PENGURUSAN MESYUARAT

Ong Woan Min 1 PISMP SN

 Mesyuarat mengadakan satu perhimpunan dengan tujuan

untuk mengumpulkan idea atau penyatuan fikiran bagi mendapat keputusan.

 Bentuk dan proses mesyuarat boleh dilaksanakan secara :

i) Informal ( Cth : perbincangan untuk kenduri perkahwinan) ii) Formal ( Cth : mesyuarat yang dilaksanakan sekarang oleh persatuan di sekolah, belia dan sebagainya
 Mengendalikan mesyuarat merupakan satu perkara yang penting dalam

pentadbiran dan pengurusan sesebuah organisasi atau persatuan. Setiap ahli dan pemimpin sesebuah organisasi perlu mengetahui matlamat sesuatu mesyuarat diadakan, diharapkan mereka dapat berperanan dengan sepenuhnya bagi mencapai matlamat mesyuarat itu.

Tujuan Mesyuarat


Mesyuarat merupakan satu cara yang paling berkesan untuk menyelesaikan banyak tugas dan masalah yang berkaitan dengan organisasi atau persatuan. Mesyuarat diadakan untuk mewujudkan perhubungan dan perbincangan dalam kumpulan untuk mendapat sepakat dan kerjasama bagi melicinkan aktiviti yang dirancangkan. Mesyuarat dapat menilai dan mengawal aktiviti serta kewangan organisasi atau persatuan dari masa ke semasa. Mesyuarat diadakan bagi menyelaras dan membincangkan bidang tugas jawatankuasa atau pegawai dan kegiatan organisasi atau persatuan seperti yang telah dirancang supaya dilaksanakan dengan berkesan dan licin.

 Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk menyebar maklumat dan

rancangan baru kepada mesyuarat atau ahli secara khususnya.

 Mesyuarat diadakan bagi mengetahui sokongan, kerjasama, tindak balas

dan sambutan terhadap sesuatu isu atau persoalan dan aktiviti yang timbul dalam sesuatu persatuan.
 Mesyuarat perlu diadakan bagi membuat sesuatu keputusan atau mandat

penting berkaitan dengan organisasi atau persatuan mengikut perlembagaan dan undang undang persatuan berkenaan.
 Mesyuarat diadakan bagi merancang sesuatu strategi dan program atau

unutk mendapatkan idea- idea baharu bagi melaksanakan sebarang aktiviti organisasi atau persatuan.

Jenis-Jenis Mesyuarat
Beberapa mesyuarat biasanya diadakan oleh pasukan pakaian seragam, persatuan, kelab dan badan sukan yang terdapat di sekolah, maktab dan di luar institusi pendidikan. Setiap jenis mesyuarat tersebut mempunyai prosedur, proses dan tujuan tersendiri. Antara jenis - jenis mesyuarat ialah: 1) Mesyuarat AgungTahunan 2) Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar 3) Mesyuarat Jawatankuasa Kerja 4) Mesyuarat Jawatankuasa Kecil/Biro

Mesyuarat Agung Tahunan

 Mesyuarat Agung Tahunan perlu diadakan mengikut undang undang

negara, iaitu di bawah Akta Pendaftar Pertubuhan bagi yang ditubuhkan di luar institusi pendidikan seperti persatuan belia, politik dan sebagainya. Mengikut perlembagaan dan undang-undang, sesuatu persatuan yang ditubuhkan di sekolah, maktab atau di luar institusi pendidikan perlu mengadakan Mesyuarat Agung Tahunan. Mesyuarat Agung tahunan akan dihadiri oleh semua ahli persatuan berkenaan.
 Mesyuarat Agung membincangkan mengenai persatuan secara

menyeluruh dan melaksanakan pemilihan ahli Jawatankuasa Kerja yang baru.

 Setengah persatuan mengadakan Mesyuarat Agung tahunan setahun

sekali atau dua tahun sekali. Mesyuarat dua tahun sekali dikenali sebagai Mesyuarat Agung Dwitahunan. Ada persatuan yang mengadakan mesyuarat agung setahun sekali tetapi pemilihan Jawatankuasa Kerja diadakan dua tahun sekali.
 Beberapa agenda perlu dimasukkan semasa Mesyuarat Agung Tahunan

atau Mesyuarat Agung Dwitahunan. Antaranya ialah : 1) Ucapan pengerusi 2) Membentang dan mengesahkan minit Mesyuarat Agung Tahunan yang lepas 3) Membentang dan menerima penyata tahunan tahun lalu 4) Membentang dan mengesahkan penyata kewangan tahun lalu 5) Memilih Jawatankuasa Kerja yang baru 6) Membincang dan meluluskan usul atau cadangan 7) Ucapan penangguhan.

