Modul Ringkas Microsoft Access

MODUL MICROSOFT ACCESS

Pengenalan Kepada Pangkalan Data
Apakah Pangkalan Data
Sesuatu pangkalan data adalah seperti sebuah kabinet fail. Anda boleh menggunakannya
untuk;
a. Mendapatkan maklumat dengan pantas, cepat dan tepat.
b. Boleh menambah, mengubahsuai atau memadam sesuatu rekod.
c. Menyelenggara data dan rekod.
d. Mengisih maklumat mengikut nombor rekod atau nama sesuatu rekod
Bagaimana Anda Membina Pangkalan Data
Anda perlu memasukkan maklumat tentang rakan atau `contact person anda dalam bentuk
buku alamat berkomputer;
a. Keseluruhan buku alamat dipanggil sebagai jadual (table)
b. Maklumat detail dipanggil sebagai rekod. Koleksi rekod-rekod adalah suatu jadual
(table).
c. Maklumat di dalam rekod dipanggil medan (fields). Contohnya, nama, alamat, nombor
telefon dan sebagainya.
Apakah struktur-struktur Pangkalan Data
Suatu Pangkalan Data boleh menggambarkan koleksi maklumat yang anda ingin paparkan.
Sebelum anda memulakan memasukkan data anda perlu;
a. Mencipta struktur pangkalan data anda.
b. Memilih jenis medan-medan yang akan anda gunakan di dalam pangkalan data.
c. Menamakan setiap medan anda dengan nama yang sesuai.
Memulakan Pangkalan Data
Untuk memulakan membina pangkalan data, anda perlu mengetahui bagaiman untuk;
a. Memulakan Aplikasi
b. Mencipta dan membina struktur pangkalan data anda
c. Menutup dan keluar dari aplikasi.
Step 1 : Memulakan Access
1. Klik pada bebutang Start untuk memaparkan menu start. Klik pada menu programs dan
seterusnya klik pada Microsoft Access.
Step 2 : Membina Database Baru

1. Klik Blank Database dan klik OK.

2. Klik di dalam kekotak File Name dan taipkan
Latihan1 dan klik bebutang Create.

Rman...

Halaman * 1/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Step 3 : Membina table

1. Klik tab table dan kemudian klik pada bebutang New.

2. Kemudian klik pada Design View.

3. Taipkan nama medan dan setkan jenis medan pada field name dan data type. (Rujuk
Lampiran latihan ).
a. Menukar primary key
b. menyediakan
ruang
tetap
memasukkan data (input mask)
c. Menukarkan properties medan
d. Menambahkan
pengesahan
medan
i. Format Box - huruf besar
>
4. Tekan bebutang save ()
5. Namakan Biodata.

Bila anda menggunakan MS Access untuk membina satu pangkalan

data yang baru, anda perlu menamakannya pada permulaan. Ini
kerana Access akan meng`updates data secara berterusan semasa
anda memasukkan atau mengubahsuai (edit) data.

Step 4 : Memasukkan Data

1. Taipkan data mengikut medan dan saiz medan yang ditetapkan (Rujuk Lampiran Latihan).
2. Tekan bebutang save ()

Rman...

Halaman * 2/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Step 5 : Menamatkan MSAccess

1. Klik bebutang Save ()
2. Klik menu File dan pilih/klik Exit
Step 6 : Memuat Semula Fail Database
1. Ulang Step 1 dan klik 2X pada fail
Latihan1
2. Tambahkan beberapa lagi data dan
maklumat di dalam table-table
mengikut
medan-medan
selengkapnya.
Step 7 : Membina Queries
1. Klik Tab Queries dan Klik New.
2. Klik Design View.
3. Klik Biodata kemudian klik Add.
4. Masukkan semua medan di dalam table Biodata
dengan mengklik 2X pada medan-medan
berkenaan.
5. Klik bebutang save ().
6. Namakan QBiodata.

Step 8 : Membina Queries (Filter Tertentu)

1. Klik Tab Queries dan Klik QBIODATA.
2. Klik bebutang Copy (
) atau tekan serentak kekunci CTRL dan C
3. dan ikuti klik bebutang Paste (
) atau tekan serentak kekunci CTRL dan V
4. Taipkan nama baru bagi Query iaitu
QFilterNama
5. Ulangi langkah 3 tadi dan taipkan nama baru
bagi Query iaitu QFilterSek.
Step 9 : Membina Form
1. Klik Tab Form dan klik bebutang New
2.
Kemudian klik Form Wizard, diikuti klik pada anak panah ke bawah dan pilih nama
Table atau Query yang diperlukan. Pilih Fail Queries Qbiodata.

Rman...

Halaman * 3/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

3. Pada paparan Form Wizard, klik bebutang untuk memasukkan semua maklumat dan klik
bebutang next
4. Pilih Layout form Columnar dan klik next
5. Pilih style form Standard dan klik next
6. Jika perlu mengubah suai borang anda, klik modify the forms design dan klik finish.
Tetapi jika tidak mahu mengubahsuai borang anda, klik pada Open the form to view or
enter information dan klik finish.
7. Ubahsuai borang anda
8. Klik bebutang save ().
Step 10 : Mengubahsuai Borang (Form)
1. Klik pada Tab Kawalan FORM dan Klik pada QBIODATA.
2. Klik pada bebutang DESIGN.
3. Memasukkan label box Tajuk
4. Mengedit text box dan label box serta warna latar FORM.
5. Memasukkan tarikh dan masa =Date()
6. Menambahkan bebutang-bebutang arahan (Command Button)
7. Klik bebutang save ()
Step 11 : Membina report.
1. Mulakan MSAcces dan muatkan semula fail Latihan1. ( Rujuk nota step 6 )
2. klik tab report dan klik pada bebutang new diikuti dengan memilih report wizard
3. Pilih
Query
QBiodata,
klik Next.

