BAB 3 : SISTEM FAIL

DAN SURAT
MENYURAT
PENGENALAN
• Sistem fail dan surat-menyurat penting untuk
memanstikan segala kehendak organisasi
dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin.
SISTEM FAIL DAN SURAT
MENYURAT
Penting untuk :

Melancarkan perjalanan persatuan

Menyimpan rekod dan dokumen
Menyimpan catatan dan keputusan yang telah
dibincangkan.
TUJUAN SISTEM FAIL

• Mudah untuk mencari rekod.

• Rekod tidak hilang, mudah disediakan dan

disimpan.
 4 SISTEM FAIL
1. Pengelasan ikut 3. Pengelasan ikut
abjad. angka.
2. Pengelasan ikut 4. Pengelasan ikut
perkara tempat atau
kawasan.
 CIRI-CIRI PENTING SISTEM FAIL
1. Mudah dicari. 5. Boleh meminimumkan
2. Fail tidak kompleks kos dan ruang
dan tidak penyimpanan.
mengelirukan. 6.Selamat dari segi
3. Sesuai dengan kebocoran rahsia dan
keperluan organisasi. bencana alam.
4. Boleh diubahsuai ikut
kehendak dan
keadaan(dibesarkan/
dikecilkan).
 PENGELASAN SISTEM FAIL

• Mesti dikelaskan dan diberi nombor kod yang sesuai dan

teratur.
• Boleh disusun mengikut:
* Tahap pertama (Tajuk Utama)
Contoh: 06 Kokurikulum

* Tahap kedua (sub tajuk)

Contoh: 06/12 Unit Pakaian Seragam

* Tahap ketiga ( Perkara)

Contoh: 06/12/09 Kadet Remaja Sekolah
 BILANGAN SURAT
Mengikut nombor urutan berpandukan tarikh
sesuatu surat ditulis dan dicatatkan dalam
kurungan.

Contoh: 06/12/09 (10)

Bilangan surat
 MAKLUMAT TAMBAHAN SISTEM FAIL

1. Sampul Kecil
Fail sementara mengandungi 1 perkara. Dibuka sekiranya fail asal
hilang.
2. Kertas minit
Untuk merekod nombor rujukan surat yang dihantar keluar dan
diterima masuk. Dikepilkan pada helaian hadapan fail
3. Penutupan Fail.
Fail ditutup apabila bilangan surat cukup 100 atau terlalu tebal. Fail
baru akan dibuka dengan menggunakan Jilid 2 dalam huruf roman (II)
dan nombor rujukan yang sama digunakan.
Contoh : 06/12/09/ Jld.II/(01)
 PROSEDUR MENULIS SURAT

• Jenis-jenis Surat Rasmi

1. Surat Panggilan Mesyuarat

2. Surat Perhubungan/ Pemberitahuan
3. Surat Permohonan Lawatan
4. Surat Memanggil Penceramah.