TAKLIMAT PELAKSANAAN

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

NEGERI JOHOR
TAHUN 2013
ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN
UNIT KEPIAWAIAN
SEKTOR JAMINAN KUALITI, JPN JOHOR
(PENGURUS KUALITI SPSK NEGERI JOHOR)

arahim.arahman@moe.gov.my

019 - 7143511
1

PENGENALAN
MENTERI
PELAJARAN

Laporan
Pemantauan

Pemantauan

JEMAAH
NAZIR

Antara dapatan...
1. P & P guru lemah
2. Pengurusan Panitia tidak
diurus dengan baik
3. Hasil Kerja Murid tidak
disemak sepenuhnya

ISU
1. Tiada
panduan
2. Tiada SOP

PIHAK
SEKOLAH
TERTEKAN

 LATAR BELAKANG
INOVASI MS ISO
S.O.P / Prosedur Kerja

 APA ITU SISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH KUALITI ?
SPSK

JPN
JOHOR
SEKTOR
JAMINAN
KUALITI

MS ISO
9001:2008

SPSK
INOVASI

Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang

mengikut tatacara sistem
pengurusan kualiti MS ISO
9001:2008 yang komited untuk
meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan
PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi
memenuhi keperluan pelanggan.

APA ITU SISTEM PENGURUSAN

SEKOLAH KUALITI (SPSK) ?
1. SPSK :
-> Satu Sistem Pengurusan Kualiti yang
mengikut tatacara sistem pengurusan
kualiti MS ISO 9001:2008 yang komited
untuk meningkat dan memantapkan
PEMBELAJARAN dan PENGAJARAN
( P dan P ) yang berkualiti bagi memenuhi
keperluan pelanggan.

SIRI ISO
ISO 9000- Istilah / Perbendaharaan kata
ISO 9001 Keperluan Standard
ISO 9004 Garis Panduan Pelaksanaan
ISO 19011 Garis Panduan Audit
MS ISO 9001 : 2008
MS = Malaysia Standard
ISO = International Organization of
Standardization
9001 = Keperluan Standard
2008 = Versi Keluaran

Pendekatan ISO
1. Berdokumen dan Berprosedur

2. DO WHAT YOU SAY

-

( Buat apa yang dikata)

3. SAY WHAT YOU DO

-

( Cakap apa yang dibuat )

4. RECORD WHAT IS DONE

-

( Rekod kerja ikut prosedur )

5. BETULKAN YANG BIASA..BIASAKAN YANG

BETUL
6. Improve base on results
( Penambahbaikan berdasarkan keputusan )

PUNCA KUASA
ISO DI MALAYSIA
1. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/1996 makluman
2. Surat Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan
Awam (PKPA) Bil2/2002 mewajibkan agensi
kerajaan melaksanakan MS ISO pada 2003
3. Tahun 2008 Fungsi Sektor Jaminan Kualiti
( Unit Piawaian dan Dokumentasi )
- Melaksanakan sistem pengurusan kualiti
berdasarkan PKPA

SISTEM PENGURUSAN KUALITI DIJAMIN

Berdasarkan :
1. SISTEM AUDIT
I.Audit Pihak Pertama (Organisasi sendiri)
Pra Audit Dalam & Audit Dalam
ii.Audit Pihak Kedua
( Penilaian terhadap pembekal )
iii.Audit Pihak Ketiga Audit Pematuhan
( Pensijilan SIRIM )
iv. Penarafan Kendiri Verifikasi * SPSK
10

PELANGGAN SPSK
BIL

ORGANISASI

PELANGGAN

SEKOLAH

SEMUA MURID SK & SM SPSK

NEGERI JOHOR

LUAR
SEKOLAH

IBU BAPA/PENJAGA MURID

KOMUNITI / MASYARAKAT
SETEMPAT

STAKE
HOLDER

PEJABAT PELAJARAN DAERAH

JABATAN PELAJARAN JOHOR
KPM
11

Jumlah sekolah SPSK Negeri Johor

SEKOLAH RENDAH

SEKOLAH MENENGAH

TAHUN

BILANGAN

TAHUN

BILANGAN

JUMLAH

2009

115

2009

105

220

2010

115

2010

105

220

2011

279

2011

170

449

2012

788

2012

235

1023

2009 & 2010 : SEKOLAH RINTIS ( PPD CADANGKAN )

2011

: SEKOLAH RINTIS + PERLUASAN ( DAERAH -JOHOR BAHRU 100% )

2012

: 100% SEMUA DAERAH KECUALI MERSING & MUAR

2013

: 100% SEKOLAH HARIAN SEMUA DAERAH.

12

 KENAPA SPSK PERLU DIPERLUASKAN

KE SEMUA SEKOLAH ?
1. SERAGAM
2. JNJK/JPN/PPD DATANG KE SEKOLAH
AKAN DAPAT BUKTI/DAPATAN YANG
SAMA
3. GB/GPK1/GURU BERTUKAR KE
SEKOLAH LAIN TIADA MASALAH
4. BANYAK KEBAIKAN DARI
KELEMAHAN
13

 BAGUS SANGAT KE
SPSK NI..JIKA
SEKOLAH
MENGAMALKANNYA ?

