Professional Documents
Culture Documents
Konsep Kecekapan
Konsep Kecekapan
menggunakan segala sumber ataupun input yang ada secara optima untuk
Kelahiran, Sijil Kerakyatan dan Sijil Perkahwinan (Awam). Input pula ialah
ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan, peralatan kerja, jentera dan
input yang digunakannya. Menurut Juhari Ali, kecekapan juga bermaksud apabila
Kecekapan organisasi boleh diukur dari aspek kuantiti input yang digunakan
modal.
Output pula merujuk kepada barangan dan perkhidmatan yang dihasilkan untuk
dan kualiti. Kuantiti merujuk kepada jumlah output yang dihasilkan. Sebagai
dikeluarkan oleh sesebuah kilang dan jumlah kemudahan yang diwujudkan dalam
sesebuah pejabat. Kualiti sesuatu output boleh diukur dari segi kepuasan
dan kualiti. Perkaitan di antara kecekapan dan produktiviti boleh dilihat dari segi
Perkaitan di antara kecekapan dan kualiti pula boleh ditunjukkan apabila output
mengeluarkan output pada kuantiti yang tepat, tetapi juga memastikan output
2
Ahmad Sarji Abdul Hamid, 1994, Wawasan Pentadbiran Awam Malaysia, Kuala Lumpur:
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN), hlm 124.
2
tersebut dapat memenuhi kehendak pelanggan. Bagi membolehkannya
ciri-ciri yang dihargai oleh pelanggan. Di antara ciri-ciri yang dimaksudkan itu
produktiviti adalah dua aspek yang saling lengkap- melengkapi dan perlu diberi
perkhidmatan.
3
Ahmad Sarji Abdul Hamid, 1994, Wawasan Pentadbiran Awam Malaysia, Kuala Lumpur:
Institut tTdbiran Awam Negara (INTAN), hlm 123.
3
BAGAIMANAKAH SESUATU AKTIVITI ITU DIKATAKAN CEKAP?
Semakin cekap proses ini dilakukan semakin tinggilah produktiviti kerana input-
input asas seperti tenaga manusia, modal dan sebagainya dapat digunakan secara
4
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia Edisi 2007:
Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam, Kuala Lumpur: MDC
Publishers Sdn.Bhd., hlm 85.
4
5
INPUT OUTPUT
Tenaga Keluaran
Manusia, dan
Teknologi, Perkhidmatan
PROSES TRANSFORMASI
Kelengkapan
Modal dan
6
Sepertimana yang ditunjukkan dalam Rajah 1, pihak jabatan atau organisasi perlu
input pengurusan ini adalah seperti sistem dan prosedur kerja, struktur organisasi,
input asas dan input-input pengurusan ini maka pihak jabatan/pejabat boleh
Untuk mengatakan sesuatu aktiviti ataupun sesebuah organisasi itu cekap, pihak
bergantung kepada faktor tenaga manusia. Ini adalah kerana kakitangan memainkan
belanjawan dan sebagainya. Oleh itu, untuk menjadi cekap jabatan ataupun sesuatu
dalam organisasinya.
5
Ahmad Sarji Abdul Hamid, 1994, Wawasan Pentadbiran Awam Malaysia, Kuala Lumpur: Institut
Tadbiran Awam Negara (INTAN), hlm 123.
7
(b) Sistem Dan Prosedur Kerja
Tahap kecekapan sesebuah jabatan ataupun organisasi boleh dilihat melalui sistem
dan prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan ataupun organisasi berkenaan.
Sistem dan prosedur kerja yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses
kerja dapat berjalan dengan licin dan cekap. Sebagai contoh, sistem fail yang baik
yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila diperlukan. Keputusan yang
cepat akan melicinkan kerja dan ini seterusnya membawa kepada kecekapan
terlibat dalam menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja
maklumat dan bergantung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu kerja.
Selain daripada itu, sistem dan prosedur kerja juga menggariskan tatacara tentang
Dengan itu, sistem dan prosedur kerja secara langsung menentukan prestasi kerja
setiap kakitangan.
sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh kakitangan mereka, sentiasa
8
prestasi kerja yang cemerlang dan bukannya menjadi penghalang kepada kelicinan
proses kerja. Oleh itu sesebuah jabatan ataupun organisasi hendaklah merancang
dan mengambil tindakan- tindakan yang konkrit bagi mencapai matlamat ini.
pengagihan tugas mengikut fungsi, bahagian dan unit, pengagihan kuasa dan
salah satu faktor penting yang boleh mempengaruhi dan mengawal perjalanan
organisasi yang mantap akan member kesan terhadap tahap kecekapan sesebuah
jabatan ataupun organisasi. Struktur seperti ini akan mempastikan kerja-kerja dapat
Tahap kecekapan sesuatu jabatan ataupun organisasi juga boleh dilihat melalui gaya
9
keutamaan kerja, pengagihan sumber, dan penilaian prestasi. Oleh itu, pihak
jabatan ataupun organisasi mempunyai susun atur yang baik, proses-proses kerja
bahagian-bahagian dan di antara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. Oleh itu,
masa untuk menyiapkan sesuatu kerja akan dapat dijimatkan dan ini adalah
petunjuk kepada peningkatan produktiviti. Selain itu, susun atur pejabat yang baik
juga akan mengoptimakan penggunaan ruang dan ini akan menjimatkan kos
operasi. Penjimatan kos ini juga menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Hal
(f) Teknologi
6
Razali Mat Zin, 1989, Pengurusan Organisasi Kerja:Beberapa Persoalan, Sintok: Penerbitan
Universiti Utara Malaysia, hlm : 41.
