Institut Todbiron Awom Negoro

(INTAN)
Nota
Penulisan Surat Rasmi dan
'Memo Berkualiti
'ii PUSa' Komun;kas; dan Pembangunan La';han (KOMUNIKASIJ
I"- I Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) ' __
! .' Kampus Utama Jalan Bukit Kiara, 50480 Kuala Lumpur
!. ' _' J abatan Perkhidmatan Awam Maalaysia
-.... " .....
Tajuk: Kursus Penulisan Surat Rasmi dan Memo Berkualiti
Anjuran: INTAN - Pusat Komunikasi dan Pembangunan Latihan (Komunikasi)
Kampus Utama Jalan Bukit Kiara, Kuala Lumpur
PENULISAN SURA T RASMI
SURAT S E B A G A ~ WAHANA KOMUNIKASI
Surat merupakan salah satu daripada alat komunikasi bertulis pada hari ini. Surat dapat
dibahagikan kepada dua jenis iaitu surat rasmi dan surat tidak rasmi. Surat rasmi
merupakan salah satu alat komunikasi bertulis yang memainkan paranan yang penting
dalam kerjaya masa kini. Surat adalah dokumentasi yang mampu dijadikan bahan
rujukan apabila timbul sesuatu masalah. Selain daripada itu, surat juga boleh
memainkan peranan sebagai duta iaitu duta peribadi, jabatan atau negara.
JENISSURAT
a. Surat Tidak Rasmi;
b. Surat Rasmi;
c. Memo; dan
d. E-Mail.
TAKRIF
a. Surat Tidak Rasmi: Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada
individu yang lain untuk tujuan tidak rasmi.
b. Surat Rasmi: Alat komunikasi yang ditulis aleh jabatan-jabatan kerajaan,
badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung
secara rasmi di antara satu sarna lain.
c. Memo: Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk
berhubung secara rasmi.
d. E-Mail: Alat komunikasi bertulis untuk tujuan rasmi
atau tidak rasmi yang ditulis menggunakan ruangan siber.
DAN (DBP-INTAN) Nota Penulisan Surat Rasmi dan Memo:
INTAN Kampus Utama, Sukit Kiara, Kuala Lumpur
JENIS SURAT RASMI
Pennohonan
Rayuan
Bantahan
MakJuman
Arahan
Ucapan (tahniahltakziah)
Penghargaan
Perakuan
Jemputan
Cadangan
. Pesanan
Perjanjian
Pekeliling
lringan
CIRI-eIRI UTAMA SURAT RASMI
Bersifat bukan peribadi;
Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja; dan
Mematuhi prinsip dalam penuliasan surat rasmi 4C+P61;,te./
();rrilf
CWlc10U
CIRI-CIRI SURAT DAN MEMO cttNV
,
Surat tidak rasmj: Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu
(bebas) mengikut dta rasa penulis berdasarkan siapa
penerimanya.
Surat rasmi: Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu dan segi
format, teknik, struktur, dan penggunaan bahasa.
Memo: Ditulis secara ringkas. Apa yang dipentingkan hanya isi
yang pada umumnya bertujuan untuk makluman,
permintaan, cadangan, atau arahan dan ditulis dalam
dua bentuk iaitu bentuk borang dan terbuka.
PERATURAN PENULISAN SURAT RASMI
.
Format
TekniklKaedah
Menulis
Struktur
Penggunaan
bahasa khusus

b. lsi surat
c. Penutup
Pengenalan pengirim dan penerima
Rujukan fail (pengirim/penerima)
dan tarikh
Tajuk surat
lsi surat
Penutup surat (harapan, nama
pengirim, dan jawatan)
Identation Oarak tepi permulaan
menulis)
Jarak perenggan
Jarak baris
Rujukan dan tarikh
Penulisan tarikh (12 Mei 1999)
AJamat dan Poskod (highlight)
Perkaraffajuk surat (highlight)
Sistem nombor
Untuk perhatian (u.p.)
