www.dialogcampus.

hu

Minden, amit
aziratkezelsrl
tudni kell

Dialg Campus Kiad Dm Kiad BudapestPcs

Szerzk
Csti Csaba (1., 5., 6.10., 9.1 fejezet)
dr. Bod Attila Pl (2., 33.2., fejezet)
dr. Tafferner Tams (3.3., 44.2., 6.2., 6.10. fejezet)
Varga Lszl (4.3., 6.2., 9.2., 12. fejezet)
Pataki Tams (66.1., 6.36.9. fejezet)
Erdsi Pter Mt (7. fejezet)
Surnyin dr. Temesi Mria (8. fejezet)
Szittner Kroly (1010.1. fejezet)
Vradi Andrs (10., 10.2. fejezet)
Dr. Stger Csilla (10., 10.3. fejezet)
Kovcs Rezs (11. fejezet)
dr. Kissn dr. Szab Krisztina (11. fejezet)
Szerkesztette: Varga Lszl

Dialg Campus Kiad Dm Kiad, 2016

CRD Informatikai Kft., 2016
A m szerzi jogilag vdett. Minden jog, gy klnsen asokszorosts, terjeszts
s fordts joga fenntartva. Am akiad rsbeli hozzjrulsa nlkl rszeiben
sem reproduklhat, elektronikus rendszerek felhasznlsval nem dolgozhat fel,
azokban nem trolhat, azokkal nem sokszorosthat snem terjeszthet.

Tartalomjegyzk
Elsz
Szerzk bevezetje
Szerzk bemutatsa
A knyvhz jr webes tartalom: www.tanusitottiratkezeles.hu

9
11
14
21

1. Aziratkezels, mint gyviteli folyamat [Csti Csaba]

1.1. Iratok nyilvntartsa, irattrozsa mirt szksges mindez
1.2. Aznrdek shaszon szerepe azadatmegrzsben
sadatnyilvntartsban
1.3. Rendszerszemllet aziratkezels folyamatban
1.4. Numerikus rendszerek alkalmazsa aziratnyilvntarts
terletn

24
24

2. Jogszablyi krnyezet [dr. Bod Attila Pl]

2.1. Az iratkezelsre vonatkoz jogszablyok ltalnos
ismertetse
2.2. A kziratokrl, akzlevltrakrl samagnlevltri anyag
vdelmrl szl 1995. vi LXVI. trvny (Ltv.)
2.3. A kzfeladatot ellt szervek iratkezelsnek ltalnos
kvetelmnyeirl szl 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
2.4. A kzfeladatot ellt szerveknl alkalmazhat iratkezelsi
szoftverekkel szemben tmasztott kvetelmnyekrl szl
27/2014. (IV. 18.) KIM rendelet
2.5. Az elektronikus formban trolt iratok kzlevltri
tvtelnek eljrsrendjt smszaki kvetelmnyeit
tartalmaz szablyozs alapjai
2.6. Az Egysges Kormnyzati gyiratkezel Rendszer
szablyozsi krnyezete sjogszablyi illeszkedse
2.7. Az iratok saz adatok vdelme

33

3. Az irattrozs saselejtezs szablyozsi alapjai

sgyakorlati megvalstsa [dr. Bod Attila Pl]
3.1. Az irattrozs sselejtezs alapjai
3.2. Irattri terv ksztse shasznlata
3.3. Elektronikus irattr lehetsge [dr. Tafferner Tams]
www.tanusitottiratkezeles.hu

26
27
29

33
35
40
52
59
62
65
68
68
72
74

Tartalomjegyzk

4. Iratkezelsi gyakorlat ismertetse [dr. Tafferner Tams]

4.1. Bejv folyamat
4.2. Kimen folyamat
4.3. Tematikus dokumentumtrak [Varga Lszl]

77
77
99
110

5. Levltri tads folyamata gyakorlati szemmel

[Csti Csaba]
5.1. A levltr szerepe amaradand iratok megrzsben
5.2. Az e-levltr lehetsgei shatsai aziratkezelsre

124
125
130

6. Digitalizls [Pataki Tams]

6.1. A digitalizls szksgessge
6.2. Digitalizls aziratkezelsi folyamat kzben gyakorlati
megvalsts [dr. Tafferner Tams, Varga Lszl]
6.3. Emberi erforrs igny
6.4. Ipargi standardok
6.5. Vonalkdhasznlat
6.6. Optikai karakterfelismers (OCR)
skzrs felismers (ICR)
6.7. Beolvas szoftverek
6.8. Kockzatok
6.9. A piacon rendelkezsre ll hardverek tpusai
6.10. Irattrazott anyagok digitalizlsa hogyan rdemes
dntennk? [Csti Csaba, dr. Tafferner Tams]

133
133

152

7. Elektronikus alrs elmlet sgyakorlat

[Erdsi Pter Mt]
7.1. Jogszablyi selmleti httr
7.2. Hiteles elektronikus dokumentumok ksztse
7.3. Hiteles msolat ksztse

158
159
169
176

8. A Kzponti rkeztet Rendszer

[Surnyin dr. Temesi Mria]
8.1. Az elnevezs (Mi aKR?)
8.2. A trtneti httr
8.3. A KR, mint Szervezet
8.4. A KR, mint Folyamat
8.5. A mkds
8.6. Tapasztalatok, eredmnyek
8.7. A lehetsges jv(k)

180
180
180
183
185
190
194
195

134
140
141
144
146
148
149
151

www.tanusitottiratkezeles.hu

Tartalomjegyzk

9. nkormnyzatok specialitsai [Csti Csaba, Varga Lszl] 197

9.1. nkormnyzatok [Csti Csaba]
197
9.2. Az nkormnyzati ASP Kzpont [Varga Lszl]
200
10. E-gyintzsben rejl lehetsgek [Szittner Kroly,
Vradi Andrs, Dr. Stger Csilla]
10.1. A Szablyozott elektronikus gyintzsi szolgltatsok
saziratkezels kapcsolata [Szittner Kroly]
10.2. A Magyar Posta saSZESZ-k [Vradi Andrs]
10.3. Esettanulmny: Apapralap gyintzsrl elektronikusra
val tlls menedzselse azels fecskk tapasztalatai
[Dr. Stger Csilla]
11. A kziratok kezelsnek ellenrzsi rendje
[Kovcs Rezs, dr. Kissn dr. Szab Krisztina]
11.1. A fvrosi smegyei kormnyhivatal ellenrzsi
tevkenysge
11.2. A belgyminisztrium ellenrzsi tevkenysge
11.3. Az ellenrzs menete
11.4. Az ellenrzs eszkzei, mdszere
12. Iratkezel rendszerek bevezetse [Varga Lszl]
12.1. Projektmenedzsment, t asikeres bevezetshez
12.2. Migrcis mdszertani krdsek
12.3. Rendszerintegrcis lehetsgek azzleti folyamatok
tkrben
1. szm mellklet: Azellenrzs sorn hasznlt adatlapok
2. szm mellklet: Fogalomtr
3. szm mellklet: Hivatkozott jogszablyok gyjtemnye
4. szm mellklet: Bibliogrfia
5. szm mellklet: brajegyzk

