PISANJE PREDLOGA PROJEKTA KORAK PO KORAK

Pisanje predloga projekta ili projektnog zahteva (project proposal, application) povezano je sa traenjem sredstava i deo je procesa traenja , prikupljanja sredstava (fundraising, grantseeking procedure) . ta mislite, ta ide prvo: pisanje projekta ili traenje donatora? Pisanje predloga projekta obino sledi nakon to smo identifikovali jednog ili vie potencijalnih donatora. Svi donatori, bili oni pojedinci ili velike fondacije imaju svoje specifine interese i prioritete, koje moemo podeliti na sledee kategorije: odreeno polje interesovanja (izgradnja civilnog drutva, obrazovanje..) odreena ciljna grupa (katolici, ene, beskunici..) odreeno geografsko podruje (istona Evropa, Afrika ) odreene vrste organizacija( bolnice, univerziteti, crkve) odreene namene (grantovi za opremu, za konferencije, ..)

Klju za uspeno prikupljanje sredstava su pozitivan pristup (ja mogu to da uradim). Ako od samog poetka sumnjate u uspeh,ako se plaite, ako se stidite zato to traite sredstva, verovatno neete uspeti. Ako ste optimista i ako u vaem predlogu ee koristite glagole mogu i hou nego moda, donator e vie verovatni u vau sposobnost uspenog izvrenja projekta. Postoje brojne predrasude koje vas onemoguavaju da budete uspeni u prikupljanju sredstava. Te predrasued su: 1. Donatori jedva ekaju da mi daju sredstva Naprotiv, u stvarnosti je traenje sredstava aktivan proces, gde vi istraujete i traite sredstva i ne ekate pasivno da vas donator nae. Va uspeh ili neuspeh zavise od toga da li ste prepoznali pravu ansu za donaciju ili ne! 2. to vie sredstava traim, vie u dobiti. Naprotiv - to je budet vei, tee je dobiti sredstva. Velika sredstva se obino daju organizacijama koje iza sebe imaju itav niz uspeno izvrenih projekata. Zato-ako ste mala i nova organizacija, ponite sa malim budetom. Vremenom ete izgraditi svoj kredibilitet koji e omoguiti dobijanje veih sredstava. Sa druge strane - ako imate mali projekat sa velikim budetom, dobiete verovatno manja sredstva nego to ste traili.

3. Ako jednom dobijem sredstva od donatora, garantovano u ih dobijati i u budunosti Ne oekujte da i sledei put automatski dobijete sredstva od vaeg donatora. Donatori vie vole ako imate mreu finansijske podrke koja vam omoguava nastavak vaeg projekta i rada. Prioriteti i interesi donatora se menjaju - nemojte se zato nikada oslanjanti samo na jednog. Pravilo Nita nije opasnije nego se oslanjati samo na jednog donatora i oekivati od njega doivotnu podrku. 4. Ako dobijem pare - one su moje i nikome ne polaem rauna o njima. Stvarnost je : donatori vam ne poklanjaju novac- oni sklapaju ugovor sa organizacijama iji projekti zadovoljavaju njihove potrebe i interese. Aplikacija ili projektni zahtev je stoga obavezujui ugovor izmeu vas i donatora. To znai da morate da sledite njihova pravila podnoenja finansijskog i narativnog izvetaja, obaveznog informisanja o svim izmenama u projektu itd. Ako elite napr. da kupite vozilo koje nije predvieno budetom, morate prvo konsultovati donatora. 5. Lai ili preuveliavanja poveavaju moje anse za dobijanje granta esto padamo u iskuenja da slaemo i preuveliavamo kod pisanja grantova nemojte to raditi , nikada se ne isplati. Dugotrajni i uspeni odnosi sa donatorima su uglavnom zasnovani na istini. Ako izgubite poverenje donatora, izgubiete i svoju reputaciju a moda ete morati i da vratite sredstva. Pravilo: Potenje je najbolja politika 6. Svoje ciljeve treba potpuno da prilagodim interesima i potrebama donatora. Nemojte svoje interese i potrebe nikada u potpunosti podrediti interesima donatora. Bolje je ako odredite svoje ciljeve i interese i onda ih prilagodite tako da odgovaraju interesima donatora. Pravilo je: Ne moete upravljati vetrom, ali moete podesiti jedra 7. Neuspeh je katastrofa U proseku samo izmeu 10-30% predloga dobija sredstva. Zato- ako je va predlog odbijen, ne uzimajte to tragino, ve ga primite kao iskustvo iz kojeg ste neto nauili i pokuajte ponovo. Ako je potrebno, pitajte donatora zato je odbio va predlog i ta da uradite sledei put. Pravilo: Ako ne uspete iz prve, uite iz iskustva i pokuajte ponovo! Prva faza procesa prikupljanja sredstava je istraivanje i identifikovanje pravog donatora. Zato je, kada govorimo o pisanju predloga vano, prethodno identifikovati

