a) Latar Belakang Organisasi Sekolah Kebangsaan Pinang Tunggal terletak di dalam kawasan pentadbiran Pejabat Pendidikan Daerah Kuala

Muda Yan. Kedudukannya di kawasan luar bandar dan jarak dari bandar Sungai Petani adalah 9 km. Sekolah ini mempunyai 24 buah bilik darjah, 1 buah makmal sains, 1 buah bengkel, 1 buah makmal komputer dan 1 buah kedai buku. Bilangan guru yang menjalankan tugas di sekolah ini ialah seramai 52 orang dan bilangan staf sokongan ialah seramai 7 orang. Jumlah murid ialah 955 orang. Sekolah ini ditadbir oleh Guru Besar iaitu En. Hussein b Md. Lazim. Beliau dibantu oleh 3 orang guru penolong kanan iaitu Penolong Kanan 1, Tn. Hj Ahmad b Kamis, Penolong Kanan HEM, Pn. Aishah bt Said, dan Penolong Kanan Kokurikulum, Tn. Hj. Iskhak b Ahmad. Di bawah pengurusan penolong kanan ini, terdapat jawatankuasa induk yang menguruskan perjalanan setiap aspek. Penolong Kanan 1 menerajui Jawatankuasa Induk Kurikulum yang menguruskan hal ehwal berkaitan dengan akademik, Penolong Kanan HEM pula menerajui Jawatankuasa Induk Hal Ehwal Murid yang menguruskan hal yang berkaitan dengan hal ehwal murid, dan Penolong Kanan Kokurikulum menerajui Jawatankuasa Induk Kokurikulum yang menguruskan hal yang berkaitan dengan aktiviti kokurikulum dan luar bilik darjah. Untuk menguruskan maklumat peribadi kakitangan yang ramai di sekolah ini, pihak Kementerian Pelajaran Malaysia telah membekalkan sebuah perisian sistem pengurusan maklumat staf dan prasarana sekolah. Setiap maklumat yang berkaitan dengan staf akan direkodkan di dalam sistem ini. Sistem ini akan sentiasa dikemas kini setiap enam bulan sekali iaitu bahagian peribadi guru dan perkhidmatan guru. Maklumat gaji juga turut dikemas kini bagi memudahkan urusan pembayaran gaji. Selain itu, maklumat peralatan dan bangunan sekolah juga dimuatkan dalam sistem ini. Sistem ini juga boleh berhubung terus dengan bahagian maklumat dan data di

Kementerian Pelajaran melalui online dan laman web EMIS. Jadi, sistem maklumat pengurusan staf dan prasarana ini akan sentiasa dikemas kini dan telus.

b) EMIS Education Management Information System / Sistem Maklumat Pengurusan Pendidikan SMPP / EMIS ialah satu sistem pengumpulan data pendidikan bersepadu dan berterusan untuk kegunaan pengurusan dan penggubalan dasar pendidikan. Aplikasi SMPP / EMIS digunakan untuk mengumpul maklumat asas sekolah-sekolah di bawah Kementerian Pelajaran Malaysia. Setiap pihak yang terlibat dalam proses ini perlu menjalankan aktiviti memasukkan data atau pengesahan data. Pengumpulan Maklumat Asas (MAP) iaitu data jenis agregat atau bancian yang merangkumi maklumat profil sekolah, enrolmen, guru dan bukan guru merupakan salah satu tugas penting Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP) dalam menyokong fungsi utamanya membuat perancangan makro dan penyelidikan ke atas dasar dan program pendidikan yang dilaksanakan oleh KPM. Bermula pada tahun 1997, penggunaan aplikasi SMPP/EMIS MAP telah membolehkan pengisian data secara elektronik dibuat oleh Guru Data di peringkat sekolah. Sejajar dengan perkembangan teknologi komunikasi dan maklumat semasa, aplikasi SMPP/EMIS-MAP yang menggunakan platform MS Access telah dipertingkatkan menjadi sebuah aplikasi yang berdasarkan web iaitu EMIS Online. EMIS atas talian (OnLine) menyediakan data yang terkini, sahih, tepat dan berkualiti kepada pemutus dasar, perancang, penyelidik dan pengguna lain. Ia digunakan untuk mengumpul data asas pendidikan dan sistem ini merupakan satu usaha berterusan BPPDP untuk meningkatkan kualiti data dan memantapkan lagi pengurusan kutipan MAP bagi memenuhi keperluan maklumat di peringkat Kementerian. Pihak-pihak yang terlibat dalam proses dan menggunakan sistem ini adalah pihak sekolah, Pejabat Pelajaran Daerah (PPD), Pejabat Pelajaran Gabungan (PPG), Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) dan Unit Data Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP) Kementerian Pelajaran Malaysia.

