Mengenalpasti Masalah /

Projek Pembaikan

Cadangan dan Penyelesaian

Projek
i. Cawangan Audit

Data Masalah Kelewatan Pengeluaran

Laporan Dan Penyata Kewangan
Beraudit Melebihi Tempoh 30 hari

ii. Cawangan Pembangunan

Tahap Kecekapan Proses Kerja

Pelupusan Aset Projek Pembangunan
Yang Boleh Ditingkatkan

Cadangan dan Penyelesaian

Projek
iii. Cawangan Urusan Pendaftar

Audit Pengurusan

iv. Cawangan Pentadbiran & Kewangan

Penganjuran Kursus Asas Pengurusan

Projek Perlu Memenuhi Kehendak
Pelanggan

v. Cawangan Teknologi Maklumat

Tiada Cadangan

Penjelasan Projek
i.

Data Masalah Kelewatan Pengeluaran

Laporan Dan Penyata Kewangan
Beraudit Melebihi Tempoh 30 hari

ANALISIS CADANGAN ISU 1 ( KAEDAH 5W + H )

( WHAT ) APA MAKSUD
KELEWATAN?

KELEWATAN PENGELUARAN LAPORAN

DAN PENYATA KEWANGAN BERAUDIT
MELEBIHI TEMPOH PIAGAM
PELANGGAN IAITU 30 HARI YANG
DITETAPKAN

( WHY ) MENGAPA BERLAKU?

BEBAN KERJA BANYAK

KERTAS KERJA AUDIT TIDAK LENGKAP
DERAF LAPORAN TIDAK SERAGAM
KEKERAPAN PINDAAN

( WHEN ) BILAKAH BERLAKU?

WAKTU BEBAN PUNCAK IAITU DARI

BULAN MAC HINGGA JULAI IAITU
TEMPOH PP MENJALANKAN MESYUARAT
AGUNG TAHUNAN

( WHO ) SIAPA YANG

MENERIMA KESAN ISU INI?

PEGAWAI AUDIT, PEMBANTU AUDIT,

PEMBANTU TADBIR DAN PEMBANTU
TADBIR RENDAH

( WHERE ) DIMANAKAH
KEADAAN INI DITEMUI?

CAWANGAN AUDIT PERTUBUHAN LPP

NEGERI JOHOR

( HOW ) BAGAIMANAKAH
IANYA BERLAKU

FAKTOR MANUSIA, KAEDAH DAN

BAHAN MENJADI PUNCA KEPADA
MASALAH BERLAKU

DATA MASALAH KELEWATAN PENGELUARAN LAPORAN DAN PENYATA

KEWANGAN BERAUDIT MELEBIHI TEMPOH 30HARI
(KAJIAN 5 BULAN/TAHUN 2011)
Sumber: Buku Daftar Rekod dan Pencapaian Objektif Kualiti

MAC

APRI
L

MEI

JUN

JULAI

JUMLA
H

BIL PP YANG
DIKELUARKA
N

33

47

61

49

29

219

KELEWATAN

19

42

18

97
LEWAT
44%

Penjelasan Projek
ii. Proses Kerja Pelupusan Aset Projek
Pembangunan Yang Boleh Ditingkatkan

ANALISIS CADANGAN ISU 2 ( KAEDAH 5W + H )

( WHAT ) APAKAH ISU YANG
DIKENALPASTI?

TAHAP 54% KECEKAPAN PROSES KERJA

PELUPUSAN ASET PROJEK-PROJEK
PEMBANGUNAN YANG BOLEH
DITINGKATKAN

( WHY ) MENGAPA PERKARA

INI DIPILIH SEBAGAI ISU?

MELIBATKAN KEPENTINGAN KERAJAAN

DAN RAKYAT, DI MANA PENAMBAHBAIKANNYA AKAN MENINGKATKAN
KEYAKINAN KERAJAAN DAN RAKYAT
TERHADAP PENGURUSAN
PELAKSANAAN DAN PEMANTAUAN
PROJEK OLEH LPP.

( WHEN ) BILAKAH BERLAKU?

SEPANJANG MASA KETIKA

MELAKSANAKAN PROSES PELUPUSAN
ASET PROJEK.

( WHO ) SIAPA YANG

MENERIMA KESAN ISU INI?

AHLI PPK (PELADANG / PENTERNAK /

USAHAWAN), PPK, LPP DAN NEGARA.

