Tugas Dan

Tanggungjawab
1. APA ITU MESYUARAT
1.1 PERJUMPAAN UNTUK
PERBINCANGAN
1.2 ADA AJK
1.3 ADA MINIT/ LAPORAN UNTUK
TINDAKAN

FKF
 JENIS-JENIS MESYUARAT

• Mesyuarat Agung
• Mesyuarat Agung Luar Biasa
• Mesyuarat Jawatankuasa
• Mesyuarat Jawatankuasa
Projek
Mesyuarat Agung.

1. Mengedarkan surat jemputan Mesyuarat Agung Kelab

diedarkan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat
diadakan dengan disertakan minit mesyuarat yang lalu.

2. Atur Cara Majlis Mesyuarat Agung

2.1 Ucapan Alu-aluan

2.2 Ucapan Penasihat Kelab
2.3 UcapanPerasmian Mesyuarat Agung
2.4 Agenda Mesyuarat Agung

2.4.1 Ucapan Pengerusi Mesyuarat

2.4.2 Membentang dan mengesahkan minit
mesyuarat agung yang lalu.
2.4.3 Membentangkan laporan tahunan.
2.4.4 Membentangkan dan mengesahkan
laporan kewangan
2.4.5 Pemilihan Ahli Jawatankuasa
i. Pengerusi
ii. Naib Pengerusi
iii. Setiausaha
iv. Penolong Setiausaha
v. Bendahari
vi. Penolong Bendahari
vii. Ahli Jawatankuasa
2.4.6 Pemilihan dua orang juru
audit
2.4.7 Membahaskan usul-usul yang
diterima
2.4.8 Ucapan penangguhan
Mesyuarat Agung Luar Biasa
Mesyuarat Agung Luar Biasa / Tergempar
boleh diadakan dengan kehendak
sebahagian ahli atau Ahli Jawatankuasa
bagi membincangkan satu agenda sahaja.
Notis hendaklah disiarkan dua minggu
sebelum diadakan.
Mesyuarat ini juga boleh diadakan
kerana:
i. Permintaan bertulis 2/3 ahli
ii. Pengerusi memikirkan perlunya
mesyuarat diadakan.
PENGENDALIAN MESYUARAT
AJK
• S/U MENGHANTAR SURAT PADA AJK
• KEHADIRAN 2/3 AJK
• PENGERUSI MEMPENGERUSI
MESYUARAT
• MINIT MESYUARAT DICATAT OLEH S/U
• MESYUARAT DIKENDALIKAN TIDAK
LEBIH DARIPADA 1 ½ JAM
 Mesyuarat Jawatankuasa
Mesyuarat ini diadakan untuk mengerakkan
aktiviti kelab. Mesyuarat hanya boleh
dijalankan sekiranya cukup korum (2/3
daripada ahli jawatankuasa). Mesyuarat ini
hendaklah dihadiri oleh guru penasihat yang
dilantik oleh Pengetua. Notis panggilan
mesyuarat hendaklah diberi dalam tempoh satu
minggu.
Agenda Mesyuarat hendaklah merakumi perkara
berikut
i. Ucapan Pengerusi.
ii. Mengesahkan minit mesyuarat yang
lalu.
iii. Perkara berbangkit.
iv. Laporan biro-biro.
v. Laporan kewangan.
vi. Hal-hal lain.
Mesyuarat Jawatankuasa Projek
Agenda Mesyuarat
a. Ucapan Pengerusi
b. Membentang dan mengesahkan minit
mesyuarat yang lalu
c. Perkara-perkara berbangkit
d. Membincangkan hal projek i.
Tarikh
ii. Hari
iii. Masa
iv. Tempat
e. Melantik ahli jawatankuasa projek
f. Tugas-tugas ahli jawatankuasa projek
g. Kewangan projek
h. Hal-hal lain.
 KEKERAPAN
• MESYUARAT AGUNG- 1 KALI
SETAHUN
• MESYUARAT AJK- 6 KALI
• MESYUARAT AGUNG LUAR BIASA
• MESYUARAT JK PROJEK
1. NOTIS MESYUARAT
1.1 tarikh/tempat/masa
1.2 agenda
1.3 rakaman minit mesyuarat lepas

NBA
2. LAPORAN MESYUARAT
dikenali sebagai “ minit mesyuarat”. ditulis oleh
setiausaha yang menguasai kemahiran berbahasa
dengan menghasilkan minit dengan jelas, tepat dan
lengkap.
i. hadir sepanjang mesyuarat
ii. mengemaskini :
a. senarai kedatangan
b. buku catatan minit
NBA
iii. Mencatat dengan lengkap perkara-perkara
perbincangan dan keputusan yang dibuat
iv. Menyemak ketepatan catatan dengan Pengerusi
dan menulis draf dengan segera sementara
ingatan masih segar