Objektif EMIS : a) Untuk menyokong aktiviti utama pengurusan dan penggubalan dasar di Kementerian Pelajaran Malaysia. b) Untuk menyediakan data berkualiti bagi menyokong aktiviti pentadbiran dan pengurusan pendidikan pada semua peringkat. c) Untuk meningkatkan penggunaan data pendidikan bagi pentadbiran dan pengurusan organisasi yang lebih efisien dan efektif. Aplikasi SMPP / EMIS merangkumi lima (5) modul utama iaitu : (a) Modul Sekolah (b) Modul Asrama (c) Modul Enrolmen dan Kelas (d) Modul Guru (e) Modul Bukan Guru Untuk melaksanakan sistem ini, perkakasan dan perisian komputer yang baik amat diperlukan. Keperluan perkakasan komputer adalah seperti berikut:-

Perkakasan

Minimum

Disyorkan

Pemproses

233 MHz

300 MHz atau lebih tinggi

64 MB Ingatan

RAM

(mungkin dan

mengehadkan

prestasi

128 MB RAM lebih tinggi

sebahagian ciri-ciri)

Super VGA (800 x Kad grafik dan monitor Super VGA (800 x 600) 600) atau resolusi lebih tinggi

Ruangan bebas cakera keras

1.5 GB

1.5 GB tinggi

atau

lebih

Pemacu

CD-ROM

CD-ROM atau lebih baik

Peranti

Papan kekunci and tetikus

Papan kekunci dan tetikus

Lain-lain

Kad bunyi, pembesar suara, Kad bunyi, pembesar and fon kepala suara dan fon kepala

Keperluan Perisian

Perisian yang stabil penting dalam memastikan sistem beroperasi dengan lancar. Terdapat beberapa perisian yang digunakan dalam melaksanakan Sistem Sistem Maklumat Pengurusan Pendidikan ini. Perisian yang diperlukan adalah : a) Sistem Pengoperasian Windows XP

Windows XP adalah salah satu daripada keluarga sistem pengendalian Windows keluaran Microsoft. Akronim XP adalah kependekan daripada perkataan eXPerience (pengalaman). Semasa pembangunannya, Windows XP dikenali dengan nama kod Whistler sempena nama tempat percutian kebanyakan kakitangan Microsoft semasa pembangunannya iaitu di Whistler, British Columbia, Kanada. Dilancarkan pada 25 Oktober 2001, Windows XP adalah pewaris kepada Windows 2000 dan Windows Me, menjadikannya keluarga Windows berorientasikan pengguna terawal yang dibina berasaskan teknologi kernel Windows NT. Setakat Januari 2006, lebih 400 juta salinan perisian Windows XP telah terjual di seluruh dunia. Windows XP kini telah digantikan dengan Windows Vista. Windows XP sangat dikenali kerana reputasinya sebagai salah satu sistem pengendalian paling stabil pernah dibina oleh Microsoft, kerana Windows XP dibina berasaskan teknologi Windows 2000 yang terbukti sangat stabil. Sejarah pembangunan Windows XP bermula sejak daripada proses pembangunan Windows 2000 yang asalnya dibina bagi menggantikan Windows NT 4.0 dan Windows 98. Walau bagaimanapun, rancangan tersebut telah diubah apabila Microsoft melancarkan Windows 98 SE. Pada tahun 1999, Microsoft mula membangunkan Windows Neptune sebagai versi pengguna rumah bagi Windows 2000. Walau bagaimanapun, projek Neptune tersebut dibatalkan dan digantikan dengan Windows Me, iaitu sistem pengendalian keluarga Windows 9x yang terakhir. Projek Neptune tersebut kemudiannya digantikan dengan projek Whistler yang seterusnya membentuk Windows XP. Windows XP dilancarkan pada 25 Oktober 2001. Secara umumnya, Windows XP secara lazimnya terdiri daripada 2 versi utama, iaitu:

Windows XP Home Edition - versi yang disasarkan kepada pengguna rumah.

