PENGURUSAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN

KUMPULAN WANG SEKOLAH

OLEH

EN. RICHARD AK. JEPIN

INSTITUT AMINUDIN BAKI
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
GENTINGHIGHLANDS
1

1. OBJEKTIF
1.

Menerapkan kefahaman kepada peserta kursus untuk

memahami dasar, sistem dan peraturan terimaan dan
pungutan.

2.

Meningkatkan kompetensi peserta kursus dalam proses

merancang, mengawal dan melaksanakan proses
terimaan dan pungutan mengikut sistem yang ditetapkan.

3.

Mengenalpasti prosedur-prosedur yang perlu dipatuhi di

dalam membuat terimaan dan pungutan.

4.

Meningkatkan akauntabiliti pengurusan sekolah terhadap

pengurusan terimaan dan pungutan.

5.

Menjayakan misi dan visi Kementerian Pelajaran Malaysia

dalam meningkatkan prestasi pengurusan kewangan
2
dengan cemerlang.

2. KONSEP
Terimaan dan Pungutan merupakan satu sistem proses
pengendalian wang yang diterima oleh sekolah daripada
pelbagai punca mengikut undang-undang dan peraturanperaturan pengurusan kewangan yang sedang
berkuatkuasa.

3. TAFSIRAN ISTILAH-ISTILAH PERAKAUNAN

3.1 Pegawai Pengawal
Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri
Besar atau Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara
Kewangan 1957 (Akta 61) bagi setiap tujuan perbelanjaan yang
diperuntukan bagi mana-mana tahun kewangan dalam
anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan
yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan,
perbelanjaan yang dikuatkuasakan di bawah tujuan itu, dan
termasuk semua tanggungjawab Pegawai Perakaunan.
AP 54
4

3. TAFSIRAN ISTILAH-ISTILAH PERAKAUNAN

.samb.
3.2 PEMUNGUT
Seorang pegawai yang oleh kerana jawatannya atau di bawah mana-mana
undang-undang bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang
daripada orang awam bagi pihak kerajaan.
Seksyen 6 & 7 Akta Acara Kew.

3. TAFSIRAN ISTILAH-ISTILAH PERAKAUNAN

.samb.
3.3 Pegawai Perakaunan
Meliputi semua pegawai awam yang ditugaskan mengutip,
menerima atau mengakaun atau pun yang sebenarnya
mengutip, menerima atau mengakaun sebarang wang awam,
atau seseorang yang ditugaskan membelanja atau yang
sebenarnya membelanjakan wang awam dan setiap pegawai
awam yang ditugaskan dengan penerimaan, penjagaan atau
pelupusan atau pengakaun barangan awam atau sesiapa yang
sebenarnya menerima, memegang atau melupuskan
barangan awam.
Seksyen 3 Akta Acara Kewangan
1957
6

4. TANGGUNGJAWAB
4.2 PEGAWAI PENGAWAL
Semua pegawai pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan
kewajipan kewangan pejabat masing-masing dengan sempurna.
Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya
segala wang awam yang patut diterima atau di bawah arahan
mereka,
menyimpannya
dengan
selamat
serta
juga
bertanggungjawab sekiranya akaun yang dikemukakan oleh mereka
atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul.
Sebarang
perwakilan kewajipan ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat
dengan arahan bertulis. Bagaimanapun seorang pegawai itu secara
amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah
perwakilan dibuat.
AP 53
7

4. TANGGUNGJAWAB ..samb
4.2

PEMUNGUT

Seorang pegawai yang oleh kerana jawatannya

atau mengikut undang-undang bertulis adalah
bertanggungjawab bagi memungut wang daripada
orang awam
Memungut dengan sepatutnya
Menyimpan dengan selamat wang awam
Menyimpan rekod dan akaun
Menyimpan selamat dan guna resit dengan betul
Mengemukakan penyata akaun
AP. 65
8

5. JENIS-JENIS TERIMAAN DAN

PUNGUTAN
A.

