MINIT MESYUARAT AGUNG KALI PERTAMA / 2009

PERSATUAN ALUMNI POLITEKNIK PORT DICKSON

Tarikh
Masa
Tempat

: 17 MAC 2009 (Selasa)

: 8.00 Pagi
: Bilik Tayang UIDM, Politeknik Port Dickson

KEHADIRAN
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)

En Hoo Mow Heng (Pengerusi)

En Baharin bin Ahmad (Timbalan Pengerusi)
En Mohd Izham bin Ahmad (Setiausaha)
En Mohd Noralimi bin Mohd Ali (Bendahari)
En Raveendran a/l Ramasamy (AJK Promosi dan Publisiti)
En Lee Kim Thor (Penolong Bendahari)
Cik Lee Moi Fong (AJK Korporat)
Pn Tham Yew Chen (AJK Kebajikan)
Pn Dazlyna bt Zainal Abidin

(JKE)
(JKA)
(JKE)
(JKE)
(JKE)
(JMSK)
(JKE)
(JKA)
(JKA)

TIDAK HADIR BERSEBAB

10)
11)
12)
13)
14)
15)
16)
17)

En Sivanandan a/l Balakrishnan (AJK Sukan dan Rekreasi)

Cik Hjh Norhalidah bt Yunus (Penolong Setiausaha)
Cik Noraziah bt Abu Bakar (AJK Penerbitan)
Pn Adibah bt Mahrazi (Pemeriksa Kira-kira)
Pn Hayati bt Sharudin (Pemeriksa Kira-Kira)
En Dinesh Kumar a/l Murugian (AJK Pendidikan)
En Abdul Malek bin Abdul Manap (Penasihat)
Pn Nur Suhana bt Suhadi

(JKA)
(JKE)
(JKE)
(JP)
(JP)
(JKM)
(JKM)
(JKE)

KANDUNGAN MINIT MESYUARAT

AGENDA
1.

PERKARA

TINDAKAN

PENDAHULUAN
Mesyuarat Agung Tahunan Kali Pertama, Persatuan Alumni Politeknik
Port Dickson dimulakan dengan bacaan Al-Fatihah dan bacaan doa
oleh Setiausaha Jawatankuasa (JK) Penaja, En. Mohd Izham bin
Ahmad.

2.

KATA-KATA ALUAN PENGERUSI

Pengerusi JK Penaja Persatuan Alumni Politeknik Port Dickson, En.
Hoo Mow Heng mengalu-alukan kehadiran ahli-ahli yang telah sudi
meluangkan masa untuk menghadiri Mesyuarat Agung Tahunan yang
julung kali diadakan pada tahun ini. Pengerusi menekankan bahawa
penglibatan ahli dalam persatuan ini tidak harus dianggap sebagai
tugas sampingan, sebaliknya ia lebih merupakan kegiatan luar.
Tambah Pengerusi JK Penaja, Mesyuarat Agung Tahunan kali ini
walaupun dilihat hanya dianggotai oleh staf-staf di kalangan bekas
pelajar Politeknik Port Dickson, senario ini akan berubah menjelang
Majlis Konvokesyen ke-18 nanti. Mesyuarat Agung Tahunan mulai
tahun 2010 dijangkakan akan dihadiri secara majoriti oleh ahli bukan
staf Politeknik Port Dickson.

Makluman

AGENDA
3.

PERKARA

TINDAKAN

LAPORAN PERJALANAN PERTUBUHAN PADA TAHUN 2008

Pengerusi JK Penaja memaklumkan sebelum Mesyuarat Agung
Tahunan (AGM) dilaksanakan, ahli-ahli yang dilantik sebelum ini
merupakan AJK yang bersifat sementara, atau dipanggil sebagai AJK
Penaja. AJK yang dilantik dalam Persatuan Alumni Politeknik Port
Dickson (PAPPD) hanya akan sah setelah dilantik selepas AGM
dilaksanakan.
Pengerusi JK Penaja melaporkan bahawa PAPPD telah mendapat
kelulusan pendaftaran daripada Jabatan Pendaftaran Pertubuhan
Malaysia pada 20 Ogos 2008. Majlis penyerahan sijil pendaftaran
telah disempurnakan oleh Encik Marzuki bin Zainudin, Timbalan
Pendaftar Pertubuhan Malaysia pada 24 Disember 2008 yang
bertempat di Dewan Theatrette, Wisma Negeri, Seremban.

4.

