PENGGUNAAN DAN

PENYELENGGARAAN FAIL

AHMAD AZMAN MOHAMAD RAMLI

FAKULTI PENGURUSAN MAKLUMAT
UiTM, KAMPUS PUNCAK PERDANA

DEFINISI FAIL

Satu folder yang didaftar dalam mana

kandungannya disusun dengan cermat dan
sistematik.

BAHAGIAN BERTANGGUNGJAWAP
MENGURUSKAN PENGGUNAAN DAN
PENYELENGGARAAN FAIL

Bahagian Registri/Bahagian Pendaftaran

Fail/Bahagian Bilik Fail

CONTOH BILIK REGISTRI

SISTEM REGISTRI

Registri Berpusat.

Registri Tidak Berpusat.

REGISTRI BERPUSAT
Ciri utama:
- Kawalan penggunaan, penyelenggaraan
dan pelupusan fail dilaksanakan oleh
satu bahagian registri.

REGISTRI TIDAK
TERPUSAT
Ciri Utama:
-

Terdapat lebih daripada satu bahagian

registri yang mengawal penggunaan,
penyelenggaraan dan pelupusan fail dan
setiap bahagian tersebut tidak tertakluk di
antara satu sama lain.

- Kaedah penggunaan dan penyelenggaraan

fail tidak seragam di antara bahagian registri.

AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
PENGGUNAAN DAN
PENYELENGGARAAN FAIL

Mengendali
Mengendali
Mengendali
Mengendali
Mengendali
Mengendali
@hilang.
Mengendali
Mengendali

penyimpanan fail.
pembukaan fail.
pergerakan fail.
penutupan fail.
fail rosak.
fail tidak dapat dikesan

pengesanan Fail.
pemeliharaan Fail.

PENYIMPANAN FAIL

Fail terbuka hendaklah disimpan di bilik

registri.
Gunakan rak yang sesuai dan dilebelkan
untuk kemudahan pengesanan fail.
Fail terperingkat hendaklah disimpan
mengikut kaedah yang ditetapkan oleh
Arahan Keselamatan seperti di dalam
kabinet berkunci yang berpalang, rak
bergerak berkunci atau di bilik kebal.

PEMBUKAAN FAIL PERALATAN

Kulit fail
Tali fail
Penebuk lubang
Kertas minit

PEMBUKAAN FAIL JENIS

KULIT FAIL

TERBUKA - kulit fail berwarna putih (Am 435 pin

1/80)

TERHAD - kulit fail berwarna putih dengan cop

terhad

SULIT - kulit fail berwarna hijau (Am 436)

RAHSIA - kulit fail berwarna merah jambu

berpalang merah depan dan belakang (Am 437)

RAHSIA BESAR - kulit fail berwarna kuning,

berpalang merah depan dan belakang (Am 438)

PEMBUKAAN FAIL- KAEDAH

Mestilah memberitahu kepada Registri

(samada dengan mengisi borang atau
lain-lain cara bertulis)
Kerani Bahagian Registri perlu
menyemak buku daftar fail dan lainlain panduan untuk memastikan fail
belum dibuka
Pilih fail mengikut taraf keselamatan
surat yang hendak dikandungkan.

PEMBUKAAN FAIL- TAJUK

FAIL

Mesti ringkas, padat dan melambangkan isi

kandungan fail.
Singkatan tidak boleh digunakan kerana
boleh beri makna berlainan,contoh:
ANM-Arkib Negara Malaysia
ANM-Akauntan Negara Malaysia
Perkataan dengan ejaan sama tetapi ada
makna berlainan tidak boleh
digunakan,contoh kabinet-rak/kabinetparlimen.

PEMBUKAAN FAILNOMBOR RUJUKAN FAIL

Nombor rujukan fail adalah lambang

kepada fail dan gantinama kepada tajuk
fail.
Nombor rujukan fail digunakan untuk
mengenalpasti sesuatu fail serta
memudahkan pengesanan dan penyusunan
fail dalam tempat simpanan fail.

