TATACARA ASET ALIH KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA BAB F

TAFSIRAN KEHILANGAN

KEHILANGAN bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.

TAFSIRAN HAPUSKIRA

Hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang.

TAFSIRAN PEGAWAI PENGAWAL

Pegawai Pengawal ialah:

Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan

TAFSIRAN KETUA JABATAN

Ketua Jabatan termasuk:

ketua sesuatu cawangan, daerah, daerah kecil, pejabat atau pejabat wilayah.

OBJEKTIF

Hapus kira aset kerajaan bertujuan untuk:(a) (b) (c) Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset; Menyelaraskan rekod aset; Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan; dan Membolehkan tindakan surcaj atau tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

(d)

KUASA MELULUS PERINGKATAN PERBENDAHARAAN

(a)
(b)

Nilai perolehan asal satu aset melebihi RM50,000 atau keseluruhannya melebihi RM500,000.
Peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal: Telefon bimbit, walkie talkie, kamera digital, kamera video, komputer riba, palmtop/pocket PC, Personal Digital Assistant (PDA),LCD Projektor, Pemain CD/DVD dan smartphone.

(c)

Melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai awam tanpa mengira nilai perolehan asal.

KUASA MELULUS PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

(a) Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT; dan (b) Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus kira hendaklah berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA

Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan bertanggungjawab sebagai Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira.
(a) Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang Melalui Daftar Harta Modal (Kew. PA-2) dan Daftar Inventori Kew. PA-3. Mendapatkan Laporan Awal Kew. PA-28 daripada Ketua Jabatan. Mengemuka Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal. Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan contoh format Kew. PA-29.

(b) (c) (d)

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA

(e) Mendapatkan hasil siasatan polis.

(f)
(g) (h) (i)

Mendapatkan Laporan Akhir Kew. PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat.

Mengemuka Laporan Akhir bagi mendapat ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal. Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur. Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun hasil penyiasatan polis belum diperolehi.

URUS SETIA KEHLANGAN DAN HAPUS KIRA

(j) Memaklum keputusan kepada Ketua Jabatan untuk kemaskini rekod daftar aset.

(k)

Memaklum syor surcaj atau tatatertib kepada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
Mendapatkan Sijil Hapus Kira Kew. PA-31 daripada Kuasa Melulus dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan hapus kira. Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urus Setia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkan kepada Perbendaharaan. Menyedia dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib Kew. PA-32 ke Perbendaharaan tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.

(l)

(m)

(n)

PROSES HAPUSKIRA
1. Melaporkan Kehilangan (a) Pegawai mengetahui kehilangan melaporkan kepada Ketua Jabatan dengan serta merta. Ketua Jabatan atau pegawai yang bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku hendaklah melaporkan kepada Polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

(b)

2. Laporan Awal Kew. PA-28

(a) Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kehilangan yang melibatkan seorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya di peringkat Kementerian/ Ibu Pejabat

(b)

Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku hendaklah dengan segera dalam tempoh 2 hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada: (i) (ii) Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku; dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan

(c)

Salinan Laporan Awal hendaklah dihantar kepada Ketua Setiausaha Kementerian, Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

3. Jawatankuasa Penyiasat
(a) Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan Kew.PA-29 dengan segera dalam tempoh 2 minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani. (b) Keanggotaan: (a) (b) Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan daripada bahagian/unit yang sama; pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat;

(c)

Sekurang-kurangnya 2 orang ahli di mana pegawai lebih kanan sebagai Pengerusi.

3. Jawatankuasa Penyiasat
(c) Bagi kehilangan yang berlaku di luar Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat.

4. Tugas Dan Tanggungjawab Jawatankuasa Penyiasat

1. Menjalankan siasatan dengan segera selepas perlantikan, 2. Memeriksa sendiri tempat kejadian, 3. Meneliti Laporan Polis yang dibuat mengenai kehilangan, 4 Memeriksa rekod-rekod mengenai aset yang hilang, 5. Memastikan sama ada Tatacara Pengurusan Alih(TPA) dan Arahan Keselamatan dipatuhi, 6. Mengenalpasti kelemahan yang wujud, 7. Mengesyorkan langkah-langkah keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan. 8. Menyedia dan menandatangani Laporan Akhir.

5. Laporan Akhir KEW. PA-30

(a) Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemuka kepada Urus Setia Kehilangan dan Hapus kira dalam tempoh 2 bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada. (b) Urus Setia Kehilangan dan Hapus Kira mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal.

Sambungan
(c) Laporan Akhir hendaklah disertakan dengan dokumen sokongan seperti salinan Daftar Harta Modal/ Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan dokumen berkaitan ke Perbendaharaan. Laporan Akhir perlu dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.

(d)

Sambungan
(e) Pegawai Pengawal setelah berpuas hati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk: (i) Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib; dan Menandatangani sendiri syor dan ulasan.

(ii)

(iii)

Sambungan
(f) Sekiranya Pegawai Pengawal tidak berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula.

(i)

Mengarahkan siasatan semula oleh Jawatankuasa Penyiasat sedia ada; atau

Melantik Jawatankuasa Penyiasat yang baru untuk menjalankan siasatan.

(ii)

Sambungan
(g) Laporan Akhir yang lengkap dengan syor dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh 4 bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

TINDAKAN KEMENTERIAN/ JABATAN SELEPAS KELULUSAN

(a) (b) Kelulusan hapus kira dicatatkan dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset Kew. PA-31 dalam tempoh 1 bulan dari tarikh kelulusan. Syor Surcaj/Tatatertib hendaklah di bawa ke Pihak Berkuasa Tatatertib (PBT) Kementerian/Jabatan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

(c)

(d)

Maklumkan keputusan PBT ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh 9 bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.

MUSTAFA IBRAHIM SMK DATOK LOKMAN JALAN KG. PANDAN 55100 KUALA LUMPUR TEL: 03-92858754 (P) TEL: 013-3076084(H/P)