GARIS PANDUAN PENGURUSAN JAWATANKUASA PENDUDUK (JKP) MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG

KANDUNGAN

BAHAGIAN I PENERANGAN AM 1. Objektif Penubuhan JKP 2. Perhubungan JKP dengan MPS

M/S 3 3

BAHAGIAN II SUSUNAN DAN FUNGSI JAWATANKUASA 1. Keanggotaan 2. Fungsi dan Tanggungjawab JKP 3. Syarat-syarat Pelantikan Syarat syarat Am Pelantikan JKP Sijil Pelantikan Tempoh Perjawatan Penamatan Jawatan Kekosongan Jawatan Pengstrukturan JKP Persempadanan Zon JKP Carta JKP Mengikut Zon BAHAGIAN III PELAKSANAAN MESYUARAT 1. Pelaksanaan Mesyuarat 2. Undi BAHAGIAN IV - PERUNTUKAN DAN GARIS PANDUAN PERLAKSANAAN KERJA-KERJA DAN PERBELANJAAN BAHAGIAN V PENGENDALIAN ADUAN PENDUDUK 1. Aduan BAHAGIAN VI PENGANJURAN PROGRAM KEMASYARAKATAN 1. Penganjuran Program Kemasyarakatan 2. Permohonan Tajaan BAHAGIAN VII PUBLISITI DAN HEBAHAN MAKLUMAN 1. Program Serta Maklumat JKP 18 18 19 4 4 7 7 8 8 8 8 9 9 10 11

24

25 25

26

1. OBJEKTIF PENUBUHAN JKP : Mewujudkan hubungan dua hala dan persefahaman di antara penduduk dengan MPS. Menyalurkan maklumat / penerangan yang tepat, telus serta terperinci tentang aktiviti / program, dasar serta perkembangan semasa MPS kepada penduduk. Mendapatkan maklumat tentang permasalahan dan aduan penduduk yang berkaitan untuk diselesaikan di peringkat MPS. Menggalakkan penglibatan dan penyertaan masyarakat di dalam aktiviti aktiviti kemasyarakatan di peringkat MPS. Merapatkan hubungan silaturahim dikalangan penduduk disamping mewujudkan semangat perpaduan berbilang bangsa.

2. PERHUBUNGAN JKP DENGAN PBT : Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha JKP serta mana AJK JKP MPS boleh berurusan secara terus dengan Ahli Majlis atau PBT melalui Unit Urusetia, Majlis Perbandaran Selayang. Sebarang permasalahan penduduk atau cadangan projek serta program yang dicadangkan oleh JKP boleh di bawa ke dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penduduk yang akan dipengerusikan oleh Yang Dipertua atau Timbalan Yang Dipertua atau Ahli Dewan Undangan Negeri (ADUN) masing-masing. Pihak PBT boleh menjemput JKP untuk menghadiri seminar, bengkel atau perundingan sekiranya terdapat sebarang isu pertikaian, salah faham, perkara serta apa-apa isu yang berkaitan dengan penduduk, projek pembangunan atau lain-lain perkhidmatan Majlis. Setiap JKP akan mempunyai seorang Pegawai PBT sebagai Pegawai Kawasan (Area Officer).

BAHAGIAN II SUSUNAN DAN FUNGSI JAWATANKUASA 1. KEANGGOTAAN Ahli-ahli Jawatankuasa Penduduk hendaklah tidak kurang dari 10 orang dan tidak melebihi 30 orang jumlahnya. Jawatankuasa ini terdiri daripada mereka yang memegang jawatan berikut ( tertakluk kepada pindaan) : Pengerusi Naib Pengerusi Setiausaha Bendahari Ahli-ahli Jawatankuasa Kecil, seperti struktur yang ditunjukkan di rajah 1.

