KANDUNGAN

Bil Perkara Muka Surat

1 Senarai Tugas 1
2 Carta Organisasi Staf Sokongan 2
3 Kedudukan Perjawatan Sekolah 3
Peraturan-peraturan pentadbiran Proses Kerja, Carta Aliran dan
Senarai Semak :-
4 Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru) 4-7
5 Perlantikan Guru Sandaran Terlatih 8 - 11
6 Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan 12 - 15
7 Pengesahan Jawatan dan Pemberian Taraf Berpencen 16 - 19
8 Perlanjuitan Tempoh Percubaan 20 - 23
9 Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri 24 - 27
10 Perlepasan Jawatan / perlepasan Jawatan Dengan Izin 28 - 31
11 Perletakan Jawatan 32 - 35
12 Cuti Rehat 36 - 39
13 Cuti Tanpa Gaji 40 - 43
14 Cuti Separuh Gaji 44 -47
15 Cuti Sakit 48 - 51
16 Cuti Sakit Tambahan 52 - 55
17 Cuti Bersalin 56 - 59
18 Cuti Sakit TB , Kusta atau Barah yang setaraf 60 -65
19 Cuti Tanpa Rekod 66 - 69
20 Cuti Haji 70 - 73
21 Cuti Sambilan 74 - 77
22 Cuti Menjaga Anak 78 - 81
23 Cuti Isteri Bersalin 82 - 85
24 Cuti Ikut Pasangan 86 - 89
25 Persaraan Wajib 90 - 93
26 Persaraan Pilihan Sendiri 94 - 97
27 Menguruskan Penerimaan Surat 98 - 101
28 Senarai Undang-Undang dan Peraturan 102
29 Jawatankuasa yang dianggotai 102
30 Norma Kerja Bagi Tugas-Tugas 103
31 Senarai Tugas Harian 104
 SENARAI TUGAS
Nama Anggota : HASNAH BINTI ABDUL RAHMAN

Jawatan : PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11

No. Kad Pengenalan : 6201-25-01-6100

Tarikh mula bertugas di sekolah ini : 3/12/1985

Waktu tugas rasmi : Isnin hingga Khamis mulai 8.00 pagi - 1.00 ptg / 2.00 ptg - 4.30 ptg
Jumaat " 8.00 pagi - 12.15 t/hari / 2.45 ptg - 4.30 ptg
Sabtu " 8.00 pagi hingga 12.50 tengahari

PERKHIDMATAN DAN PERJAWATAN

1 Menguruskan perlantikan staf sokongan

2 Menguruskan perlantikan Guru Sandaran Terlatih
3 Menguruskan perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.
4 Menguruskan Pengesahan Dalam Perkhidmatan & Pemberian Taraf Berpencen.
5 Menguruskan Perlanjutan Tempoh Percubaan.
6 Menguruskan Pertukaran Guru Keluar / Dalam Negeri dan staf sokongan.
7 Menguruskan Perlepasan Dalam Jawatan.
8 Menguruskan Perletakkan Jawatan.
9 Menguruskan Cuti Rehat
10 Menguruskan Cuti Tanpa gaji
11 Menguruskan Cuti Separuh Gaji
12 Menguruskan Cuti Sakit
13 Menguruskan Cuti Sakit Tambahan
14 Menguruskan Cuti Bersalin
15 Menguruskan Cuti Sakit Tibi, Kusta (Barah serta sakit setaraf ).
16 Menguruskan Cuti Tanpa Rekod
17 Menguruskan Cuti Haji
18 Menguruskan Cuti Sambilan.
19 Menguruskan Cuti Menjaga Anak.
20 Menguruskan Cuti Isteri Bersalin.
21 Menguruskan Cuti Ikut Pasangan.
22 Menguruskan Persaraan Wajib.
23 Menguruskan Persaraan Pilihan
24 Lain-lain tugas yang diarahkan oleh Pengetua / Guru Besar.
 1

KEDUDUKAN PERJAWATAN SEKOLAH

SEPERTI PADA : 1HB JANUARI 2005

BIL. JAWATAN LULUS ISI KOSONG

1 PENGETUA / GURU BESAR 1 1 0

2 PEN. KANAN PENTADBIRAN 1 1 0
3 PEN. KANAN HAL EHWAL MURID 1 1 0
4 PEN. KANAN KO-KURIKULUM 1 1 0
5 PENYELIA PETANG 0 0 0
6 GURU KANAN M/PEL BAHASA 1 1 0
7 GURU KANAN M/PEL SAINS & MATEMATIK 1 1 0
8 GURU KANAN M/PEL SAINS SOSIAL 1 1 0
9 GURU KANAN M/PEL TEKNIK & VOKASIONAL 1 1 0
10 GURU MEDIA 1 1 0
11 KAUNSELOR 1 1 0
12 GURU KELAS AL-QURAN (KKQ) 0 0 0
13 GURU PENOLONG 40 40 0
0
JUMLAH GURU :- 50 50 0
14 KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22 1 1 0
15 KETUA PENYELIA ASRAMA GRED N22 0 0 0
16 KETUA PEMBANTU MAKMAL GRED C22 0 0 0
17 PEMBANTU TADBIR GRED N17 2 1 1
18 PENYELIA ASRAMA GRED N17 0 0 0
19 PEMBANTU MAKMAL GRED C17 3 2 1
20 PEMBANTU TADBIR RENDAH GRED N11 2 1 1
21 PEMBANTU MAKMAL RENDAH GRED C11 0 0 0
22 PEMBANTU AM RENDAH ( PEJABAT ) GRED N1 1 1 0
23 PEMBANTU AM RENDAH ( MAKMAL ) GRED N1 3 2 1
24 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR GRED R3 0 0 0
25 PEKERJA RENDAH AWAM 0 0 0
JUMLAH BUKAN GURU :- 12 8 4

JUMLAH BESAR :- 62 58 4

3
 MANUAL PROSEDUR KERJA URUSAN PERKHIDMATAN

1 Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

1.1. Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Jawatan Proses Kerja

Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

& Kementerian Pelajaran Malaysia / Jabatan Pelajaran Negeri.

Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat

Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-

i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.
ii salinan fotostat Kad Pengenalan
iii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)
iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh
pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Lain-lain dokumen yang diperlukan :-

i Surat Setuju Terima Jawatan
ii Surat Sumpah
iii Surat Akuan Doktor (Am 402)
iv Surat Tawaran Jawatan dan Penempatan.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.

Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke JPN (Unit Perkhidmatan ):-
i 1 salinan surat lampiran.
ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.
iii 1 salinan fotostat Surat Setuju Terima Jawatan
iv 1 salinan fotostat Surat Sumpah.
v 1 salinan fotostat Surat Akuan Doktor.

Simpan satu salinan untuk fail perbadi pegawai berkenaan.

Hantar dokumen berikut ke Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran.
i 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan
ii 1 salinan asal Surat Sumpah
iii 1 salinan asal Surat Akuan Doktor
iv 1 salinan Surat Tawaran Jawatan.
Pengetua Terima kelulusan Kew 8

Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji

 4
1.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru )

Terima surat perlantikan pegawai

rekod penerimaan

buka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadi

minta maklumat
tambahan
tidak
lengkap
lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji

berasingan
 5
1.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Staf Sokongan (Bukan Guru)

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Buka Fail Peribadi pegawai

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)

4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun Bank
Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang
Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan

Pengetua
Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
 6
1.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Staf Sokongan

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

7
2 Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

2.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Jawatan Proses Kerja

Pengetua Terima surat perlantikan dari Kementerian Pelajaran Malaysia

(Bahagian Sumber Manusia) dan surat penempatan guru oleh JPN

Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat

Pembantu Tadbir Buka fail peribadi pegawai tersebut.

Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen peribadi pegawai :-

i salinan fotostat sijil akademik dan persekolahan.
ii salinan fotostat Kad Pengenalan
iii salinan fotostat Buku Akaun Bank (urusan gaji)
iv salinan fotostat penyata atau dokumen berkenaan KWSP
atau berikan 1 salinan Borang KWSP 3 untuk diisi oleh
pegawai baru yang belum pernah mencarum KWSP.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8) - dalam 7 salionan.

dan 2 salionan surat lampiran.
Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke PPD :-
i 1 salinan surat lampiran.
ii 6 salinan Kew 8 - perlantikan.
iii 1 salinan Surat Setuju Terima Jawatan.
iv 1 salinan Surat Sumpah.
v 1 salinan Surat Akuan Doktor.
vi 1 salinan Surat Tawaran dan Penempatan Guru.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8

Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji atau gaji baucar berasingan bagi bulan pertama
dan kedua

Pembantu Tadbir Sediakan SG20 untuk payroll gaji

 8
2.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Terima surat perlantikan guru

rekod penerimaan

buka fail peribadi

dapatkan maklumat peribadi

minta dokumen
maklumat
tambahan
tidak
lengkap
lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

hantar Kew 8 - perlantikan ke PPD

terima kelulusan kew 8 dari PPD

tindakan payroll gaji / baucar gaji

berasingan

hantar dokumen ke Kementerian

Pelajaran Malaysia (Bahagian Sumber
Manusia ) bagi mengesahkan bahawa
pegawai telah melaporkan diri.
 9
2.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Buka Fail Peribadi pegawai

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)

4 Sijil Akademik, persekolahan, Kad Pengenalan,
Buku Akaun Bank
Dapatkan salinan fotostat Penyata KWSP (jika ada)
5 Jika tiada berikan Bprang KWSP 3 - Borang
Keahlian untuk diisi oleh pegawai berkenaan

6 Sediakan 7 salinan Kew 8 perlantikan

7 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan

Pengetua / Guru Besar
Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada
8 Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji

9 Hantar dokumen ke Kementerian Pelajaran

Malaysia (Bhg Sumber Manusia) bagi
mengesahkan bahawa pegawai telah melapor diri
 10
2.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

11
3 Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

3.1 Proses Kerja :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua Terima surat perlantikan dari Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran

Pembantu Tadbir Rekod penerimaan surat

Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Laporan Perubahan (Kew 8)

dan 2 salinan surat lampiran.
Pembantu Tadbir Dapatkan tandatangan Pengetua / Guru Besar untuk disahkan.
Hantar dokumen berikut ke Jabatan Pelajarean Negeri
i 1 salinan surat lampiran
ii 6 salinan Penyata Perubahan (Kew 8).
iii 1 salinan surat perlantikan Rasmi Jawatan.
iv 1 salinan fotostat Kew 8 perlantikan Guru Sandaran Terlatih.
v 1 salinan fotostat Kew 8 pergerakan gaji dan Imbuhan
Tahunan (jika ada). - jawatan GST

Pembantu Tadbir Terima kelulusan kew 8 dari JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll gaji - perubahan gaji dan tunggakan gaji
 12
3.2 Carta Aliran : Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

Terima surat perlantikan pegawai

rekod penerimaan

rujuk fail peribadi

dapatkan doklumen-dokumen berikut :-

minta dokumen Kew8 lantikan GST,Imbuhan Tahunan,
maklumat pergerakan gaji (jika ada)
tambahan
tidak
lengkap
lengkap

sediakan Kew 8 - perlantikan

dan surat lampiran

hantar Kew 8 - perlantikan ke JPN

bersama-sama dengan dokumen lain.

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll gaji / baucar gaji

berasingan
 13
3.3 Senarai Semak :- Urusan Perlantikan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlantikan jawatan

2 Rekod penerimaan surat

3 Rujuk fail peribadi

Dapatkan dokumen sokongan (salinan fotostat)

4 Kew 8 perlantikan GST, Imbuhan Tahunan dan
Pergerakan gaji (jika ada )

5 Sediakan 7 salinan Kew 8 - perlantikan ke

jawatan tetap

6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan tandatangan

Pengetua / Gurui Besar

7 Terima kew 8 perlantikan , serahkan kepada

Pembantu Tadbir Kewangan untuk urusan gaji
 14
3.4. Borang yang digunakan untuk Urusan Perlantikan Guru Sandaran Terlatih

i Surat Setuju Terima Jawatan

ii Surat Akuan Doktor

iii Surat Akuan Sumpah

iv Surat Akuan Bebas dari Dadah.

v Aku Janji

vi Tapisan Keselamatan

vii Laporan Perubahan (Kew 8 ).

viii Kew 320 (SG 20)

15
4 Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Pemberian Taraf Berpencen

4.1 Proses Kerja :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan

Pemberian Taraf Berpencen

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak senarai pegawai yang mencukupi tempoh percubaan dalam
perkhidmatan dari rekod perkhidmatan - Fail Peribadi

Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat dipenuhi :-

i memenuhi tempoh percubaan 3 tahun (lantikan SSB)
ii memenuhi tempoh percubaan 1 tahun (lantikan SSM)
iii lulus Kursus Induksi dengan jayanya dan dapatkan
salinan dokumen tersebut.

Pembantu Tadbir Sediakan borang dan pastikan permohonan dilengkapi dokumen

berikut :-
i salinan sijil akademik / ikhtisas.
ii salinan sijil Kursus Induksi
iii pastikan pilihan opsyen pencen atau KWSP.

Pengetua / Guru Besar Dapatkan perakuan sokongan Ketua Jabatan

Pembantu Tadbir Hantar pemohonan ke Jabatan Pelajaran Johor

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari SuruhanjayaPerkhidmatan Pelajaran

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 ) - 7 salinan

Pembantu Tadbir Hantar Kew. 8 ke Jabatan Pelajaran Johor ( Unit Perkhidmatan)

- 6 salinan berserta dengan 1 salinan Surat Pengesahan Jawatan
dan Surat Pemberian Taraf Berpencen atau Skim KWSP
- Failkan 1 salinan

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew. 8

Pembantu Tadbir Tindakan Payroll

- Hentikan caruman KWSP bagi yang diberi taraf berpencen

CATATAN : Bagi Pegawai yang telah lulus Induksi, sila rujuk

Pekeliling Penyesuaian. ( SPP 10/13/76 ) Jld. 111/(40) bth 1.3.2004
dan KP (TP) 0047/82/4 Jld. 6/(11) bth 10.5.2004.
 16
4.2 Carta Aliran : Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan
Pemberian Taraf Berpencen

Semak senarai pegawai yang layak

mencukupi Tempoh Percubaan dan layak
Minta dokumen untuk diperakukan
dari Pegawai Tidak
Berkenaan Lengkap
Pastikan Syarat-syarat dipenuhi

Mencukupi syarat / dokumen

Ya

Lengkapkan borang pengesahan Jawatan /

Pemberian Taraf Berpencen

Dapatkan perakuan Ketua Jabatan

Minta Dokumen Tidak
Lengkapkan Borang Diperakukan Lulus / diperakuan

Ya

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Minta dilengkapkan Tidak
Dokumen / Borang Lengkap Lengkap

Ya

Terima kelulusan dari Suruhanjaya

Perkhidmatan Pelajaran

Sedia ( Kew.8) dan hantar ke Jabatan

Minta dilengkapkan Tidak Pelajaran Negeri
Kew.8 Lengkap
Lulus
Ya

Terima kelulusan Kew. 8

Tindakan Payroll
 17
4.3 Senarai Semak :- Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan
Dan Pemberian Taraf

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak senarai pegawai yang mencukupi syarat

untuk Disahkan Dalam Jawatan / Pemberian Taraf
Berpencen

2 Sediakan borang bagi Pengesahan Dalam

Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen
atau Skim KWSP

3 Dapatkan dokumen - sijil akademik / ikhtisas,

Sijil Kelulusan Induksi, Sijil Keputusan Peperiksaan
yang disyaratkan

4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6 Terima Surat Pengesahan Dalam Perkhidmatan

dan Pemberian Taraf Berpencen / Skim KWSP

7 Sediakan Kew. 8 -Pengesahan Dalam Perkhidmatan

dan Pemberian Taraf Berpencen

8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Pengesahan

Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf
Berpencen ke JPN
 18
4.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan Dan Diberi
Taraf Berpencen

i Borang P.A.A 35 - Bab ' A '

ii Borang P.A.A 36 (11)

iii Lampiran A ( Pilihan Opsyen Pencen / KWSP )

iv Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

v Kew. 320 ( SG 20 )

vi Borang P.A.A. 38
19
5 Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

5.1 Proses Kerja :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak senarai kakitangan yang mencukupi tempoh dalam

perkhidmatan

Pembantu Tadbir Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam perkhidmatan

Jika gagal kerana :
- Gagal kursus Induksi
- Tidak diperakukan oleh Ketua Jabatan

Pembantu Tadbir Sediakan borang permohonan lanjutan tempoh percubaan dan

pastikan
- Mendapat sokongan Ketua Jabatan
- Dokumen Kursus Induksi

Pembantu Tadbir Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan dan Suruhanjaya /
Kementerian dan pastikan
- Lanjutan percubaan dengan berdenda
- Lanjutan percubaan dengan tidak berdenda
- Lanjutan percubaan dengan amaran
- Dan lain-lain keputusan oleh Suruhanjaya / Kementerian

