การเขียนหนังสือราชการ

น.อ.หญิง กนกพรรณ รัตนกรี

เอกสารอางอิงในการเขียนหนังสือราชการ
ความหมายและความสําคัญของหนังสือราชการ
ชนิดและรูปแบบของหนังสือราชการ
หนังสือติดตอราชการใน กห.
รูปแบบและวิธีการเขียนหนังสือของกรมฝายอํานวยการ
ขอแนะนําในการเขียนหนังสือราชการ
ระเบียบ ขอบังคับ หนังสือเวียน และการสั่งการตาง ๆ ที่สําคัญ
สําหรับการเขียนหนังสือราชการ

๑.ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
พรอมภาคผนวกฉบับแกไข พ.ศ.๒๕๓๙

๒.ประมวลขอหารือเกี่ยวกับระเบียบสํานักนายกรัฐมตรีวาดวย
งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖
๓. หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร ๑๓๐๕/ว ๖๐๖๙
ลง ๑๘ ก.ค.๔๔ การระบุหมายเลขโทรศัพท โทรสาร และไปรษณีย
อิเล็กทรอนิกสในหนังสือราชการ
๔. หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร ๑๓๐๕/ว ๗๙๙๕
ลง ๑๗ ก.ย.๔๔ เรื่อง การลงรายละเอียดที่ตงั้ ของสวนราชการ
เจาของหนังสือในหนังสือภายนอก
๕. หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ที่ นร ๑๔๐๗/ว ๗๔๖๐
ลง ๓ ต.ค.๔๕ เรื่อง การกําหนดรหัสพยัญชนะประจํา
กระทรวง ทบวง กรม และสวนราชการที่ไมสังกัด
สํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง และทบวง
๖.หนังสือสํานักนายกรัฐมนตรี ซึ่งแจงเวียนเกี่ยวกับการ
ปฏิบัติตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวย
งานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๔๖

๗.ขอบังคับ กห.วาดวยการสั่งการและประชาสัมพันธ
พ.ศ.๒๕๒๗

๘.ระเบียบ กห.วาดวยหนังสือราชการ พ.ศ.๒๕๒๗

๙. ระเบียบ กห.วาดวยการใชคํายอ พ.ศ.๒๔๙๗ และ การใช
คํายอที่ กห.อนุมตั ิเพิม่ เติม
๑๐. คําสั่ง ทร. เรื่อง การมอบอํานาจสั่งการ และทําการแทน
ในนามผูบ ัญชาการทหารเรือ (ฉบับปจจุบัน คําสั่ง ทร.
ที่ ๑๕๗/๒๕๔๖ ลง ๒ ต.ค.๔๖)
๑๑. บันทึก กพ.ทร. ที่ กห ๐๕๐๓/ ๒๔๒๒ ลง ๑๕ ก.พ.๔๕
เรื่อง ขออนุมตั ิกาํ หนดเลขประจําของสวนราชการเจาของเรื่อง
(การกําหนดเลขประจําสวนราชการของสวนราชการใน ทร.
ฉบับปจจุบัน)
สวนราชการ : กระทรวง ทบวง กรม สํานักงาน หรือหนวยงานอื่นใดของรัฐ
ทั้งในราชการบริหารสวนกลาง ราชการบริหารสวนภูมิภาค ราชการบริหาร
สวนทองถิ่น หรือในตางประเทศ และใหหมายรวมถึงคณะกรรมการดวย

คณะกรรมการ : คณะบุคคลที่ไดรับมอบหมายจากทางราชการใหปฏิบัติงาน
ในเรื่องอื่น ๆ และใหหมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทํางาน หรือ
คณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงานในลักษณะเดียวกันดวย
• มีความสําคัญและเปนประโยชนตอการปฏิบัติราชการ
• เปนหลักฐานในราชการ
• นําไปใชเปนหลักปฏิบัติ / อางอิง
• หนังสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ
• หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดที่มใิ ชสวนราชการ
หรือมีไปถึงบุคคลภายนอก
• หนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือทีบ่ ุคคลภายนอก
มีมาถึงสวนราชการ
• เอกสารของทางราชการที่จัดทําขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ
• เอกสารทีท่ างราชการจัดทําขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคับ
 หนังสือราชการมี ๖ ชนิด คือ
• หนังสือภายนอก
• หนังสือภายใน
• หนังสือประทับตรา
• หนังสือสั่งการ :- คําสั่ง ระเบียบ ขอบังคับ
• หนังสือประชาสัมพันธ :- ประกาศ แถลงการณ ขาว
• หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ :-
หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก หนังสืออื่น
• หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑ

• เปนหนังสือติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมีถึงหนวยงาน
อื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือมีถึงบุคคลอื่น
• หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก

• เปนหนังสือติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

• ใชกระดาษบันทึกขอความ
• หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการระดับ
กรมขึน้ ไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกอง หรือผูที่ไดรับ
มอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป เปนผูรับผิดชอบ
ลงชื่อยอกํากับตรา
• ใชกระดาษตราครุฑ
• ใชไดทงั้ ระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการ
กับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเรือ่ งสําคัญ ไดแก
ไดแก

• การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
• การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
• การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญ หรือการเงิน
• การแจงผลงานที่ไดดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ
• การเตือนเรื่องที่คาง
• เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดโดยทําเปนคําสั่ง
ใหใชหนังสือประทับตรา
หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ

:- หนังสือที่ทางราชการทําขึ้นนอกจากที่กลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือ ที่

หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง สวน
ราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการ

:- มี ๔ ชนิด คือ
๑. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพือ่ รับรองแก
บุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงาน เพื่อวัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใด ให
ปรากฏแกบุคคลโดยทั่วไปไมจําเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครุฑ
๒. รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมา
ประชุม ผูเขารวมประชุม และมติของที่ประชุมไวเปนหลักฐาน

๓. บันทึก คือ ขอความที่ผใู ตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือ

ผูบังคับบัญชาสั่งการแกผใู ตบังคับบัญชา หรือขอความที่เจาหนาที่
หรือหนวยงานระดับต่ํากวาสวนราชการระดับกรมติดตอกันในการ
ปฏิบัติราชการ
๔. หนังสืออื่น
• หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฏิบัติงานของเจาหนาที่
เพื่อเปนหลักฐานในทางราชการ ซึ่งรวมถึง ภาพถาย ฟลม
แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่น
ตอเจาหนาที่และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียบรับหนังสือของทางราชการ
แลว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดขึ้นใชตามความ
เหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมายเฉพาะเรื่องใหทําตามแบบ เชน
โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน
และคํารอง เปนตน
 มี ๓ ชนิด
• คําสั่ง คือ บรรดาขอความที่ผูบังคับบัญชาสั่งการใหปฏิบัติโดยชอบดวย
กฎหมาย ใชกระดาษตราครุฑ
• ระเบียบ คือ บรรดาขอความที่ผมู อี ํานาจหนาที่ไดวางไว โดยจะอาศัย
อํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได เพื่อถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการ
ประจํา ใชกระดาษตราครุฑ
• ขอบังคับ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่กําหนดใหใชโดยอาศัย
อํานาจของกฎหมายที่บัญญัติใหกระทําได ใชกระดาษตราครุฑ
 มี ๓ ชนิด
• ประกาศ คือ บรรดาขอความทีท่ างราชการประกาศหรือชี้แจงใหทราบ
หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใชกระดาษตราครุฑ

• แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพื่อทําความเขาใจใน

กิจการของทางราชการหรือเหตุการณ หรือกรณีใด ๆ ใหทราบโดย
ทั่วไป ใชกระดาษตราครุฑ

• ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ

• ใชกระดาษตราครุฑ
• ใชคาํ เต็ม

ใหลงรหัสพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง
ทับเลขทะเบียนหนังสือสง
ที่ กห ๐๕๐๒/๑๒๓
• ลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเปนเจาของ
หนังสือนั้น
• ใหลงทีต่ ั้ง และรหัสไปรษณียไวดวย เพื่อสะดวกในการติดตอ
• การลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ
๑) ใหใชชื่อสวนราชการที่หัวหนาสวนราชการลงชื่อ
ผบ.ทร.ลงชื่อ สวนราชการเจาของหนังสือใชวา กองทัพเรือ
ผบ.สรส.ลงชื่อ สวนราชการเจาของหนังสือใชวา
สถาบันวิชาการทหารเรือชัน้ สูง
๒) กรณีลงนามโดยทําการแทนตามที่ไดรับมอบอํานาจ ใหใชชื่อสวนราชการ
ของผูมอบอํานาจเปนสวนราชการเจาของหนังสือ เชน

