KINNITATUD direktori 19.08.

2011 kskkirjaga nr 1-9/137

KURESSAARE AMETIKOOL

SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE ASJAAJAMISKORD KURESSAARE AMETIKOOLIS

Kuressaare 2011

SISUKORD SISUKORD ..............................................................................................................................2 ..................................................................................................................................................2 1. LDALUSED........................................................................................................................3 2. MISTED.............................................................................................................................3 3. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NUDED.....................................................................4 4. DOKUMENDI ELEMENDID.................................................................................................4 5. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDEGA SEOTUD DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE.....................................................................................................................4 6. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE DOKUMENTIDE MENETLEMINE................4 7. KURESSAARE AMETIKOOLIS VORMISTATAVAD SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE DOKUMENDID.................................................................................................4 8. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE DOKUMENTIDE HOIDMINE KURESSAARE AMETIKOOLIS ..................................................................................................................................................7 9. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDEGA SEOTUD ASJAAJAMISE LEANDMINE PROJEKTIJUHI AMETIST VABASTAMISEL VI TSUHTE PEATUMISEL......................7

Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord

1. LDALUSED

1.1.

Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord on kooli sisemine normdokument, mis kehtestab Kuressaare Ametikooli asjaajamise korraldamise phinuded sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsioonile. Kesolev asjaajamiskord phineb jrgmistel igusaktidel:

1.2.

1) Vabariigi Valitsuse 26. 02.2001mrus nr 80 Asjaajamiskorra htsed alused 2) Eesti standard EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendi elemendid ja vorminuded Osa1: Kiri 3) Eesti standard EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. 4) Dokumendihaldus Osa1: ldnuded 5) Eesti standard EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. 6) Dokumendihaldusprotsessid. Dokumentide metaandmed Osa1: Phimtted 7) Eesti standard EVS 8:2008 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas 8) Arhiiviseadus 25. mrts 1998 9) Vabariigi Valitsuse 29.12.1998 a mrus nr. 308 Arhiivieeskiri 10) Avaliku teabe seadus 15.11.2000 11) Digitaalallkirja seadus 8.03.2000 12) Mrgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus 10.11.2004. 13) Isikuandmete kaitse seadus 15.02.2007 1.3. 1.4. 1.5. Sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsiooni korralduse eest vastutab direktor. Sihtfinantseeritavate projektide dokumentatsiooniga seotud asjaajamist korraldavad projektijuhid ja finantsjuht. Sihtfinantseeritavate dokumentide silitusthtajad ja asukohad on fikseeritud Kuressaare Ametikooli dokumentide loetelus.

2. MISTED 2.1 Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, sstematiseerimine, hoidmine ja kasutamine nende leandmiseni arhiivi (Arhiiviseadus 2 lg.1). Dokument on mistahes teabekandjale jdvustatud teave, mis on loodud vi saadud asutuse vi isiku tegevuse kigus ning mille sisu, vorm, struktuur on kllaldane faktide vi tegevuse testamiseks. (Arhiiviseadus 4 lg.1) Sihtfinantseerimine - konkreetse projekti finantseerimine Euroopa Regionaalarengu Fondist, Euroopa Sotsiaalfondist, Leonardo da Vinci, Interreg vm programmist Haldusdokumendid on dokumendid, mis koostatakse organisatsiooni juhtimis-, tidesaatva ja korraldava tegevuse dokumenteerimiseks (kskkiri, korraldus, protokoll, akt, ametikiri, avaldus, mrgukiri, esildis, teatis, tend jt.)

2.2

2.3 2.4

Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord

3. DOKUMENTIDE VORMISTAMISE NUDED Vt. Kuressaare Ametikooli asjaajamiskord 3.

4. DOKUMENDI ELEMENDID Vt. Kuressaare Ametikooli asjaajamiskord 4.

5. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDEGA SEOTUD DOKUMENDIRINGLUSE KORRALDAMINE 5.1 Kik kooli saabunud ja koolist vljasaadetavad, kaasaarvatud arvutipostiga vi muul viisil saabunud vi edasitoimetatavad sihtfinantseeritavate projektidega seotud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris. Kooli dokumendiregister asub kooli htses infossteemis. Sihtfinantseeritavate projektidega seotud arved dateeritakse. T saabuvate ja vljasaadetavate sihtfinantseeritavate projektide dokumentidega korraldatakse vastavalt ldistele saabunud dokumentide registreerimise korrale, mis on fikseeritud Kuressaare Ametikooli asjaajamiskorras (6 ja 7). Projektidega seotud aruannete jm programmi reeglite kohaselt kohustuslike dokumentide korrashoiu eest vastutavad projektijuhid, kes vastutavad dokumente hoiustamise eest arhiivi leandmiseni.