Pembantu Tadbir Sediakan Kew.8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

- 6 salinan
- Failkan / Tindakan susulan - berhubung dengan pergerakan gaji
 20
5.2 Carta Aliran : Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Semak senarai kakitangan yang mencukupi

percubaan mencukupi

Pastikan syarat-syarat pengesahan

perkhidmatan

Sediakan permohonan perlanjutan tempoh

percubaan jika gagal disahkan jawatyan

Lengkap

Ya

Hantar permohonan ke Jabatan Pelajaran

Negeri

Lulus
Ya

Terima kelulusan lanjutan tempoh percubaan

daripada Kementerian / Suruhanjaya
Perkhidmatan Pendidikan
- Pastikan jenis lanjutan berdenda, tidak
berdenda, amaran dll
Sedia Laporan Perubahan (Kew. 8) 7 salinan
dan hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

Sediakan Laporan Percubaan (Kew.8)

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri Kew. 8

Terima kelulusan Kew.8

- Failkan
- Tindakan susulan berkaitan pergerakan
jika berkaitan
 21
5.3 Senarai Semak :- Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak senarai pegawai yang mencukupi Tempoh

Dalam Perkhidmatan

2 Pastikan syarat-syarat pengesahan dalam

Perkhidmatan

3 Sediakan borang permohonan Lanjut Tempoh

Percubaan

4 Dapatkan tandatangan dan perakuan Pengetua

5 Hantar dokumen ke JPN ( Unit Perkhidmatan)

6 Terima surat kelulusan Perlanjutan Tempoh

Percubaan

7 Sediakan Kew.8 - Perlanjutan Tempoh Percubaan

8 Hantar Kew. 8 dan 1 salinan Surat Perlanjutan

Tempoh Percubaan ke JPN
 22
5.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Perlanjutan Tempoh Percubaan

i Perintah Am A 30

ii Kew.320 (SG 20)

iii Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

iv Surat Kelulusan Daripada Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran / Kementerian

Pelajaran Malaysia
23
6 Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

6.1 Proses Kerja :- Urusan Ke Luar / Dalam Negeri

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar Terima surat pertukaran ke luar dan dalam negeri
- Pastikan tarikh tutup permohonan

Pembantu Tadbir Rendah Sediakan surat permohonan dan pastikan - jumlah mencukupi

Pembantu Am Rendah Memaklumkan surat pekeliling pertukaran kepada kakitangan

Pembantu Am Rendah Mengedar borang permohonan pertukaran kepada guru

Pembantu Tadbir Terima dan memproses borang permohonan dan pastikan dokumen
sokongan disertakan (jika ada).

Pembantu Tadbir Hantar permohonan pertukaran guru ke Pejabat Pelajaran Daerah

secara kelompok (asingkan Luar dan Dalam negeri ).

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan pertukaran guru (pastikan tarikh pertukaran )/

Pengetua/ Guru Besar Maklumkan kepada guru berkenaan.

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (kew 8) pertukaran dan Sijil Gaji Akhir.

Pembantu Tadbir Hantar kew 8 , Sijil Gaji Akhir dan salinan surat kelulusan pertukaran
ke Jabatan Pelajaran Negeri.

Pembantu Tadbir Sediakan SG20 dan pastikan bulan di mana pembayaran gaji
Kewangan terakhir dibuat. Sertakan salinan surat kelulusan pertukaran guru
dan sekeping sampul surat alamat sekolah baru dan hantar ke AG.
Sertakan 2 salian SGA bersama dokumen-dokumen di atas.
Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 - pertukaran,

Pembantu Tadbir Dapatkan disket maklumat EMIS/SMPP guru berkenaan daripada

guru data dan hantar disket berkenaan ke sekolah baru.
 24
6.2 Carta Aliran : Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

Terrima surat pekeliling pertukaran

sediakan borang pertukaran

maklumkan surat pekeliling kepada

semua guru

edarkan borang kepada guru yang

memohon

dapatkan dokumen semak dan proses borang permohonan

tambahan /
pembetulan
borang
tidak
Lengkap
lengkap

Terima kelulusan pertukaran

maklumkan kepada guru berkenaan.

Sediakan kew 8 (pertukaran) dan

Sijil Gaji Akhir.

hantar kew 8, 1 salinan SGA & salinan

surat kelulusan pertukaran ke JPN
minta
dilengkapkan
kew 8 dan tidak
Sijil Gaji Akhir Lulus
lengkap
Ya

terima kelulusan kew 8

hantar ke sekolah baru:- hantar ke AG Negeri:

i Sijil Gaji Akhir i SG20
ii Surat Pengersahan II Sijil Gaji Akhir
Bayar Gaji dalam negeri keluar negeri iii surat kelulusan
pertukaran
iv sampul surat alamat
sekolah baru
 25
6.3 Senarai Semak :- Urusan Pertukaran Guru Ke Luar / Dalam Negeri

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat Pekeliling Pertukaran Guru

2 Edarkan Pekeliling kepada semua guru

3 Edarkan borang permohonan guru yang ingin

bertukar

4 Terima borang permohonan guru dan pastikan

dokumen sokongan lengkap

5 Serahkan kepada Pengetua / Guru Besar untuk

perakuan sokongan.

6 Sediakan surat lampiran dan hantar ke PPD

untuk diproses

7 Terima keputusan kelulusan pertukaran guru

8 Maklumkan kepada guru berkenaan

9 Sediakan Sijil Gaji Akhir dan kew 8 pertukaran

 26
6.4 Borang yang digunakan untuk Pertukaran Guru

i Borang Pertukaran Ke Luar Negeri.

ii Borang Pertukaran Dalam Negeri

iii Laporan Perubahan Kew 8

iv Sijil Gaji Akhir (R 28)

v SG20 (Kew 320)

27
7 Urusan Perlepasan Dalam Jawatan / Perlepasan Jawatan Dengan Izin

7.1 Proses Kerja :- Urusan Perlepasan Dalam Jawatan /

Perlepasan Jawatan Dengan Izin.

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

Pembantu Tadbir semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan tarikh
perlepasan jawatan

Pengetua / Guru Besar Hantar permohonan perlepasan jawatan ke JPN untuk tindakan
selanjutnya ke KPM / SPP.

Pengetua / Guru Besar Tawaran surat kelulusan perlepasan jawatan.

Pembantu Tadbir Sediakan kew 8 dalam 7 salinan (Perlepasan Jawatan).

Pembantu Tadbir Hantar Kew 8 perlepasan jawatan ke JPN dalam 6 salinan,

simpan 1 salinan didalam fail peribadi pegawai berkenan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8.

Pembantu Tadbir Tindakan payroll.

 28
7.2 Carta Aliran : Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan
Dengan Izin.

Terrima surat perlepasan jawatan

semak surat tawaran jawatan baru

hantar permohonan perlepasan jawatan

lengkapkan ke Jabatan Pelajaran Negeri.
permohonan

tidak Lengkap
lengkap

Ya

Terima kelulusan perlepasan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8

…7 salinan

Hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan

1 salinan untuk fail sekolah

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll
 29
7.3 Senarai Semak :- Urusan Perlepasan Jawatan / Perlepasan Jawatan
Dengan Izin.

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perlepasan jawatan dari kakitangan

2 Semak surat tawaran jawatan baru dan pastikan

tarikh perlepasan jawatan

3 Sediakan surat lampiran ke JPN

4 Dapatkan tandatangan dan perlepasan jawatan

5 Terima surat kelulusan dan perkuan Pengetua /

Guru Besar

6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7 Hantar kew 8 ke JPN

8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan

pembayaran gaji dan emolumen
 30
7.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

i Laporan Perubahan Kew 8

ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)

iii Surat Permohonan pegawai

iv Borang Lampiran A (Rujuk Arahan Perkhidmatan Bab A)

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

31
8 Urusan Perletakan Jawatan

8.1 Proses Kerja :- Urusan Perletakan jawatan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua /Guru Besar Terima surat perletakkan jawatan dari kakitangan

Pembantu Tadbir semak tempoh notis perletakan jawatan pegawai berkenaan dan
pastikan
lihat surat tawaran lantikan
notis yang diberi mencukupi
jika tidak mencukupi bayaran sebulan gaji mestilah
disertakan.
Catatan : Sila patuhi P.A Bab A 61

Pembantu Tadbir Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

Pengetua / Guru Besar Menerima kelulusan perletakan jawatn dari Kementerian Pelajaran
Malaysia SPP/JPA.