จก.สบ.ทร.ทําการแทน ผบ.ทร. สวนราชการเจาของหนังสือ กองทัพเรือ

ผบ.รร.สธ.ทร.ทําการแทน ผบ.สรส. สถาบันวิชาการทหารเรือชัน้ สูง

• ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่
ออกหนังสือ
๒๐ ตุลาคม ๒๕๔๗

• ใหลงชือ่ ยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น
• กรณีเปนหนังสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
• ใชตามฐานะของผูรับหนังสือ
• แลวลงตําแหนงของผูรับหนังสือ หรือชือ่ บุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคล
ไมเกี่ยวกับตําแหนงหนาที่
เชน เรียน อธิบดีกรมบัญชีกลาง
เรียน ปลัดกระทรวงการตางประเทศ
• ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับ
หนังสือไดรับมากอนแลว
• โดยลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ป
พุทธศักราชของหนังสือนั้น
• ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายที่ติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเรื่อง
อื่นที่เปนสาระสําคัญ จะอางถึงฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวของกับเรื่องนั้นก็ได
™อางถึง หนังสือราชบัณฑิตยสถาน ที่ รถ ๐๐๓/๒๘๕ ลงวันที่ ๑๔
พฤศจิกายน ๒๕๔๖

™อางถึง หนังสือสมาคมซอฟทเทนนิสแหงประเทศไทย ที่ สซทท.

๑๓๕/๒๕๔๗ ลงวันที่ ๑ ตุลาคม ๒๕๔๗

™อางถึง หนังสือของทาน ลงวันที่ ๑ ตุลาคม ๒๕๔๗

¾ใหลงชือ่ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพรอมกับหนังสือนั้น
¾กรณีที่ไมสามารถสงไปในซองเดียวกันได ใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด

™ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงค
หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ
• ใชตามฐานะของผูรับหนังสือ
• สัมพันธกับคําขึ้นตน

คําขึน้ ตน คําลงทาย

กราบเรียน ประธานองคมนตรี ของแสดงความนับถืออยางยิ่ง
เรียน ผูบัญชาการทหารบก ขอแสดงความนับถือ
นมัสการ พระเทพโสภณ ขอนมัสการดวยความเคารพอยางสูง
9ใหลงลายมือชือ่ เจาของหนังสือ พิมพชอื่ เต็มของเจาของลายมือชือ่
ไวใตลายมือชื่อ

ลายมือชื่อ

( ชื่อเต็ม )
¾กรณีเจาของลายมือชื่อ ใชคาํ นําหนาวา นาย นาง นางสาว หรือเปนผู
ไดรับพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ ใชคาํ นําหนานามวา ทานผูหญิง
คุณหญิง หรือเปนผูมีบรรดาศักดิ์หรือฐานันดรศักดิ์ ใหพมิ พคํานํานาม
เหลานี้ ไวหนาชื่อเต็มใตลายมือชื่อ เชน

( นายใหม รักหมู )

(หมอมราชวงศทองใหญ ทองใหญ )
กรณีเจาของลายมือชื่อมียศ ใหพิมพคําเต็มของยศไวหนาลายมือชื่อ
ยศ ลายมือชื่อ

( ชื่อเต็ม )

นาวาเอก

( ยุทธนา ลูกนาวี )
• ใหลงตําแหนงเจาของหนังสือ
• สัมพันธกับสวนราชการเจาของหนังสือ
• สัมพันธกับสวนราชการเจาของหนังสือ
• ใชลงชือ่ สวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยราชการที่ออกหนังสือ
• ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูใน ระดับกระทรวง ใหลงชื่อ
สวนราชการเจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง
• ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูใน ระดับกรมลงมา ใหลงชื่อ สวน
ราชการเจาของเรื่องเพียง ระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ
เจาของหนังสือ เจาของเรื่อง
กระทรวงกลาโหม กองทัพเรือ
กรมยุทธการทหารเรือ
กระทรวงตางประเทศ กรมพิธีการทูต
สํานักงานเลขานุการกรม