www.tanusitottiratkezeles.hu

203
203
228
246
272
273
273
274
275
278
278
289
299
315
328
345
349
350

Elsz

A kzfeladatot ellt szervek iratkezelsnek ltalnos kvetelmnyeirl szl

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet megalkotsnak alapvet clja apapralap
selektronikus iratok egysges kezelsi elveinek kialaktsa, azelektronikus gyintzs megalapozsa volt. Tekintettel arra, hogy aszablyrendszer
rszeknt megalkotsra kerlt akzfeladatot ellt szerveknl alkalmazhat
iratkezelsi szoftverekkel szemben tmaszthat kvetelmnyrendszer, melyet
fggetlen tanst szervek termktanstsi eljrs sorn vizsglnak meg, ajogi
szablyozs azelmlt idszakban betlttte acljt.
Az elmlt vek kormnyzati trekvsei, aszolgltat llam kialaktsa,
azgyfelek adminisztrcis terheinek, illetve azgyintzsi hatridk tovbbi cskkense ismtelt megjuls el lltja aziratkezels szakterlett. Mr
nemcsak jogi ktelezettsg adigitlis folyamatrendszer kialaktsa, hanem
azegyes szervezetek elemi rdeke is. Arendelkezsre ll idkeret nem teszi
lehetv aziratok papralap tads-tvtelt, szksgesek aknyelmes, gyors,
digitlis megoldsok.
Br egyre gyakoribb azgyek elektronikus intzsnek elvi lehetsge
segyre tbb szerv ismeri fel adigitlis iratokban rejl lehetsgeket, azemltett kvetelmnyek adigitalizci eszkzeinek seredmnyeinek ltalnos
smindennapi hasznlatt teszik szksgess.
A kzigazgats szervezetrendszere kizrlag akkor lesz kpes amegfelel
dntsek meghozatalra, informcik rendelkezsre bocstsra, ha nemcsak
abejv skimen iratok digitalizlst oldja meg, hanem bels gyviteli
rendszert is digitlis alapokra helyezi.
A korbbi thidal megoldsok, aberkez iratok kinyomtatsa, apapralap szignls, aziratok postai tovbbtsa, apapralap iratok trolsa
sselejtezsi eljrsa afelmerl id shumn-erforrs igny miatt nem
tarthatak.
Mindemellett adigitlis gyvitel szmra is kiemelked szempont
aziratkezels korbbi hitelessgnek, megbzhatsgnak, tlthatsgnak
fenntartsa. Nem adigitalizls avgs cl, hanem apontos, gyors, racionlis
iratkezels alegmodernebb, legmegfelelbb eszkzkkel.
Ahhoz, hogy aclok seszkzk optimlis tallkozsnak lehessnk
szemtani azegyes szervezeteknl, felttlenl szksges aziratkezelsi szakwww.tanusitottiratkezeles.hu

10

Elsz

rtk folyamatos kpzse, azj technolgikkal, lehetsgekkel, vagy adott

esetben tpushibkkal, buktatkkal val megismertetse.
Remek alkalmat knl erre e kiadvny, ami kziknyvknt, tmutatknt
szolglhat napjaink iratkezeli, illetve aziratkezelsrt felels szervezeti egysgek vezeti szmra hatkony gyviteli rendszerk kialaktshoz vagy
reformjhoz.

Kovcs Rezs
fosztlyvezet
Belgyminisztrium, Iratkezelsi sAdatvdelmi Fosztly

www.tanusitottiratkezeles.hu

Szerzk bevezetje

Alapveten kt megfontolsbl lttunk hozz aknyv megrshoz: egyfell

azelmlt vekben, vtizedben aziratkezels robbansszer fejldst tapasztaltuk, amelyet elssorban atechnikai fejlds kvetkeztben elretr elektronikus iratkezelsi megoldsok elterjedse jell, msfell atmban fellelhet
sszefoglal jelleg, aziratkezels selektronikus vltozatnak minden fontos
klnsen: aktulis krdsre kiterjed, egyben gyakorlatias megkzelts
knyv hinyt rzkeltk. Szndkunk szerint knyvnk ezeknek azelvrsoknak felel meg. Azvolt aclunk, hogy aziratkezels folyamatrl azalapoktl
alegmodernebb eljrsokig ttekintst adjunk, kiemelt hangslyt helyezve
akzelmltban aziratkezels terletn bekvetkezett, fontos vltozsokra,
azelektronikus iratkezelsi tudnivalkra saz ezekkel kapcsolatos gyakorlati, amindennapi hasznlatban is alkalmazhat ismeretekre stapasztalatokra. Cljaink megvalstst szakmai mltunkat szmszerstve sszesen
203 v kzigazgatsi s170 v iratkezelsi tapasztalat segtette, melyet annak
szolglatba lltottunk, hogy azOlvas napraksz, rszletes, hasznosthat
informcikat talljon azt rint tmban.
Meggyzdsnk szerint knyvnk hinyptlnak tekinthet, mely aclhoz illeszked, tfog tematikt kvn azOlvas el trni bemutatva aziratkezelsi szakma fontos terleteit. Elssorban akzfeladatot ellt szervek
iratkezelsi ktelezettsgeibl indultunk ki, de vlemnynk szerint ppen
agyakorlatias szemlletnek ksznheten , apiaci szereplk is hasznos informcikat tallhatnak aknyvben. Alegklnbzbb nzpontok sszempontok jelennek meg: jogalkot sjogalkalmaz, gyvitel, levltr, tovbb
szllt sgyfl szemszgbl is megvizsgljuk azrtkteremt folyamatokat
steendket, amellyel ateljes vertikum lefedse volt aclunk. Vlemnynk
szerint ugyanis azelmlt vtized egyik fontos fejlemnynek tekinthet, hogy
aziratkezels kilpve azigazgatsszervezs sfolyamatszervezs rnykbl,
egyre szorosabb egyttmkdsben azinformatikval, annak tmogatst lvezve, mra nll szakterlett vlt. Aszerzi munkval aszakterlet megerstshez is hozz kvntunk jrulni.
A szerzk szmra br egyrtelm volt aknyv irnt mutatkoz igny,
sokat tprengtek azidztsen: mikor rdemes egy folyamatosan fejld,
nagy vltozsokat megl szakma kziknyvnek sznt munkjt elvgezni
smegjelentetni. Melyik idllapot lehet olyan, amit rdemes rgzteni annak
www.tanusitottiratkezeles.hu

12

Szerzk bevezetje

kockzata nlkl, hogy nagyon gyorsan elavul vagy frisstendv vlik annak
kisebb-nagyobb rsze? Akrdsre vgl ketts vlasz szletett.
Egyfell vilgosan ltszik, hogy azinformatikai tmogats szoros lelsben afejldsi folyamat megllsra, akrcsak lassulsra is kevs azesly,
nem vrhat az, hogy egy hosszabban stabil llapot bekvetkezik, gy teljes
mrtkben idelis idpont valsznleg nem ltezik. Ennek ellenre gy gondoltuk, hogy azelektronikus iratkezelsben lezajlott meghatroz vltozsok
sszefoglalsa megri smegrdemli abefektetett munkt. Vlemnynk szerint olyan mlysg sminsg vltozsok trtntek ajogszablyokban smr
agyakorlatban is, amelyek miatt mra szksgess vlt rszletes helyzetkpet
adni. Ez akkor is gy van, ha bizonyos rszterletek szablyozsa napjainkban
is mdosul. Knyvnkben bemutatott n. levltrba adsi rendelet kapcsn
(ld.2.5. cm), illetve azelektronikus alrs esetben (ld. 7. fejezet) ltszik pldul olyan kzeli szablyozsbeli vltozs, amely mris elrevetti egy majdani
2.kiads szksgessgt. Mikzben bevezetnkkel azels kiadst bocstjuk
tjra, rmmel vrjuk amunka szksgszer folytatst.
Ebbl kvetkezik akrdsre adott msodik vlaszunk. Akiadval kzsen
amunka elektronikus folytatsra kszlnk: mivel vilgoss vlt, hogy ebben atrgyban nem lehet hossz tvon is rvnyes, friss knyvet rni, terveink
szerint tovbbi anyagokat awww.tanusitottiratkezeles.hu weboldalon jelentetnk meg. Egy knyv tartalmt mindig befolysoljk aterjedelmi lehetsgek
skorltok, ezrt dntttnk gy, hogy lnk azinternet adta lehetsggel,
sazokat atovbbi rszterleteket srszleteket rint anyagokat, amelyek
kzlsre nem volt most lehetsg, tovbb aszksgess vl esetleges frisstseket ezen azoldalon tesszk kzz.
Annak ellenre, hogy aziratkezelst minden fontos terletet magban
foglalan igyekeztnk klnbz mlysgben sterjedelemben bemutatni,
nem gondoljuk azt, hogy tkletes steljes azOlvas kezben lv knyv.
Tisztelettel btortjuk nket, hogy tekintettel atervezett msodik kiadsra
is jelezzk szrevteleiket. rmmel vesszk visszajelzseiket, hogy aknyv
esetleges bvtse esetn milyen tmkat ltnnak hasznosnak, vagy milyen
krdseikre nem kaptak vlaszt. Atanusitottiratkezeles.hu weboldal ezrt is
kivl kiegszt eszkze, fruma aknyvnek, avisszajelzseket ezen keresztl is vrjuk.
A szerzi munkt, mint emltettk, nem tekintjk lezrtnak aknyv megjelentetsvel, ellenkezleg, clunk az, hogy egyre jobb, pontosabb, azOlvas
ignyt kielgt, hasznos snapraksz informcikat tudjuk nyjtani. Ehhez
nyjtott segtsgt, egyttmkdst elre is ksznjk!

