Introdugao ao Caso e a Dinamica “Rosalina e 0 Piano” 1.1. Sintese da historia “Rosalina e o Piano" é fruto de minhas ex- periéncias (sucessos e fracassos - e olha que foram diversos!) e interagdes com co- legas gerentes de projetos, objetivando oferecer uma ilustragdo metaférica, ainda que clara e direta, da dinamica do ambien- te de projetos, capaz de permitir analises, discussées e especulagées de toda ordem sobre a maioria dos aspectos relevantes do contexto de moderno gerenciamento de projetos. “Rosalina e o Piano” é uma referéncia ilustrada a aplicagao das boas praticas de gerenciamento de projetos disseminada pelo PMI® (Project Management Institute). O livro esclarece e proporciona a visualizagéo da elaboracao e aplicacao dos conceitos e das ferramentas mencionados pelo PMBOK® Guide em seus grupos de processos de iniciagao, plane- jamento, execucao, monitoramento e controle e encerramento de pro- jetos. Trata-se de um caso que foi sendo aprimorado e complementado ao longo de interagdes com alunos e equipes de projetos com os quais tenho me relacionado nos ultimos anos. A pequena histéria cresceu e se transformou numa grande novela - quicé num filme de longa-metragem “hollywoodiano’ — considerando que, a cada aplicagao surgem novas ideias que tornam o caso mais e mais parecido com a realidade comple- xa do universo de projetos que conhecemos. Rossina €0 Fare 2edinds 1 pvezers 173085 |2 | Rosalina e 0 Piano- 2% edigao Ahistéria trata, em resumo, da aplicagao da légica do esbogo, planejamen- to, monitoramente e controle e encerramente do trabalho de transporte de um piano do terceiro subsolo de um prédio para o auditério de uma empre- sa ficticia chamada JJ&¥ S.A., localizado no 18° andar. O transporte deveria acontecer em tempo recorde, menos de um dia, sem que se pudesse fazer uso do elevador ou das escadas. E dbvio que o transporte de um piano escada acima em uma empresa nao um trabalho rotineiro, tampouco facil, considerando as complexidades e incertezas inerentes a sua realizagao e as restricdes de tempo requeridas pelo presidente da empresa, Dr. Agenor Rubens, a Rosalina Therezinha, ge- rente designada para o projeto. Ela tera poucas horas (menos de dez) para concluir © transporte do piano até o auditério, que, depois de entregue, servird para a ambientagao de um happy hour oferecido pelo presidente aos principais acionistas e clientes da empresa. Rosalina sabe que durante ‘9 evento o presidente devera apresentar, informalmente, as intengoes de crescimento da empresa para © préximo ano, as linhas mestras de sua ges- tao administrativa e a necessidade de investimentos previstos. Reconhece assim que o evento é estratégico e importante para a empresa, e que de seu sucesso depende o encaminhamento dos planos de negécio elabora- dos pelo presidente e seu comité de diretores. Rosalina dispée, assim, de uma visao estratégica parcial do projeto em suas mAos. Ela sabe reconhecer o valor e 0 impacto do resultado de seu trabalho para a empresa e esta ciente de suas responsabilidades, bem como das dificuldades que poder enfrentar durante sua execucao. Ela desconhece, entretanto, as razées que levaram o presidente a solicitar que “aquele” determinado piano fosse levado ao audit6rio até o final da tarde. Certamente, Rosalina questionou por que nao considerar um teclado ele- trénico em vez do piano; seria muito mais simples e barato alugar um em uma loja de equipamentos musicais. Ao questionar a demanda e apresentar diversas alternativas diferentes de solugdo para o problema da ambientacao da reuniao de happy hour, Rosali- narecebeu do presidente a mensagem de que seria importante que “aque- le" determinado piano estivesse no auditério da empresa para 0 evento, ainda que ele nado pudesse Ihe contar, com todos os detalhes, a motivacao estratégica considerada na tomada dessa decisao. Garantiu a ela, entretan- to, que todos os valores da empresa estavam preservados nessa decisdo. Sendo assim, Rosalina convenceu-se de que precisaria fazer uso de todas Rossing ¢0 Paro 2edinds 2 peno2es 179085Introdugao ao Caso e a Dindmica “Rosalinaeo Piano” | 3 as suas competéncias adquiridas como profissional experiente do geren- ciamento de projetos, dentro de principios