GARIS PANDUAN SISTEM

PANGKALAN DATA

TABIKA KEMAS

(E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

Pekeliling Bahagian Pengurusan Dan Pemakanan

Jabatan Kemajuan Masyarakat

Bil. 02 Tahun 2007

 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

ISI KANDUNGAN

Muka
Perkara
Surat

1. Latar Belakang 1

2. Objektif 2-3

3. Komponen E-Tabika 4-5

4. Komponen E-Taska 6

5. Tugas Dan Tanggungjawab 7-8

6. Aliran Kerja 9

7. Teknik/Kaedah Pengisian Data 10-12

8. Jangkaan Impak 13

9. Kesimpulan 13

10. Cadangan Penambahbaikkan 13

11. Rujukan Borang-Borang 13-15

12. Rujukan Ahli Kumpulan 16

13. Jadual Pengisian Data 17

ii
 BAB 2
SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL
KANAK-KANAK KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

1. Latar Belakang

Program Pendidikan Awal Kanak-Kanak merupakan satu

program teras dan program terbesar dalam KEMAS. Masalah
ketidakseragaman sering wujud dalam pengumpulan,
penyimpanan dan penyampaian data atau maklumat samada di
peringkat KEMAS Ibu Pejabat, KEMAS Negeri dan KEMAS
Daerah/Parlimen. Oleh itu, satu sistem penyimpanan data telah
diwujudkan sebagai instrumen penyimpanan data yang lebih
tepat, cepat, berkesan, mudah disimpan dan sistematik
berbanding dengan kaedah manual yang dipraktikkan kini.
Sistem tersebut akan dibahagikan kepada 2 bahagian iaitu
TABIKA dan TASKA. Pada peringkat permulaan hanya sistem e-
TABIKA telah dibangunkan dalam Versi 1 dan Versi 2.01.
Lanjutan daripada sistem ini untuk tahun 2008 sistem e-TASKA
pula dibangunkan. Walaubagaimanapun sistem ini masih dalam
proses penambahbaikkan. Sistem ini mengandungi pelbagai
maklumat berkaitan pendaftaran kelas, bangunan, kanak-kanak,
pemaju masyarakat, jawatankuasa, peralatan dan lain-lain.
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

2. Objektif

2.1 Sistem e-TABIKA/e-TASKA menjadikan data lebih mudah

disimpan dan dicapai.

2.2 Data yang dimasukkan atau dikeluarkan melalui e-

TABIKA/e-TASKA lebih tepat dan cepat berbanding kaedah
manual.

2.3 Pengumpulan, penyimpanan dan penyampaian data

melalui e-TABIKA/e-TASKA akan menjadikan data dan
maklumat lebih seragam dan lebih teratur.

3. Komponen e-TABIKA

Sebagai instrumen penyimpanan data yang berkesan, e-TABIKA

dibina berdasarkan 6 komponen utama. Komponen-komponen
ini bertujuan untuk menjadikan sistem ini sebagai bahan rujukan
yang lengkap bagi Program Pendidikan Awal Kanak-Kanak
KEMAS. Komponen-komponen tersebut boleh digunapakai
dalam Versi 1.0 dan Versi 2.01 seperti senarai maklumat yang
berikut:

3.1 Maklumat TABIKA dan Kelas TABIKA

2
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

a) Maklumat Asas TABIKA

3.1.1 Maklumat Bangunan
3.1.2 Maklumat Kelas (1 Kelas)
3.1.3 Maklumat AJK TABIKA
3.1.4 Maklumat Bank
3.1.5 Maklumat Kakitangan Bertugas (PPS/PM/PPM)
3.1.6 Maklumat Data Berat dan Tinggi Kanak-Kanak (Versi
1)
3.1.7 Maklumat Peralatan
3.1.8 Maklumat Murid 2008
3.1.9 Daftar Murid 2009 dan tahun seterusnya

