Organizacija Specijalnih Događaja - Skripta

UNIVERZITET U BEOGRADU
FAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA
ORGANIZACIJA SPECIJALNIH DOGAAJA

- skripta
Ondrej Jako
Milko Palibrk
oktobar 2013.
Organizacija specijalnih dogaaja skripta

________________________________________________________________________
SADRAJ
1
2
3
4
5
6
7
UVOD ......................................................................... 3
POJAVA SPECIJALNIH DOGAAJA....................................... 5
POTREBA ZA SPECIJALNIM DOGAAJIMA .............................. 7
POJAM SPECIJALNOG DOGAAJA ....................................... 9
CILJEVI SPECIJALNOG DOGAAJA ..................................... 13
DEFINISANJE CILJNE GRUPE I RAANJE" IDEJE .................... 16
PLANIRANJE SPECIJALNOG DOGAAJA ............................... 18
7.1 Tehnike i sredstva za planiranje SD .............................................. 18
7.1.1 Mape i makete .................................................................. 18
7.1.2 Gantogram ...................................................................... 19
7.1.3 Raspored ......................................................................... 20
7.1.4 Organizacione eme ........................................................... 20
7.1.5 Kontrolne liste .................................................................. 20
7.2 Protokol .............................................................................. 21
7.2.1 Oslovljavanje ................................................................... 21
7.2.2 Oblaenje za specijalne dogaaje ........................................... 22
7.2.3 Protokol za govornike ......................................................... 22
7.2.4 Protokol sedenja ............................................................... 22
7.2.5 Verski i kulturni protokol ..................................................... 22
7.2.6 Protokol za sportska dogaanja .............................................. 23
8 TIM KOJI RADI NA REALIZACIJI SPECIJALNOG DOGAAJA ......... 24

9 POTREBNA SREDSTVA I ZAVISNOST OD SPONZORA ................. 27
10 BUDETIRANJE SPECIJALNOG DOGAAJA .......................... 30
11 KLASIFIKACIJA SPECIJALNIH DOGAAJA............................ 32
11.1
11.2
12
13
14
Kriterijumi klasifikacije specijalnih dogaaja ................................ 32

Vrste specijalnih dogaaja ...................................................... 33
STAKEHOLDERI U SPECIJALNIM DOGAAJIMA ..................... 38

UPRAVLJANJE DOIVLJAJEM ......................................... 41
PSIHOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAAJA I UTICAJ MEDIJA ........ 43
-1-

________________________________________________________________________
15
KREATIVNOST U SPECIJALNIM DOGAAJIMA ....................... 46
15.1
Definicija i znaaj u organizaciji specijalnih dogaaja ... Error! Bookmark
not defined.
15.2
Faktori uticaja na kreativnost .................................................. 46
15.3
Faze kreativnog procesa ......................................................... 47
15.4
Okruenje koje podstie kreativnost .......................................... 48
15.5
Tehnike podsticanja kreativnosti............................................... 49
16 KONTIGENTNO PLANIRANJE I UPRAVLJANJE RIZIKOM

SPECIJALNOG DOGAAJA .................................................... 52
16.1
16.2
16.3
16.4
16.5
16.6
17
Definicija pojma i kljune faze ................................................. 52

Identifikacija rizika............................................................... 52
Procena rizika ..................................................................... 53
Bavljenje rizicima ................................................................ 54
Praenje rizika .................................................................... 56
Master plan upravljanja rizicima ............................................... 57
ORGANIZACIJA I PODELA RADA U SPECIJALNIM DOGAAJIMA .. 59
17.1
17.2
17.3
Analiza poslova i opisi poslova .................................................. 59

Kljune pozicije u organizaciji specijalnih dogaaja ........................ 60
Organizaciona ema i RACI matrica specijalnog dogaaja .................. 63
-2-

________________________________________________________________________
1 UVOD
Sintagma "specijalni dogaaj" zvui kao jo jedan pokuaj da se dodeli pomodarski izraz
neemu sasvim obinom i uobiajenom, a sa ciljem da bi se na tome profitiralo. Pa, u
stvari, tako i jeste.
Da li ste skoro bili na nekom koncertu, posetili izlobu, pili na nekom slavlju, uestvovali
na nekom seminaru, pobedili na nekom takmienju? Da li ste razmiljali o tome da sve te
stvari imaju neto zajedniko? Moda i niste, ali kada biste morali da kaete, rekli biste da
su sve to stvari koje se organizuju da bi vam ispunile slobodno vreme... Rekli biste i da su
to stvari mimo redovnog posla, koje se, eto, deavaju, nezavisno od bilo ega drugog. Sa
druge strane, verovatno ste i sami prireivali slavlja poput roendana, slave, godinjice...
Tome ve niste pokuavali da naete zajedniki imenilac: slava je slava, godinjica je
godinjica i kakve to veze ima. Opet, i za jedno i za drugo, morate da imate ideju kako e
to izgledati, da spremite novac, kupite pie, hranu, obezbedite prostor, dekoriete ga,
pozovete ljude. U stvari, maltene bi mogao da se napie redosled radnji koje treba obaviti
da bi se neto slino priredilo. Specijalni dogaaji jesu neto to je uobiajeno i svuda oko
nas, ta vie, oigledno je da ste i sami bili u prilici da ih organizujete.
Naravno, pojedinac moe potpuno bezbrino ovo da shvati i da definie pomenute faze,
bez potrebe da nae neki opti naziv ili definiciju za takvu vrstu dogaaja ili se zamara oko
bilo kakvog oblika formalizacije. Mnogo vei konzumenti specijalnih dogaaja od
pojedinaca jesu preduzea (firme, agencije, sportski klubovi, neprofitne organizacije,
humanitarne organizacije, verske i politike organizacije) i drava. Oni, istovremeno,
raspolau i znaajnijim finansijskim sredstvima koja bi uloili u iste. Najee su to
promocije, mitinzi, koncerti, reklamne kampanje i sl. U poetku, firme su najee same
organizovale specijalne dogaaje, ak su oni bili organizovani kao neto usputno, bez
prave logistike. Vremenom, obim i sredstva koja se ulau postajala su sve vea. Rasla je i
svest o promotivnom znaaju specijalnog dogaaja za jednu firmu, a sami dogaaji
postajali su sve kompleksniji i obimniji, prohtevi su se poveavali.
Ono to je dugo spreavalo specijalne dogaaje da budu definisani je to da je za svaki
njihov deo ve postojala oblast koja bi ga pokrivala i profesionalci koji bi radili posao, a
obino ih je okupljao onaj za koga se dogaaj radio. Izgledalo je nepotrebno uvoditi jo
jednu kariku koja bi poskupljivala lanac. U skladu sa svetskom tendencijom da se podela
rada sve vie produbljuje i detaljie, a zahvaljujui mogunosti da se dobro zaradi, javile
su se firme koje pruaju usluge organizacije specijalnih dogaaja. Ove firme nude
kvalitetniju i efikasniju organizaciju nego to bi sama firma bila to u stanju, a kao vaan
aspekat javlja se i uteda vremena firme - naruioca. Tu dolazimo do dela sa
profitiranjem. Da bi se na neemu moglo profitirati, to neto mora imati formalni okvir.
Treba naglasiti da u domen definicije specijalnih dogaaja mogu ui i dogaaji koji nisu
tolike sloenosti da bi se za njih morala praviti posebna organizacija, tj. moe ih sa
lakoom organizovati i pojedinac ili manja firma.
Da bi se utvrdili zato su specijalni dogaaji specijalni i po emu se razlikuju od ostalih
dogaaja koji su sline prirode, bie rei i o karakteristikama ove vrste dogaaja. Ono to
je znaajno napomenuti je da ovi dogaaji predstavljaju neku vrstu projekta, pa samim
tim poseduju i karakteristike projekta. Bez obzira na osobenosti pojedinih specijalnih
dogaaja, ipak se mogu uoiti odreene karakteristike koje su svojstvene svakom od njih.
Poto organizacija specijalnih dogaaja predstavlja proces to znai da taj proces mora
imati svoje faze. Kao to je napomenuto, specijalni dogaaji se mogu organizovati u bilo
kojoj sferi ivota i rada, meutim, bez obzira na njihove specifinosti mogu se utvrditi
dogaaji koji meusobno imaju odreene slinosti. Takvi dogaaji se mogu svrstati u isti
-3-

________________________________________________________________________
tip dogaaja na osnovu odreenog kriterijuma. Iako ne postoji jedinstvena klasifikacija
specijalnih dogaaja, postoje odreeni uopteni kriterijumi za klasifikaciju. Pored tih
podela, bie izloen grubi pregled svih vrsta specijalnih dogaaja do kojih se putem
istraivanja dolo.
Specijalni dogaaji su deo kulturnog i zabavnog ivota ljudi jedne zajednice. Zbog svoje
zastupljenosti i masovnosti neophodno je da su u skladu sa moralnim i pravnim normama.
O ovom aspektu specijalnog dogaaja bie vie rei. Sredstva masovne komunikacije su
usko povezana i neodvojiva od specijalnih dogaaja. Razliiti vidovi medija stupaju u
funkciju promocije i podrke specijalnim dogaajima. Tu nastaje neka vrsta konkurencije
meu medijskim kuama u pogledu praenja dogaaja, pogotovu onih koji su od izuzetne
vanosti za dravu i uticajne ljude.
-4-

________________________________________________________________________
2 POJAVA SPECIJALNIH DOGAAJA

Specijalni dogaaji su se pojavili praktino sa prvim organizovanim ljudskim zajednicama,
od igara oko vatre, prizivanja kie, preko magijskih i religijskih rituala, komemoracija,
svetkovina, raznih manifestacija i politikih skupova, sportskih i umetnikih takmienja do
savremenih revija, naunih skupova i promocija. To nam jasno govori da su specijalni
dogaaji oduvek bili zastupljeni, u veoj ili manjoj meri u ljudskim ivotima. Oblasti i
naini njihovog organizovanja razlikovali su se od naroda do naroda, od jedne drutvene
klase do druge, od perioda do perioda drutvenog razvoja. Ali, ono to je svima njima bilo
svojstveno je da su, uvek sluili za uvrivanje vaeih ili ustanovljavanje novih pravila u
svojoj oblasti uticaja. Bili su kontrolori i pokretai zbivanja u drutvu i kao takvi odigrali
kljunu ulogu u razvoju civilizacije.
Gledajui kroz istoriju moemo uoiti faze u razvoju specijalnih dogaaja. Jo krajem
srednjeg doba kada je ovek iveo u stalnim naseljima, gradei zemunice i sojenice u
epohi matrijarhata, ljudi su prireivali neki vid specijalnih dogaaja. lanovi roda verovali
su u etniko poreklo, simbol zajednikog pretka je bio totem koji se obino prikazivao u
liku ivotinje ili u obliku biljke. Ljudi su u vreme velike sue, ili nepogoda prireivali
slavlja u ast totema kao praoca plemenske zajednice. Prilikom dobrog ulova ili dobre
berbe uz razne vrste plesa i uz prinoenje rtvi velian je zatitnik. Ovi dogaaji imali su
verski karakter i bili su usmereni na molitve, velianje, pokoravanje, potovanje i
rtvovanje u ast duhovnog voe. Cilj je bio da se umiloste duhovi, da se ljudi dre u slozi,
da se potuju odreene vrednosti i usadi oseaj pripadnosti zajednici.
Sa pojavom plemena pojavila se i patrijahalna vlast na elu sa plemenskim stareinama, a
javljaju se i prvi oblici razmene i trgovine. Osnovu plemenskog naina ivota inili su
kolektivna svojina nad sredstvima rada i ravnomerna raspodela na sve lanove plemena.
Izmeu srodnih plemena obrazovali su se i plemenski savezi, a samim tim javili su se i
sukobi izmeu njih. Pored dogaaja koji su imali versku konotaciju, sve popularniji postaju
dogaaji prireivani u ast poglavice kao vrhovnog ratnog voe plemena. Razne vrste feta
slavile su vou i odraavale privrenost, vernost i pokornost istom. S druge strane voe bi
prireivale razne vrste mitinga na kojima bi se obraale masi i irile oseaj pripadnosti,
kolektivne odgovornosti, jaale postojee i usaivale nove vrednosti. Ovo su prvi oblici
politikih manifestacija. Posebno je znaajno da se u ovim zajednicama razvila magija, pa
samim tim se razvija i itava spektar dogaaja magijskog karaktera. Dogaaji kojima su se
prizivali duhovi, razne moi, bacale i skidale ini i slino, bili su nesvakidanji i specijalne
namene, a imali su za cilj da ljudima usade odreene vrednosti, strahopotovanje prema
magiji i njenim sledbenicima, kao i pridobijanje novih sledbenika.
Produbljivanjem odnosa i veza izmeu pojedinih plemena nastaje narod. Narod je nastao
pod uticajem teritorijalnih, ekonomskih i kulturnih faktora koji su omoguili ujedinjenje
vie plemena. Novi oblici drutvene podele rada traili su novu razmenu tj. novo trite,
drugaije odnose i kontakte meu ljudima, kao i promenu unutranje organizacije tih
grupa. Sve ove promene dovele su do nastanka drave. Drava odluuje o voenju ratova i
ostalim drutvenim pitanjima. Kao takva, drava organizuje itav niz dogaaja koji imaju
ekspanzionistike i solidaristike motive. Ciljevi su da se razvija svest o zajednikom
poreklu i zajednikoj sudbini. Drava na taj nain odrava celovitost naroda predstavljajui
njenog zatitnika i faktora njegovog razvoja, uvara ali i zatitnika optih interesa.
Nita manje nisu zastupljeni ni dogaaji verskog karaktera, jer crkva u dravi vidi zaleinu
i podrku, tako da drava i crkva idu ruku pod ruku i stvaraju monu simbiozu. Kao takva
celina, putem raznih vrsta okupljanja, mitinga, i drugih manifestacija deluju na psihu mase
usaujui joj strahopotovanje, poslunost i privrenost njenim ciljevima. Jasno je da su
-5-

________________________________________________________________________
ovde verski i politiki dogaaji nerazdvojivi i kao takvi bili su, a i jo uvek su mono
sredstvo u rukama drave. Zbog razvoja trgovine i zanatstva i produbljivanja i proirivanja
odnosa na tritu, iako jo nije postojalo zajedniko trite, javljaju se dogaaji
promotivnog karaktera, koji su imali za cilj da upoznaju kupce sa postojeim i novim
proizvodima i uslugama i da ih podstaknu na kupovinu. Organizovane su promocije i
licitacije za kupovinu. Ovde lee koreni prvih vidova reklamiranja. Kulturni ivot se uzdie
na vii nivo. Organizuju se priredbe, slavlja, svetkovine i slino. Sve sa ciljem podizanja
kulturne svesti.
Najvii stupanj u istorijskom razvoju drutvenih zajednica predstavlja nacija. Nastanak
nacija prouzrokovali su brojni faktori poput formiranja jedinstvenog trita, apsolutistikih
monarhija i dinastija, kulturno-psiholokih faktora i religije kao faktora homogenizacije
naroda u naciji. Svaki od ovih faktora aktivno je delovao i jo uvek deluje u drutvu. Treba
pomenuti i druge uesnike na politikoj sceni, a to su politike partije, koje organizuju
specijalne dogaaje sa istom namerom kao i drava samo u svoju korist. Cilj je
pridobijanje sledbenika, usvajanje odreenih normi i vrednosti, promena odreenih
stavova i sl.
Sve vei broj subjekata koji se pojavljuju na tritu, sve zamreniji odnosi, razvoj tehnike i
tehnologije, stvaraju estoku konkurenciju. U takvoj trinoj utakmici, poslovni subjekti
pribegavaju razliitim radnjama, sredstvima i dogaajima u cilju sticanja konkurentske
prednosti. Naroiti znaaj dobijaju specijalni dogaaji, pored tradicionalnih vidova
reklame i promocije. Oni zapravo postaju mono orue u rukama poslovnih subjekata.
Kultura postaje sve znaajnija u ivotima ljudi. Rastom ivotnog standarda ljudi dobijaju
nove mogunosti za sopstveni razvoj i zadovoljavanje odreenih duhovnih potreba, tako da
se milje kulturnih dogaaja sve vie iri, a ponuda ovih dogaaja postaje sve vea. esto se
ovi dogaaji prepliu ili su sastavni deo dogaaja koji nemaju za cilj kulturno uzdizanje
oveka.
Religija kao vrlo vaan element ivota ne gubi znaaj, nego ga produbljuje i prilagoava
savremenom drutvu. Dogaaji ovog tipa su uvek prisutni u veoj ili manjoj meri, na ovaj
ili onaj nain, s tim to se cilj ovih dogaaja menjao od davnina, pa do danas. Naravno,
glavni ciljevi uvek ostaju (privrenost, pokoravanje, potovanje, pridobijanje novih
sledbenika i jedinstvo), dok su se neki sporedni ciljevi menjali u skladu sa prilikama i
podrkom od strane drave. Na osnovu ovog pregleda kroz istoriju pa do danas, moemo
uoiti da su uvek na sceni bili dogaaji verskog karaktera. To je i logino, jer je vera uvek
bila ta koja je objedinjavala i drala ljude u jedinstvu. Uticaji i delovanje vladajue klase
(bilo da je to poglavica, kralj ili drava) uvek je bio dominantan. Ne zaostaju ni kulturni
sadraji koji su se produbljivali sa razvojem drutva i rastom ivotnog standarda. Dogaaji
promotivnog karaktera postoje od kada postoji i trgovina, s tim to u savremenom nainu
poslovanja postaju znaajan izvor konkurentske prednosti.
Na kraju se moe izvesti zakljuak da je, bez obzira na vreme, mesto i oblast delovanja,
specijalni dogaaj negovao oseaj pripadnosti i zajednitva, kao preduslov za prihvatanje
zajednikog cilja od strane uesnika. Insistira se na posebnosti, ekskluzivnosti ili elitizmu
da bi uesnici trajno zadrali steen oseaj pripadnosti, a uvek je sa dozom senzacije
(uzvieno, tajanstveno, mistino, udno, izuzetno) radi ostavljanja uticaja na ostatak
populacije. Isti elementi su i u funkciji poveanja broja zainteresovanih uesnika. U kojim
razmerama e koji element biti zastupljen zavisi od koncepcije organizatora i
karakteristika uesnika.
-6-

________________________________________________________________________
3 POTREBA ZA SPECIJALNIM DOGAAJIMA

Savremeni nain ivota nam postavlja jedno veliko pitanje Kako ispuniti slobodno vreme?
Svakodnevno, a naroito u toku godinjih odmora, praznika, kolskih raspusta, ogroman
broj ljudi, pogotovu omladine i kolaraca ima pred sobom neobavezno vreme. Kakvim
sadrajem e ga ispuniti? To podstie na razmiljanje o problemu slobodnog vremena i
razbijanju svakodnevne monotonije.
U poimanju slobodnog vremena postoje razliita miljenja. Jedni ga vide kao iroku
mogunost ostvarivanja ovekove slobode i bogatim potencijalom za odmor, zabavu i
sopstveni razvoj. Drugi, pak, u slobodnom vremenu vide veliku opasnost, posebno u
razvijenim drutvima u kojima se primeuje tendencija da se slobodno vreme svede na
isti hedonizam i konzumerizam. Za neke je slobodno vreme samo ono vreme koje
pojedinac ima na raspolaganju bez ikakve obaveze. No, danas se taj pojam proiruje na
izvankolsko i neradno vreme u kojem pojedinac ima dodatnu priliku da se posveti
neemu to spada u razvojno-kulturni domen, bavljenje sportom, umetnou,
poseivanjem kulturnih dogaaja, koncerata, sportskih manifestacija i slinim
aktivnostima.
Teko je postaviti granice rada i korisnog provoenja vremena i nerada. Da dokolica nije
savremen drutveni fenomen govore i istorijske injenice. Savremen nain ivota donosi
nove radne navike, novo radno vreme, nove zdravstvene probleme i nove vidove zabave.
Kako upozoravaju naunici, danas se slobodno vreme u odnosu na XIX stolee povealo za
est do sedam puta i postalo jedno od bitnih stavki u privatnom i drutvenom ivotu. Vie
nije problem kako doi do slobodnog vremena, ve kako ga ispuniti i sadrajno osmisliti. U
nekim zapadnim zemljama ve postoji ministarstvo slobodnog vremena iji je zadatak
osmiljavanje kulturnih i rekreativnih sadraja. U tome posebnu ulogu ima savremeni
reklamni inenjering koji igra na iluziju prividnog, idealnog, a pred sobom ima
uznemirenog, znatieljnog i opinjenog potroaa.
Iako rairena industrijska mrea zabavne ponude nudi mnotvo sadraja kojim eli ispuniti
neradno vreme, postoji velika opasnost da to vreme postane prazno vreme, vreme koje
ne odmara ve umara, koje ne obogauje ve osiromauje. Ono preti posebno mlaoj
populaciji. Spontano nam se nameu pitanja - ta drutvo u celini ini na osmiljavanju
toga vremena, kako ono ne bi postalo izgubljeno? Gde, kako i s kim ljudi provode svoje
slobodno vreme?
Da bi to vreme bilo kulturno dobro mora biti orijentisano prema razvoju osobe u celini, da
slobodno vreme zaista bude obogaeno humanim, kulturnim vrednostima. Neophodno je to
vreme uiniti korisnim i pre svega neuobiajenim i nesvakidanjim. Mali je broj onih koji
planiraju i organizuju svoje slobodno vreme ueem u kulturno-duhovnim dogaajima,
humanitarnim dogaajima, radom unutar raznih projekata... To je zato to ljudi
konzumiraju ono to im se nudi i koliko im se nudi: dnevne novine, asopise, restorane,
turistike agencije, cybersex, komercijalnu kinematografiju, knjievne anrove s kioska,
igre na sreu, igraonice... spisak je beskrajan. Sve ove stvari imaju jednu poruku
Zabavljajte se, ivot je jedan, ivot je kratak, ne smete propustiti najnoviji hit!, pa se
dolazi do zakljuka da je problem u ponudi sadraja koji su namenjeni ispunjavanju
neradnog vremena.
Eto, tu industrija specijalnih dogaaja nalazi svoje mesto i ulogu u drutvu. To je nova
grana namenjena organizovanju novih, neobinih, nesvakidanjih, specijalnih dogaaja koji
iskau iz stereotipa i nude potpuno novo iskustvo. Ono to izdvaja specijalne dogaaje od
ostalih konzumeristikih sadraja, je to to izvlae ljude iz monotonije i pruaju im
-7-

________________________________________________________________________
mogunost da obine stvari uine neobinim. Specijalni dogaaji mogu biti namenjeni bilo
kom delu populacije (ne samo imunima umetnicima, ili naunicima), i mogu se
organizovati u bilo kojoj sferi ivota i rada. Njih moemo okarakterisati kao dogaaje koji
su planirani unapred osmiljeni sa dobrom organizacijom i moralno i pravno podobni.
Motivacija i finansijske mogunosti glavni su faktori koji osmiljavaju ovekovo slobodno
vreme, jer od njih zavisi i kvalitet i izbor sadraja. Osim ekonomskog statusa, veliku ulogu
igra i kulturno-socijalni okvir ivota i rada. Ovo nisu ograniavajue okolnosti kada je u
pitanju vei broj specijalnih dogaaja, jer ih ima u svim oblastima, dostupni su svima
(izuzev kada su dogaaji zatvorenog tipa). Naravno ima ih i onih koji nisu namenjeni
irokom auditorijumu i koji su iz nekih drugih razloga ili finansijski nepristupani.
Gledano iz ugla firme, specijalni dogaaji su njena nunost. Firme tee da svojim
korisnicima, potroaima i klijentima prezentuju neto spektakularno, novo i originalno
kako bi se diferencirale u odnosu na ostale konkurente. U moru propagandnih sredstava
teko je predstaviti neto na sasvim nov i nesvakidanji nain, stereotipni naini postaju
monotoni, a publika prezasiena. Tu stupa na scenu industrija specijalnih dogaaja, gde
specijalni dogaaji odraavaju veliinu, originalnost, kreativnost i kvalitet onoga to
predstavljaju. Dakle, intenzivna potreba za organizovanjem specijalnih dogaaja nije
nastala sluajno, ve usled prezasienja ve postojeim vidovima reklame i promocije i iz
potrebe da se firma izdvoji, da se prikae u novom svetlu, da se ostavi jak utisak na
publiku i javno mnjenje. Odgovor na ljudsku potrebu za neim novim, originalnim,
kvalitetnim, sadrajnim i specijalnim daju ba specijalni dogaaji, a oni mogu imati
kulturni, nauni, istraivaki, humanitarno-socijalni i zabavni karakter.
-8-

