การจัดสรรงบประมาณ

งบประมาณ คืออะไร
งบประมาณ คื อ จำา นวนเงิ น ที่ ป ระมาณว่ าจะได้ ร บ
ั (รายรับ )
และจะใช้จ่าย (รายจ่าย) เพื่อการต่าง ๆ ภายในช่วงระยะเวลาหนึ่ ง
เงินรายได้จากทุกแหล่งจะเป็ นตัวกำาหนดขีดจำากัดการจัดสรร
งบประมาณรายจ่ายไป เพื่อการบริหารและการจัดทำาหลักสูตรการ
เรียนการสอนต่าง ๆ ในปี การศึกษานั้ น ๆ
งบประมาณแสดงให้เห็นแผนการปฏิบัติงานของโรงเรียนใน
รอบปี การเงินอันเป็ นผลจากรายรับและรายจ่ายที่วางแผนไว้ ซึ่ง
จะเป็ นตั ว วั ด ผลการดำา เนิ น การทางด้ า นการเงิ น ของโรงเรีย และ
หน่วยงานทั้งหลายในโรงเรียน
รายได้และรายจ่ายจะถูกกำาหนดอย่างชัดเจน โรงเรียนอาจทำา
งบประมาณในรูปของรายได้แต่ละประเภทแยกจากกัน หรืองบปร
มาณรวมงบเดียวของทุกแหล่งรายได้ก็ได้ ไม่ว่าโรงเรียนจะทำา งบ
ประมาณ 3 งบ หรืองบเดียว การตัดสินใจในการจัดทำางบประมาณ
ทั้งหมดต้องทำาในเวลาเดียวกันและอยู่บนพื้ นฐานข้อมูลเดียวกัน

เหตุผลในการจัดทำางบประมาณ
เหตุ ผ ลที่ ต้ อ งพั ฒ นาโครงสร้ า งงบประมาณที่ ดี ใ นแต่ ล ะ
โรงเรียน คือ
• งบประมาณแสดงให้ เ ห็ น แผนทางการเงิ น ซึ่ ง โรงเรีย น
สามารถนำา ไปใช้วิเคราะห์ การปฏิ บัติงานทางด้ านการเงิน
เพื่อการบรรลุเป้ าหมายทางการศึกษาของโรงเรียน
 • งบประมารทำาให้เจ้าหน้าที่ ผู้ปครอง เกิดความตระหนั กถึง
แหล่งเงินที่โรงเรียนจะจัดหารายได้มาใช้
• งบประมารช่วยกำา หนดการแบ่งส่วนและวงจำา กัดของการ
ใช้จ่าย
• งบประมาณช่ ว ยกำา หนดลำา ดั บ ความสำา คั ญ ของงาน/
กิจกรรมของโรงเรียน
• งบประมาณช่วยพัฒนาความร่วมมือและการติดต่อสื่อสาร
ระหว่างครู ผู้อำานวยการ เจ้าหน้าที่ และกลุ่มองค์กรของผู้
ปกครอง
• งบประมาณช่ ว ยพั ฒ นาความสนใจในผลประโยชน์ แ ละ
ความมีอิสระของเจ้าหน้าที่

การเตรียมการเพื่อจัดทำางบประมาณ
ด้วยเหตุท่ีงบปรมาณเป็ นการวางแผนทางการเงินว่าโรงเรียน
จะบรรลุจุดมุ่งหมายทางการ ศึกษาได้อย่างไร งบประมาณจึงเป็ น
ส่ว นประกอบหลั กในการวางแผนงานของโรงเรีย น โรงเรีย นไม่
อาจทำางบประมาณได้ดีหากไม่กำา หนดจุดมุ่งหมายของโรงเรียนให้
ชัดเจนและจัดลำาดับความสำาคัญของเรื่องต่างๆ เสียก่อน ดังนี้
1. การกำาหนดลำาดับความสำาคัญ
ผู้อำานวยการและสภาโรงเรียนเป็ นผู้กำาหนดจุดมุ่งหมายและ