éticos, para conseguir o intento de levar 0 piano a tempo ao auditério, mesmo sem nunca ter cuidado de trabalho semelhante. Rosalina ficou absolutamente confortével com a situacao e com ademanda que Ihe foi solicitada pelo presidente da empresa? Com certeza nao! Todo inicio de projeto se caracteriza por certo grau de incerteza associado aos riscos da operagao, e este projeto nao haveria de ser diferente. Ela sabe que © sucesso ou insucesso das intengdes de comunicacao do presidente da empresa aos acionistas e maiores clientes dependera de seu desempenho na conducdo do projeto. Ela sabe ainda que essa solicitacao direta do presi- dente podera dar-lhe alguma visibilidade profissional, reconhecimento que tanto almeja e que podera contribuir para sua carreira na empresa. Sendo assim, Rosalina pretende tirar proveito de mais essa oportunidade de cres- cimento e desenvolvimento profissional, Fard o seu melhor para conseguir ajudar a empresa e as intencées estratégicas do Dr. Agenor Rubens. ‘Vale ainda ressaltar que o escopo do projeto (transporte do piano até o au- ditério da empresa) 6 uma metafora que se presta muito mais aos objetivos didaticos do caso do que, necessariamente, a uma interpretagao direta do trabalho. Afinal, quantas vezes nés, profissionais, temos nos sentido coma verdadeiros “carregadores de piano” sempre que uma misao nova, dife- rente e extraordinaria (projeto) cai sobre nossa cabeca? 1.2. “Rosalina e o Piano” e as boas praticas do PMBOK® Guide O uso do caso “Rosalina e o Piano” como arca- bougo para aprender, discutir e ensinar aspec- tos relevantes do gerenciamento de projetos & direto. A missao conferida a Rosalina, organi- zat o trabalho de modo a transportar o piano do terceiro subsolo para o auditério da empresa e disponibiliza-lo afinado e limpo até as 17hs de um determinado dia, ilustra claramente a defi- nigdo tradicional de projetos estabelecida pelo PMBOK" Guide (guia do conhecimento em ge- renciamento de projetos). Rossing @0 Faro 2edinds 9 peno2es 1790854 | Rosalina e 0 Piano - 2° edigao Trata-se de um conjunto de atividades especializadas, naturalmente inte- gradas e sobrepostas entre si, que demandam planejamento, elaboragao Progressiva, monitoramento e controle e devem ser realizadas individual- mente por diversos “atores”, internos e externos a empresa, com alto grau de efetividade. Tais atividades estao delimitadas no tempo total disponibili- zado pelo solicitante (o préprio presidente da empresa) visando a produgéo de uma entrega exclusiva nunca antes realizada de tal modo, ou sob tais condicées. Desde ja, recomendo que o leitor comece a refletir sobre cada palavra mi- limetricamente adotada na frase anterior, tentando analisar a aderéncia do caso de “Rosalina e 0 Piano" e 0 conceito sugerido pelo PMBOK® Guide 5* edigao, que estabelece: “um projeto é um esforgo temporario empreendido para criar um produto, servigo ou resultado exclusivo”. Rosalina tem, assim, um projeto classico em suas mAos, tal como foi soli- citado explicitamente por seu presidente: “organize e coordene tudo o que for preciso para que o piano esteja disponivel no auditério do prédio até as 17hs de hoje”, tarefa com a qual tera que se ocupar durante aquele unico dia. Do sucesso ou fracasso desse projeto, advird o sucesso ou fracasso do “clima ameno" que Dr. Agenor Rubens pretende dar ao happy hour, como forma de conseguir 0 que deseja de seus principais acionistas e clientes. Pense agora: quantas vezes nés estamos As voltas com solicitagées simila- res? Quantas vezes saimos das reunides com o caderno repleto de solicita- des que podem ser enquadradas nessa mesma definig&o de projeto? Eo que fazemos com elas? Como sao executadas? Com qual grau de sucesso costumamos atender a essas solicitagdes? Muito bem, quem sabe nao te- nhamos algo a aprender com Rosalina nessa sua jornada? Assista e faga download do filme da histéria no YouTube. Digite “Ro- salina e o Piano” na busca do site ou acesse os enderecos https:// www.youtube.com/watch?v=r9kZ0GZSN1Q (parte 1) e https:// www.youtube.com/watch?v=AejHb8aA4OU (parte 2). Rossing €0 Fare Zodingd peno2es 179085Introdugao ao Caso e a Dindmica “Rosalinae o Piano” _|_5 0 filme foi elaborado numa sequéncia légica de