Rapport

Integrale Doorlichting
Kabinet Gevolmachtigde Minister
Van Curaao












Mr. Eric F. Ch. Niehe december 2015
Drs. Pieter J. Th. Marres




Managementsamenvatting
In opdracht van de Gevolmachtigde Minister (GevMin) van Curaao heeft een integrale onafhankelijke
doorlichting van het Kabinet van de GevMin (KGMC) plaatsgevonden. De doorlichting is gericht op het
effectief en efficint functioneren van het KGMC en behelst bevindingen, conclusies en adviezen gericht

op optimalisering van het functioneren van de interne beleids- en bedrijfsvoering van het KGMC,
alsmede een concreet implementatieplan voor de uitvoering van de aanbevelingen.

In de doorlichting werd duidelijk dat er ruimte is om de belangen van Curaao en waar het KGMC voor
staat meer expliciet te maken, ook op het niveau van de Rijksministerraad, alsmede op economisch en
Europees gebied. Dit is het kader waarbinnen het KGMC opereert. Hierbij kan een jaarplan waarin de
voornemens voor het volgende jaar worden geconcretiseerd instrumenteel zijn. Vervolgens kan in een
jaarverslag worden nagegaan in hoeverre het een en ander is gemplementeerd.
Dit zal ook bijdragen aan het meer in evenwicht brengen van beleid en beheer op het KGMC, waar
momenteel beheer te zeer de boventoon voert.

De organisatie van het KGMC kan efficinter, bijvoorbeeld door te gaan naar twee afdelingen, beleid en
bedrijfsvoering. Een doorzichtig vacaturevervullingsbeleid zal bijdragen aan het binnenhalen van de
beste kandidaten.

De doorlichting heeft bevestigd dat sinds het aantreden van de huidige GevMin in juni 2013 in het
financieel beheer belangrijke stappen gezet zijn om de financile zaken op orde te krijgen. Het ziet
ernaar uit dat, mede door toetreding tot EnterpriseOne -het boekhoudsysteem van de Curaaose
overheid-, dit in het eerste kwartaal van 2016 het geval zal zijn, ook wat betreft de achterstand in de
afronding van de jaarrekeningen 2006-2010. Toch kunnen ook dan nog verdere stappen worden gezet,
onder meer door het vastleggen van de administratieve organisatie en interne controle alsmede een
strikte toepassing van scheiding van bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

De formele interne communicatie kan effectiever en opener, bijvoorbeeld door steeds beleid als eerste
op de agenda van staf overleggen te zetten en de notulen per omgaande aan alle medewerkers ter

De externe communicatie kan beter voor wat betreft Curaao in de verhouding met de regering in
Willemstad en voor wat betreft de Curaaose gemeenschap in Nederland door meer gestructureerd
contact daarmee en het openstellen van ruimte(n) in het ruime, mooie KGMC gebouw voor Curaaose
organisaties in Nederland. Wil het KGMC ook meer als Curaaohuis functioneren, dan is intrekken in het

huis door de SSC (ondersteuning studenten) en het CTB (toerisme bureau) een logische ontwikkeling,
waarover reeds overleg plaats vindt.

Met het implementeren van de in het doorlichtingsrapport voorgestelde aanbevelingen voor oktober
2016 is het KGMC klaar voor de volgende (regerings)periode: een doeltreffend en efficint KGMC tegen
minder kosten.

De uit de tekst van het rapport blijkende SWOT luidt samengevat als volgt:

Sterkten: Er zijn sinds juni 2013 belangrijke stappen gezet om de financile zaken op
orde te krijgen. De a.s. toetreding tot het boekhoudsysteem van de
Curaaose overheid EnterpriseOne.
De nieuwe huisvesting van het KGMC.
De ICT systemen zijn up to date.

Zwakten: Er is geen overall plan voor de behartiging van de belangen van Curaao.
Het ontbreken van actuele functiebeschrijvingen en van een beschreven
Administratieve Organisatie/Interne Controle.

Kansen: Centrale rol van het KGMC ook als Curaaohuis, inclusief SSC (studenten)
en CTB (toerisme bureau).
Digitalisering archief.

Bedreigingen: Tijdigheid en frequentie van de communicatie vanuit (de regering in)
Willemstad is een knelpunt. Intern wordt informatie onvoldoende gedeeld.


Welke belangen heeft Curaao?
Bevindingen
De werkzaamheden van het Kabinet van de Gevolmachtigde Minister van Curaao (KGMC) zijn
omschreven in Landsbesluit 12/3593.
Die betreffen de volgende 9 categorien:
a. Het behartigen van de aangelegenheden van het Koninkrijk in overeenstemming met de bepalingen
van het Statuut
b. Onderlinge bijstand, overleg en samenwerking tussen de landen van het Koninkrijk, als bedoeld in
artikel 36 en 37 van het Statuut
c. Toepassen van artikel 40 van het Statuut (tenuitvoerlegging van vonnissen)
d. Vertegenwoordigen van de regering in Nederland of elders in Europa
e. Ondersteuning van en aanspreekpunt voor bewindslieden en leden van de Staten in Nederland of
elders in Europa
f. Verzamelen van voor Curaao relevante informatie, berichtgeving aan de regering daarover met
signalering van de betrokken Curaaose belangen en advisering ter zake
g. werkzaamheden voor organen van het land
h. behartigen van belangen van de Curaaose doelgroep in Nederland overeenkomstig aanwijzingen van
de regering
i. stimuleren van kennis en inzicht in Nederland en elders in Europa omtrent Curaao, haar bevolking
en cultuur.
Van de eerste twee categorien geeft het Landsbesluit een nadere beschrijving. Tevens is een artikel
gewijd aan de werkzaamheden van de GevMin in eigen aangelegenheden van het land. Het valt op dat
al deze artikelen procedureel van karakter zijn. Inhoudelijk wordt geen indicatie gegeven. Terwijl dat
toch bijvoorbeeld ten behoeve van het deelnemen van de GevMin aan de Rijks Minister Raad (RMR) wel
van belang zou zijn.
Als Curaaose belangen kan men bijvoorbeeld denken aan de positie van de financile sector op het
eiland, de rol van de kustwacht, de overheidsbegroting, de positie van de Isla raffinaderij.
Het doorlichtingsteam heeft van de Curaaose belangen en de behartiging daarvan in de RMR ook geen
nader inzicht kunnen krijgen vanwege de classificatie van de betrokken stukken.

Het is aldus aan de regering in Curaao om te bepalen of de Curaaose belangen in dit gremium
voldoende worden behartigd.
Het Statuut noemt overigens in artikel 37 wel een aantal aangelegenheden waarbij de belangen van
twee of meer landen zijn betrokken, waarover tussen de landen overleg kan plaats vinden: zoals
cultureel, sociaal, economisch, financieel, monetair, luchtvaart, scheepvaart, telecom. Maar dit betreft
belangen voor overleg tussen twee of meer landen van het Koninkrijk, niet belangen die specifiek
Curaao aangaan. De belangen die Curaao specifiek aangaan en geen Koninkrijks aangelegenheden zijn
worden autonoom behandeld.
Van de vertegenwoordiging van de regering in Nederland of elders in Europa is er ten tijde van de
doorlichting een specifieke activiteit: die van voorzitter van OCTA, de associatie van landen en gebieden
overzee van de Europese Unie; dit voorzitterschap duurt een jaar en wel tot februari 2016. Dit is een
mooie gelegenheid om Curaao ook in Brussel op de kaart te zetten. De voormalig directeur van
KGMC vervult de voorzitterschap functie. Voor het overige blijkt niet van veel aandacht voor hetgeen in
de Europese Unie voor Curaao van belang kan zijn.
Behartiging van de belangen van de Curaaose doelgroep in Nederland geschiedt bijvoorbeeld door
consulaire activiteiten als Verklaringen Omtrent Gedrag, attestaties de vita, legalisaties, ondersteuning
studenten via SSC (in Utrecht gevestigd) en FreeMovers (deze laatste groep komt zonder steun van SSC
studeren in Nederland). Samenvoeging van SSC en FreeMovers ligt voor de hand.
Een belangrijke werkzaamheid is de verwijsfunctie in geval Curaaonaars het KGMC benaderen, terwijl
zij in sociale nood zitten. Waar het KGMC ter zake geen eigen financile middelen (meer) heeft is het des
te meer van belang dat de doorverwijs functie op een begripvolle en ter zake kundige wijze wordt
uitgevoerd en niet de taak van de Nederlandse overheid overneemt.
Stimuleren van de kennis in Nederland met betrekking tot Curaao geschiedt onder meer door
deelname aan relevante beurzen, road shows, en de kwartaal publicatie Curaao Precious (m.n.
digitaal). Ook worden de sociale media in voorkomende gevallen gebruikt.
Het valt op dat voor economische belangenbehartiging er geen specifieke functie is.
Dit zou men wel mogen verwachten gezien het aanzienlijk belang van verdere economische
ontwikkeling van het land Curaao. Het toerisme naar Curaao wordt wel bevorderd door het Curaaose
Toerisme Bureau (CTB), dat een kantoor in den Haag heeft.
Conclusies
Duidelijk inzicht in de Curaaose belangenbehartiging in de RMR heeft de doorlichting niet kunnen
opleveren. Andere belangen van Curaao (inclusief die op Europees niveau) worden op de een of andere
manier wel behartigd, maar niet in het kader van een overall plan. De huidige presentatieronde waarbij
de afdelingen na moeten denken over visie, missie en doelstellingen van hun afdeling en deze moeten
delen met collegas kan een goede opstap zijn om de belangen en werkzaamheden nader te