Pembantu Tadbir Sedfiakan Laporan Perubahan Kew 8

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8

Pembantu Tadbir Tindakan payroll "serta merta" dan bulan dimana tindakan payroll
diambil memberhentikan pembayaran gaji.
 32
8.2 Carta Aliran : Urusan Perletakan Jawatan

Terrima surat perletakan jawatan

dapatkan semak tempoh notis perletakan jawatan

penjelasan dan
penubi
syarat
perletakan jawatan tidak Lengkap
lengkap
Ya

hantar surat perletakan jawatan ke JPN /

KPM / JPA

terima kelulusan perletakan jawatan

sediakan Laporan Perubahan Kew 8

.. 7 salinan

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

.. 6 salinan dan 1 salinan untuk difailkan

terima kelulusan kew 8 dari JPN

tindakan payroll untuk memberhentikan

pembayaran gaji.
 33
8.3. Senarai Semak :- Urusan Perletakan Jawatan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima surat perletakan jawatan dari kakitangan

2 Semak tenmpoh notis perletakan jawatan

3 Maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

4 Terima kelulusan perletakan jawatan

5 Maklumkan kepada kakitangan berkenaan

6 Sediakan Kew 8 - 7 salinan

7 Hantar kew 8 ke JPN

8 Tindakan payroll untuk membnerhentikan

pembayaran gaji dan emolumen
 34
8.4 Borang yang digunakan untuk Perlepasan Jawatan

i Laporan Perubahan Kew 8

ii Kew 8 & Kew 320 (SG20)

iii Surat Permohonan pegawai

v Salinan surat tawaran jawatan baru (jika ada)

35
9 Urusam Cuti Rehat

9.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Rehat

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 2 salinan boramg permohonan Cuti Rehat

Semak borangf permohonan dan pastikan tempoh cuti yang dipohon

sama dengan catatan hari bnercuti. Pastikan bahawa pegawai masih
ada baki cuti rehat.

Pengetua / Guru Besar Semak permohonan cuti pegawai dan beri perakuan dengan
menurunkan tandatangan.

Pembantu Tadbir Terima kelulusan cutri kemaskini rekosd cuti pegawai dengan
mencatatkan tempoh cuti yang diambil dan menolak baki cuti yang ada

Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dikemukakan ke JPN tiap-

tiap akhir tahun mengikut arahan JPN.

Failkan satu salinan borang kelulusan dan serahkan satu lagi kepada
pegawai yang memohon cuti rehat.

Sediakan senarai kakitangan yanmg masih mempunyai baki Cuti Rehat

di akhir tahun.

Minta kakitangan membuat pilihan jumlah cutri rehat yang ingin dibawa
ke hadapan dan yang ingin dikumpulkan ke Award Gantian Cuti Rehat.

Sediakan 3 salinan borang membawa ke hadapan cuti rehat

pegawai mengikut Pekeliling Perkhidmatan Biol 4 Tahun 1995
Sediakan 3 salinan Kenyataan Cuti pegawai berkenaan.

Pengetua ./ Guru Besar Tandatangani borang membawa ke hadapan Cuti Rehat pegawai.

Pembantu Tadbir Kemukakan 2 salinan borang membawa ke hadapan Cuti Rehat dan
2 salinan Kenyataan Cuti pegawai ke Jabatan Pelajaran Negeri

Rekod dan failkan.

Catatan :-
Sila rujuk P.A. Bab C - para 7 hingga 11.
 36
9.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Rehat

terima borang cuti rehat

semak borang cuti

dapat sokongan Ketua Unit Kecil

mintya kelulusan Pengetua / Guru Besar

minta lengkapkan
borang / tapisan
kelayakan tidak Lengkap
lengkap
Ya

terima kelulusan cuti dan kemaskini

rekod cuti

maklumkan kepada pegawai

sediakan senarai kakitangan yang masih

mempunyai baki Cuti Rehat di akhir tahun

minta pegawai buat pilihan

(memastikan pilihan (GCR atau bawa ke
hadapan )

sediakan Kenyataan Cuti

dapatkan tandatangan Pengetua pada

borang membawa ke hadapan
minta Cuti Rehat
lengkapkan
borang
tidak lengkasp
lengkap
Ya
rekodkan dan failkan keputusan yang diterima
 37
9.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Rehat

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti rehat

2 Semak borang permohonan dan baki cuti rehat

3 Dapatkan kel;ulusan /perakuan cuti daripada

Pengetua / Guru Besar

4 Kemaskini rekod cuti rehat pegawai

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar

ke JPN

6 Failkan satu salinan borang kelulusan didalam

fail dan satu lagi serahkan kepada pegawai

7 Sediakan senarai kakitanbgan yang masih

mempunyai Cuti Rehat

Minta kakitangan membuat pilihan jumah cuti rehat

8 yangf ingin dibawa kehadapan atau dikumpulkan
ke Award Gantian Cuti Rehat

9 Dapatkan perakuan Pengetua/ Guru Besar bagi

permohonan membawa kehadapan Cuti Rehat

Kemukakan 2 salinan borang membawa kehadapan

10 Cuti Rehat dan salinan Kenyataan Cuti
pegawai

11 Rekod dan failkan surat kelulusan Cuti Rehat

dibawa kehadapan dan Gantian Cuti Rehat
 38
9.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Rehat

i Borang Cuti Rehat

ii Borang membawa ke hadapan

iii Borang Cuti mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bil 9/1991.

iv Kenyataan Cuti
39
10 Urusam Cuti Tanpa Gaji

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Gaji

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon

tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah
ditetapkan.

Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.

Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan
sama ada disokong atau tidak.
Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu
tadbir.

Pembantu Tadbir Hantar suerat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan ke JPN.
Failkan 1 salinan borang permohonan.

Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk
tindakan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 9 salionan.
Hantar 8 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.
1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.

Pengetua/ Guru Besar Terima keluluisan Kew 8 dasri JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll.

 40
10.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Gaji

terima borang permohonan Cuti Tanpa Gaji

semak dan proses borang permohonan

minta
l;engkapkan
borang
tidak Lengkap
lengkap

hantar borang permohonan ke Jabatan

minta Pelajaran Negeri
lengkapkan
borang tidak Lulus
lengkap
Ya

terima kelulusan cuti dan sediakan

kew 8

maklum kelulusan kepada pegawai

dan rekodkan

hantar kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

kemukakan ke Jabatan Pelajaran Negeri

minta
lengkapkan
kew 8

Lengkap

Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll
 41
10.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Gaji

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti tanpa gaji

2 Semak borang permohonan dan kelayakan

Cuti Tanpa Gaji

3 Daptakan kelulusan / perakuan cuti daripada

Pengetua

4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti tanpa gaji

dan surat lampiran ke JPN

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke

JPN

6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu

lagi serahkan kepada pegawai
 42
10.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Tanpa Gaji

i Borang Cuti Tnpa Gaji

ii Kenyataan Cuti
43
11 Urusan Cuti Separuh Gaji

11.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Separuh Gaji

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan Cuti Separuh Gaji

Semak permohonan cuti dan pastikan jumlah cuti yang dipohon

tidak melebihi kelayakan dan memenuhi syarat yangf telah
ditetapkan.

Berikan borang kepada Pengetua/Guru Besar berserta surat lampiran.

Pengetua / Guru Besar Semak tujuan permohonan cuti berkenaan dan berikan perakuan
sama ada disokong atau tidak.
Turunkan tandatangan dan kembalikan semula kepada Pembantu
tadbir.

Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan dan
Surat Akuan Doktor ke JPN
Failkan 1 salinan borang permohonan

Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan cuti serahkan kepada Pembantu Tadbir untuk
tindakan.
Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan Kew 8 sebanyak 7 salinan
Hantar 6 salinan Kew 8 ke JPN untuk kelulusan berserta dengan.
1 salinan surat kelulusan cuti.

Maklumkan keputusan cuti kepada pegawai

Rekod kedalam Kenyataan Cuti.

Pengetua/ Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll.

