Koji su problemi pri vrednovanju?

Ne cuva se sve jer nije sve jednako vazno.

Troskove cuvanja treba uskladiti sa stvarnim potrebama
Velika kolicina gradiva.
Uskladjivanje sa suvremenim tehnologijama.
Subjektivan pristup pri vrednovanju.

Kako odrediti rokove cuvanja?

Popis s rokovima cuvanja je glavni alat u upravljanju dokumentima.
Treba: -razluciti dokumentaciju koju treba ili ne treba cuvati
-analizirati djelatnost kojom nastaje neka dokumentacija (funkc. analiza)
-usporediti profile aktivnosti dokumentacije
-definirati izvore za rokove cuvanja (zbog koga bi dok. bila potrebna)
-izraditi upute za primjenu s rokovima cuvanja
-integrirati dok. na popisu s rokovima cuvanja i strukturu stvarne dok.

Kako funkcionira Jenkinsonov arhiv?

Jenkinsonov arhiv funkcionira na nacin da je odluka o cuvanju i izlucivanju spisa
prepustena upravnim tjelima (samim stvarateljima).
Arhivist ima pasivnu ulogu. Briga ga za povjesnicare. Zanima ga samo sto misli
stvaratelj.

Funkcioniranje vrednovanja po hrvatskim pravilnicima?

Pravilnik o vrednovanju u RH propisuje kriterije za vrednovanje. Institucije su
zakonom obavezane da obave odredjene poslove. Proceduru za izlucivanje propisuje
pravni sustav i definira se da se ne moze unistiti nijedan javni dokument osim onako
kako je propisano.
Vrsi se kategorizacija stvaratelja – znacaj institucije govori o roku cuvanja.
Arhivi se moraju brinuti o svim institucijama.
Stvaratelji salju arhivu popis za izlucivanje.

Opisi klasicne arhivisticke koncepte vrednovanja?

Baziraju se na taksonomskom pritupu (hijerarhija, klasifikacija). Jenkinsonov koncep i
Schellenbergov koncept. Schellenberg preispituje koje vrijednosti sadrzi arhivsko
gradivo, hoce li gradivo u buducnosti imati neku drugaciju vrijednost.
Pregledavanje dokumenata jedan po jedan!

Kanadski drzavni arhiv i njegov pristup u vrednovanju?

Kanadski drzavni arhiv koristi funkcionalni pristup pri vrednovanju gradiva. Analizom
strukture organizacije i njenih funkcija predvidja se produkcija spisa i njihova
vrijednost. Hipoteza se provjerava preispitivanjem prikupljenog gradiva ali se tezi
potpunom prestanku provjeravanja.
Osnova vrednovanja mora biti utvrdjivanje vrijednosti LOKACIJE (polozaja) ili
OKOLNOSTI (funkcionalnosti) stvaranja gradiva.
Projekt je zapoceo razvrstavanjem Federalnih instutucija u 4 kategorije prema nekim
kriterijima(ugrubo: znacenje i velicina institucije)
Trajni status gradiva moze se zakljuciti procjenom samih funkcija (stupanj vaznosti f.)
zbog kojih gradivo nastaje.

U čemu je problem s taksonomskim pristupima?

Nesposobnost takvog obradjivanja dokumenata – prezatrpanost.
Fragmentarnost – svatko za sebe vrednuje 1 po 1 dokument.

Makrovrednovanje?
Vrednovanje se zasniva na postavci da je bolje vrednovati puno velikih objekata nego
puno malih (bolje vrednovati funkcije i uloge nego svaku dokumentacijsku jedinicu
posebno).
Analiziramo i predstavljamo drustvenu zajednicu pomocu drustvenih funkcija te
zajednice, time razumijemo ulogu necega u nekoj sredini. Odnos drustva prema
drustvenim funkcijama – analiticki posao iz kojeg proizlazi razumijevanje i vrijednosni
stav.

Funkcionalno vrednovanje?
Svrha arhiva se ostvaruje ocuvanjem primjerenih svjedocanstava o svim postojecim
drustvenim funkcijama nekog razdoblja.
Procjena vrijednosti gradiva s obzirom na njegovu mogucnost da svjedoci o nekoj
drustvenoj funkciji.

