European Commission

EuropeAid Co-operation Office

General Affairs
Evaluation

Manual - Project Cycle Management

March 2001

Neslubeni prijevod obraen za vlastite potrebe

Pretpristupni fondovi EU su ve neko vrijeme otvoreni i za Hrvatsku

kao zemlju kandidata. Dosad su sredstva na razliite naine povuena
kroz CARDS program a u toku je priprema za PHARE, Sapard i ISPA
fondove. Naalost, veina dostupnih sredstava nije iskoritena u
potpunosti jer nam nedostaje znanja u planiranju projekata i projektne
dokumentacije.

Faktori kvalitete koji mogu pozitivno utjecati na koristi od projekta na

dui rok:

Vano je napomenuti da se projekti trebaju planirati neovisno o

trenutanoj dostupnosti financiranja. Ako razvoj projekta tek zapoinje
nakon raspisivanja natjeaja za financiranje, takav projekt nema
posebno dobre anse za uspjeh. Svrha ovog prirunika i radionica je
senzibilizacija institucija, udruga i drugih potencijalnih nositelja i
projektnih partnera na metodologiju koja se upotrebljava u svim
projektnim natjeajima EU te iniciranje partnerstava i suradnje meu
zainteresiranim sudionicima da bi se pravodobno moglo reagirati na
mogunosti koje se otvaraju kroz fondove.

Bitna je i konzistentnost i usklaenost ciljeva projekata sa ciljevima

ope i sektorske politike EU (posebno izraenih u svim inicijativama).

Europska komisija je prihvatila PCM (Project Cycle Management Upravljanje projektnim ciklusom) 1992. godine kao glavni alat za dizajn
i upravljanje projektima. Taj alat upotrebljavaju mnogi donatori i veina
zemalja lanica, a podrava ga i OECD Development Assistance
Committee.

Operativno gledajui, PCM trai poboljanja u razvoju i provoenju

projekata kroz sve stepenice tog procesa: od izrade studija odrivosti,
nadgledanja provedbe, procjene vrijednosti projekta, do informiranog
donoenja odluka. Ukljuuje aktivnu suradnju svih zainteresiranih
sudionika (ciljne grupe, lokalne institucije, donositelji odluka i krajnji
korisnici) tokom cijelog projektnog ciklusa.

Glavni cilj je bio poboljanje upravljanja aktivnostima suradnje

(projektima i programima svih vrsta) kroz upoznavanje osnovnih
problema i okvirnih uvjeta u dizajniranju i provoenju projekata.

PCM je zbir prilino jednostavnih ideja i zadataka odnosno

provedbenih tehnika i ukljuuje:

U dobrom projektu osim jasnih i realistinih ciljeva mora postojati:

Potreba za racionalnim okvirom;

Potreba za odabirom odgovarajuih tehnologija;
Uzimanje u obzir socio-kulturolokih vrijednosti ljudi koji su
obuhvaeni projektom;
Upravljaka sposobnost institucija, javnih ili privatnih, koje vode
projekte;
Ekonomska i financijska opravdanost projektnog financiranja i
odrivost koristi na dui rok;
Zatita okoline i problemi vezani uz nju;
Priznavanje razlika meu spolovima i prevladavanje
nejednakosti kao dio ciljeva.

Jasna razlika izmeu ciljeva i sredstava kojima se ciljevi

postiu;
Jasna i realistina definicija svrhe projekta koja uvijek mora
ukljuivati odrive koristi za ciljnu grupu (korisnike);
Rizici i pretpostavke glavni vanjski faktori koji bi mogli
znaajno utjecati na uspjeh projekta.

Ideju projektnog ciklusa

Analizu sudionika
Logiku matricu kao orue za planiranje
Kljune faktore kvalitete
Raspored aktivnosti i sredstava

Upravljanje projektnim ciklusom

potrebne da bi se neki projekt ili aktivnost mogli formulirati. Rezultat je

odluka hoe li se prijedlozi dalje razvijati.

Standardizirane,
koherentne
matrice
za
projektnu
dokumentaciju.
Upotreba tih alata, ideja i standardnih matrica za dokumentaciju kroz
cijeli tok projekta se naziva integralnim pristupom voenju projektnog
ciklusa.

Ocjenjivanje

Projekti se planiraju i izvode pratei slijed koji poinje odreivanjem

strategije koja vodi do ideje za specifinu aktivnost, koja se onda
formulira, provede i procijeni da bi se u konanici strategija poboljala i
da bi se odredile daljnje aktivnosti.