www.tanusitottiratkezeles.hu

Szerzk bevezetje

13

Szerkeszti megjegyzs
Ezton szeretnm megksznni dr. Bod Attila Pl s dr. Tafferner Tams szerkeszts sorn nyjtott nlklzhetetlen segtsgt, mely jelentsen hozzjrult
ahhoz, hogy a knyv a kitztt hatridre eljuthasson az Olvashoz. A knyv
egy igazi csapatmunka eredmnyeknt keletkezett, melyen szerztrsainkkal
egyms munkjt segtve dolgoztunk, hogy egysges s tfog mvet alkossunk. Kln szeretnm megksznni Szittner Kroly s Csti Csaba szerztrsunk sok hasznos hozzszlst s fradtsgos munkjt. Vgl, de nem
utols sorban ksznet Kovcs Rezsnek lelkest szavairt, s azrt, hogy a
szakmai kezdemnyezs mell llt.

www.tanusitottiratkezeles.hu

Szerzk bemutatsa

Az elz bevezetben aszerzk foglaltk ssze aknyvvel kapcsolatos megfontolsaikat, ebben afejezetben aszerzk szakmai bemutatst kzljk
abc rendben. Aknyv ltrejttt nagymrtkben segtette, hogy szerzink
amellett, hogy mindannyian egyni tudsukkal stapasztalataikkal jrultak
hozz aknyv ksztshez, egyben kitn csapatjtkosnak is bizonyultak.
Azalkoti munka sorn egymst inspirlva szmos szakkrds megvitatsra
kerlt sor, amelyek eredmnye remnyeink szerint azOlvas rmre szolgl,
illetve hasznra vlik.
dr. Bod Attila Pl
Emberi Erforrsok Minisztriuma, fosztlyvezet
Dr. Bod Attila Pl, jogsz, szociolgus. 20 ves kzigazgatsi s10 ves
vezeti gyakorlattal rendelkezik, tbbek kztt anyugdjbiztosts, aterleti
kzigazgats szervezetrendszernek alaktsa, ahatsgi nyilvntarts, anylt
saminstett adat, azirat- sdokumentumkezels, azgyvitel srendszerfejleszts, valamint azinformatika savdelmi igazgats terletn szerzett
tapasztalatot. Szmos rendszerfejlesztsi sszervezetfejlesztsi projektben vett
rszt, 5 ven t irnytotta aCAF modell gazati bevezetst smkdtetst
anyugdjbiztosts terletn. Ezen tmakrkben szmos publikcija jelent
meg. 2012 s2014 kztt aKormnyzati Iratkezelsi Felgyelet keretben rszt
vett a335/2005. (XII.29.) Korm. rendelet novellris mdostsban, a43/2013.
(II.19.) Korm. rendelet sa27/2014. (IV.18) KIM rendelet megalkotsban.
Rszt vett tovbb a2013. vi L. trvny kodifikcis munkjban, azelektronikus informcibiztonsg jogi skzigazgatsi vetlett aNemzeti Kzszolglati Egyetem Vezet- sTovbbkpzsi Intzetben oktatja. 2014-ben
aKzigazgatsi sIgazsggyi Minisztriumbl azEmberi Erforrsok Minisztriumhoz csatlakozott, ahol azInformatikai, Biztonsgi sDokumentcis Fosztlyt vezeti.

www.tanusitottiratkezeles.hu

Szerzk bemutatsa

15

Csti Csaba
Magyar Nemzeti Levltr Somogy Megyei Levltra, flevltros, levltri
gyjtterleti referens, iratkezelsi szakrt
Csti Csaba flevltros, iratkezelsi szakrt, trtnsz. Tbb mint 70 trtnettudomnyi szaktanulmny szerzje. 1997 ta dolgozik levltri terleten.
2005 ta afizikai iratrendezs, 2006 ta pedig azelektronikus iratrendezs
terletn vgez szakrti munkkat. Azelmlt vtizedben szmos kzepes
snagyvllalat, bank, llamigazgatsi szervezet snkormnyzat iratkezelsi
szervezetnek kialaktsban, iratkezel szoftvereik bevezetsben, illetve
digitalizlsi munkk httrelemzsben vett rszt. 2006-ban aDMS Labor
ltal szervezett irattr-technolgiai szakmai konzultci keretben ametaadat
fogalmt rtelmezte ahazai elektronikus iratkezelsben. 20062009 kztt
aLevltri Szemle cm szakmai folyirat felels szerkesztje. Magnszemlyknt egyik alaptja azIrat- sDokumentumkezelsi Szakmai Szvetsgnek.
2016. janur 1. ta tudomnyos fokozatszerzs cljbl aSzegedi Egyetem
egyni felkszls doktorandusza.
Erdsi Pter Mt
Baker Tilly Hungria Audit Zrt., Igazgat
Informatikai biztonsgi szakrtknt 2000-ben kezdett el foglalkozni amagyar
kormnyzati hitelests-szolgltat kialaktsnak felttelrendszervel saz
elektronikus alrssal. Rszt vett aminstett hitelests-szolgltatk ellenrzsi mdszernek gyakorlati kialaktsban aNemzeti Mdia- sHrkzlsi
Hatsg ves felgyeleti eljrsaihoz kapcsoldan. Tbb felkrsnek tett eleget
elektronikus dokumentumok hitelessgnek, elektronikus msolatok hitelessgnek kialaktsra vonatkoz projektben elektronikus alrssal kapcsolatos
szolgltatsi szakrtknt. AMagyar Elektronikus Alrs Szvetsg Egyeslet
alapt tagjaknt, 2008 ta pedig azoktatsrt felels elnksgi tagknt segti
azelektronikus alrsi technolgik itthoni elterjedst. Atmban rendszeresen publikl selad tudomnyos sismeretterjeszt konferencikon. Tovbb
azelektronikus kzigazgatsi rendszerek trgy oktatsban is vek ta elad
aNemzeti Kzszolglati Egyetemen, nappali slevelez kpzsben egyarnt.

