CÂU HỎI ÔN THI MÔN QUẢN TRỊ

Quản trị là những hoạt động cần thiết, khách quan,để giám sát, điều hành,kiểm tra,
tác dộng điều khiển người khác, nhằm đạt hiệu quả, mục tiêu chung cao nhất.

Câu 1: Trình bày nội dung các chức năng quản trị: có 4 chức năng quản trị.
Hoạch định :công tác này bao gồm việc xác định mục tiêu hoạt động của tổ chức, xây
dựng chiến lược tổng thể nhằm hướng dẫn hành động hướng về mục tiêu, và thiết lập hệ
thống các kế hoạch hoạt động cụ thể.( suy nghĩ, tính toán)
Tổ chức :công tác này bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai sẽ phải làm
việc đó,các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào,những bộ phận nào cần
phải được thành lập, thiết lập mối quan hệ về công việc,quyền hành và trách nhiệm giữa
các bộ phận.( bố trí, sắp xếp, điều động )
Điều khiển : tức là chỉ cho mọi người thầy tầm nhìn rõ ràng để vươn tới, vai trò của họ
trong việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức và động viên họ làm việc với nhiệt tình và
năng lực cao nhất( tác động vào con người )
Kiểm tra :công tác này bao gồm việc xác định thành quả , so sánh thành quả thực tế với
thành quả đã đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch, nhằm
bảo đảm tổ chức đang đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Câu 2 : Hiệu quả là gì ?

Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với những chi phí đã tốn kém. Hiệu quả cao
khi kết quả nhiều hơn so với chi phí ; và hiệu quả thấp khi chi phí nhiều hơn so với kết
quả đạt được.

Câu 3: Giải thích “Quản trị là khoa học và nghệ thuật”:

Quản trị là một khoa học , nhưng sự thực hành quản trị là một nghệ thuật. Nhà quản trị
phải hiểu biết lý thuyết quản trị , những để có thể quản trị hữu hiệu , nhà quản trị phải
biết linh hoạt vận dụng các lý thuyết vào những tình huống cụ thể.
Câu 4: nhà quản trị là ai ? Họ có quyền và trách nhiệm gì ?
Nhà quản trị là người có quyền chỉ huy , giám sát công việc của những người khác.Họ
cũng có quyền sử dụng mọi tài nguyên trong tổ chức mà họ quản trị để hoàn thành mục
tiêu chung. Họ là người chịu trách nhiệm cuối cùng về các mặt hoạt động và kết quả hoạt
động của tổ chức.

Câu 5: Nhà quản trị cần phải có những kỹ năng nào?

Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật
Kỹ năng về nhân sự
Kỹ năng nhận thức, phân tích sự việc (tư duy)

Câu 6: Trình bày các vai trò của nhà quản trị theo Mintzberg :
Mintzberg cho rằng các nhà quản trị đều phải thực hiện mười vai trò khác nhau, có thể
tập trung trong 3 nhóm lớn là : các vai trò quan hệ với con người ; các vai trò thông tin ;
và vai trò quyết định.

a) Các vai trò quan hệ với con người:

-Vai trò đại diện ,hay tượng trưng,có tính chất nghi lễ trong tổ chức
-Vai trò của người lãnh đạo, đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp và kiểm tra công việc của
nhân viên dưới quyền
-Vai trò liên lạc, quan hệ với người khác, ở trong hay ngoài tổ chức, nhằm góp phần hoàn
thành công việc được giao cho đơn vị của họ.
b) Các vai trò thông tin:
-Thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến tổ chức và đến hoạt động của đơn vị
-Phổ biến những thông tin liên hệ đến người có liên quan, có thể là thuộc cấp,người đồng
cấp hay thượng cấp
-Là người thay mặt tổ chức để cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị,
hay cho các cơ quan bên ngoài
c) Các vai trò quyết định :
Có 4 vai trò : vai trò doanh nhân , vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân
phối tài nguyên và vai trò nhà thương thuyết.
-Vai trò doanh nhân xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức
hoặc đưa ra ý kiến mới về sản phẩm ,về quy trình, về nghiệp vụ …
-Trong vai trò người giải quyết xáo trộn, nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với
những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định.
-Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân phối tài nguyên cho ai, cho
đơn vị nào và với số lượng bao nhiêu, thì đó là lúc nhà quản trị đóng vai trò nhà phân
phối tài nguyên.
-Nhà quản trị còn đóng vai trò của một nhà thương thuyết, đàm phán thay mặt tổ chức
trong quá trình hoạt động để ký kết các hợp đồng cần thiết.