Koji su glavni cimbenici zasto pristupi MV i FV daju dobre rezultate?

Zasto posao makrovrednovanja uci i sistemanalitickom poslu?

Arhivist koji vrednuje neko podrucje djelatnosti mora definirati to podrucje, rasclaniti
ga i razumjeti kako funkcioniraju procesi u tom podrucju

Kako napraviti dobar popis s rokovima cuvanja?

Popis s rokovima cuvanja je glavni alat za vrednovanje. Opci, granski, posebni.
Treba: -razluciti dokumentaciju koju treba ili ne treba cuvati
-analizirati djelatnost kojom nastaje neka dokumentacija (funkc. analiza)
-usporediti profile aktivnosti dokumentacije
-definirati izvore za rokove cuvanja (zbog koga bi dok. bila potrebna)
 -izraditi upute za primjenu s rokovima cuvanja
-integrirati dok. na popisu s rokovima cuvanja i strukturu stvarne dok.

Vrednovanje?
Cjelokupni proces utvrdjivanja te odabira zapisa koji imaju trajnu obavijesnu vrijednost
kao kulturno dobro, te su izvor za poviejsna i druga istrazivanja ili su sredstvno obrane
prava drzave ili pojedinca.

Sto je kategorizacija stvaratelja?

Kategorizacijom se utvrdjuje znacenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinog

stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.
Stvaratelje razvrstavamo u tri kategorije:
Prva: Visok polozaj u podrucju svoje nadleznosti
Druga: Nadlezni za provodjenje utvrdjene politike i obavljanje tekucih poslova
Treca: Nacin i opseg djelovanja dokumentirani gradivom stvaratelja 1. i 2. kat. 1

Rezultat pravila da znacaj institucije govori o roku cuvanja i kriterij je vrednovanja.

Kako tece proces vrednovanja?

Treba li često izlučivati?

Da, izlucivati treba cesto da se ne nakupi previse gradiva.

Metodologija vrednovanja u nasem Pravilniku?

Prema kriterijima vrednovanja, kategorizaciji stvaratelja, popisima s rokovima cuvanja.

Sto je relevantno za spis?

Sadrzaj
Proces
Ishod
Sudionici
Odnosi

Prema navedenom mozemo vrednovati.

1
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (Narodne novine 90/2002)
Koja su 3 pristupa vrednovanju?
a) pasivna uloga arhivista (Jenkinson)
b) aktivna uloga arhivista (Schellenberg)
c) suradnja uprave (stvaratelja) i arhiva

Nacelo provenijencije i nacelo prvobitnog reda?

Nacelo provenijencije je Jenkinsonov i Schellenbergov 'sveti gral'. Ono govori o postivanju
fonda (gradivo stvaratelja A ne mijesati s gradivom stvaratelja B).
Nacelo prvobitnog reda kaze da treba zadrzati sistem sredjivanja spisa kakav je bio kod
stvaratelja ili po potrebi rekonstruirati.

Arhivski fond, dokument, gradivo, zbirka?

Arhivski fond je cjelina dokumentacije koju je stvorilo jedno upravno tijelo ili osoba
tijekom svog djelovanja.
Arhivski dokument je svaki zapis koji dokumentira neku transakciju.
Arhivsko gradivo su zapisi koji su nastali obavljanjem nekih poslova i koji se zbog nekog
razloga cuvaju.
Arhivska zbirka je cjelina dokumentacije koja je umjetno stvorena a sadrzi povezane
jedinice.

2 problema Schellenbergova pristupa?

Kapacitet – previse dokumenata, zaostaci u obradi
Nacelni problem – nikad ne mozemo biti sigurni da smo sve obuhvatili

Koji su kriteriji vrednovanja? Cemu sluzi arhiv?

 znacenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja

 pravni propisi i standardi koji utvrdjuju rokove cuvanja
 potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja
 zastita prava i interesa pojedinica ili skupina
 interes javnosti za uvid u cinjenice sadrzane u gradivu
 evidencijska vrijednost gradiva
 znacenje gradiva za kulturu, povijest, itd.
 vrijednost gradiva kao kulturnog dobra2

2
Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (Narodne novine 90/2002)