Professional Documents
Culture Documents
Prirucnik Za Izradu Predloga Projekata
Prirucnik Za Izradu Predloga Projekata
Prirucnik Za Izradu Predloga Projekata
IZDAVA:
Beograd
ZA IZDAVAA:
Zorica Vukeli
TIRA:
500 primeraka
Beograd, 2002.
Sadraj:
Saveti i uputstva predlagaima projekta: ta je potrebno prvo da znate
I.
II.
III.
IV.
ta je predlog projekta?
Informacije koje treba da imate pre podnoenja prijave
Kako se u donatorskim fondovima odluuje o projektima koji se
finansiraju
ta je jo vano da znate
U vlastitom gradu
Traenje domaih i regionalnih izvora finansiranja
Traenje sredstava prema tematici projekta
Traenje sredstava prema vrednosti i vrsti projekta
Ugovor
Generalni izvetaji
Finansijski izvetaji
Tekui izvetaji /tromeseni izvetaji
Vodjenje dokumentacije i arhive
Vrednovanje: prikupljanje, sastavljanje i analiza
Kako uvanje dokumentacije pomae u dobijanju dodatnih sredstava i
donacija
Zoltan Szigethy
Izvrni direktor, ILGPS
Juni 1995.g.
PRVI DEO
I.
ta je predlog projekta?
Ako ste dva puta ranije dobili donacije od jedne organizacije u istoj
oblasti delovanja, imajte u vidu da su neke institucije spremne da
samo nekoliko puta finansiraju jednu istu organizaciju. Ako je to va
sluaj, potraite neki drugi finansijski izvor, koji e moda imati nove
ideje, vee i dugoronije donacije, itd.
10
11
prvih 30 sekundi itanja utvrdi o emu se radi, predlog moe lako odmah dospeti
na ''ne'' gomilu.
Gomilu ''da'' po pravilu ine predlozi institucija ili organizacija koje su poznate
donatoru, projekti iji su predmet, ideja ili iznos traenih sredstava prihvatljivi, i
projekti koji ve imaju odezbedjeno delimino finansiranje i trae ''dopunska''
sredstva. Predlaga trai dopunska sredstva kada ve ima obezbedjeno
finansiranje iz drugih izvora i trai odgovarajui iznos kojim bi ''dopunio''
finansiranje. U ''da'' gomilu se svrstavaju dobro sastavljene studije opravdanosti
koje ukazuju na potrebu i efekte predloenog projekta, to svedoi o temeljno
obavljenom istraivakom radu u oblasti predmeta projekta.
Na gomili ''moda'' obino se nalaze predlozi manje poznatih organizacija,
riziniji projekti, predlozi iji se uticaj ne moe odmah sagledati, ili predlozi koje
moraju pregledati strunjaci. Vano je imati na umu da, to je predlog bolje
napisan, vee su anse da predlog iz gomile ''moda'' kasnije bude prebaen u
gomilu ''da''. Temeljito istraivanje, priprema i paljivo pisanje predloga mogu
upravo prevagnuti u tom smeru.
''Ne'' gomilu obino ine predlozi organizacija koje su dostavile aljkave i
nekompletne predloge ili u kojima nisu ispotovani zahtevi, koji trae finansiranje
u onim oblastima kojima se ta donatorska institucija ne bavi; organizacije koje
jednostavno ele da dobiju finansijska sredstva, ali zapravo nisu identifikovale
nijedan konkretan problem koji bi projekat trebalo da rei; organizacije koje su
eventualno identifikovale problem, ali nisu opisale mogua reenja ili prethodne
aktivnosti po tom pitanju; organizacije koje trae sredstva koja su vea od onih
koje donatorska organizacija obino odobrava; i organizacije koje su ve ranije
dobijale sredstva od istog donatora, pa bi sada trebalo da ih trae od nekog
drugog.
Opti principi i postupci koji se opisuju u ovoj knjizi vae za sve predlagae;
medjutim, ovde se posebno bavimo lokalnom upravom i javnom upravom kao
oblastima za koje se trae finansije. Kada se radi o donacijama u ovoj oblasti,
predlagai treba da znaju da veina organizacija koje podravaju i pomau ove
delatnosti ele da doprinesu promeni sistema vrednosti i stavova i da omogue
sticanje novih znanja. Kljuna re je ''reforma''.
U sutini, predlagai bi trebalo da u svojim predlozima dokau zato su ba oni
posebni i zato njihovi projekti zasluuju da budu finansirani. Svaki predlaga je
konkurencija za ostale predlagae, pa bi svaki trebalo da nastoji da se razlikuje
od ostalih i da ubedi donatora da je njegov projekat vredniji od drugih.