กองทัพเรือ กรมสรรพาวุธทหารเรือ

กองทัพเรือ คณะกรรมการจัดการแสดงคอนเสิรต
• ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่
ออกหนังสือ
• ใหลงหมายเลขโทรสารของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่
ออกหนังสือให
โทร.
X XXXX XXXX
โทรสาร
1 เคาะ 1 เคาะ 1 เคาะ
โทร. 0 2475 2475
โทรสาร 0 2475 2475
• ใหระบุชื่อ e-mail ของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่
ออกหนังสือ
ไปรษณียอิเล็กทรอนิกส ripub@royin.go.th
• กรณีมกี ารจัดทําสําเนาสงไปใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ ใหพิมพ
ชื่อเต็ม หรือชือ่ ยอของสวนราชการ หรือชื่อบุคคลทีส่ ําเนาไปให
• ถาหากมีรายชื่อสงมากใหพมิ พวาสงไปตามรายชื่อแนบ และแนบรายชื่อ
ไปดวย
สําเนาสง กรมบัญชีกลาง
• กห.ไดวางระเบียบเกีย่ วกับหนังสือติดตอราชการใน กห. ไวในระเบียบ
กห.วาดวยหนังสือราชการ พ.ศ.๒๕๒๗ ดังนี้
“หนังสือภายใน คือ หนังสือติดตอราชการระหวางสวนราชการ
ระดับหนวยขึ้นตอกระทรวงกลาโหม กองทัพบก กองทัพเรือ และ
กองทัพอากาศ”
• ปกติใชกระดาษบันทึกขอความ
• กรณีเปนเรื่องที่มีความสําคัญและเปนพิธีการ ใชกระดาษตราครุฑ
• ใชคํายอตามที่ กห.กําหนด
สวนราชการ ลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ สวนราชการเจาของเรื่อง
หมายเลขโทรศัพท

สวนราชการ ทร.(สบ.ทร.โทร.๐ ๒๔๖๖ ๕๓๙๔ โทรทหาร ๕๒ – ๓๒๐๓๔)

ที่ เชนเดียวกับหนังสือภายนอก

วันที่ ใชลงวันที่ คํายอของเดือน ปพุทธศักราชใชเลขสองตัวทาย

๒๐ ต.ค.๔๗
 เรื่อง เชนเดียวกับหนังสือภายนอก

คําขึ้นตน เรียน กรณีถึงบุคคลหรือหนวยงาน เชน

เรียน พล.อ.อูด เบื้องบน
เสนอ กรณีมถี ึงหนวย เชน เสนอ สป.

สง ถึง กรณีมถี ึงหนวย หรือผูอยูในบังคับบัญชา

เชน สง นขต.กห.
ถึง ทอ.
ถึง นขต.ทร.
ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจน เขาใจงาย
กรณีมอี างถึง – สิ่งที่สงมาดวย ใหระบุไวในขอความ

ลงชื่อ - พิมพคํายอของยศไวหนาลายมือชื่อ พิมพชอื่ เต็มไวในวงเล็บ

ใตลายมือชื่อ
ตําแหนง - นายทหารเรือชั้นสัญญาบัตรทุกชั้นยศ ใหพมิ พ ร.น.
ไวทายลายมือชื่อ
- พิมพคํายอของตําแหนงไวใตวงเล็บชื่อเต็ม
พล.ร.อ. ร.น.
(สามภพ อัมระปาล)
ผบ.ทร.
• กรอกรายละเอียดเชนเดียวกับหนังสือภายนอก
• ยกเวน ๑. คําลงทาย
* กรณีผูบงั คับบัญชามีถึงผูใตบังคับบัญชา ไมตองใชคําลงทาย
* ถาผูอยูในบังคับบัญชามีถึงผูบังคับบัญชา ใชวา
“ควรมิควรแลวแตจะกรุณา”

๒. ลงชื่อ เชนเดียวกับหนังสือภายในที่ใชกระดาษบันทึกขอความ
™ ตามระเบียบ กห.วาดวยหนังสือราชการ พ.ศ.๒๕๒๗ ไดกําหนดไววา
บันทึก คือ ‰ ขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา
หรือผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชา

‰ ขอความที่เจาหนาทีห่ รือหนวยงานในสังกัด สล.,สป.รอ.,

บก.ทหารสูงสุด, ทบ., ทร. และ ทอ. ติดตอกัน
 แบบบันทึก
-ใหกรอกรายละเอียดดังนี้
ลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ สวนราชการเจาของเรื่อง
หมายเลขโทรศัพท
สวนราชการ สบ.ทร.(กองสารบรรณ โทร.๕๔๑๒๖)
สวนราชการ กยก.ยก.ทร. (แผนกยุทธพิเศษ โทร.๕๕๑๕๔)
สวนราชการ แผนกธุรการ (โทร.๕๔๕๗๕)

ที่ เชนเดียวกับหนังสือภายนอก

วันที่ ลงตัวเลขของวันที่ คํายอของเดือน ตัวเลขสองตัวทายของปพุทธศักราช

เรื่อง เชนเดียวกับหนังสือภายนอก

คําขึ้นตน เรียน
เสนอ
สง , ถึง

ขอความ เชนเดียวกับหนังสือภายใน

ลงชือ่ ใหพมิ พคํายอของยศไวหนาลายมือชื่อ

ตําแหนง ใหพมิ พคํายอของตําแหนงไวใตลายมือชื่อ

สําเนาสง ถามี
• การบันทึกตอเนื่อง หากมีความเห็นขัดแยงหรือ
เพิ่มเติม ใหผูบันทึกใชคําขึ้นตนวา เสนอ (ไมตองใช
ชื่อสวนราชการ) ลงใจความที่บันทึก ลงชื่อ ตําแหนง
และวันเดือนปที่บันทึก

• หากไมมคี วามเห็นใดเพิ่มเติม ใหลงชื่อ ตําแหนง และ

วัน เดือนปกํากับเทานั้น
• หลักการบันทึก ความแยกเปนเรื่อง ๆ และควรมี
หัวขอแตละเรือ่ งวา อะไร เมือ่ ไร ที่ไหน ใคร ทําไม
อยางไร เพื่อสะดวกในการพิจารณาสั่งการ
• ลักษณะของวิธีการบันทึกจําแนกได ๕ ประเภท คือ
บันทึกยอเรื่อง บันทึกรายงาน บันทึกความเห็น
บันทึกสั่งการ และบันทึกติดตอ
• ในบันทึกฉบับหนึ่ง อาจจะใชวิธีการบันทึกหลาย
ประเภทก็ได
• คือการเขียนหรือการพิมพ โดยเก็บขอความยอจากตนเรื่อง เฉพาะ
ประเด็นสําคัญ แตใหเขาใจเรื่อง เพียงพอที่จะสั่งงานไดโดยไมผิดพลาด