Sumber kerajaan

B.

Sumber bukan kerajaan ( wang awam )

5.1 TERIMAAN YANG DIPERAKAUNKAN

DALAM AKAUN KERAJAAN

Pemberian Bantuan Perkapita

Yuran Khas
Rancangan Makanan Tambahan (RMT)
Biasiswa Kerajaan
Pra Sekolah
Yuran Peperiksaan Kerajaan (MUET)
Geran Pelancaran (Launching Grant)
KWAPM, SBT
RIMUP
Pakaian Seragam
Ops Dakwah
Kem Bestari Solat
Ihya Ramadan
Elaun Bantuan Kelas Pendidikan Khas
Bantuan PIBG
Lain-lain bantuan kerajaan

10

5.2 TERIMAAN YANG DIPERAKAUNKAN

DALAM AKAUN SUWA

Bayaran-bayaran lain
Sewa Kantin
Sewa Kedai Buku
Sewaan Harta Sekolah
Derma dan Sumbangan
Insurans
Majlis Sukan Sekolah
Majalah Sekolah
Faedah bank
11

5.3 TERIMAAN YANG DIPERAKAUNKAN

DALAM AKAUN ASRAMA

LPBT Asrama
Bantuan Makanan Asrama
Yuran Makanan Asrama
Yuran Pendaftaran Asrama
Yuran Dobi / Pelbagai yang diluluskan
Faedah Bank

12

6. PENGURUSAN TERIMAAN DAN

PUNGUTAN
6.1 SEBELUM TERIMAAN & PUNGUTAN

Permohonan kebenaran bertulis kepada Pendaftar Sekolah.

Surat kuasa memungut wang awam (TPKPKWS 5.4.2)
Resit Pejabat (RP01), Resit Murid (RM01,RM02,RM03)
Borang Kutipan dan Serahan Guru ke pejabat
Lampiran 5-5A ( TPKPKWS )
Daftar Penerimaan Wang dan Barang Sekolah Melalui Pos
Lampiran 5-6 ( TPKPKWS )
Daftar Stok Buku Resit Lampiran 5-8 ( TPKPKWS )
Slip Bayar Masuk Bank
Jadual Kedatangan Murid
13

6.2. TATACARA TERIMAAN BAGI BAYARANBAYARAN LAIN (Mengikut Surat Pekeliling

Ikhtisas Bil. 7/2009 dan Surat Edaran
Bahagian Akaun 8 Mei 2009)

Cadangan bayaran lain perlu dibentang, dibincang dan

diputuskan di dalam mesyuarat agung PIBG.
Kutipan untuk PIBG Akaun PIBG
Kutipan wang asrama Kumpulan Wang Asrama
Kutipan lain untuk aktiviti sekolah Kumpulan Wang SUWA
Kutipan majalah sekolah Kumpulan Wang SUWA

14

7. KAWALAN TERIMAAN
7.1

Pengesahan Buku Resit

Semua Buku Resit yang diterima daripada pembekal hendaklah

disemak bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan
betul. Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di
belakang helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan
catatan perakuan berikut :Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi
. helai resit berpendua yang bernombor dengan betul
daripada nombor....hingga nombor..
Tarikh:.

T/tangan Pemungut: ..
Nama Penuh Pemungut :
TPKPKWS 5.4.8
15

7. KAWALAN TERIMAAN .. samb.

7.2. Daftar Buku Resit
Semua buku resit hendaklah didaftarkan dalam daftar
buku resit.

7.3. Siri Buku Resit

Buku resit dikeluarkan mengikut susunan nombor siri.

7.4. Rekod Subsidiari diselenggarakan

Semua terimaan direkod dalam buku subsidiari (jika
berkaitan).

7.5

Penyimpanan Buku Resit

Semua buku resit yang tidak digunakan hendaklah
disimpan di tempat yang dikunci dengan selamat.
AP 68
16

7. KAWALAN TERIMAAN.. samb.

7.6.