Pojedini aspekti projektne ideje se istrae i procijene u skladu sa

strategijom podrke, glavnim faktorima kvalitete i interesima glavnih
sudionika. Krajnji korisnici i ostali sudionici trebaju aktivno sudjelovati u
detaljnoj specifikaciji projektne ideje. Najvanije su odrivost i
sukladnost s identificiranim problemima. U ovom dijelu ciklusa trebaju
se stvoriti detaljan raspored provoenja projekta, ukljuivi logiku
matricu, sa indikatorima kojima se mogu procijeniti oekivani rezultati i
utjecaj, te detaljan raspored sredstava koja e se upotrijebiti u
provoenju projekta. Rezultat ove faze je odluka hoe li se projekt
predloiti za financiranje.

Definicije faza projektnog ciklusa:

Financiranje

Programiranje

Projektna dokumentacija se priprema kao zahtjev za financiranje i

predaje se na razmatranje unutarnjem ili vanjskom tijelu nadlenom za
financiranje. Donosi se odluka hoe li se projekt financirati, te se
potpisuje ugovor s partnerskom vladom ili drugom ustanovom koji
ukljuuje financijske detalje provoenja.

Korisnost PCM ovisi prije svega o kvaliteti informacija koje su dostupne

i kako su te informacije iskoritene.
Projektni ciklus

Ustanovljavanje opih principa suradnje EU i dotine zemlje, bazira se

na identificiranju i analizi specifinih problema i mogunosti dotine
zemlje. U obzir se uzimaju prioriteti EU i lokalne zajednice, aktivnosti
drugih donatora, te mogunosti na lokalnoj i EU razini. Kad se odredi
fokus EU, ideje za projekte i programe se odrede openito, a rezultat
programiranja je Country Strategy Paper (strategija podrke dotinoj
zemlji).

Provoenje
Sredstva odreena projektom se upotrebljavaju da bi se postigla svrha
projekta (odnosno da ciljne grupe dou do planiranih koristi), te da bi
se postigli iri ciljevi projekta. Ovaj dio obino ukljuuje ugovore za
izvedbu studija, tehniku pomo, radove ili materijal. Procjenjuje se i
nadgleda uspjenost projekta i vre potrebne promjene u sluaju
promijenjenih uvjeta. Na kraju provedbe donosi se odluka da li projekt
time zavrava ili se aktivnosti nastavljaju.

Identifikacija
Unutar strategije identificiraju se i analiziraju problemi, potrebe i
interesi moguih sudionika te ideje za projekte i aktivnosti. Mogua je
izrada sektorske, tematske ili pred-studije da se bolje identificiraju,
odaberu ili istrae specifine ideje, ili da se odredi kakve su jo studije

Upravljanje projektnim ciklusom

Procjena

Osnovni format i struktura projekta i programskih dokumenata

Procjena je sistematska i objektivna provjera dizajna, provedbe i

rezultata nekog projekta tokom izvedbe ili na kraju projekta. Cilj je
odrediti relevantnost projekta i u kojoj mjeri su ispunjeni ciljevi, koliko
je efikasan razvoj projekta, te kakve su posljedice, utjecaj i odrivost
projekta (programa ili politike). Procjena treba donijeti vjerodostojne i
korisne podatke koje se moe iskoristiti da se nauene lekcije ukljue u
proces donoenja odluka krajnjih korisnika i donatora. Procjena se
moe raditi tokom provoenja (mid-term), na kraju (final) ili nakon
projekta (ex-post), da bi se pridonijelo provoenju projekta ili da se
naui lekcija za provoenje buduih projekata i programiranje.
Procjena treba dovesti do odluke hoe li se projekt nastaviti, popraviti
ili zaustaviti, a zakljuci i prijedlozi se trebaju uzeti u obzir pri planiranju
i provoenju buduih projekata.

Osnovni format prati strukturu i logiku logike matrice i reflektira proces

pripreme projekta. Nema znaajne razlike u fazama provoenja ili
procjene.
Saetak
Pozadina: opi ciljevi EU i vlade, poveznice s strategijom za
dotinu zemlju, itd.
Sektorska i problemska analiza, ukljuivi i analizu sudionika
Opis projekta-programa ciljevi i strategija postizanja ciljeva
(ukljuivi iskustva i veze s aktivnostima drugih donatora, opis
intervencije: ciljevi, strategija postizanja ciljeva, svrha projekta,
rezultati, aktivnosti i glavni indikatori uspjeha)
Pretpostavke, rizici, fleksibilnost
Nain provoenja
o Materijalna i nematerijalna sredstva
o Procedure organizacije i implementacije
o Raspored provoenja
o Procjena trokova i financijski plan
o Posebni uvjeti i sukladne mjere vlade i partnera
o Nadziranje i procjena
Faktori kvalitete:
o Sudjelovanje i vlasnitvo krajnjih korisnika
o Podrka na razini programske politike
o Odgovarajua tehnologija
o Socio-kulturalni aspekti
o Jednakost spolova
o Zatita okoline
o Sposobnost institucija i upravljanja
o Financijska i ekonomska odrivost
Prilog
o Logika matrica (ispunjena ili u nacrtu, ovisno o fazi
projekta)