• กอนบันทึกยอ ผูบนั ทึกจะตองตั้งหัวขอวา อะไร เมื่อไร ที่ไหน ใคร

ทําไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอน แลวจึงอานเรื่องใหตลอด เพื่อจับ
ประเด็นสําคัญของเรื่อง เขียนเปนขอความสั้น ๆ การเรียบเรียงให
เรียบเรียงเปนขอ ๆ
• คือการรายงานเสนอผูบังคับบัญชา ในเรือ่ งที่ปฏิบัติหรือประสบพบเห็นหรือสํารวจ
สืบสวนซึ่งเกี่ยวกับราชการ
• ถาเปนการรายงานเรื่องในหนาที่ ใหเขียนรายงานขอเท็จจริงใหละเอียด
• ถาเปนรายงานเรื่องที่ไดรับมอบหมายเฉพาะใหรายงานทุกเรือ่ งที่ผูบังคับบัญชา
ตองการทราบหรือสนใจ
• ถาเปนเรื่องนอกเหนือหนาที่ซงึ่ อาจเปนประโยชนแกราชการดวยความหวังดี ให
เขียนรายงานใหสั้น เอาแตขอความที่จําเปน แตแยกเปนหัวขอไวตางหาก
• ถาเปนรายงานที่จะตองใหผูบังคับบัญชาตัดสินใจ ใหผูรายงานเสนอความเห็นเพื่อ
ประกอบการพิจารณาของผูบังคับบัญชาดวย
• คือขอความที่เขียนหรือพิมพแสดงความรูสึกนึกคิดของตน เกี่ยวกับ
เรื่องที่บันทึกวา อะไร เมื่อไหร ที่ไหน ใคร ทําไม อยางไร
เรื่องใดเรื่องหนึ่งเพื่อชวยประกอบการพิจารณาสั่งการ
• บันทึกนี้จะทําเปนบันทึกตอเนื่องเรื่องใดเรื่องหนึ่งหรือตอทายบันทึกยอ
เรื่องหรือบันทึกรายงานก็ได โดยสรุปประเด็นที่เปนเหตุแลวจึงเขียน
ความเห็นที่เปนผล
• ในกรณีที่บันทึกเสนอผูบังคับบัญชา ถาจะเปนเรื่องที่จะสั่งการไดหลาย
ทาง ใหบันทึกความเห็นถึงผลดี ผลเสียในการสั่งการทางใดทางหนึ่ง
• ถาความเห็นนั้นเกี่ยวกับกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่งใด ก็ให
แนบตัวบทหรือขอความของกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําสั่งที่
เกี่ยวกับเรื่องนั้นเสนอไปดวย
• คือขอความที่ผูบังคับบัญชาเขียนหรือพิมพสั่งการไปยังผูใตบังคับบัญชา
ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
• คือการเขียนหรือการพิมพขอ ความติดตอภายในระหวางหนวยงานหรือ
ระหวางเจาหนาที่ในสังกัดเดียวกัน
• ในกรณีที่มีการอางอิงหนังสือที่เคยติดตอกัน หรือมีสิ่งที่สงมาดวยให
ระบุไวในขอความที่บันทึกดวย
• ใชหลักการและรูปแบบการเขียนขอพิจารณาของฝายอํานวยการเปน
พื้นฐาน โดยกําหนดเปนหัวขอไมเกิน ๔ หัวขอ มีหมายเลขหัวขอกํากับ
ทุกหัวขอ ประกอบดวย
- ปญหา
- ความเปนมา
- การพิจารณา
- การดําเนินการ
• การเขียนปญหาตองสรุปประเด็นสําคัญของปญหาใหสั้น กะทัดรัด
ชัดเจน โดยปกติจะไมมขี อยอย ยกเวนกรณีที่ปญหามีหลายประเด็นให
แยกเปนขอยอยได และตองเปนปญหาที่แทจริง ไมใชขอยุติ นอกจากนี้
ตัวปญหากับหนทางปฏิบัติ (ขอตกลงใจ) จะตองไมเหมือนกัน
๑. เขียนเฉพาะขอเท็จจริงที่เกี่ยวของ หรือสัมพันธกับปญหา โดยสรุปใหกะทัดรัด
ชัดเจน ตรงประเด็น มีความถูกตอง เชื่อถือได มีแหลงที่มาหรือเอกสารอางอิง
ตองมีสาระสําคัญและรายละเอียดเพียงพอ เปนขอเท็จจริงที่มปี ระโยชนตอการ
พิจารณาแกปญหา
๒. ขอเท็จจริงที่ทราบโดยทั่วไป ไมตองเขียน เชน หนาทีแ่ ละภารกิจของหนวยตาง ๆ
พระอาทิตยขึ้นทางทิศตะวันออก ประเทศไทยมีการปกครองระบอบประชาธิปไตย
หรือกองเรือยุทธการเปนหนวยขึ้นตรงของกองทัพเรือ เปนตน
