QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 1 of 11

REVIEW AND APPROVAL SHEET (LEMBAR TINJAUAN DAN PENGESAHAN)

Designation/Jabatan

Name/Nama

Signature/
Tanda Tangan

Originator (Pembuat Dokumen)

Quaity Management
Representative

Hagan Zhou

Reviewed and Acknowledged by (Ditinjau dan Diketahui oleh):

Safety

Gunung Kalvin

Quality Control

Humisar

Engineering

Arnol

Human Resources &

Development

Junierissa

Finance & Accounting

Rudianto Kho

Purchasing

Rosfian

Store / Cutting

Edy

Marketing

Hank

Milling

Tri Maryanto

Lathe

Muhjidin

Fabrication

Edy

Approved by (Disahkan oleh):

Director

Simon

Date/Tanggal

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 2 of 11

HISTORY CHANGE RECORD (CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN)

Revision/
Revisi
00

Date of Change/
Tgl. Perubahan
09 October 2012

Originator/
Pembuat Dok
Hagan Zhou

Description of Change/
Keterangan Perubahan
Initial Issue of Document

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 3 of 11

1. Objective

1. Tujuan

Define the guideline for controlling documents

within the scope of quality management
system documentation according to ISO
9001:2008 applied in PT. Karya Sempurna
Abadi

Menjelaskan tata cara pengendalian dokumen

yang termasuk dalam dokumentasi Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008 yang berlaku
di PT. Karya Sempurna Abadi.

2. Scope

2. Ruang Lingkup

This procedure covers the guideline to initiate,

review, update and approval document prior to
issues, numbering, distribution, revision and
handling for external and obsolete documents.

Prosedur ini meliputi tata cara pembuatan,

tinjauan, pembaharuan, pengesahan dokumen
sebelum
diterbitkan,
penomoran,
pendistribusian, revisi dan penanganan
dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa

3. Definition

3. Definisi

Original
Document:
Document
marked
stamping of ORIGINAL that controlled by
Document Controller (DC) and issued upon
approved by the authorized parties.

Dokumen Asli: Dokumen dengan tanda

stempel ORIGINAL yang dikendalikan DC
dan diterbitkan setelah disetujui oleh pihakpihak yang berwenang.

Controlled Document: Copy of master

document indicated by CONTROLLED
COPY that is issued by DC and distributed to
the specific point of use. If any changes,
document holder receives the updated
document.

Dokumen Terkendali: Salinan dokumen asli

dengan stempel CONTROLLED COPY yang
diterbitkan oleh DC dan didistribusikan ke
lokasi atau personil tertentu. Apabila terdapat
perubahan, maka pemegang dokumen akan
menerima dokumen perubahan dengan revisi
paling mutakhir.

Uncontrolled Document: Copy of master

document indicated by UNCONTROLLED
COPY that is issued by the discretion of DC
and given upon request. Sometimes,
uncontrolled copies of documents may be
issued to customers or other external
interested parties upon request. If any
changes, document holders will not receive
any document updates.

Dokumen Tidak Terkendali: Salinan dokumen

asli dengan tanda stempel UNCONTROLLED
COPY yang diterbitkan atas kebijaksanaan
DC dan diberikan atas permintaan. Terkadang
dokumen salinan yang tidak terkontrol
mungkin dikeluarkan untuk pelanggan atau
pihak lain sesuai permintaan. Apabila terdapat
perubahan, maka pemegang dokumen tidak
akan menerima dokumen pembaharuan.

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 4 of 11

Document Controller (DC): Staf appointed by

Quality Management Representative (QMR)
with acknowledgement of Director to control
the documents according to this procedure.
QMR can be also as Document Controller
(DC).

Document Controller (DC): Petugas yang

ditunjuk Quality Management Representative
(QMR) atas sepengetahuan Direktur untuk
mengendalikan dokumen sebagaimana diatur
pada prosedur ini. QMR juga bisa merangkap
sebagai Document Controller (DC)

External Documents: Document received from

external sources of PT. Karya Sempurna Abadi
that utilized as reference during working, i.e.
Material Safety Data Sheet (MSDS), Technical
Data Sheet (TDS), others.