NBA
 Buku Catatan Minit Mesyuarat:
i. Segala butiran mesyuarat dari awal hingga akhir
ii. Segala keputusan
iii. Cadangan dan sokongan pada usul atau isu
iv. Nama pencadang/penyokong
v. Undian dan jumlah undi

NBA
Contoh Surat Jemputan Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Lampiran
Kelab Pencinta Alam,
SMK Binjai, SMKBj/05/KPA/(13)
24000 Kemaman. 15.3.2005
Saudara Mohamad bin Atan,
Tingkatan 2 KT 1.
Saudara/Saudari,
MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA KELAB PENCINTA ALAM SEKOLAH
Sukacita dimaklumkan bahawa Mesyuarat Ahli Jawatankuasa, Kelab Pencinta
Alam,SMK Binjai akan diadakan seperti butiran dibawah:
Tarikh : 13.4.2005(Sabtu)
Masa : 8.00 pagi
Tempat : Bilik Bacaan, SMK Bandar Binjai.
2. Agenda Mesyuarat adalah seperti berikut:
2.1 Ucapan Pengerusi 2.4 Laporan kewangan
2.2 Mengesahkan minit 2.5 Laporan biro-biro
mesyuarat yang lalu. 2.6 Hal-hal lain
2.3 Perkara berbangkit.
3. Saudara / saudari dijemput hadir ke mesyuarat ini. Kehadiran amat
dihargai.
Sekian, terima kasih.
Saya yang menurut perintah,
( EN. MUHAMMAD ZANI B. AHMAD )
Setiausaha Kelab Pencinta Alam.
s.k. 1. Guru Penasihat Kelab Pencinta Alam
2. Pengerusi Kelab Pencinta Alam.
4. FORMAT MINIT
• tidak terlampau terperinci dan tidak terlampau
ringkas
• Mempunyai 3 kandungan :
i.. Bil/Agenda
ii. Perkara
iii. Tindakan
NBA
A. Bahagian kepala/tajuk
• Nama mesyuarat
• Bilangan mesyuarat
B. Masa dan tempat
• Tarikh mesyuarat
• Masa
• tempat

NBA
1. Ucapan Pengerusi
• Salam dan mengalukan kedatangan ahli
mesyuarat
• Menyatakan tujuan dan objektif mesyuarat
• Mengimbas kejayaan aktiviti yang lepas
• Mengucapkan tahniah dan syabas kepada
semua yang terlibat terhadap kejayaan
tersebut
Tindakan : makluman
NBA
C. Kehadiran
•Hadir
•Turut hadir
•Tidak Hadir
•Tidak Hadir Proksi
NBA
D Agenda
• Ucapan Pengerusi
• Pengesahan Minit Mesyuarat
• Perkara-perkara berbangkit
• Usul/Isu...............
• Hal-hal lain
NBA
 E.Penutup
• Penangguhan mesyuarat
• Ucapan terima kasih Pengerusi
• Catatan mesyuarat akan datang
• Tandatangan pencatat (yang
menjalankan tugas)
NBA
Contoh Minit Mesyuarat Agung Lampiran
Tarikh : 11.3.2005 (Isnin)
Masa : 2.30 petang
Tempat : Dewan SMK Binjai Kemaman
Kehadiran : 50/70 (senarai nama dilampirkan)
Bil. Agenda Catatan
1. Ucapan Pengerusi
2. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu.
2.1 Pencadang
2.2 Penyokong
3. Membentang laporan tahunan
3.1 Pencadang
3.2 Penyokong
4. Membentang dan mengesahkan laporan kewangan
4.1 Pencadang
4.2 Penyokong
5. Pemilihan Ahli Jawatankuasa
5.1 Pengerusi
5.2 Naib Pengerusi
5.3 Setiausaha
5.4 Penolong Setiausaha
5.5 Bendahari
5.6 Penolong Bendahari
5.7 Ahli Jawatankuasa (maksima 7 orang)
6. Pemilihan dua orang Juruaudit
7. Membahaskan usul-usul yang diterima
8. Ucapan penangguhan
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang.