Osnovni principi upravljanja projektnim ciklusom

Iako u praksi trajanje i vanost pojedine faze mogu biti razliiti od
projekta do projekta, osnovni proces je isti za sve projekte svih vrsta.
Osnovni principi PCMa su:

Upotreba logike matrice u analizi problema i nalaenju

odgovarajuih rjeenja (dizajniranje projekta);
Disciplinirana izrada osnovnih dokumenata dobre kvalitete za
svaku fazu projekta da bi se osiguralo strukturirano odluivanje
bazirano na solidnim injenicama;
Konzultacije i ukljuivanje glavnih sudionika koliko je god
mogue;
Jasno formuliranje i fokusiranje na cilj projekta, posebno u
odnosu na odrive koristi za ciljne grupe;
Ukljuivanje kljunih faktora kvalitete u dizajn projekta od
samog poetka.

Upravljanje projektnim ciklusom

optimalne rezultate projekta (smee unutra, smee van). Mnogi

drugi faktori su bitni za uspjeh projekta, posebno organizacijske
vjetine tima ili organizacije zaduene za provoenje.

Logika matrica
Upotrebljava se od 1970. godine kao osnovna metoda planiranja u
mnogim donatorskim agencijama.

Ispunjavanje logike matrice ne smije se shvatiti kao kopiranje formule.

Svaka logika matrica mora biti plod detaljne analize i zajednikog
planiranja ija kvaliteta e ovisiti o veem broju faktora:

Logika matrica je prezentacija rezultata analize na nain koji

omoguuje izricanje ciljeva projekta na sistematini i logiki nain.
Reflektira kauzalne odnose izmeu razliitih razina ciljeva, upuuje
kako dokazati da su ciljevi postignuti, i objanjava koje su pretpostavke
i rizici izvan kontrole projekta a mogu utjecati na njegov uspjeh.

Logika matrica je blisko povezana s osnovnim formatom programskih

dokumenata to je vidljivo i u poklapanju naslova i dijelova
dokumenata i matrice. Kritika analiza faktora kvalitete (ponekad
nazvanih faktori odrivosti) omoguuje usklaivanje svrhe projekta,
rezultata, aktivnosti, pretpostavki i indikatora uspjeha.

Dostupnim informacijama
Sposobnosti tima koji planira
Dobrim konzultacijama sa svim sudionicima koje osiguravaju
uravnoteenu zastupljenost razliitih interesa
Detaljnim razmatranjem nauenih lekcija.

Logika matrica je dinamiko orue koje se mora mijenjati i

prilagoavati kroz razvitak projekta i promjenu uvjeta tokom
provoenja.

Logika matrica je korisna ne samo za analizu problema i dizajn

projekta, ve i za provoenje i procjenu uspjeha. Matrica se u nacrtu
razvija ve u fazi pripreme (identifikacije) i ispunjava se sukladno
razvoju faza ocjenjivanja, financiranja, provoenja i procjene, postajui
time orue za upravljanje svakom fazom projekta i osnova za izradu
drugih orua, na primjer, detaljnog budeta, rasporeda odgovornosti i
aktivnosti, te nadzornog plana.

Pristup sastavljanju logike matrice ima dva stadija koji se progresivno

nadovezuju jedan na drugi u fazama identifikacije i procjene.

Ogranienja logike matrice

Faza analize u kojoj se analizira trenutana situacija da bi se

mogla razviti vizija poeljne (budue) situacije i da se izaberu
strategije kojima se moe postii. Glavna ideja je da se projekt
dizajnira tako da odgovori na probleme ciljnih grupa i krajnjih
korisnika (mukaraca i ena), te na njihove potrebe i interese.
etiri su koraka u fazi analize

Logika matrica je korisna za bolju formulaciju i strukturiranje ideja i

njihovu prezentaciju na jasni, standardni nain. Ako je logika pozadina
ideje loa, logika matrica bi trebala pokazati kontradikcije no ne moe
sama po sebi dizajnirati bolju ideju.

o
o
o
o

Logika matrica je samo orue za poboljanje planiranja i provoenja

projekata no kao takvo ima granice i ne moe sama garantirati
Upravljanje projektnim ciklusom

Analiza sudionika
Analiza problema (slika stvarnosti)
Analiza ciljeva (slika poboljane situacije u budunosti)
Analiza strategija (usporedba razliitih mogunosti
rjeavanja situacije)

Faza planiranja je razvoj projektne ideje u praktini, operativni

plan koji se moe primijeniti. U toj fazi se izrauje logika
matrica, aktivnosti i sredstva se definiraju i radi se raspored.