Melalui Oika pertu)
Salinan Oika pertu)
Pendraf/penip Oika perlu)
Ditulis mengikut urutan:
a. Pengena/an Pengirim
Pemerima
Perkara
Pengenalan isi
lsi utama/
isi sokongan
Harapan
Akhir kata
Slogan
Ungkapan
kesetiaanl
Perigakuan
Tandatangan/nama
danjawatan
a. Ganti nama:
Orang pertama
Orang KediJa
Orang ketiga
b. Wacana
c. Laras bahasa
Fonnat dan Teknik Penulisan
Jarak tepi (indentation)
Jarak (Iangkau) baris/perenggan
Jarak selepas koma (,)
Jarak selepas noktah (.)
Penekanan (highlight)
Penulisan rujukan fail
. Penulisan tarikh
Pemyataan 'SULlT'
Penggunaan 'Untuk Perhatian' (u.p.:)
Simbollampiran (...)
Simbol muka surat (...21-)
CONTOH FORMAT SURAT RASMI
Format Umum Surat Rasmi Jabatan atau Institusi
1. Kepala surat: Maklumat penghantar (Logo, Nama Jabatan,
Alamat, Poskod, Nombor Telefon, Nombor Faks,
dan E-Mail)
2. Maklumat penerima: Rujukan penerima, rujukan pengirim, dan tarikh
Nama penerima dan jawatan, dan alamat penuh
penerima
(u.p.:) Nama pegawai petugas - jika perfu
Mclalui: (ketua penerima surat - jika berkenaan)
3. Sapaan dan gelaran/Rujukan kehormat
4. Tajuk surat (ditaip huruf besar/hitam/digaris bawah)
5. Isi/Maksud surat: Pembukaan bicara dan rujukan (Angka 1 tidak ditaip
sebagai pengenalan/pendahuluan/rujukan); dan
lsi surat - Perenggan pertama: Maksud sebenar
slJrat (Taip angka 2 -Isi/maksud surat yang utama)
. 2.1 Pecahan isi surat - sebab musabab dan tujuan
i) ulasan
ii) data dan perangkaan, dll
lsi surat - Perenggan kedua (Taip angka 3)
Penegasan/Pemyataan adanya lampiran/harapan
(...)
6. Penutup surat dan ucapan terima kasih
7. Slogan/mota Qika ada): Ungkapan khas organisasi (slogan tetap) dan
slogan semantara 9ika ada)
8. Pengakuan kesetiaan
9. Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataan perwakilan
(b.p. jika perlu)
9. Penerima salinan
10. Singkatan pendraf/penaip surat (lnftiaf)
PRINSIP PENULISAN SURAT
Surat rasmi boleh dianggap berkualiti sekiranya mempunyai ciri-ciri 4C+P
iaitu Correct (betul), Clear Gelas), Comprehensive (Iengkap), Concise
(ringkas dan padat), dan Polite (nada lembut dan bersopan).
Correct (Betul): 'Surat yang dihasilkan itu perlulah betul dari segi '
penggunaan bahasa, data, fakta, maklumat, dan
teknik penulisannya.

Clear (Jelas):
Sesuatu surat yang ditulis itu sudah tentulah ada
tujuan yang hendak disampaikan kepada pihak
sasaran.Untuk mencapai objektif tersebut,
m e s ~ yang hendak disampaikan itu perlulah
dinyatakan dengan jelas dan mudah difahami
oleh pembaca.

Comprehensive (Lengkap):
Segala data, fakta, dan maklumat yang
diperlukan hendaklah dinyatakan dengan
Jengkap.
Concise (Ringkas dan Padat):
Surat rasmi perlu dituJis seberapa dngkas dan
~ . Ringkas yang dimaksudkan itu bersifat
relatif. Untuk membolehkan' menulis secara
ringkas, kita tidak perlu menggunakan bahasa
yang berbunga-bunga atau bahasa yang
panjang lebar untuk menerangkan sesuatu hal,
walaupun ditulis ringkas namun keindahan dan
kesopanan tetap terpelihara.
