1/28/2008 

Assuming the Role of  Learning Objectives 
the Systems Analyst  1 
•  Recall the basic types of computer­based systems 
that a systems analyst needs to address 
•  Understand how users working in context with new 
technologies change the dynamics of a system 
•  Realize what the many roles of the systems analyst 
are 
•  Know the steps of the SDLC as they relate to HCI and 
how to apply them to a real system 
Systems Analysis and Design, 7e  •  Understand what CASE tools are and how they help a 
systems analyst 
Kendall & Kendall  •  Explore other methodologies such as object­oriented 
systems design and prototyping 

©2008 Pearson  Prentice Hall 
Kendall & Kendall  1­2 

Information – A Key Resource  Major Topics 

• Fuels business and can be the critical  • Fundamentals of different kinds of 
factor in determining the success or  information systems 
failure of a business  • Roles of systems analysts 
• Needs to be managed correctly  • Phases in the systems development life 
• Managing computer­generated  cycle as they relate to Human­ 
information differs from handling  Computer Interaction (HCI) factors 
manually produced data  • Computer­Aided Software Engineering 
(CASE) tools 
Kendall & Kendall  1­3  Kendall & Kendall  1­4 

Systems Analysts Recommend, Design, and  A systems analyst 
may be involved with 
Maintain Many Types of Systems for Users  Strategic 
any or all of these 
Level 
systems at each 
organization level
•  Transaction Processing Systems (TPS) 
Higher 
•  Office Automation Systems (OAS)  Level 
•  Knowledge Work Systems (KWS) 
•  Management Information Systems (MIS)  Knowledge 
Level 
•  Decision Support Systems (DSS) 
•  Expert Systems (ES)  Operational 
•  Executive Support Systems (ESS)  Level 
•  Group Decision Support Systems (GDSS) 
•  Computer­Supported Collaborative Work Systems 
(CSCWS) 

Kendall & Kendall  1­5  Kendall & Kendall  1­6 

1 
 1/28/2008 

Operational Level  Knowledge Level 

• Transaction Processing System (TPS)  •  Office Automation System (OAS) 
•  Process large amounts of data for routine business  •  Supports data workers who share information, but do not 
usually create new knowledge 
transactions 
•  Examples: Word processing, Spreadsheets, Desktop 
•  Boundary­spanning  publishing, Electronic scheduling, Communication through 
•  Support the day­to­day operations of the company  voice mail, Email, Video conferencing 

•  Examples: Payroll Processing, Inventory  •  Knowledge Work System (KWS) 
Management  •  Supports professional workers such as scientists, engineers, 
and doctors 
•  Examples: computer­aided design systems, virtual reality 
systems, investment workstations 

Kendall & Kendall  1­7  Kendall & Kendall  1­8 

Higher Level  Strategic Level 

•  Management Information System (MIS)  •  Executive Support System (ESS) 
•  Support a broad spectrum of organizational tasks including  •  Helps executives to make unstructured strategic decisions in 
decision analysis and decision making  an informed way 
•  Examples: profit margin by sales region, expenses vs.  •  Examples: drill­down analysis, status access 
budgets 
•  Group Decision Support System (GDSS) 
•  Decision Support System (DSS)  •  Permit group members to interact with electronic support 
•  Aids decision makers in the making of decisions  •  Examples: email, Lotus Notes 
•  Examples: financial planning with what­if analysis, budgeting 
with modeling  •  Computer­Supported Collaborative Work System 
•  Expert System (ES)  (CSCWS) 
•  CDCWS is a more general term of GDSS 
•  Captures and uses the knowledge of an expert for solving a 
particular problem which leads to a conclusion or  •  May include software support called “groupware” for team 
recommendation  collaboration via network computers 
•  Examples: MYCIN, XCON  •  Example: video conferencing, Web survey system 

Kendall & Kendall  1­9  Kendall & Kendall  1­10 

Integrating New Technologies  Figure 1.2 Systems analysts need to be aware 
that integrating technologies affects all types of 
into Traditional Systems  systems

• Ecommerce and Web Systems 
• Enterprise Resource Planning Systems 
• Wireless Systems 
• Open Source Software 
• Need for Systems Analysis and Design 