potencijalne donatore? Pre svega zato, to pre nego to se obratimo potencijalnom donatoru, treba da razmislimo i da odgovorimo na pitanja o tome ko smo mi, ta elimo da uradimo i za koga elimo da to uradimo. Potrebno je da utvrdimo vezu koja postoji izmedju nae organizacije, naeg projekta i donatora. Kako bi definisali ovu vezu, treba prethodno da odgovorimo na sledeih osam pitanja: O kom problemu ili potrebi se radi Koja je ugroena populacija/ciljna grupa O kom se geografskom podruju radi Reenje problema Vrsta projekta Trajanje projekta Iznos budeta Karakteristike vae organizacije

Kada ste odgovorili na sva ova pitanja, znaete kakav je va projekat i znaete i kakvog donatora treba da traite. Za pronalaenje donatora vam mogu posluiti podaci na internetu ali i razni direktorijumi. Ako ste identifikovali najmanje tri potencijalna donatora, obratite im se lino ili pismeno i traite od njih obrasce za aplikaciju (application forms) ili uputstva za pisanje aplikacija. Ako je potrebno, nazovite odgovorno lice i traite dodatne podatke. Sve ovo e vam pomoi da vau aplikaciju to vie prilagodite potrebama i interesima donatora. Vano je znati da traenje donatora i pisanje aplikacija zahteva mnogo vremena. Ne moete npr. sesti i napisati aplikaciju za velik projekat u jednom danu. Aplikaciju treba podeliti na vie delova (o tome e biti rei) i zatim svaki razraivati za sebe, zatim se ti delovi uporeuju, prilagoavaju kako bi se obezbedila najbolja mogua prezentacija vaih ideja. Dobra vest je naravno ta da e vam za svaku narednu aplikaciju trebati manje vremena i napora, zato to ete znati vie o najteim delovima kao to su odreivanje ciljeva i pisanje budeta . Neke delove vae aplikacije kao to su predstavljanje organizacije moete ponavljati.

KAKO NAPISATI DOBAR PREDLOG PROJEKTA?

Predlog projekta najee obuhvata sledeih 11 komponenti: 7 8 9 10 Propratno pismo ( Cover Letter) Naslovna strana (Title Page) Sadraj (Table of Contents) Rezime, Saetak (Summary)

11 12 13 14

Uvod (Introduction) Definicija problema ,izjava o potrebama (Statement of Need, Problem ) Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives) Program i metod ,metodologija sa vremenskim planom (Methodology with Timetable) 15 Evaluacija (Evaluation) 16 Budet (Budget) 17 Aneksi (Appendix) 18 Propratno pismo (Cover letter) je prvi dokument koji e donator proitati. Po sadraju je slian rezimeu projekta, stim da treba da izbegavate ponavljanje. Propratno pismo: treba da bude upueno (adresirano ) odreenoj osobi ponite sa razlogom obraanja donatoru navedite ukupnu cenu projekta opiite kratko o kojoj vrsti projekta se radi i cilj projekta objasnite zato je ovaj projekat prioritetan za vau organizaciju na kraju navedite ime osoba za budue kontakte neka propratno pismo potpie osoba koja ima najveu funkciju u vaoj organizaciji