Câu 7: Giải thích tầm quan trọng của chức năng hoạch định :
Chức năng hoạch định là quan trọng ví nó đặt cơ sở cho các chức năng quản trị khác.
Giúp các nhà quản trị chủ động hơn trong việc đối phó với bất trắc của tương lai, tập
trung được nỗ lực của các thành viên trong tổ chức hướng về cùng một tiêu đích và nhờ
đó mà giảm thiểu được các chi phí phát sinh do sự làm việc sai lầm., vô ích và thừa thãi
đối với việc hướng về mục tiêu. Công tác hoạch định cũng làm dễ dàng cho hoạt động
kiểm tra., căn cứ vào mục tiêu đã được xác định.

Câu 8: Chiến lược và kế hoạch khác nhau như thế nào

Chiến lược và kế hoạch khác nhau ở ba điểm : thời gian, phạm vi và mục tiêu.
Chiến lược có thời gian từ 5 năm trở lên, có phạm vi bao quát nhiều lĩnh vực và xác định
mục tiêu cần hoàn thành.
Kế hoạch thì có thời gian ngắn, đi vào những lĩnh vực cụ thể và không tự chọn mục tiêu
mà chỉ chấp nhận và triển khai mục tiêu của chiến lược.

Câu 9: Trình bày tiến trình hoạch định :

Hoạch định chiến lược là công việc quan trọng nhất của nhà quản trị trong chức năng
hoạch định.Đây cũng là tiến trình đầy đủ nhất mà căn cứ vào đó, nhà quản trị sẽ vận dụng
để thiết lập kế hoạch cho các đơn vị cấp dưới và cho từng thời kỳ cụ thể.
Tiến trình hoạch định chiền lược bao gồm các bước sau:
a) Xác định nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức: Nhiệm vụ hay sứ mạng là mục đích
hoạt động của tổ chức, là lý do và ý nghĩa ra đời của tổ chức.Nhiệm vụ thể hiện công việc
mà tổ chức muốn hoàn thành ,cũ thể là ngành hoạt động , sản phẩm và khách hàng của tổ
chức.
Nhiệm vụ được nhà quản trị chọn lựa khi thành lập tổ chức, nhưng sau đó sẽ được xem
xét và xác định căn cứ vào đặc điểm của môi trường và của tổ chức.
Mục tiêu là những trạng thái, những kết quả, những chi tiêu cụ thể mà tổ chức phấn đấu
để đạt đến trong một khoảng thời gian nhất định.Mục tiêu xuất phát từ nhiệm vụ, nhưng
rõ ràng và cụ thể hơn nhiệm vụ.
b) Phân tích môi trường: Mội trường hoạt động của một tổ chức bao gồm những yếu tố,
những lực lượng, những thể chế nằm bên ngoài tổ chức; nhà quản trị không thể kiểm soát
được nhưng chúng có ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức.
Môi trường của một tổ chức được chia thành 2 loại: Môi trường vĩ mô và môi trường vi
mô.
Môi trường vĩ mô còn được gọi là môi trường tổng quát là những yếu tố có ảnh hưởng
đến tất cả mọi ngành và mọi tổ chức, bao gồm các yếu tố kinh tế, chính trị_ pháp luật,
văn hóa_ xã hội , tự nhiên và công nghệ
Môi trường vi mô gọi là môi trường cạnh tranh, là những yếu tố ảnh hưởng đến từng tổ
chức cụ thể, bao gồm khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, đối thủ tiềm
năng và sản phẩm thay thế
Mục đích của việc phân tích môi trường là để nhận ra những cơ hội và đe dọa của môi
trường đối với tổ chức. Trên cơ sở đó ,nhà quản trị sẽ có thể thấy rõ hơn các điểm mạnh
và điểm yếu.
c) Phân tích nội bộ tổ chức:là phân tích đánh giá tình trạng thực tế của tổ chức về tài
nguyên (nguồn lực) và trên các lĩnh vực hoạt đông quan trọng như sản xuất, tiếp thị,
nghiên cứu- phát triển…Mục đích của việc phân tích nội bộ là để thấy được các điểm
mạnh và điểm yếu của tổ chức
d) Nhận ra các phương án chiến lược và chọn chiến lược phù hơp: Mỗi mục tiêu của
tổ chức đều có thể có nhiều phương án chiến lược khác nhau để thực hiện. Nhà quản trị
phải tìm ra những phương án chiến lược khác nhau đó, đánh giá, so sánh từng phương án
và chọn phương án phù hợp nhất đối với các đặc điểm của môi trường và đặc điểm của tổ
chức.
e) Thực thi chiến lược và đánh giá: Thực hiện chiến lược sẽ giúp cho nhà quản trị nhiều
thông tin quý giá để hoàn chỉnh tiến trình hoạch định của mình.