Windows XP Professional - versi yang disasarkan untuk kegunaan perniagaan dan

pengguna komputer berkuasa tinggi. Windows XP Professional mengandungi ciri-ciri istimewa yang tidak terdapat pada versi Home Edition. Windows XP memperkenalkan beberapa ciri terkini, antaranya:

Proses memulakan Windows dan hibernasi yang lebih pantas. Keupayaan untuk menyisihkan pemacu peranti yang lebih baru dan kembali ke

pemacu peranti lama sekiranya pemacu peranti yang baru menimbulkan masalah. Ciri ini dikenali sebagai pengembalian pemacu peranti (driver rollback).

Antaramuka yang lebih mesra pengguna serta rangka kerja yang membolehkan Penukaran pengguna pantas, yang membolehkan pengguna menukar ke akaun Mekanisme penjanaan fon ClearType bagi membolehkan teks pada monitor LCD Fungsi Remote Desktop, yang membolehkan pengguna mengendalikan

syarikat perisian mereka tema paparan.

pengguna lain tanpa menutup program di dalam akaun pengguna yang masih terbuka.

dapat dibaca dengan jelas.

komputernya dari komputer lain yang turut menggunakan Windows XP melalui rangkaian komputer ataupun internet.

Menyokong modem DSL serta rangkaian tanpa wayar.

b)

Microsoft Access Micrososft Access merupakan satu komponen perisian pangkalan data yang telah

diintegrasikan ke dalam Microsoft Office XP. Perisian ini mempunyai pelbagai kelebihan dan keupayaan yang menjadikannya sebagai peneraju di dalam teknologi perisian pangkalan data bagi kumpulan skala kecil (desktop database package). Perisian Microsoft Access mudah untuk diingtegrasikan ke dalam perisian-perisian Microsoft Office lain

seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visual Basic dan lain-lain perisian sokongan atau add-ons atau third party software. MS Access merupakan satu perisian pangkalan data yang bersifat RDBMS (Relational Database Management Sistem). Sifatnya yang menyimpan dan mencapai data/maklumat berdasarkan perhubungan atau perkaitan yang ditakrifkan oleh pengguna. Pangkalan data merupakan satu koleksi maklumat atau objek yang digunakan untuk mengurus angka-angka dan fakta-fakta. sesuatu perkara atau tujuan. Ms Access menyediakan bahasa program pangkalan data iaitu Access Basic. Pengguna boleh menggunakan prosedur yang boleh ditulis dengan Access Basic untuk operasi-operasi yang lebih kompleks yang mana tidak disediakan oleh macro. Maklumat tersebut dihubungkaitkan dengan

Pengurusan Data. Data-data yang diperlukan akan dikumpulkan oleh seorang Guru Data. Guru dan staf akan merekodkan data mentah tersebut dalam borang yang telah siap dicetak. Borang ini akan diedarkan kepada semua guru dan staf sokongan untuk pengisian maklumat peribadi dan perkhidmatan mereka. Maklumat tentang prasarana sekolah pula akan direkod dalam borang yang berasingan. Selepas borang data ini dikumpulkan, Guru Data akan merekodkan data dalam sistem EMIS. Data yang dikumpulkan adalah data berkaitan dengan : i) Prasarana sekolah a) Ringkasan Maklumat Sekolah b) Profil Am c) Pengurusan Sekolah d) Kedudukan Sekolah e) Kawasan

f) Bangunan g) Bilik bilik darjah & bilik khas h) Kuarters guru i) Peralatan j) Kemudahan sukan k) Tandas l) Kenderaan m)Tempat letak kenderaan ii) Asrama a) Bangunan b) Bilik bilik khas c) Peralatan d) Kemudahan sukan e) Tandas f) Kenderaan g)Tempat letak kenderaan iii) Enrolmen & Kelas a) Enrolmen & Kelas b) Murid Yatim c) Murid Pemulihan/KIA 2M d) Murid Inklusif e) Murid Kelas Elektif f) Murid POL g) Murid ke Ting. 1 Peralihan h) Murid Beragama Islam i) Murid Mengulang j) Pemegang Biasiswa k) Murid Mendaftar Tahun 1 l) Penghuni Asrama

m) Murid Cicir n) Murid Warga Asing o) Kelas Cantum iv) Maklumat Guru a) Senarai nama guru b) Maklumat peribadi guru c) Perkhidmatan sebagai guru d) Kelulusan e) Kegiatan Ko-kurikulum f) Latihan & elaun g) Mata pelajaran yang diajar semasa h) Sejarah perkhidmatan v) Maklumat Staf Sokongan a) Senarai nama staf b) Maklumat peribadi staf c) Perkhidmatan sebagai staf d) Kelulusan e) Latihan & elaun f) Sejarah perkhidmatan

Carta alir Pengurusan Data EMIS oleh Guru Data di peringkat sekolah.