19 Naslovna strana (Title Page): Predlaemo da ponete sa : Predlog upuen... (Proposal to..) i naziv donatorske organizacije kojoj se upuuje predlog, zatim sledi Naziv projekta (project title) i na kraju Naziv i adresa vae organizacije ( Submitted by...) Npr. Proposal to: Balcan Community Initiatives Fund c/o 21 Barbauld Road London N16 OSD, UK Tel/Fax +44 (0)171 249 7337 Project Title: Submitted by: Ditrikt 0230 Trg srpskih dobrovoljaca 23 NGO CENTER I KIKINDA

23300 Kikinda, FRY tel/fax: +382 23026 573 20 Sadraj (Table of Contents) proverite samo da li broj stranica odgovara sadraju (ukoliko va projekat ima svega nekoliko stranica, onda sadraj nije neophodan). 21 Saetak, rezime (Summary) Rezime je deo predloga koji se ita prvi, ali se pie tek na kraju. Ovo poglavlje itaocu treba da objasni o emu se radi i ta sledi u nastavku. Kljuna stvar je da rezime da kratko i jezgrovito objanjenje sutine projekta. Ovaj deo treba da ukljui: Ko ste vi (pravni status vae organizacije) Svrha postojanja vae organizacije (misija) Ukupan iznos projekta prepisan iz budeta Vrsta projekta i cilj projekta Lokaciju projekta Vremenski period za koji se trae sredstva - vreme trajanja projekta

Ako u uputsvima donatora nije drugaije odreeno, ograniite duinu ovog dela predloga na 250 do max. 500 rei. Napr. PHARE Democracy Programme zahteva da rezime ne bude dui od osam redova. 22 Uvod (Introduction) Ovaj deo predloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svoj kredibilitet kod donatora. Opte je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne zna o vaoj organizaciji i obavezno ukljuite i sledee podatke: misija i svrha postojanja vae organizacije datum osnivanja vae organizacije nagrade i ostala priznanja koja ste primili za svoj dosadanji rad projekti i programi koje ste uspeno realizovali opis vae ciljne grupe izvori vaeg finansiranja (lista donatora) visina vaeg budeta za tekuu godinu neto po emu ste jedinstveni ili po emu se razlikujete od ostalih

Nakon budeta, uvod je najvie analizirano poglavlje vaeg predloga. Stoga je va cilj, da u ovom poglavlju rasprite sve mogue sumnje ili nedoumice donatora u pogledu vae sposobnosti da izvrite zadatke i upravljate dobijenim sredstvima. Ako ste ovo poglavlje dobro napisali, donator e biti uveren da ete ovaj projekat realizovati sa istim uspehom kao i prethodne.