www.tanusitottiratkezeles.hu

16

Szerzk bemutatsa

dr. Kissn dr. Szab Krisztina

Belgyminisztrium, Iratkezelsi sAdatvdelmi Fosztly, Iratfelgyeleti
Osztly, osztlyvezet
2003-ban vgzett aPcsi Tudomnyegyetem llam- sJogtudomnyi Karn.
2004 februrjtl aBelgyminisztrium Jogi Fcsoportfnksgre kerlt
jogi koordincis szakterletre. Aksbbi 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet
tervezete, mint koordincis feladat kerlt azasztalra. 2006-ban avezetsvel ltrejtt aKormnyzati Iratkezelsi Felgyelet aBelgyminisztriumban.
Fontosnak tartja aziratkezels, mint szakterlet elismertsgnek emelst,
azazzal foglalkozk tudsnak nvelst. ACorvinus Egyetem gondozsban
gyakorlati alap, akkreditlt kpzst vezetett. 20102015-ig aKzigazgatsi
sIgazsggyi Minisztrium, majd aMiniszterelnksg llomnyban aterleti kzigazgats talaktsval foglalkozott, de iratkezelsi szakterleten
folyamatosan tartott kis csoportos kpzseket, konzultcikat. Jelenlegi pozcijt 2015 augusztustl tlti be.
Kovcs Rezs
Belgyminisztrium, Iratkezelsi sAdatvdelmi Fosztly, fosztlyvezet
Kovcs Rezs aBelgyminisztrium Iratkezelsi sAdatvdelmi Fosztlynak fosztlyvezetje. Iratkezelssel 25 ve foglakozik. Korbban aMagyar
Honvdsg klnbz parancsnoksgainl, illetve aHonvdelmi Minisztriumban tlttt be klnbz titokvdelmi, gyviteli, iratkezelsi vezet beosztsokat. Azalrendelt szakllomny rszre rendszeresen szervezett kpzseket,
tartott eladsokat. ANemzeti Biztonsgi Felgyeletnl minstett adatvdelmi
freferensknt rszt vett aminstett adat kezelsvel kapcsolatos hatsgi
ellenrzsekben, atitkos gykezelk rszre gyakorlati kpzst tartott.
A Kormny tagjainak feladat-s hatskrrl szl 152/2014. (VI.6.) Korm.
rendelet alapjn 2014. 06. 27-tl feladatai kz tartozik akziratok kezelsnek
szakmai irnytsa, afeladatok koordinlsa. Rszt vesz aziratkezelsrt felels saz iratkezelst vgz szemlyek szakmai kpzsvel, tovbbkpzsvel
kapcsolatos koncepcik kidolgozsban, valamint akzfeladatot ellt szervek
iratkezelsnek ltalnos kvetelmnyeirl szl 335/2005. (XII. 29.) Korm.
rendelet mdostsaiban.
A Belgyminisztrium biztonsgi vezetjeknt aminiszter nevben
smegbzsbl eljrva utastsi joggal gyakorolja aminiszternek aminstett
adat vdelmre vonatkoz jogostvnyait, irnytja ahelyi biztonsgi felgyelet
tevkenysgt.
www.tanusitottiratkezeles.hu

Szerzk bemutatsa

17

Pataki Tams
Canon Hungria Kft., business development manager, DMS
Pataki Tams 20 ves projektmenedzseri tapasztalattal rendelkezik szoftverfejleszts sbevezets terleten, valamint kzel 15 ves szakrtelemmel
dokumentumkezels szletfejleszts tmakrben. Rszt vett ahazai legnagyobb kzponti digitalizlsi projektek megvalstsban stbb pnzintzet
front- sbackoffice szkennelsi feladatainak kidolgozsban. Karrierje sorn
abrfeldolgoz cgek tbb mint 90%-a vette ignybe szakrtelmt klnfle digitalizlsi projektek sorn, de tapasztalatokat szerzett anpszmlls
sakormnyzati vlasztsok eredmnyeinek papralap feldolgozsban is.
Aziparvllalatok archivlsi feladatainak elvgzse ugyangy arepertorjt
kpezik, mint pldul alevltri archv anyagok retrospektv feldolgozsa.
Egyik alapt tagja azIrat- sDokumentumkezelsi Szakmai Szvetsgnek.
Szmos konferencia visszatr eladja sgyrtfggetlen digitalizlsi szakrt, oktat. Jelenleg aCanon Hungria Kft. business development manager
pozcijt tlti be.
Dr. Stger Csilla
Oktatsi Hivatal, felsoktatsi elnkhelyettes
Az Oktatsi Hivatal felsoktatsi elnkhelyettese, korbban fosztlyvezetje.
AzOktatsi Hivatal vezetsvel fejlesztette ki EKOP sTMOP projektek
keretben aFelsoktatsi Informcis Rendszert (FIR), majd azarra pl magyar llami sztndj nyilvntartst. Korbban azoktatsi trca Felsoktatsi
Fosztlyn, valamint felsoktatsi intzmnyi adminisztrci kari srektori
vezetsi szintjn dolgozott. Kzgazdsz sanevelstudomny terletn szerzett PhD fokozatot.
Surnyin dr. Temesi Mria
Kzigazgatsi sElektronikus Kzszolgltatsok Kzponti Hivatala,
Kormnyzati Kzponti rkeztet Fosztly, fosztlyvezet
A szerz igazgats szervez, okleveles ingatlangazdlkod sjogsz vgzettsggel rendelkezik. Akzigazgatsban 27 ve dolgozik, rszt vett aKR kialaktsban smunkafolyamatainak meghatrozsban, jelenleg aKormnyzati
Kzponti rkeztet Fosztly vezetje. Igazgatsszervezi szakdolgozatnak
tmja 1994-ben apaprmentes iroda volt. Termszetes folytatsknt addtak
ajogi tanulmnyok, ahol adiplomamunka 2010-ben aszemlyes adatok vwww.tanusitottiratkezeles.hu

18

Szerzk bemutatsa

delme tmakrben kszlt. Plyja sorn tbbszr vezette, irnytotta vagy

felgyelte aziratkezelsi-, informatikai-, adatvdelmi szakterletet. Nevhez
fzdik szmos intzmnyi iratkezelsi- sadatvdelmi szablyzat megalkotsa nkormnyzati skzponti llamigazgatsi szinten is. Aktv oktat
svizsgztat akzigazgatsi alap- sszakvizsgn, tovbb rendszeresen tart
eladsokat, oktatst iratkezels sadatvdelem tmakrkben.
Szittner Kroly
Nemzeti Hrkzlsi sInformatikai Tancs (NHIT), szakrti tancsad
testleti tag
A Conszittner Kft. tulajdonos-gyvezetje, klnbz e-kzigazgatsi projektek megvalstsban mkdik kzre, azNHIT szakrtje. Tbb mint 30 vig
dolgozott akzigazgatsban. 20022010 kztt aMiniszterelnki hivatal e-kzigazgatssal foglalkoz szervezeti egysgeiben, elsdlegesen aze-kzigazgats
szablyozsi megalapozsval, stratgiai tervezsvel sklnbz fejlesztsi
projektek tmogatsval foglalkozott. Ennek rszeknt rszt vett alevltri
trvny mdostsban, a335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet szablyozsi modelljnek kialaktsban skodifikcijban, majd aziratkezelsi szoftverekre
vonatkoz kvetelmnyek meghatrozsban. Tbb e-kzigazgatssal foglalkoz knyv trsszerzje. 201012 kztt EU ltal finanszrozott projekteket
vezetett Albniban sSzerbiban, amelynek rszeknt azottani iratkezels
fejlesztsre, elektronizlsra is dolgoztak ki javaslatokat.
dr. Tafferner Tams
Oktatsi Hivatal, jogsz, szakmai tancsad, iratkezelsi szakrt
Dr. Tafferner Tams 2007 ta dolgozik jogszknt siratkezelsi szakrtknt
azOktatsi Hivatalban, ahova azOktatsi sKulturlis Minisztrium kzoktatsi szakterletrl rkezett. Fosztlyvezet-helyettesknt, akldemnykezel
iroda vezetjeknt felgyelte, gondozta azelektronikus iratkezelsi rendszer
2008-as bevezetst, melyet akvetkez vekben tbb ms projekt kvetett.
Arendszer tbbirny kiteljestsben aztletektl amegvalstsig klnbz szerepeket vllalt azinnovatv, tmogat munkahelyi krnyezetben.
Projektvezetje volt adokumentumkezels saKR rendszer Hivatalban
trtn bevezetsnek, rszt vett aticketing rendszer tervezsben sbevezetsben, valamint aFelsoktatsi Hallgati Szerzdstr ltrehozsban. Alaptja sszemlyes eladja 2008 ta arendszeres bels iratkezelsi kpzsnek.
Tbbszr volt eladja azInfotr konferenciknak.
www.tanusitottiratkezeles.hu