14

KEBAIKAN SPSK
1.Sekolah bukan buat benda /proses yang
baru tetapi adalah MEMANG sedia ada dan
dilakukan setiap hari.Jadi..tiada
pertambahan kerja tetapi Cuma perlu
gunakan borang sebagai dokumentasi
2.Membantu pihak pentadbir menyediakan
dan urus dokumentasi dengan baik. Jika
diminta oleh JPN/PPD/JNJK untuk
pengiktirafancth New Deals/ Kluster / SBT
dll sekolah tiada masalah dan tidak
mengelabah
15

KEBAIKAN SPSK
3.Membantu pihak pentadbir mengurus kerja
dengan lebih mudah
- Pengurusan panitia, jadual waktu, p dan p,
pencerapan, peperiksaan, mesyuarat,
aduan, pusat sumber & kewangan..kan
senang tak payah fikir-fikir macam mana
nak suruh GPK urusrujuk PK aje..
4. Membantu guru-guru melaksanakan tugas
dengan lebih cekap sebab ada carakerja
yang jelas dan diterangkan satu persatu.
Guru baru atau guru lama tidak boleh cakap
tidak tahu.
16

KEBAIKAN SPSK
5. Pengurusan Kewangan lebih cekapPT Kew
tahu macam mana nak urus dan guru/ketua
panitia pun tahu macam mana nak urus/beli
barang.
6. Bantu sekolah urus aduan dengan lebih cekap
dan teratur. Jika timbul isu, semua dokumen
berkaitan aduan, pihak sekolah dah ada dan
ianya selari dgn kehendak PPD/JPN/KPM. Tak
payah buat 2 -3 kali kerja.
7. Semangat kerja berpasukan antara pentadbir
dengan guru-guru dapat dipupuk dan
dibugarkanmasing-masing tahu tugas/
peranansemua ikut peraturan dan guna borang17
yang sama.

KEBAIKAN SPSK
9.Pengiktirafan ( Kualiti dijamin )
-> Menarik Pelanggan ( ibubapa/murid )
-> Persaingan Yang Sihat ( guru/gpk )
-> Imej Meningkat & Kualiti Meningkat
-> Risiko/ kesalahan dikurangkan
-> JNJK iktiraf SPSK bantu sekolah Verifikasi
SKPM - dokumentasi bagus jika dibandingkan
dengan sekolah yang bukan SPSK. Sekolah
SPSK pula...selepas diverifikasikan..markah
SKPM tidak lari jauh antara markah sekolah
dengan markah JNJK
18

19

OBJEKTIF KUALITI SPSK 2012

1.

Melaksanakan 100% P & P berdasarkan RPT kecuali berlaku

perkara perkara di luar kawalan sekolah

2.

.Memastikan pencapaian Gred Purata Mata Pelajaran atau Gred

Purata Sekolah bagi peperiksaan awam / peperiksaan
pertengahan tahun / peperiksaan akhir tahun meningkat 0.01
atau Gred Purata Sekolah minimum seperti berikut:UPSR : 2.00
PMR : 2.50
SPM : 5.00

3.

Memastikan 100% murid SPSK Negeri Johor mendapat

perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar, Kerjaya,
,Pembangunan Diri Murid dan Motivasi melainkan berlaku.

4.

100% aduan dan maklumbalas pelanggan berkaitan kurikulum

yang lengkap akan dilayan

5.

Melaksanakan Pengurusan Kewangan Tanpa Audit Berteguran

4/2/2013

KEPERLUAN DOKUMENTASI
SPSK
Pelaksanaan SPSK memerlukan 3
peringkat dokumen :
1. Manual Kualiti ( MK )
2. Prosedur Kualiti ( PK )
3. Dokumen Sokongan & Rekod
Kualiti / Borang
( kesemuanya bila dirangkum
menjadi DOKUMEN KUALITI )
21

HIRARKI DOKUMEN KUALITI

( SPSK )

MANUAL
KUALITI

PROSEDUR
KUALITI

DOKUMEN
SOKONGAN DAN
REKOD KUALITI

DOKUMEN
KUALITI

22

HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
1. MANUAL KUALITI:
Menerangkan :
i. Dasar dan Objektif P & P
ii. Sistem Pengurusan Kualiti
mengikut Standard yang perlu
dipatuhi ( TERMASUK SEKSYEN )

23

HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
2. PROSEDUR KUALITI
Menerangkan:
i. Proses kerja bagi
melaksanakan segala aktiviti
pengurusan & operasi SPSK
dalam P & P di Sekolah Rendah
& Sekolah Menengah
24

HIERARKI DOKUMEN
KUALITI
3.DOKUMEN DAN REKOD KUALITI:
i.Dokumen Sokongan Dokumen yang
menjadi rujukan dan panduan serta
perlu dipatuhi spt pekeliling, surat siaran ,
garis panduan dsb
ii.Rekod Kualiti Bukti kepatuhan kepada
sistem yang digunakan spt borangborang, rekod , fail dsb.
25