Vizualizacija problema u obliku dijagrama zvanog problemsko

drvo ili hijerarhija problema da bi se uspostavile uzronoposljedine veze.

Analiza je predoena kao dijagram u kojem su uzroci problema na dnu

a njegovi efekti na vrhu. Analiza se usredotouje na identifikaciju uskih
grla koje sudionici smatraju prioritetnima i koja ele prevladati.
Problemsko drvo predoava kompletnu sliku postojee negativne
situacije a najbolje rezultate se postie izradom dijagrama tokom
radionice u koju su ukljueni glavni sudionici. Analiza se moe
nadopuniti tehnikim, ekonomskim ili socijalnim studijama koje mogu
nadograditi rezultate do kojih su doli sudionici.

Faza analize
Analiza sudionika
Svi pojedinci, grupe, institucije i tvrtke koje bi mogle imati veze s
programom-projektom definirane su kao sudionici. Bitno je da se
analiza sudionika izvede tokom poetnih aktivnosti projektnog
planiranja.

Analiza ciljeva
Idealno bi bilo kad bi projekt bio dizajniran kroz interaktivne radionice
koje ukljuuju predstavnike glavnih sudionika i uravnoteenu
zastupljenost ena i mukaraca. Ako se tokom izrade projekta
promijene logike osnove projekta, i analiza sudionika bi trebala biti
ponovljena.

Analiza ciljeva je metodoloki pristup koji se upotrebljava da bi se:

Analiza sudionika je blisko povezana s analizom problema, jer bez

direktnog pogleda sudionika nee biti jasna niti priroda problema, niti
njihove potrebe, a niti mogua rjeenja.

Negativne situacije iz analize problema se preoblie u rjeenja,

izraene kao pozitivna dostignua. Ta pozitivna dostignua su u stvari
ciljevi. (Npr. Identificiran je problem premala poljoprivredna
proizvodnja koji se preoblii u pozitivno dostignue poveana
poljoprivredna proizvodnja i time postaje cilj poveanje
poljoprivredne proizvodnje.)

Analiza problema
Analiza problema identificira negativne aspekte postojee situacije i
uspostavlja uzrono-posljedine veze izmeu problema koji postoje.
Sastoji se od tri koraka:

Opisala situacija u budunosti nakon to se problemi rijee

Provjerila hijerarhija ciljeva
Ilustrirala veza izmeu sredstava i ciljeva kroz dijagram.

esto dijagrami sadre i neke ciljeve koji se ne mogu postii

zamiljenim projektom pa ih treba rijeiti kroz druge projekte. Neki
ciljevi mogu biti i nerealni, pa treba pronai drugaije naine da se
rijei problem ili se takav cilj naputa.

Precizna definicija okvira i subjekta analize

Identifikacija glavnih problema s kojima su suoeni sudionici i
krajnji korisnici

Analiza strategija
Upravljanje projektnim ciklusom

Strategije koje e se upotrijebiti da se doe do eljenih ciljeva predmet

su analize. Ta analiza ukljuuje odabiranje ciljeva koji e biti ukljueni u
projekt i odreivanje onih koji e ostati izvan njega, te odreivanje
specifine svrhe projekta i njegovih opih ciljeva. Ovaj korak zahtijeva
Jasne kriterije za izbor strategije
Identifikaciju moguih strategija kojima se postiu ciljevi
Izbor projektne strategije.
U hijerarhiji ciljeva, grupirani ciljevi slinog tipa se zovu strategije.
Jedna ili vie njih bit e odabrani za daljnje operacije prema svojoj
relevantnosti u ispunjavanju ciljeva te odrivosti strategije na dui rok.
Najrelevantnija i odriva strategija se odabire na osnovu nekoliko
dodatnih kriterija, na primjer prioriteta sudionika (mukaraca i ena),
mogunosti za uspjeh, budeta, usklaenosti strategije i ciljeva koje se
eli postii, potrebnog vremena, doprinosa smanjenju nejednakosti, itd.
Ovisno o irini problema i koliini posla koji pojedina strategija
ukljuuje, odabrane grupacije ciljeva (strategije) mogu initi dijelove
programa ili zasebne projekte.
Faza planiranja
Izgradnja logike matrice
Logika matrica je vizualna prezentacija osnova projekta na razumljiv
nain. Sastoji se od 4 stupca i 4 reda.
Vertikalna logika identificira namjere projekta, objanjava uzrone veze
i specificira vane pretpostavke i nejasnoe izvan kontrole upravitelja
projekta. Razine u matrici po vertikalnoj osnovi proizlaze jedna iz
druge, poevi s preduvjetima i planiranim aktivnostima.
Horizontalna logika odnosi se na mjerenje efekata projekata i
sredstava koja se u projektu upotrebljavaju, kroz specifikaciju glavnih
indikatora uspjeha i izvora prema kojima e biti provjereni.
Upravljanje projektnim ciklusom