________________________________________________________________________
4 POJAM SPECIJALNOG DOGAAJA

Termin specijalni dogaaj je u poetku bio korien kako bi opisao najsrenije mesto
na planeti. Godine 1955. kada je Volt Dizni otvorio Diznilend u Kaliforniji, zatraio je
pomo od Roberta Dejnija, tadanjeg PR menadera Diznilenda, suoivi se sa velikim
problemom. Svakog dana u 17h na hiljade ljudi, oko 90% svih posetilaca, naputalo je park.
Problem sa tim masovnim odlaskom je bio u tome to je Voltovo najsrenije mesto na
svetu bilo otvoreno do 22h, svakog dana. To je znailo da park svakog dana po pet sati
posluje sa gubitkom, zbog trokova, kao to su plate radnika, komunalne usluge i drugi
izdaci.
Za reavanje ovog problema, Dejni je predloio da naprave nonu paradu, koja bi se zvala
Main street electric parade. Gomila splavova osvetljena hiljadama malih sijalica, plovila
bi nou niz Glavnu ulicu, oduevljavajui hiljade posetilaca, koji bi ostajali da uivaju u
spektaklu. Ova tehnika se i danas koristi u svim Dizni parkovima. Prema reima
producenata, ovaj spektakl za rezultat ima milione dolara sa tendencijom poveanja svake
godine.
Kada su novinari pitali Dejnija kako se zove taj program, odgovorio je: Specijalni
dogaaj. Na pitanje: ta je to specijalni dogaaj?, dao je moda najjednostavniju i
najbolju definiciju specijalnog dogaaja: Specijalni dogaaj je neto to je drugaije
od normalnog dana u ivotu.
S obzirom na to da ovaj naziv u sebi ne sadri stare, latinske ili nazive potekle iz stranog
jezika, ve dve rei razumljive obinom oveku, neemo govoriti o poreklu, ve o razlogu
upotrebe ovog naziva.
Glavna re u sintagmi je dogaaj. U Kolinsovom reniku postoji vie definicija za re
dogaaj, najoptija je:
Dogaaj je neto to se desi ili deava, pogotovo kada je neobino ili vano.
Neke definicije kau da je dogaaj neki niz deavanja koji ima poetak, trajanje i kraj,
dok druge tvrde da se dogaaj odigrava u trenutku vremena. Ono to moemo zakljuiti je
da postoji vremenska odrednica.
Prema Donaldu Getzu, dogaaji ine jedan od najuzbudljivijih i najbre rastuih oblika
fenomena koji su zasnovani na dokolici, biznisu i turizmu. Njihova posebna privlanost
potie iz delimino ogranienog trajanja i prirodne jedinstvenosti, koja ih ini razliitim od
stalnih aktivnosti i izgraenih atrakcija. On ih deli na mega, hallmark i glavne dogaaje.
Mega dogaaj prema veliini i znaaju predstavlja onaj dogaaj koji proizvodi vrlo veliku
poseenost, medijsko pokrivanje, presti ili ekonomski uticaj za domau zajednicu ili
destinaciju (Olimpijske igre, FIFA WorldCup, svetske izlobe). Njegova reputacija treba da
je takva da se taj dogaaj mora videti. Hallmark predstavlja simbol kvaliteta i
autentinosti koji stvara razliku izmeu nekih roba ili se odnosi na upeatljivu
karakteristiku. U tom sluaju dogaaj moe da bude oznaka (Hallmark) njegove
destinacije, objekta ili organizacije. Izraz Hallmark Events odnosi se na dogaaje koji
postaju poistoveeni sa duom i etosom grada ili regiona (Wimbledon, Gua). Takvi
dogaaji imaju poseban znaaj u smislu tradicije, atraktivnosti, imida ili publiciteta, koji
omoguuju domainu, zajednici ili destinaciji ostvarenje konkurentske prednosti. Sve vie
zajednice ili destinacije uoavaju potrebu za organizovanjem jednog ili vie ovakvih
-9-

________________________________________________________________________
dogaaja, kako bi se obezbedili vii nivoi medijske izloenosti i slikovitog prikazivanja koji
pomau ostvarenju i kreiranju konkurentske prednosti. Na kraju, glavni dogaaj je po svom
obimu i medijskom interesu sposoban da privue znaajan broj posetilaca, veu medijsku
pokrivenost i stvori znaajnu ekonomsku korist.
Adekvatna re u engleskom jeziku je event. Ta re, dodue, moe da se definie i na
sledei nain:
Dogaaj je planirana i organizovana prilika, na primer drutveno okupljanje ili
sportski me.
Ovo je ve priblinije onome to se podrazumeva pod specijalnim dogaajem, a akcenat
treba staviti na organizaciju koja se spominje u ovoj definiciji. U stvari, jedna od
karakteristika koja izdvaja ovu vrstu dogaaja je neophodno prisustvo organizacije.
Organizacija predstavlja svrsishodnu zavisnost i povezanost ovekovog rada,
sredstava za rad i predmeta rada u procesu stvaranja materijalnih dobara, usluga i
obavljanja odreenih aktivnosti u slubi ostvarenja odreenih ciljeva i
zadovoljenja odreenih drutvenih potreba.
Ovi dogaaji su specijalni zato to se deavaju sa namerom, imaju precizno odreenu
namenu, cilj, organizaciju, zato to su jedinstveni i neponovljivi, a ponajvie zato to
imaju poseban (specijalan) znaaj za naruioca, odnosno organizatora, koji proizilazi iz
oekivanog efekta (poboljanje prodaje, podizanje ugleda, kulturno prosvetljenje, ...).
Specijalni su, zapravo, zato to uz pomo njih uesnici zadovoljavaju neuobiajene
potrebe.
Da bi se dala dobra definicija, potrebno je prvo uoiti neke karakteristike ovih dogaaja:
postoji cilj koji se moe definisati u irokoj oblasti;
uvek se planira (nikako to nije sluajan dogaaj);
definisano je mesto i vreme odvijanja dogaaja (tano se zna poetak i kraj
dogaaja);
postoji tim koji je zaduen za organizaciju;
za realizaciju su potrebna odreena sredstva;
mogu ga organizovati pojedinci i preduzea;
neophodna je velika fleksibilnost organizacije;
mora biti pravno prihvatljiv;
moe biti namenjen bilo kom delu populacije (radnicima, politiarima,
omladini, deci, starima, mukarcima, enama, medijskim linostima, ...);
izraena je zavisnost od sponzora;
veliko je uee medija;
doza rizika je povezana sa svakim ovakvim dogaajem;
postoji visok nivo kreativnosti;
postoji multidisciplinarnost u pogledu kadrova neophodnih za realizaciju
dogaaja;
postoji znaajna marketinka podrka;
imaju relativno kratko trajanje (iako sama organizacija moe trajati dugo, sam
dogaaj esto ne traje due od jednog ili dva do tri dana);
vezan je za industriju slobodnog vremena i industriju zabave (stvari koje su
ozbiljne i rizine ne smatraju se specijalnim dogaajem - na primer, lansiranje
spejs-atla ima gotovo sve odgovarajue karakteristike ali bi bilo neozbiljno
organizovati ga kao specijalni dogaaj);
- 10 -

________________________________________________________________________
za ovakav dogaaj je obino vezana doza glamura i spektakularnosti (na primer,

izgradnja auto-puta, iako je jedinstvena i neponovljiva, nije specijalni dogaaj,
dok Olimpijske igre jesu).
Na osnovu navedenih karakteristika specijalnog dogaaja moe se dati definicija:

Specijalni dogaaj predstavlja skup projektovanih radnji i aktivnosti, da bi se u
projektovanom vremenu i mestu, oko zajednikog razloga okupio projektovani
profil i broj uesnika radi ostvarenja zadatih ciljeva.
Specijalni dogaaji su znaajni deo naih ivota, iako mi moda ne razmiljamo o njima na
taj nain. Dodela Oskara, Izbor za pesmu Evrovizije, Tournament of Roses Parade, Mardi
Gras, Bostonski Maraton, Kentaki derbi to su sve dogaaji koji se organizuju jednom
godinje, a toliko su organizacijski napredovali da su postali deo nacionalne tradicije i
poznati su kao spektakli teki vie miliona dolara.
Neki specijalni dogaaji jednostavno moraju da budu za pamenje. Teko je zaboraviti
mega uspeh Olimpijskih igara u Pekingu 2008. ili Live Aid koncert posveen prikupljanju
sredstava za siromane. Ovakvi dogaaji mogu da privuku panju cele zemlje i itavog
sveta, to i ine.
Naravno, nisu svi specijalni dogaaji osmiljeni da privuku tako veliku publiku. Veina njih
je osmiljena da zadovolji specifinu svrhu promocije - za poslovanja koja prodaju
proizvode ili usluge, politiare koji predstavljaju i nude sebe, asocijacije koje pridobijaju
nove lanove i institucije koje se nameu u potrazi sa finansijskim sredstvima.
Postoji mnogo tipova specijalnih dogaaja. Sledi lista onih koji su najpopularniji:
grand openings - velika, sveana otvaranja;
open houses - otvorene kue, vrsta udruenja;
conventions konvencije;
sales meetings - sastanci prodaje, ili prodajni sastanci;
fund raisers - prikupljanje sredstava, prikupljai sredstava;
holiday events - praznini dogaaji;
festivals festivali;
celebration banquets proslave;
parades parade;
charity balls - humanitarni koncerti, balovi;
picnics piknici;
dinner dances - veernje igranke;
coctail events kokteli;
anniversary celebrations - proslave godinjica;
theatrical opening events - pozorine premijere;
kick-off/opening events - premijerni dogaaji;
sporting events and tournaments - sportski dogaaji i turniri;
seminars seminari;
corporate events - korporativni dogaaji;
political events - politiki dogaaji;
groundbreakings - veliki dogaaji, ekskluzivni;
stockholder meetings - sastanci deoniara;
product presentations - predstavljanje proizvoda;
concerts koncerti;
fairs sajmovi;
trade shows - trejd ou, izlobena prodaja;
- 11 -

________________________________________________________________________
spouse programs - brani programi, venanja;

themed galas - tematske veeri;
hospitality suites - prihvatni centri;
rallies okupljanja;
fashion shows - modni dogaaji;
community events - drutveni dogaaji;
sales events - prodajni dogaaji;
employee holiday events - praznine sveanosti za radnike;
motivational meetings - motivaconi sastanci;
razliite vrste putovanja bilo komercijalnih bilo korporativnih i koncertnih.
Statistiki pokazatelji govore o tome da se mnogo novca troi od strane koproracija za

promotivne aktivnosti. Zapravo, specijalni dogaaji su postali vaan segment sveukupnog
svetskog korporativnog trita u smislu poverenja i ulaganja u promotivne aktivnosti
kompanije. To se deava zbog toga to specijalni dogaaji donose jedinstvenu prednost,
onu koju standardne forme advertajzinga i odnosa s javnou ne mogu da izmere okupljanje kupca i prodavca u oputenoj atmosferi koja ukazuje na kvalitete prodavca.
Ova, jedan na jedan, direktna komunikacija prodavac-kupac predstavlja dogaaj od
velikog znaaja. Ovo omoguava prodavcu da ispria svoju priu ba onako kako eli da
bude ispriana, sasluana i da direktno odgovori na potrebe svojih kupaca. Omoguava mu
da usmeri svoja sredstva promocije pravo ka ciljnoj grupaciji. Ljudi koji dou, ako nita
drugo, tu su zbog toga to su zainteresovani i uinili su odreeni napor da budu prisutni.
Oni su znatieljni, odabrani i motivisani.
Neki od benefita koji se mogu oekivati od specijalnog dogaaja su:
napredovanje poslovanja - bilo da je mereno u procentima porasta prodaje,
profitu, broju lanova, ili prikupljanju sredstava. Na kraju, prikazae se u
najboljem svetlu visoko motivisanoj i kvalifikovanoj publici;
prepoznatljivost na tritu - prepoznavanje omiljenog brenda, na taj nain to
e se povezati organizacija sa profilisanim i prijatnim dogaajem;
publicitet kada je sutina specijalnog dogaaja medijska panja, iz pouzdanih
izvora odabrati objektivne vesti;
lojalnost - kada ciljna publika prihvati gostoprimstvo, prepozna i oseti
jedinstveni pristup poslovanju;
produktivnost zaposlenih kroz ovakav dogaaj se poveava kroz sastanke
motivacije, a isto tako i kroz dobro poznate drutvene i porodino orijentisane
dogaaje, kao to su piknici i proslave u vidu odmora;
reavanje problema problemi se lake i uoavaju i reavaju kada je donosilac
odluke u oputenijoj atmosferi i kada su sve linije komunikacije otvorene;
edukacija i samoaktualizacija kljuna je za mnoge specijalne dogaaje
ukljuujui sastanke prodaje, prodajne izlobe i seminare;
profesionalno umreavanje prilika za razvijanje poslovnih kontakata sa
vrnjacima, kolegama i ak konkurentima.
Specijalni dogaaj treba da bude neobian i skup. Dogaaji kao to su Olimpijske igre ili
pak razliite vrste muzikih dogaaja su za investitore sa dubokim depom koji su ve
izraunali svoj povraaj investicije i koji su obezbedili budete namenjene promociji koji
se mere u milionima dolara. Manje kompanije sa manjim budetima i skromnijim ciljevima
mogu da i sa smanjenim investicijama utiu na stvaranje efektivnog dogaaja za
pamenje, pogotovo ukoliko se prepuste originalnim idejama i resursima kreativnog
profesionalnog organizatora specijalnih dogaaja.
- 12 -

________________________________________________________________________
5 CILJEVI SPECIJALNOG DOGAAJA

Iako na prvi pogled nije obino jasan, cilj uvek stoji iza specijalnog dogaaja. Naruilac
odnosno organizator bi trebalo da ima (mada esto i nije tako) preciznu ideju o efektu koji
eli da postigne organizacijom specijalnom dogaaja. Taj efekat, naravno, nije onaj
oigledan, koji dobijaju posetioci-uesnici (zabava, druenje, uzbuenje), ve je esto
marketinko-ekonomske prirode (poveanje prodaje, rast ugleda firme).
Cilj predstavlja eljeno stanje koje naruilac dogaaja eli da dostigne. On odraava
aspiracije preduzea u budunosti. Formulisani ciljevi nisu iskljuivo namere ili elje, oni
su usmerenje i bitno utiu na budunost naruioca. Specijalnim dogaajem mogu se
ostvariti poslovni ciljevi, ali je ei sluaj da se njime ostvaruju marketinki ciljevi koji
proizilaze iz poslovnih ciljeva. Ciljevi koji se ele potii odreenim specijalnim dogaajem
mogu biti strateki ili operativni. Oni su veoma razliiti od sluaja do sluaja i zavise od
toga ta naruilac eli dogaajem da postigne. Neki od ciljeva su: da se neto promovie,
da se posetioci drue i sklapaju prijateljstva, da se ostavi utisak na javno mnjenje, da se
pobolja profit, zabava, sticanje ugleda, usade odreene vrednosti i stavovi... Koji god od
ovih ciljeva da se ostvaruje, najvanije je da se on jasno i precizno definie, jer samo
takav predstavlja dobru osnovu za organizaciju dogaaja. Okvir za definisanje je irok,
takorei bez ogranienja. Ne postoji oblast u kojoj se specijalni dogaaj ne moe
organizovati.
Prilikom naruivanja, odnosno planiranja, cilj se esto ostavlja u kvalitativnoj formi ili se
odreuje otprilike (npr. reklama, da firma bude poznatija, da se uje za nas) odnosno na
visokom nivou apstrakcije. Za veinu naruilaca je to nepotreban zamor, 99% i ne zna ta
se podrazumeva pod ciljem, a ipak njegovo precizno definisanje u velikome smanjuje
lutanja i neodreenosti u organizaciji. Prema jednoj definiciji, kae se da:
Cilj predstavlja nameravano stanje ili situaciju koja se eli dostii u budunosti na
osnovu preduzete planske akcije.
Meanje zadatka i cilja je vrlo esta pojava prilikom definisanja. Obino se, pogreno, cilj
poistoveuje sa zadatkom, jer naruilac nije u stanju da razgranii ta je cilj, a ta su
aktivnosti vezane za njegovo ostvarivanje, odnosno zadaci. Tu na scenu stupa organizator
koji u ulozi konsultanta pomae da se napravi ta razlika. Recimo, prilikom organizacije
promocije nekog proizvoda, zadatak je predstaviti proizvod i upoznati auditorijum sa
njegovim karakteristikama, dok je cilj poveanje trinog uea putem poveanja tranje
za istim. Zadaci proizilaze iz utvrenih ciljeva. Ciljevi, prema tome, predstavljaju ono to
elimo kao konani rezultat cele akcije, dok su zadaci niz aktivnosti koje treba obaviti da
bi se to postiglo.
Naruilac specijalnog dogaaja najpre sebi mora postaviti pitanje, ta eli da postigne tim
dogaajem. Neophodno je da naruilac od polaznih, apstraktnih i nepreciznih ciljeva
konkretizuje svoj zahtev. Kada se da odgovor na postavljeno pitanje i kada naruilac
konkretizuje ono to eli, tada se stvara osnova od koje se kree sa organizacijom
dogaaja.
- 13 -

________________________________________________________________________
Primer organizacija koktela prilikom otvaranja novog lokala:
zadatak: uiniti da se ljudi oseaju prijatno
i dati im informacije o novom lokalu
podcilj: ljudi se pozitivno izjanjavaju o koktelu
podcilj: ljudi stiu pozitivno miljenje o lokalu i njegovoj upravi
podcilj: vei broj ljudi dolazi u lokal
CILJ: ukupan profit se poveava

Dakle, nije cilj da se ljudi oseaju prijatno, koliko god to okrutno zvualo, to je samo
sredstvo da se doe do veeg profita. Zapravo, to je gledite naruioca, ali ako je profit
vei i naruilac je zadovoljan. Sada se govori o profitno orijentisanim specijalnim
dogaajima. Postoje, na primer, humanitarne akcije gde nije taj sluaj, to e se videti
kod podele ciljeva. Ova podela moe pomoi i naruiocu da se pronae u njoj. Cilj, dakle,
moe biti:
1) ekonomski (poveanje trinog udela, profita, sniavanje trokova);
2) politiko-socijalni (poboljanje politike pozicije, poboljanje ivotnog
standarda, smanjenje nezadovoljstva, poboljanje zaposlenosti);
3) etiki (podizanje kulturne svesti naroda, davanje pomoi ugroenima, svi ciljevi
ekoloke prirode);
4) lina satisfakcija naruioca (slavlja, okupljanja, jubileji) - ovde esto dolazi do
meanja zadatka i cilja.
Kada je preduzee na strani naruioca, onda je pitanje odreivanja cilja neto
jednostavnije. Taj cilj mora da odgovara nekom od ciljeva definisanih njihovom poslovnom
politikom, pa onda samo ostaje da se izaberu sredstva za njegovu realizaciju, i to pod
uslovom da firma uopte i ima precizno definisane ciljeve, to na alost nije situacija u
naoj praksi, pogotovo kod malih i srednjih preduzea.
Postoji nekoliko situacija koje se pojavljuju u praksi, a vezane su za definisanje cilja. U
svakoj od njih odnos naruilac-organizator je razliit, pa zahteva odreeno vreme, dodatne
trokove i poveani napor.
Prva i najbolja situacija je da kad naruilac doe sa unapred definisanim ciljem i insistira
na njegovom sprovoenju. Tada se odmah prelazi na razmatranje ideje za realizaciju. Ta
situacija je prisutna onda kada specijalni dogaaji preu u naviku nekoj firmi, onda kada
firma svojim planovima predvidi ovakve dogaaje i unapred izdvoji sredstva koja namerava
da uloi u njih. U ovom sluaju firma svoje ciljeve definisane u stratekom i operativnim
planovima samo realizuje kroz specijalne dogaaje. Ovakve firme imaju najbolji odnos
prema specijalnim dogaajima jer shvataju koliki znaaj oni imaju za njih.
Sledea situacija je da naruilac samo okvirno zna ta eli da postigne specijalnim
dogaajem. Ovde organizator mora paljivo da ispita naruioca kako bi utvrdio ta ovaj
zaista eli. Nije tako jednostavno da se apstraktna misao kao to je da se uje za nas
svede na neto konkretno. Zato je neophodna uska saradnja obe strane da bi se cilj jasno i
- 14 -

________________________________________________________________________
precizno definisao. Uobiajena je i situacija da se firma prvi put usuuje da narui ovakav
dogaaj, pa jo nije sigurna u njegovu dobrobit i shodno tome ne zna ta hoe njime da
postigne.
esto firme ne uviaju znaaj ovakvih dogaaja, smatraju da su oni bacanje novca u
prazno, pa se odlue za njih tek kad ih konkurenti primoraju da uvedu neku novinu. Ova
situacija zahteva dodatni napor i vreme organizatora, te shodno tome poveava i trokove.
Organizator tada dodatno naplauje savete i konsultacije u vezi sa ciljem. Zato je najbolje
najpre definisati elju, pa tek onda obratiti se firmi koja e to organizovati.
Najtea je situacija kada naruilac eli dogaaj kako bi odgovorio na dogaaj konkurentske
firme. Slina situacija je kada naruilac doe i trai od organizatora udo, tj. da ovaj
izvede neto to jo niko nije video. Naravno, pri tom nema pojma ta eli time da
postigne. Ovo je najvii nivo apstrakcije, pa je i najtee doi do sri. Tada se pristupa
analizi poslovanja naruioca, njegovih postignutih rezultata, marketinkih poteza u bliskoj
budunosti, kao i u prolosti, kako njega, tako i njegovih konkurenata. Nije neophodno
sprovesti sve ove analize, ve izabrati one koje e najbolje iskristalisati odgovor na
pitanje: Kakav je to doping potreban firmi? Drugim reima, nakon tih analiza postaje
jasno ta treba preduzeti da bi se pozicija firme popravila, da bi se pridobili novi
kupci/korisnici, da bi se zadrala privrenost firmi, da bi se uveo novi proizvod na trite ili
poveala tranja.
Sve ovo su mogui ciljevi koje firma eli da ostvari, ali ne ume da ih uvidi ili iskae. Ovde
organizator u saradnji sa naruiocem definie cilj, koji je na poetku bio u vazduhu.
Ovakve situacije zahtevaju veliko angaovanje organizatora i pre same organizacije i
oduzimaju dodatno vreme te samim tim i dodatno poveanje cene dogaaja.
- 15 -

