjive estetske, filmske i ire kulturoloke vrijednosti. To su danas,
slobodno moemo rei, klasina djela hrvatskog filma koja su nadrasla vrijednost mnogih profesionalnih filmova. Njihov vremenski raspon kree se od
1928. godine do danas. Uz sustavnu proizvodnju obrazovnog filma, to su
dvije stalne sastavnice hrvatske kinematografije.
14

Pojedine zemlje u svoje zakone o kinematografiji unose i obvezu izrade interpozitiva svakog novoproizvedenog filma, koji se, pored originalnog negativa, predaje nacionalnom filmskom arhivu na trajnu pohranu kao dvostruka zatita.

209

Pred filmskim arhivistima i restauratorima, kad je o zatiti ovog

filmskog gradiva rije, nalazi se niz problema koje treba rjeavati: od slikovnog zapisa, davno naputenih i zaboravljenih uskih formata 9,5 mm i 8 mm,
posebno zvunih zapisa, tu je i osjetljivi magnetski nanos ili perfomagnetska
vrpca iji je vijek trajanja 20-ak godina!
Kad pogledamo bogatu prolost neprofesijskog filma, veliki broj vrijednih filmova snimljen je dijelom na 8 mm standard filmskoj vrpci, a sedamdesetih i osamdesetih godina prolog stoljea na super 8 mm filmskoj vrpci.
Da se mnogi filmovi ne bi razgradili, potrebno je izraditi prioritetnu listu
vrijednih naslova koje treba u to kraem roku trajno zatititi i osigurati
sredstva za njihovo prebacivanje na 16 mm vrpcu, to je vrlo sloeno i
skupo. Istodobno, sve filmove treba to prije presnimiti na digitalnu Betu
(koja se dosad pokazala kao relativno stabilan medij) i tako ih sauvati do
pojave nekog novog, trajnijeg digitalnog formata.
Ovaj vrijedan dio filmske batine ugroen je, jer se ne uva u primjerenim uvjetima. Jedan savjet onima koji uvaju ove vrijedne zbirke u regionalnim centrima (Osijek, Rijeka, Split) - potrebno je osigurati uvjete i uvati ih
barem na 15C, ali vlaga ne smije prei 40%. Potrebno je hitno odvojiti magnetske ili perfomagnetske vrpce od izravnog dodira s filmskom vrpcom, jer
mogu pokrenuti proces poveanja kiselosti filmske vrpce (vinegar syndrom),
to moe kontaminirati itavo spremite filmova. Odmah treba zamijeniti
rave metalne kutije plastinima.

Zatita videogradiva na elektronskom i digitalnom zapisu

Otvoreno pitanje za sve filmske arhive u Europi i svijetu jest kako zatititi filmove koji su izvorno snimljeni na videozapisu ili digitalnom mediju,
jer jo uvijek nije pronaen odgovarajui format za trajnu pohranu digitalnih
podataka. Kod nas se moe dogoditi da emo sauvati dokumentarni zapis iz
1904, a veliko je pitanje to e se dogoditi za 10 godina s dokumentarnim
zapisima na videovrpcama snimljenim u hrvatskoj kinematografiji u razdoblju od 1990. do 2005. Rije je o oko 2.500 naslova kratkometranih i srednjometranih filmova.
Na Kongresu Svjetskog udruenja filmskih arhiva (FIAF) odranom u
lipnju 2005. godine u Ljubljani, struni djelatnici Danskog filmskog instituta15, koji ima veliko iskustvo u produkciji i zatiti filmova na digitalnom
15

Poznato je da ovaj ugledni Institut promovira skandinavski projekt "tedljive filmske proizvodnje": 50% godinje proizvodnje dugometranih igranih filmova je na digitalnom mediju, ostatak na super 16 mm vrpci, a u 2005. godini samo je jedan dugometrani igrani
film proizveden na 35 mm vrpci.

210

mediju, iznijeli su struno stajalite da je za sada jedino rjeenje sve videogradivo na starim formatima (VHS, U-matic i BETAcam vrpcama) prebaciti
na digitalnu Betu!
Videogradivo iz Domovinskog rata
Posebno je ugroeno gradivo snimljeno na VHS kazetama iji je vijek
trajanja 15 godina. Zbog toga se obavlja popisivanje i identifikacija tog gradiva (naravno, onog dostupnog, jer se jo uvijek vea koliina materijala
nalazi kod privatnih imatelja), kao i valorizacija snimljenog materijala od
poetka stvaranja hrvatske drave, pa sve do zavrnih oslobodilakih operacija Bljesak i Oluja. Izrauju se prioritetne liste presnimavanja na digitalni
medij, koje se zasad obavljaju u tehnikom odjelu Hrvatske kinoteke.
Potrebno je osnovati i centar s opremom i strunim djelatnicima, koji bi
odmah morao zapoeti djelovati pri Hrvatskom memorijalnom dokumentacijskom centru Domovinskog rata. Tek na temelju stvorene baze podataka
snimljenog videogradiva o nastanku hrvatske drave i Domovinskom ratu,
treba izraditi prioritetne liste hitne, trajne zatite najugroenijih i najvanijih
zapisa ispisom na filmsku vrpcu.

Zvuni zapisi
Pojavom elektronskih medija, a posebno onih na digitalnim formatima,
stari nosai zvuka - decelitne, elakove i gramofonske ploe na drugim nosaima, u opasnosti su od potpunog unitenja. Poseban je problem kako zatititi izuzetno vrijedne zvune zapise s poetka stoljea do 1945. godine s jedne strane, a zatim i ogromne fonoarhive koji su stvoreni u radiostanicama.
Sustav tednje i brisanja vrijednih zvunih zapisa nazoan je, kao i kod televizije kad je rije o magnetskim vrpcama, ve vie od dvadeset godina. Nikad neemo saznati koliki je dio ovog dijela kulturne batine zauvijek uniten.
Svi navedeni problemi trajne pohrane i zatite zvunih zapisa godinama
su nerijeeni, pa se ak ni u velikim fonotekama ne provode sustavne mjere
zatite, ne postoje liste prioriteta, tj. gradiva koje trai hitnu intervenciju i
zatitu, a ni razvidni sustav kojim se odobrava brisanje pojedinih emisija,
intervjua, dokumentarnih zapisa i sl.
Zvuni zapisi takoer su dio velike obitelji koju u lanku 2 Zakona o
arhivskom gradivu i arhivima nazivamo arhivskim gradivom. To mnogi arhivisti jo uvijek ne prepoznaju kao svoj problem
Arhivska sluba Republike Hrvatske (osim Hrvatskog dravnog arhiva Hrvatske kinoteke, koja od 2000. godine obavlja zatitu zvunih zapisa do211

bivenih uz pojedine fondove i zbirke, a uz pomo vanjskih strunih suradnika i najvrednijih gramofonskih ploa koje takoer uva u svojim spremitima kao posebnu zbirku), nije pripremljena i osposobljena ni strunim djelatnicima, a niti potrebnim prostorom i opremom. Nema nikakve strategije, a
niti obinih uputa dravnim arhivima to initi kad se jave odreene radiostanice koje ele predati na trajnu pohranu arhivske snimke. Takvih je sluajeva sve vie.

