Professional Documents
Culture Documents
Benchmarking JPPTE Könyv
Benchmarking JPPTE Könyv
Benchmarking JPPTE Könyv
Vida Csaba
BENCHMARKING
Vllalatirnyts VI.
Benchmarking
A legjobb vezetsi eszkzk s mdszerek a vllalatirnytsban
sszelltotta:
Vida Csaba
fiskolai adjunktus
Pcs 1999.
vida.csaba@griffx.pmmf.hu
BENCMARKING Tartalom
1. A BENCHMARKING FOGALMA 2. MIRT HASZNLJUK A BENCHMARKINGOT? 3. A KEZDETEK - AVAGY A BENCHMARKING FEJLDSE 4. A BENCHMARKING TPUSAI
4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. Bels benchmarking Konkurencia (versenytrs) benchmarking Terleti vagy funkcionlis benchmarking Folyamat- vagy ltalnos benchmarking Benchlearning
4 5 5 6
6 6 6 7 7
5. A BENCHMARKING FOLYAMATA
5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. A benchmarking clok meghatrozsa, a projekt megtervezse A benchmarking-csoport megalaktsa A szksges adatok sszegyjtse A teljestmnybeli klnbsgekre vonatkoz adatok elemzse A cselekvs s folyamat llandv ttele
8
8 11 12 13 14
oldalak: 18/3
BENCMARKING
1. A benchmarking fogalma
nrtkelsi technika, melynek sorn a piaci szereplkkel pronknti sszehasonltsban alakul ki a sorrend s mutatkoznak meg a tennivalk.
oldalak: 18/4
BENCMARKING
oldalak: 18/5
BENCMARKING
4. A benchmarking tpusai
4.1. Bels benchmarking
Ez alapjban vve a hzon belli tevkenysgek benchmarkknt val felhasznlst jelenti. A bels benchmarking clja egy adott szervezet bels teljestmnynorminak azonostsa. Az Intranet, amely bels hasznlatra szolglhat egy cgnek, tkletes platformja lehet ennek a bels tevkenysgnek, amelynek segtsgvel a tevkenysgeket sszehasonltjk. Mindezek mellett a bels benchmarking a kvetkez elnykkel rendelkezik: sztnzi az informci-megosztst s megindtja a kommunikcis folyamatot azonnali elnykre tehet szert sajt bels legjobb gyakorlata felismersvel, s ezeknek a szervezet ms terletein val alkalmazsval gyakorlatot szerez, mg mieltt kls benchmarkingba kezdene.
4.2.
Ez a versenytechnika a piacon kzvetlen versenytrsak benchmarkolst jelenti. A cl ugyanazon a piacon rszt vev, versenyhelyzetben lev termkeket elllt, szolgltatsokat knl vagy munkafolyamatokat alkalmaz vllalatoknak a sajtjval val sszehasonltsa s annak felismerse, hogyan tud nluk jobb vlni. Htrnya az, hogy igen nehz megszerezni a szksges rszletes informcikat anlkl, hogy ipari kkedst vagy ms megkrdjelezhet tevkenysget folytatna, esetleg a kereskedelmi gyakorlatot szablyoz trvnyeket ne szegn meg. Az Internet, mint olyan platform, nem hasznlhat erre aclra, hiszen nylvn semelyik versenytrs sem hoz nyilvnossgra ilyen informcikat egyetlen kommunkcis platformon sem.
4.3.
Ez egy adott terleten vagy egy adott funkciban vezet pozciban lvk benchmarkolst jelenti. Benchmarkolhatja a sajt terletn mkd ms cgeket, akiknek esetleg azonos termkei vannak, de nem versenytrsak. Pldul egy motorkerkpr-gyrt benchmarkolhat egy autgyrtt vagy egy autklcsnzssel foglalkoz cg egy taxi-vllalatot, illetve vzijrm-klcsnz cget. A terleti benchmarking nagy elnye, hogy sokkal knnyebb egyttmkdsre hajland partnereket tallni, mivel a tlk szerzett informci nem a kzvetlen versenytrs birtokba fog kerlni. Htrny, hogy az ezzel jr kltsgek nagyobbak, mint ms esetben, valamint az, hogy a legjobban benchmarkolhat vllalatok hozzfrhetsge mra mr korltozott vlt.
oldalak: 18/6
BENCMARKING
4.4.