omschrijven. Voor het beleid is slechts een functie beschikbaar van de zestien functies onder de
directeur a.i . Dit is gezien de veelheid aan belangen te weinig.
Aanbevelingen
De door KGMC te behartigen belangen dienen nader beschreven te worden. Dit kan top down, d.w.z.
door de regering in Curaao, maar ook bottom up, d.w.z. door de verschillende secties van het KGMC elk
een eigen concreet plan te laten schrijven en die te integreren in een overall jaarplan. Deze laatste
aanpak zou de motivatie van de medewerkers positief benvloeden.
Organisatie
Bevindingen
Op het KGMC werken onder de GevMin en haar plaatsvervanger de directeur van het KGMC plus 16
medewerkers (M/V). Alle medewerkers werken voltijds, hetgeen inhoudt een werkweek van 39,5 uur.
Op de loonlijst staat ook de huishoudelijke hulp voor de ambtswoning, die niet bij dit onderzoek is
betrokken (zie bijlage I Organigram).
Het Kabinet is onderverdeeld in de volgende werkeenheden: algemene en juridische zaken,
communicatie en voorlichting en de volgende ondersteunende diensten: werving en selectie,
personeelszaken, financin, registratuur & archief, secretariaat/managementondersteuning, receptie,
ICT en chauffeur/ bode.
De afdeling algemene en juridische zaken is de beleidsafdeling die gericht is op het ondersteunen van de
GevMin in de Rijksministerraad (RMR), die als regel een keer per maand plaatsvindt en waarin de
GevMin deelneemt aan het overleg over aangelegenheden van het Koninkrijk en die Curaao raken.
Deze afdeling ondersteunt het opkomen voor de belangen van Curaao bij de Nederlandse overheid en
de Europese Unie. Het ondersteunt daarbij ook bij de behartiging van de internationale belangen. De
afdeling bestaat uit twee personen: een ervaren jurist Nederlands recht en een medewerker voor de
afgifte van consulaire documenten. De senior jurist neemt deel aan de Ambtelijke Commissie voor
Koninkrijksrelaties (ACKR) ter voorbereiding van de RMR.
Op deze afdeling wordt eveneens zorg gedragen voor de afgifte van consulaire documenten zoals
attestaties de vita (1600 op jaarbasis), verklaringen omtrent gedrag (VOG's, 450) legalisaties (60),
noodpaspoorten (100), kopien van rijbewijzen (50) en het doorgeleiden van gerechtelijke stukken
(520).
Het werk van de afdeling communicatie en voorlichting bestaat uit het organiseren van bijeenkomsten
en evenementen, persberichten, culturele activiteiten, het onderhouden van de website en de
publicatie van het kwartaal glossy 'Curaao Precious'. De doelstelling is om zoveel mogelijk positief
nieuws over Curaao voor het voetlicht te brengen. Beide medewerkers hebben een achtergrond op het
gebied van communicatie en media, van wie een gespecialiseerd is op het gebied van evenementen.

Werving en selectie is een van de ondersteunende diensten en bestaat uit twee medewerkers, die
tezamen ook verantwoordelijk zijn voor personeelszaken. Werving en selectie heeft als doelstelling te
bemiddelen voor werkzoekenden in Nederland die een baan zoeken bij de (semi) overheid of het
bedrijfsleven op Curaao. In 2014 werden op deze wijze een tiental vacatures vervuld en ondersteuning
geboden aan het vervullen van vacatures op scholen. Dezelfde medewerkers zijn ook verantwoordelijk
voor de personeelsaangelegenheden binnen het KGMC.
De afdeling Financin bestaat uit twee medewerkers die verantwoordelijk zijn voor de financile
boekhouding en voor de salarisadministratie. Ten tijde van de doorlichting was men druk doende met
het inwerken op het nieuwe geautomatiseerde financieel systeem EnterpriseOne.
Het centraal archief, afdeling registratuur en archief genoemd, is verantwoordelijk voor de archivering.
De bezetting bestaat tijdelijk uit drie medewerkers vanwege het opschonen en de digitalisering van het
historisch, statisch en dynamisch archief.
Het secretariaat bestaat uit twee managementassistenten, een voor de GevMin en een voor de
Plv.GevMin en de directeur a.i. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de organisatie van respectievelijk de
politieke en ambtelijke delegaties en springen bij voor de receptie. Voor de baliewerkzaamheden en de
telefonie is er een receptioniste. Tenslotte is een medewerker verantwoordelijk voor het onderhoud en
het oplossen van problemen op het gebied van de ICT. Hij is tevens chauffeur/bode, een bijzondere
combinatie, die werkt.
Analyse
Waar vroeger het KGMC bestond uit verschillende afdelingen is het nu feitelijk georganiseerd in kleine
werkeenheden van maximaal twee personen. De medewerkers die direct bijdragen aan de producten
die het KGMC levert zijn de twee medewerkers van de afdeling algemene en juridische zaken, de twee
medewerkers van communicatie en voorlichting en (gedeeltelijk) de medewerkers voor werving en
selectie, die immers daarnaast personeelswerk verrichten. Dit houdt in dat van de 16 medewerkers 10
medewerkers in een ondersteunende functie zitten. Dit is een scheve verhouding. In de nieuwe opzet
zal de beleidsafdeling versterkt moeten worden en de beheersafdeling afgeslankt.
De huidige bezetting van de afdeling algemene en juridische zaken is te krap voor het uitvoeren van al
hun taken. Binnen het KGMC leeft tevens de gedachte om meer aandacht te besteden aan de
economische diplomatie, hetgeen een goede ontwikkeling is. Binnen de nieuwe beleidsafdeling zal ook
afdeling communicatie en voorlichting gentegreerd worden.
De consulaire taken zoals de relaties met de Curaaose gemeenschap, de maatschappelijke
doorverwijsfunctie, de werving en selectie en de afgifte van documenten en de begeleiding van
studenten (FreeMovers) is nu verspreid over verschillende afdelingen. Voor het vormgeven van het
gedetineerdenbeleid is een werkgroep ingesteld onder leiding van een externe deskundige. Gezien de
grote Curaaose gemeenschap in Nederland (geschat op 80.000 a 90.000), het belang om daarmee
goede contacten te onderhouden en om de zichtbaarheid van het KGMC te vergroten, wordt
voorgesteld om ook de consulaire en maatschappelijke zaken te bundelen in de beleidsafdeling.