________________________________________________________________________
6 DEFINISANJE CILJNE GRUPE I RAANJE" IDEJE

Definisanje ciljne grupe usko je povezano sa definisanjem cilja. Utvrivanje ciljne grupe
predstavlja utvrivanje segmenta populacije kome je dogaaj namenjen. To moe biti bilo
koji segment trita (npr. omladina, ene, naunici iz odreene oblasti, umetnici, ...).
Definisanjem cilja specijalnog dogaaja faktiki je definisana i ciljna grupa na koju treba
dogaaj usmeriti. Kada se naruilac pojavljuje sa nepreciznim ili nedefinisanim ciljem,
onda ni on ne zna koja je njegova ciljna grupa. Meutim, postoji i obrnuta situacija, kada
on ne zna ta mu je cilj, ali zna kojoj grupi e nameniti dogaaj.
Postoji nekoliko uticajnih faktora prilikom odreivanja ciljne grupe, a to su:
veliina i tip dogaaja;
namena dogaaja;
zahtevi naruioca.
To to je utvrena ciljna grupa, ne znai da je posao zavren. Zapravo, tada je tek utvren
objekat posmatranja. Sledee to treba preduzeti je prikupljanje odgovarajuih
informacija o meti. Specifinosti dogaaja definiu spektar informacija koje treba
pribaviti. Na ovom mestu kreativnost najvie dolazi do izraaja. Kada je cilj poznat, javlja
se pitanje kako ga ostvariti. Za ovaj deo organizator najee angauje saradnike sa
strane. Jedino firme kojima je osnovna delatnost organizacija specijalnih dogaaja, imaju
u stalnom radnom odnosu odgovarajue kadrove za efikasnu ralizaciju ideje. Na scenu
stupaju psiholozi, umetnici, istraivai trita i sl. Ovde je uska saradnja izmeu naruioca
i ovih kadrova kako bi se usvojili predlozi i ispotvala volja naruioca, a ideja prola kroz
filter strunjaka. Najbitnija je originalnost i da je u pitanju neto novo. Naravno, prilikom
definisanja ideje neophodno je prethodno izvriti ispitivanje odreenih faktora, koji mogu
biti odluujui za uspenost dogaaja, a treba imati na umu naroito:
elje naruioca;
karakteristike ciljne grupe (kojoj je dogaaj namenjen);
mentalitet sredine u kojoj se organizuje;
moralne i pravne aspekte ideje;
veliinu budeta;
vrednosti koje vladaju u drutvu;
mogunosti organizatora;
prethodno iskustvo (sopstveno i tue).
Ovo su, dakle, uticajni faktori koje treba razmotriti i koji predstavljaju okvir u kome se
ideja moe razviti. I pored ovih, uslovno reeno, ogranienja, sloboda u razvoju ideja je i
dalje velika. Analizirajui proces pripreme realizacije jednog specijalnog dogaaja, pre
svega sa stanovita izrade potrebnih studija, moe se konstatovati da ovaj proces
obuhvata:
izradu prethodne studije opravdanosti;
izradu studije opravdanosti;
pribavljanje neophodne dokumentacije.
Poetna istraivanja i analize treba da imaju globalni karakter, u njima ne treba zalaziti u
detalje, ve uoiti samo najvanije karakteristike svakog elementa. Takva analiza naziva
se prethodnom studijom opravdanosti. U literaturi se kao sinonim moe nai i izraz
predinvesticiona studija, ali on ovde nije prikladan, jer specijalni dogaaj nije obavezno i
investicija, pre svega zbog toga to investicija obino podrazumeva profit kao krajnji
efekat, a to ovde nije uvek sluaj.
- 16 -

________________________________________________________________________
Izrada prethodne studije opravdanosti se obavlja radi prethodnog sagledavanja i ocene
opravdanosti daljeg ulaenja u proces realizacije projekta, tj. izradu plana projekta, koji
omoguava donoenje konane odluke o realizaciji.
Ova vrsta analize sadri sve neophodne elemente koji bi uli u ocenu opravdanosti
investiranja u neki projekat. To su pre svega trina analiza, zatim analiza moguih idejnih
reenja, organizaciono-kadrovska i ekonomsko-finansijska analiza. U odreenim
sluajevima, zavisno od vrste specijalnog dogaaja, mogue je prethodno navedeni spisak
osnovnih elemenata znatno proiriti. U tom sluaju prethodna studija opravdanosti, pored
navedenih faktora, moe obuhvatiti i analizu lokacije, ekoloke aspekte i sl.
Prethodna studija opravdanosti treba da sadri osnovne delove koji su slini onima koji e
se kasnije pojaviti u glavnoj studiji opravdanosti. To su, dakle:
analiza trita;
analiza mogunosti organizatora;
organizaciono-kadrovska analiza;
ocena studije.
Ako prethodna studija opravdanosti pokae da je projekat opravdan, ide se na detaljnu
razradu svih njenih elemenata u vidu studije opravdanosti dogaaja. Detaljno razmatranje
procesa pripreme realizacije jednog specijalnog dogaaja i iznalaenje odgovarajuih
reenja je od kljunog znaaja za valjano upravljanje i efikasnu realizaciju dogaaja.
Dobra priprema je prvi garant efikasne realizacije specijalnog dogaaja.
Jedna od najznaajnijih aktivnosti, u okviru pripreme realizacije specijalnog dogaaja je
upravo izrada studije opravdanosti. Izrada studije opravdanosti vri se u fazi planiranja i
pripreme realizacije projekta i na osnovu ove studije vri se donoenje odluke, to
predstavlja kljuan momenat u pripremi realizacije dogaaja. Ona je veoma sloena jer
obrauje sve aspekte projekta i obuhvata znaajan broj istraivanja, analiza, posebnih
studija i idejnih reenja. to se tie sadrine ove studije, ona ima odreenu strukturu koja
odgovara svakom tipu specijalnog dogaaja. Studijom se obuhvataju, analiziraju i
razrauju: ekonomski, moralni, marketinki, pravni, drutveni, ekoloki i drugi faktori od
znaaja.
Da bi se pristupilo konkretnoj izradi studije opravdanosti, koja predstavlja dosta sloen i
to se tie obuhvaenih podruja raznovrsna, potrebno je prikupiti i obraditi veliki broj
podataka, odnosno izvriti odreeni broj istraivanja i analiza, iji e rezultati biti
podloga. U najznaajnije analize koje e ovde biti posebno obuhvaene, spadaju svi oni
elementi kao i kod prethodne studije opravdanosti, samo detaljno razraeni. Za dogaaje
koji su manje sloeni i koji se ne sastoje iz velikog broja manjih dogaaja ili dogaaje za
koje preduzee ima ve standardnu proceduru realizacije nije potrebno raditi prethodnu
studiju opravdanosti, ve se odmah prelazi na izradu studije opravdanosti. Ovim se tede
vreme, energija i sredstva.
- 17 -

________________________________________________________________________
7 PLANIRANJE SPECIJALNOG DOGAAJA

Specijalni dogaaj se nikada ne odvija sluajno, ve uvek planski i sa unapred definisanim
ciljem i idejom za njegovo dostizanje. Planiranje predstavlja proces donoenja odluka o
tome ta e se raditi u budunosti, a na bazi temeljne procene odgovarajuih parametara.
Proces planiranja znai postavljanje jasnog, razumljivog, merljivog cilja, osmiljavanje i
izbor pravca delovanja i naina ostvarenja postavljenog cilja, i uvek je praeno rizikom i
nesigurnou, jer se odluke donose na osnovu raspoloivih podataka danas, za dogaaj koji
e se odigrati u budunosti. Kada se konkretizuje i precizno definie cilj, tada se prelazi na
sastavljanje plana za organizaciju i realizaciju dogaaja. Mona preduzea koja dre do
sebe, specijalne dogaaje uvruju u godinje planove.
Da specijalni dogaaji imaju vano mesto u poslovanju firme dokazuje i to da su ti
dogaaji unapred predvieni i isplanirani i da su za njih izdvojena sredstva. Firma na ove
dogaaje gleda kao na sredstvo za postizanje visoke reputacije na tritu i usaivanje
privrenosti kod potroaa/korisnika. Ona ih uvruje u operativne i tekue planove, kao
stavku koja je sastavni deo poslovanja. Poto su dogaaji okvirno planom predvieni samo
se pre njihove realizacije detaljnije definiu odreena pitanja i kree se sa organizacijom i
realizacijom. Pored ovih dogaaja za koje se okvirno zna da e nastupiti u toku poslovne
godine, postoje i oni koji nisu predvieni planovima, ve nastaju ad hoc, kao odgovor na
odreena deavanja na tritu. Ovi se dogaaji planiraju, takorei, danas za sutra i tu je
situacija sloenija, jer se mora brzo i efikasno reagovati.
Planom specijalnog dogaaja kao i svakim drugim planom definisane su sledee stavke:
cilj koji se eli postii;
ciljna grupa kojoj je dogaaj namenjen;
osnovni podaci o dogaaju (datum, mikro i makro lokacija);
specifikacija potrebnih finansijskih i materijalnih sredstava;
kvalitet i kvantitet potrebnih kadrova;
sadraj i redosled odigravanja dogaaja;
potrebne dozvole i odobrenja za odvijanje dogaaja;
vid marketinke podrke dogaaju;
mogui sponzori dogaaja;
mogue medijske kue koje bi eventualno pratile dogaaj;
ostalo.
7.1 Tehnike i sredstva za planiranje SD

U fazi planiranja SD mogu se koristiti razne tehnike i sredstva za prezentaciju informacija:
klijentima, zaposlenim, publici, sponzorima i sl. Sredstva koja se u tu svrhu koriste su
univerzalna sredstva koja se koriste i u raznim drugim prilikama i aktivnostima. Prilikom
planiranja SD najee se koriste: mape i makete, Gantogram, organizacione eme,
rasporedi i kontrolne liste.
7.1.1 Mape i makete
Mape su praktian nain predstavljanja dogaaja, posebno ljudima koji su zadueni za
ureenje lokacije. Meu onima koji su ukljueni u dogaaj mogu biti:
- 18 -

________________________________________________________________________
graevinski radnici ili dizajneri

kooperanti za telekomunikacije i struju
ekipe za hitne sluajeve
voditelj programa
umetnici, zabavljai i izlagai
publika na dogaaju.
Za crtanje mapa, danas su na raspolaganju

mnogi specijalizovani softveri, ali se isto tako
mogu koristiti i opti softveri za generisanje
slika.
Makete su takoe vrlo korisne, jer je za neke

uesnike vano da stvari budu prikazane u
trodimenzionalnom prostoru. Maketa moe pomoi
u mnogim aspektima organizacije dogaaja, kao to
je
na
primer
kontrola
masa.
Pomou
trodimenzionalnog modela lake je uoiti uska grla i
druge potencijalne probleme. Veina raunarskih
programa takoe moe prezentovati informacije na
takav
nain,
to
organizatoru
omoguava
anticipiranje svih problema vezanih za dizajn i
implementaciju.
7.1.2 Gantogram
Gantov dijagram se najee koristi u ranoj fazi planiranja i u razdoblju pre samog
dogaaja. Na ovoj vrsti grafikona u gornjem zaglavlju tabele se nalaze datumi, dok se po
redovima nalaze aktivnosti koje treba izvriti. Trajanje svakog zadatka se obeleava
blokovima ija veliina zavisi od duine aktivnosti. Prednost ove vrste grafikona je u tome
to jasno pokazuje meuzavisnost zadatka. Na primer, nakon to se u tabelu unese proces
regrutovanja, uvoenja, edukacije i rasporeda zaposlenih potrebnih za odreen dogaaj,
moe se uvideti da proces regrutovanja mora poeti ranije nego to je planirano, kako bi
zaposleni bili spremni za veliki dan. Identifikacija kritinog puta, odnosno onih delova
plana koji su neophodni za uspean ishod i stoga imaju visoki prioritet, predstavlja dodatni
aspekt planiranja.
Ako na primer postoji dogovor sa sponzorima, on se mora finalizirati pre nego to se
zapone rad na tampanim ili promotivnim materijalima, budui da sponzori moraju
odobriti korienje svog logotipa. Ako se jedan sponzor povue iz dogovora, ta e promena
imati uticaj na tampanje materijala, to e uticati i na promotivne aktivnosti i prodaju
ulaznica. Za izradu Gantovog dijagrama takoe postoje mnogi raunarski softveri. Gantov
dijagram treba ii u detalje onoliko koliko je to potrebno za korisnike kojima je namenjen.
Treba uzeti u obzir i injenicu da su promene sastavni deo planiranja dogaaja i da emo
morati napraviti znaajne promene koje e sve grafikone uiniti neupotrebljivima. Iskusni
organizator promena e znati da nivo detaljnosti planiranja prilagodi korisnicima, kako bi
svima bile jasne njihove uloge i zaduenja, a da istovremeno u odreenoj meri budu
spremni na promene.
- 19 -

________________________________________________________________________
7.1.3 Raspored
Raspored je neizostavno sredstvo za veinu organizatora dogaaja. To je program, odnosno
popis redosleda dogaanja. U preliminarnim fazama planiranja raspored je vrlo
jednostavan, pa se tano vreme odreuje samo za odreene elemente dogaaja. Ovaj
pregled postupka sastavni je deo informisanja o konceptu dogaaja. Meutim, kako
planiranje napreduje, raspored postaje jo detaljniji sa jo vie elemenata, na primer
definisanim vremenima za tehniko osoblje, zabavljae i sl. Najdetaljniji raspored
aktivnosti u kome se nalaze informacije koje svima odreuju uloge i trenutak akcije naziva
se scenario. Rasporedi su vaan instrument za sve interesne grupe i uesnike, od tima koji
upravlja objektom do kooperanata.
7.1.4 Organizacione eme
Organizacione eme su jo jedno vano sredstvo koje se koristi prilikom planiranja
dogaaja. Nakon to su svi zadaci izdiferencirani i logiki grupisani, potrebe za ljudima koji
e realizovati te zadatke postaju mnogo jasnije. Grupe zadataka i pozicije pojedinaca se
mogu prikazati na organizacionoj emi.
7.1.5 Kontrolne liste
Kontrolne liste su nezamenljive na najdetaljnijem nivou planiranja. To su kontrolna
sredstva koja osiguravaju da osoba koja izvrava odreene zadatke ne zaboravi ni jedan
detalj. Na primer, prilikom provere opreme za gaenje poara i izlaza u sluaju opasnosti,
posebno je vano drati se zadatog popisa i nakon izvrenja ga potpisati. To je deo procesa
voenja evidencija, iji cilj nije samo spreavanje potencijalnih problema, ve i smanjenje
rizika od pravnih problema, ako neto krene po zlu. Detaljni i pravilno implementirani
planovi posetiocima pruaju sigurnost, organizacionom timu omoguavaju efikasnije
obavljanje poslova i poveavaju verovatnou ostvarivanja ciljeva dogaaja.
Ime
Dananji datum i vreme

Provereno
Zadatak
Opremljenost pribora za prvu pomo
Ispravne oznake na zapaljivim materijalima
Aparat za gaenje poara je na vidljivom mestu,
bez prepreka
Proizvodi za ienje su ispravno oznaeni i
skladiteni
Svi elektrini aparati su ispitani i oznaeni u
poslednjih 6 meseci
Produni kablovi su provereni i oznaeni u
poslednjih 3 meseca
Produni kablovi preko prolaza ne predstavljaju
opasnost
Kutije, otpad itd ne zaklanjaju pristup izlazima
niti opremi za gaenje poara
Ventil za plin je vidljiv i dostupan
- 20 -
Komentar
Potreba za
dodatom
proverom

________________________________________________________________________
7.2 Protokol
Izraz protokol je re grkog porekla i znai lepak (gr. protos). Protokol je uobiajena
praksa koja je davno prihvaena i dugo je u primeni prilikom rada i susreta s ljudima.
Protokol odraava meusobno potovanje i obzir zbog ega je posebno vaan prilikom
susreta zvaninika iz razliitih zemalja. Pored toga, protokol obuhvata verske i kulturne
obiaje. Protokolom je obuhvaen i ispravan nain oslovljavanja zvaninika i nain
odevanja za odreeno dogaanje. Njime je odreen i raspored sedenja gostiju na veeri i
nain isticanja dravne zastave.
7.2.1 Oslovljavanje
Kako emo nekoga oslovljavati zavisi od doba starosti, relacije mukarac-ena,
hijerarhijskih i drugih odnosa.
Pravila su sledea:
Prilikom upoznavanja, obraanje ide sledeim redosledom: "Gospodin Petrovi...",
"Gospoa Tomi...", pri emu je prvo predstavljena muka osoba enskoj, kao i
mlaa starijoj. U sluaju da starija osoba (po hijerarhiji, godinama ili osoba
enskog pola) predloi, moe se prei na oslovljavanje linim imenom, npr.
"Gospoa Jelena...", ili s posebnom dozvolom, samo linim imenom.
U profesionalnim institucijama, sa jasno izraenom hijerarhijom, za oslovljavanje
koristi se zanimanje ili funkcija, npr. "Gospodine direktore...", ili ukoliko je osoba
mlaa, samo sa "Direktore...".
Etikecija i protokol nalau da se diplomate i lanovi vlade oslovljavaju na sledei
nain: "Gospodine ministre...", "Gospodine ambasadore..." ili "Vaa ekselencijo...".
Za obraanje crkvenim velikodostojnicima moe se obratiti sa "Oe..." ili "Vaa
svetosti...".
lanovima kraljevske porodice obraa se sa: "Vae velianstvo..." ili "Vae
visoanstvo...".
U zemljama u kojima postoje plemike titule, one se koriste za oslovljavanje, npr.
"Grofice Volkanovska...".
Pri obraanju velikom skupu koristi se "Dame i gospodo" ili "Gospoe i gospodo".
Na skupovima posveenim jednoj profesiji prisutnima se obraa sa "Potovane
koleginice i kolege" ili pojedincu "Kolega..."
Poslovni partneri se oslovljavaju po prezimenu uz navoenje gospodin (gospoa,
gospoica).
Koristi se zamenica VI.
U poslovnoj korespondenciji, ukoliko se pismo upuuje nekom licu prvi put, poinje
sa "Potovani gospodine / gospoo, ili "Potovana gospoo Mili,". U sluaju
obraanja instituciji ili osobi ije ime se ne zna koristi se samo "Potovani,". Kada se
radi o ve voenoj prepisci, moe se pisati: "Potovani gospodine Petroviu..." ili
"Gospodine Petroviu...". U cirkularnom pismu moe se koristiti "Potovane
kolege..." ili "Potovani prijatelji...".
Tituliranje se moe vriti po funkciji koju neko obavlja ili stepenu strune spreme.
Nain oslovljavanja titulom esto je u upotrebi, posebno kada se obraa osobama sa
specifinim znanjem, tako da se esto njima i obraa sa "Profesore" ili "Doktore"
iako se zna lino ime.
Ako dogaaju prisustvuju visoko rangirane osobe iz inostranstva, organizator dogaaja
mora stupiti u kontakt s njihovom ambasadom kako bi se obavestio o redu najavljivanja i
titulama koje valja koristiti.
- 21 -

________________________________________________________________________
7.2.2 Oblaenje za specijalne dogaaje
Odgovarajua odea za posebna dogaanja bi trebala biti navedena na pozivnicama.
Slubena dnevna dogaanja podrazumevaju poslovnu odeu ili smoking ili ponekad frak za
formalna veernja dogaanja. Kartice sa imenima bi trebalo nositi na desnoj strani, kako
bi bile vidljive prilikom rukovanja.
7.2.3 Protokol za govornike
Govornici bi morali unapred biti obaveteni i imati popis svih gostiju koje moraju
pozdraviti i to redom prvenstva. Vreme i trajanje govora mora se dogovoriti sa govornicima
pre dogaanja i uskladiti sa ostalim aktivnostima (na primer sa kuvarom, kako bi jelo bilo
spremno na vreme i kako ne bi govornike ometalo sa serviranjem hrane).
7.2.4 Protokol sedenja
Organizator mora potovati pravila za raspored sedenja na dogaajima kao to su dodele
nagrada i gala veere. Nije lako odrediti ko bi gde trebalo sedeti. Prvenstvo za stolom
moe uvrediti i ako se radi o porodinoj veeri i veeri za diplomate. U odreivanju
rasporeda sedenja od pomoi moe biti prirunik za raspored sedenja i protokol. Prvi korak
je odreivanje ranga poloaja. Nakon toga preostaje rasporeivanje ljudi oko stolova.
Postoji nekoliko jednostavnih pravila koje se mogu primeniti u veini sluajeva:
1. Ako postoji samo jedan sto, domain i domaica obino sede na suprotnim
krajevima ili na sredini stola jedan naspram drugog. Ako je potrebno vie stolova,
domain i domaica mogu sedeti za razliitim stolovima, kada moemo imati i
pomonog domaina i domaicu.
2. Mukarac sa najviim rangom po pravilu sedi desno od domaice. Supruga mukarca
sa najviim rangom ili sama ena sa najviim rangom sedi domainu sa desne
strane. Drugi mukarac po rangu sedi domaici sa leve strane. Raspored bi trebao
biti takav da ni dve ene ni dva mukarca ne sede jedan do drugoga.
3. Pravilo koje ima zanimljive psiholoke implikacije glasi da brani parovi nikada ne
smeju da sede jedan do drugoga, dok verenici trebaju sedeti jedan do drugoga, kad
god je to mogue.
Gosti trebaju da budu smeteni tako da budu podstaknuti prijatni razgovori i da se olaka
hranjenje manje dece. To znai da roditelji ne smeju biti smeteni u ugao iz kojeg e
teko izai ako bude trebalo reavati probleme koje su prouzrokovali njivi klinci.
Iako se pravila sedenja ine malo utogljena, ona obino omoguavaju ljudima da se
oseaju ugodnije. Ljudi vole znati gde domain eli da oni sede i vrlo esto pitaju da li je
mesto koje su odabrali u redu. Kako god odluili, prilikom izrade rasporeda sedenja budite
paljivi, budui da to na veim veerama moe biti prilino vano.
7.2.5 Verski i kulturni protokol
Veina verskih i kulturnih obreda podrazumeva odreene formalnosti, iako ih klijenti
nekada potuju, a nekada ne. Zbog toga e se od organizatora dogaaja nekada traiti
pomo u vezi sa protokolom za takvo dogaanje ili savet ukoliko klijent eli neto
oputeniji pristup.
U nastavku su navedeni primeri obiaja povezanih sa obredima venanja iz razliitih delova
sveta.
- 22 -

________________________________________________________________________
Venanja u Srbiji moemo razliito da okarakteriemo, ali najvei procenat je onih
tradicionalnih okupljanja tim povodom, uz pregrt najee pravoslavnih obiaja. Toj
prilici se neretko posveuje i itava 3 dana za sam dogaaj, a pripreme za isti traju
mesecima. Obiaji koji su u velikoj meri prisutni se razlikuju od podruja i esto se kae da
svako selo ima svoje obiaje. Neki od obiaja i rituala u Srbiji su: bacanje sita, bidermajer,
gaanje jabuke, kupovina mlade itd.
Etiopija. Procedura venanja poinje tako to mladoenje poalju predstavnika koji
predlae brak izmeu zainteresovanih. Potom zakazuju sastanak i donose odluku o braku
koji je predloen. Na dan venanja, mladoenja i tri ili etiri kuma odlaze do mladine
kue. U kui, mladina porodica i prijatelji imaju obiaj da blokiraju ulaz u kuu. Prijatelji
moraju da pevaju glasno i jako kako bi ih primorali da ih puste u kuu. Prvi kum dri
parfeme i prska celu unutranjost kue. Mladina porodica peva pesme iz njihovih krajeva.
Kenija. Na venanju, mladin otac pljune u mladinu kosu i grudi kao znak blagoslova i tek
potom ona odlazi peke sa svojim muem u novi dom ne okreui se, jer postoji verovanje
da e, ukoliko se okrene da se pretvori u kamen. Ovo moe da bude veoma tuno iskustvo
za mladu koja sa svojih 13-16 godina moe da dugo hoda do svoj nove kue. Ponekad ena
iz mladoenjine porodice e ak napasti i vreati mladu jer je to obiaj koji tera malere i
lou sreu.
Namibija. Narod Himba u Namibiji kidnapuju mladu pre venanja, oblae je u konu
venanicu. Posle ovoga je dovode u kuu gde joj porodica govori koje e biti njene
dunosti kao ene i tada je namau mau. Na ovaj nain se pokazuje da je prihvaena u
porodici.
Niger. Narod Wodabee u Nigeru privlae svoje roake za brak. Roak nosi snane amajlije
koje predstavljaju njihovu izraajnu atraktivnost za devojke. Oni esto imaju poligamne
brakove koje im ugovaraju roditelji kada je par jo u dobu detinjstva, ili takoe mogu da
se venaju iz ljubavi i privlanosti. Mladoenjina porodica daje cenu za mladu mladinoj
porodici i onda se oni venaju. Mlada ostaje kod svog mua dok ne zatrudni, nakon ega se
vraa u roditeljsku kuu gde ostaje naredne tri ili etiri godine. Bebu na svet donosi u
roditeljskoj kui.
Nigerija. U Nigeriji na zapadnom delu Afrike, mu nikada ne koristi ime ene. Samo
roacima i sopstvenoj deci je dozvoljeno da koriste ime koje joj je otac dao i to mogu
samo nevenane devojke. Umesto svog imena, u tom sluaju mladoenja mora da koristi
ime mladinog oca kada oslovljava mladu. Uoi venanja igra se i peva i na taj nain to
obino kombinuju sa velikom gozbom. Mladu uvaju u posebnoj prostoriji u kojoj ostaje
dok je ne puste unutra. Ali prvo svaki gost mora da dobije pile i duvan i tek onda izlazi
mlada i proglaava zakljuen brak. Naredni dan kolje se koza za mladu i njena krv se poliva
na prag kue i mladina majka pita svoju erku da li je zadovoljna mladoenjom. Nakon
ovog plesa, ponovo se oglaavaju bubnjevi koji zovu goste da dou i daju mladi novi da
bi joj videli lice i jo jedan novi da bi dotakli njeno telo.
7.2.6 Protokol za sportska dogaanja
Za sportska dogaanja postoje brojne formalnosti, meu kojima su dodela trofeja ili
medalja na ceremoniji koja se odrava odmah nakon zavretka takmienja. Kod timskih
sportova, uobiajeno je da novinari intervjuiu kapitena koja je osvojila drugo mesto, dok
se eka najava pobednika. Meutim, razliiti sportovi imaju razliite obiaje. Na primer,
na automobilsitikim trkama pobednik ampanjcem prska gledaoce, nakon ega se
organizuje konferencija za medije na kojoj su prisutni i sede prvo plasirani vozai. Kod
brojnih drugih sportova intervjui se odravaju u svlaionicama.
- 23 -

