PEWUJUDAN

REKOD

HAJAH HABIBAH ISMAIL

SKOP
 Pengurusan Suratan Rasmi Kerajaan
 Pengurusan Borang
 Pengurusan Laporan
 Pengurusan Xerox
 Pengurusan E-Mel
 Pengurusan Rekod Penting
 SURATAN RASMI KERAJAAN

 Surat-menyurat yang dihasilkan oleh

mana-mana pejabat awam mengikut
standard yang telah ditetapkan dari segi
struktur dan kandungannya
 Pelbagai surat menyurat yang diterima
oleh sesebuah Jabatan
 FORMAT SURATAN RASMI
 Surat
 Memo
 Borang
 Laporan, kertas cadangan, minit
mesyuarat
 E-mail
PENYEDIAAN SURAT RASMI
KERAJAAN - PERATURAN

 Hendaklah mematuhi kaedah yang telah

digariskan dalam Pekeliling
Perkhidmatan Bil. 5/07 dan Arahan
Perkhidmatan Bab 3
PENYEDIAAN SURAT RASMI
KERAJAAN - KAEDAH
 Struktur:
- Menggunakan kertas rasmi Kerajaan
- Nombor rujukan fail dan tarikh
- Penerima & alamat
- Ketua Jabatan
- Memulakan surat dengan tuan/puan/gelaran
rasmi shj
- Pembukaan rencana “Saya diarah
memaklumkan…”, “ Saya diarah merujuk…”
(mana-mana yang bersesuaian)
- Penutup rencana “Saya yang menurut perintah”
dan diikuti oleh tandatangan
PENYEDIAAN SURAT RASMI
KERAJAAN - KAEDAH(samb.)

 Kandungan
 Tajuk - pendek dan ringkas membayangkan
isi surat
 Perenggan surat mestilah diberi nombor
 Dihadkan kepada satu perkara sahaja
 Surat-surat yang dikeluarkan perlu diberi
pengelasan keselamatan (Panduan
keselamatan)
SURAT RASMI KERAJAAN –
PENGENDALIAN (samb.)
 Surat masuk :
 Perlu direkodkan dalam buku daftar surat masuk
 Dicop/ditulis tarikh diterima
 Dimajukan kepada Ketua Jabatan terlebih dahulu
 Surat segera (u.p En.……) hendaklah diberi terus kepada
Pegawai yang bertanggungjawab
 Perlu diberi akuan terima
 Perlu dikandungkan kedalam fail serta merta untuk tindakan
pegawai bertanggungjawab

 Surat keluar :
 Perlu direkodkan dalam
 Kertas minit fail
 Buku daftar surat keluar
 MINIT
 Minit adalah penting sebagai:
- medium perhubungan seperti arahan,
mohon pandangan dsb
- Maklumat tentang surat masuk dan surat
keluar
- Merekodkan keputusan rundingan,nota
ringkas perbincangan dan makluman
 MENULIS MINIT-KAEDAH
 Memadai dengan satu perenggan
 Tulisan mestilah jelas
 Sekiranya minit panjang:
 Perenggan mestilah bernombor
 Bertaip
 Dikandungkan dalam fail sebagai satu lampiran
 Permulaan minit ditulis dengan ringkasan jawatan
penerima
 Minit perlu ditandatangan penuh oleh Pegawai
yang menulis
 MENULIS MINIT-KAEDAH
 Minit Untuk Mendapat Keputusan
- perkara yang diminitkan tidak perlu diolah
-minit ditulis dengan ringkas tetapi lengkap
-surat dan fail yang dirujuk mestilah dicatat
- pandangan Jabatan lain (sekiranya ada) mesti
disebut
- pendapat penulis minit tentang
keputusan/tindakan perlu diberi
PENGURUSAN BORANG
 Perlu ada ketetapan/peraturan bagi aktiviti
pewujudan borang
 Perlu ada kawalan :
 Buku daftar
 Menggunakan nombor turutan dan susunan mengikut
kronologi
 Format mestilah mudah/senang digunakan
 Cara penyimpanan samada boleh difail atau
tidak, contoh:
 Borang cuti tidak perlu dalam fail putih
 Borang-borang yang tidak perlu tindakan susulan
memadai disimpan dalam doket tebal
PENGURUSAN LAPORAN
 Perlu ada panduan/peraturan
 Kawalan
 Pewujudan – edisi yang keberapa?
 Pengedaran laporan-laporan yang dihasilkan –contoh
mailing list
 Penyimpanan laporan
 Laporan bercetak tidak perlu disimpan dalam fail
 Laporan bercetak yang diterima :
 Perlu dikeluarkan dari fail dan simpan di Pusat Sumber
 Sediakan borang gantian dengan menyatakan
maklumat dimana laporan berkenaan disimpan
 Diatas bucu kanan laporan dicatatkan nombor rujukan
fail
PENGURUSAN FOTOKOPI
 Perlu ada panduan/peraturan
 Kawalan
 Apakah rekod-rekod/surat-surat yang perlu dibuat
pendua?
 Jumlah bilangan
 Penyimpanan
 Perlukah dikandungkan dalam fail?
 Pengedaran
 Salinan xerox – tulisan mudah pudar dan tak
tahan lama – kehilangan maklumat
PENGURUSAN E-MEL
 Perlu ada peraturan yang mana
mengambilkira isu-isu perundangan dan
pelupusan rekod
 Surat rasmi yang diterima atau dihantar
secara e-mel perlu diambil tindakan
sebagaimana surat yang di pos atau di
“despatch”
 Mesti di failkan bersama surat-surat yang
lain yang dikepilkan (attachment) kedalam
fail yang berkaitan samada bentuk
elektronik atau konvensional
PENGURUSAN REKOD
PENTING

 Rekod penting ditafsirkan sebagai

 rekod-rekod yang mengandungi maklumat
kekal bagi meneruskan fungsi dan aktiviti
sesebuah organisasi.
 Contoh perjanjian, geran tanah,kad
pengenalan
PENGURUSAN REKOD PENTING
(samb.)
 Organsisasi perlu mengenalpasti rekod-
rekod tersebut lebih awal
 Menyediakan inventori lengkap dengan
maklumat tentang siri,lokasi dan nama
pegawai yang bertanggungjawab
 Membuat salinan pendua samada dalam
bentuk mikrofilem atau digital
 Menentukan tempat yang selamat
daripada sebarang bencana/kelalaian
manusia dsb
PENGURUSAN REKOD PENTING
(samb.)
 Menyediakan manual Pelan Tindakan
Bencana
 Satu pelan untuk bersedia menghadapi
bencana, menangani bencana dan menyelamat
rekod selepas bencana:
 Prevention
 Preparedness
 Response
 Recovery
TERIMA KASIH