Rman...

Halaman * 4/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Step 12 : Report Wizard.

1. Klik bebutang dan diikuti dengan mengklik pada bebutang next
2. Layout tabular dengan orentasi Portrait sememangnya telah disediakan dan pastikan
kekotak check boxes bertanda pada
Adjust field midth so all fields fit on a
page, kemudian klik next.
3. Pilih gaya /style softgray dan klik next.
4.
Akhir sekali klik finish.
5.
Save dengan nama RptBiodata dan pilih
preview the report.
6.
Klik Close ().

Step 13 : Memapar report.

1. Klik pada tab report , klik nama fail dan kemudian klik bebutang preview.
2. kemudian klik butang maximize
3. klik pada panel kawalan paparan dan taipkan 75 dan tekan enter ()
4. untuk menamatkan paparan klik bebutang close
Step 14 : Memodifikasi report.
* Membentuk / memformat laporan dalam bentuk yang anda kehendaki.
Step

15
:
Membina
Macros.
Klik
pada
Tab Macro,
klik New.

1.

Rman...

Halaman * 5/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

2. Klik Menu Bar VIEW dan klik Macro Names.

3. Klik bebutang save (

4. Taipkan Filter dan klik Close ( )

Kemahiran Tambahan
Step 15 : Membina Table Baru
1. Ulang langkah dalam Step 3.
2. Bina table berdasarkan lampiran latihan.
3. Masukkan beberapa data berdasarkan medan.
4. Simpan dengan nama Aktiviti.
Step 16 : Membina Relationship .
Beberapa table dapat dimanipulasikan datadatanya
dengan membuat satu perhubungan
melalui primary key. Hubungan ini boleh
dibahagikan kepada beberapa jenis
i. banyak ke satu .

Rman...

Halaman * 6/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

ii. satu ke banyak .

iii. satu ke satu.
iv. banyak ke banyak.
Di dalam MSAccess perkongsian data-data dari table yang berlainan boleh dihubungkan
secara klik dari satu ke banyak dengan primary key, hubungan ini dapat dibina melalui arahan
relationship.
1 Klik pada tab table, kemudian klik pada menu tool dan klik relationships atau klik
bebutang relationships

2. Klik menu relationships dan pilih show table.

3. Klik pada nama table yang dipaparkan dan klik Add. Pilih Biodatadan Aktiviti.
Step
9
:
Membuat
relationships
1.
Klik
bebutang
maximize untuk ruang
kerja yang lebih besar
dan luas.
2.
Klik
pada
KaunselorID pada table
Biodata
dan
seret
kepada
medan
KaunselorID pada table
Aktiviti.
3. Satu
paparan
Relationship
akan

Rman...

Halaman * 7/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

ditayang . tanda ( mengklik ) kekotak Enforce referential Integrity dan akhir sekali klik
create.
4. Klik bebutang save ().

Step 17 : Membina Queries

6. Klik Tab Queries dan Klik New.
7. Klik Design View.

8. Klik Biodata kemudian klik

Add dan klik juga Aktiviti
kemudian klik Add.
9. Masukkan semua medan di
dalam
kedua-dua
table
dengan mengklik 2X pada
medan-medan berkenaan.
10. Klik bebutang save ().
11. Namakan QKaunaktiviti.

Rman...

Halaman * 8/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Step 18 : Membina Form

1. Klik Tab Form dan klik bebutang New
2. Kemudian klik Form Wizard, diikuti klik pada anak panah ke bawah dan pilih nama
Table atau Query yang diperlukan. Pilih Fail Queries QKAktiviti

3. Pada paparan Form Wizard, klik bebutang untuk memasukkan semua maklumat dan klik
bebutang next
4. Pilih Layout form Columnar dan klik next
5. Pilih style form Standard dan klik next
6. Jika perlu mengubah suai borang anda, klik modify the forms design dan klik finish.
Tetapi jika tidak mahu mengubahsuai borang anda, klik pada Open the form to view or
enter information dan klik finish.
7. Ubahsuai borang anda
8. Klik bebutang save ().
Step 19 : Mengubahsuai Form (Menambah kekotak teks atau label)
1. Memasukkan label box Tajuk
2. Mengedit text box dan label box
3. Memasukkan tarikh dan masa =Date()
4. Klik bebutang save ()
Catatan :o Latihan seterusnya akan diberikan mengikut kesesuaian masa dan keperluan kursus.
o Nota tidak dapat disediakan kerana ia mengikut keadaan.
Latihan Access: Sediakan table di bawah
a. Table dinamakan Biodata
Field Name
Data Type
SSN
Number
KaunselorID
Number
Nama
Text
Jantina
Text
Sekolah
Text
Catatan
Text
b. Taipkan Data Untuk 10 nama.
c. Table dinamakan Aktiviti
Field Name
Data Type
Bil
Number
KaunselorID
Number
Aktiviti1
Text
Aktiviti2
Text

Rman...

Catatan
Setkan Primary Key
Field size 40
Validations Text
Field size 25
Field size 50
Catatan
Setkan Primary Key

Halaman * 9/10 *

Modul Ringkas Microsoft Access

Aktiviti3
Aktiviti4
Aktiviti5

Rman...

Text
Text
Text

Halaman * 10/10 *