An Introduction to Analysing Qualitative Data Using NVivo 2.

0 
Tracy Panther, Oxford Brookes University Business School 

1  Introduction 
1.1 Aims;

· To illustrate computer­assisted qualitative data analysis.
· To provide a basic introduction to qualitative data management and analysis.
· To familiarise the user with NVivo so that he/she can consider its suitability for his/her own needs. 

1.2 About this guide;

· This guide assumes that the user is familiar with a Windows package such as MS Word or Excel.
· Furthermore, this guide assumes that the user has a sound understanding of qualitative research generally 
and, more specifically, the principles of qualitative data analysis.
· Exercises 1 to 9 are designed to take the user through a series of fundamental steps relating to the use of 
NVivo. These exercises refer to the data set introduced in section 2.3 below.
· Exercise 10 is designed to help you to analyse your own data set using NVivo.
· Within these exercises, the symbol þ means that you are required to take action, either by issuing a 
command(s) or entering text.
· Please note; This guide will introduce you to the elementary features of NVivo. This is a broad ranging and 
powerful software, with a great many further features that you may like to explore independently. 

2  Background 
2.1 NVivo 
NVivo is just one of a number of Computer Assisted Qualitative Data Analysis Software (CAQDAS) packages 
available today. NVivo (an abbreviation of NUD*IST Vivo) is a relatively recent development within the established 
and widely used QSR NUD*IST software range. 

2.2 Prior to using NVivo 
Before data are analysed in NVivo it is important that you develop an understanding of qualitative research 
generally, and the principles of qualitative data analysis. 

Prior to analysis (whether manual or computer assisted), the researcher should always have specific research 
questions/objectives, and have determined an approach to analysis. Once an approach has been determined, 
NVivo can facilitate the process of analysis. 

Such software should be thought of as a tool to assist in the process of qualitative data analysis. It is not a magic 
wand! Its use does eliminate the need for the researcher to make important decisions regarding the form of the 
analysis along the way, and of course, the researcher will still be required to interpret the data. No software can 
replace these tasks. Please do not be mistaken, NVivo does not perform the analysis on your behalf! 

However, NVivo is a valuable project management tool, and facilitates the storage, coding and retrieval of data, as 
we hope this guide will demonstrate. 

2.3 About this data set 
These data were collected from students who, as part of a class on Writing and Writer’s Block, were set the 
following preparatory work: “Describe in detail how you write. Pay particular attention to the details. There must be 
no conferring with other people. Bring your written piece to the next class.” 

The data were obtained from a convenience sample of ten students. Permission to use these data in a suitably 
anonymised form for teaching purposes was obtained. Thus, the total data set available for this guide to using 
NVivo for the analysis of qualitative data comprises ten individual data files, each containing a short narrative. 

In Exercises 1 to 4, you will notice that just two of these ten data files are referred to, whilst the entire data set 
forms the basis of Exercises 6 to 9.
3  Using NVivo 

NVivo follows the conventions used in other Windows applications, making use of a variety of dialogue boxes and 
menus, commanded by a series of mouse clicks. Therefore, you rarely have to use the keyboard other than for 
entering text. 

Exercise 1: Loading NVivo 
þ Power up your machine and your normal screen will appear. 

þ After clicking on the Start button in the bottom left corner of your screen, NVivo is usually found somewhere in 
the Programs option (often in the QSR sub­directory). 

þ Click on the NVivo option to load and run NVivo. 

You will now see a screen that looks like this; 

This is the NVivo Launch Pad, which provides you with the option of creating a new project or opening an existing 
project. We will consider the other features of the Launch Pad later in this guide. 

End of Exercise 1.
Exercise 2: Opening a previously created NVivo project 
Save the projects zip file located within the NVivo guide resource at www.pearsoned.co.uk/saunders to your USB 
mass storage device.  Unzip the file to access the projects1 and projects2 folders containing the files you will need 
for this exercise. 

þ Click on Open a Project. 

þ Click on the Choose button within the Open Project window, and you will be given the option to choose a 
project folder. 

þ Attach your USB device containing the projects1 and projects2 folders to your computer. 

þ Drop the Drives menu and click on the drive relating to your USB device. 

You should now see the following Choose Project Folder window (note: drive a: has been used as an example – 
your drive name may differ); 

þ Highlight Project 1 and click OK. 

You will now see the Project Pad for this project, as shown below; 

The Project Pad enables you to perform a range of activities and offers easy access to the key features of the 
software. We will be returning to this screen throughout the following exercises. 