5.2 5.3 5.4

5.5

6. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE DOKUMENTIDE MENETLEMINE Sihtfinantseeritavate projektide dokumentide menetlemine toimub vastavalt dokumentide menetlemise korrale, mis on fikseeritud Kuressaare Ametikooli asjaajamiskorras (8).

7. KURESSAARE AMETIKOOLIS VORMISTATAVAD SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE DOKUMENDID 7.1 Kskkiri 7.1.1 Kskkirju koostatakse sihtfinantseeritavate projektide komisjonide/trhmade kinnitamiseks, lhetuste pevarahade, toetuste jms tarvis projektijuhi esitatud esildise phjal. 7.1.2 Sihtfinantseeritavate projektidega seotud kskkirjale kirjutab alla direktor. 7.1.3 Kik sihtfinantseeritavate projektide kskkirjad kantakse lbi ldisest kskkirjade registrist ning hoiustatakse kantseleis asuvas kskkirjade kaustas. 7.1.4 Kskkirjade nummerdamist alustatakse number hest iga kalendriaasta alguses.
Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord 4

7.1.5 Kskkiri vormistatakse kooli ldplangile. 7.1.6 Sisu snastatakse kskivas kneviisis. 7.1.7 Direktori kskkirjad sihtfinantseeritavate projektide kohta tehakse teatavaks ttajatele, kes on kskkirjas mrgitud, kellele tutvustamise vajadus tuleneb kskkirja sisust vi vastavalt direktori resolutsioonile. Vajadusel edastatakse kskkirja koopia projektijuhile. 7.1.8 Kui kskkirjaga tutvumist on vaja kinnitada ttaja allkirjaga, vtab juhiabi originaalkskkirjale ttajalt(-telt) tutvumismrke (mrge tutvunud, kuupev ja allkiri) 7.2 Protokoll 7.2.1 Protokollid vormistatakse kooli ldplangile vi projekti tunnusega/identiteediga plangile. 7.2.2 Protokolle koostatakse vastavalt vajadusele, tulenevalt projekti iseloomust. 7.2.3 Sihtfinantseeritavate projektidega seotud koosolekute protokolle hoitakse kuni projekti lppemiseni projektijuhi juures. 7.2.4 Kui snavtjatel on kaasas mni dokument, mida on vaja protokollile lisada, siis annab ta selle protokollijale ja viimane teeb sellekohase viite protokolli. 7.2.5 Kik protokolli lisad ja eriarvamused kirjutatakse alla nii juhataja kui protokollija poolt. 7.2.6 Protokolli vormistab ja kirjutab esimesena alla protokollija, seejrel koosoleku juhataja. 7.3 Akt 7.3.1 Akt on dokument, mille eesmrgiks on tuvastatud seisu vi mingi fakti fikseerimine. 7.3.2 Kui on tegemist koolisisese seisu vi toimingu fikseerimisega, siis kasutatakse ldplanki. 7.3.3 Juhul, kui fakti fikseerimisega on seotud ka inimesed, kes ei tta koolis, kasutatakse akti vormistamiseks valget A4 formaadis lehte. 7.3.4 Akti vajalikud elemendid on dokumendi nimetus, vljaandmise koht ja kuupev ning dokumendi number. 7.4 Ametikiri 7.4.1 Sihtfinantseeritavate projektidega seotud ametikirjad vormistatakse kooli kirjaplangile. 7.4.2 Ametikirjadele kirjutab alla ainult direktor vi tema raolekul teda asendav isik. 7.5 Tajatabelid
Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord 5

Juhul kui projektis on nutud tajatabeli titmise vajadus on projektijuht kohustatud pidama tajatabelit vastavalt projektis stestatule. 7.6 Projekti taotlused 7.6.1 Kik sihtfinantseeritavate projektide taotlused saadetakse vlja vastava institutsiooni poolt kehtestatud thtaegadeks. 7.6.2 ks eksemplar igast taotlusest jetakse kooli ja seda hoitakse kooli kantseleis vastavalt ametikooli asjaajamiskorras kehtestatud dokumentide loetelule. 7.6.3 Taotlus saadetakse ldjuhul vlja elektroonilisena. Projektile rahastuse saamise korral prindib projektijuht taotluse ning hoiustab koos lejnud projekti dokumentatsiooniga. 7.7 Sihtfinantseeritavate projektide lepingud 7.7.1 Sihtfinantseeritavate projektide originaallepinguid ning projektidega seotud tavapostiga saabunud vi vljasaadetud kirjavahetust hoiustatakse arhiivi leandmiseni kantseleis. 7.7.2 Lepingute allkirjastamise igus on vaid direktoril vi tema raolekul teda asendaval isikul. 7.8 Arved 7.8.1 Sihtfinantseeritavate projektidega seotud arved dateeritakse infosekretri vi juhiabi poolt. 7.8.2 Prast sihtfinantseeritavate projektidega seotud arvete dateerimist teeb projektijuht arvele mrke projekti nimetuse ja numbri ning kulukoha kohta. 7.8.3 Peale arvete lbivaatamist ja allkirjastamist projektijuhi poolt edastab viimane arved direktorile kinnitamiseks. 7.8.4 Peale arvete kinnitamist direktori poolt edastab juhiabi arved tasumiseks raamatupidamisele. 7.8.5 Projektiga seotud finantsdokumentatsiooni (originaalarved, lhetuse aruanded jms) hoitakse raamatupidamises kuni projekti lpuni. Dokumendid arhiveeritakse ning silitatakse arhiivis. 7.9 Personali dokumendid 7.9.1 Sihtfinantseeritavate projektide kigus tekkivaid personali dokumente hoitakse vastavalt kokkuleppele kas projektijuhi kes vi kantseleis. 7.9.2 Olenevalt projektist koostatakse sihtfinantseeritavate projektidega seotud ttajale sellekohane ametijuhend, lisatakse tlesanded tema tlepingusse vi slmitakse ksundusleping. 7.9.3 Ametijuhend ja /vi tlepingu muudatus allkirjastatakse direktori ja ttaja poolt kahes eksemplaris.

Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord

8. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDE DOKUMENTIDE HOIDMINE KURESSAARE AMETIKOOLIS 8.1 8.2 Sihtfinantseeritavate projektide dokumentide loetelu on viidud sisse Kuressaare Ametikooli htsesse dokumentide loetelusse. Vastavalt haridus- ja teadusministri 17.05.2004 mrusele nr. 29 Riikliku arengukava meetme 4.3 Kutse- ja krghariduse ning seda toetava infrastruktuuri kaasajastamine toetuste andmise tingimused ja kord, silitatakse kiki sihtfinantseeritavate projektidega seotud dokumente vhemalt kuni 31.12.2015. Vastavalt Vabariigi Presidendi 18. detsembri 2006.a otsusele nr 52 Perioodi 20072013 struktuuritoetuse seadus, silitatakse kiki sihtfinantseeritavate projektidega seotud dokumente vhemalt kuni 31.12.2025. Muude programmide projekte hoitakse vastavalt iga programmi juhendile ja/vi rahastava institutsiooni ning kooli vahelisele lepingule. Sihtfinantseeritavate projektide originaaldokumente silitatakse objektide/projektide likes. Dokumentide silitamiseks vajaliku ettevalmistuse eest on vastutav projektijuht. Sihtfinantseeritavate projektidega seotud dokumentatsiooni silitatakse, hoidmine ja hvitamine on koosklas Kuressaare Ametikooli asjaajamiskorra 14 ning vastavate seadustega.

8.3

8.4 8.5 8.6 8.6

9. SIHTFINANTSEERITAVATE PROJEKTIDEGA SEOTUD ASJAAJAMISE LEANDMINE PROJEKTIJUHI AMETIST VABASTAMISEL VI TSUHTE PEATUMISEL 9.1 Enne sihtfinantseeritava projekti projektijuhi tkohalt vabastamist vi ametikoha muutumisel on projektijuht kohustatud asjaajamise le andma teda asendama mratud ametnikule selleks mratud thtaja jooksul. Asjaajamine peab olema leantud hiljemalt tlt vabastamise pevaks. Asjaajamise leandmise kohta koostab asjaajamise leandja akti, mis koostatakse vastavalt dokumentide vorminuetele Sihtfinantseeritavate projektide asjaajamise leandmis-vastuvtmisakt peab sisaldama kogu projekti puudutavat infot. Sihtfinantseeritavate projektide asjaajamise leandmis-vastuvtmisakti vib vormistada koos vara leandmise aktiga. Sel juhul viibib leandmise-vastuvtmise juures direktori poolt mratud ttaja Sihtfinantseeritavate projektide asjaajamise leandmis-vastuvtmisakt vormistatakse kolmes eksemplaris ja sellele kirjutavad alla leandja ja vastuvtja. Akti kinnitab lahkuva ttaja vahetu lemus. Akti ks eksemplar jb asjaajamise leandjale, teine vastuvtjale ja kolmas kantseleisse.
7

9.2 9.3 9.4 9.5

9.6

Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord

9.7

leandmise-vastuvtmise aktis tuleb mrkida direktori poolt mratud leandmisevastuvtmise juures viibivad isikud, nende ametinimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Aktis peab kajastuma allakirjutamise koht, kuupev ja akti allakirjutamise juures viibivad isikud. Akti kinnitab direktor. leandmis-vastuvtmisakt registreeritakse selleks ettenhtud registris elektrooniliselt.

9.8 9.10 9.11

Kuressaare Ametikooli sihtfinantseeritavate projektide asjaajamiskord