Microsoft Access XP


  



  
 Data

  Data   !     

 .
 .' ,*) '
$ & #$ % 78
  45601  23
; .9:
  > = ' ,
<: 2
   *@ 
<: 2<;6 2'2

   %'*)6 # &$ A!6 #< % >
B
'$ :Information '! A$F8 #$ E$F
  < D<6
&< 2)
HB6  *@ %2B A!6
  > 
 Data Base
<) K'I JH> 
  Data Base:
&') %  %
  ') %F6'< %I$ 2M  
> )P
)6
> %
 
  &>Table
&> Table  
   >* @P 
 K3 '&<3
'
  @&HRecord
Record @&H &'  %'$ < @!<6 J6)6!
 K3
' *> > 
   @
: #$'P > ;< >*  @&H <)
3  #$= D:   U5V )
1T % # D SB63 S
' @!B@  K3'  @&H"@I " #'H
  ;@IField
;Field @I 3 )B %< @,V6'&' 2>   @&H

   B'P H E5 &> <) 3 <) = D:  P
0' I Y8)  D) %H3K62
' I V Z 0
 &>
 >3>5<: "E
F6I "\H  V Z > *> @P4]
'&<3 $F '^...
B_>3 <)6 3 9$F K0 
 78
&> < #< D J'$ 
'
' 23<)6 D K78
0 Relationships' 23
 33, V 0<: ' I6)
) '$ < >36 '  78'&'  %&> )F%I
'.%:3
   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP




 
  ! "#$
#$ Jb % I> ) start %']I
 %5 2 Df g) dB  %
) all programs i> D
Microsoft Access XP

&

 %
 ' Y3,  \H > # 
  ) @ >;6> 
 %>I
8 * Y
$ 9=
<1
  > 23
. > 
   D6 78'@ )1f 2 <  2;< D' I>
= %'*  *4 '2 Task pane Y 2
$ )I34
dB = )H  ]' File K$ %
<1 >I '$F%
.  78>I fV3  @ ; #$ S^B)I ! 9$<D

<1  B$ )1 More files = <  A) J=
 :
I <K$ %']  A
. V >
  *>>  
<1 > Blank Database %m
.
<1 >  I 9General Templates%

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

 >3
<1 
5 = d Microsoft Access XPI A<B>I
'$F %)  
5   PI )  i: ) g *Y2
=
<1 >I '$F%
 =
<1  .P) Y @:) ) i g  I6 S01 V d >I
 2oB>;6> H  2oB D:>I

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

 >3
<1 
5 )d g )  i)) Y @: g  <56 S01
>I '$F %' I 9%

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

(
' 
 



> qV36 ,
  *>> >5<: 
5  .P8 <
) Y A g 
I6 S01 V d >I  2oB>;6> H  2oB D:>I > '6
78' %
$I )  iV d > 
 .

' )6 Z )  i > \H > dV 

  F = Aisser D:
= *4 @'$
' > 
   DHI36> @1 )3 %: #D
.&> Tables ', )]
>I #H 
  <'>  S
$@
 )3<
.%
.=0<: Queries>5<H6 =M;<: 
   9H'
 '$F.
.'3 Forms @&H$ J'3 @,) )F) %I.%
.<I)Reports05<: '  %$ 2$,.]23
;B .Pages
.> )Macros
.> 'Modules%
F
 '
M %  > D
'!6  u
  %1 Y  Y
$ b3>>;6 %> >2  V >

   .'>* D2 >;6> <
* @ Y6> '@.

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

)& '
(
 &>V T )v 0*> 6
Create table in Design view D
'!<> ) 5<: *> V
Create table by using wizard i'> 5<: *> V
Create table by entering data  
 1Z *> V

Create table by entering data  

 1Z *> V
1Z *> V ) #$ 
6) JbM D D *>% I;>> 6  >d6

% ) D< : Create table by entering data 
 
0
P S<
'H6 =Field1@ =I; #$ )H =dB 4 4') I3 D
> %'
'!6  &> ')I % %
'H6   2<36 # 8, ID
 ,6 2<
'H6  < >I; I<  i ) I
: xB; %
$' *)
%
 <)1 ' : F : i )  D$ g ]23&>
. &>8 I;

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

V *> >5<: 'Create table by using wizard i

V *> >5<: ' Create table by using wizard i> 
  &> & 74'>  i<3 @   IH)  i \H<
Y A
I %  *> > %B$<5  %
1 2  IH'
 g % D$
1 ': 78;I >   IH M ,')
b6 , ' . I= 6d
:
d6> >* )!3 >;6 D6> 7 @1>I  D )I3'4  #$
5 V
*> >5<: ' Create table by using wizard i ) )2og
 i
&>Table Wizard
 #$ Jb>

5   )g
; =
<1 
'@ Business
Personal !5
> ' *> 
]'' % &>
Sample Tables
> ; @I8 9m)6
 <01  S
 #$ JbM D:;' %']  @I ;I
 #$ Jb D2H'<&T 
'
$ S %; @I %'] #;I  &>
&>>
  @,V< 3' <;>> >
  . !5  Y8 %']I')%
>;6 D6> &> < .Books9' D6)6 $I % K<, BookID
3.Title
V *> >5<: ) <!'
Create table in Design view D
> V &> >5<: ) <!'
D3 =)v   >I6 )P V
&>  2<
Y A V %
'H6;I  Y8
<1  
   M
5 'H ' <
)!6 Y A K&> V6 'H  );6 Y;I
I *>> )
m  Y'
$  D
'!6  %2&>.

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

d6> >* % I  '<5 D >  )I3'4  #$ V *>
>5<: ) <!'
>&6 Create table in Design view D ) i
> < @I Y) # <!'
Design view D' )2o.@,V

&> *) %2 <!'