Prijedlozi

212

Svi imatelji filmskog gradiva (pa i privatni) trebali bi predati

filmsko gradivo na trajnu pohranu nacionalnom filmskom arhivu,
zbog metoda i uvjeta uvanja, obrade i provoenja mjera zatite,
ime se ne dovodi u pitanje njihovo vlasnitvo nad odreenim materijalom. To je predvieno i Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima, ali i Europskom konvencijom o zatiti audiovizualnog gradiva.
Kad je rije o neprofesijskom filmu trebalo bio osposobiti nadleni
Dravni arhiv u Osijeku za trajnu pohranu neprofesijskog filma na
uskim formatima (8 mm standard, super 8 mm i 16 mm) te zvunih
zapisa, to je djelotvorno uinjeno prije 7 godina dogovorom Hrvatskog dravnog arhiva s Poglavarstvom grada Splita i Dravnog
arhiva u Splitu, a 2006. godine i s Poglavarstvom grada Rijeke i Dravnog arhiva u Rijeci.
Najvei problem u uvanju filmskog gradiva jest problem acetatne
(kisele) filmske vrpce koja trai stalnu kontrolu temperature i vlage
u spremitima. Europski filmski arhivi postavili su novi prioritet u
svom radu, a taj je gradnja novih spremita s uvjetima dugotrajne
pohrane filmskog gradiva na 5C i 35% vlage. Treba imati na umu
da svi europski filmski arhivi u svojim filmskim zbirkama uvaju
70% tzv. "kisele" filmske vrpce.
Potrebno je sustavno obavljati kontrolne preglede svih vrsta materijala te utvrivati njihovo fiziko stanje i oteenja, kako bi se pravodobno mogle poduzeti mjere zatite. Svakodnevno je potrebno u
vie navrata kontrolirati temperaturu i vlagu u spremitima i o tome
voditi preciznu evidenciju. Arhivsko gradivo (film, elektronski ili
digitalni zapis, mikrofilm i sl.) koje je je uzeto na obradu, po zavretku radnog dana mora se vratiti u spremite s primjerenom temperaturom za pohranu istog.

Dugo je bila nazona zabluda kod mnogih imatelja audiovizualnog

gradiva, da su i elektronski i novi digitalni formati vjeni. Prema
najnovijim istraivanjima trajnost i CD-a i DVD-a je oko 5 godina,
podloni su mehanikim oteenjima i nestabilan su medij koji nije
za trajnu pohranu. Treba ih uvati na 18C i 50% vlage, a ne na sobnim temperaturama.

Na alost, osim Arhiva u Karlovcu, niti jedna arhivska zgrada u Republici Hrvatskoj nije graena za trajnu pohranu arhivskog, pa ni filmskog gradiva. Nije poznato koliko je muzejskih spremita graeno tako da osiguraju
stalne i propisane uvjete za trajnu pohranu.

Fotografsko gradivo, posebno negativi i c/b i oni u boji, trai iste

uvjete uvanja kao i filmska vrpca. To se odnosi i na mikrofilmove
koji su istog kemijskog sastava kao i filmska vrpca za snimanje filmova.

Treba zadrati tzv. "hibridnu" metodu koja se djelotvorno provodi u

presnimavanju arhivskih dokumenata u Fotoslubi Hrvatskog dravnog arhiva. Master se izrauje na (mikro)filmskoj vrpci, a kopije
se skeniraju na CD radi lakeg koritenja.
Da bi najvrednije filmsko gradivo trajno i na najkvalitetniji mogui nain zatitili, nakon izrade zamjenskih izvornih materijala fotokemijskim postupkom, pa zatim digitalne restauracije, treba ga ponovno ispisati na
filmsku vrcu i na taj nain sauvati uz pohranu u adekvatnim uvjetima za
sljedeih 300 godina.

Literatura
Kukuljica, Mato, Zatita i restauracija filmskog gradiva, Hrvatski dravni arhiv - Hrvatska kinoteka, Zagreb 2004.
Guidelines for the Preservation of Digital Heritage, National Library of
Australia, Canberra 2003.
Konvencija o zatiti europskog audiovizualnog nasljea, Vijee Europe,
Strasbourg 2001.
Preporuka o uvanju i zatiti pokretnih slika, UNESCO, Generalna skutina, Beograd 1980.
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine 105/1997.
Marie France, Calas i Jena Mark Fontaine, La Conservation de Documents Sonores, Curs Editions, Paris 1996.

213

Honore, Paul, A Handbook of Sound, Recording, A Text for Motion

Picture and General Sound Recording, New York, London, A.S. Barnes Thomas Yoseloff, 1980.
Mohlhenrich, Janice, Preservation of Electronic Formats, Highsmit
Pres, W 5527 Higlway 106, Fort Atkinson, Wisconsin

214

IZBOR PITANJA ZA STRUNI ISPIT

DJELATNIKA U PISMOHRANAMA

Prema Pravilniku o strunom usavravanju i provjeri strune osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/04), program ispita za djelatnike
u pismohranama organiziran je u tri ispitna podruja, za koja je osmiljen
izbor od tri grupe pitanja. Pitanja mogu posluiti kao smjernice i korektiv
prilikom savladavanja ispitnoga gradiva, ali napominjemo da time pitanja s
bilo kojeg podruja nisu iscrpljena.
A. Podruje organizacije, klasifikacije, sreivanja i popisivanja te koritenja gradiva
1. to je uredsko poslovanje i koje postupke obuhvaa?
2. Koji je temeljni propis u RH o uredskom poslovanju?
3. Provedbeni propisi o uredskom poslovanju u RH?
4. Tko su obveznici Uredbe o uredskom poslovanju?
5. Naini odravanja spisovodstvenoga sustava?
6. Uredske evidencije, glavne i pomone, sadraj i nain voenja?
7. to je pisarnica?
8. Koje su osnovne sadrajne jedinice uredskog poslovanja?
9. Hijerarhijski odnos sadrajnih jedinica?
10. Vrste postupaka u tijelima s javnim ovlastima?
11. Razlika izmeu uredskog poslovanja i spisovodstva?
12. Definicija spisovodstva?
13. Koji meunarodni standard definira spisovodstvo (upravljanje zapisima)?
14. Kratki opis koraka u oblikovanju spisovodstvenoga sustava?
15. Koje su dvije najpoznatije metode odravanja spisovodstvenoga sustava?
16. Klasifikacijski sustav - njegova svrha?
17. Uloga klasifikacije u odlaganju i pretraivanju?
18. Uloga klasifikacije u vrednovanju i odabiranju?
19. Sastav klasifikacijske oznake i urudbenog broja?
20. Oblikovanje i organizacija jedinica dokumentacije?
215

21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
41.
42.
43.

