∆ΡΑΣΤΗΡΙΟΤΗΤΑ ΓΙΑ ΤΗΝ

1η ΟΣΣ
∆ΙΑΧΕΙΡΙΣΗ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ
ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ
H διαχείριση των πληρωτέων λογαριασµών σε µια επιχείρηση
προσφέρει τον έλεγχο των πληρωµών στους προµηθευτές
της επιχείρησης που της προµηθεύουν είδη και υπηρεσίες
αλλά και επιπλέον διατηρεί αρχείο προµηθευτών και
πληρωµών και διαχειρίζεται τη ρευστότητα της επιχείρησης.
Μια επιχείρηση αποφάσισε να δηµιουργήσει ένα
πληροφοριακό σύστηµα (ΠΣ) για τους πληρωτέους
λογαριασµούς της (ΠΣΠΛ). Η οµάδα που ανέλαβε να
δηµιουργήσει τις απαιτήσεις του ΠΣΠΛ κατέγραψε τα
παρακάτω :
«Το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί δυο αρχεία : το αρχείο
προµηθευτών και το αρχείο οφειλοµένων παραστατικών. Οι
πληροφορίες για την τήρηση των δυο αυτών αρχείων θα
λαµβάνονται από το τµήµα αγορών/πωλήσεων το οποίο στις
αρµοδιότητές του έχει την εύρεση και επιλογή των
προµηθευτών, την διαπραγµάτευση των τιµών, τη σύναψη
συµφωνιών και την υποδοχή των αντίστοιχων παραστατικών
(π.χ. των τιµολογίων αγοράς).
Επίσης το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί το αρχείο
πληρωτέων λογαριασµών το οποίο περιέχει
πληροφορίες για τον κάθε προµηθευτή, το οφειλόµενο
ποσό, την τυχόν έκπτωση, τα είδη που έχει προσφέρει
µε τα αντίστοιχα παραστατικά, την ηµεροµηνία
εξόφλησης του κάθε παραστατικού κ.λ.π. Το αρχείο
πληρωτέων λογαριασµών δηµιουργείται λαµβάνοντας
υπόψη α) το αρχείο προµηθευτών και το αρχείο
οφειλοµένων παραστατικών, β) τις εντολές του
ενδιαφερόµενου τµήµατος της επιχείρησης που έκανε
την αγορά (π.χ. αν τα παραγγελθέντα είδη
παρελήφθησαν, αν είναι αποδεκτή η ποιότητά τους), γ)
από το λογιστήριο, την τρέχουσα ρευστότητα της
επιχείρησης µε την οποία υπολογίζεται η δυνατότητα και
η ηµεροµηνία πληρωµής και δ) τις εντολές της
διοίκησης που µε τη σειρά της µπορεί να θέσει κάποιες
προτεραιότητες στις πληρωµές.
Το ΠΣΠΛ πρέπει – λαµβάνοντας υπόψη το αρχείο
πληρωτέων λογαριασµών – να δηµιουργεί και να
εκτυπώνει στον εκτυπωτή τις αντίστοιχες επιταγές
εξόφλησης.
Τέλος το ΠΣΠΛ πρέπει – λαµβάνοντας υπόψη το αρχείο
προµηθευτών και το αρχείο πληρωτέων λογαριασµών –
να δηµιουργεί τις κατάλληλες αναφορές προς τη
διοίκηση (π.χ. ανάλυση των τιµών και των εκπτώσεων
που έχουν επιτευχθεί, αξιοπιστία και συνεργασία των
προµηθευτών, ανάλυση οφειλοµένων).»
 ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΕΣ ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΤΟΥ ΠΣΠΛ
• ΛΑ 1. Τήρηση αρχείου προµηθευτών

Περιγραφή : «Το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί το αρχείο

προµηθευτών. Οι πληροφορίες για την τήρηση του
αρχείου θα λαµβάνονται από το τµήµα
αγορών/πωλήσεων το οποίο στις αρµοδιότητές του έχει
την εύρεση και επιλογή των προµηθευτών, την
διαπραγµάτευση των τιµών, τη σύναψη συµφωνιών και
την υποδοχή των αντίστοιχων παραστατικών (π.χ. των
τιµολογίων αγοράς).»
Είσοδος : Από το τµήµα αγορών/πωλήσεων τα στοιχεία
των συνεργαζόµενων προµηθευτών.
Επεξεργασία : Προετοιµασία εγγραφής
Έξοδος : Ενηµερωµένο αρχείο προµηθευτών.
• ΛΑ2. Τήρηση αρχείου οφειλοµένων παραστατικών