Szerzk bemutatsa

19

Varga Lszl
DMS One Zrt., szakmai igazgat
A DMS One Zrt. szakmai igazgatjaknt acg alaptsa ta termkfejlesztssel,
valamint elektronikus iratkezel rendszerek bevezetsi projektjeinek megvalstsval, optimalizlsval foglalkozik. Tbb mint 10 ves projektmenedzseri
tapasztalattal rendelkezik tanstott irat- sdokumentumkezel szoftverek
fejlesztsvel sbevezetsvel kapcsolatban. Fontosnak tartja aziratkezelsi
szoftverek hatlyos jogszablyoknak megfelel mkdst, mely tanstsi kritriumoknak aDMS One Zrt. megoldsai elsknt feleltek meg ahazai piacon.
Tbb szz szoftverbevezetsi projekttel ahta mgtt nemcsak azgyintzk
munkjt segt felhasznlbart megjelenst tartja fontosnak, mely agyors
shatkony gykezels egyik alappillre, hanem akzigazgatsi intzmnyek
elektronikus gyintzsre val ttrst elsegt megoldsok, mint pldul
aze-alrs, adigitalizls saklnfle e-szolgltatsokkal (SZESZ, KR)
val integrcis lehetsgeket is. Szemlyes tapasztalatai alapjn aziratkezel
szoftverek sikeres bevezetse nemcsak arendszer funkcionalitsn mlik:
aprojektvezet munkatrsak szakmai tudsa pp oly elengedhetetlen, akr csak
amegfelelen kivlasztott szoftverbevezetsi mdszertan. Elktelezett hve
e tapasztalat studsanyag tadsnak, melyet azelmlt vek sorn szmos
konferencia srendezvny meghvott eladjaknt teljestett.
Vradi Andrs
Magyar Posta, projektmenedzser
Karrierjt aSzmtstechnikai Koordincis Intzetnl kezdte fejleszt mrnkknt, ksbb irodavezetknt. Ezutn azIQSoft Zrt.-nl ERP rendszerek
pnzgyi moduljainak felelseknt szmos bevezetsi projektben tevkenykedett. Ezt kveten rtkestsi segyb menedzsment feladatokat ltott el aSun
Microsystems, aFreesoft sAlerant, valamint azOracle cgeknl. AMagyar
Posthoz ahibrid projekt indtsakor csatlakozott, amelyben elszr akls
kapcsolatokrt felelt, ksbb afenntarthatsg terleteit irnytotta. Szmos
konferencin tartott eladst aMagyar Posta rszvtelrl aze-kzigazgats
tovbbfejlesztsben. Fontosnak tartja, hogy aMagyar Posta elektronikus gyintzsi szolgltatsainak helye sszerepe, mint digitlis hd azllam spolgrai kztt, minl tbb helyen kerljn kzrtheten ismertetsre.

www.tanusitottiratkezeles.hu

www.tanusitottiratkezeles.hu

A knyvhz jr webes tartalom:

www.tanusitottiratkezeles.hu
jszer megoldssal kvnunk aziratkezels irnt rdekldk kedvben jrni:
amint azt azelz fejezetben emltettk, egyszerre bocstjuk tjra aknyvet, sazzal prhuzamosan indtjuk tjra awww.tanusitottiratkezeles.hu
szakmai weboldalt.
gy vljk, azinternetes fellet idelis megolds arra, hogy aknyvet
kiegsztsk, tovbb aszksges frisstst elvgezzk. Clunk ennek megfelelen ketts.
A knyv, mg ha szles terletet is lel fel aziratkezelsen bell, elssorban
azokra atartalmakra koncentrlt, amelyek aszles nyilvnossg rdekldsre
tarthat szmot, tovbb aterjedelmi korltokat is figyelembe kellett vennnk.
Awebes tartalom nagyobb szabadsgot ad. Ebben azesetben is alegtbbeket
rint srdekl iratkezelsi krdseket kvnjuk eltrbe helyezni, ugyanakkor nagyobb teret kaphatnak ahosszabb, rszletesebb, akr rsztmkat kifejt
krdsek sazok is, melyeknek aknyvben val megjelentetsrl le kellett
mondanunk. Amibl aknyvben csak 1-2 plda emltsre, rvidebb-hosszabb
bemutatsra volt lehetsg, itt akr folyamatos feltlts mellett, hosszabb idtvon megvalstva tbb megoldst, esettanulmnyt tudunk kzre adni.
A knyv szerzi is hivatkoznak abevezetjkben arra, miszerint anyomtatott tartalom karbantartsa, frisstse bizonyosan szksgess vlhat mr
akzeli jvben is. Ez aweboldal lehetsget knl arra is, hogy avltoz jogszablyok vagy azazok alapjn mdosul gyakorlatok knnyen kvethet vljanak aziratkezelsben rszt vevk, illetve a tma irnt rdekldk szmra.
Cljaink elrse rdekben, aznk tjkoztatsa irnt elktelezetten arra
vllalkozunk, hogy afentieknek megfelelen klnbz szakmai anyagokat
jelentetnk meg ezen azoldalon. Azanyagok kzlse terveink szerint folyamatosan, alakalomszeren fog trtnni. Nincs elre meghatrozott menetrend
vagy tematika, hiszen mindenekeltt azaktualitsokra kvnunk koncentrlni,
emellett azokra akrdsekre kvnunk elszr kitrni, amelyeket aszerzk jeleztek aknyvben aweboldal meghivatkozsval. Pldaknt emlthet minta
irattri tervek feltltse, klnbz iratkezelsi folyamatokat ler smagyarz folyamatbrk, bevezetsi projektek vezetshez mintadokumentumok
sminta temterv, adigitalizlshoz erforrs tervez tblzat, kibvtett
fogalomtr stb.
www.tanusitottiratkezeles.hu