Prvi stupac: Logika intervencije

Rezultati
su
proizvodi
provedenih
aktivnosti,
ijom
kombinacijom se postie svrha projekta, to jest da ciljna grupa
poinje uivati koristi od projekta.

Aktivnosti su sve akcije i sredstva koja se trebaju poduzeti ili

moraju biti na raspolaganju da bi se proizveli eljeni rezultati.
Aktivnosti daju pregled to e se u stvari poduzeti projektom.

Izlae osnovnu strategiju na kojoj se osniva projekt:

Aktivnosti i sredstva koja treba mobilizirati (materijalna i

nematerijalna sredstva);
Izvravanjem tih aktivnosti postiu se rezultati;
Rezultati zajedniki vode postizanju svrhe;
Svrha projekta doprinosi opem cilju.

Drugi stupac: Objektivno provjerljivi indikatori

Obino se o rezultatima, svrsi i opem cilju zajedniki govori kao o

ciljevima, a postoje 4 razine ciljeva:

Operativni opis opih ciljeva, svrhe projekta i rezultata. Opisuje ciljeve

projekta u okvirima kvantitete, kvalitete, ciljnih grupa, vremena i
mjesta. Dobar indikator mora biti SMART (kratica koja oznaava:
specifian, odnosno da mjeri ono to treba mjeriti; mjerljiv; dostupan po
prihvatljivoj cijeni; relevantan to se tie cilja na kojeg se vee, te
vremenski odreen.)

Opi ciljevi projekta/programa objanjavaju zato je projekt

bitan cjelokupnom drutvu kroz dugorone doprinose krajnjim
korisnicima i ire doprinose drugim grupama. Pokazuju takoer
kako je program/projekt usklaen s regionalnim odnosno
sektorskim politikama vlade/organizacija ukljuenih u projekt
odnosno Europske komisije, te kako je usklaen s ciljevima
programske politike EK. Opi ciljevi ne mogu se postii samo
kroz projekt, on samo doprinosi postizanju opih ciljeva u
kombinaciji s drugim projektima i programima.

Materijalna i nematerijalna sredstva potrebna za izvoenje planiranih

aktivnosti spadaju u ovaj stupac umjesto indikatora za aktivnosti. Grubi
plan potrebnih sredstava treba biti oznaen u ovoj kuici logike
matrice. Aktivnosti su vezane uz razliite rezultate (jednom aktivnou
moe se postii vie rezultata i obrnuto), tako da se indikatori za
aktivnosti obino detaljnije prireuju u toku izrade rasporeda aktivnosti
gdje su bolje specificirane.

Svrha projekta je direktni cilj kojeg se treba postii provedbom

projekta i koji e najvjerojatnije i nadivjeti projekt. Svrha se
treba vezati na centralni problem i treba biti definirana u
okvirima odrive koristi za ciljnu grupu. Svrha treba reflektirati
jednakost izmeu spolova u postignutoj koristi. U svakom
projektu treba postojati samo jedna svrha. Vie od jedne svrhe
moglo bi upuivati na pretjerano kompleksan projekt i mogue
probleme u upravljanju tim projektom. Vie projektnih svrha
mogu biti znak nejasnih ili konfliktnih ciljeva. Kritini korak u
dizajniranju projekta je jasno odrediti i dogovoriti se oko svrhe
projekta jer o tome ovisi uspjeh cijelog projekta.

Trei stupac: Kako e se provjeriti indikatori (izvori informacija)

Izvori podrazumijevaju dostupnost informacije o indikatorima dakle
gdje i kako (u kojem obliku) e se moi provjeriti da su ciljevi, svrha i
rezultati postignuti kako je opisano u objektivno provjerljivim
indikatorima.
U ovaj stupac pripadaju i trokovi odnosno izvori financiranja projekta,
gruba procjena.