จั ดลำา ดั บ ความสำา คั ญ ของเรื่อ งต่ าง ๆ รวมทั้ ง หลั กสู ตรการศึ ก ษา
ของโรงเรีย น โดยต้ อ งจั ด ทำา งบประมาณให้ ส อดคล้ อ งกั บ จุ ด มุ่ ง
หมายเหล่านั้ น
2. ต้นทุนของงาน/กิจกรรมทางการศึกษาของโรงเรียน
 งานจั ดการศึ กษาหรือ หลั กสู ตรขการศึ กษาที่ โ รงเรีย นเป็ นผู้
กำาหนดนั้ น จะต้องแสดงให้เห็นในลักษณะที่เป็ นสินค้าและบริการที่
ต้องการโดยแสดงในรูปของตัวเงิน สินค้าและบริการมี 2 ประเภท
คือ
• สิ่งของสิ้นเปลืองที่ใช้แล้วหมดไป เช่น วัสดุประกอบ
การศึ ก ษา ตำา รา ปกกา เครื่อ งเขี ย นทั ่ ว ไป และ
บริการต่าง ๆ เป็ นต้น ซึ่งถือว่าเป็ ฯสินค้าสิ้นเปลือง
หรือค่าใช้ตฃจ่ายประจำาที่เกิดขึ้นซำ้า ๆ ในทุกปี
• อุ ป กรณ์ ช้ ิ นใหญ่ เช่ น คอมพิ ว เตอร์ ทั ศ นอุ ป กรณ์
เป็ นต้น สิ่งเหล่านี้ จัดเป็ นทรัพย์สิน
โรงเรียนควรจัดทำา คำา เสนอของบประมาณรายจ่ายแยกตาม
หลักสูตร พร้อมคำา บรรยายอย่างกว้าง ๆ สำา หรับรายการขาองใช้
สิ้ นเปลื อ งและต้ น ทุ น ของแต่ ล ะรายการ สิ่ ง ของที่ เ ป็ นทรัพ ย์ สิ น
ต้องบอกรายการที่มีอยู่แล้วและแผนการจัดซื้ อทรัพย์สินมาเปลี่ยน
ใหม่สำา หรับปี ต่อ ๆ ไป พร้อมกับคำา บรรยายสั้น ๆ ว่าค่าใช้จ่ายที่
ประมาณไว้น้ ั นเกี่ยวข้องกับการจัดลำา ดับความสำา คัญอย่างไร และ
ทำาไมจึงจำาเป็ นต้องจ่าย
3. ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
ค่ า ใช้ จ่ า ยบางอย่ า งไม่ อ าจแยกได้ ว่ า เป็ นของโครงการใด
โครงการหนึ่ งโดยเฉพาะ เนื่ องจากเป็ นค่ าใช้ จ่ายในการดเนิ นงาน
ตามปกติ ข องโรงเรีย นที่ เ รีย กว่ า ค่ า โสหุ้ ย ได้ แ ก่ ค่ า ไปรษณี ย์ ค่ า
ทำาความสะอาด ค่าใช้จ่ายในการบริหาร เป็ นต้น ในทำานองเดียวกัน
ค่าใช้จ่ายบางอย่างอาจเกิดขึ้นจากการดำาเนิ นงานหลาย ๆ โครงการ
ร่วมกัน เช่น ค่าถ่ายเอกสาร
 ค่าใช้จ่ายในการบริหารนี้ ควรนั บเป็ นหนึ่ งโครงการในการจั ด
ทำาคำาเสนอของบประมาณ
4. การประเมินคำาของบประมาณ
ตัวเลขในคำา เสนอของบประมาณ มักจะมากกว่าเงินที่ได้รบ
ั
จัดสรรวิธีการแก้ไข คือ
• จัดกิจกรรมเพื่อเพิ่มรายได้
• ปรับตัวเลขในงบประมาณใหม่โดยพิจารณาใหม่โดย
พิจารณาอย่ างจริงจั ง เพื่ อลดค่ าใช้ จ่ายไปสู่ ร ะดั บ ที่
ต้องการ
วิธีพิจารณาปรับตัวเลขก็ข้ ึนกับโรงเรียน ซึ่งวิธีการที่ใช้กันโดย