* Polite (Kesopanan): Nada dan kesopanan surat sama ada surat tidak
rasmi mahupun surat rasmi memainkan peranan
penting. Surat merupakan alat komunikasi. Jika
surat yang ditulis itu boJeh menimbulkan perkara
yang negatif maka akan berlakulah kegagalan
dalam komunikasi (Communication breakdown).
Justeru, untuk memperlihatkan kesopanan
dalam surat naka terciptalah laras bahasa surat
rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu daJam
penulisan surat rasmi.
Rumusan Prinisip Penulisan Surat Rasmi: 4 C+ P
C:
Correct (betul)
C..
',
Clear (jelas)
Ejaan
Tatabahasa
laras bahasa(penggunaan ganti nama dan gelaran)
data, fakta, dan maklumat
wacana
format
teknik
tujuan
perkara/tajuklmesej
prosedur penulisan/protokol
struktur penulisan
Pengirim (nama jabatan, alamat, da
Pengenalan
perhubungan)
Rtujuan fail dan tarikh
SULlT/BERDAFTARlDENGAN
TANGAN
Penerima Oawatan, alamat, dan poskod:
Untuk perhatian (u.p.)
Melalui:
Rujukan kehormat
Tajuk
lsi surat
'Keselarasan rujuan kehormat
Pengenalan isi utama
isi utama/isi sokongan
Harapan
Pengakuan/Pengakuan kesetiaan
Akhir surat
Tandatangan/nama/jawatan/bagi piha
(b.p.) .
Slogan (tetap/semantara)
Salinan kepada (s.k.)
Initial (huruf ringkas) pendraf dan p e n a i ~
Ayat mudah
Pengo/ahan (urutan logik)
Penggunaan huruf potong atau akronim
Penggunaan perenggan
Sistem nombor
C:
Concise
(ringkas dan
padat)
C:
Conprehensive
(Iengkap)
P: Pblite
(Bersopan
santun dan
hormat)
Terus kepada mesej/isi
Tidak ada pembaziran perkataan
Data utama dan data sokongan
Spesifikasi yang terperinci
Maklumat yang lengkap (data dan fakta)
Rasional/justifikasi
Konstruktif
Diplomasi
Wacana honnat
Wacana rujukan
Wacana .harapan
Wacana antisipasi
Laras Bahasa Surat Rasmi
Dalam penulisan surat, kita sering menggunakan rujukan ganti nama orang
pertama, kedua, dan ketiga. Penggunaan ganti nama da[am penulisan
surat rasmi dan tidak rasmi adalah bebeza.
Ganti Nama
Pertama:
Orang aku, teman,
hamba
Saya' (untuk jumlah
kawan, tunggal dan kelihatan
bersifat peribadi)
Kami (untuk jumlah
ramai, mewakili jabatan,
atau institusi) .
Ganti Nama Orang Kedua: kau, engkau,
awak
Tuan, puan (rujukan
kamu, natural yang boleh
digunakan kepada
sesiapa sahaja tanpa
mengira pangkat atau
keturunan seseorang.
Gelaran kehormat
seperti Yang
Berbahagia, Yang
Berhormat, Yang Arif,
Yang Dimuliakan boleh
digunakan)
ASPEK TATABAHASA DALAM SURAT
Antara kesilapan umum dalam penulisan seperti penggunaan kata pemeri.
Penggunaan Kata Pemeri: Dalam bahasa Melayu hanya ada dua kata
pemeri iaitu ialah dan adalah. Kata pemeri
ialah unsur yang menjadi perangkai di antara
sUbjek dengan frasa utama dalam predikat.
Perangkaian ini boleh dilakukan dengan dua
cara iaitu dengan menggunakan kata pemeri
ialah dan adalah. Penggunaan kata pemeri
ialah digunakan apabila terdapat persamaan
(ekuatif) antara subjek dan predikat.
Contoh:
anak saya Ali I iaJah
Subjek I Kata Pemeri I Predikat
SUbjek dan predikat dalam ayat di atas ialah jenis nama (ekuatif).