2. FUNGSI DAN TANGGUNGJAWAB JKP :Pengerusi JKP (Ahli Majlis) : Mempengerusikan mesyuarat-mesyuarat Jawantankuasa dan bertanggungjawab atas kelicinan perjalanan mesyuarat. Menentukan kehadiran ahli mencukupi untuk mesyuarat berjalan dengan lancar. Memastikan bahawa aktiviti-aktiviti dilaksanakan dengan cekap dan berkesan. Jawatankuasa

Menjadi tempat rujukan kepada rakyat / penduduk setempat mengenai perkara-perkara yang bersangkutan dengan MPS. Menjadi orang perantaraan di antara rakyat dengan MPS dan sebaliknya. Bertanggungjawab memastikan kawasan kawalan mereka berada di dalam keadaan baik dan melaporkan kepada MPS perkara-perkara yang memerlukan tindakan. Bertanggungjawab memantau isu-isu semasa seperti setinggan, gerai haram, video haram, masalah sosial dan sebagainya. Menerima aduan-aduan dari rakyat dan merujukkannya kepada MPS ;

 Memaklumkan kepada pihak-pihak yang bertanggungjawab tentang sebarang masalah, isu dan syak sebelum ianya merebak dan benar berlaku. Lain-lain peranan dan tugas yang dipertanggungjawab dari masa ke semasa. Pegawai Kawasan ( Area Officer) Menghadiri mesyuarat mesyuarat yang diadakan serta memantau aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan oleh JKP. Menjadi tempat rujukan kepada rakyat / penduduk setempat mengenai perkara-perkara yang bersangkutan dengan MPS. Menjadi orang perantaraan di antara rakyat dengan MPS. Merujuk kepada Minit Mesyuarat Majlis Bersama Jabatan Bil. 1/2009 telah memutuskan bahawa Pegawai Kawasan tidak perlu menyediakan minit mesyuarat hanya dikehendaki membuat catatan sahaja untuk dipanjangkan kepada Jabatan berkaitan. Penyediaan minit mesyuarat dibuat oleh Setiausaha JKP yang dilantik oleh Ahli Majlis bukan dikalangan kakitangan. Lain-lain peranan dan tugas yang dipertanggungjawab dari masa ke semasa oleh pihak pengurusan. Naib Pengerusi Membantu Pengerusi menjalankan tugasnya. Mempengerusi mesyuarat Jawatankuasa semasa ketiadaan Pengerusi. Setiausaha Bekerjasama rapat dengan Pengerusi Jawatankuasa. Memanggil mesyuarat Jawatankuasa dari masa ke semasa bila difikirkan perlu. Mencatitkan minit mesyuarat dan menyediakan salinan minit untuk makluman dan / atau tindakan ahli-ahli Jawatankuasa. Menguruskan surat menyurat dan pentadbiran am.

 Menarik perhatian Pengerusi mengenai perkara-perkara penting yang mungkin berbangkit dari masa ke semasa. Membantu Pengerusi merancang kegiatan-kegiatan / aktiviti JKP. Mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan JKP. Bendahari Bertanggungjawab Jawatankuasa. atas pentadbiran kewangan

Menyimpan sebuah buku kira-kira untuk merekodkan segala wang yang diterima dan perbelanjaan yang dilakukan oleh Jawatankuasa. Menyimpan sebuah Buku Derma untuk merekodkan butirbutir berkenaan derma yang diterima / dimajukan kepada Jawatankuasa. Menyimpan sebuah Buku Catatan Harta untuk merekod semua butir-butir berkenaan stor / harta yang diterima / dikeluarkan termasuk yang dibeli oleh Jawatankuasa sendiri. Memastikan semua butir-butir berkenaan kewangan seperti resit-resit bank dan lain-lain resit, bil, baucer, cek dan lainlain dokumen direkodkan di dalam Buku Kira-kira dan salinannya disimpan dengan sempurna untuk tujuan audit. Menerima wang dan membuat diluluskan oleh Jawatankuasa. bayaran yang telah

Memegang wang tunai tidak melebihi dari RM50.00 pada suatu masa untuk perbelanjaan runcit khususnya keperluan serta-merta. Menyediakan penyata kewangan setiap tiga (3) bulan dan menghantar salinannya kepada PBT sebelum 15hb bulan berikutnya.

Ahli ahli Jawatankuasa (AJK) Menghadiri mesyuarat Jawatankuasa. Menyertai dan mengeluarkan buah fikiran yang konstruktif untuk perlaksanaan aktiviti-aktiviti kemasyarakatan dan kejiranan. Berhubung rapat dengan lain-lain ahli Jawatankuasa serta bekerja rapat dengan penduduk setempat. Memberikan kerjasama sepenuhnya serta perkhidmatan yang sempurna untuk menjayakan konsep JKP.

