TUGAS

STUDI KASUS


PT Trinandha merupakan perusahaan yang menjual berbagai produk secara
kredit, yang berdomisili di Semarang. Anda sedang mendiskusikan sistem
dengan Bapak Mustafa (Direktur Keuangan) dan Ibu Hani (Manajer Pemrosesan
Data) yang telah menyediakan deskripsi naratif dan bagan alur (flowcharts) yang
menggambarkan kegiatan bagian penjualan dan A/R:
Order penjualan diterima setiap hari dari pelanggan melalui pramuniaga
yang akan meneruskan order tersebut ke departemen penjualan. Staf
departemen penjualan menggunakan sistem dengan fasilitas read-only
untuk memastikan ketersediaan stok dan kemudian menyiapkan slip order
penjualan yang memuat informasi:
a) Nama pelanggan, alamat, dan nomor akun/referensi (digunakan untuk
memperbarui buku besar penjualan).
b) Kode dan nama produk (digunakan untuk memperbarui data persediaan).
c) Kuantitas dan harga jual.
d) Kode penjualan (digunakan untuk menganalisa penjualan).
e) Slip order penjualan yang telah dilengkapi staf departemen penjualan
akan diteruskan ke departemen TI untuk diproses. Nomor pelanggan dan
kode produk diproses secara otomatis (computer-generated) di bawah
pengawasan Ibu Hani; yang memuat nomor cek (check digits) untuk
setiap transaksi. Pelanggan baru akan diberikan nomor pelanggan sesuai
daftar yang dimiliki staf departemen penjualan. (1)
Staf departemen TI antara lain Ibu Hani (programmer dan analis sistem yang
handal), seorang asisten programmer (bertindak sebagai operator saat jam
sibuk), dan dua operator (keduanya sering menghadiri pelatihan
programming di universitas setempat). Perusahaan software terkemuka
memasok software komputer perusahaan, namun kemudian dimodifikasi
oleh staf departemen TI bersama-sama dengan perusahaan software tersebut
dan pabrikan komputer, sesuai hasil diskusi informal antara staf yang terlibat
dalam pengembangan sistem. Dokumentasi hasil diskusi yang memuat
modifikasi software tersebut disimpan oleh Ibu Hani. Hanya staf departemen
TI yang diperbolehkan memasuki ruangan komputer. (2)
Saat menerima slip order penjualan, operator membuat total kuantitas dan
jumlah dokumen yang diinput ke lembar kendali. (3)
Setiap hari operator memasukkan file catatan persediaan dan buku besar
penjualan ke sebuah disk khusus, dengan menginput detail transaksi dari slip
order penjualan ke komputer sehingga komputer akan memutakhirkan buku
besar penjualan dan catatan persediaan dalam disk. Output yang dicetak
antara lain: (a) daftar pengiriman barang yang dijual, (b) daftar tagihan
penjualan (buku harian), (c) slip tagihan penjualan (dua rangkap), (d) catatan
pengiriman barang yang dijual (dua rangkap), (e) daftar catatan persediaan
terakhir. Setiap akhir bulan, operator memasukkan instruksi tambahan dan
komputer akan mencetak daftar piutang pelanggan yang menunjukkan nilai
saldo dan untuk setiap pelanggan, slip tagihan yang tidak jelas (open items)
dan total slip tagihan tersebut. Penerimaan dari pelanggan diinput secara
terpisah. (4)