Makluman dan
Tindakan

PEMBUBARAN JAWATANKUASA PENAJA

Pengerusi JK Penaja memaklumkan bahawa Jawatankuasa Penaja
PAPPD telah mencapai objektif penubuhannya. PAPPD telah berjaya
didaftarkan dan AGM Kali Pertama juga dapat diadakan mengikut
perancangan. Pengerusi mengucapkan syabas dan ribuan terima
kasih kepada barisan AJK Penaja. Dengan ini, beliau dengan secara
rasminya membubarkan Jawatankuasa Penaja PAPPD.

7.

Makluman

LAPORAN PENYATA KEWANGAN

Bendahari JK Penaja, En. Mohd Noralimi bin Mohd Ali melaporkan
bahawa status kewangan persatuan adalah dalam keadaan baik.
Yuran keahlian sehingga 16 Mac 2009 adalah sejumlah RM750.00,
yakni sebanyak RM50.00 dari setiap 15 orang ahli yang telah
berdaftar dengan PAPPD. Sejumlah RM139.55 telah dibelanjakan
dengan baki RM610.45 dalam simpanan Bendahari. Pengerusi
mencadangkan agar kutipan yuran tersebut disimpan dalam akaun
bank. En Baharin bin Ahmad mencadangkan agar laporan penyata
kewangan tersebut disahkan. Cik Lee Moi Fong menyokong usul
tersebut.

6.

Makluman

PENERIMAAN PERMOHONAN DAN PENGESAHAN KEAHLIAN

Setiausaha JK Penaja memaklumkan bahawa sehingga 16 Mac 2009,
sebanyak 15 permohonan keahlian telah diterima. Setiausaha JK
Penaja mencadangkan supaya permohonan-permohonan tersebut
diterima dan disahkan dalam Mesyuarat Agung kali ini. Usul tersebut
disokong oleh Pn Dazlyna bt Zainal Abidin.

5.

Makluman

Makluman

PEMILIHAN AHLI JAWATANKUASA BARU

Terdapat 12 jawatan kosong telah dipertandingkan dalam AGM kali
ini. Sejumlah 12 borang pencalonan telah dikemukakan kepada
Setiausaha JK Penaja sebelum tarikh tutup pencalonan pada 16 Mac
2009.
seterusnya..

AGENDA

PERKARA

TINDAKAN

Semua calon telah dicadang dan disokong oleh dua ahli berdaftar.
Kesemua calon menang tanpa bertanding dan telah dilantik secara
sebulat suara untuk menyandang jawatan-jawatan tersebut.
Keputusan pemilihan Ahli Jawatankuasa adalah seperti berikut:
Pengerusi En. Hoo Mow Heng
Naib Pengerusi En. Baharin bin Ahmad
Setiausaha En. Mohd Izham bin Ahmad
Penolong Setiausaha Cik Hjh Norhalidah bt Yunus
Bendahari En. Mohd Noralimi bin Mohd Ali
Penolong Bendahari En. Lee Kim Thor
Ahli Jawatankuasa Biasa
En. Sivanandan a/l Balakrishnan (AJK Sukan & Rekreasi)
Cik Lee Moi Fong (AJK Korporat)
Cik Noraziah bt Abu Bakar (AJK Penerbitan)
Pn. Tham Yew Chen (AJK Kebajikan)
En. Raveendran a/l Ramasamy (AJK Promosi & Publisiti)
En. Dinesh Kumar a/l Murugian (AJK Pendidikan)

Makluman dan
Tindakan

En Hoo mengucapkan tahniah kepada AJK yang telah dilantik dan

memaklumkan tempoh jawatan yang disandang berkuatkuasa selama
2 tahun sebelum lantikan semula dilakukan dalam AGM ke-3 akan
datang.
8.

PEMILIHAN PEMERIKSA KIRA-KIRA

Pn. Adibah bt Mahrazi dan Pn. Hayati bt Sharudin telah dicadangkan
untuk memegang jawatan pemeriksa kira-kira bagi tahun kewangan
2009. Cadangan disokong secara undian majoriti.

Makluman dan
Tindakan

En. Hoo memaklumkan pemilihan Pegawai Pemeriksa Kira-Kira

dilakukan sekali dalam setahun.
9.