3.2 Maklumat Murid

3.2.1 Bilangan Murid Mengikut Parlimen 2006 & 2007
3.2.2 Bilangan Murid Mengikut Parlimen Tahun 2008

3.3 Maklumat Ibubapa dan Penjaga

3.3.1 Status Ibu Bapa dan Penjaga
3.3.2 Pendapatan
3.3.3 Pekerjaan

3.4 Maklumat Bangunan

3.4.1 Jenis Bangunan
3.4.2 Gred Bangunan
3.4.3 Lokasi Bangunan

3
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

3.5 Maklumat Peralatan

3.5.1 Gred Peralatan
3.5.2 Jenis Peralatan

3.6 Maklumat Kakitangan

3.6.1 Senarai Kakitangan

4. Komponen e-TASKA

Sebagai instrumen penyimpanan data yang berkesan, e-TASKA

dibina berdasarkan 6 komponen utama. Komponen-komponen
ini bertujuan untuk menjadikan sistem ini sebagai bahan rujukan
yang lengkap bagi Program Pendidikan Awal Kanak-Kanak
KEMAS. Perbezaan e-TASKA dengan e-TABIKA hanyalah
makumat kelas sahaja, dimana e-TASKA tiada penambahan
kelas/sessi. Komponen-komponen tersebut adalah seperti yang
berikut:

4.1 Bilangan/Maklumat TASKA

4.1.1 Maklumat Asas TASKA
4.1.2 Maklumat Bangunan
4.1.3 Maklumat AJK TABIKA
4.1.4 Maklumat Bank
4.1.5 Bilangan/Maklumat Kakitangan
4.1.6 Maklumat Peralatan

4
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

4.1.7 Maklumat Data Berat dan Tinggi Kanak-Kanak

4.1.8 Maklumat Murid 2008
4.1.9 Daftar Murid 2009 dan tahun seterusnya

4.2 Maklumat Murid

4.2.1 Bilangan Murid Mengikut Parlimen 2006 & 2007
4.2.2 Bilangan Murid Mengikut Parlimen Tahun 2008

4.3 Maklumat Ibubapa dan Penjaga

4.3.1 Status Ibu Bapa dan Penjaga
4.3.2 Pendapatan
4.3.3 Pekerjaan

4.4 Maklumat Bangunan

4.4.1 Jenis Bangunan
4.4.2 Gred Bangunan
4.4.3 Lokasi Bangunan

4.5 Maklumat Peralatan

4.5.1 Gred Peralatan
4.5.2 Jenis Peralatan

4.6 Maklumat Kakitangan

4.6.1 Senarai Kakitangan

5
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5. Tugas dan Tanggungjawab

5.1 Ibu Pejabat KEMAS Malaysia

5.1.1 Bertanggungjawab menguruskan sistem e-TABIKA/e-
TASKA peringkat kebangsaan.

5.1.2 Membandingkan dan memantau data yang

dimasukkan supaya hanya maklumat yang benar-
benar sahih dan tepat sahaja dimasukkan.

5.1.3 Memaklumkan kepada Pengarah KEMAS Negeri

sekiranya data-data di dalam e-TABIKA/e-TASKA
tidak dikemaskini dengan sempurna.

5.1.4 Merangka dan merancang latihan yang bersesuaian

kepada anggota yang terlibat dengan e-TABIKA/e-
TASKA.

5.2 Pengarah KEMAS Negeri

5.2.1 Melantik pegawai untuk mengendalikan pangkalan

data e-TABIKA/e-TASKA di peringkat negeri dan
daerah dan seterusnya memastikan pegawai terbabit
menjalankan tugasnya dengan sempurna.

6
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.2.2 Memantau dan menyelia maklumat dan data-data

yang dimasukkan ke dalam e-TABIKA/e-TASKA.

5.2.3 Menyediakan kemudahan yang berkaitan kepada

pegawai yang dilantik agar dapat menjalankan
tugasnya dengan berkesan.

5.3 Penolong Pengarah KEMAS Negeri

5.3.1 Merupakan pegawai yang bertanggungjawab penuh

dalam mengendalikan e-TABIKA/e-TASKA diperingkat
negeri.

