SISTEM PENGURUSAN FAIL

Oleh

ABD RAHIM BIN ABDUL RAHMAN

KETUA UNIT
UNIT PIAWAIAN & INOVASI
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PELAJARAN JOHOR
OBJEKTIF CERAMAH
Di akhir ceramah ini peserta diharap akan
dapat:
Memahami apa yang dimaksudkan dengan
sistem fail; dan
Menggunakan pengetahuan ini untuk
mengurus ,menyediakan fail bersistem
yang betul dan piawai bagi penyimpanan
rekod dan dokumen.
KEGUNAAN REKOD-,
Maklumat- kes-kes dirujuk atau maklumat yang
lama disimpan;
Bahan bukti-minit mesyuarat/keputusan;
Rujukan, penyelidikan dan kajian
DEFINISI SISTEM FAIL
Proses menyimpan segala rekod dan
dokumen untuk simpan selamat atau
satu rantaian aktiviti yang bermula
dan berakhir
Satu proses Klasifikasi, Penyusunan,
Penyimpanan Dan Pelupusan Rekod
supaya mudah diperolehi dengan
cepat bila dikehendaki;
 Arahan / Punca Kuasa /Sumber
Rujukan

Arahan Perkhidmatan Bab 4: Fail

Memail;
Sistem Fail Jabatan Arkib Negara
Sistem Fail Jabatan Pelajaran
Johor
Ciri-ciri Sistem Fail

Bersistem;
Mudah dirujuk;
Mudah diperolehi
Selamat
Prinsip-prinsip Sistem Fail Memail
Fail manila kad ( jenis terbuka ) tidak
banyak menggunakan ruang;
Mudah disedia dan mudah disimpan;
Murah dan mudah diperolehi;
Cara mudah diperluas dan dipakai
berterusan;
Rekod mudah dicari bila diperlukan;
Cross reference –maklumat berkaitan
dimasukkan dalam fail berkenaan.
Pengkelasan Fail : ARKIB NEGARA
KOD PERKARA
100 PENGURUSAN
200 BANGUNAN DAN HARTA ( ASET
TETAP )
300 KELENGKAPAN & BEKALAN ( ASET
ALIH )
400 KEWANGAN
500 SUMBER MANUSIA
600 PENGURUSAN KURIKULUM
700 PENGURUSAN KOKURIKULUM
 BERDASARKAN SURAT ARAHAN DARI
SEKTOR PENGURUSAN AKADEMIK
TENTANG : PENGURUSAN DOKUMEN PANITIA

10 FAIL SEDIA ADA DITUKAR KE 7 FAIL SAHAJA

PENGURUSAN DOKUMEN PANITIA

Tahap Fail : Mengikut Warna Fail
Putih : Terbuka dan terhad;
Hijau: SULIT untuk fail individu (guru);
Merah Jambu: Rahsia (maruah negara); dan
Kuning: Rahsia Besar . Berpalang merah di
sebelah luar kulit. Keselamatan negara bagi
kes-kes ISA
Sampul Kecil: sebagai langkah sementara jika
fail sebenar tidak dapat dikesan. Selepas fail
dijumpai masukkan sebagai satu kandungan
dan direkod pada kertas minit
Perkara 53 © :FAIL TERBUKA-
PUTIH

Maklumat yang terkandung dalam

dokumen ini tidak boleh diberitahu
secara lansung atau tidak lansung
atau tidak kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan
Perkara 53 (b): Rahsia atau Sulit
Dokumen ini ialah hak milik Kerajaaqn
Malaysia/Negeri….dan dimaksudkan bagi makluman
orang-orang yang perlu mengetahui kandungannya
dalam masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam dokumen ini tidak
boleh diberitahu secara lansung atau tidak kepada
akhbar atau sesiapa yang tidak dibenarkan
53(a): RAHSIA BESAR
Dokumen ini ialah hak milik kerajaan
Malaysia/negeri…dan dimaksudkan bagi
makluman…….sendiri dan lain-lain pegawai
yang perlu mengetahui kandunganya dalam
masa menjalankan tugas-tugas rasmi mereka.
Maklumat yang terkandung dalam dokumen
ini tidak boleh diberitahu secara lansung atau
tidak lansung kepada akhbar atau sesiapa
yang tidak dibenarkan.
Kenyataan lain selain dari 53 (a) (b) dan
©
Sesiapa yang menjumpai dokumen ini adalah
dikehendaki oleh undang-undang menyerahkannya
kepada Pejabat daerah, Balai Polis atau Pejabat
Angkatan tentera untuk dihantar ke Pejabat
Pegawai keselamatan Kerajaan beserta dengan
keterangan-keterangan termasuk tarikh, masa,
tempat dan bagaimana dijumpai. Menyimpan atau
membinasakan dokumen ini dengan tiada
kebenaran adalah satu kesalahan di bawah Akta
Rahsia Rasmi, 1972
 Cara Membuka Fail Terbuka:
Muka Depan : tulis tangan !!
Daftarkan di dalam buku daftar fail sekolah ( pejabat )
Tuliskan Perkara: BAHASA MELAYU ( tulis tangan )-
mesti sama dgn apa yg didaftarkan – tak boleh singkatan
Tuliskan kod : JBA1056/600-3/3/1
Tuliskan tarikh kandung pertama : tarikh minit pertama
Didaftarkan dibawah perkara : lihat buku daftar – jika ada
Tebuk lubang 1.5 inci ( KE BAWAH ) DAN 1 inci dari tepi
tulang fail dengan penebuk lubang
Tiada lambang sekolah. – mesti original
( Am 435 – pin. 1/80 )
kertas-kertas
(Am 435-Pin. 1/80)
yang JBA1056/600-3/3/1
berhubung di Kertas-kertas Yang Berhubung Nombor rujukan
fail yang dibuka