>&$ D DHI36
]4* #
.$ <,  0 %'> = ' D:;Field Name@I
'  P  
  Data Type ' .P K
'  Description D:; @I< 9='  D:  
 
<1  
  ') V ) U8D)'  (..... K
' Y3,< %o0 % I
$6 )6 )V %:3
' /K D6
D
'!6; @I 782)F%I
.&4   $BH*) %2 <!'
>&$ D  U]!1&> Field
Properties
)  i> 
    #) i< #$ Y> gM6< )&01 ' % 8 ) i
;<6
 >5<H I> 
 
 !' 782 DI> 8  Y g)  iMicrosoft \H
)$ 
F' Access:
= ') J '>5<H ) DHI3 # g  *&>")  %
 Datasheet
"View1  %$'$ ) 2**'3") '3 "Form View1  %$'$
) 2***<I)" %3 %v  JI Y3,'6 .
 %F<)I)) " Print Preview
!B  9H %$'$) %m'$F %****=0<:")  %
 "Datasheet View
) 
   9H'
 '> ( IH
)  P <!'
) Design View D8 <
D
'!6 Y A >6@ &> '3 <)I)
=0<:  'H<) >5<H'$(

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

* 


Data Type
   
   
   6 %
1 g S 
< @I;$ g

<@  
  >> 23
' Y3,< % %))&> / %'
 (%' )6> -
) ;> ! #8  0 U @I' Y3,*)
U
Text
'
$ H
S
$ % :%$P D:T3 
>3 K62 )>
8 ;  @I*@ '
 %)  !3.
.
Memo
8)
9<H;> !) #
8 ; = @I @I=  < )6> *)

$' 2
$ &' g)F )M  %'HI*'
g
Number
D
'
$ ;H
%)1.
6_/ Date/time u8 ; = @I @I= 1  u 6_.
8 ; = @I @I=  <@  2'2 %$
Currency
'%$
K
M 4' %$  %'
I .21
8 ;) @I .
 ]I$6(,
66< D D
 
]I$6 $H$H6@ ) < D
  *>> 
D
)6
AutoNumber
]I$6
>* @I> = ' , %  @ '>5<H
>6@ <)
D<; 2 ]I$ ;'  %) .i
8   @I ) (dF1 / A ) .
 (= / D
Yes/No
= / D
=;<'@ 
1 ..
 !<1 ) (Object Link Embedding
 J] ' .
 3' Y3,1  
] .. OLE Object OLE_) 9:3 .  %1 %
!5@&: @,
' *> '$  %
!5V  3
 gFI'*  '<H.
 Y A'HV Z I6 ) @I 1
 , S6
Y A'H
<1  >31 
  >=  <<2
Lookup
 i;.
%1   u 78
  =
 < @P S3
Wizard
))/ (#P ':  > @P
)I)/)/
)/) ........_(

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

%:3'<
  
  1 I;' : % > <
:Y > 6d
Add Field@I % .
Move Filed@I Y;)6 .
Delete Filed@I 8 .
Primary Key@I;$ ::< B % .
Field Properties@I; U]!1 .
Save Table xB .
Close Table &>0m .
Open Table in Design View
 &>  ) A< .
Open Table in Datasheet View &>  ) 
A< .
S3 )b@
 ) I3< .
Enter Data
   1 .
Navigate in Table@ &>1 <;) .
&>J
F56 ': @>6 .
> 
 .;>6 .
Delete Table &>8 .
:6 *> J
F56  > =EH@ , I ,
K
D:
@I;


 

@H$H

D:=


%
!5:

0
'_ 6

\3&

%F D

B
$6
;'

o0

@1>

ID

Name

Photo

Berth
date

Sex

Card

Mobil

Notes

Income

AutoNumber

Text

OLE
Object

Date/time

Lookup
Wizard

Number

Yes/No

Memo

Currency

@ H$H) I;' : 3$1 %IH %I)F &> V Z 3'
< J
F5< 9H @  
 I @,  )<1 ( 0
'_ 6 %
!5:
@: Lookup Wizard <
  
 1> 3 8\ 3&@ I # 3$
 :) %
5<
 1 D. .; i
 S
 9$F  g)
 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

D ( I will type in the values that I want. < >D

I %<,
.Next < Jb

D
I ,6 3 2
 9m)6 < D
I 1 D )1  g )Y )2o :
(#P  ))
Finish Jb D( Male & Female)

EH J
F5< 9H &>D
'!6 '@ ,<: D

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Add Field+,- $
.(

S< S
$ 9* 8 (NameD:=@)I; EH  &> D'!' H >I
.>@ *>I % =>  Y ;> ,
@I; gI EH P'@  I; 8 g >;>6  >@ *>> =I %=
gI 8@ I;;>> 6  > =8 Photo @I; #$  P 9
6)<  Name
%
6) F '@ > D S*@ ') I; 70
Row K )<1 Insert %'] 

RowK Design View D

'!<  ) Field @I; #'H

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

 JbM4 dB ='  #$; @I8 gI 70; @I')

* S D
<1 ) ( Insert Row K

 01 ) J= )<1'<B Insert Row K


< D >* (@I) K> < 9 D:; @I )<1 
 

!Move Filed +,- /01

 D @I @I3 S
$ JbM4 dB = g )H)'<:  JbM #', 8
: S
 9m)6 J1 Y )2o:
 ;I )6 dB 
)I<H; @I
', &>> ))v %I 9;H =0(

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

Delete Filed +,- 23;8 S

 9m) = Photo @I S8;3:'@  D Y = <;>> 8 ; @ID
>5<: > )F %
6

<B ;8 %  Delete'A
6B

 ]');6 %) Edit8 )<1 Delete RowK

 JbM4 dB ='  #$; @I
<1 8 K
Delete Row


<1 '<B 8   Delete Row K) J=

(Primary Key +,1

45
5 
#6 $
.
 '<B = Primary Key::
I '<B  ::<;>> @  @&:&> )2 2 
]I$6 qV3f
>5<: S # 
$' %): ) *)<: 
 .'  g
V>5<:
'<B   :: V 0.' <) D 0&H '*  '
 %
   9
6)6 9H'<B  = :: A'H<), 0&HY8 :
 @,0&H ,6 )>.
>T  @I> '<B )v  ::) %I D
'!6&>  D = <;>>
8 ; @I D>5<: > )F :%
6

 ]');6 %) Edit<B )<1 Primary Key::

 JbM4 dB ='  #$; @I
<1 <B Primary ::
Key

#$ Jb<B % I  Primary Key ::) J

:
*= %'<B = :: \B g6)F H%I

@MB %'<B = @I;$ ::8  S 

  )(AutoNumber ]I$6 D
)6

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

Field Properties+,1
 78
9:
<>6 D@ ;01  @I  %$'* @B:) % <!'
DK$<5
> U]!1 %
v;3 6 @I 
   . ;= f JbM
) @1 %
1 g; @I) # @B: S&< D2: =1 < )
b
.)
6I;$ > U]!1>  D&) 23; @I E
H36; @I 3 =1
 %'
I=<)
> % <;  EI!; % (%:)2B