3. SYARAT- SYARAT PELANTIKAN JKP : SYARAT SYARAT AM : Ahli-ahli yang dilantik hendaklah terdiri daripada : Warganegara yang berpegang teguh dan mewakili semua lapisan masyarakat yang berbilang kaum dan yang bermastautin di kawasan itu. Mempunyai bakat kepimpinan. Sanggup berkhidmat untuk masyarakat mempunyai sikap dan keperibadian yang baik. Berumur tidak kurang daripada 21 tahun. Tidak pernah dikenakan hukuman mahkamah atas sebarang kesalahan jenayah atau mempunyai namanya dalam rekod polis sebagai orang yang dikehendaki. dan

3.2

PELANTIKAN JKP :

3.2.1 Semua ahli Jawatankuasa Penduduk akan dilantik oleh MPS di atas perakuan wakil rakyat dan penduduk setempat. Mereka terdiri dari pemimpin-pemimpin masyarakat, belia, badan keagamaan, sekolah dan lain-lain orang yang difikirkan sesuai di dalam sesuatu kawasan. Pemilihan / pelantikan JKP akan dilakukan setiap 1 tahun. Setiap JKP yang dipilih akan menerima sijil pelantikan. Hanya sekurang-kurangnya 1 orang wakil sesuatu persatuan / NGO / organisasi sahaja dibenarkan menyertai JKP. (Memberikan lebih ruang kepada wakil penduduk yang lain)

3.3

SIJIL PELANTIKAN JKP : 3.3.1 Tiap tiap Ahli Jawatankuasa Penduduk yang dilantik akan mempunyai Sijil Pelantikan yang ditandatangani oleh Yang Dipertua MPS.

3.4

TEMPOH PERJAWATAN JKP : 3.4.1 Tempoh perjawatan untuk semua Ahli JKP adalah tidak melebihi 1 tahun. Ini akan dinyatakan dalam surat pelantikan. Di akhir tempoh perjawatan, ahli-ahli JKP boleh dilantik semula mengikut budibicara MPS serta perakuan daripada Wakil Rakyat.

3.5

PENAMATAN JAWATAN JKP : 3.5.1 MPS boleh menamatkan perkhidmatan mana mana Ahli Jawatankuasa JKP pada bila bila masa jika difikirkan yang ahli berkenaan tidak sesuai untuk memegang jawatannya. Begitu juga seorang Ahli Jawatankuasa boleh memohon kepada Pengerusi JKP untuk meletakkan jawatannya di atas sebab-sebab yang tertentu. Pengerusi JKP juga boleh melantik lain - lain orang sebagai pengganti ahli itu bila difikirkan perlu tetapi hendaklah mendapat kelulusan dan pandangan MPS telebih dahulu. Kuasa Pelantikan adalah dibawah MPS.

3.6

KEKOSONGAN JAWATAN JKP : 3.6.1 Jika ada Ahli Jawatankuasa JKP yang telah meninggal dunia atau meletakkan jawatan, Pengerusi JKP boleh melantik penggantinya mengikut syarat syarat pelantikan seperti yang telah ditetapkan.

3.7

PENGSTRUKTURAN JKP RAJAH 1.

PENGERUSI (AHLI MAJLIS)

PEGAWAI KAWASAN (AREA OFFICER)

NAIB PENGERUSI

SETIAUSAHA

BENDAHARI

AJK

AJK

AJK

AJK

AJK AJK

AJK

AJK

3.8

PERSEMPADANAN ZON JKP : 3.8.1 Pembentukan Zon JKP adalah dilakukan berdasarkan susun atur kawasan pentadbiran MPS, keadaan penduduk, geografi kawasan dan mengikut persempadanan politik. 3.8.2 Zon JKP boleh berubah atau bertambah dari masa ke semasa berdasarkan pertambahan penempatan penduduk atau pembangunan setempat. 3.8.3 MPS akan memastikan semua kawasan pentadbirannya termasuk di dalam pengezonan JKP serta mempunyai wakil penduduk di semua kawasan.