SUSUNAN FAIL DOKUMEN KUALITI

1. MUKA DEPAN DOKUMEN KUALITI
2. NOMBOR KAWALAN
3. ISI KANDUNGAN (i(i-vi)
4. MUKA DEPAN MANUAL KUALITI
5. MANUAL KUALITI m/s 2 33
6. DEFINISI SINGKATAN PERKATAAN
7. MUKA DEPAN PK DAN LAMPIRAN
8. PK01 m/s 11-5
9. CARTA ALIR
10. BORANG PK01/1,PK01/2,PK01/3 &
PK01/4
11. PK02 m/s 11-5
12. BORANG PK02/1,PK02/2 & PK02/3
13. Seterusnya..hingga PK17.
* Simpan dalam ring file/fail keras

GUNA KERTAS
PUTIH SAHAJA

26

KAWALAN DOKUMEN KUALITI

DOKUMEN KUALITI ( MK + PK + DS/RK ):
i.Perlu diluluskan oleh Pengarah Pelajaran Johor
ii.Dokumen Kualiti yang ingin di perbanyakkan perlu di
cap/print salinan terkawal di muka depan sahaja.
Cth : SR MSG 012 SK Azizah ( GB ) dpt dari SJQ
SR MSG 012/1 : GPK 1 ( pecahan no kawalan )
SR MSG 012/2 : GPK HEM ( pecahan no kawalan )
iii. Jika nak perbanyakkan PK sahaja memadai cap/print
salinan tidak terkawal di setiap helaian. Utk mudah.
Edit header softcopy dan tambahkan perkataan
SALINAN TIDAK TERKAWAL , cetak dan edar. ( tidak
perlu no kawalan ) ...bebas...tidak di kawal edarannya.
Cth : PK01 : GKMP / Guru Panitia / 1 fail penuh dokumen
kualiti untuk penyelaras SPSK sekolah
27

PROSEDUR KUALITI ( PK )
SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK

TAJUK

PK01

PENGURUSAN PANITIA

PK02

PENGURUSAN JADUAL WAKTU

PK03

PENGURUSAN PEMBELAJARAN
DAN PENGAJARAN

NO PK

TAJUK

PK10

PENGURUSAN PERKEMBANGAN
STAF

PK11

PENGURUSAN
PEROLEHAN/PEMBELIAN

PK12

PENGURUSAN KAWALAN
DOKUMEN

PK04

PENGURUSAN PENCERAPAN

PK05

PENGURUSAN PEPERIKSAAN

PK13

PENGURUSAN BIMBINGAN

PK06

PENGURUSAN SEMAKAN HASIL

KERJA MURID

PK14

PENGURUSAN AUDIT DALAM

PK15

KAWALAN KETIDAK AKURAN

PK16

TINDAKAN PEMBETULAN,
PENCEGAHAN &
PENAMBAHBAIKAN

PK17

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

PK07

PENGURUSAN MESYUARAT

PK08

PENGURUSAN ADUAN
PELANGGAN

PK09

PENGURUSAN PUSAT SUMBER

28

CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )

SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK

TAJUK

PK01

PENGURUSAN PANITIA KETUA PANITIA

PK02

PENGURUSAN JADUAL WAKTU-GURU JADUAL WAKTU

PK03

PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN BEBAS

PK04

PENGURUSAN PENCERAPAN - BEBAS

PK05

PENGURUSAN PEPERIKSAAN SU PEPERIKSAAN

PK06

PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID BEBAS

PK07

PENGURUSAN MESYUARAT - BEBAS

PK08

PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN - BEBAS

PK09

PENGURUSAN PUSAT SUMBER GURU MEDIA

29

CADANGAN PENYELARAS PROSEDUR KUALITI ( PK )

SEKOLAH RENDAH & MENENGAH
NO PK

TAJUK

PK10

PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF - BEBAS

PK11

PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN KPT / PT

KEWANGAN

PK12

PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN - BEBAS

PK13

PENGURUSAN BIMBINGAN GURU KAUNSELING

PK14

PENGURUSAN AUDIT DALAM - BEBAS

PK15

KAWALAN KETIDAK AKURAN SJQ URUS

PK16

TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN &

PENAMBAHBAIKAN SJQ URUS

PK17

KAJIAN SEMULA PENGURUSAN SJQ URUS

30

PERUNDING CARA/KONSULTAN
BIL

NAMA PEGAWAI

ABD RAHIM B. ABDUL RAHMAN

SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ
Pengurus Kualiti SPSK Negeri Johor

HAIRUNIZAD B. HARON
SEKTOR JAMINAN KUALITI, SJQ
Ketua Juruaudit SPSK Negeri Johor

PEN. PPD QUALITI , PPD NEGERI JOHOR

31

TINDAKAN PENGURUS KUALITI SEKOLAH

( GB SRNJ / GPK 1 - SMNJ )
Tubuh Jawatankuasa SPSK peringkat sekolah
( JK SPSK & JK AUDIT DALAM )
Baca dan fahami Manual Kualiti,
Kualiti Prosedur Kualiti
dan Borang
Di dalam Manual Kualiti (ubah Sejarah Sekolah,
Visi, Misi dan Piagam Pelanggan mengikut
kesesuaian sekolah ada tulisan CONTOH..M/S
5,6,7,8)
Edarkan Prosedur Kualiti (PK) kepada
Penyelaras PK01 PK14
BUAT TAKLIMAT DIPERINGKAT SEKOLAH
32