capitulos, agrupados de modo a ilustrar as boas praticas mencionadas nos grupos de processos do gerenciamento de projetos apresentados no PMBOK’ Guide 5* edicao: iniciagao, planejamento, execugdo, monitoramento e controle e encerra- mento. Ainda que a teoria indique a sobreposicao do trabalho entre os gru- pos de processos, na histéria de “Rosalina e o Piano” os capitulos foram elaborados num encadeamento direto no tempo, ou seja, a fase de inicia- go antecede a fase de planejamento, que antecede a fase de execugao/ monitoramento e controle, que antecede a fase de encerramento. Isso fa~ cilita a visdo intuitiva do trabalho do gerenciamento de projetos, principal- mente entre profissionais que tenham tido pouco contato anterior com 0 PMBOK® Guide 5* edicdo. Na elaboragao do caso tomei 0 cuidado de mencionar, no minimo de forma velada, TODAS as dez areas de conhecimento e TODOS os 47 processos mencionados no PMBOK" Guide 5° edicao, 0 leitor mais atento, estudioso desses processos, conseguira identificd-los e fazer uso mais especifico em seus estudos e aulas. © capitulo inicial do filme foi chamado de PREAMBULO. Nele, eu apre- sento as caracteristicas fisicas e profissionais de Rosalina e tento fazé-la parecida com cada um de nés, repleta de trabalho, cheia de pendéncias an- teriores e sujeita a interferéncias intempestivas em seu “planejamento do dia”. Por essas e outras, Rosalina hesita em entrar no elevador quando da de frente com o presidente da empresa, As 06:30 da mani, e ele a aborda com uma solicitagao de ajuda especial Durante 0 capitulo referente a INICIACAO DO PROJETO, Rosalina é ques- tionada, dentro do elevador, sobre sua disponibilidade para liderar um tra- balho especial e tenta, insistentemente, levantar mais informagées sobre os requisitos e 0 escopo do projeto. Ela sabe que tem pouco tempo para entender a demanda (conceito do elevator mind set), e que um aceno de aceitagao de sua parte se transformara em compromisso e responsabilida- de assumida com o presidente da empresa. Ela poderia negar, se achasse que nao teria condigdes ou disponibilidade para fazer o trabalho, mas ela pondera o que essa solicitagao pode significar em termos de oportunidade para sua carreira profissional, Ao final, o projeto € formalmente declara- do aberto através de um termo de abertura (project charter) documentado através de um e-mail do presidente para o gerente funcional imediato de Rosalina. Rossing ¢0 Fare 2edinds § peno2es 1790856 | Rosalina e 0 Piano- 2° edigao Durante © capitulo de PLANEJAMENTO DO PROJETO, Rosalina lidera o trabalho de mobilizar e organizar pessoas, experiéncias e ideias em torno da concepcao estruturada de um plano. Os processos do planejamento do PMBOK" Guide sao integralmente mencionados, ainda que implicitamen- te. O trabalho é concluido quando o plano de gerenciamento do projeto é apresentado e aprovado pelo presidente da empresa. © conceito funda- mental que transcende esse momento do caso 6 0 de que 0 plano de geren- ciamento do projeto ndo é, necessariamente, propriedade exclusiva apenas de Rosalina por ela estar na posicao de gerente do projeto. Trata-se de uma “pega” de propriedade coletiva, que sera util no norteamento da execugéio do trabalho na tarde daquele mesmo dia. Trata-se do nico e/ou do melhor plano elaborado com fins de levar o projeto a cabo? Nao necessariamente! Trata-se do plano que aquela especifica equipe, na sua diversidade de co- nhecimentos e experiéncias, conseguiu elaborar e que esta confortavel em seguir. Aproveito para mencionar aqui outra frase significativa do PMBOK® Guide: “a equipe de gerenciamento de projetos 6 responsavel por determi- nar o que é (e 0 que nao é) adequado para um projeto especifico”. As partes principais desse plano de gerenciamento do projeto foram in- cluidas no Anexo deste livro e servirao de referéncia para a ilustragao que 0 leitor tanto necessita para seu aprendizado. Enfatizo que procurei ser bastante metédico e rigoroso com os documentos que compéem o plano de gerenciamente do projeto de Rosalina. Entretanto, alerto para o fato de que, na pratica, caberd ao gerente e a sua equipe, a luz da situagao, do tipo, do tamanho e da importancia do seu projeto especifico, a decisio de “como" e.com “qual nivel de detalhamento" elaborar o seu plano. Sem es- quecer que algumas organizacées dispdem de metodologias préprias de gerenciamento de projetes, que orientam explicitamente sobre uma forma padrao de elaboracao e apresentacao de planos de projetos aceitav No Anexo deste livro vocé encontrar os seguintes documentos para sua apreciagao: 2_Termo de Abertura do Projeto (TAP). 