PEMBUKAAN FAIL NOMBOR

RUJUKAN FAIL
Contoh nombor rujukan fail yang berdasarkan
pengkelasan perkara dan fungsi organisasi

100
200
300
400
500
600
700
800

Pentadbiran
Harta dan Bangunan
Kelengkapan dan Bekalan
Kewangan
Sumber manusia
Hal Ehwal Pelajar
Pengurusan Akademik
Pengurusan Ko-Kurikulum

Fail Fungsi Am @
Housekeeping

Fail Fungsi Teras @

Functional

PEMBUKAAN FAIL
PENGISIAN KULIT FAIL

Setiap ruangan di atas kulit fail perlu diisi

mengikut peraturan yang ditetapkan

Contoh Kulit Fail Yang Lengkap

(AM 455-Pin.1/80)

FPM. 600 17 /53

Kertas- Kertas Yang Berhubung

Didaftarkan di bawah perkara

PERKARA

Pengambilan Pelajar Program IS 222

P.K.1897(L)-96

Tarikh Kandungan Pertama

Dihantar
kepada

Tarikh
dihantar

25.8.95

PTA 1

18.11.95

24.11.95

Dihantar
kepada

Tarikh Kandungan Akhir

Tarikh
dihantar

Dihantar
kepada

Tarikh
dihantar

ARAHAN - ARAHAN PENUTUPAN

KEGUNAAN PENDAFTARAN)

FAIL (UNTUK

(A) Tutup pada .

atau apabila mengandungi 100
lampiran yang mana lebih awal

(B) Kajian Pertama 5 Tahun

Selepas Penutupan Pada
....

(C) Dicadangkan Dipindah kan/Dimusnahkan :

(Potong mana yang tiada berkenaan.

Satu senarai hendaklah dibuat
untuk persetuju- an Arkib Negara
Malaysia bagi memusnah kan atau
memindah)

(D) Kajian Kedua Pada Thn.

....

Dihantar
kepada

Tarikh dihantar

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN

PEMBUKAAN FAIL
PENGISIAN KULIT FAIL
Kertas-Kertas Yang Berhubung:

Bermaksud fail-fail yang berkaitan. Jika

sesuatu jabatan tukar sistem kelasifikasi fail
yang baru, maka nombor rujukan fail yang
lama perlu dicatatkan dalam ruang ini sebagai
rujukan.

PEMBUKAAN FAIL
PENGISIAN KULIT FAIL

Tarikh Kandungan Pertama:

Tarikh kandungan pertama yang dimasukkan dalam fail

.

Tarikh Kandungan Akhir:

Tarikh kandungan terakhir yang dimasukkan dalam fail.
Tarikh ini hanya perlu dicatitkan apabila fail berkenaan
ditutup.

PEMBUKAAN FAIL
PENGISIAN KULIT FAIL

Dihantar kepada:

ringkasan nama/jawatan pegawai yang akan menerima fail

untuk tindakan.

Tarikh dihantar:

hari, bulan dan tahun.

PEMBUKAAN FAIL KERTAS

MINIT

Setiap fail mesti ada kertas minit

Kertas minit dimasukkan sebagai
kandungan fail
Terletak disebelah kiri fail

PEMBUKAAN FAIL
KERTAS MINIT
Fungsi Kertas Minit :
1. Merekod surat keluar dan masuk fail

Surat Masuk:
Surat bth.___drp.___d/m pd.___

Surat Keluar:
Surat bth.___d/h kpd.___pd.___

2. Merekod arahan dan keputusan di antara

kakitangan berhubung dengan sesuatu perkara yang diuruskan

PEMBUKAAN FAIL
KERTAS MINIT

Kaedah menulis minit:

Semua perenggan dalam minit, melainkan perenggan
pertama hendaklah diberi nombor.
Minit yang kandungannya lebih daripada satu muka
surat hendaklah dimasukkan sebagai satu kandungan
dalam fail (kanan fail)

Pegawai perlu menulis ringkasan jawatan dan

tandatangan penuh di akhir minit.

PEMBUKAAN FAIL
KERTAS MINIT
Contoh minit:

P (IS 222) 3,
Surat bil. 88 dirujuk.
2.

Sila beri taklimat untuk bengkel pengurusan rekod tersebut.

Terimakasih.
t.t
KP (IS 222)

PEMBUKAAN FAIL
MENGKANDUNG SURAT

Surat dikandung di sebelah kanan fail

Surat mestilah diberi nombor seturut
Nombor turutan hendaklah ditulis dan
dikandungkan dalam bulatan di tepi sebelah
kanan surat
Semua kertas minit dan surat yang
dimasukkan hendaklah ditebuk di tepinya (1
inci dari bucu) dan diikat dengan tali fail

PEMBUKAAN FAIL
MENGKANDUNG SURAT

Surat yang telah didaftarkan atas kertas

minit tidak boleh dikeluarkan daripada
fail kecuali lampirannya yang
berketebalan lebih 4 cm (seperti buku
terbitan dan laporan) atau lampiran
yang memerlukan pemeliharaan yang
berbeza (seperti peta, pelan dan
lukisan).