Voor de ondersteuning van de beleidsafdeling wordt de afdeling bedrijfsvoering ingericht. Deze afdeling
bestaat uit financin, personeelsadministratie, secretariaat, receptie, archief, ICT, logistiek en
huisvesting.
Binnen het KGMC zijn de verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk belegd. Verschillende medewerkers
houden zich bezig met eenzelfde onderwerp of probleem. Om de productiviteit van het KGMC te
verhogen is het van belang om een iemand verantwoordelijk te stellen voor een onderwerp/dossier. Dit
laat onverlet dat goed en open overleg wenselijk blijft en in geval van werkdruk anderen kunnen
bijspringen.
Het telkens opstellen van een jaarplan en een jaarverslag zal bijdragen aan het stellen van doelen en
meten van resultaten. Het initiatief daartoe op het niveau van de staven is reeds genomen.
Nieuwe organisatie
In de nieuwe organisatie opzet komen er twee afdelingen onder de directeur: de beleidsafdeling en de
bedrijfsvoering. De beleidsafdeling zal bestaan uit een fte (senior jurist van de afdeling algemene en
juridische zaken), twee ftes van communicatie en voorlichting, twee ftes voor consulaire zaken (een fte
van algemene en juridische zaken en een fte van werving en selectie) en een nieuwe fte voor
economische diplomatie, die ook voor Europese Zaken kan worden ingezet, in totaal 6 ftes.
Binnen de afdeling bedrijfsvoering vallen een hoofd, twee ftes van de afdeling financin, een
administratief medewerker (een fte van personeelszaken/werving en selectie), twee
managementassistenten en receptie (3 ftes), twee archief medewerkers en ICT-
ondersteuning/chauffeur/bode, in totaal 10 ftes. Na de digitalisering van het archief is een
medewerker voor het archief voldoende. Voor de financin en personele zaken zijn op termijn twee ftes
voldoende.
Gezien het belang om de financin op korte termijn op orde te krijgen, zou tijdelijk de afdeling financin
rechtstreeks onder de directeur kunnen worden opgehangen.
Als het SSC naar het KGMC verhuist, kan onderzocht worden of het SSC zou kunnen worden
gentegreerd in een nieuw op te richten consulaire afdeling.
Dit levert het volgende organigram op:
GevMin
I
Directeur

_______________________I______________________
I I

 Beleidsafdeling Bedrijfsvoering
Juridisch, economisch, Europees financin, personeelszaken,
voorlichting, managementondersteuning,
consulair, werving en selectie receptie, archief, ICT/logistiek

Conclusies
De huidige opzet doet onvoldoende recht aan de hoofddoestellingen van het KGMC. De inrichting is te
versnipperd van opzet en daardoor onvoldoende om een krachtige organisatie neer te zetten. Er wordt
gekozen voor een versterking van de beleidsafdeling en integratie met communicatie en voorlichting en
consulaire zaken. De relatie en samenwerking met de Curaaose gemeenschap krijgt eveneens een
hogere prioriteit en meer profiel binnen en buiten het KGMC.
Aanbevelingen
In de nieuwe opzet komen er twee afdelingen: een beleidsafdeling en een afdeling bedrijfsvoering.
Doelstellingen van de twee afdelingen formuleren en vervolgens de functieomschrijvingen maken.
Versterking van de beleidsafdeling met een beleidsmedewerker voor economische diplomatie en
Europese Zaken. Een persoon voor een dossier/onderwerp verantwoordelijke stellen. Op termijn de
bedrijfsvoering met 2 ftes afbouwen tot 8 ftes. Keuze maken over de tijdelijke ophanging van de
afdeling financin direct onder de directeur a.i..
Management
Bevindingen
De GevMin vertegenwoordigt het land Curaao in de Rijksministerraad, is het boegbeeld van Curaao in
Nederland en Europa en is eindverantwoordelijke voor het Kabinet. De functie van de Gevolmachtigde
Minister is te vergelijken met die van een ambassadeur met dien verstande dat de Gevolmachtigde
Minister deelneemt aan de RMR. Dit voegt duidelijk waarde toe aan de positie en status van de
Gevolmachtigde Minister. De GevMin legt verantwoording af aan de Minister President. De GevMin
wordt politiek benoemd evenals de Plv.GevMin. In de huidige situatie heeft de Plv.GevMin een aantal
taken toegewezen gekregen, maar hij functioneert niet als plaatsvervanger van de GevMin. In het
verleden is er vaker een discussie geweest over het nut en de noodzaak van een Plv.GevMin, sinds eind
jaren 90 is er al sprake van geen goede relatie tussen beiden. In november 2015 is bij de formatie van
het tweede kabinet Whiteman afgesproken dat de huidige Plv.GevMin zal worden vervangen en de
GevMin zal aanblijven.
De dagelijkse leiding van het KGMC ligt in handen van de directeur a.i. De betreffende directeur is in
augustus 2015 aangetreden en de derde directeur sinds het aantreden van de huidige GevMin in juni
2013. Hij zou verantwoordelijk moeten zijn voor het reilen en zeilen van het KGMC. In de praktijk

verloopt het anders: er is sprake van een dubbele aansturing, waarbij de beslissingsbevoegdheid over de
bedrijfsvoering overwegend bij de GevMin ligt. De GevMin heeft vanaf haar aantreden zich ingezet voor
het opschudden van de organisatie. Het KGMC en het voormalige Kabinet van de Gevolmachtigde
Minister van de Nederlandse Antillen stonden niet bekend als dynamische organisaties. De GevMin
heeft het initiatief genomen om de kantoorpanden aan de Badhuisweg te verlaten en via een tussenstop
aan de Wagenaarweg te verhuizen naar het centrum van den Haag. Dit is een positieve stap geweest,
waarbij ook medewerkers actief bij betrokken zijn.
De GevMin bemoeit zich met de organisatie van het KGMC buiten de directeur om en vaak op
detailniveau. Ze houdt zich aldus (te) veel met het beheer van organisatie bezig. Er is geen open sfeer en
beschikbare informatie wordt niet gemakkelijk gedeeld. Beslissingen worden genomen zonderof met
weinig overleg. Het opzij zetten van de Plv.GevMin, de ontheffing van de vorige directeur uit haar
functie en het vertrek van het hoofd communicatie en voorlichting alsmede de demotie van het hoofd
beheer zijn niet bevorderlijk geweest voor de goede sfeer, al zeggen over het algemeen de
medewerkers wel dat ze met plezier hun werk blijven doen. Daarbij valt het op dat men de GevMIn
zoveel mogelijk wil ontzien.
Conclusies
De structuur van het KGMC is topzwaar. De functie van Plv.GevMin kan komen te vervallen. Er dienen
duidelijk afspraken gemaakt te worden tussen de GevMin en de directeur, beiden hebben een andere
rol: de GevMin is het gezicht naar buiten, is eindverantwoordelijke en stuurt intern alleen op hoofdlijnen
in overleg met de directeur. De directeur heeft de eerste verantwoordelijkheid voor het KGMC en krijgt
daartoe de ruimte. De GevMin is helaas niet in staat gebleken om de organisatie mee te krijgen en het
beste uit de mensen te halen. Een meer luisterende en open opstelling zou helpen de mensen te
stimuleren. Zowel intern als extern zal dat gewaardeerd worden.
Aanbevelingen
Het opheffen van de functie Plv.GevMin. Duidelijke werkafspraken maken over de
taakverdeling/mandaat tussen GevMin en directeur a.i. gericht op scheiding tussen de
verantwoordelijkheden voor politieke aansturing en bedrijfsvoering.
Interne communicatie
Bevindingen
De interne communicatie wordt gekenmerkt door de verschillende vorm van stafoverleg en de wijze
waarop men elkaar tegemoet treedt en informatie uitwisselt. Er zijn drie vormen van overleg: ten eerste
op maandagochtend een stafbriefing onder leiding van de directeur a.i., ten tweede een keer in de drie
weken een stafoverleg onder leiding van de GevMin en een keer per maand een personeelsvergadering
onder leiding van de directeur a.i.
De stafbriefing vindt op maandagochtend plaats en kan gezien worden als een goede start van de week
om de klokken gelijk te zetten. Aan de stafbriefing en het stafoverleg wordt deelgenomen door de

eerste medewerkers van de eenheden algemene en juridische zaken, communicatie en voorlichting,