Dokumen Eksternal: Dokumen yang berasal

dari luar PT. Karya Sempurna Abadi yang
dijadikan sebagai referensi dalam bekerja.
Misalnya Material Safety Data Sheet (MSDS),
Technical Data Sheet (TDS), dan lainnya.

4. Reference

4. Referensi

KSA-QM-01 Quality Manual Section 4.2.3

KSA-SOP-GEN-02 Control of Record

KSA-QM-01 Pedoman Mutu Bagian 4.2.3

KSA-SOP-GEN-02 Pengendalian Rekaman

5.

5.Prosedur dan Tanggung Jawab

Procedures and Responsibility

5.1 Initiating, Review and Approval

5.1 Penulisan, Peninjauan dan Pengesahan

a. For initiation of a new document, the a. Pada permulaan dokumen baru, originator
membuat draft dokumen baru dan
originator shall draft the new document and
mengajukannya pada pihak terkait untuk
submit it to the relevant authority for review
review dan approval.
and approval
b. For changes to existing documents, the b. Untuk perubahan dokumen yang telah ada,
originator harus mengidentifikasi perubahan
originator shall mark/indicate the proposed
yang diajukan pada dokumen lama, dan
changes on the existing document, complete
mengajukannya ke Document Controller.
the DCR and submit to the Document
Controller.
c. Document
Controller
membuat
draft
perubahan
yang
diajukan
dan
menyampaikan kepada yang berwenang
untuk review dan persetujuan bersama
dengan :
Dokumen yang telah ada / dokumen
the
lama yang telah ditandai perubahan
Dokumen baru yang diajukan

c. The Document Controller shall draft the

proposed changes and submit to the
authority for review and approval along with
the following:

the existing document

marked/indicated changes
the proposed new document

with

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 5 of 11

d. During initiating a procedure, the format

at least covers objective, scope, definition,
reference, procedure and responsibility,
and annex. The originator could add the
other sub-headings (if required) inside the
procedure.

d. Dalam penulisan suatu prosedur, format

yang digunakan minimal meliputi tujuan,
ruang lingkup, definisi, referensi, prosedur
dan tanggung jawab, dan lampiran.
Pembuat prosedur dapat menambahkan
bagian lainnya jika diperlukan sesuai
kebutuhan yang diinginkan.

e. Procedure is initiated by related person incharge who is responsible for the contents
of procedure.

e. Prosedur dituliskan oleh personil yang

bertanggung jawab pada isi prosedur.

Upon completion of writing, the originator

submits the procedure to DC. Then, DC
checks and submits the documents to the
authorized parties to be reviewed and
approved prior to issue. Document
approval list specified in Page 1.

f. Setelah
prosedur
selesai
dituliskan,
pembuat prosedur memberikan prosedur
tersebut kepada DC. Selanjutnya DC
memeriksa dan menyerahkan dokumen
tersebut
kepada
pihak-pihak
yang
bertanggung jawab untuk meninjau dan
mengesahkan sebelum diterbitkan. Daftar
persetujuan dokumen dijelaskan pada
Halaman 1.

5.2
Revision Number
Indentification of document revision is started
from 0 and subsequent number 1, 2, 3, 4 and
so on.

5.2 Nomor Revisi

Identifikasi nomor revisi dokumen dimulai dari
angka 0 yang dilanjuti dengan 1, 2, 3, 4 dan
seterusnya.

5.3

5.3 Perubahan Dokumen

a.

Document changes

If any changes reflected to procedure, the

changes recorded into History Change Record
on the cover of procedure.

Apabila terdapat perubahan pada prosedur,

maka perubahan tersebut dicatat pada
Catatan Perubahan Dokumen yang terdapat
pada bagian sampul prosedur.