PINDAAN KANDUNGAN PERLEMBAGAAN

Mesyuarat telah bersetuju meluluskan pindaan-pindaan berikut:
Fasal 3 - Lambang
Pengerusi persatuan, En. Hoo mencadangkan penambahan Fasal 3
Bendera, Lambang, Lencana dalam Undang-undang Tubuh Persatuan
Alumni Politeknik Port Dickson. Bilangan fasal ditambah daripada 17
fasal kepada 18 fasal. Cadangan telah disokong dan diluluskan dalam
mesyuarat.
En. Hoo mencadangkan lambang atau logo untuk PAPPD. En Baharin
mencadangkan supaya lambang persatuan direka oleh ahli-ahli
persatuan melalui penganjuran pertandingan mencipta logo pada
masa akan datang. Cadangan disokong dan diluluskan dengan suara
majoriti.
Penasihat persatuan, En. Abd Malek bin Abd Manap mencadangkan
motto Todays Students PPD Are Tomorrows Alumni PPD. En. Hoo
mencadangkan motto Dari Alumni, Untuk Alumni. Cadangan En. Hoo
telah disokong dan diterima sebulat suara.

Makluman dan
Tindakan

Makluman dan
Tindakan

Makluman

AGENDA

PERKARA

TINDAKAN

Fasal 5 - Keahlian
En. Hoo mencadangkan pindaan pada perlembagaan Fasal 5.1:
Syarat-syarat untuk menjadi ahli pertubuhan. Ahli-ahli persatuan
dikategorikan mengikut Ahli Biasa, Ahli Bersekutu dan Ahli Kehormat.
Takrifan ahli-ahli PAPPD adalah seperti berikut;

Makluman dan
Tindakan

1. Ahli Biasa Semua bekas pelajar sepenuh masa atau

2.

3.

sambilan yang telah dianugerahkan Diploma atau Sijil

Politeknik Port Dickson.
Ahli Bersekutu Semua kakitangan sepenuh masa yang
sedang atau pernah berkhidmat di Politeknik Port Dickson dan
pernah menuntut di mana-mana Politeknik Kementerian
Pengajian Tinggi Malaysia.
Ahli Kehormat Mana-mana individu yang telah memberi
sumbangan kepada Persatuan Alumni Politeknik Port Dickson
atau Politeknik Port Dickson. Calon akan dipilih melalui
pungutan suara semasa Mesyuarat Agung Tahunan.

Usul tersebut telah disokong dan diluluskan dengan pindaan.

En. Hoo juga telah mencadangkan pindaan perlembagaan pada Fasal
5.2 mengenai kaedah penghantaran Borang Keahlian. Mesyuarat
telah memutuskan bahawa Borang Keahlian hendaklah dihantar
kepada Setiausaha, perlu disokong oleh dua orang ahli jawatankuasa
dan diluluskan oleh Pengerusi dan Setiausaha. Cadangan telah
diterima secara sebulat suara.

Makluman dan
Tindakan

En. Hoo turut mencadangkan pindaan pada Fasal 5.6 mengenai hakhak Ahli Biasa, Ahli Bersekutu dan Ahli Kehormat. Pindaan bertujuan
untuk menghadkan hak Ahli Bersekutu dan Ahli Kehormat dalam soal
membangkitkan usul serta pencalonan dan pemilihan AJK semasa
AGM. Usul telah disokong secara sebulat suara oleh ahli-ahli
mesyuarat.

Makluman dan
Tindakan

En. Hoo mencadangkan penambahan Fasal 5.7 untuk memastikan

ahli-ahli patuh kepada perlembagaan persatuan supaya tidak boleh
melakukan sesuatu yang bertentangan atau tidak selari dengan
matlamat, objektif atau kepentingan persatuan. Usul telah diterima
tanpa sebarang bantahan.

Makluman dan
Tindakan

Fasal 6 - Yuran
En. Hoo mencadangkan pindaan pada Fasal 6.1 mengenai bayaran
yuran keahlian. Yuran keahlian seumur hidup sebanyak RM50 telah
dipersetujui untuk semua jenis keahlian kecuali Ahli Kehormat yang
dikecualikan bayaran yuran. Usul telah diluluskan melalui pungutan
suara.

Makluman dan
Tindakan

Fasal 8 Mesyuarat Agung

En. Hoo mencadangkan pindaan perlembagaan pada Fasal 8.3 dan
Fasal 9 untuk mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan setiap tahunan
tetapi Pemilihan Jawatankuasa hanya dibuat secara dwi tahunan. Usul
telah diluluskan mengikut undi majoriti.