 Notis Mesyuarat Agung Tahunan atau Dwitahunan perlu diedarkan dalam

masa 14 hari dan perlu ditandatangani oleh setiausaha.

 Korum bagi sesuatu Mesyuarat Agung Tahunan ditentukan oleh

perlembagaan dan undang-undang atau aturan persatuan.

 Terdapat 2 cara bagi kebanyakan persatuan menetapkan korum sesuatu

mesyuarat, iaitu : (a) Berpandukan pecahan atau peraturan keahlian seperti atau daripada kesemua ahli (b) Menetapkan bilangan seperti sekurang-kurangnya 40orang, 20orang dan sebagainya.

Mesyuarat Agung Luar Biasa



Mesyuarat Agung Luar Biasa merupakan satu mesyuarat yang dihadiri oleh semua ahli persatuan bagi membincangkan sesuatu isu atau perkara. Mesyuarat Agung Luar Biasa juga dikenali sebagai Mesyuarat Agung Tergempar atau Mesyuarat Agung Khas. Mesyuarat Agung Luar Biasa boleh diadakan dengan kehendak sebahagian ahli atau Jawatankuasa Kerja mengikut perlembagaan persatuan berkenaan. Contohnya, perlembagaan sesebuah persatuan menyatakan bahawa Mesyuarat Agung Luar Biasa atau Tergempar perlu diadakan apabila : 1) Pengerusi memikirkannya perlu diadakan 2) Permintaan bertulis oleh tidak kurang daripada 8 orang ahli Jawatankuasa Kerja. 3) Permintaan secara bertulis oleh 2/3 atau 60 orang ahli atau mana yang kurang supaya mesyuarat itu diadakan.

 Notis untuk mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa bergantung pada persatuan,misalnya 14 hari. Jumlah ahli yang mencadangkan bagi mengadakan Mesyuarat Agung Luar Biasa adalah berbeza antara persatuan.  Antara agenda yang dibincangkan ialah :

1) Penerangan atau taklimat ketua atau setiausaha mengenai latar belakang isu yang dibincangkan. 2) Perbincangan mengenai isu berkenaan dan membuat keputusan.

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Kecil/ Biro



Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Kecil/Biro merupakan mesyuarat yang biasa diadakan oleh sesebuah persatuan bagi menggerakkan persatuan berkenaan. Mesyuarat ini dihadiri oleh semua jawatankuasa kerja yang dilantik dalam sesuatu Mesyuarat Agung. Agenda mesyuarat ini berkaitan dengan aktiviti, perkembangan, pengurusan dan pentadbiran persatuan berkenaan. Agendanya ditentukan oleh pengerusi melalui perbincangan dengan setiausaha dan jawatankuasa lain. Mesyuarat ini dilaksanakan beberapa kali dalam setahun dan setengah persatuan menetapkan bilangan mesyuarat ini.

 Notis mesyuarat ini dikeluarkan oleh setiausaha dan masanya mengikut

ketentuan persatuan.
 Kadangkala notisnya dikeluarkan dua atau tiga hari bagi persatuan yang

ditubuhkan di sekolah kerana masalah menyampaikan notis itu tidak timbul.

 Korum mesyuarat ini juga bergantung pada ketentuan persatuan sama

ada dalam bentuk pecahan (1/2 atau 2/3) atau bilangan yang nyata ( 5orang dan sebagainya. )
 Antara agenda mesyuarat yang perlu dimasukkan ialah:

1. Ucapan pengerusi 2. mengesahkan minit mesyuarat yang lepas 3. perkara perkara yang berbangkit 4. agenda agenda yang ingin dibincakgkan atau laporan daripada Ketua Biro atau Pengerusi Jawantakuasa Kecil.