Oznaavanje jedinica dokumentacije?

to je pismohrana?
Predaja dokumentacije u pismohranu?
Temeljni princip sreivanja gradiva?
Tijek sreivanja i popisivanja gradiva?
to su dokumentacijske zbirke i cjeline?
to je arhivski fond?
Koritenje arhivskoga gradiva (principi, postupci)?
Zatita osobnih podataka sadranih u gradivu?
Temeljni arhivski propis i provedbeni propisi u RH?
Obveze stvaratelja/imatelja javnog arhivskog gradiva?
Vrste arhivskog gradiva prema Zakonu?
Definicija javnog arhivskog gradiva?
Definicija privatnog arhivskog gradiva?
Razlika izmeu registraturnog i arhivskog gradiva?
Razlika stvaratelj-imatelj gradiva?
Pojmovi zaduene i odgovorne osobe za pismohranu?
Uvjeti radnog mjesta zaposlenika zaduenog za pismohranu?
Odredbe i propis o obvezama zaposlenika zaduenog za pismohranu?
to su arhivi?
Uloga arhiva prema Zakonu?
Mrea arhiva u RH?
Koritenje gradiva prema Zakonu o arhivskome gradivu i arhivima ogranienja?
44. Sankcije u Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima?
45. Iznimke od prava na pristup informacijama nastalih radom tijela javne
vlasti?
B. Podruje zatite, obrade i uvanja gradiva u pismohranama
1. Vrste gradiva, svojstva i svrha zatite?
2. Uzroci oteenja i propadanja konvencionalnoga gradiva?
3. Uzroci oteenja/nedostupnosti nekonvencionalnoga gradiva?
4. ovjek kao faktor oteenja i propadanja gradiva?
5. Bioloki uzroci oteenja?
6. Fizikalno-kemijski uzroci oteenja?
7. Mehaniki uzroci oteenja?

216

8. Osnovni postupci pri elementarnim nepogodama?

9. Zatitno i sigurnosno snimanje gradiva?
10. Konvencionalno i nekonvencionalno gradivo - svojstva i temeljna razlika?
11. Uvjeti smjetaja i uvanja gradiva koje mora zadovoljavati spremini
prostor?
12. Uvjeti pohrane gradiva na magnetskom mediju?
13. Uvjeti pohrane audiovizualnog gradiva?
14. Temeljni provedbeni propis koji regulira zatitu gradiva izvan arhiva sadraj?
15. Obvezni interni akt stvaratelja/imatelja - sadraj?
16. Verifikacija internog akta?
17. Rokovi verifikacije?
18. Zatita gradiva u izvanrednim prilikama?
19. Zatita gradiva pri koritenju?
20. Oprema u spremitu?
21. Organizacija spreminog prostora?
22. Topografski plan?
23. Mjerni instrumenti u spremitima?
24. Sredstva protupoarne zatite u spremitu?
25. Evidencije u arhivskom spremitu?
26. to su arhivska knjiga i zbirna evidencija gradiva?
27. Zatita i uvanje vjerodostojnosti elektronikih zapisa?
28. to su metapodaci?
29. Procjena ugroenosti gradiva?
30. Tehniko opremanje i odlaganje jedinica gradiva?
C. Podruje vrednovanja, izluivanja i predaje gradiva
1. to podrazumijevamo pod pojmom vrednovanje gradiva?
2. Metodologija i svrha vrednovanja?
3. Temeljni provedbeni propis koji regulira vrednovanje, odabiranje i izluivanje - sadraj?
4. Kategorizacija stvaratelja?
5. Kriteriji vrednovanja gradiva?
6. Popisi s rokovima uvanja - izrada i primjena?
7. Vrste popisa s rokovima uvanja?
8. Tko utvruje vrijednost i rokove uvanja gradiva?
217

9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
33.
34.
35.

218

to je primarno nedlean ured?

to je odabiranje gradiva?
Maksimalni raspon izmeu dva postupka izluivanja?
Tijek izluivanja?
Kada je mogue izluivanja - temeljne pretpostavke?
Izrada popisa gradiva koje se izluuje?
Unitavanje izluenog gradiva?
Postupak s gradivom koje sadri osobne podatke ili podatke povjerljive
prirode?
Dokumentacija o postupku izluivanja - pokretanje, sadraj i zavretak
izluivanja?
Kakva rjeenja mogu biti u postupku izluivanja?
Rok za izdavanje rjeenja?
Rokovi predaje arhivskog gradiva arhivima?
Temeljni provedbeni propis o predaji arhivskog gradiva arhivima - sadraj?
Temeljni uvjeti za predaju arhivskog gradiva arhivima?
to je izvornik?
Osnovna karakteristika administrativne dovrenosti?
Kada je mogua predaja gradiva prije zakonskoga roka?
Koji su mogui naini predaje gradiva arhivima?
Koji nain predaje ne pretpostavlja promjenu statusa vlasnitva?
Zatita podataka u gradivu koje se predaje arhivima?
Koji je osnovni dokument koji prati primopredaju? to mu je u prilogu?
Sadraj dokumenta koji prati predaju gradiva arhivima?
Tko potpisuje primopredajni zapisnik?
Izrada popisa gradiva za predaju?
Tko snosi trokove predaje gradiva arhivima?
Postupak s gradivom u sluaju prestanka djelatnosti ili prijenosa nadlenosti na drugo tijelo?
Postupak prilikom iznoenja gradiva izvan RH?

ARHiNET nacionalni arhivski informacijski sustav

Hrvatski dravni arhiv (HDA) kao sredinja nacionalna arhivska ustanova brine o razvojnim i matinim poslovima arhivske slube odnosno o
planiranju i unapreivanju arhivske djelatnosti i usklaivanju strunog rada
arhiva. Ti poslovi izmeu ostaloga podrazumijevaju sustavni rad na prikupljanju, obradi i predstavljanju podataka o arhivskom gradivu u RH te njegovim stvarateljima i imateljima, tj. stvaranje jedinstvenog nacionalnog arhivskog informacijskog sustava. Preduvjet za izgradnju nacionalne arhivske
mree u suvremenom okruenju je informatizacija slube te povezivanje i
usklaivanje svih njezinih dijelova - dravnih arhiva, drugih batinskih ustanova u kojima se uva arhivsko gradivo, svih stvaratelja i imatelja arhivskoga gradiva te upravnog dijela slube.
Rjeavajui pitanje kreiranja i razvoja sustava prikupljanja, obrade i
prezentacije podataka o arhivskom gradivu u Hrvatskoj te odgovarajui na
nove zahtjeve tehnolokog razvoja i informacijskog drutva, HDA je u suradnji s tvrtkom Avicena Software krajem 2006. pokrenuo jedinstveni arhivski
informacijski sustav ARHiNET, na temelju kojeg je zapoela izgradnja nacionalne mree arhivskih informacija, kao jedne od osnovnih usluga arhivske slube u suvremenom okruenju. Osmiljen je kao mreno programsko
rjeenje koje obuhvaa sve funkcije arhiva: uvanje, zatitu, obradu i koritenje arhivskoga gradiva. Registar arhivskih fondova i zbirki RH, sredinja
evidencija arhivskoga gradiva u Hrvatskoj, kao sastavni dio sustava, omoguuje on-line pristup podacima o arhivskim fondovima i zbirkama koji se
uvaju u dravnim i drugim arhivima te kod drugih imatelja arhivskog gradiva.
Osnovne traene funkcionalnosti koje su bile temeljne postavke izgradnje ARHiNET sustava u prvoj, a potom i drugoj verziji, bile su:

izgradnja jedinstvenog sustava u koji bi se ukljuili svi arhivi i kategorizirani stvaratelji i imatelji u Republici Hrvatskoj,

sustavna i ujednaena informatizacija arhivske slube odnosno implementacija postojeih arhivistikih i drugih odgovarajuih strunih standarda u informatiko okruenje,

jednostavnost koritenja programskog rjeenja utemeljenog na principu da se podatak unosi na jednom mjestu i jedanput, a koristi u
svim funkcijama gdje je to potrebno.