600-3/3/1
atas kulit
sebenarnya
bermaksud
fail/fail yang PERKARA PNB.,KL
berkaitan
BAHASA MELAYU 70mm sahaja

KULIT FAIL
 Samb….muka Dalam : TULIS
TANGAN !!
 Surat terima – cop terima ( tarikh terima penting utk minit
surat )
 Atas sebelah kanan surat : buat bulatan dan dalamnya tulis
nombor ) : surat masuk : pen merah , surat keluar : pen hitam
 Sebelah kiri fail masukkan kertas minit – original. Tak boleh
photostat / tampal- kena masukkan dlm lubang
 Tulis di kertas minit :
 Kertas minit No : 600-3/3/1 Helaian No : 1
 Surat masuk – pen merah; Surat keluar - pen hitam
CARA MINIT : Surat Masuk :
Surat Ruj:____ bertarikh:_____ daripada:_____
Dikandungkan pada :_____
Perkara : __________ oleh : Farah Nabilah
Surat Keluar : surat Ruj :__ bertarikh:_____kepada:_____
Dikandungkan pada :_____
Perkara : __________ oleh : Farah Nabilah
Samb….muka dalam

Surat baru akan berada diatas dan surat lama berada

dibawah.
Sama ada surat masuk atau keluar nombor rujukan
akan mengikut…..nombor rujukan tak asing sama ada
surat masuk atau keluar
 kertas minit original : tulisan biru : PNMB-JB
 Kertas minit ditebuk : sebelah kiri :
( TEBUK X PAYAH TEPAT-TEPAT : YG
PENTING SURAT DAN KERTAS MINIT TAK
TERKELUAR DARI FAIL )
Kertas minit Surat Kulit Fail
Helai No.
Kertas Minit No. ARKIB NEGARA MALAYSIA
2
JALAN DUTA
1 Surat bth. ____ d/h kpd. ____ pd. ____ 50568 KUALA LUMPUR

Surat bth. ___ drp. ___ dikdgn. pd. ___

2

CONTOH KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

Tutup Fail
No minit mencapai :100 atau tebal fail
4cm atau salah satu..
Nombor fail baru sama JBA1056/600-
3/3/1 JILID 2
Fail lama ikat dengan tali putih;
Letak belakang fail baru ATAU tempat
yg boleh dicari
 FAIL
FAIL (Am 435-Pin. 1/80)
AKTIF
Kertas-kertas Yang Berhubung
ANM.400-1

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

PERKARA PNB.,KL

KURS US PENGURUS AN REKOD

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
 FAIL
FAIL (Am 435-Pin. 1/80)
TIDAK
TIDAK
Kertas-kertas Yang Berhubung
AKTIF ANM.400-1

ANM.400-1
Didaftar di bawah perkara

PERKARA PNB.,KL

KURS US PENGURUS AN REKOD

APABILA FAIL INI TELAH DITUTUP MAKA TINDAKAN BARU HENDAKLAH DILAKUKAN DALAM FAIL LAIN
Jangka Hayat Fail Lama
Lima tahun –kajian keperluan
( simpan,pindah, musnah);
Selepas 5 tahun tulis surat kepada
Jabatan Arkib Negara;
Jika tiada jawapan simpan selamat
ditempat khas untuk rujukan.
 FAIL-FAIL PANITIA MATA PELAJARAN
BI NAMA FAIL KANDUNGAN FAIL KOD
L
FP FAIL INDUK Surat menyurat dan minit mesyuarat JBA1056/600-3/3/1
panitia
1 Sukatan S.P, H.S.P, RPT, senarai buku rujukan & JBA1056/600-3/3/1/1
FK Pelajaran stand akademik – Plan J
2 Prog. Perancangan Prog, Pelaksanaan & JBA1056/600-3/3/1 / 2
FK Kecemerlanga laporan
n
3 Pentaksiran & Analisis keputusan peperiksaan , analisis JBA1056/600-3/3/1/3
FK Penilaian pencapaian m/p, h/count, p/mortem
4 Penyeliaan Jadual Penyeliaan, Laporan penyeliaan JBA1056/600-3/3/1/4
FK P&P, Tindak ikut pencerapan
5 Pemeriksaan Jadual pemeriksaan, laporan pemeriksaan JBA1056/600-3/3/1/5
FK Buku Tulis
Murid
6 Maklumat Mak. Peribadi, jadual mengajar , carta JBA1056/600-3/3/1/6
FP : FAIL PUTIH FK : FAIL KERAS / RING
FK Guru M/P orgn
Isu-isu Semasa
Tiada buku peredaran/pergerakan fail;
Sistem tidak diikuti dan dipatuhi;
Fail berpindah bersama guru;
Bawa balik ke rumah;
Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan ( tiada komitmen dr pihak
pengurusan atasan );
Dokumen tidak dimasukkan ikut
perkara surat.
Kepentingan Sistem Fail

Imej pengurusan sekolah yang berkualiti

DO IT RIGHT THE FIRST TIME

Beri implikasi positif

Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem
penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang
berkualiti adalah sekolah yang dapat
menampilkan imej pengurusan yang bermutu
tinggi melalui pendokumentasian maklumat
dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu
kriteria kualiti yg mesti bersistem, mudah
dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.
 SEKIAN , TERIMA
KASIH

“ SESUNGGUHNYA YANG BAIK DATANGNYA

DARI ALLAH
DAN..
YANG BURUK ITU DATANGNYA DARI SAYA
SENDIRI “