CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

OBJEKTIF:

Objektif Am :
Memahami definisi bahan mentah, tatacara kawalan, perekodan bahan mentah dan pengisuan bahan mentah. Memahami kaedah-kaedah penilaian stok, tatacara memperakaunkan bahan dan kebaikan dan kelemahan kaedah penilaian stok. Memahami kaedah-kaedah penilaian stok, tatacara memperakaunkan bahan dan kebaikan dan kelemahan kaedah penilaian stok.

Objektif Khusus :
Di akhir unit ini anda akan dapat : 1. Menyenaraikan fungsi-fungsi jabatan belian 2. Menerangkan tentang tatacara pembelian, penyimpanan dan pengisuan bahan. 3. Menerangkan tentang organisasi stor dan kawalan stok. Di akhir 4. Mengira kos bahan yang diisukan dan nilai stok akhir menggunakan kaedah-kaedah Masuk Dahulu Keluar Dahulu, Masuk Kemudian Keluar Dahulu dan purata wajaran. 5. Menyediakan catatan perakaunan bagi bahan yang diisukan 6. Menerangkan kebaikan BAHAN MENTAH DAN dan kelemahan setiap kaedah penilaian stok. ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

INPUT
4.0 Pengenalan Bahan mentah adalah bekalan yang dibeli daripada sumber luar dan digunakan dalam menghasilkan keluaran untuk dijual. Bahan dapat dikelaskan kepada bahan langsung dan bahan tidak langsung. Bahan harus sedia ada dan diperolehi sebelum pengeluaran bermula. Ia harus dipesan, diterima, disimpan, diisukan dan dikawal secara berterusan. 4.1 Fungsi jabatan belian, tatacara pembelian, tatacara penyimpanan dan tatacara pengisuan i. Fungsi Jabatan Belian Jabatan belian memainkan peranan penting dalam kawalan bahan mentah yang menyumbangkan sebahagian besar daripada kos pengeluaran. Oleh yang demikian jabatan belian mempunyai fungsi fungsi berikut : a. Menentukan kuantiti dan spesifikasi bahan yang tepat yang harus dibeli apabila diperlukan setelah mendapat kelulusan. b. Menentukan pemilihan pembekal yang bersesuaian dan cekap. c. Memastikan bahan diterima tepat pada masanya. ii. Tatacara Pembelian Bahan Mentah Tatacara pembelian bahan mentah yang cekap adalah penting kerana sejumlah besar wang dibelanjakan dalam pembelian bahan. Pembelian bahan dilakukan oleh jabatan belian. Tatacara pembelian bahan adalah berbeza antara satu organisasi dengan organisasi yang lain. Walau bagaimanapun tatacara pembelian secara umum adalah seperti berikut : 1. Jabatan belian menerima tuntutan pembelian daripada : Penjaga stor Kawalan stok Kawalan pengeluaran. Pengurus jabatan.

Tuntutan pembelian yang dikemukakan hendaklah menyatakan kuantiti, spesifikasi bahan dan kod bahan.

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

2. Jabatan belian akan mencari pembekal yang sesuai berdasarkan rekod-rekod yang sedia ada, direktori, persatuan peniaga dan lain-lain. 3. Jabatan belian akan membuka tender dengan menghantar borang tender kepada pembekal-pembekal. Borang tender mestilah menyatakan maklumat-maklumat terperinci tentang bahan yang diperlukan. 4. Jabatan belian akan menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal. 5. Menilai pembekal-pembekal berdasarkan sebut harga yang dikemukakan. 6. Membuat pesanan pembelian Jabatan belian akan membuat pesanan pembelian dengan menghantar pesanan belian kepada pembekal yang telah dipilih. Pesanan belian dibuat dalam beberapa salinan untuk: Pembekal Jabatan yang menerima bahan Jabatan akaun Jabatan yang membuat tuntutan pembelian asal Jabatan belian failkan. 7. Penerimaan bahan daripada pembekal oleh jabatan penerimaan.