1. JAWATANKUASA SPSK SEKOLAH

SEKOLAH MENENGAH

SEKOLAH RENDAH

PENGERUSI

PENGETUA

PENGERUSI

NAIB
PENGERUSI

GPK I

NAIB PENGERUSI GPK I

SETIAUSAHA

PENYELARAS SPSK
SEKOLAH

AHLI J/KUASA

GURU BESAR

SETIAUSAHA

PENYELARAS SPSK
SEKOLAH

AHLI J/KUASA

Barisan GPK
PENYELARAS PK01
PENYELARAS PK02
PENYELARAS PK03
PENYELARAS PK04
PENYELARAS PK05
PENYELARAS PK06
PENYELARAS PK07
PENYELARAS PK08
PENYELARAS PK09
PENYELARAS PK10
PENYELARAS PK11
PENYELARAS PK12
PENYELARAS PK13
PENYELARAS PK14

Barisan GPK
PENYELARAS PK01
PENYELARAS PK02
PENYELARAS PK03
PENYELARAS PK04
PENYELARAS PK05
PENYELARAS PK06
PENYELARAS PK07
PENYELARAS PK08
PENYELARAS PK09
PENYELARAS PK10
PENYELARAS PK11
PENYELARAS PK12
PENYELARAS PK13
PK14
PK15,PENYELARAS
PK16 & PK17
: DIBAWAH JAGAAN SJQ, JPN JOHOR

33

2. JAWATANKUASA AUDIT DALAM SPSK SEKOLAH

SEKOLAH RENDAH
PENGURUS
KUALITI

GURU BESAR

KETUA
JURUAUDIT

1. ** cth GPK1

JURUAUDIT

1. ** cth GC/KP
2. **
Mininum - 2,
Maksimum - **

SEKOLAH MENENGAH
PENGURUS
KUALITI

GPK 1

KETUA
JURUAUDIT

1. ** cth GPK
Hem/GKMP

JURUAUDIT

1. **
2. ** cth GKMP/KP
Minimum 2
Maksimum - **

THINGS TO DO
1. WUJUDKAN SATU FAIL INDUK
DI BAWAH KOD FAIL 100-16/2 : ISO
CTH JBA9990/100-16/2/1 : SPSK ( surat
SPSK dari JPN/PPD )
2. BUAT SURAT LANTIKAN DALAMAN
KEPADA :( gunakan no rujukan fail di atas )
a.Ketua Juru Audit Sekolah
b. Penyelaras SPSK Sekolah
c.Juru Audit Sekolah
1. d.Penyelaras setiap PK01 PK14
3. PENGURUS KUALITI Lantikan
akan diurus oleh SJQ, JPN Johor
4. BERIKAN SETIAP PENYELARAS
PK SATU/lebih FAIL KERAS/RING
FILE/Pocket File : Untuk simpan
rekod/borang ( boleh buat partition )

Nota : ** = terpulang kepada JK SPSK Sekolah

34

TINDAKAN PENGURUS KUALITI SPSK

SEKOLAH
1.Pastikan semua sekolah SPSK
mempamerkan visi dan misi sekolah
VISI
SEKOLAH UNGGUL PENJANA GENERASI
TERBILANG
MISI
MEMBANGUN POTENSI INDIVIDU MELALUI
PENDIDIKAN BERKUALITI
35

TINDAKAN PENGURUS KUALITI

SPSK SEKOLAH
2. Pastikan Dasar Kualiti SPSK telah
dipamerkan:
contoh:

SK Tunku Azizah komited untuk

menyediakan dan melaksanakan
pembelajaran dan pengajaran yang
berkualiti bagi memenuhi keperluan
pelanggan. Adalah menjadi komitmen
pihak pengurusan dan semua anggota
untuk mematuhi keperluan-keperluan
sistem pengurusan sekolah kualiti dan
meningkatkan keberkesanan secara
berterusan
36

TINDAKAN PENGURUS KUALITI

SPSK SEKOLAH
4. Pastikan Carta Organisasi dipamerkan
5. Pastikan Piagam Pelanggan Sekolah
dipamerkan.
6. Pastikan Sistem Pengurusan Sekolah
Kualiti telah diberi taklimat kepada
semua guru dan staf serta murid.
7. Pastikan sekolah mendapat dan
menyebarkan Dokumen Kualiti. Dokumen
Kualiti diterima ada No kawalan yang
betul.
37

TINDAKAN PENGURUS KUALITI

SPSK SEKOLAH
8. Pastikan Dokumen Kualiti yang lengkap
dan diedarkan kepada guru yang
menerimanya ada dicap SALINAN
TERKAWAL dan ada No Salinan Terkawal.
9. Pastikan Akuan Penerimaan Dokumen
Kualiti ( PK 12/1 dan PK 12/5) telah dibuat
dan ditandatangani oleh penerima ( dalam
fail Pengurusan SPSK )
10. Cabutan PK tidak perlu isi apa-apa
borang. ( tiada kawalan )
38