End of Exercise 2.
Exercise 3: Exploring and Browsing Documents 
You will have noticed that the Project Pad contains two main tabs; Documents and Nodes. As you move from 
Documents to Nodes, by clicking on each in turn, the command options (button labels) within the Project Pad 
change. We will begin by considering the Document features, before moving to considering Nodes in Exercise 4. 

The project that you have opened (Project 1) contains 2 documents (or data files). The purpose of this exercise is 
to demonstrate how to explore and browse these previously created documents. 

þ Before you begin this exercise, ensure that you are looking at the document command options (rather than the 
node command options) by clicking on the main Documents tab. 

þ Now click on Explore Documents. 

You are now within the Document Explorer window for this project, and will see a screen that looks like this; 

The documents contained within the project are listed in the Contents of All Documents frame, together with 
details of their size (number of characters), and date of creation/modification.
þ Highlight Data File 1, and click on Browse in the tool bar on the left to view this document. You should now see 
the following Document Browser window; 

To view Data file 2, you can either; 
þ close the Data file 1 Document Browser window and return to the Document Explorer window to select 
another document, or 
þ within the Data file 1 Document Browser, drop the menu in the first text box (which currently reads Data File 1), 
and click on Data file 2. This will automatically take you to the Data file 2 Document Browser window. 

þ Now close both the Document Browser and Document Explorer windows, and return to the Project Pad by 
clicking on the X on the top right hand corner of the windows. 

Documents may also be accessed directly, as follows; 

þ Click on Browse a Document in the Project Pad. 

You will see the following screen; 

þ Highlight a document in the Choose Document window, and click on OK. 

þ Before moving on to Exercise 4, please read the narratives contained within Data File 1 and Data File 2. 

þ Close all windows and return to the Project Pad. 

End of Exercise 3.
Exercise 4: Coding Documents 
Your approach to coding (or categorising) data within NVivo will be determined by your overall research approach. 
If you are working inductively, then it is likely that you will begin by examining the data for reoccurring themes that 
emerge from the data. If, however, you are adopting a deductive research approach then you may begin the 
analysis process with a pre­determined list of themes to be explored. 

For the purpose of this user guide, we will be adopting an inductive approach, which will begin with a visual 
inspection of the data. Having read Data Files 1 and 2, you should be aware of some themes emerging from these 
data. For example, both narratives include references to refreshments (cups of tea), the use of music, times of the 
day, the venue for writing activity – make a notice of these before continuing with the exercise. In this exercise, we 
will begin the process of coding text within NVivo. 

Before we can begin this process, it is important to understand the term Node. Once sections or passages of data 
have been coded, NVivo ‘stores’ these data within a Node. This facilitates the process of retrieving data, which will 
be explored in Exercise 7. NVivo distinguishes between various types of Nodes; Free Nodes, Tree Nodes and 
Case Nodes. Free Nodes are the focus of this exercise. 

(Please note: Within NVivo, there are alternative methods of creating nodes and coding data. We will explore just a 
couple of these). 

Exercise 4a: Creating a Free Node in advance of the coding process 
þ Click on the Nodes tab in the Project Pad. You will now see the following screen; 

þ Now click on Create a Node, to open the Create Node window. 

þ Enter the title that you wish to give the node in the Title box, as indicated below. (Note: we have chosen to label 
this node ‘Music’. Any title can be used, to a maximum of 36 characters. However, shorter titles are easier to work 
with at later stages in the analysis process, as you will see in later exercises). 

(Note: You may also enter a description of the node in the Description box. This can be used to accommodate 
additional information relating to the node, for example, a more detailed explanation of the abbreviated title, which 
may be useful for you to refer back to later in the coding process).
þ Now click on Create to form the node. You will notice that the newly created ‘Music’ node appears in the Free 
Nodes frame on the left. 

þ Repeat this process to create a second node, relating to one of the other themes you identified within the data 
earlier in the exercise and noted down. (Note: each node title must be distinct from all others). 

þ Close the Create Node window and return to the Project Pad.
Exercise 4b: Coding using a previously created Free Node 
Now that you have created a node, the process of coding data to this node may begin. 

þ Click on the main Documents tab in the Project Pad. 

þ Using the Browse a Document option, open Data File 1 (as detailed in Exercise 3 above). 

þ Click on the Coder button at the bottom of the window, as shown below; 

This will open the Coder window on the right. (Tip: Adjust the size of this window so that it is not obscuring your 
view of the document). 