PEMBUKAAN FAIL
MENGKANDUNG SURAT

Lampiran yang dikeluarkan hendaklah

dicatatkan dengan nombor rujukan fail
dan nombor kandungan fail.
Lampiran disimpan di bilik fail/registri.
Slip pengganti lampiran ini hendaklah
dikandungkan dalam fail yang mana
tercatat maklumat tempat simpanan
lampiran tersebut.

PERGERAKAN FAIL

Sebaik-baiknya fail diedarkan melalui bahagian

registri supaya rekod lengkap pengedaran fail dapat
disimpan. Dengan itu fail lebih senang dicari dan
diperolehi kembali.
Setelah tindakan selesai/tidak dapat diteruskan, fail
perlu dikembalikan segera kepada bahagian registri.
Fail terperingkat hendaklah diedarkan dengan
mengikut prosedur yang ditetapkan oleh Arahan
Keselamatan (contohnya menggunakan beg/sampul).

PERGERAKAN FAIL
Pergerakan fail mesti dikawal dengan
cara:

Penggunaan Kad Pergerakan Fail

Penggunaan Borang Pergerakan Fail

PERGERAKAN FAIL-KAD
PERGERAKAN FAIL

Kad Pergerakan Fail perlu disimpan di sebelah

kiri dalam fail bersama kertas minit
Apabila fail dipinjam, kad perlu dikeluarkan
dan nama peminjam dicatatkan dalam kad
Maklumat edaran dalam kad mesti sama
dengan muka depan kulit fail
Kad yang telah dikeluarkan perlu disusun
mengikut nombor seturut fail.
Kad dapat menjimatkan masa mengesan fail

PERGERAKAN FAIL-KAD
PERGERAKAN FAIL
NO.FAIL

: FPM. 600-17/53

TAJUK FAIL : Pengambilan Pelajar Program IS 222

DIHANTAR
Kepada

Tarikh

Oleh

Kepada

Tarikh

Oleh

PERGERAKAN FAIL-BORANG
PERGERAKAN FAIL

Borang pergerakan fail digunakan apabila fail

tidak dapat diedarkan melalui bahagian
registri (contohnya disebabkan kakitangan
ingin mengedarkan fail terus kepada
kakitangan lain).
Borang ini hendaklah dihantar segera kepada
bahagian registri setelah fail diedarkan.

PERGERAKAN FAIL-BORANG
PERGERAKAN FAIL
BORANG PERGERAKAN FAIL
Kepada Kerani Registri,

Fail No./Tajuk .
..
telah saya serahkan kepada..
pada tarikh
T.T..
T.T.
Nama...
Nama....
(Pegawai Pengedar Fail) (Pegawai Penerima Fail)
Tarikh:

PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF:
Mencapai ketebalan 4 sm@100 kandungan (manamana terdahulu)
Palangkan fail dengan dakwat merah dan tuliskan
tutup pada..dan Jilid.dibuka, dengan guna
dakwat biru atau hitam
Buka kulit fail baru dan beri nombor rujukan yang
sama dan ditanda sebagai jilid 2 di hujung nombor
rujukan
Fail baru direkodkan dalam indeks atau buku daftar
fail
Fail jilid baru hendaklah diikat bersama fail jilid
sebelumnya sehingga tidak diperlukan (tidak lebih 3
bulan)

PENUTUPAN FAIL
FAIL TIDAK AKTIF:

Fail tidak aktif ialah fail yang langsung tidak

digunakan selama tempoh lebih daripada 5 tahun
daripada tarikh terakhir fail tersebut digunakan. Fail
ini juga boleh ditutup walaupun belum tebal 4 c.m
atau belum capai 100 kandungan.

PENUTUPAN FAIL

Fail tutup perlu diasingkan daripada fail aktif.

Fail tutup disusun mengikut turutan nombor
rujukan fail dan diikat secara bundle.
Seeloknya bundle tersebut disimpan dalam
kotak.
Fail tutup tersebut disenaraikan dan senarai
tersebut ditampal pada kotak.