TINDAKAN PENYELARAS
SPSK SEKOLAH
1. Membantu Pengurus Kualiti merancang,
mengurus,melaksanakan dan mengamalkan SPSK.
- Mesyuarat SPSK sekolah
- Surat lantikan ( penyelaras PK & Juruaudit )
- Paparan visi, misi, objektif kualiti
- No kawalan SPSK sekolah
- Kawalan Dokumen ( lengkap / salinan tidak terkawal )
borang pk12/1 & 12/5
Takwim ( taklimat, audit dalam, verifikasi , ldp spsk ..dll )
- Sistem fail SPSK mengikut arkib.
Surat : fail kertas manila putih terbuka & Borangborang : ring file / fail keras
39

SURAT ASAL MASUK

DALAM FAIL PUTIH
FAIL PUTIH TERIKAT DGN ARKIB
DAN UNTUK SURAT
MENYURAT/SIMPAN MINIT
MESYUARAT SAHAJA

FAIL KERAS/RING FILE

- PENYELARAS PK01-PK14
FAIL KERAS TIDAK TERIKAT DGN ARKIB, IA
UNTUK SIMPAN REKOD & BUKAN SURAT.
BOLEH PRINT, TAMPAL, LABUCI,GAMBAR
KAHWIN.
RAHIM - SJQ - JPNJ

TINDAKAN PENYELARAS
SPSK SEKOLAH
2. Memastikan semua proses-proses yang
terkandung di dalam PK01 PK14 dilaksana dan
dipatuhi
3. Membantu setiap penyelaras PK melaksanakan
tugasan masing-masing.
4. Melaporkan kepada pengurusan atasan
( GB/GPK1 ) jika terdapat sebarang masalah
berhubung pelaksanaan SPSK.
41

TINDAKAN PENYELARAS
PK01 PK14
1. Dapatkan surat lantikan dari pengurus kualiti
punca kuasa
2. Dapatkan salinan PK yang berkaitan dan
borang-borang yang terlibat.
3. Perbanyakkan borang-borang berkaitan. Cth
pk01 : borang pk01/1 perlu diserahkan kepada
semua ketua panitia.
4. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang
terlibat. Borang-borang dlm fail keras. Surat
menyurat dalam fail kertas putih berbuka.
5. Pastikan semua prosedur berkaitan PK dipatuhi
oleh semua warga sekolah.
42

TAKE FIVE.

4/2/2013

PK01 - PENGURUSAN PANITIA

PK02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU
PK03 - PENGURUSAN PnP
PK04 - PENGURUSAN PENCERAPAN
PK05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN
PK06 - PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
PK07 - PENGURUSAN MESYUARAT

PK08 - PENGURUSAN ADUAN

PK10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
PK12 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD
PK14 - PENGURUSAN AUDIT DALAM

PK09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER

PK11 - PENGURUSAN PEROLEHAN/PEMBELIAN
PK13 - PENGURUSAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
4/2/2013

PK = PROSEDUR KUALITI = MENERANGKAN TATACARA

SESUATU PROSES

TANDA ( / ) = BORANG BORANG YANG AKAN DIGUNAKAN

BORANG INI TIDAK BOLEH DIUBAH FORMAT DIMANA HEADER
DAN FOOTER MESTI ADA TETAPI BOLEH UBAH SAIZ
BORANG MENGIKUT
KESESUAIAN SEKOLAH.

JIKA TAJUK LAMPIRAN ADALAH CONTOH FORMAT ATAU FORMAT

MAKA , PIHAK SEKOLAH WAJIB IKUT ISI CONTOH SAHAJA TETAPI
TIDAK PERLU MENULIS KOD, HEADER DAN FOOTER
CONTOH : PK07/1 SURAT PANGGILAN MESYUARAT
PK07/3 CONTOH MINIT MESYUART
4/2/2013

CARTA ALIRAN PROSEDUR PENGURUSAN PANITIA

Mula

Surat lantikan- no
ruj dr fail kurikulum

PENGETUA/G.B
S/U Kuri - bantu

Melantik AJK Kurikulum dan

Ketua Panitia Mata Pelajaran

PENGETUA/G.B
S/U Kuri - bantu

Mesyuarat Jawatankuasa
Kurikulum Sekurang-kurangnya
2 Kali Setahun

1.surat panggilan
2.minit mesy.
3.borang kehadiran

Mesyuarat Panitia Mata Pelajaran

Sekurang-kurangnya 4 Kali
Setahun

1.surat panggilan
2.minit mesy.
3.borang kehadiran

GKMP/KP

KP & AJK Panitia

Penyediaan Dokumen Panitia

KP & AJK Panitia

Pelaksanaan Prosedur Kerja

Mengikut
PK01- Pengurusan Panitia

1.SP/HSP
2.RPT
3.SK(KSSR)
4.SP(KSSR)
5.PK01/4
6.ABM
7.Program/PlanJ
Rujuk Takwim
Pantitia

KP & AJK Panitia

KP & AJK Panitia

Penilaian

Penambahbaikan

Tamat

4/2/2013

1.Inventori
2. Kew PA2
3. Kew PA 3
4. PK01/1
5. PK01/2
6. PK01/3

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK01 - PENGURUSAN PANITIA

PROSEDUR KUALITI:PK01
BORANG BORANG :
PK01/1- Senarai Fail Panitia
PK01/2- Status Pelaksanaan Program
PK01/3 Format Laporan Program
PK01/4 Rekod Pengesanan Sukatan
47

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL WAKTU PK02

Mula

P/GB/GPK1

GPK1/JKJW

GPK1/JKJW

Mengenalpasti mata
pelajaran, bil. kelas, bil.
guru dan opsyen.

