Organisasi Kerajaan Sentiasa Berurusan Dengan Dokumen Dan Maklumat Kerajaan.

Sila Jelaskan Apakah Yang Dimaksudkan Dengan Keselamatan Dokumen.

Definisi
Menurut Kamus Dewan Edisi ketiga, keselamatan bermaksud perihal selamat,
kesejahteraan, dan keamanan. Manakala dokumen pula bermaksud sesuatu yang bertulis
atau bercetak. Kesimpulan daripada kedua-dua definisi tersebut, keselamatan dokumen
bermaksud, memberi perlindungan terhadap suratan-suratan terperingkat dari dapat
diketahui atau dilihat oleh orang-orang yang tidak berhak mengetahui dan melihatnya.
Selain itu juga ianya bertujuan untuk persediaan awal daripada berlakunya masalah
kebocoran, kecurian dan kebakaran. Kesemuanya termaktub dalam peruntukan-
peruntukan yang disediakan dalam buku Arahan Keselamatan Kerajaan. Organisasi
Kerajaan sentiasa berurusan dengan dokumen dan maklumat kerajaan. Jadi keselamatan
dokumen amat penting bagi memastikan segala dokumen sentiasa terkawal.

Matlamat
Keselamatan dokumen bermatlamat untuk mencegah dan menghalang pengintip-
pengintip rahsia atau orang-orang subversif yang memperolehi kebenaran akses. Selain
itu juga ianya bermatlamat untuk melaksanakan amalan ”prinsip perlu mengetahui”
dengan membatasi akses orang-orang mendapat hak akses. Matlamat lain adalah untuk
membantu penyiasatan dalam perkara-perkara pengintipan dan pelanggaran keselamatan.

Tujuan
Aspek keselamatan dokumen perlu ditekankan bertujuan untuk :

1 Menentukan tiada seseorang pun yang tidak mendapat kebenaran daripada

mempunyai ekses kepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi.
2 Mencegah dan menghalang sesiapa yang mempunyai ekses daripada
mengkomprominya.
3 Membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran
keselamatan

1
Rahsia Rasmi
Dokumen rasmi.
Dokumen rasmi ialah apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan
perkara-perkara rasmi termasuklah :
1. Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak

juga draf dan buangan perkara itu.

2. Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman.

3. Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta.

4 Huruf cetak, huruf cetak atur, blok litografer acuan, stensel, proses plat dan lain-

lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi.

Dokumen terperingkat

Dokumen terperingkat ialah dokumen rasmi yang mengandungi maklumat yang

mesti diberi perlindungan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat
keselamatan sama ada ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’. Pengurusan
dokumen terperingkat dapat dilakukan dengan menerima, memproses, menyimpan dan
menghantar dokumen-dokumen terperingkat supaya ia diuruskan secara berasingan
daripada dokumen tidak terperingkat. Selain itu juga perlu diselia oleh seorang penjawat
awam yang berjawatan tetap ( pendaftar rahsia ) yang mana tugasnya ialah :
1 Menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada SULIT
2 Menerima dan memproses dokumen terperingkat dan mengedar kepada pegawai
3 Menghantar dokumen terperingkat dengan selamat dan diterima menyelenggara
satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat audit fail secara berkala
4 Bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan tentang keselamatan
Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan.

2
 Mengikut Arahan Keselamatan, warna kulit fail dan definisi bagi keempat-empat
dokumen tersebut dapat dinyatakan dalam jadual di bawah :

DOKUMEN WARNA KULIT FAIL DEFINISI

Rahsia Besar Warna kuning berpalang Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan
merah di luar, hadapan rasmi yang jika didedah tanpa kebenaran akan
dan belakang menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada
Malaysia.
Rahsia Warna merah jambu Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan
dengan berpalang merah rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan
di luar, hadapn dan membahayakan keselamatan negara menyebabkan
belakang kerosakan besar kepada kepentingan atau martabat
Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada
sesebuah kuasa asing.
Sulit Warna hijau Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan
rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun
tidak membahayakan keselamatan negara, tetapi
memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia
atau kegiatan kerajaan atau orang perseorangan atau
akan menyebabkan keadaan memalukan atau
kesusahan kepada pentadbiran atau akan
menguntungkan kuasa asing.
Terhad Warna putih Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain daripada yang
diperingkatkan rahsia besar, rahsia atau sulit tetapi
perlu diberi tahap perlindungan.

Ancaman Kepada Keselamatan

3
Terdapat tiga punca ancaman kepada keselamatan dokumen kerajaan iaitu :

1. SUBVERSIF

Kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan/perseorangan tidak sampai kepada peperangan

2. ESPIONAJ

Kegiatan memperolehi perkara terperingkat secara tersembunyi bertujuan memudaratkan

keselamatan dan kepentingan negara.