Guru Data edar borang

Guru isi borang

Guru Data serah kembali borang kepada guru untuk pembetulan

Guru serah kembali borang kepada Guru Data

Guru Data masukkan data ke dalam sistem EMIS

Tidak Sah ?

Ya Guru Data mencetak borang sebenar.

Guru Data edar borang sebenar kepada guru Guru membuat pembetulan Guru semak borang

Tidak Sah ?

Ya Guru Data simpan rekod.

Di peringkat sekolah, sistem ini tidak menggunakan sebarang bentuk rangkaian komputer atau server kerana ianya digunakan secara stand alone oleh seorang Guru Data sahaja. Guru Data akan merekod dan menguruskan maklumat ini dalam sebuah komputer riba milik Kementerian Pelajaran Malaysia yang diserahkan kepadanya. Semua maklumat yang berkaitan dengan data dan maklumat guru, bukan guru dan enrolmen sekolah hanya akan diuruskan oleh seorang Guru Data sahaja. Guru-guru dan staf yang lain hanya terlibat semasa pengisian maklumat ke dalam borang secara manual sahaja. Setelah semua data dimasukkan, Guru Data akan mencetak beberapa laporan yang memerlukan pengesahan Guru Besar. Laporan ini akan dikemukakan kepada pihak Pejabat Pendidikan Daerah dan Jabatan Pendidikan Negeri untuk tindakan lanjut. Berikut dilampirkan beberapa contoh laporan : a) Laporan Maklumat Asas Sekolah b) Laporan Maklumat Asas Guru c) Pengesahan Data Sekolah d) Maklumat Enrolmen

c) Proses kemasukan data : Guru Data akan memasukkan nama pengguna dan kata laluan pada paparan log masuk. Berikut ialah maklumat tentang kemasukkan nama pengguna dan kata laluan :

Setelah nama pengguna dan kata laluan dimasukkan, butang MASUK diklik. Paparan menu utama dan dipaparkan.

Maklumat dalam tetangkap ini hanya sebagai paparan sahaja dan tidak digunakan untuk memasukkan data dan maklumat. Data dan maklumat akan dimasukkan dengan mengklik submenu di sebelah kiri tetingkap. Contohnya, apabila submenu Kedudukan Sekolah diklik, tetingkap berikut akan dipaparkan dan sedia untuk dimasukkan maklumatnya.

Tetingkap Maklumat Sekolah Kedudukan Sekolah

Guru Data memasukkan data dengan cara memilih daripada drop down list dan menaip beberapa maklumat yang berkaitan.

Tetingkap Maklumat Sekolah Bangunan Sekolah.

Guru Data akan memasukkan beberapa maklumat dengan memilih daripada menu drop down list yang diberikan.

Tetingkap Menu Utama Enrolmen dan Kelas.

Tetingkap ini hanya memaparkan maklumat keseluruhan bagi setiap jadual yang dipilih.

Tetingkap Submenu Enrolmen & Kelas Maklumat Enrolmen Jadual 1

Untuk memasukkan data, Guru Data akan memilih Tahun/Tingkatan pada menu drop down list. Nama kelas dan sesi akan dipaparkan. Untuk memasukkan jumlah murid mengikut jantina dan kaum, butang Enrolmen diklik. Tetingkap Enrolmen dengan tajuk Bil Pelajar Mengikut Kaum akan dipaparkan. Guru Data menaip jumlah murid mengikut jantina dan kaum dalam medan yang diberi. Secara automatik, jumlah pelajar keseluruhan akan dipaparkan dan dikemas kini dalam Jadual 1.

Tetingkap Utama Menu Guru Maklumat Guru

Tetingkap ini memaparkan maklumat guru secara ringkas. Tiada kemasukan data dilakukan pada paparan ini.