& D;Field Size@I

  % 
  ) ( TextU
>5<H  >;6> >
) ')  21;.@I
)  *S3   %D& g
; @I %'
I JI S  4@I
;) 'H < ) )
**.(%H +' D& )
b6 ,;@I
 : u  ; @I;<
01> #$ = ***  ;@I
) Sv (0 S'&  )
m # <= )
b
;<  #$
 ) P
f)  #$
  v  )
m ; @I) # Z ;: @I
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

'$@ I; D& @ '$*** .> &>D&; D]0  S6>  ;<IB
.  > 
 .; i %):
:#$ ;<E
H3< Z ( NumberD  
  )% 

S 456
JI %* %;
;
: )B 

456 %: %* >%  <%m) % 

: -  S
: -  JI S;
; S 456
%0 V > 3 S>5<: 9&
'@ I] I$6 D
)6 @I 

D #< %)V %;
; S 456
 #< %)V %;
; S 456
D #< %)V >S 456

6/19/1994 5:34:23PM
Sunday, June 19, 1994
19-Jun-94
6/19/1994
5:34:23PM
5:34PM
17:34
 

Byte

u

Integer

>
A
;

Long
Integer

A
;
@v

Single
)
Double 4
Decimal )V
FormatE
H3<
=E
H3< %
$'  *),'
78 *) D2' ,@ I
@  I #$ %
$'
S,( =u/_6) 
 
:'<>
General Date
_ 6
Long Date
@v _6
Medium Date
J:< _6
Short Date
)
! _6
Long Time
@v u
Short Time
J:< u
Short Time
)
! u

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

3 T1Input Mask:

<;3 D, T1 %'
I @&H;> 7< .
 E
H3> 3 T1 VS
 %
5< E
H3H , %I)B  3 T1 ) < #$ E
H3%

  @ ' %
$1 
  @
: #$.'P ' E
H36 , D K623I
1  10 @I  @,V< : .
]I$6 () -
)2o; @IB <: ____-___ (___) .
 %'
I)<T
Default Value:%
Y3 ;= < ,6 
V< 
 @I %'
 2 g
'& %20&H .
78; %'>;6 Y3,> 
' %<)
 % 93&<6 #< )

b<$ %$<U %

 > )  )v>;6 E> %
1 %'
I)<T
P).%(  'P
H E' , g %'
I=<)
) @I; %& ( Sex \3 Male %'
I;
.
> >3 S < % 
  >6 @&H  Male %'
I) .
)2BIndex:
>5<H )  i \
H2B  ) 
  ):T  '
$ ;.
 *> >5<:  .
 @I' < D>5<: 2B 'M > ),6
;< ;.@I' 2)4 % xB %):456 
 .
)P(   @I= D: 3$1
  :%
6
Z @I<H @&:  0
 ):':'; $ >2 )H''; u
82 %:)2B ;,6 @I  0 
1.

5 =No = :
)=<)  ) (i
@o6 3=': 
0&H \B3<).9
6

5 )D : P@ <),( ) Yes (Duplicates Ok 3I ) i
%:)2B0&H  2
6)6&>  @I 9H=,< D: =': <
)': )H'; $ >2'; ' u.():

5 )D :.P> ),6( ) Yes (No Duplicates 3I ) i
%:)2B0&H  2
6)6&>  @I 9H=,< D: =': <
)': )H'; $ >2 ' u ():> ),6 @I @&H
;' ) )18 . => )   ;I < & 9>5<: %
5
 ),6 
2;I < & 9 >5<H6 > %
5  <),.
I @I6<), = D:36 _ '
0 ........ _
I = @I6<),  D2 %) D<) ID B %F=]<' ......._
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Validation Rule:@I; %;  EI;<>

<) V <;>> Validation Rule@I; %;  EI;<> > 5<H6
.@I; 82 %$1>' 
  g EF36 9&

(P)

=( Female #P ( 
 )Male ) 
 )#$  ']\ 3&@ I ;<
Validation @I; %;  EI;<> > 5<: =>  8 '2 .
#P ( )Male ))  )V <;>> Rule
) >5<H'$ = <) '&#< (Female
E)v  Y , .
 %( <dF5 E)v
 1 =g@ )1) H =dB 4 JbM
Jb . Male Or Female '
% <Validation Rule %
5
0 2o Y A
; @,V '
 1 <>  1< =B
.
<'$,< $, J
;6 U
!3<
#$
JbM

 )o
<B'
1 =g )%2
g) )2o

qV3)
Expression )
<
%'$ 9<( Builder
<B'<) 1 D Male
%'$ 9< D Or
Jb D Female
V D<
 Ok E
. 0'


()1 P)

> >5<:  Income @1>@ I  %'

I> 46 = )>
% ) # I< ==<  10000 %'
I@ 1> 
<IH<
 I)F
)2o6  ) <  %'
I A;! @I  D 1
 
. H6 @ @  I; 82 %$F' %'
I
> B6 %:

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

U<;Validation Text:EI
 '' , V %:< %
!5  S36 2
$'>5<H   1

  = g EF36I> ';> : I78

) %:' , V  )vU %
1 E
<; EI' 33, &@ 78) %:;%
.)P  
I : Y8 ;<  #JbM
 U #$ %'
I'!;;Validation Text %
 ) g; 1 ) %:< )> : @P
Chose Male Or Female >3= <I #
)  %
  1
 ) D<
 K5
<; %:  U3H.E
 #$ %$P> <;  EI!;%
@ 
g3' <> 01 
'H6 %   )B< @&H
) 
>
& 9 , v ; @I) JI

=< @  H
T > 01  D
I'*JI %
=> )  H
=1 > 
<'
I
Or
$FRequired:
 >5<H6  ;I <
<* 91 
' %> 2$1=&
)6 2 %m< D Y )I3@1
) g=1 
<1 ) .( Yes D

Save Table)&;
 <6< xB D&> = ) #$ JbM
'<B   xB) J=  :
I
 ]' File K$ % D
<1 Save xB

) )2o g < 9 D:&>
 Jb .E)H6 78)F xB >3 %I<>0  #$&> .
  &> E: V File K$ %'] )<1 7 D
<1  xBD:
) )2o
 Save As g <9
D:&>  Jb .E' 'Y3,
;6  Y@ &>  #0<:
' )I6).

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

?>= 
;&)Close Table
=0m &>  JI #$ )I =0m '* 8 #$ &> 
< D0m
&> > E$m 
  ) . i

Open Table in Design View@9#

 A 4$ )&;
 "#$


)

 A<B&>
<!'
D
> &> ') <; S
) <!'
D D #$ )I
D
'!6
'<B
. Design
Jb4
dB ='  #$&>
') <;)  %
<!'
DDesign )<1
. View

Open Table in Datasheet View


 A 4$ )&;
 "#$
 A<B&>  ) 

> &> ') <;)  S <!'
D D #$ )I'<B <A
Jb4 dB ='  #$&> ') <;)  % 

Open )<1
 )I3'4  #$&> ') <;)  S 
.