Câu 10: Quyền hành của nhà quản trị xuất phát từ những cơ sở nào? Khi sử dụng
quyền hạn quản trị , các nhà quản trị cần lưu ý đến những yếu tố nào ?
Quyền hành của nhà quản trị xuất phát từ những cơ sở :
- Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ
- Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng
- Bản thân nhà quản trị có khả năng và có các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng.
Nếu không có đầy đủ 3 yếu tố đó, quyền hành của nhà quản trị sẽ không vững mạnh, và
rất khó để điều khiển cấp dưới.
Khi sử dụng quyền hành quản trị ,các nhà quản trị cần lưu ý đến nhiều yếu tố sau : như
pháp luật và các quy định của nhà nước, đạo đức xã hội , điều kiện sinh học của con
người…
Câu 11: Trình bày những lợi và hại của sự phân cấp quản tri:
Tạo điều kiện cho doanh nghiệp đáp ứng kịp thời, nhanh chóng và phù hợp với những
yêu cầu của tình hình
Sự phân cấp giúp giải phóng bớt khối lượng công việc cho nhà quản trị cấp cao, đồng
thời cũng tạo điều kiện để đào tạo các nhà quản trị cấp trung, chuẩn bị thay thế cho các
nhà quản trị cấp cao khi cần thiết. Tuy nhiên, sự phân cấp cũng có thể dẫn đến những hậu
quả không tốt, như làm mất tính thống nhất của cả công ty, hoặc kết quả hoạt động của
các đơn vị phân cấp không khả quan do trình độ có giới hạn của các nhà quản trị cấp
dưới.
Câu 12: Những yếu tố nào có ảnh hưởng quan trọng đến việc xây dựng cơ cấu tổ
chức ?
- Chiến lược của tổ chức
- Đặc điểm của môi trường kinh doanh
- Công nghệ được tổ chức sử dụng
- Đặc điểm nhân sự trong tổ chức.-
Câu 13: Hãy nêu những hạn chế của mô hình cơ cấu chức năng ?
- Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng
Mỗi đơn vị chức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà quên
đi mục tiêu chung của cả tổ chức. Chính vì chỉ tập trung vào các mục tiêu của đơn vị
mình , các đơn vị chức năng dễ mâu thuẫn lẫn nhau trong phối hợp công việc.Vai trò
phối hợp các đơn vị chức năng để đạt được mục tiêu chung đặt nặng lên các nhà quản
trị cấp cao.
- Khi mở rộng phạm vi về sản phẩm dịch vụ , phụ trách các đơn vị chức năng sẽ
gặp khó khăn trong việc truyền thông và phối hợp lẫn nhau trong khi họ chịu
trách nhiệm cho vài loại sản phẩm dịch vụ khác nhau, đặc biệt là khi tổ chức phát
triển ở cả thị trường nội địa và thị trường quốc tế.
- Về mặt đào tạo các nhà quản trị tương lai, mô hình này không tạo điều kiện thuận
lợi để họ có cái nhìn tổng hợp về toàn bộ tổ chức.

Câu 15: Cách thức lãnh đạo nào là tốt nhất đối với các nhà quản trị ?
Cách thức lãnh đạo tốt nhất mà các nhà quản trị nên áp dụng là cách thức lãnh đạo trong
đó nhân viên và nhà quản trị cùng nhau thảo luận và đi đến quyết định chung về những
việc cần làm.

Câu 16: Sự nhiệt tình của nhân viên có liên quan gì đến sự động viên của nhà quản
trị ?
Có liên quan đến cách thức lãnh đạo

Câu 17: Vai trò của kiểm tra trong công tác quản trị ?
- Kiểm tra rất quan trọng vì nó giúp nhà quản trị theo dõi việc đạt tới mục tiêu
chung của tổ chức theo như kế hoạch đã đặt ra.
- Kiểm tra là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị
- Kiểm tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu của
tổ chức đã đặt ra hay không.
- Kiểm tra là sự liên kết của nó với chức năng hoạch định và hoạt động ủy quyền.
Câu 18: Mô tả các bước trong quy trình kiểm tra ? Quy trình kiểm tra bao gồm 3
bước:
- Bước 1: Đo lường việc thực hiện công việc
Nhà quản trị cần đo lường những gì ?
Đây là điểm quan trọng nhất trong quy trình kiểm tra. Lựa chọn sai tiêu chuẩn có thể dẫn
đến kết quả không hay. Tuy nhiên , việc lựa chọn tiêu chuẩn sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực
hoạt động của tổ chức/ bộ phận. Ví dụ, đối với bộ phận sản xuất nhà quản trị thường sử
dụng tiêu chuẩn đo lường là số sản phẩm sản xuất trong một ngày , số sản phẩm sản xuất
trong một giờ công, tỉ lệ phế phẩm, tỉ lệ sản phẩm bị khách hàng trả lại,…Hoặc, đối với
bộ phận hành chánh, các tiêu chuẩn được sử dụng là số trang đánh máy trong một ngày,
thời gian thực hiện của một quy trình công việc,…
Nhà quản trị đo lường bằng cách nào ?
Để đo lường, nhà quản trị sử dụng các nguồn thông tin như tự quan sát, các báo cáo thống
kê, các hình thức báo cáo bằng văn bản hoặc bằng miệng. Nhà quản trị thường phối hợp
tất cả các nguồn trên để có nguồn thông tin đa dạng, đầy đủ và chính xác.
- Bước 2: So sánh kết quả công việc với các tiêu chuẩn
Bước so sánh giúp nhà quản trị xác định sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn đã đặt ra và kết
qủa công việc thực tế.
- Bước 3: Điều chỉnh sự khác biệt so với tiêu chuẩn
Điều chỉnh các hoạt động thực tế hoặc hiệu chỉnh lại các tiêu chuẩn ban đầu. Sự khác biệt
giữa kết quả và tiêu chuẩn xuất hiện và tồn tại là do mục tiêu ban đầu đặt ra quá cao hoặc
quá thấp; hoặc nhà quản trị cần thay đổi chiến lược , thay đổi bổ sung nhân sự,…để quá
trình thực hiện thuận lợi và chính xác hơn.