________________________________________________________________________
8 TIM KOJI RADI NA REALIZACIJI SPECIJALNOG DOGAAJA

Tim predstavlja odabran sastav ljudi koji meusobnom saradnjom obavljaju aktivnosti na
organizaciji i realizaciji zajednikog cilja, na elu sa voom tima. Postojanje posebnog
tima za organizaciju specijalnog dogaaja ukazuje na njegovu sloenost. Ovi dogaaji ba
zbog svoje kreativnosti, spektakularnosti iskau iz svakidanje eme organizacije. Zbog
karakteristinosti ove vrste dogaaja stalni tim koji postoji u preduzeu i koji je zaduen
za marketing nije u mogunosti da organizuje dogaaj ovog tipa. Njihova jedinstvenost
ukazuje na neophodnost formiranja posebnog tima koji e se baviti organizacijom, jer
svaki dogaaj zahteva posebnu kadrovsku strukturu i posebne akcije koje treba preduzeti.
Ono to je svojstveno timu za bilo koji dogaaj je da ima svog vou, dok sastav ostalih
lanova nije definisan, ve se tim sastavlja od strunjaka koje sam dogaaj iziskuje.
Naravno, za specijalne dogaaje istog tipa timovi su relativno iste strukture uz dodatak
lanova koji e udovoljiti specifinim zahtevima dogaaja. Broj lanova nije odreen.
Odnosi i veze u timu zavise od vie faktora, a to su:
specifinost dogaaja;
veliina dogaaja;
injenica da organizator ima u svojoj firmi stalni kadar za pojedine poslove, ili
ga mora angaovati sa strane;
sloenost dogaaja.
Ako dogaaj zahteva specifian kadar do koga je teko doi, tada se najpre raspie konkurs
sa odreenim performansama koje kadar treba da poseduje i vri izbor najkvalitetnijeg
strunjaka. U ovoj situaciji tim je sastavljen od lanova koji se meusobno ne poznaju, po
prvi put rade zajedno. Na poetku saradnje uvek je potreban period upoznavanja i
uspostavljanja stavova. Odgovornost za svoj rad snose sami lanovi, a duni su da
rukovodiocu projekta podnose izvetaje i da se dogovaraju sa njim. Oni ovde imaju veliku
slobodu u svom radu. lanovi tima imaju samo jednog nadreenog. Svi komuniciraju sa
rukovodiocem, dok je meusobna komunikacija zastupljena samo po potrebi. Kada je
dogaaj sloen, obiman i sastavljen od vie manjih dogaaja tada je ve neophodna
sloenija organizaciona struktura.
Posebnu panju treba obratiti na povezanost izbora rukovodioca specijalnog dogaaja i
opredeljivanje za odreenu formu organizacije, poto od ovlaenja i odgovornosti
rukovodioca dogaaja esto zavisi i organizacija za upravljanje dogaajem.
Generalno gledano rukovodilac projekta (dogaaja) je ovek zaduen da dogaaj dovede
do zavretka. On ne radi na izvoenju dogaaja, ve vodi rauna da se sve odvija kako
treba, rukovodi timom i ima zadatak da koordinacijom uesnika i voenjem poslova
sprovede dogaaj na najbolji nain. Rukovodilac projekta je centralna figura dogaaja,
osoba koja je zaduena i odgovorna za efikasnu realizaciju zadataka i postizanje planiranih
ciljeva. On treba da radi na povezivanju i koordinaciji svih uesnika u projektu, kao i
povezivanju uesnika i reavanju odnosa izmeu naruioca, lanova projektnog tima i
pojedinih kadrova angaovanih sa strane, i zaduen je za odravanje opteg cilja dogaaja,
odnosno da povezuje pojedinane ciljeve pojedinih uesnika u realizaciji.
Za efikasno upravljanje organizacijom specijalnog dogaaja od izuzetne je vanosti pored
rukovodioca i sastav, nain rada i zadaci projektnog tima, kao ekipe ljudi koja zajedno sa
rukovodiocem neposredno radi na upravljanju projektom. Projektni tim ini grupa
eksperata, specijalista za odreene oblasti. To su pojedinci koji su ve ranije stekli
potrebna znanja i iskustva i koji sa steenim statusom ulaze u tim.
- 24 -

________________________________________________________________________
Izbor lanova tima je veoma sloen zadatak koji zavisi od mnogih faktora i to:
1) izabranog organizacionog modela time se zapravo bira stepen krutosti
organizacije, a samim tim i fleksibilnost prilikom izbora tima. Ukoliko je
uspostavljena linijska organizacija, tim e biti poprilino stalan, dok se kod
projektne organizacije pravi novi tim za svaki dogaaj;
2) veliina dogaaja - ako se radi o dogaaju koji se pravi za privatne krugove i
oekuje se mala poseta, velika je verovatnoa da nee biti ni potrebe za
sastavljanjem posebnog tima. Eventualno moe biti angaovan strunjak sa
strane. Za masovne dogaaje mora se angaovati veliki broj ljudi razliitih
struka kako bi se zamiljeni sadraj u potpunosti realizovao;
3) vanosti dogaaja - dogaaju moe prisustvovati i troje ljudi, ali on moe biti
od dravnog znaaja. Postoje masovne manifestacije koje ne izazivaju velike
posledice. Skala vanosti je ipak obino u skladu sa veliinom dogaaja. Ovaj
aspekat se ne odraava toliko na brojnost koliko na zahtevanu strunost lanova
tima;
4) vrste dogaaja - iz kojih e oblasti biti angaovani strunjaci zavisi najvie
upravo od ovog faktora;
5) sloenosti dogaaja - zavisi direktno od prethodne karakteristike i odreena je
koliinom elemenata koji ine sadraj dogaaja;
6) zahtevnosti naruioca vei konja gde gazda kae. Naravno, veu zahtevnost
mora obavezno pratiti i vea materijalna nadoknada.
Prvo to se treba uraditi je napraviti specifikaciju ljudi koji bi uli u sastav tima, u
kvalitativnom i kvantitativnom smislu. Pri tom valja krenuti od ideje. Naruilac esto nema
jasnu predstavu o ideji. Zato organizator mora uvek da ima tim kreativnih ljudi koji e, uz
stalne konsultacije sa naruiocem doi do idejnog projekta. Profil ovih ljudi nije striktno
definisan i to mogu biti menaderi opteg usmerenja, kao i marketing strunjaci, a ako je u
pitanju vei tim, poeljno je da tu bude bar jedan umetnik dizajner, koreograf ili slino.
Potrebno je napomenuti da u svim fazama procesa formiranja tima postoje jake povratne
sprege i esto je potrebno vie iteracija da bi se dolo do zadovoljavajueg rezultata.
Tako, idejni projektanti daju skicu tima, ali se ona mora prilagoditi mogunostima,
kadrovskim i finansijskim koje e zavisiti od faktora koji e kasnije biti definisani.
Kada je u pitanju veliki i sloen specijalni dogaaj, onda se obino formira projektna ili
matrina organizacija koja pretpostavlja formiranje snanog tima, koji ine grupe
raznovrsnih specijalista kojim rukovodi rukovodilac projekta. U ovom sluaju projektni tim
predstavlja jednu snanu privremenu organizacionu jedinicu, koja ima svoju unutranju
organizacionu strukturu. Kada se opredelimo za veliinu i sastav projektnog tima, odnosno
za ukupan broj kadrova po pojedinim specijalnostima, nastaju problemi oko pribavljanja,
posebno zbog toga to specijalni dogaaji zahtevaju specifine kadrove.
Gledajui tip organizacije, moe se zakljuiti koliko ljudi e biti angaovano iz
organizacije, a koliko sa strane. U optem sluaju, najbolja je varijanta da u firmi postoji
stalni kadar za opte poslove, a da se ostali zapoljavanju po potrebi. Postoji mnogo naina
i pristupa prilikom formiranja projektnog tima. Odabiranje pristupa u formiranju tima
zavisi od vrste i veliine dogaaja, specifinosti menaderskog stila rukovoenja i samog
dogaaja.
Jedan pristup u formiranju tima sastoji se iz sledeih faza :
izrada plana za formiranje tima;
pregovori sa lanovima tima;
organizovanje tima;
odravanje prvog sastanka;
- 25 -

________________________________________________________________________
postizanje lojalnosti;
izgradnja kanala komunikacije;
usmeravanje aktivnosti;
ukljuivanje aktivnosti formiranja tima u aktivnosti vezane za dogaaj.
U upravljanju projektom, rukovodilac bi trebalo da koristi sve izvore moi izuzev prinude i
delom moi autoriteta. Poloaj u organizaciji odreuje upotrebu moi nagrade. Iskustvo,
znanje i ugled odreuju upotrebu moi strunosti. Atmosfera u organizaciji pojaava ili
smanjuje domet raznih osnova moi. Motivisanje lanova tima ka ciljevima projekta je
neophodno za efikasan zavretak projekta. Koju e metodu uticaja rukovodilac koristiti,
zavisi i od osnova njegove moi i to kako formalne, tako i one koju sam sebi izgrauje i
dodeljuje svojim linim osobinama, znanjem i iskustvom.
- 26 -

________________________________________________________________________
9 POTREBNA SREDSTVA I ZAVISNOST OD SPONZORA

I kada postoji dobra ideja za ostvarivanje dogaaja, opet su raspoloiva sredstva presudna
za efikasnu realizaciju dogaaja. Na prvom mestu neophodna su finansijska sredstva. Do
njih se moe doi putem sponzora, to je i najbolji sluaj. Drugi nain pribavljanja
sredstava je kreditiranje od strane banaka. Naravno, ovo se odnosi na sluajeve kada
naruilac ne poseduje dovoljno sredstava da bi podmirio potrebe dogaaja.
Kada su u ulozi naruioca firme, tada one ve u finansijski plan na nivou poslovne godine
izdvajaju sredstva za ovakve dogaaje, pa ih samo dopune sredstvima koja daju sponzori.
Ovde su najvanija finansijska sredstva zbog toga to se za svaki dogaaj angauje itav
spektar posebnih strunjaka iz raznih oblasti. Za ove dogaaje neophodne su esto usluge
tako specifine i neuobiajene da im je teko odrediti vrednost, i zbog toga imaju i
specifine cene.
Spisak materijalnih sredstava, koja se mogu upotrebiti prilikom realizacije dogaaja je
beskonaan. U pitanju su originalna sredstva koja e dogaaj uiniti spektakularnim. esto
su ona delo izrade po narudbini to im znaajno uveava vrednost. Naravno, tu su prisutna
i odreena standardna sredstva za pojedine vrste specijalnih dogaaja kao to su pie i
hrana za slavlja i sl.
U okviru specijalnog dogaaja zastupljene su specifine kadrovske strukture, sastavljene
najee od strunjaka iz razliitih oblasti. Ovi se kadrovi angauju po dogaaju, dakle
nisu stalno u radnom odnosu kod dotine firme. Njihova dela spadaju u domen umetnosti
pa su im i cene u skladu sa tim.
Da bi obezbedio potrebna finansijska sredstva naruilac-investitor, je najee prinuen da
pored sopstvenih, obezbeuje finansijska sredstva na razliite naine i od razliitih izvora.
Preduzee koje se bavi organizacijom specijalnih dogaaja ima nekoliko mogunosti
prilikom pribavljanja finansijskih sredstava za organizaciju dogaaja i to:
neposredno finansiranje;
posredno finansiranje;
kreditiranje;
avansno ulaganje;
donacije.
Neposredno finansiranje je jedan od osnovnih i dosta korienih naina finansiranja
organizacije specijalnog dogaaja. Ovakav nain finansiranja dogaaja je i najstariji, a i
danas se koristi. U ovom sluaju naruilac-investitor sam u potpunosti obezbeuje iz
sopstvenih izvora finansijska sredstva za organizaciju specijalnog dogaaja. On se
pojavljuje sa odreenim zahtevima i eljama o tome kakav dogaaj eli i koje efekte
oekuje, a zatim prenosi svoje ideje i zahteve organizatoru koji moe dati primedbe i
sugestije. Kada naruilac i organizator definiu sve parametre dogaaja, tada nastaje
osnova na kojoj se bazira finansijska konstrukcija. Naruilac daje pravo organizatoru da
ovaj izvede dogaaj onako kako su ga definisali i da na kraju ispostavi raun. Dakle, ovde
organizator o svom troku sprovodi organizaciju i realizaciju dogaaja i na kraju podnosi
raun o nastalim trokovima naruiocu. Ova situacija je jednostavna - organizator finansira
itav dogaaj, na nastale trokove nadograuje svoju uslugu i to je cena koju naruilac
plaa. Znaajno je napomenuti da ovde naruilac nema nikakve obaveze, osim da na kraju
izmiri trokove dogaaja i usluge. Ovakav sistem je jo poznat i kao klju u ruke. Ovde
je izraena velika strunosti i profesionalizam, jer organizator nabavlja najkvalitetnija
sredstva i kadrove, koristi sopstvene poslovne veze i pogodnosti koje uiva. Ovakav vid
- 27 -

________________________________________________________________________
finansiranja je pogodan i za jednu i za drugu stranu, jer naruilac dobija kompletnu
uslugu, a organizator ima prostora da snizi trokove, a samim tim nadogradi viu cenu same
usluge.
ea je situacija da naruilac nema dovoljno sredstava za ono to eli da izvede, a ne eli
nikakve kompromise. U tom sluaju on pravi dogovor sa organizatorom, da ovaj uzme
kredit od banke i isfinansira dogaaj, a da nakon dogaaja u odreenom periodu naruilac
izmiri obaveze prema banci, uz odreenu kamatu. Ovaj nain je pogodan i za jednu i za
drugu stranu. S jedne strane naruilac nema dovoljno sredstava za odreeni poduhvat, a
ne eli da nedostatak sredstava utie na kvalitet dogaaja. Posredno finansiranje mu
omoguuje sigurna sredstva, jer e organizator sigurno dobiti sredstva od banke, poto
uiva odreeni kredibilitet i ugled. Sa druge strane, organizator dobija klijenta, iako on
nije plateno sposoban u tom trenutku, a samim tim omoguuje dodatnu uslugu
pronalaenja najbolje banke i stie reputaciju u svojoj brani.
Nain finansiranja specijalnih dogaaja putem kreditiranja je naroito zastupljen kada su
u pitanju veliki i sloeni dogaaji, pa naruilac nije u stanju da ih sam iz svojih izvora
finansira. U ovom sluaju za odreeni deo trokova investitor poseduje sredstva i izmiruje
ih onako kako oni realno nastaju. On sklapa ugovor sa organizatorom koji e da podmiri
nedostatak sredstava. Ovakav nain finansiranja omoguuje investitoru da sprovede
dogaaj iako nema dovoljno sredstava u datom periodu, drugim reima omoguuje mu se
na neki nain odloeno plaanje. Organizator ulae deo sopstvenih sredstava davanjem
kredita na odreeni period i uz odreenu kamatu. Pri tome, organizator moe dati
povoljnije uslove, nego to bi to uinila banka. Za realizaciju ovakvih poduhvata mogu se
koristiti i bankarski krediti koje uzima investitor i prebacuje na raun organizatora, a po
isteku odreenog vremena investitor je duan da vrati sredstva uz odreenu kamatu. Za
ovakve investicije obino se odobravaju dugoroni krediti, ali opet period kreditiranja
zavisi od veliine potrebnih sredstava, kao i veliine i sloenosti dogaaja.
Krediti mogu biti finansijski i komercijalni. Finansijski krediti su krediti koji se dobijaju u
novcu uz odreene uslove u pogledu kamate, roka otplate i dr. Komercijalni krediti su
krediti koji se dobijaju u vidu odreenih roba ili usluga (oprema, radovi, odreeni
proizvodi, ...). Taj nain kreditiranja omoguuje organizatoru kompletniju uslugu i dobar
glas. S druge strane, organizator mora biti finansijski sposoban za takav poduhvat. Na taj
nain organizator ne zarauje samo redovne prihode od usluga, ve i prihode od kamate na
pozajmljena sredstva. Ovo je nain da se investiraju slobodna sredstva koje organizator u
odreenom periodu poseduje.
Treba rei da finansiranje avansnim ulaganjem nije popularno, ali je ipak dovoljno
zastupljeno da bi se o tome govorilo. Avansno ulaganje podrazumeva situaciju u kojoj
naruilac dogaaja, odnosno investitor, odreena sredstva uplati unapred na raun
organizatora, za organizaciju datog specijalnog dogaaja. Ovde se zapravo radi o tome da
organizator i investitor naprave dogovor po kome investitor unapred stavlja odreena
sredstva na raspolaganje organizatoru, kako bi ovaj nesmetano obavljao aktivnosti vezane
za organizaciju dogaaja, a nakon zavretka dogaaja investitor je duan da uplati ostatak
trokova i cenu usluge organizacije.
Ovakav nain finansiranja je pogodan za organizatora, jer mu se odreena sredstva
stavljaju odmah na raspolaganje, i njima se omoguuje blagovremena nabavka
odgovarajuih kadrova, opreme i sl. Meutim, sa gledita investitora je ovo manje povoljno
jer on mora imati odreena sredstava na raspolaganju u datom trenutku. Investitoru
najvie odgovara kreditiranje ili neka vrsta posrednog finansiranja.
- 28 -

________________________________________________________________________
Specifian vid finansiranja specijalnih dogaaja predstavljaju donacije. Kod dogaaja koji
se finansiraju iz donacija naruilac dogaaja ne snosi trokove dogaaja, ve se sredstva
pribavljaju iz razliitih izvora sponzorisanja. Tipovi dogaaja koji se finansiraju na ovaj
nain najee su humanitarne akcije, za koje se sredstva prikupljaju od razliitih
sponzora, koji su spremni da iz odreenih razloga ulau u dati dogaaj. Kod ovog tipa
dogaaja je najtee animirati sponzora, tako da se ovoj aktivnosti pridaje najvei znaaj.
ak i sam organizator moe biti istovremeno i sponzor, tako to nee svoju uslugu
naplatiti, ve e je obaviti bez nadoknade kao donator.
Vei deo dogaaja je zapravo ovog tipa zavisi od finansiranja sa strane. Zapravo, moda
najvea umetnost u organizaciji specijalnih dogaaja lei upravo u animiranju sponzora.
Od toga koliko se sredstava sakupi, direktno zavisi i kvalitet i nain organizacije celog
dogaaja. A bolji dogaaj znai poene za organizatore.
Pre uputanja u lov na sponzore, treba napraviti okvir firmi koje bi bile zainteresovane za
takav vid uea. Krajnje bi bilo neumesno i loe po ugled naruioca kada bi zahtev za
sponzorstvo slao redom firmama za koje se misli da bi mogle da odree kesu bie
shvaen neozbiljno, to moe ugroziti kredibilitet nekom sledeom prilikom. Najpre se
odreuje kriterijum izbora. Ono to sponzor trai je u skoro 100% sluajeva reklama.
Prvenstvo prilikom izbora treba da imaju firme koje su ve uzimale uea u finansiranju
slinih dogaaja. Moda se na prvi pogled ne ini da je u redu uzimati sredstva uvek od
istog, ali firma koja shvati isplativost sponzorstva nastojae da joj to bude poslovna
praksa. Valja imati na umu da mnoge velike firme imaju unapred odreen deo budeta koji
moraju da potroe na sponzorstva.
Ovde je glavno da sponzor misli da se njemu ini uslugu, a ne obrnuto. Stvari u koje treba
ubediti sponzora su:
znaaj specijalnog dogaaja za drutvo i za njega samog;
opravdanost svrhe;
broj i znaaj posetilaca;
ozbiljnost manifestacije;
ugled organizatora.
Na bilo koji od ovih aduta stavie se naglasak, logino, samo ako on stvarno postoji. Moe
se i blefirati sa sponzorima, ali je to rizino po ugled organizatora.
Sredstva obino obezbeuje organizacija, ali je u najveem broju sluajeva jedan ovek od
koga to zavisi. Mali gest potovanja u vidu poklona za firmu, ili ak njega lino moe
znaajno da doprinese dobrom utisku. Firme, odnosno njihovi rukovodioci, su esto na
klackalici - shvataju da bi sponzorstvo moglo da bude dobro za njih, ali nemaju sredstva ili
se ne odluuju lako da ih alociraju za tako neto. U tom sluaju, uvek im se moe ponuditi
da umesto novca daju svoj proizvod ili uslugu. Ovo je jo jedan od kriterijuma po kojima se
biraju sponzori - da njihov proizvod/usluga moe da bude od bilo kakve koristi.
- 29 -

________________________________________________________________________
10 BUDETIRANJE SPECIJALNOG DOGAAJA

Budet je ivi dokument koji poredi planirane prihode sa ostvarenim prihodima, odnosno
planirane trokove sa ostvarenim trokovima. On pomae event manageru da iskontrolie
finansijsku stranu specijalnog dogaaja, kroz obezbeenje dodatnih sredstava, ukoliko je
neophodno, a da se pri tom odri integritet celog dogaaja.
S obzirom na to da u najveem broju sluajeva organizator dogaaja radi za event
managera, on najee dobija budet kog mora da se pridrava. Naravno, ogranienja se
odnose na trokovnu stranu budeta, i nemaju mnogo veze sa prihodom. Drugim reima,
organizator mora da vodi rauna o tome da dodeljena sredstva iskoristi na najefikasniji
nain, kako bi se realizovali ciljevi dogaaja.
Meutim, nisu svi specijalni dogaaji usmereni na profit, i to treba uvek imati na umu. Na
primer, promocija novog proizvoda esto podrazumeva snanu marketinku inicijativu od
koje se oekuje dugoroni povraaj novca putem prodaje. Ako agencija koja organizuje
dogaaj dobro upravlja finansijama dogaaja, pokrie sve trokove i ostvariti odreeni
profit.
Poetni korak planiranja ini priprema prorauna. Taj proraun obuhvata procenu prihoda i
rashoda, pomou kojih se izraunava oekivana neto dobit (ponekad i svesni gubitak)
predloenog dogaaja. Radi se zapravo o planu koji se temelji na tanim cenama svih
kooperanata i dobavljaa, kao i na detaljnom istraivanju, kako ne bi dolo do previda
nekih trokova. On daje i smernice za odobravanje trokova i zadravanje finansijskih
aspekata dogaanja unutar zadanih okvira. Proraun je deo predloga dogaaja i osnova za
cenu koju organizator dogaaja iskazuje naruiocu.
Prorauni za veinu dogaaja uglavnom obuhvataju i stavku sa sredstvima za nepredviene
trokove. Ova sredstva se obino kreu u rasponu od 5% (ako je organizator siguran u
mogunost obuzdavanja trokova) do 10% trokova (ukoliko postoji veliki broj nepoznatih
varijabli, ili su trokovi neodreeni).
U skladu sa prethodno navedenim mogu se izdvojiti faze u izradi i odravanju budeta. To
su:
1)
razvijanje sistema za praenje prihoda i trokova
2)
definisanje kategorija prihoda i trokova
3)
navoenje svih prihoda i trokova i svrstavanje u definisane kategorije
4)
praenje i auriranje podataka
5)
upravljanje nepredvienim trokovima
Svaka od ovih faza treba da omogui laku kalkulaciju i praenje finansijskih pokazatelja
specijalnog dogaaja, i na taj nain obezbedi da se deluje na vreme ukoliko doe do bilo
kakvog odstupanja. U tom kontekstu, posebnu panju treba posvetiti analizi novanog
toka. Nije retko da trokovi nastaju i moraju biti pokriveni puno pre nego to je uopte
mogue ostvariti bilo kakav priliv novca. Na primer, nakon godinu dana planiranja i
pripreme specijalnog dogaaja, moe se dogoditi da e sve ulaznice biti prodate na ulazu i
da e sav prihod biti ostvaren u jednom danu. Ovakav se ishod razlikuje od uobiajenih
poslova kod kojih je novani tok mnogo ujednaeniji. Stoga bi trebalo napraviti tabelu sa
mesenim odlivima i oekivanim prilivima, kako bi se videlo na koji nain je najbolje
upravljati novanim tokom.
Sledei grafikon ilustruje primer dogaaja koji e se odrati na prolee:
- 30 -