219

Slika 1: Koncept integracije podataka i usluga arhiva

Analizom postojeeg stanja na podruju primjene raunalnih tehnologija i ujednaenosti strunog rada, u dravnim arhivima istaknuti su ciljevi
koje se eljelo postii uvoenjem arhivskog informacijskog sustava:

uspostavljanje jedinstvenog sustava utemeljenog na meunarodnim

standardima,

osiguravanje uinkovitog i korisniki orijentiranog sustava prikupljanja, obrade i prezentacije arhivskoga gradiva,

integriranje svih bitnih elemenata upravljanja arhivskim gradivom i

upravljanja poslovnim procesima u arhivima,

pojednostavljenje rada arhivista,

standardiziranje i osiguravanje kvalitete usluga i slubi u arhivima,

220

zatita i predstavljanje podataka primjenom informacijsko-komunikacijskih tehnologija,

uvoenje novih tehnologija i tehnolokih rjeenja u arhivske ustanove.

HDA je kao nositelj projekta u njegov razvoj i implementaciju uz materijalna sredstva, uloio struni rad na izradi programske dokumentacije pojedinih modula i funkcionalnosti te na administraciji sustava. Kao sredinja
arhivska ustanova zaduen je za implementaciju strunih standarda i novih
tehnologija i njihovu jedinstvenu primjenu za cijelu arhivsku slubu te sustavnu brigu o planiranju razvoja i organizaciji rada sustava ARHiNET. Aktivnosti HDA podrazumijevaju i osiguravanje kontinuirane edukacije arhivskih djelatnika za rad u sustavu, nadzor i kontrolu nad upisanim podacima te
svakodnevnu strunu pomo svim korisnicima sustava. Avicena Software
bavi se poslovima projektiranja, razvoja i odravanja sustava.

Razvoj i implementacija ARHiNET sustava

ARHiNET je mreno programsko rjeenje koje obuhvaa sve poslovne
procese u arhivskim ustanovama. Instaliran je na sredinjem mrenom posluitelju i dostupan s bilo kojeg mjesta u svijetu, a korisnicima za rad u sustavu, osim mrenog preglednika, nije potrebna dodatna hardverska niti softverska podrka. Osmiljen je na modularnom principu, to omoguuje izradu i implementaciju pojedinih modula kao zasebnih projekata i njihovo
kontinuirano povezivanje u jedinstven sustav. Prednosti takvoga rjeenja su
stvaranje jedinstvene baze i jedinstvenoga sustava zatite podataka uz minimalne trokove. Za razliku od veine slinih mrenih sustava, ARHiNET
omoguuje ne samo pretraivanje i pregled podataka putem Interneta, nego i
pristup svim programskim funkcijama za obradu, opis i upravljanje arhivskim gradivom, to je omogueno sustavom za upravljanje korisnikim pravima i pravima pristupa pojedinim podacima.
Tehnike karakteristike ovog informacijskoga sustava ukljuuju WEB
programsko rjeenje s MS SQL serverom kao bazom te programskim jezikom C#. Programsko rjeenje sastoji se od nekoliko baza podataka ustrojenih prema logici vrsta zapisa i tipovima korisnika koji imaju pristup pojedinim zapisima - korisnike, produkcijske, strune, povijesne, multimedijske
te baze namijenjene zapisima s ogranienom dostupnou.

221

Slika 2: Struktura baza podataka ARHiNET sustava

Planirajui vremensko trajanje projekta, odabrana je strategija malih

funkcionalnih koraka, ime je postignuto da su putanjem u operativnu uporabu pojedinih rjeenja korisnici jednostavno savladali osnove logike rada
sustava, a projektna je skupina istovremeno dobivala niz korisnih sugestija i
primjedbi koje su kasnije implementirane u sustav. Ovakva je interakcija
korisnika sustava i radne skupine rezultirala znaajnim poboljanjima, pojednostavljenjima i ubrzanjem pojedinih programskih rjeenja.
Bitna odrednica sustava bila je osigurati ukljuivanje svih imatelja (javnih i privatnih) arhivskog gradiva u njegov rad. Analizirajui pojedina podruja rada arhiva definirani su poslovno-radni procesi koji se odnose na
HDA kao sredinju i matinu arhivsku ustanovu, podrune dravne arhive i
imatelje arhivskoga gradiva u sustavu nadzora dravnih arhiva. Imajui na
umu specifinosti pojedinih korisnika, funkcionalnosti ARHiNET-a podijeljene su u dva segmenta: zajednike i specifine. Definiranje funkcionalnosti
omoguilo je kreiranje sigurnosnog sustava koji vodi rauna o pristupanju
pojedinim dijelovima informacijskog sustava u odnosu na pravo i vrstu
imatelja arhivskog gradiva. Na ovaj je nain osigurano jednostavno registriranje i pristupanje sustavu s bilo kojeg raunala koje je spojeno na Internet.
Strukturu sustava ine dva djela: otvoreni, namijenjen vanjskim korisnicima sustava koji ele pretraivati bazu podataka i kataloge te koristiti druge
ponuene usluge i zatieni, namijenjen djelatnicima arhiva, u kojem se odvijaju svi struno-poslovni procesi koji definiraju obradu i upravljanje arhivskim gradivom. Na taj je nain omoguena integracija podataka i usluga

222

arhiva i omoguena dostupnost svim podacima o evidentiranom gradivu i

njegovim imateljima i stvarateljima na jednom mjestu.
Slika 3: Javno dostupna strana ARHiNET-a (http://arhinet.arhiv.hr)

Pri definiranju zatite informacijskog sustava oblikovano je vie razina

zatite podataka: zatita podataka na Internetu, zatita programskog rjeenja
te zatita podataka unutar sustava. Pristup zatienom dijelu informacijskog
sustava ne znai automatsku mogunost pristupa svim funkcionalnostima.
Pristup funkcionalnostima definiran je ovlastima koje se dodjeljuju pojedinim djelatnicima imatelja arhivskog gradiva u odnosu na tip imatelja (HDA,
dravni arhiv ili imatelj u nadlenosti arhiva). Ovlasti djelatnika ponajvie se
definiraju sukladno njegovoj nadlenosti i sudjelovanju u poslovnom procesu, a mogue je i dodjeljivanje svih vrsta pojedinanih zapisa pojedinom
djelatniku unutar informacijskog sustava. Na ovakav su nain definirane

223

etiri razine sigurnosti pristupa: dijelovima sustava, pojedinim modulima

sustava, pojedinim funkcionalnostima unutar modula ili pojedinim zapisima.
Slika 4: Shema sustava podrke

