OLEH

SITI SALMAH BT SULAIMAN

MUNSYI DEWAN

 Tatasusila mesyuarat merupakan satu

proses untuk meningkatkan tahap
keberkesanan mesyuarat.
Protokol mesyuarat meliputi susun atur
ahli dan peralatan tempat mesyuarat.
Penting untuk kejayaan, kelancaran
mesyuarat dan meningkat imej penganjur
mesyuarat

LANGKAH MEWUJUDKAN
TATASUSILA MESYUARAT
Elakkan gangguan telefon kecuali perkara

penting;
Tidak meninggalkan bilik mesyuarat tanpa
kebenaran;
Elakkan cara duduk yang tidak bersopan dan
menunjukkan kurang minat;
Mendengar dengan aktif dan memberi
perhatian
Mencari perkara-perkara yang positif; dan
Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang aktif.

DEFINISI SUSUN ATUR

Menempatkan ahli mesyuarat

menurut keutamaan, kekananan

dan fungsi ahli, dan menentukan
lokasi peralatan serta kelengkapan
sesuai dengan keluasan ruang bilik
mesyuarat.

PRINSIP SUSUN ATUR

Terdapat empat prinsip utama iaitu;
Susunan keutamaan ahli
Pengerusi merupakan orang terutama yang

memimpin mesyuarat;
Di antara ahli yang bergelar ( spt. Tun, Tan Sri
atau Dato ) mendahului mereka yang tidak
bergelar;
Penjawat awam bergelar mendahului penjawat
swasta (gelaran anugerah kebesaran tidak
diambil kira); dan
Penjawat yang lebih kanan mendahului
mereka yang lebih rendah (walaupun
menyandang sebarang gelaran).

Susunan tempat duduk

Tempat duduk pengerusi mesti dapat

memandang ahli;
Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling
hampir dengan pengerusi di sebelah kanan;
Kedudukan ahli lain hendaklah diselangselikan, berasaskan keutamaan dan
kekananan mereka;
Ahli yang berfungsi (membuat persembahan)
duduk di kerusi terakhir bersetentangan
dengan pengerusi disebelah kiri (*).
Setiausaha duduk di meja khas (*).
(*) Pengerusi boleh mengubah kedudukan
mengikut kesesuaian.

 Kelengkapan Dan Peralatan

Peralatan dan kelengkapan perlu

berfungsi dengan baik;

Peralatan dan kelengkapan mudah
dicapai dan digunakan.

 Pelan susun atur bilik mesyuarat

Disusun mengikut tujuan mesyuarat;

Menyebarkan maklumat;
Membuat keputusan; dan
Rundingan.

Contoh susun atur

menyebar
maklumat

10

Contoh susun atur

menyebar maklumat

11

Contoh susun atur membuat keputusan

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi bagi
bilangan peserta yang tidak ramai.

Sesuai untuk perbincangan dan kompromi

bagi bilangan peserta yang ramai.

12

Contoh susun atur membuat keputusan

Sesuai apabila bilangan peserta adalah
ramai dan kawalan lebih ke atas ahli
diperlukan.

Sesuai apabila bilangan peserta terlalu rama

13

KEPENTINGAN AGENDA
Perkara yang hendak dibincangkan

dalam mesyuarat.
Untuk menentukan tiada perkaraperkara mustahak tertinggal.
Untuk menentukan perbincangan
dijalankan dengan teratur.
Untuk memberitahu ahli mesyuarat
perkara-perkara yang hendak
dibincangkan.

MENYEDIAKAN AGENDA
Tentukan perkara yang penting

tidak tertinggal.
Bincang dengan Pengerusi/Ketua
Jabatan.
Rujuk kepada minit mesyuarat
yang lepas.
Sediakan fail/folder khas untuk
mendapatkan kertas-kertas
dokumen dalam mesyuarat.

SUSUNAN

AGENDA

Perutusan Pengerusi.
Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
Perkara-perkara berbangkit.
Senarai perkara baharu yang hendak
dibincangkan.
Pembentangan kertas kerja.
Hal-hal lain.
Penutup.

Urusetia hendaklah menyatakan sama ada ahli-ahli yang dijemput

dibenarkan menghantar
wakil. Sekiranya dibenarkan, jawatan wakil hendaklah dinyatakan

ALAT-ALAT PANDANG DENGAR

KERTAS MAHJUNG
PAPAN PUTIH
OVERHEAD PROJECTOR
SLIDE PROJECTOR
ALAT PERAKAM VIDEO DAN TV
TAYANGAN FILEM/VIDEO
MODEL ATAU CONTOH PROJEK.

SENARAI SEMAK TUGAS

MENYEDIAKAN BILIK MESYUARAT
TENTUKAN:

Bilik mesyuarat
Kerusi dan meja mencukupi
Lampu-lampu boleh digunakan
Kipas dan alat hawa dingin berjalan baik
Papan putih, pen dan pemadam
Alat projektor
Alat pembesar suara

 SEDIAKAN:
Gelas minuman dan air dalam jug.
Pensel, pen dan kertas tulis.

BAWA:
Minit mesyuarat yang lalu.
Peraturan-peraturan mesyuarat.
Dokumen-dokumen yang diperlukan.