Ibu Hani sangat sadar akan pentingnya keamanan dan setiap hari file hard
disk akan disimpan ke disk cadangan di perpustakaan data yang terletak di
samping ruang komputer. Ibu Hani menerapkan sistem kronologis
(grandfather-father-son system) untuk disk yang memuat label nama
berurutan (header and trailer label) dan diidentifikasi secara manual.
Trinandha Tbk. tidak mempunyai staf perpustakaan data khusus, namun staf
departemen TI telah diinstruksikan untuk menandatangani dan memasukkan
tanggal dan waktu ke dalam buku kontrol perpustakaan setiap file
dipindahkan. (5)
Setelah menjalankan tugas harian, operator membandingkan total kontrol
pada slip tagihan penjualan dan daftar pengiriman barang dengan total
lembar kendali, dan melakukan perbaikan apabila terdapat ketidaksesuaian.
Operator membuat laporan pengecualian (exception report) untuk item yang
tidak sesuai tersebut. (Pengecualian yang biasa terjadi antara lain kode
persediaan dan nomor pelanggan yang tidak ada dalam daftar, pelampauan
pagu kredit pelanggan, pesanan melebihi nilai yang telah ditentukan
sebelumnya.) (6)
Dokumen dan daftar yang didistribusikan antara lain:
a) Daftar pengiriman barang yang dijual dan catatan pengiriman ke
departemen.
b) pengiriman barang sebagai bagian yang berwenang untuk mengirimkan
barang, satu rangkap catatan pengiriman barang dikirimkan ke pelanggan
bersama barang dan rangkap lainnya disimpan di departemen
pengiriman barang.
c) Slip tagihan penjualan (rangkap kedua), daftar slip tagihan penjualan dan
order penjualan asli ke staf departemen penjualan yang membandingkan
order penjualan dengan daftar dan tagihan. Pelanggan menerima satu
rangkap tagihan.
d) Daftar saldo pelanggan bulanan dikirimkan ke departemen akuntansi
sebagai perbandingan dengan akun kontrol buku besar penjualan dalam
buku besar.
e) Daftar catatan persediaan harian dikirimkan ke departemen kontrol
persediaan yang akan digunakan sebagai dasar pemesanan persediaan.
(Setiap bulan staf gudang menghitung persediaan dan mengirimkan
rincian persediaan yang dimiliki perusahaan kepada departemen kontrol
persediaan untuk dibandingkan dengan daftar catatan persediaan akhir
bulan) (7)
Apabila staf departemen penjualan menemukan perbedaan antara order
penjualan dan daftar order penjualan, slip tagihan akan diperbaiki secara
manual (by hand) dan rangkap kedua akan dikirimkan kembali ke ruang
komputer untuk perbaikan di periode pemrosesan order berikutnya. Daftar
tagihan penjualan (memuat rincian tagihan individual pelanggan sesuai
order nomor pelanggan dan rangkuman alokasi kode penjualan individual)
dan rangkap kedua slip tagihan penjualan kemudian dikirimkan (daftar
tagihan penjualan telah diperbaiki dengan rapi secara manual) ke
departemen akuntansi. Dokumen tersebut digunakan untuk memutakhirkan
akun kontrol buku besar penjualan dalam buku besar dan membukukan akun
penjualan individual pelanggan. (8)

Flowchart Penjualan dan A/R PT. Trinandha

Pertanyaan:
Sebagai auditor anda diminta oleh manajer saudara untuk mengevaluasi
pengendalian internal PT Trinandha dalam rangka audit atas laporan keuangan
per 31 Desember 2014. Terhadap informasi yang diperoleh tersebut, anda
diminta untuk:
1. mengidentifikasi kelemahan dan efektivitas pengendalian internal yang
relevan dengan audit. Identifikasi pengendalian hendaknya memilah
pengendalian umum dan pengendalian aplikasi input, proses, dan output.
2. Mengidentifikasi what can go wrong terhadap kelemahan yang
teridentifikasi tersebut.
3. Menyusun risiko salah saji material terhadap asersi transaksi atau akun
terkait dan menentukan signifikansi risikonya. Anda harus
mengidentifikasi asersi pada transaksi atau akun relevan dan
menentukan risiko salah saji material terkait.
4. Menyusun draf saran/rekomendasi yang relevan terkait dengan
kelemahan
pengendalian
internal
yang
teridentifikasi.
Saran/rekomendasi hendaknya disusun dalam suatu surat kepada
manajemen.

Dalam menyelesaikan tugas tersebut anda harus merefer pada COBIT framework
atau COSO Enterprise Risk Management-Integrated Framework.