10

CARTA JKP MENGIKUT ZON

MAJLIS PERBANDARAN SELAYANG

ZON TEMPLER

ZON 1
TMN. BUKIT TEMPLER, TEMPLER BESTARI, TEMPLER VILLAS, TEMPLER SAUJANA, SELAYANG HEIGHT, TEMPLER HERITAGE, TEMPLER SUASANA, TEMPLER KENARI, TEMPLER IMPIAN

ZON 2
TMN. SRI MELATI, TMN. SELAYANG BAHAGIA, TMN. SELAYANG INDAH, TMN SELAYANG JAYA, TMN SELAYANG UTAMA, KG SELAYANG PANDANG

ZON 3
KG. SELAYANG INDAH, KG. MAHKOTA, KG. SELAYANG PERMAI, KG. SELAYANG BARU, KG. BENDAHARA

ZON 4
TMN. SELAYANG SEGAR, TMN. SELAYANG BARU, BANDAR BARU SELAYANG, BANDAR BARU SELAYANG FASA 2, INDUSTRI SELAYANG BARU, PINGGIRAN TEMPLER, SIERRA SELAYANG,

ZON 5
TMN. PRIMA SELAYANG, TMN. BIDARA, TMN. DAYA, TMN. BKT. IDAMAN, KEPONG HULU TMN. INDAH PERDANA

11

ZON GOMBAK

ZON 6
KG. SIMPANG TIGA, KG. GOMBAK UTARA, KG. SG PUSU TMN. BUKIT LELA, KG. SG. CHINCHIN, KG. ORANG ASLI, DESA GEMILANG, TMN. MUTIARA GOMBAK

ZON 7
TMN. CHANGKAT PERMATA, TMN. MELEWAR INDAH, TMN. GOMBAK, TMN. BERLIAN, KG. CHANGKAT, TMN. GREENWOOD, TMN. SELASIH FASA 1 TMN. BERJAYA, DESA MINANG, TMN. SAHABAT

ZON 8
TMN. BOLTON, SUNWAY BATU CAVES, KAW. INDUSTRIAL BOLTON, KG. SRI GOMBAK INDAH, WIRA DAMAI

ZON 9
TMN. SRI GOMBAK, VISTANA GEMILANG, TMN. BUKIT PERMATA, TMN. PINGGIRAN BATU CAVES, KG. MELAYU SRI GOMBAK

ZON 10
TMN. GOMBAK JAYA, KG. KERDAS, TMN. PERWIRA, TMN. CEMERLANG, KG. TENGAH GOMBAK, GOMBAK SETIA, TMN. KAMARIAH, TMN. KENANGAN, TMN. HARMONIS, KG. SENTOSA TAMBAHAN, TMN. SETIA GOMBAK

ZON 11
TMN. SELASIH FASA 2, APARTMENT CASSMARIA, TMN. SRI BATU CAVES, TMN. SAMUDERA, APARTMENT FIONA, TAMAN SAMUDRA TERES, TAMAN DESA BATU CAVES,

12

ZON BATU CAVES

ZON 12
TMN. JASA UTAMA, KG. SG. TUA BAHARU DAN TANAH GANTIAN, KG. BAHTERA, TMN. JASA, KG. SG. KERTAS, APT.& FLAT J.A MANAN, TAMAN GOMBAK PERMAI, PERKAMPUNGAN ORANG ASLI ULU YAM

ZON 13 KG. NAKHODA, TMN. SELAYANG, TMN. SRI ASTANA, KG. LAKSAMANA, TMN. AMANIAH

ZON 14
KG. MELAYU BT. CAVES, TMN. SRI SELAYANG, TAMAN DESA PUTRA, KG. BARU BT. CAVES, TAMAN BATU CAVES,

ZON 15
APT. SRI GOTONG, INDIAN SETTLEMENT, LAKSAMANA PERMAI, STESYEN BATU CAVES, WISMA KERINGAT, LAKSAMANA PUTRI, INDUSTRI BATU CAVES, SELAYANG MAKMUR, SUNWAYMAS,

13

ZON RAWANG

ZON 16
KG. RAWANG TIN, TMN. SRI RAWANG, TMN. SRI GARING, TMN. GARING UTAMA, KG. SG. DUA TAMBAHAN, TMN. BELMAS JOHAN, KG. KUALA GARING, TMN. GARING JAYA, TMN. GARING, EMERALD EAST, TMN. PELANGI, TMN. IDAMAN

ZON 17
KG. SG. BAKAU TAMBAHAN, TMN. DESAMAS, TMN. KOTA BIDARI, PUTERI HEIGHT, KG. SG. BAKAU, TMN. VELOX, BANDAR COUNTRY HOMES, EMERALD WEST, TAMAN BAYU PERMAI