Justeru, ayat tersebut boleh menggunakan kata pemeri iaJah'manakala
kata pemeri adalah digunakan apabila subjek menghuraikan predikat yang
dikenali dengan istiJah (kualftatif).
a. Contoh:
Ali I adaJah I budak baik
Subjek I Kata Pemeri I Predikat
Subjek dalam ayat di atas ialah jenis nama manakala predikat
ialah jenis sifat atau adjektif. Apabila predikat menjadi penerang atau
penghurai kepada sifat subjek maka ayat tersebut boeh menggunakan kata
pemeri adalah.
b. Hadir di hadapan sendi nama, contohnya:
Hadiah itu adaJah untuk adiknya
Nama-nama mereka adaJah seperti berikut
c. Hadir di hadapan kata nafi dan adjektif. contohnya:
Kenyataannya adaJah tidak Benar
Kata Nafi Adjektif
Kata pemeri tidak boleh digunakan bersama-sama dengan kata k e ~ a .
contohnya:
* Adalah dimakJumkan
* Tuan adalah dimaklumkan
* Adalah berjalan kaki ke sekolah
Kata pemeri tidak boleh digunakan sebagai penerang predikat yang terdiri
dariRada kata nati dan kata nama, contohnya:
Dia
Dia
Iadalah
I bukan kawan saya
I bukan kawan saya
Ahmad
Ahmad
I adalah
Ibukan guru
I bukan guru
Kata pemeri tidak boleh digunakan tanpa berfungsi sebagai perangkai di
antara subjek dengan predikat, contohnya:
saya I dengan hormatnya I AdaJah
dengan hormatnya I Saya
Contoh penggunaan kata Remer; adalah dalam surat:
Adalah saya merujuk surat tuan KP(PP) 0047/30 Jld.29 (55) bertarikh 28
November 1998 mengenai perkara tersebut di atas.
Saya merujuk surat tuan KP(PP) 0047/30 Jld.29 (55) bertarikh 28 November
1998 tentang/berkaitan perkara tersebut.
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pelltadbiran Kerajaall
AM DAN ARAHAN PENTADBlRAN
BAB TIGA : SURAT-MENYURAT
A. KANDUNGAN DAN ALAMAT SURAT
1. Surat-menyurat Hendaklah Jelas
Surat-menyurat antara jabatan dan dengan orang ramai hendaklah dibuat dengan
jelas supaya surat itu terang maksudnya dan tidak akan mengelirukan sesiapa
yang mernoacanya.
2. Surat Menggunakan Kertas Rasmi Jabatan
Lazimnya muka pertama surat rasmi tersebut ditaip di atas kertas yang mempunyai
nama dan alamat jabatan yang sudah sedia dicetak. Hal ini akan menyenangkan
orang ramai dan jabatan lain mengalamatkan surat balasan ataupun mengetahui letak
sebenarnya sebuah jabatan itu. Penggunaan kertas rasmi bercetak jabatan, memberikan
seb.uah surat itu kuasa dan pandangan yang sepatutnya daripada penerimanya.
3. Memula dan Mengakhiri Surat Rasmi
Semua surat rasmi yang ditujukan kepada Jabatan Kerajaan atau orang ramai
hendaklah perlu dimulakan dengan perkaman Tuan ataupun Puan sahaja. Bentuk
pembukaan rencana surat itu selanjutnya bolehlah dirnulakan sesuai dengan
kandungannya tempi bentuk pembukaan seperti yang berikut boleh juga diguna pakai
iaitu:
. Saya diarah memaklumkan...
Saya diarah menjawab..., atau
Berhubung dengan perkara di atas, saya ...
Sungguhpun pembukaan surat rasmi boleh dimulakan dengan cara-cara yang difikirkan
sesuai oleh penulis tetapi setiap surat hendaklah ,diakhiri dengan perkataan Saya yang
menurut perintah sebelum ditandatangani pegawai yang berkenaan, iaitu tidak kira
pangkat pegawai yang menandatangani sesuatu surat itu.