iii. Tatacara Penyimpanan Penyimpanan bahan yang cekap adalah penting kerana ia boleh menyumbangkan kepada kecekapan operasi sesebuah organisasi. Tugas penjaga stor adalah termasuk : i. Pengisuan bahan yang diperlukan oleh pihak-pihak tertentu dengan cekap. ii. Penerimaan bahan daripada pihak luar dan dalam organisasi. iii. Menyusunatur bahan yang disimpan dengan teratur bagi memastikan bahan senang dicari dan dikenalpasti dengan cepat. iv. Mengatur pemeriksaan stok sama ada dengan menggunakan asas berterusan atau berkala untuk membekalkan nilai stok yang tepat apabila diperlukan. v. Mengawal bahan dalam stor daripada kerosakan. vi. Mengawasi keselamatan stor daripada berlaku kecurian atau kebakaran. Apabila penjaga stor menerima bahan ia akan memasukan bahan ke dalam bin / tong atau meletakan bahan di atas rak. Bahan yang diterima akan dicatatkan dalam kad bin (Rajah 4.1) yang dilekatkan pada bin atau rak. Catatan juga akan dibuat pada kad bin apabila bahan diterbitkan dari stor. Oleh yang demikian sebarang pergerakan stok akan dicatatkan di dalam kad bin.

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

KAD BIN Kod Bahan : Keterangan : No Bin : Tingkat Stok Maksimum : Tingkat Stok Minimum : Tingkat pesanan semula : Terbitan No Tuntutan Baki Kuantiti Audit Tarikh Tanda tangan

Peneriman Tarikh No. Kuantiti NPB

Tarikh

Kuantiti

Rajah 4.1: KAD BIN Apabila bahan diperlukan oleh sesebuah jabataan, maka jabatan tersebut mestilah menyerahkan satu nota tuntutan bahan (Rujuk rajah 4.2) yang telah disahkan kepada penjaga stor. Penjaga stor akan mengeluarkan bahan dan membuat catatan di dalam kad bin. Buat pesanan belian kepada pembekal

Stor

Buat tuntutan belian kepada

Jabatan belian

Hantar kepada stor

Pembekal terima pesanan Jabatan penerima Hantar bahan kepada jabatan penerima

Rajah 4.2: Ringkasan pembelian bahan

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

NOTA TUNTUTAN BAHAN Jabatan : No Kerja : Pusat Kos No Kad Bin Folio Lejar Stor : Kod Kuantiti Keterangan No Siri : Tarikh :

Harga

Kos

Dikeluarkan oleh : Dibenarkan oleh : Dihargakan oleh : Disemak oleh : Ruj. Pejabat Kos : Rajah 3.3: NOTA TUNTUTAN BAHAN Apabila berlaku pemulangan bahan ke stor, ia akan disertakan dengan satu nota pulangan bahan (lihat rajah.3.4). Butir-butir nota pulangan bahan akan dicatatkan di dalam kad bin oleh penjaga stor.

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

NOTA PULANGAN BAHAN Jabatan yang menerbitkan : Dari No Kerja : No Kad Bin Folio Lejar Stor : Kod Kuantiti Keterangan No Siri : Tarikh :

Harga

Kos

Diterima oleh : Disahkan oleh :

Dikeluarkan oleh : Dibenarkan oleh : Dihargakan oleh : Disemak oleh : Ruj. Pejabat Kos : Rajah 3.4: NOTA PULANGAN BAHAN

iv. Tatacara pengisuan bahan Pengisuan bahan mestilah dilakukan dengan betul setelah mendapat pengesahan dan jumlah bahan yang diterbitkan hendaklah direkodkan dalam kad bin. Apabila penjaga stor menerima nota tuntutan bahan, ia akan memeriksa ketepatan dan pengesahan yang dilakukan dan jika beliau berpuas hati bahan akan diisukan. Nota tuntutan bahan akan disimpan oleh penjaga stor dan dia akan merekodkan tarikh pengisuan. Seterusnya akan menghantar nota tuntutan bahan kepada jabatan kos bagi penetapan harga dan mencajkan ke akaun kos.

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

AKTIVITI 3A

UJI KEFAHAMAN ANDA SEBELUM ANDA MENERUSKAN INPUT SELANJUTNYA. SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUM BALAS DI HALAMAN BERIKUT. 3.1 Senaraikan fungsi jabatan belian. Jawapan :

3.2

Senaraikan tatacara pembelian bahan mentah.