12
IV ta je jo vano da znate?
Pre svega predlagai moraju da budu svesni razlike koja postoji izmedju traenih
predloga projekata (RFP)1 i netraenih projekata. Ovaj prirunik se prvenstveno
bavi predlozima projekata koji nisu zatraeni. To su originalni predlozi, koji se
alju donatorskim institucijama koje pruaju pomo u odreenom podruju
delovanja. Znai, donatorska organizacija nije traila konkretan projekat niti
predlog projekta. S druge strane, kada se radi o traenim predlozima,
donatorska organizacija objavljuje konkurs za podnoenje predloga za realizaciju
konkretnog projekta. U ovom sluaju, donator esto ima unapred pripremljene
formulare koje predlaga popunjava i ne trai se dostavljanje originalnog
predloga.
Drugo, vana je reputacija. Kada recenzent pregleda predlog projekta poznate i
ugledne organizacije vea je verovatnoa da e taj predlog svrstati u gomilu ''da''
nego slian predlog neke nepoznate organizacije. U sluaju prvog predlagaa,
recenzent je prilino siguran da e predlaga dobro uraditi posao i da e rezultati
projekta ostvariti znaajan efekat. Kod drugog predlagaa, recenzent ne zna da li
je predlaga zaista tako dobar kako stoji u predlogu, da li e projekat biti uopte
zavren, i, ako bude zavren, da li e njegovi rezultati biti korisni. Na primer,
velika studija o politikoj reformi koju radi ugledna organizacija moda e biti
razmatrana i u narodnoj skuptini, dok e ta ista skuptina u potpunosti ignorisati
identian projekat neke nepoznate organizacije.
Poto veliki broj institucija u Centralnoj i Istonoj Evropi i zemljama biveg
Sovjetskog Saveza tek treba da stekne ugled, za njih su od jo veeg znaaja
projekti, ideje, injenice, priprema, jezik i dokumentacija. Ovakve organizacije
moraju mnogo vie da se potrude od poznatih i ve potvrdjenih predlagaa.
Novije institucije treba da imaju u vidu da njima predlog projekta ne slui samo za
traenje sredstava, ve i za sticanje vlastitog ugleda, na osnovu kvaliteta
obavljenog posla.
I, na kraju, predlaga mora uvek da proveri u svojoj zemlji propise koji reguliu
transfer novanih sredstava iz inostranih finansijskih izvora. Kako se moe izvriti
transfer sa to manje bankarskih trokova i poreza? Da li finansijska organizacija
treba da pripremi odgovarajuu dokumentaciju ili prui dokaze da je oslobodjena
oporezivanja ili da se radi o dobrotvornoj fondaciji? U nekim zemljama drava
moe da zahteva oporezivanje ovakvih novanih transfera, ako transfer nije
izvren pod tano odredjenim uslovima. Veoma je vano da pre podnoenja
zahteva proverite ove propise. Inae, moglo bi se desiti da loe pripremljeni
predlaga bude neprijatno iznenadjen kada ustanovi da je na njegov raun stigla
samo polovina donacije, ili da mora da se ponovo obrati donatoru i trai dodatna
sredstva poto je polovima donacije otila na plaanje poreza.
1)
13
DRUGI DEO
14
U vlastitom gradu
15
Engl: Foundation, Philanthropy, Public Administration, Education, Funding, Fund-Raising, NonProfit, Grants, Financial Aid, Fellowship, Corporate Funds (prim.prev.)
16
17
18
19
21
TREI DEO
22
I.
23
24
25
Ime adresa,
osoba za kontakt
Tematske oblasti
finansiranja
Vrsta finansiranja
Oprema,
putovanja, knjige
Geograsko
podruje
Vrsta korisnika
Baltike zemlje
Iznos donacija
Ciljna grupa
populacije
Potrebno 25.000 $
Gradonaelnici,
mukarci & ene
Smernice,
ogranienja
Krajnji rok
Vaa
organizacija
-predlaga
Ul.111, Estonija
g. Bespari
Obuavanje
gradonaelnika
kolski centri
Poetak projekta
Potencijalni
donator br. 1
Potencijalni
donator br. 2
Ul.4499, Belgija
g.Bogati*
Obuka slubenika
lokalne uprave
Reforma
univerziteta
Putovanja,
materijal
Ul.222, NJ.SAD
g.Lovanovi*
Projekti
skolovanja,
strunog
osposobljavanja
Sve osim
putovanja i
inicijalnih
donacija
Centralna i
Istona .Evropa
Univerziteti i NVO
Baltike zemlje i
Rusija
kolski centri i
univerziteti
Do 15.000 $
Slubenici i
pedagozi
Nema finansiranja
studentskih
projekata
Prijave se
26
Do 50.000$
Populacija samo
Cen.