Upravljanje projektnim ciklusom

etvrti stupac: Pretpostavke

Identifikacija svrhe

U toku faze analize postat e jasno da projekt sam po sebi ne moe

postii sve ciljeve identificirane analizom. Kad se izabere strategija, svi
ciljevi koji nisu ukljueni u logiku intervencije kao i vanjski faktori ostat
e izvan projekta. Oni utjeu na izvedbu projekta i njegovu dugoronu
odrivost ali nee biti direktno pod kontrolom projekta. Ti uvjeti moraju
biti ispunjeni da bi projekt uspio, pa ih se ukljuuje kao pretpostavke u
etvrti stupac logike matrice. Dakle, pretpostavke su odgovor na
pitanje: koji vanjski faktori koji nisu pod kontrolom projekta mogu
utjecati na njegovu izvedbu i dugoronu odrivost?

Izaberite jedan cilj iz hijerarhije ciljeva koji opisuje odrivu korist ciljnoj
grupi. Najbolje je poeti od dna drveta jer se tako lake identificira
svrha.
Identifikacija opeg cilja
Izaberite jedan ili vie ciljeva s vrha hijerarhije ciljeva koji opisuju
dugotrajne koristi za drutvo ili sektor na koji se projekt odnosi.
Identifikacija rezultata

Vertikalna logika u logikoj matrici funkcionira ovako:

Izaberite ciljeve koji po logici sredstvo do cilja postiu svrhu to su

rezultati. Dodajte i druge rezultate koji doprinose postizanju svrhe. Njih
je mogue identificirati pratei dodatnu analizu mogunosti i rizika za
situaciju na koju se odnose.

Kad se ispune preduvjeti, aktivnosti mogu poeti;

Kad su izvrene aktivnosti, i ako su se ispunile pretpostavke s
te razine, postii e se rezultati;
Kad su rezultati postignuti i ako su se ispunile pretpostavke s te
razine, postii e se svrha projekta;
Kad se postigne svrha projekta i ako su se ispunile
pretpostavke s te razine, projekt je pridonio postizanju opih
ciljeva.

Identifikacija aktivnosti
Izaberite ciljeve koji po logici sredstvo do cilja postiu rezultate i
pretvorite ih u aktivnosti. Aktivnosti se formuliraju tako da glagol bude
na poetku (npr. organizirati radionice, koordinirati glavne sudionike
itd.) Dodajte druge aktivnosti koje ste identificirali kroz analizu
mogunosti i rizika, dodatne studije, diskusiju sa sudionicima i sl.
pazei pritom na specifine interese slabo zastupljenih grupa.

Kako identificirati logiku intervencije?

Kad se sudionici sloe to e biti svrha projekta, ciljevi koji lee unutar
opsega projekta mogu se prebaciti iz popisa ciljeva (nastalog na
temelju problemskog drveta) u logiku matricu. Ciljevi odabrani za
uvrtavanje u projekt prebacuju se u prvi stupac logike matrice.
Postoje 4 stupnja ciljeva, pa je tokom ove faze vano tono odrediti da
su stupnjevi tono odreeni.

Ponovo provjerite odnose sredstava i ciljeva te dodajte jo aktivnosti

ako je potrebno.
U matricu upiite samo glavne aktivnosti i poveite ih s rezultatima
brojevima (npr. aktivnost 1.3 povezana je s rezultatom 1, aktivnost 3.5
povezana je s rezultatom 3 i sl.)

Upravljanje projektnim ciklusom

Kako identificirati pretpostavke?

Vanost i mogunost ispunjavanja vanjskih uvjeta treba biti odreena
kroz identifikaciju mogueg rizika vezanog uz projekt. Neki od uvjeta
biti e kritini za uspjeh projekta a neki e biti samo od marginalne
vanosti. Kad su pretpostavke identificirane, izraava ih se u obliku
poeljne situacije tako da mogu biti provjerene i procijenjene. Unesene
su u finalnom obliku na odgovarajuu razinu logike matrice.

Podrka kroz programsku politiku kvaliteta programske

politike relevantnog sektora i stupanj podrke partnerske vlade
nastavku projektnih usluga i nakon zavretka donatorskog
financiranja.

Odgovarajua tehnologija moe li tehnologija koja je

upotrijebljena u projektu nastaviti funkcionirati due vrijeme
(npr. dostupnost rezervnih dijelova, dovoljna regulacija zatite,
lokalna znanja upotrebe i popravaka tehnolokih rjeenja).

Socio-kulturoloki problemi kako projekt ukljuuje lokalne

socijalne i kulturne norme i stavove i koje su mjere poduzete da
ciljne grupe i krajnji korisnici imaju pristup uslugama
predvienim projektom i koristi od njega i nakon zavretka
provedbe.

Jednakost spolova kako projekt pristupa specifinim

potrebama i interesima ena i mukaraca i hoe li oba spola
imati ravnomjeran pristup uslugama i infrastrukturi nakon
zavretka projekta, tj. hoe li projekt pomoi u smanjivanju
eventualno postojee nejednakosti na dui rok.