financin, werving en selectie/personeelszaken en registratuur en archief. De agendas volgen een vast
patroon. De notulen van de stafbriefing worden gemaakt door de managementassistente van de
directeur a.i. De notulen voor het stafoverleg worden op roulatiebasis door een van de participanten
gemaakt.
De personeelsbijeenkomst is voor alle personeelsleden. Tijdens de bijgewoonde personeelsbijeenkomst
gaf de eerste medewerker van communicatie en voorlichting een presentatie over hun werkzaamheden.
Tijdens deze bijeenkomst wordt iedereen op de hoogte gehouden over de activiteiten van het KGMC. De
notulen worden geschreven op roulatiebasis. De notulen van de stafbriefing en van het stafoverleg
worden gestuurd aan de deelnemers, die de informatie binnen hun werkeenheid zouden moeten delen,
hetgeen onvoldoende gebeurt.
Er bestaat een zekere doublure tussen de verschillende overlegfora. De twee staven zouden aan kracht
winnen door te beginnen met de beleidsonderwerpen en vervolgens de beheerszaken. De notulen van
de stafbriefing en het stafoverleg zouden aan ieder toegestuurd moeten worden en als regel niet later
dan de volgende dag beschikbaar zijn.
De nieuwe opzet van het KGMC met twee afdelingen vereist een andere invulling van de
overlegstructuur. Het ligt voor de hand dat de directeur met de hoofden van de twee afdelingen een
wekelijks stafoverleg heeft. Ook per afdeling is een wekelijks stafoverleg gewenst. De GevMin kan bij
deze staven aansluiten. De personeelsvergadering kan in zijn huidige vorm gehandhaafd blijven.
Daarnaast wordt voorgesteld om onder leiding van de GevMin een maandelijkse, meer strategische,
staf te houden met de directeur a.i. en de twee hoofden van afdelingen.
De daarvoor in aanmerking komende medewerkers dragen een stijlvol uniform met het logo van het
KGMC.
De onderlinge relaties zijn divers, maar kunnen over het algemeen niet omschreven worden als goed. Er
zijn te veel variaties: goed, moeizaam, hirarchisch en ook confronterend. De communicatie kan
aanzienlijk verbeterd worden door een meer open benadering gericht op het oplossen van de
problemen. Daarbij behoeven moeilijke beslissingen niet uit de weg te worden gegaan. Sinds het
aantreden van de directeur a.i. in augustus 2015 is de interne communicatie sterk verbeterd.
Conclusies
De onderlinge communicatie kan sterk verbeterd worden door meer openheid. De meeste informatie op
het KGMC kan ruim gedeeld worden, weinig informatie verdient de kwalificatie vertrouwelijk.

Aanbevelingen
Verspreid per ommegaand de notulen van de staven onder de medewerkers. Leg bij de staven nadruk
op beleidszaken, beheer is ter ondersteuning en mag geen hoofdzaak zijn. Pas de staven in de nieuwe
structuur aan.
Externe communicatie
Bevindingen

KGMC opereert in Curaaose, Nederlandse en Europese context. Het doorlichtingsteam ziet in iedere
context specifieke communicatie belangen. De Curaaose context betreft voornamelijk beleids input,
maar ook bedrijfsvoeringsaspecten. De Nederlandse context betreft Curaaose belangen behartiging bij
officile instanties en het imago/de bekendheid van het KGMC met name bij de Curaaose
gemeenschap. De Europese context betreft de Curaaose belangen bij de Associatie van Landen en
Gebieden Overzee van de Lidstaten van de Europese Unie (OCTA) en de Europese Unie meer in het
algemeen.

De Curaaose context wordt uiteraard gevormd door de regering in Willemstad en door
organisaties/instellingen bijvoorbeeld op onderwijs gebied en het bedrijfsleven.

De regering, en met name de Minister van Algemene Zaken, onder wie KGMC ressorteert,
geeft instructies, reageert op c.q. verleent goedkeuring aan de wensbegroting, is het centrale
contactpunt en maakt twee maandelijks de benodigde begrotingsgelden over. BPD/HRO handelt
adviezen af met betrekking tot personele aangelegenheden. Aan het doorlichtingsteam werd duidelijk
gemaakt dat tijdigheid en frequentie van de communicatie vanuit Willemstad voor verbetering vatbaar
is. Bij gebreke van voldoende interactie komt het aan op het inzicht en de creativiteit van (de staf van)
KGMC.

Organisaties/instellingen op Curaao betreffen o.a. (semi-)overheidsinstellingen, w.o. scholen,
ziekenhuis, gemeenschappelijk Hof, die staf werven in Nederland. Was dit vroeger een frequent
voorkomend verschijnsel met een actieve begeleidingsrol voor KGMC, momenteel betreft het ruim 10
gevallen per jaar; instellingen werven meer en meer rechtstreeks. Dit laatste geldt ook voor het
bedrijfsleven, ofschoon KGMC bereid is om ook bij de werving hiervoor diensten te verlenen.

De Nederlandse en Koninkrijkse context wordt gevormd door de Rijksministerraad (RMR), counterparts

van KGMC bij de Nederlandse overheid (Min AZ, BZK, Defensie, Veiligheid en Justitie), de Staten
Generaal -met name de Vaste Commissie van de Tweede Kamer voor Koninkrijksrelaties-, de Curaaose
gemeenschap en het Nederlandse bedrijfsleven. Ook maken de beide andere Gevolmachtigde
Ministers (Aruba en St Maarten) en in mindere mate de Ambassadeurs van de andere in Nederland
vertegenwoordigde landen, waaronder dan wel met name die uit de Caribische regio, alsmede de in
Nederland gevestigde internationale organisaties deel uit van het KGMC netwerk.

Het doorlichtingsteam heeft een aantal vertegenwoordigers van de Curaaose gemeenschap in
Nederland gesproken. Daaruit komt naar voren dat enerzijds bijv. de roadshows naar de beraden in
een aantal steden worden gewaardeerd en de website verbeterd is, maar anderzijds dat de
zichtbaarheid van KGMC verbeterd kan worden. Bij een aantal is onduidelijk waar het KGMC voor staat,
wat het KGMC doet.
Hierbij is er uiteraard een rol voor de GevMin zelve, maar ook medewerkers van KGMC kunnen hiervoor
worden ingezet.

Curaaonaars in Nederland in nood vormen een specifieke categorie; zij benaderen het KGMC voor
hulp. Het is dan aan het KGMC om -bij gebreke van eigen middelen- naar de juiste instanties in
Nederland te verwijzen. Hiermee wordt de zorgfunctie van KGMC inhoud gegeven.

Aan bewerking van het Nederlandse/Europese bedrijfsleven, teneinde aandacht voor (het
vestigingsbeleid van ) Curaao te genereren, komt het KGMC weinig toe, vanwege capaciteitsgebrek op
dit gebied.

De Europese context wordt momenteel met name gevormd door het Voorzitterschap van de Associatie
van Landen en Gebieden over zee van de Lidstaten van de Europese Unie (OCTA). Curaao bekleedt het,
een jaar durend, voorzitterschap tot februari 2016. Verder vormt de Europese Unie als zodanig een
context waar Curaaose belangen aan bod kunnen komen (fondsen).

Conclusies

Tijdigheid en frequentie van de communicatie vanuit (de regering in) Willemstad is een knelpunt.
Werving & selectie door KGMC voor derden legt in afnemende mate beslag op KGMC. De zichtbaarheid

van KGMC in Nederland is voor verbetering vatbaar. Behartiging van Curaaose belangen op economisch
gebied en op Europees niveau dient -ook na het voorzitterschap ven OCTA- aandacht te krijgen.

Aanbevelingen

Bij (de regering in) Willemstad onder de aandacht brengen dat tijdigheid en frequentie van de
communicatie verbetering behoeft. Road shows en andere middelen (interactieve website, sociale
media, presentie bij relevante activiteiten/evenementen) gebruiken om bekendheid met waar het
KGMC voor staat en wat van KGMC verwacht mag worden te vergroten.
Ruimte(n) in het KGMC gebouw openstellen voor bijeenkomsten van Curaaose organisaties in
Nederland. Rondleidingen door het gebouw van KGMC initiren, met name na het intrekken van SSC
(begeleiding studenten) en CTB (toerisme bureau) in het Curaaohuis.
Geobjectiveerde uitnodigingenlijst van Curaaose sleutelpersonen voor door KGMC georganiseerde
bijeenkomsten regelmatig actualiseren, zodat steeds een goede strategische mix van Curaaose
vertegenwoordigers bereikt wordt.
Financile Zaken
Bevindingen
Het KGMC is de afgelopen jaren negatief in het nieuws geweest, waarbij met name met de vinger werd
gewezen naar de financile stand van zaken. Er zijn duidelijk vorderingen gemaakt met het op orde
krijgen van het financile beheer, waarbij de adviezen van de SOAB een steun in de rug zijn. Het
'Rapport van bevindingen inzake status actieplan' van de SOAB van 8 juli 2015 wordt dezerzijds van
harte ondersteund. Sinds eind 2013 wordt samengewerkt met het accountantsbureau Axxent. De
jaarrekeningen voor 2010/2013 zijn afgesloten en een systeem van BTW teruggave is opgezet en
uitgevoerd.
Begroting
De begroting voor 2015 beloopt NAF 5.774.727, tegen een omrekeningskoers van NAF 2,4220 voor 1
(2 januari 2014) betekent dit een bedrag van 2.384.280, exclusief de reservering van NAF 2.000.000
voor gebouwen. De ingediende wenselijkheidsbegroting voor 2016 voor het KGMC bedraagt NAF
5.816.911, exclusief de NAF 2.000.000 voor de gebouwen. De omrekenkoers per 1 januari 2015 is NAF
2,12940 voor 1. Dit houdt in dat de wenselijkheidsbegroting 2016 voor het KGMC 2.731.713
bedraagt, een marginale toename in NAF's en van bijna 15 % in Euro's.
Twee derde van de begroting wordt besteed aan personeelskosten. Behalve de GevMin, haar
plaatsvervanger en de directeur worden alle medewerkers lokaal aangetrokken en ontvangen zij een
salaris in 's. Deze salarissen zijn vergelijkbaar met de Nederlandse ambtenaren salarissen. De