Realizacija ARHiNET sustava

Posao projektiranja, realizacije, uvoenja u rad, koritenja, odravanja i
razvoja tako kompleksnog programskog rjeenja podrazumijeva stalne aktivnosti na unaprjeenju sustava, iznalaenju novih funkcionalnosti i rjeenja
te poboljavanju i detaljnijoj razradi postojeih. Tijekom trogodinjeg rada
na sustavu razvijeno je i puteno u operativnu uporabu vie od 300 verzija
programskog rjeenja, a iskustva steena radom i edukacijom korisnika sustava dovela su do razvoja verzije 2.0 koja je u veljai 2009. putena u operativni rad.
Zahvaljujui ubrzanom razvoju ova je aplikacija postala osnovni alat za
obradu, predstavljanje i pristup arhivskom gradivu ne samo u dravnim arhivima, nego i kod drugih imatelja arhivskog gradiva. Korisnicima arhiva i
javnosti openito, po prvi je put omogueno da na jednom mjestu pretrauju
i nau podatke o cjelokupnoj arhivskoj batini Hrvatske. Razvijene su i programske funkcije za podrku digitalizaciji i pretraivanje i predstavljanje
digitaliziranog arhivskog gradiva. Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske, sredinja nacionalna evidencija arhivskog gradiva, sastavni

224

je dio sustava ARHiNET i omoguuje direktan pristup podacima o arhivskim zapisima koji se uvaju u dravnim i drugim arhivima te kod drugih
imatelja arhivskog gradiva koji se upisuju i kontinuirano nadopunjuju na
temelju prijava imatelja gradiva u nadlenosti dravnih arhiva.
Slika 5: ARHiNET 2.0 - Evidencija kategoriziranih imatelja gradiva

Uvoenje sustava ARHiNET potaknulo je standardiziranje rada arhiva i

omoguilo uspostavu jedinstvenog sustava evidentiranja i obrade arhivskih
zapisa te integriranje i razmjenu podataka meu ustanovama koje uvaju
arhivsko gradivo. Okupljanje podataka o arhivskom gradivu, njegovim stvarateljima i imateljima na jednom mjestu odnosno uspostava cjelovitog nacionalnog integriranog sustava podataka o arhivskom i registraturnom gradivu,
dovelo je do velike prekretnice u radu dravnih arhiva i imatelja arhivskoga
gradiva. Stvarateljima i imateljima gradiva u nadlenosti arhiva ARHiNET

225

olakava popisivanje cjelina gradiva u njihovu posjedu odnosno prua podrku za voenje evidencija u pismohranama koje su obvezni voditi sukladno zakonskim propisima. Sustav takoer omoguuje obradu gradiva te pojednostavljuje i automatizira dostavu podataka nadlenom arhivu. Dostavljanje popisa gradiva arhivima u elektronikom obliku pridonijelo je aurnijem
dokumentiranju gradiva i poboljalo mogunosti pretraivanja i iskoristivost
podataka. Pruanjem uvida u stanje kvantitativne i kvalitativne obrade gradiva, olakano je praenje i dokumentiranje pojedinih segmenata rada arhivske slube te poboljana suradnja arhiva i drugih imatelja sa svrhom zatite i
osiguravanja informacijske cjelovitosti arhivskih zapisa.
Slika 6: Shematski prikaz definiranja poslovnih procesa arhiva u odnosu na
imatelja pod nadzorom
I m a t e lj p o d
n a d z o ro m

K r e i r a n je

Veza
P r a v il n i k
P o s e b a n p o p is

K r e ir a n je

K r e ir a n je

P oseban
p o p is

P r a v iln ik

P r ije d lo g z a
iz lu iv a n je

V e z a P r ij e d lo g
R je e n j e
P r a v il n i k
N IJ E
O d o b re n

Z a h t je v z a
o d o b re n je

Z a h t je v z a
o d o b re n je

Z a p is n ik o
u n i t e n ju

V eza
P o s e b a n p o p is
R j e e n je o o d o b r e n j u V e z a
R j e e n ja
Z a p i s n ik

Z a h tje v z a
o d o b r e n je

R je e n je o
iz lu iv a n ju

V eza
P r a v i ln ik
R j e e n je o o d o b r e n ju

D o s ta v a
z a p is n i k a o
u n i t e n ju
P r ije d lo g z a
iz lu iv a n je
o d o b re n

N a d le n i a r h iv

R je e n je o
o d o b r e n ju
P r a v iln ik a

R je e n je o
o d o b r e n ju
P o p is a
P r a v il n i k
O d o b re n

226

P o p is
N IJ E
O d o b re n

P o p is
O d o b re n

Izgradnja mree arhivskih informacija i ustanova dugoroni je strateki

projekt arhivske slube, a dosadanje su aktivnosti pridonijele integriranju
arhivske djelatnosti, ujednaavanju i podizanju kvalitete usluga i rada strunih slubi hrvatskih arhiva, poboljanju dostupnosti i iskoristivosti arhivskih
informacija te standardizaciji rada svih dijelova nacionalne arhivske slube.
U sustavu od poetka rade svi dravni arhivi, a od listopada 2007. javnosti je dostupan on-line Registar arhivskih fondova i zbirki Republike Hrvatske. Druga faza realizacije sustava zapoela je krajem 2007. uvoenjem
ARHiNET-a kod javnih i privatnih imatelja arhivskoga gradiva u nadlenosti
dravnih arhiva. Do sada su se u sustav ukljuila razliita tijela dravne uprave (Vlada, Sabor, ministarstva, dravne agencije, organizacije i uredi),
kulturne, znanstvene i visokokolske ustanove (NSK, HAZU, muzeji, instituti, fakulteti i dr.) i gospodarski subjekti, tako da je u njemu sada aktivno
oko 750 korisnika iz vie od 200 ustanova. Zalaganjem svih dravnih arhiva
i informatikoj podrci sustava, u ARHiNET-u je do sada opisano vie od
devet milijuna podataka: oko 14.000 fondova i zbirki, 70.000 ostalih arhivskih jedinica (serija, predmeta i dokumenata), 29.500 matinih knjiga,
19.000 stvaratelja i 5.500 imatelja arhivskoga gradiva, vie od 4.000 obavijesnih pomagala i 3.000 bibliografskih izvora o arhivskom gradivu koji su
dostupni javnosti putem Interneta. ARHiNET sadri digitalne snimke najznaajnijih i najee koritenih dokumenata te dodatne informacijske izvore
(trenutno vie od 5.000 javno dostupnih digitalnih snimaka i 1.000 tekstualnih zapisa).
Zahvaljujui dosada postignutim rezultatima u razvoju i implementaciji
sustava, Ministarstvo kulture RH podralo ga je i prihvatilo kao nacionalni
projekt, a ARHiNET je postao i dio Programa e-Hrvatska, operativnog plana
Vlade RH. Na Microsoftovoj konferenciji Windays 2008 u travnju u Opatiji
ARHiNET je predstavljen kao jedan od vodeih projekata u regiji, a pilotprojekte ovoga sustava preuzeli su i dravni arhivi susjednih zemalja. Na
natjeaju za najbolja europska rjeenja iz podruja elektronike uprave European eGovernment Awards 2009, Europska je komisija ARHINET sustavu
dodijelila priznanje Good Practice Label i uvrstila ga u katalog zapaenih
projekata ePractice.eu.