Novoformirane organizacije e naravno imati problema, kako da piu o svojim iskustvima i uspesima. U tom sluaju preporuujemo kupovinu ili pozajmljivanje kredibiliteta od neke druge organizacije. Drugim reima, moda je bolje ako za sredstva konkurie iskusnija partnerska organizacija, koja ima vee anse da dobije grant. U tom sluaju, dogovorite se sa njima, da vam oni kao podizvoau ustupe veinu projektnih aktivnosti , to e vam pomoi da steknete iskustvo i ponete da izgraujete svoju reputaciju koja je neophodna za uspeno traenje grantova. 23 Definicija problema, iskaz o potrebama (Statement of Need) - ovo poglavlje se esto naziva i Problem definition ili Needs assesed U ovom poglavlju elite da odgovorite na dva pitanja: ta je to to se deava u vaem okruenju(lokalnoj zajednici) i Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio? U ovo poglavlje treba da ukljuite detaljne demografske i statistike podatke koji e itaocima jasno predstaviti obim i veliinu problem. Dokumentacija je kljuna re u ovom odeljku. Moete ukljuiti sledee: opis ciljne grupe ili lokalne zajednice statistike podatke koji e dokumenatovati postojanje problema (navesti i izvore podataka) rezultate istraivanja, evaluacija, studija citate ili izvode iz zvaninih dokumenata (UN, ministarstva itd.) metode koje su koriene za utvrivanje potreba/problema urgentnost problema i ta e se desiti ako se sada nita ne preduzme ostale organizacije koje se trenutno bave reavanjem ovih potreba/problema Pored toga to dokazujete znaaj problema, treba da ukaete i na potrebu za vaim odreenim projektom. Drugim reima, iz analize problema, italac treba da nasluti i predvidi vae metode i strategije za reavanje problema. Vano je da zapamtite i sledee: izbegavajte iskaze o problemu koji su napisani suvie uopteno, uz koritenje fraza kao to su malo se zna o..., ili nedostaju informacije o ..., ili "opte je poznato", "svi znaju". 24 Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives) Nakon opisivanje problema, sada izlaete kakav e biti rezultat vaih napora i kako e se to odraziti na ciljnu grupi i problem. Ova promena kojoj teite moe da se izrazi i prikae kroz ciljeve i zadatke

vaeg projekta. ta su ciljevi i zadaci? Ciljevi su uopteni krajnji rezultati, koji su tee merljivi. Ciljevi ukljuuju PROMENU koju elite da ostvarite kod vae CILJNE GRUPE, poput: Ovim projektom se tei iskorenjivanju tetanusa u Junobakom okrugu. Poveanje svesti studenata Beograda o SIDI, putem edukacije Osposobljavanje studenata za organizovanjem kurseva raunara koritenje IBM raunara,

Za razliku od ciljeva, zadaci su specifini i merljivi iskazi koji su relevantni u odnosu na problem i na va cilj, i dostini su u datom vremenskom periodu. Ili jo preciznije : zadaci treba da kau ta ete uraditi, kada, na koji nain (MUDRO postavljeni). Primeri merljivih zadataka su: U toku narednih 6 meseci, organizovaemo poetni kurs raunara za 25 studenata Uica, dva puta nedeljno po dva asa. Otvoriemo savetovalite za ene rtve nasilja, koje e raditi svakim radnim danom od 9 do 20 sati, koje e pruati psiholoke, terapeutske i pravne usluge, u trajanju od godinu dana.

8. Program i metod, metodologija sa vremenskim planom (ovo poglavlje se esto naziva i Aktivnosti projekta) - Metodology with Timetable /Activities Poto ste u prethodnim poglavljima opisali problem i promenu koju elite da izvrite, sada treba da objasnite kako ete operativno izvriti te zadatke. Ovde je izuzetno vana preglednost, korienje grafike, ilustracija, ema i dijagrama koji treba da ilustruju ta e se desiti za vreme trajanja vaeg projekta. Poto je to detaljan opisa realizacije vaeg projekta, to e najee biti i najdue poglavlje predloga projekta. Izmeu ostalog, preporuujemo vam da opiete: odgovornost vaeg osoblja ( ko e izvetavati, ko e vriti kontrolu id.) koja je funkcija upravnog odbora, savetnika, itd. ukljuivanje volontera uloga ciljne grupe u vaem projektu kako ete rukovati dobijenim sredstvima lokacija i opis mesta projekta vreme implementacije projekta distribicija resursa

alternativne metode za sluaj potrebe

Preporuujemo vam da u cilju vizuelizacije projekta, napravite vremenski plan - tabele i dijagrame koji e prikazati vreme potrebno za realizaciju svih aktivnosti. 9. Evaluacija (Evaluation) Svaki predlog projekta mora da sadri i poglavlje o evaluaciji , koji e opisati kako e se utvrditi uspeh ili neuspeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka . Ako su vai ciljevi dobro formulisani a vai zadaci specifini i merljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tano znate ta treba evaluirati. U ovom poglavlju treba da : odredite ko e uraditi evaluaciju i zato ta e se evaluirati i kada (ciljevi, zadaci) postavite indikatore-pokazatelje objasnite metode koje ete koristi kod evaluacije (test, istraivanje, upitnici, intervjui, posmatranje itd...). vodite rauna da izbor metoda zavisi od indikatora navedite kada e izvetaj o evaluaciji biti napisan