5.3.2 Memastikan sistem e-TABIKA/e-TASKA

dikemaskinikan mengikut jadual yang ditetapkan oleh
pegawai yang dilantik mengendalikannya.

5.3.3 Membuat rujukan dengan maklumat sedia ada agar

data yang dimasukkan itu sahih dan tepat serta tidak
menimbulkan keraguan berkaitan dengan data
tersebut.

5.3.4 Memaklumkan kepada pihak ibu pejabat sekiranya

terdapat perubahan atau ketidaksesuaian maklumat di
dalam TABIKA/TASKA untuk dibuat pembetulan.

7
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.3.5 Membantu Pengarah dalam menyelia dan memantau

data-data yang terdapat dalam e-TABIKA/e-TASKA
agar sentiasa boleh dipercayai untuk rujukan semua
pihak.

5.4 Pegawai KEMAS Daerah

5.4.1 Melantik pegawai untuk mengendalikan pangkalan

data e-TABIKA/e-TASKA di peringkat daerah dan
seterusnya memastikan anggota terbabit menjalankan
tugasnya dengan sempurna.

5.4.2 Memantau dan menyelia maklumat dan data-data

yang dimasukkan ke dalam e-TABIKA/e-TASKA di
peringkat daerah agar sentiasa tepat dan betul.
Menyediakan kemudahan yang sepatutnya kepada
anggota yang dilantik agar dapat menjalankan
tugasnya dengan berkesan.

5.4.3 Memastikan sistem e-TABIKA/e-TASKA

dikemaskinikan mengikut jadual yang ditetapkan oleh
anggota yang dilantik mengendalikannya.

5.5 Penyelia Prasekolah

8
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.5.1 Merupakan pegawai yang bertanggungjawab penuh

dalam mengendalikan e-TABIKA/e-TASKA di
peringkat Daerah.

5.5.2 Memastikan e-TABIKA/e-TASKA dikemaskini

mengikut jadual yang ditetapkan.

5.5.3 Membuat rujukan dengan maklumat sedia ada agar

data yang dimasukkan itu sahih dan tepat serta tidak
menimbulkan keraguan berkaitan dengan data
tersebut.

5.5.4 Memaklumkan kepada pihak negeri sekiranya

terdapat perubahan atau ketidaksesuaian maklumat di
dalam e-TABIKA/e-TASKA dan membuat pembetulan.

5.5.5 Membantu Pegawai KEMAS Daerah menyelia dan

memantau data-data yang terdapat dalam e-
TABIKA/e-TASKA agar sentiasa boleh dipercayai
untuk rujukan semua pihak.

5.6 Pemaju Masyarakat (Guru TABIKA/TASKA)

5.6.1 Menyediakan maklumat dan data yang diperlukan

untuk e-TABIKA/e-TASKA.

9
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

5.6.2 Membantu penyelia prasekolah mengisi dan

melengkapkan maklumat dan data-data di dalam e-
TABIKA/e-TASKA.

5.6.3 Membantu penyelia prasekolah mengemaskini

maklumat TABIKA di dalam e-TABIKA/e-TASKA.

5.6.4 Sentiasa memaklumkan kepada penyelia prasekolah

tentang perubahan maklumat dan data yang terdapat
di TABIKA/ TASKA masing-masing.

10
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

6. Aliran Kerja

Mula

Pemaju Masyarakat menyediakan data dan

maklumat berkaitan TABIKA/TASKA Masing-
masing

Penyelia Menyemak data yang diperolehi

dan memasukkan maklumat ke dalam sistem

Pegawai KEMAS Daerah menyemak dan

mengesahkan data yang dimasukkan

Penolong Pengarah/Pegawai Operasi

mengumpul maklumat dan
mengemaskinikan e-TABIKA/e-TASKA

Pengarah menyemak dan meluluskan

maklumat dalam e-TABIKA/e-TASKA

Maklumat dan Laporan dipaparkan dalam

e-TABIKA/e-TASKA

Tamat

11
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

7. Teknik/Kaedah Pengisian Data

Mula

Penyelia Prasekolah menyediakan borang

data dan maklumat berkaitan e-TABIKA/e-
TASKA kepada PM TABIKA/TASKA masing-
masing.