ปกติ คือ การปรึกษาหารือร่วมกันและการเจรจาต่อรองกับครูใหญ่
ผู้อำานวยการ หรือคณะกรรมการที่ปรึกษาทางการเงินของโรงเรียน
5. รายได้
รายได้ท้ ังหมดมาจากเงินช่วยเหลือของรัฐบาล จากการจัดหา
ทุ น แลเก็ บ ค่ าธรรมเนี ย ม การจั ดสรรเงิ น ช่ ว ยเหลือ ของรัฐ บาลมี
สูตรที่แน่นอนในการคำานวญ จึงสามารถทราบจำานวนเงินที่แน่นอน
ไ ด้ ส่ ว น เ งิ น ที่ ไ ด้ จ า ก ก า ร จั ด ห า ทุ น ต้ อ ง ป ร ะ ม า ณ ก า ร จ า ก
ประสบการณ์และคาดหมายจากแผนงานที่ได้กำาหนดไว้ สำาหรับการ
เรีย กเก็ บ ค่ าธรรมเนี ย มสู ง ขึ้ นอาจทำา ให้ มีเ งิ น ใช้ จ่ายด้ ากขึ้ นก็ จริง
แต่ผู้ปกครองจะต้องต่อต้านกันมากขึ้นด้วย จำานวนค่าธรรมเนี ยมที่
เหมาะสมคื อจำา นวนที่ล งตั วระหว่ างความจำา เป็ นของโรงเรีย นกั บ
ความสามารถในการจ่ายเงินของผู้ปกครองนั กเรียน
6. การอนุมัติงบประมาณ
 งบประมาณโรงเรียนจะต้องผ่านการอนุ มัติจากสถาโรงเรียน
หลังจากที่คณะรรมการที่ปรึกษาทางการเงินของโรงเรียนตรวจสอบ
แล้ ว หลั ง จากการได้ ร ับ อนุ มั ติ แ ล้ ว การใช้ จ่ า ยต้ อ งเป็ นไปอย่ า ง
เคร่งครัด
7. การปรับงบประมาณภายในระหว่าปี งบประมาณ
งบประมาณถู ก จั ด ทำา ขึ้ นเพื่ อกำา หนดแนวทาง และควบคุ ม
การใช้จ่ายเงินให้ดำาเนิ นไปสู่จุด มุ่งหมายที่ต้ ังไว้ ดังนั้ นหากจุดมุ่ง
หมายเปลี่ยนไปในระหว่างปี ก็ย่อมมีผลถึงงบประมาณด้วย อย่างไร
ก็ตาม หากยืดหยุ่นมากเกินไป การควบคุมงบประมาณก็จะเสีย ดัง
นั้ นเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำาคัญเกิดขึ้นหรือค่าใช้จ่ายมีแนวโน้ม
ว่าจะสูงเกินกว่างบประมาณที่จัดสรร ผู้มีหน้าที่รบ
ั ผิดชอบในหน่วย
งานนั้ นต้องขอให้จัดสรรเพิ่มอย่างเป็ นลายลักษณ์อักษรพร้อมหลัก
ฐานประกอบการขอ
8. การรายงาน
ส่ ว นประกอบที่ เ ป็ นหั ว ใจสำา คั ญ ของระบบการจั ด ทำา งบ
ประมาณคื อ ต้อ งสามารถรายงานตั ว เลขที่ เ กิ ดขึ้ นจริง ของรายได้
รายจ่ า ย และเงิ น ทุ น ที่ ก่ อ หนี้ ผู ก พั น ไว้ โดยเปรีย บเที ย บกั บ งบ
ประมาณที่ได้รบ
ั ผู้บริหารแต่ละคนต้องการได้รบ
ั รายงานที่ต่างกัน
ดังนั้ น รายงานจึงควรอ่านเข้าใจได้ง่าย แต่รายละเอียดที่ควรมีก็ไม่
ขาดตกบกพร่ อ ง รายงานที่ ดี ท่ี สุ ด ต้ อ งให้ ข้ อ มู ล ที่ ผู้ บ ริห ารแต่ ล ะ
ระดับต้องกา โดยจัดทำาขึ้นอย่างน้อยเดือนละครั้ง