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP


(A
 F
G D!)BC AD
& A&
  +,C#

I< 0 )v #) %I <!'
Design ViewD)<1
) <!'
) %']  Design ViewD View
#$ Jb) % I <!'
#$ D) J
) <!'
>5<H6 :D 78)F  %I) 05 8 fV3
>
  )'$  )# \,'>5<H 8 I 1 
 
8  ;< 
(2' = D:  V = 2 *> )I6 )
'

I< 0 )v #) %I  %
  Datasheet View)<1
)  %
 ) %']  Datasheet View
View  #$ Jb) % I  %'@  #$)J

)  %
  >5<H6: @  78 U5V8 > @1
 

Enter Data )&;

 4$ 

 )
:
 D A<B&> 8  9m)6 % @&H
d6 S>  )v  Y) %I
 %
  #$ Jb>* @&: % I> '*  #$) J @I3
)  if \
H) dB  #   @I @&H&>>
< 9
    .%
$5'&)  2<36'@ <B #$ Jb Tab
I< 0  #; @I< >  1 
    2<36 >31 
 
 #@ ;I <B #$ Jb Tab: < D V >* @&:>.
I \
H; xB @&H @,'&) @I<36 # @&H<

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Navigate in Table)&;
 +: I1#

Y ,'&> $ %B$<5' 0&H@
 I3<@ &>  1!> <;) I
.@ &>B: E)' = J> )5<:  #<
 =I)F
<&@ H # I< 0

Next Record
Previous Record

EH&@ H # I< 0

Last Record

@&: )1 # I< 0

First Record

@&: # I< 0

New Record

>&@ *>: # I< 0

D 9< %)H&@ : # I< 0
Enter 1 =Jb D&@ H
;&@ H ) S '
 &>0&H) >
);)6 %']  %
P %I)F
)<1 D]I J  )Edit
 Go To "# I< )"
# I< T<) 1 %
)B %']I
EH
) 1&@  H
.>&@ *>: <

Navigate quickly to
any Record
Number of Record

)&;
 JK! 
5 +0!
Move Columns @ 'I
S , # ' 9;:@ I; #$ Jb S$I  9m)6 <> '

 '>: <!@ J
) )V '9;H 2
 I6  @ ).>&>
.S
@ ' I D6 8 ; ,' #
Column Width

) ) 'b<
@ )I;  '
 J5 # dB) f @I
: J )#) f'@ ,
) b< .('
> 9;H D 7&6= 4 D2: SF:<<!@
<) ) '1 $F' D&; #'
.7>)6 8> ) Format E
H36 %']  Column Width
 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Freeze Columns <&'

> '>
>3 .%V #$
) '  )P,) P > '> , '<
'$ H
 #! '*  I; %  ,'<6  g  Y ,
7>
'&6 D< 8 ' #I #< <&'
> 'd&$ 8 . '
 &># u$I<
' ' )  &>1 '> # u$I< ' $ %V #$ '
:Y &> '@ 9
6)6   ='>,< @I<36 &'
>6 D6 #<='>
%']  Freeze Columns &'
> '>6 )<1 > ' > '>
.Format E
H36
>
'&6 )<1 ' #$ ' dB 4 Jb
.Freeze Columns '>
Unfreeze Columns &'
> '>6 bT
Unfreeze All &'
> @ '>6 b<) 1 Format E
H36 %'] 
Columns
@&'
> 6 b<) 1 7>
'&6 D6 8 ' #$ ' dB 4 Jb
Unfreeze All Columns '>
Hide Columns  ='>B1
@' B1 # d&$ 8 %)H %m  ,6 ;'@
 6   ='>3
:Y
%']  Hide Columns  '>B1<) 1 > ' > '>
. Format E
H36
>
'&6 )<1 ' #$ ' dB 4 Jb
.Hide Columns '>
Unhide Columns %
B5' ='> 2^
Unhide %
B5' ='> b<
 1 D B1 D6 >  '>2^=
E
H36 %']  Columns
g) )2o
 Format
%
B5' ='> b) D:=;'@
@ D( Unhide Columns
7B1 b)> 6 8 ' D:
;g\ ')B  ,''
g ')x= .  'B1
. =) ) 8B3;

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

< )

bB6 Row Height K

f @I) dB  # J58 @!B

;>  D @&H 9;H! K #=B6
&>> Jb>5<: dB ' )<1
B6 !  Row Height K%']I
' %>H3 @1=B6 &>>  )
b<6 .K!$@ !B 0 IvB6 &>>.

!


 
 L01
>6@ 
   @&H
Jb @1; @I8 );6  9m)6) 7<) D %FIT ) @1g
; @I< 9
  &>>  ) g; @I<B #$ Jb =1. Enter
8
   @&H
;8 ;< > @I ; @I<B #$ Jb .Delete
;8 Delete Record@&:
>  @&H #$ )I3&4 ';>  @&H$ )<1 @&H )v %I:D
<B #$ Jb %  Delete'. A
6B
)<1'<B 8  Delete Record@&:) J=
.:
I
8 )<1 %']  Delete Record@&:
);6).Edit
Jb4 dB ='  #$ @&H')  S88 )<1 @&:
.Delete Record
I )  i \H: ) g <d
> ;8 )<$ (No=) #$ Jb*g
 ) 8
B3<( Yes D )#$ Jb)= .
' , ) @&H
)1> <d
>.