________________________________________________________________________
Ananliza novanog toka
30000
20000
Odlivi
Prilivi
10000
0
Septembar
Oktobar
Novembar Decembar
Januar
Februar
U fazi planiranja, tokom oktobra, novembra i decembra su ostvareni samo manji prilivi
novca, u vidu potpora i sponzorstava. Istovremeno, odlivi su nastajali od samog poetka
procesa planiranja, i bili su najvii u januaru i februaru, kada su dobavljai postali vrlo
nestrpljivi. Trokovi koje je trebalo isplatiti su obuhvatali plate zaposlenih, plaanja
unapred za catering, najam opreme i slino. Razlika izmeu odliva i priliva je manjak
gotovine, koji je u ovom primeru predstavljao veliki problem, naroito u januaru i
februaru.
Konano, treba pomenuti i raun dobiti i gubitka. To je zapravo popis prihoda, rashoda i
neto dobiti (ili gubitka). U mnogim sluajevima se on izrauje nakon dogaaja. Naravno, u
savrenom poslovnom modelu bi ovaj raun bio isti kao proraun. Meutim, proraun je
plan koji u realnosti moe znaajno da odstupa od stvarnog stanja. Zato se proraun
obino pravi pre, a raun dobiti i gubitka nakon dogaaja, i on treba da pokae koliko su
zaista ispunjeni postavljeni finansijski ciljevi.
- 31 -

________________________________________________________________________
11 KLASIFIKACIJA SPECIJALNIH DOGAAJA

11.1 Kriterijumi klasifikacije specijalnih dogaaja
Svaki pokuaj preciznog odreenja neke oblasti neminovno vodi nekoj vrsti klasifikacije, ili
bar pokuaju.
Uopteno govorei, specijalni dogaaji mogu da se grupiu po nekoliko kriterijuma:
1. Prema nainu finansiranja dogaaji se dijele na:
a. samofinansirane (naruilac plaa sve);
b. organizovane putem sponzorstva;
c. sa ueem ciljne grupe (uesnici plaaju cenu uestvovanja);
d. projekte sa nultim budetom (zero-budget projects).
2. Prema izvoau-organizatoru mogu biti dogaaji:
a. koje organizuje pojedinac za svoje potrebe;
b. koje organizuje firma za svoje potrebe;
c. koje organizuje specijalizovana firma za potrebe klijenta.
3. Prema ciljnoj grupi oni su:
a. otvorenog tipa (masovne manifestacije);
b. zatvorenog tipa;
c. obavezujui.
4. Prema vrsti dogaaja obuhvataju:
a. sve vrste slavlja, proslava i komemoracija;
b. kulturne manifestacije;
c. sportske manifestacije;
d. revije;
e. promocije i to:
proizvoda;
usluge;
linosti;
firme;
brenda;
f. religijske manifestacije;
g. politike manifestacije;
h. edukativne manifestacije.
5. Prema veliini i podruju dogaaji su:
a. privatni;
b. lokalni;
c. regionalni;
d. globalni.
6. Prema uestanosti postoje:
a. redovni;
b. periodini dogaaji;
c. jedinstveni (neponovljivi).
- 32 -

________________________________________________________________________
to se tie naina finansiranja, najee se deava da je finansiranje projekta u stvari neka
kombinacija prva tri naina. ak i onda kada je naruilac odnosno organizator voljan da
plati kompletnu organizaciju, ili se ona moe pokriti od ulaznica, kotizacije i sl, pozivaju
se ugledni sponzori da bi se privukla medijska panja i dobilo na atraktivnosti dogaaja.
Projekti sa nultim budetom su dogaaji kod kojih je za organizovanje presudna dobra
volja. Najee su to humanitarne akcije. Izvoai ulau svoj rad ne traei bilo kakvu
materijalnu nadoknadu, premda obino imaju neki vid satisfakcije (moralnu, reklamnu,
statusnu). Takoe, dogaa se to da postoji mini-sponzor koji ne daje novac, ve uslugu, a
satisfakcija organizatora je da i on uzme deo te usluge. Najee se radi o studentskim
aktivnostima, kao to su ekskurzije, putovanja i sl.
Imajui u vidu nameru i karakteristike, Getz razlikuje 8 kategorija dogaaja:
1. kulturne;
2. umetnike/zabavne;
3. poslovne/trgovinske;
4. sportska takmienja;
5. obrazovne i naune;
6. rekreativne;
7. politike/dravne;
8. privatne.
Svaki od ovih dogaaja se moe smatrati specijalnim, dok se mega i Hallmark prefiksi mogu
dodati samo javnim dogaajima. Takoe, svaki moe postati vest, u zavisnosti od
medijske pokrivenosti.
11.2 Vrste specijalnih dogaaja

Pored podele dogaaja koja je napred navedena ovde je dat globalni pregled veeg broja
specijalnih dogaaja, gde se podrazumeva da postoje varijacije na temu. Ova podela je
uzeta sa sajta www.specialeventnetwork.net i data je u originalnom redosledu koji ne
sledi neku posebnu logiku. Podele koje se mogu sresti kod drugih izvora su uglavnom sline
i ne postoji jedinstvena klasifikacija.
Godinjice
Opis dogaaja: esto zastupljen, zbog svoje namene. Sree se na svim nivoima
vanosti i veliine. Moe biti otvorenog ili zatvorenog tipa;
Specifinosti: Ne postoje rigidni zahtevi u vezi protokola,

osim kada su u pitanju duge tradicije. esto se moe
ugledati na prologodinji primer (osim prve godine), bilo da
naruilac eli da godinjica bude slina ili razliita od
prethodne. Naruilac esto lako definie ciljeve i ima
odreene ideje, a ako ih nema daje potpuno odreene ruke;
Primer: Godinjice braka, dan firme, dan drave;
Poeljni lanovi tima: Dekorater, protokol-majstor, kuvari, muzika, animatori,
Dodele nagrada
Opis dogaaja: Dogaaj srednje i velike vanosti, najee u oblasti sporta i
umetnosti. Otvorenog je tipa. Masovnost varira, ali je obino
masovan dogaaj koji zahteva veliku medijsku panju;
- 33 -

________________________________________________________________________
Specifinosti: Glamuroznost i velianje trenutka je ono na ta treba posebno
obratiti panju, te stoga treba upotrebiti specijalne efekte (rasvetu i
pirotehniku) do maksimuma. Prostor je jako bitan, kao i njegovo ureenje.
Karakterie ga i prisustvo vanih linosti, kojima treba posvetiti posebnu panju
(smetaj, priprema, nastup). Sva panja mora biti upravljena prevashodno na
dobitnika, ali i linost koja nagradu uruuje. Voditelj programa je jako bitan.
Izraena je protokolarnost, tako da postoje izvesna ogranienja u vezi sa tim.
Odobrena sredstva su velika;
Primer: Dodela Oskara, Nobelove nagrade, sportskih medalja;
Poeljni lanovi tima: Dekorater, voditelj, strunjaci za specijalne efekte,
strunjak za odnose sa medijima, protokol-majstor, obezbeenje, fotograf.
Religiozni dogaaji
Opis dogaaja: Obino privatni dogaaji. Organizacija ovih dogaaja naruuje
se samo kada se odnose na poznate linosti ili u situacijama kada se radi o
masovnim dogaajima. Kod Katolika esto ima dogaaja koji
se organizuju na ovaj nain, u Pravoslavlju neto ree;
Specifinosti: Velika osetljivost naruioca na organizaciju.
Ovde se mora strogo paziti na protokol i pravila. Sadraji
nikako ne smeju biti u neskladu sa religioznim obiajima.
Odreen je i okvir ljudi koji smeju da prisustvuju. Prisustvo
medija je ogranieno, nekad i nepoeljno;
Primer: Krtenja, venanja, sahrane, pomeni, okupljanja
povodom religijskih praznika;
Poeljni lanovi tima: Poznavaoci religija (svetenik, istoriar religije).
Momake i devojake veeri
Opis dogaaja: Izdvojeni u posebnu grupu, jer predstavljaju jedan vid
ekstravagancije, za razliku od svadbe koja je sa njima usko
povezana. Dogaaji zatvorenog tipa, sa malim brojem
posetilaca;
Specifinosti: Naruilac najee ima ideju. To je individualac,
ili grupa individualaca (mladoenja ili njegovi prijatelji), te je
stoga budet obino ogranien. Strogo se prate zahtevi
naruioca. Etike i moralne norme su ovde neto labavije.
Tajnost i poverljivost organizatora se esto zahteva;
Poeljni lanovi tima: Koreograf, animatori, DJ, fotograf.
Izleti
Opis dogaaja: Naruioci ele neformalan put i piknik na odreenom mestu;
Specifinosti: Naruioci imaju ideju, ili ele da im organizator
da vie opcija. Radi se najee o privatnim licima ili
sindikalnim organizacijama. Obino vezani za prirodu, neko
znamenito mesto ili slino. Naruioci su srednjih platenih
sposobnosti. Ono to ih najvie zanima je bezbrinost. U
organizaciju ulazi i organizacija putovanja. Specijalnost
turistikih organizacija;
Poeljni lanovi tima: Turistiki radnik, voza/prevoznik.
- 34 -

________________________________________________________________________
Roendani
Opis dogaaja: Roditelji ele da se organizuje proslava za njihovo dete ili
porodica organizuje za svog lana, ree drutvo za prijatelja;
Specifinosti: naruioci imaju okvirnu ideju, najee nisu
previe zahtevni oko detalja, glavno im je da se opuste i budu
bezbrini. Budet je srednje veliine;
Poeljni lanovi tima: Dekorater, animator, poslastiar, kuvar,
fotograf.
Godinjice matura
Opis dogaaja: Ova vrsta godinjica je zbog svoje uestalosti izdvojena u
posebnu klasu;
Specifinosti: Naruioci su ili sami bivi uenici ili kola u kojoj
su bili. Sadraj je gotovo standardizovan, proslava u sali,
askanje uz dobru muziku i koji zalogaj. Naglasak je, znai, na
kvalitetu muzike i hrane. I ovde se zahteva bezbrinost. Vaan
je i izvestan nivo obezbeenja, jer je namera da dogaaj bude
zatvorenog tipa. esto ga je lako organizovati i predvidiv je,
jer se moe raunati u sezonski posao, te se ponuda i
organizacija mogu uraditi unapred;
Poeljni lanovi tima: Strunjak za muziku, deokorater, kuvar, obezbeenje,
fotograf.
Kokteli
Opis dogaaja: Odabrana grupa ljudi se okuplja da bi se druila u prijatnom
ambijentu. Obino prati neki poslovni dogaaj ili dogaaj iz
oblasti kulture i sporta i uglavnom se uklapa u njegovu
organizaciju;
Specifinosti: Bez obzira kojom prilikom je organizovan,
koktel zahteva izvestan nivo glamura i sveanosti, odrava se
u ekskluzivnim lokalima ili na licu mesta gde se zbiva glavni
dogaaj, s tim to se prostor specijalno preureuje za ovu
priliku. Naruioci su posebno vani gosti i njima mora da
bude posveena posebna panja;
Poeljni lanovi tima: Strunjak za muziku, dekorater, kuvar, posluitelj
obezbeenje, koktel-majstor.
Dogaaji koje organizuju razne vrste zajednica
Opis dogaaja: Ljudi iz odreene zajednice (zgrada, komiluk, mesna zajednica,
zadruga) se sreu da bi se bolje upoznali i zbliili i pobegli od svakodnevnih
obaveza i problema;
Specifinosti: Ovo su skromni dogaaji, uz malo jela ili pia i muzike (obino je
u pitanju vedski sto). Ukljuuju relaksirane vidove zabave kao to su drutvene
igre (ah, bilijar, kartanje). Odvijaju se na razliitim mestima, na otvorenom i
na zatvorenom. Poziva se zatvoren krug ljudi, mada obino veliki broj. U odnosu
na broj uesnika, budet je relativno skroman. Posebna vrsta ovakvih dogaaja
- 35 -

________________________________________________________________________
su akcije u kojima treba animirati zajednicu na neto, ali su oni mahom
pokriveni ostalim stavkama ove podele;
Primer: Proslava godinjice mesne zajednice; zajednika proslava praznika;
Poeljni lanovi tima: Araner, DJ.
Radniki izleti
Opis dogaaja: Organizuje firma za svoj kolektiv kako bi omoguila da se ljudi i
van posla drue i povezuju. Cilj je da se stekne oseaj
pripadnosti firmi i motivacija na bolje rezultate rada;
Specifinosti: Naruioci ele da se radnicima prui
odmor i razonoda bez incidenata. Ovde imamo jedan od
sluajeva da se eli dobiti to vie za to manje pare.
Lokacija je neko mirno mesto u prirodi (banja, jezero).
Nema ekskluzivan karakter;
Poeljni lanovi tima: Turistiki radnik, prevoznik.
Konferencije
Opis dogaaja: Javni dogaaji na kojima naruilac eli neto da saopti
odreenoj ciljnoj grupi;
Specifinosti: Ovi dogaaji variraju u svim veliinama i mogu biti i otvorenog i
zatvorenog tipa. Naruilac je obino vana linost ili firma, te se obezbeenju
mora posvetiti posebna panja. Uz ovakav dogaaj esto ide i koktel. Takoe
varira i nivo glamura. Karakteristino je visoko prisustvo medija. Naruilac se
mora prikazati u najboljem svetlu, te greke u organizaciji mogu nositi velike
posledice. Budet je esto velik, daleko iznad trokova i zarada moe biti
velika, ali je takva i odgovornost;
Primer: Konferencije za tampu, predstavljanje novog proizvoda;
Poeljni lanovi tima: Voditelj, strunjak za odnose sa medijima, strunjak za
odnose sa javnou, DJ, obezbeenje.
Kongresi i konvencije
Opis dogaaja: Slino konferencijama, samo to je u pitanju masovni dogaaj,
daleko vee skale (otvorenog tipa) i gotovo uvek vezan za politiku;
Specifinosti: Obraanje masi. Naruilac se mora prikazati u najboljem svetlu.
Obezbeenje jo jae, greke se manje prataju nego na konferencijama;
Poeljni lanovi tima: Voditelj, strunjak za odnose sa medijima, strunjak za
odnose sa javnou, strunjak za komunikaciju sa masom, obezbeenje, tonmajstor.
Dogaaji u okviru firme

Opis dogaaja: Postoje dogaaji koji se organizuju u okviru firme i spadaju u
neku od ostalih kategorija, ali imaju svoje specifinosti;
Specifinosti: Naruilac je uvek firma, uesnici su radnici. Ponekad postoje i
specijalni gosti. Budet je srednje veliine i naglasak je na velianju firme i
njene brige za radnike;
Poeljni lanovi tima: Zavisno od vrste dogaaja.
- 36 -

________________________________________________________________________
Veridbe
Opis dogaaja: Momak veri devojku i prilikom toga se organizuje slavlje uz
sijaset obiaja;
Specifinosti: Dogaaj zatvorenog tipa porodica i prijatelji.
Naglasak na potovanju obiaja. Vano je imati dobru muziku,
fotografa i kamermana i paziti na protokol;
Poeljni lanovi tima: strunjak za muziku, fotograf, kamerman,
dekorater, ceremonijal-majstor, kuvar.
- 37 -

________________________________________________________________________
12 STAKEHOLDERI U SPECIJALNIM DOGAAJIMA

U organizaciji specijalnog dogaaja postoji trougao odnosa, ija temena ine osnovne
grupe uesnika u specijalnom dogaaju: naruilac-inicijator, organizator i posetioci.
Odnosi i relacije izmeu njih su vrlo sloeni. Da bismo se pozabavili ovim odnosima
neophodno je prvo da utvrdimo ta se pod tim stranama podrazumeva i ko se moe pojaviti
na kojoj strani.
Ponimo prvo od fundamentalne strane, odnosno naruioca-inicijatora. Kao to sama re
kae, to je strana od koje poinje sama ideja tj. inicijativa za odreenim dogaajem. Bez
ove strane specijalni dogaaj ne postoji. Dakle, na prvom mestu postoji naruilac, koji ima
odreene ciljeve, koje tei da ostvari putem odreenog specijalnog dogaaja.
To moe biti firma ili pojedinac kao i odreeno udruenje ili grupa. Kao naruilac moe se
javiti i drava, ili neka njena institucija. Postoji specijalan sluaj kada je naruilac
istovremeno i organizator, u kom sluaju se smatra da naruilac ne postoji. U praksi se
javljaju i situacije kada ne postoji naruilac, ve odreene okolnosti iniciraju neki
specijalni dogaaj. Primer takvog dogaaja je recimo, kada reprezentacija donese zlato sa
prvenstva u fudbalu, pa drava shodno tome organizuje doek i prijem za ampione.
Naruilac-inicijator ima za cilj da animira odreen segment populacije na odreeno
ponaanje. Inicijator neguje oseaj pripadnosti i zajednitva, kao preduslov za prihvatanje
zajednikog cilja od strane uesnika. Insistira na posebnosti, ekskluzivnosti ili elitizmu da
bi uesnici trajno zadrali steen oseaj pripadnosti. Naruilac i ako zna ta eli, esto ne
zna kako to da dostigne. Ovo iziskuje neminovnost postojanja organizatora i organizacije
dogaaja. Odnosi naruilac-organizator veoma su sloeni, a vrlo esto i konfliktni. Problem
lei u tome to naruilac nije u mogunosti da sagleda sve aspekte dogaaja i sve
ograniavajue faktore. Sa druge strane, i finansijski aspekti mogu biti presudni. Ukoliko
naruilac nema dovoljno sredstava i nije u mogunosti da ih pribavi, samim tim on gubi na
kvalitetu dogaaja. Shodno tome organizator dela u skladu sa raspoloivim sredstvima.
Kada se govori o eljama naruilaca, postoji nekoliko sluajeva. Prvi je kada naruilac ima
tanu i preciznu zamisao o svim pojedinostima dogaaja i trai da one budu ispotovane
doslovno. Ovo se moe nazvati krutom saradnjom, jer se od organizatora trai samo
izvrenje, tako da su iskljueni elementi kreativnosti. Teoretski, ovo je najlaka situacija
jer organizator moe sa sebe da skine vei deo odgovornosti za uspenost dogaaja i ne
mora da se zamara oko neodreenosti. U praksi pak naruioci samo misle da znaju ta
hoe, a kada to na kraju ne ispadne kako su zamislili, krive za to organizatora. Ovde je
najbolje zakljuiti ugovor sa preciznim odrednicama o organizaciji. U drugom sluaju,
naruilac zna samo okvirno ta bi hteo da postigne, dok ne ume precizno da se izrazi. Ovo
zahteva tesnu saradnju u vidu stalnih konsultacija izmeu dve strane. Dobro je to se za
ovaj tip saradnje moe zahtevati vea nadoknada, loe je to se mora utroiti dosta
vremena na kreativan rad i predloge, od kojih veina mora da proe kontrolu naruioca, sa
ansama da ih on odbaci. Ova situacija je najea u praksi.
Najlaki sluaj je kada naruilac daje potpunu slobodu organizatoru, dajui mu samo
okvirno cilj i zadatak; za ovaj tip posla moe se uzeti i najvea nadoknada. Tu kreativnost
najvie dolazi do izraaja, dajui najvee anse da organizacija dogaaja bude uspena.
U nekim situacijama naruilac nije svestan korisnosti dogaaja, pa samim tim i ne izdvaja
znaajna sredstva za isti. Ukoliko je situacija takva da je naruilac svestan dobrobiti, tada
on jo u svojim planovima definie stavke koje su namenjene ovakvim dogaajima i oni
postaju sastavni deo poslovanja.
- 38 -

________________________________________________________________________
Za naruioca, organizator je najee nuno zlo. Naruilac zna ta hoe i najlake bi mu
bilo da to sam i izvede, bez posrednika, za koga mora da izdvoji i dodatnu sumu novca.
Oseaj je isti kao kad vam dolazi majstor u kuu: znate ta hoete kao rezultat, svesni ste
da sami ne umete, kao to ste i svesni da e vam on verovatno naplatiti to neznanje. Jo
pri tom moe i da ne uradi stvar kako treba, a vi ne moete da prigovorite, jer jednostavno
ne govorite njegovim jezikom. Da ne bi bilo tako, organizator mora da ima pristup pun
ljubaznosti i potovanja prema drugoj strani. Naruioca treba ubediti da je za njega mnogo
bolje to je organizaciju prepustio nekom drugom, jer tako tedi sebi vreme, napor, nerve,
a velika je verovatnoa da ne bi umeo tako dobro da izvede stvar sa istim sredstvima. Ako
jednom to shvati, svaki sledei put e saradnja biti laka.
Odnos naruilac-organizator mora biti zasnovan na razumevanju, potovanju i saradnji,
jedino tako dogaaj moe ostvariti eljene efekte.
Naruilac-inicijator dogaaja u posetiocima vidi potencijalne pristalice i odreenim
elementima dogaaja ima za cilj da ih animira, za kupovinu, prihvatanje odreenih
stavova, ideja i sl. Tip dogaaja u mnogome odreuje pristup od strane naruioca. Ako je
dogaaj privatan, posetioci su obino prijatelji i tom prilikom je neophodno staviti vei
akcenat na odnos prema njima i pokloniti mu posebnu panju. Masovni dogaaji shodno
svojim karakteristikama iziskuju drugaiji pristup. Naruilac dogaajem nastoji da
posetiocima-uesnicima usadi oseaj pripadnosti, posebnosti (oni su imali ast da
prisustvuju odreenom dogaaju, dakle oni su posebni).
Kada se govori o masovnoj manifestaciji, naruilac obino posmatra posetioce kao sredstvo
za ostvarenje svog cilja, a tada se i propusti prema njima lake prataju (to ne znai da bi
trebalo da ih bude). U svakom sluaju naruilac ima za cilj da posetiocima usadi ili prenese
odreene vrednosti, da ih podstakne na razmiljanje o odreenoj stvari.
Organizator je firma koja je uzela na sebe organizaciju specijalnog dogaaja. U ulozi
organizatora najee su marketinke kue, ali postoje i firme specijalizovane za samo ovu
vrstu dogaaja - Agencije za organizovanja specijalnih dogaaja. Firme, organizatori ne
moraju biti registrovane za ove poslove, izuzev ako im to nije osnovna delatnost. Najei
organizatori specijalnih dogaaja su agencije za marketing, koje se pored ostalog bave i
organizacijom specijalnih dogaaja.
Veina marketinkih agencija na meniju svojih usluga ima i organizaciju specijalnih
dogaaja. Koliko e se one usavravati u toj oblasti, naravno, zavisi od prakse. Ukoliko
postoji potranja za ovim dogaajima, utoliko e one imati vie prilike za organizaciju.
Samim time, imae prilike da stiu praksu i nova iskustva. Koliko je zapravo neka firma
uspena u organizaciji, pokazuju rezultati koji ostaju iza nje. Poto je ovo nova oblast, (to
ne znai da se dogaaji ovog tipa ranije nisu odravali, ve da nisu bili toliko sloeni i
zahtevni kao ovi danas), jo uvek se ispituju najpogodniji pristupi, metode i oblici
organizovanja. Drugim reima, osnovne postavke i procedure su u fazi ispitivanja, jo uvek
se traga za savrenom organizacijom. Naravno, priroda ovih dogaaja je takva da je
teko napraviti proceduru za njihovu organizaciju. Poto je svaki novi dogaaj novo
iskustvo, ostaje na organizatoru da ih prikuplja i belei.
Organizator je onaj koji je odgovoran za uspenost dogaaja. Njegova uloga sastoji se u
tome da elje naruioca koji ima cilj, ostvari kroz kreativnost, novine, dobru organizaciju i
profesionalnost. Pitanje je samo koliku slobodu organizator ima i u kojim okvirima to mora
da sprovede. esto je problem u praksi nai zajedniki jezik sa naruiocem, koji ima ideju,
ali ne i sve podatke o mogunostima ostvarenja zamiljenog. Nekada je teko uspostaviti
istu talasnu duinu sa naruiocem. Sve ovo su stvari koje prate organizatora i sa kojima on
- 39 -