Menetapkan guru mata

pelajaran dan agihan
jumlah minit guru
mengajar.

Menyusun Jadual Waktu

Guru dan Kelas

GPK1/JKJW

Menyemak dan
mengesahkan Jadual
Waktu Guru dan Kelas

GPK1/JKJW

Mengedarkan Jadual
Waktu Guru dan Kelas

Tamat

4/2/2013

Senarai nama
guru,opsyen,subjek
mengajar,bil.kelas,
waktu mengajar dll

1.PK02/1 manual
2.Jadual Waktu
perisian

1.Jadual waktu yg
pertama mesti disiapkan
dlm tempoh 7 hari
sebelum sesi
persekolahan bermula.
2. rekod edaran PK07/4
(bukti guru dah terima
jadual) perlu diisi setiap
kali terima jadual waktu.

CARTA ALIR PROSES PENYEDIAAN JADUAL GURU GANTI-PK02

Mula

GPK1/ JKJW

Mengenalpasti guru
yang tidak hadir

GPK1/ JKJW

Menentukan dan
menyediakan Jadual
Guru Ganti.

GPK1/ JKJW

Mengedarkan slip Guru

Ganti.

Tamat

4/2/2013

1.buku log/punch
card/Kad pintar atau
apa-apa kaedah yang
sesuai digunakan.

1. PK02/2
2. Jadual Waktu
keseluruhan

1.edar PK02/3
Saiz boleh kecil utk
tampal dalam RPP.
2. ada t/tgn terima dari
guru PK02/2

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK02 PENGURUSAN JADUAL WAKTU

a. Penyediaan Jadual Waktu
b. Penyediaan Jadual Guru Ganti
BORANG :
PK02/1- Jadual Waktu Manual
PK02/2- Jadual Guru Ganti
PK02/3 Slip Guru Ganti
50

CARTA ALIR PROSES PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN-PK03

Mula

P/GB/
S.U KURIKULUM

Mesyuarat guru untuk

penyediaan Sukatan Pelajaran,
HSP, Standard Pembelajaran dan
Rancangan Pelajaran Tahunan.

Semua guru yang

mengajar

Melengkapkan dokumendokumen di dalam Rekod

Pembelajaran dan Pengajaran

Semua guru yang

mengajar

Menyediakan Rancangan
Pelajaran Harian semasa.

Semua guru yang

mengajar

Melaksanakan Pembelajaran
dan Pengajaran

1.Surat panggilan
2.Minit mesyuarat
3.Rekod Kehadiran

1.Buku/Fail
2.Lengkapkan
butiran dlm buku.
3.Jika guna fail isi
mesti ada sama
mcm dlm buku.
Boleh tulis tgn/cetak
5 minimum
1.Tajuk
2.Objektif/Hasil
3.Aktiviti
4.BBM
5.Refleksi/Impak

1.GunakanPK03/2-rekod
pengambilan/pemulangan alatan
2.Gunakan borang PK03/3 rekod penggunaan
bilik khas e.g makmal/bengkel.
3.Gunakan Borang PK03/4-kawalan bilik darjah

Semua guru yang

mengajar

Menulis Impak / Refleksi

Semua guru hantar

PK03/1

Semua guru yang

mengajar

4/2/2013

Memeriksa Hasil Kerja

Murid

Tamat

Jika cetak, pastikan

refleksi/impak
dibiarkan kosong
dahulu....
Pastikan semua buku
latihan murid ditanda.
1.( ) jika betul
2.Tanda yg sesuai jika
salah
3.Berusaha memastikan
murid membuat
pembetulan.

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK03 PENGURUSAN PEMBELAJARAN

DAN PENGAJARAN
BORANG :
PK03/1- Borang hantar RPP
PK03/2 Rekod ambil-pulang alatan
PK03/3 Rekod guna bilik khas
PK03/4 Borang kawalan bilik darjah
52

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN PENCERAPAN

P dan P DALAM BILIK DARJAH PK04

Mula

P/GB/GPK

Makluman mengenai
pelaksanaan dan
instrumen pencerapan
kepada semua guru

Penyelaras PK04

Penyelarasan jadual dan

agihan tugas
pencerapan

Pemantau

Proses pencerapan

Pemantau

Membincangkan
Kekuatan dan
Kelemahan

Guru-guru

Merancang Program /
Aktiviti Peningkatan
Proses P dan P

Pemantau & guru

Melaksanakan Program
Tindak Ikut Pencerapan

Penyelaras PK04

Memfail Dokumen dan

Rekod Pencerapan

1.surat panggilan
2.minit mesyuarat
3.borang kehadiran

Jadual pencerapan 2X
setahun

Borang PK04/1

1.Ulasan dlm RPP

guru
2.Ulasan PK04/1

RPP

1.Utk guru yang

skor<80%
2.Guna borang PK04/3

1.Borang PK04/1
2.Borang PK04/2
3.Borang PK04/3
Tamat

4/2/2013

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK04 PENGURUSAN PENCERAPAN

BORANG :
PK04/1- Instrumen pencerapan
PK04/2 Analisa Instrumen
PK04/3 Borang m/bls pencerapan