 44
11.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Separuh Gaji

Terima Borang Permohonan Cuti Separuh Gaji

berserta surat pengesahan doktor

Semak dan proses borang permohonan

Minta Tidak
Lengkapkan lengkap Lengkap
borang
Ya

Hantar borang permohonan ke JPN berserta

Minta surat pengesahan doktor
Lengkapkan
borang idak Lulus

Ya

Terima kelulusan cuti an sediakan kew. 8

Maklum kelulusan kepada pegawai dan

rekodkan

Hantar kew 8 ke JPN

Kemukakan ke JPN
Minta
Lengkapkan Lengkap
Kew.8
Lulus

Terima kelulusan kew 8

Tindakan Payroll
 45
11.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Separuh Gaji

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti separuh gaji

2 Semak borang permohonan dan kelayakan

Cuti Separuh Gaji

3 Dapatkan kelulusan / perakuan cuti daripada

Pengetua

4 Hantar 4 salinan borang permohonan cuti separuh

Gaji dan surat lampiran ke JPN

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke

JPN

6 Failkan satu borang kelulusan didalam fail dan satu

lagi serahkan kepada pegawai
 46
11.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Separuh Gaji

i Borang Cuti Separuh Gaji

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan Kew.8

iv Kew.320 (SG 20)

47
12 Urusan Cuti Sakit

10.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit dan sahkan

Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Sakit dan pastikan:-

- Jumlah Cuti Sakit Swasta tidak melebihi 2 hari pada satu- satu sijil

- Jika melebihi 2 hari sijil tersebut hendaklah ditandatangani timbal

oleh Pegawai Peubatan Kerajaan

- Maksima Cuti Sakit Swasta tidak boleh melebihi 15 hari dalam

setahun

- Jumlah keseluruhan Cuti Sakit yang diterima oleh pegawai tidak

melebihi 90 hari. Jika melebihi 90 hari kelulusan dari
Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran perlul;ah diperolehi

Sediakan Kenyataan Cuti pegawai dan kemukakan ke JPN

berserta Sijil Sakit Asal pegawai

Simpan sesalinan Sijil Sakit dan Kenyataan Cuti ke dalam fail

Pengetua / Guru Besar Terima surat kelulusan Cuti Sakit dari JPN / Kementerian

Pembantu Tadbir Rekod dan fail kelulusan tersebut, permohonan dan Surat Akuan
Doktor
 48
12.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit

Terima Sijil Cuti Sakit yang telah

minta Tidak disahkan
lengkapkan Lengkap
sijil Sakit Semak Sijil Surat Sakit

Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidak
lengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN /

Kementeria Pelajaran

Rekodkan kelulusan
 49
12.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima cuti sakit

2 Sijil Sakit disahka oleh Pengetua

3 Rekod cuti sakit difalam kenyataan

4 Pastikan jumlah cuti sakit yang telah diambil

mengikut peraturan yang telah ditetapkan

5 Sediakan kenyataan cuti pegawai untuk dihantar ke

JPN
 50
10.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit

i Borang Kenyataan Cuti Sakit

51
13 Urusan Cuti Sakit Tambahan

13.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit Tambahan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuit Sakit Tambahan pegawai

Pembantu Tadbir Semak dan pastikan pegawai telah diberi

- Jumlah Cuti Sakit Bergaji penuh selama 180 hari

- Sediakan kenyataan cuti pegawai

- Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan ke JPN untuk

kelulusan Kementerian berserta Sijil Sakit Asal pegawai.

Minta juga JPN mengambil tindakan menubuhkan Lembaga

Perubatan bagi memeriksa pegawai

Bagi pegawai yang telah diperiksa oleh Lembaga Perubatan

sertakan juga Laporan Lembaga tersebut

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan

Pembantu Tadbir Sediakan kew 8:-

- 6 salinan ke JPN
- 1 salinan fail

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari JPN

Pembantu Tadbir Sediakan Payroll

 52
13.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit Tambahan

Terima Sijil Cuti Sakit yang telah

disahkan

Semak Sijil Cuti Sakit

minta
lengkapkan Tidak
sijil Sakit Lengkap Lengkap

Ya

Rekod dan sediakan Kenyataan cuti

Hantar borang permohonan ke JPN

minta Tidak
lengkapkan Lengkap Lulus

Ya

Terima kelulusan Cuti Sakit dari Kementerian

Rekodkan kelulusan dan sediakan kew 8

Hantar Kew 8 berserta salinan surat kelulusan

ke JPN
minta
lengkapkan Tidak
Kew 8 Lulus Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Sediakan Payroll
 53
13.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit Tambahan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Cuti Sakit Tambahan

2 Semak dan pastikan pegawai telah diberi jumlah cuti

sakit bergaji penuh selam 180 hari

3 Sediakna kenyataan cuti pegawai

4 Kemukakan permohonan Cuti Sakit Tambahan

ke JPN

5 Terima kelulusan cuti sakit tambahan

6 Failkan dan rekodkan kelulusan pegawai

7 Sediakan Kew 8

8 Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

9 Tindakan Payroll Gaji

 54
13.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Sakit Tambahan

i Borang Kenyataan Cuti

ii Borang Permohonan Cuti Sakit Tambahan

iii Borang Laporan Perubahan Kew. 8

iv Borang Kew. 320 ( SG 20 )

55
14 Urusan Cuti Bersalin

14.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Bersalin

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Cuti Bersalin dan tandatangan pengesahan

Pembantu Tadbir Semak Sijil Cuti Bersalin

- Jika Klinik Swasta ianya tidak perlu ditandatangan timbal oleh
Doktor Kerajaan
- Tempoh yang diberi tidak melebihi 60 hari mulai tarikh pegawai
bersalin

Bagi anak keenam dan ke atas dalam perkhidmatan perlu sediakan

Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

Rekodkan Sijil Cuti bersama 6 salinan Kew.8 dan Kenyataan Cuti

ke JPN

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew.8 bersalin yang telah direkodkan dalam
Kenyataan Perkhidmatan

Pembantu Tadbir Tindakan Payroll / baucer berasingan bagi tempoh kelayakan sahaja
 56
14.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Bersalin

Teriam Sijil Bersalin

Semak Sijil Bersalin

Minta pihak hospital
lengkapkan Tidak
betulkan Sijil Bersalin Lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke JPN

Terima kelulusan Cuti Bersalin

Sediakan Laporan Perubahan ( Kew. 8 )

- bagi anak keenam dan ke atas dalam
perkhidmatan

Hantarkan Kew. 8 ke JPN

- 6 salinan
minta - Failkan 1 salinan
lengkapkan Tidak
Kew 8 Lengkap
Lulus

Ya

Terima kelulusan Kew 8

Tindakan Payroll / baucer berasingan

bagi tempoh kelayakan sahaja
 57
14.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Bersalin

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Cuti Bersalin

2 Semak Sijil Cuti Bersalin. Jika klinik / hospital

swasta perlu disahkan oleh Pegawai Perubatan
Kerajaan

3 Cuti Bersalin yang dibenarkan adalah sebanyak

60 hari

4 Rekod Cuti Bersalin di dalam fail pegawai

5 Bagi anak keenam dan ke atas perlu menyediakan

Penyata Perubahan Kew. 8

6 Penyata Perubahan Kew. 8 dan Kenyataan Cuti

hendaklah dihantar ke JPN

7 Terima kelulusan Kew. 8 Cuti Bersalin

8 Tindakan Payroll atau pemulangan gaji & emolumen

jika ada bagi cuti bersalin tanpa gaji
 58
14.4 Borang yang digunakan untuk Cuti Bersalin

i Lapuran Perubahan ( Kew. 8 )

ii Kew. 320 (SG 20 )

iii Borang Kenyataan Cuti

59
15 Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

15.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima Sijil Sakit pegawai dan pastikan jenis penyakit yang
dihidapinya. Jika pegawai menghidap penyakit Tibi atau Kusta atau
Barah dapatkan juga surat perakuan dari pegawai perubatan mengenai
penyakit tersebut

Rekodkan Sijil Cuti Sakit tersebut ke dalam Kenyataan Cuti pegawai

Pembantu Tadbir - Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan kelulusan Cuti Sakit
Bergaji Penuh mengikut jenis penyakit yang dihidapi oleh pegawai.
Surat tersebut hendaklah disertakan dengan surat pegawai
perubatan, Kenyataan Cuti dan Sijil Sakit pegawai

Pembantu Tadbir Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN

Rekodkan dan failkan
Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk mendapatkan
kelulusan Cuti Sakitselepas menghabiskan Cuti Sakit Bergaji Penuh
tersebut mohon kelulusan Cuti Rehat / Cuti Tambahan yang pegawai
masih layak, dari JPN dengan disertakan Kenyataan Cuti dan Sijil Cuti
Sakit pegawai

- Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas diterima

Pembantu Tadbir Bagi pegawai yang masih tidak sihat selepas menghabiskan cuti
diatas, pohon kelulusan Cuti Separuh Gaji dari Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran melalui JPN
Permohonan tersebut mestilah disertakan dengan kenyataan cuti
pegawai, sesalinan surat perakuan doktor dan salinan sijil sakit