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Delete Table )& 23:D S8 >)6 8 > &>  > 

 
. A
6B' %  Delete <B #$ Jb
.:
I = J  )Delete 8 <B'<) 1
.Edit);)6 %']  Delete 8 )<1
)<1 S8 &> ')#$ ' =dB 4 Jb
Delete 8
g*<)$ (No=) #$ Jb 8;
> d< g ):\ H i ) I
.) 8
B3< ( Yes D )#$ Jb )

Microsoft Access HelpM N 4$ 
#


J )#$ '*

 

>H' % I #$ Jb> H'

#$ ;!$
%1 %2* Y )2o<: . Standard Toolbar 
>H'
Microsoft Access Help<5 Help %'] 
dH6 )> 6  9< " Search" .; % 1 
 %'] )2o<: Search #$ Jb D S3 >H'
 .;> 3 .Y)b %']0 )P<) 1 i]<3
)!<5 @,) P # 23 .; $F' %$'& U$I6
._ .. ,'..K
:@P ]>4' $,& 6 # %=

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP


>
  
;&)Relationship
' , J&>  2$  Y*@ E
H36'$  @ I
&> ') g %F6 2M . J&> '>
B %
$  93&6
;*),< % 1 '$  > *> <) .%FT A'H6 %0

 &> V Z I6) ' 0<:  01 *> '$

'<) %F > K$  2oB 
 .
 0P' , V *> <  Kd': '0 3   .K62'
' Y3, M >6 )6 D) B>  @
' @,;
., '<B )]
 H
&> .' Y3, qV368 ) D E
F6 @&6 \HI .
]I$6 Y8D
' Y3, >* qV36 @!B3 )1<  JI Kd
$F '@  %
'0 .8 &> : ;< @I #$ M) D<) B)B> @
'$
)= ;<  #$ S':3 S D01 . (SB6 J&>
 %F:
 @I) D<) @
'$ B')<V  &>
 Y %* => T1 
D
 I ': '0 3  >*  9$v @, K62 
$F.
< E
F6 'M 
 \H  

::0:
. ) %0 :One to One ) F >3 @!;6@&: %I
>  &> )]
@&: Parent H>   JI&> <g
Child') J6&> )]
.H
. )vd %0 :One to Many )vd F >3 @!;6%I
@&:>  &> )]
> Parent H 0&:  &> <g
Child') J6&> )]
.H
'@ : Y
 ]' % Tools0 )<1 Relationships #$ Jb
4 0  ) J= 8 Y )2o<:
I 0  2)2o
) g ^2 *> Show
<5<Table  S3&> ') '@
 %0
23  D) )2o g ^2
*> D 
]I$6 Show Table Y8
01  #$ )I34 ^2 *>
'*  #$) J
.%0
Parent
> &> )]
H
') < %0 @' S8
   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

;< <B @I #$ :: #$ )I   Add %')g

; ^2 *> Show Table
> *>  6  Child g') g; ^2 *> 8
;<  \B #$; @I'* > @1&> )]
H<B \
 ,

:: #$ )I .%
#$ )I 0m .& 9 8 )2o6 0  @,V<:

(
' > )&;

  One to OneOG OGP
V T )6 %0>*  @I J  >*  )1 @I g  )13
)  D 9;H; @I8  <B  ::&> )]
H D DS60Z
 #$; @I8  <B  ::&> <.g

: ) Y )2o g );6) 0 I E

F6 
]I$6 \H<;>> 
 >3 %0 2]V Jb V.

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

)&;
  One to Many2QR OGP > '
(
 3  )1   *>I g  @  *>I J)6 %0 V T
S60Z D D H
])  &> ::< B  8@ I; 9;H D )v
.g
  &> <::< B \
  8) 1=  &> SHB #$

]
 <;>> I$6 \H E
F6 I 0 );)6 g )Y )2o :
.V Jb 2]V > 3 %0
.)vd ;  g@ )B: '*  %0  x=

Enforce Referential Integrity4

 +
S#
 A$
 ItemNo @I  @>6 > 3
Table
)3
*>
ItemNo @I )

b6 9&Items
Table
*>


]I$6 Y' MTracking
@,<
 ) 1 @
B6 Y3,'
Enforce Referential *)'
:  Integrity
I;
.;>6
<6
=
Cascade Update %F6)'
)
b6  ;>H
])
)
  &> b6 >3 S  3 8 Fields Related
.g  &> <J6)'@ I;$
#  ;'> H
])  &> D&@ H 9 D:
) b< 3' ( P)
>';  )1
)  b< H @I;\ B #$ ;<g'>  &> <
.>' #
 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

8 <6  P 0&H ')Fields Cascade Update Related%F6

8  3 8 >3 S  @&:&> )]
H;> 8  @&H$') J6
&> <.g
)P( ' 3;8  @&H  D&> )]
H ) J6&> )1
 \B  @&H&> : )1 <.S8 D
=2^ x  4'= 2%

Delete Relationship )&;

  >
 23 J1 #$ Jb %08 )6>  S8<B #$ Jb 8  Delete
 %': A
6B ) Y )2o g 8;6) <d
> ;8 >]D
 .%0$ d< D )I
> ' %
$;8.
Jb4 dB ='  J1 #$ %08 )6>  S88)<1 
 %']I')!<5 : ) Y )2o g 8;6) <d
> ;8 >]D
 .%0$ d< D )I
> ' %
$;8.

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Queries 
>#5T
:\ H&@
  =:  0<:=>
 J
H 0<:='@ V :=

 
9H 0&H Sort ).
.SI > %
$'&@ : Find .; .
.> <;>9H 0&H Filter%
B!6 .

) ;> '>m .; 
  9H Query >I<' 0<:= : P
.)  
Pd

Sort>;
 W$VU
.2 E 0&H  ) 9m)6 <> '>
Sort !>6 > )Records 0&: %']  Sort<) )1
%']I  Sort Descending 36 )Ascending
.%
)B

36 )

Sort Ascending!>6 )#$ Jb

.:
 J )
Sort Descending
( #  ) )) b) 
   B I) <!> B : %o0
.\, I 3<) B 
 ( # K )

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

Find +;5  L1
VX
;
' 6 @&:  . 

 Jb; @I8  9m)6; S
 . )<1;%']  Find .);6).Edit
- #$ Jb % I; #$ .) J 
:

Ctrl+F#$ Jb @1 %'
I') ;)  23 . "g;"Find what .> Y3

1 ' Y3,>5<:>;< 2> )v ; .< :

 81d6 .) g >  P U3:'>
 %0=2B<:
: ;  .'> ;'>

 81d6 .  %'& g;)  U3
* %'&3
P*A: : ; >';  .;'

 81d6 . g D>  P U3 #199:
%0 #')g
: ; g
'*  .  #<

.' , gM6> 2$1) < ' ,
] [  %0
, > '  U3') ;P S3 .:
')%
 ]D[ : ;'  . '
'>

.' , gM6> 2$1) < =' ,
 %0<&9
!
, >  )P'  U3') ;.
P S3:
!]D[ : ;'  . '> ,

\ '
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Filter >;
 69!VY
%
B!<  @
&>A<  JI EF6 2 = %F
H 0<: %P' %
B!<<) @ 6
.
   ) 
   &>,' 3$ >5<:@ M '3
:$
 ' I  Y DH
.)>6 = < 0&H %
B!6 
(  ;>0
P) 
  )4* #$ 4
 <)