Câu 19: Ra quyết định là gì ?Nhà quản trị có thể ra những quyết định tối ưu không?
- Ra quyết định là quá trình phân tích, lựa chọn giữa hai hay nhiều phương án hành động
hoặc giải pháp cho một vấn đề đã xác định .
(- Ra quyết định là một nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản trị để đối phó với các cơ
hội hay đe dọa đối với tổ chức. Các quyết định của nhà quản trị có thể mang tính chiến
lược, chiến thuật hay tác nghiệp; có thể là những quyết định thường xuyên hay khẩn cấp;
có thời gian dài hạn hay ngắn hạn và thuộc mọi lĩnh vực hoạt động của tổ chức.)
- Quyết định của nhà quản trị khó có thể gọi là tối ưu vì bị nhiều giới hạn. Họ chỉ có thể
ra những quyết định thỏa đáng theo những điều kiện cụ thể.

Câu 20: Trình bày tiến trình ra quyết định ?

Tiến trình ra quyết định bao gồm 6 bước : Xác định vấn đề cần quyết định ; Nhận ra các
phương án ; Đánh giá các phương án ; Chọn lựa giải pháp ; Thực hiện giải pháp được
chọn ; Rút kinh nghiệm phản hồi.
Bước 1: Xác định vấn đề cần quyết định
Đây là bước khởi đầu , trong đó nhà quản trị nhận thấy có một vấn đề cần quyết định và
cũng có nhu cầu phải ra quyết định. Vấn đề liên quan đến nội dung của quyết định và nhu
cầu ra quyết định liên quan đến thời gian ra quyết định.
Bước 2 : Nhận ra các phương án
Sau khi xác định nhu cầu và vấn đề phải quyết định, nhà quản trị phải vận dụng suy nghĩ
để nhận ra những phương án hành động có thể lựa chọn để giải quyết vấn đề.

Bước 3 : Đánh giá các phương án

Sau khi đã nhận ra các phương án, nhà quản trị phải đánh giá các điều lợi và bất lợi của
từng phương án. Phải hiểu rõ nội dung của vấn đề cần giải quyết để thấy được tiêu chuẩn
nào là chính yếu được dùng để chọn lựa giải pháp. Các tiêu chuẩn có thể dùng để đánh
giá các phương án là (1) hợp pháp, (2) đạo đức kinh doanh, (3) hiệu quả kinh tế, (4) khả
năng thực hiện giải pháp.Trong khi đánh giá các phương án,các nhà quản trị không nên
chỉ chú trọng vào một tiêu chuẩn chung nhất mà nên phối hợp, cân nhắc giữa nhiều tiêu
chuẩn.
Bước4 :Chọn lựa giải pháp
Sắp xếp các phương án đó theo thứ tự để chọn phương án có điểm tốt cao nhất theo các
tiêu chuẩn đã nêu
Bước 5 : Thực hiện giải pháp đã chọn
Một khi nhà quản trị đã quyết định chọn một giải pháp, giải pháp đó sẽ phải được đem ra
thực hiện. Sự thực hiện giải pháp lại có thể kéo theo nhiều quyết định khác .Nếu không
làm các quyết định triển khai,việc chọn giải pháp trở thành vô ích.
Bước 6 : Rút kinh nghiệm phản hồi
Rút kinh nghiệm từ những thông tin phản hồi. Để có thể thường xuyên ra những quyết
định đúng đắn, các nhà quản trị nên thiết lập một cơ chế và thủ tục thu thập thông tin
phản hồi từ những quyết định đã làm để tránh các khuyết điểm đã xảy ra, hoặc để duy trì
những mặt tốt đẹp đã được thực hiện.

Câu 14 : Giải thích ý nghĩa quan trọng của điều khiển trong quản trị ?