NAMA : NURHIDAYAH BINTI AHMAD

KURSUS : KPLI-SR (BI) JAN 2011

KELAS :B
SUBJEK : PENGURUSAN GERKO

SIMULASI 1:
Kejohanan Olahraga Tahunan akan diadakan di IPG pada tarikh yang akan ditetapkan.
Kendalikan satu mesyuarat untuk membuat persiapan tersebut.
Kenalpasti dan laksanakan tindakan-tindakan yang akan dilakukan sebelum, semasa dan selepas
mesyuarat tersebut.

JAWAPAN:

MESYUARAT OLAHRAGA TAHUNAN IPG

1.Beberapa agenda perlu ada semasa Mesyuarat Olahraga Tahunan IPG
Antaranya ialah:
a) Ucapan pengerusi
b) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Olahraga Tahunan yang lepas.
c) Membentang dan menerima penyata tahunan yang lalu.
d) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu
e) Memilih Jawatankuasa kerja yang bahru.
f) Membincangkan dan meluluskan usul dan cadangan.
g) Ucapan penangguhan

2. Notis mesyuarat Olahraga Tahuan perlu diedarkan dalam tempoh 14 hari dan perlu
ditandatangani oleh Setiausaha. Kourum bagi Mesyuarat Olahraga Tahunan ditentukan oleh
perlembagaan dan undang-undang atau peraturan persatuan.

3. Terdapat dua cara menetapkan ahli kourum sesuatu mesyuarat iaitu:

a)Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti ¼ atau ½ daripada kesemua ahli: atau
b)Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40 orang, 20 orang dan sebagainya.
4. Agenda mesyuarat Jawatankuasa Kerja atau Jawatankuasa Kecil atau Biro ialah:
a) Ucapan Pengerusi
b) Mengesahkan minit mesyurat yang lepas .
c) Perkara-perkara yang berbangkit.
d) Agenda-agenda yang ingin dibincangkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi
Jawatankuasa Kecil.
e) Hal-hal lain.

5. Tanggungjawab dan peranan pengerusi semasa mesyuarat ialah:

a) Memulakan mesyuarat setelah korum mencukupi dan pada waktu yang ditetapkan.
b) Semua perbincangan mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan.
c) Pengerusi menutup mesyuarat dengan segera sekiranya perbincangan telah tamat
d) Memastikan setiausaha menaip minit mesyuarat dan mengedarkan kepada semua ahli

6. Tugas dan peranan setiausaha ialah:

a) Sebelum Mesyuarat
i.Berbincang dengan pengerusi untuk menyediakan agenda mesyuarat
ii.Menghantar surat jemputan atau notis mesyuarat lebih awal (Lihat Contoh)
iii.Memastikan tempat mesyuarat termasuk PA (siar raya) berfungsi.
iv.Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas,pen dan sebagainya (jika perlu)
v.Menyediakan minit mesyuarat yang lepas (terdahulu)
vi.Menulis panggilan mesyuarat/Menulis Agenda
vii.Hendaklah berbincang dengan pengerusi.
viii.Surat panggilan hendaklah mengandungi logo persatuan, nombor rujukan,tarikh surat dan
no telefon.
ix.Surat panggilan mesyuarat hendaklah jelas : mengandungi tarikh, hari, masa dan tempat
mesyuarat.
x.Agenda hendaklah dimasukkan dalam surat panggilan.

b) Semasa Mesyuarat
i.Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala
dan diatur dengan sempurna.
 ii.Mencatat perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat dengan ringkas, tepat dan padat.
iii.Mengedar kertas borang kehadiran mesyuarat kepada semua ahli yang hadir.

c) Selepas Mesyuarat
i.Menyiapkan minit mesyuarat dengan seberapa segera.(lihat contoh)
ii.Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang
terbabit.
iii. Perkara yang perlu ditulis semasa menyediakan minit mesyuarat:
-Bil mesyuarat
-Senarai kehadiran
-Tarikh
-Tempat
-Minit-minit mesyuarat dicatatkan dengan ringkas mengikut agenda.
-Dinyatakan tindakan seterusnya selepas dicatat sesuatu agenda.