Dicatatkan oleh
Setiausaha
Contoh Minit Mesyuarat Ahli Jawatankuasa Lampiran
Tarikh : 13.4.2005 (Sabtu)
Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Bacaan SMK Binjai Kemaman.
Ahli yang hadir : 13/15 (Senarai dilampirkan)
Bil Agenda Tindakan
1. Ucapan Pengerusi
2. Mengesahkan Minit Mesyuarat kali ke dua
2.1. Pencadang
2.2. Penyokong
3. Perkara Berbangkit
3.1.
3.2
4. Laporan Jawatankuasa Kecil
5. Laporan Kewangan
6. Hal-hal lain
Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 10.30 pagi

Dicatat oleh,
……………………………………… …………………………………………
( EN.MUHAMMAD ZANI B.AHMAD ) Disahkan oleh Guru Penasihat
Setiausaha,
Tarikh : 13.4.2005
1. PENGERUSI
1.1 Merancang serta membuat persediaan awal
1.2 Tahu secara pasti tentang tujuan mesyuarat
1.3 Tiba pada tepat masa
1.4 Pandu perbincangan dengan :-
 
• Buka mesyuarat dalam suasana harmonis
• Memperkenalkan agenda satu-persatu
• Hidupkan perbincangan dengan penyertaan ahli
• Hormati pertanyaan dan pandangan ahli
• Beri peluang kepada setiap ahli secara adil
• Sentiasa mengingatkan ahli tentang objektif
mesyuarat

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
 Peranan
Peranan Pengerusi
Pengerusi Mesyuarat
Mesyuarat

 Tepati masa
 Ada catatan
 Bijak membuat keputusan
 Ada objektif dan matlamat
 Terima semua pandangan
 Harapan dan sokongan
 Sikap terbuka dan telus
 Tidak beremosi
 Peluang samarata
 Menggalakkan komunikasi antara ahli
 Tidak menghalang komunikasi ahli
 Tidak mematikan idea, pendapat atau hujah ahli lain
 Tidak menyerang jika ahli tidak bersetuju
 Kemahiran memerhati ahli lain melalui tingkahlaku bukan lisan
 Kemahiran mengawal tingkalaku ahli lain seperti; lawak yang
terlalu kerap, sentiasa menentang keputusan majoriti dsbnya.
 Peranan
Peranan Ahli
Ahli Majlis
Majlis Mesyuarat
Mesyuarat

Kesopanan dalam bermesyuarat

 Sebut ‘Tuan pengerusi’
 Tenang
 Kemahiran mendengar
 Tidak menyampok
 Minta penjelasan
 Bantahan / sokongan yang tidak melulu
 Patuh peraturan mesyuarat
 Tidak berebut memberi pendapat
 Berbicara dengan tenang
 Tidak beremosi
 Tidak berat sebelah
 Tidak menyindir
 Sikap terbuka
 Tidak cepat prasangka
 Tidak kecewa-jika cadangan ditolak
 Bersungguh-sungguh
 Tidak sambil lewa
 Patuh keputusan majoriti
 Kebenaran keluar mesyuarat
 
1.5 Mengambil bahagian dengan:-

• Mendengar dengan tajam

• Dapatkan penjelasan
• Jernihkan salah tanggapan
• Membetulkan kesalahan
• Menolak perkara-perkara
tidak berkaitan
• Menyelaras dan menyatukan
idea
• Merumus keputusan mesyuarat
  Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
1.6  Kawal mesyuarat untuk:-

 
• Menguasai perbincangan
• Wujudkan suasana harmoni
• Ransangkan setiap ahli
untuk beri pendapat
• Tegas dan bertimbang rasa

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
1.7 Tutup mesyuarat:-

 
• Gunakan kata-kata
semangat
• Tepati masa
• Tetapkan tarikh
mesyuarat akan datang
• Tangguhkan mesyuarat
dengan sempurna

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
 2. SETIAUSAHA

2.1 Aturkan Pengurusan dan

Pentadbiran Mesyuarat
• Bantu pengerusi dalam membuat
perancangan
• Hantar surat panggilan mesyuarat
menepati jadual
• Menyediakan bilik mesyuarat
• Hadir tepati masa
• Memahami kehendak semua ahli

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
 2. SETIAUSAHA

2.2 Semasa Mesyuarat

• Taklimat pengerusi mengenai

agenda
• Jadi pembantu pengerusi
• Buat penjelasan bila diperlukan
• Buat catatan keputusan
perbincangan

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
2.1    Selepas Mesyuarat
 
• Ambil tindakan susulan
• Buat draf laporan mesyuarat dan serahkan
untuk semakan pengerusi
• Menyiapkan laporan dan untuk edaran pada
mesyuarat akan dating
• Menyelia aktiviti atau projek yang telah
diputuskan dalam mesyuarat
 
 

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
 **Penolong Setiausaha
• Membantu menyempurnakan
sebahagian dari tugas
setiausaha.
Contoh:
• Mencatat minit mesyuarat
• Menyediakan pelaporan minit
mesyuarat