________________________________________________________________________
mora da se izbori. Najpovoljnije su situacije kada organizator ima odreene ruke i kada
uliva poverenje kod naruioca. Organizatoru i jeste cilj da ostavi utisak poverljive,
profesionalne i ozbiljne kue, koja svoj posao radi sa maksimalnim angaovanjem. Kada se
jednom ostave pozitivni utisci, to ostaje. Na taj nain organizator dobija privrenog
korisnika usluge, koji zna kome da se obrati. Dobar glas daleko se uje, iskustva naruioca
se prenose dalje i na taj nain stie irok krug klijenata.
Neizbeni i ograniavajui faktor svakog posla su raspoloiva finansijska sredstva. Naruilac
ima odreene zahteve, a uvek je tvrd na davanju. Tu je vana umenost organizatora, da
sa novcem koji mu stoji na raspolaganju izvue maksimum. Ako naruilac sam ne uvia
dobrobiti dogaaja, ne treba forsirati, nego primeniti princip koliko para toliko muzike.
Na raspolaganju je uvek i mogunost nalaenja sponzora, koji mogu dobro da doprinesu
budetiranju projekta. Umenost organizatora je i animiranje sponzora da uloi u projekat.
Na osnovu svega reenog, uloga organizatora jeste teka i odgovorna, ali isto tako
predstavlja i izazov.
Naravno, izuzetnu ulogu imaju i posetioci. Uopteno gledano to su svi oni ljudi koji se
pojavljuju na samom dogaaju, bilo u ulozi aktivnog ili pasivnog posetioca. Posetioci
predstavljaju ciljnu grupu kojoj je dogaaj namenjen. Bitno je napraviti razliku izmeu
ljudi koji su angaovani od strane organizatora i uestvuju u izvoenju dogaaja i
posetilaca kojima se dogaaj prezentira. Recimo ako na nekom seminaru organizator
angauje muziku grupu da svira u pauzama, tada ta grupa ne predstavlja posetioca nego
uesnika dogaaja.
Posetioci su ljudi koji dolaze na dogaaj zato to imaju odreena interesovanja, elje i
tenje, za koje smatraju da se mogu zadovoljiti posetom takvog dogaaja. Drugim reima
to su duhovne potrebe koje eli pojedinac da zadovolji. Bilo da se radi o koncertu, modnoj
reviji, promociji novog proizvoda, sportskoj manifestaciji, posetilac ima odreenu duhovnu
potrebu, ili za dobrom muzikom, dobrim drutvom, zabavom, prestiom u odnosu na druge
i slino.
Postoji specifina situacija kada su posetioci delom i uesnici dogaaja. Takva situacija je
kada se organizuju odreena takmienja, pa su takmiari istovremeno i izvoai i
posmatrai. Slina je situacija kada je u pitanju seminar ili edukativni skup, pa su ljudi sa
prijavljenim radovima za izlaganje istovremeno i uesnici i posetioci. Naravno, ovakve
situacije ne iskljuuju postojanje i istih posetilaca, ve je to est sluaj.
- 40 -

________________________________________________________________________
13 UPRAVLJANJE DOIVLJAJEM
Doivljaj sadri opipljive elemente kao to su hrana, pie i drugi proizvodi koji se prodaju
ili poklanjaju u toku dogaaja, ali sutinske usluge se ogledaju u neopipljivim dogaajima
konanog trajanja u okviru prolazne i upravljane atmosfere. Kao to je sluaj sa svim
uslugama, ovaj doivljeni proizvod je proizveden i troen simultano (u isto vreme se
proizvodi i troi), veoma je heterogen i teak za skladitenje i kontrolu. U tom smislu,
dogaaji mogu biti opisani kao nestandardizovane usluge u kojima su od presudnog znaaja
znanje, ponaanje i privrenost davalaca usluge. Uivanje i zadovoljstvo posetilaca, kada
je u pitanju dogaaj, moe se ostvariti kroz sloene interakcije potroaa i programa,
okruenja, menadment sistema, osoblja i drugih posetilaca koji procenjuju kvalitet ovog
sloenog zadatka.
Ranije su ekonomisti obino povezivali doivljaj sa uslugama, mada je doivljaj posebna
ekonomska ponuda, toliko drugaija od usluge, kao to su usluge drugaije od proizvoda.
Doivljaj je fenomen koji nastaje, rezultat participacije niza aktivnosti u okviru socijalnog
konteksta, stoga mora biti shvaen i izuavan u odnosu na te aktivnosti i socijalni sklop u
kome se dogaa. Pre nego to kompanija pone da naplauje doivljaj, mora ga kreirati
tako da potroai uoe da dobijaju adekvatnu vrednost za cenu koju plaaju. Savren
dizajn, marketing i isporuka predstavljaju kljune elemente za stvaranje doivljaja.
Meutim, prema Pineu i Gilmoru doivljaji imaju specifine karakteristike ije kreiranje
upravo predstavlja svojevrstan izazov. Tako se doivljaji najpre mogu posmatrati kroz dve
dimenzije:
1. Nivo participacije potroaa Na jednom kraju nalazi se pasivno uee gde
potroai uopte ne utiu na izvoenje (pozorina predstava, koncert). Na
drugom kraju je aktivno uee gde potroai imaju kljunu ulogu u kreiranju
dogaaja koji odreuju doivljaj (zabavni park);
2. Povezanost ili odnosi sa okruenjem koji sjedinjuju potroae sa dogaajem
Na jednom kraju nalazi se apsorpcija (navijai na fudbalskoj utakmici), a na
drugom viestruka povezanost (ljudi koji se nalaze pored terena u mogunosti
su da opaaju drugaije znake, zvuke i mirise koje ih okruuju).
Prema ovim kriterijumima, doivljaji se mogu podeliti na:
zabavne vrsta doivljaja koju veina ljudi smatra zabavom ili razonodom
(koncerti, zabavni parkovi, sportski dogaaji). U procesu odvijanja ovih,
potroai uestvuju vie pasivno nego aktivno, tako da njihovo uee vie lii
na apsorpciju nego na neku vrstu vezu sa dogaajem;
obrazovne potroai moraju aktivnije uestvovati, iako se i dalje nalaze vie
van dogaaja, nego to su u njega upleteni (kursevi za menadere, kole
skijanja);
estetski potroai su ukljueni u aktivnost ili okruenje, mada imaju mali ili
gotovo nikakav uticaj na isto (posetioci muzeja ili galerije);
escapist to su doivljaji koji se karakteriu beanjem od stvarnosti. Po
pravilu, zahtevaju vrste veze sa potroaima (uestvovanje u predstavi,
sviranje u orkestru ili osvajanje planinskog vrha).
Iz svega ovoga se moe zakljuiti da se najbogatiji doivljaj, kao to je poseta Diznijevom
zabavnom parku ili kockanju u Las Vegasu, sastoje od sva etiri navedena aspekta
dogaaja.
- 41 -

________________________________________________________________________
Doivljaji, kao to su to inili proizvodi ili usluge, treba da zadovolje potrebe potroaa.
Meutim, za razliku od proizvoda ili usluga koje su predstavljale rezultat procesa
istraivanja, dizajniranja i razvoja, doivljaji nastaju kao rezultat traganja, izrade
scenarija, izvoenja sposobnosti koje omoguavaju usavravanje ovih doivljaja.
Doivljaj je irok termin koji se moe odnositi na senzaciju ili sticanje znanja koji
proizilaze iz line participacije u dnevnim aktivnostima. Karbone i Hikel definiu doivljaj
kao take-away impresiju koja je formirana kod ljudskih susreta sa proizvodima, uslugama i
poslovima percepcija koja je proizvedena kada ljudi utvrde osetljive informacije. Prema
Pine i Gilmoru doivljaj je stvoren kada kompanija namerno koristi usluge kao pozornicu, a
robu kao pribor, te angauje pojedinane potroae na taj nain da stvore dogaaje koje
e pamtiti.
Kljuni aspekt kreiranja uspenog dogaaja je dizajniranje okoline (fiziko okruenje,
sredstva i objekti, raspored i tok saobraaja, ...), koji omoguava aktivnosti i obuku
lidera da upoznaju pravila i norme, ohrabre socijalnu interakciju i pomognu potroaima
da pronau sebe u datom ambijentu. Kada se radi o doivljajima potroaa, dva oveka ne
mogu imati iste doivljaje, zato to svaki doivljaj potie od interakcije izmeu pruenog
dogaaja i pojedinanog stanja uma. Doivljaji su uvek bili u ii zabave, to su Volt Dizni i
njegova kompanija kreativno koristili. Meutim, danas koncept prodaje doivljaja zabave
ima korene u firmama koje su izvan pozorita i salona zabave. Nova tehnologija stvara
novu vrstu doivljaja kao to su interaktivne igra, razgovori na Internetu i igrice za vie
igraa.
Za dizajniranje doivljaja koje potroai pamte, prema Pineu i Gilmoru, neophodno je
uvaiti pet kljunih principa:
1. Dati ime doivljaju Presudan je korak u kreiranju imena doivljaja, jer ukoliko
je loe izraen, potroai nemaju na osnovu ega da klasifikuju svoje utiske, a
doivljaji nisu predmet pamenja;
2. Harmonizovati impresije sa pozitivnim znakovima Za kreiranje elje i
impresije, kompanija treba da uvede znakove koji e afirmisati prirodu
dogaaja za potroaa;
3. Eliminisati negativne znakove Obezbeivanje integriteta doivljaja potroaa
zahteva vie od nagomilavanja pozitivnih znakova. Neophodno je eliminisati
znakove koji mogu da umanjuju, protivree ili odvrate od teme;
4. Napraviti miks koji se pamti Neki se proizvodi ne kupuju samo zato to
zadovoljavaju potrebe, nego zato to pokreu uspomene. Svaka kompanija koja
povee svoj doivljaj sa pozitivnim znacima, stvorie ansu da prodaje sve ono
to pokree uspomene;
5. Ukljuiti svih pet ula Kako bi se iskustva podstakla, kod ljudi je potrebno
pokrenuti sva ula.
Korienje ovih principa ne garantuje automatski uspeh, oni predstavljaju samo faktore
koji upozoravaju da se ne sme preceniti proizvod koji toliko ne vredi.
- 42 -

________________________________________________________________________
14 PSIHOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAAJA I UTICAJ MEDIJA

Ono to se nalazi u biti svakog specijalnog dogaaja, jeste uticaj na svest posetilaca
Razliiti tipovi dogaaja ostvaruju razliita delovanja na psihu pojedinca. Jasno je da od
karakteristika dogaaja i njegove namene zavisi sadraj koji treba da se usadi posetiocima.
Tri su osnovna psiholoka elementa na kojima se gradi strategija specijalnog dogaaja:
pripadnost grupi, elitizam (ekskluzivnost oseam se posebnim zato to sam bio na
koncertu) i senzacionalizam. Inicijator neguje oseaj pripadnosti i zajednitva, kao
preduslov za prihvatanje zajednikog cilja od strane uesnika, insistira na posebnosti,
ekskluzivnosti ili elitizmu da bi uesnici trajno zadrali steen oseaj pripadnosti. Na
kraju, specijalan dogaaj mora da ima i dozu senzacije (uzvieno, tajanstveno, mistino,
udno, izuzetno) radi ostavljanja uticaja na ostatak populacije. Isti elementi su i u funkciji
poveanja broja zainteresovanih i uesnika. U kojim razmerama e koji element biti
zastupljen zavisi od koncepcije organizatora i karakteristika uesnika.
Specijalni dogaaji su gotovo uvek namenjeni odreenoj grupi, masi, a retko pojedincu.
Kao takvi ine sloenu i slojevitu mreu psiholokih i kulturnih mehanizama i okolnosti koji
proizvode masu kao posebnu kategoriju, a zatim i masovno ponaanje kao ono koje je
svojstveno toj drutvenoj kategoriji. Jedna od definicija mase je:
Masa je grupa individua posmatrana izvan njihove socijalne organizacije.
Ova definicija obuhvata sve oblike okupljanja velikog broja ljudi, psiholoku usmerenost
istom cilju ili izvoru interesa, to se moe preneti i na ciljnu grupu kojoj je dogaaj
namenjen. Ono to karakterie mase je da u njima pojedinac postaje primitivniji,
infantilniji, manje inteligentan, manje voen razumom, manje uraunljiv. S obzirom na
ove karakteristike, dejstvo specijalnih dogaaja je usmereno na masu (grupu od interesa) a
ne na pojedinca u njoj, jer on oigledno ne reaguje na uobiajen nain kada je deo mase.
Poznavanje psihologije mase je od kljunog znaaja za organizatore ovih dogaaja. Mase
se razlikuju prema broju prisutnih ljudi, gustoi, emocionalnom uzbuenju, usmerenosti
panje, spremnosti na zajedniku akciju. Shodno ovim razlikama razliiti su i pristupi masi.
Masovno ponaanje jae e doi do izraaja ako je broj pripadnika masi vei. Tada dolazi
do difuzije odgovornosti. S veim brojem pripadnika mase raste i individualni oseaj
anonimnosti i nekanjivosti. Pojedinac se osea slobodnije te moe dati oduak porivima
koje inae potiskuje i kontrolie.
Iako ljudi inae izbegavaju fiziki kontakt s nepoznatim (sluajni dodir, naruavanje
intimnog prostora i sl.), u masi im taj fiziki dodir nee biti na smetnji. Kroz te fizike
dodire stapaju se sa ostalim pripadnicima mase. to su pripadnici mase fiziki i prostorno
blii (to je masa gua) delovanje raznih mehanizama psihosocijalne interakcije e biti
snanije.
Emocionalno uzbuenje javlja se pod uticajem ve pomenutih inilaca (broja prisutnih
ljudi, blizine i gustine) i pod uticajem raznih psihosocijalnih mehanizama (sugestije,
imitacije). Nakon to je emocionalno uzbuenje ve jednom stvoreno ono poinje i samo
delovati kao glavni inilac u stvaranju mase. Spektakularnost, novost, originalnost kao
glavne karakteristike specijalnog dogaaja uvek izazivaju jako emocionalno uzbuenje. U
takvom stanju poveava se sugestivnost svakog posetioca i smanjuje sposobnost kritikog
miljenja.
Usmerenost panje svih pripadnika u isti fokus (dogaaj, osobu i sl.) vrlo je vano za svaki
specijalni dogaaj, kao i zajednika akcija kojom se formira i uvruje masovni duh.
- 43 -

________________________________________________________________________
Sadraj specijalnog dogaaja mora biti paljivo odabran i u skladu sa ciljem i
karakteristikama ciljne grupe. Ukoliko je sadraj neprimeren, a i kada je odgovarajui
mora se proceniti unapred da li e posetioci delovati konstruktivno, destruktivno ili
neutralno. Neutralno ponaanje nema odreeno drutveno znaenje, a destruktivno moe
da ugroava ili rui neke drutvene norme.
Faktori koji deluju na miljenja, verovanja i delovanje posetilaca su:
udaljeni faktori - oni koji ine masu podobnom da prihvati odreena uverenja.
Usaivanje nekih od tih uverenja i ideja kod posetilaca dogaa se iznenadno,
spontano, silovito i brzo, ali takav razvoj dogaaja samo je prividan. Naime,
udaljeni faktori dugotrajnim delovanjem pripremaju tlo za takav razvoj
dogaaja;
neposredni faktori - slede nakon tog dugotrajnog delovanja udaljenih faktora,
te aktiviraju uverenja (oblikuju ideju i razvijaju je sa svim njenim posledicama).
Sami posetioci se mogu klasifikovati na heterogene i homogene. Heterogeni posetioci se
sastoje od bilo kojih pojedinaca, bez obzira na sociodemografska obeleja, zanimanje,
status i slino. Oni su karakteristini za dogaaje otvorenog tipa. Heterogenost mase
obuhvata razliito vaspitanje, obrazovanje, zanimanje i sredine iz kojih potiu njeni
lanovi, meusobno ih ne vee nita drugo osim njihovog verovanja ili cilja. Homogeni
posetioci su oni ijim pripadnicima je zajedniko neko obeleje (zanimanje, srodstvo,
socioekonomski status). Posetioci ovog tipa zastupljeni su kod dogaaja zatvorenog tipa.
Takoe, treba razlikovati demonstracije od razliitih manifestacija. Osnovna razlika je u
tome to su demonstracije uvek uperene protiv neega ili nekoga, a manifestacije su za
neto. Demonstracije su uglavnom organizovane i racionalne i to ih ini specifinim tipom
masovnog delovanja. Za uesnike demonstracija karakteristino je da razumeju svrhu i
ciljeve svoje akcije, pa ovde mehanizam sugestije nema toliku ulogu. U svakoj masi
demonstranata deluju psihisocijalni mehanizmi koji podiu emocionalnu temperaturu
uesnika, ali je najvanija svest o odreenom cilju. Kod ostalih oblika masovnog ponaanja
svako gleda i uva samo sebe, a ne brine se mnogo za sudbinu drugih. U demonstracijama
se esto dolazi do solidarnosti meu uesnicima.
Bitno je razmotriti i pitanje uloge medija u savremenom drutvu, jer se ono namee kao
kljuno za razumevanje procesa koji karakteriu samo drutvo. Tehnoloki napredak je
doveo do usavravanja postojeih i stvaranja novih medija, koji dovode ljudsku
komunikaciju na jedan novi nivo. Savremeni ovek ima mogunost da putem razliitih
medija ima uvid u sva mogua deavanja. To ukazuje da su veze izmeu bilo kakvih
dogaanja, pa i specijalnih dogaaja sa medijima neraskidive. Drugim reima, specijalni
dogaaji su u jednoj simbiozi sa medijima.
Glavna karakteristika savremene publike je upravo njena heterogenost. Javnom mnjenju je
tee nego ikad da se oformi i afirmie: to mora uiniti iz neureenog skupa raspoloenja,
nejasnih miljenja i popularnih shvatanja, kakva ire sredstva javne komunikacije.
Specijalni dogaaji masovnog karaktera omoguuju okupljanje tako raslojene publike na
jednom mestu, predstavljajui im isti sadraj, ime mogu uticati na uspostavljanje
zajednikih stavova i komunikacije meu posetiocima. S druge strane, moe doi i do
sukoba. Ako je dogaaj namenjen heterogenoj publici, meu kojom vlada meusobna
netrpeljivost, moe doi do incidenata. Da se ovo ne bi dogaalo neophodno je pre samog
dogaaja proanalizirati psihologiju mase koja e posetiti dogaaj. U toj situaciji
neophodno je preduzeti korektivne akcije, kako bi se dogaaj prilagodio publici.
- 44 -

________________________________________________________________________
Ono to je za specijalne dogaaje karakteristino je da se za njihovu promociju koristi
itav spektar medijskih izvora. Tip specijalnog dogaaja odreuje koji e se promotivni
medijum koristiti. Ovi dogaaji esto zahtevaju potpuno nove i neobine vidove medijske
promocije, iz razloga to ne ele da se utope u svakodnevne dogaaje i to ele staviti
akcenat na sebe.
Mediji su uvek zainteresovani za promociju neeg spektakularnog i glamuroznog poput
specijalnih dogaaja. Zato uvode itavu paletu novih usluga za organizatore specijalnih
dogaaja kako bi ih pridobili za sebe. U njihovom je interesu da ba oni budu medijski
sponzor ili bar da prate nesvakidanji dogaaj, tako da meu medijskim kuama postoji
velika trka: ko uspe da animira organizatora dobie dogaaj. Veliki broj promovisanih i
otpraenih specijalnih dogaaja poveava njihov rejting meu ostalim konkurentima.
Organizator specijalnog dogaaja eli da angauje najbolju medijsku kuu koja e uspeti
da izazove najvei talas interesovanja publike, koja e svoj posao uraditi profesionalno i
kvalitetno. O kakvom god spektakularnom dogaaju da se radi, ako on nije adekvatno
medijski propraen nee ostvariti eljeni efekat.
- 45 -

________________________________________________________________________
15 KREATIVNOST U SPECIJALNIM DOGAAJIMA

Talentovani pogaaju metu koju drugi ne mogu da pogode. Genijalni pogaaju metu koju drugi ne mogu da
vide.
Arthur Schopenhauer, nemaki filozof (1788 - 1860)
Kreativnost se kao opti pojam moe definisati kao iskustvo razmiljanja, reagovanja i
rada na matovit i individualan nain koji karakterie visok stepen inovacija. Nacionalna
asocijacija Amerike za nadarenu decu kreativnost definie kreativnost kao sposobnost
razvoja novih, neuobiajenih i jedinstvenih ideja.
Vanost kreativnosti u industriji specijalnih dogaaja moe se opisati injenicom da
organizacija specijalnih dogaaja nije repetitivan posao. Stalno postoji izazov da se
napravi vee, bolje, matovitije, potpuno drugaije i uzbudljivo. Pravi primer za to je
organizacija otvaranja olimpijskih igara, pri emu se svaka zemlja bori da nadmai
prethodnu. ak i ukoliko se organizuju specijalnih dogaaji istog tipa, svaki od njih je
posebna pria, sa svojim praktinim problemima, ogranienjima i ciljevima. Zbog toga je
kreativnost, vie od kapitala ili jeftine radne snage, jedan od kljunih elemenata uspeha
organizacije specijalnih dogaaja. Kapital i dostupna sredstva se mogu posmatrati kao
ograniavajui faktor, ija pitanja moramo reiti i budetirati da bismo uopte poeli da se
kreemo ka organizaciji uspenog specijalnog dogaaja, ali sutinski uspeh vie zavisi od
inicijative, kreativnosti i reavanja nepredvienih problema. Svaka od faza organizacije
specijalnih dogaaju zahteva makar minimalnu dozu kreativnosti da bi se lake ostvarila.
15.1 Faktori uticaja na kreativnost

Sintezom postojeih istraivanja, moe se pretpostaviti da na kreativnost utiu sledei
faktori:
Inteligencija
Linost
Drutveno okruenje
Motivacija
Povezanost kreativnosti i inteligencije je polje u kom psiolozi nisu dali odgovore na veinu
pitanja. Brojna istraivanja ne nalaze korelaciju izmeu ova dva
pojma, i ne uoavaju da su kreativnost i genijalnost nasledne
osobine. Istraivanje koje je sproveo Mackinon (1962) nije nalo
vezu IQ i kreativnosti za IQ>120. To praktino znai da ukoliko imate
IQ viu od 120, ne postoji povezanost izmeu toga koliko ste
kreativni, i toga koliko ste inteligentni. Novija istraivanja uoavaju
vie tipova inteligencije. Tako Danijel Goleman opisu emocionalnu
inteligenciju, a Gardner razvija koncept viedimenzionalne
inteligencije (1993). Moemo pretpostaviti stoga da se inteligencija
u razliitim formama manifestuje u razliitim oblastima, i da
pojedinci ne moraju imati podjednako razvijene sve forme inteligencije. Jedna od tih
formi moe biti i kreativna inteligencija, odnosno sposobnost sposobnost razvoja novih,
neuobiajenih i jedinstvenih ideja.
Sa druge strane, linost se esto povezuje sa kreativnou. Kreativne osobe esto poseduju
karakteristine osobine, i mogu se opisati kao nezavisni, nekonformisti, nekonvencionalni,
sa irokim interesima, veoma otvoreni za nova iskustva, veoma otvoreni za prihvatanje
- 46 -

