DPP B2(b)

Institut Kemahiran MARA Sungai Petani, Kedah

INFORMATION SHEET
COURSE : SESSION : CODE/SUBJECT : LECTURER : TOPIC : SIJIL KEJURUTERAAN AWAM LUKISAN STRUKTUR JAN JUN 2011 ECS 3032 EN. AZNAN OSMAN @ OTHMAN 2.0 2.5 SUB-TOPIC : TENDER Acceptance of Tender 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 Tender Validity Analysis of Tender Cause of Tender Declined Letter of Acceptance to Contractor SEMESTER : SHEET NO : WEEK : 3A & 3B IS 6 6

After completing the unit, students should be able to : LEARNING OUTCOME : 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4
2.5

describe the tender validity explain the analysis of tender describe the cause of tender declined explain the letter of acceptance to contractor

PENERIMAAN TENDER (ACCEPTANCE OF TENDER) Penerimaan tender merupakan peringkat dimana tender diserahkan oleh pihak klien kepada kontraktor yang berjaya memenangi sesuatu tawaran. Pihak klien akan menghantar Surat Penerimaan kepada kontraktor yang berjaya sebaik sahaja keputusan pemilihan telah dibuat oleh pihak Lembaga Tender. Pihak kontraktor perlu membaca dan meneliti isi kandungan Surat Penerimaan ini dan mengambil tindakan susulan terhadap maklumat yang diberikan. Didalam Surat Penerimaan atau Surat Setujuterima Tender ini, biasanya mengandungi butir-butir berikut :
Page 1 of 6

DPP B2(b)

a. Butir-butir mengenai kontrak

b. Harga tender/kontrak yang dipersetujui

c. Bayaran Bon Perlaksanaan serta kaedah pembayaran d. Tarikh pemilikan tapak e. Penyerahan polisi insurans sebagai syarat permulaan kerja f. Tarikh siap kerja

Biasanya surat ini dihantar kepada kontraktor dalam dua (2) salinan. Pihak kontraktor perlu mengembalikan salinan asal yang telah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurna ke pejabat yang mengeluarkan tender dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh surat ini. Surat penerimaan ini penting kerana ia merupakan sebahagian daripada kontrak yang sah mengikat antara kontraktor dan pihak klien. Pihak kontraktor diingatkan supaya membayar bon perlaksanaan sebanyak lima peratus (5%) daripada Jumlah Harga Kontrak selewat-lewatnya pada tarikh pemilikan tapak, jika gagal, pihak klien berhak melaksanakan kaedah Wang Jaminan Perlaksanaan. (Wang Jaminan Perlaksanaan adalah wang yang dikenakan potongan sebanyak sepuluh peratus (10%) daripada setiap bayaran interim sehingga mencapai jumlah lima peratus (5%) Jumlah Harga Kontrak) Dalam surat penerimaan ini, pihak kontraktor telah diberi peringatan supaya memulakan kerja dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pemilikan tapak, jika gagal, pihak kontraktor akan ditamatkan pengambilan kerja di bawah kontrak sejajar dengan Fasal 51(b)(i) Syarat-syarat Kontrak.
2.5.1

TEMPOH SAH LAKU TENDER (TENDER VALIDITY) Setelah tender ditutup, semua tender daripada kontraktor akan dibuka

dan disenaraikan. Tender-tender ini biasanya mempunyai tempoh sah laku dimana untuk projek kerajaan, tempoh ini adalah selama 3 bulan atau 90 hari selepas tarikh tutup. Pihak klien tidak digalakkan melanjutkan tempoh sah laku tender mereka kerana kemungkinan penender akan menaikkan harga tender mereka. Faktor-faktor yang melibatkan jangkamasa tempoh sah laku tender adalah untuk :
Page 2 of 6

DPP B2(b)

Menilai tawaran dari segi teknikal Menilai tawaran dari segi harga Menilai keupayaan penender Menilai dan menganalisa tender Merumus, membuat keputusan dan mengeluarkan Surat Setujuterima Tender

2.5.2

ANALISA TENDER (ANALYSIS OF TENDER) Analisa tender ialah satu proses dimana ia dilakukan untuk meneliti,

menilai dan menghalusi segala tender yang diserahkan oleh kontraktor oleh pegawai analisa. Laporan dan pembentangan akan dibuat oleh pegawai analisa ini kepada pihak Lembaga Perolehan atau Lembaga Tender. Setelah dipersetujui oleh Lembaga Tender, maka satu Surat Penerimaan atau Surat Setujuterima Tender akan dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya. Didalam proses analisa sesuatu tender, faktor-faktor ini amat penting untuk dinilai, antaranya : Harga yang ditawarkan Tempoh siap kerja Kepakaran dan pengalaman kerja Projek-projek yang telah siap Projek-projek yang sedang dijalankan Keupayaan dari segi kewangan, kakitangan teknikal, jentera dll Perbandingan harga akan dilakukan diantara setiap kontraktor yang menawarkan harga tender dan akan disusun mengikut nilai terendah hingga nilai tertinggi. Harga-harga tender ini pula akan dibandingkan dengan anggaran awal tender pihak klien yang dibuat oleh Juruukur Bahan. Kebiasaannya harga lebih kurang () daripada anggaran awal sahaja akan disemak dengan teiliti disamping analisa perkara-perkara yang tersebut di atas, akan dibuat dalam bentuk laporan dan diserahkan kepada Lembaga Tender. 2.5.3 SEBAB-SEBAB TENDER DITOLAK (CAUSE OF TENDER DECLINED)