๓. ไมนําปญหามาเปนขอเท็จจริง นอกจากไดตั้งปญหาใหพิจารณาทบทวนเรื่องใด
เรื่องหนึง่
๔. จัดเรียงลําดับขอเท็จจริงใหสอดคลองกับการอภิปราย
 (ตอ)
๕. เปนขอเท็จจริงโดยแท ไมมีความคิดเห็น ขออภิปราย หรือการขยาย
ความของผูเขียน (ยกเวนกรณีการเขียนที่รวมขอเท็จจริงและ
ขอพิจารณาเปนขอเดียวกัน)
๖. ผลการพิจารณาหรือผลการประสานงานของหนวยตาง ๆ ที่เกี่ยวของ
รวมทั้งการสัมภาษณ ถือเปนขอเท็จจริงทีส่ ามารถเขียนลงในสวนนี้ได
 ขออภิปราย (การพิจารณา)
• การอภิปรายหรือการพิจารณาตองอยูบนพื้นฐานของขอเท็จจริง และอภิปราย
ชี้ใหเห็นความสําพันธกับประเด็นสําคัญของปญหา รวมทัง้ โยงเขาสูวิธีแกปญหา
หรือหลักเกณฑที่จะใชพิจารณา โดยจัดลําดับใหสอดคลองกัน ทั้งนี้ตองมีการ
พิจารณาอยางรอบคอบดวยความเปนธรรมและเปนเหตุเปนผล
• การอภิปรายในขอความที่สําคัญ ควรอางอิงเอกสารหรือหลักฐานเพื่อยืนยันความ
ถูกตองและเพิ่มความนาเชื่อถือ
• ขอเท็จจริงที่เขียนไวตองนํามาอภิปรายตามลําดับ และไมอภิปรายโดยไมมี
ขอเท็จจริงสนับสนุนหรือเพิ่มเติมขอเท็จจริงที่ไมไดเขียนไวในขอเท็จจริงที่
เกี่ยวกับปญหา
 ขอเสนอแนะ(การดําเนินการ)
การเสนอแนะเปนการเสนอการปฏิบัติที่มีผลมาจากขอยุติที่ไดจากการ
พิจารณา เพื่อใหการแกปญญานั้นบังเกิดผล การเขียนขอเสนอแนะตอง
ชัดเจน เชน ใหใคร ทําอะไร ที่ไหน เมื่อไหร อยางไร การเสนอใหมี
การศึ ก ษาป ญ หาต อ ไปเป น ข อ เสนอแนะที่ ย อมรั บ ไม ไ ด ถื อ ว า การ
พิจารณานั้นไมมีความสมบูรณ และหากเปนการเสนอใหผูบังคับบัญชา
สั่งการ มีขอควรระลึกดังตอไปนี้
• ใหผบู ังคับบัญชาสั่งการไดสั้นและสะดวกที่สุด เชน อนุมัติ ไมอนุมัติ
ทราบ ลงชื่อแลว
• ไมสั่งผูบังคับบัญชา คือไมเสนอหนังสือลักษณะใหผูบงั คับบัญชารับเรื่อง
ไปดําเนินการตอ เชน “เพื่อโปรดพิจารณาดําเนินการตอไป” หรือ
“ขอไดโปรดลงนาม แลวให สบ.ทร.เสนอ บก.ทหารสูงสุด ตอไป”
• ไมซอนขอเสนอ การเสนอใหผบู ังคับบัญชาสั่งการจะตองอยูในขอสุดทาย
ไมนําไปซอนไวในขอพิจารณา แลวไปสรุปเสนอในขอสุดทายให
ผูบังคับบัญชาอนุมัติเรื่องตาง ๆ โดยไมกลาวถึงเรื่องที่ซอนไว แตกลับ
ถือวาผูบังคับบัญชาอนุมัติเรื่องในขอพิจารณานั้นดวย
• ไมเสนอขอพิจารณาลอย ๆ คือเมื่อมีการเสนอขอพิจารณาใด ๆ แลว
ควรมีขอยุติหรือมีการเสนอใหผูบังคับบัญชาสั่งการอยางใดอยางหนึ่ง
เปนการเขียนบทสรุปที่ตองการใหผูบังคับบัญชาสั่งการ ดังนั้นจะตองพิจารณา
เขียนใหตรงประเด็นกับความตองการของเรื่องนั้น ๆ และสอดคลองกับคําขึ้นตน
กลาวคือ คําขึ้นตน ใช “เรียน/เสนอ” ความทายและคําในหัวขอตาง ๆ ตองใช
“เรียน/เสนอ” เหมือนกัน และไมมีเลขหัวขอกํากับ
ตัวอยาง เสนอ ทร.
๑. ปญหา
๒. ยก.ทร.ขอเสนอประกอบการพิจารณาดังนี้
๓. ยก.พิจาณาแลว
๔. เห็นควร
จึงเสนอมาเพื่อโปรด (ทราบ/ เห็นชอบ/ อนุมัต/ิ ลง
นาม/ ใหดําเนินการ ฯลฯ) ตามขอ ๔.
ตัวอยาง เรียน ผบ.ทร.
๑. ปญหา
๒. ยก.ทร.ขอเรียนประกอบการพิจารณาดังนี้
๓. ยก.พิจาณาแลว
๔. เห็นควร
จึงเรียนมาเพื่อโปรด (ทราบ/ เห็นชอบ/ อนุมตั /ิ
ลงนาม/ ใหดําเนินการ ฯลฯ) ตามขอ ๔.