Tindakan Pejabat Terhadap Serahan Pungutan

Menerima, menyemak dan menyimpan borang kutipan

dan serahan guru
Menyemak buku Resit Murid
Memastikan jumlah serahan
Menyediakan Daftar Kutipan Harian
Mengeluarkan Resit Pejabat (RP 01)
Rekod dalam buku tunai
Memasukkan wang tunai ke bank
Slip bayar masuk bank diperakukan oleh bank
Catatkan amaun di slip bank dalam buku tunai dan
failkan
17

8. PENGURUSAN PUNGUTAN
8.1.

Perolehan Buku Resit

Sekolah hanya boleh memperolehi Buku

Resit daripada Percetakan Nasional Malaysia

Berhad
TPKPKWS 5.3.3

18

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.2

PERWAKILAN KUASA SECARA BERTULIS

Sebarang kewajipan perwakilan ini kepada

pegawai lain hendaklah dibuat dengan arahan
bertulis.
Bagaimanapun seorang pegawai itu secara
amnya tidak terlepas dari tanggungjawabnya
sendiri setelah perwakilan dibuat
Arahan Perbendaharaan 53
Seorang pegawai yang tidak diberi kuasa tidak boleh
membuat pungutan.
TPKPKWS Bil 5.4.2
AP 69
19

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.3.

Resit Rasmi Sekolah

Setiap TERIMAAN mestilah diakui penerimaan dengan
dokumen resit rasmi

8.4.

Pengeluaran Resit
Pengeluaran resit rasmi diuruskan oleh dua (2) orang pegawai
diberi kuasa

8.5.

Kelulusan Pendaftar
Semua jenis pungutan perlu mendapat kelulusan pendaftar
sekolah dan surat edaran kepada ibubapa adalah selaras
dengan kelulusan tersebut
TPKPKWS 5.4.1

20

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.6 PEMBERITAHUAN AWAM

Pegawai Pengawal dan Pemungut hendaklah

menentukan supaya orang awam diberitahu
dengan sepenuhnya bahawa mereka hendaklah
meminta resit bagi semua wang yang dibayar,
dan bahawa mereka hendaklah hanya
menerima akuan terima yang dikeluarkan pada
resit yang bercetak dan bernombor.
AP 61
21

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.7.

PINDAAN DAN PEMBATALAN RESIT

Pindaan adalah dilarang.

Jika terdapat sebarang kesilapan semasa resit ditulis,
resit tersebut tidak boleh dipinda dalam apa juga
bentuk, tetapi ia hendaklah dibatalkan dan dikeluarkan
resit yang baru. Resit yang dibatalkan itu hendaklah
disimpan bersama-sama resit salinan untuk tujuan
pengauditan
TPKPKWS. Bil. 5.4.7
A.P. 62
22

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.8. TATACARA MEREKOD PUNGUTAN OLEH GURU
KELAS/PENYELIA ASRAMA
Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan ke
dalam Borang Kutipan dan Serahan Guru ke Pejabat (Lampiran 5-5)
dan diserahkan bersama-sama buku resit kepada Pengurus Sekolah
pada hari yang sama.
TPKPKWS Bil. 5.3.5
Tindakan Guru Kelas/Tingkatan
Mengisi Borang Kutipan & Serahan Guru Ke Pejabat dalam dua
salinan: Asal
- Simpanan Pejabat
Pendua - Guru Kelas/Tingkatan
Catat dalam Jadual Kedatangan Murid

23

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.9.