2 Declaragéo de Escopo do Projeto. > Plano de Gerenciamento e Controle de Mudanga de Escopo do Projeto, Anilise de Stakeholders. 2 Estrutura Analitica do Projeto (EAP). ve Rossing 60 Paro 2edinds 6 peno2es 179085Introdugao ao Caso e a Dindmica “Rosalina eo Piano” _|_7 > Requisitos de Qualidade e Plano de Gerenciamento da Qualidade do Projeto, 2 Organograma, Matriz de Responsabilidades e Plano de Gerencia- mento de Pessoal do Projeto. > Cronograma e Plano de Gerenciamento do Tempo do Projeto. > Orgamento de Custos e Plano de Gerenciamento de Custos do Projeto, > Anilise Qualitativa de Riscos e Plano de Gerenciamento de Riscos do Projeto. > Requisitos de Aquisigdes e Plano de Gerenciamento de Fornece- dores do Projeto. > Requisitos de Comunicagdo e Plano de Gerenciamento da Comu- nicacao do Projeto Durante 0 capitulo da EXECUCAO DO PROJETO, Rosalina orienta e ge- rencia o trabalho esbogado no plano de gerenciamento do projeto. Afinal, 9 plano foi estruturado de modo a organizar a execucao em termos de uti- lizag4o, sincronismo e sinergia de recursos; teoricamente, a execugao do projeto deveria estar definida e estabelecida pelo plano. Mas, eu e vocé, leitor experiente, sabemos que nem sempre as coisas se comportam as- sim! Por melhor e mais preciso que o plano seja, isso nao é garantia exclu- siva de uma execugde algoritmica, livre de quaisquer percalgos, incertezas e complexidades nao consideradas durante o planejamento que insistem em confrontar os planos de projeto a todo o momento. Murphy (aquele da famosa “Lei de Murphy") deve ter se espelhado no que, de fato, ocorre no gerenciamento de projets para ter formulado a sua lei. Por uma questao de didatica e de facilitagao do entendimento da logica, dei-me a liberdade de associar os trabalhos da fase de EXECUCAO aos. processos da fase de MONITORAMENTO e CONTROLE, Execugao e con- trole andam juntas no caso "Resalina e 0 Piano”, o que nao implica que o trabalho de controle nao se aplique também aos processos das fases de INICIAGAO, PLANEJAMENTO e ENCERRAMENTO. Durante o capitulo da EXECUCAQ/CONTROLE DO PROJETO, Rosalina acompanha 0 avango das atividades, as vezes de perto, as vezes de longe, através de ferramentas de comunicacao previamente definidas; convive Rossing @0 Paro 2edinds 7 peno2es 1790858 | Rosalina e 0 Piano- 2° edigao com a ocorréncia de problemas ¢ com a necessidade de mudangas, toma decisdes e mantém o presidente da empresa ciente do andamento dos trabalhos. Nessa parte, o filme de animagao é mais longo, como também. geralmente ocorre em um projeto real, e culmina com a entrega do piano afinado e limpo, posicionado no canto esquerdo do paleo do auditério do 18° andar do prédio, tal e qual fora acordado com o presidente Dr, Agenor Rubens naquela manha. Rosalina fica satisfeita apés a disponibilizagao do piano no auditério, confor- me os requisitos definidos no escopo? O gerenciamento do projeto pode ser considerado encerrado nesse momento? Nao! Resta a Rosalina documentar e armazenar seus registros e ligdes aprendidas para que o trabalho possa apoiar outros projetos semelhantes no futuro, e que possa fazer parte do acervo de capital intelectual da empresa (tema atual e fascinante, conside- rando.o valor econémico que a realizacdo de um projeto confere A empresa). Portanto, durante 0 capitulo de ENCERRAMENTO DO PROUJETO, Rosalina ainda documenta os resultados, encerra os contratos com terceiros, avaliae da feedbacks sobre o desempenho dos colaboradores internos e reconhece seus méritos. Ao final do capitulo, Rosalina reflete sobre o seu dia 6 sobre os beneficios proporcionados pelo projeto a empresa e a ela propria, 1.3. Propdsitos do estudo do caso “Rosalina e 0 Piano” O estudo do caso “Rosalina e o Piano” atende aos 4 seguintes propésitos de autodesenvolvimento e en- sino: x oh . par ey i} a) Ilustrar um caso