10
Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang penting
kepada mesin-mesin atau peralatan elektronik seperti komputer, mesin taip elektrik
bekerja yang saintifik. Melalui penggunaan teknologi, sesetengah proses kerja dapat
sesetengah kerja yang dahulunya dijalankan oleh manusia secara manual, boleh
diambilalih oleh mesin. Ini akan membantu mengatasi masalah kecacatan output
(g) Bahan-bahan
Sesuatu aktiviti itu juga dikatakan cekap apabila sesebuah jabatan atau organisasi
Bahan-bahan ini adalah seperti bahan binaan, kertas, alat tulis, bahan kimia dan
apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. Bahan-
bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output
berkualiti tinggi.
7
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia Edisi 2007:
Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik di Agensi-agensi
Kerajaan, Kuala Lumpur: MDC Publishers Sdn.Bhd., hlm 534-541.
8
Ahmad Sarji Abdul Hamid, 1994, Wawasan Pentadbiran Awam Malaysia, Kuala Lumpur: Institut
tadbiran Awam Negara (INTAN), hlm 123.
11
KAYU PENGUKUR KONSEP KECEKAPAN BERSAMA CONTOH.
boleh dilaksanakan di dua peringkat iaitu di peringkat organisasi dan pada peringkat
output utama yang dikenal pasti, mengumpul data berdasarkan kepada petunjuk-
petunjuk produktiviti yang telah dikenal pasti dan menilai tahap produktiviti
12
semasa.9
Output-output utama yang dihasilkan oleh sesebuah jabatan atau organisasi perlu
dikenalpasti. Output-output ini adalah dalam dua bentuk iaitu perkhidmatan dan
keluaran. Contoh output dalam bentuk keluaran ialah seperti barangan, Kad
seperti pungutan cukai tanah, khidmat nasihat, ceramah, pemberian ubat kepada
Di antara output utama yang dihasilkan oleh Jabatan Pendaftaran Negara ialah Sijil
Di antara output utama yang dihasilkan oleh Pejabat Tanah ialah kutipan cukai
tanah, Lesen Pendudukan Sementara (TOL), Kelulusan Hak Milik Sementara dan
9
http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/English/meth_gde_e_20331.html
13
Untuk mengukur tahap kecekapan sesebuah jabatan atau organisasi, beberapa
perkara-perkara berikut seperti data yang perlu dikutip sudah sedia ada atau senang
diperolehi, petunjuk yang dipilih adalah jelas dan senang difahami dan juag etunjuk
petunjuk tahap kecekapan ini boleh dinyatakan dalam bentuk nisbah (ratios),
kelahiran
10
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia Edisi
2007:Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam, Kuala Lumpur:
MDC Publishers Sdn.Bhd., hlm 91-95.
14
Output Utama Kayu Ukur Tahap Kecekapan
kelahiran:
Jumlah masa yang diambil dalam proses keluaran sijil
kelahiran
Bilangan sijil kelahiran yang dikeluarkan
Jumlah masa
dalam satu untuk memperbaiki kesilapan dalam sijil
sijil kelahiran:
kelahiran
Jumlah masa yang diambil dalam proses pengeluaran sijil
kelahiran
(d) Kos purata (dari segi gaji pekerja yang terlibat) untuk
memproses
Gaji pekerjasatuyang
sijil kelahiran:
terlibat dalam proses pengeluaran sijil
kelahiran
Bilangan sijil kelahiran yang dikeluarkan
kad pengenalan
Bilangan kad pengenalan yang dikeluarkan
(c) Peratus kad pengenalan yang diproses lambat:
Bilangan kad pengenalan yang diproses
Bilangan kad pengenalan yang diterima
15
Indikator-indikator lain yang boleh digunakan lain untuk mengukur tahap
dikendalikan
iii. Bilangan pesakit yang datang semula untuk rawatan = Bilangan pesakit yang
kenderaan
vii. Bilangan kenderaan yang didaftarkan = Bilangan pekerja yang terlibat dalam
kerja-kerja pendaftaran
viii. Bilangan projek-projek pembangunan yang telah siap bagi sesuatu tempoh =
16
x. Kos penyelenggaraan mesin = Kos penyelenggaraan mesin yang
dirancangkan.
yang lepas. Tahap kecekapan semasa telah meningkat jika standard produktiviti
tempoh tersebut adalah lebih baik dari standard produktiviti dalam tempoh lepas.
Data yang dikumpul perlu dianalisa dan dinilai dari semasa ke semasa untuk
Penutup
kecekapan sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap kecekapan adalah
bersifat relatif. Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi
dianggap sedemikian pada masa ini. Oleh itu sesebuah jabatan atau organisasi
17
dengan tumpuan ke atas kualiti. Ini adalah kerana kecekapan sesebuah jabatan
18
Bibliografi
Ahmad Sarji Abdul Hamid. 1994. Wawasan Pentadbiran Awam Malaysia. Kuala Lumpur:
Juhary Ali. 1987. Asas Pengurusan. Pulau Pinang: Penerbit Universiti Sains Malaysia.
Razali Mat Zin. 1989. Pengurusan Organisasi Kerja:Beberapa Persoalan. Sintok: Penerbitan
Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia Edisi 2007.
Sumber Internet
http://www.oag-bvg.gc.ca/internet/English/meth_gde_e_20331.html
http://www.pmo.gov.my/ucapan/?m=p&p=ahmadsarji&id=2659
19