PROSES MEMASUKKAN WANG

Rekod Terimaan/Pungutan ke dalam Buku Tunai

Terimaan/Pungutan dibankkan :
Wang tunai melebihi RM500.00 atau
Jumlah pungutan (Wang Tunai, Cek, Wang Pos dan lain-lain berjumlah
melebihi RM2,000.00)
Dibankkan pada hari yang sama
Dibankkan melalui mesin pendeposit (pilihan)
Disimpan di Balai Polis yang berdekatan
Jika lewat diterima, masukkan pada hari kerja yang berikutnya
Semua terimaan tanpa mengira jumlah dimasukkan ke bank pada
hari akhir bulan berkenaan.
Semua terimaan pada akhir tahun tanpa mengira jumlah hendaklah
dibankkan pada hari akhir tahun kewangan semasa ( 31 Disember )
Penerimaan Cek Bankkan dalam tempoh 1 minggu
TPKPKWS 5.3.8 & AP78
24

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.10. TERIMAAN MELALUI POS
Direkodkan ke dalam Daftar Terimaan Sekolah (Daftar
Penerimaan Wang Dan Barang Sekolah Melalui Pos)
TPKPKWS 5.3.6 dan AP 71
Serahkan kepada pihak berkenaan
Keluarkan resit kepada pembayar
Rekod terimaan wang ke dalam Buku Tunai
25

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.11. TERIMAAN BAYARAN DENGAN CEK

Cek hendaklah atas nama Jawatan Pengetua/Guru Besar

.TPKPKWS 5.4.3

CEK TAK LAKU

Tindakan:
Kembalikan kepada pemilik cek

Membuat pelarasan di Buku Tunai di ruangan

bayaran dengan catatan kontra-cek tak laku

Mendapatkan balik pungutan dengan segera

..TPKPKWS 5.4.4
26

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.12.

Rekod Terimaan Dan Pungutan

Semua terimaan dan pungutan direkodkan dengan betul di
Buku Tunai mengikut jenis kumpulan wang pada masa
urusniaga dilakukan

8.13.

Tuntutan PCG
Tuntutan Bantuan Per Kapita adalah mematuhi peraturan
sedia ada (berdasarkan bilangan murid)

8.14

Salinan Slip Bayar

Salinan slip bayar masuk bank disemak oleh Pengurus
Sekolah dan difailkan mengikut jenis kumpulan Wang

27

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.15. WANG AWAM TIDAK BOLEH DIGUNAKAN
Selepas diterima dan sebelum dibayar-masuk ke
dalam bank, wang awam tidak boleh digunakan bagi
apa-apa tujuan pun
AP. 85

28

8. PENGURUSAN PUNGUTAN samb

8.16. TERIMAAN MATAWANG ASING
Matawang asing yang tidak sah diperlakukan tidak
boleh diterima sebagai bayaran oleh mana-mana
jabatan kerajaan. Sekiranya mata wang asing sampai
ke tangan seseorang pegawai pengakaun, wang ini
hendaklah dihantar kepada perbendaharaan tempatan
atau perbendaharaan kecil tempatan atau dimasukkan
ke dalam Akaun Bank Kerajaan.
AP. 77

29

9. KUTIPAN MELALUI BANK

9.1. Bayaran Terus Ke Akaun
Telah dipraktikkan di Sekolah Menengah Berasrama
Penuh dan Sekolah Menengah Teknik

30

9. KUTIPAN MELALUI BANK samb.

9.2.

SYARAT-SYARAT PERMOHONAN

Dapatkan persetujuan daripada ibu bapa

Dapatkan persetujuan bank
Dapatkan kelulusan bertulis dari Bahagian
Kewangan (Unit Akaun Sekolah)
Slip bayar masuk bank perlu diubahsuai
Resit dikeluarkan lepas perakuan bank
diterima

31

9. KUTIPAN MELALUI BANK samb.

9.3.

PROSES TERIMAAN MELALUI BANK

Guru kelas menerima slip masuk bank dan keluarkan

resit
Rekod dalam Jadual Kedatangan Murid
Slip Bayar Masuk Bank direkod dalam Borang
Kutipan Dan Serahan Guru ke Pejabat
Keluarkan resit rasmi pejabat kepada Guru Kelas dan
Penyelia Asrama mengikut penerimaan yuran
sekolah
Sediakan Penyata Penyesuaian Bank pada setiap
akhir bulan untuk mengenalpasti perbezaan buku
tunai dan Penyata Bank
32

10. KAWALAN DALAMAN

10.1 AUDIT DALAM
Pelantikan secara rasmi (bertulis) di kalangan
pegawai yang tidak terlibat dengan pengurusan/
pengendalian akaun sekolah
TPKPKWS 19.2.3

10.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN

DAN AKAUN
TPKPKWS 19.2.4

10.3 PEMERIKSAAN MENGEJUT

TPKPKWS 19.2.5
33

10.4. PERANAN AUDIT DALAM

34

JENIS TERIMAAN
KWK
Bantuan Pelajaran,
RMT,
Pra Sekolah

ATURCARA

1.
2.
3.