integral de gerenciamento de 2 M| —projetos, durante 0 qual a personagem principal, NU Rosalina, age tal e qual é referenciado pelas boas UL SAY praticas do PMBOK® Guide 5° edicao. Presta-se, por- fe tanto, a servir de benchmark ao estudo e a aplicagao do fluxo de processos e ferramentas recomendados. “Rosalina e o Piano" atende as necessidades de pro- fissionais de toda e qualquer area que desejam am- pliar seus conhecimentos, aprimorar as suas com- peténcias especificas e complementar seu autodesenvolvimento em gerenciamento de projetos através de uma referéncia clara de aplica- cao de conceitos e fundamentos. Rossing 60 Paro 2edinds & peno2es 179085Introdugao ao Caso e a Dindmica “Rosalinaeo Piano” | 9 b) Proporcionar uma referéncia dindmica para o ensino das boas praticas do gerenciamento de projetos. “Rosalina e o Piano” atende as necessi- dades de professores e instrutores de ilustrar suas aulas através de um estudo de caso simples, didatico e completo, que potencialize o apren- dizado de profissionais experientes e adultos (através de um modelo andragégico) e que mantenha notada integridade com os conceitos ¢ referéncias do PMBOK® Guide 5* edicdo e uma relativa coeréncia prati- cacom a realidade cotidiana das organizagdes. ) Proporcionar uma diregao clara e motivagao suficiente para que equi- pes de projetos recém constituidas possam se reconhecer, analisar e discutir 0 modo de condugao de seus projetos. “Rosalina e o Piano” atende ainda as necessidades especificas do gerente de projetos que deseja passar “mensagens" diretas de eficiéncia as suas equipes. Qualquer que seja a situagao, “Rosalina e o Piano” preenche uma lacuna importante no aprendizado, no autodesenvolvimento e no ensino do ge- renciamento de projetos, no exato momento em que este passa a ser re- conhecido como um dos alicerces do ambiente de gestéo empresarial da atualidade e que a competéncia em gerenciamento de projetos passa a ser reconhecida e fomentada em grupos de lideranca. 1.4. 0 que esperar do estudo do caso e/ou da aplicagao da dinamica “Rosalina e o Piano”? Muito! A ideia é que o estudo do caso e a apli- cacao da dinamica lhes permitam explorar o fas- cinante mundo do gerenciamento de projetos e extrair muito mais de seus alunos e de sua equipe de projetos. Mais do que a comunicacao unidirecional do instrutor para 9 aluno, amontoando pilhas de contetido sobre ele, 0 caso “Rosalina e o Piano” trabalha a andragogia através do processo de es- pelhamento dos conhecimentos, experiéncias & comportamento dos proprios alunos e profissio- nais, que se enxergam nos desatios e nas sensagdes de Rosalina Therezi- Rossing @0 Paro 2edinds 9 peneaes 17905840__|_Rosalina e 0 Piano - 2° edigao nha gerente de projetos. Assim, cada cena de Rosalina costuma encontrar ‘eco’ na propria vida profissional de quem aplica e de quem participa da dindmica, propiciando a consumagao mais abrangente, aprofundada e s6- lida do aprendizado. Ao gerente de projetos que Ié este livro em busca de reforco e consolidacao de conceitos, ndo espere encontrar respostas diretas que se traduzam em verdades absolutas. Isso nao existe em gerenciamento de projetos. Eu cos- tumo enfatizar que o gerenciamento de projetos nao é uma ciéncia exata. O que Rosalina Therezinha faz ou deixa de fazer para conduzir o projet deve ser visto como tinico, préprio e situacional. Se vocé estivesse no lugar dela certamente faria diferente, o que nao torna a sua maneira de pensar menos correta. Essa é a beleza do gerenciamento de projetos, que exigira de vocé, profissional qualificado, competéncia e criatividade para tracar uma rota, além de flexibilidade e perseveranga para conseguir executa-la. Eu desejo muitas alegrias a vocé, gerente de projetos, e a vacé, instrutor, pois eu bem sei, em minha longa experiéncia como professor, que toda vez que saimos de uma sala de aula onde o processo de ensino-aprendizado se consuma de modo efetivo, costumamos preencher o nosso intimo com sensagées fantasticas de dever cumprido. Que assim o seja para vocé tam- bém. Ah! E nde deixe de comentar suas percepgées e resultados do uso que voce esta fazendo de “Rosalina e o Piano” no nosso forum aberto. 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