PENGURUSAN MESYUARAT

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

PENGURUSAN
MESYUARAT
Merancang pelaksanaan dasar,
program, mendapatkan nasihat,
menyelaras dan menyelesaikan
masalah yg timbul.
Diadakan dari semasa ke semasa.
Agenda dan jadual mesyuarat perlu
dirancang dengan teliti supaya
mesyuarat dijalankan dengan lancar dan
berkesan.
Mesyuarat yang baik dan cekap akan
memberi sumbangan yang berkesan
kepada jabatan/organisasi.
Urusetia akan dilantik bagi membantu
keberkesanan fungsi sesebuah
jawatankuasa.
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
2

Tahun 1991

TINDAKAN PRA-MESYUARAT
1. Menentukan agenda, tarikh, masa
dan tempat mesyuarat bersama
Pengerusi jawatankuasa
2. Membuat tempahan bilik mesyuarat
Tempahan secara bertulis
Nyatakan nama jawatankuasa,
pengerusi, setiausaha, tarikh,
masa, bilangan pegawai, peralatan
dan minuman ringan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

3. Menyediakan kertas kerja untuk

perbincangan

Kertas kerja diterima 15 hari sebelum

mesyuarat

Tentukan bilangan salinan kertas kerja

Keperluan menyediakan ringkasan

eksekutif sekiranya melebihi 15 muka
surat
4. Menghantar surat jemputan mesyuarat

Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat

Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh,

tempat, masa, agenda, nama
Pengerusi dan jenis pakaian
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

Agenda Mesyuarat

Perutusan pengerusi
Pengesahan minit mesyuarat
yang lepas
Perkara-perkara berbangkit
Pembentangan kertas kerja
Hal-hal lain
Penutup
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

5. Memastikan persediaan kemudahan bilik

mesyuarat
Bilik bersih dan kemas
Tempat duduk mencukupi
Kelengkapan peralatan seperti alat
tulis, OHP dan pembesar suara
6. Menentukan kehadiran
Urusetia perlu menentukan senarai
ahli yang akan hadir
Senarai ini disediakan 2 hari sebelum
mesyuarat
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

7. Perbincangan pra mesyuarat

Berbincang dengan pengerusi tentang
tindakan yang perlu diambil bagi
menyelesaikan masalah
8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang
etika mesyuarat
Cara-cara beri penghormatan kepada
Pengerusi
Tepati masa
Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

TINDAKAN SEMASA
MESYUARAT
Catatan minit mesyuarat
Senarai kehadiran mesyuarat
Perkara penting yang dibincang
dalam mesyuarat
Keputusan yang dibuat
Tindakan susulan yang perlu diambil

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS
MESYUARAT

Penyediaan Minit
Format Minit Mesyuarat
Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat
Catatan Perbincangan
Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan
Keputusan Mesyuarat
Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia
Menentukan Format Maklumbalas dari
Kementerian / Jabatan
Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh
Kementerian atau Jabatan
Bertanggungjawab
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

i) Penyediaan Minit

Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi

diedarkan kepada ahli mesyuarat
Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh
mesyuarat

ii) Format Minit Mesyuarat

Format disusun mengikut susunan

agenda mesyuarat
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

10

iii) Susunan Nama Ahli-ahli

Mesyuarat

Disusun mengikut kekananan

ahli-ahli yang hadir

iv) Catatan Perbincangan

Direkodkan secara padat, tepat dan

jelas
Catatan yang dibincangkan diikuti
dengan nota yang menunjukkan
samada tindakan lanjut diperlukan
atau untuk makluman sahaja
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

11

v) Pengesanan Maklumbalas
Pelaksanaan Keputusan
Mesyuarat

Bilangan
Rujukan minit
Perkara
Tarikh hantar
Kementerian atau jabatan
Tarikh maklumbalas patut diterima oleh
urusetia
Tarikh maklumbalas diterima oleh
urusetia
Tarikh maklumbalas dibentangkan
Status
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

12

vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia

Cabutan keputusan
Ringkasan dan ulasan urusetia
Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau
jabatan-jabatan
Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi
maklumbalas

vii) Menentukan Format Maklumbalas

Dari Kementerian / Jabatan

Cabutan keputusan
Kedudukan masakini
Peringkat pelaksanaan / pencapaian
Masalah pelaksanaan
Cadangan penyelesaian masalah
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2
Tahun 1991

13

viii) Penyediaan Laporan

Maklumbalas Oleh
Kementerian / Jabatan
Bertanggungjawab

Keputusan mesyuarat memerlukan

maklumbalas mengenai pelaksanaan
program-program yang melibatkan seluruh
agensi-agensi perkhidmatan awam
Tanggungjawab penyediaan laporan
maklumbalas hendaklah diberi kepada
agensi yang bertanggungjawab
menyelaras pelaksanaan program

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

14

PENUTUP
Menggaris serta menetapkan normanorma kerja yang minimum bagi perkaraperkara penting di dalam pengendalian
mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan.

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2

Tahun 1991

15