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

MAKLUMBALAS 3A

Anda hanya boleh berpindah ke input selanjutnya jika anda dapat menjawab kesemua soalan dalam aktiviti 3A
3.1 Fungsi jabatan belian ialah : a. Menentukan kuantiti dan spesifikasi bahan yang tepat yang harus dibeli apabila diperlukan setelah mendapat kelulusan. b. Menentukan pemilihan pembekal yang bersesuaian dan cekap. c. Memastikan bahan diterima tepat pada masa. 3.2 Tatacara pembelian bahan adalah seperti berikut : a. Sumber permintaan asal daripada penjaga stor, ketua jabatan kawalan pengeluaran dan kawalan inventori. b. Menyediakan tuntutan belian dengan menyatakan kuantiti, kualiti/spesifikasi dan kod bahan. c. Membuat pemilihan pembekal berdasarkan kepada rekod sedia ada, direktori, persatuan perdagangan dan lain-lain.

Perhatian!

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

d. Membuka tender - menghantar tender kepada pembekal-pembekal dengan menyatakan secara terperinci tentang bahan yang diperlukan. e. Menerima sebut harga daripada pembekal-pembekal. f. Membuat pemilihan pembekal. g. Membuat pesanan pembelian. h. Menerima barang dan invois.

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

10

INPUT

3.2 Organisasi stor dan tatacara kawalan stok 3.2.1 Organisasi stor Bentuk organisasi stor boleh dibahagikan kepada dua : i. Stor berpusat Iaitu satu pusat yang mengendalikan pembelian dan pengawalan bahan bagi satu organisasi. Kebaikan stor berpusat. a. b. c. d. e. f. Tahap stok purata adalah rendah. Kurang risiko penindanan bahan. Kawalan yang lebih baik. Ia adalah lebih selamat. Ia dapat mengurangkan paper work. Kakitangan mempunyai kepakaran dalam pembelian bahan.

Kelemahan stor berpusat. a. Tidak sesuai jika mempunyai jabatan atau cawangan. b. Mengambil masa yang lama untuk memperolehi bahan. c. Kos pengangkutan yang tinggi untuk menghantar bahan ke cawangan. ii. Stor tidak berpusat. Iaitu setiap jabatan atau cawangan akan mengendalikan pembelian dan penyimpanan bahan secara bersendirian.

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

11

3.2.2 Tatacara kawalan stok Satu sistem kawalan bahan yang baik adalah dapat sentiasa membekalkan bahan secara cekap dan tidak mengganggu proses pengeluaran. Kawalan bahan cuba mengurangkan pelaburan dalam stok ke tahap terendah selari dengan keperluan pengeluaran. Sistem ini melibatkan perekodan dan penyeliaan tahap stok, ramalan keperluan bahan dan membuat keputusan bila dan bagaimana untuk membuat pesanan. Objektif utama kawalan stok adalah untuk meminimakan jumlah kos berkaitan dengan stok. 1. Tingkat stok Salah satu daripada tujuan kawalan stok ialah untuk memastikan bahawa tidak terdapat risiko menyimpan stok yang berlebihan atau stok yang berkurangan. Untuk mengelakkan daripada keadaan ini organisasi menggunakan sistem tingkat stok untuk menentukan tingkat pesanan semula, serta kuantiti maksimum dan minimum yang harus disimpan. Penjaga stor akan berpandukan kepada ketiga-tiga tingkat tersebut untuk menentukan jumlah yang harus dipesan. a. Tingkat pesanan semula Iaitu tingkat di antara tingkat stok maksimum dan minimum. Pada tingkat ini tuntutan untuk bekalan bahan yang baru akan dilakukan. b. Tingkat stok minimum (Stok penimbal) Iaitu kuantiti stok yang paling rendah dibenarkan. c. Tingkat stok maksimum. Iaitu kuantiti bahan maksimum yang harus disimpan. Pengiraan untuk ketiga-tiga tingkat berkenaan dapat ditujukkan seperti berikut : Contoh; Maklumat-maklumat berikut adalah mengenai bahan XYZ bagi bulan Januari. Penggunaan Purata Penggunaan minimum Penggunaan maksimum Tempoh pesanan semula Kuantiti pesanan ekonomi (EOQ diandaikan ) 100 unit 60 unit 130 unit 20 26 hari 4000 unit

i. Tingkat pesanan semula = Penggunaan maksimum x Tempoh pesanan semula maksimum

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

12

= 130 x 26 = 3,380 unit. ii. Tingkat Minimum = Tingkat pesanan semula (Penggunaan purata x Tempoh pesanan semula purata)