22

A knyvhz jr webes tartalom: www.tanusitottiratkezeles.hu

Mindezek mellett termszetesen tovbbi terveink is vannak, amegjelensek azonban azOlvas kzremkdsn is mlnak: ez aweboldal ugyanis
arra is alkalmas, hogy aknyvben megjelent vagy aksbb itt megjelen
rsokkal kapcsolatos vlemnyket is fogadja. Egy rvid regisztrcit kveten vrjuk megtisztel vlemnyket, szrevtelket, krdsket, javaslatukat
amegjelen tartalmakkal kapcsolatban. Avisszajelzsek azrt is fontosak szmunkra, mert a knyv mr most tervezett 2. kiadsnl, tovbb a weboldal
tartalmi fejlesztsnl figyelembe kvnjuk venni azOlvas ignyt: gy vljk,
azokrl aszakmai krdsekrl, problmkrl, vitathat vagy ajnlott szakmai
gyakorlatokrl rdemes szt ejteni, amelyeket az nk rdekldse vez.
A knyvhz jr internetes tartalom remnyeink szerint szmos ponton
segti majd azrdekldk munkjt, melyhez azalbbi legfontosabb funkcikat terveztk:
Iratkezelsi blog: Els kzbl rteslhet aszakmt rint aktualitsokrl, tervekrl szerzink stancsadink magyarzatval, valamint
tertkre kerlnek alegfrissebb iratkezelsi trendek, megoldsok is!
Szakrt vlaszol funkci: Krdezzen tlnk! Ha problmi addtak
agyakorlati iratkezels sorn; ha nehezen igazodik el ajogszablyok
tvesztjben; vagy bizonytalan alegjabb iratkezelsi intzkedsekkel kapcsolatban, akkor rjon neknk, smi igyeksznk legjobb
tudsunk szerint vlaszolni!
Tudsanyagok letltse: Ami aknyvbl hely sid hinyban kimaradt, azt aweboldalon tesszk kzz elektronikus formban, ezzel is
hozzjrulva apaprmentes iroda kialaktshoz. Idrl idre jabb
sjabb tudsanyagokat terveznk megjelentetni azrdekldk szmra, vltozatos kategrikban, gy biztostva, hogy mindenki aszmra relevns dokumentumokat tlthesse le.
Szakmai videk, szimulcik: Segtnk, hogy profi iratkezelsi szakember vljon nbl! Alegnagyobb rdekldsre szmot tev terletekrl oktat videkat, szimulcis anyagokat kvnunk megjelentetni.
Tervezzk, hogy szerztrsaink mellett aszakma ms kivl szakembereit is felkrjk, hogy vegyen rszt ebben amunkban, hogy minl
tbb hasznos sizgalmas tudsanyagot biztostsunk nk szmra.
Tudsanyagaink letltse djmentes, viszont regisztrcihoz kttt. Ezrt
tisztelettel krnk minden rdekldt, hogy regisztrljon egyedi felhasznli
fikrt awww.tanusitottiratkezeles.hu oldalon.
A regisztrci azalbbi elnykkel jr:
Csak egyszer szksges regisztrlnia aweboldalon, majd ezt kveten
korltlan alkalommal sideig tltheti le atudsanyagokat. E szolgltats nemcsak aregisztrci pillanatban publikus anyagok letltsre
www.tanusitottiratkezeles.hu

A knyvhz jr webes tartalom: www.tanusitottiratkezeles.hu

23

terjed ki, hanem ajvben, azoldalon kzztett tovbbi tudsanyagokra, tartalmakra is.
j tudsanyag feltltsekor aregisztrlt felhasznlk rtestst kapnak
e-mailben azaktulis dokumentumok elrhetsgrl, melyet felhasznli fikjukba belpve rgtn le is tlthetnek.
Szakrtink, tancsadink rendszeresen jelentkeznek majd friss hrekkel, aktualitsokkal, aziratkezelsi szakmt rint rdekes tmkkal
blogunkban. Hogy senki sem maradjon le azj tartalmakrl, friss
cikkekrl, minden regisztrlt felhasznlt e-mailben rtestnk azjdonsgokrl.
Regisztrlt felhasznlink automatikusan rtestst kapnak asoron
kvetkez rendezvnyekrl, konferencikrl, sesetenknt n. early
bird kedvezmnyekkel hlljuk meg abizalmukat!
Vgl, de nem utols sorban bzunk benne, hogy ezzel akiadvnnyal,
valamint hozz tartoz weboldallal hozz tudunk jrulni ahhoz, hogy azrdekldk egy folyamatosan fejld szakmai kzssg tagjai lehessenek.

www.tanusitottiratkezeles.hu

1. Aziratkezels, mint gyviteli folyamat

1.1. Iratok nyilvntartsa, irattrozsa mirt szksges mindez
A 21. szzadban aziratok rendszerezsnek skezelsnek szmos megoldsa
ismert. E megoldsok adossziba rendezett egyszer sltalban csak egy-egy
szemly ltal kvethet rendszerezstl egszen abonyolult dokumentum-menedzsment rendszerekig, illetve azgynevezett workflow megoldsokig terjednek. Gyakran hallhat aza vlemny is, hogy adigitlis vilgban semmi
szksg nincsen sem apapralap iratokra, sem azirattrakra. Szakemberek
szmra ezek avlekedsek megmosolyogtatk ugyan, mgsem mehetnk el
sz nlkl e nzetek mellett, hiszen ha nem tisztzzuk azokokat, akkor helyes
vlaszokat sem tudunk majd fogalmazni. Azadminisztrcit senki sem kedveli, hangzik el sokszor, sezen nem is lehet csodlkozni. Azadminisztratv
munka kiszolgl tevkenysg, teht nem nmagban rendelkezik rtkkel.
Azadja aziratkezels rtkt sfontossgt, hogy segtje, elmozdtja
smint gyviteli alaptevkenysg kiszolglja valamilyen ms tevkenysgnek.
Kznapi pldval lve: egy konzervgyr igazgatja egykoron gy fogalmazott,
amikor azirattr kialaktsrl volt sz: rtem n, rtem, hogy ez fontos, de
mi itt konzervet gyrtunk, nem paprt.
Az iratok rendszerezse kapcsn ppen ahhoz lehet hozzsegteni egy
vllalkozs, vagy egy hivatal, intzmny stb. mkdst, hogy jl salaposan
lthassa el afeladatt. Ha egy szervezetnek apapralap iratai csak hossz idt
ignyl keressek utn vehetk el, vagy azelektronikusan trolt iratok nem
megfelel struktrban kerlnek rendszerezsre, akkor aza szervezet nem,
vagy csak rossz hatsfokkal tudja elltni feladatt. Megfelelen rendezett irattr
sirat-nyilvntarts nlkl azalkalmazottak rkat (egyes esetekben napokat)
tlthetnek el abizonyt erej gyiratok, szmlk elkeressvel.
Az ilyen helyzetekbl add problmk kezelsre jttek ltre azirattrak,
majd alevltrak, illetve alakultak ki aziratnyilvntartsi rendszerek.
Az iratok megrzsnek clja azokbl ahelyzetekbl kvetkezik, amikor
valamilyen bizonytkra van szksgnk ahhoz, hogy gyeinket elintzhessk. Aziratok megrzsnek azt aszerept, mikor azirat megrzsre azrt
van szksg, hogy azadott szervezet vagy egy-egy magnszemly rdekben
bizonytkul szolgljanak, jogbiztost szerepnek nevezzk. Ez taln alegknnyebben belthat szerepe azirattrak ltnek. Egy nkormnyzati hivatal
ltal aszocilis elltst megllapt hatrozat ppgy jogbiztost szereppel
www.tanusitottiratkezeles.hu