Your screen should now look like this; 

þ Double click on Free (Free Nodes) in the main frame within the Coder window. This will display a list of the 
codes that you have created to date. 

þ Now highlight the section of text that you wish to code at the Music Node, by clicking on the left mouse button 
and dragging your cursor across the passage.
þ Click on Music in the list of Free Nodes to highlight your selection. 

þ Now apply this code by clicking on the Code button at the bottom of the Coder window (as illustrated below). 

This section of text will now be stored within the Music Node, together with details of its original location (i.e. Data 
File 1). 

þ Repeat this process to code a section of text to one of the other Nodes that you created earlier. 

(Note: NVivo’s coding function is extremely flexible; you may code single characters, individual words, or lengthy 
passages of text; multiple codes can be applied to a single section of text, or codes may overlap)
Exercise 4c: UnCoding using the Coder function 
If at any time you change your mind about the application of a code, or make a mistake in applying a code, text can 
be ‘uncoded’ very simply. 

þ Highlight the section of text that you wish to remove the coding from (for example, the text currently coded at the 
Music Node). 

þ Click on Music in the list of Free Nodes to highlight your selection. 

þ Now remove this code by clicking on the UnCode button at the bottom of the Coder window (as illustrated 
below). 

þ Now close the Coder window, but leave the Data file 1 Document Browser open for the next exercise.
Exercise 4d: Viewing coding activity using Coding Stripes 
Coding Stripes provide a useful visual indication of the codes that have been applied to a document. 

þ Click on the View menu from the menu bar at the top of the Document Browser, and click on Coding Stripes, 
as indicated below; 

þ Increase the width of the entire Document Browser window, by clicking on the right hand edge and dragging it 
to the right. 

þ Now drag the central bar between the two frames back to edge of your document text. This will ensure that you 
will have a good view of the Coding Stripes, and that your document text is not obscured by the right hand frame. 
Your screen should now look like this; 

The coloured Coding Stripes provide an indication of which sections of text have been coded, and at which nodes. 

Leave your screen in this format, with the Coding Stripes displayed, as you undertake the next exercise.
Exercise 4e: Using the Speed Coding Bar to Code / UnCode data 
The Speed Coding Bar (shown below), accessed from within the View menu, is a particularly efficient tool for 
undertaking coding. You will have noticed that the menu at the bottom of the screen now contains the nodes 
created earlier. 

To apply a code using the Speed Coding Bar, follow these 4 steps; 

þ Highlight the relevant passage of text within the document (as you did in Exercise 4b above) 

þ Drop the menu within the Speed Coding Bar to display the list of nodes 

þ Make your selection by clicking on the appropriate node 

þ Click on the Code button in the Speed Coding Bar. 

(Note: A new Coding Stripe will have been created in the right hand frame). 

To remove a code using the Speed Coding Bar; 

þ Undertake the first 3 steps above, then click on the UnCode button in the Speed Coding Bar. 

(Note: The Coding Stripe will no longer be visible for this section of text).
Exercise 4f: Creating a Free Node using the Speed Coding Bar 
The Speed Coding Bar can also be used for the creation of nodes. This is the quickest and simplest way to create 
new nodes during the coding process, as it alleviates the need to return to the Project Pad. 

We will now create a node which will be used to code comments relating to refreshments. 

þ Highlight the relevant passage of text within the document. 

þ Click in the text box on the Speed Coding Bar (Note: it does not matter which node is displayed at the time). 

þ Overtype the node title displayed at the bottom of the window with the name of the new node you wish to create, 
as indicated below; 

þ Click on the Code button to apply. 

(Note: This newly created node will now appear on your node list for future use. Similarly, if you open the Coder 
window, referred to in Exercise 4b, you will see that this newly created node now appears on the list of Free Nodes 
available to you).
Alternatively, the In­Vivo function can be used to create a node and apply coding, if you wish to use an informant’s 
own words as a title for the Node. 

þ Highlight the relevant passage of text within the document. 

þ Click on the In­Vivo button in the left of the Speed Coding Bar. 

You will see that the node is created automatically, with the selected text as the title appearing in the text box on 
the Speed Coding Bar, as shown below; 

þ Close all windows and return to the Project Pad. 

End of Exercise 4.
Exercise 5: Closing a project in NVivo 
Before you commence Exercise 6, you will need to close Project 1 and open Project 2 from the disc in drive a: 

þ To close Project 1, return to the Project Pad and click on Close Project. 