________________________________________________________________________
rizika. Takoe, vana osobina je i kognitivna fleksibilnost, koja omoguuje da odustanu od
klasinih pristupa razmiljanju i razmiljaju o problemu na potpuno novi, nekonvencionalni
nain. Sa druge strane, ove osobine su verovatno u korelaciji sa kreativnou, ali se ne
moe tvrditi da postoji kauzalnost, to jest da uzrokuju kreativnost. Biti poseban,
nekonvencionalnan i otvoren, ak do mere koja izaziva podsmeh je velika hrabrost u
dananjem drutvu, ali ne mora da bude uslov za kreativnost. Ukoliko intervjuiete osobu
koja ima te osobine da biste je ukljuili u svoj specijalni dogaaj, ne podleite halo efektu
pretpostavljajui da je kreativna. Veina populacije se podsmevala Kristiforu Kolumbu, pa
je on otkrio Ameriku, podsmevali su se Ajntajnu, pa kroz teoriju relativiteta promenio
koncept fizike, ali su se podsmevali i hiljadama lokalnih egzibicionista i udaka, od kojih
niko nije ostavio trag ni na optinskom nivou. Egzibicionizam i nekonvencionalnost moe,
ali ne mora biti povezana sa sa kreativnou, moe je indikovati, ali nikako uslovljavati.
Drutveno okruenje takoe utie na kreativnost. Sloboda govora, podsticajno okruenje,
ispunjene osnovne fizioloke potrebe i relaksiranost drutvenih normi mogu podstai razvoj
kreativnih ideja. Interesantna ilustracija ovih okolnosti mogu biti Firenca, Venecija, i ostali
italijanski gradovi u vreme procvata kreativnosti tokom Renesansnog perioda. Sa druge
strane, izuzetak ovog ireg pravila moe se nai u vremenima koja ne ispunjavaju ni jedan
od pretpostavljenih uslova, kao to su globalni ratni sukobi. Iako tada nisu postojali ni
sloboda govora, podsticajno okruenje, ispunjenje osnovnih fiziolokih potreba niti
relaksiranost drutvenih normi, inovacije, tehnoloki progres i kreativna reenja su na
primer tokom Drugog svetskog rata bili neuporedivo zastupljeniji nego na primer u periodu
izmeu dva svetska rata. To nas dovodi do sledeeg faktora kreativnosti.
Motivacija, kao faktor kreativnosti ima znaajan uticaj i moe nadomestiti nedostatke
drugih do odreenog nivoa. Opipljivi instrumenti motivacije (na primer novane nagrade),
a jo bitnije neopipljivi instrumenti motivacije (priznanja, pohvale, sloboda za
preuzimanje inicijative, odgovornost i sl.) pokreu pojedince na kreativna reenja. Vodee
svetske kreativne kompanije, kao to su 3M, Google ili IBM imaju programe nagraivanja
kreativnosti. Neke od njih nagrauju i neuspene kreativne inicijative. Na primer, Stenford
Univerzitet ima nagradu za preduzetniki neuspeh godine, jer failure sucks but instructs
(neuspeh je lo, ali poduava). Takva praksa ohrabruje zaposlene da pokuaju, a jedna
uspena kreativna inicijativa moe otplatiti desetine neuspenih. Jedna od glavnih
prepreka kreativnosti u naem okruenju je nedostatak motivacije. Veoma je poraavajua
injenica da se u mnogim kompanijama ovi instrumenti zanemaruju i za operativne
poslove, a posebno za kreativne. To dovodi do letargije, fatalizma i oseaja nemoi kod
zaposlenih. Indikativno je da mnogi menaderi vie hvale i nagrauju svoje kune ljubimce
nego svoje podreene. Ukoliko hoete da motiviete osoblje u realizaciji specijalnog
dogaaja na kreativnost, vodite rauna o navedenim faktorima.
15.2 Faze kreativnog procesa

Osnovne faze kreativnog procesa mogu se podeliti hronoloki na sledee etiri:
1.
2.
3.
4.
Priprema
Inkubacija
Iluminacija
Prevoenje
U fazi pripreme percipiramo sve bitne informacije za reavanje problema. Ovde je bitna
analitinost, organizovanost i doslednost. Informacije treba prikupiti to objektivnije,
vodei rauna o problemima percepcije. Subjektivno tumaenje objektivnih injenica je
razliito, a prave informacije su veoma bitne za kreativno reavanje problema.
Predstavljanje informacija tokom ove faze je tehnika koja ne odgovara svima na isti
- 47 -

________________________________________________________________________
nain. Ipak, korisno je imati informacije stalno pred oima, pa se preporuuje da se
najbitniji aspekti problema nalepe kao posteri u radnom okruenju. Veoma esto je i
korienje samolepljivih sticker podsetnika na kojima su jezgrovito napisane bitne
informacije o problemu.
Faza inkubacije je druga faza u procesu kreativnosti. To je faza u kojoj se injenice i
informacije obrauju, uz razvoj novih ideja. Ovaj proces ne mora biti vidljiv, i esto se
deava u podsvesti, gde se ideje kombinuju na razliit nain. Potrebno je stvoriti okruenje
koje stimulie kreativnost. Iako nije u potpunosti objanjen, proces kreativnosti se po
istraivanju koje je sproveo Smith sa saradnicima (1995) sastoji iz normalnih kognitivnih
aktivnosti. To pretpostavlja da kreativnost nije misteriozni proces nadahnua, ve da se
sastoji iz normalnih aktivnosti razmiljanja koje se mogu uvebati i unaprediti.
Iluminacija je kratka faza u kojoj se podsvesno ili svesno generisane ideje u veoma
kratkom roku ukau kao reenje problema. Primer ovog moe biti uzvik Eureka (naao
sam, pronaao sam) grkog pronalazaa Arhimeda, kada je kupajui se u kadi otkrio
reenja merenja sastava zlatne (ili pozlaene?) statue koju je njegov patron dobio na
poklon. Goleman i Kaufman (1992) opisuju ovu fazu kao stanje u kom svi aspekti problema
izgledaju harmonizovani, integrisani i jednostavni. esto ovo nije potpuno tano, i surove
injenice unitavaju prelepe hipoteze iluminacije, to se moe nazvati tragedijom nauke.
Da bi se ovi problemi prevazili, veoma je vano doi do faze prevoenja. Ovde se reavaju
praktini problemi koji, koliko god da nisu sutinski, praktino mogu spreiti
implementaciju kreativne ideje. Menaderima specijalnih dogaaja ova faza treba biti
posebno vana, i motivaciju treba da usmere na nju. Sam kreativni proces nije u
potpunosti objanjen ni merljiv, pa samim tim ni upravljiv. Sa druge strane, fazu
prevoenja i njenu uspenost moemo uzeti u obzir kod razvoja instrumenata motivacije
zaposlenih na realizaciji specijalnog dogaaja. U suprotnom e mnoge kreativne i genijalne
ideje ostati samo to, a implementacija i rezultati e izostati.
15.3 Okruenje koje podstie kreativnost

Da bi se stvorilo okruenje koje podstie kreativnost, posebno u fazama prikupljanja
podataka i inkubacije, potrebno je razviti kulturu i strukturu organizacije koje stvaraju
okruenje podsticajno za kreativnost. Neke od karakteristika takvog okruenja su:
Sloboda iznoenja ideja

Smanjivanje kritike
Sloboda da se fokus usmeri na drugu stranu
Oputenost, zabava
Sloboda iznoenja ideja je prvi preduslov podsticajnog okruenja za kreativnost. Kvantitet

generisanja stvara kvalitet ideja, to jest ukoliko generiemo stotinu ideja, vee su anse da
e jedna biti genijalna. Odlian primer je generisanje ideje i jednoj kanadskoj
elektrodistibucionoj kompaniji, koje je trajalo danima, i trebalo da rei problem ledenica
koje su kidale elektrine vodove. Razmatrane su bez predrasuda veoma ekstremne ideje
(dresiranje medveda da se penju uz bandere kako bi drmanjem stresli ledenice). Samo
zahvaljujui pristupu bez osuivanja, doli su do ekonominog i praktinog reenja, koje je
iznela radnica dok je razmatrala kako da postave kantice sa medom na bandere, ne bi li
privukli medvede. Samo reenje je opisano na nastavi iz predmeta, pa emo kolege i
koleginice koje nisu prisustvovali istoj naalost ostaviti u nedoumici i iekivanju.
- 48 -

________________________________________________________________________
Smanjenje kritike je usko povezano sa prvom stavkom, i neophodna je da bismo razluili
operativne koristi poveanja produktivnosti, od stratekih koristi kreativnih reenja.
Potrebno je shvatiti da se produktivnost i kreativnost veoma teko mogu zajedno ostvariti,
i ukoliko nemamo operativne rezultate ljudi koje smo zaduili za kreativna reenja, ne
treba ih kritikovati bez jasno definisanih razloga ili jasno uoenih propusta. Problemi
kreativnosti i produktivnosti se mogu ilustrovati zamerkama koju je analitiar
produktivnosti uputio na Nedovrenu simfoniju Franca uberta:
Due vreme, oboisti (4 izvrioca) nisu nita svirali. Treba im smanjiti honorar, a
ostatak dati kao podsticaj drugim lanovima orkestra
etrdeset violina sviraju iste note. Nepotrebno rasipanje, odeljenje treba
drastino srezati. Ako je potreban jai zvuk, to se uz manje para moe postii
elektrinim pojaalom
Uloeno je previe truda na poluesnaestine. Smatram da je re o prekomernom
detaljisanju, preporuio bih da se sve note zaokrue na najbliu esnaestinu, to
bi mogli da sviraju i studenti ili operateri niih kvalifikacija
Nema potrebe ponavljati istu deonicu duvakim instrumentima, ako su je gudai
ve odsvirali. Izbacivanjem takvih izlinih deonica, koncert bi se skratio za
dvadeset minuta.
Da je ubert bio strunjak za analizu produktivnosti, verovatno bi zavrio
simfoniju. (prim. strunjaka)
Da su strunjaci za analizu produktivnosti kreativni, verovatno bi bar neko
sluao njihove simfonije (prim. Predavaa)
Sloboda da se fokus usmeri na drugu stranu moe biti veliki problem. Menadment definie
pravce rada koji se sputaju od stratekog do izvrnog nivoa, i odstupanje od tih pravaca se
tumai kao nedisciplina i neposlunost. Runa poslovica Vei konja gde ti gazda kae
stvara okruenje koje unitava kreativnost. Menadment, posebno u kreativnim
delatnostima kao to je organizacija specijalnih dogaaja, treba da prihvati da usvajanje
ideja podreenih koje nisu u pravcu koje su menaderi propisali ne znai slabost planova
menadmenta, ve naprotiv, veliku prednost menaderskog stila. Ilustrativna je studija
sluaja rata cena izmeu IKEA fabrike i konkurenata. On se nije zavrio sniavanjem cena,
ve kada je jedan od radnika predloio da se stolovi pakuju sa sklopljenim nogama.
Oputenost i zabava su takoe vani aspekti okruenja koje podstie kreativne ideje. One
mogu doi tokom sna, masae, kupanja, vebanja ili bilo koje aktivnosti, koja moda i
nema veze sa poslovanjem. To ne znai da zaposlenim u organizaciji specijalnih dogaaja
treba obezbediti leaje, masau i bazene, ali barem poslovno okruenje moe biti
nerestriktivno i osloboeno nepotrebnih administrativnih procedura, hijerarhijske
discipline i kulture senioriteta i distance moi. Ukoliko je kreativnost imperativ, a
finansijska sredstva raspoloiva, ak i ekstremni koraci poput sale za vebanje, masau ili
bazena ne mogu koditi, na ta nam ukazuju primeri Google-a i slinih kompanija koje to
praktikuju.
15.4 Tehnike podsticanja kreativnosti

Tehnike podsticanja kreativnosti su brojne i ukljuuju procedure individualnog ili grupnog
razmiljanja koje ne moraju biti podrane skupom tehnologijom, i najee su ostvarive
korienjem raspoloivog kancelarijskog inventara. Literatura u oblasti je iroka, a jedan
od primera je Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and
Changemakers - Dave Gray, Sunni Brown, James Macanufo
http://books.google.com/books?id=_xnEDNPxwYC&printsec=frontcover&dq=gamestorming&hl=en&ei=IO67TuauD-
- 49 -

________________________________________________________________________
WD4gTFz4SdCA&sa=X&oi=book_result&ct=result&resnum=1&ved=0CC0Q6AEwAA#v=onepage
&q&f=false .
U skripti e biti predstavljene sledee tehnike: Scamper, dobro loe interesantno i

kombinovanje ideja.
Scamper je tehnika koja postavlja sedam grupa pitanja o problemu za koji je potrebno
kreativno reenje:
S = (Substitute) Smeniti kako mogu da zamenim materijal, mesto, vreme,

izvrioce, procese...
C = (Combine) isCkombinovati ;) koje faktore mogu da kombinujem
A = (Adapt) Adaptirati - ta mogu da prilagodim
M = (Modify/Magnify) Menjati ta od faktora problema mogu kljuno
izmenim/uveam/iskrivim
P = (Put to other uses) uPotrebiti drugaije ta od faktora problema mogu da
upotrebim drugaije
E = (Eliminate or minify) Eliminisati ta od ovih faktora mogu da eliminiem, ili
da redukujem na minimalnu meru
R = (Reverse/Rearrange) obRnuti ta od ovih faktora mogu da obrnem ili da
promenim redosled
Tehniku dobro loe - interesantno razvio je dr Edward de Bono. Ona omoguuje da se

problemu pristupi iz razliitih perspektiva. Funkcionie na sledei nain:
1.
2.
3.
4.
Tema se predstavi
Iznese se neto loe
Iznese se neto dobro
Iznese se neto interesantno
Primeri razmatranja dobrog, loeg i interesantnog u problemima su:

Bolesti
Dobro medicinska i farmaceutska industrija kreiraju velike profite, zapoljavaju

ljude i ojaavaju ekonomiju.
Loe Ljudi trpe bolove, tekoe, umiru.
Interesantno ukoliko se engleska re Dis-ease razdvoji pokazuje da postoji jaka
mentalna komponenta.
Ubistva
Fimovi i knjige su interesantniji

Ljudi ginu
Ubice smanjuju populaciju ije poveanje postaje globalni problem
Globalno zagrevanje
Obezbeuje globalne ciljeve i ujedinjuje politiki vrh i populaciju

Unitavanje habitata, elementarne nepogode, smanjenje prirodnih resursa
- 50 -

________________________________________________________________________
Postoji sajt http://www.beseenasgreen.com/ koji pomae organizacijama da budu

percipirane kao zelene
Sledea tehnika je tehnika kombinovanja koncepata. Ovo je jedna od fundamentalnih

vebi kreativnog razmiljanja. Neophodno je prvo odabrati dva pojma i zatim pokuati
njihovu kombinaciju. Pojmovi se mogu birati tako da budu direktno ili indirektno povezani
sa problemom koji treba da ima kreativno reenje, ali barem jedan pojam mora biti
direktno povezan sa problemom. Kao ilustraciju dajemo primer kombinovanja pojma
kamere i kamena.
Prvo paljivo razmislite o karakteristikama:
o
o
Kamen mineral, tvrd, tekstura, oruje, dekoracija, graevinski materijal,

igraka...
Kamera (foto aparat) digitalni, okular, fokus, objektiv
Nakon toga mogu se postaviti pitanja kombinovanja:

1.
2.
3.
4.
5.
Da
Da
Da
Da
Da
li
li
li
li
li
je mogue napraviti kameru koja izgleda kao kamen?

je mogue odbraniti se uz pomo kamere bacajui je kao kamen?
je mogue napraviti zid od kamera kao to se pravi od kamena?
je mogue napraviti kuu od starih foto aparata koji su otpad?
je mogue prekriti kamen nekom vrstom filma koji e beleiti svetlost?
Iako izgleda neozbiljno, ovaj pristup moe reiti probleme. Tako je pitanje 1 primenljivo
prilikom snimanja divljih ivotinja, 5 u svemirskim i geolokim istraivanjima, a 3 je
rezultovalo tehnikama snimanja specijalnih efekata, poput onih korienih u serijalu
filmova Matrix http://www.youtube.com/watch?v=_KtghA0rkDY
- 51 -

________________________________________________________________________
16 KONTIGENTNO PLANIRANJE I UPRAVLJANJE RIZIKOM

SPECIJALNOG DOGAAJA
16.1 Definicija pojma i kljune faze
Upravo zbog posebnosti kreativne i lukrativne, ali i rizine industrije specijalnih dogaaja
upravljanje rizicima i kontigentno planiranje je neophodno u organizaciji specijalnih
dogaaja vie nego u repetitivnim delatnostima.
Kontigentni dogaaj je dogaaj koji se moe desiti, ali se generalno ne oekuje zbog male
verovatnoe.
Kontigentno planiranje predstavlja proces planiranja scenarija u sluaju kontigentnih
dogaaja.
Rizik u kontekstu specijalnog dogaaja je nepoeljni sluajni dogaaj koji moe uticati na
nepoeljni izlaz nekog specijalnog dogaaja
Upravljanje rizikom je proces identifikacije, analize, kontrole i izvetavanja o rizicima.
(Project Management Practitioner's Handbook - Ralph L. Kleim and Irwin S. Ludin) ili proces
identifikacije, ocene i odreivanja prioriteta rizika koju prati koordinisana i ekonomina
primena resursa da bi se minimizirala, pratila i kontrolisala mogunosti i uticaj nepoeljnih
dogaaja (rizika). (Douglas Hubbard "The Failure of Risk Management: Why It's Broken and
How to Fix It" pg. 46, John Wiley & Sons, 2009)
Upravljajui rizikom, mi pokuavamo da smanjimo verovatnou ostvarivanja nepoeljnog
dogaaja, ili ukoliko doe do ostvarivanja nepoeljnog dogaaja, smanjimo negativne
posledice po na specijalni dogaaj. Ovo su dva osnovna cilja upravljanja rizikom u
specijalnim dogaajima. Kljune faze su:
Identifikacija rizika
Procena rizika
Bavljenje rizicima
Praenje rizika
16.2 Identifikacija rizika

Ova faza je bitna jer je neophodno razmotriti rizike koji prate specijalni dogaaj pre nego
to se specijalni dogaaj uopte ostvari. Ovde moemo koristiti:
Lino iskustvo
Prikupljanje podataka o prolim dogaajima istog ili slinog tipa
Analizu vrsta rizika u specijalnim dogaajima uopte
Lino iskustvo predstavlja najbolji, ali i najskuplji nain uenja i upravljanja rizicima u
specijalnim dogaajima. Mnogo je bolje uiti na tuim grekama, i tu pretraga Interneta
moe otkriti mnogo potencijalnih rizika. Kao parametar pretrage moe se uneti: vrsta
specijalnog dogaaja + disaster ili mistakes, na primer corporate anniversary disaster.
- 52 -

________________________________________________________________________
Najbolje je kombinovati ovo sa razmiljanje o tome koji rizici, vezani za odreene oblasti,
postoje. Vrste rizika koje mogu pratiti specijalne dogaaje su:
Finansijski rizici (nepredvieni trokovi, promena kursa i cena aktivnosti

dogaaja, pronevere, kazne, kanjenja u naplati)
Pravni rizici (sporovi izmeu organizatora i klijenata, kooperanata, posetilaca,
gubitak dozvola, kazne)
Tehnoloki rizici (pouzdanost tehnikih sistema)
Rizici vezani za organizaciju (konflikti, nedostatak koordinacije)
Rizici vezani za sigurnost (upravljanje masama)
Rizici vezani za okruenje (prirodne nepogode, promene okruenja)
Takoe, postoji i podela na rizike i hazarde. Po ovom pristupu, rizici nisu iskljuivo vezani
za ugroavanje ljudskih ivota i zdravlja, dok hazardi jesu. Hazardi se dalje dele na ti A, B
i C, na sledei nain:
Rizici (Svi nepoeljni dogaaji)

Hazardi (rizici vezani za ljudsko zdravlje i sigurnost)
o Tipa A (Postoji vrlo verovatan rizik smrti, teke povrede ili bolesti)
o Tipa B (nije verovatan rizik smrti, teke ozlede ili bolesti ali je mogu, vrlo
verovatne umerene povrede ili bolesti)
o Tipa C (rizici ozbiljne ili umerene povrede ili boleste nisu verovatni, ali su
mogui)
Opta preporuka je da se prilikom upravljanja hazardima to manje improvizuje.

Potovanjem usmerenja koja propisuje Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu
http://www.parlament.gov.rs/content/lat/akta/akta_detalji.asp?Id=302&t=Z i Zakon o
radu Republike Srbije (deo VII, lanovi 80-103) organizator se oslobaa bitne odgovornosti,
dok praktina pravila, regulacije i broure koja su dostupna na sajtu www.osha.gov mogu
znaajno umanjiti hazarde.
16.3 Procena rizika

U organizaciji specijalnih dogaaja, a i u mnogim drugim kontekstima, rizici se ne mogu
posmatrati jednodimenzionalno. Ovo se moe ilustrovati pitanjem: Da li je vei rizik
prilikom organizacije specijalnog dogaaja proslave godinjice preduzea poar u sali ili
kanjenje govornika? Poar u sali ima neuporedivo ozbiljnije posledice, ali je bitniji
rizini dogaaj moe biti kanjenje govornika, jer je hiljadama puta ee. Da bismo ovo
formalizovali, moemo posmatrati rizik u sspecijalnim dogaajima kao funkciju koja zavisi
od verovatnoe ostvarivanje dogaaja i negativnog uticaja na poduhvat, tj:
Rizik = Funkcija (Verovatnoa ostvarivanja, uticaj na poduhvat.
Ovo se moe predstaviti u matrici sledeeg tipa:
Posledice/verovatnoa
A Katastrofalne
Visok
Visok
Visok
Visok
Visok
B Kritine
Visok
Visok
Visok
Srednji
Nizak
C Marginalne
Visok
Srednji
Srednji
Nizak
Nizak
D Malo znaajne
Srednji
Nizak
Nizak
Nizak
Nizak
- 53 -

________________________________________________________________________
Verovatnoa dogaaja se moe klasifikovati u sledeih pet kategorija:
A
Deava se svakodnevno
Deava se na esto
Desi se s vremena na vreme
Deava se vrlo retko
Veoma je mala verovatnoa deavanja
Ukoliko su kategorije i posledica nejasne, moe se koristiti kvantitativniji pristup:

teta po SD /
Verovatnoa
50%
25%
10%
5%
2%
1%
0,10%
100%
50,00%
25,00%
10,00%
5,00%
2,00%
1,00%
0,10%
50%
25,00%
12,50%
5,00%
2,50%
1,00%
0,50%
0,05%
25%
12,50%
6,25%
2,50%
1,25%
0,50%
0,25%
0,03%
10%
5,00%
2,50%
1,00%
0,50%
0,20%
0,10%
0,01%
5%
2,50%
1,25%
0,50%
0,25%
0,10%
0,05%
0,01%
2%
1,00%
0,50%
0,20%
0,10%
0,04%
0,02%
0,0020%
1%
0,50%
0,25%
0,10%
0,05%
0,02%
0,01%
0,0010%
0,10%
0,05%
0,03%
0,01%
0,01%
0,0020%
0,0010%
0,0001%
I pri jednom i pri drugom pristupu bavljenje rizicima se ograniava na rizike blie gornjem
levom uglu tabela, koji imaju vee verovatnoe ili vee posledice.
16.4 Bavljenje rizicima

Bavljenje rizicima se usmerava na to da smanjimo verovatnou ostvarivanja nepoeljnog
dogaaja, ili ukoliko doe do ostvarivanja nepoeljnog dogaaja, smanjimo negativne
posledice po na specijalni dogaaj. U ovome mogu pomoi forme izvetaja popu sledee
tabele:
Potencijalni rizici
Datum
provere
Koji su
problemi
uoeni
Verovatnoa
Uticaj
(A,B,C,D,E) (A,B,C,D)
Rizik (Visok,
Kada e
Ko e da rei
Srednji,
problem biti
problem
Nizak)
reen
1. Da li postoje potrebne dozvole?