Isto.Evrope
Prvo poslati
informativno
pismo
Nije odredjen
avgust 1995.
razmatraju u
januaru, aprilu,
avgustu
27
ETVRTI DEO
28
Jedan ili dva stava o problemu koji se reava (na koji deo grada,
zemlje, populacije, itd. e projekat uticati) kada je problem dobro
definisan, ovo se, ako je mogue, izraava kvantifikovanim podacima,
29
(npr. ''Preko 40.000 ljudi ivi u siromatvu'', umesto ''Mnogo ljudi ivi u
siromatvu'')
30
31
II
32
33
34
Oglaavanje
Izbor
Obuka
Ocenjivanje
Izvetaj
Maj
1. mesec
XX
Jun
Jul
2.mesec 3. mesec
XX
XX
XX
XX
Avgust
4. mesec
Septembar
5. mesec
XX
XX
35
36
Osoblje
Oprema
Materijal
Prevodioci
Stipendije
Putovanja
Hotel
Tel/Fax.
UKUPNO
Maj
1. mesec
Jun
2. mesec
Jul
3. mesec
Avgust
4. mesec
1,000
1,000
100
200
2,000
100
200
2,000
100
200
100
1,300
3,000
500
100
4,900
500
250
500
500
100
3,400
100
2,950
Septemba UKUPNO
r
5. mesec
2,000
$ 8,000
300
600
250
500
500
1,500
3,000
1,000
100
500
2,850
15,400
37
38
40
PETI DEO
Epilog:
ta posle dobijanja traenih sredstava?
41
I Ugovor
Na kraju e predlaga dobiti obavetenje da li je projekat prihvaen ili ne. Ako je
odgovor pozitivan donatorska organizacija e pozvati primaoca donacije da
potpie zvanini ugovor. Ugovor je pravni dokument koji zahteva od obe strane u
sporazumu da ispune prihvaene obaveze. Predlaga treba da paljivo proita
ugovor i postavi donatoru sva pitanja koja ima. Ovaj ugovor je slian zvaninom
poslovnom ugovoru: donator daje finansijska sredstva korisniku za ispunjavanje
odredjenih obaveza, na slian nain kao to bi preduzee plaalo isporuiocu
opreme. Primalac unapred i mora precizno da zna koje su njegove obaveze. ak
i neprofitne organizacije ili akademske institucije kao korisnici donacija su
formalno odgovorne za izvravanje svojih obaveza iz ugovora. Nerazumevanje
ugovora ili poslovnih aranmana ne predstavlja nikakvo opravdanje.
II Opti izvetaji
Pre potpisivanja ugovora predlaga mora de se obavesti o tome koja vrsta
izvetaja se od njega oekuje. Neke donatorske organizacije oekuju izvetaj
svakog meseca, svaka tri meseca, est meseci, pre uplate svake trane, samo
na kraju projekta, itd.; neke imaju pripremljene posebne formulare za izvetaje, i
u tom sluaju predlaga treba da ih pribavi znatno pre krajnjeg roka za
podnoenje izvetaja. Izvetaje ne bi trebalo podnositi sa zakanjenjem, poto bi
time primalac prekrio ugovor, to moe dovesti do primene ugovorne finansijske
kazne (penala) i dovesti do kanjenja uplate sledee trane donacije. Pored toga,
zakanjenje e ostaviti na donatora nepovoljan utisak. Umesto toga, korisnik
treba da pokae da je savestan i da stekne poverenje donatora.
III Finansijski izvetaji
Donacija je usko povezana sa budetom projekta. Iz budeta se vidi ta tano
predlaga namerava da uradi sa novcem. Ugovor predstavlja sporazum dve
strane prema kome e korisnik upotrebiti dobijeni novac tano kako je opisano u
budetu. A finansijski izvetaj je pisani dokument kojim se pokazuje da je korisnik
upotrebio novac tano onako kako je bilo dogovoreno.
U toku realizacije projekta, primalac donacije mora da paljivo vodi evidenciju
svih trokova po kategorijama iz budeta, tako da moe da sastavi i podnese
detaljni izvetaj obraunatih trokova u odnosu na planirane izdatke. Drugim
reima, svaki put kada se plati neki raun, kupi oprema, plati faktura, isplati ek,
taj podatak se unosi u posebnu kolonu trokova u redu odgovarajue budetske
kategorije i oduzima od obobrenog iznosa budeta za tu stavku.