Περιγραφή : «Το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί το αρχείο

οφειλοµένων παραστατικών. Οι πληροφορίες για την
τήρηση του αρχείου θα λαµβάνονται από το τµήµα
αγορών/πωλήσεων το οποίο στις αρµοδιότητές του έχει
την εύρεση και επιλογή των προµηθευτών, την
διαπραγµάτευση των τιµών, τη σύναψη συµφωνιών και
την υποδοχή των αντίστοιχων παραστατικών (π.χ. των
τιµολογίων αγοράς).»
Είσοδος : Από το τµήµα αγορών/πωλήσεων τα στοιχεία
των οφειλοµένων παραστατικών (στοιχεία προµηθευτή,
προϊόντα παραστατικού, τιµές, πιθανή έκπτωση)
Επεξεργασία : Προετοιµασία εγγραφής
Έξοδος : Ενηµερωµένο αρχείο προµηθευτών.
• ΛΑ3. Τήρηση αρχείου πληρωτέων λογαριασµών
Περιγραφή : «Το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί το αρχείο
πληρωτέων λογαριασµών το οποίο περιέχει
πληροφορίες για τον κάθε προµηθευτή, το οφειλόµενο
ποσό, την τυχόν έκπτωση, τα είδη που έχει προσφέρει
µε τα αντίστοιχα παραστατικά. Το αρχείο πληρωτέων
λογαριασµών δηµιουργείται λαµβάνοντας υπόψη α) το
αρχείο προµηθευτών και το αρχείο οφειλοµένων
παραστατικών β) τις εντολές του ενδιαφερόµενου
τµήµατος της επιχείρησης που έκανε την αγορά (π.χ. αν
τα παραγγελθέντα είδη παρελήφθησαν, αν είναι
αποδεκτή η ποιότητά τους)»
Είσοδος : Από το αρχείο προµηθευτών τα στοιχεία
προµηθευτών, από το αρχείο οφειλοµένων
παραστατικών τα στοιχεία των τιµολογίων που πρέπει
να πληρωθούν, από το ενδιαφερόµενο τµήµα της
επιχείρησης την κατάσταση της παραγγελίας.
Επεξεργασία : Προετοιµασία εγγραφής
Έξοδος : Ενηµερωµένο αρχείο πληρωτέων
λογαριασµών.
• ΛΑ4. Τήρηση αρχείου πληρωτέων λογαριασµών –
Υπολογισµός ηµεροµηνίας πληρωµής
Περιγραφή : «Το ΠΣΠΛ πρέπει να διατηρεί το αρχείο
πληρωτέων λογαριασµών το οποίο περιέχει (εκτός των
άλλων) την ηµεροµηνία εξόφλησης του κάθε
παραστατικού. Το αρχείο πληρωτέων λογαριασµών
δηµιουργείται λαµβάνοντας υπόψη (εκτός των άλλων) α)
από το λογιστήριο, την τρέχουσα ρευστότητα της
επιχείρησης µε την οποία υπολογίζεται η δυνατότητα και
η ηµεροµηνία πληρωµής και β) τις εντολές της
διοίκησης που µε τη σειρά της µπορεί να θέσει κάποιες
προτεραιότητες στις πληρωµές.»
Είσοδος : Από το αρχείο πληρωτέων λογαριασµών τα
στοιχεία των λογαριασµών που πρέπει να εξοφληθούν,
από το λογιστήριο την τρέχουσα ρευστότητα της
επιχείρησης, από τη διοίκηση τις προτεραιότητες ως
προς τις πληρωµές.
Επεξεργασία : Εύρεση ηµεροµηνίας και προτεραιότητας
πληρωµής λογαριασµών
Έξοδος : Ενηµερωµένο αρχείο πληρωτέων
λογαριασµών.
• ΛΑ5. ∆ηµιουργία και εκτύπωση επιταγών εξόφλησης

Περιγραφή : «Το ΠΣΠΛ πρέπει – λαµβάνοντας υπόψη το

αρχείο πληρωτέων λογαριασµών – να δηµιουργεί και να
εκτυπώνει στον εκτυπωτή τις αντίστοιχες επιταγές
εξόφλησης.»
Είσοδος : Από το αρχείο πληρωτέων λογαριασµών τα
στοιχεία των λογαριασµών που πρέπει να εξοφληθούν
και την ηµεροµηνία εξόφλησης.
Επεξεργασία : Προετοιµασία και µορφοποίηση
εκτύπωσης
Έξοδος : Εκτύπωση επιταγών.
• ΛΑ6. ∆ηµιουργία αναφοράς ανάλυσης τιµών και
εκπτώσεων