ZON 18
TMN. RAWANG PERDANA 2, BANDAR BARU RAWANG, TMN. BUKIT RAWANG JAYA, KG. RAJAH, TMN. GREENPARK, TMN. RAWANG JAYA, TMN. RAWANG MUTIARA TIMUR, BUKIT RAWANG PUTRA, TMN. HIJAU, KG. LIM TAN, TMN. SRI HIJAU, TMN. PERINDUSTRIAN HIJAU

ZON 19
TMN. SETIA RAWANG TMN. MAWAR, TMN. KANCING JAYA, TMN. TUN TEJA, TMN. DESA SRI BAYU, TMN. MUHIBBAH, TMN. BERSATU, KG. MELAYU PEKAN RAWANG, TMN. RAWANG PERDANA, SETIA JAYA, TMN. PKNS BT 16, KG. SG. SAMAK, TMN. JATI, TMN. PKNS BT 17, TMN. TUN PERAK, KG. DATO LIM KIM SAI KG. KENANGA, KG. SG. TERENTANG KG. MELYU BT. 16

ZON KUANG

14

ZON 20
RUMAH AWAM LADANG BARU, KG. DAMAI, KG. SETIA, KG. PERMATA, TMN. KUNDANG JAYA, TMN. RAHMAT JAYA, BANDAR BARU KUNDANG, KG. CEMPEDAK, PEKAN KUANG, KG. MELAYU SERI KUNDANG, KG. SG. SERAI, TMN. DESA KUNDANG, PEKAN KUNDANG

ZON 24
BATU ARANG, BANDAR TASIK PUTERI, KOTA PUTERI, DESA PUTERI, PEKAN BT. ARANG, RUMAH MURAH PKNS BT. ARANG, KG. MELAYU BT. ARANG,

15

ZON PAYA JARAS

ZON 21
TMN. EHSAN FASA 3B, TMN. EHSAN TIMUR, KG. MELAYU BATU 13, TMN. SRI AMAN HEIGHT, KG. MASJID, TMN. WANGSA PERMAI, SIERRAMAS, KG. SRI BUNGA, TMN. EHSAN, KIP DAMANSARA, KG. ORANG ASLI, KG. BUKIT LAGONG, KG. SENTOSA, KG. DESA AMAN, TMN. SURIA, VALENCIA

ZON 22
TMN. IMPIAN INDAH, TMN. MATANG JAYA, KG. MATANG PAGAR BUKIT RAHMAN PUTRA, KG. SRI INDAH B, TMN. SRI PUTRA, SAUJANA AKASIA, KAW. PERUMAHAN HONG LEONG, TMN. BUKIT DESA INDAH, KG. SRI INDAH A, TMN. VILLA PUTRA

16

ZON BUKIT LANJAN

ZON 23
PUNCAK DESA, DESA JAYA, EHSAN JAYA, DESA AMAN PURI, TMN. BUKIT DESA, TMN. SRI EHSAN, TMN. USAHA JAYA, PERINDUSTRIAN TAGO

17

BAHAGIAN III PELAKSANAAN MESYUARAT 1. PELAKSANAAN MESYUARAT :-

Jawatankuasa Penduduk hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya 1 bulan sekali atau lebih kerap dari itu jika difikirkan perlu oleh Pengerusi JKP. Pemberitahuan dan agenda sesuatu mesyuarat biasanya hendaklah diedarkan oleh Setiausaha kepada semua ahli. Ahli Jawatankuasa hendaklah dimaklumkan sekurang-kurangnya tujuh hari sebelum tarikh mesyuarat. Tetapi dalam keadaan kecemasan, Pengerusi boleh mengarahkan supaya mesyuarat dipanggil dengan serta merta. Korum bagi mesyuarat adalah dua pertiga dari jumlah ahli jawatankuasa. Setiap minit mesyuarat atau kertas kerja yang dibentangkan hendaklah dihantar ke Unit Urusetia, Majlis Perbandaran Selayang.

2.

PENGUNDIAN :-

Undi boleh dijalankan dengan mengangkat tangan atau dengan undi sulit mengikut peraturan majoriti ahli-ahli yang hadir dalam mesyuarat. Tiap-tiap ahli adalah berhak menggunakan satu undi sahaja. Jika keputusan seri, maka pengerusi mesyuarat berhak menggunakan undi pemutusnya.