Rekod kelulusan cuti tersebut dan sediakan 7 salinan Laporan

Perubahan ( Kew. 8 ). Hantar 6 salinan Laporan Perubahan tersebut
berserta salinan surat kelulusan uti Separuh Gaji.1 salinan difailkan

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Laporan Perubahan Kew.8

Pembantu Tadbir Tindakan Payroll

Pengetua / Guru Besar Mohon kepada Pengarah Hospital untuk ditubuhkan Lembaga
Perubatan jika pegawai masih tidak sihat
 60

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Kemukakan Laporan Lembaga Perubatan berserta Kenyataan Cuti

pegawai kepada Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia melalui
JPN untuk mendapatkan kelulusan tambahan sebarang jenis cuti
bagi pegawai bergantung kepada keputusan Laporan Lembaga
Perubatan

Pengetua / Guru Besar Terima Kelulusan

Pembantu Tadbir Ambil tindakan berdasarkan keputusan yang diterima

 61

15.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

terima permohonan cuti sakit tambahan

drp pesakit yang telah diberi semula
bergaji penuh
minta pihak
hospital lengkapkan semak sijil sakit
atau berikan
Sijil Sakit - tidak
Sijil Sakit berkenaan lengkap Lengkap

Ya

Hantar ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan cuti sakit tambahan /

Cuti Sakit Separuh Gaji

sediakan 7 salinan Laporan Perubahan

Kew 8 dan hantar ke JPN 6 salinan
minta lengkapkan bersama dengan 1 salinan surat kelulusan
kew 8 cuti

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll / bnayaran berasingan

fail dan rekodkan

 62

sekiranya tambahan cuti diperlukan

pohon ke Pengarah Perubahan melalui
Jabatan Pelajaran Negeri untuk
menubuhkan Lembaga Perubatan

tiada harapan
sembuh
Ada harapan sembuh

pohon ke Jabatan
Pelajaran Negeri pohon kelulusan cuti kepada Ketua
untuk urusan Setiausaha Kementerian Pelajaran
persaraan atas
sebab kesihatan melaluii Jabatan Pelajaran Negeri

terima jawapan

ambil tindakan mengikut arahan

surat jawapan

maklumkan kepada pegawai

 63

15.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sakit, Tibi, Kusta / Barah Serta Sakit Setaraf

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima Sijil Sakit pegawai

2 Pastikan jenis penyakit yang dihidapnya

3 Rekod Sijil Cuti Sakit ke dalam Kenyataan

Cuti pegawai

4 Sediakan surat ke JPN untuk mendapatkan

kelulusan Cuti Sakit

5 Terima kelulusan Cuti Sakit dari JPN

6 Rekodkan dan failkan di dalam fail peribadi

pegawai

7 Jika pegawai masih tidak sihat dan memohon untuk

mendapatkan kelulusan cuti sakit selepas
mengambil Cuti Sakit Bergaji Penuh

8 Rekod dan failkan kelulusan tersebut selepas

diterima
 64
15.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sakit Tibi, Kusta, Barah Serta Sakit Setaraf

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

65
16 Urusan Cuti Tanpa Rekod

16.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Tanpa Rekod

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima 5 salianan borang permhonan cuti.

Pembantu Tadbir Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipohon
memenuhi syarat yang ditetapkan didalam Perintah Am Bab C
danPekeliling (Rujuk Bab C - VI )

Pengetua Semak permohonan pegawai dan beri perakuan serta tandatangan

Pembantu Tadbir Hantar surat lampiran berserta 4 salinan borang permohonan cuti
pegawai dan salinan surat dari pwersatuan . Pertubuhan ke JPN

Failkan satu salinan surat tersebut

Pengetua Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Pembantu Tadbir Rekod kedalam Kenyataan Cuti, maklum kepada pegawai dan
failkan.
 66

16.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Tanpa Rekod

Terima borang permohonan cuti

sdekak dan proses borang permohonan

hantar permohonan ke Jabatan

Pelajran Negeri
minta dilengkapkan
borang / dokumen
tambahan

tidak
lengkap Lulus

Ya

terima kelulusan cuti

maklumkan kepada pegawai
dan failkan
 67
16.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Tanpa Rekod

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima 5 salinan borang cuti tanpa rekod

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan cuti yang dipohon memenuhi syarat

4 Dapatkan perakuan Pengetua / Guru Besar

5 Hantar surat lampiran dan 4 salinan borang

permohonan cuti ke JPN

6 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

7 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum

kepada pegawai berkenaan.

8 Failkan surat kelulusan kedalam fail

pegawai
 68
16.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Tanpa Rekod.

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Surat / dokumen sokongan

69
17 Urusan Cuti Haji

17.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Haji

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan cuti

Semak sama ada layak atau tidak pegawai berkenaan diberi

Cuti Haji

Terima kelulusan cuti

Pembantu Tadbir Rekod didalam kenyataan cuti pegawai dan maklumkan kepada
pegawai berkenaan.

Sediakan 7 salinan kew 8 ke Jabatan Pelaajran Negeri untuk

kelulusan

1 salinan difailkan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8 - untuk tujuan rekod dalam Kenyataan
Perkhidmatan / BRP
 70

17.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Haji

terima 7 salinan borang permohonan dan

pengesahan penerbangan dari LUTH

semak dan proses borang permohonan

hantar 4 salinan boprang ke JPN berserta

dengan surat pengesahan penerbangan
minta dilengkapkan
borang / dokumen
tambahan
tidak lulus
lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.

sediakan kedw 8 - 7 salinan
rekodkan kelulusan kedalam Kenyataan Cuti
maklumkan kepada pegawai

minta dilengkapkan hantar kew 8 ke JPN - 6 salinan & 1 salinan

kew 8 simpan dalam fail

Lulus

Ya

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll (jika ada)

 71
17.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Haji

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai

berkenaan diberi Cuti Haji

4 Hantar surat lampiran, borang permohonan cuti dan

surat pengesahan penerbangan haji daripada LUTH

5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6 Rekodkan kedalam Kenyataan Cuti dan maklum

kepada pegawai berkenaan

7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

 72
17.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Haji

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Borang Laporan Perubahan (Kew 8)

iv Surat Pengesahan Penerbangan yang dikeluarkan oleh LUTH.

v Buku Rekod Perkhidmatan

vi Kew 320 (SG20) sekiranya terlibat Cuti Haji Tanpa Gaji

73
18 Urusan Cuti Sambilan

18.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Sambilan

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 2 salinan borang permohonan Cuti Sambilan

Semak permohonan cuti dan pastikan cuti yang dipoh adalah

mengikut syarat-syarat yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling
Kementerian pelajaran Malaysia.

Pastikan juga cuti yang dipohon tidak melebih had.

Serahkan kepada pengetua / Guru Besar.

Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan beri perakuan sama ada diluluskan
atau tidak permohonan tersebut.

Pembantu Tadbir Memaklumkan kepada pegawai berkenaan. Rekodkan dalam

Kenyataan Cuti pegawai tersebut dan kemukakan sesalinan Kenytaan
Cuti tersebut ke Jabatan Pelajaran Negeri.
 74

18.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Sambilan

terima 2 salinan borang permohonan

cuti sambilan

semak dan proses borang permohonan

serahkan kepada Pengetua / Guru Besar

untuk disemak dan diluluskan
minta dilengkapkan
borang

tidak lulus
lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.

maklumkan kepada pegawai dan failkan

Hantar satu salinan Kenyataan Cuti ke

Jabatan Pelajaran Negeri
 75
18.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Sambilan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan cuti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai

diberi Cuti Sambilan

4 Pastikan cuti yang dipohon tidak melebihi

had kelayakan

5 Dapatkan perakuan dan kelulusan

Pengetua / Guru Besar

6 Rekod kedalam Kenyataan Cuti dan maklum

kepada pegawai berkenaan

7 Failkan surat kelulusan kedalam fail pegawai

 76
18.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Sambilan

i Borang Cuti

ii Borang-borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

73
19 Urusan Cuti Menjaga Anak

19.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Menjaga Anak

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Terima 5 salinan borang permohonan cuti

Semak dan pastikan cuti yang dipohon adalah hari ke 61 selepas

pegawai bersalin, dan tempoh cuti yang dipohon untuk melebihi 90 hari

Pastikan juga pegawai masih layak menggunakan kemudahan cuti ini

Sediakan surat lampiran dan kemukakan kepada Pengetua/ G.Besar

Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan

Pembantu Tadbir Hantar 4 salinan borang ke JPN berserta Kenyataan Cuti

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

Pembantu Tadbir Sediakan 7 salinan Kew 8

rekodkan kedalam Kenyataan Cuti
maklumkan kepada Pengetua / Guru Besar.
hantar 6 salinan ke JPN berserta surat kelulusan.