Setiap pegawai yang menandatangani sebuah surat itu adalah berbuat sedemikian bagi
pihak Ketua Jabatan, sekiranya beliau bukanlah Ketua Jabatan sendiri dan nama
pegawai itu hendaklah ditaip dengan jelas di bawah tandatangan seperti dalam
contoh yang berikut:
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadirall
!NTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Kel'ajaan
Saya yang menurut perintah,
(sm MERIAM BT HUSSIN)
b.p. Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia
4. RUjukan dan Tajuk Surat
Semua surat rasmi hendaklah mempunyai nombor rujukan fail. Hal ini sangatlah
mustahak bagi mengesan surat dan untuk mengambil tindakan selanjutnya. Setiap surat
juga perlu diberi tajuk supaya jawapan yang diterima kelak akan juga mempunyai tajuk
yang sama. :fajuk-tajuk ini hendaklah sebaik-baiknya membayangkan kandungan surat
yang berkenaan.
Sekiranya sesuatu surat itu ialah jawapan kepada surat yang diterima dari luar, maka
surat Jabatan hendaklah mempunyai tajuk yang serupa dengan surat yang diterima dari
luar itu (iaitu jika ada tajuk pada surat itu). Jika penulis luar itu ada memberikan rujukan
kepada suratnya, maka surat jabatan itu hendaklah juga menyebutkan rujukan surat
yang dibalas itu.
5. Penomboran Perenggan, Nombor Muka Surat dan Lampiran
Semua perenggan dalam surat, melainkan perenggan yang pertama hendaklah diberi
nombor yang berturutan. Jika sekiranya sesuatu surat itu melebihi satu muka surat,
maka setiap muka yang lebih itu hendaklah juga diberi nombor muka surat yang
berturutan. Nombor-nombor atau huruf-huruf adalah juga perlu diberikan kepada
lampiran yang disertakan dalam sepucuk surat itu seperti Lampiran 1 ataupun Lampiran
A. Nombor atau huruf lampiran ini mestilah sama dengan yang disebutkan atau
dinyatakan di dalam surat.
6. Surat Mesti Dihadkan Kepada satu Perkara sahaja
Lazimnya setiap surat rasmi itu hendaklah ditulis berkenaan dengan satu perkara
sahaja. Mencampuradukkan beberapa perkara dalam sepucuk surat yang dialamatkan
kepada sebuah pejabat atau perseorangan dengan tujuan menjimatkan kertas boleh
menimbulkan masalah seperti: '
(a) Beberapa p e r k a r a ~ J a u butiran mungkin tertinggal dari tindakan yang
dikehendaki dari penerima surat;
(b) Penerima tidak akan mengetahui, mana satu tentang perkara yang perlu
mendapat perhatiannya terlebih dahulu; dan
(c) Surat mungkin hilang dalam salah satu fail melainkan penerimanya membuat
safinan yang secukupnya bagi setiap fail yang berkenaan.
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran
INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
2
Lampiran: Perintah Am dan Arahan Pentadbiran Kerajaan
7. Mengalamatkan Surat Kepada Jabatan
Setiap surat yang dikirimkan kepada sebuah Jabatan lain, hendaklah dialamatkan
kepada Ketua Jabatan mengikut gelaran rasmi jawatan. Hanya apabila kandungan
surat itu perlu ditujukan untuk perhatian segera seseorang pegawai yang diketahui
menjalankan tugas yang berkenaan di Jabatan itu, maka surat itu bolehlah
dialamatkan untuk perhatiannya seperti bentuk di bawah:
