Directie GEO

Instructie indexeren hulpkaartarchief

Instructie

Versie
1.0
Auteur(s)
Henk Veen
 Datum
1 november 2006
Directie GEO Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0

Blad
1 van 19

Instructie indexeren hulpkaarten

Instructie

Opdrachtgever
Jan IJsselstein
Status
Definitief
Verspreiding

Versiehistorie
Versie Datum Auteur Opmerking
0.1 6 juni 2006 Henk Veen
0.2 14 augustus 2006 Henk Veen Aanpassingen naar aanleiding van
ervaringen van de pilot
0.3 28 augustus 2006 Henk Veen Opmerkingen Marcel Schram en
Jos Tigchelovend verwerkt

1.0 1 november 2006 Henk Veen

Recensiehistorie
Versie Datum Recensent Opmerking
0.1
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie

Blad
2 van 19

Inhoudsopgave

1 Inleiding...........................................................................................................................................................3

2 Indexeren van hulpkaarten............................................................................................................................4

3 Voorbeelden:...................................................................................................................................................5

4 Database voor de META data.......................................................................................................................19

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
3 van 19

1 Inleiding

Vanaf 2007 wordt het hulpkaartarchief gedigitaliseerd middels scannen. Om het scanproces zo ongestoord
mogelijk te kunnen laten verlopen is het nodig voorbereidingen te treffen.
Meer nog dan in een analoge omgeving is het in een digitale omgeving belangrijk dat digitaal gearchiveerde
documenten ook weer teruggevonden kunnen worden. Het hebben van o.a. een goede index is een
voorwaarde om dit te kunnen.

Deze instructie is een leidraad bij het indexeren van het hulpkaartarchief.
Het kan zijn dat u een uitzondering tegenkomt die niet in deze instructie is opgenomen. In dat geval kunt u
contact opnemen per email met Henk Veen (henk.veen@kadaster.nl)
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
4 van 19

2 Indexeren van hulpkaarten

Deze instructie dient voor de indexeren van het hulpkaartarchief. Hieronder worden de indexen voor
hulpkaarten weergegeven.

Indexen van hulpkaarten

gemeent secti archief- suffix nieuwe niet

e e numme archief- perceel- vernummerd
r numme nummer e perceel-
r s nummers

Gemeente : De gemeentenaam staat vermeld op de hulpkaart. Zie bijgevoegd document

"KAD_GEM_tabel tbv bestandsnaam_v03" voor de code die gebruikt wordt om
de gemeente bekend te maken. De code moet in de index ingevuld worden.
Sectie : De sectie staat vermeld op de hulpkaart. De sectie kan uit één of twee letters bestaan.
Per map is de gemeentenaam en sectie altijd gelijk voor alle hulpkaarten die in de map
voorkomen. In de inventarislijst is opgenomen of er hulpkaarten voorkomen die groter
van formaat zijn. Bij deze hulpkaarten is het belangrijk om extra aandacht te hebben voor
de gemeente en sectie.
Archiefnummer : Het archiefnummer staat rechtsboven en in rood op de hulpkaart vermeld.
Suffix : Het suffix archiefnummer wordt gebruikt voor de bijlagen a, b, c enz. Het archiefnummer
bestaat dan uit het nummer + een letter.
Perceelnummers : Op een hulpkaart kunnen in de lijst nieuwe en niet vernummerde perceelnummers
voorkomen. Bij het indexeren van de perceelnummers hoeft er geen onderscheid gemaakt
te worden tussen nieuwe en niet vernummerde perceelnummers.
Op een hulpkaart kunnen meerdere perceelnummers voorkomen. B.v. 100 t/m 115 de
tussen liggende perceelnummers moeten als perceelnummer geïndexeerd worden.

Bij vragen of als er iets onduidelijk is altijd contact opnemen met de

contactpersoon bij het Kadaster!
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
5 van 19

3 Voorbeelden:

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
6 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is D.