Iratok nyilvntartsa, irattrozsa mirt szksges mindez

25

br, mint egy adsvteli szerzds, egy kzjegyz eltt tett vgrendelet vagy
egy vllalkozsi szerzds. Ugyan ki krdjelezn meg ezeknek aziratoknak
afontossgt, azt, hogy tbb ilyen irat rzsekor irattrra, vagyis biztonsgos
trolhelyre, illetve azilyen helyeken belli rendszert alkot iratnyilvntartsra
van szksg?
A mr emltett iratfajtk jogbiztost szerepe mindenki szmra rthet
sknnyen belthat. Kevsb elfogadott ugyanakkor, hogy azok aziratok,
melyekhez ajogbiztost szerep nem kzvetlenl ktdik, mirt kell, hogy
szigor mdon kerljenek megrzsre. Nzznk erre is egy pldt.
Ha akeznkbe vesznk egy ptsi engedly kiadsrl szl gyiratot,
akkor azt tapasztaljuk, hogy szmos gyiratrsz, szaknyelven szlva gyirat darab alkotja ateljes gyiratot. Egyszerbben: ilyenkor akeznkben nem
egyetlen lapot (vagy sszefztt lapokat) tartunk, hanem egy egsz iratkteget.
Aziratkteg tetejn megtalljuk azptsi engedly kiadsrl szl hivatalos
hatrozatot. Aziratcsom nagy rsze azonban klnbz tanstvny sigazols. Vajon ezen iratok esetben mirt fontos aszigor rend fenntartsa? Mirt
van az, hogy azilyen irathalmazt irattrban kell elhelyezni, majd hossz idn
t kell megrizni? Vgl, de nem utols sorban: mirt kell azilyen, amgy is
sok szempont irategyttes esetn valamifajta rendszert megtartani, amikor
azengedly kiadsa maga is krlmnyes skomoly feladat azgyintz szmra, radsul azengedlyez iratban sokszor megismtlik azokat azadatokat,
melyek azengedlyek kiadshoz vezettek? Avlasz igazn egyszer: azrt,
mert azengedly kiadst is emberek vgzik, akik tvedhetnek. Ha atveds
kvetkezmnyeknt fell kell vizsglni adntst, ahhoz adntshez vezet
t dokumentumaira is szksg van. Akkor is szksg van ezekre, ha azengedlyezsi gyet intz alkalmazott mr nem is dolgozik azadott hivatalban,
hanem feladatait valaki egszen ms vette t, aki korbban nem is tallkozott
anevezett ggyel. Rszletes tovbbi pldk emltse nlkl gondoljuk el egy
ilyen helyzetet agymgyi krdsekben, egy brsgi perjrafelvtelnl vagy
ppen egy nemzetbiztonsgi vizsglat megismtlse esetn. Ha aziratok azemltett esetekben nem kerlnek egy szemlytl fggetlen nyilvntartsi rendszerbe, illetve aze nyilvntartshoz tartoz fizikai vagy virtulis trolhelyre,
akkor miknt biztosthat ezen gyek elintzse, azadatok jra felhasznlsa?
E krdst vizsglva jutunk el anyilvntartsok problematikjhoz.
Mirt is van szksg nyilvntartsokra smirt van szksg ezek szabvnyostott, sokszor akzszfra esetben 100%-osan jogszablyban meghatrozott keretrendszerre? Knny beltni, hogy ha vente csak 50-60 db iratom
keletkezik, akkor ezeket valamilyen jelzssel elltva, egy polcra egyms mell
helyezve, ltalban meg fogom tallni aksbbiekben is. Ugyanakkor mr ennl
aziratmennyisgnl is jelentkezik aperszonalits problmja, vagyis az, hogy
ezeket aziratokat gyorsan, j hatsfokkal csak aztudja megkeresni, aki korbwww.tanusitottiratkezeles.hu

26

Aziratkezels, mint gyviteli folyamat

ban egy adott helyre tette ket. Nagyobb mennyisgnl (300-500 darab gyirat
felett) pedig mr teljesen nyilvnval, hogy amennyiben aziratokat nem ltjuk
el azonostval, sezeket azazonostkat nem tartjuk nyilvn, akkor aziratok
visszakereshetsge drmaian romlik. Aziratanyag keressnek idrfordtsa
egyenes arnyban nvekszik azirat polcra helyezstl szmtott id s/
vagy aziratok mennyisgnek nvekedsvel. Azsem felejthet el azonban,
hogy aziratnyilvntarts csak akkor lesz igazn hasznos, ha anyilvntarts
mgtti vilg, vagyis azirat helye amaga fizikai valjban sszhangban ll
anyilvntartsban szerepl azonostval. Ez azazonost, egyes vlekedsek
szerint aktblk ta, alapveten numerikus azonostt jelent; mostani, rohamsebessggel digitliss vl vilgunkban ppgy, mint egykoron. Mieltt
azonban megvizsglnnk azt, hogy mirt van ez gy, smirt anumerikus
rendszer aziratkezels alapja (ld. 1.4 cm), azt is szksges tisztzni, hogy
arendszerszer iratkezelsbl, vagyis azirattrozsbl saz iratnyilvntarts
mkdtetsbl milyen gyakorlati haszna szrmazik afelhasznlnak, shogy
mi kze arendszerszemlletnek aziratkezelshez.

1.2. Aznrdek shaszon szerepe azadatmegrzsben

sadatnyilvntartsban
Az iratnyilvntartsok saz irattrak lte, mint azelz fejezetben rmutattunk, alapveten tmogat, kiszolgl tevkenysgknt nyernek igazolst.
Ugyanakkor minden szervezet sfknt annak vezetje, tulajdonosa szmra alapvet fontossg, hogy aziratokban rztt adatok biztonsgosan
shitelesen kerljenek megrzsre. Ha gy tetszik, akkor azadatok megfelel
vdelme, rzse snyilvntartsa nagyon is ns rdek mindenki szmra.
Egy cg tulajdonosnak zsebbe vg problmja lehet abbl, ha nem tudja
igazolni, hogy megrkezett hozz ateljests igazols partnertl aszmla
killtsa eltt. Egy kzjegyz, egy brsgi elnk szemlyben felel egyes
iratok sokiratok hitelessgrt; egy iskola vezetje aziskolai anyaknyvek
adattartalmnak biztonsgos megrzsrt. Egy kzhivatalban aziratokban
lv adatok dokumentljk azt azgyintzsi cselekmnyt, amit azott dolgozk vgeznek. Ha ezek adokumentumok elvesznek, azazokban szerepl
adatok hinyosak, akkor azelvgzett munka is sokszor krba vsz, hiszen
ameghozott intzkeds, amegfogalmazott hatrozat nincs kell mdon altmasztva, azgyintzst vgz szemly gondatlanul vgezte el amunkjt,
vezetje rosszul vlasztotta ki munkatrst vagy gondatlanul szervezte meg
amunka elvgzst.
Ha afenti pldkra tekintnk, akkor lthat, hogy aziratok megrzse
sazok elkertse, vagyis anyilvntartsok alapjn trtn fellelhetsgk
www.tanusitottiratkezeles.hu

Rendszerszemllet aziratkezels folyamatban

27

biztostsa, amellett, hogy azadminisztrci rszeknt nha plusz erforrsok

alkalmazst ignyli, saz gyintzk szerint meghosszabbtja amunka elvgzst, nagyon is szemlyre szl vdelmet biztost azgyintzsi munkban rsztvev szemlyek szmra. Hiszen amegfelel mdon karbantartott
irattrban rztt iratok, agyors elkeresst segt iratnyilvntartsok vgs
soron mind ahhoz jrulnak hozz, hogy aziratokban szerepl adatok megrzse
olyan mdon valsuljon meg, hogy azmind aszervezet egszt, mind azegyes
gyek elintzjt igazolja, vita esetn vdje azgyintzssel kapcsolatban
felmerlt reklamcik esetn. Ez avdelem vonatkozhat atartalmi megoldsok
igazolsra (az iratban megrztt adatok kapcsn), de vonatkozhat avlt formai
s/vagy technikai kifogsokkal szembeni bizonytsra is. Atechnikai kifogsokkal kapcsolatos problmk igazolsra alegjobb plda ahatrid krdse.
Azgy elintzsnek hatrideje adott indt dtumokhoz kttt, mely dtumok
aleggyakrabban azrkeztetstl vagy aziktatstl szmtandak. Vagyis ha
hatrid-reklamci trtnik, akkor azgyirat rkeztetsnek vagy iktatsnak idpontja az, ami alapjn eldnthet egy reklamci jogos vagy jogtalan
volta. Ma mr, azelektronikus iratnyilvntartsok ltalnoss vlsa idejn,
ezek azinformcik egy percnl rvidebb id alatt kinyerhetk azelektronikus iratkezel rendszerekbl. Aziratot kezel szervezet szmra teht nhny
perc elegend annak eldntsre, hogy egy ilyen reklamcival rdemben
kell-e foglalkoznia. Ha areklamci azrkeztetsi idpont alapjn nem llja
meg ahelyt, akkor ennek bizonytsval jelents erforrst sidt takart meg
azrintett szervezet, vgs soron pedig azgy elintzje is.