Περιγραφή : «Το ΠΣΠΛ πρέπει – λαµβάνοντας υπόψη το

αρχείο προµηθευτών και το αρχείο πληρωτέων
λογαριασµών – να δηµιουργεί την αναφορά προς τη
διοίκηση ανάλυσης των τιµών και των εκπτώσεων που
έχουν επιτευχθεί»
Είσοδος : Από το αρχείο προµηθευτών τα στοιχεία των
προµηθευτών και από το αρχείο των πληρωτέων
λογαριασµών τα στοιχεία των εκπτώσεων ανά
προµηθευτή, προϊόν και ηµεροµηνία.
Επεξεργασία : Προετοιµασία αναφοράς εκτύπωσης
Έξοδος : Η αναφορά στο τµήµα ∆ιοίκησης.
• ΛΑ7. ∆ηµιουργία αναφοράς αξιοπιστίας
προµηθευτών

• ΛΑ8. ∆ηµιουργία αναφοράς ανάλυσης

οφειλοµένων
 ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΑΚΟ ΣΥΣΤΗΜΑ ΠΛΗΡΩΤΕΩΝ
ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΩΝ (ΠΣΠΛ) : ΕΠΙΠΕ∆Ο 1

Τµήµα Χ χρόνος παράδοσης

ποιότητα υλικών
Τµήµα
αναφορές ∆ιοίκησης
στοιχεία τιµολογίων και 1.
Τµήµα ΠΣΠΛ
προµηθευτών
Αγορών /
Πωλήσεων
τρέχουσα ρευστότητα
στοιχεία επιταγής
Λογιστήριο προτεραιότητες
∆ιοίκησης Εκτυπωτής

Τµήµα
∆ιοίκησης

ΠΗΓΕΣ ∆Ε∆ΟΜΕΝΩΝ ΠΡΟΟΡΙΣΜΟΙ ∆Ε∆ΟΜΕΝΩΝ

Τµήµα Χ : στέλνει τους χρόνους Τµήµα ∆ιοίκησης: λαµβάνει τις
παράδοσης και ενηµερώνει για την αναφορές
ποιότητα της παραγγελίας Εκτυπωτής : εκτυπώνει τις επιταγές
Τµήµα Αγορών/Πωλήσεων : στέλνει εξόφλησης
τα στοιχεία τιµολογίων και τα στοιχεία
προµηθευτών
Λογιστήριο: στέλνει την τρέχουσα
ρευστότητα της επιχείρησης
Τµήµα ∆ιοίκησης : ενηµερώνει για τις
προτεραιότητες της ∆ιοίκησης
 ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕ∆Ο 2

εγγραφές
Τµήµα τιµολογίων
στοιχεία τιµολογίων Αρχείο
Αγορών /
και προµηθευτών 1.1 οφειλοµένων
Πωλήσεων
Τήρηση αρχείων εγγραφές τιµολογίων
τιµολογίων και προµηθευτών
προµηθευτών
Αρχείο
εγγραφές προµηθευτών
τιµολογίων
εγγραφές 1.4
χρόνος παράδοσης εγγραφές ∆ηµιουργία
Τµήµα Χ ποιότητα υλικών προµηθευτών προµηθευτών
1.2 αναφορών
Τήρηση αρχείου
τρέχουσα
Πληρωτέων
Λογιστήριο ρευστότητα εγγραφές
Λογαριασµών Αναφορές
εγγραφές πληρωτέων
πληρωτέων λογαριασµών
προτεραιότητες
Τµήµα λογαριασµών Τµήµα
διοίκησης Αρχείο
∆ιοίκησης ∆ιοίκησης
πληρωτέων
λογαριασµών
εγγραφές
λογαριασµών
1.3
Ετοιµασία Στοιχεία
Επιταγής επιταγής
Εκτυπωτής
 ∆ΙΑΓΡΑΜ Μ Α ΟΝΤΟΤΗΤΩΝ ΣΥΣΧΕΤΙΣΕΩΝ
(πρώτη προσέγγιση)

κωδ. παρασ
προιόν
Κωδικός
κόστος
επωνυµία
έκπτωση
διεύθυνση
ποσότητα
κλπ.