Kendall & Kendall  1­11  Kendall & Kendall  1­12 

2 
 1/28/2008 

Ecommerce and Web Systems  Enterprise Resource Planning 
Systems (ERP) 
•  Benefits  • Performs integration of many 
•  Increasing user awareness of the availability of a  information systems existing on 
service, product, industry, person, or group 
different management levels and within 
•  The possibility of 24­hour access for users 
•  Improving the usefulness and usability of interface 
different functions 
design  • Example: SAP, Oracle 
•  Creating a system that can extend globally rather 
than remain local, thus reaching people in remote 
locations without worry of the time zone in which 
they are located 

Kendall & Kendall  1­13  Kendall & Kendall  1­14 

Wireless Systems  Open Source Software 

•  System analyst may be asked to design  •  An alternative of traditional software 
standard or wireless communication networks  development where proprietary code is 
that integrate voice, video and email into  hidden from the users 
organizational intranets or industry extranets  •  Open source software is free to distribute, 
•  System analyst may also be asked to develop  share and modify 
intelligent agents  •  Characterized as a philosophy rather than 
•  Example: Microsoft's new software based on  simply the process of creating new software 
Bayesian statistics  •  Example: Linux Operating System, Apache 
•  Wireless communication is referred as m­  Web Server, Mozilla Firefox Web browser 
commerce (mobile commerce) 
Kendall & Kendall  1­15  Kendall & Kendall  1­16 

Need for Systems Analysis and  Roles of the Systems Analyst 
Design 
•  Installing a system without proper planning  • The analyst must be able to work with 
leads to great user dissatisfaction and  people of all descriptions and be 
frequently causes the system to fall into  experienced in working with computers 
disuse 
•  Lends structure to the analysis and design of 
• Three primary roles: 
information systems  • Consultant 
•  A series of processes systematically  • Supporting Expert 
undertaken to improve a business through  • Agent of change
the use of computerized information systems 
Kendall & Kendall  1­17  Kendall & Kendall  1­18 

3 
 1/28/2008 

Qualities of the Systems Analyst  Systems Development Life Cycle 
(SDLC) 
• Problem solver  • The systems development life cycle is a 
• Communicator  phased approach to solving business 
• Strong personal and professional ethics  problems 
• Self­disciplined and self­motivated  • Developed through the use of a specific 
cycle of analyst and user activities 
• Each phase has unique user activities 

Kendall & Kendall  1­19  Kendall & Kendall  1­20 

Figure 1.3 The seven phases of the  Incorporating Human­Computer 
systems development life cycle  Interaction (HCI) Considerations 
• The demand for analysts who are 
capable of incorporating HCI into the 
systems development process keeps 
increasing, as companies begin to 
realize that the quality of systems and 
the quality of work life can be improved 
by taking a human­centered approach 
at the outset of a project 

Kendall & Kendall  1­21  Kendall & Kendall  1­22 

Identifying Problems,  Determining Human Information 
Opportunities, and Objectives  Requirements 
•  Activity:  •  Activity: 
•  Interviewing 
•  Interviewing user management  •  Sampling and investing hard data 
•  Summarizing the knowledge obtained  •  Questionnaires 
•  Estimating the scope of the project  •  Observe the decision maker’s behavior and environment 
•  Prototyping 
•  Documenting the results  •  Learn the who, what, where, when, how, and why of the 
•  Output:  current system 
•  Feasibility report containing problem definition and  •  Output: 
•  Analyst understands how users accomplish their work when 
objective summaries from which management can  interacting with a computer; and begin to know how to 
make a decision on whether to proceed with the  make the new system more useful and usable. The analyst 
proposed project  should also know the business functions and have complete 
information on the people, goals, data and procedure 
involved

Kendall & Kendall  1­23  Kendall & Kendall  1­24 

4 
 1/28/2008 

Analyzing System Needs  Designing the Recommended 
System 
•  Activity:  • Activity: 
• Create data flow diagrams  • Design procedures for data entry 
• Complete the data dictionary  • Design the human­computer interface 
• Analyze the structured decisions made  • Design system controls 
• Prepare and present the system proposal  • Design files and/or database 
• Design backup procedures 
•  Output: 
• Recommendation on what, if anything,  • Output 
should be done  • Model of the actual system 