5.4 Master Document, Controlled Copy,

Uncontrolled copy and Distribution

5.4 Dokumen Induk, Terkendali,

Terkendali dan Pendistribusian

a. DC assigned by QMR is responsible to keep

and maintain the original document by
ensuring the documents stored in a secure
place, prevent from deterioration and easy to

a. DC yang diberi tugas oleh QMR

bertanggung
jawab
memelihara
dan
menjaga dokumen asli dengan memastikan
dokumen tersebut disimpan pada tempat

Tidak

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)
retrieve whenever required.

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 6 of 11

yang aman, tercegah rusak dan mudah

didapatkan apabila diperlukan.

b. Controlled Copy Document is distributed to

certain location and work area as per
Internal Documen Master List (F-KSADC.01). DC shall ensure the latest update of
distributed document and to recall document
with previous revision by using form F-KSADC.03 - Document Distribution List Form.

b. Dokumen Terkendali didistribusikan ke

lokasi atau area kerja yang memerlukan
sesuai dengan Daftar Induk Dokumen
Internal
(F-KSA-DC.01).
DC
harus
memastikan bahwa hanya dokumen revisi
paling mutakhir yang didistribusikan dan
menarik dokumen revisi sebelumnya
dengan menggunakan form F-KSA-DC.03
-Form Daftar Pendistribusian Dokumen.

c. Document distributed to outside company is

Uncontrolled Document. Unless if any
request from customer, clients or other
interested party with acknowledgment of
QMR.

c. Dokumen yang didistribusikan kepada pihak

di luar perusahaan adalah Dokumen Tidak
Terkendali. Pengecualian dilakukan apabila
ada permintaan dari pelanggan, client atau
pihak lainnya atas sepengetahuan QMR.

d. DC shall utilize the stamps in the process of

controlling the documents as specified in
Annex 2 of this procedure.

d. Stempel yang digunakan DC dalam proses

pengendalian dokumen mengacu pada
specimen yang terdapat pada Lampiran 2
prosedur ini.

5.5 Electronic Distribution

5.5 Distribusi secara Elektronik

Upon required, DC is responsible to distribute

the documents by electronic, i.e. through email. If the guideline related to electronic
distribution is not available yet, the electronic
distribution of Dontrolled Copy Document is
carried-out through scanning or PDF format.

Jika diperlukan, DC bertanggung jawab untuk

mendistribusikan dokumen secara elektronik
melalui email. Jika belum terdapat ketentuan
yang mengatur pendistribusian dokumen
secara online, maka distribusi secara
elektronik hanya dilakukan untuk Dokumen
Terkendali dalam bentuk scan atau format
PDF.

5.6 Document Master List

5.6 Daftar Induk Dokumen

DC is responsible to ensure the availability of

the latest update of Document Master List both
of Internal Document Master List (F-KSADC.01) and External Document Master List (F-

DC
bertanggung
jawab
memastikan
ketersediaan Daftar Induk Dokumen yaitu
Daftar Induk Dokumen Internal (F-KSA-DC.01)
dan Daftar Induk Dokumen Eksternal (F-KSA-

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 7 of 11

KSA-DC.02).

DC.02) dengan revisi paling mutakhir.

5.7 Document Numbering

5.7 Penomoran Dokumen

Document numbering is defined as follows:

Penomoran dokumen diatur sebagai berikut:

a. Quality Manual
KSA-QM-XX
KSA
PT. Karya Sempurna Abadi
QM
Quality Manual
XX
Running sequence starting from 01