2. Da li je mogue da se u to vreme
zaustavi saobraaj?
3. Da li treba nabavljati specijalne
dozvole za saobraaj?
...
Kada se bavimo rizicima, svoje aktivnosti moemo usmeriti na sledee:
Obezbeenje rezervnih tehnikih opcija

Obezbeenje rezervnih uesnika koji bi pokrili rizina mesta
Nabavka dozvola za rad
Izjave uesnika o odricanju od prava na tubu
- 54 -
Zavreno (potpis
odgovornog lica)

________________________________________________________________________
Osiguranje imovine i lica

Fiziko i tehniko obezbeenje imovine i lica
Reenje problema rizika moe biti u sledeem domenu:
Eliminacija rizika
Zamena rizika
Izolacija rizika
Tehnika reenja za smanjenje/eliminaciju
Administrativna reenja za smanjenje/eliminaciju
Korienje line zatitne opreme
U bavljenju rizicima takoe, veoma korisno moe biti skiciranje sistema, i raunanje
pouzdanosti rednih, paralelnih, redno-paralelnih ili ne redno-paralelnih sistema.
Redni sistemi su predstavljeni na sledeoj slici. U praksi, to su sistemi koji da bi radili
moraju ispuniti uslove da sve komponente istovremeno rade. Ilustracija ovakvog sistema je
npr. pojednostavljeni model tampaa. Da bi on radio mora imati i tonera (A) i papira (B).
U kontekstu specijalnog dogaaja, mogu posmatrati da
e se specijalni dogaaj
organizacije svadbe prihvatljivo ostvariti samo ukoliko je kvalitetna muzika (A) i pie (B), a
ukoliko bar jedna od tih komponenti ne odgovara, dogaaj e biti lo. Pouzdanost sistema
se rauna kao proizvod verovatnoa da komponente rade ispravno (Ra i Rb), to jest
Pouzdanost sistema = Ra*Rb.
Ukoliko je pouzdanost komponente A (verovatnoa da ima tonera) 90% a pouzdanost
komponente B (verovatnoa da ima tonera) 80%, Ra=0.9, Rb=0.8,tada je pouzdanost
sistema = 0.72.
Slika: Redni sistem
Paralelni sistemi su oni kod kojih barem jedna od povezanih komponenti mora raditi da bi
sistem pouzdano radio. Primer ovakvog sistema je model kobinovanog grejanja na tri
energenta. Ukoliko imate kombinovani kotao na gas ili vrsto gorivo, kua vam nee biti
hlada ukoliko imate bar jedno ili gas ili vrsto gorivo. U kontekstu specijalnog dogaaja,
primer moe biti zabava gostiju. Postoje program A sportske aktivnosti i program B
drutvene igre. Ukoliko bar jedan od ta dva programa (nebitno koji) radi, onda moemo
pouzdano pretpostaviti da e se gosti na specijalnom dogaaju zabaviti, jer npr. svi gosti
vole podjednako i sport i drutvene igre. Pouzdanost sistema se rauna po formuli:
Pouzdanost sistema = 1-(1-Ra)*(1-Rb)
Npr ukoliko je Ra = 0.9, Rb = 0.8 Pouzdanost sistema je = 1-(1-0.9)*(1-0.8)=0.98.
- 55 -

________________________________________________________________________
Slika: Paralelni sistem

U praksi, sistemi se retko mogu apstrakovati na redne i paralelne, ve predstavljaju
njihovu kombinaciju. Primer je predstavljen na sledeoj slici, a pouzdanost se rauna tako
to se sistem razloi na podsisteme koji su redni ili paralelni. Tako je za dati primer CD=
paralelni sistem sa komponentama C i D, ABCD redni sistem sa komponentama A, B i CD.
Dalje, EFG je redni sistem sa komponentama EFG. Sledei podsistem, Y, je paralelni sistem
koji ima komponente ABCD i EFG. Na kraju, kada smo ceo levi deo sveli na jedan sistem Y,
posmatramo sistem X, koji ima dve redno vezane komponente Y i H.
Slika: Redno-paralelni sistem

Ne redno paralelni sistemi su esto manje apstraktna predstava realnih sistema, ali je
raunanje njihove pouzdanosti jako teko. Objanjavanje ovog pristupa izlazi van okvira
gradiva za predmet, ali na sreu tu su nove tehnologije, pa studenti ne moraju da ue
sloene pristupe. Sistem je predstavljen na sledeoj slici, a raunanje je mogue preko
online kalkulatora koji je dat na linku
http://www.ecs.umass.edu/ece/koren/FaultTolerantSystems/simulator/NonSerPar/nsnpfr
ame.html .
Slika: Ne redno-paralelni sistem
16.5 Praenje rizika

Praenje rizika zahteva dodeljivanje odgovornosti osoblju za praenje rizika po jednom od
sledeih kriterijuma:
Procesu
Teritoriji
Osobama
Grupi rizika
- 56 -

________________________________________________________________________
Podruju odgovornosti po drugom kriterijumu
Organizaciono, od nosilaca odgovornosti za odreenu grupu rizika, oekujete izvetavanje

o rizicima. Ovo je veoma bitno za pravljenje baze znanja koja je osnov za upravljanje
rizicima u buduim dogaajima. Rizici se prate kroz individualne izvetaje o incidentima ili
forme prijave incidenta, koje mogu biti dat u unapred propisanom obliku. Iako su se rizici
ostvarili, i neka teta je napravljena, iskustvo koje se stie moe biti dobra kompenzacija
ukoliko se praenje rizika odvija organizovano i sistematski.
16.6 Master plan upravljanja rizicima
Akcije u
sluaju
ostvarivanja
Upravljanje i
kontrola
Procena:
Uticaj rizika
Prioritet
Identifikacija :
priroda rizika
Finalni dokument vezan za upravljanje rizicima u specijalnom dogaaju moe biti master
plan upravljanja rizicima. On se oslanja na sve etiri faze procesa, i predstavlja formalni
dokument koji obrauje akcije spreavanja deavanja dogaaja ili smanjenje njegovih
tetnih posledica. Moe se razloiti na pojedinane rizike i dopuniti akcionim planovima za
hitne sluajeve, kolonama koje predviaju odgovorna lica za svaki od rizika itd, a primer
izgleda je dat u sledeoj tabeli.
Vreme
Kia
velika
vruina
ili
Kia
e
smanjiti
poseenost i prodaju
na mestu dogaaja,
uzrokovati probleme
sa dugim redovima;
potencijalni hazardi i
rizici
vezani
za
elektrinu i drugu
tehniku opremu
Provera vremenske prognoze.

Osigurati zaklon za gledaoce.
Mora
se
napomenuti
u
promotivnim materijalnima.
Hazardi od elektrinih kvarova
mogu se izbei paljivim
planiranjem,
izborom
izvoaa i sistemima kontrole
i zatite.
Zaposleni e obilaziti prostor i

prodavati kabanice ako bude padala
kia i hladne napitk ako budu
prevelike vruine. Svim zaposlenima
e se osigurati besplatna zatitna
odea za kiu. Posebna grupa e se
uputiti na nadgledanje strujnog
sistema
i
rezervnog
sistema
napajanja.
Poar
i
evakuacija
Mogue jako ozbiljne

posledice,
ali
je
verovatnoa
jako
mala zbog prirode
terena
Napraviti plan akcije za hitne

sluajeve. Stalno nadzirati
PPZ
opremu
i
koristiti
kontrolne liste. Organizovati
edukaciju
zaposlenih
na
specijalnom dogaaju
Ukoliko doe do poara, odmah

uspostaviti vezu sa javnim slubama.
Ukoliko fiksne veze ne rade, koristiti
mobilnu mreu. Rasporediti osoblje
po planu.
Plan akcije za hitne sluajeve je formalni, pisani dokument koji pokriva situacije u kojima
je izuzetno bitno brzo i tano reagovanje. Skup takvih planova moe dopuniti master plan
upravljanja rizicima. Plan akcije za hitne sluajeve se pravi za dogaaje kao to su vatra /
eksplozija, toksina i hemijska opasnost, hitni medicinski sluaj, pretnje bombama/
napadima, nasilje, pljaka i slino, i mora biti:
jednostavan,
fleksibilan,
u pisanoj formi
testiran
odobren od nadlenih.
Primer akcionog plana za hitne sluajeve je dat u nastavku:
- 57 -

________________________________________________________________________
- 58 -

________________________________________________________________________
17 ORGANIZACIJA
DOGAAJIMA
PODELA
RADA
SPECIJALNIM
Organizacija specijalnih dogaaja je delatnost koja zavisi od izvrilaca i znanja, vetina i

koordinacije vie nego od tehnologije ili kapitala. Sa druge strane, razliita priroda
aktivnosti prilikom organizacije specijalnih dogaaja ne doputa konstantu primenu
klasinih organizacionih modela, uz izuzetak matrine organizacije. Stoga je veoma bitno
razviti osnove za rad, makar kroz opise poslova i organizacione eme koji e se menjati
dinamino sa promenom aktivnosti.
17.1 Analiza poslova i opisi poslova

Podela rada bi trebalo da se zasniva na analizi poslova, koja je proces utvrivanja i
prezentovanja bitnih informacija za odreeni posao. Ona daje sledee izlaze:
Opisivanje poslova daje dunosti, odgovornosti i osnovne uslove rada opisuju

prirodu i zahteve posla
Specificiranje poslova se fokusira na karakteristike koje su potrebne da bi se on
obavljao line osobine, obrazovanje, vetine, iskustvo.
Izlazi, informacije koje daje analize posla mogu se predstaviti sledeom tabelom:
Informacija
Sadraj
Naziv posla i lokacija
Ime posla i organizaciona pozicija
Organizacione veze
Objanjenje broja ljudi i pozicija kojima je ovaj posao nadreen, opis nadzora
koji se vri nad ovom pozicijom
Povezanost sa ostalim
poslovima
Objanjenje koordinacije potrebne sa drugim poslovima
Sadraj posla
Objanjenje aktivnosti koje se obavljaju na toj poziciji
Zahtevi posla
Fiziki, mentalni, tehniki i ostali preduslovi koji treba da budu ispunjeni da bi se

posao obavljao
Metodi analize poslova su sledei:
Posmatranje
o Studija pokreta
o Studija vremena
o Uzorkovanje rada
Intervjuisanje
o Strukturirano
o Nestrukturirano
Upitnik
o Upitnik za analizu pozicije (Position analysis questionnaire)
o Upitnik za analizu menaderske pozicije (Management position description
questionnaire)
- 59 -

________________________________________________________________________
Funkcionalna analiza posla (korienje standardizovanih delova od kojih se sklapa

posao
Poreenje (Federal Dictionary of Occupational Titles, ONET Dictionary of
Occupational Titles, nomenklatura poslova SFRJ)
Opisivanje i specificiranje poslova kombinovano daje formalni dokument opis posla. Opis
posla je formalni, pisani dokument, koji je obino dugaak od jedne do tri strane. Moe da
ukljuuje:
Datum pisanja/odobravanja
Status posla (na odreeno ili neodreeno vreme; plata ili naknada)
Naziv pozicije
Sumarni prikaz posla (skraeni prikaz dunosti)
Detaljnu listu dunosti i odgovornosti
Podreenost (naziv pozicije koju ova pozicija izvetava)
Nadreenost (naziv pozicija koje izvetavaju ovu poziciju)
Glavne kontakte (u i van organizacije)
Obavezne sastanke kojima prisustvuje i obavezne izvetaje koje podnosi
Zahteve neophodne za ovu poziciju (line osobine, obrazovanje, vetine,
iskustvo...)
Spisak pozicija na koje se moe napredovati u okviru razvoja karijere
17.2 Kljune pozicije

zicije u organizaciji specijalnih dogaaja
Kljune menaderske pozicije u organizaciji specijalnih dogaaja mogu biti:
Menader specijalnog dogaaja (Event manager)

Planer specijalnog dogaaja (Event Planner)
Koordinator specijalnog dogaaja (Event coordinator)
Kreator specijalnog dogaaja (Event producer)
Operativni menader (Production manager)
Odgovornosti i autoritet ovih pozicija se esto preklapaju, i to se moe prestaviti sledeom

slikom. U organizaciji je vrlo retko neophodno prisustvo svih ovih funkcija. Najea
pozicija je menader specijalnog dogaaja, ali nekada se i uz prisustvo te pozicije
organizacija dopunjava ostalim navedenim funkcijama. Sluajeve u kojima je to potrebno
proceniete na osnovu poznavanja rada ovih pozicija, iji je opis dat u nastavku.
Menader specijalnog dogaaja ima osnovnu odgovornost za specijalni dogaaj. To je

pojedinac koji dalje delegira i angauje podizvoae u oblastima koje su neophodne.
Najee je prisutan ukoliko je specijalni dogaaj velikog obima, i ukoliko radi u preduzeu

________________________________________________________________________
koje ima drugu delatnost (ne organizovanje specijalnih dogaaja), obino je podreen
direktoru marketinga u firmi. Spisak njegovih dunosti i odgovornosti moe ukljuiti
sledee:
Komunicira sa uesnicima pre i tokom specijalnog dogaaja

Razvija odnose sa kljunim stejkholderima
Razvija plan putovanja
Razvija plan zaduenja osoblja i alokacije opreme koji je neophodan da se
ostvari specijalni dogaaj
Razvija i stvara nivo kvaliteta specijalnog dogaaja koji odgovara brendu
entiteta
Sarauje sa internim eksternim timovima i grupama klijenata da bi utvrdio
ciljeve dogaaja i razvio planove za njihovo ostvarivanje u skladu sa planom
promocije organizacionog brenda
U saradnji sa osobljem marketing radi na razvoju slogana koji e pratiti dogaaj
Utvruje komunikacione protokole i procedure rada za interne i eksterne
izvrioce specijalnog dogaaja
U saradnji sa kreatorom specijalnog dogaaja i timovima u organizaciji radi na
promociji dogaaja da bi se dobio adekvatni odgovor klijenata
Istrauje i radi studije izvodljivosti da bi utvrdio anse i pretnje za organizaciju
U saradnji sa komunikacionim timovima u organizaciji trai potencijalne
sponzore i specificira tokove prihoda za specijalne dogaaje
Nadgleda i usmerava proces registracije specijalnog dogaaja
Nadgleda nabavku materijala, opreme i usluga potrebnih za specijalni dogaaj
Priprema program dogaaja i prati neophodne pripreme za njegovo ostvarivanje
Identifikuje sve aspekte potrebnog upravljanja rizicima i prati razvoj
kontigentnih planova za sluaj krize
Nadgleda, usmerava i koordinie osoblje, agenciju i podizvoae na dan
dogaaja u cilju optimalnog ostvarenja postavljenih ciljeva
Proverava da li su svi govornici na dan specijalnog dogaaja pripremljeni i da li
imaju potrebne materijale
Reava i ublaava probleme koji se dogaaju na dan specijalnog dogaaja
Radi sa osobljem zaduenim za komunikaciju da bi obezbedio maksimalnu
medijsku pokrivenost dogaaja
Vodi sastanke posle dogaaja
U saradnji sa podizvoaima razvija pratei materijal za klijente, sponzore i
publiku nakon specijalnog dogaaja
Radi na oceni izvrenja, budeta i izlaza specijalnog dogaaja i ukljuuje nalaze
u budue planove
Priprema izvetaje o specijalnom dogaaju i distribuira ih adekvatnim
stejkholderima
Uslovi koji su neophodni za takvu poziciju mogu ukljuiti:
Diplomu trogodinjih ili etvorogodinjih studija iz polja poslovanja ili

marketinga
7 godina iskustva u polju specijalnih dogaaja
Dokazane vetine pregovaranja sa sponzorima i podizvoaima specijalnih
dogaaja
Sposobnost razvoja stabilne, uljudne i pouzdane komunikacije sa organizacijama
koje se ukljuuju u specijalni dogaaj
- 61 -

________________________________________________________________________
Organizacione sposobnosti (praenje velikog broja detalja, ljudi, rokova,

planova i aktivnosti)
Kreativne sposobnosti (mogunosti da kreativnim idejama pretvori zacrtane
planove u izvedene akcije)
Tehnika znanja (znanje o tehnikim aspektima rada podizvoaa)
Finansijska znanja (osnovno poznavanje finansijskih dokumenata, budetiranja i
raunovodstva)
raunovodstva)
Sposobnost autonomnog rada i reavanja problema u dinaminom okruenju sa
puno rokova
Nadprosene organizacione, vetine i vetine u planiranju i upravljanju
projektima
Sposobnost prihvatanja ulaznih informacija u razvoju planova za dostizanje
ciljeva specijalnog dogaaja
Sposobnost motivacije i koordinacije lanova tima
Sposobnost pripreme odgovarajueg budeta i upravljanja trokovima
Planer specijalnog dogaaja je osoba koja je zaduena za planiranje manjih specijalnih

dogaaja (venanja, godinjice). Nekad je potpuno preklapanje sa poslom menadera
specijalnog dogaaja. U saradnji sa klijentom razvija ciljeve specijalnog dogaaja, planira,
organizuje i koordinie pripreme za dogaaj, koordinie aktivnosti tokom dogaaja, reava
probleme i izvrava aktivnosti neophodne nakon specijalnog dogaaja.
Koordinator specijalnog dogaaja je pojedinac koga entitet koji organizuje specijalni
dogaaj zapoljava radi usklaivanja napora svih uesnika u smeru postavljenih ciljeva.
Nema velikih angaovanja u planiranju pre i posle specijalnog dogaaja, nije zaduen za
kreativne zadatke i odgovoran je za koordinaciju, ali ne i za rezultate podizvoaa
Kreator specijalnog dogaaja je osoba zaduena za koordinaciju i izvrenje, a povremeno
i planiranje specijalnog dogaaja i svih njegovih aspekata, a posebno tehnike strane.
Zaduen je za dizajn u ureenje prostora, vremenski raspored, pozornicu, smetaj, zvuk,
video, osvetljenje, zabavu i slino. esto je unajmljen od strane menadera specijalnog
dogaaja, i radi posao posrednika izmeu menadera specijalnog dogaaja i podizvoaa.
Uobiajene dunosti i odgovornosti su da:
Prati aktivnosti dogaaja da bi se uverio da su u skladu sa primenjenim

pravilnicima i zakonima, postavljenim ciljevima i planovima reavanja moguih
problema
Komunicira sa podizvoaima u cilju koordinacije napora
Kontrolie opremu i podizvoae da bi se uverio da su u skladu sa postavljenim
ciljevima i standardima
Koordinie usluge u specijalnom dogaaju, kao to su smetaj i prevoz uesnika,
oprema, ketering, obeleavanje, specijalne potrebe i sigurnost specijalnog
dogaaja
Komunicira sa klijentima da bi odredio ciljeve i zahteve za delove specijalnog
dogaaja
- 62 -

________________________________________________________________________
Sastaje se sa sponzorima i organizacionim odborima da bi planirao opseg

dogaaja, uspostavio i pratio budete ili pratio administrativne procedure.
Prati fakture podizvoaa i odobrava plaanje
Ocenjuje i bira podizvoae u skladu sa zahtevima klijenta
Usklauje dostupnost audio-vizuelne i ostale opreme, transporta i specijalnih
usluga
Planira i razvija programe, budete i planove usluga u skladu sa zahtevima
klijenta.
Zahtevi koji se postavljaju pred kreatora specijalnog dogaaja su:

raunovodstva)
Nadprosene vetine govorne i pisane komunikacije
IT vetine, posebno MS office paket
Line osobine
o Otvorena priroda
o Pozitivan i prijateljski stav ak i u stresnim situacijama
o Sposobnost sakrivanja i upravljanja stresom, sposobnost da stres ne
shvati i oseti lino
o Fleksibilnost za promene u planovima i idejama
o vrst i pravedan stil menadmenta
Operativni menader je u velikim specijalnim dogaajima pozicija kojoj menader ili

kreator dogaaja preputaju deo aktivnosti oko planiranja, organizacije, koordinacije i
kontrole proizvoaa. Moe biti specijalizovan po podizvoaima, tehnikim delovima ili
opremi.
17.3 Organizaciona ema i RACI matrica specijalnog dogaaja

Organizaciona ema kao grafiki prikaz specijalnog dogaaja ne neophodan alat
organizacije ukoliko imamo specijalne dogaaje veeg obima, koji zahtevaju da se
autoritet i odgovornosti jasno predstave.
Kreator dogadaja
Administrator
ugovora
Tehnicki direktor
Menaderi lokacija
Dizajner dekora
Podizvodac za
specijalne efekte
Koordinator
zabave
Podizvodac za
instalacije
Podizvodac za
osvetljenje
Podizvodac za
tandove/atore
Podizvodac za
ozvucenje
Podizvodac za
higijenu
- 63 -
Podizvodac za
audio/video
Podizvodac za
saobracaj
Podizvodac za
bine
Podizvodac za
hranu
...

________________________________________________________________________
U velikim specijalnim dogaajima u kojoj menader ili kreator dogaaja preputaju deo
aktivnosti oko planiranja, organizacije, koordinacije i kontrole moe biti korisno formirati
RAM ili RACI matricu. To je matrica u kojoj se u zaglavlju redova unose aktivnosti a u
zaglavlju kolona unose uesnici u realizaciji. U samoj matrici, u odgovarajuem polju
upisuju se slova R, A, C odnosno I, u zavisnosti od toga koju ulogu u aktivnosti ima
odreeni uesnik. Slova znae:
Responsible ZADUEN (osoba koja operativno ima zaduenje za obavljanje

posla)
Accountable (ili Approver) ODGOVORAN (osoba koja je lino odgovorna, i koja
daje finalna odobrenja)
Consulted KONSULTOVAN (osoba koja daje podrku u vidu miljenja, saveta i
objanjenja, dvosmerna komunikacija)
Informed INFORMISAN (osoba koja se izvetava o dogaanjima, jednosmerna
komunikacija)
- 64 -

Organizacija Specijalnih Događaja - Skripta

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Organizacija Specijalnih Događaja - Skripta

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

UNIVERZITET U BEOGRADU

FAKULTET ORGANIZACIONIH NAUKA

ORGANIZACIJA SPECIJALNIH DOGAAJA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

8 TIM KOJI RADI NA REALIZACIJI SPECIJALNOG DOGAAJA ......... 24

Kriterijumi klasifikacije specijalnih dogaaja ................................ 32

STAKEHOLDERI U SPECIJALNIM DOGAAJIMA ..................... 38

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

KREATIVNOST U SPECIJALNIM DOGAAJIMA ....................... 46

16 KONTIGENTNO PLANIRANJE I UPRAVLJANJE RIZIKOM

Definicija pojma i kljune faze ................................................. 52

ORGANIZACIJA I PODELA RADA U SPECIJALNIM DOGAAJIMA .. 59

Analiza poslova i opisi poslova .................................................. 59

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

2 POJAVA SPECIJALNIH DOGAAJA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

3 POTREBA ZA SPECIJALNIM DOGAAJIMA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

4 POJAM SPECIJALNOG DOGAAJA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

za ovakav dogaaj je obino vezana doza glamura i spektakularnosti (na primer,

Na osnovu navedenih karakteristika specijalnog dogaaja moe se dati definicija:

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

spouse programs - brani programi, venanja;

Statistiki pokazatelji govore o tome da se mnogo novca troi od strane koproracija za

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

5 CILJEVI SPECIJALNOG DOGAAJA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

podcilj: ljudi se pozitivno izjanjavaju o koktelu

podcilj: ljudi stiu pozitivno miljenje o lokalu i njegovoj upravi

podcilj: vei broj ljudi dolazi u lokal

CILJ: ukupan profit se poveava

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

6 DEFINISANJE CILJNE GRUPE I RAANJE" IDEJE

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

7 PLANIRANJE SPECIJALNOG DOGAAJA

7.1 Tehnike i sredstva za planiranje SD

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

graevinski radnici ili dizajneri

Za crtanje mapa, danas su na raspolaganju

Makete su takoe vrlo korisne, jer je za neke

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Dananji datum i vreme

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

8 TIM KOJI RADI NA REALIZACIJI SPECIJALNOG DOGAAJA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

9 POTREBNA SREDSTVA I ZAVISNOST OD SPONZORA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

Organizacija specijalnih dogaaja skripta

10 BUDETIRANJE SPECIJALNOG DOGAAJA

Organizacija specijalnih dogaaja skripta