Zatita okoline u kojoj e mjeri projekt zatiti ili unititi okolinu

odnosno hoe li na dui rok podrati ili usporiti ostvarenje
koristi u temama vezanim za zatitu okoline.

Kapacitet institucija i upravljakih struktura sposobnost i

odlunost institucija koje provode program da ga provedu i da
nastave aktivnosti i pruanje usluga i nakon zavretka
donatorske podrke.

Ekonomska i financijska opravdanost u kolikoj mjeri su koristi

od projekta vee nego njegovo kotanje, odnosno je li projekt
opravdana dugorona investicija.

Faktori kvalitete (odrivosti)

Projekt se moe nazvati odrivim kad i nakon zavretka donatorskog
financiranja ciljnim grupama nastavlja donositi korist. U prolosti se
dolo do spoznaja da projekti ne uspijevaju postii odrivost jer kritini
faktori uspjeha nisu uzeti u obzir. Kvaliteta nije samo tema kojom se
treba baviti neposredno prije kraja projekta ve je treba ukljuiti u
planiranje projekta od poetka, te zato upotrebljavamo taj izraz
umjesto uobiajenog izraza odrivost koja se odnosi samo na
dugorone efekte projekta.
to su faktori kvalitete?
Iskustvo je pokazalo da dugotrajna odrivost projekta ovisi o sljedeim
faktorima:

Korisniko vlasnitvo do koje mjere su ciljne grupe i krajnji

korisnici projekta (s posebnim osvrtom na jednakost po
spolovima) sudjelovali u izradi projekta i koliko su ukljueni u
njegovu provedbu, tj. hoe li projekt imati potporu od strane
korisnika i nakon zavretka financiranja kroz fondove EU.

Upravljanje projektnim ciklusom

10

Sadraj i relativna vanost ovih faktora ovise o kontekstu i specifinom

sadraju projekta. Pri dizajniranju projekta treba ove faktore svakako
uzeti u obzir.

Jednakost spolova:
Jesu li poduzete mjere koje e omoguiti da projekt ispuni potrebe
ena i mukaraca i hoe li na dui rok pomoi smanjivanju postojeih
nejednakosti?

Kako pri planiranju ukljuiti faktore kvalitete?

Kapacitet institucija i upravljakih struktura:
Postoje li dokazi da e institucije koje provode program imati dovoljne
kapacitete i sredstva (ljudske resurse i financijska sredstva) da
efikasno rukovode projektom te da nastave pruati usluge na dui rok?
Ako kapaciteti nedostaju, koje su mjere poduzete da se izgrade tokom
provedbe projekta?

Kad se pri izradi logike matrice odrede logika intervencije (prvi

stupac) te pretpostavke (etvrti stupac) nastavlja se pregledom
(pitanjima) vezanim uz kvalitetu projekta.
Korisniko vlasnitvo:
Kakvi dokazi postoje da sve ciljne grupe podravaju projekt? Koliko
aktivno su ukljueni i koliko e aktivno biti ukljueni/konzultirani u
pripremu i provedbi projekta? U kolikoj se mjeri slau s ciljevima
projekta i koliko su spremni podrati projekt?

Ekonomska i financijska opravdanost:

Postoje li dokazi da e koristi od projekta opravdati uloena sredstva,
te da je projekt najbolji nain da se odgovori na potrebe ciljnih grupa?

Podrka kroz programsku politiku:

Postoji li sveobuhvatna i odgovarajua sektorska programska politika
na razini nacionalne vlade? Postoje li dokazi o dovoljnoj potpori
odgovarajuih upravnih struktura koje e omoguiti donoenje
potrebnih dodatnih uredbi i raspodjelu potrebnih sredstava (ljudskih,
financijskih i materijalnih) za vrijeme i nakon provedbe projekta?

Kako identificirati objektivno provjerljive indikatore i izvore

identifikacije?
Objektivno provjerljivi indikatori opisuju ciljeve projekta u operativno
mjerljivim jedinicama (kvantiteta, kvaliteta, ciljne grupe, vrijeme,
mjesto). Specifikacija objektivno provjerljivih indikatora slui kao
provjera opravdanosti ciljeva i osnova je sistema praenja projekta.
Objektivno provjerljivi indikatori moraju biti konzistentno mjerljivi po
prihvatljivoj cijeni.

Odgovarajua tehnologija:
Postoje li dokazi da je mogue upotrebljavati odabranu tehnologiju po
pristupanoj cijeni i u skladu s lokalnim uvjetima i mogunostima svih
korisnika za vrijeme i nakon provedbe projekta?

Izvori informacije za provjeru indikatora su dokumenti, izvjetaji i drugi

izvori.