1 Ν οφειλ
Προµηθευτής έχει
παραστατικα

1
1

αναµένει αναφέρονται

πληρ Ν
λογαριασµοί

κωδ λογαρ
προιόν
ποσότητα
κόστος
κατάσταση
ποιότητα
ηµεροµ εξοφ
 Π ΣΠ Λ : Ε Π ΙΠ Ε ∆ Ο 3
ΤΗ Ρ Η ΣΗ ΑΡ Χ Ε ΙΩ Ν ΤΙΜ Ο Λ Ο ΓΙΩ Ν Κ ΑΙ Π Ρ Ο Μ Η Θ Ε Υ ΤΩ Ν

εγγραφ ή
1.1.1 τιµολογίω ν
Τ ήρηση αρχείου
τιµολογίω ν
Α ρχείο
Τ µήµα στοιχεία τιµολογίω ν οφ ειλοµένω ν
Α γορώ ν /
τιµολογίω ν
Π ω λήσεω ν σ τοιχεία
π ροµηθευτώ ν

1.1.2 εγγραφ ή
Τ ήρηση αρχείου π ροµηθευτώ ν
π ροµηθευτώ ν

Α ρχείο
π ροµηθευτώ ν
 ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕ∆Ο 3
ΤΗΡΗΣΗ ΑΡΧΕΙΩ Ν ΤΙΜ ΟΛΟ ΓΙΩ Ν ΚΑΙ ΠΡΟ Μ ΗΘΕΥΤΩ Ν
(µε διαδικασίες ελέγχου)

στοιχεία τιµολογίω ν 1.1.2

Τήρηση αρχείου
τιµολογίων

1.1.1
εγγραφή
Έλεγχος εγγραφή τιµολογίων
Τµήµα στοιχεία τιµολογίω ν αρχείου τιµολογίω ν
Αγορών /
Αρχείο
Πω λήσεω ν
στοιχεία οφειλοµένω ν
προµηθευτώ ν τιµολογίω ν
στοιχεία
προµηθευτών 1.1.4
Τήρηση αρχείου
προµηθευτώ ν
1.1.3
Έλεγχος
αρχείου
εγγραφή
εγγραφή προµηθευτώ ν
προµηθευτώ ν

Αρχείο
προµηθευτώ ν
 Π Σ Π Λ : Ε Π ΙΠ Ε ∆ Ο 3
Τ Η Ρ Η Σ Η Α Ρ Χ Ε ΙΟ Υ Π Λ Η Ρ Ω Τ Ε Ω Ν Λ Ο Γ Α Ρ ΙΑ Σ Μ Ω Ν

Α ρ χείο
ο φ ειλο µ ένω ν
τιµ ο λο γίω ν
Α ρ χείο
π ρ ο µ η θ ευ τώ ν
εγγ ρ α φ ές
τιµ ο λο γίω ν
Τµήµα Χ εγγ ρ α φ ές
χρ ό νο ς π α ρ ά δ ο σ η ς π ρ ο µ η θ ευ τώ ν
π ο ιό τη τα υ λικώ ν
1 .2 .1
Τ ή ρ η σ η α ρ χείο υ
εγγ ρ α φ ές
Π λ η ρ ω τέω ν
π λη ρ ω τέω ν
Λ ο γ α ρ ια σ µ ώ ν
λ ο γ α ρ ια σ µ ώ ν
Α ρ χείο
π λ η ρ ω τέω ν
τρ έχο υ σ α
λ ο γ α ρ ια σ µ ώ ν
Λ ο γισ τή ρ ιο ρ ευ σ τό τη τα
1 .2 .2 εγγ ρ α φ ές
Υ π ο λ ο γ ισ µ ό ς π λ η ρ ω τέω ν
Η µ ερ ο µ η νία ς λ ο γ α ρ ια σ µ ώ ν
Τµήµα π ρ ο τερ α ιό τη τες Π ληρω µής
∆ ιο ίκη σ η ς δ ιο ίκη σ η ς
 ΠΣΠΛ : ΕΠΙΠΕ∆Ο 3
∆ΗΜ ΙΟΥΡΓΙΑ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Αρχείο
προµηθευτών
1.4.1
εγγραφές ∆ηµιουργία
προµηθευτών αναφοράς
ανάλυσης Αναφορές
εγγραφές τιµών
πληρωτέων
Τµήµα
λογαριασµών
∆ιοίκησης
1.4.2
Αρχείο
∆ηµιουργία αναφορές
πληρωτέων
αναφοράς
λογαριασµών
αξιοπιστίας
εγγραφές προµηθευτών
πληρωτέων αναφορές
λογαριασµών

1.4.3
∆ηµιουργία
αναφοράς
ανάλυσης
οφειλοµένων