berekening vindt plaats op basis van de schalen in het Bezoldigingslandbesluit 1998, waarbij de
salarissen in NAF's naar 's worden omgezet via een omrekenkoers van NAF 1,4174 voor 1. Deze
gunstige omrekenkoers zorgt ervoor dat de salarissen in 's in Nederland marktconform zijn bij een
juiste inschaling. Deze opzet is niet logisch en omslachtig. Het ligt voor de hand om voor de in Nederland
aangetrokken medewerkers van het KGMC de salarisopbouw en arbeidsvoorwaarden te volgen van de
Nederlandse Rijksoverheid. De salarissen voor de in Nederland aangetrokken medewerkers worden dan
ook in 's overeengekomen en volgen de salarisontwikkeling van de Rijksoverheid.
Van de begroting 2016 is een bedrag van NAF 3.928.261 bestemd voor de personeelskosten
(uitgavencategorie 4211 tot en met 4335 uitgezonderd 4323, namelijk de 'kosten vertaling en
vertolking'). Binnen de begroting 2016 is een reservering gemaakt voor representatie en voorlichting ten
bedrage van NAF 180.000 voor het op de kaart zetten van Curaao. Dit betekent dat NAF 1.708.650
beschikbaar is voor het functioneren van het KGMC.
Als we die cijfers onder de loep nemen dan kunnen we constateren dat 9 uitzendkrachten, 8 op het
KGMC en 1 op de ambtswoning, de personeelskosten nadelig benvloeden. De tweede observatie
betreft de functioneringskosten. Deze bedragen per FTE NAF 1.708.650 gedeeld door 20, is NAF 85.342
oftewel rond 40.000. Voor een organisatie van deze omvang zijn de functioneringskosten te hoog. Een
verlaging van de personeelskosten en functioneringskosten met ongeveer 15% is realistisch en goed
haalbaar.
Administratieve organisatie en interne controle
Het KGMC als zodanig heef geen administratieve organisatie die de verschillende bedrijfsprocessen
beschrijft. Men volgt de 'Financile Wet en Regelgeving, Relevante wet en regelgeving en belangrijke
procedures' en de comptabiliteitswetgeving van het Ministerie van Financin. Deze procedures dekken
grotendeels de werkzaamheden van het KGMC. Het is noodzakelijk om de verschillende werkprocessen
binnen het KGMC te beschrijven: inkoop en betaaltraject, interne controle, uitgifte van VOG's,
attestatie's de vita, legalisaties, kopie rijbewijzen, gerechtelijke stukken, maatschappelijke functies,
personeelszaken, vacaturevervulling, archief, huisvesting/verhuur, ICT. Bij de beschrijving van het proces
behoort een toewijzing van de verantwoordelijkheden.
De interne controle in de lijn is met de huidige verdeling van verantwoordelijkheden en het twee en drie
handtekeningen systeem afdoende geregeld, indien de afspraken gevolgd worden: is er ruimte op de
begroting, aanvraag offerte, aanvraag machtiging vooraf, aankoop c.q. aanbesteding boven de NAF
50.000 -hetgeen bij het KGMC maar weinig voorkomt- en tenslotte de betaling.
Van interne controle buiten de lijn is vooralsnog geen sprake. Aangeraden wordt om geregeld,
bijvoorbeeld maandelijks of per kwartaal zonder vooraankondiging een interne controle van bank en kas
te laten uitvoeren door een medewerker die niet bij de aankoop- en betalingsprocedures betrokken is.
Deze controle zal steekproefsgewijs moeten geschieden en behelst onder andere het bekijken van een
aantal aankopen en declaraties, de gedane boekingen, het doorlopen van de 7 bankrekeningen en de
kleine kas.

Inkoop en betaaltraject
Sinds augustus 2015 wordt het volgende inkoop en betaaltraject gevolgd. In de organisatie wordt
behoefte gedentificeerd. Vervolgens wordt eerst gekeken of er binnen de begroting ruimte is voor
financiering door dit op te vragen bij de financile afdeling. Daarna wordt een offerte aangevraagd en bij
een aanschaf boven de NAF 50.000 drie offertes. Bij bedragen boven de NAF 50.000 dient het Ministerie
van Financin toestemming te geven. Voor het aangaan van de verplichting wordt de zogenaamde
'checklist preventieve controle' ingevuld die aangeeft ten laste van welke rekening de aankoop gebracht
wordt, de juistheid van de aanbestedingsprocedure wordt getoetst en de kredietruimte aangegeven. Op
basis daarvan autoriseert de directeur dat de verplichting kan worden aangegaan. De offerte dient
vergezeld te gaan van een Memorandum waarin de aankoop onderbouwd wordt en de uitbetaling door
de directeur a.i. geaccordeerd wordt. De betaling geschiedt op basis van een rekening, die eerst op de
afdeling Registratie en Archief is gearchiveerd. De afdeling financile zaken maakt vervolgens een pakket
betalingen gereed voor de directeur a.i., reeds ondertekend door de eerste medewerker van de
financile afdeling. Hier geldt het twee handtekeningen systeem. De GevMin kan via internetbankieren
betalingen verrichten en 500 per dag pinnen. Het verrichten van deze handelingen op dit niveau is niet
wenselijk. Voor alle betalingen moet het twee handtekeningensysteem worden toegepast en pinnen
dient alleen te geschieden in beperkte mate om de kleine kas van maximaal 250 te voorzien. Het
pinnen zou alleen gedaan moeten worden door de directeur a.i. en een ander door hem aan te wijzen
medewerker.
In het algemeen kan de sinds augustus 2015 gevolgde inkoop- en betaalprocedure als robuust
omschreven worden. Als de regels en de volgorde (eerst toestemming, dan offerte, levering, rekening,
betaling) door iedereen gehandhaafd worden, kan er weer vertrouwen ontstaan in de financile
administratie van het KGMC. De gevolgde procedure is wellicht wat zwaar voor kleine aankopen, maar
aangezien de procedure in deze vorm nog moet inslijten is het goed de huidige procedure te handhaven.
Na een jaar zou in overleg met de SOAB gekeken kunnen worden of voor bepaalde inkopen een lichtere
procedure gevolgd kan worden.
Het komt nog steeds voor dat de verplichting reeds is aangegaan en achteraf om goedkeuring en
betaling wordt gevraagd. In een ander geval zijn huishoudelijk inkopen gedaan voor het KGMC. Een
complicerende factor hierbij was, dat niet alleen huishoudelijke artikelen voor het KGMC werden
gekocht, gedeclareerd en betaald, maar ook kabeljauw voor een officile ontvangst op de ambtswoning.
Hier wreekt zich een onvoldoende scheiding van verantwoordelijkheden. In principe moeten de
aankopen door degenen gedaan worden die daarvoor verantwoordelijk zijn gesteld. Huishoudelijke
artikelen zouden zoals gebruikelijk door de afdeling beheer moeten worden ingekocht. In het verleden
gebeurde dit ook zo en wel via internetbestellingen, hetgeen eenvoudiger te controleren is en
efficinter.
Het declareren van representatieve aangelegenheden gebeurt op basis van gemaakte kosten. Wijn voor
de ambtswoning wordt door het KGMC met een zekere regelmaat besteld, vier keer in 2015 voor in
totaal 767. Daar waar zakelijk en priv elkaar raken is het maken van duidelijke afspraken gewenst om
misverstanden te vermijden. Voor het declareren van representatieve activiteiten op de ambtswoning