Peranan Jawatan Terpenting semasa dan selepas sesuatu mesyuarat diadakan

 Kejayaan dan keberkesanan sesuatu mesyuarat bergantung

kepada dua jawatan yang terpenting iaitu i) Pengerusi ii) Setiausaha

Pengerusi
 Pengerusi mesyuarat merupakan orang paling penting dalam sesuatu mesyuarat.  Pengerusi seharusnya mempunyai sifat sifat daya dan kepimpinan, adil, tidak terlalu emosional, berpakaian kemas, sentiasa tenang, mendapat kepercayaan ahli dan mempunyai pengetahuan yang cukup mengenai agenda mesyuarat.  Tanggungjawab seorang pengerusi ialah mengendalikan mesyuarat tersebut supya berjalan lancar dan menghasilkan natijah yang bernas.

 Antara tanggungjawab pengerusi ialah:

1) Memulakan mesyuarat setelah mencukupi korum dan pada waktu yang ditetapkan. Antara perkara yang perlu disentuh semasa mesyuarat dimulakan ialah: (a) Semasa kata laluan, pengerusi harus memperkenalkan jemputan khas kepada ahli lain. (b) Pengerusi menjelaskan tujuan mesyuarat diadakan dan agendaagenda yang perlu dibincangkan. (c) Apabila mesyuarat pertama kali mesyuarat kali mesyuarat agung diadakan, pengerusi perlu menegaskan supaya ahli yang bercakap memperkenalkan diri supaya memudahkan setiausaha untuk mencatat minit mesyuarat dan ahli lain mengenali satu sama lain.

2) Segala perbincangan hendaklah mengikut urutan agenda yang telah ditetapkan bermula dariapada ucapan aluan pengerusi, membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lepas, perkara berbangkit dan seterusnya ke agenda lain.

3) Semasa mesyuarat pengerusi haruslah: (a) Mengemukakan perkara-perkara yang ingin dibincangkan secara jelas dan padat. (b) Bercakap dengan ringkas, padat, jelas dan dalam bahasa yang mudah difahami. (c) Menjadi orang yang paling aktif dan bertindak sebagai fasilitator. (d) Pandai mengawal suasana mesyuarat. (e) Mengambil perhatian terhadapa idea idea yang dikemukanan (f) Sentiasa menjadi pendengar yang baik (g) Merumus agenda dengan padat dan baik (h) Tidak boleh memperkecilkan pendapat orang lain. ( i) Perlu memastikan dua ahli atau lebih bercakap dalam satu masa. (j) Tidak boleh mengundi kecuali dalam memerlukan kata putus bagi membuat sesuatu keputusan yang kontroversi atau 50-50. (k) Akhirnya pengerusi perlu membuat penutup mesyuarat berkenaan.

Setiausaha
 Setiausaha adalah satu jawatan yang sama penting dengan jawatan pengerusi dalam persatuan.  Seorang setiausaha perlu dan dapat bekerjasama dengan pengerusi bagi mentadbir dan mengurus persatuan.  Seorang setiausaha perlu mempunyai sifat sifat seperti dedikasi, cekap, berdisplin, membuat kerja dengan kemas dan teratur, boleh bekerjasama dengan pengerusi dan mementingkan fakta yang terperinci.

 Peranan dan tanggungjawab setiausaha boleh dibahagi kepada tiga peringkat iaitu peringkat sebelum mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat.

SEBELUM MESYUARAT
1) Berbincang dengan pengerusi untuk meyediakan agenda mesyuarat. 2) Meghantar surat jemputan mesyuarat lebih awal 3) Memastikan tempat mesyuarat termasuk sistem siar raya berfungsi 4) Menyediakan peralatan yang berkaitan seperti kertas, pen dan sebagainya 5) Menyediakan minit mesyuarat yang lepas

SEMASA MESYUARAT
1) Datang lebih awal ke tempat mesyuarat untuk memastikan semua persiapan tidak tergendala dan diatur dengan sempurna. 2) Mencatat butir dan perbincangan mesyuarat dengan tepat dan padat. 3) Mengedarkan kertas borang kehadiran mesyuarat kepada ahli yang hadir.

SELEPAS MESYUARAT
1) Menyiapkan minit mesyuarat seberapa segera 2) Mengedarkan minit mesyuarat berkenaan secepat mungkin untuk tindakan mereka yang terbabit.