( WHERE ) DIMANAKAH
KEADAAN INI DITEMUI?

DI PERINGKAT PEMEROSESAN PERMOHONAN PELUPUSAN ASET PROJEK.

( HOW ) BAGAIMANAKAH ISU

INI BOLEH MEMBERI KESAN
KEPADA PROSES
PENYAMPAIAN

NORMA PROSES KERJA PELUPUSAN

ASET PROJEK SEDIA ADA MELIBATKAN
45% MASA TIADA TAMBAHNILAI
8
MENJADIKAN KECEKAPAN KERJA

NORMA MASA PROSES KERJA BAGI SATU PERMOHONAN

PELUPUSAN ASET PROJEK PEMBANGUNAN ( HARI )
BI
L

AKTIVITI

MTN

MS

Penerimaan permohonan dari PPK oleh Desk

Officer

Semakan awal (Lengkap/Tidak Lengkap)

mengikut Pekeliling Ketua Pengarah Bil. 1 Tahun
2006.

0.13

Permohonan tidak lengkap, dihantar balik

kepada PPK.

0.06

Memproses permohonan yang lengkap.

Lawatan penyiasatan oleh AJK Pelupusan LPP

Negeri.

Penyediaan laporan penyiasatan oleh AJK.

Mesyuarat Pelupusan Peringkat LPP Negeri.

Bagi nilai aset RM50,000 ke bawah, kelulusan di

peringkat LPP Negeri. Kelulusan dihantar
kepada PPK untuk melaksanakan tindakan
pelupusan.

10

0.86
1

Tindakan pelupusan 1: Serahan kepada PPK

10

10

Tindakan pelupusan 2: Bakar/Tanam/Buang

11

MS : Masa Semak

MP

MTN : Masa Tambah Nilai

MT

MT : Masa Tunggu

MP : Masa

Jadual 07 : NORMA MASA PROSES KERJA BAGI SATU PERMOHONAN

PELUPUSAN ASET PROJEK PEMBANGUNAN ( HARI )
BIL

AKTIVITI

MTN

14

Bagi nilai aset RM50,001 ke atas, laporan

akan dihantar ke LPP K/Lumpur untuk
kelulusan.

15

Terima kelulusan dari LPP Kuala Lumpur.

16

Kelulusan dihantar kepada PPK untuk

melaksanakan tindakan pelupusan.

17

Tindakan pelupusan 1: Serahan kepada

PPK

10

18

Tindakan pelupusan 2:
Bakar/Tanam/Buang

11

19

Tindakan pelupusan 3: Di jual/lelong

16

20

Memproses sijil pelupusan, hantar ke LPP

K/Lumpur untuk tujuan rekod dan
penutupan fail projek.

21

Terima surat penutupan fail projek dari

LPP K/Lumpur, dan proses pelupusan
selesai
JUMLAH HARI

MTN : Masa Tambah Nilai

MS : Masa Semak

MS

MT

MP

25.4
15

12.7

88.8 0.19 50.8

6 : Masa Tunggu
0
MT

25.1
105

Semakan Ke Atas Norma Masa Dan Peratus Masa Proses Kerja Bagi Satu
Permohonan Pelupusan Aset Projek Pembangunan ( Hari )
Sumber: MANUAL PROSEDUR KERJA CAWANGAN PEMBANGUNAN

MTN : MASA TAMBAH NILAI

MT : MASA MENUNGGU
MP : MASA PINDAH
MS : MASA SEMAK

11

Penjelasan Projek
iii. Penganjuran Kursus Asas Pengurusan
Projek Perlu Memenuhi Kehendak
Pelanggan

ANALISIS CADANGAN ISU 3 ( KAEDAH 5W + H )

( WHAT ) APAKAH ISU YANG
DIKENALPASTI?

92% PENGANJURAN KURSUS YANG

( WHY ) MENGAPA PERLU

MEMENUHI KEHENDAK
PELANGGAN ?

BAGI MEMASTIKAN OBJEKTIF

JABATAN UNTUK MELAHIRKAN
GOLONGAN PELADANG KOMERSIAL
YANG BERDAYA SAING TERCAPAI

( WHEN ) BILAKAH PENGANJURAN

KURSUS INI DIBUAT?

DI SEPANJANG TAHUN

( WHO ) SIAPA YANG

BERTANGGUNGJAWAB?