Ez a sajt vllalatnak vagy funkciinak folyamatokra val lebontst s ezek benchmarkolst jelenti. Nem az a fontos, hogy a sajtunkhoz hasonl szervezetek folyamatait lltsa a benchmarking-tevkenysge kzppontjba, de mg az sem, hogy a mienkhez hasonl terleten mkdket vegye clba. A lnyeg az, hogy a kivl munkafolyamatokra sszpontostson, akrhol is tallhatak ezek, nem pedig egy adott szervezet vagy egy terlet zleti gyakorlataira. Elnye, hogy gyakran errl a terletrl erednek a robbansszer vltozsok tletei. A htrnya, hogy a fels vezets rszrl krltekint elksztst, nyitottsgot, kreatv alkalmazst s elktelezettsget ignyel.
4.5.
Benchlearning
Korszerbb vltozatainl elterjedt, hogy nem a versenytrsakat, hanem a sikeres cgek azon jellemzit vizsgljk, hogyan sajttottk el a helyes gyakorlatot.
oldalak: 18/7
BENCMARKING
5. A benchmarking folyamata
5.1. A benchmarking clok meghatrozsa, a projekt megtervezse
A legels feladat tulajdonkppen annak a meghatrozsa, hogy mit akarunk elrni, mik a szksges vltozsok, mi legyen a benchmarking clja, s ki legyen a benchmark plda. Ekkor kell kivlasztani, hogy mely terleten s melyik tevkenysgek krnyezetben szksges a javts. A kltsges s energiaignyes benchmarking folyamat clja csakis a kritikus, az zleti sikeressget meghatrozhat tnyezk kzl kerlhet ki. A legfontosabb tnyezk kivlasztsnl az albbi krdsek adhatnak tmpontok: Melyek a vevi elgedettsggel szorosan sszefgg krdsek? Mik az ismtld termelsi s mkdsi problmk? Melyek a termk legfontosabb, a megtlst meghatroz jellemzi? Hol veszlyeztetettek a cg piaci pozcii? Vannak-e kritikus tnyezk az ruforgsi sebessg, az ellts krdseiben? Hogyan valsthatak meg a teljestmnyjellemzk mrse? A nyeresg, a fedezet s a kltsgvisels sszefggsei a termkekkel. Annak ellenrzsre, hogy a lps vgrehajtsa sorn a legfontosabb szempontokra tekintettel voltunk-e, az albbi ellenrz krdsek megvizsglsa ajnlott: A clt a cg kldetsnyilatkozata s valdi kpessgei alapjn jelltk-e ki? (a meghatrozott clok rtelmesek-e s relisak-e) A kivlasztott clterlet valban kritikus sikertnyez-e? A benchmarking tanulmny trgynak s cljnak kivlasztsnl vizsgltk-e a vevk ltali elfogadhatsg szempont? Az sszehasonltshoz hasznlt "benchmark" kivlasztsa a legjobb gyakorlat kijellst, a legjobb gyakorlatot vgzk s az sszehasonltsra legalkalmasabb terletek megkeresst s a partnerek kivlasztst jelenti. Az sszevetsre alkalmas szinteket az elbbiek szerint megtallhatjuk bels szervezeti egysgben, kls versenytrsban, mkdsben, szervezetben vagy termkeiben analgit mutat szervezetben. Itt kell felmrni az adatok hozzfrhetsgt s meghatrozni a felmrend adatokat, az adatgyjtsi mdszereket s az sszehasonlthatsg vgiggondolsval.