42
Odobreni budet
$ 8000
$1400
$4500
Potroeno
$3567
$1329
$0
Preostalo
$4433
$71
$4500
43
44
Vizuelno prikazivanje moe efektnije da predoi uticaj koji je projekat imao nego
itave stranice pisanog teksta.
Medjutim, vrednovanje uspenosti projekta moe da se izvri i opisno,
postavljanjem sledeih pitanja:
45
Gore smo naveli deset moguih pitanja koja se koriste za vrednovanje odnosno
ocenjivanje uspenosti projekta. Ako moete da postavite jo 10 bitnih pitanja
koja se posebno odnose na va projekat i na njih pismeno odgovorite, doli ste
do polazne osnove za izradu izvetaja o uspenosti projekta. Ali ovakvo
ocenjivanje nije neto to se radi samo na kraju projekta, to treba da bude stalna
aktivnost, koja se sprovodi u toku cele realizacije projekta.
VII Kako uvanje dokumentacije pomae u dobijanju
dodatnih sredstava i donacija
Ako neko treba da napie predlog projekta, a dostupni su mu brojni drugi ranije
pisani predlozi, finansijski podaci, kalkulacije budeta, obrasci za vrednovanje, i
slino, sasvim je jasno da se na osnovu te dokumentacije moe doi do
orijentacionih smernica o tome kako treba napisati predlog, kako se projekat
realizuje, vrednuje, kako se piu izvetaji, itd. Ovo je jo jedan razlog u prilog
uvanja i arhiviranja dokumentacije, jer moe da bude od ogromne koristi
prilikom pisanja nekih buduih predloga. Veliki deo informacija koje donatorske
organizacije trae su iste ili sline, tako da paljivo sredjena arhiva, ukljuujui i
kompjuterske datoteke, predstavlja solidnu osnovu za poetak rada.
46
ESTI DEO
47
II
III
IV
48
VI
VII
VIII
IX
49
50
RENIK TERMINA
U ovom reniku termina dati su svi vaniji izrazi koji se koriste u Priruniku.
Obuhvaeni su i najvaniji termini koji se koriste u prijavama za konkurse
donatorskih organizacija, tako da on moe da poslui kao priruni renik u
procesu pisanja prijave na konkurs i predloga projekta.
Assets osnovna sredstva:
Sve to neka osoba ili organizacija poseduje
(npr. zgrada, automobil, aparat za kopiranje, raunar, mala
biblioteka, itd.)
Alumni alumni:
Diplomci istog univerziteta, fakulteta, kolskog centra ili obuke.
Baltics Baltike zemlje:
Drave Estonija, Letonija i Litvanija
Board upravni odbor:
u naem kontekstu, grupa zvaninika ili osoba koje
koje imaju drutveni ili profesionalni ugled, i koji su izabrani da
upravljaju i pomau razvoj organizacije.
Capital support investicije u kapitalna dobra:
ulaganje finansijskih sredstava u izgradnju ili rekonstrukciju
objekata, nabavku osnovne opreme, kupovinu zemljita ili zgrada.
CEE Centralna i Istona Evropa:
Obino se podrazumevaju sledee zemlje:
Poljska, eka Republika, Slovaka Republika, Madjarska,
Rumunija, Slovenija, Hrvatska, Bosna i Hercegovina, Jugoslavija,
Makedonija, Albanija i Bugarska.
CIS Zajednica Nezavisnih Drava:
(v. NIS i Former Soviet Union) Ovaj termin se odnosi na zemlje koje
us nekad bile lanice Sovjetskog Saveza, izuzimajui baltike
drave : Moldavija, Ukrajina, Belorusija, Rusija, Gruzija, Jermenija,
Azerbejdan, Turkmenistan, Uzbekistan, Tadekistan, Kirgistan i
Kazahstan.
Conference konferencija, sastanak:
Skup (obino krai od seminara mada ne uvek) koji se posebno
organizuje radi razmene i irenja informacija, za razliku od obuke ili
edukacije.
51
52
Fiscal budetski:
U vezi sa finansijama, raunovodstvom i finansijskim izvetajima.
Najee se upotrebljava u kontekstu dravnih finansija.
Fundraising sakupljanje sredstava/dobrovoljnih priloga:
Prikupljanje ili traenje novanih priloga za potrebe neke
organizacije, projekta, programa i sl.
Goal cilj: Stanje ili uslovi koje teimo da ostvarimo koristei sredstva ili
tehniku pomo iz projekta.