54

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN PK05

Mula

P/GB/GPK/SUP
& AJK

Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Sekolah

SUP/SUPD

Menyedia dan mengedar

Takwim Peperiksaan

SUP/SUPD

Menyerah / menerima /
menyemak / mengesah kertas
soalan 2 minggu sebelum hari
pertama peperiksaan

SUP/SUPD

SUP/SUPD

1.takwim peperiksaan
2. borang PK07/4
Borang PK05/1

Mencetak dan mengasingkan

bilangan kertas soalan berdasarkan
bilangan murid mengikut kelas dan
menyimpan di tempat selamat

Menyediakan Jadual Pengawasan

Peperiksaan

SUP/SUPD

Menyediakan tempat peperiksaan

SUP/SUPD

Mengedarkan kertas soalan dan

mengawas peperiksaan

Tamat

4/2/2013

1.surat panggilan
2.minit mesyuarat
3. rekod kehadiran

1.jadual pengawasan
jika ada
2. Jika tiada, perlu ada
catatan bahawa guru
masuk ke kelas
mengikut jadual sedia
ada.

1.Borang PK05/2
2.Borang PK05/3

CARTA ALIRAN PENGURUSAN PEPERIKSAAN-PK05

Mula

P/GB/GPK

Mesyuarat Jawatankuasa
Peperiksaan Sekolah

Minit
Mesyuarat

SUP/SUPD

Menyedia dan mengedar

Takwim Peperiksaan

Borang PK07/4

GPK/SUP/SUPD

SUP/SUPD/PAP

Menyerah / menerima /
menyemak / mengesah kertas
soalan 2 minggu sebelum hari
pertama peperiksaan

Mencetak dan mengasingkan

bilangan kertas soalan berdasarkan
bilangan murid mengikut kelas dan
menyimpan di tempat selamat

SUP/SUPD

Menyediakan Jadual Pengawasan

Peperiksaan

SUP/SUPD

Menyediakan tempat peperiksaan

SUP/SUPD/GURU

Mengedarkan kertas soalan dan

mengawas peperiksaan

Tamat

4/2/2013

Borang PK05/1

Jika tiada jadual

pengawasan
peperiksaan, di dalam
jadual peperiksaan ada
menyatakan bahawa
guru masuk ke kelas
mengikut jadual
masing-masing

Borang PK05/2

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK05 PENGURUSAN PEPERIKSAAN

a. Sebelum Peperiksaan
b. Selepas Peperiksaan
BORANG :
PK05/1- Senarai semak kertas soalan
PK05/2 Rekod ambil kertas soalan
PK05/3 Rekod serah kertas jawapan
57

CARTA ALIR SEMAKAN HASIL KERJA MURID-PK06

Mula

PENYELARAS
PK06

P/GB/GPK/PPK06

GURU

GURU

GURU

GURU

PEMANTAU

PEMANTAU

GURU-GURU

PENYELARAS
PK06

Penyediaan Jadual Pemantauan Hasil

Kerja Murid

Makluman Kepada Guru

(Jadual Semakan Hasil Kerja Murid)
Menanda Hasil Kerja Murid

Buku Rampaian
Murid
Buku Rampaian
Murid

Memberi Ulasan Membina

Buku Rampaian
Murid

Pengumpulan Buku dan Pengisian Borang

Borang PK06/1

Menghantar Buku Kepada P/GB/GPK

Borang PK06/1

Pengesahan Pemantauan

Borang PK06/1

Pemulangan Buku Latihan Kepada Murid

Tindak Ikut Ulasan P/GB/GPK

Memfailkan Dokumen Dan Merekod

Tamat

4/2/2013

Jadual
Pemantauan

Borang PK06/1

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK06 PENGURUSAN SEMAKAN HASIL

KERJA MURID
BORANG :
PK06/1- Laporan semakan buku latihan

59

CARTA ALIRAN PENGURUSAN MESYUARAT-PK07

PENYELARAS PK07 AKAN
MEMAKLUMKAN KEPADA
SEMUA S/U TENTANG PROSES
PENGURUSAN MESYUARAT

S/U

PENGERUSI
MESYUARAT

Mula

Surat Panggilan Mesyuarat

Pelaksanaan Mesyuarat
Berdasarkan Agenda

S/U

Mencatat Minit Mesyuarat

S/U

Mengedarkan Minit dan

Borang Maklum Balas

S/U

Mengumpul Borang Maklum

Balas dan membuat laporan
maklum balas untuk edaran
mesyuarat akan datang

S/U

Mengemaskini Rekod dan Fail

Tamat

4/2/2013

PK07/1

PK07/2 dan
PK07/3

PK07/4

PK07/5

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK07 PENGURUSAN MESYUARAT

BORANG :
PK07/1- Surat panggilan
PK07/2- Senarai kehadiran
PK07/3- Contoh format minit
PK07/4- Rekod edaran
PK07/5- Maklumbalas minit
61

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN PK08

Mula

P/GB/GPK/KPT/
PT/PAP

Menerima aduan pelanggan (Lisan

atau bertulis) dan didaftarkan

P/GB/GPK

Mengarahkan Urus Setia Aduan untuk

membuat siasatan

PK08/1
PK08/2

PENYELARAS
PK08 ( GPA)

Maklumkan kepada pengadu bahawa

aduan telah diterima dan tindakan
sedang / sudah diambil (1 hari)

PK08/4

P/GB/GPK/GPA

Urusetia Aduan membuat laporan dan

menyerahkan kepada P/GB atau GPK
Pentadbiran (3 hari)

PK08/3

Mengambil tindakan berdasarkan

laporan aduan dan maklumkan kepada
pengadu (7 hari)

PK08/5

GPA

GPA

P/GB/GPK/GPA

Analisis data aduan organisasi

dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan

1.
2.

