Professional Documents
Culture Documents
Pengendalian Majlis
Pengendalian Majlis
2009
MAKSUD MAJLIS
Ditaja dan dianjurkan oleh sesuatu pihak. Dilaksanakan pada tarikh, masa dan tempat yang telah ditetapkan.
Pelaksanaannya dirancang.
Pengelolaannya melibatkan pelbagai pihak. Dihadiri oleh ramai peserta dan jemputan.
PRAKTIKAL
Relevan dan sesuai diamalkan serta tidak bertentangan dengan nilai budaya dan aspirasi bangsa, negara dan agama.
RASMI
Peraturan atau adat yang hendak diaplikasikan telah diiktiraf dalam majlis peringkat negeri, nasional dan antara bangsa.
SAH
Menepati standard peraturanperaturan yang diamalkan sebelumnya dan jelas kepentingannya kepada majlis.
TIDAK MENGGANGGU
Tidak mencemar majlis dan tidak menimbulkan perasaan tidak selesa di kalangan para jemputan dan tetamu.
KATEGORI MAJLIS
MAJLIS RASMI FORMAL
Majlis yang dianjurkan oleh pihak kerajaan dengan keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh kerajaan. Semua pihak yang terlibat perlu mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.
Contoh:
Perhimpunan Pagi Perhimpunan Mingguan Hari Ucapan Anugerah Cemerlang Kejohanan Sukan Tahunan Sekolah Kursus Kepimpinan Pelajar Sekolah
MAJLIS RASMI TIDAK FORMAL Merujuk kepada majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak kerajaan.
Tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.
Contoh:
Jamuan Hari Guru. Hari Kantin Sekolah.
Majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan. Kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur.
Semua yang terlibat perlu mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.
Contoh: Mesyuarat Agung Persatuan Ibu Bapa dan Guru (PIBG) Pelancaran Kempen Menabung di Bank Islam. Sambutan Hari Bulan Sabit Merah Malaysia.
MAJLIS TIDAK RASMI TIDAK FORMAL Majlis yang dianjurkan oleh atau bagi pihak swasta atau bukan kerajaan. Keseluruhan kos penganjuran dan pelaksanaan dibiayai sepenuhnya oleh pihak penganjur.
Semua yang terlibat tidak perlu mematuhi sepenuhnya peraturanperaturan dan adat yang sepatutnya bagi sesuatu majlis rasmi.
Contoh:
Sambutan Hari Keluarga.
Penyediaan dan pengedaran buku cenderamata. Penulisan draf-draf ucapan, skrip pengacaraan dan sebagainya. Penyediaan sijil atau surat-surat penghargaan.
ELEMEN PROTOKOL
Susunan keutamaan. Senarai Anugerah Darjah Kebesaran, Bintang dan Pingat. Panggilan hormat bagi orang kenamaan. Protokol menulis surat rasmi.
Protokol penyediaan dan pengedaran kad jemputan. Protokol penulisan kata alu-aluan. Protokol penulisan draf ucapan.
2. PERANCANGAN MAJLIS
Penyediaan Kertas Konsep Pelaksanaan, Kertas Cadangan Pelaksanaan dan Kertas Pelaksanaan. Mesyuarat-mesyuarat pelaksanaan. Penetapan dan penyusunan atur cara. Penggubalan atur cara dan aliran pentadbiran majlis.
ELEMEN PROTOKOL
Protokol penulisan kertas konsep dan kertas cadangan. Protokol mesyuarat. Protokol penyusunan program untuk majlis rasmi.
ELEMEN PROTOKOL
Protokol pemasangan dan pengibaran bendera.
Saiz standard bendera (95.5 cm x 183 cm) BANGUNAN
M N N M S
ELEMEN PROTOKOL
Protokol pemasangan gambar.
Tentukan gambar pemimpin. Saiz gambar Tempat yang sesuai. Kedudukan gambar Buat rujukan
ELEMEN PROTOKOL
Protokol penyediaan dan hiasan pentas.
Meja hadiah/cenderamata.
Rostrum.
Masih kukuh.
Bersih. Tiada objek pengganggu. Pastikan bilangan yang perlu.
Kedudukan Rostrum.
Bilangan tetamu.
Kedudukan Tetamu.
2 1 3
Meja kecil.
Kesesuaian saiz.
Kesesuaian bentuknya. Masih kukuh dan bersih.
Air minuman.
Buku Program. Diedarkan ketika menghidangkan air minuman. Dihias sederhana. Dibawa dalam dulang.
1 2
1 0
1 1
1 3
4. PENGELOLAAN MAJLIS
Pelaksanaan atur cara termasuk persembahan. Pemberian anugerah / hadiah / sijil-sijil.
Pengacaraan majlis.
Jamuan.
Protokol dalam pelaksanaan persembahan dalam majlis formal Tapis persembahan ikut kesesuaian majlis. Masa persembahan.
Kesopanan dalam persembahan. Kesesuaian penggunaan ruang.
Protokol pemberian anugerah, hadiah dan sijil-sijil. Jawatankuasa Hadiah jangan terlalu ramai. Tentukan Hadiah dan sijil.
Ikut susunan di atas meja.
Senarai penerima biar guna borang yang sama bagi : Juruacara. Pengurus Hadiah. Pengurus Penerima
Tandakan lantai dengan pita penanda tempat pemberi hadiah dan pengiring.
Contoh:
Tentukan pembawa Hadiah dan sijil. Cara membawa hadiah. Penampilan. Jaga kesopanan. Tidak bertelagah.
Juruacara
Buat skrip juruacara. Semak bahasa dan susunan kata. Tidak mengulas. Terlalu banyak bunga bahasa.
5. PENGGULUNGAN MAJLIS
Penulisan dan pengedaran surat-surat ucapan terima kasih.