zoals lunches, diners en borrels kunnen beter afspraken gemaakt worden over eenheidsprijzen. Men
spreekt een keer een bepaald bedrag af voor een lunch, diner of borrel en vervolgens bestaat de
declaratie uit de gastenlijst maal de eenheidsprijs. Dit voorkomt onduidelijkheden tussen het KGMC en
ambtswoning. Over de hoogte van de eenheidsprijzen kan gekeken worden naar de gemiddeld kosten
tot dusver en ter vergelijking contact worden opgenomen met bevriende ambassades in den Haag. De
eenheidsprijzen kunnen aangepast worden afhankelijk van de inflatie. Als alternatief kan gedeclareerd
worden op basis van werkelijke kosten. Essentieel is de functiescheiding: voor inkopen voor het KGMC is
de directeur verantwoordelijk en voor de ambtswoning draagt de GevMin de verantwoording.
Contant geld
Tot voor kort was het mogelijk om voor de consulaire dienstverlening van het KGMC contant te betalen.
Momenteel kan enkel betaald worden door het verschuldigde bedrag te pinnen. Op de afdeling
financin is een kleine kas van maximaal 250. Deze kas wordt gebruikt voor kleine onverwachte
aankopen en bijvoorbeeld voor het uitbetalen van bediening bij recepties. De contante betalingen
worden verantwoord lastens de kleine kas. Zowel de GevMin als de directeur zijn gemachtigd geld op te
nemen. Het contante geld binnen het KGMC moet beperkt blijven tot de bedragen in de kleine kas.

Jaarrekeningen 2006-2010
De afgelopen jaren is veel energie gegaan naar het afsluiten van de jaarrekeningen 2006-2010. Deze
rekeningen zijn nog steeds niet afgesloten ondanks inspanningen hiertoe van de GevMin, SOAB, Deloitte
en Axxent. Niet afgesloten jaarrekeningen hangen als een schaduw over het KGMC heen. De relatie met
Deloitte is in 2014 beindigd. In de tweede helft van 2013 werd het accountantsbureau Axxent
ingehuurd. Door onvoorzien omstandigheden is er achterstand opgelopen bij de advisering door Axxent.
Er was geen dossier over Axxent beschikbaar voor het doorlichtingsteam. Hier rijst ook de vraag of een
organisatie als het KGMC, als vertegenwoordiger van een land, niet beter in zee kan gaan met een van
de meer bekende grote accountantsfirma's. Tot november heeft Axxent in 2015 twee keer een zakelijk
bezoek gebracht aan het KGMC. Het afsluiten van de jaarrekeningen 2006-2010 en de jaarrekeningen
2014 en 2015 alsmede de controle daarop zal zoals het er nu uitziet tezamen met SOAB en Axxent in
februari 2016 plaatsvinden.
Conclusies
Bij aantreden van de GevMin was er sprake van meer dan achterstallig onderhoud op financieel gebied.
Er zijn stappen gezet en het ziet ernaar uit dat in het eerste kwartaal van 2016 de financile zaken op
orde zijn gebracht. De verantwoordelijkheden voor de financile zaken moeten duidelijk toegewezen
worden en kunnen lager in de organisatie worden gelegd.

Aanbevelingen

Eerste prioriteit is het afsluiten van de jaarrekeningen 2006-2010 en 2014 en 2015, eerste kwartaal
2016. Salarissen personeel KGMC, behalve (Plv.)GevMin, in Euros vaststellen. Beschrijving van aankoop
en betaaltraject en strikte handhaving van de regelgeving door iedereen. De werkprocessen beschrijven.
Voor alle betalingen een twee handtekeningensysteem. Instellen van interne controle buiten de lijn, om
te beginnen maandelijks. Contant geld alleen voor kleine kas. Maak strikt onderscheid tussen uitgaven
KGMC en ambtswoning GevMin. Personeelskosten en operationele kosten in 2016 met 15 %
terugbrengen.
Personele zaken
Bevindingen

Het Business Plan van het Ministerie van Algemene Zaken van Curaao gaat voor KGMC uit van 21
formatieplaatsen, inclusief een schaal indeling, zonder overigens aan te geven hoeveel er in welke
schaal voorzien zijn. Verder zijn er vier vrijwilligers die voor de FreeMovers (Curaaose studenten)
optreden en klussen doen voor het KGMC.
Tenslotte trof het doorlichtingsteam een flexplek aan, waar de medewerker van de Curaaose
ambtenaar, die het voorzitterschap van de Associatie van Landen en Gebiedsdelen Overzee (OCTA) van
de EU doet, werkt.

Er zijn twee politieke benoemingen, namelijk de Gevolmachtigde Minister (GevMin) en de Plv.GevMin.
Personeelsmatig valt op dat er 9 uitzendkrachten zijn, die door het KGMC worden geworven en via
bureau Betula worden ingezet; dit heeft te maken met de personeelsstop van de overheid van Curaao
en het vervolgens niet opnemen van het KGMC in de instroomplanning.
De rechtspositie/arbeidsvoorwaarden van de medewerkers zijn niet eenduidig. De uitzendkrachten
vallen onder Nederlands recht, de vaste krachten onder deels Nederlands deels Curaaos recht, het
arbeidscontract met de directeur a.i. is naar Curaaos recht. Bijvoorbeeld voor de pensioenopbouw is dit
van belang (bijlage II).
De salarisadministratie geschiedt in house.

Uit het organigram blijkt dat de beleidsfuncties ver in de minderheid zijn in verhouding tot de
beheersfuncties. In het organigram wordt gesproken van een directeur a.i. en een waarnemend
directeur; ten rechte zou dit waarnemend directeur en plaatsvervangend directeur moeten zijn; immers
degene die de directeursfunctie voordien vervulde is zo begrijpt het doorlichtingsteam- niet formeel
ontheven uit de functie.

De functieomschrijvingen van het KGMC dateren nog uit de tijd van de Nederlandse Antillen (KGMNA)
namelijk 2005/2006. Hierin worden ook de vervangingsrelaties niet genoegzaam aangegeven, terwijl het
werk altijd dient door te gaan ook al is iemand afwezig. Dit dient te worden geactualiseerd. Een eerste
aanzet daartoe kunnen de huidige medewerkers geven door hun taken/verantwoordelijkheden te
beschrijven.

Ook is geen personeelsbeleid beschreven, zodat er geen eenduidig, doorzichtig en objectief systeem is
van vacature- melding/-vervulling, functioneringsgesprekken, beoordelingen, individuele opleidingen,
bevorderingen.
Groepsopleidingen zijn er wel, zoals daar zijn de introductie in EnterpriseOne (het boekhoudsysteem
van de overheid op Curaao, waarop KGMC zal worden aangesloten) en digitalisering archief.

Uit de vele gesprekken die het doorlichtingsteam met de stafleden heeft gevoerd komt naar voren dat
men bereid is voor het land Curaao iets te betekenen, dat men bereid is dat met plezier te doen, maar
dat de sfeer op KGMC er niet een is van openheid, ontspanning; veeleer is sprake van krampachtigheid
in de hirarchische verhoudingen.

Conclusies

De formatie gebaseerd op functiebeschrijvingen uit 2005/2006 (tijd van de Nederlandse Antillen) is niet
actueel. Gebrek aan eenduidigheid in rechtspositie/arbeidsvoorwaarden laat zich voelen; gelijke
gevallen dienen gelijk behandeld te worden. Het feit dat bijna de helft van de medewerkers
uitzendkracht is bevordert de continuteit in de taakuitoefening niet.
De onevenwichtige verhouding beleids-/ beheersfuncties laat geen ruimte voor accent op beleid.
De krampachtigheid in de hirarchische verhoudingen dient te worden opgeheven.

Aanbevelingen

Op basis van de door de medewerkers beschreven taken/verantwoordelijkheden en op basis van de in
dit rapport eerder nieuw voorgestelde organisatie kunnen specialisten vanuit Curaao (HRO) op nieuw
de formatie beschrijven met de daarbij behorende schalen.

Dan dient ook de rechtspositie van het lokaal in dienst genomen personeel eenduidig te worden. Een
rechtspositie naar het Nederlands ambtelijke stelsel lijkt voor de hand te liggen.
Beleid voor vacaturevervulling opstellen: intern en extern open stellen. Een assessment deel laten
uitmaken van de procedure.
Een schema voor functioneringsgesprekken en beoordelingen formuleren, gebaseerd op hetgeen ter
zake in Curaao actueel is, dan wel op hetgeen in de Nederlandse ambtelijke structuur gebruik is.
Individuele opleidingsplannen mogelijk maken.
De krampachtigheid in de hirarchische verhoudingen aanpakken, om te beginnen met een assessment
van de GevMin in haar hoedanigheid als leidinggevende, zo nodig gevolgd door (enige) coaching (de
beide doorlichters hebben hiervan in hun loopbaan met succes gebruik gemaakt).