4.

Salinan Baucer dibuat bagi tujuan bukti audit

Sediakan kertas kerja banci murid berasaskan Jadual
Kedatangan
Semak ketepatan baucer
- Bil. Murid
- Kadar- Berasaskan pekeliling
- Perkiraan tuntutan
Sahkan/semak akuan terimaan-resit pejabat
- Nama Penerima
- Jenis terimaan
- Amaun

35

JENIS TERIMAAN

ATURCARA

KWK
Geran Pelancaran,
Biasiswa

1.

KWK
Pemulangan
Gaji/KWSP

1.

2.
3.

2.

Pastikan salinan baucer dibuat bagi tujuan audit

Semak ketepatan perkiraan di baucer
Sahkan/semak akuan terimaan-resit pejabat
- Nama penerima
- Jenis Terimaan
- Amaun

Semak arahan pemulangan gaji/KWSP drpd PTJ

Sahkan/semak akuan terimaan-resit pejabat
- Nama penerima
- Jenis Terimaan
- Amaun

36

JENIS TERIMAAN
KWK
Yuran Peperiksaan
(MUET)
KWS
Yuran Tambahan
Insuran
Derma/Sumb.
MSS
KWA
Yuran Makan Asrama,
Yuran Pendaftaran
-Dll yg diluluskan

ATURCARA
1.
2.

3.
4

Sahkan Bil. Murid (Banci Murid/Penghuni Asrama)

Semak resit murid ke daftar kutipan & serahan guru/daftar
penerimaan pejabat
a) No. Resit Murid
b) Tarikh Resit
c) Kadar Yuran
d) No. Resit Pejabat
Sediakan Kertas kerja penyesuaian yuran berkaitan
Semak jumlah kertas kerja dgn jumlah di BT bagi yuran
berkaitan
- Kenalpasti salah peruntukkan
- Pelarasan BT
- Terimaan Tanpa resit

37

JENIS TERIMAAN

ATURCARA

Cek Batal- Cek yang

sekolah keluarkan tamat
tempoh/ kesilapan pada
cek

Pastikan cek batal diambilkira dalam BT(terimaan)

a) Resit pejabat dikeluarkan
b) Atas jawatan Pengetua/GB
c) Sekiranya digantikan, pastikan baucar/cek baru
dikeluarkan
d) Sekiranya tidak dikeluarkan-Akhir tempoh kewanganABB

KWS
Terimaan projek sekolah
Sewaan/Pajakan
Sumbangan/Derma

Semak Perjanjian/Minit Mesyuarat/Surat menyurat: Sahkan

a) Kadar terimaan-iklan/sewa/pejakan
b) Ansuran sewa/pajakan
c) Pertaruhan
d) Resit pejabat/tarikh

38

JENIS TERIMAAN
Faedah Bank
Faedah Simpanan
Tetap

ATURCARA
1.
2.
3.
4.

Semak kepada penyata bank dan kenalpasti faedah

bank.
Sahkan kemasukan faedah bank di Buku Tunai dibulan
yang akan datang.
Bagi simpanan tetap, sahkan terimaannya dengan
posting slip dari bank.
Pastikan faedah ini diambilkira dalam peruntukan di
mana ianya dibuat.