PM TABIKA/TASKA mengumpul dan

menyediakan maklumat berkaitan e-TABIKA/
e-TASKA masing-masing.

Daerah
Penyelia dan PM berbengkel memasukkan ,
menyemak dan mengemaskini data/
maklumat yang diperlukan dalam sistem
pangkalan data e-TABIKA/e-TASKA.

Pegawai KEMAS Daerah menyemak dan

mengesahkan maklumat dalam sistem sama
dengan maklumat manual yang dikehendaki
oleh negeri

Penolong Pengarah Operasi 1KEMAS

Negeri berbengkel bersama Unit Operasi 1,
PPS, Unit ICT Negeri dan Pakar Perunding
Sistem yang dilantik untuk mengenalpasti
permasalahan-permasalahan semasa
memasukan maklumat/data ke dalam sistem
e-TABIKA/e-TASKA.

Negeri

Penolong Pengarah Operasi 1 memberi

laporan bengkel kepada Pengarah KEMAS
Negeri sebelum disahkan dan dimaklumkan
kepada Bahagian Pengurusan dan
Pemakanan Ibu Pejabat.

Tamat

12
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

8. Jangkaan Impak

Sistem Pangkalan Data atau e-TABIKA/e-TASKA ini diharap

dapat memberikan manfaat jangka pendek dan jangka panjang
terutamanya kepada sistem pengurusan dan pengendalian
TABIKA dan TASKA KEMAS dengan lebih teratur dan berkesan.
Antara impak yang dijangkakan melalui perlaksanaan e-
TABIKA/e-TASKA ialah:

8.1 Memudahkan perancangan oleh Ibu Pejabat dan negeri

untuk menyediakan pusat pembelajaran yang lebih selesa
dan kondusif kepada kanak-kanak TABIKA dan TASKA.

8.2 Memudahkan pencapaian data dan maklumat berkaitan

dengan prasekolah oleh semua lapisan pegawai.

8.3 Mempercepatkan pengumpulan data dan maklumat oleh

semua yang memerlukan data dan maklumat berkaitan
dengan prasekolah KEMAS.

8.4 Maklumat boleh diperolehi setiap masa tanpa batasan

masa dan lokasi kerana boleh diakses menggunakan
internet.

13
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

8.5 Mengurangkan bebanan pihak negeri dalam menyediakan

maklumat kerana boleh diperolehi mengunakan e-
TABIKA/e-TASKA.

9. Kesimpulan

E-TABIKA dan E-TASKA merupakan satu sistem pangkalan data

yang sangat membantu terutamanya dalam pengurusan
TABIKA/TASKA di serata negara. Pemantauan ke atas
TABIKA/TASKA boleh dibuat dengan mudah, hanya perlu
meneliti di dalam e-TABIKA/e-TASKA dalam memastikan setiap
TABIKA dan TASKA sentiasa memenuhi kehendak dan
keperluan kanak-kanak sesuai dengan hasrat KEMAS untuk
mewujudkan TABIKA dan TASKA KEMAS yang kondusif,
selamat dan selesa kepada kanak-kanak dalam menjalankan
aktiviti pembelajaran harian.

Semua maklumat yang tersimpan di dalam e-TABIKA/e-TASKA

boleh dimanfaatkan oleh sesiapa sahaja. Capaian sebegini
penting kerana pergerakan maklumat pada hari ini perlu cepat
dan tepat. Oleh itu, pengenalan e-TABIKA/e-TASKA kepada
semua kakitangan KEMAS dapat membantu terutamanya dalam
menyediakan maklumat yang terkini dan dipercayai
kesahihannya. Di samping itu, e-TABIKA/e-TASKA juga dapat
membantu pihak negeri mengurangkan bebanan kerja kerana

14
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

maklumat telah sedia ada dan hanya perlu untuk dilihat dan
dianalisis sahaja oleh pihak yang memerlukannya.