Eens in de zoveel tijd een bedrijfsuitje, bijvoorbeeld vrijwilligerswerk onder professionele begeleiding,
kan een gunstig effect hebben op het teamgevoel van KGMC.


Archief, digitalisering en ICT
Het KGMC heeft een centraal archief. Op de afdeling werken momenteel drie medewerkers, inclusief
hoofd beheer. Een van de twee medewerkers gaat per 1 mei 2016 met pensioen/vut. Voor het
opschonen van het archief worden hulpkrachten ingezet.
Op de eenheden financin en werving en selectie/personele zaken wordt een eigen archief bijgehouden.
Het archief is niet compleet, zo ontbreken bijvoorbeeld dossiers met de notulen van de overleggen.
Tijdens de doorlichting was men druk doende het historisch, statisch en dynamisch archief op te
schonen ter voorbereiding op de digitalisering van het archief. Naast de herinrichting van het archief
worden ook bewaartermijnen vastgelegd. Bij de digitalisering wordt het archief ondersteund door de
AllBidigit Group op basis van het programma JOIN. Het historisch en statisch archief wordt na
opschoning opgeslagen in Echt, Limburg, vanwaar de stukken kunnen worden opgevraagd. De
archieffunctie is niet beschreven, dit is wel een voorwaarde om met succes de archieffunctie goed te
kunnen vervullen en te digitaliseren. Er wordt immers een andere actie verwacht van de gebruikers.
Archivering kan alleen slagen als de afspraken duidelijk zijn en iedereen meedoet.
Het archief heeft niet de centrale rol bij de informatievoorziening. Alle stukken dienen uiteindelijk op
het centrale archief opgeslagen te worden. Er moeten afspraken gemaakt worden ten aanzien van de
decentrale opslag en overdracht van de financile en personele dossiers naar het centrale archief. Zo
zouden de financile stukken na afsluiting van de jaarrekening overgedragen kunnen worden aan het
centrale archief.

De ICT infrastructuur is momenteel goed op orde. Er zijn twee belangrijke ICT projecten gaande: naast
de digitalisering van het archief, de introductie van het nieuwe financile systeem: EnterpriseOne. Voor
beide projecten worden de medewerkers bijgeschoold. Een WiFi voorziening is in voorbereiding.
Ook wordt er gewerkt aan een vernieuwing van de website. De website zou meer kunnen aanhaken bij
de actualiteit en interactiever worden door gebruik van sociale media zowel van de GevMin als van de
medewerkers.
Conclusies
Het archief vervult niet de centrale rol en heeft geen overzicht over alle dossiers op het KGMC. Een
beschrijving van de archiefwerkzaamheden ontbreekt. De digitalisering wordt opgepakt. De ICT
systemen zijn up to date.
Aanbevelingen
De functie van het archief beschrijven en afspraken maken over ieders rol bij de digitalisering.
Decentrale archieven gaan aansturen vanuit het centrale archief en afspraken maken over de
overdracht van de decentrale archieven.
Huisvesting en logistiek
Sinds juli 2015 is het KGMC gehuisvest in het centrum van Den Haag aan de Prinsegracht 63-65. Het
pand is representatief, ruim van opzet, te ruim voor de huidige bezetting en smaakvol ingericht. Ook het
personeel ervaart de verhuizing van de Badhuisweg 173-175 -met een tussentijdse locatie aan de
Wagenaarweg 13- als een forse stap vooruit. Het gebouw heeft een grote ruimte voor ontvangsten en
exposities. De meer traditionele indeling in kamers draagt niet bij aan de teamgeest. De aankoopkosten
waren 2.051.500, de verbouwings- en de inrichtingskosten bedragen 180.000.
Het pand aan de Prinsegracht biedt meer dan voldoende ruimte om de Studenten Studiefinanciering
Curaao (SSC), momenteel gehuisvest in Utrecht, onder te brengen. Hetzelfde geldt voor het Curaao
Toerisme Bureau (CTB). Het gebouw aan de Prinsegracht biedt de mogelijkheid om het CTB een eigen
ingang te geven, hetgeen zal bijdragen aan de zichtbaarheid van het CTB. Met beide organisaties wordt
overlegd.
Bij bezoek aan de kantoren op de Badhuisweg werd duidelijk dat de gebouwen in een slecht
onderhouden staat verkeren, mede door al meer dan een jaar leegstand. Voor de twee kantoorpanden
en de ambtswoning aan de Wagenaarweg 3 is een voorlopig koopcontract getekend voor een bedrag
van 2.930.000.
Het KGMC beschikt momenteel over drie auto's: een BMW 5 voor de GevMin, een Volkswagen Passat
voor de Plv.GevMin en een SeatMII in gebruik bij de directeur ad interim. De discussie ten aanzien van
de auto voor de Plv.GevMin is voor aankomst van de directeur a.i. opgelost na een interventie terzake
van de MP van Curaao op basis van het rapport van de Ombudsman.

Conclusies
De verhuizing is een stap vooruit. Er is voldoende ruimte voor huisvesting van het SSC en de CTB.
Aanbevelingen
Maak afspraken met SSC en CTB in de eerste helft van 2016 voor verhuizing naar het KGMC op zo kort
mogelijke termijn.
Implementatieplan

De aanbevelingen, die in dit rapport Integrale Doorlichting van het Kabinet van de Gevolmachtigde
Minister van Curaao beschreven zijn, vormen de basis voor het implementatieplan. De
implementatie kan onderverdeeld worden in drie fasen. Verschillende aanbevelingen kunnen direct
worden opgepakt, onderstaand volgt een overzicht van de aanbevelingen plus tijdschema.

Eerste fase: voorbereiding/januari 2016

In de eerste fase wordt het rapport besproken in Willemstad met het gezag op politiek en ambtelijk
niveau en op het KGMC. Op basis hiervan wordt besloten of het rapport integraal wordt uitgevoerd, dan
wel welke aanbevelingen worden overgenomen, welke niet en zijn er alternatieven?
De interne distributie en bespreking op het KGMC kan voor Kerstmis plaatsvinden, maar uiterlijk in
januari 2016.

Tevens worden afspraken gemaakt over de opzet van het proces: wie is de eerst verantwoordelijke voor
de reorganisatie en versterking van het KGMC oftewel de Modernisering van het KGMC, op welke
wijze worden de medewerkers erbij betrokken en hoe vindt de terugkoppeling naar eenieder plaats? Er
wordt gepleit om de eerst verantwoordelijke voor de implementatie intern te beleggen en extern een
coach/begeleider te benoemen. In deze fase moet ook de werkverdeling vastgelegd worden tussen
GevMin, de Plv.GevMIn en de directeur a.i. Dit is de voorbereidende fase die eind januari 2016
afgesloten wordt.

Tweede fase: werkprocessen/ februari-maart 2016 en FIFs/april-juni 2016

In de tweede fase staat de beschrijving van de nieuwe organisatie centraal. Beschrijf de verschillende
werkprocessen en vul op basis hiervan de Functie Informatie Formulieren (FIF's) in.

De volgende werkprocessen kunnen worden onderscheiden: de beleidsprocessen die moeten leiden tot
een goede behartiging van de Curaaose belangen door de GevMin in RMR, dossier behandeling op
verschillende beleidsterreinen van Binnenlandse Zaken, Veiligheid en Justitie, Financin, Buitenlandse
Zaken, Economische Zaken, Sociale Zaken en Defensie. Binnen dit kader vallen ook de beschrijvingen van
de werkprocessen van de pers en culturele activiteiten. Op consulair gebied kunnen de volgende
werkprocessen beschreven worden: uitgifte van consulaire documenten (VOG, attestatie de vita,
legalisatie, kopie rijbewijs, doorgeleiding gerechtelijke stukken), doorverwijsfunctie maatschappelijk
werk, individuele consulaire gevallen en gedetineerdenbeleid.

Bij de bedrijfsvoering onderkennen we de volgende werkprocessen: inkoop en betaaltraject, indienen
declaraties, interne controle, jaarrekeningen/accountantscontrole, personeelsadministratie,
salarisadministratie, inhuur personeel via uitzendbureau, rekrutering vast personeel, archivering, relatie
centraal/decentraal archief, receptie/ telefoon, ondersteuning delegaties, beheer gebouw, beschikbaar
stellen/verhuur ruimten KGMC.