18

BAHAGIAN IV - PERUNTUKAN DAN GARIS PANDUAN PELAKSANAAN KERJA-KERJA DAN PERBELANJAAN

1. Jumlah pemberian peruntukan tahunan kepada zon-zon Jawatankuasa Penduduk tertakluk kepada ketentuan Majlis Perbandaran Selayang bagi sesi 2010-2011, sebanyak RM 20,000 telah diperuntukkan bagi setiap JKP. 2. Cadangan kerja-kerja penyelenggaraan oleh Jawatankuasa Penduduk hendaklah dilakukan dengan mengisi borang yang disediakan dan diserahkan ke Unit Urusetia, Majlis Perbandaran Selayang. 3. Lokasi cadangan kerja-kerja penyelenggaraan tidak berada di dalam kawasan pengurusan atau penyeliaan lain-lain agensi atau perbadanan pengurusan. 4. Majlis Perbandaran Selayang tidak bertanggungjawab terhadap pembayaran kos sebarang kerja yang telah di laksanakan tanpa mengikut skop kerja yang ditetapkan atau terlebih dahulu mendapat kelulusan Majlis Perbandaran Selayang. 5. Skop kerja-kerja dan perbelanjaan yang boleh dilaksanakan :(a) kerja-kerja penyelenggaraan atau pembaikan kecil parit dan longkang; (b) kerja-kerja kecil menampal jalan; (c) kerja-kerja menebang pokok dan memotong rumput ; atau (d) kerja-kerja penyelenggaraan atau pembaikan kecil kemudahankemudahan awam seperti lampu jalan dan peralatan permainan. (e) Kerja-kerja dan perbelanjaan yang melibatkan aktiviti JKP.

19

6. Aliran proses cadangan kerja-kerja dan perbelanjaan bernilai kurang RM2,000.00 adalah seperti yang berikut :KELULUSAN CADANGAN KERJA DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA PENDUDUK

MELENGKAP DAN MENGHANTAR BORANG CADANGAN KERJA KE JABATAN PERHUBUNGAN AWAM DAN PERANCANGAN KORPORAT

BORANG TIDAK LENGKAP BORANG LENGKAP DIPULANGKAN KEPADA JAWATANKUASA PENDUDUK

DAFTAR FAIL

LAWATAN TAPAK DAN ULASAN TEKNIKAL OLEH JABATAN TEKNIKAL

KELULUSAN CADANGAN OLEH YANG DIPERTUA/TIM.YANG DIPERTUA

CADANGAN LULUS TAWARAN DAN LANTIKAN KONTRAKTOR OLEH JABATAN TEKNIKAL

CADANGAN TIDAK LULUS

PEMAKLUMAN KEPADA JAWATANKUASA PENDUDUK

PEMANTAUAN KERJA-KERJA OLEH JABATAN TEKNIKAL SEHINGGA SELESAI

SERAHAN KE JABATAN PERBENDAHARAAN UNTUK PROSES BAYARAN

20

7. Aliran proses bayaran bagi kerja-kerja dan perbelanjaan bernilai kurang RM2,000.00 adalah seperti yang berikut :-

PENERIMAAN DAN PENYEMAKAN INDEN OLEH JABATAN TEKNIKAL

LAWATAN TAPAK DAN PENGESAHAN LAPORAN OLEH JABATAN TEKNIKAL

SYOR PEMBAYARAN KEPADA PENGURUSAN MAJLIS

PENYERAHAN DOKUMEN PEMBAYARAN KE JABATAN PERBENDAHARAAN

PENYEDIAAN BAUCER PEMBAYARAN

SEMAKAN DAN TANDATANGANI BAUCER BAYARAN OLEH PENGARAH KEWANGAN

PENYEDIAAN CEK BAYARAN TANDATANGAN PENGARAH KEWANGAN, TIMBALAN YANG DIPERTUA DAN YANG DIPERTUA

SERAHAN CEK KEPADA PEMBEKAL ATAU KONTRAKTOR

KEMASKINI DALAM PERUNTUKAN SISTEM E-JKP

21

8. Aliran proses cadangan kerja-kerja dan perbelanjaan bernilai melebihi daripada RM2,000.00 adalah seperti yang berikut :
KELULUSAN CADANGAN KERJA DALAM MESYUARAT JAWATANKUASA PENDUDUK