þ A dialogue box will appear, giving you the option to save changes. Once you have indicated whether you would 
like your work on the project during this session to be saved, you will be returned to the Launch Pad (introduced in 
Exercise 1). 

þ To open Project 2, click on Open a Project, and repeat the process outlined in Exercise 2, selecting Project 2 
this time. 

(Note: To close NVivo at any stage, click on Exit NVivo on the Launch Pad). 

End of Exercise 5.
Exercise 6: Revision exercise 
You should now have Project 2 open in NVivo. Project 2 contains 10 data files in total, including the 2 data files that 
you have been using in earlier exercises. These 10 data files have already been coded using Free Nodes. 

Using Exercises 3 and 4 as a guide, explore the project as follows; 

þ Click on Explore Documents and scroll the Document Explorer window to view the details of these 10 data 
files. 

You will notice that Contents of all documents frame displays a series of figures in a column headed ‘Nodes’ (as 
displayed below). This denotes the number of separate nodes that text within each of these documents has been 
coded to. 

þ Return to the Project Pad, Click on Browse a Document, select Data File 4, and view the document. 

þ View Coding Stripes to see the coding that has been applied to this file. 

þ Now, open the Coder window, to view the list of nodes created, as illustrated below. You will need to stretch the 
Coder window vertically to see the full list. A total of 39 Free Nodes have been created within this project as a 
whole. Those appearing in bold text have been utilised in the coding of this document.
(Please note: The nodes appearing in the Speed Coding Bar menu are NOT necessarily those utilised in the 
coding of this document. Instead, this is a list of the most recently used nodes across the project as a whole). 

þ Close all windows and return to the Project Pad. 

End of exercise 6.
Exercise 7: Exploring and Browsing Nodes 
The Project Pad contains two main tabs; Documents and Nodes. In Exercise 3, we explored and browsed 
documents, using command options within the main Documents tab. We will now explore and browse nodes, 
using command options within the main Nodes tab. 

þ Before you begin this exercise, ensure that you are looking at the node command options (rather than the 
document command options) by clicking on the main Nodes tab. 

þ Now click on Explore Nodes. 

You are now within the Node Explorer window for this project. 

þ Click on Free (39) in the left hand frame. A list of all 39 Free Nodes will appear in the right hand frame, 
together with details of the number of passages coded to each of these nodes, and date of creation/modification. 

Your screen should now look like this; 

þ Scroll through the list of Free Nodes, until you reach ‘Location – where …’. 

þ Double click on this node, and you will arrive at the Node Browser window for this node (alternatively, you may 
highlight the node of interest and click on Browse).
The Node Browser window, as shown below, contains a list of all passages of text coded at this node. 

þ As you scroll down the Node Browser, you will see that six data files (Data files 1, 2, 3, 6, 8 and 9) each have 1 
passage of text coded at this node. The number of characters contained within each passage is detailed. 

The location of each of these passages within the original document is also detailed (denoted by Section and 
Paragraph number). However, please note, Section numbers were not applied to these narratives, due to their 
brevity, and therefore ‘Section 0’ appears on each passage. Paragraph numbers should also be interpreted with 
caution, as NVivo uses a carriage return to denote the beginning of a new paragraph. 

þ Close all windows and return to the Project Pad. 

Nodes may also be accessed directly, as follows; 

þ Click on Browse a Node in the Project Pad. 

You will see the following screen; 

þ Highlight a Node in the Choose Node window, and click OK. You will arrive at the Node Browser window for 
your chosen Node. 

þ Close all windows and return to the Project Pad. 

End of exercise 7.
Exercise 8: Using the Search function 
The Search tool in NVivo provides an easy way of finding a particular section of text in your documents. If, for 
example, you recall that an informant used a particular phrase, but cannot remember which informant or where, 
this is the quickest way to locate the phrase. Or, if you wish to discover which/how many informants have used a 
particular term, the Search tool is perhaps the simplest method. 

To perform a basic text search of all documents; 

þ Click on Search at the bottom left of the Project Pad, as shown below. 

You will now see the Search Tool window, as shown below. 

þ Click on the Text button in the Find frame. 

You will now see the Text Search window, as shown below. 

þ Type the phrase that you wish to search for in the Search for this text box (see below).
þ Click OK to return to the Search Tool window. 

þ Now click on Run Search in the Search Tool window. 

Once the search is completed you will see the following screen; 

The search results show that 1 passage has been found in 1 document. 