oldalak: 18/8
BENCMARKING
Az sszehasonltsi pont kivlasztsa akkor sikeres, ha az albbi szempontok szerint is elfogadhatnak ltszik: A benchmarking folyamat fejlettsghez illeszkedik-e benchmarking tpus (bels, kls, funkcionlis, globlis)? a kivlasztott
Megvizsgltk-e a benchmarking szempontjbl szba kerl valamennyi lehetsget, hogy a legjobbak kivlasztsakor szmba vtelre kerltek-e? Az sszemrsre kivlasztott cgek a legjobb versenytrsak, vagy a funkcionlis szempontbl vezet cgek-e? Az els fzis teendi: a magas megtrlssel biztat alapvet zleti folyamatok meghatrozsa a konkrt benchmarkoland folyamat kivlasztsa a vlasztott folyamat tulajdonosnak meghatrozsa s rszvtelre brsa egy projekt-szponzor s a fontos rdekeltsggel brk kivlasztsa a fenti rdekeltsggel brk profiljnak s elvrsainak meghatrozsa a folyamatmenet s a teljestmnyrtk elemzse a folyamati rfordtsok s eredmnyek definilsa
5.
A projekt megtervezse
"A benchmarking jval komplexebb eljrs az nrtkelsnl. Sokfle mdja ltezik a benchmarkingnak - de sok csapdja is van, amelybe a tapasztalatlanok knnyen beleeshetnek. Elszr is tisztban kell lenni az elrend vgyakkal s clkitzsekkel, majd a helyes mdszer megvlasztsa kvetkezik. Sok vllalat akkor is a benchmarkinggal l, amikor ms, egyszerbb eljrsok hatkonyabbak lennnek. Ha a vezetsg mg ppen csak most ltott neki a minsgfejlesztsnek, akkor a buktatk sokkal knnyebben mutathatk ki az olyan hagyomnyos eljrsok segtsgvel, mint pldul az ok-okozati diagram, a vesztesgelemzs vagy a munkafolyamatok pontos feltrkpezse. Ha a vezetsg ismeri a megoldand
Vllalatirnyts VI. Benchmarking oldalak: 18/9
BENCMARKING
10
feladatokat, akkor helyesebb, ha egyenesen hozzlt a szksges intzkedsek megttelhez, semmint, hogy a benchmarking helytelen alkalmazsval fecsrelje el az idt, mg jobban felnagytva a problmkat. A benchmarkingnak akkor jn el az ideje, amikor a vllalatvezetsg gy rzi, hogy elgedett lehet a teljestmnyekkel. Ekkor mr felbecslhetetlen rtkek lesznek a kls ismeretek, amelyek figyelmeztetnek az nelgedettsgre, s tovbbi fejldsre sztnznek. Akkor is segt a benchmarking, ha a munkacsoportok mr nem kpesek jabb ttrsre a magasabb teljestmnyszintek elrse vgett." 1 A benchmark-plda keressre nyilvnvalan felhasznlhatjuk az internetes kereseszkzket, de elkpzelhet, hogy a kiszemelt "ldozat" elrhetsgvel tisztban vagyunk. Ebben a lpcsben taln legfontosabb annak a biztostsa, hogy a benchmarking-folyamat cge ms, mr eltervezett stratgiai lpseivel sszhangban legyen. Ezek lehetnek stratgiai fontossg termkfejlesztsi tervek, minsgi sznvonallal kapcsolatos elhatrozsok, marketing vagy fogyaszti kapcsolattartsi-tervek, illetve vonatkozhatnak a szervezetnek az emberi erforrsmenedzsment terleten elvgzend lpseire.
BENCMARKING
11
5.2.
A benchmarking-csoport megalaktsa
E lps clja, hogy egy vagy tbb, a benchmarking-projektet vgrehajt csoportot hozzunk ltre. Termszetesen, ha adatokon, folyamaton, vagy stratgin alapul megkzeltst hasznl, kevesebb idt fog ezen a lpcsn eltlteni, mintha embereken vagy embereken s stratgin alapult hasznlna. A msodik lpcs teendi: A csoport tagjainak kivlasztsa, kzvetlen jells vagy rdeklds kifejezsnek megfigyelsvel A lehetsges csoporttagokrl val konzultci a fontos rdekeltsggel brkkal. A csoporttagok feladatkreinek, szakrtelmnek s stlusnak egyenslybahozsa. Az sszes csoporttag benchmarking-gyakorlatra val felksztse. Az sszes csoporttag folyamatelemzsi technikkra val felksztse. Az sszes csoporttag kommunikcis, csoportdinamikai, kapcsolatteremt s trgyalsi kzsgnek fejlesztse.