9a. Budue finansiranje (Future Funding ) - ponekad se naziva i Follow up tj. nastavak projekta) Donator oekuje od vas da ve imate neku strategiju za nastavak i budue finansiranje projekta. Donator naravno ne trai da mu date apsolutnu garanciju da moete da obezbedite sredstva i u budunosti, ve ga vie interesuje da li imate alternativni lokalni izvor prihoda. Stoga budite to odreeniji. Tu moete spomenuti: obeanja drugih agencija ili organizacija kako i kada e vaa organizacija pokriti neke od trokova aspekt odrivosti projekta ostle potencijalne izvore podrke itd..

Zapamtite: traenje grantova je samo jedna od mnogih opcija za finansiranje projekta. Za mnoge NVO u SAD grantovi predstavljaju relativno mali deo njihovog budeta. Oni se najee oslanjanju na velik broj malih donacija. Ostali izvori prihoda mogu biti: lokalna preduzea bogati pojedinci lanarine prodaja promotivnog materijala poput majica, postera, videofilmova,kalendara

publikacije: bilteni, broure pruanje usluga -treninzi, seminari id.

10. Budet (Budget) U budetu se detaljno prikazuju svi trokovi projekta. Ako je potrebno, treba dati i narativno objanjenje pojedinih stavki. Budet se obino deli na tri kolone: 1. traeno (requested) - to je ustvari iznos koji traite od donatora kome se obraate ovim predlogom 2. uee u trokovima / podela trokova na vie donatora (cost sharing) - to je planirano uee drugih donatora u ukupnim trokovima 3. ukupno (total) - to je zbir prve dve kolone Va budet mora biti tako napisan, da prui sve odgovore na mogua pitanja donatora. U budetu ne sme biti nikakvih iznenaenja ni novina - on proizilazi iz svega onoga to je napisano u prethodnim poglavljima, naroito iz aktivnosti. Ne smete traiti sredstva za neku aktivnost, koja ve nije opisana u projektu. Napr. ako u aktivnostima niste naveli transport, nemojte u budetu traiti sredstva za novi minibus! Ovo su jo neki saveti za sastavljanje budeta: podelite budet na personalne (lini dohoci i honorari osoblja ..) i nepersonalne trokove- personnel costs & non-personnel costs izbegavajte uoptene kategorije kao razliito, ostalo neka opis svake stavke u budetu bude to detaljniji, tako da ne zahteva posebno objanjenje indirektne trokove (to su nepredvieni ili hitni izdaci vezani za projekat - napr. ako imamo projekat koji predvia kupovinu novih raunara bie potrebno kupiti diskete, softver, angaovati nekoga da instalira raunar itd- poto ne moemo direktno da predvidimo visinu ovih trokova, uzima se odreen procenat od vrednosti raunara) ograniite na 10-30% ukupnih trokova

4. Aneksi (Appendix) Sve ono to bi donatora interesovalo, a ne treba da se nalazi u predlogu projekta , treba dati u aneksu. U aneksu se najee nalazi: sertifikat o vaem pravnom statusu (reenje o registraciji vae NVO) organizaciona ema vae NVO spisak lanova upravnog odbora

pismo podrke CV vaeg osoblja ili konsultanata opis poslova za vae osoblje statistiki podaci, tabele, grafikoni izvetaj o reviziji vaih finansija evaluacioni instrumenti, kao to su upitnici i testovi novinski lanci, programi, broure profakture ili cenovnici za traenu opremu, nametaj