Pedoman Mutu
KSA-QM-XX
KSA
PT. Karya Sempurna Abadi
QM
Quality Manual
XX
Nomor urut dimulai dari 01

b. Standard Operating Procedure KSA-SOPYYY-XX

KSA
PT. Karya Sempurna Abadi
SOP Standard Operating Procedure
YYY Code of Using
XX
Running sequence starting from 01

a. Standard Operating Procedure KSA-SOPYYY-XX

KSA
PT. Karya Sempurna Abadi
SOP Prosedur Pengoperasian Standar
YYY Kode Penggunaan
XX
Nomor urut dimulai dari 01

c. Working Instruction KSA-WI- YYY-XX

KSA PT. Karya Sempurna Abadi
WI
Working Instruction
YYY Code of Using
XX
Running sequence starting from 01

b. Instruksi Kerja KSA-WI- YYY-XX

KSA
PT. Karya Sempurna Abadi
WI
Instruksi Kerja
YYY
Kode Penggunaan
XX
Nomor urut dimulai dari 01

d. Forms
F
KSA
YYY
XX

c. Formulir F-KSA-YYY.XX
F
Formulir
KSA
PT. Karya Sempurna Abadi
YYY
Kode Penggunaan
XX
Nomor urut dimulai dari 01

F-KSA-YYY.XX
Forms
PT. Karya Sempurna Abadi
Code of Using
Running sequence starting from 01

Example:
Procedure KSA-SOP-GEN-01: The first
procedure that applied for general reference
for all departments.
Procedure
KSA-SOP-PURCH-02:
The
second procedure as reference for
purchasing purpose in implementation.

Contoh:

Prosedur KSA-SOP-GEN-01: Prosedur

pertama yang kode penggunaannya bersifat
umum (General) dan menjadi acuan bagi
seluruh personil dalam penerapannya.

Prosedur
KSA-SOP-PURCH-02:
Prosedur ke-2 yang kode penggunaannya
untuk dan menjadi acuan seluruh personil di
bagian Pembelian dalam penerapannya.

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)
The reference for use of code refers to
Annex 1 in this procedure.

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 8 of 11

Penggunaan
kode
dijelaskan
Lampiran 1 prosedur ini.

5.8 External Document

5.8 Dokumen Eksternal

External document is identified as the

following:
Customer Specific Procedures
Material Safety Data Sheet (MSDS)
Technical Data Sheet (TDS)
Suppliers Data
Quality
Management
System
ISO
9001:2000 Requirements Standard
Guidelines for auditing based on ISO
19011 Auditing Standard
Others

Identifikasi dokumen eksternal meliputi:

External document is recorded into External

Document Master List (F-KSA-DC.03). Such
documents shall not be distributed, but
whenever required, DC distributes the
documents to related department or personnel
who require the documents to make reference
to them.
5.9 Obsolete Documents

dalam

Customer Specific Procedures

Material Safety Data Sheet (MSDS)
Technical Data Sheet (TDS)
Suppliers Data
Quality
Management
System
ISO
9001:2000 Requirements Standard
Guidelines for auditing based on ISO 19011
Auditing Standard
Dokumen lainnya

Dokumen eksternal dicatat pada Daftar

Induk Dokumen Eksternal (F-KSA-DC.03).
Dokumen tidak boleh didistribusikan, namun
apabila diperlukan, DC mendistribusikan
dokumen tersebut pada lokasi atau personil
yang membutuhkan sebagai referensi
mereka.
5.9 Dokumen Kadaluarsa

Obsolete document is not longer valid and

applicable to Karya Sempurna Abadi and is
indicated by the stamp of SUPERSEDED.

Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang

sudah tidak berlaku di Karya Sempurna Abadi
dan
ditandai
dengan
stempel
SUPERSEDED.

The copy of obsolete document to be

destroyed and superseded by the latest
update. In meanwhile, DC keeps the master
obsolete procedures for 1 (one) revision before
the latest update revision.

Salinan
dokumen
yang
kadaluarsa
dimusnahkan dan diganti dengan prosedur
revisi paling mutakhir, sedangkan prosedur
asli disimpan 1 (satu) revisi sebelum revisi
paling mutakhir oleh DC.