Socio-kulturoloki problemi:
Ukljuuje li projekt lokalne socijalne i kulturne norme i stavove? Hoe li
projekt promovirati jednakost pristupa i koritenja usluga svim
zajednicama i grupama?

Dobar indikator mora biti SMART (kratica koja oznaava: specifian,

odnosno da mjeri ono to treba mjeriti; mjerljiv; dostupan po
prihvatljivoj cijeni; relevantan to se tie cilja na kojeg se vee, te
vremenski odreen.)

Upravljanje projektnim ciklusom

11

Indikatori na razini rezultata ne bi trebali biti zbroj onoga to je

napisano na razini aktivnosti nego bi trebali opisati posljedice
aktivnosti. Ponekad treba odrediti nekoliko indikatora za jedan cilj koji
zajedno odreuju u kojoj mjeri je cilj postignut, no treba izbjei zamku
ukljuivanja prevelikog broja indikatora.

Ljudski resursi i materijalna sredstva su sredstva potrebna za

provoenje projekta. Trokovi su financijski izraaj identificiranih
potrebnih sredstava. Treba ih predoiti u standardiziranoj formi koja e
identificirati doprinos Europske komisije, vlade i drugih financijera
projekta. To znai da aktivnosti trebaju biti dovoljno precizno odreene
da bi se moglo pretpostaviti kolika e materijalna i nematerijalna
sredstva biti potrebna za njihovo provoenje, to ukljuuje i sredstva
potrebna za potporu voenju projekta. Posebnu panju treba posvetiti
cijeni sakupljanja informacija za provjeru indikatora.

Indikatore treba odrediti za vrijeme identifikacije i formulacije projekta,

no esto ih treba podrobnije odrediti tokom provoenja projekta kad
postanu dostupne nove informacije i kad postane vidljiva potreba za
praenjem rezultata. Vano je da indikatori koji se odnose na svrhu
projekta (centar ravnotee projekta) ukljuuju i odrive koristi za
ciljnu grupu.

Konana provjera kvalitete logike matrice

Istovremeno sa odreivanjem indikatora treba odrediti i izvore

informacija kroz koje e se indikatori potvrditi. Izvori trebaju imati
odreeni format (npr. izvjetaj o napredovanju, raunovodstveni
izvjetaji, biljeke, slubena statistika itd.), treba navesti tko e dati
informacije (izvor) i koliko esto e se informacije prikupljati (mjeseno,
kvartalno, godinje i sl.)

Kad su uneseni podaci za sredstva i trokove, logika matrica se

smatra gotovom, no treba je provjeriti da li je/su:

Za izvore izvan projekta treba provjeriti dostupnost, tonost i

relevantnost. U projektu treba predvidjeti trud i cijenu rada potrebnog
da se do podataka doe. Obino je kompleksnost dolaenja do
informacija direktno vezana uz trokove, pa postoji mogunost da se
neki indikator mora zamijeniti drugim koji nee biti tako skup u dobavi.
Npr. umjesto provoenja detaljnog istraivanja o prihodu farmi, mogu
se u obzir uzeti promjene u prodaji potreptina za farme, npr. alata,
kuanskih aparata itd.

vertikalna logika kompletna i tona;

indikatori i izvori informacija dostupni i na njih se moe osloniti;
preduvjeti realistini;
pretpostavke realistine i potpune;
rizici prihvatljivi;
vjerojatnost uspjeha prilino visoka;
kvaliteta ukljuena pri izradi projekta i ako je bilo mogue,
izraena kroz aktivnosti, rezultate ili pretpostavke;
koristi opravdavaju sredstva;
dodatna ispitivanja potrebna.

Ovu provjeru mogu napraviti i osobe koje nisu bile ukljuene u izradu
logike matrice zbog vee objektivnosti, naroito ako je mogue da
provjeru obave osobe iz Europske Komisije ili slubenici vlade koja
sufinancira projekt.

Kako identificirati sredstva i trokove?

Sredstva i trokovi zamjenjuju indikatore i izvore informacija na razini
aktivnosti, dakle za aktivnosti se u logikoj matrici ne trebaju izraziti
indikatori i izvori informacija, ali ih se moe kasnije identificirati kad se
priprema raspored aktivnosti.

Logika matrica je korisno orue pri planiranju i voenju projekta ako je

se promatra kao dinamiko orue koje treba revidirati i dopunjavati
tokom projekta i zbog promijenjenih uvjeta.

Upravljanje projektnim ciklusom

12

European Commission
EuropeAid Co-operation Office
General Affairs
Evaluation
Manual Project Cycle Management, March 2001
Neslubeni prijevod obraen za vlastite potrebe
Upravljanje projektnim ciklusom

13