  '
B6 < 0&H )
Filter By Selection> <;>9H %
B!<
) *> >D > <;>9H
  &>%  0&H %
B!<
%
B!6 @'  9m)6 8!) 3 #$ ;<6 < %
$5 #$ Jb
 
#$ ;<6 < %
$5 #$ JbM D S$B: A 'P'  S
CD)!3

Filter By Selection > <;>9H %

B!6 % I #$ Jb
:
I  J )
9H %
B!6 >Records0&: %']  Filter%
B!6 )<1
.%
)B %']I  Filter By Selection ><;>

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

.CD )!3 2 < 0&H\ >  ) @ H =x0

Filter By Form '3 9H %

B!<
@&H@ 1@ I  )P %
B!< Y3,' *>  > 
  A< >3
D)@ I #$ )I
'3 9H %
B!6 % I) I Y'@
S&<' D2H #$ )I @ B: %>H3 %'] x0<: ItemNoB<)
>;>6 Y3,'@ I; 8 %
B!6 @*)  2o<: <) 3<) > 1 D @B:
.%
B!< E
F<   &> ;< I;  %
<
 1
D< :. Apply Filter %
B!< @ E
F6 % I) I Y E
F<
.JI %
B!< '
 %IF' 0&H)

Remove Filter %
B!< @ %
Remove Filter %
B!< @ % % I #$ Jb
 Remove Filter/Sorter )B/%
B!< %<) 1 
Records 0&: %']
0<:d %
B!< xB
%'] ' I= 2>5<: Y3,' #< 0<: %
B!< 78 xB Y3,'
:%I)F> 5<: Y '@ ,' Y %5 ' > 
  0<:=
0&: %']  Filter %
B!6 <
1 D %0 %
B!<> *)
Advanced Filter/Sort >I< )/ %
B!6 @ )<1 Records
.%
)B %']I

Filter By Form'3 9H Filter By Selection> <;>9H %

B!6 >5<: Y E
F6 D6 :

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

Y$I3= \H xB #<! %

B0<:

#$ )I xB % I0<:  Save As Query) J= @1

D:=0<:  Jb D<
 E=<B =0<: ' *> =0<:.

  %1 >* )!3>  CD D: >*  S8 

  D<
:*)
\B<>@ >* #$ =0<:.
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

QueryZ,#
 Z>#5T
>5<: %
P D
'!<> ) 5<: #)<
 =F 0<:= V D<
. > 
 8  0<:<
 1 D 
<I)F '@ i'

Create Query in Design view D

'!<> ) 5<: 0<: V

. >)6 
d S3 0<:=)> 6 @I ;>> 6  Y3,'6 %I)F 78
Create D
'!<> ) 5<: 0<: V =) #$ 4  )I )I
 *>2^  g ):\ H =I
 Query in Design view
g )01   23 0<:=)> 6 <<
 &> 1 DShow Table
. Show Table  *>2^

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

' Y3,
<1 *> 0<:0 )P  .S3= %
,T %
<1 0<: :E
 0<: *>> ' ' Y3,> i
 &> =0<: 'dV3  IH
V 0<: *>> . E$m') g; ^2 *> .

'>;6 Y3,> ;I < )6>   )v E 9;H=0 )I3

'4  #$@  @I 
<1 ; @I)   K;.@I

<1 ' %
$)B '
) f
: >;6 #> <] i=0<:.
') Y3, Sort=0<: ; @I 01  )P !"K
) "Sort )I> @1!) "K>;< "Sort> )v%I
Ascending
>!6

)B
36Descending *)) %
$' u ,6 @I  )P %
 )B '> <  #$
H D
'
 . b ' %
$)B
  @I )<1) ")B )
m 
1  " Not sorted )B .
' ' Y3,0<:0 @I % ^2 %&
<  7=0<: Y
)b 
 E
F6 ) ; 
 @I)6= Y3,> ^2
  ;@I
%&
<  SHB=0<: .' Y3,^2 B1  @I
01 "K^2"Show8  .
 (= / D ) S< D<)

>;6> 
' %8 ') g"  >3 "D0<:0 @I %  Y3,'Y3,
)

b6  "= "# #$ )I3') g B1 ;  @I=0<:.

   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

V 0<: >5<: 'Create Query by using wizard i

)v >6 %I V 0<: >5<: 'Create Query by using i

)v wizardV = %$2: %I 0<:  F1 %F
H=:6
4  )I )I  #$=) V 0<: >5<: 'Create Query i
) )2o
 by using wizard g  i=0<: Simple J
H
Query wizard8 '  Y3,
<1 &> 0<: :  E0<:
*>> ' ' Y3,> i
 &> =0<: 'dV3   IH V
0<: *>>.

#$ Jb D2H'<&  @B: S %']I'>* %>H3/0<:

) Tables/Queries =0<: &> '< %< ' Y3,
>;6 201> ;I '$F. %
 'P ' A 3' 3<;>> *> table Items
T> @I % ; @I #$ Jb D2H'<&= 
'
$ S %;I $6 @I
)1 <I ;I ') '@ 0<:  2 
<1  %;I b
 D6 @I
<1 7 b @ ;I < D6
<1 g6&> :6
= %;I 
 ' I &>

<1 I % &>
b  D6 @I
<17
b @ ;I < D6
<1
   
     

 

 

 
  

 
Microsoft Access XP

  2<36 >3 %;I #$ Jb <Next

<) D ) g; #$ Jb <)'<:0 Next  '@.

< 90<:0 ': >5<: ) g=1 )  3 8 )6> ,

=Y0<: ? (what title do you want for your queryJb
2 V  Finish =0<:>* Y )2o
 . =0<:  )  %

' Y3,<@  S S60&: g' 0&: g @<6 u3 &> ::  I

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Navigate in Table @ &>1 <;) .