A csapattagok kivlasztsa
A projekt mrete s idbeli terve alapjn tbb funkcit kell a benne rsztvevknek megvalstaniuk. Ennek alapjn az albbi cllal rdemes csoportokat kialaktani: egy vezet csoport, amely felgyeli a projekt menett, egy elkszt, vagy derkhad csoport, amely az adatgyjtssel s adatrtkelssel foglalkozik, szintzist kszt, ltogat csoport (vagy csoportok), mely a kls partnereknl a tnyleges adatgyjtst vgzi.
oldalak: 18/11
BENCMARKING
12
A fenti csoportok termszetesen alkalmilag vagy tartsan kzsen is dolgozhatnak. A benchmarking sikeressge alapveten a megfelel szemlyek bevonsn mlik. A szemlyek kijellsnl hasznlhat fontosabb szempontok az albbiak: szemlyes szellemi adottsgok, kpzettsg, a vlhet rdekeltsg, a csoporton belli egyttmkdsi kszsg.
5.1.
Clja a legjobb gyakorlatot folytat vllalatok megtallsa, hogy ezeket megnyerhesse benchmarking-partnereinek, valamint a sajt teljestmnyrl s gyakorlatrl val adatgyjts annak rdekben, hogy ezeket benchmarking-partnerei hasonl adataival rdemben sszevethesse. A harmadik fzis teendi: Az adatgyjts temezsnek meghatrozsa. Egy vgleges krdv vagy interjkeret kidolgozsa. Elsdleges kutatmunka (telefonos felmrs, postai ton trtn felmrs s interjk). A folyamati teljestmny figyelemmel ksrse s a teljestmnybeli klnbsgek elemzse. Mr ltez megfigyelsek igazolsa s egyrtelmv ttele rdekben tett ltogatsok. A ltogatst vgz csoporttagok megfigyelseinek rgztse a ltogatst kvet beszmolk alkalmval. A megfigyelseknek egy dokumentlt ltogatsi jegyzknyvben trtn sszegzse. A megfigyelsek eredmnyeinek benchmarking-partnereivel val megosztsa.
oldalak: 18/12
BENCMARKING
13
A felmrend adatok sszegyjtse a lehetsges s hatkony mdszerek segtsgvel. Ezek kzl jellegk szerint az albbiak klnthetek el egymstl: a bels forrsok (az interjk, a bels adatforgalombl elrhet informcik), a publiklt forrsok (szakkzlemnyek, nyilvnos mrlegek, reklmok, bemutatkozsok), a kls informcik (vevk vlemnye, szakmai szervezetek s tanstk szakmai szervezetek megtlse)
5.2.
A negyedik lpcs clja a benchmarking-partnereknl megfigyelt legjobb gyakorlat, illetve a sajt zleti folyamatai kztt szlelt eltrsek meghatrozsa s elemzse. A negyedik fzis teendi: A teljestmny-eltrseket kimutat adatok szerkesztse s grafikus formban trtn bemutatsa. A teljestmny kzs mrsi alaphoz val igaztsa. A jelenlegi teljestmny sszevetse a "benchmark"-kal. A teljestmnyklnbsgek elemzse s azok alapvet okainak meghatrozsa. A teljestmny hrom-t vre trtn elvettse. A "legjobb gyakorlat" esettanulmny stlusban trtn meghatrozsa. A folyamatfejlesztsre hatssal br "folyamat-elsegtk" meghatrozsa. A "folyamat-elsegtk" mibenltnek elemzse, a vllalati kultrhoz val alkalmazhatsguk meghatrozsa.
A teljestmny sszehangolsa
4.