Makluman dan
Tindakan

AGENDA

PERKARA

TINDAKAN

En. Hoo memaklumkan ahli mesyuarat mengenai syor Jabatan

Pendaftaran Pertubuhan Malaysia yang menghendaki semua
persatuan melantik Pegawai-pegawai Harta bagi menggantikan
Pemegang Amanah. Pindaan perlembagaan mengenai perlantikan
Pegawai Harta akan dirujuk kepada Jabatan Pendaftaran Pertubuhan.
AGM juga telah memutuskan bahawa jawatan Pemegang Amanah
dipinda kepada Pegawai Harta. Pengerusi, Setiausaha dan Bendahari
akan dilantik secara automatik sebagai Pegawai-pegawai Harta bagi
mentadbir harta-harta persatuan. Usul telah diterima tanpa sebarang
bantahan.

Makluman dan
Tindakan
Pengerusi,
Setiausaha dan
Bendahari

Fasal 13 Pegawai Harta

Fasal 9 - Jawatankuasa
En. Abdul Malek (usul dibawa melalui En Hoo) mencadangkan
penubuhan Biro Wanita dalam Persatuan Alumni Politeknik Port
Dickson. Usul telah ditolak secara pungutan suara oleh undian
majoriti. Usul ditolak atas sebab penubuhan Biro Wanita bercanggah
dengan kewujudan Pertubuhan Puspanita di Politeknik Port Dickson.
Tambahan pula, Persatuan Alumni Politeknik Port Dickson tidak
menyekat ahli-ahli wanita daripada bergiat aktif dalam kegiatan wanita
di setiap peringkat.

10.

Makluman

PENCALONAN AHLI KEHORMAT

En. Hoo mencadangkan TIGA pencalonan Ahli Kehormat iaitu Tn. Hj.
Mohd Kharir bin Mohd Ibrahim (Penaung Persatuan Alumni Politeknik
Port Dickson, selaku Pengarah Politeknik Port Dickson), Ir. Chan
Chee Meng dan Pn. Hjh Fauziah bt Zakaria (Timbalan Pengarah
Politeknik Port Dickson).
En. Baharin mencadangkan penganugerahan ahli kehormat
disampaikan berupa sebuah plaque dan memohon persetujuan ahli
supaya anugerah ini juga disampaikan kepada pengarah-pengarah
PPD yang terdahulu.

Makluman dan
Tindakan

En. Baharin menambah, anugerah ini juga boleh juga dicalonkan ke

atas individu yang pernah memberi sumbangan ke atas PPD.
Mesyuarat secara sebulat suara memilih Tn. Hj. Mohd Kharir bin Mohd
Ibrahim sebagai penerima anugerah Ahli Kehormat untuk kali yang
pertama.
11.

PENGGUNAAN BORANG PERMOHONAN KEAHLIAN

En. Hoo mencadangkan penggunaan Borang Permohonan Keahlian
baru yang mempunyai ciri-ciri yang lebih relevan dengan
Perlembagaan persatuan. Usul ini telah disokong dan diluluskan
dengan pindaan.

Makluman dan
Tindakan

AGENDA
12.

PERKARA

TINDAKAN

PEMBAYARAN ELAUN HADIR MESYUARAT

En. Hoo mencadangkan ahli-ahli persatuan yang menghadiri
Mesyuarat Tahunan Agung mulai tahun kalendar 2010 dibayar Elaun
Hadir Mesyuarat Agung sebanyak RM 5.00 untuk seorang. Tujuan
pembayaran adalah untuk menggalakkan ahli-ahli Persatuan Alumni
Politeknik Port Dickson menghadiri Mesyuarat Agung Tahunan (AGM).
Mesyuarat memutuskan Elaun Hadir Mesyuarat Agung boleh dibayar
jika mematuhi TIGA syarat iaitu:

Makluman dan
Tindakan

1. Mesyuarat Agung Tahunan (AGM) diadakan pada waktu luar

pejabat.
2. Kehadiran penuh sepanjang mesyuarat berlangsung.
3. Dimaklumkan kehadiran kepada pihak Urusetia sekurangkurangnya TUJUH hari sebelum Mesyuarat Agung Tahunan
diadakan.
Usul telah disokong dan diluluskan melalui pungutan suara.
13.