227

Slika 7: Registracija u ARHiNET sustav

Moduli i funkcionalnosti ARHiNET sustava

Funkcionalnosti programskog rjeenja obuhvaaju sigurnost i prijavljivanje, upis i ureivanje podataka definiranih unutar pojedinih modula, administraciju korisnika, pretraivanje podataka od strane vanjskih i unutranjih
korisnika, upravljanje normativnim datotekama te brojne druge mogunosti.
Ope funkcionalnosti definirane su kroz administratorske module i sustav
upravljanja korisnikim pravima, a specifine, vezane uz uvanje, zatitu,
obradu i koritenje arhivskoga gradiva, ostvarene su relacijskim i logikim
vezama kroz razliite module. Njima su obuhvaeni svi poslovni procesi
arhivskih ustanova, poput intelektualnog i fizikog nadzora nad arhivskim
gradivom, voenja evidencija u arhivima, nadzora nad imateljima gradiva,
evidentiranja gradiva kod imatelja u nadlenosti arhiva i drugih aktivnosti
arhiva u odnosu na stvaratelje i imatelje gradiva. Moduli i funkcije pregleda i
pretraivanja podataka omoguuju direktan pristup podacima o arhivskim
228

zapisima koji se uvaju u arhivima i kod drugih imatelja arhivskog gradiva, a

obraeni su u ARHiNET-u. Pristup pojedinim podacima imaju ovlatene
osobe ili ustanove ovisno o statusu pojedinog zapisa (u obradi, zakljuano,
autorizirano, objavljeno) i pravima pojedinog korisnika.
Sigurnost i autorizacija

zatita pristupa

registracija i dodjeljivanje prava korisnika

dodjeljivanje korisnikog imena i zaporke

promjena zaporke

dodjeljivanje nove zaporke u sluaju zaboravljene zaporke

odreivanje razine pristupa

oduzimanje prava pristupa

selektivan pristup podacima

upravljanje podacima

pristup izvjetajima i statistikama

automatsko praenje bug-incidenata

Ope funkcionalnosti

upis, ureivanje i brisanje podataka

promjena vlasnitva nad zapisima

preseli po hijerarhiji

ureivanje statusa zapisa

statistike, ispisi i izvjea

ureivanje korisnikih podataka

prijava korisnikih zahtjeva

dostupnost uputa za rad

Obrada i opis gradiva

vierazinski i hijerarhijski opis arhivskih jedinica

opis posebnih vrsta gradiva (karte, nacrti, planovi, fotografije i dr.)

jedinstvena normativna datoteka pravnih i fizikih osoba

uspostavljanje veza meu pravnim i fizikim osobama: prednik sljednik, hijerarhijske, asocijativne i rodbinske veze

opis i pregled obavijesnih pomagala

opis i pregled bibliografskih jedinica

opis posebnih sadraja (peati, grbovi, ex librisi i dr.)

baza podataka matinih knjiga

pregled po klasifikacijskom sustavu

229

skupno dodjeljivanje klasifikacijskih oznaka

pojedinano i skupno pridruivanje kljunih rijei

Arhivske evidencije

registar fondova i zbirki

opi inventar i knjige akvizicija i depozita

evidencije o stvarateljima i imateljima gradiva izvan arhiva

evidencije o koritenju, snimanju i restauriranju gradiva

upisnik arhiva

upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva

evidencije djelatnika u dravnim arhivima i dr.

Stvaratelji i imatelji gradiva

pravilnici i dokumenti (upute, rjeenja, zapisnici i dr.)

posebni popisi s rokovima uvanja

evidencije i popisi gradiva

evidencija primljenog i izdanog gradiva

izluivanje i primopredaja gradiva

automatska dostava popisa gradiva arhivu

katalog javno dostupnih informacija

Fizika zatita gradiva

upravljanje preslikama arhivskoga gradiva

upravljanje objektima i prostorijama

upravljanje tehnikim jedinicama

povezivanje arhivskih, tehnikih i spreminih jedinica

izrada topografskih inventara

voenje spreminih evidencija

Digitalni sadraji

digitalizacija arhivskog gradiva

obrada digitaliziranih zapisa

pohrana zatitnih kopija na storage sustav

identifikacija i oznaavanje digitalnih sadraja

jednoznano povezivanje arhivskih jedinica i digitalnih zapisa

prezentacija digitalnog sadraja unutar programskog rjeenja

Edukacija

ureivanje i diseminacija strunih sadraja

razvoj kompetencija za obavljanje strunih aktivnosti

230

smjernice, upute i struna podrka arhivskim djelatnicima

razmjena iskustava u pitanjima iz arhivske teorije i prakse
arhivistike teme, savjeti i forum

Normiranje i standardizacija

primjena standarda ISAD (G), ISAAR (CPF) i ISDIAH

implementacija specifikacije MoReq

ISO standardi za jezike, pisma i drave

upravljanje normativnim tablicama i listama vrijednosti

zamjena viestruko upisanih zapisa

podrka za prevoenje suelja

potpuno praenje promjena

uvoz i izvoz pojedinanih zapisa u HTML formatu

integracija s drugim informacijskim sustavima

komunikacija s drugim programskim rjeenjima putem web servisa

Pretraivanje i pregled podataka

opcije jednostavnog i sloenog pretraivanja

mogunost pregleda prema razliitim kriterijima

direktan pristup svim vrstama sadraja

javna dostupnost autoriziranim zapisima i dodatnim sadrajima putem Interneta

pregled i pretraivanje zapisa i dokumenata u zatienom dijelu sustava, sukladno ovlastima i zaduenjima korisnika

231

http//arhinet.arhiv.hr

232

PRODAJNI KATALOG IZDANJA HDA

Naslov

cijena u kunama

ASOPISI
ARHIVSKI VJESNIK sv. 34-35/1991-92, 36/1993, 37/1994,
38/1995, 39/1996, 40/1997, 41/1998.
ARHIVSKI VJESNIK sv. 43/2000, 44/2001, 45/2002, 46/2003,
47/2004, 48/2005, 49/2006, 50/2007, 51/2008, 52/2009.
FONTES. Izvori za hrvatsku povijest sv. 3/1997, 4/1998, 5/1999.
FONTES sv. 6/2000, 7/2001, 8/2002, 9/2003, 10/2004, 11/2005,
12/2006, 13/2007, 15/2008,
14/2009.

40,00
70,00
40,00
70,00
80,00

GRADIVO I POVIJESNA LITERATURA

1. ZAKLJUCI HRVATSKOG SABORA, sv. 1-12, Zagreb
1958-1980.
2. M. Kolar-Dimitrijevi, GOSPODARSKA PROBLEMATIKA
ZAVNOH-a, Zagreb 1984.
3. HRVATSKE KRALJEVINSKE KONFERENCIJE, sv. 1-5,
Zagreb 1985-1993.
4. I. Oak, AFERA DIAMANTSTEIN, Zagreb 1988.
5. B. Stulli, POVIJEST DUBROVAKE REPUBLIKE
(suizdava: asopis "Dubrovnik"), Dubrovnik - Zagreb 1989.
6. M. Kolar-Dimitrijevi, RADIEV SABOR 1927-1928.
(suizdava: kolska knjiga), Zagreb 1993.
7. CAMERA APOSTOLICA, MCV (1299-1560), sv. 1
(suizdavai: KS, HAZU i Papinski hrvatski zavod Sv.
Jeronima, Rim), Zagreb - Rim 1996.
8. ZADARSKI STATUT (suizdava: Ogranak MH u Zadru),
Zadar 1997.
9. DIPLOMATIKI ZBORNIK - Dodaci, sv. 1 (suizdava:
HAZU), Zagreb 1998.
10. N. Kisi Kolanovi, MLADEN LORKOVI MINISTAR
UROTNIK (suizdava: Golden marketing, Zagreb), Zagreb 1998.