Tetingkap Submenu Maklumat Peribadi Maklumat Guru Profil Guru 1

Untuk tujuan kemasukan data atau mengemas kini data seseorang guru, Guru Data akan memilih seseorang guru dengan cara mencari nama guru tersebut pada Menu Utama Guru. Kemudian, nama guru tersebut akan dihitamkan dan diklik Maklumat Peribadi pada submenu. Tetingkap Maklumat Guru seperti di atas akan dipaparkan dan proses kemasukan data dan kemas kini maklumat dapat dijalankan. Guru Data akan memilih maklumat yang berkenaan menggunakan menu drop down list yang diberikan dan dengan cara menaip beberapa maklumat yang sesuai.

Tetingkap Submenu Perkhidmatan Maklumat Guru Perkhidmatan.

Guru Data akan memilih maklumat yang berkenaan menggunakan menu drop down list yang diberikan dan dengan cara menaip beberapa maklumat yang sesuai. Proses yang sama juga akan dilakukan oleh Guru Data kepada staf Bukan Guru.

Selain cara di atas, Guru Data juga boleh memasukkan data dan maklumat menggunakan menu IMPORT. Data akan diimport daripada pemacu disket yang mempunyai data yang berkaitan dengan sistem EMIS. Berikut adalah tetingkap untuk proses mengimport data daripada pemacu disket :

Menu Import

Tetingkap untuk proses import data

Penyimpanan rekod data dan maklumat. Guru Data menyimpan semua maklumat di dalam sistem pangkalan data EMIS ini. Maklumat yang telah dimasukkan melalui paparan utama akan disimpan secara automatik ke dalam sistem. Contoh penyimpanan rekod dan maklumat adalah seperti jadual di bawah :

Jadual Maklumat Peribadi Guru

Selain itu, Guru Data juga akan menyimpan data dan maklumat dalam disket dengan menggunakan menu EKSPORT. Data yang telah siap dieksport ke dalam disket akan diserahkan kepada Pegawai Teknologi Maklumat di Pejabat Pendidikan Daerah untuk tindakan seterusnya.

Menu Eksport

Tetingkap untuk mengeksport data ke dalam pemacu disket.

Penyimpanan secara memuat naik data ke dalam laman web sistem PORTAL EMIS Bahagian Perancangan & Penyelidikan Dasar Pendidikan Kementerian Pelajaran Malaysia di alamat http://www.moe.gov.my/emis/emis2/emisportal2/index.php boleh dilaksanakan. Penyimpanan ini diurus dan dilaksanakan oleh pegawai di Jabatan Pendidikan Negeri Kedah untuk mereka menghantar data keseluruhan kepada pihak kementerian. Muat naik Data. Untuk memuat naik data, Guru Data mesti memastikan login ke EMIS 4.0 mengikut kod PPD atau kod JPN yang disediakan. 1. Klik menu Fail --> Upload

2.

Browse lokasi fail eksport untuk upload

3.

Klik Upload, sehingga mesej selesai dipaparkan dan klik OK untuk ke capaian web

server KPMNet. (Pastikan anda berada dalam rangkaian KPMNet).

4.

Klik menu Login dan masukkan Username dan Password (seperti yang dibekalkan).

5. Klik menu Upload, browse lokasi fail upload. Klik Mulakan.

6.

Tunggu sehingga mesej selesai dipaparkan, jika berjaya anda boleh melihat

ringkasan maklumat data yang telah diupload.

Data-data ini akan diproses menggunakan MS Access yang telah dibina medan untuk mengisi data tersebut. Hasil yang dapat lihat ialah laporan yang dicetak dan dihantar kepada pihak pentadbiran untuk tujuan pengesahan. Data-data dan maklumat yang telah dimasukkan ke dalam sistem akan disimpan di dalam pangkalan data yang telah dibina di dalam MS Access. Data-data ini boleh dipindah dengan menggunakan kaedah eksport data ke dalam disket. Sistem EMIS ini mempunyai kawalan yang ketat dalam mengendalikannya. Guru Data sahaja yang dipertanggungjawabkan untuk mengurus maklumat dalam sistem ini. Oleh itu, Guru Data mempunyai kata kekunci yang tertentu yang digunakan untuk tujuan log masuk