1.3. Rendszerszemllet aziratkezels folyamatban

Az elz fejezetekben bebizonytottuk, hogy br aziratkezels nem nmagban ltezik, sclja valamely munkafolyamat tmogatsa, valjban nagyon
is szemlyes nrdekeink diktljk azt, hogy iratnyilvntartsokat vezessnk,
saz iratok rzse szmra megfelel sbiztonsgos iratrz helyisgeket,
irattrakat biztostsunk.
Azonnal felmerl azonban akrds, hogy mi szmt egyltaln megfelelnek? Avonatkoz jogszablyi elrsok alapjn, a3.1. cmben fogunk majd
konkrt vlaszt kapni erre akrdsre. Ahhoz azonban, hogy ne csak akvetelmnyeket lssuk aziratkezels rendszernek sszablyainak ttekintsekor,
hanem aziratkezelsi rendszerek hasznt is, szksges tisztzni azokat azelveket, ami alapjn iratkezelsnket megszervezzk, sami alapjn aszablyzk
egy rszt megalkottk.
Elssorban azt kell tisztzni, hogy aziratok kezelse tulajdonkppen egy
folyamatszervezsi feladat megvalstst jelenti. Azgyirat nyilvntartsokba
www.tanusitottiratkezeles.hu

28

Aziratkezels, mint gyviteli folyamat

vtele, megrzse, anyilvntartsok alapjn trtn irat-elkeress ppgy egy

folyamatszervezsi brval szemlltethet, mint brmely ms tevkenysg,
ami ahivatalokban vagy avllalkozsok tevkenysges sorn felmerl. Ennek
ellenre gyakran gy rezzk, hogy aziratkezelsnek csak egyes terletei szmtanak fontosnak, mg msokat elhanyagolnak. Vagyis agyakorlatban nem
minden esetben rvnyesl aza szemllet, mely azirat keletkezstl annak
selejtezsig vagy levltrba adsig ksri vgig afolyamatot.
Vllalkozsok esetben aszerzdsek nyilvntartsra jelents erforrsokat mozgstanak. Nem ritka ma mr, hogy adigitalizls is alapvet
elvrs aszerzdstrral kapcsolatban egy kzepes mret vllalkozsnl is.
Ahatsgi munkt vgz hivatalok esetben ahatrozathozatal folyamata
sahatrozatok kiadsa az, ami hajlamos elfeledtetni, hogy nemcsak ahatrozatok afontos iratok. Apldkat mg hosszan sorolhatnnk. Ehelyett azonban
vegyk inkbb szemgyre, hogy mely terletek amostohagyerekek, melyek
esetben nem rvnyesl arendszerszemllet, nem kap kell hangslyt, hogy
ezek arszfeladatok nem nmagukban lteznek, hanem egy nagyobb rendszer,
egy folyamat rszesei.
Elssorban azirattrak mint rz helyek mkdtetse, szemlyi stechnikai feltteleik biztostsa esik ki altmezbl. Azirattraknak alapveten kt
fajtjt; aztmeneti vagy kzi irattrat, illetveakzponti irattrat klnbztetjk meg. Azgynevezett kzi irattr szem eltt van, jellemzen azutols 13
v iratait troljk benne, gy ezeknek azirattraknak akezelse jl illeszkedik
aziratok nyilvntartsainak (rkeztet, iktat segyb, pl. szerzdskezel nyilvntarts) rendszerhez. Ugyanakkor nem ritka aza gyakorlat, hogy akzponti
irattrrl megfeledkeznek. Pedig aziratkezelsi rendszer akzponti irattron
fordul meg. Akzponti irattr az, ahol aziratok elsllyedse eltt mg lehetsg van arendszerbe illeszts korriglsra. (Iktat sttelszmok ellenrzse,
azgy lezrst igazol dokumentum hinynak vagy ltnek fellvizsglata
stb.) Akzponti irattr vgzi aselejtezseket, side futnak be azolyan megkeressek is, amikor azgyirat sorszmt (iktatszmt) nem tudjk megmondani,
csak atrgyat vagy ppen azgyfl nevt ismerik. Akzponti irattr azrzje
akorbbi iratnyilvntartsoknak is. Ahelyes iratkezelsi rendszerszemlletben
teht akzponti irattrnak, azott foly munknak dnt szerepe van. ppgy,
mint amsik neuralgikus pontnak, aziktathelynek.
Iktathelyen azt alogikai pontot kell rteni, ahol akimen sbejv iratok (ld. 4.1. 4.2. cmek) megfordulnak. Aziktathelyen trtnik azrkeztets
(ettl eltr aKormnyzati rkeztet Rendszerbe tovbbiakban: KR bevont
szervezetek rkeztetsi gyakorlata, ld. a8.3. cm), aziktats saz iktathely
kzremkdsvel kerl sor azgyirat szignlsra, vagyis aszemlyi felels
meghatrozsra. Mgis gyakran tapasztaljuk, hogy aziktatirodkra, aziktatsi pontokra jval kevesebb erforrs jut, mint azindokolt lenne. Kisebb
www.tanusitottiratkezeles.hu

Numerikus rendszerek alkalmazsa aziratnyilvntarts terletn 29

szervezeti egysgeknl, gy akzs nkormnyzati hivatalok vagy kisteleplsi polgrmesteri hivatalok esetben gyakori, hogy aziktatst vgz szemly
egyben titkrn, irattros, postz snem egyszer gyintz is. Ez valjban
egyltaln nem szolglja ahivatal rdekeit. Aziktatsi, ltalban azirat-nyilvntartsi tevkenysg, mint lttuk, bizalmi krds. Azelektronikus iratkezels
vilgban sem iktathat ki azadatokat rgzt szemly tevkenysge. Aziratnyilvntart rendszert kezel szemly vagy szemlyek figyelme nem vonhat
el aziratkezels folyamattl, mert tvedsk nemcsak sajt, de alapveten
minden gyintz munkjt is megnehezti.
A nagyobb szervezeti egysgek esetben aszemlyzeti megoldsok nem
igazn jelentkeznek problmaknt, azviszont szinte ltalnosnak tekinthet,
hogy amszaki feltrtelek, klnsen amennyiben azgyiratok digitalizlsa
is afeladatok kztt van, sokszor nagyon is elgtelenek.
Az iratkezels sorn ahelyes gondolkodsban arendszerszemllet rvnyesl. Felels dntshoz gy igyekszik kialaktani aziratkezels rendszert, hogy azirat rkeztetstl aselejtezsig (vagy levltrba adsig) szemlli
aziratkezels folyamatt. Tudatban van annak, hogy azgyiratok saz
azokban rgztett adatok kezelse, megrzse, nyilvntartsa akkor is rdeke,
amikor egy-egy gyirat lezrult sirattrba kerlt. Azilyen szemllet esetben nem kelthet csodlkozst az, hogy aziktatszm adott esetben nemcsak
egy sorszmbl segy vszmbl, hanem ennl tbb fontos informcikat
tartalmaz tagbl ll.
Az iratkezelsi rendszerszemllet alapja az, hogy azegy vagy tbb azonostval elltott gyirat esetben azalkalmazott szmok nemcsak sorszmok,
hanem astruktrt kialakt jellemzk is. Mert br avilg folyamatosan
vltozik, ssokszor nem is ltszik mr, hogy mindenhol szmok vesznek krbe minket anumerikus struktrba rendezett iratkezelsnl mg senki sem
tallt ki jobbat shasznosabbat.

1.4. Numerikus rendszerek alkalmazsa aziratnyilvntarts

terletn
Az iratnyilvntarts mindig sorszmos rendszer. Amikor egy rkeztet nyilvntartsba bevezetnek egy gyiratot, azppgy egy sorszmot kap, mint iktatskor. Ha nem ltszik anyilvntartsi szm, pldul sok workflow rendszer esetben, azegyes dokumentumokat ahttrben ez esetben is szmrendszerekre
alapozva ktik ssze, alkotnak specilis metaadatokat. Mivel jelen knyv clja
elssorban akzfeladat elltst vgz szervezetek iratkezelsnek elsegtse,
atovbbiakban kizrlag azon numerikus rendszereket tekintjk t, melyek
aze feladatokat ellt szervezetek esetben kerlnek alkalmazsra.
www.tanusitottiratkezeles.hu