1 salinan kew 8 difailkan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan kew 8

Pembantu Tadbir Fail dan rekodkan

Tindakan payroll
 78

19.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Menjaga Anak

terima 5 salinan borang permohonan cuti

semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan ke JPN

minta dilengkapkan
borang

tidak lulus
lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti.

maklumkan kepada pegawai dan failkan
rekodkan dalam Kenyataan Cuti

Sediakan kew 8 dan hantar ke JPN

berserta dengan 1 salinan surat
kelulusan Cuti Menjaga Anak

terima kelulusan kew 8

tindakan payorll
memberhentikan pembayaran gaji
bagi tempoh cuti menjaga anak
 79
19.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Menjaga Anak

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terimas borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai

diberi kemudahan cuti ini

4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /

Guru Besar

5 Hantar 4 salinan Borang Permohonan ke JPN

berserta dengan Kenyataan Cuti

6 Terima kelulusan dari JPN

7 Maklumkan kepada pegawai

8 Fail dan rekodkan didalam fail pegawai berkenaan

 80
19.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Menjaga Anak

i Borang Cuti

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

iv Laporan Perubahan (Kew 8)

v Kew 320 ( SG20)

81
20 Urusan Cuti Isteri Bersalin

20.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Isteri Bersalin

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima borang permohonan Cujti Tanpa Rekod Isteri Bersalin

Pembantu Tadbir Semak dan pastikan permohonan pegawai disertakan dengan

salinan surat doktor yang mengesahkan isteri bersalin atau
Sijil Lahir Anak

Pastikan pegawai masih mempunyai kelayakan untuk diberi

kemudahan cuti ini.

Tempoh cuti adalah 7 hari bermula dari tarikh isteri bersalin

Pengetua / Guru Besar Beri perakuan dan tandatangan

Pembantu Tadbir Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai dan failkan

 82

20.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Isteri Bersalin

terima surat akuan isteri bersalin / sijil

lahir

berikan 2 salinan borang Cuti Tanpa Rekod

Semak dan proses borang permohonan

hantar permohonan kepada Pengetua /

Guru Besar untuk kelulusan

minta lengkapkan
borang tambahan
tidak Lulus
lengkap

Ya

Terima kelulusan cuti

serah sxatu salinan kepada pegawai
rekodkan dan failkan 1 salinan.
 83
20.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Isteri Bersalin

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai

diberi kemudahan cuti ini

4 Dapatkan perakuan dan tandatangan Pengetua /

Guru Besar

5 Rekodkan didalam Kenyataan Cuti pegawai dan

failkan surat permohonan yang telah diluluskan

6 Maklumkan kelulusan cuti kepada pegawai

 84
20.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Isteri Bersalin

i Borang Permohonan

ii Borang Kenyataan Cuti

iii Buku Rekod Perkhidmatan

85
21 Urusan Cuti Ikut Pasangan

21.1 Proses Kerja :- Urusan Cuti Ikut Pasangan

Jawatan Proses Kerja

Pengetua / Guru Besar Terima 5 salinan borang permohonan Lampiran B

Pembantu Tadbir Semak dan pastikan bilangan cuti yang diambil terhad kepada 3 tahun
sahaja atau selama tempoh berkhidmat / kursus pasangan pegawai
mengikut mana yang lebih pendek.

Pastikan pegawai telah berkhidmat tidak kurang 6 bulan

I Salinan Sijil Nikah

ii 5 salinan surat arahan pertukaran / surat kelulusan rasmi cuti
belajar pasangan pegawai yang dikeluarkan oleh majikan.
iii Jika pasangan pegawai berkhidmat di luar negara, salinan surat
pendaftaran syarikat hendaklah disertakan.

Pengetua / Guru Besar Semak permohonan pegawai dan pastikan pegawai telah
menghabiskan pembelajaran.
beri perakuan sama ada mewnyokong atau tidak permohonan tersebut

Pembantu Tadbir Sediakan surat lampiran dan kemukakan borang permohonan cuti
pegawai berserta dokumen-dokumen sokongan ke JPN untuk
dikemukakan ke Ketua Sewtiausaha, Kementerian Pelajaran
Malaysia.

Pengetua / Guru Besar Terima salinan surat kelulusan cuti dari KPM

Pembantu Tadbir Maklumkan keputusan tersebut kepada pegawai

Sediakan kew 8
Rekod dan failkan kelulusan cuti (Cuti Tanpa Gaji ) dan 1 salinan kew 8
Hantar 6 salinan kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negara

Tindakan paroll'
 86

21.2 Carta Aliran : Urusan Cuti Ikut Pasangan

semak borang permohonan cuti dari pegawai

ersama dokumen sokongan
minta pemohon
dapatkan dokumen semak dokumenm dan dapatkan fail.
sokongan

tidak lengkap
lengkap

Sewdiakan 3 salinan Kenyataan Cuti

pegawai bertaip dan kemaskini

dapatkan tandatangan Pengetua / G,Besar

hantar permohonan ke JPN untuk

kelulusan KPM

minta dokumen
lwengkapkan borang
Lengkap
tidak Ya
lengkap

terima kelulusan cuti mengikut pasangan

sediakan laporam perubahan kew 8

minta
lengkapkan
kew 8
tidak lengkap
lengkap

terima kelulusan kew 8

Tindakan payroll untuk memberhentikan

bayaran gaji & emolumen.
 87
21.3 Senarai Semak :- Urusan Cuti Ikut Pasangan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Terima borang permohonan curti

2 Semak borang permohonan

3 Pastikan sama ada layak atau tidak pegawai

diberi cuti kerana mengikut pasangan suami atau
isteri

4 Dapatkan dokumen sokongan seperti sijil nikah,

surat areahan pertukaran/cuit belaajr pasangan
pegawai dan lain-lain dokumen

5 Terima kelulusan dari Jabatan Pelajaran Negeri

6 Sediakan surat lampiran dan dapatkan perakuan

dan tandatangan Pengetua/ Guru Besar

7 Hantar borang permohonan dan dokumen

sokongan

8 terima surat kelulusan dari KPM

9 sediakn Kew 8

10 maklumkan kepada pegawai

11 rekodkan didalam Kenyataan Cuti

12 Hantar kew 8 kew JPN bersama 1 salinan surat

kelulusan KPM

13 terima kelulusan Kew 8 dari JPN

14 Tindakan payroll

88
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Cuti Ikut Pasangan

i Borang Cuti Tanpa Gaji.

ii Laporan Kew 8

iii Kew 320 (SG20)

iv Lain-lain surat tawaran belajar / kursus / kerja dan sebagainya.

89
22 Urusan Persaraan Wajib

22.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Wajib

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

Pengetua / Guru Besar Terima surat dari Jabatan Pelajaran Negeri bagi maklumat kakitangam
yang akan bersara (setahun sebelum tarikh persaraan ).

Pembantu Tadbir Maklumkan kepada Jabatan Pelajaran Negeri :-

Senarai kakitangan yang akan bersara / tiada yang bersara tahun
berkenaan.

Terima notis persaraan dan borang -borang dan pastikan borang-

borang persaraan mencukupi.

atau

Cetak sendiri borang-borang yang telah sedia ada didalam

Program Komputer bagi urusan semua jenis persaraan.

Pengetua / Guru Besar Dapatkan dokumen tambahan pegawai yang akan bersara :-
i Kad Pengenalan pegawai dan isteri atau suami pegawai.
ii Kad Pengenalan atau Surat Beranak bagi anak-anak
dibawah umur 21 tahun.
iii Surat Nikah / Sijil Pendaftaran Perkahwinan.
iv Sijil KWSP/ KWSG

dan proses borang permohonan tersebut.

Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan ke Jabatan Pelajaran Negeri dalam

4 salinan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam (Bhg Pencen).