Move Columns @ 'I .
Column Width

) ) 'b< .
Freeze Columns <&'
> '>.
Hide Columns  ='>B1 .
Update Record @&H>@ 
   6 .
Delete@&H
   8 .
Delete Record@&: 8; .
Sort0&H ) .
Find @&:  .;
.
Filter 0&H %
B!6
.
:@P %
IF3 % I
$' >5<: Y3,' '
) K  
>#5T 0
 *
<1000
>1000
<=1000
>=1000
<>CD
Or
Like*C
Between

(  )b )%'
 )b
(  ))F' %'
I )  %'
 &T
(H)@  H@
(H))  H)
(CD ) >3 g
'*) 
 g
'& >5<H6 ( ) >H=
(cd or dvd) %) 'V > EF3 9&
C> ;)6 <! 3 g
'*  .;

 <_ ';>gI6 <  <_ .;

.@I  )P #$ )  
P % Y3,'
 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

RunZ>#5T +D!*
@ '
1 0 0<:=  '@ ,'<6 #< D
'!< ) #@ I<
.0<:=@ b D $F'
( ! ) 9&6 %0 @';6 < % I #$ )I 0<:=
@ bV<
. J )#$
"Run @
bV6 " )<) 1 D Query0<: %'] #$ JbM D
Saving QueryZ>#5 <6-*
.Save xB ) > %>H3' FileK$ %'] #$ Jb
. J )#$  xB % I #$ Jb
Deleting QueryZ>#5 231
*
:D S8 >)6 8 0<:= > *>  > 
 
. A
6B' %  Delete <B #$ Jb
.:
I = J  )Delete 8 <B'<) 1
.Edit);)6 %']  Delete 8 )<1
)<1 S8 &> ')#$ ' =dB 4 Jb
Delete 8
g*<)$ (No=) #$ Jb 8;
> d< g ):\ H i ) I
.) 8
B3< ( Yes D )#$ Jb )

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

(Using Form \]
C

 ZK#5
> >5<: '3  Forms H)F T1 
  )<:2

g<'<6 .)H %3 1 
  )6 2 0&H  )B @, @
> #$ @&: .' , V '3 )F 
<I=)v #) %I <!'
D
)v %
P %I>5<: ' i'@ : Y
V '3 >5<: ) <!'
Create Forms in Design view D

78)F #$ >'<6 = %I* *> > #$ >'<6 , '>5<H 

D
'!6'3 '$F '@  Y 4  )I )I  #$=) V '
>5<: ) <!'
Create Forms in Design view D' 8
> 
  > >;6> 
5 'I
 Forms = \H Y$I3) #
<!'
0:) Design viewD) J >5<H  D
'!6'3 .

 D
<1 = '$F>;  % < Label %
'H )Text Box U g
)
m  = 
I = \H>  xB'3  V *>
  ;xB

  '3 
.S
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Create Form by using wizard i'> 5<: ' V

Create Form by using i'> 5<: ' V %I)v >6

:6= %F
H F1   'V = %$2: %I)v wizard
. Forms > ' > 
 8 
Create i'> 5<: ' V =) #$ 4  )I )I
Form 'i g) )2o
 Form by using wizard
.S '@ 'E: 0<:<
 *> 1  Y3,' 8 wizard
%>H3' %']I  S )> '@ '6 8 0<:T<) &> 1
.Tables/Queries

>)6 8@ I; > Available Fields%<' I; 4* 

%']I @I; %T 
'
$ S&<' D2H #$ )I D' 3 # S<
 2<36 # %IH F5) Selected Fields ';>I;
.%$F' I; %
)

b6 Tables/Queries 0<:/ *>%>H3' %']I  Y3,' S x=

.%B$<5 I  )$'!>
.Next< #$ )I %$F' I; %  2<36 >3
'3$ 9:3' J
F5<;>> 6 Y3,' ; g  )%
< %;B! 
.Next< #$ Jb Form

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

'3$ 9:3' J'3;>> 6 Y3,' ; g  )%

< %;B! 
.Next< #$ Jb Form

 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

 ! %;B<
i  %'3 ' %
'H6 Y3,'3 = D:8
)6> >;6> 
5 .%
]23

#$ Jb 2 V TFinish '3.

1 
   > 
  >5<: '
 D A<B'3 8  9m)6>5<:01  S  %0 #$ JbM<9
'  8 > 
  . D D #$ 
6) JbM D:'3.<) D
8 '3. SV1 
   '3  > #
> 1 
  
*> D.<, %
    @I'3 .'&) 2<36<B #$ Jb
I< 0Tab  #; @I< .f <B #$ JbM @I )1  Tab#
< YI # @&H< .
< @I3 @1'3
SV<;) @1'3 <;) @1&>  < @I3
 0&H '%B$<5
'3$ ' , Y)F:
<I
)F %I=%']  #
);6)  Edit)J
I] D )<1)" <I
 Go To "# %']I
 %
)B )<1I< T #
 @&H  )
1
H E < >* @&:>.
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

9 &  .@ &>B: E)' = J> )5<:  %

P %I)F
@1@ I3<$ %
:
I  I> V Y3,' 83)  H =$BH
.'3
Next Record
Previous Record

<&@ H # I< 0

EH&@ H # I< 0

Last Record

@&: )1 # I< 0

First Record

@&: # I< 0

New Record

>&@ *>: # I< 0

D 9< %)H&@ : # I< 0
Enter 1 =Jb D&@ H
;&@ H ) S '
 &>0&H) >
\]C
 JK! +0!

Navigate quickly to
any Record
Number of Record

\]C
 ^
( P_ `
Design viewD
'!< ) #@ I<
= 'J  )Image = #$ )I
\H =Y @:)' 3 4* #$ !%H > <;>D
g)
.E Jb %:3'<
 ! 1 D
\]C
 JK! +: _
C
 `!! D!
3 D,;<) 3 @I3
>@ , #$ , # D,;<!) 3 9 * # dB) f @I
.%<B
# D,;<!) 3 @I 3 S
$ JbM xB< dB #$ Jb
.dB >  g D > &>S ,
\]C
 Header/Footer+03!& OGP 4$ 7 +0!& $
.(
Design D
'!< ) % #@ I< D S$>6 >)6 8' 3 A<
:<' 3 8 Y )2o6 : .view
 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

' Y3, % U3
@B:) J
86
@ '3.
)
m
)%v
 u

^) )<1) 86 /
@
'3 Header/Footer
]') %  ) J.
) dB )F '3
)V $BH J
86
@ '3: <)
b
f) dB  D2H:
4.
)I D 9;:dB @B:
< g
:' %IF3') %!!5 /@ '3.' Y3, 
<1 '%H
T %
,1  U38 )6>.
> <)  Label %
'H g  ) g
^ )
m) 9) %'] # View) J
Tool Bar) )<1 g.Tool Box
)I> @1' %H') %!!586 /
@ '3  ',
8 )6> 1 .
 U
@1 U38 )6>7
< @I) # '3 'V> <] i<)

b < ' u.2

Deleting Form\] 231

\B3)F '<8  % &> =0<: '8 , '3.
= :%o0' Y3,<)* %
$'  g;8 .78

   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Reports0P
,#

 
  ';>D>I< )F H  Reports)I<> 5<:>

<I)F)I< V  ,' .F ))I6  %V #$ 
 9
6)6
: Y '@ i'> 5<: %I)v %
P D
'!< ) %I)v #=
Create Reports in Design view D
'!<> ) 5<:) I< V