MELENGKAP DAN MENGHANTAR BORANG CADANGAN KERJA SERTA MENGEMUKAKAN SEBUTHARGA ATAU INVOIS DAN GAMBAR KERJA KE JABATAN PERHUBUNGAN AWAM DAN PERANCANGAN KORPORAT

BORANG TIDAK LENGKAP

BORANG LENGKAP

DIPULANGKAN KEPADA JAWATANKUASA PENDUDUK

DAFTAR FAIL DAN SEMAKAN PERUNTUKAN

LAWATAN TAPAK DAN ULASAN TEKNIKAL OLEH BAHAGIAN PEROLEHAN DAN PENGESAHAN PEGAWAI KAWASAN (AREA OFFICER)

CADANGAN KELULUSAN HARGA OLEH BAHAGIAN PEROLEHAN

KELULUSAN PEMBAYARAN OLEH YANG DIPERTUA/TIM.YANG DIPERTUA

SERAHAN KE JABATAN PERBENDAHARAAN UNTUK PROSES BAYARAN

22

9. Aliran proses bayaran bagi kerja-kerja dan perbelanjaan bernilai melebihi daripada RM2,000.00 adalah seperti yang berikut :-

PENYERAHAN DOKUMEN PEMBAYARAN KE JABATAN PERBENDAHARAAN

PENYEDIAAN BAUCER PEMBAYARAN

SEMAKAN DAN TANDATANGAN BAUCER BAYARAN OLEH PENGARAH KEWANGAN

PENYEDIAAN CEK BAYARAN

TANDATANGAN PENGARAH KEWANGAN, TIMBALAN YANG DIPERTUA DAN YANG DIPERTUA

SERAHAN CEK KEPADA PEMBEKAL ATAU KONTRAKTOR

KEMASKINI DALAM SISITEM E-JKP

23

BAHAGIAN V PENGENDALIAN ADUAN PENDUDUK

1. ADUAN : Semua bentuk aduan masyarakat melalui JKP hendaklah disalurkan terus ke pejabat Yang Dipertua dan salinan kepada Jabatan Perhubungan Awam Dan Perancangan Korporat untuk tindakan selanjutnya. Pihak JKP juga boleh menyelesaikan aduan sekiranya perkara tersebut merupakan aduan yang mudah diatasi atau boleh diselesaikan sesama mereka. Pihak JKP digalakkan menggunakan pelbagai saluran aduan yang telah disediakan oleh MPS iaitu :i. ii. Hotline : E-mail : 03 -6138 9898 aduanmps@mps.gov.my

iii.

Surat :

Tingkat 9, Menara Majlis Perbandaran Selayang, Persiaran 3, Bandar Baru Selayang, 68100 Batu Caves 03-6138 8933

iv.

Fax

24

BAHAGIAN VI PENGANJURAN PROGRAM KEMASYARAKATAN 1. PENGANJURAN PROGRAM KEMASYARAKATAN :

Setiap Zon JKP digalakkan mengadakan program-program kemasyarakatan mereka sendiri dengan penglibatan penduduk yang pelbagai bangsa dan agama. Setiap program yang dianjurkan hendaklah mempunyai kertas kerja dan telah diperbincangkan diperingkat Jawatankuasa JKP serta dimaklumkan kepada MPS terlebih dahulu.

2.

PERMOHONAN TAJAAN :

Permohonan sebarang bentuk tajaan hendaklah dimaklumkan kepada Jabatan Perhubungan Awam dan Perancangan Korporat di dalam mesyuarat bulanan JKP terlebih dahulu. Setiap urusan permohonan dan penerimaan tajaan hendaklah direkodkan dengan baik. Sebarang penerimaan tajaan yang disalurkan terus ke akaun semasa JKP. berbentuk kewangan hendaklah

25

BAHAGIAN VII PUBLISITI DAN HEBAHAN MAKLUMAN 1. PROGRAM SERTA MAKLUMAT JKP

Setiap aktiviti atau makluman berkaitan JKP boleh disampaikan melalui beberapa cara seperti : Laman web JKP / MPS Poster di semua pejabat cawangan PBT Pamplet / risalah Media massa

Disediakan oleh : Unit Urusetia, Majlis Perbandaran Selayang.

Rose/jkp

26