60,00
24,00
60,00
20,00
40,00
20,00

100,00
200,00
100,00
100,00
233

11. KORESPONDENCIJA JOSIP JURAJ STROSSMAYER SERAFIN VANNUTELLI 1881-1887. (suizdavai: KS i

"Dom i svijet"), Zagreb 1999.
150,00
12. AKOVAKA I SRIJEMSKA BISKUPIJA, Biskupski
procesi i izvjetaji - 17. i 18. stoljee, (suizdava: KS), Zagreb
1999. - I. knj.
100,00
13. AKOVAKA I SRIJEMSKA BISKUPIJA, Spisi
generalnih sjednica Kongregacije za irenje vjere - 17. st.
(suizdava: Kranska sadanjost) Zagreb 2000. - II. knj.
100,00
14. CAMERA APOSTOLICA, MCV (1302-1732), sv. 2 (suizd.
KS i HAZU, Zagreb i Papinski hrvatski zavod Sv. Jeronima,
Rim), Zagreb - Rim 2001.
100,00
15. HRVATSKI DRAVNI SABOR 1848, sv. 1, Zagreb 2001.
200,00
16. M. Grgi, ASOSLOV OPATICE IKE (suizdavai: KS,
Zagreb i Matica hrvatska, Zadar), Zagreb 2002.
200,00
17. LIBRI HORARUM DUO MANUSCRIPTI MONASTERII
SANCTAE MARIAE MONIALIUM DE IADRA
100,00
18. LIBER HORARUM CICHAE ABBATISSAE
(transkript uz fototipsko izdanje)
19. REPRINT - OPATICA IKA (u kutiji) - komplet 18-19
800,00
Komplet 16-19
1.200,00
20. POSLANSTVO NDH U SOFIJI, Diplomatski izvjetaji 19411945, sv. 1-2, Zagreb 2003.
150,00
21. Nada Kisi Kolanovi, ZAGREB - SOFIJA, Prijateljstvo po
mjeri ratnog vremena 1941-1945. (suizdava: "Dom i svijet"),
Zagreb 2003.
100,00
22. DNEVNIK DIANE BUDISAVLJEVI 1940-1945.
(suizdava: Spomen-podruje Jasenovac), Zagreb 2003.
100,00
23. ZBORNIK STJEPANU ANTOLJAKU U AST, Zagreb
2003.
50,00
24. AKOVAKA I SRIJEMSKA BISKUPIJA, Spisi
generalnih sjednica Kongregacije za irenje vjere - 18. st.
(suizdava: Kranska sadanjost), Zagreb 2003. - III. knj.
100,00
25. SENJSKO-MODRUKA ILI KRBAVSKA BISKUPIJA,
Izvjea biskup Svetoj Stolici (1602-1919) (suizdava:
Kranska sadanjost), Zagreb 2003.
100,00
26. M. Slukan Alti, Povijesni atlas gradova, I. sv. BJELOVAR
(izdavai: DA Bjelovar i HDA), Zagreb 2003.
100,00
27. M. Slukan Alti, Povijesni atlas gradova, II. sv. SISAK
(izdavai: DA Sisak i HDA), Zagreb 2004.
100,00
234

28. POVIJESNI SPOMENICI ZAGREBAKE BISKUPIJE,

sv. VII. (suizdava: Kranska sadanjost), Zagreb 2004.
29. AKOVAKA I SRIJEMSKA BISKUPIJA, Arhiv
Kongregacije za irenje vjere - razni fondovi, 17. i 18. st.,
Zagreb 2005. - IV. knj.
30. ZAPISNICI POLITBIROA CENTRALNOG KOMITETA
KOMUNISTIKE PARTIJE HRVATSKE 1945-1952, sv.
1, 1945-1948, Zagreb 2005.
31. M. Pandi, ARHIVI I PISMOHRANE U DOBA
HRVATSKOG KRALJEVSKOG VIJEA (1767-1779),
Zagreb 2005.
32. S. osi - N. Vekari, DUBROVAKA VLASTELA
IZMEU RODA I DRAVE - SALAMANKEZI I
SORBONEZI (izdava HAZU, Zavod za povijesne znanosti u
Dubrovniku), Dubrovnik 2005.
33. V. Miovi, DUBROVAKA REPUBLIKA U SPISIMA
OSMANSKIH SULTANA (izdava Dravni arhiv u
Dubrovniku), Dubrovnik 2005.
34. ZAPISNICI POLITBIROA CENTRALNOG KOMITETA
KOMUNISTIKE PARTIJE HRVATSKE 1945-1952, sv.
2, 1949-1952, Zagreb 2006.
35. M. Poji, HRVATSKA PUKOVNIJA 369. NA ISTONOM
BOJITU 1941-1943. - Ratni dnevnik, Zagreb 2007.
36. HRVATSKI DRAVNI SABOR 1848, sv. 2 (suizdava:
Zavod za hrvatsku povijest Filozofskog fakulteta Sveuilita u
Zagrebu), Zagreb 2007.
37. HRVATSKI DRAVNI SABOR 1848, sv. 3 (suizdava:
Zavod za hrvatsku povijest Filozofskog fakulteta Sveuilita u
Zagrebu), Zagreb 2008.
38. ZAPISNICI IZVRNOG KOMITETA CK SKH 1952-1954,
sv. 3, Zagreb 2008.
39. NARODNO VIJEE SHS U ZAGREBU 1918-1919, Zagreb
2008.
40. VJESNIK NAREDABA ODJELA ZA NARODNU
OBRANU VLADE NARODNOG VIJEA SHS 1918-1919,
Zagreb 2008.
41. HRVATSKI DRAVNI SABOR 1848, sv. 4 (suizdava:
Zavod za hrvatsku povijest Filozofskog fakulteta Sveuilita u
Zagrebu), Zagreb 2009.

100,00

100,00

100,00

80,00

150,00

200,00

100,00
130,00

150,00

150,00
100,00
80,00

60,00

150,00

235

42. I. Peri, POLITIKA OPORBA U BANSKOJ

HRVATSKOJ 1880-1903, Zagreb 2009.
43. VEZE MEUNARODNOG ODBORA CRVENOG KRIA
I NDH (suizdava: Hrvatski institut za povijest - Podrunica za
povijest Slavonije, Srijema i Baranje), Slavonski Brod 2009.

100,00

200,00

OBAVIJESNA POMAGALA
44. M. Hrg - J. Kolanovi, VIZITACIJE ZAGREBAKE
(NAD)BISKUPIJE, Zagreb 1989.
45. NARODNO VIJEE SHS - Inventar, Zagreb 1993.
46. RUKOPISNA OSTAVTINA VJEKOSLAVA SPINIA Inventar, Zagreb 1993.
47. PRAVILA DRUTAVA 1845-1945. - Tematski vodi, Zagreb
2000.
48. DRAVNA GEODETSKA UPRAVA 1847-1963. - Inventar,
Zagreb 2000.
49. KATASTAR ISTRE 1817-1960. - Inventar, Zagreb 2001.
50. NAPOLEON I NJEGOVA UPRAVA NA ISTONOJ
OBALI JADRANA I NA PODRUJU ISTONIH ALPA
1806-1814, Arhivski vodi, Zagreb 2005.
51. INVENTAR ARHIVA MAPA ZA ISTRU I DALMACIJU,
KATASTAR DALMACIJE (izdavai: DA Split i HDA), Split
2006.
52. PREGLED ARHIVSKIH FONDOVA I ZBIRKI
REPUBLIKE HRVATSKE, sv. 1-2, Zagreb 2007.