Het archiefnummer is 64
De nieuwe perceelnummers zijn 817 t/m 852
De niet vernummerde percelen zijn 590 t/m 592, 642 en 589.
Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 817, 818, 819, 820, 821, 822, 823, 824, 825, 826, 827, 828,
829, 830, 831, 832, 833, 834, 835, 836, 837, 838, 839, 840, 841, 842, 843, 844, 845, 846, 847, 848, 849, 850,
851, 852, 590, 591, 592, 642,en 589 voor. Deze perceelnummers moeten geïndexeerd worden.

Extra aandachtspunt:
Het dienstjaar en bladnummer worden nooit geïndexeerd.
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
7 van 19

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
8 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is C.

Het archiefnummer is 308
De nieuwe perceelnummers zijn 3161 t/m 3170
De niet vernummerde percelen zijn 2482,2483, 2486, 2487.
Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 3161, 3162, 3163, 3164, 3165, 3166, 3167, 3168, 3169, 3170,
2482, 2483, 2486 en 2487 voor. Deze perceelnummers moeten geïndexeerd worden.
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
9 van 19

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
10 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is D.

Het archiefnummer is 147
De nieuwe perceelnummers zijn 1070 t/m 1073
De niet vernummerde percelen zijn 1056.
Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 1070, 1071, 1072, 1073 en 1056 voor. Deze perceelnummers
moeten geïndexeerd worden.
Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
11 van 19
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
12 van 19

Hulpkaart 220 komt twee keer voor één keer met de figuratie en één keer met de perceelnummers.
Beide hulpkaarten krijgen het archiefnummer 220.
De nieuwe perceelnummers zijn 2170 t/m 2197
De niet vernummerde percelen zijn 1919 t/m 1921, 1923, 1924, 1955 en 2169
Op deze hulpkaart komen de perceelnummers 2170, 2171, 2172, 2173, 2174, 2175, 2176, 2177, 2178, 2179,
2180, 2181, 2182, 2183, 2184, 2185, 2186, 2187, 2188, 2189, 2190, 2191, 2192, 2193, 2194, 2195, 2196,
2197, 1919, 1920, 1921, 1923, 1924, 1955 en 2169 voor. Deze perceelnummers moeten geïndexeerd
worden.
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
13 van 19

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
14 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is D.

Het archiefnummer is 1
De nieuwe perceelnummers zijn 62 en 63. Beide perceelnummers moeten geïndexeerd worden
Perceelnummer 62 is doorgehaald met potlood maar moet wel geïndexeerd worden

Als een perceelnummer op de hulpkaart is doorgehaald met potlood (licht grijs op de scan) dan moet
dit perceelnummer wel geïndexeerd worden!
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
15 van 19

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
16 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is A.

Het archiefnummer is 180
Het nieuwe perceelnummer is 1081
De niet vernummerde percelen zijn omcirkeld in de rechter en linker kolom. Deze perceelnummers moeten
geïndexeerd worden.
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
17 van 19

Uitsnede uit de hulpkaart met relevante informatie voor indexeren:

 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
18 van 19

In deze uitsnede is de gemeente Castricum (CTC00) en de sectie is D.

Het archiefnummer is 62
De nieuwe perceelnummers zijn 809 en 810
De perceelnummers 809 en 810 staan in de linker kolom maar moeten wel geïndexeerd worden.
 Datum
1 november 2006
Titel
Instructie indexeren hulpkaartarchief
Versie
1.0
Blad
19 van 19

4 Database voor de META data

De geïndexeerde informatie moet opgeslagen worden in een database.

Deze database bestaat uit twee tabellen één tabel voor de informatie van de hulpkaart en één tabel
voor de informatie van de percelen.

Inhoud van het hulpkaart bestand:

In de percelentabel van hulpkaarten mogen alleen nieuwe en niet vernummerde percelen opgenomen worden
die op de hulpkaarten voorkomen.