Mengambil tindakan bersesuaian

dengan analisis data aduan pelanggan
1.

4/2/2013

Surat panggil
mesyuarat
Minit
mesyuarat

Tamat

Minit
mesyuarat

CARTA ALIRAN PROSES PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN PK08

Mula

GPK 1 / GPK
HEM

PENYELARAS
PK08 ( GPA)

GPK 1 / GPK
HEM

Mengedarkan Instrumen Penilaian P

dan P Guru kepada murid
(10 murid/seorang guru)

Melakukan analisis data dapatan

maklumbalas

Mengambil tindakan yang bersesuaian

dengan dapatan maklum balas

Tamat
4/2/2013

PK08/6

PK08/7

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK08 PENGURUSAN ADUAN

PELANGGAN
BORANG :
PK08/1PK08/5
PK08/2PK08/6
PK08/3PK08/7
PK08/4
64

CARTA ALIRAN PROSES PERKEMBANGAN STAF-PK10

JPS = JK Perkembangan Staf

P/GB arah
GPK edar
PK10/1 kpd
semua guru

Mula

Mengisi Borang
Kompetensi Guru

JPS /
Penyelaras
PK10

PK10/1
PK10/2
PK10/3

Mengenal pasti kursus dan calon-calon yang

diperlukan untuk perkembangan staf
Menentukan Latihan
Perkembangan Staf

Hantar
Calon

Kursus Luaran
Kursus Dalaman

PK10/4

Luar

Menguruskan Latihan
Perkembangan Staf

Menentukan calon, surat

panggilan & sumber
kewangan

Kursus dilaksanakan

Penilaian Kursus

PK10/5
PK10/6

Membuat laporan

PK10/8

Penilaian Kompetensi
(selepas 1 bulan)

Simpan Rekod

4/2/2013

Tamat

PK10/7

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK10 PENGURUSAN PERKEMBANGAN

STAF
BORANG :
PK10/1PK10/7 PK10/13
PK10/2PK10/8PK10/14
PK10/3PK10/9PK10/15
PK10/4PK10/10
PK10/5PK10/11
PK10/6PK10/12
66

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK12 PENGURUSAN KAWALAN

DOKUMEN DAN REKOD
BORANG :
PK12/1
PK12/5
PK12/6
67

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
PK14 PENGURUSAN AUDIT DALAM.
- Buat masa sekarang ini kaedah yg digunakan lebih
kepada pemeriksaan dokumen. Juruaudit dalaman
sekolah akan memeriksa dokumen / melihat amalan
SPSK - bukti.
- Setiap penyelaras PK akan menggunakan borang
penarafan kendiri SPSK sebagai panduan /pedoman.
- Semua borang-borang di dalam PK14 TIDAK
DIGUNAPAKAI LAGI sehingga diberitahu.

- Sekolah akan buat penarafan kendiri

dan SJQ akan aturkan pemverifikasian
markah penarafan kendiri sekolah.
68

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK09 PENGURUSAN PUSAT SUMBER

SEKOLAH
BORANG :
PK09/1 & PK09/2 DAN PK09/3

69

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK11 PENGURUSAN PEROLEHAN

BORANG :
PK11/1PK11/4
PK11/2PK11/5
PK11/3

70

TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN

PK13 PENGURUSAN BIMBINGAN DAN

KAUNSELING
Prosedur dan borang-borang sama
dengan buku panduan yang dikeluarkan
oleh KPM
Sektor Pembangunan Kemanusiaan
( SPK ) akan berikan taklimat kepada
semua kaunselor sekolah tentang PK13
ini.
71

KEJAYAAN SPSK ADALAH

KOMITMEN DARI SEMUA
PIHAK & WARGA SEKOLAH
MANUSIA BANYAK RAGAM
PENGURUSAN KUALITI PERLU
KESABARAN
UNTUK MENDAPATKAN HASIL YANG LUAR
BIASA
USAHA KITA PERLULAH YANG LUARBIASA
JUGA

72

Kejayaan
menunggu
anda,
SEKIAN, TERIMA KASIH
Jika ada usaha untuk berjaya.
Kegagalan sedia menanti,
Jika banyak alasan dicari
Sekian, Terima Kasih
arahim.arahman@moe.gov.my
rahimsjq@gmail.com

BAHAN BAHAN BERKAITAN SPSK BOLEH

h/p
: 019 7143511
DIMUAT
TURUN
DI
LAMAN
WEB
RASMI
PPD
Pej : 07 2310 000 samb 1070
MASINGMASING-MASING.
Faks : 07 2347 125

73