D
'!6  >5<H' > #$ >'<6 , * *> #$ >'<6 = %I)F 78
>5<:)) I6 V =) #$ 4  )I )I Y '@ $F'))I<
>8 ' Create Report in Design view D
'!<)
)# Y$I3\ H =I
 Reports)I<
 5;>> 6 >
 
. ))I< D
'!6  >5<H J )0:) Design viewD
'!<

Text Box U g )Label %

'H<  ;> %$F'<
 = 1 D
xB;  *>
 V )) I< xB >\ H =I

)  =m
.S
 ))I<
 
 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Create Report by using wizard i'> 5<:)) I6 V

Create Report by using i'> 5<:)) I6 V %I)v >6

:6= %F
H F1  ))I6 V = %): %$2: %I)v wizard
. Reports)I6 > > 
 8 
Create i'> 5<:)) I6 V =) #$ 4  )I )I
)I< i g) )2o
 Report by using wizard
@' E: 0<:<
 *> 1  Y3,' 8 Report wizard
.S ))I6

%>H3' %']I  S ))I6 @' >)6 8 0<:T<) &> 1

.Tables/Queries
>)6 8@ I; > Available Fields %<' I; 4* 
%']I @I; %T 
'
$ S&<' D2H #$ )I D)) I< # S<
 2<36 # %IH F5) Selected Fields  ';>I;
.%$F' I; %
)

b6 Tables/Queries 0<:/ *>%>H3' %']I  Y3,' S x=

.%B$<5 I  )$'!>
.Next< #$ )I %$F' I; %  2<36 >3
g
'&6  9m)6 8@ I; ; > g  )%
< %;B! 
%
 I; S g'&<6 .
 ))I<$  3 ,
 S<F:)) I<
 

   
     

 

 
  

 
Microsoft Access XP

#$ Jb  D2H'<& 

'
$ S' Y3,>5<:  
'2H'<&
2
 #$>;6  @B:>  %; @I #$ Jb<.Next

 F5 <
% )<1; @I8 )6>,
 7 @ <) 9
6 )B
0&H$.

' 'H Y3, 

]!T '&'$  <)I) 
1  Y
)> ' ( Summary Options ... ... U$5
<1 
<!)9H %
B'&' %'
I#'o'<.......J:_(
   
     

 

Microsoft Access XP
 

  
 

 


 summary values %
B!6 %'
  )P<
 1 ,''
g 
 ')%
B!<<
  1 > OK E Jb .%B$<5' %
B!<
g ')#( Summary Options ... ... U$5'; )>
.Next< #$ Jb Report wizard)I< i ;
Summary Options:%
B!< I
. ';>%'&'\ B3 % 
  <D
I $, '&' H; I :
Sum
Min
. ';>%'&'@ I ) 
 b! %'
I H; I :
Max
. ';>%'&'@ I 
 #'o %'
I H; I :
Avg
. I; D
I J:<' H; I :
Count
.))I<)  o I; > 2^Z I :
Y3,' %
< F5 
9:3' J
F5<<
 1
Layout ))I<$
Orientation S&6
.Next< #$ Jb

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

.Next< #$ Jb style3 J' )<1 %

< F5 

2 TFinish 2 #$ Jb)) I< D:@ 1 %

< F5 
. ))I< V T

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

0,#
 +0!
Print Preview %F %3))  ) I<>@  6  '@ ,'=
> 0 ))I<>@  6  '@ %m) %   JI ))I< ) 2
)
b6 S01  ,' .Design view D
'!< ) # I< =
))I<@ 86 >@ 6 Sorter and Group9
6)<) B&'
.  &>I; g>@ 6 Header and Footer

Print Setting 


 
Print Preview 

 C0

%F @ Report))I< Form'3 Table &>%3
.Y< #$ Report))I< Form'3 Table) &>
. File K$ %']  Print Preview%F @ %3<) 1
=J  )Print Preview%F @ %3<) 1
 I) 2o<: S x= .Y' '  ^) 6 %;B! %v D< :
>V # $ Close0m % I #$ Jb . =J )#$ *>>
. %IH %;B!

Page Setup 169

 
.Y< #$ Report))I< Form'3 Table) &>
. File K$ %']  Page Setup %;B!<) > 1
Margins 9 <
Jb 2 %'
 >
.OKE
7&6<) 1 %;B 9 <
Orientation
%;B!
Portrait '9:3'
Jb Landscape )
.OKE

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

Print 


.Y< #$ Report))I< Form'3 Table) &>
Table &>0&: @ >  %5H %v >)6 u3
#$ )I3 JI Y
$ Report))I< Form'3
.:
I = J  )print %v
)<1 %>H3' File K$ %'] #$ Jb %3
 %I)F %v ><;>
.Print %v ;g) )2o6 : < Print %v

g )Print Range %F F gFI  :%;B! %F

>)6 <To ;B!$ From ;B!@ > 1 %v ;
.2<v
 Print Range %F F gFI  : ';>0&H
Selected ';>0&H #$ Jb %v ;g)
())I< %v %  <)1 Y
 <) 5 8 ).Record(s)
 Print Range %F F gFI  : %$ 0&H %F
.All@, #$ Jb %v ;g)
> %v ;g  )Copies _H gFI  : _H3>
.2<v >)6 < Number of Copies _H3>
. %F %
$' <>OKE #$ Jb

 

   
     

Microsoft Access XP
 

  
 

 

  



b
b%c dbb& e

c b b dN
b
b%d

b%b5c f& Tg h( i
j6b fBg
 fkgdSf0 dT"
dTb&
bClbP
bRj d:c dG &c dG mbCn l h(
b3
j o:bpf! dT
bClbP e
c b b b#N
j 

bClbP
bCo c d o b0o3
g ^db fBb#j bb-
bdN ic_h( mbCc db +j o1c b!

qbCd
c qo6?j b&
qlCb fkc b& oBh
bCd
dd
dQ dT
b
bCj l b1f! dTb&
"b0ho$
dS
j  hZc d,
j  ^db
bc f9c
d$
bdTc b bedG mbCc b-Pc b&
[ :% - )I ::]

 

:!" # %& 
   /