INSENTIF MEREKRUT AHLI BARU

Dalam usaha untuk merekrut lebih ramai bekas pelajar Politeknik Port
Dickson untuk mendaftar sebagai ahli Persatuan, En. Hoo
mencadangkan pembayaran Insentif Merekrut Ahli Baru sebanyak
RM5 (setiap ahli baru) diberikan kepada Ahli Biasa yang berjaya
merekrutkan ahli-ahli baru dalam tahun kalendar 2009. Pembayaran
elaun tersebut hendaklah mematuhi syarat-syarat berikut:

Makluman dan
Tindakan

1. Ahli baru yang direkrut telah tamat pengajian di Politeknik Port

Dickson lebih daripada setahun.
2. Ahli baru telah membayar yuran keahlian seumur hidup
sebanyak RM50.00 kepada Bendahari Persatuan Alumni
Politeknik Port Dickson.
3. Ahli baru telah menghantar Borang Keahlian kepada
Setiausaha Persatuan Alumni Politeknik Port Dickson.
Usul telah disokong dan diluluskan melalui pungutan suara.
14.

PERSETUJUAN SECARA BERTULIS

En. Hoo memaklumkan mengenai kehendak Fasal 15 dalam
perlembagaan persatuan yang menyatakan bahawa perlantikan
Penasihat dan Penaung pertubuhan perlu disokong melalui
persetujuan secara bertulis. Mesyuarat memutuskan bahawa
Setiausaha perlu menghantar deraf surat persetujuan kepada
Penasihat dan Penaung untuk ditandatangan.
En. Baharin mengingatkan kepada semua ahli berkenaan maklumatmaklumat atau berita yang diterima dari Penasihat Persatuan, minta
supaya Penasihat dapat sampaikan secara terus kepada Pengerusi
supaya tidak timbul sebarang percanggahan maklumat yang diterima
di kalangan ahli.

Makluman dan
Tindakan
Setiausaha

Makluman

AGENDA
15.

PERKARA
CADANGAN MESYUARAT AGUNG TAHUNAN AKAN DATANG
Penolong Bendahari, En. Lee Kim Thor mencadangkan Mesyuarat
Agung Tahunan (AGM) Persatuan Alumni Politeknik Port Dickson
(PAPPD) pada tahun akan datang diadakan pada awal bulan Januari.
Ini adalah bagi memastikan aktiviti tahunan dapat dirancang pada
awal tahun dan dilaksanakan dengan lebih teratur. Tambahan pula,
kebanyakan AJK Persatuan Alumni Politeknik Port Dickson
mempunyai lebih banyak masa lapang pada ketika itu. Usul tersebut
telah mendapat sokongan secara sebulat suara. Mesyuarat telah
memutuskan tarikh bagi Mesyuarat Agung Tahunan Ke-2 akan
diadakan pada 9 Januari 2010, sebelum bermulanya sesi pengajian
Januari 2010.
En. Hoo memohon supaya AGM akan datang tidak ditangguhkan
kerana ia berkemungkinan melibatkan kehadiran ahli dari pihak luar
dan sukar untuk melibatkan diri sekiranya penangguhan berlaku.

16.

TINDAKAN

Makluman

Makluman dan
Tindakan

CADANGAN DAN KELULUSAN PERUNTUKAN UNTUK

PERLAKSANAAN AKTIVITI TAHUN 2009
En. Hoo mengumumkan peruntukan terkumpul hasil daripada yuran
Alumni adalah dalam anggaran RM 60,100.00 dan beliau
membentangkan cadangan aktiviti-aktiviti untuk tahun kalendar 2009.
Antara cadangan yang dibentangkan adalah seperti berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Jamuan Makan Malam Pra-Konvokesyen

Seminar Alumni Dan Kerjaya
Penajaan Program Khidmat ICT
Penajaan Siaran TV Kampus
Penajaan Pertandingan Projek Pelajar
Insentif Merekrut Ahli Baru
Pendaftaran Koperasi Alumni Politeknik Port Dickson
Peruntukan Elaun Hadir Mesyuarat Agung
Lawatan Kerja Ke Luar Negara

Makluman

Cadangan tersebut disokong dan diluluskan oleh ahli-ahli mesyuarat

secara sebulat suara.
17.

PENUTUP
Setiausaha mengucapkan ribuan terima kasih atas kesudian ahli-ahli
meluangkan masa untuk hadir AGM dan mengumumkan
penangguhan AGM pada jam 11.15 pagi.
AGM kali ke-2 dijangka akan berlangsung pada 9 Januari 2010
(Sabtu)

Disediakan Oleh :

Disahkan Oleh :

....................................
( EN. MOHD IZHAM BIN AHMAD)
Setiausaha
Persatuan Alumni Politeknik PD

.....................................
( EN. HOO MOW HENG )
Pengerusi
Persatuan Alumni Politeknik PD