30,00
30,00
100,00
80,00
100,00
80,00

200,00

200,00
270,00

STRUNA ARHIVISTIKA LITERATURA

53. I. Karaman, STUDIJE I PRILOZI IZ ARHIVISTIKE,
Zagreb 1993.
54. ARHIVISTIKI STANDARDI I POSTUPCI Dravnog
arhiva u Qubecu, Zagreb 1994.
55. ISAAR(CPF), MEUNARODNA NORMA
ARHIVISTIKOG NORMIRANOG ZAPISA ZA
PRAVNE I FIZIKE OSOBE TE OBITELJI, 1. i 2.
izdanje, Zagreb 1999. i 2006.
56. ETIKI KODEKS ARHIVISTA, Zagreb 1997.
57. B. Stulli, ARHIVISTIKA I ARHIVSKA SLUBA - Studije i
prilozi, Zagreb 1997.
58. UPUTE ZA ZATITU MIKROOBLIKA, Zagreb 1998.
236

50,00
50,00

40,00
20,00
80,00
30,00

59. ARHIVI I ARHIVSKO GRADIVO - Zbirka pravnih propisa

1828-1997, Zagreb 1998.
60. Ch. M. Dollar, ARHIVISTIKA I INFORMACIJSKE
TEHNOLOGIJE - Utjecaj informacijske tehnologije na
arhivsku teoriju i praksu, Zagreb 1999.
61. SMJERNICE ZA KORITENJE ELEKTRONIKIH
INFORMACIJA - Kako postupati sa strojno itljivim
podacima i elektronikim dokumentima, Zagreb 1999.
62. L. Duranti, ARHIVSKI ZAPISI, Teorija i praksa, Zagreb 2000.
63. ISAD(G), Opa meunarodna norma za opis arhivskoga
gradiva, 2. izdanje, Zagreb 2001.
64. ZATITA OSOBNIH PODATAKA I DOSTUPNOST
INFORMACIJA - Preporuke Vijea Europe, Zagreb 2002.
65. ELEKTRONIKI ZAPISI - Prirunik, Zagreb 2003.
66. MODEL ZAHTJEVA ZA UPRAVLJANJE
ELEKTRONIKIM ZAPISIMA - MoReq, Zagreb 2003.
67. M.L. Ritzenthaler - G.J. Munoff - M.S. Long, UPRAVLJANJE ZBIRKAMA FOTOGRAFIJA, Zagreb 2004.
68. KONZERVIRANJE I RESTAURIRANJE PAPIRA, Zagreb
2006.
69. STRUNI ISPIT ZA ZATITU I OBRADU ARHIVSKOG
GRADIVA - Prirunik, Zagreb 2008.
70. ISDIAH - Meunarodna norma za opis ustanova s
arhivskim gradivom, Zagreb 2009.
71. ISDF - Meunarodna norma za opis funkcija, Zagreb 2009.

80,00

50,00

40,00
80,00
50,00
30,00
50,00
80,00
100,00
100,00
100,00
50,00
30,00

PRILOZI ZA POVIJEST HRVATSKOG FILMA I KINEMATOGRAFIJE

72. V. Majcen, FILMSKA DJELATNOST KOLE NARODNOG ZDRAVLJA "Andrija tampar", Zagreb 1995.
73. P. Krelja, GOLIK, Zagreb 1997.
74. V. Majcen, HRVATSKI FILMSKI TISAK DO 1945, Zagreb
1998.
75. A. Peterli - V. Majcen, OKTAVIJAN MILETI, Zagreb 2000.
76. V. Majcen, OBRAZOVNI FILM, Pregled povijesti hrvatskog
obrazovnog filma, Zagreb 2001.
77. FILMOVI U HRVATSKOJ KINOTECI PRI HRVATSKOM DRAVNOM ARHIVU 1904-1940, Zagreb 2003.
78. M. Kukuljica, ZATITA I RESTAURACIJA FILMSKOG
GRADIVA, Zagreb 2004.

80,00
80,00
70,00
100,00
80,00
80,00
100,00
237

79. A. Dedi, KINO SLOBODA, Zagreb 2008.

200,00

DIGITALNA IZDANJA
80. RECITACIJE, KAZIVANJA, DRAMSKI MONOLOZI I
PRIZORI 1909-1952. (CD), Zagreb 2005.
81. KUPLETI, ALJIVI MONOLOZI I PRIZORI 1906-1930.
(CD), Zagreb 2005.
82. PREGLED ARHIVSKIH FONDOVA I ZBIRKI
REPUBLIKE HRVATSKE, 1-2 (DVD), Zagreb 2008.
83. ZBIRKA NAJSTARIJIH HRVATSKIH POVELJA
(Monumenta antiquissima) 999-1089. (CD), Zagreb 2008.
84. VODI HRVATSKOG DRAVNOG ARHIVA (DVD),
Zagreb 2008.
85. I. Standl, FOTOGRAFIJSKE SLIKE IZ DALMACIJE,
HRVATSKE I SLAVONIJE (CD), Zagreb 2009.
86. "Lisinski", prvi hrvatski dugometrani igrani film (DVD),
Zagreb 2009.

60,00
60,00
120,00
50,00
70,00
50,00
80,00

OSTALA IZDANJA
87. M. Kolarevi-Kovai, BIOBIBLIOGRAFIJA DRA
BERNARDA STULLIJA, Zagreb 1987.
88. M. Slukan, KARTOGRAFSKI IZVORI ZA POVIJEST
TRIPLEX CONFINIUMA (suizdava: Zavod za hrvatsku
povijest Odsjeka za povijest Filozofskog fakulteta u Zagrebu),
Zagreb 1999.
89. M. Grevi, VELIKANI HRVATSKOG GLUMITA 19421947, Lica i scene (suizdava: "kolska knjiga"), Zagreb 2001.
90. L. Buturac, IVOT I DJELO DR. JOSIPA BUTURCA
(1905-1993) ("Naklada Slap", suizdava: HDA), Jastrebarsko
2002.
91. HRVATSKI DRAVNI ARHIV - Broura, Zagreb 2004.
92. KATALOG KNJIGA XVI. st. U METROPOLITANSKOJ
KNJINICI U ZAGREBU, Zagreb 2005.
93. CROATIAN STATE ARCHIVES - Broura, Zagreb 2006.
94. VOJSKOVOA SVETOZAR BOROEVI - Katalog,
Zagreb 2006.
95. HRVATSKI DRAVNI ARHIV, STALNI POSTAV Katalog, Zagreb 2008.

238

15,00

150,00
100,00

50,00
40,00
100,00
40,00
10,00
10,00

Tisak:
Mikrorad d.o.o. Zagreb

Naklada:
1 000 primjeraka