Pengarah
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
Kampus Utama Jalan Bukit Kiara
50480 Kuala:Lumpur.
(u.p.: Puan Rahimah Yeop)
8. Mengalamatkan Surat Kepada Orang Ramai
Surat-surat yang dialamatkan kepada orang ramai atau perseorangan .hendaklah ditulis
dengan jelas akan nama dan alamat penerima pada surat dan sampul surat seperti
yang diberi atau diketahui, dengan orang perseorangan itu mempunyai pangkat
gelaran kebesaran, seperti Tun, Tan Sri, Datuk 5eri dan Datuk maka surat berkenaan
hendaklah ditulis dengan pangkat gelarannya dan ini hendaklah didahului dengan kata
hormat yang sesuai sebelum gelaran itu iaitu mengikut'kebiasaaan umum, seperti:
Yang Berhormat (Tan Sri/Datuk 5erijDatuk - Wakilrakyat)
Yang Amat Berbahagia (Tun/Toh Puan - Bukan Wakil Rakyat)
Yang Berbahagia (Tan Sri/Datuk Seri/Datuk- Bukan Wakil Rakyat)
9. Menglamatkan Surat Kepada Firma atau Badan Berkanun
Surat yang ditujukan kepada firma, badan berkanun atau badan lain ataupun
pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada nama firma, badan atau pertubuhan
atau nama rasmi jawatan pegawai yang bertanggungjawab dalam mentadbirkan
firma, badan atau pertubuhan itu seperti Pengarah Urusan atau Setiausaha.
10. Mengalamatkan Surat Kepada peguam
Seseorang awam atau firma mengarahkan seseorang peguam untuk menguruskan
halnya dengan mana-mana Jabatan, maka segala surat-menyurat hendaklah
melalui peguamnya dan bukan orang perseorangan atau firma tersebut.
DAN (DBP-lNTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran
INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
3
Lampiran: Perintalz Am dan Ara/ran Pentadbiran Kerajaan
14. Cara Menulis Minit
Apabila penulisan minit diperlukan, maka perkara yang berikut adalah wajar diberi
perhatian:
(a) Semua perenggan dalam satu minit itu melainkan yang pertamai hendaklah
diberi nombor;
(b) Minit dalam tulisan tangan hendaklah ditulis dengan jelas dan terang supaya
pegawai yang menerima minit itu tidak perlu menghabiskan masanya cuba
membacanya;
(c) Minit yang panjang hendaklah ditaip. Apabila dijangkakan sebuah minit yang
ditaip itu melebihi satu muka surat kertas minit, hendaklah dimasukkan
?ebagai satu kandungan dalam fail. Pegawai yang menulis minit hanya perlu
merujuk pegawai yang diminitkan itu kepada kandungan tersebut; dan
(d) Dalam memulakan minit, sesorang pegawai hanya perlu menulis ringkasan
jawatan pegawai yang diminit seperti yang dipakai dalam Jabatan dan
mengkahirinya dengan tandatangan penuh dan ringkasan jawatannya tanpa
perkataan 'Saya yang menurut perintah'.
15. Minit Untuk Mendapatkan Keputusan atau lindakan
Apabila sesuatu mlnit ituditulis dengan maksud untuk mendapatkan sebarang
keputusan atau tindakan dari seseorang pegawai kanan dan perkara yang diminitkan
tidak dikupas atau diulas dengan panjang lebar dalam kertas minit bebas yang lain
dalam fail, maka penulis. minit hendaklah mengambil ingatan yang berikut:
(a) Minit itu hendaklah ditulis dengan ringkas tetapi lengkap kandungnya;
(b) Surat dan fail yang dirujuk hendaklah dicatatkan dalam minit dan disertakan
sekali;
(c) Pandangan-pandangan Jabatan lain Uika ada) hendaklah disebut; dan
(d) Pendapat penulis minit tentang keputusan atau tindakan yang diperlukan,
hendaklah juga diberi.
C. MELAYANI SURAl YANG DITERIMA
16. Setiap Surat Memerlukan Perhatian segera
Salah satu daripada tugas penting Ketua Jabatan dan pegawai lain yang
bertanggungjawab dalam sesebuah jabatan iaitu menentukan bahawa semua surat
yang diterima diberi perhatian yang segera dan sekiranya surat itu memerlukan
jawapan hendaklah diberi balasan dengan kadar yang singkat. Kelewatan menjawab
atau mengambil tindakan ke atas sepucuk surat itu, tidak dapat tidak akan
membayangkan ketidakcekapan sesebuah Jabatan itu.