UNIT LATIHAN, SEMUA UNIT DI

CAWANGAN PEMBANGUNAN & IPP

( WHERE ) DIMANAKAH MAKLUMAT

BAGI MENGETAHUI KEHENDAK
PELANGGAN DAPAT DIKETAHUI?

SEMASA SETIAP KALI KURSUS

DIANJURKAN

( HOW ) BAGAIMANA MAKLUMAT

DIPEROLEHI?

MELALUI BORANG SOALSELIDIK

BAGI MENILAI KEBERKESANAN
KURSUS YANG DIEDAR KEPADA
SETIAP PESERTA

MEMENUHI KEHENDAK PELANGGAN

13

JADUAL KEKERAPAN TAHAP KEPUASAN

HATI PESERTA KURSUS
ANJURAN JABATAN (MAC JULAI 2011)
JENIS KURSUS

Jum.
Pesert
a

Bil.
Peserta
puas
hati

%
berpua
s hati

Pengurusan
Perakaunan
Projek

35

35

100.0

Teknologi
Penanaman
Padi

50

40

80

Amalan
Pertanian Baik
(GAP)

34

25

73.5

Usahawan IKS

33

29

87.8

Pengurusan
Ladang

50

50

100.0

Persijilan
Halal

30

30

100.0

Penanaman
Cili

24

24

100.0

Graf Turus Kekerapan dan Carta Pie Peratus

Peserta Yang Berpuas Hati Dengan Kandungan
Kursus (Mac - Julai 2011)

7.9 %

Pengurusan
35
35
100.0
Puashati
Projek
Ternakan
Ayam
Sumber : Soalselidik Pelanggan Oleh Unit Latihan & IPP Johor

92.1 %

Tidak puashati
14

Penjelasan Projek
iv. Audit Pengurusan

Pemilihan Projek

TAJUK
MASALAH

SPESIFIC

MEASURAB
LE

ACHIEVAB
LE

REALISTIC

TIME

Kelewatan
Pengeluaran
Laporan Dan
Penyata Kewangan
Beraudit Melebihi
Tempoh 30 Hari

Terlibat Dlm
Proses Utama
Bhg Dan
Peruntukan
Akta

Data Dari
Borang
Tindakan
Kerja, Daftar
Rekod Dan
Laporan
Objektif
Kualiti

Melibatkan
Pembantu
Tadbir
Rendah &
Pegawai
Audit

Penyediaan
Laporan
Secara
Elektronik

Boleh
Diselesaika
n Dalam
Tempoh
Masa

Proses Kerja
Pelupusan Aset
Projek
Pembangunan Yang
Boleh Ditingkatkan

Melibatkan
Prestasi
Pelupusan
Peringkat
Negeri

Data
Peruntukan
Projek
Pembanguna
n & Ushawan

Melibatkan
Usahawan &
Kakitangan
PP

Melibatkan
Infa Struktur
& Harta
Modal
Kerajaan

Boleh
Diselesaika
n Dalam
Tempoh
Masa

Penganjuran Kursus
Asas Pengurusan
Projek Perlu
Memenuhi
Kehendak
Pelanggan

Melibatkan
Peserta Ahli &
Kakitangan PP

Data Soal
Selidik Unit
Latihan LPP
Negeri Johor

Melibatkan
Perancanga
n Latihan
Yang
Ditetapkan

Melibatkan
Peruntukan
Yang Diberi

Boleh
Diselesaika
n Dalam
Tempoh
Masa

Audit Pengurusan

Melibatkan PP
dan LPP
Negeri Johor

Boleh
Diselesaika
n Dalam
Tempoh
Masa

Pemilihan Masalah Mengikut

Keutamaan
Isu/Masalah

Kos

Kekerapan

Tenaga

Masa

Jumlah

10

12

WAJARAN

- 1 (Kurang) - 2(Sederhana)

Bil

- 3 (Banyak)

Isu / Masalah

1Masalah:
Kelewatan Pengeluaran Laporan
Tempoh 30 Hari

Dan Penyata Kewangan Beraudit Melebihi

Proses Kerja Pelupusan Aset Projek Pembangunan Yang Boleh Ditingkatkan

Penganjuran Kursus Asas Pengurusan Projek Perlu Memenuhi Kehendak Pelanggan

Audit Pengurusan