Kendall & Kendall  1­25  Kendall & Kendall  1­26 

Developing and Documenting  Testing and Maintaining the 
Software  System 
•  Activity:  • Activity: 
•  System analyst works with programmers to develop any 
original software  • Test the information system 
•  Works with users to develop effective documentation  • System maintenance 
•  Programmers design, code, and remove syntactical errors 
from computer programs 
• Maintenance documentation 
•  Document software with help files, procedure manuals, 
and Web sites with Frequently Asked Questions 
• Output: 
•  Output:  • Problems, if any 
•  Computer programs  • Updated programs 
•  System documentation  • Documentation 

Kendall & Kendall  1­27  Kendall & Kendall  1­28 

Figure 1.4 Some researchers estimate that the amount of 
Implementing and Evaluating the  time spent on systems maintenance may be as much as 60 
System  percent of the total time spent on systems projects

• Activity: 
• Train users 
• Analyst plans smooth conversion from old 
system to new system 
• Review and evaluate system 
• Output: 
• Trained personnel 
• Installed system 

Kendall & Kendall  1­29  Kendall & Kendall  1­30 

5 
 1/28/2008 

The Impact of Maintenance  Figure 1.5 Resource consumption 
over the system life 

• Maintenance is performed for two 
reasons 
•  Removing software errors, and 
•  Enhancing existing software 
• Over time the cost of continued 
maintenance will be greater than that of 
creating an entirely new system. At that 
point it becomes more feasible to 
perform a new systems study 

Kendall & Kendall  1­31  Kendall & Kendall  1­32 

Approaches to Structured Analysis and Design 
and to the Systems Development Life Cycle 
Case Tools 

• Traditional systems development  • CASE tools are productivity tools for 
systems analysts that have been created 
life cycle  explicitly to improve their routine work 
• CASE systems development life  through the use of automated support 
cycle  • Reasons for using CASE tools 
•  Increasing Analyst Productivity 
• Object­Oriented Systems Analysis  •  Improving Analyst­User Communication 
and Design  •  Integrating Life Cycle Activities 
•  Accurately Assessing Maintenance Changes 

Kendall & Kendall  1­33  Kendall & Kendall  1­34 

Case Tool Classifications  Upper CASE Tools 

• Upper CASE tools perform analysis  • Create and modify the system 
and design  design 
• Lower CASE tools generate  • Help in modeling organizational 
programs from CASE design  requirements and defining system 
• Integrated CASE tools perform both  boundaries 
upper and lower CASE functions  • Can also support prototyping of 
screen and report designs
Kendall & Kendall  1­35  Kendall & Kendall  1­36 

6 
 1/28/2008 

Lower CASE Tools  Figure 1.7 Traditional versus CASE 
systems development life cycle 

• Lower CASE tools generate 
computer source code from the 
CASE design 
• Source code is usually generated in 
several languages 

Kendall & Kendall  1­37  Kendall & Kendall  1­38 

Object­Oriented Systems Analysis  Alternate Approaches to Structured Analysis 
and Design and to the Systems Development 
and Design  Life Cycle 
•  Alternate approach to the structured approach of  • Agile approach 
the SDLC that is intended to facilitate the 
development of systems that must change  • Prototyping 
rapidly in response to dynamic business 
environments  • ETHICS 
•  Analysis is performed on a small part of the 
system followed by design and implementation.  • Project champion 
The cycle repeats with analysis, design and  • Soft Systems Methodology 
implementation of the next part and this repeats 
until the project is complete  • Multiview 

Kendall & Kendall  1­39  Kendall & Kendall  1­40 

Summary 

•  Information is a key resource 
•  Systems analysts deal with many types of 
information systems 
•  Integration of traditional systems with new 
technologies 
•  Roles and qualities of the systems analyst 
•  The systems Development Life Cycle 
•  CASE tools 
•  Alternatives to structured analysis and design 
and to the SDLC

Kendall & Kendall  1­41 

7