PENUTUPAN FAIL

Fail yang telah berusia lebih 5 tahun daripada

tarikh tutupnya dan telah tamat tindakan
@tidak diperlukan untuk rujukan, mohonlah
pelupusannya daripada Arkib Negara Malaysia
Fail-fail tutup hendaklah dipelihara daripada
sebarang musuh rekod seperti kebakaran, suhu
dan kelembapan yang melampau ,serangga
perosak, air dan kehilangan/kecurian

FAIL ROSAK

Perlu diganti dengan kulit baru

Catatkan nombor dan tajuk fail yang sama
Jika terdapat catatan penting pada kulit fail
yang rosak, kulit fail tersebut (muka hadapan
shj.) hendaklah digunting dan dimasukkan ke
dalam kulit fail baru
Kertas minit dan isi kandungan dipindahkan
ke dalam fail baru
Kandungan dan minit yang koyak dibuat
pembaikan kecil dengan menggunakan gam
kanji

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT

DIKESAN

Kehilangan perlu dilaporkan segera kepada Unit Registri

Fail sementara (Sampul Kecil) perlu dibuka

Apabila fail ditemui semula, sampul kecil perlu

dikandungkan ke dalam fail berkenaan sbg. satu
kandungan
Apabila fail tidak dapat ditemui dalam tempoh masa
tertentu, buka fail baru. Sampul kecil dimasukkan ke
dalam fail baru sebagai satu kandungan fail
Jika fail baru telah dibuka dan fail lama telah dijumpai, fail
lama boleh ditutup dan fail baru dijadikan sebagai jilid
berikutnya

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT

DIKESAN- SAMPUL KECIL

Sampul kecil menggunakan kulit Am 435A-Pindaan

1/82
Penggunaan bersifat sementara
Nombor dan tajuk perlu sama dengan fail induk yang
hilang/tidak dapat dikesan
Kandungan sampul kecil bermula dengan nombor
satu dan seterusnya.
Sampul kecil juga boleh digunakan bila sesuatu surat
perlu diambil tindakan oleh lebih daripada dua orang
pegawai pada masa yang sama. Surat tersebut perlu
dibuat salinan (zeroks). Surat asal dimasukkan dalam
fail induk dan salinan surat dimasukkan ke dalam
sampul-sampul kecil dan diedarkan kepada
kakitangan bertanggungjawap.

Contoh Format Sampul Kecil

(AM 435A Pin .1/ 82)

SAMPUL KECIL
No. Kertas Am

Tajuk

No. Kandungan

Perkara :

Minit minit

PENGESANAN FAIL

Sangat penting dalam organisasi. Jika fail

cepat dikesan, tindakan dapat cepat diambil.
Pengesanan dapat dibuat dengan
menggunakan dua cara iaitu secara
menggunakan Indeks Fail dan Senarai
Fail.

INDEKS FAIL (Kaedah

Manual/Komputer)
Kaedah Manual:

Borang AM 89 (Rekod Nombor) dan

89A (Rekod Abjad)

Contoh : Borang Am 89 A
No.Fail: PPSPSA. 600-2/5/23
Kuala Pilah;Pelupusan Sampah di Zon 1,
Bandar Kuala Pilah

Fail-fail berkaitan:
PPSPSA. 600-2/5/23/1 Pelupusan
Sampah di Zon 2 ,Bandar
Kuala Pilah

Lokasi
Rak 2/3/3/8

SENARAI FAIL
Bil.

1.

No. Fail

PPSPSA.
600-2/5/23

Tajuk Fail

Pelupusan
Sampah di Zon
1, Bandar Kuala
Pilah

Lokasi
Fail
Rak
2/3/3/8

Pemeliharaan Rekod
Rekod mesti dipelihara dengan baik.
Bilik simpanan rekod mesti sesuai suhu/kelembapan/terhindar
bahaya air/kebakaran/serangga perosak.
Rekod patut disimpan atas rak-rak.
Rekod yang basah jangan dijemur,rekod berlapuk perlu
dibersihkan dan yang diserang serangga seperti anai-anai
hendaklah dibinasakan serangga tersebut.
Bilik registri/fail dan bilik rekod hendaklah dijaga dan
dibersihkan (hanya menyimpan rekod sahaja dan bukan
tempat makan /minum/merokok).

Ada Soalan ?

TERIMA KASIH