Pembantu Tadbir Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8

Pengetua / Guru Besar Tindakan payroll dan pastikan - bulan mana pemberhentiaan
pembayaran gaji dilakukan.
 90
22.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Wajib

Semak tarikh lahir kakitangan

terima surat pekeliling dari JPN

maklumkan ke Jabatan Pelajaran Negeri

senarai kakitangan akan bersara / tiada

terima notis persaraan pegawai

berkenaan dan borang-borang
dapatkan
dokumen /. tidak
borang lengkap
tambahan lengkap ya

dapatkan dokumen tambahan dari

pegawai yang akan bersara

terima dokumen dan proises borang

persaraan pegawai berkenaan
dapatkan
dokumen /
borang lengkap
tambahan ya

hantar ke Jabatan Pelajaran Johor

minta
lengkapkan
borang tidak
lengkap
lengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Laporan Perubahan (Kew 8)

Hantar kew 8 ke JPN

terima kelulusan kew 8

tindakan payroll
 91
22.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Wajib

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tarikh lahir kakitangan pada awal tahun

2 Terima dari JPN bagi maklumat yang akan

bersara

3 Terima notis persaraan pegawai yang akan

bersara dan sediakan borang-borang yang
berkaitan

4 Serahkan borang -borang kepada bakal pesara

untuk diisi.

Dapatkan kembali borang-borang yang telah

siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,
Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami
dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil
Lahir anak-anak

6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam

(Bahagian Pencen)

8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11 Tindakan payroll untuk memberhentikan

pembayaran gaj idan emolumen
 92
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)

vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )

viii Penyata Perubahan (Kew 8).

ix Kew 320 (SG 20)

93
23 Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

23.1 Proses Kerja :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Jawatan Proses Kerja

Pembantu Tadbir Semak tarikh lahir kakitangan pada tarikh permohonan bersara.

Pembantu Tadbir Maklumkan kepada JPN / KPM - tarikh cadangan persaraan

pada Jun / Disember.

Pengetua / Guru Besar Terima notis persaraan dan borang-borang dan pastikan
..- borang -borang persaraan mencukupi.

Pembantu Tadbir Dapatkan dokumen tambahan dari pegawai yang bersara

i Kad Pengenalan diri dan isteri atau suami pegawai.
ii Kad Pengenalan atau Sijil Lahir anak-anak bawah 21 tahun
iii Sijil KWSP / KWSG (jika ada)
dan proses borang permohonan tersebut.

Pembantu Tadbir Hantar permohonan persaraan pilihan sendiri ke JPN dalam 4 salinan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan dxari KPM dan JPA Bhg Pencen.

Pembantu Tadbir Sediakan Penyata Perubahan (Kew 8) - 7 salinan

Pembantu Tadbir Hantar 6 salinan kew 8 ke JPN untuk kelulusan.

Pengetua / Guru Besar Terima kelulusan Kew 8 dari JPN

Pembantu Tadbir Tindakan payroll dan pastikan bulan mana pemberhentian

pembayaran gaji dilakukan.
 94
23.2 Carta Aliran : Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Semak tarikh lahir kakitangan

maklumkan ke JPN kakitangan mohon

bersara

dapatrkan dokumen terima notis persaraan pegawai berkenaan

dan borang dan borang-borang
tambahan
tidak
Lengkap
lengkap Ya

dapartkan dokumen tambahan dari

pegawai yang akan bersara.

Terima dokumen dan proses borang

dapatkan persaraan pegawai berkenaan
dokumen /
borang
tambahan
tidak
Lengkap
lengkap
Ya

Dapatkan dokumen tambahan dari

pegawai yang akan bersara
dapartkan
dokumen / terima dokumen dan proses borang
borang persaraan pegawai berkenaan
tambahan tidak
lengkap
lengkap ya

terima kelulusan dari JPA Bhg Pencen

Sediakan Penyata Perubahan - Kew 8

hantar Kew 8 ke Jabatan Pelajaran Negeri

terima kelulusan Kew 8

tindakan payroll
 95
23.3 Senarai Semak :- Urusan Persaraan Pilihan Sendiri

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Semak tarikh lahir kakitangan yang ingin bersara

pilihan sendiri

2 Maklumkan ke JPN - tarikh cadangan

persaraan pada Jun / Disember

3 Terima notis persaraan pegawai yang ingin

bersara pilihan sendiri dan sediakan
borang-borang yang berkaitan

4 Serahkan borang -borang kepada pemohon

untuk diisi.

Dapatkan kembali borang-borang yang telah

siap diisi berserta dengan dokumen-dokumen
5 tambahan seperti Kad Pengenalan, Sijil Nikah,
Sijil KWSP/KWSG, Kad Pengenalan isteri / suami
dan anak-anak dibawah umur 21 tahun atau Sijil
Lahir anak-anak

6 Hantar permohonan persaraan ke JPN (Unit Pencen)

7 Terima kelulusan dari Jabatan Perkhidmatan Awam

(Bahagian Pencen)

8 Sediakan Penyata Perubahan persaraan.,

9 Hantar Kew 8 ke JPN untuk kelulusan

10 Terima Kew 8 yang telah diluluskan

11 Tindakan payroll untuk memberhentikan

pembayaran gaji dan emolumen
 96
22.4 Borang yang digunakan untuk Urusan Persaraan Wajib.

i Borang Pen 13 (Gambar dan Cop Ibu Jari Kanan / Kiri )

ii Borang Pen. 14 (Bayaran Pencen)

iii Lampiran B1 (Pengakuan Ahli )

iv Borang IT 22B (Cukai Pendapatan )

v Lampiran C (Pinjaman Perumahan )

vi Lampiran E (Caruman KWSG) - bagi guru sahaja (jika ada)

vii Borang Pen 10 (Sijil Akuan Berhutang / Tidak Berhutang )

viii Penyata Perubahan (Kew 8).

ix Kew 320 (SG 20)

97
24 Menguruskan Penerimaan surat

24.1 Peraturan-peraturan Penerimaan Surat / Bungkusan

i Pastikan surat-surat yang diterima dicop dan ditulis tarikh diterima

oleh sekolah.

ii Pastikan surat/bungkusan yang diterima dapat dimasukkan kedalam

satu kategori iaitu :-

(a) Surat biasa

(b) Surat Berdaftar

(c) Surat Berdaftar Akuan Terima

(d) Surat Sulit

(e) Bungkusan

(f) Telegram

iii Pastikan semua surat-surat direkodkan kedalam Buku Daftar Surat

iv Serahkan surat-surat kepada Pengetua / Guru Besar./

v Pastikan pegawai berkenaan menerima surat yang diminit

oleh Pengetua / Guru Besar.
 98
24.2 Proses Kerja :- Menguruskan Penerimaan surat

Pegawai yang Seksi Undang-

Bil. Proses Kerja
meluluskan / dirujuk Undang Peraturan

1 Menerima surat dan menandatangani akuan terima, Pembantu Tadbir

cop dan rekodkan.

2 Menyampaikan surat-surat untuk tindakan Pengetua / Guru Besar

Pengetua / Guru Besar atau Penolong
Kanan Pentadbiran

3 Mengagihkan surat-surat seperti mana minit Pembanrtu Tadbir

Pengetua / Guru Besar atau Pen. Kanan & Pembantu Am
Pentadbiran Rendah
 99
24.3 Carta Aliran : Menguruskan Penerimaan Surat/Bungkusan

menerima surat / bungkusan

merekod surat-surat yang diterima

dalam Daftar Surat Terima

Menyampaikan kepada Pengetua /

Guru Besar untuk diminitkan dan
diklasifikasikan

surat surat
sulit biasa

diserahkan kepada
pegawai berkenaan

Berdaftar dengan
Kiriman Wang/Cek

Merekodkan

pastikan surat yang diminit

Mengeluarkan resit disampaikan kepada pegawai
berkenaan

Bankkan
 100
24.4 Senarai Semak :- Menguruskan Penerimaan Surat / Bungkusan

Bil Tindakan Tandakan ( _/ ) Catatan

1 Tarikh surat diterima dan direkodkan

2 Tarikh diedarkan kepada siapa

3 Tarikh menerima minit arahan Pengetua /

Guru Besar.

4 Maklumkan tindakan kepada pegawai berkenaan

dan pihak yang perlu mengambil tindakan

5 Semak surat-surat yang belum diambil tindakan

dan kenalpasti surat-surat ulangan
101
25 Senarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan oleh Pembantu Tadbir Perkhidmatan

i Perintah Am
ii Arahan Perkhidmatan
iii Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam
iv Surat Pekeliling Kementerian Pelajaran Malaysia
v Surat Pekeliling Ikhtisas - KPM.

26 Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Ahli Jawatankuasa Staf Sokongan Sekolah

 102
27 Norma Kerja Bagi Tugas-tugas

Jumlah unit yang boleh

Bil Jenis Kerja Masa yang diambil
dijalankan dalam seminggu.
 103

28 Senarai Tugas Harian

JAWATAN : PEMBANTU TADBIR GRED N17

NAMA :

JAWATAN :

TARIKH :

Bil. Tugas saya hari ini Catatan

104