3. SABOTAJ

Perbuatan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal

Tanda Keselamatan

1. Dokumen kekal berjilid huruf cerai atau cop huruf besar 7mm
 Sebelah luar kulit hadapan dan belakang di muka tajuk
 Di muka surat pertama dan penghabisan
 Penjuru kiri sebelah atas dan penjuru kanan

2. Dokumen tidak kekal berjilid

Dicop, ditaip atau ditulis dengan huruf besar di penjuru kiri sebelah atas dan
penjuru kanan sebelah bawah

3. Lukisan, tekapan, negatif foto dan gambar

Di sebelah belakang

Peraturan Penyimpanan

4
 Untuk mengelakkan segala dokumen terdedah kepada ancaman keselamatan,
dokumen rahsia besar dan rahsia perlu disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang
dipasang dengan kunci tatakira. Untuk simpanan sementara boleh disimpan di dalam
kabinet keluli berpalang & berkunci. Manakala dokumen sulit dan terhad pula disimpan
di dalam kabinet/almari keluli berpalang & berkunci. Dokumen terperingkat tidak
dibenarkan sekali-kali dibawa keluar daripada pejabat kecuali untuk urusan rasmi
kerajaan pada waktu pejabat. Manakala dokumen Rahsia Besar / Rahsia tidak sekali-kali
boleh dibawa balik ke rumah, melainkan atas sebab-sebab yang terkecuali iaitu dengan
dengan mendapat kebenaran bertulis Ketua Setiausaha Kementerian. Tetapi, sebelum itu
perlu mendapat kebenaran bertulis dari Ketua Jabatan terlebih itu.

Pemusnahan Dokumen Terperingkat

Semua dokumen terperingkat tidak boleh dimusnahkan melainkan mengikut
arahan Kerajaan atau arahan khas serta perlu membuat rujukan terlebih dahulu kepada
Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan dan Ketua Pengarah Arkib Negara. Apabila
dokumen rahsia besar telah dimusnahkan, satu Sijil Pemusnahan hendaklah dihantar
kepada Pemula dokumen tersebut. Sekiranya kuasa pemula tiada wujud lagi, rujukan
hendaklah dibuat kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan sebelum dokumen tersebut
dimusnahkan. Cara-cara pemusnahan dokumen ialah:
1. Dikoyak kecil-kecil atau dirincih dengan menggunakan mesin perincih.
2. Dibakar mengikut peraturan-peraturan yang selamat
3. Rujukan kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan untuk lain-lain cara
pemusnahan

Kehilangan Dokumen Terperingkat.

Sekiranya berlaku kehilangan dokumen terperingkat, seseorang itu hendaklah
mencarinya dengan segera. Dalam masa yang sama, perlu melaporkan kehilangan kepada
Ketua Jabatan atau Pegawai Keselamatan Jabatan. Kemudian, siasatan dibuat untuk
tafsirkan risiko terhadap keselamatan dan dimaklumkan kepada KPKK dan pemula
dokumen. Tindakan pembetulan atau menyelamat dan tindakan tatatertib boleh diambil di

5
bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 kepada kakitangan yang terlibat. Akhir sekali jika tidak
dijumpai juga, perlu membuat laporan polis jika ia melibatkan kesalahan jenayah.

Kesimpulan
Kesimpulannya, organisasi kerajaan sememangnya sentiasa berurusan dengan dokumen
dan maklumat kerajaan. Jadi langkah-langkah untuk keselamatan dokumen perlu
dititikberatkan dalam urusan yang melibatkan dokumen. Oleh itu, kerjasama daripada
semua pihak dapat melicinkan lagi urusan kerajaan.

Bibliografi
__________________ Diperoleh daripada
http://www.scribd.com/doc/1782394/AspekPerundangan pada 19 Ogos 2008
__________________ Diperoleh daripada
http://www.scribd.com/search?query=tags%3Arekod&sortorder=views pada
20 Ogos 2008
__________________ Diperoleh daripada
http://www.scribd.com/doc/2533095/pkpa891 pada 23 Ogos 2008
__________________ Diperoleh daripada
http://www.arkibmuzium.uitm.edu.my/dokumen_terperingkat.htm 23 Ogos
2008
__________________ Diperoleh daripada
http://www.scribd.com/doc/2158525/Keselamatan-Dokumen 23 Ogos 2008
__________________ Diperoleh daripada
http://mamo60.tripod.com/keselamatandokumen.htm 23 Ogos 2008
__________________ Diperoleh daripada
http://www.mohr.gov.my/perkhidmatan/notaPTKbaru/arahan
%20keselamatan/1005%20KAWALAN%RAHSIA%20KERAJAAN 23
Ogos 2008

6
Lampiran
Contoh warna kulit fail :

RAHSIA BESAR RAHSIA

SULIT TERHAD
7