þ Click OK in the Search Completed window. 

The result of your search will be shown in a Node Browser window. You will remember that the comment “I am not 
home” was made by the informant in Data File 1. (We used this phrase to demonstrate In­Vivo coding in Exercise 
4). 

If this phrase had been used by multiple informants, or on multiple occasions by a single informant, the search 
results would locate all instances of its use. 

(Note: As you will have noticed, there are a numerous search options available, including a range of advanced 
search functions. You may like to explore some of these other possibilities before moving on to the next exercise). 

þ Close all windows and return to the Project Pad. 

End of Exercise 8.
Exercise 9: Creating and Using Sets 
Sets of documents (or nodes) can be created in NVivo, and, depending on your research objectives and the scale 
of the project, this can be an extremely useful feature. A Set is created to identify a group of documents (or nodes), 
and can be explored or manipulated in the same way as any individual document/node or all documents/nodes 
within the project. Therefore, rather than working with the entirety of your data, a Set of documents/nodes of 
interest can become the focus of your analysis. 

Let’s look at an example. You may have noticed that each of our 10 data files details the gender of the informant 
(this appears at the start of each narrative). There are 3 males; Data Files 1, 5 and 8. If we create a Set of male 
informants, then we will be able to explore data generated by these male informants independently of data 
generated by female informants. 

þ Click on Explore Documents in the Project Pad. 

þ Select the first Data File (Data File 1) that you wish to include in the Set. 

þ Drag Data File 1 onto the Sets icon in the Documents frame, as shown below. 

As you perform this task, the following dialogue box will appear; 

þ Click on Yes 

þ Now double click on the Sets icon and you will see that an Untitled Set has been created. (This Set will now 
contain Data File 1) 

þ Click on the All Documents folder in the Documents frame, and you will once again see your list of 10 Data 
Files in the Contents of All Documents frame, as shown below. 

þ Now highlight the next Data File (Data File 5) you wish to add to the Set.
þ Drag Data File 5 to the newly created Untitled Set. 

þ Repeat this process for Data File 8. 

þ Click on Untitled Set and you will see that the Data Files 1, 5 and 8 are contained within this Set, as shown 
below. 

þ To rename this Set, click on the Properties icon in the tool bar and overtype ‘Untitled Set’ with your chosen title 
(for example, Males) in the Title box. Your screen should now look like this; 

þ Now click OK. You will see that the Males Set now shows in the Documents frame. 

The Data Files contained within this Set of documents can now be explored. For example, this Set of male 
informants may provide the focus of a search. Using the Search Tool (introduced in Exercise 8), the scope of your 
search can be restricted to male informants by selecting Males from the Document Set menu, as shown below.
þ Close all windows and return to the Project Pad. 

End of exercise 9.
Exercise 10: Analysing Your Own Data Using NVivo 
So far, in this user guide you have worked with previously created Projects. In order for you to be able to analyse 
your own data in NVivo, you will need to create a new project and import (or create) data files. 

To create a new project in NVivo; 

þ Click on Create a Project in the Launch Pad. 

You will see the New Project Wizard: Set­up window, as shown below; 

We recommend that you choose the default option (‘Typical’ rather than ‘Custom’) until you have more experience 
of using NVivo. 

þ Click on Next, and you will see the New Project Wizard: Name window, as shown below. 

þ Enter the name, and a description of your project (if required), in the text boxes. 

þ Click on Next 

The New Project Wizard: Review window will appear, displaying the details of your project and its location 
(Folder). 

þ Click on Finish, and you will arrive at the Project Pad for your newly created project.
To import MS Word files to NVivo; 

þ Click on Create a Document in the Project Pad. 

þ You will arrive at the New Document Wizard: Creation window (shown below). Select Locate and import 
readable external file(s) from the list, and click Next. 

þ This will take you to the Select File To Read window, giving you the option to select files from ‘My Documents’ 
on your PC. 

Tip: NVivo accepts either plain text files (.txt) or rich text files (.rtf). If you wish to preserve formatting within the 
original document (such as the use of bold, or colour), then import rich text files. Whether you choose to import 
plain text files or rich text files, it is likely that you will need to save MS Word files in the format required before they 
are imported to NVivo. 

þ Having selected the relevant file, click Open. You will now see the New Document Wizard: Obtain Name 
window (see below). Choose from the 4 options below, and then click Finish.
(Please note: various other file formats can be imported into NVivo, and new documents can also be created within 
NVivo using the New Document Wizard).