Page 3 of 6

DPP B2(b)

Terdapat beberapa sebab sesuatu tender itu ditolak atau tidak diterima oleh pihak klien/majikan, antaranya : a. Kontraktor mengemukakan harga tender yang terlalu tinggi. (Akibatnya : Klien terpaksa membayar kos yang melebihi peruntukan kewangan projek) b. Kontraktor mengemukakan harga tender yang terlalu rendah. (Akibatnya : Projek yang dihasilkan tidak berkualiti) c. Kontraktor yang masih dalam proses menyiapkan projek lain yang diterimanya lebih awal. (Akibatnya : Tumpuan terhadap projek baru tidak seratus peratus kerana kemampuan kewangan, pekerja, loji dan alatan yang terbatas) d. Kontraktor yang mempunyai rekod kerja yang tidak memuaskan dalam projek terdahulu. (Akibatnya : Klien tidak menaruh harapan dan tidak mempercayai kewibawaan kontraktor) e. Kontraktor tidak mematuhi syarat-syarat tender. (Akibatnya : Klien tidak menerima tawaran daripada kontraktor yang ingkar atau terlupa atau sengaja tidak memenuhi syarat-syarat tender)
f.

Kontraktor tidak mengisi butiran yang lengkap dan tepat seperti yang dikehendaki dalam Dokumen Tender. (Akibatnya : Klien tidak menerima tawaran daripada kontraktor yang tidak mengisi segala butiran dengan lengkap)

g.

Kontraktor yang diragui kemampuan kewangan dan tenaga kerjanya. (Akibatnya : Projek akan tergendala jika kewangan tidak mencukupi untuk membiayai pembelian bahan dan upah pekerjanya)

2.5.4

SURAT PENERIMAAN / SURAT SETUJUTERIMA TENDER KEPADA KONTRAKTOR (LETTER OF ACCEPTANCE TO CONTRACTOR)

Page 4 of 6

DPP B2(b)

Kontraktor yang terpilih dalam analisa tender, akan diberikan Surat Penerimaan atau juga disebut Surat Setujuterima Tender yang dikeluarkan oleh pihak klien untuk ditandatangani sebelum penyerahan Surat Milik Tapak. Kandungan surat tersebut telah pun dihuraikan dalam perkara 2.5. Surat penerimaan ini boleh dibuat dalam dua (2) peringkat, iaitu :
a.

Surat Niat (Letter of Intent) Surat Niat adalah surat kepada kontraktor yang kandungannya meliputi hasrat untuk menerima tawaran kontraktor tersebut tertakluk kepada syarat-syarat dan keperluan-keperluan pihak klien/majikan yang mesti dipatuhi oleh kontraktor melalui rundingan atau cara lain. Surat ini tidak mengikat pihak klien kepada satu perjanjian bahawa satu kontrak telah wujud.

b.

Surat Setujuterima Tender (Letter of Tender Acceptance) Surat Setujuterima Tender ialah surat pengesahan penerimaan tawaran berasaskan kepada syarat di dalam Dokumen Tender atau apaapa syarat yang telah dipersetujui yang berkaitan dengan kontrak tersebut. Surat ini merupakan dokumen perundangan yang sah dan sebahagian daripada kontrak. Surat ini dikeluarkan kepada kontraktor yang berjaya memenangi tawaran tersebut.

EXERCISE 6.0 1. Jelaskan maksud penerimaan tender?

Page 5 of 6

DPP B2(b)

2. 3. 4.

Nyatakan butir-butir kandungan yang terdapat dalam Surat Penerimaan? Berapa salinan surat penerimaan perlu dihantar kepada kontraktor? Berapa peratuskah bon perlaksanaan perlu dibayar oleh kontraktor kepada pihak klien?

5.

Nyatakan tempoh sah laku tender bagi projek kerajaan dan apakah faktor-faktor yang mempengaruhi tempoh sah laku tender?

6. 7. 8.

Jelaskan maksud analisa tender dan faktor-faktor yang dinilai? Nyatakan sebab-sebab tender ditolak? Nyatakan dua peringkat surat penerimaan boleh dibuat dan huraikan setiap peringkat?

REFERENCE : 1. Teachers handout 2. Pengajian Kejuruteraan Awam Tingkatan 5 Ab. Aziz Abd. Latiff, Ismail Yusof, Abdul Aziz Abu Bakar (DBP) 3. Pengenalan Ukur Kuantiti Binaan 1 Rosli Abd. Rashid (DBP & UTM) 4. Aturcara Kontrak & Taksiran Uzairi Hj. Saidin (IBS) 5. Nota JKR (IKRAM)

Page 6 of 6