5.10 Document Backup System

Each function shall responsible to keep any

5.10 Document Backup System

Setiap

departemen

bertanggung

jawab

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 9 of 11

documents or data issued by each function in

hard copy format.

menyimpan semua dokumen atau data dalam

bentuk hard copy

DC shall responsible to keep every original

documents or data in both hard copy and soft
copy format.

DC bertanggung jawab menyimpan semua

dokumen Asli atau data dalam bentuk hard
copy dan soft copy.

MR shall responsible to keep every documents

or data in soft copy format.

MR bertanggung jawab menyimpan semua

documen atau data dalam bentuk soft copy.

6. Documentation I Documentasi
Internal Document Master List / Daftar Induk Dokumen Internal
External Document Master List / Daftar Induk Dokumen Eksternal
Document Distribution Form / Form Pendistribusian Dokumen

7. Annex Lampiran
Annex 1 Use of Code l Lampiran 1 Penggunaan Kode
Code
GEN
QMR
PRO
PRL
PML
PFA
MKT
PCH
STR
QC
ENG
SFC
HRD
DC

Definition
General
Quality Management Representative
Production
Prod. Lathe
Prod. Milling
Prod. Fabrication
Marketing
Purchasing
Store
Quality Control
Engineering
Safety & Facility
Human Resources & Development
Document Control

F-KSA-DC.01
F-KSA-DC.02
F-KSA-DC.03

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 10 of 11

Annex 2 DC Stamps l Lampiran 2 Stempel DC

Type of Stample/
Bentuk Stempel

Point of Use/ Penggunaan

ORIGINAL
This stamp is added on all document has
already is ratified, on Karya Sempurna Abadis
implemented scope. Stated date constitutes
effective date to apply the document. Stamp is
kept by Document Controller.
Tanda stempel ini dibubuhkan pada seluruh
dokumen yang telah disahkan, pada ruang
lingkup penerapan Karya Sempurna Abadi.
Tanggal yang tertera merupakan tanggal
efektif berlakunya dokumen. Stempel disimpan
oleh Document Controller.
CONTROLLED COPY
This stamp is added on master's document
copy that is distributed on document owner that
is pointed on part concerning. Stated date
constitutes distribution date of document.
Stamp is kept by Document Controller.
Tanda stempel ini dibubuhkan pada salinan
dokumen master yang didistribusikan pada
pemegang dokumen yang ditunjuk pada
bagian
terkait.
Tanggal
yang
tertera
merupakan tanggal pendistribusian dokumen.
Stempel disimpan oleh Document Controller.
UNCONTROLLED COPY
This stamp is added on document copy that
doesn't be controlled. Just is issued for
prudence of Document Controller. This stamp
is kept by Document Controller.
Tanda stempel ini dibubuhkan pada salinan

QUALITY MANAGEMENT SYSTEM

DOCUMENT CONTROL
(Pengendalian Dokumen)

Doc No/No Dok

KSA-SOP-GEN-01

Revision/Revisi

00

Date/Tanggal

09 October 2012

Page/Halaman

Page 11 of 11

dokumen yang tidak terkendali. Hanya

dikeluarkan atas kebijaksaanan Document
Controller. Stempel ini disimpan oleh
Document Controller.
SUPERSEDED
Expired document. Stated Date constitutes
expiration date that document purpose.
Dokumen kadaluarsa. Tanggal yang tertera
merupakan tanggal berakhirnya penggunaan
dokumen tersebut.

Annex 3 List of Document Holder l Lampiran 3 - Daftar Pemegang Document

Controll Doc No.
(No. Dok Terkendali)
01
02
03
04

Document Holder
(Pemegang Dokumen)
Director & Quality Management
Representative (QMR)
Marketing, Purchasing, HRD &
Engineering Department
Production Milling, Lathe,
Fabrication, Safety, Store & QC Dept
Document Control

Location (Lokasi)
2nd floor, Batam Office
2nd floor, Batam Office
1st floor, Batam Office
2nd floor, Batam Office