10. Cadangan Penambahbaikkan

10.1 Unit ICT Ibu Pejabat dan Negeri diberi pendedahan teknikal
mengenai sistem maklumat e-TABIKA dan e-TASKA supaya
apabila sistem ini siap sepenuhnya ianya akan dikendalikan
oleh Unit ICT KEMAS.

10.2 Semua Penyelia Prasekolah dan Pemaju Masyarakat

TABIKA/TASKA WAJIB dibekalkan 1 set komputer dan
internet bagi memudahkan mereka memasukan, menyemak
dan mengemaskini data/ maklumat dalam pangkalan sistem
e-TABIKA/e-TASKA.

10.3 Segala permasalahan yang dikesan diperingkat

negeri/daerah berkaitan dengan sistem hendaklah dikumpul
dan dihantar ke Bahagian Pengurusan dan Pemakanan Ibu
Pejabat untuk tindakan selanjutnya.

10.4 Semua pegawai dan kakitangan yang

dipertanggungjawabkan dalam mengendalikan sistem diberi
kursus khas asas komputer dan internet secara
berperingkat (keutamaan diberikan kepada kakitangan yang
tiada asas mengendalikan komputer dan internet).

15
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

10.5 Maklumat Geran Perkapita Kanak-Kanak TABIKA/TASKA

dimasukkan dalam sistem e-TABIKA/e-TASKA supaya
memudahkan semakan data oleh peringkat negeri dan
ibupejabat KEMAS.

16
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

RUJUKAN BORANG-BORANG

MAKLUMAT SUMBER RUJUKAN

1. Permasalahan dalam mengendalikan i. Encik Zulkifle bin Mohamad

sistem dan memasukan data/maklumat A to Z Learning
TABIKA dan TASKA
ii. Unit ICT

Maklumat Asas TABIKA dan TASKA

2. Dalam Sistem e-TABIKA dan e-TASKA

3. Maklumat Pendaftaran dan Pembukaan Borang Pendaftaran TABIKA dan TASKA

Kelas TABIKA dan TASKA i. KEMAS/DAFTAR/TBK
ii. KEMAS/DAFTAR/TSK

17
 MANUAL PENGURUSAN TABIKA DAN TASKA KEMAS
BAB 2: SISTEM PANGKALAN DATA PROGRAM PENDIDIKAN AWAL KANAK-KANAK
KEMAS (E-TABIKA) DAN (E-TASKA)

RUJUKAN

NAMA AHLI KUMPULAN PANGKALAN DATA

Jawatan : Pen. Pegawai Sistem Maklumat

Jabatan : Unit ICT, Ibu Pejabat KEMAS
Encik Dzairul Ekhzan b. Alamat : Ibu Pejabat
Ketua i.
Khalid Jabatan Kemajuan Masyarakat
Aras 2 Menara PJH, Putrajaya
No. Tel 03-88897503
Jawatan : Penyelia Operasi 1
Jabatan : Jabatan KEMAS Negeri Sarawak
Ahli – Alamat : Tkt. 6 & 7, Bgn. Sultan Iskandar,
ii. Cik Suria binti Sauli
Ahli Jalan Simpang Tiga
93300 Kuching. Sarawak.
No. Tel : 082-240636/019-4854859
Jawatan : Penyelia Prasekolah
Jabatan : Jabatan KEMAS Wilayah
Alamat P’sekutuan
Puan Radziah binti
iii. : Tingkat 28 & 29 TH Perdana,
Kassim
Jln. Sultan Ismail,
No. Tel 50250 Kuala Lumpur
: 03-26988080 / 0193026290
Jawatan : PM Khas Prasekolah
Jabatan : Jabatan KEMAS Negeri Sabah
Puan Ratnah binti Ag. Alamat : Kompleks KPKPS, Aras 5, Blok A
iv.
Tuah Peti Surat No. 23,
88450 Kota Kinabalu. Sabah
No. Tel : 088-488408 / 013-8646342

18