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
3.   BENDAHARI 
3.1 Bertanggungjawab penuh terhadap
semua urusan kewangan
3.2 Menyediakan laporan kewangan
3.3 Bersedia membuat laporan
kedudukan kewangan pada bila-bila
masa
3.4 Mengemukakan cadangan tentang
cara menambah wang tabungan
3.5 Memberi nasihat tenteang
perbelanjaan
3.6 Memungut yuran keahlian
3.7 Menjelaskan hutang piutang
3.8 Pastikan akaun diaudit
  Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
3.AHLI JAWATANKUASA
3.1 Tiba pada tepat masa
3.2 Bersedia untuk membuat
laporan
3.3 Bersedia untuk berbincang
3.4 Mengambil bahagian dengan:-
• Memberi pandangan dan buah
fikiran
• Mendengar dengan teliti
• Respon kepada isu yang anda
benar-benar tahu

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
3.1Sokong pengerusi dengan:-
• Iktiraf kuasa yang ada pada
pengerusi
• Patuhi undang-undang /
peraturan mesyuarat
• Berikan komen atau pandangan
membina serta ikhlas
• Jangan mengejek atau menghina
ahli lain

Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

KESIMPULAN
 
Apa yang anda lakukan adalah untuk menunaikan amanah
yang ahli berikan dan bukannya untuk kepentingan AJK
atau peribadi.
 
• Berusaha mencapai objektif mesyuarat
• Tidak ada ‘cakap-cakap’ diluar mesyuarat
• Semua keputusan mestilah dibuat dalam masa mesyuarat
dengan persetujuan bersama atau majoriti
• Laksanakan tindak susul berdasarkan keputusan mesyuarat
• Fokuskan perbincangan kepada APA, KENAPA dan
BAGAIMANA
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 
Tugas A
- Tugas anda ialah mempengerusikan mesyuarat supaya
berjalan lancar sehingga tamat
- Cadangkan satu program / projek atau aktiviti untuk
dilaksanakan pada semua ahli di bawah anda.
- Pastikan program yang dirancangkan oleh anda ini
berjaya untuk dilaksanakan dan mendapat
persetujuan semua AJK tertinggi
- Pengerusikan mesyuarat sehingga tamat.
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 

Tugas B
- Tugas anda ialah membantu Pengerusi dan
mempastikan supaya mesyuarat berjalan lancar
sehingga tamat.
- Pastikan diri anda sentiasa menyokong cadangan dan
pendapat Pengerusi (A).
- Bertindak sedaya upaya supaya semua hujah yang
menentang pengerusi dipatahkan.
- Anda ialah orang kuat pengerusi
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 

Tugas C
- Tugas anda ialah sebagai pembangkang utama.
- Pastikan anda sentiasa berhujah dan membangkang
serta mematahkan segala cadangan yang dibuat oleh
pengerusi mesyuarat.
- Bertindak sedaya upaya supaya mesyuarat itu
menjadi gagal dalam membincang sebarang agenda.
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 
Tugas D
- Pastikan diri anda sentiasa menyokong
cadangan dan pendapat (C).
- Tugas anda ialah sebagai pembangkang serta
mematahkan segala cadangan yang dibuat
oleh pengerusi mesyuarat.
- Pastikan anda sentiasa regu bersama C
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 
Tugas E
- Tugas anda ialah sokong apa sahaja
cadangan yang dibuat, tidak kira pihak
mana, yang pasti anda menyatakan sokongan
Sahaja !
- Sesekali cuba mencelah dengan buat unsur
humur (Hiburan, Cth. Menyanyi dan
sebagainya).
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 

Tugas F
- Cuba buat huru-harakan mesyuarat ini supaya tidak
dapat berjalan dengan baik.
- Gunakan bahasa kasar, sesekali gertak AJK dengan
menyatakan mesyuarat hari ini tidak berfaedah dan
hanya membuangkan masa sahaja.
- Bertindak sedaya upaya supaya mesyuarat itu tamat
secepat mungkin.
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 
Tugas G
- Cuba tunjukkan mesyuarat hari ini memboringkan
anda !
- Buat-buatlah kerja sendiri spt. tidur,
menguap,mengeliat,menggaru kepala dan
sebagainya.
- Sesekali minta diri untuk ke tandas, take 5
dsbnya.
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 
Tugas H
- Rilekskan diri anda…
- Diam dan tak perlu bercakap banyak
- Hanya Sentiasa sibuk menerima
panggilan telefon dari kawan-kawan.
 Tugas
Tugas Dan
Dan Tanggungjawab
Tanggungjawab

TUGASAN PERIBADI
 

Tugas I(Setiausaha)
- Tugas Anda buat laporan perjalanan
mesyuarat
- Catatkan segala agenda mesyuarat