39

11. AKAUN BELUM TERIMA

( ABT )

40

11.1. DEFINISI :
Akaun Belum Terima adalah satu set rekod
perakaunan di mana semua hasil dalam
tahun semasa perakaunan yang masih
belum diterima setelah berakhirnya
tempoh tahun perakaunan tersebut. Jadi
Akaun Belum Terima merupakan jumlah
yang sepatutnya diterima tetapi belum
diterima daripada pihak ketiga pada tahun
kewangan semasa atau sebelumnya.
Ia terdiri daripada tunggakan bayaranbayaran lain, pelbagai jenis pendahuluan,
bantuan pelajaran, wang yang tidak
dibankkan, tunggakan sewa kantin/kedai
buku sekolah.

41

11.2.

Objektif ABT:
Menentukan jumlah yang timbul dalam akaun
adalah diterima
Jumlah yang belum diterima telah
disenaraikan
Jumlah dalam akaun sama dengan rekod
(perjanjian, daftar kedatangan pelajar)

42

11.3. Tujuan mengambil kira ABT:

Kehendak prinsip perakaunan terakru
Mendapat gambaran sebenar mengenai

aset semasa bagi tahun kewangan yang

dilaporkan

43

JENIS ABT

ATURCARA

Sewa kantin/Kedai
Buku

Semakan daftar buku subsidiari/ sewa kantin/ kedai

buku dengan resit pejabat

Lain-lain caj yang tidak

dapat dikutip

Semak resit pejabat dengan slip masuk bank/

penyata bank dengan jumlah yang dibankkan dalam
kumpulan wang yang berkenaan

Tindakan susulan oleh

sekolah

Minta surat berdaftar akuan terima kepada

siberhutang.
Minta minit mesyuarat dimana ABT dilaporkan.
Tentukan jika ABT lebih dari 3 tahun ada tindakan
hapuskira diambil.

44

11.4. Cara Mengenalpasti ABT:

A.Wang Tidak dibankkan
Contoh (i)
Jumlah Kutipan pada resit Murid
1,000.00

RM

Jumlah Kutipan Pada Resit pejabat

700.00

RM

Wang Ditangan
Guru
Contoh
(ii)

RM 300.00

Jumlah Kutipan pada resit Murid

1,000.00

RM

Jumlah Kutipan Pada Resit pejabat

1,000.00

RM

Jumlah dalam Buku Tunai

700.00

RM
45

Wang Ditangan Guru Besar/Pengetua

RM

11.4. Cara Mengenalpasti ABT:

(Samb.)

B. Kutipan Belum Terima

Contoh:Jumlah Murid 300 x kadar yuran RM 4.50
1,350.00

RM

Jumlah Kutipan berdasarkan Resit

900.00

RM

ABT daripada Murid-murid

450.00

RM

46

12. IMPLIKASI UNDANG-UNDANG

12.1. SURCAJ
Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika :

Gagal mengutip hasil dan cukai

Membuat bayaran tidak mengikut peraturan
Terlibat dan sabit dengan sesuatu kehilangan atau
kerosakan harta-harta kerajaan
Gagal menyimpan akaun dan rekod-rekod yang perlu
dengan lengkap dan kemas
Gagal membuat bayaran / menangguhkan bayaran
(Seksyen 18 Akta Acara Kewangan - Disemak 1972)
47

12.2. PENALTI
Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan

Pendidikan ( Akaun dan Audit) 2002 yang

terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 adalah
dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan
apabila disabitkan boleh didenda tidak melebihi
RM5000.00 atau dipenjarakan selama tempoh
tidak melebihi tiga bulan atau kedua-duanya.

48

13. RUMUSAN

Penjelasan Peranan dan Tanggungjawab Pemungut

Mengetahui Jenis-Jenis Hasil Diterima dan Dipungut

Memahami Tentang Pengurusan Terimaan dan Pungutan

Mengenal Pasti Berkaitan Kawalan Terima, Pengurusan

Pungutan Dan Kutipan Melalui Bank

Dapat Menilai Kepentingan Kawalan Dalaman

Bertanggungjawab Ke Atas Hasil Yang Belum Diterima

49

SEKIAN
TERIMA KASIH

50