= 3,380 (100 x 23 ) = 3,380 2,300 = 1,080 unit. iii. Tingkat maksimum = Tingkat pesanan semula + EOQ (Penggunaan Minimum x Tempoh Pesanan Semula minimum) = 3,380 + 4,000 (60 x 20) = 6,180 unit. 2. Kuantiti pesanan ekonomik (EOQ) Kuantiti pesanan ekonomik membolehkan sesebuah organisasi mengawal pelaburan ke atas bahan. Kuantiti pesanan ekonomi digunakan untuk menentukan berapa banyak bahan harus dipesan. Kuantiti pesanan ekonomi ialah kuantiti yang paling ekonomi yang harus dipesan. Ia membolehkan kita mencapai suatu saiz pesanan yang dapat meminimumkan jumlah kos stok, ia itu kos penyimpanan dan kos pemegangan. Tingkat keseimbangan ini boleh ditentukan dengan menggunakan formula __________ / 2 UO EOQ = /------IC Di mana U adalah unit penggunaan tahunan O adalah kos membuat pesanan I adalah peratusan kos penyimpanan stok C adalah kos seunit bahan.

Contoh: Pengiraan Kuantiti pesanan ekonomi (EOQ) Unit penggunaan tahunan Kos membuat pesanan 6,000 unit RM 30.00

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

13 20% RM 5.00

Kos penyimpanan sebagai peratusan daripada stok Kos seunit bahan Unit kuantiti pesanan ekonomi __________ / 2 UO EOQ = /------IC __________ / 2 x 6000 x 30 = /----------5 x 20% __________ / = / 360 000 = 600 unit.

Oleh yang demikian EOQ adalah 600 unit dan bilangan pesanan setahun ialah 10 kali (6000 unit / 600 unit)

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

14

AKTIVITI 3B

UJI KEFAHAMAN ANDA SEBELUM ANDA MENERUSKAN INPUT SELANJUTNYA. SILA SEMAK JAWAPAN ANDA PADA MAKLUM BALAS DI HALAMAN BERIKUT. 3.3 Senaraikan kebaikan stor berpusat.

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

MAKLUMBALAS 3B

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

15

Anda hanya boleh berpindah ke input selanjutnya jika anda dapat menjawab kesemua soalan dalam aktiviti 3B
3.3 Kebaikan stor berpusat. a. Tahap stok purata adalah rendah. b. Kurang risiko penindanan bahan. c. Kawalan yang lebih baik. d. Ia adalah lebih selamat. e. Ia dapat mengurangkan paper work. f. Kakitangan mempunyai kepakaran dalam pembelian bahan.

Perhatian!

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

16

PENILAIAN KENDIRI

ila cuba semua soalan dalam penilaian kendiri ini dan semak jawapan anda pada maklumbalas yang disediakan.

Jika ada masalah yang timbul, sila berbincang dengan pensyarah anda. Selamat mencuba dan selamat berjaya!!!

Soalan 3-1 Terangkan tentang tatacara pengisuan bahan.

Soalan 3-2 Cari kuantiti pesanan ekonomi apabila ramalan permintaan ialah 1000 unit sebulan, kos membuat pesanan ialah RM 350 sekali membuat pesanan, kos seunit bahan RM 8.00 dan kos penyimpanan dianggarkan sebanyak 15% setahun.

BAHAN MENTAH DAN ORGANISASI STOR : ORGANISASI STOR

MAKLUMBALAS

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

17

Adakah anda telah mencuba dahulu? Jika ya, sila semak jawapan anda.

Jawapan 3-1 Tatacara pengisuan bahan Pengisuan bahan mestilah dilakukan dengan betul setelah mendapat pengesahan dan jumlah bahan yang diterbitkan hendaklah direkodkan dalam kad bin. Apabila penjaga stor menerima Nota tuntutan bahan, ia akan memeriksa ketepatan dan pengesahan yang dilakukan dan jika beliau berpuas hati bahan akan diisukan. Nota tuntutan bahan akan disimpan oleh penjaga stor dan dia akan merekodkan tarikh pengisuan. Seterusnya akan menghantar nota tuntutan bahan kepada jabatan kos bagi penetapan harga dan mencajkan ke akaun kos.

Jawapan 3-1 Kuantiti pesanan ekonomi (EOQ) ialah : U = 1000 x 12 = 12000 unit setahun O = RM350 I = 15% C = RM 8

Unit kuantiti pesanan ekonomi __________ / 2 UO

CBA 309 -

PERAKAUNAN KOS

18

EOQ = /------IC __________ / 2 x 12000 x 350 = /----------8 x 15% = 2646 unit