Voor het beschrijven van de werkprocessen is reeds informatie beschikbaar, al verschilt dit per
onderdeel. Voor elk werkproces wordt een iemand verantwoordelijk gesteld, maar de totstandkoming
zal altijd in overleg moeten gebeuren. Iedere medewerker wordt betrokken bij de beschrijving van de
werkprocessen. De externe coach kan hierover adviseren of extra capaciteit kan indien nodig hiervoor
ingehuurd worden (februari-maart 2016).

Nadat de werkprocessen zijn afgerond worden de FIF's opgesteld. De huidige functieomschrijvingen
dateren van 2006. Het opstellen van de FIF is de verantwoordelijkheid van HRO in Willemstad op basis
van een beschrijving van de werkzaamheden die de medewerkers hebben opgesteld.

Er zijn ook afdelingsoverschrijdende werkprocessen zoals de overlegstructuur, opstellen begroting,
jaarplan en jaarverslag. Hiervoor is de directeur a.i. verantwoordelijk (april-juni 2016).

Derde fase: inrichting en bemensing/juli-oktober 2016

In de derde fase vindt de daadwerkelijke herinrichting plaats. Eind juni is de nieuwe organisatie met de
bijbehorende FIFs op papier beschreven.
Op basis hiervan gaan de functies ingevuld worden. Van de medewerkers met een vast contract zal over
het algemeen sprake zijn van functievolger. Voor de overige functies zullen vacatures intern en extern
opengesteld worden waarop iedereen kan solliciteren. Het gaat erom om de beste medewerkers uit de
markt te halen. Naar verwachting zullen 9 vacatures op deze wijze worden ingevuld. Voor de vervulling
van zovele functies en gegeven het te verwachten aantal sollicitanten is het raadzaam hierbij een van de
bekende recruitmentbureaus in te schakelen.

De nieuwe organisatie bestaat uit een GevMIn, die politiek benoemd wordt, een directeur, een
beleidsafdeling met 6 medewerkers en een afdeling bedrijfsvoering met om te beginnen 9
medewerkers, allen met ambtelijke status.

Overzicht aanbevelingen plus tijdschema

Positiebepaling op politiek en ambtelijk niveau Willemstad (januari 2016)

Interne bespreking rapport Integrale Doorlichting KGMC (januari 2016)

Beschrijving belangen die door het KGMC behartigd worden (januari 2016)

Beleidsmedewerker economische diplomatie en EU aantrekken (eerste kwartaal 2016)

Opheffen functie Plv.GevMIn (oktober 2016)

Werkafspraken over taakverdeling/mandaat GevMin, Plv.GevMIn en directeur a.i. (januari 2016)

Verspreiden notulen van de staven onder medewerkers/nadruk op beleid (januari 2016)

Communicatie met Willemstad. Min. AZ en KGMC maken nadere afspraken over de beleidsprocessen,
die lopen tussen Willemstad en den Haag (eerste kwartaal 2016)

Interactieve website en verhoogde presentie bij Curaaose evenementen (eerste kwartaal en continu)

Afspraken over verhuizing SSC en CTB naar KGMC (eerste kwartaal 2016)

Openstellen gebouw, rondleidingen KGMC organiseren (eerste kwartaal 2016 en continu)

Uitnodigingenlijst meer strategisch en actualiseren (januari 2016)

Afsluiten jaarrekeningen 2006-2010 en 2014 en 2015 in samenspraak met SOAB en Axxent (eerste
kwartaal 2016)

Salarissen in euros vaststellen (eerste kwartaal 2016)

Voor alle betalingen een twee handtekeningen systeem, contant geld alleen voor de kas(januari 2016)

Instellen interne controle buiten de lijn (eerste kwartaal 2016)

Scheiden van uitgaven KGMC en ambtswoning (januari 2016)

Personeelskosten en operationele kosten verlagen met 15% (eerste kwartaal 2016)

Functiebeschrijvingen actualiseren (juli 2016)

Een rechtspositie voor niet uitgezonden medewerkers (juli 2016)

Beleid voor open vacaturevervulling opstellen met assessment (juli 2016)

Schema maken voor functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken (juli 2016).

Assessment van GevMin (eerste kwartaal 2016)

Individueel opleidingsplan opstellen (juli 2016)

Afspraken over ieders rol bij digitale archivering (januari 2016)

Decentrale archieven aansturen en overdracht regelen van de decentrale archieven (eerste kwartaal
2016)

Bedrijfsuitje een keer per jaar organiseren en teambuiding activiteit bij begin van implementatie en
bij formatie nieuwe afdelingen (januari en september 2016)


Monitoring/begeleiding

Voor de implementatie wordt extern een implementatiemanager aangetrokken die samen met de
directeur a.i. verantwoordelijk is voor de uitvoering daarvan. Wat betreft het tijdsbeslag wordt gedacht
aan twee dagen per week tot en met oktober 2016. De directeur a.i. is de eerst verantwoordelijke.

Verantwoording

Verantwoording van de werkzaamheden in het kader van de onafhankelijke integrale doorlichting van
het Kabinet van de Gevolmachtigde Minister van Curaao (KGMC). De basis van de
doorlichtingswerkzaamheden ligt in een aantal documenten:
- De Overeenkomst van Opdracht tussen de Gevolmachtigde Minister van Curaao opdrachtgever en
Mr. Eric F Ch Niehe opdrachtnemer dd. 19 oktober 2015, met bijgevoegde Terms of Reference (ToR)
dd. 20 augustus 2015 (bijlage III).
- De in de ToR genoemde onderzoeken en evaluaties in de afgelopen vijf jaar, die betrekking hebben op
het Kabinet van de Gevolmachtigde Minister, eerst van de Nederlandse Antillen en vervolgens, vanaf 10-
10-10, van Curaao.
- Het Landsbesluit no. 12/3595 van 18 juli 2012, in werking getreden met terugwerkende kracht tot en
met 10 oktober 2010, houdende een algemene instructie voor de Gevolmachtigde Minister van Curaao
in Nederland (bijlage IV).
- De artikelen van het Statuut van het Koninkrijk der Nederlanden, waarnaar in dat Landsbesluit wordt
verwezen.
- De motie van de Staten van Curaao dd 13 augustus 2015, waarin bij de Minister van Algemene Zaken
er op wordt aangedrongen de aanbevelingen van SOAB in zijn onderzoek betreffende de periode 10
oktober 2010 en 31 december 2013 en die van de Ombudsman uit te voeren.
De basis van onze werkzaamheden ligt voorts in gesprekken met alle medewerkers van het KGMC,
waarin naar voren komen achtergrond van betrokkenen, hun werkzaamheden, taken,
verantwoordelijkheden, onderlinge verhoudingen, overleg- structuren, externe contacten, ideen m.b.t.
KGMC (voor lijst medewerkers, zie bijlage V).
Tevens werd een aantal interne overleggen bijgewoond. Ook werden gesprekken gevoerd met een
aantal externe belanghebbenden (voor lijst, zie bijlage V). Ook werd dossieronderzoek verricht. Daarbij
werd speciale aandacht besteed aan financin, administratieve organisatie/interne controle. Vanwege
de classificering werden de dossiers betreffende de rijksministerraad niet onderzocht. De kunstcollectie
van het KGMC is niet in de doorlichting betrokken.
Alle gesprekspartners konden vrijuit spreken; wat in het doorlichtingsrapport komt is niet tot personen
herleidbaar. Dit zal onvermijdelijk wel het geval zijn waar het het management van KGMC betreft.
De werkzaamheden werden verricht onder toezicht van de heer Drs. Jeffrey Corion, die de supervisie en
monitoring van het proces van de doorlichting had.
Hiermee is de eerste onafhankelijke integrale doorlichting van het Kabinet van de Gevolmachtigde
Minister van Curaao een feit. Wij danken onze interne en externe gesprekspartners voor hun bijdragen
en openheid.
Het zou een goede zaak zijn als in 2018 een volgende doorlichting zou plaats vinden.


Mr. Eric F. Ch. Niehe
Frankenslag 319
2582HM Den Haag
ericniehe@gmail.com
M: 06-41219951
Drs. Pieter J. Th. Marres
Bentveldsweg 106
2111ED Aerdenhout
pieterjoseemarres@yahoo.com
M: 06-13556596