Grantee primalac ili korisnik donacije:
Lice ili organizacija koja je dobila donaciju.
Grantsmanship poznavanje donatorskih institucija i procedura :
Umetnost i vetina u istraivanju, prikupljanju informacija, a zatim u
sastavljanju prijave ili predloga projekta za dobijenje sredstava ili
donacija.
Honorarium honorar:
Dobrovoljno plaanje za pruene usluge, mada plaanje nije
zakonska obaveza, obino za gostujueg predavaa ili strunjaka ili
predavaa na obuci.
Incremental budgeting - procentualno poveavanje budeta:
Budetsko finansiranje koje se oslanja na budete iz prethodnih
godina, uz izvesno procentualno godinje poveanje trokova na
ime inflacije i drugih faktora. Poto ovakvo budetsko finansiranje
najbolje funkcionie kada organizacija ima budete od pre pet ili
vie godina koji slue kao polazna osnova, ovo jo uvek nije najbolji
nain za finansiranje predloga za mnoge organizacije u Centralnoj i
Istonoj Evropi, bivem Sovjetskom Savezu i Baltikim zemljama,
poto uglavnom one ni ne postoje due od pet godina.
Internet internet:
Najvea raunarska mrea na svetu. Internet predstavlja
izvanredno sredstvo za istraivanje i prikupljanje informacija o
tematici, donatorskim organizacijama, potencijalnim partnerima, itd.
Letter of inquiry pismo o interesovanju:
Informativno pismo u kome se objanjava delatnost organizacije i
trae sredstva od donatora. Donatorskoj organizaciji prvo se alje
ovo pismo, pre predloga projekta, da bi se proverilo da li ima svrhe
da se poalje predlog.
53
Liabilities dugovanja:
Sve ono to neka organizacija duguje (npr. stanarina, najam
automobila, trokovi za materijal, otplate kredita, grejanje, telefon,
struja, itd.)
Matching funds dopunska sredstva ili donacije:
Vrsta donacije koja, teoretski, odgovara ili je jednaka donaciji
koju je dao neki drugi donator. U praksi, dopunske donacije nisu
uvek jednake sa prvobitnom donacijom, ali u svakom sluaju
pokrivaju deo trokova projekta. Korienje dopunskih donacija je
odlian nain da se stimulie finansiranje.
Methodology metodologija:
Opisuje pristup koji je predlaga usvojio i koji e mu omoguiti
ostvarivanje zadataka projekta. Sadri detaljan opis kako e
predlaga pristupiti realizaciji.
N/A (Not Applicable) ne vai, ne primenjuje se:
Ovom skraenicom se moe odgovoriti na pitanje ili kategoriju koji
se ne odnose ili se ne mogu primeniti na vau organizaciju.
NGO (Non-governmental organization)-NVO (nevladine organizacije):
NVO se nalaze na svim nivoima: lokalnim, regionalnim, dravnim i
medjunarodnim. To su neprofitne organizacije koje su nezavisne od
vlade.
NIS (New Independent States) Nove nezavisne drave:
Termin obuhvata isto geografsko podruje kao CIS (vidi gore)
Objectives zadaci:
Konkretni i merljivi rezultati ijim ostvarivanjem se realizuje cilj
projekta.
Operating funds obrtna sredstva:
Sredstva koja slue za pokrivanje svakodnevih trokova u realizaciji
projekta, sprovodjenju programa ili rada organizacije.
Per diem bukvalno ''po danu'' :
Dnevni denovcac koji dobija svaki uesnik za obroke, lokalni
prevoz, itd. koji nisu ukljueni u dnevnice niti se nadoknadjuju.
Uobiajeno je da dnevni denovcac za zemlje Istone i Centralne
Evrope i biveg Sovjetskog Saveza iznosi 25 do 65 USD,
zavisno od donatorske organizacije i drave.
Philanthropy ovekoljublje, filantropija:
Bukvalno - ljubav prema ljudskom rodu. Termin oznaava
54
55
56
Workshop radionica:
Okupljanje koje obino traje tri do pet dana, radi konkretne
praktine obuke ili takve obuke u kojoj polaznici zaista aktivno
uestvuju u procesu.
Zero-based budget nulti budet (prazan budet):
Vrsta budetskog finansiranja u kome se polazi od pretpostavke
da je svaka stavka budeta ravna nuli, osim ako predlaga moe
da u potpunosti obrazloi i opravda neku drugu cifru.
Drugim reima, nema pretpostavljenih budetskih sredstava, i za
svaku pojedinu cifru se daje obrazloenje zato je vea od nule.
57