Adatelemzs
A benchmark megtallsa
Az eltrsek kimutatsa
oldalak: 18/13
BENCMARKING
14
Ennek a mveletnek a sikeressge az albbi krdsek segtsgvel javthat: Azonosthatak-e a benchmarking eredmnyei alapjn a vgzett gyakorlatban klnbsgek? Kiderthetk-e, hogy pontosan mik ezek a klnbsgek? Meghatrozhat-e a teljestmnydeficit? Minsthet-e negatv vagy pozitv esetnek? Meg kell hatrozni azokat a folyamatokat, melyeken a gyenge pontok elhelyezkednek. Fel kell mrni az elmarads mrtkt. ssze kell hasonltani a jelen mkds mutatit a versenytrsakval, s meg kell vizsglni a tovbblps lehetsgeit a jelen llapot fenntartsa melletts a benchmarking ltal meghatrozott vltozsok tkrben. Ekkor nem a pillanatnyi elmarads, hanem a fejldsi lehetsgek figyelembevtelre van szksg. rdemes megvizsglni az albbiakat: A jvbeni teljestmnyszint elrevettse sorn figyelembe vettk-e a vrhat trendeket? Levontk-e a kvetkeztetseket a teljestmnydeficit tnybl?
oldalak: 18/14
BENCMARKING
15
A clok kitzse
5.
Cselekvs
Bevezets
oldalak: 18/15
BENCMARKING
16
A sikeressg felttele, hogy az albbi krdsekre pozitv vlaszokat kapjunk: Kell rszletessggel megvitattk-e az rintettek a rjuk vonatkoz tapasztalatokat? Kellen kiderlt-e, hogy miknt rik el az ipar legjobbjai a cscsteljestmnyeiket? Eljutottak-e az elrhet konszenzusszintig? Figyelembe vettek-e minden lehetsges s elfogadsra mlt mdszert? A beleegyezsen kvl eljutottak-e az elktelezds szintjre az rintettek a kitztt tennivalkkal kapcsolatosan? Kell rthetsggel fogalmaztk-e meg a benchmarking sorn megtallt legjobb gyakorlat bevezetend lpseit?
A bevezets
A legjobbnak tlt s elfogadtatott gyakorlatot bevezethet technikk (mdszerek) szintjn kell kidolgozni. Ki kell dolgozni a bevezets megtrlsi tervt, s ennek alapjn biztostani kell a forrsokat. A bevezetssel prhuzamosan el kell kezdeni a vltozsok mrst, hogy kpesek legynk a tervtl val eltrst rzkelni. A bevezets eszkztra: hltervek. folyamatbrk, statisztikai mdszerek. A terv sikeres bevezetshez nlklzhetetlen, hogy azok sszelltsa terjedjen ki: a beavatkoz tervek kell rszletessg megadsra, az idtervekre, a felelsk egyrtelm meghatrozsra, a szksges erforrsok mrtkre s a hozzrendels zkkenmentes biztostsra. A beavatkozsi terv biztonsgt nveli, ha elzetesen s menet kzben hatstanulmnyok kszlnek. Ezzel az hatatlanul bekvetkez negatv rszhatsok mrtke cskkenthet a szellemi teljestmnyek bevonsa segtsgvel. A bevezetsi idszak vgn sszefoglal rtkelsre van szksg, melynek sorn a szksges korrekcik hatrozhatak meg. A tapasztalatok honostsa sorn a megszerzett informcit a sajt vllalati teljestmny javtsra kell felhasznlni, hogy elgedetlensget vltson ki, s gy javtsra sztnzzn. A benchmarking csak akkor eredmnyez kzzelfoghat vltozsokat, ha alapos elemzsek utn, a szksges formban honosodik meg az j gyakorlat. Addig nem jelentkezhetnek elnyk, amg valamit nem csinlnak msknt, jobban.
oldalak: 18/16
BENCMARKING
17
A sikerhez az albbi krdsek szem eltt tartsa javallott: Biztostjk-e az tervek a teljestmnydeficit cskkentst . Vgrehajtottk-e az elrt tevkenysgeket? Bevondott-e a menedzsment s a pnzgyi ellenrzs a benchmarking folyamatba (pl. controlling) Vezettek-e be ellenrz folyamatokat a benchmarking cljainak teljeslsre?
oldalak: 18/17
BENCMARKING
18
oldalak: 18/18