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran
INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, KualaLumpur
5
r_ampiran: Perintah Am dan Arahan Pentaabiran Kerajaan
Sekiranya jawapan surat itu tidak dapat diberikan, Jabatan tersebut hendaklah memberi
tahu kepada penulis surat, bahawa jawapan yang tegas akan diberikan kemudian
dalam satu tempoh jangka masa yang ditetapkan. Apabila suatu masa itu sudah
sampai dan jawapan tegas masih belum lagi diberikan, maka penulis surat itu hendaklah
diberi tahu dengan sewajarnya dan satu tempoh jangka masa lagi diberi untuk
memberikan jawapan.
17.Surat Diberikan Kepada Pegawai Pada Hari Surat Diterima
Semua surat yang diterima dari luar sepatutnya diberikan kepada pegawai yang
bertanggungjawab tentang perkara dalam surat tersebut, sebaik-baiknya pada hari
surat itu diterima. Ketua-ketua Jabatan hendaklah menyediakan peraturan supaya
pegawai yal')g ditugaskan menerima surat -surat masuk dapat melaksanakan 5istem ini.
Setiap surat yang dialamatkan untuk perhatian seseorang pegawai dalam Jabatan itu,
maka surat tersebut hendaklah dihantar terus kepada pegawai berkenaan tanpa dibuka.
Setiap surat yang diterima hendaklah terlebih dahulu dicop atau ditulis di atasnya
tarikh yang diterima oleh sebuah Jabatan atau oleh seorang pegawai itu.
18 (a) Tindakan Bahagiaan Pendaftaran Fail
Semua Bahagian Pendaftaran fail Jabatan, sama ada perdaftaran fail terbuka atau fail
sulit, hendaklah mengambil tindakan segera memasukkan surat-surat yang diterima
ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum mengedarkan fail-fail itu kepada pegawai
yang berkenaan untuk tindakan selanjutnya.
18 (b) Membuka Sampul Keeil Sebagai Tindakan Sementara
Fail-fail yang berkenaan tidak dapat dikesan dengan serta-merta dan kandungan surat
yang diterima memerlukan tindakan yang segera, bahagiaan pendaftaran fail hendaklah
membuka sampul kecil sebagai langkah sementara. Apabila fail yang berkenaan
dijumpai, maka sampul kecil dan kandungannya hendaklah dimasukkan ke dalam fail itu.
19 (a) Rekod Surat Yang Diterima
Surat-surat yang sudah dimasukkan ke dalam fail mengikut peraturan-peraturan seperti
dalam Bab Empat tidak perlu direkodkan ke dalam apa-apa daftar penerimaan surat
melainkan bagi surat-surat seperti (b) dan surat-surat yang mempunyai
pengkelasan peringkat keselamatan hendaklah dimasukkan ke dalam daftar surat
penerimaan. Untuk surat-surat sedemikian, perlulah direkodkan tarikh tandatangan
pengirim surat-surat tersebut dalam ruang khas yang disediakan berdasarkan tarikh
surat tersebut diterima dan juga nombor fail surat itu dimasukkan.
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran
lNTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
6
Lampiran: Perintalt Am dan Arahan Pentadbiran Kerajaan
19 (b) Surat Yang Mengandungi Wang atau Barang Berharga
5emua SUlot yang diterima yang mengandungi wang atau barang berharga hendaklah
didaftarkan mengikut peraturan dalam Perbendaharaan 71. Peraturan ini meliputi
semua surat yang diterima, iaitu tidak kira sarna ada 'Surat Terbuka, 'Surat Berdaftar'
ataupun yang diterima melalui 'Serahan Tangan'.
Rujukan:
Perintah-perintah Am dan Arahan Pentadbiran (2001), Kuala Lumpur: International Law
Book Setvices.
DAN (DBP-INTAN) Perintah Am dan Arahan Pentadiran
INTAN Kampus Utama Bukit Kiara, Kuala Lumpur
7